Guide de l’imputation budgétaire - subudget.comsubudget.com/subu/doc/SuBu_Guide_imputation_budgetaire_v02.pdf · SuBu – Guide de l’imputation budgétaire (v2 21 juillet 2012)

Context‐O

SuBu

Gardez un œil sur vos budgets

Version 2 (21 juillet 2012)

Guide de l’imputation budgétaire

SuBu permet désormais de répartir un bon de commande sur plusieurs budgets différents. Cette répartition peut indifféremment se faire à n’importe quel niveau de votre structure budgétaire.

Toutes les combinaisons sont possibles :

‐ Attribution de certaines lignes de la commande à un budget, et d’autres lignes à un autre budget (regroupement)

‐ Répartition d’une ligne de commande sur différents budgets (fractionnement) ‐ Combinaison des deux précédents

Bien entendu, les imputations multi‐budgets ne sont pas obligatoires : dans bien des cas, vous laisserez SuBu fonctionner en mode « global » (par défaut) et chaque bon de commande sera alors simplement lié à un budget unique global.

Comment effectuer une imputation globale de la commande sur un seul budget

Cliquez sur la case « Imputation » du bon de commande.

L’écran de gestion des imputations budgétaires apparaît :

SuBu – Guide de l’imputation budgétaire (v2 21 juillet 2012)

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Cliquez sur le bouton « Ajouter une imputation ».

L’écran de choix du budget apparaît :


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Sélectionnez le budget niveau « imputation », puis la « rubrique », la « sous‐rubrique » et enfin la « nature » budgétaires. Validez.

Si vous n’avez pas d’autre imputation pour cette commande, c’est tout ce que vous avez à faire.

Vous avez remarqué que le montant imputé sur ce budget est à zéro : c’est normal, car ici, l’imputation a été réalisée avant d’avoir saisi les lignes de la commande. Le montant de la commande est donc encore à zéro.

Quand vous remplirez les lignes de la commande, le montant total de la commande sera correctement traité et le montant imputé sur cet unique budget sera automatiquement mis à jour :


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Si vous avez commencé à remplir les lignes du bon de commande avant d’effectuer l’imputation sur un budget, le montant courant de la commande apparaîtra en face de l’imputation.

L’intitulé de l’imputation est sur fond violet, ce qui signifie qu’il s’agit de l’imputation principale. Cela est également signalé par l’astérisque devant le numéro d’imputation (colonne de gauche).

Le numéro de la ligne de commande (colonne 5) est à zéro ; c’est normal car cette imputation n’est pas liée à une ligne en particulier de la commande mais à toutes les lignes de la commande.

Validez pour revenir à l’écran de saisie de la commande. Modifiez les différents éléments selon vos besoins, puis validez globalement la commande.

Pour modifier le budget initialement choisi, sélectionnez la ligne, puis cliquez sur « Modifier l’imputation ».

Important : pour pouvoir valider l’écran de gestion des imputations budgétaire (bouton « Valider ») le montant des imputations doit être égal au montant de la commande (les écarts, qui s’affichent en bas de l’écran, doivent être à zéro).

Comment imputer une commande sur plusieurs budgets

Il est recommandé de saisir les lignes de la commande avant d’effectuer les imputations budgétaires. Ainsi, vous disposerez des montants des différentes lignes ce qui facilitera votre travail.

Supposons que votre commande contienne l’achat de deux prestations (no1 et no2). La prestation no1 doit être imputée sur le budget « A » et la prestation no2 doit être imputée sur le budget « B ».


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Commencez par saisir le contenu de votre commande, librement. Le texte des lignes n’a pas besoin de contenir le nom du budget associé (dans l’exemple ci‐dessous, l’indication du budget n’est présente que pour la clarté de l’explication).

Après avoir rempli le détail de la commande, cliquez sur la case « Imputation » (la case imputation signale une erreur, car votre commande comporte des montants non imputés) :

A partir de l’écran « Gestion des imputations budgétaires », ajoutez une première imputation :

Par défaut, et comme précédemment, SuBu effectue automatiquement une imputation globale de la commande sur ce premier budget.

Cliquez sur « Ajouter une imputation » pour ajouter une seconde imputation, choisissez une deuxième imputation.


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A partir du moment où vous avez plus d’une imputation budgétaire pour une commande, vous allez indiquer à SuBu comment répartir les lignes de votre commande sur ces différentes imputations.

Comme vous le constatez, le montant de l’imputation principale a été remis à zéro, et le bouton « Valider » est inaccessible car les écarts ne sont pas à zéro.

Effectuez un « glisser‐déposer » (« drag and drop ») de la ligne de commande vers le budget sur lequel vous voulez l’imputer :

Résultat :

Cliquez – glissez‐ déposez


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Vous avez associé (imputé) la ligne 4 de la commande(montant HT 300€) sur le budget n°1 (Largo Winch).

Notez que l’intitulé de la ligne 4 de la commande est maintenant grisé, ce qui indique que cette ligne est imputée en totalité (elle ne peut plus être imputée à nouveau sur un autre budget).

Vous ne pouvez toujours par valider car il subsiste un écart : la ligne 7 de la commande n’est toujours pas imputée.

Procédez de la même façon (glissez‐déposez) et imputez ainsi la ligne 7 de la commande sur la seconde ligne d’imputation budgétaire.

Résultat :


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Remarque : vous ne pouvez pas imputer les lignes non valorisées du bon de commande (lignes de commentaire, de texte libre sans quantité ni prix unitaire, ou ligne vides).

Vous pouvez maintenant valider vos imputations.

Si vous changez d’avis et que vous souhaitez finalement imputer une ligne sur un autre budget :

Sélectionnez la ligne d’imputation budgétaire et cliquez sur « Modifier l’imputation ».

Vous pouvez aussi :

« Remettre à zéro » une ligne d’imputation. Dans ce cas, la ligne de bon de commande précédemment associée à ce budget redevient imputable. Le budget reste dans la liste des imputations budgétaires, mais sans montant ni pourcentage. Usage typique : vous avez associé une mauvaise ligne de commande à ce budget et vous voulez refaire le lien avec une autre ligne de commande.

« Supprimer l’imputation » : la ligne de bon de commande précédemment associée à ce budget redevient imputable. Le budget est effacé de la liste des imputations budgétaires. Usage typique : vous avez fait une erreur dans le choix du budget.

« Désigner comme imputation principale » : la ligne de budget sélectionnée devient « Imputation principale » (n°1). La ligne qui était « imputation principale » devient « imputation auxiliaire ».

Important : l’imputation principale est celle qui apparaît sur le bon de commande imprimée.

Comment fractionner une ligne de commande sur différents budgets :

On suppose que votre commande comporte une ligne (ici, la ligne 4 de la commande) que l’on souhaite imputer par répartition sur deux budgets différents.

Commencez par ajouter vos deux budgets comme précédemment (« ajouter une imputation »).

Cochez la case « Autoriser le fractionnement des lignes de la commande »


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Glissez‐déposez la ligne voulue vers le budget voulu :

Au moment où vous déposez la ligne de commande sur la ligne de budget, SuBu vous propose cet écran complémentaire :


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Saisissez le montant à imputer sur ce budget à partir de cette ligne. Vous pouvez également travailler en pourcentage si c’est la logique de votre imputation.

Dans cet exemple, nous choisissons d’imputer 200€ sur le budget n°1.

Remarque : l’équivalence montant / pourcentage est calculée sur deux décimales avec arrondi automatique. Il est possible que ce montant ne corresponde pas exactement à celui que vous obtiendriez par d’autres moyens (calculette…).

Après validation :


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La ligne de commande n°4 est en italique, ce qui dénote une imputation partielle (il reste 100€ à imputer à partir de cette ligne).

Faites un nouveau glisser‐déposer à partir de la ligne 4 de la commande vers le budget n°2. SuBu vous propose automatiquement le montant « restant à imputer ».

Résultat final :

La ligne de commande n°4 est maintenant grisée (ce qui signifie qu’elle est totalement imputée) et chacun des deux budgets comporte sa part d’imputation (200€ pour le premier, 100€ pour le second).

La commande est totalement imputée (écarts à zéro) et vous pouvez donc valider.

Cas complexes

Vous pouvez combiner les deux possibilités précédentes pour traiter les cas complexes : par exemple une commande comportant 3 lignes, dont une fraction des deux premières doit être imputée sur un même budget, le solde de la première ligne devant être imputée sur le même budget que la totalité de la troisième ligne, et le solde de la deuxième ligne devant être imputée sur un budget distinct de tous les autres.

Si vous fractionnez des lignes de commande distinctes sur le même budget (par exemple 40% de la ligne 1 sur le budget A et 12% de la ligne 4 sur ce même budget A), le budget apparaîtra deux fois dans la liste des budgets avec pour chaque occurrence le pourcentage et la valeur correspondant à la ligne associée.

Dans tous les cas, vous devez imputer la totalité du montant de la commande avant de pouvoir l’enregistrer dans la base de données.

Vous ne pouvez pas imputer partiellement une commande et en laisser une partie non imputée.


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Que se passe‐t‐il si vous modifiez ultérieurement les lignes de la commande ?

La situation est la suivante : vous avez créé une commande et vous avez effectué normalement votre imputation budgétaire. Vous avez ensuite enregistré normalement votre commande dans la base de donnée.

Quelques temps plus tard, vous avez besoin de modifier le contenu de la commande pour en modifier des lignes : quantité ou prix unitaire ou encore ajouter des lignes ou effacer des lignes (on suppose que la commande n’est pas signée ni soldée).

Les conséquences sur les imputations budgétaires existantes sont les suivantes :

Imputation globale (cas classique):

Le montant globalement imputé suit dans tous les cas le montant total de la commande. Aucune action particulière n’est nécessaire de votre part.

Imputations multiples :

Si vous modifiez une ligne attribuée‐ en totalité ou en partie ‐ à un budget, le montant imputé sur ce budget suit automatiquement les modifications de montant. Aucune action particulière n’est nécessaire de votre part.

Si vous effacez une ligne de commande attribuée à un budget, l’élément budgétaire auquel cette ligne de commande était liée voit son montant remis à zéro mais il reste dans la liste des budgets liés à la commande (il reste donc présent mais neutre). Vous pouvez si vous le souhaitez le supprimer manuellement de la liste des imputations mais aucune action particulière n’est nécessaire de votre part.

Si vous ajoutez une ligne (valorisée) à une commande faisant l’objet d’imputations multiples, dans ce cas vous devrez aller dans la gestion des imputations budgétaires pour indiquer à SuBu « quoi faire » de cette nouvelle ligne. SuBu ne procédera pas à l’imputation automatique de cette nouvelle ligne de commande.

Conséquences sur le suivi budgétaire

Les possibilités d’imputations multiples sont reflétées dans les documents de suivi budgétaire.

Si une commande fait l’objet d’imputations multiples, seules les fractions de la commande imputées sur le budget « A » apparaîtront lorsque vous effectuerez un suivi budgétaire du budget « A ».

Cas particulier : si plusieurs lignes d’une même commande sont imputées sur le budget « A » (et d’autres lignes sur d’autres budgets), le suivi budgétaire fera apparaître les différentes lignes du bon de commande liées à ce budget « A » et le bon de commande apparaîtra donc plusieurs fois dans le suivi de ce budget (une fois par ligne concernée, et pour le montant concerné).


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Conséquence sur la liste des commandes associées à un budget

Ces listes (bouton ‘Lister les commandes’ des onglets ‘Imputations’ et ‘Budgets’) feront apparaître toutes les lignes (s’il y en a plusieurs) liées au budget sélectionné. Pour information, SuBu affiche également le montant total de la commande (toutes imputations confondues).

Dans le cas d’imputations multiples à partir d’une commande, il est donc normal que cette commande apparaisse plusieurs fois dans ces listes (une fois par ligne concernée).

Contrôle de la disponibilité budgétaire

Après avoir choisi sur quel(s) poste(s) budgétaire(s) vous désirez imputer une commande, SuBu vous offre la possibilité de contrôler la disponibilité budgétaire, autrement dit, de vérifier qu'il reste suffisamment de budget disponible sur les postes budgétaires demandés.

Le contrôle de disponibilité budgétaire peut se faire à deux étapes différentes de la création (ou de la modification) d'une commande.

Lors des choix d'imputation

Le bouton "Disponible budget", accessible depuis l'écran des gestion des imputations budgétaires de la commande, calcule en temps réel le "disponible" de chacun des postes budgétaires imputés.


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Le résultat du calcul se présente ainsi (dans cet exemple, deux postes budgétaires sont imputés) :

Le résultat du contrôle est symbolisé par la "pastille" de la colonne de droite ("?").

Vous remarquez que, bien que TROIS postes budgétaires apparaissent dans la fenêtre de gestion des imputations, DEUX seulement apparaissent dans la fenêtre de contrôle des disponibilités budgétaires.

Dns l'exemple choisi, cela est normal car il n'y a que deux postes budgétaires DIFFÉRENTS imputés (l'un des deux postes ‐ "Gazons / Rouleaux" ‐ est lié à deux lignes différentes de la commande). Le contrôle de disponibilité budgétaire effectue un regroupement des différents postes imputés afin de pouvoir calculer leur valeur globale.

Vous pouvez obtenir la justification de ce résultat en "ouvrant" les détails. Vous obtenez alors la justification de la ligne sélectionnée dans la liste.


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Dans cet exemple, la commande est en cours de modification et elle avait précédemment été enregistrée (validée) pour un montant de 1.590 EUR sur le poste "Parcs et jardins / Plantations / Gazons /Rouleaux".

La modification en cours a augmenté la valeur de la commande pour cette imputation (les quantités ont été augmentées) d'un montant de 322,50 EUR.

Le calcul étant effectué en temps réel, vous pouvez "Rafraîchir" l'affichage : cela peut être utile si, par exemple, après avoir constaté qu'un budget est insuffisant, vous appelez le responsable de se budget pour lui demander de l'augmenter. Après que le responsable du budget a augmenté le budget alloué à ce poste (en admettant qu'il accepte!) vous pouvez rafraîchir l'affichage et constater immédiatement si le contrôle est devenu satisfaisant. De cette façon, vous conservez votre commande et l'ensemble de son contenu, et vous ne la validez que lorsque les budgets sont satisfaisants.

Résultat possible du contrôle de disponibilité budgétaire

Le résultat du contrôle peut être :

Rouge : le budget disponible est insuffisant pour satisfaire la demande (nouvelle si il s'agit d'une mise à jour) de la commande;

Orange : le budget disponible est suffisant, mais il reste moins de 5% de disponibilité;

Vert : le budget est suffisant;

Gris : la commande n'effectue aucun demande nouvelle sur ce budget. Lors de la création d'une commande, cela peut se produire si vous imputez des lignes avec une valeur nulle. Lors d'une modification, cela se produit si les modifications n'ont pas d'influence sur ce poste budgétaire, ou si la conséquence des modifications entraîne une diminution de la demande sur le poste budgétaire concerné.

Dans la version actuelle du logiciel, vous pouvez toujours valider une commande, même si un budget est insuffisant.

Dans la version actuelle du logiciel, vous pouvez toujours demander l'affichage des détails du résultat du contrôle de disponibilité budgétaire.

Lors de la validation de la commande

Le bouton de validation d'une commande comporte un menu déroulant qui propose deux possibilités:


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Remarque : le seul choix de l'une de ces deux options ne déclenche PAS la validation. Vous devrez cliquer le bouton pour valider la commande.

Bouton "Valider" en mode "et contrôler les budgets".

Bouton "Valider" en mode "sans contrôler les budgets"

Dans la version actuelle du logiciel, vous pouvez librement choisir de valider avec ou sans contrôle du disponible budgétaire. Si, d'une façon générale, vous validez les commandes quel que soit le disponible budgétaire, il est conseillé d'activer le mode "Valider sans contrôler les budgets" afin d'obtenir les meilleures performances.

Si le mode "Valider et contrôler les budgets" est actif, et que vous cliquez sur "Valider", l'écran de contrôle des disponibilités s'affiche.

La seule différence est la présence d'un bouton ("Valider" ou "Valider quand même") en bas de la fenêtre. D'autre part, le bouton "Terminer" est remplacé par "Revenir à la commande".

Si tous les budgets imputés sont suffisants, le bouton de validation sera intitulé "Valider". Si l'un au moins des budgets est insuffisant, l'intitulé sera "Valider quand même".

Un clic sur ce bouton finalise la validation et l'enregistrement de la commande.


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Affichage du disponible budgétaire hors gestion des commandes

Vous pouvez obtenir un "cliché" du disponible budgétaire d'un poste budgétaire (niveau "Nature") en sélectionnant l'onglet "Budgets", puis en atteignant la nature voulue. Le bouton "Disponible" est alors activé :

Le disponible pour ce poste budgétaire est alors affiché ainsi :

Si le total des consommations est supérieur au montant budgété, le disponible est zéro.

Quelques précisions relatives au calcul du disponible budgétaire

Tous les montants sont affichés dans la devise de référence de la société (en euros, en général).

Les commandes et factures en devises sont converties dans la devise de référence de la société au cours figurant dans la commande.

Le calcul des consommations suit la règle habituelle (total des factures si commande soldée, valeur la plus élevée entre commande et total des factures si commande non soldée).

Toutes les valeurs sont calculées sur la base du hors taxes. Dans une version ultérieure, il sera possible de préciser si les consommations budgétaires doivent utiliser les montants HT ou TTC (cas des établissements publics, collectivités territoriales etc.).

Documents

Guide de l’imputation budgétaire - subudget.comsubudget.com/subu/doc/SuBu_Guide_imputation_budgetaire_v02.pdf · SuBu – Guide de l’imputation budgétaire (v2 21 juillet 2012)