INDONESIAperpustakaan.farmalkes.kemkes.go.id/uploaded_files/...Katalog Dalam Terbitan. Departemen Kesehatan Rl 615.1 Ind lndonesia.Departemen Kesehatan. Direktorat Jenderal Pelayanan

HrK

INDONESIASEHAT2010

PEDOMAN PENGELOLAAN

OBAT PUBLIK DAN PERBEKALAN KESEHATAN

snggunaanDukunganyianajemen

RTEMEN

.AYANAN

2

Katalog Dalam Terbitan. Departemen Kesehatan Rl615.1

Ind lndonesia.Departemen Kesehatan. DirektoratJenderal Pelayanan Kefarmasian Dan AlatKesehatan.

p Pedoman pengelolaan obat publik dan per -bekatan kesehatan. — Jakarta: DepartemenKesehatan, 2002.

1. Judul 1. DRUG ADMINISTRATION ROUTES

UK

MENTERl KESEHATAN

REPUBLIK INDONESIA

KEPUTUSAN MENTERl KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA

NOMOR: 1426/Menkes/SK/XI/2002

TENTANG

PEDOMAN PENGELOLAAN OBAT PUBLIK DAN

PERBEKALAN KESEHATAN

MENTERl KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA

Menimbang a. bahwa dalam rangka keperluan keseragamanpelaksanaan pengelolaan obat publik dan perbekalankesehatan, perlu adanya Pedoman Pengelolaan ObatPublik dan Perbekalan Kesehatan.

b. bahwa untuk Itu perlu ditetapkan PedomanPengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan.

Mengingat 1. Undang-undang Nomor 23 Tahun 1992 tentangKesehatan (Lembaran Negara Rl Tahun 1992 Nomor100, tambahan Lembaran Negara Rl Nomor 3495);

2. Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999 tentangPemerintah Daerah (Lembaran Negara Rl Tahun 1999Nomor 60, Tambahan Lembaran Negara Rl Nomor3839);

3. Undang-undang Nomor 25 Tahun 1999 tentangPerimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat danDaerah;

4. Peraturan Pemerintah Nomor 72 Tahun 1998 tentangPengamanan Sedlaan Farmasi dan Alat Kesehatan(Lembaran Negara Rl Tahun 1998 Nomor 138,Tambahan Lembaran Negara Rl Nomor 3781);

5. Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 2000 tentangKewenangan Pemerintah dan Kewenangan Propinsisebagai Daerah Otonomi (Lembaran Negara R! Tahun2000 Nomor 54, Tambahan Lembaran Negara RlNomor 3952);

6. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 177Tahun 2000 tentang Organisasi dan TugasDepartemen;

7. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 102Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi,Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata KerjaDepartemen;

8. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 109Tahun 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas EselonI Departemen;

9. Keputusan Menteri Kesehatan Republik IndonesiaNomor 1277/Menkes/SK/SI/2001 tentang Organisasidan Tata kerja Departemen Kesehatan.

MENTERl KESEHATAN

REPUBLIK INDONESIA

Menetapkan

Pertama

Kedua

Ketiga

Keempat

MEMUTUSKAN

KEPUTUSAN MENTERl KESEHATAN REPUBLIK INDO

NESIA TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN OBAT

PUBLIK DAN PERBEKALAN KESEHATAN;

Pedoman Pengelolaan Obat Rublik dan PerbekalanKesehatan, sebagaimana dimaksud pada diktum pertamasebagai landasan kerja bagi Pelaksana Pengelola ObatPublik dan Perbekalan Kesehatan;

Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan diPusat, Propinsi maupun Kabupaten/Kota dalammeiaksanakan semua keglatan Pengelolaan Obat Publikdan Perbekalan Kesehatan wajib mengacu danmenyeragamkan semua keglatan dengan ketentuan yangtercantum dalam Pedoman sebagaimana tercantum dalamLamplrari Keputusan Inl;

Keputusan Inl berlaku sejak tanggal ditetapkan, denganketentuan apablla dikemudlan harl ternyata terdapatkekellruan dalam keputusan Inl akan dllakukan perbalkansebagaimana mestlnya.

DITETAPKAN DI: JAKARTA

PADA TANGGAL: 21 Nopember2002

Menteii Kesehatan

Dr. Achmad

Tembusan disampaikan kepada Yth :

1. Menteri Koordinator Bidang Kesra;

2. Menteri Dalam Negeri;

3. Menteri Keuangan;

4. Gubemur di seluruh Indonesia;

5. Bupati/Wali di seluruh Indonesia;

6. Sekretaris Jenderal Depkes;

7. Inspektur Jenderal Depkes;

8. Para Direktur Jenderal dilingkungan Depkes;

9. Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan Kesehatan Depkes;10. Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Depkes;11. Kepala Dinas Kesehatan Propinsi diseluruh Indonesia;

12. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota diseluruh Indonesia

SAMBUTAN DIREiaUR JENDERAL

PELAYANAN KEFARMASIAN DAN ALAT KESEHATAN

DEPARTEMEN KESEHATAN R.I

Assalamualaikum Warokhmatullahi Wabarokatuh

Pertama-tama marilah kita memanjatkan puji syukur kehadlrat Allah SWTkarena atas limpahan rahmat hidayah dan karunla-Nya, PedomanPengelolaan Obat Publlk dan Perbekalan Kesehatan Kabupaten/Kota dapatdiselesalkan sesual dengan rencana.

Proses penyusunan pedoman pengelolaan ini teldh melibatkan beberapaUnit Pengelola Obat Publlk dan Perbekalan Kesehatan dari beberapaKabupaten/Kota maupun Proplnsl.

Dengan telah disusunnya Pedoman Pengelolaan Obat Publlk dan PerbekalanKesehatan Inl, diharapkan pengelolaan obat publlk dan perbekalan kesehatandi Kabupaten/Kota menjadi leblh terarah dan dapat dijadlkan dasar untukmenyamakan gerak dan langkah dalam memberdayakan InstltusI PengelolaObat dl Kabupaten/Kota, sehlngga Pengelola Obat dl Kabupaten/Kota dapatmenjamin ketersedlaan obat yang bermutu dl Unit Pelayanan KesehatanDasar.

Adanya perubahan besar dalam ketatanegaraan kIta yaltu dengan adanyaUU Nomor 22 tahun 1999 tentang Pemerlntahan Daerah dan UU Nomor 25tahun 1999 tentang Perlmbangan Keuangan Antara Pemerlntah Pusat danDaerah, SIstem Pengelolaan Obat dl Kabupaten/Kota yang telah berjalandengan balk harus tetap dipertahankan. Pedoman Pengelolaan Obat Publlkdan Perbekalan Kesehatan Inl merupakan salah satu upaya meresponperubahan yang terjadl.

Kami berharap dengan diterbltkannya Surat Keputusan Menteii Kesehatannomor 1426/SK/Menkes/SK/XI/2002 tentang Pedoman Pengelolaan Obat

Publik dan Perbekalan Kesehatan ini, maka komitmen semua pihak akandapat terus meningkatkan Pengelolaan Obat di Unit Pelayanan KesehatanDasar daiam menghadapi berbagai kendala dimasa transisi penerapanOtonomI Daerah.

Akhimya kami menyampalkan penghargaan dan terima kasih kepada semuapihak atas bantuan dan perhatian yang teiah diberikan daiam penyusunanPedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan ini.

Jakarta, November 2002Direktur Jenderal

Pelayanan Kefarmasian dan Alat Kesehatan

Drs. HgfigDjahari. MM. AptNIP. 140024279

KATAPENGANTAR

Fuji syukur kita panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena berkatrakhmat dan karunia Nya, Buku Pedoman Pengelolaan Obat Publik danPerbekalan Kesehatan telah dapat diselesaikan sesuai dengan rencana.

Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan in! disusununtuk memberikan kejelasan bag! pengelolaan obat dan perbekalankesehatan dl Propinsi/Kabupaten/Kota.

Buku Pedoman inl digunakan sebagal acuan bag! Pengelolaan Obat Publikdan Perbekalan Kesehatan di Propinsi/Kabupaten/Kota maupun Pusat dalamproses pelaksanaan Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan.

Kami menyampaikan penghargaan yang tinggi dan ucapan terima kasihkepada semua pihakyang telah membantu dalam pelaksanaan penyusunanBuku Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan.

Jakarta, Nopember 2002

Direktur Bina Obat Publik dan PerbekalanKesehatan,

Drs. Bahron Arifin, Apt / /MIP. 140149674

DAFTARISI

SKMENKESR.I HalamanSAMBUTAN DIRJEN YANFAR DAN ALKESKATA PENGANTAR jDAFTAR ISI jj

BAB I PENDAHULUAN ^A. Latar Belakang ^B. Tujuan 4C. Batasan g

BAB II ORGANISASI UNIT PENGELOLA OBAT PUBLIK DANPERBEKALAN KESEHATAN

A. Bentuk Organlsasi

B. Keuntungan Organlsasi Minimal yang ada dl Kab/KotaC. Tugas Pokok dan Fungsl Unit Pengelola Obat Publlk

dan Perbekalan Kesehatan

D. Tenaga untuk melaksanakan fungsl organlsasi 3E. Pelatlhan Tenaga Unit Pengelola Obat Publlk dan

Perbekalan Kesehatan gF. Anggaran

BAB III PENGELOLAAN OBAT Dl KABUPATEN/KOTA ^ 4A. Perencanaan ^4B. Penyimpanan ^30. DIstrlbusI 25D. Laporan Pemakalan dan Lembar Permlntaan Obat (LPLPO) 30E. Pencatatan dan Pelaporan 33F. Penghapusan Obat 42

BABIVPENUTUP 43DAFTAR4 PUSTAKA 47DAFTAR SINGKATAN 43DAFTAR LAMPIRAN 49

11

Lampiran :

Keputusan Menteri Kesehatan R.I

Nomor : 1426/Menkes/SK/XI/2002

Tanggal : 21 Nopember2002

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

1. Otonomi Daerah

Penerapan Undang - Undang Nomor 25 terltang Otonomi Daerahmembawa Implilkasi terhadap organisasi kesehatan di Propinsi,Kabupaten maupun Kota. Demikian pula halnya dengan organisasipengeloiaan obat. Bila sebelum penerapan UU No : 25 di seluruhKabupaten/Kota terdapat Gudang Farmasi, maka dengandiserahkannya GFK kepada daerah organisasi tersebut tidak selaiueksis di setiap Kabupaten/Kota. Untuk Kabupaten/Kota yang maslhmempertahankan Gudang Farmasi (GFK) dengan segalakonsekuensinya, minimal pengeloiaan obat betjalan sebagaimanasemula. Dalam artian ada penanggung jawab, personal terlatih, sistempengeloiaan obat dan juga sarana baik gedung, komputer maupunkendaraan roda empat. Berbeda dengan Kabupaten/Kota yangmelikuidasi GFK. Kemungkinan pengeloiaan obat tidak berjalansebagaimana mestinya menjadi relatif besar, karena personal terlatihdi pindah tugaskan atau sarana diubah peruntukannya. Demikian pulahalnya dengan mekanisme pengeloiaan obat yang telah dibinabertahun-tahun dirubah tidak sesuai dengan standar yang berlaku.Selain kemungkinan tersebut, ada altematif lain yang bahkan menjadilebih baik seperti: bila semula ada UPTD Farmasi dan GFK dijadikansatu wadah, sarana (gedung dsb), personal dan mekanismepengelplaan obat, ada pelatihan lanjutan bagi petugas terlatih dan

Pedoman Pengeloiaan - 1

sebagainya. Adanya Otonomi Daerah membuka berbagai peluangterjadi perbedaan yang sangat mendasar di masing-masingKabupaten/Kota dalam melaksanakan pengelolaan obat.Pertanyaannya adalah apakah semua itu ditujukan untuk menjaminketersediaan maupun peningkatan akses terhadap obat bagimasyarakat ?.

2. Kebutuhan setiap daerah yang berbeda.

Keberadaan GFK di Kabupaten/Kota yang sifatnya seragam di seiuruhindonesia pada dasamya hanyaiah untuk menjamin pengeloiaan obatpubiik khususnya dipelayanan kesehatan dasar, dapat menjaminketersediaan obat dan aksesibilitas pubiik terhadap obat. Akan tetapiorganisasi yang seragam mungkin di era otonomi daerah dianggaptidak cocok iagi mengingat masing-masing daerah m.6mpunyaikebutuhan lokai spesifik yang akan berbeda antara satu Kabupaten/Kota dengan yang lainnya. Sehingga perubahan organisasipengelolaan obat banyak dilakukan oleh masing-masing Kabupaten/Kota.

Kebutuhan dimaksud misalnya adalah pengelolaan obat pubiik tidakhanya mencakup pelayanan kesehatan dasar tetapi termasuk jugapeiayanan rujukan. Hal ini didasarkan kepada keterbatasan tenagaApoteker terlatih, serta keinginan terciptanya pengelolaan yang efisiendan efektif. Disisi lain pengembangan organisasi membutuhkan cukupbanyak apoteker beserta asisten apoteker. bitempatjain mungkinkeberadaan GFK sudah dianggap memadai untuk mengelola obatpubiik yang ada di wHayahnya. Masih banyak kebutuhan lokal spesifikyang sangat beragam.

3. Obat dan perbekaian kesehatan penunjang vital pelayanankesehatan

Obat merupakan komponen esensial dari suatu pelayanan kesehatan.Dengan pemberian obat, maka penyakit yang diderita oleh pasiendapat di ukur tingkat kesembuhannya. Selain Itu karena obat sudahmerupakan kebutuhan pokok masyarakat, maka persepsi masyarakattentang output dari pelayanan kesehatan adalah menerima obatsetelah berkunjung ke sarana kesehatan, balk itu dokter praktekswasta, Poliklinik, Puskesmas, Rumah Sakit dan lain - lain.

2 - Pedoman Pengelolaan

Hal ini dapat kita buktikan biia seorang pasien datang kepada seorangdokter atau dokter gigl dipastikan pasien tersebut akan mendapatresep. Atau seballknya blla dokter tidak member! resep, maka pasienakan bertanya kepada dokter atau dokter gig! untuk mendapatkanresep. Biia di ibaratkan tenaga medis adalah tentara yang sedangberperang di medan tempur, maka obat adalah amunlsl yang mutlakharus dimlllkl untuk mengalahkan musuh-musuhnya. Mellhat begituvltalnya obat dalam pelayanan kesehatan, maka pengeiolaan yangbenar, eflslen dan efektif sangat diperlukan oleh Kabupaten/Kota.

4. Biaya penyediaan obat yang cukup besar.

Menurut WHO (1996) belanja obat merupakan baglan terbesar darlanggaran kesehatan. DI beberapa negara maju blaya obat Ini berklsarantara 10-15 % darl anggaran kesehatan. Sementara dl negaraberkembang blaya Ini leblh besar lag! antara 35-66 %. Contoh: Thailand 35 % , Indonesia, 39 %, CIna 45 % dan Mali 66 %. Tanggungjawab pengadaan obat esenslal untuk pelayanan kesehatan dasarbukan lag! menjadi tanggung jawab pemerlntah pusat akan tetaplmenjadi tanggung jawab pemerlntah daerah Kabupaten/Kota. Mellhatdata tersebut, maka pemerlntah khususnya pemerlntah daerahkabupaten/kota akan merasakan beban yang sangat besar terhadapAPBD/DAU s^lap tahunnya.

Menjamin dana yang cukup untuk pengadaan obat esenslal sangatlahpenting, akan tetapl yang leblh penting lag! adalah mengelola alokasidana penyediaan obat se-eflslen dan se-efektif mungkln. Hal Ini perludllaksanakan untuk menjamin ketersedlaan obat dl pelayanankesehatan dan juga menjaga citra pelayanan kesehatan Itu sendlrl.

5. Dana obat yang harus diperjuangkan dl DAU.

Penerapan Undang Undang Otonoml dan Perlmbangan KeuanganPusat dan Daerah membawa perubahan kepada mekanlsmepengalokaslan dana pembangunan. Hal Ini terjadi dl semua sektorbukan hanya dl sektor Kesehatan. Pada era Pra-OtonomI-Daerahalokasi dana pembangunan langsung disedlakan untuk maslng-maslng sektor, dan selanjutnya dibaglkan ke Proplnsi dan Kabupaten/Kota. Pada saat Ini pengalokaslan dana darl Pemerlntah Pusat

Pedoman Pengeiolaan' 3

Bonefialui mekainsnie Dana Alokasi Umum (DAU), Dana

EteoaBiu OJanaaMcasi peniMffigMnan kesehatantennasuk didalaninyaqteanfflainfiiasidbattennasAkedalani DAU. Penibahan yang demikian

beSom banyak

d. Terjaminnya mutu, keabsahan dan ketepatan obat sertakerasionaian penggunaan obat.

e. Peningkatan pemanfaatan informasi pengelolaan obat publik danperbekalan kesehatan untuk perencanaan kebutuhan obat diKabupaten/Kota.

C. Batasan

Dengan diberlakukannya Otonomi Daerah, masing - masing daerahKabupaten/Kota mempunyai struktur organisasi dan kebijakan sendiridalam pegeloiaan obat, dalam buku ini Pengelola Obat Kabupaten/Kotadisebut dengan Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan KesehatanKabupaten/Kota.

Pedoman Pengelolaan' 5

BAB II

ORGANISASI

UNFT PENGELOLA OBAT PUBLIK DAN PERBEKALAN

KESEHATAN

A. Bentuk organisasi

Melihat betapa pentingnya peranan obat dalam pelayanan kesehatan,maka pertu adanya standar minimal organisasi pengelola obat publik danperbekalan kesehatan di Kabupaten/Kota agar alokasi dana obat yangtersedia dapat di manfaatkan semakslmal mungkin.

Bentuk organisasi unit pengelola obat publik dan perbekalan kesehatanKabupaten/Kota adalah sebagai berikut:

Pola Organisasi Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan KesehatanSesual dengan Pola Organisasi DInas Kesehatan Kabupaten/Kota

No. Aktivltas Pola Maksimal Pola Minimal Pola - Lain

1 Penanggung jawab UnitPengelola Obat Publik danPerbekalan Kesehatan

• Subdin Farmasi

• Subdin Yankes

• SeksiObat • UPTD Farmasi

•GFK ,

• Inst. Farmasi

2 Pelaksana Pendistribusian dan

Penyimpanan• SeksiObat • Petugas

Pendistribusian

• Subsie

Pendistribusian

3 Pelaksana Evaluasi, Pencata-tan dan Peiaporan

o SeksiObat

• Seksi Evaluasi

• Petugas

Evaluasi

• Subsie Evaluasi

4 Pelaksana Penyedia informasiobat, pelatihan dan monitoringpenggunaan obat rasional

• SeksiObat • Petugas

Pemantauan• Subsie

Pemantauan

5 Pelaksana Administrasi Umum • StafSieObat • Petugas SeksiObat

• Subbag TU

6 - Pedomart Pengelolaan

B. Keuntungan Organisasi Minimal yang ada di Kabupaten/Kota.

Keuntungan adanya organisasi minimal unit pengelola obat publik danperb'ekalan kesehatan antara lain:

1. Ada jamlnan profeslonallsme dalam pengelolaan obat

2. Ada penanggung jawab dengan latar belakang pendldlkan yangsesual dengan bidang pekeijaan

3. PotensI untuk terjadlnya pemlllhan obat maupun pengalokaslan danayang tidak benar dapat diperkecll.

4. KomunikasI dengan tenaga kesehatan dl Puskesmas atau RumahSakit relatif beijalan lancar.

5. Jamlnan tersedianya InformasI mengenal obat bagi tenaga kesehatandl Puskesmas/Rumah Saklt.

C. Tugas Pokok dan Fungsi Unit Pengelola Obat Publik dan PerbekalanKesehatan

1. Unit pengelola obat publik dan perbekalan kesehatan dl Kabupaten/Kota mempunyal tugas pokok melaksanakan semua aspekpengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan, termasukdidalamnya pelatlhan penggunaan obat raslonai serta melakukankoordinasi dalam perencanaan dan pengadaan obat dan perbekalankesehatan.

2. Unit pengelola obat publik dan perbekalan kesehatan dl Kabupaten/Kota mempunyal fungsi antara lain:

a. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan obat publik danperbekalan kesehatan untuk pelayanan kesehatan

b. Melakukan penerimaan obat publik dan perbekalan kesehatanyang berasal dari berbagal sumber anggaran

0. Melakukan pendlstrlbuslan obat publik dan perbekalan kesehatanyang berasal dari berbagal anggaran sesual dengan permlntaandari pemlllk program atau permlntaan unit pelayanan kesehatan

d. Melakukan penylmpanan obat publik dan perbekalan kesehatandari berbagal sumber anggaran

Pedoman Pengelolaan - 7

e. Melakukan evaluasi dan pencatatan pelaporan LPLPO dan obatprogram kesehatan yang menjadi tanggung jawabnya

f. Melaksanakan kegiatan pelatihan penggunaan obat rasional bagitenaga kesehatan di unit pelayanan kesehatan dasar

g. Melaksanakan kegiatan bimbingan teknis pengelolaan obat publikdan perbekalan kesehatan serta pengendalian penggunaan obatdi unit pelayanan kesehatan dasar

h. Pro-aktif membantu perencanaan dan pelaksanaan pengadaanobat dan perbekalan kesehatan di Kabupaten/Kota

i. Melaksanakan kegiatan administrasi unit pengelola obat publikdan perbekalan kesehatan

j. Melaksanakan tugas lain yang diberikan unit vertikal di atasnya.

Keberadaan Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan diKabupaten/Kota antara lain bertujuan untuk menjamin :

1. Pemanfaatan alokasi dana seefektif dan seefisien mungkin.

2. Menjamin ketersediaan obat di unit pelayanan kesehatan dasar

3. Menjamin penggunaan obat secara rasional

D. Tenaga Untuk Melaksanakan Fungsi OrganlsasI

Agarorganisasi yang ada dapat berjalan lancar, maka dipeiiukan tenagayang sesuai dengan jenis pekerjaan tersebut untuk menjalankannya.Adapun tenaga yang dibutuhkam untuk mempeiiancar jalannya organisasiadalah : Apoteker, Asisten Apoteker, tenaga SMU/Sarjana lainnya.

Jumlah tenaga yang tersedia dalam jumlah yang memadai akanmemudahkan organisasi mencapai tujuan. Adapun jenis dan jumlahtenaga yang sebaiknya tersedia adalah :

1. Penanggung jawab pengelola obat publik dan perbekalan kesehatanadalah seorang Apoteker

2. Pelaksana pendistribusian dan penyimpanan obat publik danperbekalan kesehatan adalah Apoteker atau Asisten Apoteker denganjumlah minimal 1 (satu) orangdan dapat dibantu oleh tenaga lulusanSMU.


3. Pelaksana evaluasi, pencatatan dan perencanaan kebutuhan obatpublik dan perbekalan kesehatan adalah Apoteker atau AsistenApoteker dengan jumlah minimal 1 (satu) orang dan dapat dibantuoleh tenaga lulusan SMU.

4. Pelaksana penyedia informasi obat, pelatihan dan monitoringpenggunaan obat rasional adalah seorang Apoteker dan dibantu olehtenaga lulusan SMU.

5. Pelaksana Administrasi:

a. Adminsitrasi Umum adalah tenaga lulusan D3 dan atau lulusanSMU sesuai dengan kebutuhan dan tenaga yang tersedia.

b. Bendahara adalah seorang tenaga lulusan D3 atau SMU.

E. Pelatihan Tenaga Unit Pengelola Obat Publik dan PerbekalanKesehatan

Selain pendidikan formal seperti yang tersebut di atas diperlukan pulapendidikan fungsional dalam melaksanakan pengelolaan obat publik danperbekalan kesehatan di Kabupaten/Kota. Adapun pelatihan minimal yangsebaiknya diikuti oleh tenaga tersebut antara lain :

a. Untuk Apoteker penanggung jawab pengelola obat publik danperbekalan kesehatan di Kabupaten/Kota sebaiknya mengikutipelatihan berikut:

• Pengelolaan obat Kabupaten/Kota

• Perencanaan dan pengelolaan obat terpadu

• Pengelolaan obat Puskesmas

« Penggunaan obat rasional

• Pemanfaatan data LPLPO

• Pengelolaan obat program kesehatan di Kabupaten/Kota

Manajemen umum (keuangan, administrasi)

• Komputer (spread sheet, word prosessor)

b. Untuk Apoteker atau Asisten Apoteker pelaksana penditribusian danpenyimpanan sebaiknya mengikuti pelatihan :

• Pengelolaan obat Kabupaten/Kota


• Pengelolaan obat Puskesmas



• Komputer (spread sheet, word prosessor

c. UntukApoteker atau Asisten Apoteker pelaksana evaiuasi, pencatatandan perencanaan kebutuhan sebaiknya mengikuti pelatihan:• Pengelolaan obat Kabupaten/Kota



• Komputer (spread sheet, word prosessor)

d. Untuk Apoteker penyedia informasi obat, pelatihan dan monitoringpenggunaan obat raslonal sebaiknya mengikuti pelatihan:

Pemanfaatan data LPLPO

Penggunaan obat rasional

Supervisi penggunaan obat di Puskesmas

Komputer (spread sheet, word prosessor)

Untuk Asisten Apoteker sebaiknya mengikuti pelatihan:Pencatatan pelaporan unit pengelola obat publik dan pert)ekalankesehatan

Penyimpanan dan pendistribusian unit pengelola obat publik danperbekaian kesehatan

Pengenalan LPLPO

Dasar • dasar komputer

Untuk Saijana lain/D3/SMU sebaiknya mengikuti pelatihan;Dasar - dasar komputer

Administrasi umum

Kursus dasar bendaharawan

e.

f.


F. Anggaran

Anggaran merupakan salah satu masukan penting guna beijalannya suatuorganisasi, demikian pula hainya Unit Pengelola Obat Publik danPerbekalan Kesehatan di Kabupaten/Kota sangat membutuhkandukungan dana untuk melaksanakan aktifitas sehari - hari.

Adapun anggaran yang dibutuhkan oleh unit pengelola obat publik danperbekalan kesehatan di Kabupaten/Kota dapat dikategorikan sebagaiberikut:

1. Kebutuhan Anggaran Rutin.

Kebutuhan anggaran rutin unit pengelola obat publik dan perbekalankesehatan Kabupaten/Kota antara lain :

a. Daya dan jasa, meliputi:

Telepon

Listrik .

Air . .Gas

~ I

b. Pemeliharaan, meliputi:

Gedung '

Halaman

Kendaraah Roda dua

Kendaraan Roda empat

Komputer

Facsimile

c. ATK dan Penyediaan Barang Cetakan, meliputi;

Alat Tulis Kantor

Penyediaan Kartu Stock

Penyediaan Kartu Induk Barang

Penyediaan LPLPO unit Pelayanan Kesehatan Dasar

d. Pengolahan Data


e. Gaji pegawai, termasuk honor satpam penjaga gedung unitpengelola obat publik dan perbekaian kesehatan

2. Kebutuhan pengembangan pengelolaan obat publik dan perbekaiankesehatan meliputi:

a. Pelatihan Pengelola Obat Puskesmas dan Penggunaan ObatRasional

Kebutuhan dana sesuardengan jumlah unit pelayanan kesehatanyang ada di wilayah kerja. Pelaksanaan minimal satu tahun sekali,dengan lama kegiatan 1-2 hari.

b. Monitoring dan Evaluasi pengelolaan obat di Puskesmas danpenggunaan obat rasional.

Kebutuhan dana sesuai dengan jumlah unit pelayanan kesehatanyang ada di wilayah kerja. Pelaksanaan minimal satu tahun sekali,dan dilakukan sepanjang tahun anggaran

0. Pertemuan/Rapat kerja penyusunan kebutuhan obat

Kebutuhan dana sesuai jumlah anggota tim perencanaan obatterpadu, dilaksanakan minimal 4 (empat) kali dalam setahun,dengan lama kegiatan 1-2 hari.

d. Penyampaian hasll mpnitoring

Kebutuhan dana sesuai dengan jumlah undangan, dilaksanakanminimal 4 (empat) kali dalam setahun, dengan lama kegiatan 1 -2 hari.

e. Lain-lain kegitan disesuaikan dengan kebutuhan lokal

3 Sarana

Ketersediaan sarana yang ada di Unit Pengelola Obat Publik danPerbekaian Kesehatan bertujuan untuk mendukung jalannyaorganisasi. Adapun sarana yang minimal sebaiknya tersedia adalahsebagai berikut ;

a. Gedung, dengan luas 300 m2 - 600 m2

b. Kendaraan roda dua dan roda empat, dengan jumlah 1-3 unit

c. Komputer + Printer, dengan jumlah 1-3 unit

d. Telepon & Facsimile, dengan jumlah 1 unit

12 - Pectoman Pengelolaan

e. Sarana penylmpanan:

Rak : 10 -15 unit

Pallet : 40-60 unit

Lemari : 5 - 7 unit

Lemari Khusus : 1 unit

Sarana Administrasi Umum:

Brankas : 1 unit

Mesin Tik : 1 - 2 unit

Lemari arsip: 1-2 unit

g. Sarana Administrasi Obat dan Perbekalan Kesehatan

Kartu Stok

Kartu Persediaan Obat

Kartu Induk Persediaan Obat

Buku Marian Pengeluaran Barang

SBBK

LPLPO

Kartu Rencana Distribusi

• Lembar bantu penentuan proporsi stok optimum

Jumlahnya disesuaikan dengan item obat dan unit pelayanankesehatan yang dilayanl.


BAB III

PENGELOLAAN OBAT Dl KABUPATEN / KOTA

A. PERENCANAAN

Perencanaan pengadaan obat publik dan perbekalan kesehatan adalahsalah satu fungstyang menentukan daiam proses pengadaan obat publikdan perbekalan kesehatan. Tujuan perencanaan pengadaan obat publikdan perbekalan kesehatan adalah untuk menetapkan ]enis dan jumlahobat sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanah kesehatandasar termasuk program kesehatan yang telah ditetapkan. Prosesperencanaan pengadaan obat publik dan perbekalan kesehatan diawali

rencana

kebutuhan obat jpublik dan perbekalan kesehatan Kabupaten/ Kota yangdilengkapr dengan teknik-teknik perhitungannya.

Berbagai kegiatan yang dilakukan dalam perencanaan kebutuhan obatadalah:

1. Tahap Pemilihan Obat

Fungsi seleksi/ pemilihanobatadalah untuk menentukan apakah obatbenar-benar diperlukan sesuai dengan jumlah penduduk d^ polapenyakit dt daerah, untuk mendapatkan pengadaan obat yang baik,sebaiknya diawali dengan^dasar-dasar seleksi kebutuhan obat yaitumeliputi:

a. Obat dipilih berdasarkan seiekst ilmiah, medik dan statistik yangmemberikan efek terapi jauh lebih baik dibandingkan resiko efeksamping yang akan ditimbulkan.

b. Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan caramenghindari duplikasi dan kesamaan jenis.

c. Jika ada obat baru harus ada bukti yang spesifik untuk efek terapiyang lebih baik.

d. Hindari penggunaan obat kombinasi, kecuali jika obat kombinasimempunyai efek yang lebih baik dibanding obat tunggal.

14 - Recbman Pengelolaan

e. Apabila jenis obat banyak, maka kita memillh berdasarkan Drugof Choice dari penyakit yang prevalensinya tinggi.

2. Jahap Kompilasi Pemakaian Obat

Kompilasi pemakaian obat berfungsi untuk mengetahui pemakaianbulanan maslng-masing jenis obat dl unit pelayanan kesehatan/Puskesmas selama setahun dan sebagai data pembanding bagi stokoptimum.

informasi yang didapat dari kompilasi pemakaian obat adalah :

a. Jumlah pemakaian tiap jenis obat pada masing-masing unitpelayanan kesehatan/ Puskesmas.

b. Persentase pemakaian tiap jenis obat terhadap total pemakaiansetahun seluruh unit pelayanan kesehatan/ Puskesmas.

0. Pemakaian rata-rata untuk setiap jenis obat untuk tingkatKabupaten/ Kota.

3. Tahap Perhitungarr Kebutuhan Obat.

Menentukan kebutuhan obat nrierupakan tantangan yang berat yangharus dihadapi oleh Apotekeryang bekerja dl Pelayanan KesebatanDasar (PKD) ataupun di Unit Pengelolan Obat/ Gudang FarmasiKabupaten/ Kota.

Masalah kekosongan obat atau kelebihan obat dapat teijadi apabilainformasi semata-mata hanya berdasarkan informasi yang teoritiskebutuhan pengobatan.

Dengan koordinasi dan proses perencanaan untuk pengadaan obatsecara terpadu serta melaiui tahapan seperti diatas, makadiharapkanobat yang direncanakan dapat tepat jenis dan tepat jumlah serta tepatwaktu.

Tidak ada cara terbaik untuk menentukan kebutuhan obat.

Pendekatan dapat dilakukan melaiui metoda:

a. Metoda Konsumsi

Didasarkan atas analisa data konsumsi obat tahun sebelumnya.

Untuk menghitung jumlah obat yang dibutuhkan berdasarkanmetoda konsumsi perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1) Pengumpulan dan pengolahan data

2) Analisa data untuk informasi dan evaluasi.

Pedoman Pengetolaan' 15

3) Perhltungan perkiraan kebutuhan obat.4) Penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana

b. Metoda Morbiditas

Metoda morbiditas adalah perhitungan kebutuhan obatberdasarkan pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan danlead time. Langkah-langkah dalam metoda ini adalah:1) Menentukan jumlah penduduk yang akan dilayani.2) Menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan f rekwensi

penyakit.

3) Menyediakan standar/ pedoman pengobatan yang digunakan.4) Menghitung perkiraan kebutuhan obat.5) Penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia.

B. PENYIMPANAN

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengaricara menempatkan obat-obatan yang diterima pada tempat yang dinilaiaman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat.

Tujuan penyimpanan obat-obatan adalah untuk:

• Memelihara mutu obat

• Menghindari penggunaan yang tidak ber-tanggung - jawab• Menjaga kelangsungan p^rsediaan• Memudahkan pencarian dan pengawasan

Kegiatan penyimpanan obat meliputi:

a. Pengaturan tata ruang

b. Penyusunan stok obatc. Pencatatan stok obat

d. Pengamatan mutu obat

16 ' Pedoman Pengelolaan

Pengaturan Tata Ruang

Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan,pencarian dan pengawasan obat-obat, maka diperlukan pengaturan tataruang gudang dengan baik.

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang gudangadaiah sebagai berikut:

1. Kemudahan bergerak.

Untuk kemudahan bergerak, maka gudang perlu ditata sebagai berikut:

a). Gudang menggunakan sistem satu lantai jangan menggunakansekat-sekat karena akan membatasi pengaturan ruangan.

Jika digunakan sekat, perhatikan posisi dinding dan pintu untukmempermudah gerakan.

b). Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran obat,ruang gudang dapat ditata berdasarkan sistem :

• Arus garis lurus

• Arus U

• Arus L

2. Sirkulasi udara yang baik.

Salah satu faktor penting dalam merancang gudang adaiah adanyasirkulasi udara yang cukup didalam ruangan gudang. Sii^ulasi yangbaik akan memaksimalkan umur hidup dari obat sekaligus bermanfaatdalam mem-perpanjang dan memperbaiki kondisi kerja.

Idealnya dalam gudang terdapat AC, namun biayanya akan menjadimahal untuk ruang gudang yang luas. Alternatif lain adaiahmenggunakan kipas angin. Apabila kipas angin belum cukup makaperlu ventilasi melalui atap.

3. Rak dan Pallet.

Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapatmeningkatkan sirkulasi udara dan gerakan stok obat.


Penggunaan pallet memberikan keuntungan:

• SirkulasI udara dari bawah dan perllndungan terhadap banjir

• Peningkatan efisiensi penanganan stok

• Dapat menampung obat lebih banyak

• Pallet lebih murah dari pada rak

4. Kondisi penyimpanan khusus.

■ Vaksin memerlukan '^Id Chain" khusus dan harus dilindungidari kemungkinan putusnya aliran listrik.

■ Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemarikhusus dan selalu terkunci.

■ Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harusdisimpan dalam ruangan khusus, sebaiknya disimpan dibangunan khusus terpisah dari gudang induk

5. Pencegahan kebakaran.

Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang mudahterbakar seperti dus, kartun dan Iain-Iain. Alat pemadam kebakaranharus dipasang pada tempat yang mudah dijangkau dan dalam jumlahyang cukup. Tabung pemadam kebakaran agar diperiksa secaraberkala, untuk memastikan masih berfungsi atautidak.

Penyusunan Stok Obat

Obat disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis.

Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkahsebagai berikut:

1. Gunakan prinsip RFC (First In First Out) dalam penyusunan obatyaitu obat yang masa kadaluwarsanya lebih awal atau yang diterimalebih awal hams digunakan lebih awal sebab umumnya obat yangdatang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan umumyarelative lebih tua dan masa kadaluwarsanya mungkin lebih awal.

2. Susun obat dalam kemasan besar di atas pallet secara rapi danteratur.

3. Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika.

18 -Pedoman Pengelolaan

4. SImpan obat yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahayadan kontaminasi bakterl pada tempat yang sesuai.

5. Simpan obat dalam rak dan beiikan nomor kode, pisahkan obat dalamdengan obat-obatan untuk pemakaian luar.

6. Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi.

7. Apabtla persediaan obat cukup banyak, maka biarkan obat tetapdalam boks masing-masing, ambil seperlunya.

8. Obat-obatan yang mempunyal batas waktu pemakaian perludiiakukan rotasi stok agar obat tersebut tidak selalu berada dibelakangsehingga obat dapat dimanfaatkan sebelum masa kadaluwarsa habis.

Pencatatan dan Kartu Stok

Fungsi:

1. Kartu stok digunakan untuk mencatat mufasi obat (penerimaan,pengeluaran, hilang, rusak atau kadaluwarsa)

2. Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu)jenis obat yang berasal dari 1 (satu) sumber anggaran.

3. Tiap baris data hanya diperuntukkan mencatat 1 (satu) kejadian mutasiobat.

4. Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaanpengadaan distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisikobat dalam tempat penyimpan-annya.

Kegiatan yang harus diiakukan

1. Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan obat bersangkutan

2. Pencatatan diiakukan secara rutin dari hari ke hari

3. Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak/kadaluwarsa) langsung dicatat didalam kartu stok

4. Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan.

InformasI yang didapat

1. Jumlah obat yang tersedia (sisa stok)

Pedoman Pengetolaan - 19

2. JumlaK obat yang diterima

3. Jumlah obat yang keluar

4. Jumlah obat yang hilang/rusak/kadaluwarsa

5. Jangka waktu kekosongan obat

Manfaat informasi yang didapat

1. Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan obat

2. Penyusunan laporan

3. Perencanaan pengadaan dan distribusi

4. Pengendalian persediaan

5. Untuk pertanggung jawaban bag! Petugas Penylmpanan dan Penyaluran

6. Sebagai alat bantu kontrol bag! Kepala Unit Pengelola Obat Publik danPerbekalan Kesehatan/Bendaharawan Obat.

Petunjuk pengisian

a. Petugas penylmpanan dan penyaluran mencatat segala penerimaan danpengeluaran obat dl Kartu Stok (formullr I) sesual dengan apa yangtercantum didalam BAPPB, Dokumen Buktl MutasI Barang (DBMS) ataudokumen lain yang sejenls.

b. Obat disusun menurut ketentuan-ketentuan beiikut:

1) Obat dalam jumlah besar (bulk) disimpan diatas pallet atau ganjalkayu secara rapl, teratur dengan memperhatlkan tanda-tanda khusus(tidak boleh terballk, berat, bulat, segl empat dan laln-lain)

2) Penylmpanan antara kelompok^enls satu dengan yang lain hamsjelas sehlngga memudahkan pengeluaran dan per-hltungan

3) Penylmpanan bersusun dapat dllaksanakan dengan adanya forkllftuntuk obat-obat berat

4) Obat-obat dalam jumlah kecil dan mahal harganya disimpan dalamlemarl terkunci dipegang oleh Petugas Penylmpanan dan Penyaluran

5) Satu jenis obat disimpan dalam satu lokasi (rak, lemarl dan laln-lain)


6) Obat dan alat kesehatan yang mempunyai sifat khusus dislmpandalam tempat khusus. Contoh : Eter, film dan lain-lain.

c. Obat-obat dislmpan menurut sistem FIFO (First In First Out)

d. Kartu stok memuat nama obat, satuan, asal (sumber) dan diletakkanbersama obat pada lokasi penyimpanan

e. Bagian judul pada kartu stok diisi dengan :

• Nama obat

• Kemasan

• Isi kemasan

• Nama sumber dana atau dari mana asalnya obat

f. Kolom-kolom pada kartu stok diisi sebagai berikut:

Tanggal penerimaan atau pengeluaran

Nomor dokumen penerimaan atau pengeluaran

Sumber asal obat atau kepada siapa obat dikirim

No. Bacth/No. Lot.

Tanggal kadaluwarsa

Jumlah penerimaan

Jumlah pengeluaran

Sisa stok

Paraf petugas yang mengerjakan

Pencatatan dan Kartu Stok Induk

Fungsi:

1. Kartu Stok Induk digunakan untuk mencatat mutasi obat (penerimaan,pengeluaran, hilang, rusak atau kedaluwarsa).

2. Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu)jenis obat yang berasal dari semua sumber anggaran

3. Tiap baris data hanya diperuntukan mencatat 1 (satu) kejadian mutasiobat

4. Data pada kartu stok induk digunakan sebagai:%


• Mat kendali bagi Kepala Unit Pengelola Obat Publik dan PerbekalanKesehatan terhadap keadaan fisik obat daiam tempat penyimpanan.

• Mat bantu untuk penyusunan iaporan, perencanaan pengadaan dandistribusi serta pengendalian persediaan

Kegiatan yang harus dilakukan :

1. Kartu stok Induk diletakkan di ruang Kepala Unit Pengelola Obat Publikdan Perbekalan Kesehatan.

2. Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari

3. Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak/daluwarsa) langsung dicatat didalam kartu stok

4. Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan.

Informasi yang didapat

1. Jumlah obat yang tersedia (sisa stok)

2. Jumlah obat yang diterima

3. Jumlah obat yang keluar

4. Jumlah obat yang hilang/rusak/daluwarsa



1. Mat kontrol bagi Kepala Unit Pengelola Obat Publik dan PerbekalanKesehatan

2. Mat bantu untuk :

• Penyusunan Iaporan

• Perencanaan pengadaan dan distribusi

• Pengendalian persediaan

Kegiatan yang harus dilakukan

a. Petugas Pencatatan dan Evaluasi, mencatat segala penerimaan dan


pengeluaran obat di Kartu Stok Induk (Formulir II) berdasarkan BAPPB,SBBK atau dokumen lain yang sejenis.

b. Kartu Stok Induk adalah :

1. Sebagai pencerminan obat-obat yang ada di gudang

2. Alat pembantu bag! Ordonatur untuk pengeluaran obat

3. Alat pembantu dalam mehentukan kebutuhan

c. Bagian judul pada kartu induk Persediaan Obat diisi dengan :

• Nama obat tersebut

• Satuan obat

• Sumber/asal obat

• Jumlah persediaan mirijmum yang harus ada dalam persediaan,dihitung sebesar stok tunggu (6 bulan)

• Jumlah persediaan maksimum yang harus ada dalam persediaan,dihitung sebesar stok kerja + stok tunggu + stok pengaman (± 20bulan)

d. Kolom-kolom pada Kartu Induk Persediaan Obat diisi dengan :

1) Tanggal diterima atau dikeluarkan obat

2) Nomor tanda bukti BAPPO dan atau DBMO dan Iain-Iain

3) Dari siapa diterima obat atau kepada siapa dikirim obat

4) Sampai dengan (9) jumlah obat yang diterima berdasar sumberanggaran

5) Sampai dengan (15) jumlah obat yang dikeluarkan

6) Sampai dengan (21) sisa stok obat dalam persediaan

7) Keterangan yang dianggap perlu, misal tanggal dan tahunkadaluwarsa, nomor batch dan Iain-Iain.

Pengamatan mutu obat

Mutu obat yang disimpan di gudang dapat mengalami perubahan baik fisikmaupun kimiawi. Perubahan mutu obat dapat diamati secara visual. Jikadari pengamatan visual diduga ada kerusakan y^ng tidak dapat ditetapkandengan cara organoleptik, harus dilakukan sampling untuk pengujianlaboratorium.


Tanda-tanda perubahan mutu obat

1. lablet

Terjadinya perubahan wama, bau atau rasa

Kerusakan berupa noda, berblntik-bintik, lubang, sumbing, pecah,retak dan atau terdapat benda asing, jadi bubuk dan lembab

Kaleng atau botol rusak, sehingga dapat mempengaruhi mutu obat

2. Kapsul.

Perubahan warna isi kapsul

Kapsul terbuka, kosong, rusak atau melekat satu dengan lainnya

3. Tablet salut.

Pecah-pecah, terjadi perubahan wama

Basah dan lengket satu dengan yang lainnya

Kaleng atau botol rusak sehingga menimbulkan kelainan fisik

4. Cairan.

Menjadi keruh atau timbul endapan

Konsistensi berubah

Wama atau rasa berubah

Botol-botol plastik rusak atau bocor

5. Salep.

Wama berubah

Pot atau tube rusak atau bocor

Bau berubah

6. Injeksi.

Kebocoran wadah (vial, ampul)

Terdapat partikel asing pada serbuk injeksi

Larutan yang seharusnya jemih tampak keruh atau ada endapan

Wama larutan berubah


Tindak lanjut t^hadap obat yang terbukti rusak adalah:

• Dikumpulkan dan disimpan terpisah

• Dikembalikan / diklaim sesuai aturan yang berlaku

» Dihapuskan sesuai aturan yang berlaku

C. DISTRIBUSI

DIstribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluarandan pengirlman obat-obatan yang bermutu, terjamin keabsahan sertatepat jenis dan jumlah dari gudang obat secara merata dan teratur untukmemenuhi kebutuhan unit-unit pelayanan kesehatan.

Tujuan distribusi

1. Terlaksananya pengiriman obat Secara merata dan teratur sehinggadapat diperoleh pada saat dibutuhkan.

2. Terjaminnya kecukupan dan terpeliharanya penggunaan obat di unitpelayanan kesehatan.

3. Terlaksananya pemerataan kecukupan obat sesuai kebutuhanpelayanan dan program kesehatan

Kegiatan Distribusi

Kegiatan distribusi obat di Unit Pengelola Obat Publik dan PerbekalanKesehatan Kabupaten/Kota terdiri dari:

1. Kegiatan Distribusi Rutin yang mencakup distribusi untuk kebutuhanpelayanan umum di unit pelayanan kesehatan

2. Kegiatan Distribusi Khusus yang mencakup distribusi obat program

Kegiatan Distribusi Rutin

a. Perencanaan Distribusi.

Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan (UPOPPK)merencanakan dan me-laksanakan pendistribusian obat-obatan ke unit-unit pelayanan kesehatan di wilayah kerjanya.


Untuk itu dilakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

1) Perumusan stok optimum

Perunriusan stok optimum persediaan dilakukan denganmemperhhungkan siklus distribusi rata-rata pemakalan, waktu tungguserta ketentuan mengenai stok pengaman.

Rencana distribusi obat ke setiap unit pelayanan kesehatan termasukrencana tingkat persediaan, didasarkan kepada besamya stok optimum setiap jenis obat di setiap unit pelayanan kesehatan.

Stok optimum = rata-rata pemakaian obat daiam satu periodetertentu -i- stok pengaman + waktu tunggu.

Pada akhir periode distribusi akan diperoieh persediaan sebesar stokpengaman di setiap unit pelayanan kesehatan.

Rencana tingkat persediaan di Unit Pengelola Obat Pubiik danPerbekalan Kesehatan tiap akhir periode juga dapat ditetapkan.Tujuan dari penetapan rencana persediaan pada akhir atau awalrencana distribusi adalah untuk memastikan bahwa persediaan obatdi Unit Pengeiola Obat Pubiik dan Perbekalan Kesehatan cukup gntukmelayani kebutuhan obat selama periode distribusi tersebut. Posisipersediaan yang direncanakan tersebut diharapkan dapat mengatasisetiap penyimpangan keterlambatan pelaksanaan permintaan obatoleh unit pelayanan kesehatan atau pengiriman obat oleh UnitPengeiola Obat Pubiik dan Perbekalan Kesehatan Kabupaten/Kota.

2) Penetapan frekwensi pengiriman obat-obatan ke unit peiayanan

Frekwensi pengiriman obat-obatan ke unit pelayanan ditetapkandengan memperhati-kan:

a) Anggaran yang tersedia

b) Jarak UPK dari UPOPPK

c) Fasiiitas gudang UPK

d) Sarana yang ada di UPOPPK


3) Penyusunan peta lokasf, Jalur dan jumlah pengiriman.

Agar alokasi biaya pengiriman dapat dipergunakan secara efektif danefislen maka UPOPPK perlu membuat peta lokasi dari unit-unitpelayanan kesehatan di wilayah kerjanya. Jarak (km) antara UnitPengeioia Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan dengan setiap unitpelayanan kesehatan dicantumkan pada peta lokasi.

Dengan mempertimbangkah jarak, biaya transportasi ataukemudahan fasilitas yang tersedia, dapat ditetapkan rayonisasi dariwilayah pelayanan distribusi.

Disamping itu diiakukan pula upaya untuk memanfaatkan kegiatan-kegiatan tertentu yang dapat membantu pengangkutan obat ke UPKmisalnya kunjungan rutin petugas Kabupaten ke UPK, pertemuandokter Puskesmas yang diselenggarakan di Kabupaten/Kota dansebagainya.

Atasdasar ini dapat ditetapkan jadwal pengiriman untuk setiap rayondistribusi misalnya ada rayon distribusi yang dapat dilayani sebulansekali, ada rayon distribusi yang dapat dilayani triwulan dan ada yanghanya dapat dilayani tiap enam bulan disesuaikan dengan anggaranyang tersedia.

Buatlah daftar rayon dan jadwal distribusi tiap rayon berikut dengannama unit pelayanan kesehatan di rayon tersebut lengkap dengannama dokter Kepala UPK serta penanggung jawab pengeioia obatnya.

Kegiatan Distribusi Khusus

Kegiatan distribusi khusus di Unit Pengeioia Obat Publik dan PerbekalanKesehatan Kabupaten/Kota diiakukan sebagai berikut:

a. Unit Pengeioia Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan Kabupaten/Kotamenyusun rencana distribusi obat untuk masing-masing program sesuaidengan rencana pelaksanaan kegiatan program yang diterima dariPropinsi atau Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Unit Pengeioia ObatPublik dan Perbekalan Kesehatan Kabupaten/Kota bekerjasama denganpenanggung jawab program mengusahakan pendistribusian obatsebelumpelaksanaan kegiatan masing-masing program.


b. DistribusI obat program kapada Puskssmas dilakukan atas permlntaanpenanggung jawab program yang diketahui olah Kapala Dinas KasshatanKabupatan/Kota.

c. Untuk palaksanaan program pananggulangan panyakit tartantu sapartiMalaria, Frambusia dan panyakit Kalamin, biiamana obatnya dimintalangsung olah patugas program kapada UPOPPK Kabupatan/Kota tanpamalalui Puskasmas, maka patugas yang barsangkutan harus mambuatlaporan parmintaan dan pamakaian obat yang diketahui olah Kapala DinasKasahatan Kabupatan/Kota.

d. Obat program yang dibarikan langsung olah patugas program kapadapandarita di lokasi sasaran, diparolah/dlminta dari Puskasmas yangmambawahi lokasi sasaran. Satalah salasai palaksanaan pambarian obat,biiamana ada sisa obat harus dikambalikan ka Puskasmas yangbarsangkutan. Khusus untuk Program Diara diusahakan ada sajumlahparsadiaan obat di Posyandu yang pangadaannya diatur olah Puskasmas.

Tata Cara Pendistribusian Obat

1. Unit Pangalola Obat Publik dan Parbakalan Kasahatan Kabupatan/ Kotamalaksanakan distribusi obat ka Puskasmas dan Rumah Sakit di wilayahkarjanya sasuai dangan kabutuhan masing-masing Unit PalayananKasahatan.

2. Puskasmas Indul^ mandistribusikan kabutuhan obat-obatan untukPuskasmas Pambantu, Puskasmas Kaliling dan Unit-unit PalayananKasahatan lainnya yang ada di wilayah binaannya.

3. Distribusi obat-obatan dapat pula dilaksanakan langsung dari UPOPPKka Puskasmas Pambantu sasuai dangan situasi dan kondisi wilayah atasparsatujuan Kapala Puskasmas yang membawahinya.

4. Tata cara pangiriman obat ka Unit Palayanan Kasahatan dapat dilakukandangan cara panyarahan yaitu pangiriman dan pengawasan pangirimanobat dilakukan olah UPOPPK..Cara lain adalah dangan pangambilanbila Puskasmas/RS mangatur sandiri pangambilan obat dari UPOPPK.

5. Obat-obatan yang akan dikirim ka Puskasmas/RS harus disartai dangandokuman panyarahan/pangiriman obat.


6. Sebelum dllakukan pengepakan atas obat-obatan yang akan dikirim,maka perlu dllakukan pemerlksaan terhadap :

- j^nis dan jumlah obat

- kualltas / kondisi obat

Isi kemasan dan kekuatan sedlaan

- keiengkapan dan kebenaran dokumen pengiriman obat

No. Batch

7. Tiap pengeluaran obat dari Unit Pengeiola Obat Publlk dan PerbekalanKesehatan harus segera dicatat pada kartu stok obat dan kartu stok indukobat serta Buku Marian Pengeluaran Obat.

Pencatatan Pendistribuslan Obat

Kartu Rencana Distrlbusi

Fungsi:

a. Sebagai lembar kerja bag! penyusunan rencana distrlbusi danpengendalian distrlbusi

b. Sebagai sumber data dalam melakukan kegiatan distrlbusi ke unitpelayanan

Pencatatan Marian Pengeluaran Obat

Obat-obatan yang telah dikeluarkan harus segera dicatat dan dibukukan padaBuku Marian Pengeluaran Obat mengenai data obat dan dokumen obattersebut.

Fungsi:

Sebagai dokumen yang memuatsemua catatan pengeluaran, balk mengenaidata obatnya maupun dokumen yang menyertai pengeluaran obat tersebut.


a. Jumlah obat yang dikeluarkan, nomor dan tanggal dokumen yangmenyertainya.

b. Unit penerima obat


Manfaat Informasi yang didapat:

Sebagal sumber data untuk perencanaan dan pelaporan.

Petunjuk pengisian


Lakukan pengisian sesuai petunjuk pengisian.

a. Petugas penyimpanan dan penyaluran mengelola dan mencatatpengeluaran obat di Buku Harian Pengeluaran Obat (Formulir III).Buku Harian Pengeluaran Obat memuat semua catatan pengeluaranobat, baik mengenai data obat-obat maupun catatan dokumen obattersebut.

b. Buku Harian Pengeluaran Obat ditutup tiap hari dan dibubuhi paraf/tanda tangan Kepala Unit Pengelola Obat Publik dan PerbekalanKesehatan.

c. Kolom buku harian pengeluaran barang diisi sebagai berikut:Nomor urut sesuai dengan pengeluaran obat

Tanggal pengeluaran barang

- Nomor tanda bukti pengeluaran baik yang berupa surat kirimandan tanggal dokumen tersebut

Mama perusahaan pengirim

- Jumlah item obat

- Total harga

- Keterangan

D. LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN OBAT (LPLPO)a. Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat disampaikan oleh

Puskesmas/UPK ke Unit Pengelola Obat Publik dan PerbekalanKesehatan (UPOPPK).

Petugas Pencatatan dan Evaluasi melakukan evaluasi danpengecekan sesuai dengan rencana distribusi dari UPOPPK laludikirimkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota untuk mendapatkanpersetujuan dari Kepala Dinas Kabupaten/Kota.


Formulir yang digunakan sebagai Dokumen Bukti Mutasi Obat adalahformulir LPLPO atau disebut juga formulir Laporan Pemakaian danLembar Permintaan Obat.

Formulir ini dipakai untuk permintaan dan pengeluaran obat.

b. Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat dibuat rangkap 3(tiga)

• Asli untuk Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan KesehatanKabupaten/Kota

• Tindasan 1 dikirim untuk instansi penerima (RS/Puskesmas)

• Tindasan 2 untuk arsip Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

Kegunaan LPLPO

1) Sebagai bukti pengeluaran obat di Unit Pengelola Obat Publik danPerbekalan Kesehatan.

2) Sebagai bukti penerimaan obat di Rumah Sakit/Puskesmas3) Sebagai surat permintaan/pesanan obat dari Rumah Sakit/

Puskesmas kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota cq. UnitPengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan.

4) Sebagai bukti penggunaan obat di Rumah Sakit / Puskesmas

Isi Dokumen Bukti Mutasi Obat

Nomor dan tanggal pelaporan dan atau permintaan

Nama Puskesmas yang bersangkutan

Nama Kecamatan dari wilayah kerja Puskesmas

Nama Kabupaten/Kota dari wilayah Kecamatan yang bersangkutan

Tanggal pembuatan dokumen

Bulan bersangkutan untuk satuan kerja Puskesmas

Jika hanya melaporkan data pemakaian dan sisa stok obat diisidengan nama bulan bersangkutan

Jika dengan mengajukan permintaan obat (termasuk pelaporan dataobat) diisi dengan periode distribusi bersangkutan


Kolom pada Dokumen Bukti Mutasi Obat

1) Nomor urut masing-masing obat dalam daftar formulir ini2) Nama dan kekuatan obat bersangkutan3) Satuan bentuk sedlaan, misalnya Tablet, Kapsul, SIrop, Tube dll4) Jumlah satuan obat bersangkutan pada akhir bulan lalu, yaitu sama

dengan kolom sisa stok (8) darl formulir LPLPO pada awal bulansebelumnya

5) Jumlah satuan obat bersangkutan yang diterima selama bulan lalu.Data diambil dari kolom pemberian (15) darl formulir LPLPO bulanlalu. Jika pada bulan sebelumnya terdapat lebih dari 1 (satu) formulirLPLPO (karena ada pengajuan tambahan obat), maka kolom Ini diisidengan jumlah kolom (15) dari beberapa LPLPO tersebut

6) Jumlah persediaan satuan masing-masing obat untuk bulan lalu, yaituhasil penjumlahan kolom (4) dan (5) pada baris yang sama

7) Nomor urut masing-masing obat dalam daftar formulir ini

8) Satuan bentuk sediaan, misalnya Tablet, Kapsul, Sirop, Tube dll9) Jumlah satuan obat bersangkutan pada akhir bulan lalu, yaitu sama

dengan kolom sisa stok (8) dari formulir LPLPO pada awal bulansebelumnya

10) Jumlah persediaan satuan masing-masing obat yang dikeluarkanselama bulan lalu, yaitu hasil pengurangan kolom (6) dan (8) padabaris yang sama

11) Jumlah satuan obat dalam tempat simpanannya pada saat LPLPOdisusun. Data dapat dilihaj pada baris terakhir kolom sisa stok (7),dalam masing-masing kartu stoktiapjenis obat. Kolom ini tidak bolehdibiarkan kosong

12) Diisi oleh petugas UPOPPK

13) Jumlah satuan masing-masing obat yang dimintakan distribusinya.Kolom ini hanya diisi jika sedang mengajukan permintaan obat

14) Keterangan *)

(*). Kolom Keterangan diisi dengan keterangan sebagai berikut:

" Untuk mengajukan tambahan obat guna mengatasikekosongan obat, diisi dengan kata "kosong".


■ Untuk mengajukan tambahan obat guna mengatasi kenaikankejadian penyakit, diisi dengan "jenis penyakitbersangkutan"

■ Untuk pelaporan data kekosongan obat diisi dengan langgaimulai terjadinya kekosongan obaf

■ Kolom (16) ini disi jika kolom sisa stok (8) pada bans yangsama berisi angka 0 (nol).

■ Kolom kunjungan resep : diisi dengan data kunjungan yangmendapat resep satuan kerja bersangkutan selama bulan laiu.Kolom ini hanya diisi ketika melakukan pelaporan data obatsaja.

Jumlah kunjungan diisi dengan data kunjungan selama bulan laluyang dibedakan dalam:

Umum : Jumlah pasien umum yang mendapat resep / obatdan membayar biaya pelayanan

Tidak bayar : Jumlah pasien umum yang men-dapat resep / obatdan tidak membayar biaya pelayanan

Askes ; Jumlah pasien peserta asuransi kesehatan (PHB/AKI) yang mendapat resep / obat

- Kolom melaporkan / meminta: diisi dengan nama dan Jabatan petugasyang melaporkan data pemakaian / sisa stok dan atau mengajukanpermintaan obat.

Kolom mengetahui/menyetujui : diisi dengan nama dan jabatanpetugas yang menerima laporan data obat dan atau menyetujuipemberian obat.

Kolom menyerahkan obat: diisi dengan nama dan jabatan petugasyang menyerahkan obat kepada satuan kerja yang memintanya.

Kolom menerima obat: diisi dengan nama dan jabatan petugas yangmenerima penyerahan obat oleh petugas yang menyerahkan.

Surat Pengirlman Barang

a. Petugas Penyimpanan dan Penyaluran mempersiapkan SuratPengiriman Obat (formulir VI) dan menglslnya sesual dengan yangtercantum dalam DBMO yang bersangkutan d^ dikirim bersama obat

Pedoman Pengelolaan • 33

b. Formulir ini merupakan surat pengantar obat dimana didalamnyatercantum }umlah, merk dan nomor koli, jenis dan berat obat sertaaiat pengangkutan yang digunakan untuk mengangkut obat tersebut.

c. Formulir Surat Kiriman Obat dibuat dalam rangkap 4:Qr • Asll untuk Kepala Rumah Sakit / UPK

• Tindasan 1 untuk Kepala UPOPPK

• Tindasan 2 untuk arsip Petugas Penyimpanan dan Penyaluran

• Tindasan 3 dikirim kepada sipenerima barang untuk ditandatangani oleh Kepala RS/ Puskesmas dan di cap dinas yangselanjutnya dikirim kembali kepada Kepala UPOPPK cq. PetugasPencatatan dan Evaluasi

'' • Nama RS/Puskesmas yang memesan (c)• Nomor dari LPLPO / LB2 (d)

• Cara pengiriman melalui jasa pengangkutan / diangkut sendiri,dilengkapi data nomor kendaraaan (e)

d. Kolom-kolom pada Formulir Surat Kiriman Obat diisi sebagai berikut:

1) Jumlahkoli

2) Nomor koli

3) Kalau koli pakai merk

4) Jenis misalnya obat-obat / alat-alat kesehatan

5) Berat dalam kg

6) Keterangan menurut keperluan (misalnya dalam keadaan^usak/utuh)

7) Nama tempat UPOPPK

8) Nama/jabatan yang mengirim

9) Nama pengangkut yang membawa obat tersebut/nama yangmenerima obat

e. Kerusakan, kekurangan dan kehilangan dalam pengiriman menjaditanggung jawab jasa pengangkutan, oleh karena itu pengecekan perludilakukan didepan petugas jasa pengangkutan / pengirim

f. Bagian judul pada Formulir Surat kiriman obat diisi dengan :• Untuk rangkap 5 (a)

• Nomor surat kiriman (b)


E. PENCATATAN DAN PELAPORAN

PENGERTIAN

Pencatatan dan pelaporan data obat di Unit Pengelola Obat Publik danPerbekalan Kesehatan Kabupaten/Kota merupakan rangkaian kegiatandalam rangka penatausahaan obat-obatan secara tertib balk obat-obatanyang diterima, dislmpan, didi^tribusikan maupun yang digunakan di unit-unit pelayanan di Puskesmas dan Rumah Sakit.

'Rijuan pencatatan dan pelaporan

Tersedianya data mengenai jenis dan jumiah penerimaan, persediaan,pengeiuaran / penggunaan dan data mengenai waktu dari seiuruhrangkaian kegiatan mutasi obat.

Sebagian dari kegiatan pencatatan dan pelaporan obat ini teiah diuraikanpada masing-masing aspek pengelolaan obat. Berikut ini akan diuraikansecara ringkas kegiatan pencatatan dan pelaporan obat yang periudiiakukan oleh UPOPPK.

Kegiatan Pencatatan dan Pelaporan

Kegiatan pencatatan dan pelaporan meiiputi:

Pencatatan dan Pengelolaan Data untuk mendukung PerencanaanPengadaan Obat

Kegiatan ini periu diiakukan untuk memastikan bahwa rencana distribusiakan dapat didukung sepenuhnya oleh sisa stok obat dalam gudangpenyimpanan Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan.

Perhitungan diiakukan langsung pada Kartu Rencana Distribusi Obat.Tingkat kecukupan dihltung dari sisa stok obat di UPOPPK dibagi dengantotal kebutuhan stok optimum obat Unit Pelayanan Kesehatan.

Laporan Pengelolaan Obat

Jika tingkat kecukupan obat semakin menurun maka petugas UnitPengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan dapat mempergunakan


catatan pada kartu Realisasi Pengadaan Obat untuk memberikan umpanbalik kepada sumber dana obat agar mempercepat pengadaan obat yangaiokasinya telah disetujui.

n Jikatemyata semua pengadaan telah dilakukan, maka petugas UPOPPKn harus segera menyesuaikan stok optimum obat bersangkutan untukn; seiuruh UPK.

Tingkat kecukupan sisa stok obat dl Unit Pengelola Obat Publik danPerbekalan Kesehatan dalam mendukung rencana distribusi harus selaludilaporkan kepada kepala DInas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat.Sebagai unit kerja yang secara fungsional berada dl bawah dan langsungbertanggung jawab kepada Kepala DInas Kesehatan Kabupaten/Kota,maka Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan memlllklkewajiban untuk melaporkan keglatan pengelolaan obat yangdilaksanakan.

Laporan yang perlu disusun UPOPPK terdiri dari:1. Laporan mutasi obat

2. Laporan keglatan distribusi

3. Laporan pencacahan persediaan akhir tahun anggaran4. Laporan tahunan / profile pengelolaan obat Kabupaten/Kota.

Laporan Mutasi Obat

a. Petugas Pencatatan dan EvaluasI memperslapkan/membuat LaporanMutasi Obat (formulir V) berdasarkan data penerlmaan danpengeluaran obat.

b. Laporan Mutasi Obat adalah laporan berkala mengenai Mutasi Obatyang dilakukan per triwulan yang memuat jumlah penerlmaan,pengeluaran dan sIsa persediaan dl UPOPPK, kecuall Narkotlka yangdilakukan setlap bulan.

0. Kegunaan laporan Mutasi Obat Inl adalah :1). Untuk mengetahul jumlah penerlmaan dan pengeluaran obat per

triwulan

2). Untuk mengetahul sIsa persediaan obat pada akhIr triwulan3). Untuk pertanggung jawaban Kepala UPOPPK / Bendaharawan

Barang sesual dengan ICW Pasal 55 dan 77.


e.

f.

d. Laporan Mutasi Obat ini dibuat rangkap 4, untuk:• Asli dikirim kepada atasan langsung (Kepala Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota).

Tindasan 1 dikirim kepada Petugas Penyimpanan dan PenyaluranTindasan 2 dikirim ke Pemillk Obat

Tindasan 3 untuk arsip

Bagian judul pada Formulir Laporan Mutasi Obat diisi:

Triwuian I (Januari s/d Maret)

Triwulan II (April s/d Juni)

Triwuian III (Juli s/d September)

Triwulan IV (Oktober s/d Desember) (a)Tempat, tanggal dan penanda tanganan laporan tersebut (b)Nama Kepala UPOPPK (c)

Kolom pada Formulir laporan Mutasi Obat diisi sebagai berikut:Kolom (1), Nomor urut obat

Kolom (2), Nama kode obat

Kolom (3), Nama obat yang akan dilaporkan

Kolom (4), Satuan kemasan obat (dos, kaleng, botol dan Iain-lain

Kolom (5), Sisa permuiaan triwulan

Kolom (6), Penerimaan selama satu triwulan

Kolom (7), Pengeluaran selama satu triwulan

Kolom (8), Sisa pada akhir triwulan

Kolom (9), Bila diperlukan

Laporan Kegiatan Distribusi

Digunakan kartu per UPK

Fungsi:

a. Laporan Puskesmas atas mutasi obat dan kunjungan resep

Pedoman Pengelo!aan - 37

b. Lembar Permlntaan Obat Puskesmas

c. Dokumen Bukti Mutasi Obat

d. Surat Pengiriman Obat

Kegiatan yang harus dilakukan

a. Tentukan stok optimum maslng-masing obat bag! masing-masing UnitPeiayanan Kesehatan / Puskesmas

b. Lakukan pengisian dengan memanfaatkan data dari dokumen LPLPO,Kartu Rencana Distribusi dan Iain-Iain.


a. Jumiah obat yang tersedia (stok akhir)

b. Jumiah obat yang diterima


d. Jumiah kunjungan resep


a. Jenis dan jumiah persediaan obat di setiap UPK

b. Perbandingan sisa stok dengan pemakaian per bulan

c. Perbandingan pemakaian dengan 100 kunjungan resep

d. Perbandingan jumiah persedi^n dengan jumiah pemakaian per bulan

Petunjuk Pengisian:

Kolom pada Formulir Laporan Kegiatan Distribusi diisi dengan data yangdiperoleh dari dokumen LPLPO.

Kolom 1 : diisi dengan nomor urut

Kolom (2 s/d 7): diisi sesuai dengan dokumen LPLPOKolom total kunjungan resep (8 s/d 10): diisi dengan data kunjungan yangmendapat resep satuan kerja bersangkutan selama bulan lalu.


e. Sarana penylmpanan:

Rak : 10 -15 unit

Pallet : 40-60 unit

Lemari : 5- 7 unit

Lemarl Khusus : 1 unit

f. Sarana AdmlnlstrasI Umum :

Brankas : 1 unit

Mesin TIk : 1 - 2 unit

Lemarl arsip: 1 -2 unit

g. Sarana AdmlnlstrasI Obat dan Perbekalan Kesehatan

Kartu Stok

Kartu Persedlaan Obat

Kartu Induk Persedlaan Obat

Buku Marian Pengeluaran Barang

SBBK

LPLPO

Kartu Rencana DIstribusI

• Lembar bantu penentuan proporsi stok optimum

Jumlahnya disesualkan dengan Item obat dan unit pelayanankesehatan yang dllayanl.


BABIII

PENGELOLAAN OBAT Di KABUPATEN / KOTA

A. PERENCANAAN

Perencanaan pengadaan obat pubiik dan perbekalan kesehatan adaiahsalah satu fungsiyang menentukan datam proses pengadaan obat pubiikdari perbekalan kesehatan. Tujuan perencanaan^ pengadaan obat pubiikdan perbekalan kesehatan adaiah untuk menetapkan jenis dan jumlahobat sesuai dengan poia penyakit dan kebutuhan pelayanah kesehatandasar termasuk program kesehatan yang telah ditetapkan. Prosesperencanaan pengadaan obat pubiik danperbekaian kesehatan diawali

rencana

Kabupaten/ K

dllengkapi dengan teknik-teknik perhitungannya.

Berbagai kegiatan yang diiakukan daiam perencanaan kebutuhan obatadaiah:

1. Tahap Pemilihan Obat

Fungsi seieksi/ pemiiihan obat adalab untcik menentukan apakah obatbenar-benar diperlukan sesuai dengan Jumlah penduduk d^ polapenyakit di daerah, untuk mendapatkan pengadaan obat yang baik,sebaiknya diawali dengan

Laporan Peiigelolaan Obat Tahunan / Profile Pengelolaan ObatKabupaten/Kota

Fungs!:

Mengukurtingkat kineija pengelolaan obat dl Daerah Kabupaten/Kota selamasatu tahun anggaran.


1) Siapkan data pencacahan obat per 31 Desember di tingkat UPOPPK

2) Siapkan data pencacahan obat per 31 Desember dl tingkat Puskesmas

3) Susun daftar obat yang akan diterima pada tahun anggaran berjaian,berasal darl berbagal sumber anggaran obat

4) EvaluasI LPLPO/LB2 untuk mendapatkan InformasI mengenal

• Pemakalan rata-rata tlap jenis obat

• Jumlah kunjungan resep

5) Daftar obat dengan harga patokannya (ambll harga patokan obat PKDyang terakhir

6). Jumfah alokasi dana obat untuk tahun berjaian daii berbagal sumber

7). Data umum yang menyangkut:

• Jumlah penduduk

• Jumlah kunjungan / kunjungan kasus

• Jumlah peserta Askes

InformasI yang didapat

1) Jumlah dan nllal persedlaan obat dl tingkat UPOPPK per 31 Desember.

2) Jumlah dan nllal persedlaan obat di tingkat Puskesmas per 31 Desember.

3) Pemakalan rata-rata per bulan untuk setlap jenIs obat

4) Tingkat kecukupan setlap jenIs obat

5) Rencana kebutuhan obat untuk tahun anggaran berikutnya

6) Rencana pengadaan obat menurut sumber anggaran

7) Blaya obat per kunjungan kasus


Manfaat Informasi

1) Untuk pelaksanaan tindak lanjut peningkatan dan penyempurnaanpengelolaan obat di Kabupaten/Kota

2) Bahan masukan dalam penyusunan profile kesehatan Kabupaten/Kota

F. PENGHAPUSAN OBAT

PENGERTiAN

Penghapusan adalah rangkalan keglatan dalam rangka pembebasanobat-obatan milik / kekayaan Negara dari tanggung jawab berdasarkanperaturan perundangan-undangan yang berlaku

Tujuan Penghapusan Obat adalah sebagai berlkut:

1. Penghapusan pertanggung jawaban petugas terhadap obat-obatanyang diuruslnya, yang sudah ditetapkan untuk dihapuskan sesuaiketentuan yang berlaku.

2. Menghindarkan pembiayaan (blaya penyimpanan, pemeliharaan,penjagaan dan Iain-Iain) atau barang yang sudah tidak layak untukdipelihara

3. Menjaga keselamatan dan menghindarkan diri dari pengotoranlingkungan

Kegiatan Penghapusan Obat.

a. Menyusun daftar obat-obatan yang akan di hapuskan beserta alasan-alasannya

b. Melaporkan kepada atasan mengenai obat-obatan yang akandihapuskan

0. Membentuk Panitia Pemeriksaan Obat (Surat Keputusan bupati/Walikota

d. Membuat Berita Acara Hasil Pemeriksaan Obat-obatan oleh PanitiaPemeriksaan Obat

e. Melaporkan hasil pemeriksaan kepada yang berwenang/pemilik obatf. Melaksanakan penghapusan setelah ada keputusan dari yang

ben/venang


Penîapusan Barang Milik Daerah.

Kîala Pinas Kesehatan Kabupaten/Kota mengajukan usul penghapus-anobat-obatan kepada Bupati/Walikota disertai Beiita Acara Hasil PemeriksaanObat-obatan

a. BupatiA/Valikota menindak lanjuti sesuai dengan ketentuan/peraturan yangberlaku (Surat Menteii Dalam Negeri No. 88 Tahun 1975 tentangPelimpahan Wewenang Penghapusan Barang)

b. Surat Keputusan Penghapusan diterbitkan oleh Bupati/Walikota

c. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota membentuk PanitiaPâksanaan Penghapusan

d. Melaksanakan penghapusan sesuai SK Penghapusan

DaftarObat

a. Petiâs Peiencanaan dan Evaluasi mempersiapkan/membuat daftar obatuntuk dihapus-kan serta mengumpulkan pada suatu tempat berdasarkan:

> Data-data daii petugas Penyimpanan dan Penyaluran

- Peraturan-peraturan yang berlaku (misal ICW)

b. Kepala Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan membuatlaporan serta mengirimkan daftar obat tersebut kepada Kepala DinasKesehatan Kal>upaten/Kota, dengan maksud agar obat-obat tersebutdapat dihapuskan darl pengurusan dan pertanggung jawaban.Bercteisarkan iaporan tersebut Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kotam^nbentuk Panitia Pemeriksa Obat yang akan dihapuskan.

PanilKi Pemeriksa Obat

• Panitia Pemeriksa Obat ini melakukan pemeriksaan atas obat-obat yangakan dSiapuskan dan hasilnya dibuatkan Berita Acara pemeriksaan Obatden^tfi memakai Formulir XI. Yang dilampiri dengan Formulir XII, yangmemuat jenis, keadaan dan jumlah obat yang hendak dihapuskan


a. Formulir Berlta Acara Pemeriksaan Obat diisi dengan :

- Nama, tempat Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan KesehatanKabupaten/KotaHari, tanggal, bulan dan tahun yang

dilaksanakan pemeriksaan oleh Panitia

Nama-nama anggota PanitiaJabatan anggota Panjtia

Nomor dan tanggal surat penunjukan Panitia Pemeriksaan Obat untukdihapuskan

b. Kolom-kolom pada Formulir diisi dengan :

1). Angka banyaknya obat yang diperiksa2). Huruf banyaknya obat yang diperiksa3). Satuan obat yang diperiksa (dos, kaleng, botol, dll)4). Nama / jenis obat yang diperiksa5). Harga satuan obat yang diperiksa6). Jumlah harga obat yang diperiksa7). Keadaan obat-obatan yang tidak dapat dipakai lagi (bila diperlukan /

digunakan basil pengujian laboratorium)8). KeputUsan atau pendapat Panitia.

0. Panitia Pemeriksaan Obat membuat laporan rangkap 4:

- Asli dikirim kepada Kepala^Dinas Kesehatan

- Tindasan 1 dikirim kepada BupatiA/Valikota setempat

- Tindasan 2 dikirim kepada Badan Pengawas Daerah setempat

- Tindasan 3 dikirim kepada Kepala Unit Pengelola Obat Publik danPerbekalan Kesehatan.

Cara-cara Penghapusan.

Bupati/Walikota mengeluarkan Surat Keputusan Penghapusan Obat. DalamSurat Keputusan ini ditentukan cara penghapusan yaitu dengan jalanmemusnahan Obat.


Penghapusan dengan cara Pemusnahan.

a). Ke'pala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, membentuk PanitiaPemusnahan, dengan tugas-tugas antara lain :

Menentukan cara-cara pemusnahan dengan memperhatikanketentuan yang berlaku dan konsultasikan dengan BPOM

Menyiapkan obat-obatan yang akan dimusnahkan

- Menyiapkan pelaksanaan pemusnahan, sesuai dengan tata cara yangdisetujui, misalnya obat sediaan tablet dengan cara direndam, ditanamatau dibakar, larutan dengan cara dituang isinya.

- Menetapkan lokasi pemusnahan yang jauh dari pemukiman dan lokasitersebut memang tempat pembuangan.

Membuat Berita Acara Pemusnahan

- Menyampaikan laporan pelaksanaan pekerjaan kepada Bupati/Walikota setempat.

b). Berdasarkan laporan dari Panitia Pemusnahan, Kepala Dinas Kabupaten/Kota setempat melaporkan kepada Bupati/Walikota, tentang pelaksanaanSurat Keputusan Pemusnahan, yaitu :

- Surat pengantar laporan pelaksanaan dari Panitia Pemusnahan

Berita Acara Pemusnahan.


BAB IV

PENUTUP

Pedoman pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan ini disusununtukdijadikan acuan bagi pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatandl Kabupaten/Kota serta merupakan ketentuan dan kebljakan DepartemenKesehatan.

Keberhasllan pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan Kabupaten/Kota sangat tergantung pada partisipasi dan koordinasi semua pihak yangterkait, mulai dari tingkat Pusat, Propinsi sampai Kabupaten/Kota.

Semoga pedoman ini dapat digunakan untuk membantu pelaksanaanpengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan di Kabupaten/Kota.

Masukan serta koreksi sangat kami harapkan untuk perbaikan penyusunanpedoman pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan di masa yangakan datang.


DAFTAR PUSTAKA

1. Departemen Kesehatan R.I, DItjen POM, Pedoman Pengelolaan ObatDaerah TIngkat II, 1996.

2. MSH, Managing Drug Supply, New York, Kumarin Press, 1998

3. Badan Pengawasan Obat dan Makanan, Pengelolaan Obat Kabupaten/Kota, Jakarta, 2001.


DAFTAR SINGKATAN

NO.

1.

NAMA SINGKATAN

UPOPPK

2. UPK

3. LPLPO

4. DBMO

KETERANGAN

Unit Pengelola Obat Publlk dan PerbekalanKesehatan yaitu Pengelola Obat seperti GFK,Seksi FarmasI, Seksi DIstribusi, Seksi ObatPubllk dan lain sebagainya.

Unit Pelayanan Kesehatan sepertiPuskesmas, Pustu, Rumah Sakit UmumPemerintah, Rumah Sakit Swasta, BalaiPengobatan dan lain sebagainya.

Laporan Pemakaian dan Lembar PermintaanObat yaitu foimulir yang lazim digunakan diunit pelayanan kesehatan dasar milikpemerintah.

Dokumen Bukti Mutasi Obat


DAFTAR LAMPIRAN

NO. FORMULIR

1. Formulirl

2. Formulirll

3. Formulir Hi

4. Formulir IV

5. Formulir V

6. Formulir VI

7. Formulir VII

8. Formulir VIII

9. Formulir IX

10. Formulir X

11. Formulir XI

12. Formulir XII

KETERANGAN

Kartu Stok

Kartu Stok Induk

Kartu Rencana Distribusi

Buku Marian Pengeluaran Obat

Laporan Pemakaian dan Lembar PermintaanObat (LPLPO)

Surat Pengiriman Barang

Laporan Mutasi Obat

Laporan Kegiatan Distribusi

Berita Acara Pencacahan Obat Akhir TahunAnggaran

Laporan Pencacahan Obat Akhir TahunAnggaran

Berita Acara Pemeriksaan/Penelitian Obatuntuk dihapus

Lampiran Berita Acara Pemeriksaan/Penelitian Obat untuk dihapus.


IQ)3

S

I(DO

D)fi)3

LAMPIRAN

KARTU STOKFORMUURI

JENISOBAT

KEMASAN

ISI KEMASAN

SATUAN

SUMBER DANA: PUSAT / ASKES / PROGRAM / DAU PROPINSI / DAU KAB / KOTA / LAIN

TGL DOKUMEN DARl/KEPADA NO. BACTH/NO. LOT

KADALU-WARSA

RENE-RIMAAN

PENGE-LUARAN

SISASTOK

PARAF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

LAMPHAN

FORMUUR-a.

KARTUSTOKINDUK

NAIIAOBAT

8ATUAN

JUMLAH PER8EDIAAN MINIMUM

JUMLAH PERSEOiAAN MAKSIMUM

Tgl

Ooku-

Rwn

Darl/Ktpeda

PWMr

tmaa

n 1

Pwioeluaran

SIm S

tok

Kete-

irT^m rn-rn rr-

-:-!

■!

■Jim

in

TTTT

l r;r

[ZD

L

liu

IDU

l KiH

I lliE

II] L

HH

] Lliiu

LLi

iliJ lE

iDI K

iHl

ran

ga

n

12

■M

MM

■T

Ml■

C'fli

mm

-mi T

«

m^u

wtv

m tm

22

'

.

11

1 I t O m* 3

5 I j (b o Q) =1

LAMPIRAN

FORMUUR-II)

KARTU RENCANA OlSTRiBUSI

PUSKESMAS:

NO

NAMA

OBAT

KEBUTUH-

AN/

TAHUN

FREK.

OlSTRI'

BUSI

REALISASII

REAU8ASIII

REAUSASI II

I

CARA

DISTRIBUSI

TOL

PENQJ*

RlllAN

NO

8URAT

PENQAN

TAR

NO

OOKU-

MEN

DBMO

9

CARA

DISTRIBUSI

TOL

PENQl-

RIMAN

NO

SURAT

PENGAK

TAR

NO

OOKU-

MEN

DBMO

CARA

DISTRIBUSI

TGL

PENGI-

RIMAN

NO

SURAT

PENGAN

TAR

NO

DOXU-

MEN

DBMO

12

34

56

78

Id

a13

14

IS

1?16

19

' ■

t

zz.

'•

> .

t

DINAS KESEHATAN KABUPATEN/KOTA.QUDANQFARMASI:

ALAMAT :

LAMPIRANFORMUUR-iV

BUKU HARIAN PENQELUARAN OBAT

IQ):a

ICD

O

©•Q)3

NOURUT

TANQGAL UMPO NAMAOBAT NOKODE

BANYAKNVA HARGASATUAN

JUMLAHHARGA

UNITPENERIMA

TANQGALPENYERAHAN

KETE-RANQAN

NOMOR TANQGAL

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1112

-■

PUSKESMASKECAMATAN

KAB/KOTA

PROPINSI

LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAN OBAT (LPLPO)

PELAPORAN BULAN/PERIODE:PERMINTAAN BULAN/PERtODE:

FORMUUR V

DOKUME

Nama Obat Satuanl StokAwal

Perse- Pema- Stokdiaan kalan Akhir

rasagmmPUSKESMAS

Pimm IPemtMtian

17=12+13

PUSKESMAS

KECAMATAN

KAB/KOTA

PROPINSI

LAPORAN PEM

AKAI

AN DAN LEMBAR PER

MINT

AN OBAT (LPLPO)

PELAPORAN BULAN/PERIODE:

PERMINTAAN BULAN^ERIODE:

FORMUURV

DOKUMEN

DINKES KAB/KOTA

GFK KAB/KOTA

PUSKESMAS

NamaObat

Saluan

Stok

Peneri-

Perse-

Pema-

Stok

Awal

maan

diaan

kaian

Akhi

r2

I 3

I 4

I 5

Permin-

1 Pemberian

taan

,1 Askes

10

1 1 11 n

12

1 13

1 14

11 15

11 16

JUMLAH

KUNJUNGAN

RESEP

BAYAR TIDAK ASKES JUMLAH

BAYAR

Meng

etah

ui/M

enye

tuju

i Yang menyerabkan,

Kepala Dinas Kesehatan Kab/Kota

Kepa

la GFK,

Yang meminta,

Kepala Puskesmas

Yang menerima

Petugas Puskesmas

KETERANGAN;

Lembar Putih

: Puskesmas

Lembar Merah

: Dinkes Kab/Kota

Lembar Biru/Hijau : GFK Kab/Kota

Lembar Kun

ing

: Askes

LAMPIRAN

DINASKESEHATAI^ KABUPATEN/KOTA

GUDANQ FARMASI

ALAMAT

Otbuat untuk

(a)

FORMUUR-Vt

Surat Kidman No.

Kepada:

...(b)

(c)

di

Memenuhi DBMB No. (d) tanggaldildrimdengan (e)

200

KOLI

ISI BERAT KETERANGANBANYAKNYA NOMOR MERK

1 2 3 4 5 6

Yang menen'ma.

(9)

(7) Tgl 200

Yang menyerahkan / menglrim

(8)

Pedoman Pengelolaqn

IQ>3

J

ICDO

Q>Q>3

LAMPIRAN

OINAS KESEHATAN KABUPATEN/KOTAFORMUUR-VIl

QUOANG FARMASI:ALAMAT (b)

LAPORANMUTASIOBAT

TRIWULAN : S/D BULAN

(a)200.

NOURUT

NO. KODE NAMAOBAT SATUAN SISAPADA PENERIMAANSELAMA3BLN

SID

PENGELUARANSELAMA3BLN

S/D

SiSAPAOA KETERANGAN

1 2 3 4 S 6 7 S 9

*

KEPALAGUDANG FARMASI/UPOPPK

(c)

(d)

LAMPIRAN FORMULIR'VW

LAPORAN KEQIATAN DISTRIBUSI

UNIT PELAYANAN KESEHATAN:

NO JENISOBAT SATUAN STDK

AWAL

PENE-

RIMAAN

PERSE-

DIAAN

PEMA-

KAIAN

STOK

OPTIMUM

TINQKAT

KECU-

KUPAN

TOTAL KUNJUNGAN RESEP

UMUM ASKE8 T1DAK

BAYAR

1 2 3 4 s 6 7 9 9 10 11 12

>r

s

IQ>

5"

I(bo

S*Q>3

Lampiran Formulir IX

BERITA ACARA PENCACAHAN OBAT AKHIR TAHUN ANGGARAN

Pada hari inl, tanggal, , bulan tahun kami SGiakuKepala Unit Pengelola Obat Publlk dan Perbekalan Kesehatan Kabupaten/Kota yang berkedudukan di telah melakukanpemeriksaan mutu dan pencacahan jenis maupun jumlah obat bersamadengan petugas Sub Seksi Penyimpanan dan Penyaluran selaku pihak yangbertanggung jawab atas penyimpanan obat di UPOPPK Kabupaten/Kota di

Hasil pemeriksaan dan pencacahan dinyatakan dalam lampiran Berita Acaraini, sehingga dapat dipergunakan sebagaimana me^tinya.

Kepala Petugas Sub SeksiUPOPPK Penyimpanan danPenyaluranKabupaten/Kota UPOPPK Kabupaten/KotaDi Di

Pedoman P^engelolaan

LAMPIRAN

OiNAS KESEHATAN KABUPATEN/KOTA

qud^qfarma'^ALAMAT (b)

LAPORAN PENCACAHAN OBAT AKHIR TAHUN ANGGARAN

TAHUNAN : 1 JANUAR! S/D 31 DESEMBER (a)

FORMUUR-X

NOURtfT

NO.KODE

NAMAOBAT SATUAN SISAPADA

1-4

PENERIMAAN1-4

8/D1-4.....

PENGELUARAN

1-4

S/D 1-4.....

SISAPADA1-4

KETERANQAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9

IS

5

I(DO

S"Q>:3

(C)

KERALA GUDANG FARMASIAJPOPPK

Lampiran Formulir XI

DINA&KESEHATAN KABUPATEN/KOTA

UNIT PENGELOLA OBAT PUBLIK DAN PERBEKALAN KESEHATAN

KABUPATEN/KOTA

ALAMAT

BERITAACARA

PEMERIKSAAN/PENELITIAN OBAT UNTUK DIHAPUS

NO.

Pada hari ini tanggal bulan Tahun,kami yang bertanda tangan dibawah Ini:

1. Nama

2. Nama

3. Nama

Jabatan/NIP:

Jabatan/NIP:

Jabatan/NIP:

Berdasarkan Surat Keputusan No tanggaltentang Pembentukan Panltia Pemeiiksaan/PenelitI obat untuk dihapus, makaselaku Ketua panltia dengan Wakllnya yang ditunjuk, menyatakan telahmemeiiksa obat-obatan yang akan dihapus dengna hasll pemerlksaan sepertiterlampir.Demlklan Berita Acara ini dibuat menurut keadaan yang sebenamya sebanyak( ) rangkap untuk dipergunakan sebagalmana mestlnya.

200

Panltia Pemerlksa / Penelitl

1. Nama

Jabatan/NIP

2. Nama

Jabatan/NIP

3. Nama

Jabatan/NIP

Mengetahul:

Kepala UPOPPK Kabupaten/Kota

( )NIP.

Pedoman Pengelolaan

Formulir - XII

LAMPIRAN

LAMPIRAN BERITA ACARA PE

MERI

KSAA

N / P

ENELITIAN OB

AT UNTUK DIH

APUS

NOMOR

TANGGAL

BANYAKNYA

(DENGAN

ANGKA)

BANYAKNYA

(DENGAN

HURUF)

SATUAN

KEMASAN

OBAT

NAM A/

JENIS

OBAT

HARGA/

SATUAN

KEMASAN

JUMLAH

HARGA

OBAT

KEADAAN

OBAT-

OBATAN

PENDAPAT

PANITIA

JUMLAH

O-

C)

5 6 s "0

s Oq

Disaksikan:

Petugas Penyimpanan dan Penyaluran.

Nama

Jabatan:

Pani

tia Pe

meri

ksa / Penenlili:

.200.

Mengetahui:

Kepala Gudang Fa

rmas

i/UP

OPPK

Kabupaten/Kota,

( NIP.

1.Nama

Jabatan

2.Nama

Jabatan

3.Nama

Jabatan

Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan 2002Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan 2002

Documents

INDONESIAperpustakaan.farmalkes.kemkes.go.id/uploaded_files/...Katalog Dalam Terbitan. Departemen Kesehatan Rl 615.1 Ind lndonesia.Departemen Kesehatan. Direktorat Jenderal Pelayanan