مدیریت کاال و خدمات

مقدمه

ارداران قسمت مدیریت کاال و خدمات در نرم افزار نظام نوین مالی مربوط به انبار واال از انبروج کار، خه انب و کارپردازان می باشد که باید در زمان ورود کاال بت اطالعات ریالی مربوط به آن و در زمان انبارگردانی پایان سال، اطالعات بدساتاس اطالعد. براسه ثبت برسذکور ب آمده از طریق شمارش کاال در قسمت ماتی ثبت شده، سند حسابداری آن توسط نرم افزار تولید می شود که هرچه اطالع که ثبت شده دقیق تر و کامل تر باشد، اسناد حسابداری تولید شده قابلیت اتکا

بیشتری دارد.

هدف: -1زاررم افاربری نارپردازی و ک آشنایی کامل به مباحث تئوری انبارداری و ک

نظام نوین مالی)قسمت مدیریت کاال و خدمات(

دامنه کاربرد:-2

دمات برای تمام انبارداران و کارپردازان کلیه دانشگاه های علوم پزشکی و خبهداشتی درمانی کشور

مفاهیم و تعاریف:-3

اانبار: بطور کلی انبار محل و فضایی است که یک یا چند نوع کاال)مصرفی یدی وه بن غیر مصرفی و یا هردو( بر مبنای یک سیستم صحیح و مناسب طبق

نگهداری شود.

شخصی است که در قبال فعالیت مرتبط با انبارها، وظایفی بر اوانباردار: محول شده است.

درخواست رسمی خرید صادره توسط انباردار،فرم درخواست خرید کاال: جهت خرید مواد و کاال می باشد.

دحداقل موجودی: ار نبای کمترین مقدار موجودی است که موجودی کاالی انبکمتر از این مقدار شود.

ارحداکثر موجودی: اال در انب مقدار موجودی است که نباید مقدار موجودی کاز آن بیشتر شود.

1

دمتوسط موجودیار خواه : درواقع میانگین حداکثر و حداقل موجودی در انببود.

همدت تحویل سفارش)زمان الزم دریافت سفارش(ه از تهیانی ک : مدت زم درخواست خرید، تصویب خرید، انجام سفارش و تدارکات تا دریافت سفارش

الزم است.

ودینقطه سفارش:تی موجه وق آن مقدار از کاالی موجود در انبار است کد کاال در انبار به آن مقدار رسید، باید برای خرید مجدد آن کاال درخواست خری

صادر شود تا هیچ گاه انبار با کمبود یا فقدان موجودی مواجه نشود.

آن تعداد از کاال یا موجودی است که سفارش داده می شود.میزان سفارش:

طرسید انبار)قبض انبار(:ط توس فرمی است که به هنگام دریافت کاال توسانباردار صادر و مبنای تایید و تحویل کاال به انبار می باشد.

وردحواله انبار:االی مت کافت درخواس فرمی است که انبار دار پس از دری تقاضا در زمان خروج کاال از انبار و تحویل کاال به متقاضی صادر خواهد

نمود.

ق اقالم وانبارگردانی: عبارت است از موجودی برداری عینی و شمارش دقیاجناس موجود در انبار

دارک کاال وواحد تدارکات یا کارپردازی: واحدی است که نسبت به خرید و تدامررات اقایت مقا رعاز و بات مجتور مقامق دس خدمات مورد نیاز، طب

می کند.

داری آنکاردکس کاال: ل نگهاال و محک ک فرمی است که در آن مشخصات یواردینی ماال یع در انبار و بطور کلی اطالعات مورد نیاز در ارتباط با یک کاالیدار کداد/مقده، تع چون موجودی اول دوره ، تعداد/مقدار کاالی وارد شاتر اطالعان و هر زم خارج شده، مانده تعدادی/مقداری موجودی کاال در ه

ضروری دیگر در ارتباط با کاال در آن نمایش داده می شود.

اال: الی کاردکس ریلکاال و محک کات یه در آن مشخصت کرمی اس فاالک کورد نیاز در ارتباط با ی نگهداری آن در انبار و بطور کلی اطالعات م یعنی مواردی چون موجودی اول دوره)تعدادی/مقداری و فی(، تعداد/مقدار ودهده، مانارج شاالی خدار و فی کداد/مقده، تعاالی وارد ش فی کر تعدادی/مقداری و فی موجودی کاال در هر زمان و هر اطالعات ضروری دیگ

در ارتباط با کاال در آن نمایش داده می شود.

2

فرمی است که در آن مشخصات تمام کاالها و محل نگهداری آنگردش کاال: ا یعنیام کاالهاز در ارتباط با تمورد نیور کلی اطالعات مار و بط در انبده، مواردی چون تعداد/مقدار موجودی اول دوره ، تعداد/مقدار کاالی وارد شرودی کاال در هداری موجدادی/مقده، مانده تع تعداد/مقدار کاالی خارج شایش دادهاال در آن نما کاط بر در ارتبروری دیگات ضر اطالعان و ه زم

می شود.

اال: الی کلگردش ریا و محام کاالهات تمه در آن مشخصت کرمی اس ف نگهداری آن در انبار و بطور کلی اطالعات مورد نیاز در ارتباط با تمام کاالها یعنی مواردی چون موجودی اول دوره)تعدادی/مقداری و فی(، تعداد/مقدار ودهده، مانارج شاالی خدار و فی کداد/مقده، تعاالی وارد ش فی کر تعدادی/مقداری و فی موجودی کاال در هر زمان و هر اطالعات ضروری دیگ

در ارتباط با کاال در آن نمایش داده می شود.

نگهداری کاال.1اطالعات پایه1.1معرفی انبار و تعیین سطح دسترسی1.1.1

ود داردز وجه در مرکایی ک در زمان معرفی انبار باید بر اساس محل یا فضانبار را تعریف کنید؛ بطور مثال: انبار مرکزی

نکته:ه تعریف انبار در نرم افزار نظام نوین مالی باید بر اساس فضاهایی ک

ودداری می شدی و نگهه بن کاالها)صرف نظر از نوع کاال( در آن طبقثبت شود.

اال در واحدهایی که بیش از یک انبار وجود دارد، با توجه به جابه جایی کاار بین راهی ب از انباری به انبار دیگر باید در قسمت معرفی انبار، انب

معرفی شود.99کد

اررفی انبمت معدها، در قسترل داخلی در واحزایش کنور اف به منظاردارانرای انبی بطح دسترساد سان ایج امک

)در انباری که مشغول به کار هستند( وجود دارد.

3

معرفی کد محلی کاال1.1.2

ابهولت در انتخور سه منظ کد محلی کاال در نرم افزار نظام نوین مالی، ب کاال از لیست کاالهایی که موجود در نرم افزار است. پس از درج کد محلیان ثبتد( درزمرف باشا حابی رقم یاراکتر انتخوان کر)می تورد نظ م

رسید/حواله با صرف زمان کوتاهی، کاالی مورد نظر را انتخاب کرد.هایی کرای کاالهدتا بد و عم استفاده از کد محلی بصورت اختیاری می باشتباهه اشاردار به انبود )کتفاده می شت اساد اسردش طی دوره آن زی گ

کاالیی که مشابه با کاالی مد نظر است، استفاده نکند(.

4

معرفی و ویرایش کاال1.1.3 کدگذاری و طبقه بندی کاال1.1.3.1

ر ازورد نظانه های مات و نشک آن اطالع رویه و سیستمی که به کم نقطه ای به نقطه ی دیگر یا از شخصی به شخص دیگر به صورت خالصه

انتقال نماید.اصلی ترین فواید کدگذاری کاال را می توان بصورت زیر بر شمرد:

ات وع آوری اطالعه جمک با و کمردن کااله یکنواخت و استاندارد کآمار

اال نگهداری و جمع آوری اطالعات موجودی انبار و ثبت ورود و خروج کاز انبارتوسط نرم افزارهای مالی

برنامه ریزی و کنترل موجودی ها و افزایش دقت در عملیات انبار

کل از اراکتر12کد گذاری کاال در نرم افزار نظام نوین مالی، متش کقابل تفکیک به شرح ذیل می باشد:

5

رفمت چپ معوم از ساراکتر اول، دوم و ساالکه ک طبقمی باشد.

،می باشد.گروه اصلیکاراکتر چهارم و پنجم ،می باشد. فرعی گروهکاراکتر ششم و هفتم ،را مشخص می کند.سریال کاالپنج کاراکتر آخر

در جدول ذیل نحوه کدگذاری کاال نشان داده شده است:

طبقهگروه اصلیگروه فرعیسریال

************

رقم3رقم2رقم2رقم5

اال"طبقه"اولین کاراکتر ودن کرفی برفی/غیرمص نشان دهنده مصودن1می باشد. اگر اولین کاراکتر کد )رفی ب ( باشد، نشان دهنده مص

( باشد، نشان دهنده غیر مصرفی بودن2کاال و اگر اولین کاراکتر کد )کاال است.

واحد سنجش1.1.3.2

واحد سنجش در نرم افزار نظام نوین مالی وجود دارد که قابل3 تفکیک به شرح ذیل می باشد:

واحد سنجش اصلی 2واحد سنجش 3واحد سنجش

نکته:

اال، ردش کاال/گاردکس کیری از کان گزارش گد" در زم واح مالک عمل خواهد بود."سنجش اصلی

6

نجشد سوان از واحانی می ته در3 و 2 زمرد کتفاده ک اس زمان دریافت کاال ، همیشه تعداد/مقدار آن

یکسان باشد.

بطور مثال:

و"بسته" آن 2 و واحد سنجش "عدد" واحد سنجش اصلی خودکار نجش د سارتن" آن 3واح "ک

ته ارتن 10می باشد و همیشه در هر بسر کار و در هدد خودک 100 عدار، واحرای خودکوان بالت می تود دارد. در این حار وجدد خودک ع

ریب3( و واحد سنجش 10 )بسته با ضریب تبدیل 2سنجش )کارتن با ضارتن100تبدیل ا کته یر بسداد آن در هر تع ( را مشخص کرد. ولی اگ

استفاده کرد. 3 و 2متفاوت باشد، نمی توان از واحد سنجش

اطالعات تکمیلی 1.1.3.3

چگونگی برنامه ریزی موجودی ها 1.1.3.3.1

در برنامه ریزی موجودی ها باید دو پرسش مطرح می شوداوال چه زمانی باید سفارش دهیم؟ثانیا چه مقدار باید سفارش دهیم؟

وه پس نح با بیان این دو سوال، مفاهیم جدید زیر مطرح می شود و سدذکر بایوق الواالت فه سویی بخ گ استفاده از این مفاهیم در پاس

مورد توجه قرار گیرد.حداقل موجودی

7

تر ازد کم کمترین مقدار موجودی است که موجودی کاالی انبار نبایهاال بودی که موج این تعداد/مقدار شود. با توجه به اینکه وقتی کانیدت زمذیرد، مورت می پ نقطه سفارش می رسد و سفارش صوزانی هندت زمود در این م طول می کشد که کاال به انبار وارد شارج شود. بنابراین باید مقداری کاال و مواد ممکن است از انبار خاظار لحدور از انبرای صودی بداقل موج مواد و کاال به عنوان ح

شود.

حداکثر موجودیار از آناال در انبودی کدار موجد مق مقدار موجودی است که نبایوجبود، مار شیزان انبودی بیش از این مر موجود. اگ بیشتر شد. درد ش نامطلوب شدن)ناباب( مواد و یا راکد شدن سرمایه خواهفارشدت ساال، مواد و ک تعیین حداکثر موجودی سرعت مصرف مرینرفه تا صاال و بواد و ک جدید، گنجایش انبار، هزینه نگهداری م

مقدار سفارش موثر خواهد بود.

نقطه سفارشید،دار رسداد/مقه آن تعار ب آن تعداد/مقدار از کاال یا موجودی انبامینرای تد بفارش خریود و سادر شد صت خرید درخواس بایهل از این کود، قبل شان حاصا اطمینذیرد تورت پودی ص موج

موجودی به میزان حداقل برسد مواد یا کاال به انبار خواهد رسید.میزان سفارش

آن تعداد/مقدار از کاال یا موجودی است که سفارش داده می شود.مدت تحویل سفارش

امد، انجویب خرید، تصت خریه درخواسه از تهیانی کدت زم ملدت تحویت مفارش الزم اسافت سا دریدارکات ت سفارش و ت

سفارش یا زمان الزم دریافت سفارش نامیده می شود.

8

باید توجه داشته باشد که در خریدهای داخلی زمان دریافت سفارشفارشافت سان دریارجی زم کوتاه تر و در سفارش و خریدهای خ

طوالنی تر می باشد. نکته:

وان ا عنزینه ای بات تکمیلی، گمت اطالعاربر" در قست ک در لیسر در"نمایش داده می شود که با غیر فعال کردن آن، کاالی مورد نظ

د وودی باشاال دارای موجر کود. اگایش داده نمی شتجو نم زمان جسفر گزینه مذکور را غیر فعال کنیم، تا زمانی که مانده کاالی مذکور به صاالیده کدن مانفر ش نرسد، در جستجو نشان داده می شود و بعد از ص

مزبور، در لیست جستجو نمایش داده نمی شود.

رسید 1.2وین1.2.1ام نزار نظرم افید در ن انواع رسمالی

نوع رسید در نرم افزار نظام نوین مالی وجود دارد که به شرح ذیل10می باشد:

رسید خرید کاال(1ورید مزب کاالیی که طی سال از فروشنده خریداری می شود. رسجزء رسیدهای مستقل می باشد)یعنی وابسته به حواله نمی باشد(.

رسید تحویل مستقیم کاال(2االه کدون اینکداری و بنده خریال از فروش کاالیی که طی س

وارد انبار شود به واحد توزیع می شود. د قابل ذکر است؛ رسید فوق در زمانی که پنجره مربوط به رسید خری

وجود داردکاال باز باشد، گزینه ای با عنوان اال"که در صورت فعال نمودن آن، د کید خریه "رسل" بید تحوی رس

تقل"مستقیم کاالیدهای مسزء رسور جید مزبود. رس تبدیل می شمی باشد.

رسید خرید و تحویل مستقیم به واحد /ستاد(3اال و ی کاالیی که توسط ستاد خریداری شده و به واحدتابعه ارست. توسط واحد، خریداری و به ستاد یا واحد دیگر ارسال شده اس

رسید مزبور جزء رسیدهای مستقل می باشد.

9

رسید ایجاد سوابق کاال(4رای ثبت اطالعات مربوط به لیست انبارگردانی پایان سال قبل بالیوین مام نزار نظرم افا نار را بازگی ک موسساتی که به ت

شروع کرده اند. می توانیکبار برای فقط قابل ذکر است؛ از رسید فوق

استفاده کرد. رسید مزبور جزء رسیدهای مستقلمی باشد.

رسید برگشت از مصرف/توزیع(5ف)نقصل مختله عله ب کاالیی که پس از ارسال به واحد مربوط فنی کاال( به انبار عودت داده می شود. رسید مزبور جزء رسیدهای

وابسته می باشد)یعنی وابسته به حواله توزیع/مصرف می باشد(.

رسید هدایا و کمک های دریافتی(6زءور جید مزبت. رس کاالیی که بصورت اهدایی دریافت شده اس

رسیدهای مستقل می باشد.

رسید دریافتی از ستاد(7زءور جید مزب کاالیی که از ستاد دانشگاه دریافت شده است. رس رسیدهای وابسته می باشد)یعنی وابسته به حواله ارسالی به واحد

تابعه می باشد(.

رسید دریافتی از واحد(8 کاالیی که از واحد تابعه دیگر دریافت شده است. رسید مزبور جزءهالی به ارسه حوالته بنی وابسد)یع رسیدهای وابسته می باش

ستاد/واحد تابعه می باشد(.

رسید جابه جایی کاال(9دهافت شود دارد دری کاالیی که از انبار دیگری که در مجموعه وجاالار دارویی، که از انبار داروخان است)بطور مثال؛ زمانی که انب

دریافت می کند( دارد و در قابل ذکر است، رسید فوق در ریز منوی رسیدها وجود ن زمانی که حواله جابه جایی تایید می شود)از قسمت رسیدهای تایید

ده"نشده( رسید آن در قسمت د نشای تاییایش داده"حواله ه نمنید)یعته می باشیدهای وابسزء رسور جید مزبود. رس می ش

وابسته به حواله جابه جایی می باشد(

10

رسید اصالح تعداد/مقدار(10اله ارسد تابعتاد/واحه ستمی ب زمانی که کاالیی بصورت سیسه دراالی مربوطد کد و بخواهد نکناال را تاییاردار کده و انب ش

د ود؛ در واحذف شتم حدهسیسال کننوانارسا عنیدی ب رسدار"داد/مقالح تعمت "اصتم و در قسط سیسیدهای" توس رس

تولید می شود."آماده ثبت سند حسابداری

حواله 1.3وین1.3.1ام نزار نظرم افه در ن انواع حوالمالی

ل7رح ذی نوع حواله در نرم افزار نظام نوین مالی وجود دارد که به شمی باشد:

حواله توزیع و مصرف(1خروج کاال از انبار و ارسال آن به واحد سازمانی

حواله ارسال به واحد تابعه(2

خروج کاال از انبار و ارسال آن به واحد تابعه

حواله ارسال به ستاد(3

خروج کاال از انبار و ارسال آن به ستاد دانشگاه

حواله جابه جایی کاال(4

خروج کاال از انبار و ارسال آن به انبار دیگر

حواله مرجوعی (5خروج کاال از انبار ارسال آن به فروشنده بدلیل معیوب بودن یا...

حواله اصالح تعداد/مقدار(6رمتباه در نه اشداری بدادی/مق اصالح رسید مرجع که از لحاظ تع

افزار ثبت شده است.

حواله هدایا(7خروج کاال از انبار بصورت اهدایی

رم1.4اال در نودی کابی موج روش ثبت و ارزیافزار نظام نوین مالی

11

است.دائمیروش ثبت موجودی کاال در نرم افزار نظام نوین مالی

الی )اولینFIFOروش ارزیابی موجودی کاال در نرم افزار نظام نوین م است.صادره از اولین وارده(

نکته:

در روش فایفو فرض می شود ترتیب فروش یا مصرف کاالها به ترتیبداری یا تولید تاریخ خرید آن ها می باشد. یعنی کاالهایی که ابتدا خری

شده است، نخست فروخته یا مصرف می شود.

مستقل/وابسته بودن رسیدها و حواله ها1.5 رسیدهای موجود در نرم افزار از لحاظ مستقل/وابسته بودن، قابل.1

تفکیک به شرح ذیل می باشد:

وابسته به حوالهمستقل

رسید برگشت از مصرف/توزیعرسید خرید کاال

رسید جابه جایی کاالرسید تحویل مستقیم کاال

رسید خرید و تحویل مستقیم بهواحد/ستاد

رسید دریافتی از ستاد

رسید دریافتی از واحدایجاد سوابق کاال

12

-رسید هدایا و کمک های دریافتی

تمام حواله ها وابسته به رسید هستند. .2 عامل می باشد:3وابسته بودن رسیدها/حواله ها به

تعداد.1فی.2)محل اعتباری(2تفصیل.3

تعداداظ تعداد، فی و تفصیل 2زمانی که حواله ای صادر می شود از لح

وابسته به رسید مرجع می باشد، یعنی اگر تعدادی که در زمانانه همداقل بد حاند، بایه ثبت رسوان ب صادر کردن حواله می ت

میزان رسید برای کاالی مربوطه به ثبت رسیده باشد.

فی

هدن حوالادر شد، پس از صیدی دارای فی باشه رسانی ک زمه"فی"بصورت اتوماتیک اص داده می شود، به اختصه حوال رسید ب

همین خاطر دیگر حواله ها به مرحله نرخ گذاری ارسال نمی شود.)محل اعتباری(2تفصیل

ه آن اری بد اعتبادر و کید صابداری رس زمانی که سند حسعیت ود و در وضتندات"اختصاص داده می شول مسد وصرار"تایی ق

هداعتباری کان ک می گیرد، سند حسابداری حواله صادر می شود و هم به سند حسابداری رسید اختصاصی داده شده به حواله تعلق می گیرد.

نکته:هه حوالتگی آن به وابسزار)کود در نرم افته موجیدهای وابس رسهانی کال زمور مث می باشد( دقیقا مشابه با فرآیند باال می باشد. بطدادی از آن را حواله توزیع/مصرف صادر می شود و بخواهیم تمام یا تعتفادهع اسرف/ توزیت از مصید برگشت دهیم از رسار برگش به انب

13

وانا بتد تده باشادر ش می کنیم، بدیهی است؛ باید اول حواله آن صرسید برگشت از مصرف/توزیع را در نرم افزار صادر کرد.

رسیدهایی که وابسته به حواله هستند در جدول ذیل مشخص شده است:

وابسته به حوالهرسیدحواله توزیع/مصرفرسید برگشت از مصرف/توزیع

حواله جابه جایی کاالرسید جابه جایی کاال

حواله ارسال به ستادرسید دریافتی از ستاد

حواله ارسال به واحد تابعهرسید دریافتی از واحد

رم1.6ه در نید و حوال فرآیند گردش عملیات ثبت رسافزار نظام نوین مالی

یدهای1.6.1 ات رسردش عملید گ فرآینمستقل)مدیریت کاال و خدمات(

14

انتخاب رسیدمورد نظر

اطالعاتمدیریت مالینرخ گذاریتایید نشده

مدیریت کاال وخدمات

مدیریت کاال وخدمات

مدیریت کاال وخدمات

خرید کاالنگهداری کاال اطالعات تاییدنشده

رسیدهای تاییدرسیدنشده

نرخ گذاریرسید

رسیدهای1.6.2 عملیات گردش فرآیند وابسته)مدیریت کاال و خدمات(

فرآیند گردش عملیات حواله)مدیریت1.6.3 کاال و خدمات(

15

انتخاب حوالهمورد نظر

اطالعاتمدیریت مالیتایید نشده

مدیریت کاال وخدمات

مدیریت کاال وخدمات

اطالعات تاییدنگهداری کاالنشده

حواله های تاییدحوالهنشده

انتخاب رسیدمورد نظر

اطالعاتمدیریت مالیتایید نشده

مدیریت کاال وخدمات

مدیریت کاال وخدمات

اطالعات تاییدنگهداری کاالنشده

رسیدهای تاییدرسیدنشده

گزارش های کاال1.7اته اطالع پس از ثبت اطالعات مربوط به رسیدها و حواله، برای آن ک را بتوان درجایی نگهداری کرد تا بتوان به سادگی به آن دسترسی پیدااالای کوان گزارش ها عن کرد. آیتمی در نرم افزار نظام نوین مالی بیده راه ثبت رسه باتی کوان اطالعق آن می ت وجود دارد که از طری

مشاهده کرد.

لیست رسید/حواله1.7.1تمام رسیدها و حواله ها ثبت شده را نمایش می دهد.

اهدها را از ابتدای سال مشیدها/حواله هام رسواهیم تم اگر بخال"دای س کنید، باید از قسمت امکانات روی گزینه "نمایش از ابت کلیک کنید و پس از مشاهده پیغام نمایش داده شده گزینه خیر را

انتخاب نمایید. کاردکس کاال / کاردکس ریالی کاال1.7.2

بطور کلی مزایای استفاده از کاردکس کاال/کاردکس ریالی کاال رامی توان بصورت زیر بر شمرد:

داشتن آمار میزان موجودی هر جنس کاال.1سرعت در اخذ اطالعات مقداری/ ریالی موجودی ها .2

گردش کاال/گردش ریالی کاال1.7.3اناال در زمالی کردش ریاال/گردش کتفاده از گزیت اس م

انبارگردانی پایان سال می باشد.

گزارش از حواله های ثبت شده1.7.4اظده از لحه ثبت شایی کواهیم از حواله هه بخورتی ک در صوعاال و نده کافت کننار، دریک انبه تفکیالی با ریدادی ی تعد میذ کنیی اخر گزارشورد نظانی م کاال/اموال در هر بازه زم

توان از امکان فوق استفاده نمایید.

شمارش کاال1.8الان سوال در پای انبارگردانی معموال طبق دستور العمل مربوطه و معمزومه لل از جملر دلیه هارگردانی ب انجام می شود. اما ممکن است انب تهیه صورتهای مالی میان دوره ای و یا تحویل و تحول بین انبارداران و

16

یا... در طول سال انجام شود. انبارگردانی با استفاده از تگ انبارگردانید و لیست شمارش کاال انجام می گردد. چنانچه سیستم انبار مکانیزه باشرانیزه هتم مکمارش از سیسل شت اقالم قابارگردانی و لیسگ انب توینام ن طبقه کاال یا انبار قابل اخذ است که این امکان در نرم افزار نظ

مالی وجود دارد.

17