TTM - 3

JOB ANALYSIS

PENGERTIAN

• Analisis pekerjaan adalah proses menentukan batasan tanggung jawab, persyaratan keterampilan dan jenis orang yang dibutuhkan untuk suatu pekerjaan tertentu.

• Deskripsi pekerjaan adalah daftar pekerjaan, wewenang, tanggung jawab, hubungan pelaporan, dan kondisi pekerjaan pada suatu jabatan tertentu.

• Spesifikasi pekerjaan adalah daftar persyaratan keterampilan dan jenis orang yang dibutuhkan untuk suatu jabatan tertentu.

INFORMASI DALAM ANALISIS PEKERJAAN - 1

• Aktivitas pekerjaan, seperti: membersihkan, menjual, mencatat, melayani, dll.

• Perilaku manusia, seperti: mengawasi, berkomunikasi, memutuskan, membimbing, dll.

• Perangkat, peralatan, dan bantuan pekerjaan, termasuk informasi bahan-bahan yang diperlukan.

INFORMASI DALAM ANALISIS PEKERJAAN - 2

• Standar prestasi, misal: kuantitas dan kualitas minimum untuk setiap kewajiban pekerjaan.

• Konteks pekerjaan, seperti: kondisi fisik pekerjaan, jadwal kerja, dan hubungan koordinasi.

• Persyaratan manusia, seperti pengetahuan dan keterampilan yang berhubungan dengan pekerjaan (mencakup: pendidikan, pelatihan, pengalaman) serta atribut pribadi yang dibutuhkan (seperti: keadaan pisik, karakteristik pribadi, bakat dan minat)

TUJUAN

• Menentukan batasan tanggung jawab pada masing-masing posisi pekerjaan.

• Menentukan kualifikasi dan karakteristik orang yang seharusnya mengisi posisi jabatan tersebut.

MANFAAT - 1• Perekrutan dan penyeleksian, analisis pekerjaan memberikan

informasi mengenai kebutuhan pekerjaan dan karakteristik manusia yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.

• Kompensasi, informasi analisis pekerjaan sangat penting untuk memperkirakan nilai dari setiap pekerjaan dan kompensasi yang tepat.

• Penilaian prestasi, penilaian prestasi dilakukan dengan membandingkan prestasi setiap karyawan dengan standar prestasi yang ditetapkan perusahaan.

MANFAAT - 2• Pelatihan, deskripsi pekerjaan harus memberikan gambaran tentang

aktivitas, keterampilan, dan pelatihan yang dibutuhkan oleh pekerjaan tsb.

• Menentukan kewajiban yang tidak ditugaskan, Analisis pekerjaan juga dapat membantu mengungkapkan kewajiban yang belum ditugaskan.

• Memenuhi peraturan/UU, Analisis pekerjaan berperan dalam mengarahkan pelaksanaan pekerjaan sesuai peraturan dan undang-undang yang berlaku.

MANFAAT INFORMASI ANALISIS PEKERJAAN

JOB ANALYSIS

JOB DISCRIPTION JOB SPECIFICATION

RECRUITINGAND

SELECTIONDECITION

PERFORMANCEAPPRAISAL

JOB EVALUATION, WAGES AND

SALARYDECITION

TRAINGREQUIREMENTS

TAHAPAN ANALISIS PEKERJAAN - 1• Tahap-1 Menentukan jenis data/informasi serta cara

mengumpulkannya, misal: melalui wawancara, kuesioner atau observasi langsung.

• Tahap-2 Meninjau informasi dasar yang relevan, seperti bagan organisasi, bagan proses, dan deskripsi pekerjaan. Bagan organisasi memperlihatkan tata kerja dari seluruh organisasi. Bagan proses memberikan gambaran alur kerja yang lebih rinci.

• Tahap-3 Memilih posisi pekerjaan yang dapat mewakili, karena mungkin terlalu banyak pekerjaan serupa untuk dianalisis.

TAHAPAN ANALISIS PEKERJAAN - 2• Tahap-4 Menganalisis pekerjaan, dengan mengumpulkan data aktivitas

pekerjaan, perilaku karyawan yang dibutuhkan, kondisi pekerjaan, dan sifat serta kemampuan manusia yang akan dipekerjakan.

• Tahap-5 Melakukan verifikasi informasi analisis pekerjaan terhadap pekerja yang melaksanakan pekerjaan tersebut dan terhadap penyelia yang bersangkutan.

• Tahap-6 Menetapkan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan, yang merupakan hasil darai proses analisis pekerjaan.

METODE PENGUMPULAN INFORMASI

• Wawancara

• Kuesioner

• Observasi

ISI DISKRIPSI PEKERJAAN• Identitas pekerjaan, contoh: sekretaris .

• Hubungan dengan unit lain, contoh: melapor kepada, berkoordinasi dgn..

• Ringkasan pekerjaan, contoh: menjawab pangilan tilpon dan menerima tamu …

• Otoritas, menolak tamu yang belum terjadwal.

• Kewajiban dan tanggung jawab, membantu kelancaran tugas direktur untuk pekerjaan adm surat menyurat, menerimaan tamu, dan menjawab pangilan telpon.

• Standar prestasi, rapi dalam pengarsipan, terampil dalam mengetikan, ramah dan sopan dalam menerima tamu dan menjawab panggilan tilpon.

• Kondisi kerja, ruang tertutup, berpenerangan cukup dan berpendingin AC.

• Perralatan kerja, 1 set komputer dan printer, 1 unit faksimile dan telpon.

DISAIN PEKERJAAN

• Proses penentuan tugas yang akan dilaksanakan, metode dan teknik yang akan digunakan, serta keterkaitan pekerjaan tsb dengan unit lain di dalam dan di luar organisasi.

• Disain pekerjaan juga memadukan isi pekerjaan, balas jasa dan kualifikasi yang dipersyaratkan untuk masing-masing pekerjaan.

PERILAKU YANG BERHUBUNGAN DENGAN PEKERJAAN

• Ketekunan, contoh: tetap bekerja meski yang lainnya asik mengobrol; mencari kesibukan lain saat selesai dengan tugas rutin.

• Ketelitian, contoh: membersihkan peralatan dengan cermat, memperhatikan barang yang tidak pada tempatnya.

• Fleksibilitas jadwal, menerima perubahan jadwal saat diperlukan, tetap tinggal saat direktur banyak tamu.

• Tg jawab, memastikan pekerjaan selesai sesuai batas waktu dengan hasil sesuai standar

• Inisiatif, mengambil prakarsa mandiri dalam melaksanakan tugas meskipun yang lain berskap menunggu

BEBERAPA TEKNIK DALAM DISAIN PEKERJAAN (1)• Job Simplification, penyederhanaan pekerjaan tanpa mengurangi tanggung jawab.

• Job Enlargemen - perluasan pekerjaan, memberikan tambahan aktivitas berlevel sama kepada pekerja dengan maksud meningkatkan jumlah aktivitas pekerjaan.

• Job Rotation, secara sistematis memindahkan pekerja dari satu pekerjaan ke pekerjaan lainnya.

• Job Enrichment - memperkaya pekerjaan, merencanakan kembali pekerjaan dengan meningkatkan partisipasi dalam perencanaan, pengambilan keputusan, tanggung jawab, pertumbuhan dan pengakuan.

• Dejobbing, dalam banyak perusahaan saat ini, pekerjaan makin tidak berbentuk dan lebih sulit untuk didefiniskan, dengan kata lain trennya menuju “dejobbing” yaitu memperluas tanggung jawab dengan mendorong karyawan untuk tidak membatasi diri dengan deskripsi pekerjaan mereka.

BEBERAPA TEKNIK DALAMDISAIN PEKERJAAN (2)• Organisasi tanpa batas, menumbuhkan sifat responsif dengan mendorong karyawan untuk

menghilangkan sikap “bukan pekerjaan saya” yang biasanya menjadi dinding pemisah antar kelompok karyawan. Fokusnya mendefinisikan proyek atau tugas dalam konteks keunggulan seluruh organisasi. Dengan demikian menghindari pemikiran bahwa pekerjaan hanyalah kumpulan kewajiban yang harus dikerjakan.

• Reengineering – rekayasa ulang, pemikiran kembali atau perencanaan kembali secara radikal proses bisnis untuk mencapai peningkatan dramatis ukuran prestasi seperti biaya, mutu, jasa, dan kecepatan.

• Kompetensi, (1) karakteristik dari suatu kemampuan seseorang yang dapat dibuktikan sehingga memunculkan suatu prestasi kerja. (2) Pengetahuan, keahlian, kemampuan yang dibutuhkan untuk dapat melaksanakan pekerjaan.

• Analisis pekerjaan berbasis kompetensi, mendiskripsikan pekerjaan dengan kompetensi yang dapat diukur, dapat diobservasi, dengan perilaku yang harus ditunjukkan kualitasnya untuk dapat melakukan pekerjaan dengan lebih baik.

ANALISIS PEKERJAAN (TRADISIONAL) VS ANALISIS PEKERJAAN BERBASIS KOMPETENSI

• Analisis pekerjaan tradisional berfokus pada “apa” yang harus dikerjakan + kewajiban dan tanggung jawab yang menyertainya.

• Analisis pekerjaan berbasis kompetensi berfokus pada “bagaimana” karyawan mencapai tujuan-tujuan pekerjaan mereka.

SEKIAN TERIMAKASIH !