UBND TINH BINH DTNH CQNG HOA xA HQI CUU NGHiA VI~T NAMsa TAl NGUYEN vA MOl TRUONG DQc l~p - T\l' do - H~nh phuc

S6: LVi IQU-STNMT Binh Djnh, ngay c(; thang G ruim 2017

QUYETDJNHBan hanh Quy ch~ quan Iy, sir dung h~ th8ng Van phong di~n tir lien thong

tai SO'Tai figUyen va Moi tnrirng

GIA.M DOC so TAl NGUYEN vA MOl TRUONG

Can cir Nghi dinh s6 6412007/Nf)-CP ngay 10/4/2007 cua Chinh phu vSviec ling dung cong nghe thong tin trong hoat dong cua co quan nha nuoc;

Can cir Quyet dinh s6 36/20 161QB- UBND ngay 08/7/2016 cua UBNDtinh ban hanh Quy chS quan ly va sir dung he thong Van phong dien tir lienthong trong cac co quan nha mroc tren dia ban tinh;

Can cir Quyet dinh s6 366IQB-UBND ngay 03/02/2016 cua UBND tinhban hanh Quy dinh chirc nang, nhiem V1,l, quyen han va co c~u t6 chirc cua SO'Tai nguyen va Moi tnrong;

Xet dS nghi cua Chanh Van phong SO'va Giam d6c Trung Him Cong nghethong tin,

QUYETDJNH:

Di~u 1. Ban hanh kern theo Quyet dinh nay Quy che quan ly, sir dung hethong Van phong dien tir lien thong tai SO'Tai nguyen va Moi tnrong.

Di~u 2. Quyet dinh co hieu luc thi hanh kS tir ngay ky.

Di~u 3. Chanh Van phong SO',Giam d6c Trung tam Cong nghe thong tin,lanh dao va cong chirc, vien chirc cac phong, don vi true thuoc SO' chiu trachnhiem thi hanh Quyet dinh nay.l.-,:,!

NO'i nhiin:- Nhir di~u3;- GD va cac PGD Sa;- Sa Thong tin va Truyen thong;- LlIU: VT, YP, NH.19f--- -------

UBND TiNH BlNH f)~H CONG HOA xA H(H CHi; NGHiA VI~T NAMsa TAl NGUYEN vA MOl TRUONG DQc I~p - T\f do - H~nh phuc

QUYCHE

Quan ly, sir dt.mg h~ th&ng Van phong di~n tir lien thong

tai S6' Tai nguyen va Moi truong

(Kem theo Quyet dinh s6 c2J4 IQD-STNMT ngayO b thong 6 ndm 2017

cua Giam a6e So Tai nguyen va M6i truirng)

Chuong IQUY DJNH CHUNG

Di~u 1. Pham vi va d&i tU'Q'ng ap dung .

Quy ch~ nay quy dinh cu thS viec quan ly, su dung he thong Van phongdien ur lien thong d6i voi lanh dao Sa, cac phong chuyen mon, cac don vi truethuoc Sa Tai nguyen va Moi tnrong.

Di~u 2. Ghii thich tir ngfr

1. Van ban dien tir: la van ban diroc truyen diroi dang thong diep dfr lieu,duoc hru trfr va truyen tai tren he thong may tinh va mang may tinh.

2. Duong cong van truyen thong: La nhirng van ban gui qua dich vu buuchinh cua cac doanh nghiep buu chinh chuyen phat hoac duoc chuyen van bangi~y tnrc tiep tir co quan giri d~n co quan nhan.

3. Tai khoan nguoi sir dung (account): M6i cong chirc, vien chirc duocc~p mot tai khoan ngiroi sir dung rieng bao gorn ten truy nhap (user name) vamat khau (password) dS truy cap van h~ thong va sir dung phan mSm.

4. H~ thong van phong dien tu la phan mem tin hoc heat dong tren mangmay tinh, diroc sir dung trong co quan nha mroc tren dia ban tinh dS quan ly vanban va tao lap h6 so cong viec, tao ra co sa dii lieu dien tir, trao d6i va xu ly vanban qua moi tnrong mang bao gom: quan ly va xu ly van ban d~n; ti~n trinh xuly, phat hanh van ban di; quan ly h6 so cong viec dS phuc vu cong tac trao d6ithong tin, diSu hanh cong viec va quan ly theo chirc nang, nhiern vu duoc giao.

5. H~ thong van phong dien tir lien thong la H~ thong k~t n6i gitra cac h~thong Van phong di~n tu cua cac co quan, don vi tren dia ban tinh qua moitnrong mang dS trao d6i, xu ly cac van him dien tir giira cac co quan, don vi,!,,/)

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2

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J)i~ll 3. Yell C~llcua van ban tren h~ thBng Van phong di~n tir lien thong

1. Van ban giri tren h~ thong Van phong dien nr lien thong la van ban giayda duoc lanh dao co quan ky va dong d§.u (hoac su dung chfr ky s6), duoc s6 hoadS gui len H~ thong.

2. NQi dung van ban khi soan thao phai dam bao thS thirc, ky thuat va noidung trinh bay van ban thuc hien theo quy dinh hien hanh.

3. Van ban khong duoc c~p nhat van h~ thong Van phong dien nr:

- Van ban chira noi dung thuoc danh muc bi m~t nha mroc va van banthuoc danh muc bi mat nha rnroc theo quy dinh.

- Dan thu tranh chap, khieu nai, t6 cao.

4. Cac loai van ban gui nhan qua he thong Van phong dien tir, khong girivan ban gi§.y bao gorn:

- Cac loai bao cao tuan, thang, quy, nam;

- Gi§.y moi hoi nghi, moi hop;

- Lich cong tac;

- Cac chuang trinh, kS hoach cong tac cua S6;

- Tai lieu phuc vu cac cuoc hQP, hoi nghi;

- Van ban du thao dS xin y kiSn gop y;- Cac van ban san y ban chinh, trich sao, san I\lC;

- Van ban du thao dS trinh ky, van ban di~u hanh trong noi bo;

- Cac van ban hanh chinh, tai lieu gui dSn cac co quan, don vi, ca nhan dSbiet, phoi hop;

- Cac bao cao chuyen d~; bao cao tham luan; cac bai phat biSu.

J)i~u 4. Gia tr] phap If ciia van ban di~n tir

Thirc hien theo Di~u 35 Nghi dinh s6 64/2007 IND-CP ngay 10/4/2007cua Chinh phu v~ irng dung cong nghe thong tin trong hoat dong cua co quannha nuoc:

- Van ban dien tu phu hop voi phap luat v~ giao dich dien nr co gia triphap ly nrong duong voi van ban giay trong giao dich giira cac co quan nhamroc.

- Van ban dien nr giri dSn co quan nha mroc khong nh§.t thiSt phai sir dungchir ky dien tir neu van ban do co thong tin v~ nguoi giri, bao dam tinh xac thircv~ nguon g6c va sir toan ven cua van ban. -.fa/!

/-

3

Chirong II

TO CHUC H~ THONG QUAN LY VAN BAN VADIEU HANH

Di~u 5. T8 clnrc h~ th8ng quan ly van ban va di~u hanh

- Heat dong cua h~ thong Van phong dien tu lien thong phai dam bao tuanthu theo quy dinh cua Luat Cong nghe thong tin, Luat Giao dich dien tir, LuatAn toan thong tin mang, Chi thi s6 15/CT-TTg ngay 22/5/2012 cua Thu nrongChinh phu v~ tang cirong sir dung van ban dien nr trong heat dong cua co quannha mroc va cac van ban lien quan v~ an toan bao mat thong tin khi sir dung,trao d6i van ban dien nr.

- H~ thong Van phong dien tu lien thong duoc tri@nkhai theo mo hinh t?Ptrung, h~ thong phan m~m va co sa dfr lieu ducc cai d~t va luu trfr t?P trung.

- Van phong Sa co trach nhiem phoi hop voi Trung tam Cong nghe thongtin va Truyen thong true thuoc Sa Thong tin va Truyen thong theo doi dam baoduong truyen, bao mat h~ thong, ha tang ky thuat cho h~ thong heat dongthirong xuyen lien tuc, an toan an ninh thong tin, t6c dQ trao d6i thong tin, khanang luu tru' du phong.

- Trung tam Cong nghe thong tin co trach nhiem phoi hop voi Van phongSa theo doi, ki@m tra va d~ xu~t nang c~p ha tang ky thuat tai Sa va cac don vitnrc thuoc d@h~ thong phan mem van hanh duoc tai don vi co sa.

Di~u 6. Ten mi~n h~ th8ng quan Iy van ban va di~u hanh

1. Dinh dang ten mien truy C?P h~ thong Van phong dien tir:

Ten mien truy C?P h~ thong Van phong dien tir cua Sa Tai nguyen va Moitnrong tai dia chi http://vpdt.stnmt.binhdinh.gov.vn.

2. Dinh dang ten tai khoan cua cong chirc, vien chirc str dung h~ thongVan phong dien tir (g9i teit fa nguoi sit dung):

- Tai khoan cua nguoi su dung duoc d~t theo c~u true: Ten + ky tv d~utien cua ho + ki tu d~u tien ten lot cua ngiroi Slr dung h~ thong Van phong di~nnr, khong bo d~u tieng Viet va khong sir dung khoang trang.

Vi du: Tai khoan cua Nguyen Tdn Thien Van la cong chirc thuoc Vanphong Sa se la vanntt.

- Truong hop nguoi sir dung trong cung co quan, don vi trung ca ho tenva chir lot trong tai khoan hoac trung ten tai khoan sau khi d~t thi dat ten taikhoan nhu sau: Ten + ky tu dau tien cua ho + ky tu d~u tien cua ten lot + 02 s6cuoi cua nam sinh.

Vi du: Van phong Sa va cac don vi true thuoc co nhieu nguoi sir dung h~,....." /)

1/

4

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thong cling tai khoan thi tai khoan diroc d~t l~n hrot theo thir tu Uti tien la:thanhn (Nguyen Thanh); thanhn74 (Huynh Ngoc Than), ... (74 la hai s6 cu6itrong nam sinh cua ngiroi sir dung tuong irng).

Chuong III

TRAcHNHI~M CUA cAc PHONG, DON VI SU DT)NG pHAN MEM. VAN PHONG DI~N TU LIEN THONG

Di~u 7. Trach nhiem cua Thii trurrng cac phong, don vi

1. Thuong xuyen sir dung, theo doi h~ thong Van phong dien nr lienthong dS nam b~t tiSn d9 xu ly van ban cua cong chirc, vien chirc co quan, donvi minh, kip thai don d6c xu ly, khong dS xay ra tinh trang t6n dong van ban.

2. Lanh dao phong, don vi su dung h~ thong Van phong dien ur lien thongdS chuyen van ban dSn ca nhan, phong tnrc thuoc xu ly; cho phep phat hanh vanban di va quyet dinh viec phat hanh hoan toan bang van ban dien nr hoac kSthQ'Pphat hanh ca van ban dien ur va van ban gifiy.

3. Quan ly, chi dao viec sir dung h~ thong Van phong dien nr lien thongdung muc dich, co hieu qua.

4. Chi dao, giam sat viec su dung h~ thong Van phong dien tir lien thongtai phong, don vi minh trong viec giri, nhan van ban, tai lieu, trao d6i cong viecvoi cac co quan, don vi, ca nhan.

5. TriSn khai thuc hien Quy chS nay tai phong, don vi minh quan ly.

6. Thuong xuyen don d6c nhac nho, truyen thong nang cao nhan thirc chocong chirc, vien chirc trong phong, don vi vS viec sir dung h~ thong Van phongdien tir lien thong phuc vu cong viec.

Di~u 8. Trach nhiem ciia Van thir t~i CO' quan, don vi

TiSp nhan, xu ly van ban dSn va ban hanh van ban di tren h~ thong Vanphong dien nr lien thong cua co quan, don vi.

1. TiSp nhan van ban den:

a. Theo doi, tiep nhan van ban dSn true tuyen thong qua h~ thong Vanphong dien tir lien thong, chuyen xu ly theo quy dinh cong tac van thir hru trir.

b. TiSp nhan van ban giay, thirc hien s6 hoa van ban, khai bao cac thongs6 va C?P nhat van ban di~n tir vao h~ thong Van phong dien tir cua co quan, donvi, chuyen xu ly theo quy dinh. 152--

5

2. Phat hanh van ban di:

Sir dung h~ thong Van phong dien tir lien thong dS khai bao cac thong s6van ban do co quan ban hanh; chuyen van ban qua h~ thong Van phong dien nrlien thong dSn co quan lien quan; thuc hien phat hanh van ban gi~y theo chi daocua lanh dao co quan, don vi.

f)i~u 9. Trach nhi~m cua cong chirc, vien chirc sir dung h~ th8ng Vanphong di~ntir lien thong

1. Sir dung H~ thong Van phong di~n nr lien thong tiep nhan, xu ly vanban, h6 so cong viec phuc vu cong tac chuyen men duoc giao; quan ly va luutnr thong tin cong viec tren H~ thong. Viec trao d6i thong tin phai dam bao antoan, bao mat thong tin theo quy dinh.

2. Cong chirc, vien clnrc thirong xuyen thuc hien viec tiep nhan, xu lycong viec tren h~ thong Van phong di~n nr lien thong m6i ngay. Trong qua trinhxu 1y phai C?P nhat tiSn dQ xu ly van ban va h6 so cong viec do minh xu 1y trenhe thong Van phong dien tir lien thong dS duoc quan ly dfty du trong co sa dfrlieu.

3. Chiu trach nhiem quan ly tai khoan, bao v~ m?t kh§.u sir dung cua canhan; khong duoc truy C?P vao tai khoan Van phong dien nr cua co quan, donvi, ca nhan khac khi chua duoc phep; khong cho nguoi khac muon tai khoanVan phong dien tir dS su' dung.

4. Khong diroc sir dung h~ thong Van phong dien nr lien thong dS giri,nhan nQi dung thong tin mat va noi dung thong tin trai voi quy dinh cua phapluat.

5. Khi phat hien van ban, tai lieu trong h~ thong Van phong dien tir lienthong co chira cac nQi dung thuoc Danh muc bi mat nha nuoc thi phai bao caongay den Thu tnrong co quan, don vi dS co bien phap go bo van ban, tai lieumat do; dong thai phai thong bao cho cac co quan chirc nang lien quan co bienphap kh~c phuc,

6. Khi phat hien co l6i hoac g?P sir c6 v~ sir dung he thong Van phongdien nr lien thong phai thong bao ngay dSn chuyen vien duoc phan cong phutrach dS ph6i h9'P Sa Thong tin va Truyen thong khac phuc, sua chtra.

7. Thirong xuyen kiSm tra viec tiSp nhan van ban, cong viec va trao d6ithong tin tren h~ thong Van phong dien nr lien thong dS xu ly cong viec kipthai, hieu qua.

f)i~u 10. Trach nhiern cua Van phong SO-

l. Chiu trach nhiern c~p phat, thu' h6i tai khoan cua t~t ca cong chirc, vien-.1Jl-

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chirc sa Tai nguyen va Moi tnrong; phan quyen sir dung tren h~ thong vanphong dien trr lien thong; dinh ky phoi hQ'P Trung tam Cong nghe thong tin vaTruyen thong sao hru dfr lieu phan mSm H~ thong dS dam bao an toan dfr lieu.

2. T6ng hQ'P cac virong m~c lien quan d@nphan mem H~ thong va Quyche nay, bao cao lanh dao Sa xem xet diSu chinh b6 sung kip thai.

3. KiSm tra, don d6c cac phong, don vi sir dung va quan ly hoat dong cuaphan mSrri 'H~ thong theo quy dinh Quy ch@nay va cac quy dinh khac cua phapluat.

4. Ph6i hQ'P Trung Him Cong nghe thong tin va cac don vi lien quan t6chirc t?P huan, huong d~n cac phong, don vi khai thac, sir dung he thong Vanphong dien nr lien thong dung quy trinh, dung muc dich.

5. Theo doi viec str dung h~ thong Van phong dien tir cua cac phong, donvi true thuoc; bao cao Sa Thong tin va Truyen thong khi co yeu c~u.

Chuong IV

TO CHUC THVC HI~N

Di~u 11. Thu tnrong cac phong, don vi true thuoc Sa co trach nhiem t6chirc thuc hien nghiem tuc Quy ch@nay trong phong, don vi minh.

Di~u 12. Van phong Sa dira viec sir dung h~ thong Van phong dien nrlien thong nay vao tieu chi thi dua hang nam.

Di~u 13. Van phong Sa phoi hQ'P voi Trung tam Cong nghe thong tinhuang d~n cac don vi true thuoc thuc hien Quy ch@nay. Dinh ky hang narn hoac

. dQt xuat, bao cao lanh dao Sa tinh hinh quan ly, sir dung h~ thong Van phongdien nr lien thong.

Di~u 14. Trong qua trinh thuc hien neu co v~n dS phat sinh, vuong mac,cac phong, don vi phan anh kip thai vS Van phong Sa dS tong hQ'P, bao cao lanhdao Sa xem xet sua o6i, b6 sung.h~

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