Integrasjonsnav for effektivisering av utgående post

Creative Commons License Deed

Navngivelse 3.0 Norge

Du har lov til:

å dele å kopiere, distribuere og spre verket

å remikse å bearbeide verket

På følgende vilkår:

Navngivelse. Du skal navngi opphavspersonen og/eller lisensgiveren på

den måte som disse angir (men ikke på en måte som indikerer at disse

har godkjent eller anbefaler din bruk av verket).

I forbindelse med all gjenbruk og spredning skal du gjøre lisensvilkårene for dette verket klart for

andre.

Alle disse vilkårene kan frafalles, dersom du får tillatelse fra rettighetshaveren.

Ideelle rettigheter forblir uberørt av denne lisensen, i den utstrekning de i henhold til gjeldende rett

anerkjennes og ikke er fraskrivbare.

Creative Commons Attribution 3.0 Norway http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/no/

1 av 2 15.04.2009 23:14

Magne Haagen Grøtting - [email protected] - http://www.magnarokk.net/

Lisensert under en Creative Commons lisens - http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/no/

Eksternt Fellestjenester Internt enhet

InternpostSkanning sentralt

SaksbehandlerSak / Arkiv

Leder

Sortering

Vedtak

InternpostPakking

Internpost

SekretærKonvolutt



Magne Grøtting

Text Box

"Tradisjonell" postgang med fullelektronisk arkiv i en større organisasjon med stor geografisk spredning, for eksempel en bykommune.



Leder

Vedtak

InternpostPakking

Internpost

SekretærKonvolutt

Skjema / Epost



Magne Grøtting

Text Box

Dagens primære fokusområde: Skjema for inngående post (reduserer journalføring)



Leder

Vedtak

InternpostPakking

Internpost

SekretærKonvolutt

Skjema / Epost

5 minutter per dokument x 180.000 = 8.8 årsverk. (3.7 mill)



Magne Grøtting

Text Box

Likevel er det et betydelig og i mange tilfeller uutnyttet potensial for rasjonalisering i den andre enden - utgående post Utsending av brev på papir spiser ressurser, og epost er ingen fullgod erstatning for et brev. - Epost er ikke "sikker", mottak kan ikke verifiseres. - Folk skifter epostadresser like ofte som de skifter arbeidssted. - Unntatt offentlighet kan ikke gå på epost.



LederNAVEksternt grensesnitt Internt grensesnitt

eBrev



Magne Grøtting

Text Box

ALTINN skal på sikt åpnes for kommunesektoren og utgående brev fra hele den offentlige sektoren kan derfor samles i en enkelt postkasse - akkurat som i trappeoppgangen. Likevel vil det tradisjonelle måtte bestå i lang tid. - Hvor mange vil ikke bruke altinn på grunn av manglende IT-kunnskaper? - Hvor mange vil rote bort pinkodene sine?

Magne Grøtting

Callout

Løsning for brukere som ikke har altinn? Brev som ikke krever underskrift i penn og blekk kan skrives ut på nærmeste postterminal / lokalt firma og sendes korteste vei til kunden. - Klikkpris hos kommersiell leverandør = Enklere budsjettering. - Kommunene kan stille større krav til pålitelighet fra en kommersiell leverandør enn egen organisasjon. - Det å sende ut brev er ikke en primær oppgave for noe forvaltningsorgan.

NAV

INTERNE EKSTERNE

KUNDESAKSBEHANDLER



Magne Grøtting

Text Box

Den primære oppgaven for administrative / merkantile funksjoner i ethvert forvaltningsorgan er å understøtte organets fagavdelinger og kompetanseområde. - På begge sider av navet sitter det mennesker, som vil ha en forenklet hverdag, ikke 30 ulike tilnærminger til samme oppgave. - Det å pakke et brev i en konvolutt, papirbasert eller virtuell, trenger ikke gjøres på 30 ulike måter. - Mindre behov for opplæring gir økt fokus og styrke på oppgavene saksbehandleren faktisk er ansatt for å utøve.

NAV

EKSTERNE

KUNDESAKSBEHANDLER

SAK / ARKIV



Magne Grøtting

Text Box

Hvorfor ikke koble sak/arkiv-systemet til et nav som muliggjør utskrift og konvoluttering via en maskin når det samme gjøres med kommunale avgifter, brev fra banken og selvangivelsen?

NAV

KUNDESAKSBEHANDLER

SAK / ARKIV

E-post

SMS

Minside / Altinn

Posten ebrev



Magne Grøtting

Text Box

Det samme navet kan ha ulike kanaler for kommunikasjon, papirbasert som digitalt.

NAV

KUNDESAKSBEHANDLER

SAK / ARKIV

NAV

E-post

SMS

Minside / Altinn

Posten ebrev

Fagsystemer



Magne Grøtting

Text Box

Og det samme navet kan og bør utnyttes av virksomhetens fagsystemer.

NAV

KUNDESAKSBEHANDLER

SAK / ARKIV

NAV

E-post

SMS

Minside / Altinn

Posten ebrev

Fagsystemer

Skjema

Chat

Generelle brev



Magne Grøtting

Text Box

Både inn og ut

Magne Grøtting

Callout

Hvorfor skal et organ akseptere "låste" skjema via en dyr kommunikasjonsløsning (skjemamotor) og ikke generelle brev? - Når skjemakatalogen ikke dekker det innbyggeren vil kommunisere, bør det være mulig å sende inn en henvendelse via den samme løsningen. Det er uansett sikrere og mer rasjonelt enn papirbrev og epost - brukeren kan autentiseres digitalt og arkivkonsulentens arbeidsbyrde blir mindre.

NAV

KUNDE

SAK / ARKIV

NAV

E-post

SMS

Minside / Altinn

Posten ebrev

Fagsystemer

Skjema

Chat

Generelle brev

NOARK 4 WS

Ny protokoll?



Magne Grøtting

Callout

Her ligger utfordringen - utvikle en felles protokoll som muliggjør at alle fagsystemer kan sende data i brevs form. - Brev i PDF eller lignende (som kan konverteres i navet), adresseinformasjon i XML eller via egen API-standard. - Gammelt fagsystem? Virtuell nettverksskriver (postscript) og "OCR"-tyding av den samme informasjonen kan være en løsning. - - Fødselsnummer og lignende identifikatorer er uansett i bruk i mange av fagsystemene per i dag, så identifikasjon av mottaker er ikke umulig.

U



Magne Grøtting

Text Box

Like enkelt som å skrive ut et brev fra et sak/arkiv-system...

3 Ekspeder

1 Dokumenter

4 Kvittering

Sak 04/25285 5 (115429/07) Gateadresse 1, Referat fra befaring ulovlig oppsatt veranda

1 Dokumenter

2 Adressater

Hoveddokument Anmodning om redegjørelse

Vedlegg 1: Referat fra befaring

Vedlegg 2: Melding om rett til å klage på forvaltningsvedtak



Magne Grøtting

Text Box

... Bør det være å sende et dokument fra et fagsystem til det interne grensesnittet for integrasjonsnavet. Dette grensesnittet bør være likt, uansett hvilket system som produserer dokumentet. Dette reduserer behovet for opplæring. - Steg 1: Gi brukeren en visuell oversikt over alle sidene, akkurat som om utskriftene ligger på skrivebordet.

3 Ekspeder

1 Dokumenter

2 Adressater

4 Kvittering


(Mulighet til å velge forskjellige metoder for kommunikasjon, saksbehandlere osv.)(Obs: Her bør også EKIT være et valg, dvs. oversendelse til fylkesmannen)



Magne Grøtting

Text Box

... Etter første demonstrasjon ble jeg gjort oppmerksom på at jeg hadde oppfunnet hjulet på nytt - denne oppstillingen med forskjellige kommunikasjonsmåter er allerede brukt i noen løsninger som er i drift i dag. - De to siste er interne mottakere - dette bør vel strengt tatt gå internt i sak/arkiv, ikke via navet.

Magne Grøtting

Text Box

Steg 2: Vis hvor brevet vil havne til slutt, og hvilke kommunikasjonsmåter som er tilgjengelig for hver adressat.

1 Dokumenter

4 Kvittering


3 Ekspeder

2 Adressater

Oppsummering av saksdetaljer, vedlegg, saksbehandlere osv.

Alt relevant på ett skjermbilde siste sjekk før utsendelse.

Ekspeder



3 Ekspeder

1 Dokumenter


4 Kvittering

2 Adressater Brevene er nå sendt. Hvis de ikke blir åpnet av mottaker innen 7

dager vil du få melding om dette. (gjelder ikke eBrev)







Magne Grøtting

Text Box

Digitale kommunikasjonsmåter gjør det mulig å spore når et brev ble åpnet/lastet ned / skrevet ut. - Kan dette sies sikkert når sekretæren pakker brevet i en konvolutt?

(Kunde har ikke minside-abonnement)



Les dokument

B52D9KS2

Hver dokument har en unik nøkkel. (også unik for hver mottaker)Denne brukes til å lese dokumentet på web, og/eller å verifisere digital signatur

OBS: Sikkerhetsnivå!Unntatt offentlighet bare hvis bruker er registrert via minside.Enkelte dokumenter skal ikke på web. (helseopplysninger etc.)



Magne Grøtting

Text Box

Denne presentasjonen ble skrevet før planene for altinn 2.0 ble offentliggjort. - Koden på papiret er ment for å muliggjøre verifisering av brevets innhold via organets egen nettside.

Les dokument Skriv svarLes dokument Digital signatur



Magne Grøtting

Callout

En helt tilfeldig kommune er her brukt som eksempel. - (Illustrasjonen viser en PDF-fil eller HTML-side, ikke en bildefil)

Digital signaturLes dokument Skriv svar



Les dokument Skriv svarDigital signatur

Brukeren har anledning til å svare på brevet direkte fra dette grensesnittet.

OBS: krever registrering og innlogging.

Sakstypen bestemmer svarets form dvs. om det er et webskjema med spesifiserte felter eller et fritekstfelt.



Magne Grøtting

Text Box

Igjen - hvorfor skal brev i fritekst på papir eller epost aksepteres men ikke via en skjemamotor? - La brukeren skrive svaret fra samme skjermbilde og la svaret gå direkte til saksbehandleren (sak/arkiv), la arkivkonsulenten utføre kontroll og utviklingsoppgaver, ikke journalføring og skanning!

Tilbudsbrev og svar





Magne Grøtting

Text Box

Her har statistikk fra Trondheim kommune blitt brukt som eksempel.

Svar på tilbud

Tab 1Tilbudsbrev

Arbeidsvilkår

Din saksbehandler:

Per AndersenPersonalkonsulentAdministrasjonenTa kontakt med Per



Magne Grøtting

Callout

Hvis forvaltningen skal være transparent, gi innbyggerene et ansikt å forholde seg til, ikke en "fremmed" representant for et forvaltningsorgan. - Dette vil være avhengig av sakstype. Naturligvis ikke bilder innen barnevern eller andre fagområder hvor ansatte må ta ekstra forhåndsregler for å unngå sjikane / trusler.

Svar på tilbud

Tab 1Tilbudsbrev

Arbeidsvilkår

Din saksbehandler:




Magne Grøtting

Text Box

I stedet for å vise til kilder, lenk til de! La den potensielle ansatte få den informasjonen den trenger for å ta en informert avgjørelse

Tilbudsbrev

Svar på tilbud

Arbeidsvilkår

Du vil nå få to valg du kan velge å takke ja til tilbudet eller takke nei til tilbudet. Dette valget er endelig. Om du har kommentarer eller spørsmål til stillingen, for eksempel et krav om høyere lønn, eller mener det er feil i de oppgitte opplysningene, må du ikke svare nei men kontakte din saksbehandler.

Din saksbehandler:


JA NEI

Takker du ja til tilbudet om ansettelse i Frøya kommune?

Feil!Du kan tidligst starte den 19.06.200819/05/2008Når kan du starte?

0532.99.32893Kontonummer:

24126312345Fødselsnummer:

Send inn

Kommentarer:

Har lest og godtar kommunens IT-reglementGodtar lønns- og stillingsvilkåreneVed å krysse av i boksene bekrefter du at du:



Tilbudsbrev

Svar på tilbud

Arbeidsvilkår

Din saksbehandler:


Trekk søknader

Du har nå takket ja til stilling som sommervikar ved Sistranda driftssentral.

Du har 4 andre aktive søknader i Frøya kommune. Ved inngått arbeidsavtale vil du sannsynligvis ikke være aktuell for en eller flere av disse stillingene. For å lette vårt arbeide vil vi anmode om at du kun opprettholder søknadene hvis du er en reell søker.

08/123 Ferievikar, Hammervik sykehjem 01.06.08 63,2% Vikariat08/234 Rådmann 02.08.08 100,0% Fast08/345 Ferievikar, Frøya museum 01.06.08 20,0% Vikariat08/456 Sekretær, administrasjonen 01.06.08 100,0% Fast



Magne Grøtting

Text Box

Igjen - Frøya kommune valgt tilfeldig som eksempel på en kommune.

Documents

Integrasjonsnav for effektivisering av utgående post