Embed Size (px)
Citation preview
TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
TRUNG TÂM VIỄN THÔNG VÀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
EOFFICE 3.0
Hà Nội, 08/2017
1
Mục lục
I. Giới thiệu......................................................................................................................................3
1. Hướng dẫn đăng nhập hệ thống...................................................................................................3
2. Mô tả giao diện làm việc chính....................................................................................................4
II. Hướng dẫn sử dụng các chức năng.............................................................................................4
1. Tiếp nhận xử lý văn bản đến.................................................................................................4
2. Theo dõi danh sách văn bản đi.............................................................................................7
4. Văn bản nội bộ......................................................................................................................9
5. Quản lý công việc...............................................................................................................12
6. Hồ sơ tài liệu.......................................................................................................................15
7. Tiện ích...............................................................................................................................18
8. Quản trị hệ thống................................................................................................................21
9. Lịch tuần.............................................................................................................................38
10. Quản lý xe ô tô....................................................................................................................51
III. Hướng dẫn sử dụng chức năng phát hành văn bản đi dùng chữ ký số (CA)...........................61
1. Hướng dẫn cài đặt driver và quản lý thông tin USB...........................................................61
2. Hướng dẫn cài đặt dịch vụ ký.............................................................................................62
3. Hướng dẫn đăng ký và ký văn bản trên EVN-Eoffice........................................................64
IV. Hướng dẫn sử dụng phiên bản Eoffice Mobile.......................................................................68
2
I. Giới thiệu1. Hướng dẫn đăng nhập hệ thống1.1. Đăng nhập hệ thống
Các bước thực hiện
- Bước 1: Vào link: http://10.x.x.x/eoffice
- Bước 2: Nhập Tên truy cập và Mật khẩu đăng nhập vào các ô tương ứng
- Bước 3: Bấm nút Đăng nhập để đăng nhập vào hệ thống. Nếu Tên truy cập và Mật khẩu đúng chương trình sẽ chuyển sang cửa số chính.
3
2. Mô tả giao diện làm việc chính
Văn bản – Công việc:
- Văn bản đến: Văn bản đến từ bên ngoài là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
- Văn bản đi: Văn bản đi gửi bên ngoài là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
- Văn bản nội bộ:Văn bản gửi nội bộ là tất cả các loại văn bản do phòng ban gửi cho các phòng ban khác trong cơ quan, tổ chức (không phải qua văn thư đơn vị nhập vào chương trình Quản lý văn bản).
- Công việc: Là những công việc giao cho phòng ban hoặc nhân viên giải quyết- Tiện ích: Chương trình cho phép tra cứu tìm kiếm văn bản đến, đi, thống kê xử lý
văn bản đến, báo cáo xử lý văn bản đến.
II. Hướng dẫn sử dụng các chức năng1. Tiếp nhận xử lý văn bản đến
1.1. Nhận văn bản đến
Đối với những văn bản từ bên ngoài gửi về cơ quan, sau khi văn thư đơn vị nhận văn bản, nhập văn bản vào phần mềm và chuyển cho Lãnh đạo đơn vị. Khi đó lãnh đạo đơn vị sẽ nhận được một văn bản trong mục Văn bản đến. Văn bản đến có các mục sau:
- Chờ xử lý: Bao gồm toàn bộ văn bản đến đơn vị xử lý hoặc chưa phân xử lý. Trong đó những văn bản chưa đọc sẽ đậm và sẽ được đếm.
4
- Đã chuyển xử lý: bao gồm toàn bộ văn bản đến đơn vị đã phân xử lý. Lãnh đạo đơn vị có thể xem chi tiết các các nhân trong đơn vị còn tồn bao nhiêu văn bản chưa giải quyết ở mục này.
- Xem để biết: văn bản trong mục này mang tính chất báo cáo, chỉ cần xem không nhất thiết phải phân xử lý hoặc xử lý.
- Đã kết thúc: bao gồm toàn bộ những văn bản đến đơn vị đã xử lý xong.
Các bước thực hiện:- Bước 1: Lựa chọn văn bản đến- Bước 2: Người dùng lựa chọn văn bản cần xem chi tiết bằng cách ấn vào văn
bản đó sẽ xuất hiện giao diện chi tiết nội dung văn bản bao gồm các thông tin:o File nội dungo Ngày văn bảno Loại văn bảno Hạn xử lýo Độ mật/ Độ khẩno Yêu cầu VB trả lời
1.2. Chuyển xử lý văn bản
Chuyển xử lý văn bản là việc chuyển một văn bản đến cho các phòng ban – nhân viên giải quyết. Để thực hiện chuyển văn bản cho các phòng ban - nhân viên giải quyết văn bản, người dùng thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Lựa chọn Văn bản đến- Bước 2: Lựa chọn văn bản cần chuyển xử lý- Bước 3: Ấn nút Xử lý để hiển thị giao diện Chuyển xử lý văn bản
5
- Bước 4: Nhập các thông tin chuyển xử lý văn bản bao gồm:o Nhập nội dung chỉ đạo: Nội dung chỉ đạo xử lý văn bảno Chọn phòng ban – nhân viên xử lý văn bản: Người dùng lựa chọn phòng
ban, nhân viên xử lý văn bản là chủ trì, phối hợp hoặc xem để biết bằng cách check chọn vào các ô tương ứng.
Đính kèm file (nếu có) bằng cách ấn Chọn đến file cần đính kèm; Nếu muốn loại bỏ file đính kèm thì lựa chọn file đó và ấn nút Xoá.
- Bước 5: Ấn nút Lưu để kết thúc quá trình chuyển xử lý văn bản.
1.3. Xử lý văn bản
Các bước xử lý văn bản:- Bước 1: Chọn Văn bản đến - Chưa kết thúc- Bước 2: Lựa chọn văn bản cần xử lý.- Bước 3: Ấn nút Xử lý để hiển thị giao diện Xử lý văn bản.
6
- Bước 4: Nhập các thông tin xử lý văn bản, bao gồm:o Nhập nội dung xử lý: chính là nội dung đã thực hiện.o Đính kèm file: Ấn nút Chọn đến file cần đính kèm; Nếu muốn loại bỏ file
đính kèm thì lựa chọn file đó và ấn nút Xoá.- Bước 5: Ấn nút Lưu để kết thúc quá trình xử lý văn bản.Chú ý:
+ Check vào ô Yêu cầu văn bản trả lời đối với những văn bản cần có văn bản trả lời.+ Check vào ô VB Chuyển nhầm để thông tin cho người chuyển văn bản biết được đã chuyển nhầm cho người dùng. + Check vào ô VB đã xử lý xong để kết thúc quá trình xử lý văn bản. Chức năng này chỉ có ở phòng ban hoặc nhân viên chủ trì xử lý văn bản. Khi người dùng check vào mục Văn bản đã xử lý xong sẽ tự động chuyển văn bản sang tình trạng đã xử lý.
2. Theo dõi danh sách văn bản đi2.1. Xem nội dung chi tiết văn bản
Các bước thực hiện:- Bước 1: Lựa chọn mục Văn bản đi \ Ban/Phòng phát hành. Chương trình sẽ
hiển thị danh sách các văn bản đi gửi ra bên ngoài
7
- Bước 2: Lựa chọn văn bản đi cần xem chi tiết chương trình sẽ đưa ra những thông tin chi tiết của văn bản đi đó.
3.2. Đăng kí phát hành văn bản đi
Đăng kí phát hành văn bản đi là những văn bản do các phòng ban soạn thảo, gửi cho người có thẩm quyền phê duyệt. Văn bản sau khi được phê duyệt sẽ được chuyển xuống chương trình Văn thư và chuyển thành văn bản đi.
Các bước thực hiện:- Bước 1: Lựa chọn mục Văn bản đi – Đăng kí phát hành
8
- Bước 2: Nhập thông tin nội dung văn bản đi bao gồm thông tin sau:o Loại văn bản: lựa chọn loại văn bản trong danh sácho Lãnh đạo duyệt, Người kío Hạn giải quyếto Độ khẩn, độ mật: lựa chọn nội dung trong danh sácho Trích yếu: nội dung văn bảno File văn bản: lựa chọn file văn bản đính kèmo Nơi nhận nội bộ: đơn vị nội bộ nhận văn bảno Đơn vị thành viên: đơn vị nhận văn bảno Đơn vị khác: đơn vị nhận bên ngoài
- Bước 3: Ấn nút Đăng kí, Đóng để kết thúc quá trình đăng kí văn bản. Văn bản sau khi được duyệt sẽ tự động chuyển xuống Văn thư để cấp số gửi đi.
4. Văn bản nội bộVăn bản gửi nội bộ là tất cả các loại văn bản do phòng ban gửi cho các phòng ban
khác trong cơ quan, tổ chức (không phải qua văn thư đơn vị nhập vào chương trình Quản lý văn bản).
4.1. Xem danh sách văn bản nội bộ
Các bước thực hiện:- Bước 1: Lựa chọn mục Văn bản nội bộ. Chương trình sẽ hiển thị danh sách các
văn bản đi nội bộ. Trong mục văn bản gửi nội bộ gồm các mục: Văn bản chờ duyệt, chưa duyệt, đã duyệt.
9
- Bước 2: Lựa chọn văn bản gửi nội bộ cần xem chi tiết: Gồm các thông tin về- Chờ duyệt - Đang duyệt- Yêu cầu sửa lại- Đã phát hành
4.2. Đăng ký phát hành văn bản nội bộ
Các bước thực hiện:- Bước 1: Lựa chọn mục Văn bản nội bộ - Đăng ký phát hành
- Bước 2: Nhập các Thông tin văn bản bao gồm:o Số văn bản
10
o Trích yếu: nội dung trích yếu của văn bảno File văn bản, Đính kèm tệp tin (nếu có) bằng cách chọn nút Attach rồi tìm
đến file cần đính kèm); Nếu muốn loại bỏ file đính kèm thì lựa chọn file đó và ấn nút Xóa.
o File phụ lục văn bản Người duyệt văn bản: Lãnh đạo đơn vị Phòng ban đồng trình: Phòng ban liên quano Nơi nhận: Chọn đơn vị nhận nội bộ
o Chủ trì: Chọn người chủ trì nhận văn bản (nếu có)o Phối hợp: Chọn người chủ trì nhận văn bản (nếu có)o Xem: Chọn người chủ trì nhận văn bản (nếu có)
- Bước 3: Ấn Đăng ký và ấn nút Đóng để kết thúc quá trình soạn thảo văn bản nội bộ.
4.3. Duyệt văn bản nội bộ
Các bước thực hiện:- Bước 1: Lựa chọn mục Văn bản nội bộ , chương trình sẽ hiển thị danh sách các
văn bản gửi mà người dùng chưa phê duyệt.
- Bước 2: Lựa chọn văn bản cần phê duyệt
11
- Bước 3: Ấn nút Duyệt để hiển thị giao diện Duyệt văn bản. Nhập các thông tin phê duyệt bao gồm:
o Ý kiến phản hồi: nhập nội dung phản hồi về văn bảno Check vào ô Phê duyệt nếu đồng ý phê duyệt văn bản nàyo Đính kèm tệp tin (nếu có) bằng cách chọn nút Chọn rồi tìm đến file cần
đính kèm); Nếu muốn loại bỏ file đính kèm thì lựa chọn file đó và ấn nút Xóa.
- Bước 4: Ấn nút Ký văn bản để kết thúc quá trình duyệt văn bản.
5. Quản lý công việc5.1. Xem danh sách công việc
- Bước 1: Lựa chọn Công việc - Chờ xử lý
- Bước 2: Lựa chọn công việc chương trình sẽ hiển thị chi tiết nội dung và quá trình xử lý công việc.
12
5.2. Chuyển xử lý công việc
- Bước 1: Lựa chọn Công việc - Bước 2: Lựa chọn công việc cần chuyển xử lý sau đó ấn nút Xử lý
- Bước 3: Nhập nội dung chuyển xử lý công việc bao gồm:o Chọn phòng ban-Nhân viên xử lýo Chọn quyền cho phòng ban-nhân viên là Chủ trì, phối hợp hay xem để biếto Ý kiến chỉ đạo/Xử lý: nhập nội dung chỉ đạo hoặc Xử lý.o Đính kèm tệp tin bằng cách ấn Chọn đến tệp tin cần đính kèm.
- Bước 4: Ấn Lưu để kết thúc quá trình chuyển xử lý công việc.5.3. Tạo mới công việc giao cấp dưới
13
- Bước 1: Lựa chọn Công việc
- Bước 2: Ấn nút - Bước 3: Nhập các thông tin tạo mới công việc bao gồm:
o Nguồn công việco Người chỉ đạoo Nội dung
o Hạn xử lýo Công việc cá nhân theo dõi
o Lựa chọn phòng ban-nhân viên chủ trì, phối hợp hay xem để biết Đính kèm tệp tin bằng cách ấn nút Chọn tìm đến tệp tin cần đính kèm, lựa
chọn tệp tin và ấn nút Xóa bỏ để loại bỏ tệp tin đính kèm.
- Bước 4: Ấn Lưu và Đóng để kết thúc quá trình tạo mới công việc.
5.4. Đã giao công việc
- Xem chi tiết tình hình thực hiện Công việc Đã chuyển xử lý
14
6. Hồ sơ tài liệuHồ sơ tài liệu (HSTL) là nơi lưu trữ tài liệu đã được số hóa thành các file văn bản và
được tổ chức khoa học theo cây thư mục do người dùng tự định nghĩa. Các tài liệu có thể được trích trực tiếp từ các văn bản trong EVN-Eoffice hoặc có thể chọn file bất kỳ từ bên ngoài.
HSTL được xây dựng nhằm mục đích tạo môi trường lưu trữ tài liệu thông minh, truy cập mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị khác nhau như PC, Máy tính bảng, Smart phone,… HSTL có thể thay thế cho tủ tài liệu truyền thống giúp tiết kiệm chi phí, không gian lưu trữ và thời gian tìm kiếm. HSTL không giới hạn dung lượng sử dụng.
Có 3 loại HSTL:
- Tủ hồ sơ cá nhân: Mỗi CBCNV có 01 HSTL riêng, do cá nhân tự tạo và cập nhật. - Tủ tài liệu Phòng ban: Mỗi phòng ban có 01 HSTL dùng chung, do văn thư
Phòng/Ban tạo và được cập nhật bởi Văn Thư Phòng/Ban hoặc Lãnh đạo Phòng/Ban. CBCNV của Phòng/Ban có quyền xem tấ cả các tài liệu của Phòng/Ban mình và không có quyền xem HSTL của Phòng/Ban khác.
- Tủ hồ sơ Đơn vị: Lưu trữ tài liệu chung cho toàn đơn vị do văn thư đơn vị cập nhật. Toàn thể các cá nhân trong toàn đơn vị đều có thể nhìn thấy và tra cứu các văn bản này.
- Tủ hồ sơ được chia sẻ: Những người dùng khác có thể chia sẻ cho cá nhân.
15
Hướng dẫn thao tác:- Bước 1: Tạo 1 hồ sơ
- Bước 2: Mở tài liệu trong Hồ sơ tài liệu
16
- Bước 3: Đổi tên hồ sơ tài liệu
- Bước 4: Di chuyển tài liệu trong hồ sơ
17
7. Tiện ích7.1. Tìm kiếm văn bản đến: Chức năng tìm kiếm cho phép người dùng tìm kiếm văn
bản nhanh chóng và nâng cao. Các bước thực hiện
- Bước 1: Lựa chọn Tìm kiếm văn bản đến – Nhập nội dung
- Bước 2: Ấn nút Tìm kiếm- Bước 3: Muốn Tìm kiếm nâng cao, người dùng sẽ tìm kiếm ra những công việc
tương ứng với thông tin tìm kiếm và cho phép xem chi tiết quá trình xử lý văn bản.
7.2. Tìm kiếm văn bản đi
18
- Bước 1: Lựa chọn Tìm kiếm văn bản đi – Nhập nội dung
- Bước 2: Ấn nút Tìm kiếm- Bước 3: Muốn Tìm kiếm nâng cao, người dùng sẽ tìm kiếm ra những công việc
tương ứng với thông tin tìm kiếm và cho phép xem chi tiết quá trình xử lý văn bản.
7.3. Thống kê xử lý văn bản đến
- Bước 1: Người dùng lựa chọn chức năng Thống kê
- Bước 2: Nhập các thông tin cần thống kê:o Từ ngày đến ngày
19
o Phòng ban xử lý công việc
- Bước 3: Ấn nút Xem kết quả, chương trình hiển thị tất cả nội dung cần thống kê.
7.4. Báo cáo xử lý văn bản đến
- Bước 1: Người dùng lựa chọn chức năng Báo cáo xử lý văn bản đến
- Bước 2: Nhập các thông tin cần xem báo cáoo Từ ngày đến ngàyo Tình trạng o Kiểu xử lýo Chọn phòng bano Chọn chuyên viên
20
- Bước 3: Ấn nút Xem kết quả, chương trình cho xem kết quả tổng hợp báo cáo.
8. Quản trị hệ thống8.1. Thiết lập lựa chọn chức năng của người dùng
- Chức năng này cho phép người dùng lựa chọn các chức năng cần sử dụng, người dùng click vào mũi tên ở góc phải màn hình Lựa chọn phân hệ:
- Chương trình hiển thị màn hình hiển thị các chức năng cho người dùng lựa chọn.
21
- Bấm Lưu để hoàn thành thao tác lựa chọn phân hệ.
8.2. Thêm mới 1 phòng ban
- Bước 1: Lựa chọn chức năng Quản trị
22
- Bước 2: Tại giao diện quản trị người dùng, người dùng chọn chức năng Thêm phòng ban
- Bước 3: Nhập thông tin phòng ban bao gồm:
o Mã/Account
o Tên
o STT
o Email
23
o Chức vụ
o Điện thoại
o Check Nhận văn bản
- Bước 4: Ấn nút Lưu để kết thúc quá trình tạo mới phòng ban.
8.3. Thay đổi thông tin một phòng ban
- Bước 1: Lựa chọn chức năng Quản trị
- Bước 2: Lựa chọn phòng ban cần thay đổi thông tin sau đó phải chuột chọn Thay đổi thông tin phòng ban.
24
- Bước 3: Nhập thông tin cần thay đổi bao gồm:
o Mã/Account
o Tên
o STT
o Email
o Chức vụ
o Điện thoại
o Check Nhận văn bản
25
- Bước 4: Ấn nút Lưu để kết thúc quá trình tạo mới phòng ban.
8.4. Xóa phòng ban
- Bước 1: Lựa chọn chức năng Quản trị
- Bước 2: Lựa chọn phòng ban cần xoá sau đó phải chuột chọn Xoá phòng ban
- Lựa chọn nút Xoá phòng ban chương trình đưa ra thông báo:
26
- Lựa chọn OK để xác nhận xóa phòng ban.
8.5. Thêm mới một người dùng
- Bước 1: Lựa chọn chức năng Quản trị
- Bước 2: Lựa chọn phòng ban cần thêm mới người dùng sau đó phải chuột chọn Thêm mới người dùng.
- Bước 3: Nhập thông tin người dùng mới bao gồm:
o Mã/Account
o Tên
o STT
o Email
o Chức vụ
o Điện thoại
27
- Bước 4: Ấn Lưu để kết thúc quá trình thêm mới người dùng.
- Danh sách quyền của người dùng
- CV01: Tạo mới, chuyển xử lý công việc. Người dùng được cấp quyền này sẽ có quyền tạo mới công việc và chuyển xử lý công việc cho các phòng ban, nhân viên cấp dưới mà người dùng mà người dùng được cấp quyền này. Ví dụ trưởng phòng 1 có quyền CV01 thì trưởng phòng 1 sẽ có quyền tạo mới công việc và chuyển xử lý công việc giao cho các chuyên viên trong phòng 1.
- CV02: Nhận công việc. Người dùng được cấp quyền CV02 sẽ có quyền nhận công việc từ các phòng ban mà người dùng được cấp quyền này. Ví dụ Trưởng phòng 1 có quyền CV02 sẽ nhận công việc từ lãnh đạo đơn vị
- CV03: Thống kê, tìm kiếm công việc: Người dùng được cấp quyền CV03 sẽ có quyền thống kê, tìm kiếm công việc tại các phòng ban mà người dùng được cấp quyền này. Ví dụ Trưởng phòng 1 được cấp quyền CV03 trên phòng 1 thì trưởng phòng 1 sẽ có quyền thống kê, tìm kiếm văn bản trong phòng 1.
- LT1: Duyệt lịch tuần trong phòng. Người dùng được cấp quyền này sẽ có quyền duyệt những lịch mà chuyên viên trong phòng đăng ký. Ví dụ Trưởng phòng 1 được cấp quyền LT1 trên phòng 1 thì Trưởng phòng 1 sẽ có quyền Duyệt tất cả những lịch mà chuyên viên trong phòng 1 đăng ký.
28
- ND01: Thêm, sửa, xóa, di chuyền người dùng. Người dùng được cấp quyền này sẽ được quyền thêm mới, sửa đổi, xúa hoặc di chuyển người dùng trong phạm vi những phòng ban mà người dùng được cấp quyền này. Ví dụ Trưởng phòng 1 có quyền ND01 trên phòng 1 sẽ được thêm mới nhân viên, sửa đổi thông tin nhân viên, xóa nhân viên khỏi phòng hoặc di chuyển nhân viên từ dự án này sang dự án khác trong phòng 1.
- ND02: Thêm, sửa, xóa các phòng ban. ND02 có quyền thêm các phòng ban, sửa các phòng ban, xóa các phòng ban cấp dưới mà người dùng được cấp quyền.
- VBDE05: Nhận văn bản đến. Người dùng được cấp quyền VBDE05 sẽ có quyền nhận văn bản từ phòng ban mà người dùng được cấp quyền này
- VBDE06: Chuyển xử lý văn bản đến trên phòng được cấp. Với quyền này người dùng chỉ có quyền theo dõi những văn bản do chính người dùng này chỉ đạo chuyển văn bản cho các phòng ban, nhân viên cấp dưới mà người dùng được cấp quyền.
- VBDE07: Thống kê, tìm kiếm văn bản đến trong phạm vi phòng: Quyền này cho phép người dùng được quyền thống kê, tìm kiếm các văn bản đến trong phạm vị phòng ban mà người dùng được cấp quyền.
- VBDEN09: Chuyển xử lý văn bản đến trên phòng được cấp. Với quyền này người dùng sẽ có quyền theo dõi tất cả văn bản trên các phòng ban, nhân viên cấp dưới mà người dùng được cấp quyền.
- VBDI04: Thống kê, tìm kiếm văn bản đi trong phạm vi phòng: Quyền này người dùng có thể thống kê, tìm kiếm toàn bộ văn bản đi trong phạm vị phòng ban mà người dùng được cấp quyền
- VBDT01: Thêm mới văn bản dự thảo, Quyền CBDT01 cho phép người dùng thêm mới văn bản dự thảo trong phòng ban mà người dùng được cấp quyền.
- VBDT02: Duyêt văn bản dự thảo của lãnh đạo phòng. Quyền này cho phép người dùng duyệt những văn bản do chuyên viên trong phòng ban mà người dùng được cấp quyền.
- VBDT03: Thống kê, tìm kiếm văn bản dự thảo: Quyền này cho phép người dùng thống kê, tìm kiếm những văn bản dự thảo trong phạm vi phòng ban mà người dùng được cấp quyền.
- VBNB01: Thêm mới văn bản nội bộ. Quyền VBNB01 cho phép người dùng thêm mới văn bản gửi nội bộ trong phạm vi phòng ban mà người dùng được cấp quyền.
- VBNB02: Duyệt văn bản nội bộ: cho phép người dùng duyệt những văn bản gửi nội bộ từ các phòng ban, nhân viên mà người dùng được cấp quyền này.
29
- VBNB03: Thống kê, tìm kiếm văn bản nội bộ. Quyền VBNB03 cho phép người dùng có quyền thống kê, tìm kiếm toàn bộ văn bản nội bộ trong phạm vi phòng ban mà người dùng được cấp quyền.
- Danh sách quyền trên toàn đơn vị
- CVB: Chuyển văn bản đến các đơn vị cấp dưới; Quyền này chỉ cấp cho Lãnh đạo cơ quan.
- LT00: Duyệt lịch tuần toàn cơ quan. Chức năng này cho phép người dùng duyệt toàn bộ lịch tuần của các phòng ban trong đơn vị để trở thành lịch tuần chính thức. Quyền này thường được cấp cho Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng HC-TH để duyệt lịch tuần cơ quan.
- QLX00: Duyệt lịch xe toàn cơ quan. Chức năng này cho phép người dùng duyệt toàn bộ lịch đăng ký xe của các phòng ban trong cơ quan để trở thành lịch chính thức hiển thị trên web. Quyền này thường được cấp cho Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng HC-TH để duyệt lịch xe cơ quan.
30
- VBDE08: Thống kê, tìm kiếm văn bản đến toàn đơn vị: Loại quyền này cho phép người dùng thống kê, tìm kiếm được toàn bộ các văn bản đến đơn vị
- VBDI05: Thống kê, tìm kiếm văn bản đi toàn đơn vị. Loại quyền này cho phép người dùng thống kê, tìm kiếm văn bản đơn vị gửi đi.
- VBDI06: Ký văn bản đi. Quyền này cho phép người dùng ký văn bản đi trước khi phát hành văn bản đi.
- VBDT04: pháp chế cơ quan, lãnh đạo văn phòng. Quyền này cho phép người dùng duyệt văn bản đi lần cuối trước khi văn bản được gửi tới văn thư gửi ra ngoài.
- VBDT05: Duyệt VB dự thảo của lãnh đạo cơ quan. Quyền này được cấp cho người dùng có chức năng duyệt các văn bản dự thảo.
- Danh sách quyền dành cho văn thư
- VBDE01: Thêm mới, sửa, xóa văn bản đến. Quyền này cho phép người dùng thêm mới, sửa chữa, xóa văn bản đến.
31
- VBDE02: Chuyển xử lý văn bản đến. Quyền VBDE02 cho phép người dùng có thể chuyển văn bản đến cho các phòng ban xử lý
- VBDE03: Thêm, sửa, xóa loại văn bản, sổ văn bản. Cho phép người dùng có thể thêm mới, sửa, xóa loại văn bản, sổ văn bản đến trong chương trình Văn thư
- VBDE04: Thống kê, tìm kiếm, in sổ toàn bộ văn bản đến. Cho phép người dùng thống kê, tìm kiếm, in toàn bộ văn bản đến trong chương trình Văn thư.
- VBDI01: Thêm mới, sửa, xóa văn bản đi tới các đơn vị. Quyền này cho phép người dùng thêm mới, sửa chữa, xóa văn bản đi gửi tới các đơn vị.
- VBDI02: Thêm, sửa, xóa loại văn bản, sổ VB đi. Cho phép người dùng có thể thêm mới, sửa, xóa loại văn bản, sổ văn bản đi trong chương trình Văn thư.
- VBDI03: Thống kê, tìm kiếm, in sổ toàn bộ văn bản đi. Cho phép người dùng thống kê, tìm kiếm, in toàn bộ văn bản đi trong chương trình Văn thư.
8.6. Các bước cấp quyền cho người dùng trên phòng ban
- Bước 1: Lựa chọn chức năng Quản trị
- Bước 2: Lựa chọn phòng ban mà người dùng được cấp quyền trên đó
- Lựa chọn các quyền trong danh sách
- Ấn nút Lưu và Đóng để kết thúc quá trình cấp quyền cho người dùng.
32
Chú ý: Lựa chọn Thời hạn cho phép cấp quyền cho người dùng trong một khoảng thời gian xác định. Hết thời gian được cấp các quyền này sẽ bị loại bỏ.
8.6. Thay đổi thông tin người dùng
- Bước 1: Lựa chọn chức năng Quản trị
- Bước 2: Lựa chọn người dùng cần thay đổi trong phòng ban sau đó phải chuột chọn Thay đổi thông tin người dùng.
- Bước 3: Nhập các thay đổi thông tin người dùng
33
- Bước 4: Ấn Lưu để kết thúc quá trình thay đổi thông tin người dùng.
8.7. Xóa một người dùng
- Bước 1: Lựa chọn chức năng Quản trị
- Bước 2: Lựa người dùng cần xoá sau đó chọn Xoá người dùng khỏi phòng ban này.
34
Chương trình đưa ra thông báo:
- Xóa hẳn người dùng này khỏi phòng ban: Xóa người dùng này trên phòng hiện tại đang chọn.
35
- Xóa người dùng này trong toàn đơn vị là xóa trên tất cả các phòng ban kể cả phòng ban gốc và phòng ban kiêm nhiệm.
- Lựa chọn nút OK để xác nhận xóa người dùng.
8 .8. Di chuyển người dùng giữa các phòng ban
Di chuyển người dùng giữa các phòng ban là quá trình chuyển người dùng từ phòng ban này sang phòng ban khác. Các bước thực hiện chức năng di chuyển người dùng giữa các phòng ban:
- Bước 1: Lựa chọn chức năng Quản trị
- Bước 2: Lựa chọn người dùng cần di chuyển trong phòng ban sau đó phải chuột chọn Di chuyển người dùng.
36
- Bước 3: Lựa chọn phòng ban muốn di chuyển người dùng đến
- Chọn Di chuyển hẳn: Di chuyển hẳn người dùng đó sang phòng ban vừa chọn.
- Chọn Là kiêm nhiệm: Di chuyển người dùng đó sang phòng ban vừa chọn đồng thời vẫn xuất hiện tại phòng ban gốc.
37
- Bước 4: Chọn nút Di chuyển và Đóng.
9. Lịch tuần9.1. Nhân viên đăng ký lịch
Chức năng này cho phép nhân viên đăng ký lịch công tác của Phòng ban đó.
Các bước thực hiện đăng ký lịch:
- Bước 1: Click chọn vào chức năng Lịch tuần
- Màn hình hiển thị giao diện Đăng ký lịch tuần
38
- Bước 2: Nhập các thông tin đăng ký lịch bao gồm:
o Đơn vị chủ trì đã có: Chọn lãnh đạo, phòng ban chủ trì cuộc họp.
o Đơn vị chủ trì khác: Trường hợp đơn vị chủ trì không phải là Lãnh đạo đơn vị hoặc phòng ban thuộc đơn vị người dùng sẽ nhập vào phần đơn vị chủ trì khác.
o Bắt đầu: Ngày giờ bắt đầu lịch tuần, nhập trực tiếp ngày tháng vào ô theo dạng (NN/TT/NNNN) hoặc kích chuột vào biểu tượng calendar để chọn ngày bắt đầu cuộc họp và kích chuột vào biểu tượng để chọn giờ chính xác bắt đầu cuộc họp.
o Kết thúc: Ngày giờ kết thúc lịch tuần, nhập trực tiếp ngày tháng vào ô theo dạng (NN/TT/NNNN) hoặc kích chuột vào biểu tượng calendar để chọn ngày kết thúc cuộc họp và kích chuột vào biểu tượng để chọn giờ chính xác kết thúc cuộc họp.
o Tần suất cuộc họp: Cho phép lựa chọn loại cuộc họp.
Một lần: Cuộc họp chỉ diễn ra trong ngày.
Hàng ngày: Cuộc họp diễn ra hàng ngày từ ngày bắt đầu cho đến ngày kết thúc vào đúng thời gian đăng ký bắt đầu cuộc họp.
Hàng tuần: Cuộc họp diễn ra hàng tuần từ ngày bắt đầu cho đến ngày kết thúc vào đúng ngày và thời gian đăng ký bắt đầu cuộc họp.
39
Hàng tháng: Cuộc họp diễn ra hàng tháng từ ngày bắt đầu cho đến ngày kết thúc vào đúng ngày và thời gian đăng ký bắt đầu cuộc họp.
o Phòng họp: Phòng họp cho phép lựa chọn “Phòng họp thuộc cơ quan đơn vị” hoặc “Nơi khác” để sắp xếp họp. Trường hợp phòng họp nơi khác thì người dùng phải nhập địa điểm họp.
o Chuẩn bị: Thành phần chuẩn bị cho cuộc họp. Chọn trong danh sách ký hiệu các phòng ban hoặc nhập các phòng ban vào ô nhập (nếu nhiều phòng ban thì các phòng ban cách nhau 1 dấu phẩy. Trường hợp phòng ban chuẩn bị ngoài cơ quan đơn vị thì nhập trực tiếp tên đơn vị.
o Thành phần tham gia: Thành phần tham gia cuộc họp, chọn trong danh sách các phòng ban hoặc nhập các phòng ban vào ô nhập (nếu nhiều ban thì các ban cách nhau 1 dấu phẩy. Trường hợp phòng ban tham gia ngoài cơ quan đơn vị thì nhập trực tiếp tên đơn vị.
o Số lượng người tham gia: Số lượng người dự kiến tham gia để sắp xếp phòng họp phù hợp.
o Nội dung: Nội dung cuộc họp
40
- Bước 3: Ghi dữ liệu
Chú ý:
+ Những mục có dấu * là những thông tin bắt buộc phải nhập
+ Mục Xác nhận đăng ký: chỉ người có chức năng duyệt lịch tuần của phòng ban mới có chức năng này. Khi check vào Xác nhận đăng ký thì lịch đăng ký này sẽ được chuyển xuống bộ phận duyệt lịch tuần toàn cơ quan.
9.2. Lãnh đạo phòng duyệt lịch
Lịch họp do các nhân viên phòng ban đăng ký sẽ được chuyển lên cho lãnh đạo phòng ban duyệt lịch. Thao tác duyệt lịch gồm các bước sau:
- Bước 1: Trong giao diện lịch tuần, người dùng lựa chọn Lịch đã đăng ký
41
- Bước 2: Lựa chọn lịch họp cần duyệt trong danh sách lịch đã đăng ký
- Bước 3: Lựa chọn nút Duyệt hoặc không duyệt Đăng ký
Chú ý:
- Lãnh đạo phòng ban có thể ấn vào biểu tượng để sửa lịch họp mà nhân viên đã đăng ký.
- Lãnh đạo phòng ban có thể ấn vào biểu tượng để xóa lịch họp mà nhân viên đã đăng ký.
- Sau khi lãnh đạo phòng ban đã duyệt lịch thì lịch họp đó sẽ được chuyển xuống văn phòng duyệt lịch.
9.3. Văn phòng duyệt lịch
Lịch đăng ký của các phòng ban sẽ được văn phòng duyệt đưa lên web lịch tuần. Các bước duyệt lịch tuần:
- Bước 1: Tại giao diện lịch tuần người dùng lựa chọn nút Duyệt lịch tuần
- Bước 2: Tại giao diện duyệt lịch tuần, người dùng lựa chọn lịch họp cần duyệt sau đó ấn vào biểu tượng để duyệt lịch.
42
- Bước 3: Nhập các thông tin duyệt lịch, người duyệt lịch có thể thay đổi các thông tin về lịch họp, lựa chọn phòng họp sau đó ấn nút Duyệt. Lịch họp sau khi đã được duyệt sẽ hiển thị trên lịch tuần.
43
Chú ý:
- Người duyệt lịch có thể ấn vào biểu tượng để không duyệt lịch và phản hồi cho phòng ban, nhân viên đã đăng ký biết lý do tại sao không duyệt lịch như: hết phòng họp; người chủ trì đi công tác…
- Người duyệt lịch ấn biểu tượng để thêm mới phòng họp. Khi thêm mới phòng họp người dùng nhập tên phòng, địa chỉ, sức chứa. Sau đó ấn Ghi dữ liệu. (Check chọn Phòng họp thuộc đơn vị nếu phòng họp vừa tạo thuộc đơn vị).
44
- Check chọn Lịch khác để chuyển lịch họp sang lịch khác
9.4. Văn phòng bổ sung lịch
Chức năng này cho phép văn phòng tạo mới lịch họp. Các bước thực hiện bổ sung lịch
- Bước 1: Tại giao diện lịch tuần người dùng lựa chọn nút Duyệt lịch tuần sau đó ấn nút Lịch họp
- Bước 2: Nhập các thông tin lịch họp bao gồm:
o Bắt đầu: Ngày giờ bắt đầu lịch tuần, nhập trực tiếp ngày tháng vào ô theo dạng (NN/TT/NNNN) hoặc kích chuột vào biểu tượng calendar để chọn ngày bắt đầu cuộc họp và kích chuột vào biểu tượng để chọn giờ chính xác bắt đầu cuộc họp.
o Kết thúc: Ngày giờ kết thúc lịch tuần, nhập trực tiếp ngày tháng vào ô theo dạng (NN/TT/NNNN) hoặc kích chuột vào biểu tượng calendar để chọn
45
ngày kết thúc cuộc họp và kích chuột vào biểu tượng để chọn giờ chính xác kết thúc cuộc họp.
o Họp tại công ty: check chọn Họp tại công ty để lựa chọn các phòng họp thuộc công ty
o Họp cả ngày: Ckeck chọn họp cả ngày nếu cuộc họp diễn ra cả ngày (thời gian kết thúc cuộc họp sẽ tự động chuyển thành 4h30pm).
o Chọn ở đây nếu là hội nghị truyền hình: Check chọn nếu cuộc họp là họp qua hội nghị truyền hình.
o Đơn vị chủ trì đã có: Chọn lãnh đạo, phòng ban chủ trì cuộc họp.
o Đơn vị chủ trì khác: Trường hợp đơn vị chủ trì không phải là Lãnh đạo đơn vị hoặc phòng ban thuộc đơn vị người dùng sẽ nhập vào phần đơn vị chủ trì khác.
o Nội dung: Nội dung cuộc họp
o Lựa chọn đơn vị chuẩn bị: Thành phần chuẩn bị cho cuộc họp. Chọn trong danh sách ký hiệu các phòng ban hoặc nhập các phòng ban vào ô nhập (nếu nhiều phòng ban thì các phòng ban cách nhau 1 dấu phẩy. Trường hợp phòng ban chuẩn bị ngoài cơ quan đơn vị thì nhập trực tiếp tên đơn vị.
o Lựa chọn thành phần tham gia: Thành phần tham gia cuộc họp, chọn trong danh sách các phòng ban hoặc nhập các phòng ban vào ô nhập (nếu nhiều ban thì các ban cách nhau 1 dấu phẩy. Trường hợp phòng ban tham gia ngoài cơ quan đơn vị thì nhập trực tiếp tên đơn vị.
o Tình trạng: Lựa chọn tình trạng của lịch họp trong danh sách. (tình trạng bình thường, hoãn, hủy, đổi thời gian…)
46
- Bước 3: Chọn Ghi dữ liệu, sau khi ghi dữ liệu lịch họp sẽ được hiển thị trên web lịch tuần.
9.5. Lịch khác
Các bước thực hiện:
- Bước 1: Tại giao diện lịch tuần người dùng lựa chọn nút Duyệt lịch tuần
- Bước 2: Tại giao diện Duyệt lịch tuần, người dung chọn Lịch khác
47
- Bước 3: Tại giao diện Lịch khác người dùng chọn nút Thêm lịch
- Bước 4: Nhập thông tin lịch khác bao gồm:
o Thời gian
Từ ngày: Ngày giờ bắt đầu lịch khác, nhập trực tiếp ngày tháng vào ô theo dạng (NN/TT/NNNN) hoặc kích chuột vào biểu tượng calendar để chọn ngày bắt đầu lịch khác và kích chuột vào biểu tượng để chọn giờ chính xác bắt đầu lịch khác.
Đến ngày: Ngày giờ kết thúc lịch khác, nhập trực tiếp ngày tháng vào ô theo dạng (NN/TT/NNNN) hoặc kích chuột vào biểu tượng calendar để chọn ngày kết thúc lịch khác và kích chuột vào biểu tượng để chọn giờ chính xác kết thúc lịch khác.
o Họp tại phòng họp công ty: Lựa chọn phòng họp thuộc cơ quan đơn vị trong danh sách để sắp xếp họp.
o Nội dung: Nội dung cuộc họp
o Chuẩn bị: Thành phần chuẩn bị cho lịch khác. Chọn trong danh sách các phòng ban hoặc nhập các phòng ban vào ô nhập (nếu nhiều phòng ban thì các phòng ban cách nhau 1 dấu phẩy. Trường hợp phòng ban chuẩn bị ngoài cơ quan đơn vị thì nhập trực tiếp tên đơn vị.
o Chủ trì: Chọn lãnh đạo, phòng ban chủ trì cuộc họp.
o Thành phần tham gia: Thành phần tham gia lịch khác, chọn trong danh sách các phòng ban hoặc nhập các phòng ban vào ô nhập (nếu nhiều ban thì các ban cách nhau 1 dấu phẩy. Trường hợp phòng ban tham gia ngoài cơ quan đơn vị thì nhập trực tiếp tên đơn vị.
o Tình trạng: Cho phép người tạo lịch thay đổi tình trạng cuộc họp (Bình thường, hoãn, hủy, đổi địa điểm…).
48
- Bước 5: Chọn Ghi dữ liệu, sau khi ghi dữ liệu lịch họp sẽ được hiển thị trên web lịch tuần.
9.6. Bổ sung danh mục phòng họp
Bổ sung danh mục phòng họp cho phép người dùng bổ xung hoặc thay đổi phòng họp
Các bước thực hiện bổ sung danh mục phòng họp
- Bước 1: Tại giao diện lịch tuần người dùng lựa chọn chức năng Duyệt lịch tuần.
49
- Bước 2: Tại giao diện Duyệt lịch tuần lựa chọn Phòng họp
- Bước 3: Tại giao diện Phòng họp lựa chọn Thêm mới phòng họp
- Bước 4: Nhập các thông tin phòng họp bao gồm:
o Tên phòng họp
o Địa chỉ
o Sức chứa
o Check phòng họp thuộc đơn vị nếu phòng họp thuộc cơ quan đơn vị
50
- Bước 5: Ấn nút Thêm mới
Chú ý:
- Người dùng chọn vào biểu tượng để xóa phòng ban ra khỏi danh sách phòng ban.
- Người dùng chọn vào biểu tượng để sửa phòng ban. Người dùng sửa thông tin phòng ban sau đó chọn nút Cập nhật.
10. Quản lý xe ô tô10.1. Nhân viên đăng ký lịch xe
Chức năng này cho phép người dùng đăng ký xe cho các chuyến đi. Thao tác thực hiện đăng ký xe:
- Bước 1: Tại giao diện Lịch sử dụng xe, người dùng lựa chọn nút Đăng ký lịch.
51
- Bước 2: Nhập thông tin đăng ký lịch bao gồm:
o Phòng đăng ký: phòng ban đăng ký
o Người đi công tác: Nhập người đi công tác
o Nội dung: Nhập nội dung lịch
o Thành phần: Thành phần tham dự
o Ngày đi, giờ đi: Ngày giờ bắt đầu chuyến đi, nhập trực tiếp ngày tháng vào ô theo dạng (NN/TT/NNNN) hoặc kích chuột vào biểu tượng calendar để chọn ngày bắt đầu chuyến đi và kích chuột vào biểu tượng để chọn giờ chính xác bắt đầu chuyến đi.
o Ngày về, giờ về: Ngày giờ kết thúc chuyến đi, nhập trực tiếp ngày tháng vào ô theo dạng (NN/TT/NNNN) hoặc kích chuột vào biểu tượng calendar để chọn ngày kết thúc chuyến đi và kích chuột vào biểu tượng để chọn giờ chính xác kết thúc chuyến đi.
o Địa điểm xuất phát: Nơi xuất phát chuyến đi, người dùng nhập trực tiếp vào ô.
o Địa điểm tới: Địa điếm đến, người dùng nhập trực tiếp vào ô.
o Số km đi:
o Phạm vi:
52
- Bước 3: Chọn Ghi dữ liệu
Chú ý: Lịch xe sau khi được nhân viên đăng ký sẽ xuất hiện trong mục Lịch đang chờ duyệt và chỉ hiển thị trên web lịch sử dụng xe khi được văn phòng duyệt.
10.2. Văn phòng duyệt lịch xe
Lịch đăng ký xe của các phòng ban sẽ được văn phòng duyệt và đưa lên web lịch sử dụng xe. Các bước thực hiện duyệt lịch bao gồm:
- Bước 1: Tại giao diện Lịch sử dụng xe, người dụng lựa chọn chức năng Duyệt lịch.
53
- Bước 2: Giao diện Duyệt lịch sẽ xuất hiện danh sách lịch đăng ký xe. Người dùng
lựa chọn lịch cần duyệt và ấn chọn nút để duyệt lịch.
- Bước 3: Nhập thông tin duyệt lịch bao gồm:
o Tên xe: Lựa chọn trong danh sách xe
o Chọn Đổi lái xe và chọn trong danh sách lái xe nếu muốn đổi lái.
o Người dùng có thể chỉnh sửa lại nội dung, thành phần, ngày đi, giờ đi, ngày về, giờ về, địa điểm xuất phát, nơi đến…
54
- Bước 4: Chọn nút Duyệt
10.3. Văn phòng bổ sung lịch xe
Chức năng này cho phép văn phòng tạo mới lịch xe. Các bước thực hiện
- Bước 1: Tại giao diện lịch sử dụng xe, người dùng lựa chọn chức năng Duyệt lịch.
- Bước 2: Tại giao diện Duyệt lịch, người dùng lựa chọn chức năng Thêm lịch xe.
55
- Bước 3: Nhập thông tin lịch xe bao gồm:
o Tên xe: lựa chọn trong danh sách xe
o Lái xe: Chọn đổi lái xe nếu muốn thay đổi.
o Phòng đăng ký: phòng ban đăng ký
o Người đi công tác: Nhập người đi công tác
o Nội dung: Nhập nội dung lịch
o Thành phần: Thành phần tham dự
o Ngày đi, giờ đi: Ngày giờ bắt đầu chuyến đi, nhập trực tiếp ngày tháng vào ô theo dạng (NN/TT/NNNN) hoặc kích chuột vào biểu tượng calendar để chọn ngày bắt đầu chuyến đi và kích chuột vào biểu tượng để chọn giờ chính xác bắt đầu chuyến đi.
o Ngày về, giờ về: Ngày giờ kết thúc chuyến đi, nhập trực tiếp ngày tháng vào ô theo dạng (NN/TT/NNNN) hoặc kích chuột vào biểu tượng calendar để chọn ngày kết thúc chuyến đi và kích chuột vào biểu tượng để chọn giờ chính xác kết thúc chuyến đi.
o Địa điểm xuất phát: Nơi xuất phát chuyến đi, người dùng nhập trực tiếp vào ô.
o Địa điểm tới: Địa điếm đến, người dùng nhập trực tiếp vào ô.
o Số km đi:
o Phạm vi:
56
- Bước 4: Chọn Ghi dữ liệu
Chú ý: Lịch xe do văn phòng tạo sẽ được hiển thị lên web lịch xe luôn.
10.4. Cập nhật hồ sơ xe
Chức năng cập nhật hồ sơ xe cho phép văn phòng thêm mới xe, sửa đổi thông tin hồ sơ xe hoặc xóa hồ sơ xe. Các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Tại giao diện Lịch sử dụng xe người dụng chọn chức năng Cập nhật hồ sơ xe
- Bước 2: Tại giao diện Cập nhật hồ sơ xe người dùng nhập các thông tin thêm mới
hồ sơ xe bao gồm:
57
o Tên loại xe
o Biển số
o Xăng/100km
o Km bảo dưỡng
o Nhà SX
o Nước CC
o Dung tích xi lanh
o Số chỗ ngồi
o Dung tích xăng
o Ngày vận hành
o Người sử dụng: chọn trong danh sách. Nếu là lái xe chính thì check Là lái xe chính.
58
- Bước 3: Chọn nút Ghi dữ liệu
Chú ý:
- Để sửa thông tin của một xe đã nhập, người dùng chọn biểu tượng để sửa thông tin. Sau khi sửa đổi các thông tin trên form người dùng chọn nút “Ghi dữ liệu” để lưu các thông tin đã sửa.
10.5. Cập nhật lái xe
Chức năng này cho phép người dùng cập nhật thông tin lái xe
Các bước cập nhật thông tin lái xe bao gồm:
- Bước 1: Tại giao diện Lịch sử dụng xe, người dùng lựa chọn chức năng Cập nhật lái xe
59
- Bước 2: Tại giao diện Cập nhật lái xe người dùng chọn chức năng Thêm lái xe
- Bước 3: Nhập thông tin lái xe mới bao gồm:
o Tên lái xe
o Số điện thoại di động
o Số điện thoại nhà riêng
o Điện thoại nội bộ
60
- Bước 4: Ấn nút Thêm mới.
III. Hướng dẫn sử dụng chức năng phát hành văn bản đi dùng chữ ký số (CA)1. Hướng dẫn cài đặt driver và quản lý thông tin USB
Sau khi cắm USB trên máy tính sẽ hiện thông tin lưu trữ USB cài đặt
Làm theo hướng dẫn, chương trình sẽ tự động cài đặt.
61
Tại cửa sổ “Token Manager” người dùng có thể tiến hành đổi mã PIN với mã PIN mặc định đầu tiên của USB là “viettel-ca”
Lưu ý: nếu việc nhập sai mã PIN 4 lần USB sẽ bị khóa, để mở được khóa người dùng có thể gọi đến số 19008098 tổng đài hỗ trợ Viettel để được hỗ trợ mở lại USB Token
2. Hướng dẫn cài đặt dịch vụ ký
Bước 1: Vào Eoffice, trong màn hình đăng nhập thực hiện bước Tải file ký tại giao diện bên dưới
62
Bước 2: Cài đặt
Tìm đến file Setup vừa tải xuống. Click để cài đặt
Bấm Run để bắt đầu cài đặt
Bấm Install để tiếp tục
63
Sau khi cài đặt thành công, trên menu sẽ xuất hiện biểu tượng ngôi sao 4 cánh như hình bên dưới
3. Hướng dẫn đăng ký và ký văn bản trên EVN-Eofficea. Chuyên viên đăng ký văn bản
- Bước 1: Chuyên viên login vào eoffice chọn phần “Văn bản nội bộ” bấm “Đăng ký phát hành”
64
Cửa sổ đăng ký văn bản
- Bước 2: Chuyên viên nhập đầy đủ thông tin văn bản và bấm “Đăng ký” để thực hiện đăng ký
b. Lãnh đạo phòng/ban ký và ban hành văn bản ký CA- Bước 1: Lãnh đạo phòng ban đăng nhập vào hệ thống eoffice
65
66
Chọn chữ ký bấm “OK”
67
- Bước 2: Nhập mã Pin Mặc định là viettel-ca có thể đổi lại (xem tại bước cài đặt driver usb)
- Bước 3: Sau khi nhập mã pin văn bản được ký và chuyển đến mục “Đã phát hành”
Hình ảnh file đã được ký CA thành công.
IV. Hướng dẫn sử dụng phiên bản Eoffice Mobile1. Đăng nhập chương trình
- Đăng nhập ứng dụng bằng tài khoản sử dụng ứng dụng E-Office trên máy tính
68
- Trường hợp đăng nhập không thành công:
+ Không thể kết nối đến máy chủ: Cần kiểm tra thiết bị có thể kết nối đến máy chủ service+ Sai tên đăng nhập, mật khẩu: Kiểm tra lại tài khoản của người dùng
2. Menu chương trình
- Sau khi đăng nhập thành công để hiển thị menu chương trình bằng cách chọn biểu
tượng
69
3. Danh sách văn bản
- Sau khi đăng nhập thành công ứng dụng sẽ chuyển đến màn hình: Danh sách
văn bản đến theo quyền của người sử dụng
70
4. Chi tiết văn bản
- Khi chọn vào một văn bản trên danh sách ứng dụng sẽ chuyển sang màn hình:
Thông tin chi tiết của văn bản đó
71
- Khi click vào dấu + sẽ hiển thị chi tiết xử lý văn bản của phòng ban
72
5. Xử lý văn bản
- Để xử lý văn bản: Chọn biểu tượng
- Tùy thuộc vào quyền của người dùng sẽ hiển thị màn hình xử lý
- Với account có quyền chỉ đạo
73
- Để chọn đối tượng tham gia vào quá trình xử lý văn bản chọn biểu tượng và
bấm “XÁC NHẬN”
- Màn hình chủ trì
74
- Để hoàn tất quá trình xử lý văn bản cần:
+ Chọn: Chủ trì(bắt buộc)+ Chọn: Phối hợp(không bắt buộc)+ Chọn: Xem để biết(không bắt buộc)+ Nhập nội dung xử lý(bắt buộc)+ Chọn yêu cầu văn bản trà lời(không bắt buộc)+ Chọn Xử lý xong(không bắt buộc)+ Chọn Nhầm trong tình huống văn bản gửi không đúng(không bắt buộc)+ Bấm xác nhận để hoàn tất quá trình xử lý
- Màn hình xử lý với account chuyên viên
75
- Để xử lý văn bản:
+ Nhập nội dung xử lý+ Chọn xử lý xong nếu văn bản đã xử lý xong+ Bấn xác nhận để hoàn tất quá trình xử lý văn bản
6. Tìm kiếm văn bản đến
- Từ menu chọn “Tìm kiếm văn bản đến” chương trình sẽ chuyển đến chức
năng “Tìm kiếm văn bản đến”
76
- Sau khi nhập các tiêu chí => Bấm tìm kiếm
7. Tra cứu văn bản đi
- Từ menu chọn “Tra cứu văn bản đi” chương trình sẽ chuyển đến chức năng
“Tra cứu văn bản đi”
- Nhập các tiêu chí => Xác nhận
77
