INTERNO KOMUNICIRANJE ORGANIZACIJA INTERNE VS - EKSTERNE KOMUNIKACIJE Usavravanje nije obavezno ... nije ni opstanak! W.Edwards Deming

INTERNE KOMUNIKACIJE Osoba 1: Ova sedmica mi je uas, moram zaviti sve ovo do etvrtka. Osoba 2: Ma nije mogue, zar ti niko drugi nee pomoi. Saekaj malo, ja sam uradio/la neto slino prije 6 mjeseci, hoe pogledati plan koji je koriten za taj projekat? Nije mi jasno zato su to tebi dali ovaj put. Osoba 1: Hvala, ali sad sam stvarno u uasnoj urbi nemam vremena da to pogledam.

Kraj scene 1: Osoba 1 izlazi sa hrpom papira iz kancelarije osobe 2 i brzim korakom ide u nepoznatom pravcu sa paninim izrazom na licu. Poslovice koje se esto ponavljaju ili definicije koje nam nude strune menadment knjige se obino proitaju, memoriraju odredjeni vremenski period,a potom pohrane ili odloe na stranu. Ipak Planiranjem je pola zadatka obavljeno! Interne komunikacije igraju veoma vanu ulogu u organizacijskom menadmentu i razvoju, te kao takve trebaju biti integralni dio svakog poslovnog planiranja. Efektivno dvosmjerno komuniciranje izmedju menadmenta i uposlenih, vodi ka satisfakciji uposlenih i efektivnom obavljanju poslova, te smanjenju rizika od stvaranja situacija koje rezultiraju u zbunjenosti i pogrenoj interpretaciji kljunih ciljeva organizacije. Sluaj/Scena 1 je tipina za bezbroj organizacija. -Menader odjela u urbi dodjeli zadatak pogrenoj osobi (Osoba 1); -Bez podrobnog objanjenja kako obaviti taj zadatak, Osoba 1 se poinje osjeati frustrirano i panino; -Osoba 2 prvo sa razumjevanjem saslua kolegu, a potom postaje zbunjen/a jer ne razumije zato se neko nije sjetio da organizuje sastanak ili je/ga konsultira kako je prethodni projekat uradjen; -Zbunjenost, sumnjiavost, panika = radna atmsfera koja je suprotna od produktivne Efektivne komunikacije odozdo prema gore osiguravaju razumjevanje menadmenta kompletne problematike u organizaciji, te kako ta situacija utie na produktivnost uposlenih na svim nivoima. Menadment sistem i politika odluivanja, se kreu u etiri razliita smjera prema etiri ravnotena stanja.

Slika 1.1. Ravnoteno stanje organizacijskog politikog sistema (Izvor R.Stacey, Granica haosa: Kreativna strateka kontrola za poslovanje, Oxford: Butterworth-Heinemann)

Organizaciju je vrlo teko pomaknuti iz bilo kojeg od ovih ravnotenih stanja. To obino zahtijeva ili neki politiki udar kojim se uklanja voa ili opseno restruktuiranje hijerarhije ili aterniranje sistema i postupaka. Osim toga nijedno od ravnotenih stanja se ne moe uspjeno suoiti s nepredvienom promjenom jer grupne dinamike koje izazivaju sva ta stanja sprjeavaju preispitivanje i uenje. Stanje daleko od ravnotenih stanja je stanje u kojemu je autoritet distribuiran, ali ne i rasprostranjeno distribuiran, stanje jasne, a ne konfuzne hijerarhije. Uspjean sistem je onaj koji omoguuje suoavanje sa nepredvienom promjenom to se moe dogoditi jedino ako sistem doputa i ohrabruje propitivanje i izlaganje novih perspektiva. Sistem u kojemu je mo toliko visokokoncetrirana da oni na vrhu nemaju potrebu sluati ili kad je mo toliko iroko distribuirana da ne mogu mnogo uiniti ak i ako sluaju. Kulturne razlike i razlike u distribuciji moi kreiraju, stoga, uvjete u kojima ljudi utjeu na druge ljude, ali se i samo nalaze pod utjecajem drugih. Ako pogledamo to to znai za kvalitet internih komunikacije u samoj organizaciji dolazimo do nekoliko faktora koji bi mogli utjecati na uposlene i njihovu motiviranost. Uposlenici e biti motivirani ukoliko: -Se poistovjete sa organizacijskom vizijom i vrijednostima; -U potpunosti razumiju svoju ulogu u toj organizaciji, to se oekuje od njih i kakve su njihove beneficije; -Su u potpunosti informirani i osjeaju da se i njihova miljenja uzimaju u obzir

Komuniciranje i poslovni uspjeh, su proporcionalno ovisni faktori, a njihova veza je vidljiva samo u situacijama kada su timovi uposlenika organizirani na takav nain da u svakom trenutku imaju jasno definirane kljune ciljeve organizacije kao i strateki plan za njihovo ostvarenje. Osjeaj misije Campbell & Tawady nude korisnu definiciju misije (1990): Osjeaj misije je emocionalna reakcija na pitanja s onim to ljudi ine, zato to ine, na to su ponosni, i u to vjeruju. Kako moemo ukljuiti sve uposlene u efektivno komuniciranje? Birokracija se sastoji od skupa hijerarhijskih poloaja ili funkcija gdjeautoritet raste s kretranjem prema gore. Slubenici su ogranieni striktnim pravilima koja odreuju stupanj njihova autoriteta i odgovornosti ... -Jasni ciljevi (koncetriranje na nekoliko kljunih poruka) -Efektivni komunikacijski kanali -Info-razmjena

Odanost vs Satisfakcija Uposlenihto je bolje za postizanje efektnih rezultata i kako to ostvariti? David Clutterbuck, profesor na Sheffield University i konsultant za interne komunikacije, nakon dvogodinje studije je doao do slijedeeg zakljuka: Realizacija projekta je povezana sa uspjenim poslovanjem, ali bez odanosti uposlenih prema projektu nema ni uspjene realizacije. Satisfakcija je osjeaj kratkorone prirode, uslovljen ljudskom prirodom koja diktira naa psiholoka stanja. Nakon uspjeha i osjeanja ushienosti uvijek slijedi period kada tragamo za novim situacijama koje e nam poveati adrenalin.

?

Odanost, sa druge strane, se postie samo u sluaju kada uposlenici vjeruju u ono to rade! -Moja organizacija radi na ...; -Moja funkcija u svemu tome je ...; -Moj doprinos lokalnoj zajednici je ....; -Rutinsko obavljanje poslova je dosadno, dobit u novi izazov ...;

-Moj rad je priznat ...; Cilj nam je stvoriti radnu sredinu koja omoguava uposlenima da su u svakom trenutku informirani o promjenama (dobrim i loim) i razlozima za te promjene. Radna sredina koja im omoguava da kau to misle i da se to uvaava. Slika 1.2. Ashridge Model Misije (Izvor: A.Campbell & Tawady (1990), Misija i Poslovna Filozofija: Kako dobiti odanost uposlenih? Oxford: Heinmann.)

Naravno, kako bi interni

komunikacijski sistem funkcionirao i stvorio ovakvu radnu sredinu potrebni su nam sistemi informacija i kontrole organizacije, u osnovi postupci , pravila i regulativa koji odreuju: -Koje informacije, treba davati komu i kada; -Od koga se zahtijeva reakcija na te informacije; Menadment ima tu odgovornost da osigura sisteme informiranja i kontrole. Naime, ovo je sve bio uvod u neto to moramo shvatiti, u vremenu tranzicija, promjena u shvatanju uloge koje optine imaju. Vjerovatno ste primjetili da je ovo prvi put da koristim, naziv optina umjesto organizacija. Nije bez razloga. Optine su postale okosnica i pokretaka snaga razvoja ove zemlje. Mnogi projekti koji se pokreu uz pomo sredstava meunarodne zajednice imaju u sebi ono neizbjeno municipality development, local community, public private partnership. Ja jo

uvijek smatram da je porodica jedna od najvanijih institucija u drutvu, na tom nivou zapoinje mnogo toga od irokog drutvenog znaaja. Lokalne zajednice, zajedno sa svojim optinama su monije no to mnogi misle. Koritenje pojma organizacija i koritenje analiza iz komercijalnog okruenja za uspostavljanje internog komunikacijskog sistema nije sluajnost. Znaaj interne organizacije u dananjici je podjednako vaan faktor kako u komercijalnim tako i u javnim ustanovama. EKSTERNE KOMUNIKACIJE Tek kada uspostavimo efektivan sistem internih komunikacija i postignemo obostrano povjerenje menadmenta i uposlenika, eksterne komunikacije e proizvesti eljene efekte PO! Public Outreach. Obavjetena javnost koja zbog pozitivno izgraenog imida reagira na nain koji doprinosi razvoju lokalne zajednice i samim tim jaanju lokalne samouprave. Faktori okoline su u direktnoj vezi sa naim uspjehom. Priroda posla, fizika lokacija i vremenski pritisak pod kojim vai uposleni i vi djelujete, da stvari krenu ka boljem, odreuju hoe li se razviti neformalne skupine i koja e se vrsta skupina razviti. Pod skupinom, u sluaju razvoja lokalne zajednice podrazumjevamo, asocijacije graana, poslovnih ljudi koji trebaju postati vai partneri u misiji koja u svakom sluaju mora biti zajednika. Openito moemo zakljuiti da e skupine nastale na iskljuivo racionalnim i zadatku orijentiranim initeljima voditi izrastanju anti-interesnih skupina. Ukoliko su dizajnirane prema socijalnim kriterijima rezultat je kohezijski tim izmeu opine i lokalne zajednice. Pojedinani motivacijski faktori se integriraju sa socijalnim faktorima koje vode kohezijskom funkcioniranju timova motiviranim za suoavanje sa zadatkom. Prvi korak ka javnosti Poinjemo sa osvrtom na oigledne svakodnevne djelatnosti koje se obavljaju u bilo kojoj zgradi optine; -Profesionalizam u radu sa strankama; -Telefonski maniri; -Suoavanje sa albama i kritikama; -Svestranost uposlenih; -Lobiranje; -Pozitivan stav! Drugi korak Koritenje promotivnih alatki: -Info-buletin o radu optine (interni i eksterni) -Suradnja sa lokalnim medijima: elektronski i tampa Najvaniji korak! -Razmjena informacija izmeu graana i optine

Javna ili komercijalna ustanova, sve ustanove (u teoriji i praksi) moraju imati jasan pregled kompletnog okruenja , i koritenjem tog znanja podsjeati okolinu da je cjelina uvijek vea od zbira dijelova koji ine tu cjelinu ovo se odnosi na proces razvoja eksternih komunikacija, a ne samo pojedinih dijelova istih i prema tome moemo zakljuiti da se u velikom dijelu odnosi i na ovu zemlju.