HELSINGIN KAUPUNGINMATKAILU- JA

KONGRESSITOIMISTONTOIMINTAKERTOMUS

VUOSI 2004

HELSINGIN KAUPUNGIN MATKAILU- JA KONGRESSITOIMISTON TOIMINTAKERTOMUS 2004 Matkailu- ja kongressitoimisto palvelee Helsinkiin saapuvia matkailijoita, markkinoi Helsinkiä vapaa-ajan matka- ja kokouskohteena, tiedottaa tarjolla olevista matkailupalveluista ja kehittää niitä yhteistyössä elinkeinon ja muiden sidosryhmien kanssa. Toimisto jukaisee esitteitä, kartto-ja, Helsinki Newsletter –sidosryhmälehteä ja muuta materiaalia sekä ylläpitää omia verkkosivu-ja. Matkailuneuvonta Matkailuneuvonta Pohjoisesplanadilla palveli kävijöitä 1.1.–1.5. ja 1.10.–31.12. ma-pe klo 9-18 ja la-su 10–16 sekä kesäkaudella 2.5.–30.9. ma-pe klo 9-20 ja la-su klo 9-18. Vuonna 2004 kä-vijöitä oli noin 330 000. Hotellikeskuksen yhteydessä Rautatieasemalla sijaitsevassa neuvonta-pisteessä palveltiin yli 50 000 kävijää. Lisäksi neuvontaa annettiin puhelimitse yli 13 800 asiak-kaalle sekä sähköpostitse, kirjeitse ja fakseilla noin 5000 asiakkaalle. Matkailutoimiston 20 Hel-sinki Help -turistineuvojaa opasti kesä-elokuussa yli 70 000 asiakasta. Matkailuneuvonnassa toimii jatkuva asiakastyytyväisyysseuranta lomakekyselynä sekä nettiversiona. Vapaa-ajan matkailuun kohdistuva markkinointi Kansainvälinen markkinointi Kansainvälisen markkinoinnin päämarkkina-alueet vuonna 2004 olivat Iso-Britannia, Saksa, Yh-dysvallat, Ruotsi ja Venäjä. Ulkomaisten matkailijoiden yöpymiset kasvoivat Helsingissä 1,8 % ja keskimääräinen viipymä nousi ennätysmäiseen 2,01 vuorokauteen. Helsingin majoitusliik-keissä tilastoitiin noin 2,5 miljoonaa yöpymisvuorokautta, joista 61 % (noin 1,5 miljoonaa) oli ulkomaalaisten matkailijoiden yöpymisvuorokausia. Helsingin ulkomaan markkinoinnin kärkenä ovat kaupunkilomat (city breaks), jotka ovat kestol-taan 2 – 3 vrk ja ohjelmaltaan kulttuuripainotteisia. Pääkohderyhmät ovat keski-ikäiset pariskun-nat sekä nuoret aikuiset. Markkinointiyksikkö osallistui 32 kansainväliseen markkinointitapahtu-maan, joista 2 järjestettiin Suomessa. Talviajan matkailua edistettiin ”Hot Helsinki Team” – ja Delightful Nordic Oddity –kampanjoiden avulla. Kotimaan markkinointi Kotimaan markkinointi suuntautuu koko Suomeen. Kohderyhmänä ovat erityisesti lapsiperheet, keski-ikäiset pariskunnat ja ryhmämatkustajat. Toimisto osallistui yhdeksään eri markkinointita-pahtumaan kotimaassa. Matkailu- ja kongressitoimisto koordinoi Helsingin seudun yhteisosaston Matka 2004 -messuilla. Messujen teema oli perhematkailu. Osastolla oli mukana 14 matkailuyritystä ja –organisaatiota pääkaupunkiseudulta. Lisäksi osallistuttiin Suoma ry:n tuotetoreihin ja ryhmämyyntikiertuee-seen. Toimisto jatkoi markkinointiyhteistyötä Espoon ja Vantaan matkailutoimien kanssa ja tuotti toista kertaa pääkaupunkiseudun kesäkautta markkinoivan Etelään! -liitteen LomaSuomi -julkaisun yhteyteen.

Kongressimarkkinointi Kongressiyksikkö markkinoi Helsinkiä kokous- ja kongressikaupunkina sekä kannustematkakoh-teena kotimaisille ja ulkomaisille kokous- ja matkanjärjestäjille. Finland Convention Bureaun kanssa sovitun työnjaon mukaisesti yksikkö keskittyi ulkomaan markkinoilla erityisesti yritysko-kouksiin ja kannustematkoihin. Kotimaassa kohteena olivat suuret yritys- ja järjestökokoukset. Yksikkö osallistui vuoden aikana 11 kansainväliseen messu- ja myyntitilaisuuteen. Yksikkö jär-jesti nyt kolmannen kerran Helsinki Highlights -myyntitapahtuman, jossa alan elinkeino esitteli tuotteitaan kokouksien järjestäjille. Tapahtumaan osallistui noin 50 näytteilleasettajaa ja 650 vierasta. Yksikkö osallistui yhteensä 4 kotimaan kokousalan myyntitapahtumiin ja messuille. Yksiköllä oli oma osasto Kongressi 2004 –tapahtumassa. Kongressiyksikkö toimi aktiivisesti kolmessa kansainvälisessä ja yhdessä kotimaisessa alan järjestössä sekä osallistui Suomen Meeting Professionals International -osaston toiminnan ke-hittämiseen. Lisäksi yksikkö koulutti hotellien myyntihenkilöitä Helsingin markkinointiin kongres-sikaupunkina, kongressinjärjestäjiä kongressien käytännön järjestelyissä sekä kertoi alan opis-kelijaryhmille yksikön toiminnasta. Viestintä Matkailijoille suunnattu perusesite ”Helsinki on Sinun" ilmestyi tammikuussa, esitettä painettiin 12 kielellä. Pääesitettä tukemaan tehtiin Kesä-Helsinki ja Talvi-Helsinki –tapahtumaesitteet kol-mella kielellä. Perusesitteestä tuotettiin kevyt versio ”Welcome to Helsinki”, joka ilmestyi eng-lannin-, hollannin- ja unkarinkielisenä. Lisäksi julkaistiin matkailun ammattilaisille suunnattu päivitetty "Helsinki Agent´s Manual", asian-tuntijavierailuja kaupungin eri virastoihin markkinoiva "Special Interest in Helsinki" ja kokous-ammattilaisille suunnattu ”Helsinki Meeting Planner’s Manual”. Ammattilaisille suunnattu sidosryhmälehti Helsinki Newsletter ilmestyi neljä kertaa vuodessa suomeksi ja englanniksi. Painosmäärä kasvoi syksyn lehdestä alkaen 11 500 kappaleeseen numeroa kohden. Lisäksi julkaistiin internetissä Helsingin matkailun kehitys 2003 -vuosiraportti sekä tilastoraportti kuukausittain. Julkaisujen yhteispainosmäärä vuonna 2004 oli 1 670 000. Matkailu- ja kongressitoimiston viestintätiimi tuotti vuonna 2004 myös useita lehti-ilmoituksia alan kansainvälisiin ja kotimaisiin julkaisuihin sekä muuta materiaalia matkailuelinkeinon tarpei-siin. Lehdistötiedotteita julkaistiin 11. Matkailutoimiston uudet tietokantapohjaiset verkkosivut avattiin 15.1. Portaali palvelee suomek-si, englanniksi ja ruotsiksi. Täysin uusina palveluina sivuilla on omat osiot myös matkailun am-mattilaisille ja medialle. Myös kokousjärjestäjien sivuja monipuolistettiin. Muut keskeiset toiminnot Vuonna 2004 toimisto hoiti 93 mediaryhmän tutustumiskäyntiä, vieraita oli yhteensä 400. Va-paa-ajan ja kokousmatkojen järjestäjävierailuryhmiä oli 65 ja vieraita 1277. Kannustematkailu-

ryhmiä Helsingissä vieraili 14, yhteensä 117 henkilöä. Muita ryhmiä, esim. koululaisryhmiä oli 15, jotka koostuivat yhteensä 330 henkilöstä. Ryhmien kokonaisluku oli 187 ja vieraiden 2124. Matkailu- ja kongressitoimisto ylläpiti yhteyksiä ja tietovaihtoa Euroopan kaupunkien matkailu-toimistojen yhteistyöjärjestössä European Cities Tourism’issa, jossa matkailupäällikkö toimii hal-lituksen jäsenenä. Itämeren alueella yhteistyötä jatkettiin Baltic Sea Tourism Commission’in kanssa. Lokakuussa käynnistyi EU:n myöntämällä tuella Itämeren maiden ja kaupunkien yhtei-nen risteilyprojekti Baltic Cruise Project. Vuonna 2003 perustettu Helsingin matkailun yhteistyöryhmä kokoontui kolme kertaa. Matko jär-jesti virallisille turistioppaille useita koulutustilaisuuksia sekä informaatiotilaisuuden. Pääkaupun-kiseudun alan toimijoille toimisto järjesti Helsingin alueen matkailufoorumin ja meriturvallisuus-seminaarin. Kaupungin tiedottajille järjestettiin tiedotustilaisuus. Lisäksi osallistuttiin aktiivisesti Helsingin vetovoimakohteiden, kuten Suomenlinnan, Korkeasaaren ja Seurasaaren palvelujen parantamiseen sekä kaupunkitapahtumien kehittämiseen. Kaupunkisuunnitteluviraston liikennesuunnittelun kanssa järjestettiin edellisvuoden tapaan Tie-palvelun liikenteenohjausta Temppeliaukion kirkolle ja Senaatintorille matkailun huippusesongin ajaksi. Uusi toimintastrategia Matkailu- ja kongressitoimisto julkaisi uuden toimintastrategian syksyllä 2004. Strategia esiteltiin pääkaupunkiseudun matkailuelinkeinolle ja Helsingin matkailun yhteistyöryhmälle. Strategiset päämäärät ajanjaksolla 2004 – 2008 ovat: -Matkailun merkitys Helsingin taloudelle tunnustetaan yleisesti -Helsingillä on yhteisesti hyväksytty alueellinen matkailustrategia -Helsinki lisää alueellista yhteistyötä -Matkailuelinkeinon yhteistyölle kiinteät toimintamallit -Helsingin markkinointi on systemaattista -Yhteismarkkinointi toimii tehokkaasti -Matkailupalveluja ja niiden laatua kehitetään systemaattisesti -Matkailijoiden palvelua tehostetaan perustamalla uusi matkailijakeskus -Yhtenäinen markkinointiviestintä luo imagoa ja rakentaa Helsinki-brändiä -Tapahtumat toimivat markkinoinnin kärkinä Organisaatio & henkilöstö Henkilöstön määrä - vakituista henkilökuntaa 17 - neuvonnan osa-aikaisia työntekijöitä 4 - Helsinki Help –turistineuvojia 20 - neuvonnan kesätyöntekijöitä 10 (eri pituisia ajanjaksoja) - 1 oppisopimusoppilas, useita harjoittelijoita ja työllistettyjä erimittaisia työjaksoja

Helsingin Matkailu Oy Helsingin kaupunki lunasti kesällä 2004 Helsingin Matkailu Oy:n kaikki osakkeet ja yhtiö käyn-nisti toimintansa Helsingin kaupungin matkailu- ja kongressitoimiston teknisenä apuyhtiönä mar-raskuussa 2004. Yhtiön toimitusjohtajana toimii päätyönsä ohella matkailu- ja kongressitoimis-ton yhteyspäällikkö Tuulikki Becker. Yhtiön palveluksessa oli vuoden lopussa kaksi määräai-kaista työntekijää. Henkilöstön kouluttaminen ja kehittäminen Matko jatkoi vuonna 2003 aloitettua laatuvalmennusta Matkailun edistämiskeskuksen Laatuton-ni-mallin mukaisesti. Henkilökuntaa koulutettiin matkailu- ja kongressialan seminaareissa, kong-resseissa ja koulutustilaisuuksissa. Lisäksi opiskeltiin mm. vieraita kieliä, visuaalista suunnitte-lua ja atk-taitoja. Toimisto teki opintomatkan Tukholmaan joulukuussa. Tutustumiskohteita olivat MEKin Tukhol-man toimisto sekä Tukholman matkailutoimisto (Stockholm Visitors Board). Lisäksi tehtiin tutus-tumisvierailuja Helsingin hotelleihin, kokouspaikkoihin ja matkailukohteisiin. MATKAILU- JA KONGRESSITOIMISTON TOIMINNAN TUNNUSLUKUJA

Vuosi 2002 Vuosi 2003 Vuosi 2004

Matkailun tunnuslukuja Yöpymiset Helsingissä, yhteensä * 2 499 381 2 508 625 2498 169 Yöpymiset Helsingissä, kotimaiset * 982 257 1 009 631 970 273 Yöpymiset Helsingissä, ulkomaalaiset * 1 517 124 1 498 994 1527 896 Matkailu- ja kongressitoimiston tunnuslukuja Matkailuneuvonnan asiakkaat 377 908 366 433 380 210 Puhelimitse palvellut asiakkaat 20 136 17 899 13 843 Sähköpostitse, kirjeitse ja faksein palvellut asiakkaat 5 410 4 858 4 987 Helsinki Help -turistineuvojien asiakkaat 105 289 105 140 70 249*** Painetut esitteet 1 295 700 1 643 500 1 670 000 Osallistumiset alan messuille ja myynti- tapahtumiin ulkomailla 34 44 43 Osallistumiset alan messuille ja myynti- tapahtumiin kotimaassa 8 7 13 Mediavierailuja 127 90 93 Matkanjärjestäjävierailuja 344 ** 98 79 Muut markkinointivierailut 13 15 * Lähde Tilastokeskus ** Luvussa mukana Finland Purpuri Travel Market –myyntitapahtumaan osallistuneet matkanjärjestäjät. ***Neuvontakausi oli yli 2 viikkoa lyhyempi kuin aiempina vuosina ja neuvojien määrä oli vähentynyt 7 henkilöllä.