of 40 /40

İş Akış Şeması Çizim Standartları

Embed Size (px)

Text of İş Akış Şeması Çizim Standartları

  • Ak emas izim Standartlar

    2

    Hakk Turayli Caddesi No: 5 06338 Emek / AnkaraTel: 0312 203 10 00www.udhb.gov.tr

    Tasarm-BaskMerdiven Reklam TantmTel: 0312 232 30 [email protected]

    UDH

    Ak emas izim Standartlar

  • 3

    NSZ

    AKI EMASI

    AKI EMALARI LE PARALEL YRYECEK VE DEVAMI NTEL TAIYAN DER ALIMALAR

    LEM KONTROL STANDARTLARI

    YETK VE ONAY MATRS

    GREVLER AYRILII MATRS

    RSK KONTROL MATRS

    RAPORLAMAYA YNELK IKTILAR

    1- RAPORLAMA ENVANTER

    2- RAPORLAMA EMALARI

    3- RAPORLAMA LKLER EMASI

    BRM LEM YNERGES

    5

    9

    27

    28

    31

    33

    35

    38

    38

    39

    39

    40

    /

    /

    /

    /

    /

    /

    /

    /

    /

    /

    /

    /

    NDEKLER

  • Ak emas izim Standartlar

    4

  • 5

    Bu el kitab; 5018 sayl kanun erevesinde kurumun Kontrol Sistemini Kamu Kontrol Standartlar ile uyumlu hale getirmek iin yaplmas gereken almalar dhilinde bulunan be ana bileenden Kontrol Faaliyetleri bile-eni ile ilgili yaplacak baz ilemlere istinaden yol haritas oluturmak, gerekli prosedrler ve ilgili dzenlemelerin hazrlanmas almalarnda Kuruma yol gstermeyi amalamaktadr. Bu amaca hizmet edecek olan i ak emalarnn hangi standartlarda hazrlanacan belirtmek zere Strateji Gelitirme Ba-kanl tarafndan hazrlanan bu kitapk, dokmanlarn oluturulmas aama-snda, birimlere rehberlik edecektir.

    Kontrol Sistemini srekli gelitirme erevesinde ihtiya duyulan ve uygula-nan tm sreleri tanmlamak, bu srelerin birbirleri arasndaki etkileimleri anlamak ve deerlendirmek gerekmektedir. Ulatrma Denizcilik ve Haberle-me Bakanl bnyesinde gerekletirilen Kontrol Sistemi almalar kapsa-mnda hazrlanan bu Ak emalar izim Standartlar kitab; standartlarn yan sra i ak emalar ile paralel yryecek ve devam nitelii tayan dier almalara ynelik aklamalar da iermektedir.

    Ak emas; Bir sre iinde yer alan ilerin ve bu iler arasndaki mantksal ncelik/ sonralk/ paralellik ilikilerinin belli semboller, oklar ve aklamalar kullanlarak ekilsel olarak gsterimidir.

    ncelenen srecin zerinde almay ve analiz yapmay kolaylatran bu ema-lar sayesinde, daha ksa srede doru ve etkili sonulara ulalabilmektedir.

    NSZ

  • Ak emas izim Standartlar

    6

    Ak emalarnn izilmesinin salayaca yararlar aadaki gibidir:

    Ak emalar ile birlikte bir iin aamalar daha ayrntl olarak incelenebi-lecektir.

    Katma deeri olmayan, gereksiz srelerin tespit edilmesini kolaylatr-makta, srecin kalitesinin artrlmasna katk salayacaktr.

    Ak emas ile sre iinde gerekleen hatalarn bulunduu admlar daha rahat grlebilmekte, hatalarn nlemi iin gerekli analizler daha salkl bir ekilde yaplabilecektir.

    Kark sreler ak emalaryla herkes tarafndan kolayca anlalabilecek-tir.

    Ak emalaryla Srece kim, nasl katk salayabilir? sorusuna daha hzl ve net cevap verilebilecektir.

    Ak emalar srecin gelitirilmesini ve srecin kontrolnn hangi nokta-larda olacana karar verilmesini kolaylatracaktr.

    Hereyden nemlisi, i ak emalar karlrken sre baznda operasyo-nel riskler belirlenerek, risk kontrol matrisi oluturulacak ve risklerin ber-taraf edilmesine ynelik kontrol nerileri gelitirilecektir.

    Kamu Kontrol Standartlar Teblii ve Bakanlmz Kontrol Standartlar Ey-lem Plannn Kontrol Ortam Standartlar, Kontrol Faaliyetleri Standartlar ile Bilgi ve letiim Standartlarnda yer alan;

    KOS.4.1. ak srelerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve per-sonele duyurulmaldr.

    KFS.7.1. Her bir faaliyet ve riskleri iin uygun kontrol strateji ve yntemleri (dzenli gzden geirme, rnekleme yoluyla kontrol, karlatrma, onay-lama, raporlama, koordinasyon, dorulama, analiz etme, yetkilendirme, gzetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmaldr.

    KFS.7.2. Kontroller, gerekli hallerde, ilem ncesi kontrol, sre kontrol ve ilem sonras kontrolleri de kapsamaldr.

    KFS.8.1. dareler, faaliyetleri ile mali karar ve ilemleri hakknda yazl pro-sedrler belirlemelidir.

  • 7

    KFS.8.2. Prosedrler ve ilgili dokmanlar, faaliyet veya mali karar ve ile-min balamas, uygulanmas ve sonulandrlmas aamalarn kapsamal-dr.

    KFS.8.3. Prosedrler ve ilgili dokmanlar, gncel, kapsaml, mevzuata uy-gun ve ilgili personel tarafndan anlalabilir ve ulalabilir olmaldr.

    KFS.9.1. Her faaliyet veya mali karar ve ilemin uygulanmas, kayt altna alnmas, onaylanmas ve kontrol grevleri farkl kiilere verilmelidir.

    KFS.9.2. Personel saysnn yetersizlii nedeniyle grevler ayrl ilkesinin tam olarak uygulanamad idarelerin yneticileri risklerin farknda olmal ve gerekli nlemleri almaldr.

    KFS.10.1. Yneticiler, prosedrlerin etkili ve srekli bir ekilde uygulanma-s iin gerekli kontrolleri yapmaldr.

    BS.14.4. Faaliyetlerin gzetimi amacyla idare iinde yatay ve dikey rapor-lama a yazl olarak belirlenmeli, birim ve personel, grevleri ve faaliyet-leriyle ilgili hazrlanmas gereken raporlar hakknda bilgilendirilmelidir.

    genel artlar gereince aadaki dokmanlar hazrlanacaktr.

    1. Ak emalar

    2. lem Kontrol Standartlar

    3. Yetki ve Onay Matrisi

    4. Grevler Ayrl Matrisi

    5. Risk Kontrol Matrisleri

    6. Raporlamaya Ynelik ktlar

    7. Birim lem Ynergeleri

    kontrol Sistemi kapsamnda yrtlen almalarn, gelien ve deien ko-ullara uyum salayabilmesi, gncel kalabilmesi ve baars iin; gelecekteki gelimelerin getirdii deiikliklerin takip edilerek dokmanlarn gncelliinin salanmas gereklidir.

  • Ak emas izim Standartlar

    8

    Bir sre; srecinin nerede balad, nerede bittii, karar noktalar, dier srelerle

    etkileimleri, girdileri, ktlar, sorumlular ve admlar belli olmadan tanmlanm saylmaz

    ve tanmlanamazsa kontrol edilemez ve llemez.

  • 9

    I. ADIM: Sre Hiyerarisinin karlmas (Genel Grnm)

    Sre Hiyerarisi kavram kurum srelerinin etkili bir ekilde anlalp ana-liz edilebilmesi iin alt sreler baznda gerektii kadar detaya inilerek (mega sre, ana sre, alt sre, faaliyet olmak zere alt dzeylerine kadar) ayrt-rlmasn ifade eder. Bu ayrtrma, srecin genel grnmn oluturur ve i ak emas okuyucusunun emay alglamasn kolaylatrr. Pilot uygulamalar sonucunda karlan genel grnmler ekil 1 ve ekil-2 de grlmektedir.

    Genel Mdrlklerde Daire Bakanl dzeyinde Genel Grnm-1 (ekil-1), Daire Bakanlklarna inildike Genel Grnm -2 (ekil-2) oluturulacaktr. Genel Grnm 1, tm i ak emalar bittikten sonra da karlabilir. Bu e-malar karlrken Sre Kartlarndan faydalanlabilir.

    Dier birimlerde tek bir genel grnm yeterli olacaktr.

    AKI EMASI

  • Ak emas izim Standartlar

    10

    EKL 1

  • 11

    EKL 2

  • Ak emas izim Standartlar

    12

    ak emas izim ilemlerine balamadan nce EKL-2 deki gibi sre hiye-rarisinin karlmas, srecin daha etkili bir ekilde analiz edilmesini salaya-cak olup, karmak yaplar daha iyi anlalr hale gelecektir.

    Numaralandrma ilemi yukarda 1.1. blmnde grld ekilde ana ba-lklar srasyla 1, 2, 3, 4 eklinde numaralanrken alt blm balklarnda ve alt balklarda 1.1., 1.1.1., 1.2., 1.2.1., 2.1., 2.2. gibi birden ok haneli sralama ilemi bu safhada yaplrsa i aklarnda meydana gelen karkln nne ge-ilecektir.

    ak emalarnn izimleri belirli kural ve standartlar erevesinde, ekil-3 de grld gibi Microsoft Visio Program kullanlarak oluturulacaktr. Bu kural ve standartlara temel oluturan tanmlar ve semboller aada verilmek-tedir.

    adm; sre boyunca yaplan ilerin, bu ileri yapan kii-lerin ve iin yaplma sklnn belirtilmesidir. admlar dikdrtgen kutular ierisinde gsterilir.

    Karar; sre boyunca ortaya kan karar aamalarnn gs-terimidir. Karar aamalar baklava eklindeki kutular ieri-sinde gsterilir.

    Grev blmeleri; srecin i admlarnn hangi birimler tarafndan gerekle-tirdiinin anlalmas iin sre dhilinde bulunan tm birimlerin tanmland ekran blmeleridir. Her faaliyet, gerekletirildii birimin blmesinde gste-rilir. Faaliyetlerin birimler aras balantlar oklar veya sayfa ii referanslarla salanr.

  • 13

    AKI EMASI SEMBOLLER

  • Ak emas izim Standartlar

    14

    EKL 3

  • 15

    II. ADIM: Ak emalarnn Hazrlanmas

    Ak emas

    ak emalar, mevcut i sreleri iinde sreklilik arz eden btn i admla-rnn grafiksel olarak ifade edilmesidir. Bir faaliyet birden fazla blmn katks ile gerekletiriliyor olabilir. Sorumluluklarn, i aknn, formlarn aka sap-tanabilmesi iin nce iin ak emasnn izilmesi gerekir. Ak emas, yaplan ve dokmante edilmesi istenen ii tam olarak anlatmaldr.

    ak emalar MS Visio program kullanlarak izilecektir. MS Visio, kavramla-r grsel bir sunuya dntrmeye yardm eden bir izim ve diyagram progra-mdr. Programn ierisinde nceden tanmlanm ekiller ve semboller bulun-maktadr. ak emalar izilirken MS Visionun uluslararas kabul grm i ak emas izim standartlar kullanlacaktr.

    AIKLAMALAR

    1. ekillerin Dolgu Rengi

    adm kutularnn dolgu rengi, Mavi: (R238, G242, B247)

    admlarna ait kontrollerin gsterimi, Yeil: (R146, G208, B80)

    admlarna ait risklerin gsterimi, Krmz: (R255,B0,G0)

    admlarna ait ek notlarn gsterimi, Turuncu: (R255, G192, G0)

    2. Kontrollerin Gsterimi

    admlarna dair kontrollerin gsteriminde ember ekli kullanlacak olup yukarda belirtilen yeil renk ile dolgu yaplarak gsterilecektir.

    admlarnn kontrol mekanizmalar, ilgili ilem kutusunun sa alt kesine eklenecek olup, i admlarna dair kontrolleri ayr ayr tanmlamak/aklamak gerektiinde numaralandrma yaplarak (K1,K2 gibi) gsterilecektir. Her alt sre izim sayfasna ait ek sayfasnda (ekil-4) ilgili kontrol numaras kar-snda kontroln aklamas yaplacaktr. Numaralandrma ilemi her bir i ak iin 1 den balatlacaktr.

  • Ak emas izim Standartlar

    16

    Kontrol noktasnda birden fazla kontrol /eklist varsa lem Kontrol Standart-lar Formu oluturularak, ek sayfadaki kontrol numaras karsna bu standart formun numaras yazlacaktr (lem Kontrol St. 1 ..vb).

    3. Risklerin Gsterimi

    admlarna dair risklerin gsteriminde gen ekli kullanlacak olup yuka-rda belirtilen krmz renk ile dolgu yaplarak gsterilecektir.

    admna ait riskler ilem kutusunun sol alt kesinde yer alacak olup, i admlarna ait riskleri tanmlamak iin her bir risk ayr ayr numaralandrarak (R1,R2gibi) gsterilecektir.

    Her alt sre izim sayfasna ait ek sayfasnda (ekil-4) ilgili risk numaras kar-snda riskin aklamas yaplacaktr. Numaralandrma ilemi her bir i ak iin 1 den balatlacaktr.

    4. Ek Notlarn Gsterimi

    Ek notlarn gsteriminde Kare ekli kullanlacak olup yukarda belirtilen tu-runcu renk ile dolgu yaplarak gsterilecektir.

    admlarna ait ilgili ek notlar aadaki gibi ilem kutu-sunun sa alt kesinde gsterilecektir. Bir ak ierisin-de birden fazla ek not var ise E1, E2 gibi numaraland-rlarak gsterilecek ve alt srece ait ek sayfasnda (ekil-4) ek notlarn aklamalar yaplacaktr. Numara-landrma ilemi her bir i ak iin 1 den balatlacaktr.

    Ayn ilem kutusunda hem ek not hem kontrol hem de risk varsa bunlar aadaki ekilde gsterilecektir.

  • 17

    EKL 4

  • Ak emas izim Standartlar

    18

    5. Yatay ve Dikey Sre Ak rnekleri

    Ulatrma Denizcilik ve Haberleme Bakanl i ak emalar yatay olarak ta-sarlanm ve emalardaki grev blmeleri birim, alt birim ya da kurum ad (Bakanlk d Kurumlarn gsteriminde) ile gsterilmitir. Yatay i ak, okuyu-cunun birok birimin dhil olduu ana sreci anlamasn kolaylatrmak zere tasarlanmtr. Her alt sre tek bir sayfada gsterilecek, ancak tek bir sayfada gsterilemeyecek olan alt sreler aamalarna blnmek ve sayfa d refe-ranslar kullanlmak suretiyle birden ok sayfada emalatrlabilecektir.

    Yatay Ak rnei:

  • 19

    Dikey Ak rnei:

  • Ak emas izim Standartlar

    20

    6. Ksaltmalar ve Aklamalar

    ak emalarnda yer alan tm ksaltmalar emann en bana eklenecek k-saltmalar sayfasnda aklanacaktr. Ksaltmalar ve aklamalar ekil-5 de gr-selletirilerek rnekleme yaplmtr:

    EKL 5

  • 21

    RNEK AKI EMASI

    KAPAK

    NOT: Yatay olarak dzenlenecektir.

  • Ak emas izim Standartlar

    22

    KISALTMALAR VE AIKLAMALAR

  • 23

    GENEL GRNM-1

  • Ak emas izim Standartlar

    24

    GENEL GRNM-2

  • 25

    KONTROL SSTEM AKI EMASI

  • Ak emas izim Standartlar

    26

    EK NOTLAR

  • 27

    Akemalar

    le Paralel Yryecekve Devam Nitelii

    Tayan Dieralmalar

  • Ak emas izim Standartlar

    28

    Kamu Kontrol Standartlar Teblii ve Bakanlmz Kontrol Standartlar Ey-lem Plannn KOS.2.7. de yer alan Her dzeydeki yneticiler verilen grevlerin sonucunu izlemeye ynelik mekanizmalar oluturmaldr. genel art gerein-ce;

    Yneticiler verilen grevlerin yerine getirilip getirilmediini izlemek amacyla belirli dnemlerde raporlar temin ederek, bu raporlarn sonularn deerlen-direcektir. Raporlarn kontrolne ilikin dokmantasyon standart bir yapda hazrlanacaktr.

    lem Kontrol Standartlar Formu temelde i aklar srasnda tespit edilen kontrol noktalarnn ayrntl olarak akland ve standartlara dkld bir belge olup, eklist olarak da nitelendirilebilir.

    lem kontrol standartlar, i aklar zerinde yaplan kontrollerin ilem ba-znda belirlenip gerekli kontrol admlarnn nceden tanmlanmas ve stan-dartlatrlmasdr. Bylece, yaplan ilemin tm kontrol makamlarnca ve her seferinde ayn standartlar uygulanarak kontrol edilmesinde ortak bir yaklam oluturulur. lem kontrol standartlar, sreleri fiilen gerekletiren personel tarafndan belirlenir. Sonrasnda, ilem kontrollerinin tanmlamalar, kontro-ln zellikleri ve kimler tarafndan hangi admlar izlenerek yapld her bir kontrol iin belirtilerek tamamlanr.

    LEM KONTROLSTANDARTLARI

  • 29

    UBAKK FORM-17 lem Kontrol Standartlar Formunda grlecei gibi ilk k-smda kontroln hangi ana srece ve hangi alt srece ait olduu ve kontroln zellikleri gsterilmektedir;

    Kontroln skl, kontroln hangi zaman aralklaryla (ilem gerekletike, gnlk, haftalk, aylk, yllk vb.) gerekletiini gstermektedir.

    Kontroln tipi, yaplan kontroln ne amala (nleyici, dzeltici, tespit edici, ynlendirici) yapldn gstermektedir.

    nleyici Kontroller; Risklerin gereklemesi halinde idare iin olutura-ca tehditleri snrlamak ve istenmeyen sonularn ortaya kmasn en aza indirgemek adna faaliyet gereklemeden nce yaplmas gereken kontrollerdir. rnein szleme tasarlarnn n mali kontrole tabi tutul-mas, hassas grevde bulunanlarn rotasyonu gibi.

    Dzeltici Kontroller; Risklerin gerekletii durumlarda ortaya kan tehditlerden kaynaklanan istenmeyen sonularn etkisini azaltmaya/dzeltmeye ynelik kontrollerdir. rnein szlemelere yersiz deme-lerin geri tahsil edilmesine ilikin hkm konulmas, garanti sresinin ngrlmesi gibi.

    Tespit Edici Kontroller; Riskler gerekletikten sonra meydana gelen zarar ve hasarn ne olduunun tespiti amacyla yaplan kontrollerdir. rnein Kesin hesap ve faaliyet raporlar bilgilerinin; stratejik plan, performans program ve yl btesiyle karlatrlmas, depo saymlar gibi.

    Ynlendirici Kontroller; Belirli bir sonuca ulamay salamak iin yap-lan kontrollerdir. rnein eitim verilmesi, koruyucu malzemeler kulla-nlmas (maske, zel giysiler vb), koruyucu salk uygulamalar (ellerin ykanmas, zel brorler yaynlanmas vb) gibi.

    Kontroln doas, kontroln nasl (manuel, bilgi teknolojileri yoluyla) gerek-letirildiini belirtir.

    Kontrol Tanm, aklarnda yer alan kontrol noktalarnn belirlendii ilem kutusunda yer alan kontrol yazlacaktr.

  • Ak emas izim Standartlar

    30

    lem Kontrol Standartlar, ilem kontrolne ait standart ilemlerin listesi yani kontrol edilen bilgi ve belgeler nelerdir alt alta sralanacaktr.

    Durum, bu blm, ilemin kontrol sklna gre ilem her gerekletiinde ilgili kontrollerin yaplp yaplmadn gsterecektir. (Var-yok eklinde ia-reti (Wingdings font + ) atlabilir veya + iareti kullanlabilir)

    T.C.ULATIRMA DENZCLK VE HABERLEME BAKANLII

    BRMLEM KONTROL STANDARTLARI FORMU

    Sre Ad

    Alt Sre Ad

    Kontrol Skl

    Kontrol Tipi

    Kontrol Doas

    Kontrol Tanm

    NO lem Kontrol Standartlar Durum

    Kontrol Gerekletiren PersonelininAd Soyad

    Unvan

    01/10/2012 UBAKK FORM-17

  • 31

    Kamu Kontrol Standartlar Teblii ve Bakanlmz Kontrol Standartlar Ey-lem Plannn KOS.4.1.de yer alan ak srelerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmaldr. genel art gereince hazrlanmtr.

    mza ve onay mercilerinin eksiksiz olarak belirlenebilmesini salamak amacy-la birimlerin i sreleri (i ak emalar) yazl olarak oluturulacak, onay nok-talar bu srelerde belirlenecektir. srelerinin ve onay mekanizmalarnn belirlenmesini mteakiben, yetki ve onay matris leri oluturulacaktr.

    Yetki ve onay matrisi doldurulurken aadaki aklamalar dikkate alnacaktr.

    - Yetki ve Onaya Konu lem: ak emalarndaki kontrol noktalarnn yer ald ilemler zetlenerek yazlacaktr.

    - Unvan: Yetki ve onaya konu ilem kimler tarafndan kontrol ediliyor ve imzalanyorsa Unvanlar yazlacaktr.

    Sz konusu matris Excel formatnda ekteki UBAKK FORM-18 eklinde hazr-lanacak olup, Paraf mza Onay Blmlerinde X iareti kullanlacaktr.

    YETK VE ONAY MATRS

  • Ak emas izim Standartlar

    32

    YETK VE ONAY MATRS

    BRM ADI:Yetki ve Onaya Konu ilem

    Unvan* Hazrlayan Paraf mza Onay

    01/10/2012 UBAKK FORM- 18

    *Gerektii kadar satr eklenebilir.

  • 33

    Kamu Kontrol Standartlar Teblii ve Bakanlmz Kontrol Standartlar Ey-lem Plannn KOS.9.1. de yer alan Her faaliyet veya mali karar ve ilemin uygulanmas, kayt altna alnmas, onaylanmas ve kontrol grevleri farkl ki-ilere verilmelidir. genel art gereince hazrlanmtr.

    Grevler Ayrl lkesi, unvan baznda belirlenen yetki ve sorumluluklarn usulszlk, uygunsuzluk, hata, eksiklik gibi risklerin nlenmesine ynelik, uy-gulama, kontrol ve onaylama anlamnda ayrtrlmasn ve bu balamda sre dhilindeki ilemlerde, hibir kiinin bir ileme ynelik tm paralar zerinde kontrol sahibi olmamasn amalamaktadr.

    Grevler Ayrl Matrisi, grevler ayrl ilkesinin uygulamasn kolaylatr-mak amacyla i aklarnda yer alan ana i admlarndan hangilerinin ayn ki-iler tarafndan yaplp yaplamayacan tespit etmekte kullanlan bir aratr.

    Sre dahilindeki her bir grevi ve sistemsel admlarn bir matrise oturtula-rak ayn kiiler tarafndan yaplmamas gereken grevlerin iaretlenmesiyle oluan matristir. Birimler baznda oluturulan i aklarnda gsterilen tm ilemler yatay ve dikey eksene ayn sray izleyecek ekilde yerletirilir. Yatay ve dikeydeki ilemlerden, kesiim noktalarnda X iareti ile belirtilen ilemler grevler ayrl ilkesi kapsamnda ayn kiiler tarafndan yaplmamas gereken ilemlerdir. ki ayn ilemin kesitii tablo diyagonali ise tabloyu okuma kolayl- asndan taranarak deerlendirme d braklacaktr.

    GREVLER AYRILII MATRS

  • Ak emas izim Standartlar

    34

    Sz konusu matris Excel formatnda UBAKK FORM-19 da yer alan ekilde yatay olarak hazrlanacaktr.

    in Ad: aklarnda yer alan genel grnmdeki iler yazlacaktr.

    Adm: aklarnda yer alan her bir i admnda yer alan iler yazlacaktr.

    GREVLER AYRILII MATRS

    Konu ilem

    Grevler Ayrl Matrisi

    Adm 1

    Adm 2

    Adm 3

    Adm 4

    Adm 1

    Adm 2

    Adm 3

    Adm 4

    in ad aklarnda yer alan genel grnmdeki iler yazlacaktr.

    Adm 1 X

    Adm 2 X

    Adm 3 X

    Adm 4 X X X

    in ad aklarnda yer alan genel grnmdeki iler yazlacaktr.

    Adm 1 X X

    Adm 2 X

    Adm 3 X

    Adm 4

    01/10/2012 UBAKK FORM- 19

  • 35

    Risk Kontrol Matrisi, bir sre zerindeki tm riskleri, bu risklere karlk gelen kontrolleri, kontrol tasarm yeterlilik deerlendirmesi ve yeterli olmayan kont-rollerle ilgili dzeltici nerileri ieren zetleyici bir dokmandr.

    aklarnn izimi, risk ve kontrollerin belirlenmesinin ardndan risk kontrol matrisi hazrlanacaktr.

    Risk Kontrol Matrisi oluturulurken izlenen admlar aada belirtilmektedir:

    1. aklar zerinde belirlenmi tm riskler matrise tanacaktr.

    2. Risk kategorisi belirlenecektir.

    Stratejik Riskler, Kurumu etkileyebilecek stratejiler, politik, siyasi veya kuru-mun ileyiini etkileyebilecek organizasyonel, yasal ve dzenleyici deiiklik-lere ait riskler

    Operasyonel Riskler, Kurumun stratejik hedeflerine ve amalarna ulamasn engelleyebilecek ve gnlk faaliyetlerin ileyiini etkileyebilecek riskler

    Finansal Riskler, Kurumun etkin bir mali ynetim kurmasn ve kontrol orta-mn zedeleyebilecek finansal kararlardan ve zarar dourabilecek konulara ait riskler

    Uyum Riskleri, Kurumun uymakla ykml olduu mevzuatla ilgili riskler

    RSK KONTROL MATRS

  • Ak emas izim Standartlar

    36

    3. Risk aklamas yaplacaktr.

    4. Kurumsal Risk Ynetimi El Kitabnda yer alan (3.1.4) aklamalar dahilin-de isel risk deerlendirmesi yaplacaktr.

    5. Risklere karlk kontrol ya da kontroller varsa ilgili riskin karsna kont-rol tanm yaplacaktr.

    6. Kontrol sahibi, skl, doas (otomatik/manel) ve kontrol tipi tanmla-nacaktr.

    Kontrol Tipi;

    nleyici Kontroller; Risklerin gereklemesi halinde idare iin oluturaca tehditleri snrlamak ve istenmeyen sonularn ortaya kmasn en aza indir-gemek adna faaliyet gereklemeden nce yaplmas gereken kontrollerdir. rnein szleme tasarlarnn n mali kontrole tabi tutulmas, hassas grevde bulunanlarn rotasyonu gibi.

    Dzeltici Kontroller; Risklerin gerekletii durumlarda ortaya kan tehditler-den kaynaklanan istenmeyen sonularn etkisini azaltmaya/dzeltmeye yne-lik kontrollerdir. rnein szlemelere yersiz demelerin geri tahsil edilmesi-ne ilikin hkm konulmas, garanti sresinin ngrlmesi gibi.

    Tespit Edici Kontroller; Riskler gerekletikten sonra meydana gelen zarar ve hasarn ne olduunun tespiti amacyla yaplan kontrollerdir. rnein Kesin he-sap ve faaliyet raporlar bilgilerinin; stratejik plan, performans program ve yl btesiyle karlatrlmas, depo saymlar gibi.

    Ynlendirici Kontroller; Belirli bir sonuca ulamay salamak iin yaplan kont-rollerdir. rnein eitim verilmesi, koruyucu malzemeler kullanlmas (maske, zel giysiler vb), koruyucu salk uygulamalar (ellerin ykanmas, zel bror-ler yaynlanmas vb) gibi.

    7. Mevcutsa destekleyici bilgi teknolojileri sistemi belirtilecektir.

    8. Kontrol tasarm yeterlilii yeterli ya da yeterli deil olarak belirlen-mitir. Genellikle riskin etkisini drmeyen ya da iyi uygulama rnek-leriyle uyumlu olmayan kontroller yeterli deil olarak tanmlanacaktr.

    9. Son olarak kontrol tasarm yeterlilii yeterli deil olarak belirtilen risk-ler iin dzeltici neriler belirlenecektir. Bu neriler iyi uygulama rnek-leri nda tasarlanacak yeni kontrolleri aklayacaktr.

  • 37

    Sz konusu matris Excel formatnda UBAKK FORM-20 de yer alan ekilde yatay olarak hazrlanacaktr.

    EK-1

    T.C.ULATIRMA DENZCLK VE HABERLEME BAKANLII

    BRMRSK KONTROL MATRS

    Alt Sre Risk No Risk KategorisiAna RiskAd

    RiskDeerlendirmesi

    Kontrol Tanm

    KontrolSahibi

    KontrolSkl

    KontrolDoas

    KontrolTipi

    DestekleyiciSistem

    KontrolYeterlilii

    Kontrolnerisi

    01/10/2012 UBAKK FORM-20

  • Ak emas izim Standartlar

    38

    Raporlama ilikilerinin ve ktlarnn anlalmas iin aadaki hususlar gz nnde bulundurulacaktr.

    Hangi raporlar oluturulmaktadr?

    Raporlar kim tarafndan hazrlanmakta, kontrol edilmekte ve onaylana-rak ilgili makamlara iletilmektedir?

    Raporlarn hazrlanmas aamasnda hangi sistem ve programlar kulla-nlmaktadr?

    Sz konusu raporlar ve bu raporlarn hazrlanmasnda kullanlan sistem ve programlara ilikin gelitirme nerisi ve talepler bulunmakta mdr?

    Bu sorgular sonucunda aada belirtilen aamalar kapsamnda raporlama ili-kilerinin anlalmasna ynelik ktlar oluturulacaktr.

    1- RAPORLAMA ENVANTER

    Raporlarn hangi sistem ve programlar kullanlarak hazrland ve bu sistem ve programlara ynelik gelitirme nerisi bulunup bulunmad, raporlarn kimler tarafndan kontrol edildii ve onayland, hazrlanma aamasnda han-gi girdilerin kullanld ve bunlarn hangi kaynaklardan saland, raporlarn ne sklkta hazrland ve son olarak da bu raporlarn hangi makamlara veya kurumlara iletilmekte olduunu gsteren zet bir tablo olarak tasarlanmtr.

    Raporlama Envanteri, Excel formatnda yatay olarak UBAKK FORM- 21de yer alan bilgileri ierecek ekilde hazrlanacaktr.

    RAPORLAMAYA YNELK IKTILAR

  • 39

    RAPORLAMA ENVANTERHarcama Birim AdAlt Birim

    Rapor Ad Hazrlayan Birim

    Kaynak Salayan Birim/

    Birimler*

    Hazrlanma Skl**

    Kullanlan Program

    Kontrol Makam-1

    Kontrol Makam-2

    Onay Makam

    letilen/ Gnderilen

    Birim/ Kurum

    Birim Gelitirme

    Talebi

    01/10/2012 UBAKK FORM-21 *Raporun hazrlanmas iin gerekli verilerin nerden geldii yazlacaktr.**Raporun haftalk, aylk, yllk gibi dnemsel bilgiler yazlacaktr.

    2- RAPORLAMA EMALARI

    Raporlama envanterinde yer alan raporlar, alt birim baznda aadaki rnek-teki gibi ema haline getirilecektir.

    3- RAPORLAMA LKLER EMASI

    Raporlama likileri emas, raporlama envanterinde zetlenmi bilgiler ile bi-rimler ierisinde hazrlanan raporlar ve bu raporlarn hangi hiyerarik yapda iletildiini aklayacak ekilde (raporu hazrlayan sorumludan raporun iletildii makama kadar) aada verilen rnee uygun, ema formatnda hazrlanacaktr.

  • Ak emas izim Standartlar

    40

    Birim lem Ynergesi, kurumlarn alma usul ve esaslarn dzenlemek ve birimlerde yaplan ilemleri mevzuat ve i admlar baznda aklamak ve stan-dardize etmek amacyla hazrlanan bir dokmandr. Birim ilem ynergeleri, yaplan tm kontrol faaliyetlerini de kapsamaktadr.

    Sz konusu dokmann hazrlanmas aamasnda i ak emalarndan faydala-nlacaktr. ak emalar zerinde yer alan her bir i adm ve kontrol noktas, koordineli ve sral biimde, ierik ve uygulanma ekli kapsamnda detayland-rlarak aklanacaktr. Bylece, sre ierisinde yer alan grev, yetki ve sorum-luluklar ve bu grev, yetki ve sorumluluklarn icra edilme ekli birim apnda anlalr hale getirilecektir.

    Birim lem Ynergeleri;

    1- Ama, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanmlar

    2- Genel Mdrln/Bakanln Grevleri ve Birimler

    3- Grev, Yetki ve Sorumluluklar

    4- Birimlerin lem Detaylar

    5- eitli Hkmler

    olmak zere be blmden oluacaktr.

    BRM LEM YNERGES