Job Description Panitia KegiatanDESKRIPSI KERJA PANITIASteering Committee (SC)1. Mencari dan membentuk kepanitiaan OC;2. Memberikan pengarahan yang diperlukan kepada OC;3. Memantau perjalanan kerja OC;4. Memberikan pilihan alternatif solusi atas masalah yang mungkin ditemukan;5. Memberikan laporan perjalanan kepanitiaan kepada ketua departemen yang berkaitan dan/atau ketua umum Organisasi;6. Bersama ketua dan sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan;7. Bertanggungjawab kepada Ketua Umum Organisasi atas pelaksanaan kegiatanOrganizing Committee (OC)Seluruh personil OC: Berhak dan wajib berkoordinasi dengan bidang kerja lainnya dalam kepanitiaan; Wajib berpartisipasi aktif untuk menyukseskan segiatan dan memberikan bantuan lintas bidang/divisi/seksi; Wajib melaporkan perkembangan kerjanya dalam rapat-rapat/pertemuan kepanitiaan; Harus mempertanggungjawabkan segala kegiatan yang telah dan belum dilaksanakan kepada koordinator bidang/divisi/seksi dan/atau ketua pelaksana; Berhak dan wajib mengetahui serta terlibat aktif dalam jaringan komunikasi (jarkom) kepanitiaan; Berhak menyusun dan meminta alokasi anggaran kepada bendahara kegiatan.Ketua Panitia1. Mengkoordinasikan panitia;2. Mengkonsep (secara detail) dan mendistribusikan tugastugas kepanitiaan kepada panita yang bersangkutan;3. Mencari alternative pemecahan masalah dan membuat keputusan;4. Berkoordinasi dengan SC;5. Bertanggungjawab kepada SC;6. Meminta laporan kepada coordinator sie;7. Bersama sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan;SekretarisBertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan kesekretariatan dan administrasi:1. Membuat proposal dan TOR kegiatan;2. Membuat LPJ dan SPJ kegiatan;3. Membuat/mengadakan, mengelola dan mengarsipkan berkas-berkas dan halhal yang berkaitan dengan kepanitiaan seperti biodata pembicara, dokumentasi, kuitansi, surat perjanjian, surat masuk/keluar selama kepanitiaan;4. Berkoordinasi dengan sie kesekretariatan (bila ada);5. Bertanggungjawab kepada Ketua PanitiaBendahara1. Mengatur sirkulasi dan alokasi keuangan untuk seluruh sie;2. Membuat laporan keuangan secara tertulis dan menyerahkan kepada sekretaris;3. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia;Koordinator Seksi1. Mengkoordinasikan staff dalam seksi masingmasing;2. Bertanggungjawab terhadap penunaian tugas seksinya;3. Bersama staff sie membuat laporan kegiatan tiap seksi secara tertulis dan menyerahkannya kepeda sekretaris panitia;4. Bertanggungjawab kepada Ketua panitiaSie Kesekretariatan1. Membuat surat seperti: Permohonan pembicara, moderator, Permohonan membuka acara, Permohonan dana, Permohonan kerjasama kepada instansi tertentu, Peminjaman gedung dan peralatan, Undangan, dsb;2. Menyiapkan biodata pengisi acara dan mengarsipkannya;3. Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia;4. Menyiapkan lembar kesan dan pesan (jika diperlukan);5. Menyiapkan sertifikat untuk panitia;6. Membuat tanda kepanitiaan (name tag);7. Menyediakan lembar komunikasi kepanitiaanSie AcaraMengatur segala hal yang berkaitan dengan acara kegiatan;1. Membuat susuna acara (run down) secara detail dan spesifik (memuat waktu, acara, personil in charge, perlengkapan dan tempat)2. Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya;3. Mengkonsep orang-orang ahli yang dibutuhkan dalam kegiatan;4. Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan;5. Menyosialisasikan draft susunan acara yang detail dan spesifik kepada divisi lain dan pihak-pihak lain yang terkaitSie HPD (Humas, Publikasi, Dokumentasi)Bertangung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan penyebaran informasi, dan dokumentasi kegiatan1. Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan (dalam bentuk pamflet, leaflet, brosur, spanduk, baleho, poster dsb.) dan menyebarkannya kepada pihak terkait;2. Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto, film dsb.;3. menjadi contact person kegiatan;4. Membantu sie kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen yang diperlukan dalam kegiatanSie Perlengkapan dan TransportasiBertanggung jawab atas segala bentuk perlengkapan dan transportasi yang diperlukan kegiatan1. Mengupayakan adanya perlengkapan, tempat dan transportasi yang dibutuhkan kegiatan;2. Menjadi operator alat ketika kegiatan berlangsung;3. Menjemput peralatan dan pengisi acara jika diperlukan;4. Mengurus seluruh biaya perlengkapan dan transportasiSie KonsumsiMengatur segala hal mengenai konsumsi panitia, peserta dan pengisi acara;1. Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk penjadwalannya;2. Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta menyuguhkannya kepda panitia, peserta, dan pengisi acara;3. menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan;4. Mengurus biaya konsumsiSie KeamananMenjaga keamanan dan ketertiban acara di dalam dan luar ruangan;1. Menertibkan gangguan yang dapat merusak / menghambat jalannya acara;2. Berkoordinasi dan bekerja sama dengan pihak berwajib atau satuan pengamanan setempatSecara umum dalam Event, job description masing-masing seksi adalah sebagai berikut:1. Koordinator utama/ketua panatiaJob Description: Bertanggung jawab pada seluruh kegiatan kepanitiaan Memantau perkembangan seluruh seksi Memberi keputusan final yang bersifat mutlak ketika ada suatu masalah yang berlarut-larut Menjadi sosok inspirator dan motivator bagi yang lain Mengamati segala hal yang tidak terduga (mamahami segala hal yang terjadi dalam kepanitiaan)Kebanyakan orang beranggapan bahwa menjadi koordinator utama hanya menyuruh-nyuruh, nyangkem saja. Namun sebenarnya tidak, posisi koordinator haruslah menjadi sosok yang berwibawa dan berkomitmen2. SekretarisJob Description: Mengetik proposal sponsor Mencatat hasil rapat koordinasi Mengurus surat-menyurat Mengetik LPJTugas sekretaris seperti pada umumnya, yaitu mengurusi segala hal yang berkaitan dengan surat-menyurat, administratif, dll.3. BendaharaJob Description: Memegang seluruh keuangan acara Memegang seluruh bukti pengeluaranTugas bendahara seperti pada umumnya, yaitu mengurusi segala hal yang berkaitan dengan keuangan.4. Seksi acaraJob Description: Membuat Konsep acara & rundown Acara Mengatur Jadwal Pentas Mensosialisasikan konsep acara pada seluruh seksi Menentukan job description seksi secara lebih rinci Memonitor job yang telah dilaksanakan tiap seksi. Berkoordinasi dengan berbagai seksi menyangkut Bintang tamu/ artisSeksi acara menjadi seksi yang sangat vital. Di mana semua job description secara terperinci akan muncul di sini..Seksi acara juga harus melihat perkembangan seluruh Seksi. Tujuannya agar konsep yang ada terus dituju dan dimengerti oleh semua seksi. Hal ini mengantisipasi adanya seksi yang keluar jalur dari job description.5. Seksi publikasiJob Description: Menentukan kemungkinan media publikasi yang ada misalnya poster, leaflet, tiket, dll) yaitu media on site dan meida out site. Tentukan mana yang perlu dipasang sebelum acara dan yang dipasang pada acara berlangsung. Berkoordinasilah dengan seksi Marketting mengenai logo publikasi, dan kesepakatan media publikasi peletakan, dsb Berkoordinasilah dengan seksi dekorasi mengenai peletakan media onsite Memberikan daftar itu ke tim kreatif atau tim pembuat proposal, hal itu akan menjadi bagian penting menentukan Kontrak dari sponsor Membuat seluruh media publikasi yang telah ditentukan Menentukan lokasi publikasi misalnyanya akan di mana letak 10 spanduk, pembagian ke Berapa titik di kota apa kabupaten ato luar negeri yo sak karempmu . Buatlah surat ijin pemasangan apabila anda akan memasang di bagian-bagian tertentu, tempat-tempat berijin lainnya. Berkoordinasilah dengan sekretaris. Berkoordinasi dengan seksi humas pada masalah ijin pemasangan spanduk dan pajak tiket Berkoordinasi dengan seksi perlengkapan mengenai keamanan media on site, terutama yang disediakan pihak sponsor. Memasang publikasi pada radio-radio/media cetak/media elektronik lainnya bersama seksi dana usaha, dan bicarakan mengenai kesepakatan kedua belah pihak Memasang seluruh media publikasi6. Seksi HumasJob Description: Mendampingi artis (setiap anggota humas paling tidak menjadi 1 koordinator dari satu grup artis) terutama bintang tamu (sebagai pemandu , dll) Berkoordinasi dengann pihak keamanan terkait ijin kepolisian dengan pihak acara berkait dengan transportasi artis dan pendampingan artis Berkoordinasi dengan pihak publikasi berkait ijin spanduk, pajak tiket, dll. Meminta ijin pada masyarakat setempat berkait dengan adanya acara Berkoordinasi dengan sekretaris berkait dengan surat menyurat izin Berkoordinasi dengan konsumsi berkait masalah konsumsi artis

7. Seksi MrketingJob Description: Menguasai seluruh bagian proposal sponsor Membuat presentasi Mencari sponsor dan mendapat kesepakatan Memperhatikan setiap seluk beluk kesepakatan Berkoordinasi dengan seksi publikasi masalah materi publikasi yang telah disepakati dengan pihak sponsor berkait, kontrak Berkoordinasi dengan seksi acara berkait dengan mngkin adanya permintaan pihak sponsor untuk promosi di atas panggung, dll.Beberapa hal penting yang pelu diingat: Pakailah pakaian yang sopan Yakinkan sponsor lebih pada keuntungan sponsor Jangan bersikap meminta/mengemis Jangan mendesak apalagi soal waktu Mencari 5 sponsor kecil lebih mudah daripada mencari 1 sponsor besar Carilah koneksi dekat.8. Seksi dekorasi Menentukan dekorasi panggung Menentukan dekorasi acara Memasang materi publikasi media onsite bersama seksi publikasi dan seksi perlengkapan.9. Seksi keamananJob desciption: Menentukan area parkiran Membuat izin parkir. Berkoordinasi dengan sekretaris dan humas. Membuat pos keamanan di daerah parkir dan lokasi acara Menghadirkan pihak polisi ( tapi biasane mereka cma teko njaluk duit karo rokok,,cengengas cengenges trus bali). Trus Berkoordinasi dengan pihak sekretaris dan humas. Membuat pos penggeledahan pada jalan masuk.portir (ko diperukan )10. Seksi perlengkapanJob desciption: Berkoordianasi dengan seksi acara untuk jadwal bintang tamu sspeutar panggung, alat, dll Berkoordinasi dengan persewaan panggung (kalau dibutuhkan) Menyimpan seluruh perlengkapan seksi lain dalam satu tempat yang aman Berkoordinasi dengan seksi dekorasi untuk hal pemasangan Branding dan yang berhubungan dengan kontrak di area Berkoordinasi dengan seksi lain seperti seksi publikasi untuk masalah keamanan materi publikasi.Seksi perlengkapan membutuhkan stamina yang kuat, karena akan banyak tenaga yang terkuras. Bisa dibilang ini, adalah seksi dengan pekerjaan kasar, karena urusannya dengan pergudangan, angkut-angkut barang.11. Seksi konsumsiJob Description: Berkoordinasi dengan sponsor makanan (kalo ada) atau merencanakan konsumsi untuk panitia dan artis Pikirkan pula konsumsi untuk crew, satpam, polisi, bahkan tukang parkir yang menjaga.sb biasane klo ndak di sediakan mesti wis njaluk sak durunge,, Menghandle segala macam urusan stand makanan, minuman kalau hal itu diadalakan.Yang perlu menjadi catatan dalam seksi konsumsi adalah jagan sampai makanan terlambat,12. Seksi dokumentasiJob Description: Mendokumentasikan seluruh rangkaian acara Mendokumentasikan spot-spot kontraprestasi sponsor Mengedit dan merealisasikan dokumentasi entah dalam bentuk foto, video (bisa berkoordinasi dengan tim kreatif untuk editing nek ono..)Dalam seksi, yang biasanya terlewat adalah tidak mendokumentasikan kontrapresatsi sponsor. Ini penting karena akan digunakan sebagai bukti komitmen pihak panitia terhadap pihak sponsor melalui LPJ yang akan dibuat nantinya.( tugas kalian Bis event )13. Seksi kesehatanJob Description: Menyediakan pos kesehatan pada hari-H di beberapa titik lokasi Bersiaga penuh (berpatroli) selama hari-H di area lokasi Berkoordinasi dengan layanan kesehatan (rumah sakit, ambulans, dll)Ingettt Jangan sekal-sekali menempatkan orang yang tidak tahu mengenai pengobatan sb akan fatal akibatnya14. Helper (optional)Job Description: Membantu seluruh seksi yang lain apapun ituHal yang perlu diperhatikan :1. Hal pertama yang dilakukan masing-masing seksi adalah membuat draft pengeluaran masing-masing seksi sebagai proses pembuatan anggaran final ( budgeting ) pada proposal2. Buatlah proposal sponsor secepatnya3. Berkoordinasilah setiap minggu minimal 2 kali4. Koordinasi terakhir adalah hari H-1, segala sesuatu harus dibereskan hari itu juga5. Jangan sampai ada hal sekecil apapun yang belum terpikirkan6. Bekerjalah tanpa terlalu memandang batas seksi, ketika anda punya waktu luang, salinglah menawarkan bantuan kepada seksi lain.7. Materi desain dalam publikasi bisa dibuat oleh siapa saja, tidak terbatas oleh seksi dekorasi, ataupun seksi publikasi tapi ko sudah ada design grafisnya itu ebih bagus. Mungkin pembentukan tim kreatif juga hal yang baik sebagai solusi. Tempatkan orang-orang yang mengerti komunikasi secara audio maupun visual yang baik.8. Apabila acara berlagsung pada musim hujan, gunakan pawang (apabila anda percaya dibutuhkan spiritualis seperti itu tapi nek aku ga percaya musrik masalahepaling nek bawa pwang ngumpet2 ben ra konangan..hahahh)Tahap pelaksananHal-hal yang perlu diperhatikanYakinkan diri anda masing-masing acara akan berjalan lancar dan sukses seperti yang diharapkan.1. Lihat kembali apa yang kurang melalui koordinasi akhir hari H-1 dan hari H dalam semua job decription seksi2. Bagilah tugas kembali terutama pada seksi yang sudah tidak bekerja pada hari H misalnya seksi publikasi, Marketing, dll. Pecahlah seksi tersebut pada keamanan, Kesehatan, dll.3. Usahakan setiap orang membawa alat komunikasi, terutama koordinator. (usahakan HandyTalkie). Ko pake hape..rodo boros..4. Awasi potensi-potensi rusuh, mintalah bantuan polisi untuk hal ini,ko ga bodyguard kita harus siap5. Jangan sampai acara melebihi izin acara yang telah dikeluarkan6. Jaga kondisi,7. Beri petunjuk tempat WC Umum8. Perhatikan terhadap faktor-faktor X yang lain.Tahap pasca pelaksanaanTahap ini menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam sebuah keorganisasian.Pada tahap ini ada 3 hal yang perlu dilakukan:1. Bersih-bersihYang penting di sini adalah: Sebelum digunakan bersih maka selesai bersih Amankan seluruh property yang disediakan.2. Evaluasi AkhirTujuan dari evaluasi adalah melihat kembali apa yang sudah dialami, dilalui, ditempuh secara bersama-sama dengan tujuan mencari kekurangan, kelebihan yang ada sehingga menjadi pelajaran yang berharga untuk kedepannya.Evaluasi ada 2 macam, yaitu:1. Evaluasi diri/Refleksi pribadi2. Evaluasi besar/bersama/kelompok/tim Berikanlah applause untuk semua orang dalam kepanitaan sebagai ungkapan kegembiraan atas segala hal yang anda dan teman-teman peroleh.Pengalaman adalah guru dalam kehidupan masa depanDan jangan menyerah kata dhe Pasiv Berkerjaah seperti Osama bin laden, dan berjihad untuk Musik - Kata Ibey Stevan Al siraijh ( Mahmoud Syahbaz )3.Laporan PertanggungjawabanJangan anggap remeh LPJ ini, kalau anda tidak percaya cobalah anda membuat sebuah event, anda kemudian tidak membuat LPJ, pada event selanjutnya mintalah sponsorship pada perusahaan/company/yayasan yang sama. Mereka tidak akan percaya dengan kepanitiaan andaBagaimana membuat LPJ?1. Kumpulkan seluruh kepanitiaan per seksi2. Dalam setiap seksi, mintalah mereka untuk merinci sedetail mungkin keuangan yang telah digunakan dalam seksi itu, dan mintalah mereka membuat deskripsi/point-point tentang apa saja yang telah mereka lakukan selama dalam seksi. Lampirkan bon/nota/kwitansi sebagai bukti.3. Kumpulkan seluruh laporan setiap seksi.4. Berkumpulah panitia inti dengan seluruh koordinator masing-masing seksi5. Buatlah rekap dalam bentuk LPJLPJ akhir berisi:Deskripsi garis besar hasil acaraDeskripsi kerja masing-masing seksiPengeluaran dan pendapatan keseluruhanBukti pengeluaranFoto-foto kontraprestasiUcapan terima kasih6. Anda bisa membuat LPJ yang berbeda pada setiap sponsorshipMisalnya:Dengan menambahkan bagian pengeluaran khusus dari uang/barang yang telah diberikan sponsor tertentu.7. Jilidlah laporan itu sehingga layak untuk diberikan oleh pihak sponsor8. Anda bisa memvariasi sendiri segalanya.Secara garis besar, seperti itulah cara merancang sebuah EventLebih tepatnya sebenarnya semua acara mempunyai proses yang mirip seperti di atas, anda bisa menggunakannya untuk membuat acara yang lain..Carilah terus sesuatu yang baru.Masa lalu adalah pengalaman, sekarang adalah perjuangan, hari depan adalah lebih baik.