IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

5/16/2018 IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL - slidepdf.com

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IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA

POSTULADO

Las organizaciones y sus administradores requieren de la información contenida en los

documentos que generan en el ejercicio de sus actividades.

El termino documento debe entenderse en su sentido amplio, comprende todos los tipos de

soportes de la información, desde el papel a los documentos electrónicos que nos ofrecen las

tecnologías de la información (TI´s).

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS

Su finalidad es la planificación y la implementación de técnicas para lograr un control eficaz y

rentable del manejo y conservación de los documentos que una institución produce o recibe en el

ejercicio de sus actividades.

Debe aprovechar al máximo la información disponible y necesaria para la toma de decisiones.

Una política de tratamiento de documentos no es de aplicación mecánica, sino que debe servir y

cada uno de sus componentes será diseñado a la medida de la institución.

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Un programa completo de administración de documentos, no se limita a clasificarlos, facilitar su

recuperación y eliminarlos llegado el momento.

Va más allá, implica un esfuerzo sostenido de planificación, debe responder a las expectativas de

los emisores y receptores que son quienes justifican la existencia de los documentos.

OBJETIVOS

Asegurar una adecuada organización y administración documental.



Simplificar los sistemas de creación y custodia de la información

Mejorar los procedimientos de organización

Archivística y recuperación de los documentos.

Lograr un abatimiento en los costos almacenamiento en los archivos.

Asegurar las tareas archivísticas

Cumplir su función administrativa: proporcionar servicios.

Conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los

documentos.

Satisfacer las necesidades administrativas de la institución

PROBLEMÁTICA

Las administraciones actuales cada vez aumentan más el volumen de información que manejan, y

por ende, los soportes documentales, esta situación no tiene una respuesta adecuada en cuanto a

los espacios para su almacenamiento.

Se presenta así, más dificultades en la clasificación, recuperación y conservación.

Los tiempos actuales exigen velocidad y eficiencia en le manejo documental, para poder ser

localizada de manera rápida.

RETOS EN LAS ADMINISTRACIONES MODERNAS

¿Se puede conservar toda la documentación?

¿Cuál es la utilidad de guardar información que en la mayoría de los casos tiene una corta

existencia?

¿es redituable la implementación de sistemas informáticos ante esta edad de la



Al interior de las organizaciones públicas o privadas los archivos juegan un papel esencial. Lejos de

aquella imagen que los concibe y sitúa como depositorios de papeles inútiles, los archivos son, o

más bien debieran ser, considerados como el auténtico reflejo de las instituciones. En efecto, más

allá de la imagen historicista a que se condena a los archivos, estos no son otra cosa más que la

imagen propia de la institución que los produce.

Los archivos en tanto colecciones organizadas de información registran el curso de las actividades

cotidianas, sustantivas o no, de las instituciones. Los archivos acreditan y documentan la evolución

jurídico-administrativa de las organizaciones. A pesar del avance de las tecnologías es en los

documentos tradicionales donde se registra el curso cotidiano de las actividades de los

organismos.

Los archivos son producto y sedimento natural de la actividad de las instituciones que acreditan, a

través de los documentos que guardan en ellos, su relación cotidiana con la sociedad y el entorno

del que forma parte.

Gracias a los archivos las organizaciones pueden afirmarse como instituciones con capacidad derespuesta organizada; de hecho la cabal integración de archivos permite la propia

institucionalización de las organizaciones, en tanto que las personas pasan por ella dejando

registrada, la actividad que desarrollan.

Los archivos son, entonces, un instrumento primordial de las organizaciones, un recurso esencial

que correctamente organizado puede constituirse en memoria y testimonio de la evolución de su

entidad productora.



dministracion+Documental - Presentation Transcript

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Ley 594 julio 14 de 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS

ARCHIVO Conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, forma y soporte Material, acumuladosen un proceso natural por una persona o Entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,

Conservados respetando aquel orden para servir como testimonio E información a la persona o

institución que los produce y a Los ciudadanos, o como fuentes de la historia

Registro de información recibida o producida por una Entidad o persona en razón de sus funciones

o de Sus actividades que tiene valor: Administrativo Fiscal Legal Científico Económico Histórico

Cultural Técnico DOCUMENTO

ARCHIVO PUBLICO: Pertenecientes a entidades oficiales y los que se derivan de la Prestación de un

servicio público por entidades privadas. ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO Por su valor para

la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el

legislador.

PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA

Fines de los archivos

Importancia de los archivos

Institucionalidad e instrumentalidad

Responsabilidad

Dirección y coordinación

Administración y acceso

Racionalidad

Modernización

Función de los archivos

Manejo y aprovechamiento de los

archivos.

11. Interpretación

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Conjunto de instituciones articuladas entre sí, que posibilitan La

homogenización y normalización de los procesos Archivísticos, promueven el desarrollo de los



centros de Información, salvaguarda el patrimonio documental y el Acceso de los ciudadanos a la

información y documentación. Archivo General de la Nación. Orientador y coordinador Archivos

de entidades del estado, diferentes niveles Archivos privados De acuerdo a planes y políticas de

Mincultura

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA Archivo General dela Nación Archivo General del Departamento Archivo General del Municipio Archivo General del

Distrito

ARCHIVOS TERRITORIALES Archivos de: Entidades de orden nacional Entidades de orden

departamental Entidades de orden distrital Entidades de orden metropolitano Entidades de orden

municipal Entidades de orden local Nuevas entidades territoriales que se Creen por ley. Territorios

indígenas, que se crearán Cuando la ley los desarrolle.

ORGANIZACIÓN DEL ESTADO Archivos de: La Rama Ejecutiva La Rama Legislativa La Rama Judicial

Los Organismos de Control Los Organismos Autónomos

OBLIGATORIEDAD

CREAR LOS ANTERIORES ARCHIVOS. Art. 10.

*El estado está obligado a: la creación

organización,

preservación

control

Procedencia orden original

SERVIDORES PUBLICOS Al desvincularse debe entregar los Archivos debidamente inventariados.

Velar por la integridad, autenticidad Veracidad y fidelidad de la información, Responsables de la

organización y Conservación y de la prestación de los Servicios archivísticos. Rigurosa ética

profesional C.P. Art. 15, Valores de la sociedad que les confía Esta misión.

FORMACION DE LOS ARCHIVOS ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO

PROCESOS ARCHIVISTICOS Producción O recepción Distribución Consulta Organización

Recuperación Disposición final

SALIDA DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Motivos legales, Salida temporal,

Entidades del Estado. DOCUMENTOS HISTORICOS

Medidas: integridad,

Seguridad, reintegro,



Conservación.

Motivos legales

Procesos técnicos

Exposiciones

LEY 527 Agosto 18 de 1999 Se reglamenta el acceso y uso de los Mensajes de datos

APLICACION A todo tipo de información en forma de Mensaje de datos, salvo: Obligaciones del

Estado por Convenios o tratados internacionales Advertencias escritas que por disposición Legal

deban ir impresas, por el riesgo que Implica su comercialización o uso.

MENSAJE DE DATOS La información generada, enviada, recibida, Almacenada, comunicada por

medios electrónicos Ópticos o similares, como pudieran ser, el Intercambio electrónico de datos,

(EDI), internet, Correo electrónico, telegrama, télex, telefax.

FIRMA DIGITAL

Valor numérico adherido al mensaje de datos,

Vinculado a la clave del iniciador y al texto.

Atributos para que sea válida como firma

Manuscrita:

Es única a la persona que la usa

Es susceptible de ser verificada

Está bajo el control exclusivo de quien la usa

Esta ligada a la información o mensaje, si éstos

son cambiados la firma se invalida

* Conforme a las reglamentaciones del Gobierno.

ENTIDADES DE CERTIFICACION Personas jurídicas Públicas Privadas Cámaras de Comercio

SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE LOS ARCHIVOS DE GESTION

ORDENACION DOCUMENTAL Ubicación física de los documentos dentro De las respectivas series y

unidades Documentales en el orden previamente Establecido.

Apertura de series documentales.



Organización del archivo de gestión

Ordenación de series, expedientes y tipos

documentales.

La codificación de las series la coloca la

Empresa de acuerdo a la organización.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

220.05 INFORMES 220.0501 Informe de Gestión 220.0502 Informe institucional Informe

institucional 2001 Informe institucional 2002 220.0504 Informe de Actividades Informe de

actividades de Enero de 2002 Informe de actividades de Marzo de 2002 220.13 ACTAS 220.1303

Actas de Comité Directivo Actas de Comité Directivo de 2000 Actas de Comité Directivo de 2001

220.17 ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO 220.1701 Anteproyecto de Presupuesto de Inversión

220.1702 Anteproyecto de Presupuesto de Funcionamiento

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Proceso archivístico mediante el cual se transfiere Sus series

documentales al archivo central. PASOS METODOLOGICOS

Tenga en cuenta la fecha programada en el

Calendario de transferencia.

Solicite asesoría al Grupo de Archivo.

Seleccione los expedientes de las series y

Subseries documentales que deben transferirse.

Realice la selección natural. Retire:

Impresos o publicaciones periódicas

formatos

hojas en blanco

borradores

copias y fotocopias; cuando no hagan parte

integral del expediente.

Ordenación de tipos documentales: se coloca uno

tras otro.



Foliación: El 1 al documento más antiguo y el

número mayor al documento más reciente.

San José del Guaviare, _________ de__________ de 2002 En la fecha fueron retirados de este

expediente los Folios números ____________________ los cuales se Eliminaron por motivos de

selección natural ya Que carecían de valor para la administración. Nombre y firma del funcionario

responsable de la Dependencia. Elabore esta nota si fue necesario la selección, Ubíquela al inicio

de la carpeta y consigne la nota en El inventario para transferencia documental.

Ordene los expedientes por año y en secuencia.

Utilice carpetas desacidificadas.

Proceda a enumerar las carpetas de 1 hasta n,

Tantas carpetas vaya a transferir.

En la solapa (vértice superior izquierdo, parte

exterior de la carpeta) consigne los siguientes

datos (utilice lápiz de mina negra):

Carpeta No. 1 caja_______ 220.0502 OFICINA PLANEAMIENTO ARCHIVISTICO INFORME

Institucional 2001 01-01-02 a 01-12-31 55 folios

Ubique las carpetas en cajas para archivo.

Siga el orden ascendente de la numeración.

1 2 3 4

Consigne los datos exigidos en los espacios que

vienen impresos en la caja para archivo.

CAJA No. Deje este espacio en blanco

DEPENDENCIA: Nombre de la dependencia que

transfiere

SERIE: Nombre de la serie contenida en la caja.

FECHA: Fechas extremas de los documentos allí

contenidos.



REPUBLICA DE COLOMBIA NOMBRE DE LA EMPRESA INVENTARIO PARA TRANSFERENCIA

DOCUMENTAL REGISTRO DE ENTRADA AÑO MES DIA NT 01 12 23 001 UNIDAD ADMINISTRATIVA:

DIRECCION GENERAL ORICINA PRODUCTORA: OFICINA PLANEAMIENTO No. De orden Código

NOMBRE DE LS SERIE O CONTENIDO FECHAS EXTREMAS INICIAL FINAL AÑO MES DIA NO. FOLIOS

UNID. CONS. SIGNATURA ARCH. CEMTRA

PRESTAMO DE DOCUMENTOS Ficha de afuera DOCUMENTO No. FOLIOS NOMBRE DEL USUARIO

FECHA RETIRO FECHA DEVOLUC FIRMA Anteproyecto de Presupuesto de Inversión para 2002 54 C

arlos Pérez Jefe de Presu- puesto 01-12-12 01-12-13

COMPONENTES DE LA GESTION DOCUMENTAL ORGANIZACIÓN : Políticas, normas, programas.

DOCUMENTOS : Soportes, Trámite, Tipos documentales, Clasificación, Ordenación, Valoración,

Acceso. TECNOLOGIA : Arquitectura de Red. USUARIOS : Internos y Externos.

ARCHIVO TOTAL PRODUCCION TRAMITE CLASIFICACION VALORACION ORDENACION DISPOSICIÓN

FISICA DESCRIPCION UTILIZACION

PROGRAMA DE GESTION DE DOCUMENTOS Proceso archivístico sistemático Encaminado al

eficiente, efectivo y racional Manejo y organización de la documentación Producida y recibida por

una entidad, desde Su origen hasta su destino final, con el Objeto de facilitar su producción,

trámite, Clasificación, ordenación, descripción, Utilización y conservación.

OBJETIVOS - P.G.D.

Racionalización y normalización de la

documentación.

Manejo integral de la información.

Evaluación y valoración de documentación

Simplificación de trámites

Normalización de tareas archivísticas.

Modernización administrativa.

Universalización de la información.

PRODUCCION DOCUMENTAL Recepción o generación de documentos en Una unidad

administrativa en cumplimiento De sus funciones específicas. Documentos facilitativos

Documentos sustantivos

DOCUMENTOS FACILITATIVOS O COMUNES: Son los que sirven de apoyo a las funciones de una

institución . DOCUMENTOS SUSTATIVOS O CARACTERÍSTICOS Son los que sirven a las funciones

para las Cuales existe la institución.



TRAMITE DOCUMENTAL Recorrido que surte un documento desde Su producción hasta sudisposición final, En cumplimiento de una función Específica y para lograr un propósito Común.

CLASIFICACION DOCUMENTAL Labor intelectual mediante la cual se Identifican y establecen las

series que Componen cada agrupación documental (fondo, sección) de acuerdo a la estructura De

la entidad.

VALORACION DOCUMENTAL Proceso mediante el cual se determinan Los valores primarios y

secundarios de Los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases Del

Archivo .

SELECCIÓN DOCUMENTAL Proceso mediante el cual se determina el destino final de ladocumentación bien sea para su eliminación o su conservación total o parcial.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ES UNA HERRAMIENTA ARCHIVISTICA QUE PERMITE

AGRUPAR LA DOCUMENTACION DE ACUERDO CON LAS FUNCIONES PROPIAS DE CADA

DEPENDENCIA Y ESTABLECER UN TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA FASE DE FORMACION DEL

ARCHIVO

PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACION DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Primera Etapa Investigación preliminar sobre la institución y sus Fuentes documentales:

Compilación de la información institucional (estructura

orgánico - funcional)

Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas

Relativas a creación y cambios estructurales de la entidad.

Estructura interna de la entidad, funciones y manuales de

procedimientos.

Organigramas.

Reglamentación de archivo de la entidad.

Entrevista con los productos de los documentos a nivel

Institucional.



Identificación y definición de unidades documentales.

Establecimiento de flujos documentales en cada oficina.

Valoración primaria de la documentación.

Segunda Etapa Análisis e interpretación de la información recolectada

Conformación de las series con sus respectivos tipos

documentales.

Valoración y selección documental.

Elaboración de propuestas de tablas de retención documental

METODO CONVEN- CIONAL SISTEMAS DE ORDENACION ARCHIVISTICA A,B,C,D, ALFABETICO

GENERAL NUMERICO SIMPLE 1,2,3,4, CRONOLO- GICO 01- Abril 2002 05- abril 2002 13- abril 2002

TOPOGRA- FICO SALA 1 SECCION B ESTANTE 6 BANDEJA 3 DECIMAL 1 1.1 1.2 2. 2.1. 2.1.1. MAC

BEE GEOGRA- FICO ARMENIA CALI IBAGUE TUNJA ASUNTOS O MATERIA ACTAS CONTRATO

INFORMES HISTORIA LABORAL ONOMASTICO Acosta Jorge Barrera Luis Martínez Felipe Zea Elvira

ALFABETICO NUMERICO

CONSERVACIÓN PREVENTIVA Conjunto de medidas adoptadas para garantizar La integridad física

de los documentos. FACTORES DE ALTERACIÓN: AMBIENTALES: Temperatura Humedad Luz Polvo

BIOTICOS: Microorganismos Hongos y bacterias Insectos: Pescadito de plata Termitas, hormigas

blancas y comején. Piojos de los libros y del polvo Escarabajos o carcoma de madera Polilla o

mariposa nocturna Cucaracha Roedores: Ratones

DESASTRES: Incendios Terremotos Inundaciones ANTROPOGÉNICOS: Depósito, mantenimiento y

manipulación. Vandalismo COMPOSICIÓN DE LOS MATERIALES Celulosa, pegante MATERIALES

INESTABLES: tintas ácidas, adhesivos.

CONDICIONES AMBIENTALES CONSERVACIÓN DE MATERIAL Material documental: Soporte papel:

T°= 15 a 20°C y H.R: 45% a 60 % Fotografía: T° 15 a 20°C y H.R = 40% a 50% Medios magnéticos: T°

14 a 18°C, H.R.= 40 a 50 % Microfilm: T° 17 a 20°c y H.R. 30% a 40%

DEPOSITOS Ubicación: humedad. Contaminantes, atentados. Aspectos estructurales: carga 1200

k|mt2. antifuego. Capacidad de almacenamiento. Distribución: zonas de trabajo Mobiliario paraotros soportes. Luz Ventilación Seguridad Mantenimiento

E-mail: [email_address] Pág WEB: www.archivogeneral.gov.co



Archivistica - Presentation Transcript

CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BÁSICOS

FONDOS ACUMULADOS Corresponden a totalidad de los documentos que reposan en los

diferentes lugares de almacenamiento, los cuales se han producido y guardado en la entidad en

el transcurso de su vida institucional, sin ningún criterio archivístico de organización y con pocas

posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente. ESTADO DE LA

DOCUMENTACIÓN

SOLUCIÓN A LOS FONDOS ACUMULADOS

CONCENTRACIÓN DOCUMENTAL PARA LA CREACIÓN DEL ARCHIVO TOTAL

Se realizará la concentración de la totalidad de la documentación con miras al levantamiento de

las Tablas de Retención Documental.

LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO DE LA DOCUMENTACIÓN DE HISTORIAS LABORALES

FUNCIONES DEL ARCHIVO

Unificar criterios sobre:

Métodos de organización de los fondos documentales

Sistemas de codificación y clasificación usados dentro de la Secretaria

La creación de mecanismos de acción que propenden a la conservación documental

El mantenimiento y seguridad de los fondos documentales.

Realizar el análisis de documentos, procedencia, contenidos y custodia.

Definir las unidades y el sistema de almacenamiento.

Creación y prestación de los servicios del Archivo.

Establecer la normatividad y procesos de uso de la documentación en custodia.

FUNCIONES DEL ARCHIVO...

Rediseño de Servicios de información.

Creación de nuevos servicios:

Capacitación al personal de la Secretaria en cuanto al manejo, organización y control de la

documentación que a diario manejan.





Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a:

La Elaboración de nuevos formatos de usos dentro de la Secretaria.

La selección de los tipos de papeles a usar según la conservación documental.

La definición de la Información contenida en los formatos y su uso.


Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a:

La definición de la Información contenida en los nuevos formatos y su uso.

La disposición final del documento.

La definición de uso, manejo y cantidad de copias generadas por documento.

El establecimiento de vigencias administrativas y valores documentales.

ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS Base para la toma de decisiones en la Administración:

Gestión y Control Para los ciudadanos Para la ciencia la investigación y la cultura

Qué es un ARCHIVO

Qué es un Archivo Público

Qué es Archivo Total

Qué es Gestión Documental

Qué es Soporte Documental

Qué es Documento Original

CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BÁSICOS DESDE LA LEY 594 DE 2000

ARCHIVO Acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el

transcurso de su gestión Conjunto de Documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material

ARCHIVO PUBLICO Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que

se derivan de la prestación de un Servicio Público por entidades privadas

ARCHIVO TOTAL Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su Ciclo

Vital.



GESTIÓN DOCUMENTAL Conjunto actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las

entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y

Conservación.

SOPORTE DOCUMENTAL Además de los archivos en papel existen los Archivos audiovisuales,fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. Medios en los cuales se contiene

información, según los materiales empleados.

PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA

Disponer de la Documentación

ORGANIZADA

Con miras a la RECUPERACIÓN para su USO ADMINISTRA-TIVO

Administración son soporte fundamental en la toma de decisiones y cumplida su vigenciaadmon.su valor es patrimonial y Cultural. Los servidores públicos son responsables de la

organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Finalidad de los Archivo

Importancia de los Archivos Responsabilidad

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

PROCEDENCIA

Cada documento debe conservarse en el fondo documental al que naturalmente pertenece.

Los principios que rigen la organización de los fondos documentales:

ORDEN ORIGINAL

Es mantener el orden interno de cada fondo manteniendo la estructura que tuvo durante el

servicio activo.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Histórico

Cultural

Investigación

Científico

ARCHIVO DE GESTI Ó N ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HIST Ó RICO

Administrativo



Legal

Fiscal

Contable

Técnico

Valores Primario s Valores secundario s Documentación Activa Documentación Semi-activa

Documentación Inactiva

Definiciones del Valor Primario

Es el que tienen los documentos a lo largo de la primera y segunda fases del Ciclo Vital, es decir,

durante la tramitación, la vigencia y el plazo precaucional.

Mientras sirven a la Institución, por ende este valor es transitorio.

Aspectos o Facetas del Valor Primario Administrativo Es análogo al valor Legal, pero solo para el

ámbito interno de la Institución. Poseen éste valor mientras sustentan esos derechos y

obligaciones.

Todo doc. tiene un valor Legal:

Los doc. que afecten a la organización en su orden general.

Los doc. testimoniales.

De contratos.

Legal Existe en los documentos que expresan un movimiento de Dinero. Contable

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE LAS TVD

SEA REAIZADO POR EL COMITÉ DE ARCHIVO Reglamento General de Archivos, Art. 19: Cada

entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo

correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y

de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el

procedimiento para la elaboración y aplicación de Tablas de Retención y Transferencia

Documental. CONCEPTO LISTADO DE SERIES CON SUS CORRESPONDIENTES TIPOS

DOCUMENTALES, A LAS CUALES SE LES ASIGNA TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA ETAPA DEL

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.

Hoja Nº_____de_____ Unidad Administrativa: ___________________________ Oficina

Productora: ____________________________ Objeto: ____________________________ Entidad

Remitente: ____________________________ Entidad Productora:



____________________________ REGISTRO DE ENTRADA NT: NUMERO DE TRANSFERENCIAS

República de Colombia Archivo General de La Nación FORMATO UNICO DE INVENTARIO

DOCUMENTAL Elaborado por:_____________________________

Cargo:____________________________________

Firma:____________________________________

Lugar:____________________Fecha___________ Entregadopor_____________________________ Cargo:___________________________________

Firma:___________________________________

Lugar:_________________Fecha_____________ Recibido por:_____________________________

Cargo:___________________________________ Firma___________________________________

Lugar:____________________Fecha__________

SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIÓN

Lo integran:

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES OFICIALES EN LOS NIVELES (Territorial)

CUALES SON SUS FUNCIONES

BUSCAR LA MODERNIZACIÓN Y HOMOGENIZACIÓN METODOLÓGICA EN LA FUNCIÓN

ARCHIVISTICA (COOPERACIÓN E INTEGRACIÓN).

SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIÓN QUE ES Es el conjunto de Instituciones archivisticas

articuladas entre sí CUALES SON SUS FUNCIONES

LEY 594 DE 2000

QUE REGULA QUIEN LA EMITE

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS

POR JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA

SE CLASIFICAN EN:

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

ARCHIVO GENERAL DE L DEPARTAMENTO

ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO

ARCHIVO GENERAL DEL DISTRITO




LOS TERRITORIALES SE CLASIFICAN EN:

ARCHIVOS DE ENTIDADES DEL ORDEN:

NACIONAL

DEPARTAMENTAL

DISTRITAL

METROPOLITANO

MUNICIPAL

LOCAL

Archivos de nuevas entidades creadas por Ley.

Archivos indígenas según la disposición de la LEY.


SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO SE CLASIFICAN EN:

ARCHIVOS DE LA RAMA EJECUTIVA

ARCHIVOS DE LA RAMA LEGISLATIVA

ARCHIVOS DE LA RAMA JUDICIAL

ARCHIVOS DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL

ARCHIVOS DE LS ORGANISMOS AUTÓNOMOS

ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Obligatoriedad de conformación

Responsabilidad de la gestión documental.

Garantía de espacios

Control de los recursos

Responsabilidad de los servidores públicos

Secretarios

Funcionarios

Capacitación para los funcionarios



Uso de nuevas tecnologías

Validez documental

Custodia documental de entidades liquidadas.

CONTROL DE LA SALIDA DE DOCUMENTOS

CONTROL DE LA SALIDA TEMPORAL DE LOS DOCUMENTOS.

L A SALIDA SOLO SE AUTORIZA EN LOS CASOS:

MOTIVOS LEGALES

PROCESOS TÉCNICOS

EXPOSICIONES CULTURALES

CONTROL Y VIGILANCIA

VISITAS DE INSPECCIÓN

VERIFICACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

CREACIÓN, ORGANIZACIÓN O TRANSFERENCIA.

CONSEJO DE ARCHIVOS DE ENTIDADES TERRITORIALES.

CIRCULAR 004 DE 2003 El 20 de Dic. 2000 mediante la circular 07, se expresa la necesidad de que

todas las entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, organice los Archivos conforme a

lo dispuesto en la Ley General de Archivos.

CIRCULAR 004 DE 2003 Con lo anterior en desarrollo del Programa de Renovación de la

Administración Pública que viene adelantando la Presidencia de la República, el Departamento

Nacional de Planeación, el Archivo General de la Nación y el Departamento Administrativo de la

Función Pública, un plan de contingencia que involucra el acompañamiento y seguimiento de la

conformación de los Archivos.

ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES

DOCUMENTOS MINIMOS:

Acto administrativo de nombramiento o de contrato de trabajo.

oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo.

Oficio de aceptación del nombramiento.

Documento de identificación.



Hoja de vida (formato Unico de la Función Pública).


DOCUMENTOS MINIMOS:

Soportes documentales de estudios

Acta de Posesión

Pasado Judicial

Certificado de Antecedentes Disciplinarios

Declaración de Bienes y Rentas

Certificado de Aptitud Laboral

Afiliaciones

Evaluación del Desempeño

Actos Administrativos


Establecimiento de Controles que garanticen las la transparencia de la administración de las

Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan las actividades

propias de la gestión del talento humano.


Los documentos ordenados atendiendo a la secuencia de su producción.

Los documentos de cada HL deberán estar colocados en unidades de conservación adecuadas

(carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer documento sea el que

refleje la fecha más antigua. Teniendo en cuenta que una carpeta no tendrá mas de 200 folios.

PREPARACIÓN FISICA DE LA DOCUMENTACIÓN

Limpieza

Ordenamiento

Foliación

Almacenamiento

Identificación fondos Documentales



Estructura Orgánico-funcional

Agrupaciones Documentales

FASES ORGANIZACIÓN

Identificación de Temas o Asuntos

Valoración Documental

Selección

Inventario

Ingreso de los datos documentales a las Bases de Datos.

ORGANIZACIÓN FÍSICA

Revisión de los Procesos desarrollados en las fases anteriores.

UNIDAD DE DIGITACIÓN UNIDAD DE ALISTAMIENTO UNIDAD DE CONTROL DOCUMENTAL

TERMINADO FINAL

PROCESOS TÉCNICOS

ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS

DEPOSITOS PARA ALMACENAMIENTO

Independencia, funcional, orgánica o de responsabilidades.

Funcional

Eficiente,eficaz y económico

Seguro


CONDICIONES AMBIENTALES

Lugar seco y clima medio. Alejado de la humedad y del calor, HUMEDAD RELATIVA DE 50 A 60%.

Control de la luz solar. Evitar daños por decoloración y envejecimiento.( LUZ ARTIFICIAL DE 50

LUX, 20 VATIOS, FLUORESCENTE FRÍA )

Equidistante a la Secretaría.




CONDICIONES ESTRUCTURALES

DENTRO DE LA SECRETARIA

ACCESORIOS ADICIONALES (rejillas)

CONDICIONES FUNCIONALES


MOBILIARIO, MATERIALES Y EQUIPO.

SERVICIOS CAPACITACIÓN CONSULTA REPROGRAFIA

Consulta y préstamo del Archivo de Gestión Consulta y préstamo de Documentos del Archivo

Semiactivo SERVICIOS Consulta de las Bases de datos Almacenamiento, Custodia y conservación

de la documentación Semi e Inactiva Custodia y conservación de los Acervos Administrativos en

Archivo Inactivo

SERVICIO DE PRESTAMO

GENERALIDADES DEL SERVICIO

USUARIOS

SOLICITUDES

CONTROLES DE PRESTAMO

OTROS MANEJOS

MANEJO DE DEPOSITOS EN SITUACIONES DE EMERGENCIA.

Fundamentos Archivisticos Admon Dctos - Presentation Transcript

FUNDAMENTOS GENERALES SOBRE ARCHIVISTICA

Documento Soporte Medio Información

Soportes documentales

DOCUMENTO

Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida en razón de sus

actividades o funciones



Los documentos son importantes porque:

Permiten la comunicación humana.

Son un medio valioso de información.

Constituyen un medio probatorio ya que aseguran la comprobación de cualquier actividad yasea técnica, económica u investigativa.

Dejan constancia por algún medio material de las gestiones administrativas.

Sirven para la toma decisiones administrativas

Documentos de Archivo Funciones

Documento de Apoyo

Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc) que por

la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión

administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman

parte de las series documentales de las oficinas .

No se transfieren al Archivo Central

ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO

Soporte: hace relación a la parte material o física (papel, cinta, disco)

Técnica: medio que fija y transmite el contenido: escritura, códigos, signos.

Estructura: hace referencia al formulario y a las cláusulas. Por ejemplo en una carta, la

estructura corresponde a: fecha, destinatario, vocativo, asunto, despedida, firma y cargo.

Contenido o asunto: mensaje o información que transmite el documento

CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS

Externos: clase, tipo, forma, formato, cantidad

Internos: Entidad productora, fecha y lugar de producción, contenido sustantivo y orígenes

funcionales

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO



Según tipo documental

Por la tradición documental o forma de transmisión

Por el tipo de función a la que sirven los documentos o por su contenido

Por el ámbito jurídico al que pertenecen o por su autor, fuente.

Clases de documentos Sustantivos Se derivan de las funciones específicas de la entidad.

Ejemplo: Historias Clínicas, Hojas de Vida de estudiantes, Cartas de Navegación, Expedientes

Judiciales, Proyectos vuelos espaciales, Etc. Facilitativos Son documentos comunes a todas las

instituciones. Ejemplo: Historias laborales, Informes de Gestión, Actas de reuniones de trabajo,

ó rdenes de pago, nóminas, contratos, convenios, Etc.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Primera edad:

Planificación y tramitación

Segunda edad:

vigencia y Plazo precaucional

Tercera edad:

Fase permanente o histórica

VALORACIÓN Permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos y su

permanencia en cada fase de archivo

VALORACION DOCUMENTAL

Consiste en determinar el valor administrativo, legal,fiscal, contable (valores primarios) y el

valor histórico, científico o cultural (valores secundarios) de los documentos con el propósito de

establecer su tiempo de conservación en el archivo de gestión , en el archivo central o su

eliminación o conservación permanente en el archivo histórico

Primarios Secundarios Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico Historia Cultura Ciencia

Investigación

VALOR ADMINISTRATIVO

El que contiene un documento, una serie de documentos o un grupo documental, para la

entidad productora, relacionado con el trámite o asunto que motivó su creación.



Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institución

u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite y son

importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeación.

VALOR JURIDICO

A quel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común.

VALOR LEGAL

Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.

VALOR FISCAL

Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.

VALOR CONTABLE

Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los

ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada

VALORES SECUNDARIOS

Son aquellos que sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier

actividad de la administración; como fuente primaria para la historia y como testimonio de la

memoria colectiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y los utiliza.

Algunos documentos nacen con valores permanentes, por las razones arriba citadas. Otros

alcanzan estos valores como resultado de la valoración.

Concepto de Archivo Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos Uno o más conjuntos de

documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso

natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión,

conservados respetando su origen y orden, para servir como testimonio e información para la

persona o institución que los produjo, para los ciudadanos o para servir de fuentes para la

historia .

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

“El objeto esencial de los archivos es de disponer de la documentación organizada, en tal forma

que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al

ciudadano y como fuente de la historia”



Organización de los archivos Importancia Para la Administración: Gestión y Control Para los

ciudadanos Para la ciencia, la investigación y la cultura

OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS

Constituir un centro activo de documentación e información, a disposición de toda la entidad.

Asegurar una perfecta conservación de los documentos del archivo

Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta de todas las oficinas y servicios de la entidad.

OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS

Permitir una rápida localización de los documentos

Preservar la histórica de la empresa

FUNCIONES DEL ARCHIVO

Ser la memoria corporativa

Reunir ordenadamente los documentos

Asegurar la conservación de la información

Soportar la toma de decisiones

El archivo puede desarrollar funciones de: oficina de investigación, biblioteca, hemeroteca u

oficina de estadística.

CLASES DE ARCHIVOS

Según su organización: Centralizado, descentralizado descentralizado con control central y

satélites

Según su naturaleza: Públicos y privados

Gustavo A. Trujillo M.

Según su Jurisdicción o Alcance : Nacionales, distritales, departamentales, municipales,

empresariales o institucionales, personales o familiares.

Según su ciclo vital : Gestión, central o intermedio e histórico

Según su acceso : Públicos y reservados

Según su uso : Activo, semiactivo e inactivo

ARCHIVO CENTRALIZADO



Toda la información de la empresa se haya reunida en una sola oficina.

VENTAJAS:

Cuenta con personal especializado

Controla duplicidad de documentos

Economiza tiempo y espacio

Racionaliza la adquisición de materiales y equipos

Responsabilidad centralizada

Facilita la unificación del sistema de archivo

ARCHIVO DESCENTRALIZADO

Cada dependencia es responsable de recibir, despachar, archivar y conservar la documentaciónque le compete, bien sea recibida o producida.

Se presenta falta de control y se corren riesgos de extravío de documentos.

ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRAL

El trámite de la documentación está centralizado, pero las dependencias conservan la

documentación vigente.

Se cumple el ciclo vital de los archivos.

ARCHIVOS SATÉLITES

Conservan información técnica, muy especializada y de consulta permanente que

necesariamente deben estar descentralzaidos

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a:

Clasificar

Ordenar

Describir

Los documentos de una entidad.

GESTIÓN EN EL ARCHIVO

Producción o Recepción: En el cumplimiento de sus funciones.



Trámite: Es el momento donde se da la constancia de recibido.

Distribución: Estudio documental para determinar series, subseries, expedientes para futuras

consultas.


Consulta: Derecho que tiene un usuario, se debe llevar registros y controles.

Retención: Es el plazo en términos de tiempo que los documentos deben permanecer en el

archivo de gestión o en el central.


Conservación: Conjunto de medidas para garantizar la integración física de los documentos, lo

mismo que el manejo de la información.

Disposición Final: Se relaciona con el estudio de los valores del documento.


Eliminación: La destrucción de los documentos que haya administrativos, legal, fiscal, técnico,

contable y que no represente interés para la historia, cultura o investigación.

Conservación permanente: Se catalogan documentos de conservación permanente, todos

aquellos que informan sobre los orígenes, la estructura, los objetivos, las decisiones y otros de

valor testimonial.

PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO

Selección

Ciclo vital de los documentos

Valores de los documentos

Tablas de retención

Expurgo, descarte

Transferencia


Descripción:

Inventarios

Guías



Catálogos

Índices


El servicio

Usuarios

Medios para la prestación del servicio: correo, fax, reprografía, telecomunicaciones

Difusión

Capacitación


Conservación y preservación:

Necesita apoyo de las Directivas

Creación de documentos estrictamente necesarios (Técnica de diseño, control del flujo

documental para evitar duplicaciones innecesarias o la creación de expedientes que se

conviertan bien e una suma desordenada de documentos

NUEVAS TÉCNOLOGIAS EN LOS ARCHIVOS

Microfilmación

Archivos Ópticos

Correo Electrónico

Internet

Scanner

PRINCIPIOS BASICOS DE ARCHIVO

Principio de Procedencia:

Consiste en separar los documentos producidos por una institución u organismo de aquellos que

produce otra institución u organismo, lo que indica que no se pueden mezclar.

Es el proceso de clasificación, la procedencia (productor) permite identificar los creadores de

documentos, que bien pueden ser institucionales (Fondos documentales), y administrativos

(secciones y subsecciones documentales.



PRINCIPIOS BASICOS DE ARCHIVO

Principio de Orden original:

Se define como la ubicación física de los documentos dentro de un expediente, respetando el

orden cronológico en que se recibieron, produjeron o tramitaron, con miras a solucionar un

asunto determinado.

Principio de Orden Original Enero 22 1 Febrero 15 2 Junio 02 3 Octubre 25 4 Carpeta

No.__________Caja No.__________ SECRETARIA GENERAL 300.24 INFORMES 300.24.02

Informes de Actividades Fechas Extremas: 1999-12-12 a 2000-12-12 Folios: 155 Bogotá, enero22

de 20 Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE Respetado Doctor

Atyentamente Con el fin Padarjj jhaf0 Noviembre 18 5

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Archivo de Gestión Archivo Central Archivo Histórico

Transferencias Primarias Transferencias secundarias Archivo Total: Concepto que hace

referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital .

SISTEMA DE ARCHIVOS ARCHIVO CENTRAL Comité de Archivos Oficina de Recibo y despacho de

Correspondencia Archivo Histórico Archivos de Gestión O de Oficina

Clasificación documental

La clasificación es una labor intelectual, de disposición de cualquier elemento según esquema,

plan o marco preestablecido.

La clasificación documental es el conjunto de operaciones operativas técnicas y administrativas

cuya finalidad es la agrupación documental en forma jerárquica con criterios orgánicos o funciones

para revelar su contenido.

El proceso

La clasificación es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organización de

archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los

documentos para su utilización administrativa, jurídica y científica.



La clasificación como proceso archivístico.

Como proceso archivístico la clasificación permite la identificación y el agrupamiento sistemático

de documentos semejantes con características comunes, teniendo como base la estructura

orgánico-funcional de las instituciones y los trámites administrativos que adelantan las

dependencias en el ejercicio de sus funciones.

Agrupaciones documentales

Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el ejercicio de sus

funciones, las cuales, según su jerarquía ilustrada en el organigrama, originan los fondos, las

secciones, subsecciones, las series y las subseries documentales.

Fondo documental Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o

persona, en desarrollo de sus funciones o actividades

Sección documental es una subdivisión de l fondo identificado con la producción documental de

una unidad o división administrativa o funcional de la institución q produce el fondo.

Subsección documental Es una división de la sección documental ( división administrativa) en

algunos casos la subsección recibe el nombre de oficina, división o sección. La subsección tienen asu cargo funcione y actividades especificas dentro de la sección.

Serie documental Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas

por una entidad en cumplimiento de una función determinada. Cada sección y subsección esta

constituida por documentos agrupados en series.

clasificación

Organización

de archivosOrdenación

Descripción



Subserie documental Es una subdivisión de la serie documental. Esta conformada por el conjunto

de unidades documentales producidas en accione administrativas semejantes.

Unidad documental Es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades

administrativas por las funciones que le han sido asignadas. La unidad documental puedes ser

simple o compleja.

Simple Cuando esta constituida por el mismo tipo documental compleja cuando esta integrada

por tipos documentales de diversa índole, que responden a una secuencia dentro de un tramite

Tipos documentales son la expresión de las actividades tanto personales como administrativas,

reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magnética, acetatos entre otros)y con los

mismos caracteres internos específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido.

La clasificación debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las agrupaciones

documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que conforman la institución.

Agrupaciones documentales Estructura organica

Fondo documental entidadSeries documentales Dependencias de mayor jerarquía

Subsecciones documentales Grupos de trabajo

Definición

La clasificación documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las

agrupaciones documentales, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.

Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura

orgánica y las funcione desarrolladas por una institución a lo largo de su gestión.

Procedencia

clasificar identificar EstructuraFunciones

Elementos de la clasificación



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IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL