Seite 108.09.2015

„Interne Positionsvermittlung“(IPV)

- Auf geht‘s! -

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• IPV – Warum?• Aktueller Entscheidungsstand des

Präsidiums• Aktueller Stand der Grafiken• Fallbeispiele und Feedback der dabei

Beteiligten• Brainstorming

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IPV – Warum?

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Hausmitteilung vom 25.02.2015

Grundsätze bei Maßnahmen zur Restrukturierung und Verkleinerung der Universität des Saarlandes

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Aktueller Entscheidungsstand des Präsidiums

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Beschluss des Präsidiums(605. Sitzung, 18.06.2015)

Das Präsidium beschließt zur Einrichtung der „Internen Positionsvermittlung“:

1. Die „Interne Positionsvermittlung“ wird unmittelbar dem Präsidium in Form

einer Stabsstelle organisatorisch zugeordnet.

2. Mit der Leitung der „Internen Positionsvermittlung“ wird der Leiter der

Personalabteilung, Herr Rolf-Dieter Meyer, beauftragt.

3. Die Leitung der „Internen Positionsvermittlung“ wird beauftragt mit den

übrigen Akteuren das Verfahren und die Zuständigkeiten abzustimmen.

4. Im Überhang (ganz oder teilweise) befindliches Personal wird aus dem

Budget der abgebenden Einrichtung bis zu der erfolgreichen Vermittlung

(weiter-)finanziert.

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Beschlussvorlage: IPV-Rat (13.08.2015)

Geschäftsleitende Beschlüsse:• Der Rat soll sich aus folgenden Personen zusammensetzen: IPV (Herr

Meyer, Frau Kockler), jeweils der/die Vorsitzende der Personalvertretungen (kann sich von einem PR-Mitglied vertreten lassen), Gleichstellungsbeauf-tragte (kann sich vertreten lassen), Herr Prof. Dr. König (als Sach-kundigen). Die Vertrauensperson der Schwerbehinderten hat entspr. SGB IX Teilnahmemöglichkeit. In Angelegenheiten von Schwerbehinderten oder denen Gleichgestellten ist sie beizuziehen. Bei Bedarf werden die Personalentwicklung und ggf. weitere Fachkundige hinzugezogen.

• Die Sitzungen finden bis auf weiteres wöchentlich (donnerstags, 8:30 Uhr) statt.

• Das Protokoll wird an alle Ratsmitglieder per E-Mail spätestens innerhalb von drei Arbeitstagen verteilt. Es werden Änderungsvorschläge/Ergänzungen jeweils bis Mittwoch, 12 Uhr entgegen genommen und eingearbeitet. In der folgenden Sitzung wird das Protokoll abgestimmt.

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• Bei Abstimmungen gilt die einfache Mehrheit der anwesenden Ratsmitglieder.

• Frau Kockler nimmt als (verwaltungsmäßige) Koordinatorin an den Sitzungen teil (Vertretung: Frau Henning).

Grundsatzempfehlungen:• Die Konzepte „IPV“ und „IPV-Ausschreibung“ werden (auch zur

Prozessoptimierung) überarbeitet. Dabei ist das Ziel klarzustellen, dass der IPV-Rat ein beratendes/begleitendes Gremium ist (auf den kompletten Prozess bezogen).

• Befristet zu besetzende Arbeitsplätze von wissenschaftlichen und studentischen Hilfskräften, wissenschaftlichen Mitarbeiter/innen und Verwaltungs- und technischem Personal (inkl. studentischen Angestellten) sind grundsätzlich außerhalb des IPV-Verfahrens zu betrachten, es sei denn, der IPV ist restrukturierungsbedingt umzusetzendes Personal bekannt, das für die Besetzung in Frage kommen könnte.

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• Bei unbefristet zu besetzenden Arbeitsplätzen, deren Stelleninhaber/innen befristet beschäftigt sind und „Vertrauensschutz“ haben, ist der erste Schritt, dass der Rat der IPV entscheidet, ob es sich hier um einen Fall des Vertrauensschutzes bezüglich der Verdauerung handelt. Falls ja, dann wird der Verzicht auf Ausschreibung zugunsten der befristet Beschäftigten bei der zuständigen Personalvertretung und der Gleichstellungsbeauftragten beantragt und eine entsprechende Empfehlung an das Präsidium gegeben. Falls der Rat den Vertrauensschutz nicht gegeben sieht, dann erst wird das "IPV-Verfahren" und die sich anschließenden Schritte eingeleitet.

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Beschluss des Präsidiums(610. Sitzung, 13.08.2015)

Das Präsidium diskutiert die Konzeption der Internen Positionsvermittlung(IPV) und berücksichtigt hierbei auch die in der Sitzungdes Erweiterten Präsidiums vom 12.08.2015 vorgebrachtenRückmeldungen. Grundsätzlich begrüßt das Präsidium die Einrichtungdes IPV-Beirats als beratendes/begleitendes Gremium,bittet aber um eine Änderung der Bezeichnung, so dass die enge(operative) Begleitung und unterstützende Funktion besser zumAusdruck kommt. Das Präsidium dankt für die Vorlage der bisherigenBeratungsergebnisse und bittet für die weitere Ausarbeitungum Berücksichtigung der folgenden Punkte, um eine möglichst effektiveund effiziente Arbeit der IPV zu ermöglichen und die erforderlicheTransparenz für die Fakultäten, Einrichtungen, Referateherzustellen:

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• Die IPV soll eine Fallübersicht erstellen, aus der ersichtlich wird, in welchen Fällen die IPV zum Tragen kommt und in welchen Fällen Personalangelegenheiten ohne Mitwirkung der IPV bearbeitet werden (z.B. HiWi-Verträge).

• Die IPV soll die Zusammenarbeit mit der Personalabteilung (v.a. Kommunikationsfluss) transparent darstellen.

• Die Zeit bis Jahresende soll als Beobachtungsphase für die IPV gelten, so dass spätestens dann über den künftigen Umgang mit freiwilligen Meldungen entschieden werden kann.

• Es soll offensiv das Feedback der Betroffenen eingeholt werden, um das IPV-Verfahren möglichst bedarfsorientiert und effizient weiterentwickeln zu können. Hierzu wird auch eine Vorstellung und Beratung zur IPV in der Geschäftsführerrunde und der Referentenrunde angeregt.

• Um die Akzeptanz der IPV zu fördern, sollen Vermittlungen/Positiv-meldungen unter Berücksichtigung der Belange des Datenschutzes in geeigneter Weise dokumentiert und kommuniziert werden.

• Bei der Verfahrensdokumentation soll explizit zwischen der laufenden Einführungsphase des IPV und einer späteren Phase unterschieden werden, in der tatsächlich Personen zur Vermittlung über die IPV gemeldet sind.

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Das Präsidium begrüßt den Vorschlag der IPV, eine universitätsinterneInformationsveranstaltung zur IPV durchzuführen (geplantim September). Im Vorfeld sollen der dann erreichte Konzeptionsstandund die vorgesehene universitätsinterne Dokumentation vordem Hintergrund der o.g. Punkte im Präsidium beraten werden(ca. Mitte September). Hierbei soll möglichst auch Feedback zumVerfahren berichtet werden.

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Antworten auf die Fragen des Präsidiums (03.09.2015)

• „Das Präsidium diskutiert die Konzeption der Internen Positions-

vermittlung (IPV) und berücksichtigt hierbei auch die in der Sitzung

des Erweiterten Präsidiums vom 12.08.2015 vorgebrach-ten

Rückmeldungen. Grundsätzlich begrüßt das Präsidium die

Einrichtung des IPV-Beirats als beratendes/begleitendes Gremium,

bittet aber um eine Änderung der Bezeichnung, so dass die enge

(operative) Begleitung und unterstützende Funktion besser zum

Ausdruck kommt. […]“

• Nach zwei Diskussionen im IPV-Beirat haben sich die Mitglieder für

die Bezeichnung IPV-“Rat“ entschieden; Alternativen wurden keine

gefunden.

1508.09.2015

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• „[…] Das Präsidium dankt für die Vorlage der bisherigen Bera-

tungsergebnisse und bittet für die weitere Ausarbeitung um Be-

rücksichtigung der folgenden Punkte, um eine möglichst effektive

und effiziente Arbeit der IPV zu ermöglichen und die erforderliche

Transparenz für die Fakultäten, Einrichtungen, Referate herzu-

stellen:

• Die IPV soll eine Fallübersicht erstellen, aus der ersichtlich

wird, in welchen Fällen die IPV zum Tragen kommt und in

welchen Fällen Personalangelegenheiten ohne Mitwirkung der

IPV bearbeitet werden (z.B. HiWi-Verträge) […]“

• Fallübersicht folgt im Laufe der Präsentation

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• „[…] Die IPV soll die Zusammenarbeit mit der Personalabteilung

(v.a. Kommunikationsfluss) transparent darstellen. […]“

• Die Sachbearbeitung in den Sachgebieten läuft unter

gegenseitiger Information parallel zum IPV-Verfahren zur

Vermeidung von längeren Durchlaufzeiten. Die Personalunion hat

sich bewährt und die Transparenz ist ihr immanent.

• Personalunion (IPV − Personalabteilung):

Durch die fehlende zusätzliche Personalisierung der IPV

(ursprünglich geplant: 1 VZÄ hD, 1 VZÄ gD für die Leitung,

Organisation und Betrieb) werden kurzfristige Anfragen (wie

beispielsweise diese des Präsidiums) sowohl auf IPV- als auch auf

Personalabteilungsseite nur noch schwer zeitgerecht zu

bewältigen sein.

1708.09.2015

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• „[…]Die Zeit bis Jahresende soll als Beobachtungsphase für die IPV

gelten, so dass spätestens dann über den künftigen Umgang mit

freiwilligen Meldungen entschieden werden kann. […]“

• Die IPV begrüßt eine Beobachtungsphase bis zur Entscheidung,

wie mit freiwilligen Meldungen umgegangen wird. Die Akteure der

IPV sehen es als notwendig an, eine Konzentration auf die

Hauptaufgabe (Vermittlung von restrukturierungsbedingt

umzusetzendem Personal) gewährleisten zu können. Zumal bisher

die Listen des restrukturierungsbedingt umzusetzenden Personals

nicht bekannt sind, sieht die IPV den gewählten Zeitraum für die

Beobachtungsphase für zu kurz an (Die Listen der Fakultäten

müssen zeitnah zur Verfügung gestellt werden. [Anmerkung IPV:

bis Ende Oktober 2015]); der zusätzliche Aufwand bedarf einer

Personalisierung.

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• „[…] Es soll offensiv das Feedback der Betroffenen eingeholt

werden, um das IPV-Verfahren möglichst bedarfsorientiert und

effizient weiterentwickeln zu können. Hierzu wird auch eine

Vorstellung und Beratung zur IPV in der Geschäftsführerrunde und

der Referentenrunde angeregt. […]“

• Bei der geplanten Informationsveranstaltung werden die

Geschäftsführer/innen (+ weitere Beteiligte) vertreten sein und

um ein Feedback gebeten.

• Die IPV wird sich auf Anregung des Präsidiums in einer der

nächsten Referentenrunden vorstellen und bittet um eine

Einladung.

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• „[…] Um Akzeptanz der IPV zu fördern, sollen Vermittlungen/

Positivmeldungen unter Berücksichtigung der Belange des

Datenschutzes in geeigneter Weise dokumentiert und

kommuniziert werden. […]“

• Die Vermittlungsfälle werden seit Beginn dokumentiert. Einige

bisherige Positivmeldungen finden sich in den Folien „Konkrete

Fallbeispiele“.

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• „[…] Bei der Verfahrensdokumentation soll explizit zwischen der

laufenden Einführungsphase der IPV und einer späteren Phase

unterschieden werden, in der tatsächlich Personen zur Vermittlung

über die IPV gemeldet sind. […]“

• Meldungen und Vermittlungsbemühungen werden datiert

dokumentiert.

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Aktueller Stand der Grafiken(Konzept „IPV“ und „Vorgehen bei Arbeitsplatzbesetzungswunsch“)

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Seite 2308.09.2015

Seite 2408.09.2015

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Fallbeispiele und Feedback der dabei Beteiligten

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Zu beset-zenderArbeits-platz

Aktuelles Verfahren („Arbeitsplatz sucht Personal“)

ZukünftigesVerfahren („Personal sucht Arbeitsplatz“)

Erläuterungen

Befristet Bedarfsorientierte Abfrage bei den Einrichtungen (wenn sinnvoll, z.B. nicht bei Beschäftigungsdauern von 2 Monaten)

Abgleich mit dem gemeldeten, restrukturierungsbe-dingt umzusetzenden Personal² (ansonsten keine Aktion)

Gilt für alle Personengruppen (auch für HiWi, Studentische Angestellte,…)1

Unbefristet Bedarfsorientierte Abfrage bei den Einrichtungen

Abgleich mit dem gemeldeten, restrukturierungsbe-dingt umzusetzenden Personal² (ansonsten keine Aktion)

Gilt für alle Personengruppen1

Allgemeines Vorgehen

1 Ausnahmemöglichkeiten können geregelt werden (z.B. aktuell MTA)2 Prüfung in Abstimmung mit der einstellenden Einrichtung

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Konkrete Fallbeispiele

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Zu besetzenderArbeitsplatz

Aktuelles Verfahren Zukünftiges Verfahren

ZE(ca. 2,5 Monate, 100% Arbeitszeit)

Person (50% Arbeitszeit), deren Arbeits-platz vorübergehend nicht budgetiert ist, ist der IPV bekannt. Durch individuelle Regelung wurde der Fakultät durch eine befristete ander-weitige Zuordnung bei dem vorüber-gehenden Budgetierungsproblem geholfen.

Individuelle Lösungen werden auch zukünftig von Bedeutung sein (kreatives, zielorientiertes Umgehen mit den Problemen)

Fakultät Restrukturierungsbedingt umzuset-zende Person ist der IPV bekannt. IPV schlägt die Person für einen zu besetzenden Arbeitsplatz vor. Proble-matik der Freigabe des „Arbeitsplatzes“ durch die Fakultät wird mit Hilfe der IPV gelöst. Umsetzung auf den zu besetzenden Arbeitsplatz.

Unverändert

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Zu besetzenderArbeitsplatz

Aktuelles Verfahren Zukünftiges Verfahren

ZV Restrukturierungsbedingtumzusetzende Person ist der IPV durch die Abfrage bei den Einrichtungen bekannt. Umsetzung auf den zu besetzenden Arbeitsplatz.

Zukünftig wird der IPV die Person bereits vor einer Abfrage bekannt sein, so dass diese entfallen kann.

Fakultät Unterstützung der Fakultät durch die IPV bei der Umsetzung fakultätsinterner, restrukturierungsbedingt umzusetzender Person.

Umsetzung innerhalb der Einrichtungen

Bibliothe-ken (kein konkreter Arbeitsplatz)

Restrukturierungsbedingtumzusetzende Person ist der IPV bekannt und kann zielgerichtet für den zukünftigen Bedarf qualifiziert werden.

Unverändert

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Zu besetzenderArbeitsplatz

Aktuelles Verfahren Zukünftiges Verfahren

ZV Auf die Abfrage bei den Einrichtungen wurde eine Person gemeldet. Bei den ursprünglichen Planungen war sie nicht restrukturierungsbedingt umzusetzen, hat jedoch großes Interesse an dem zu besetzenden Arbeitsplatz. Person wird zu restrukturierungsbedingt umzusetzendem Personal, ein anderer (bisher wegfallender) Arbeitsplatz bleibt bestehen.

Zukünftig wird der IPV die Person bereits vor einer Abfrage bekannt sein, so dass diese entfallen kann.

Wird gesucht

Professor ist daran interessiert die restrukturierungsbedingt umzusetzende Person (100%) zu beschäftigen. Problem: nur 50%-Stelle. Lösung: Finanzierung durch diese 50% + 20% Arbeitszeitreduzierung eines anderen Mitarbeiters + 5% Finanzierung durch die Fakultät + freiwillige, dauerhafte Arbeitszeitreduzierung der umzusetzenden Person auf 75%

Individuelle Lösungen werden auch zukünftig von Bedeutung sein (kreatives, zielorientiertes Umgehen mit den Problemen)

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Zu besetzenderArbeitsplatz

Aktuelles Verfahren Zukünftiges Verfahren

Wird gesucht

Fakultät meldet der IPV eine restrukturierungsbedingt umzusetzende Person. IPV fragt nach, ob der Arbeitsplatz restrukturierungsbedingt wegfällt. Wenn nein, kein Fall im Rahmen der IPV.

IPV-Rat begleitet/ berät/ unterstützt die Einrichtungen bereits ab der Auswahl desrestrukturierungsbe-dingt umzusetzenden Personals

Wird gesucht

Zukünftig und aktuell restrukturie-rungsbedingt umzusetzende Personen sind der IPV bekannt. Sämtliche zu be-setzenden Arbeitsplätze werden auf Passung geprüft (auch bereits vor Wegfall des budgetierten Arbeitsplatzes der betroffenen Personen).

Unverändert

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Brainstorming

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• „Als im Zentralen Prüfungssekretariat für das Lehramt die studentischen

Mitarbeiter in einer geringen Prozentzahl weiterbeschäftigt werden sollten,

wurde nachgefragt, ob eine umzusetzende Person zur Verfügung steht. Ist

es geplant, Personen, die mit 50% beschäftigt sind, auf mehrere

Arbeitsplätze mit geringerer Beschäftigung aufzuteilen?“ (S. Mersdorf)

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Fragen, Ideen oder Anregungen, Kritik oder Vorschläge?

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