~ flfl 0409.311.L\~O.•. ..

fl'UJ1J\y"I1fl'CI1.:j

t1'\..fU'V'l'j~'jl~ 6 fl'VI~.10400

2~ i'U11f1~ 2552

. . "iY.:jViri.:j~1~1fJ ~ijflfll'j'l.l~1J91.:jl'U'j~1J1J~f1ci1fl~f1~l.:jHl'U Web online ~1'U1'U 1 l'ci~

(ffl~1'jtlfll1,.ri '\1'C1f1'~~lfll~1J 11l]f~'lJfl.:jm~1J\y~fl'CI1.:jwww.cgd.go.th)

f11~~ f !1J1'C1'~fh'\1'UfI i,r ml1fJ.:jl'Ufllflf !'l.l~ 1J91.:jl'U~l'U.:j1J'l.l'j~mtlAfll'jl~ 'U1J\y~1l'CI~~ff~

i'U 'j ~ 1J1Jfl1 'j 1J~ '\1U fl1 'j I~ 'Ufl1 'j fill Ull fI f! 111J1J~ Igfl 'VIHI ij fli (Government Fiscal Management" .

Information System: GFMIS) ~.:jlllPiil.:j1J'l.l'j~mtlA 'V'l.fY.25481~'U~'Um iflfJ~f1ffnlflifl.:j GFMIS Terminal. I" r

i M'ff1'U 'jl"11flln~~ 1Jm~1l'CI~ri1'U'j1"11fll'jViii'IJ'Ulf1i '\1tYVi\Pi.:jfld 1 'Uff1WJ 11fllfl 1i1fl.:j'1l1flf! 1J1'C1~fl.:jf1Jf11'j~tll~'IJ iY'VIn(Licence) ~.:jVili,r'liffl~ 1'j tI ~fIff'j 'j i,r '\1'1.11 fJllJ fl ~1 fJ'IJij.:jff'J'U 'j l"11fll'j 'VJflll'l1.:j1~ ViliM'lnflfI11~ 'lifl'ci fl.:j\Pi1i 'Ufll'I'l.l~ 1J91.:jl'UIPifl~lm~1J \y~flm.:jll'CI~"hu fl.:jl'U'l.lllf1m~'VI'j1.:jfll'jflll.:j ,~.; 1~ti 'U~ ~'U 1

Im~'l.lf1J'l.l~.:jl1ifll'j1J'UVimlfJfll'j~lfl Excel loader 1~'U Web online l~fli,rfll'j'l.l~1J91.:jl'UH1'U'j~1J1J GFMIS.c::I I Q,I.c:. J ~ , eJJ Q,I QI d.c::l 4~fl11~ff~f11flll'CI~fI'CI fl.:jfl1fJ.:j'IJ'U 'j1~'VI.:j'CIflfll'j~'lJfl.:jff1'U 'jl"11fll 'j\91'Uff .:jflfl'VI~1m fl.:j GFMIS Terminal

"~fl.:j1J'UVimlfJfll'jlPil.:j" 1l'VI'U'\1tl1fJ.:jl'Ui 'Uff.:jtifl U'U

m~1J\y~fl'CI1.:j~~1'jtlAl11~1 'lJfll~fJ'U11 '~fh'\1'UfI'lffl.:j'VI1.:ji'Ufll'j'l.l~1J91.:j1'UH1'UWeb online. "

IVlfli ,rff1'U'jl"11fll'j~1Iij'Ufll'j ~.:jU"QI .rt:S Q,I .a QI Y 1 0 ct. "1" I a1. fll'j1J'U'VImlfJfll'j'j~1J1J~f1ll]ffl~f1~l.:jHl'U Web online f111'U'Ufll'j tfl 3 "I1fl.:j'VI1.:jflfl

••••• .dIV I a '1VVdll) "1.1 mtlA1J'U'VIfl'IJfl~'CIH1'Ulmfl.:j GFMIS Terminal t'\1I'IJll11J tll]ffl http://webonline

Ia cv I

••••.• d1" I

2. fll'jtJ~U~~lU'j::;1J1J~~ci1mr~~l~r-·hu Web online ,,rtJ~u~19l11J~ii~.., .yjn111U~ 'j1t1'Cl::;16t1~

tJ'j1fl{}19l11J~~~ff ~1J1~1t1

I "

~ ~11t1U1J11~~ 1 tJ 'j ~'Yl'j11J 11'Cl::;11~~,..r'I1'U1t1~lU' U ff~n~'Yl 'j 11J11'Cl::;ii~tJ ~U~~~11';1U~ 1 ijU1Tl1J 2553 1rlu~uitJ

(\.J1~~i'j i1l1~i11t1fl)

'j~~~i1J~ tJ~U~'j1G)ffllm'YlU

~hufln 1n1J11'Cl::;iWlU1'j::;1J1Jfll 'j 1Ji111'j fll'j 1~U fll'j Tl-cr~fl1Tli'!111J1JV1gfl 'Yl'j ~ 11fl ffmi1J~1U n 1n1J11'Cl::;iWIU 1'j::;1J1J~1U1'Yl'jffwvf0 2273 9024 ,;~ 6526

1'Yl'jff1'j 022986434

คูมือ การปฏบิัติงานระบบจัดซื้อจัดจางผาน

Web Online

กรมบัญชีกลาง สํานักกํากับและพัฒนาระบบการบริหารการเงินการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส

ธันวาคม 2552

Government Fiscal Management Information Systems Office  :  (GFMIS) 

สารบัญ

หนา

บทท่ี 1 บทนํา 1 -1 บทท่ี 2 ภาพรวมการปฏิบัติงานในระบบจัดซ้ือจัดจางผาน GFMIS Web online 2-1 บทท่ี 3 สิทธิการเขาใชงานใน Web Online 3-1 การเขาเว็บไซดเพื่อบันทึกขอมูลผาน GFMIS Web Online 3-4

บทท่ี 4 การสรางขอมูลหลักผูขาย 4-1 1. การคนหาขอมูลหลักผูขาย 4-4

1.1 การคนหาตามรหัสผูขายในระบบ GFMIS 4-7

1.2 การคนหาตามเง่ือนไขอ่ืน 4-7

2. การสรางขอมูลหลักผูขาย 4-9

3. การเช่ือมโยงขอมูลหลักผูขาย 4-16

บทท่ี 5 การบันทึกสัญญา 5-1 1.การบันทึกสัญญา 5-3 1.1 การบันทึกสัญญาท่ีมี 1 บรรทัดรายการ 5-3 1.2 การบันทึกสัญญาท่ีมีมากกวา 1 บรรทัดรายการ 5-11 2. การคนหาสัญญา 5-32 2.1 คนหาตามเลขที่เอกสาร 5-34 2.2 คนหาตามเง่ือนไข 5-37 3.การแกไขสัญญา 5-38 4.การยกเลิกสัญญา 5-48 4.1 กรณียกเลิกบางรายการ 5-48 4.2 กรณียกเลิกทุกรายการหรือท้ังฉบับ 5-55 บทท่ี 6 การสรางใบส่ังซ้ือส่ังจาง 6-1 1.ใบส่ังซ้ือส่ังจาง (PO) ประเภทท่ัวไป 6-7 1.1 การบันทึกใบส่ังซ้ือส่ังจาง (PO) ประเภทท่ัวไปที่มี 1 บรรทัดรายการ 6-7 1.2 การบันทึกใบส่ังซ้ือส่ังจาง (PO) ประเภทท่ัวไปที่มีมากกวา 1 บรรทัดรายการ 6-29 1.3 การคนหาใบส่ังซ้ือส่ังจาง(PO) 6-64 1.3.1 คนหาตามเลขที่ใบส่ังซ้ือส่ังจาง(PO) 6-67 1.3.2 คนหาตามเง่ือนไขอ่ืน 6-69 1.4 การแกไขใบส่ังซ้ือส่ังจาง(PO) 6-72

สารบัญ(ตอ)

หนา

บทท่ี 6 การสรางใบส่ังซ้ือส่ังจาง (ตอ) 1.5 การยกเลิกใบส่ังซ้ือส่ังจาง(PO) 6-84 1.5.1 กรณียกเลิกใบส่ังซ้ือส่ังจาง(PO) บางบรรทัดรายการ 6-88 1.5.2 กรณียกเลิกใบส่ังซ้ือส่ังจาง(PO) ทุกรายการหรือท้ังฉบับ 6-92 2. วิธีการบันทึกใบส่ังซ้ือส่ังจาง (PO) ประเภทการสงมอบไมแนนอน 6-94 2.1 การบันทึกใบส่ังซ้ือส่ังจาง (PO) ประเภทการสงมอบไมแนนอน 6-94 2.2 การคนหาใบส่ังซ้ือส่ังจาง (PO) ประเภทการสงมอบไมแนนอน 6-111 2.2.1 คนหาตามเลขที่ใบส่ังซ้ือส่ังจาง(PO) ประเภทการสงมอบไมแนนอน 6-113 2.2.2 คนหาตามเง่ือนไขอ่ืน 6-116 2.3 การแกไขใบส่ังซ้ือส่ังจาง (PO) ประเภทการสงมอบไมแนนอน 6-120 2.4 การยกเลิกใบส่ังซ้ือส่ังจาง (PO) ประเภทการสงมอบไมแนนอน 6-132 3. การบันทึกใบส่ังซ้ือส่ังจาง(PO กรณีมีภาษี 6-139 4. การบันทึกใบส่ังซ้ือส่ังจาง(PO กรณีมีการหักจายเงินลวงหนา 6-156 4.1 กรณีท่ีมีการหกัจายลวงหนาเทากันทุกงวดงาน 6-156 4.2 กรณีท่ีมีการหกัจายลวงหนาแตละงวดงานไมเทากัน 6-179 5. การบันทึกใบส่ังซ้ือส่ังจาง(PO)อางอิงสัญญา 6-201 5.1 การบันทึกใบส่ังซ้ือส่ังจาง(PO) 1 ฉบับตอสัญญา 1 รายการ 6-201 5.2 การบันทึกใบส่ังซ้ือส่ังจาง(PO) 1 ฉบับมี 3 บรรทัดรายการตอสัญญา 6-211 ท่ีมีมากกวา 1 บรรทัดรายการ บทท่ี 7 การตรวจรับงาน/การยกเลิกตรวจรับงาน 7-1 1. การบันทึกตรวจรับงาน 7-1 1.1 การตรวจรับงานทุกรายการ 7-2 1.2 กรณีทยอยตรวจรับงาน 7-10 2. การยกเลิกการตรวจรับ 7-15 2.1 กรณียกเลิกการตรวจรับทุกรายการ 7-15 2.2 กรณีทยอยยกเลิกตรวจรับงาน 7-19

สารบัญ(ตอ) หนา

บทท่ี 8 การเรียกรายงานจาก Web online 8 -1 1.รายงาน Sap log 8-2 1.1 รายงานขอมูลหลักผูขาย 8-2 1.2 รายงานใบส่ังซ้ือส่ังจาง (PO) 8-7 1.2.1 ใบส่ังซ้ือส่ังจาง (PO) ประเภทท่ัวไป 8-7 1.2.2 ใบส่ังซ้ือส่ังจาง (PO) ประเภทการสงมอบไมแนนอน 8-13 2. พิมพใบส่ังซ้ือ 8-19 3. รายงานระบบจัดซ้ือจัดจาง 8-26 3.1 รายงานขอมูลหลักผูขาย 8-28 3.1.1 รายงานขอมูลหลักผูขาย ประเภทรายวัน 8-28 3.1.2 รายงานขอมูลหลักผูขาย ประเภทรายสัปดาห 8-30 3.1.3 รายงานขอมูลหลักผูขาย ประเภทรายเดือน 8-32 3.2 รายงานใบส่ังซ้ือส่ังจาง(PO) 8-34 3.2.1 รายงานใบส่ังซ้ือส่ังจาง (PO) ประเภทรายวัน 8-34 3.2.2 รายงานใบส่ังซ้ือส่ังจาง (PO) ประเภทรายสัปดาห 8-36 3.2.3 รายงานใบส่ังซ้ือส่ังจาง (PO) ประเภทรายเดือน 8-38 3.2.4 รายงานใบส่ังซ้ือส่ังจาง (PO) ประเภทการสงมอบไมแนนอน ประเภทรายวัน 8-40 3.2.5 รายงานใบส่ังซ้ือส่ังจาง (PO) ประเภทการสงมอบไมแนนอน ประเภทรายสัปดาห 8-42 3.2.6 รายงานใบส่ังซ้ือส่ังจาง (PO) ประเภทการสงมอบไมแนนอน ประเภทรายเดือน 8-44 3.3 รายงานตรวจรับพัสดุ 8-46 3.3.1 รายงานตรวจรับพัสดุ ประเภทรายวนั 8-46 3.3.2 รายงานตรวจรับพัสดุ ประเภทรายสัปดาห 8-50 3.3.3 รายงานตรวจรับพัสดุ ประเภทรายเดอืน 8-50 3.4 รายงานสัญญา 8-52 3.4.1 รายงานสัญญา ประเภทรายวัน 8-52 3.4.2 รายงานสัญญา ประเภทรายสัปดาห 8-54 3.4.3 รายงานสัญญา ประเภทรายเดือน 8-56 4. รายงานสรุปขอมูลระบบจัดซ้ือจัดจาง 8-58 บทท่ี 9 การเบิกจายเงินเพื่อจายตรงผูขาย 9-1

บทที่ 1

บทนํา

ความเปนมา

ตามท่ีรัฐบาลไดกําหนดใหหนวยงานภาครัฐปฏิบัติงานดานงบประมาณ การเงินบัญชีและพัสดุในระบบการบริหารการเงินการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส (Government Fiscal Management Information System: GFMIS) ต้ังแตปงบประมาณ พ.ศ. 2548 เปนตนมา โดยขณะนั้นมีสวนราชการท่ีเปนหนวยเบิกจายประมาณ 7,509 แหง ไดจัดสรรเคร่ือง GFMIS Terminal ใหสวนราชการระดับกรมและ สวนราชการท่ีมีขนาดใหญท่ีต้ังอยูในสวนภูมิภาคประมาณ 632 เคร่ือง ซ่ึงสามารถบันทึกรายการตางๆไดครอบคลุมกับกระบวนงานท่ีอยูในความรับผิดชอบของสวนราชการ สําหรับหนวยเบิกจายท่ีเหลือประมาณ 6,877 แหง ไดกําหนดสิทธิใหบันทึกขอมูลผาน Excel loader ซ่ึงบันทึกรายการไดเฉพาะท่ีกําหนดไวเทานั้น ทําใหเกิดความไมคลองตัวในการปฏิบัติงาน เนื่องจากรัฐบาลตองรับภาระคาลิขสิทธ(License) ในการจัดสรรเคร่ือง GFMIS Terminal จึงทําใหไมสามารถจัดสรรใหหนวยเบิกจายของสวนราชการทุกแหงได ดวยเหตุผลดังกลาวท่ีเปนขอจํากัดในการปฏิบัติงานผาน Excel loader หากหนวยเบิกจายใดประสบปญหาในการปฏิบัติงานเชนการกลับรายการ การบันทึกเอกสารสํารองเงิน การปรับหมวดรายจาย การลางบัญชีพักสินทรัพย เปนตน จะตองแจงหนวยงานตนสังกัดในสวนกลางท่ีมีเคร่ือง GFMIS Terminal บันทึกรายการตางๆแทน ตอมาในปงบประมาณ พ.ศ.2550 กระทรวงการคลังไดพัฒนาระบบ GFMIS สวนขยาย โดยการพัฒนาชองทางในการนําสงขอมูลจากเดิมสวนราชการตองเดินทางมาท่ีสํานักงานคลังจังหวัด เพื่อนําสงขอมูลท่ีบันทึกผาน Excel loader เปนการสงขอมูลผานเครือขาย Intranet ของแตละกระทรวงหรือสงผาน Internet ดวย GFMIS Token Key ซึ่งการเพิ่มชองทางดังกลาวเปนเพียงการอํานวยความสะดวกในการนําสงขอมูลผาน Excel loader เทานั้น แตยังไมสามารถแกไขปญหาการบันทึกรายการตางๆ ใหเทียบเคียงเคร่ือง GFMIS Terminal ได

ตอมาสํานักงานปลัดกระทรวงการคลังไดนํานวัตกรรมดานอิเล็กทรอนิกสมาใชในการพัฒนาระบบ GFMIS ใหสามารถบันทึกขอมูลผาน Web Online ซ่ึงการบันทึกขอมูลตางๆ สามารถปฏิบัติงานไดเทียบเคียงเคร่ือง GFMIS Terminal กลาวคือเม่ือบันทึกรายการเขาระบบแลว จะตองมีการอนุมัติรายการ โดยขามข้ันตอนการ Encryption ขอมูล นอกจากนั้นสามารถรับทราบผลการนําเขาขอมูลไดทันทีแบบ Online Real Time รวมท้ังเรียกรายงาน SAP LOG ไดทันทีเชนเดียวกับการนําสงขอมูลผาน Excel loader ในการพัฒนาระบบ GFMIS ผาน Web online กรมบัญชีกลางจะดําเนินการพัฒนาทุกระบบงาน คือ ระบบงบประมาณ ระบบจัดซ้ือจัดจาง ระบบเบิกจายเงิน ระบบรับและนําสงเงิน ระบบบัญชีแยกประเภท และระบบสินทรัพย

1-2

 

วัตถุประสงค

1. เพื่อใหการปฏิบัติงานผานระบบ GFMIS มีความสะดวกและคลองตัวในการปฏิบัติงาน 2. เพื่อลดภาระของสวนราชการตนสังกัดท่ีมีเคร่ือง GFMIS Terminal ในการบันทึกรายการตางๆแทนหนวยงานในสังกัด

3. เพื่อใหระบบ GFMIS Web Online สามารถบันทึกรายการตางๆไดเทียบเคียงกับเคร่ือง GFMIS Terminal 4. เพื่อใหระบบ GFMIS มีหลักการรับรูรายการบัญชีเหมือนกัน ไมวาจะบันทึกขอมูลผานชองใด 5. เพื่อใหระบบ GFMIS มีระบบการปองกันและควบคุม เพื่อลดขอผิดพลาดท่ีอาจจะเกิดจากการบันทึกขอมูลคลาดเคล่ือนในระดับเบ้ืองตน

ประโยชนท่ีไดรับ

1. เพื่อใหเจาหนาท่ีของสวนราชการไดรับทราบข้ันตอนการปฏิบัติงานไดอยางถูกตอง

ครบถวน และเขาใจวิธีการบันทึกขอมูลในระบบ GFMIS Web Online ท่ีถูกตอง ซ่ึงจะชวยลดขอผิดพลาด

ในการปฏิบัติงาน

2. เพื่อใหเจาหนาท่ีของสวนราชการใชเปนคูมือในการปฏิบัติงานไดอยางมีประสิทธิภาพ และทําใหการปฏิบัติงานเปนไปในแนวทางเดียวกัน 3. เพื่อใหผูบริหารและผูตรวจสอบไดรับทราบขั้นตอนการปฏิบัติงานและวิธีการบันทึกรายการเกี่ยวกับ ระบบ GFMIS Web Online

ขอบเขตและขอจํากัด

เพื่อใหการปฏิบัติงานผาน ระบบ GFMIS Web Online เกิดประสิทธิภาพในการปฏิบัติและเจาหนาท่ีของทุกสวนราชการมีความรูและความเขาใจในวิธีการบันทึกรายการ กรมบัญชีกลางจะทยอยข้ึนระบบงานตางๆโดยจะทยอยข้ึนระบบเร่ิมต้ังแต ระบบจัดซ้ือจัดจาง ระบบงบประมาณ ระบบรับและนําสงเงิน ระบบบัญชีแยกประเภท ระบบเบิกจายเงิน และระบบสินทรัพย ดังนั้น คูมือเลมนี้จะกลาวถึงการบันทึกรายการในระบบจัดซ้ือจัดจางผาน GFMIS Web Online โดยเร่ิมต้ังแตการสรางขอมูลหลักผูขาย การบันทึกสัญญา การบันทึกใบส่ังซ้ือส่ังจาง และการตรวจรับงาน สําหรับการบันทึกรายการขอเบิกเงินขณะนี้ยังไมรองรับ ดังนั้นจึงตองนําขอมูลใบส่ังซ้ือส่ังจางผาน GFMIS Web Online ไปบันทึกรายการขอเบิกเงินผาน Excel loader แลวนําสงขอมูลผานเคร่ือง GFMIS Terminal หรือสงขอมูลผานเครือขาย Intranet ของแตละกระทรวงหรือสงขอมูลผาน Internet ดวย GFMIS Token Key และจะดําเนินการเบิกจายเงินผาน ระบบ GFMIS Web Online เม่ือกรมบัญชีกลางประกาศใหใชตอไป

บทที่ 2

ภาพรวมการปฏิบัติงานในระบบจัดซ้ือจัดจางผาน GFMIS Web online

การปฏิบัติงานในระบบจัดซ้ือจัดจางผาน GFMIS Web online จะเร่ิมต้ังแตการสรางขอมูลหลักผูขาย

กลาวคือเม่ือสวนราชการตองการส่ังซ้ือสินคาหรือบริการจากผูขายรายใดแลว ใหเขาไปตรวจสอบหรือ

คนหาขอมูลหลักผูขายในระบบ GFMIS วามีสวนราชการใดสรางขอมูลหลักผูขายรายนี้ในระบบหรือไม

หากผลปรากฏวาผูขายรายนี้ไมมีฐานขอมูลอยูในระบบ GFMIS ใหสวนราชการดําเนินการสรางขอมูลหลัก

ผูขายในระบบผาน GFMIS Web online จนกระท่ังไดเลขท่ีเอกสารจากระบบ แลวใหสงเอกสารท่ีเกี่ยวของ

ของผูขาย เชน หนังสือจดทะเบียนการคา เลขท่ีบัญชีเงินฝากธนาคาร เลขประจําตัวผูเสียภาษี เปนตน

ใหกรมบัญชีกลางหรือสํานักงานคลังจังหวัดตรวจสอบและอนุมัติขอมูลหลักผูขายในระบบ GFMIS ตอไป

เม่ือขอมูลหลักผูขายไดรับการอนุมัติและยืนยันแลว สวนราชการจึงดําเนินการสรางสัญญา และเม่ือ

ดําเนินการเรียบรอยแลวสามารถส่ังพิมพสัญญาผาน GFMIS Web online ได หลังจากนั้นใหบันทึกใบส่ังซ้ือส่ังจาง

ในระบบผาน GFMIS Web online จนกระท่ังไดเลขท่ีเอกสารจากระบบ ซ่ึงสามารถส่ังพิมพใบส่ังซ้ือส่ังจาง

หรือเรียกรายงาน SAP LOG จากระบบได เมื่อครบกําหนดเวลาการสงมอบงานหรือสินคาสวนราชการ

ไดดําเนินการตรวจรับงานเปนท่ีเรียบรอยแลว ใหบันทึกรายการตรวจรับงานในระบบผาน GFMIS Web online

ซ่ึงระบบจะบันทึกรายการบัญชีรับรูรายการสินทรัพยหรือคาใชจายพรอมกับรูรายการภาระหนี้สิน

เชนเดียวกับการบันทึกขอมูลผานเคร่ือง GFMIS Terminal และเม่ือครบระยะเวลาการจายชําระหนี้ใหบันทึก

รายการขอเบิกเงินผาน Excel loader เชนเดียวกับการบันทึกรายการขอเบิกเงินตามปกติเพียงแตอางอิงเลขท่ี

เอกสารใบส่ังซ้ือส่ังจางท่ีบันทึกขอมูลผาน GFMIS Web online รายละเอียดปรากฏตามแผนภูมิท่ีแนบ

ในการสรางใบส่ังซ้ือส่ังจางผาน GFMIS Web online สามารถบันทึกรายละเอียดบรรทัด

รายการไดสูงสุด 200 บรรทัดรายการ โดยสามารถสรางใบส่ังซ้ือส่ังจางไดมากกวา 1 ศูนยตนทุน และ

เม่ือบันทึกขอมูลผิดพลาดสวนราชการสามารถแกไขใบส่ังซ้ือส่ังจางผาน GFMIS Web online ไดโดยไมตอง

แจงหนวยงานตนสังกัดท่ีมีเคร่ือง GFMIS Terminal ดําเนินการแทน สําหรับการตรวจรับงานสามารถทยอย

ตรวจรับงานได นอกจากนั้นแลวการบันทึกขอมูลผาน GFMIS Web online ระบบจะแสดงตัวอักษรสีตางๆ

เพื่ออํานวยความสะดวกในการบันทึกขอมูล โดยสวนราชการไมจําเปนตองบันทึกทุกชอง โดยตัวอักษรแตละสี

มีความหมาย ดังนี้

2-2

 

1. สีแดง หมายถึงตองบันทึกขอมูลลงในชองนี้ 2. สีดํา หมายถึงระบบแสดงขอมูลใหอัตโนมัติและหามแกไข 3. สีน้ําเงิน หมายถึงระบบแสดงขอมูลใหอัตโนมัติแตสามารถแกไขขอมูลใหตรงกับขอเท็จจริงได 4. สีเขียว หมายถึงจะบันทึกขอมูลหรือไมบันทึกก็ไดเชน

- รหัสบัญชียอย จะบันทึกเม่ือสรางใบส่ังซ้ือส่ังจางจากเงินงบประมาณประเภทเงินอุดหนุนท่ัวไป

- รหัสบัญชีเงินฝากคลัง จะบันทึกเม่ือสรางใบส่ังซ้ือส่ังจางจากเงินฝากคลัง เปนตน

นอกจากนั้นแลว การบันทึกใบส่ังซ้ือส่ังจางผาน GFMIS Web online ไดกําหนดใหระบบ

มีการตรวจสอบขอมูลตางๆ เพื่อลดขอผิดพลาดท่ีอาจจะเกิดข้ึนในการปฏิบัติงานไดแก

1. ระบบจะชวยตรวจสอบขอมูลหลักผูขายวามีเลขท่ีบัญชีเงินฝากธนาคารในฐานขอมูลหรือไม

เพื่อมิใหเกิดปญหาการส่ังจายเงินเขาบัญชีเงินฝากธนาคารของผูขาย

2. ระบบจะชวยตรวจสอบวาขอมูลหลักผูขายมีเลขท่ีบัญชีเงินฝากธนาคารซํ้ากันหรือไม

หากพบวามีเลขท่ีบัญชีเงินฝากธนาคารซํ้ากันจะไมสามารถบันทึกรายการขอเบิกเงินได เพื่อปองกันมิใหเกิด

การโอนเงินผิดบัญชี

3. เมื่อบันทึกรายการขอเบิกเงิน ระบบจะดึงเลขที่บัญชีเงินฝากธนาคารตามที่ระบุไว

ในใบสั่งซื้อสั่งจาง และหามมิใหสวนราชการแกไขขอมูลบัญชีเงินฝากธนาคาร เพื่อปองกันมิใหเกิด

การโอนเงินผิดบัญชี ดังนั้น หากมีความจําเปนตองแกไขเลขท่ีบัญชีเงินฝากธนาคารจะตองจัดทําแบบขอ

เปล่ียนแปลงขอมูลหลักผูขายสงใหกรมบัญชีกลางหรือสํานักงานคลังจังหวัดดําเนินการในระบบตอไป

แผนภูมิแผนภาพแสดงการปฏิบัติงานผาน Web Online ในระบบ GFMIS

สวนราชการ กรมบญัชีกลาง/คลัง ผูมีสิทธริับเงิน

Web Online Excel Loader

สรางขอมูลหลักผูขาย

บันทึกสัญญา

บันทึกใบสั่งซื้อสั่งจาง

ตรวจรับงาน

ตรวจสอบและอนุมัติ/ยืนยัน

ตรวจสอบและอนุมัติ

ประมวลผลและ สั่งจายเงิน

รับ โอนเงินเขา

บัญชี

พิมพ สัญญา

บันทึกขอเบิกเงิน

พิมพ PO/Sap Log

บันทึกบญัชี

ระบบตรวจสอบขอมูลหลักผูขาย

บันทึกบัญชี

2 -3

บทที่ 3

สิทธิการเขาใชงานใน GFMIS Web Online

การบันทึกรายการในระบบGFMIS สามารถบันทึกรายการผานเครื่อง GFMIS Terminal และ Excel Loder ดังน้ันการนํา Web Online มาใชแทนการบันทึกรายการผาน Excel Loader สวนราชการจะตองไดรับสิทธิการใชงานเชนเดียวกับการนําสงขอมูลผาน Excel Loader กลาวคือ การบันทึกรายการ Web Online ผานเครื่อง GFMIS Terminal หรือผานเครือขาย Intranet หรือผานเครือขาย Internet โดยใชประกอบอุปกรณ Token key ซ่ึงการนําสงขอมูลผานชองทางตางๆ มี Web site ของ Web online สําหรับการนําสงขอมูลท่ีแตกตางกัน จึงตองกําหนดสิทธิการใชงาน โดยมีรหัสผูใชงาน (User name) และรหัสผาน (Password) เพ่ือใหมีการควบคุม การใชงานและมีระบบรักษาความปลอดภัยของขอมูล โดยกําหนด Web site รหัสผูใชงาน (User name) และรหัสผาน (Password) ดังน้ี

1.การนําเขาขอมูลผานเครื่อง GFMIS Terminal ใหใช Web Site http://webonline 2.การนําเขาขอมูลผานระบบ Intranet ใหใช Web Site https://gfmiswebonlineintra.gfmis.go.th 3.การนําเขาขอมูลผานระบบ Internet ใหใช Web Site https://gfmiswebonlineinter.gfmis.go.th

การใชงาน Web Online เพ่ือบันทึกรายการในระบบจัดซื้อจัดจาง สวนราชการที่มีสถานะเปนหนวยเบิกจายในระบบ GFMIS จะตองมีรหัสผูใชงาน (User name) และรหัสผาน (Password) ซ่ึงกําหนดรหัสผูใชงานจํานวน 12 หลัก โดย 10 หลักแรกคือรหัสหนวยเบิกจาย 10 หลักของหนวยงาน สําหรับ 2 หลักทาย คือ 10 ซ่ึงเปนคาคงท่ี ตัวอยางเชน หนวยงานท่ีมีรหัสหนวยเบิกจายคือ 1200500001 จะมีรหัสผูใชงานเปน 120050000110 เปนตน สําหรับรหัสผูใชงานในระบบ GFMIS จะไมซํ้ากัน เนื่องจากรหัสของหนวยเบิกจายในระบบ GFMIS มีรหัสที่ไมซํ้ากัน สวนรหัสผานในการเริ่มใชงานครั้งแรก จะมีรหัสผาน(Password) แตกตางกันตามชองทางท่ีนําเขาขอมูล คือ

1.รหัสผานของการนําเขาขอมูลผานเครื่อง GFMIS Terminal ใหใชรหัสผานเดียวกับรหัสผานของรหัสผูใชงานที่ข้ึนตนดวยตัว L ตัวอยางเชน รหัสผูใชงานคือ L1200500001 รหัสผานคือ XXXX การใชงาน Web Online รหัสผูใชงานคือ 120050000110 และรหัสผาน คือ XXXX เปนตน

2.รหัสผานของการนําเขาขอมูลผานระบบ Intranet ใหใชรหัสผานเดียวกับ รหัสผานของรหัสผูใชงานท่ีข้ึนตนดวยตัว L เชนเดียวกัน เชน รหัสผูใชงาน L1200500001 รหัสผานคือ XXXX รหัสผูใชงาน I1200500001 รหัสผาน คือ yyyy ดังนั้น การใชงาน Web Online รหัสผูใชงานคือ 120050000110และรหัสผาน คือ XXXX

3-2  

3.รหัสผานของการนําเขาขอมูลผานระบบ Internet ตองใชประกอบอุปกรณ Token key ใหใชรหัสผานเดียวกับรหัสผานของอุปกรณ Token key ตัวอยางเชน รหัสผูใชงานคือ 120050000110 รหัสผาน คือ yyyy หากตองการใชงานผานระบบ Web online รหัสผูใชงานคือ 120050000110 รหัสผาน คือ yyyy เชนเดิม

สําหรับการเปลี่ยนรหัสผานใหปฏิบัติตามแนวทางท่ีกรมบัญชีกลางไดมีหนังสือแจงสวนราชการ โดยใหเปลี่ยนรหัสผานทุกไตรมาส

3-3  

ตารางสรุปสิทธกิารเขาใชงานใน GFMIS Web online

ชองทาง

Excel Loader

Web Online

GFMIS

Terminal

http://gfmisloader Username : L+หนวยเบิกจาย 10 หลัก

Password : XXXX

http://webonline Username : หนวยเบิกจาย 10 หลัก+10

Password : XXXX

Intranet

http://intranet.gfmisloader.go.th Username : I+หนวยเบิกจาย 10 หลัก

Password : YYYY

https://webonlineintra.gfmis.go.th Username : หนวยเบิกจาย 10 หลัก+10

Password : XXXX

Internet (GFMIS Token Key)

https://excelloader.gfmis.go.th Username : หนวยเบิกจาย 10 หลัก+10

Password : ZZZZ

https://webonlineinter.gfmis.go.th Username : หนวยเบิกจาย 10 หลัก+10

Password : ZZZZ

3-4  

การเขาเว็บไซดเพ่ือบันทึกขอมูลผาน GFMIS Web Online 1. การเขาเว็บไซด 1.1 ดับเบิ้ลคลิกที ่ 1.2 ระบุช่ือเวบ็ไซด การปฏิบัติงานในระบบ GFMIS ผาน GFMIS Web Online สําหรับหนวยงานท่ีนําเขาขอมูล

ใหระบุช่ือเว็บไซด ตามชองทางท่ีนําเขาขอมูล แบงเปน 3 กรณี คือ กรณีท่ี 1 การนําเขาขอมูลผานเครือ่ง GFMIS Terminal

ระบุช่ือเว็บไซด http://webonline เพ่ือเขาสูระบบ Web Online ตามภาพท่ี 1

ภาพท่ี 1

http://webonline

3-5  

กรณีท่ี 2 การนําเขาขอมลูผานระบบ Intranet

-ระบุช่ือเว็บไซด https://webonlineintra.gfmis.go.th เพือ่เขาสูระบบ Web Online ตามภาพท่ี 2

ภาพที่ 2

https://webonlineintra.gfmis.go.th

3-6  

กรณีท่ี 3 การนําเขาขอมลูผานระบบ Internet - ใหเสียบ Token Key สําหรับสิทธิของผูบันทึก รอใหไฟของ Token Key หยุดกะพรบิ และ - ระบุช่ือเว็บไซด https://webonlineinter.gfmis.go.th เพ่ือเขาสูระบบ Web Online ตามภาพที่ 3

ภาพที่ 3

https://webonlineinter.gfmis.go.th

3-7  

2. การเขาสูระบบ

- ระบบเช่ือมโยงขอมูลระหวางสิทธิการเขาระบบกับเว็บไซด โดยแสดงกรอบขอความ เขาสูระบบ GFMIS Web Online ตามภาพที่ 4

ใหระบุ - User Name ระบุช่ือผูใช XXXXXXXXXX10 - Password ใหระบรุหัสผานของ User name

ภาพที่ 4

3-8  

-ระบบแสดงหนาจอหลัก จะปรากฎระบบงานตาง ๆ ตามภาพที่ 5 ใหกดปุม ระบบจะแสดงรายการยอย

ภาพที่ 5

3-9  

- กดเลือกประเภทรายการที่ตองการปฏิบัติงานใน Web online ตามภาพที่ 6

ภาพที่ 6

  

 

บทท่ี 4

การสรางขอมูลหลักผูขาย

ขอมูลหลักผูขาย คือ รายละเอียดเก่ียวกับผูขาย เชน ช่ือ ท่ีอยู เลขประจําตัวผูเสียภาษี เลขประจําตัวประชาชน เลขที่บัญชีธนาคาร รวมถึงขอมูลทางดานการจัดซ้ือและขอมูลผูรับเงินแทน กรณีท่ีมีการโอนสิทธิรับเงิน เพื่อใชเปนฐานขอมูลในระบบ GFMIS

กอนสวนราชการจะจัดทําใบสั่งซื้อสั่งจาง (PO) เพื่อเบิกเงินเขาบัญชีเงินฝากธนาคารของผูขายโดยตรงหรือจะเบิกเงินเพื่อจายเงินเขาบัญชีเงินฝากธนาคารของผูขายโดยไมผานใบส่ังซ้ือส่ังจาง จะตองสรางขอมูลหลักผูขายในระบบ GFMIS กอน เม่ือสรางขอมูลหลักผูขาย และไดรหัสผูขายผาน Web Online แลว ตองสงแบบขออนุมัติขอมูลหลักผูขาย หรือแบบขอเปลี่ยนแปลงขอมูลหลักผูขาย (กรณีมีการเปลี่ยนแปลงขอมูลหลักผูขายภายหลัง เชน การเปลี่ยนแปลงช่ือ ท่ีอยู การลบหรือเพิ่มเลขท่ีบัญชีเงินฝากธนาคาร) เพื่อใหกรมบัญชีกลางหรือสํานักงานคลังจังหวัด ตรวจสอบอนุมัติและยืนยันขอมูลหลักผูขาย หลังจากนั้นจึงจัดทําใบส่ังซ้ือส่ังจาง (PO)

องคประกอบของขอมูลหลักผูขาย ประกอบดวย 1.ขอมูลท่ัวไป ไดแก ช่ือ ท่ีอยู เลขประจําตัวผูเสียภาษี เลขประจําตัวประชาชน เลขท่ีบัญชี

เงินฝากธนาคาร 2.ขอมูลดานการจัดซ้ือ ไดแก สกุลเงินในใบส่ังซ้ือ (THB) 3.ขอมูลทางดานการบัญชี ไดแก บัญชีกระทบยอด ภาษีหัก ณ ท่ีจาย

ขอมูลท่ัวไปและขอมูลทางดานการจัดซ้ือ เปนขอมูลหลักผูขายท่ีทุกสวนราชการตองใชรวมกัน สวนขอมูลทางดานการบัญชี จัดทําเพื่อเช่ือมโยงขอมูลทางการบัญชีของแตละสวนราชการใหเช่ือมโยงกับขอมูลท่ัวไปและขอมูลดานการจัดซ้ือ โดยขอมูลหลักผูขายในระบบ GFMIS 1 ราย จะมีเพียง1 รหัสผูขาย เทานั้น ดังนั้น กอนท่ีสวนราชการจะดําเนินการสรางขอมูลหลักผูขายในระบบ GFMIS จะตองตรวจสอบขอมูลหลักผูขายในระบบ วามีหรือไม หากพบวามีขอมูลหลักผูขายในระบบแลว แตอยูภายใตรหัสหนวยงานของสวนราชการอ่ืน ใหสรางขอมูลหลักผูขายโดยการเช่ือมโยงขอมูลทางการบัญชีของสวนราชการ เขากับขอมูลท่ัวไปและขอมูลดานการจัดซ้ือท่ีสวนราชการอ่ืนไดสรางไว หากพบวาขอมูลหลักผูขายไมปรากฏในระบบใหดําเนินการสรางขอมูลหลักผูขายตามท่ีกําหนดไวในองคประกอบที่กลาวมาขางตน คือ ขอมูลท่ัวไป ขอมูลดานการจัดซ้ือ และขอมูลทางดานการบัญชี พรอมท้ังสงแบบขออนุมัติขอมูลหลักผูขาย เพื่อใหกรมบัญชีกลางหรือสํานักงานคลังจังหวัด ตรวจสอบอนุมัติและยืนยันขอมูลหลักผูขายในระบบ GFMIS ตอไป

4-2

 

ประเภทของขอมูลหลักผูขายในระบบ GFMIS แบงเปน 7 กลุม ดังนี้ 1.กลุม 1000 คือ ผูขายนิติบุคคล เชน บริษัท หางหุนสวนจํากัด หางหุนสวนสามัญ และคณะบุคคล โดยมีเลขประจําตัวผูเสียภาษีข้ึนตนดวยเลข 2,3 และ 4 คําคนหาสําหรับผูขายท่ีเปน นิติบุคคล ใหใชรหัสประจําตัวผูเสียภาษี 10 หลัก รหัสผูขายในกลุมนี้จะข้ึนตนดวยเลข 1 และตามดวย Running Number (1xxxxxxxxx) รหัสผูขายจะมีท้ังหมด 10 หลัก 2.กลุม 2000 คือ ผูขายบุคคลธรรมดา เชน รานคา บุคคล โดยมีเลขประจําตัวผูเสียภาษีข้ึนตนดวยเลข 1 คําคนหาสําหรับผูขายท่ีเปนบุคคลธรรมดา ใหใชเลขประจําตัวประชาชน 13 หลัก รหัสผูขายในกลุมนี้จะข้ึนตนดวยเลข 9 และตามดวย Running Number (9xxxxxxxxx) รหัสผูขายจะมีท้ังหมด 10 หลัก 3.กลุม 3000 คือ ผูขายสวนราชการท่ีมีรหัสผูขายข้ึนตนดวย V ตามดวยรหัสหนวยงาน 4 หลัก และตามดวย 5 หลักสุดทายของหนวยเบิกจาย (Vxxxxzzzzz) คําท่ีใชคนหา ใหใชรหัสหนวยเบิกจาย 10 หลัก 4.กลุม 4000 คือ ผูขายสวนราชการท่ีมีรหัสผูขายข้ึนตนดวย A ตามดวยรหัสหนวยงาน 4 หลัก และตามดวย 5 หลักสุดทายของหนวยเบิกจาย (Axxxxzzzzz) คําท่ีใชคนหา ใหใชรหัสหนวยเบิกจาย 10 หลัก 5.กลุม 5000 คือ ผูขายท่ีกรมบัญชีกลางเปนผูสรางใหกับทุกสวนราชการ เชน ผูขายท่ีเปนรัฐวิสาหกิจท่ีใหบริการดานสาธารณูปโภค คําท่ีใชคนหา ใหใชรหัสประจําตัวผูเสียภาษี 10 หลัก รหัสผูขาย ในกลุมนี้จะข้ึนตนดวยเลข 8 และตามดวย Running Number (8xxxxxxxxx) รหัสผูขายจะมีท้ังหมด 10 หลัก 6.กลุม 6000 คือ ผูขายตางประเทศที่เปนนิติบุคคล และบุคคลธรรมดา คําท่ีใชคนหา ใหใช Passport Number รหัสผูขายในกลุมนี้จะข้ึนตนดวยเลข 7 และตามดวย Running Number (7xxxxxxxxx) รหัสผูขายจะมีท้ังหมด 10 หลัก 7.กลุม 7000 คือ ผูขายสวนราชการท่ีมีรหัสผูขายข้ึนตนดวย O ตามดวยรหัสหนวยงาน 4 หลัก และตามดวย 5 หลักสุดทายของหนวยเบิกจาย (Oxxxxzzzzz) คําท่ีใชคนหา ใหใชรหัสหนวยเบิกจาย 10 หลัก ซ่ึงปจจุบันขอมูลหลักผูขายกลุม 7000 ไดระงับสิทธิการใชงานแลว เนื่องจากในระยะเริ่มแรกระบบ GFMIS ใชสําหรับการบันทึกรายการเบิกหักผลักสง การสรางขอมูลหลักผูขายผาน GFMIS Web Online ประกอบดวย

1. การคนหาขอมูลหลักผูขาย มี 2 วิธี คือ

1.1 การคนหาตามรหัสผูขายในระบบ GFMIS

1.2 การคนหาตามเง่ือนไขอ่ืน

2. การสรางขอมูลหลักผูขาย

3. การเช่ือมโยงขอมูลหลักผูขาย

4-3

 

ตัวอยางการบนัทึกรายการ

1. การคนหาขอมูลหลักผูขาย 1.1 คนหาตามรหัสผูขายในระบบ GFMIS รหัสผูขาย 1000000416 ประเภทกลุมผูขาย นิติบุคคล 1.2 คนหาตามเง่ือนไขอ่ืน รหัสประจําตัวผูเสียภาษี 3011220061 ประเภทกลุมผูขาย นิติบุคคล 2. การสรางขอมูลหลักผูขาย หนวยงาน 1205 ตองการสรางผูขาย กลุมผูขายนิติบุคคล ช่ือภาษาไทย บริษัท วิศวโยธา จํากัด ช่ือภาษาอังกฤษ Visawayothar Company Limited รหัสประจําตัวผูเสียภาษี 3011220061 ท่ีอยู อาคาร ธนิยะ ช้ัน 15 เลขท่ี 121/6 ถนนลาดพราว แขวง วังทองหลาง เขตวังทองหลาง จังหวัดกรุงเทพมหานคร รหัสไปรษณีย 10260 หมายเลขโทรศัพท 029349151-6 หมายเลขแฟกซ 02935968 ธนาคารท่ีผูขายเปดบัญชีไวคือ คือธนาคารไทยพาณิชย สาขาลาดพราว 59 หมายเลขบัญชีธนาคาร 1692114229 3. การเชื่อมโยงขอมูลหลักผูขาย หนวยงาน 2507 ตองการเช่ือมโยงขอมูลผูขาย บริษัท วิศวโยธา จํากัด (รหัสผูขาย 1000000416)

4-4

 

1. การคนหาขอมูลหลักผูขาย 1.) การเขาสูระบบ

เม่ือระบุช่ือเวบ็ไซด ระบบจะใหใสรหัสผูใชและรหัสผานเพื่อเขาสูหนาจอหลัก ใหคลิกท่ี

ระบบจัดซ้ือจดัจางก็จะมีรายการยอย ตามภาพท่ี 1

-กดปุม เพื่อเขาสูเมนูคําส่ังงานการบันทึกขอมูลหลกัผูขาย ตามภาพท่ี 2

ภาพท่ี 1

4-5

 

- กดปุม เขาสูการบันทึกขอมูลหลักผูขาย ตามภาพท่ี 3

ภาพท่ี 2

1.1 การคนหาตามรหัสผูขายในระบบ GFMIS

- กดปุม ระบบจะเขาสูหนาจอการคนหาขอมูลหลักผูขาย ตามภาพท่ี 4

ภาพท่ี 3

4-6

 

ภาพท่ี 4

- กดปุม เพื่อเขาสูเง่ือนไขการระบุรายละเอียดการคนหาขอมูลหลักผูขาย

ตามภาพท่ี 5

ภาพท่ี 5

- รหัสผูขายในระบบ GFMIS ระบุรหัสผูขายจํานวน 10 หลกั - ถึง ระบุรหัสผูขายจํานวน 10 หลกั กรณีตองการคนหามากกวา 1 ราย - ประเภทกลุมผูขาย ระบุประเภทกลุมผูขายโดยตองสัมพันธกับรหัสผูขาย - คนหา กดปุม ระบบแสดงขอมูลหลักผูขาย ตามภาพท่ี 6

4-7

 

ภาพท่ี 6

1.2 การคนหาตามเงื่อนไขอ่ืน - กดปุม ตามภาพท่ี 7 เพื่อเขาสูเง่ือนไขการระบุรายละเอียดการคนหาขอมูลหลักผูขาย ตามภาพท่ี 8

ภาพท่ี 7

4-8

 

ภาพท่ี 8

- รหัสประจําตัวผูเสียภาษ ี ระบุรหัสประจาํตัวผูเสียภาษกีรณีผูขายนิติบุคคลหรือเลขประจาํตัว

ประชาชน 13 หลักกรณีผูขายบุคคลธรรมดา

- ประเภทกลุมผูขาย เลือกประเภทกลุมผูขายโดยตองสัมพันธกับรหัสประจําตัวผูเสียภาษ ี

- กดปุม ระบบแสดงขอมูลหลักผูขาย ตามภาพท่ี 9

ภาพท่ี 9

4-9

 

การคนหาขอมูลหลักผูขายเพื่อตองการดูรายละเอียดของขอมูลหลักผูขายหรือเพื่อใหทราบวามีผูขาย

อยูในระบบแลวหรือไม เนื่องจากการสรางขอมูลหลักผูขายท่ีมีอยูในระบบแลวกับการสรางขอมูลหลักผูขาย

ท่ียังไมมีอยูในระบบมีวิธีการท่ีแตกตางกัน

2. การสรางขอมูลหลักผูขาย 2.1 การเขาระบบ เพื่อบันทึกรายการสรางขอมูลหลักผูขาย - เม่ือระบุช่ือเวบ็ไซด ระบบจะใหใสรหัสผูใชและรหัสผานเพื่อเขาสูหนาจอหลัก ใหคลิกท่ี

ระบบจัดซ้ือจดัจางก็จะมีรายการยอย ตามภาพท่ี 11

- กดปุม เพื่อเขาสูเมนูคําส่ังงานการบันทึกขอมูลหลักผูขายตามภาพท่ี 10

- กดปุม เพื่อเขาสูการสรางขอมูลหลกัผูขาย ตามภาพท่ี 11

ภาพท่ี 10

4-10

 

ภาพท่ี 11

2.2 การบันทึกรายการสรางขอมูลหลักผูขาย 2.2.1 ขั้นตอนการสรางขอมูลหลักผูขาย กรณีท่ียังไมมีอยูในระบบ ตามภาพท่ี 12 ระบุรายละเอียดเกี่ยวกับการสรางขอมูลหลกัผูขาย โดยมีรายละเอียดการบันทึก 3 สวน คือ ขอมูลสวนหัว ขอมูลท่ัวไป และขอมูลทางธนาคารของผูขาย ใหบันทึกรายละเอียดดังนี้ ขอมูลสวนหัว - รหัสหนวยงาน ระบบแสดงรหัสหนวยงาน จํานวน 4 หลัก ใหอัตโนมัติตาม สิทธิบัตรท่ีใชบันทึกขอมูล - รหัสหนวยเบิกจาย ระบบแสดงรหัสหนวยเบิกจาย จํานวน 10 หลัก ใหอัตโนมัติตาม สิทธิบัตรท่ีใชบันทึกขอมูล - รหัสประจําตัวผูเสียภาษ ี ระบุเลขประจําตัวผูเสียภาษี กรณผีูขายนิติบุคคลหรือเลขประจําตัว ประชาชน 13 หลัก กรณผีูขายบุคคลธรรมดา ขอมูลท่ัวไป - ช่ือ(ภาษาไทย) ระบุช่ือผูขายเปนภาษาไทย - ช่ือ (ภาษาอังกฤษ) ระบุช่ือผูขายเปนภาษาอังกฤษ - กลุมผูขาย กดปุม เพื่อเลือกกลุมผูขาย (สามารถเลือกไดดังนี)้

4-11

 

1000 คือกลุมผูขายนิติบุคคล 2000 คือกลุมผูขายบุคคลธรรมดา 6000 คือกลุมผูขายตางประเทศ - อาคาร/ช้ัน ระบุช่ืออาคารและช้ัน - บานเลขท่ี ระบุเลขที่สถานท่ีต้ังของผูขาย - ซอย ระบุเลขที่หรือช่ือซอย - ถนน ระบุช่ือถนน(ของผูขาย) - แขวง/ตําบล ระบุแขวง/ตําบล (ของผูขาย) - เขต/อําเภอ ระบุเขต/อําเภอ(ของผูขาย) - ประเทศ ระบบจะแสดงใหอัตโนมัติ - จังหวัด ระบุจังหวัด (ของผูขาย) - รหัสไปรษณยี ระบุรหัสไปรษณยี(ของผูขาย) - หมายเลขโทรศัพท ระบุหมายเลขโทรศัพท(ของผูขาย) - หมายเลขตอ ระบุหมายเลขตอของหมายเลขโทรศัพท(ของผูขาย) (ถามี) - หมายเลขแฟกซ ระบุหมายเลขโทรสาร(ของผูขาย) - หมายเลขตอ ระบุหมายเลขตอของหมายเลขโทรสาร(ของผูขาย) (ถามี)

ภาพท่ี 12

4-12

 

หลังจากระบุรายละเอียดขอมูลท่ัวไปครบถวนแลว กดปุม เพื่อระบุขอมูลทางธนาคาร

ของผูขาย ตามภาพท่ี 13

ขอมูลทางธนาคารของผูขาย

ระบุขอมูลเกีย่วกับบัญชีเงินฝากธนาคารของผูขาย ตามภาพท่ี 13 มีรายละเอียดดังนี ้

ภาพท่ี 13

- ช่ือธนาคาร กดปุม เพื่อเลือกธนาคารของผูขาย - รหัสธนาคาร ระบุรหัสธนาคารหรือกดปุม เพื่อคนหารหัสธนาคารในระบบ โดยใหกดปุม ระบบจะดึงขอมูลรหัสธนาคารมาให หากตองการรายการใดใหกดเลือกหนาบรรทัดรายการนั้น - ช่ือสาขาของธนาคาร ระบบแสดงชื่อสาขาของธนาคารใหอัตโนมัติ ตามรหัสธนาคารท่ีเลือก - หมายเลขบัญชีธนาคาร ระบุหมายเลขบัญชีธนาคารของผูขายติดกนั โดยไมตองเวนวรรค หรือมีขีดค่ัน - ช่ือเจาของบัญชี (ภาษาอังกฤษ) ระบุช่ือบัญชีเปนช่ือภาษาอังกฤษท่ีเปดบัญชีกับธนาคาร

1 3

5

2 

4 

6

4-13

 

หลังจากระบุขอมูลตางๆครบถวนแลวกดปุม เพื่อบันทึกรายการในระบบ ตามภาพท่ี 14 - กดปุม เพื่อระบบตรวจสอบความถกูตองของการบันทึกขอมูล ตามภาพท่ี 15

ภาพท่ี 14

ภาพท่ี 14

ระบบแสดงสถานะของเอกสารตามภาพท่ี 15 - กดปุม กรณีมีขอผดิพลาดเกิดข้ึนเพือ่กลับไปแกไขขอมูลใหถูกตอง - กดปุม กรณีไมมีขอผดิพลาดเกดิข้ึนเพื่อบันทึกขอมูลหลักผูขายที่สรางไว โดยระบบจะปรากฏหนาจอตามภาพท่ี 16

ภาพท่ี 15

4-14

 

-ระบบบันทึกขอมูลหลักผูขายแสดงสถานะสําเรจ็ ไดเลขท่ีเอกสาร 1XXXXXXXXX

กดปุม เพื่อแสดงขอมูลท่ีบันทึกรายการ

กดปุม เพื่อคนหาขอมูลหลักผูขาย

กดปุม เพื่อสรางขอมูลหลักผูขายรายใหม

ภาพท่ี 16

ตัวอยางเชน กดปุม เพื่อแสดงขอมูลท่ีบันทึกรายการ ตามภาพท่ี 17

ภาพท่ี 17

ระบบแสดงหนาจอขอมูลหลักผูขาย (ผข.01)

กดปุม เพื่อกลบัไปหนาจอหลัก ตามภาพท่ี 18

ระบบแสดงหนาจอขอมูลหลักผูขาย (ผข.01)

ภาพท่ี 17

ระบบแสดงหนาจอขอมูลหลักผูขาย (ผข.01) กดปุม เพื่อกลับไปหนาจอหลัก ตามภาพท่ี 18

4-15

 

ภาพท่ี 18 ระบบแสดงหนาจอหลักหรอืหนาจอระบบงานกดปุม เพื่อออกจากระบบ

กดปุมออก

จากระบบ

กดปุม  ออกจากระบบ 

4-16

 

3. การเชื่อโยงขอมูลหลักผูขาย 3.1 การเขาระบบ เพื่อบันทึกรายการสรางขอมูลหลักผูขาย เม่ือระบุช่ือเว็บไซด ระบบจะใหใสรหัสผูใชและรหัสผานเพื่อเขาสูหนาจอหลัก ใหคลิกท่ี

ระบบจัดซ้ือจัดจางจะมีรายการยอย ตามภาพท่ี 19

-กดปุม เพื่อเขาสูเมนูคําส่ังงานการบันทึกขอมูลหลกัผูขาย ตามภาพท่ี 19

-กดปุม เพื่อเขาสูการสรางขอมูลหลกัผูขาย ตามภาพท่ี 20

ภาพท่ี 19

4-17

 

- กดปุม ระบบจะเขาสูหนาจอการคนหาขอมูลหลักผูขาย ตามภาพท่ี 21

ภาพท่ี 20

เม่ือปรากฏหนาจอคนหา ตามภาพท่ี 21 สามารถคนหาตามรหัสผูขายในระบบ GFMIS หรือคนหาตามเง่ือนไขอ่ืน

ตามตัวอยางเลอืกคนหาตามเง่ือนไขอ่ืน

ภาพท่ี 21

4-18

 

- กดปุม เพื่อเขาสูเง่ือนไขการระบุรายละเอียดการคนหาขอมูลหลักผูขาย ตามภาพท่ี 22

- รหัสประจําตัวผูเสียภาษ ี ระบุรหัสประจาํตัวผูเสียภาษกีรณีผูขายนิติบุคคลหรือเลขประจาํตัว

ประชาชน 13 หลักกรณีผูขายบุคคลธรรมดา

- ประเภทกลุมผูขาย เลือกประเภทกลุมผูขายโดยตองสัมพันธกับรหัสประจําตัวผูเสียภาษ ี

ภาพท่ี 22

4-19

 

- กดปุม ระบบแสดงขอมูลหลักผูขาย ตามภาพท่ี 23 ถาในชองสถานะการอนุมัติไมมี

ขอความแสดงสถานะ แสดงวาผูขายถูกสรางไวแลวแตอยูในหนวยงานอื่น การเช่ือมโยงใหดําเนนิการดังนี ้

- กดปุม ในชอง “เลือก” หนาบรรทัดรายการ ระบบแสดงขอมูลหลักผูขาย ตามภาพท่ี 24

ภาพท่ี 23

ระบบแสดงรายละเอียดขอมูลท่ัวไปของผูขาย ตามภาพท่ี 24 - กดปุม เพื่อตรวจสอบขอมูลทางธนาคารของผูขาย - กดปุม เพื่อเช่ือมโยงผูขาย 10000000416 กับหนวยงาน 2507 ระบบจะแสดงผลการตรวจสอบขอมูลตามภาพท่ี 25

ภ

ภาพท่ี 24

4-20

 

ระบบแสดงสถานะ การเช่ือมโยงขอมูลหลักผูขาย

ภาพท่ี 25

- กดปุม กรณีไมมีขอผดิพลาดเกดิข้ึนเพื่อบันทึกการเช่ือมโยงขอมูลหลักผูขายโดย

ระบบจะปรากฏหนาจอตามภาพท่ี 26

- กดปุม กรณีมีขอผดิพลาดเกิดข้ึนเพือ่กลับไปแกไขขอมูลใหถูกตอง ระบบบนัทึกขอมูลหลักผูขายแสดงสถานะสําเร็จ ไดเลขท่ีเอกสาร 1XXXXXXXXX

กดปุม เพื่อแสดงขอมูลท่ีบันทึกรายการ

กดปุม เพื่อคนหาขอมูลหลักผูขาย

กดปุม เพื่อผูกผูขายรายใหม

ภาพท่ี 26

4-21

 

เชน กดปุม เพื่อแสดงขอมูลท่ีบันทึกรายการ ตามภาพท่ี 27

ภาพท่ี 27

ระบบแสดงหนาจอขอมูลหลักผูขาย (ผข.01) กดปุม เพื่อกลับไปหนาจอหลัก ตามภาพท่ี 28

ภาพท่ี 28

ระบบแสดงหนาจอหลัก ใหกดปุม เพื่อออกจากระบบ

กดปุมออก

จากระบบ

บทท่ี 5 การบันทึกสญัญา

เ ม่ือสวนราชการไดดําเนินการจัดซ้ือจัดจางตามวิธีการที่กําหนดในระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ พ.ศ.2535 และท่ีแกไขเพ่ิมเติม จนกระท่ังจัดทําสัญญาใหตรวจสอบขอมูลหลักผูขายในระบบ GFMIS ตามข้ันตอนท่ีกําหนดไวในบทท่ี 4 หากพบวา มีขอมูลหลักผูขายท่ีมีการเช่ือมโยงกับรหัสหนวยงานแลว ใหบันทึกรายละเอียดสัญญาผาน GFMIS Web Online โดยการบันทึกสัญญาในระบบแบงออกเปน 2 วิธี คือบันทึกสัญญาท่ีมี 1 บรรทัดรายการ และการบันทึกสัญญาท่ีมีมากกวา 1 บรรทัดรายการ ซ่ึงการบันทึกสัญญาในระบบจะตองบันทึกรายละเอียดรายการท่ีจัดซ้ือส่ังจาง เพื่อใหขอมูลในใบส่ังซ้ือส่ังจางตรงกับสัญญา นอกจากนั้นแลวอํานวยความสะดวกในการบันทึกขอมูล โดยมิตองบันทึกขอมูลซํ้า ในข้ันตอนการบันทึกใบส่ังซ้ือส่ังจาง (PO) เนื่องจากสามารถดึงขอมูลท่ีบันทึกไวในสัญญามาสรางรายการใน ใบส่ังซ้ือส่ังจาง (PO) ซ่ึงการบันทึกสัญญาไมมีผลกระทบตอการผูกพันงบประมาณ แตจะแสดงขอมูลในระบบใหทราบวาสวนราชการมีการกอภาระผูกพัน ซ่ึงจะเปนประโยชนในการติดตามการใชจายงบประมาณตอไป โดยมีข้ันตอนการบันทึกรายการในระบบ ดังนี้

1. การบันทึกสัญญา 1.1 การบันทึกสัญญาท่ีมี 1 บรรทัดรายการ 1.2 การบันทึกสัญญาท่ีมีมากกวา 1 บรรทัดรายการ 2. การคนหาสัญญา 2.1 คนหาตามเลขที่เอกสาร 2.2 คนหาตามเง่ือนไข 3. การแกไขสัญญา 4. การยกเลิกสัญญา 4.1 กรณียกเลิกบางรายการ 4.2 กรณียกเลิกทุกรายการหรือท้ังฉบับ

5-2

ตัวอยางการบนัทึกสัญญา 1. การบันทึกสัญญา 1.1 การบันทึกสัญญาท่ีมี 1 บรรทัดรายการ หนวยงาน 1205 ไดทําสัญญากับบริษัทสินทวีทรัพย จํากัด และบันทึกสัญญาในระบบ GFMIS ดวยจํานวนเงิน 10,000 บาท โดยส่ังซ้ือสินคา 1 รายการ จํานวนสินคา 10 ช้ิน ราคาตอหนวย 1,000 บาท ราคารวม 10,000 บาท ไดเลขท่ีเอกสาร 3000000415 1.2 การบันทึกสัญญาท่ีมีมากกวา 1 บรรทัดรายการ หนวยงาน 1205 ไดทําสัญญากับบริษัทสินทวีทรัพย จํากัด และบันทึกสัญญาในระบบ GFMIS ดวยจํานวนเงิน 40,000 บาท โดยมีการบนัทึกเปน 3 รายการ คือ รายการท่ี 1 จาํนวนสินคา 10 ช้ิน ราคาตอหนวย 1,000 บาท ราคารวม 10,000 บาท รายการท่ี 2 จาํนวนสินคา 25 ช้ิน ราคาตอหนวย 1,000 บาท ราคารวม 25,000 บาท รายการท่ี 3 จาํนวนสินคา 5 ช้ิน ราคาตอหนวย 1,000 บาท ราคารวม 5,000 บาท ไดเลขท่ีเอกสาร 3000000416 2. การคนหาสัญญา 2.1 คนหาตามเลขที่เอกสาร ตองการคนหาสัญญาเลขท่ี 3000000415 2.2 คนหาตามเง่ือนไข ตองการคนหาสัญญา โดยระบุวันท่ีบันทึกสัญญา คือ 21 ธันวาคม 2552 3. การแกไขสัญญา ตองการแกไขปริมาณและราคา สัญญเลขที่ 3000000415 จากจํานวน 10 ช้ิน ราคาตอหนวย 1,000 บาท เปนจํานวน 20 ช้ิน ราคาตอหนวย 2,000 บาท โดยท่ีมูลคารวมคงเดิม คือ 10,000 บาท 4. การยกเลิกสัญญา 4.1 กรณียกเลิกบางรายการ ตองการยกเลิกหรือลบรายการของสัญญา เลขท่ี 3000000413 เนื่องจากตรวจสอบพบวา บันทึกขอมูลผิดพลาด 1 รายการ 4.2 กรณียกเลิกทุกรายการหรือท้ังฉบับ ตองการยกเลิกหรือลบรายการของสัญญา เลขท่ี 3000000413 เนื่องจากตรวจสอบพบวา บันทึกสัญญาซํ้า

5-3

วิธีการบันทึกสัญญา ผาน Web Online 1. บันทึกสัญญา 1.1 การบันทึกสัญญาท่ีมี 1 บรรทัดรายการ 1.) การเขาสูระบบ

เม่ือระบุช่ือเวบ็ไซด ระบบจะใหใสรหัสผูใชและรหัสผานเพื่อเขาสูหนาจอหลัก ใหคลิกท่ี

ระบบจัดซ้ือจดัจางก็จะมีรายการยอย

กดปุม (ระบบจัดซ้ือจัดจาง) ตามภาพท่ี 1 เพื่อเขาสูเมนูคําส่ังงานการบันทึกสัญญา ตามภาพท่ี 2

ภาพที่ 1

กดปุม ระบบจัดซ้ือจัดจาง

5-4

กดปุม (บันทึกสัญญา) ตามภาพท่ี 2 เพื่อเขาสูหนาจอสัญญา (สญ.01) ตามภาพท่ี 3

ภาพที่ 2

กดปุม (สญ01 สัญญา) ตามภาพท่ี 3 เพื่อเขาสูหนาจอสัญญา (สญ.01) ตามภาพท่ี 4

ภาพที่ 3

กดปุม สญ01

กดปุม บันทึกสัญญา

5-5

2.) ขั้นตอนการบนัทึกรายการสัญญา ตามภาพท่ี 4 ระบุรายละเอียดเกี่ยวกับการสรางสัญญา ตามภาพท่ี 4 โดยมีรายละเอียดการบันทึกรายการ 3 สวน คือ ขอมูลสวนหัว ขอมูลท่ัวไป และรายการส่ังซ้ือ/จาง/เชา ใหบันทึกรายละเอียด ดังนี้

ภาพที่ 4

ขอมูลสวนหัว 1. รหัสหนวยงาน ระบบแสดงรหัสหนวยงาน จํานวน 4 หลัก ใหอัตโนมัติ

ตามสิทธิบัตรท่ีใชบันทึกขอมูล 2. รหัสหนวยเบิกจาย ระบบแสดงรหัสหนวยเบิกจาย จํานวน 10 หลัก ใหอัตโนมัติ

ตามสิทธิบัตรท่ีใชบันทึกขอมูล 3. รหัสหนวยจัดซ้ือ ระบบแสดงรหัสหนวยจัดซ้ือใหอัตโนมัติ ตามสิทธิบัตรท่ีใชบันทึกขอมูล

ขอมูลท่ัวไป 4. เลขท่ีสัญญา ระบุเลขท่ีอางอิงหรือเลขท่ีสัญญาของหนวยงาน 5. ประเภทการจัดซ้ือจัดจาง ระบุประเภทการจัดซ้ือจัดจาง โดยสามารถเลือกได ดังนี้

“S” สําหรับการจัดซ้ือเปนสินทรัพย “K” สําหรับการจัดซ้ือเปนคาใชจาย “I” สําหรับการจัดซ้ือเปนวัสดุคงคลัง

6. รหัสประจําตัวผูเสียภาษี(ผูขาย) ระบุเลขประจาํตัวผูเสียภาษี จํานวน 10 หลัก หรือ เลขประจําตัวประชาชน จํานวน 13 หลัก แลวแตกรณ ี 7. เลขท่ีบัญชีเงินฝากธนาคาร ระบุเลขท่ีบัญชีเงินฝากธนาคารของผูขาย

10

1

2

3

4

5 6

7

8

9

11

กดปุมรายการ สั่งซ้ือ/จาง/เชา

5-6

8. วันท่ีทําสัญญา ระบุวันท่ีทําสัญญา กดปุม ระบบแสดง (ปฏิทิน) เลือก เดือน ป

และดับเบิลคลิกท่ีวนัท่ี เพือ่ใหระบบแสดงคาวนั เดือน ปดังกลาว 9. วิธีการจัดซ้ือจัดจาง เลือกวิธีการจดัซ้ือจัดจาง เชน 01 ตกลงราคา 10. วันท่ีเร่ิมสัญญา ระบุวันท่ีเร่ิมสัญญา กดปุม ระบบแสดง (ปฏิทิน) เลือก เดือน ป

และดับเบิลคลิกท่ีวันท่ี เพื่อใหระบบแสดงคาวัน เดือน ปดังกลาว 11. วันท่ีส้ินสุดสัญญา ระบุวันท่ีส้ินสุดสัญญา กดปุม ระบบแสดง (ปฏิทิน) เลือก เดือน ป

และดับเบิลคลิกท่ีวันท่ีเพื่อใหระบบแสดงคาวัน เดือน ปดังกลาวกดปุม เพื่อบันทึกสวนท่ี 2 รายละเอียดใบส่ังซ้ือและงบประมาณ ตามภาพท่ี 5 รายการส่ังซ้ือ/จาง/เชา ตามภาพท่ี 5 รายการส่ังซ้ือ/จาง/เชา ประกอบดวย 2 สวน คือ รายละเอียดใบส่ังซ้ือและรายละเอียดงบประมาณ ใหบันทึก�