Microsoft ExcelII deoPoslovni fakultet Beograd

Predmet: Aplikativni softverPredava: dr Violeta Tomaevi, vanr.prof.

elijeelija (Cell) predstavlja najmanju adresabilnu jedinicu u radnom listu u koju se moe smestiti podatak.

Referenciranje na podatak u eliji:

radna knjiga

radni list

oznaka (adresa) elije

Unos podataka Naini unosa podataka u eliju:

putem tastature kopiranjem sadraja druge elije referenciranjem na druge elije iz iste radne knjige iz druge radne knjige uvozom iz drugih dokumenata

Tipovi podataka koji se mogu uneti u eliju:

brojevni tip tekstualni tip datumski tip matematiki izraz (formula)

Unos brojevaDozvoljeni tipovi brojeva

celi brojevi realni brojevi definisanje separatora cifra 0 na kraju zapisa se automatski uklanja (3,40 se prikazuje kao 3,4)

pozitivni brojevi negativni brojevi broju prethodi znak (-) upis broja u zagrade ( (34) odgovara broju -34)

Prikazivanje brojeva sa vie cifara koji prevazilaze veliinu elije

automatska konverzija u prikaz u pokretnom zarezu veliina eksponenta i broj cifara se automatski podeavaju prema veliini elije tanost zapisa u dokumentu se ne menja (ona je smanjena samo u prikazu broja)

Balloon callout. Select shape and start typing. Resize box to desired dimensions. Move control handle to aim pointer at speaker.

Definisanje separatora selektovanjem opcije Tools/Options...

podrazumeva se korienje sistemskog decimalnog separatora datog na kartici International

promena separatora

iskljui se opcija Use system separators definie se novi separator

As you add text, the rectangle's height increases. Vary the width by stretching a side.

Unos datuma Format datuma: dan, mesec, godina

Vrste separatora pri unosu:

separator (.) separator (/)

dani i meseci predstavljeni jednocifrenim brojem ne zahtevaju 0 ispred broja

godina se moe unositi u skraenom obliku

nakon unosa, uneti datum se automatski formatira u skladu sa sistemski podeenim formatom

Primeri: 12/5/5 daje12.5.200527.9.67 daje 27.9.1967

Unos teksta unos obinog teksta nema specifinosti

unos broja ili datuma kao tekstualnog podatka zahteva eksplicitno korienje navodnika

unos korienjem automatskog popunjavanja (Auto Complete) Excel prati i poredi tekui unos sa podacima ranije unetim u istoj koloni ako tekst koji se unosi poinje kao neki ranije uneti tekst, aplikacija e ponuditi automatsko popunjavanje; ponuda se prihvata pritiskom na dugme Enter

unos preuzimanjem sadraja iz padajue liste (Pick From Drop-down List) kursor mia se pozicionira na prvu praznu eliju pritiskom na desni taster mia otvara se meni i bira opcija Pick From Drop-down List to dovodi do pojave liste iz koje se bira podatak

Selektovanje elije pojedinana elija se selektuje pritiskom na levi taster mia iji se kursor nalazi iznad povrine elije

promena selekcije elije

pomou mia pomou tastature

selekcija susedne elije tasteri za navigaciju (strelice levo, desno, gore i dole) selekcija prve elije u tekuem redu taster Home selekcija prve elije u radnom listu (A1) tasteri Ctrl+Home selekcija poslednje elije u tekuem redu u koju je unet podatak tasteri Ctrl+End preskakanje grupe od 12 elija u koloni (vertikalno kretanje) tasteri Page Up i Page Down

Selektovanje opsega elija selektovanje opsega susednih elija

pomou mia (levi taster mia, razvlaenje do eljenog opsega i otputanje mia)

pomou tastature (taster Shift, razvlaenje opsega primenom tastera za navigaciju i otputanje tastera Shift)

selektovanje opsega elija koje nisu susedne

kombinacijom tastature i mia (Crtl, selektovanje pojedinane elije pomou mia i otputanje Crtl)

Selektovanje radnog lista Selektovanje svih elija u jednom radnom listu:

dugme Select All u gornjem levom uglu radnog lista

Ctrl+A kombinacija tastera na tastaturi koja manifestuje razliito ponaanje u zavisnosti od sadraja radnog lista i trenutne pozicije kursora:

radni list sadri podatke rasporeene u vie grupa

tekua pozicija kursora na eliji sa podatkom u okviru neke grupe selektuje se samo ta grupa podataka

tekua pozicija kursora na eliji koja se granii sa podacima neke grupe selektuju se granine grupe podataka

tekua pozicija kursora na eliji koja se nalazi van bilo koje grupe podataka selektuje se ceo radni list

Promena dimenzija elija (1) promena visine jednog reda (row hight) ili irine jedne kolone (column width)

pomou mia pozicioniranog u prostoru oznaka vrsta/kolona na donju ivicu vrste, odnosno desnu ivicu kolone

promena dimenzija opsega vrsta ili kolona

definisanjem nove dimenzije u prozoru koji se otvara opcijama Row Height.../Column Width... iz popup menija

definisanjem nove dimenzije u prozoru koji se otvara opcijama Row/Height... i Column/Width... iz Format menija

Promena dimenzija elija (2) promena irine svih kolona u radnom listu (korisno kada je poznata veliina podataka koji se unose)

definisanje standardne irine

u broju karaktera standardnog fonta obino Arial,10 kao irina jednog karaktera uzima se prosena irina cifara 0-9 u standardnom fontu

opcija Column/Standard Width... iz Format menija

Promena dimenzija elija (3) automatsko podeavanje irine kolona kada su podaci ve uneti

posledica: svi podaci u kolonama vidljivi opcija Column/Autofit Selection iz Format menija

automatsko podeavanje visine vrsta kada su podaci ve uneti

posledica: svi podaci u vrstama vidljivi opcija Row/Autofit iz Format menija

Editovanje sadraja (1) unos podataka najzahtevniji posao za korisnika

velike koliine podataka mogunost greke ispravljanje greaka editovanje

unos novog sadraja brisanje postojeeg sadraja zamena postojeeg sadraja novim sadrajem

potvrda bilo koja akcije editovanja: taster Enter

Editovanje sadraja (2) Excel prati odreeni broj akcija korisnika i pamti promene koje su one izazvale sluajna greka (neeljena zamena sadraja elije) se ispravlja ponitavanjem zapamenih akcija, sukcesivno korak po korak

Undo - mogunost vraanja u prethodno stanje opcija Undo iz Edit menija ponitavanje poslednje akcije dugme Undo u standardnoj paleti sa alatima ponitavanje niza skorih akcija

As you add text, the rectangle's height increases. Vary the width by stretching a side.

Redo - mogunost vraanja akcija ponitenih sa Undo, ime je obezbeena potpuna kontrola akcija

opcija Redo iz Edit menija povratak na stanje pre Undo akcije

dugme Redo u standardnoj paleti sa alatima ponitavanje niza Undo akcija Editovanje sadraja (3)

As you add text, the rectangle's height increases. Vary the width by stretching a side.

Kopiranje sadraja (1) tradicionalno kopiranje sadraja elije/opsega elija (u isti radni list, drugi radni list, drugu radnu knjigu)

opcije Copy i Paste iz Edit menija dugmad Copy i Paste u standardnoj paleti sa alatima kombinacija tastera na tastaturi: Ctrl+C za akciju Copy, Ctrl+V za akciju Paste

kopiranje sadraja pomou mia i tastera Ctrl na tastaturi (u isti radni list)

kopiranje sadraja pomou mia i tastera Ctrl i Alt na tastaturi (u drugi radni list)

Kopiranje sadraja (2) kopiranje sadraja u susedne elije po vrsti/koloni - automatsko popunjavanje (Autofill)

Excel omoguava rukovanje postupkom kopiranja (Copy Handle) na osnovu toga to prati tip podataka i prepoznaje pravila njihovog unoenja

jednostavno kopiranje sadraja popunjavanje serije (uveanje za jedan u svakoj sledeoj eliji) kopiranje formata elije (niz svojstava tip, dimenzije, izgled, itd.) kopiranje sadraja bez formata (kopirani podatak je u podrazumevanom tipu)

Brisanje sadraja (1) brisanje sadraja selektovane elije/opsega elija

taster Delete na tastaturi (prazna elija ostaje u radnom listu)

opcije Shift cells left/Shift cells up iz prozora koji se otvara opcijom Delete... iz popup menija (prazna elija se brie iz radnog lista)

popunjavanje pomeranjem podataka iz narednih elija u levo popunjavanje pomeranjem podataka iz narednih elija na gore

Brisanje sadraja (2) precizno upravljanje brisanjem sadraja

podopcije opcije Clear iz Edit menija

All briu se i sadraj i format elija

Formats brie se samo format elija

Content Del brie se samo sadraj, a format ostaje

Comments brie se opcioni komentar koji se moe dodati eliji

Serije podataka (1)Serije predstavljaju nizove podataka koji se esto koriste. One mogu da sadre brojeve, datume i namenske liste. Njihova upotreba omoguava efikasan unos podataka, kao i znatne vremenske utede.

Generisanje serija brojeva i datuma

zapoeti pravljenje serije, a zatim selektovati eliju od koje treba nastaviti seriju

razvui selekciju desnim tasterom mia do eljenog opsega

otpustiti taster mia, nakon ega se pojavljuje popup meni u kome treba selektovati opciju Series..., nakon ega se otvara dijalog na slici

u dijalogu selektovati opcije koje odgovaraju eljenoj seriji

Serije podataka (2)Namenske serije sadre podatke koje se odnose na konkretne sluajeve, na primer na jedno preduzee (lista zaposlenih, poslovni partneri i sl.).

Generisanje namenskih serija

uneti seriju podataka i selektovati skup elija sa unetim podacima

izabrati opciju Tools/Options i karticu Custom Lists

Pritisnuti dugme Import, i lista e biti uneta u spisak lista

Serije podataka (3)Korienje namenskih serija

u neku eliju radnog lista uneti jedan element iz postojee serije

selektovati tu eliju

levim tasterom mia razvui selekciju do opsega koji se eli popuniti serijom; tokom razvlaenja, alatka Screen Tip e pokazivati do kog podatka serije se trenutno stiglo

nakon otputanja mia, serija e biti automatski uneta u selektovani opseg elija

Imenovanje skupa elija (1) Omoguava bri i laki pristup pojedinim elijama ili blokovima elija korienjem logikih imena umesto adresa. elije ili blokovi koji se imenuju ne moraju biti susedni.

Logika imena se mogu koristiti u formulama, prilikom tampanja, crtanja dijagrama ili filtriranja.

Pri zadavanju logikih imena pogodno je koristiti konvencije konzistentnog imenovanja, kao i kraa imena.

Logika imena

ne mogu poinjati brojem ne mogu predstavljati adresu (na pr. FQ1999) ne mogu da sadre znak za razmak ili znakove interpunkcije, ve samo znak za podvlaenje (Proizvodnja_1999)

Imenovanje skupa elija (2)Postupak zadavanja imena

selektovati eliju ili skup elija (za selekciju nesusednih elija koristiti taster Ctrl)

izabrati opciju Insert/Name/Define, nakon ega e se otvoriti dijalog na slici

u polje Names in workbook uneti eljeno ime i pritisnuti dugme OKBri metod za imenovanje skupova elija je da se nakon selekcije eljenog skupa elija koristi polje Name Box u liniji za formule. Nakon unosa imena u navedeno polje, neophodno je pritisnuti taster Enter.

Imenovanje skupa elija (3)Pristup imenovanim elijama

pristisnuti strelicu na padajuoj listi polja Name Box u liniji za formule

izabrati eljeno ime, nakon ega e se na radnom listu automatski selektovati skup elija koji odgovara tom imenu

Uklanjanje imena skupa elija

izabrati opciju Insert/Name/Define, nakon ega e se otvoriti dijalog sa listom svih definisanih imena

iz liste izabrati ime i aktivirati dugme Delete, a zatim i dugme OK

Find what polje za unos kriterijuma za pretraivanje Naini pretraivanja Within definie mesto pretrage (radni list ili cela radna knjiga) Search definie vrstu pretrage (po vrstama ili kolonama) Look in definie sadraj koji se pretrauje(formule, vrednosti ili komentari) Match case neophodnost podudaranja veliine slova (velika/mala slova) Match entire cell contents neophodnost podudaranja sa sadrajem cele elijePretraivanje sadrajaAko radna knjiga sadri veliku koliinu podataka, javlja se problem njihovog pronalaenja. Oteavajua okolnost je to podaci tada nisu vidljivi u jednom prozoru.

Pronalaenje eljenog sadraja na radnom listu primenom opcija na kartici Find koja se dobija aktiviranjem opcije Edit/Find... ili kombinacijom tastera Ctrl+F:

Sortiranje podataka Sortiranje omoguava bolji pregled podataka sadranih u radnom listu.

Naini sortiranja

brojeva po rastuoj ili opadajuoj vrednosti tekstualnog sadraja po alfabetskoj vrednosti raznovrsnih podataka viekriterijumsko sortiranje

Sortiranje se radi po kolonama, tj. redosled podataka se menja samo u selektovanoj koloni pritiskom na dugme u paleti sa alatima Sort Ascending (za rastui redosled), odnosno Sort Descending (za opadajui redosled). Poto podaci po vrstama nisu povezani, neophodno je selektovati sve kolone u kojima se oekuje promena redosleda podataka.

Viekriterijumsko sortiranje opcija Data/Sort... omoguava sortiranje po najvie tri kriterijuma, tj. tri kolone, uz zadavanje redosleda sortiranja (rastui/opadajui)

dodatne opcije sortiranja prema korisniki definisanim kriterijumima (korisniki definisanim listama) dobijaju se pritiskom na dugme Options...

Praenje izmena (1) Excel omoguava praenje svih izmena uraenih u radnoj knjizi korienjem alatke Track Changes.

Za svaku izmenu moe se videti:

koja osoba je unela taj sadraj kog datuma je sadraj unet u koje vreme je sadraj unet

Praenje izmena je korisno:

ako vie korisnika radi na istoj radnoj knjizi ako jedan korisnik radi na radnoj knjizi

Praenje izmena (2)Aktiviranje alatke Track Changes

izabrati opciju Tools/Track Changes/Highlight Changes... nakon ega se otvara dijalog na slici oznaiti polje za potvrdu Track Changes While Editing definisati nain praenja oznaavanjem i zadavanjem When, Who i Where polja (u Where polju se definie opseg elija u kojima e se pratiti izmene) pritisnuti dugme OK, ime zapoinje praenje buduih izmena opcija Highlight changes on screen omoguava da elije sa izmenama budu oznaene na ekranu (indikator je mali trougao u gornjem levom uglu)

opcija List changes on a new sheet omoguava da se na posebnom listu zapisuju sve uinjene izmene (na jednom mestu za celu radnu knjigu)

Praenje izmena (3)Prihvatanje i odbacivanje uinjenih izmena

izabrati opciju Tools/Track Changes/Accept or Reject Changes... nakon ega se otvara dijalog na slici

odluiti koje izmene e biti pregledane polje When: promene koje jo nisu pregledane, ili promene napravljene posle odreenog datuma i vremena polje Who: svi korisnici, svi korisnici osim vas, neki posebni korisnik polje Where: opeg elija, ceo radni list (prazno polje) pritisnuti dugme OK, ime zapoinje pregled izmena

svaka izmenjena elija se automatski oznai markerom, a zatim se u posebnom dijalogu Accept or Reject Changes prikau njene izmene

izmena se prihvata pritiskom na dugme Accept u dijalogu, a odbacuje pritiskom na dugme Reject, pa se prelazi na nalaenje sledee izmene

Komentari sadraja elija (1) Sadraj elije ponekad zahteva i dopunske informacije koje se datoj eliji mogu dodati u vidu komentara.

elije koje sadre komentar imaju indikator u vidu malog crvenog trougla u gornjem desnom uglu. Komentar se pojavljuje svaki put kad se kursor mia nae iznad elije.

Dodavanje komentara

selektovati eliju kojoj treba dodati komentar izabrati opciju Insert/Comment, nakon ega e se pojaviti uti prozor za komentar uneti tekst komentara i prei na bilo koju drugu eliju da bi komentar bio zapamen

Uklanjanje/editovanje komentara

pritisnuti desni taster mia koji je pozicioniran na eljenu eliju u popup meniju aktivirati opciju Delete/Edit Comment

Komentari sadraja elija (2) Razliiti korisnici istog radnog lista mogu formirati komentare koji razliito izgledaju (drugaija boja pozadine, fontovi itd.)

Za svaki pojedinani komentar moe se podesiti da li e se stalno prikazivati na ekranu ili ne (opcija Show/Hide Comments iz popup menija).

Prikaz svih komentara/indikatora na radnom listu se moe postii korienjem opcije Comment indicator only/Comment and Indicator u okviru kartice View koja se dobija aktiviranjem opcije Tools/Options

Komentari se mogu tampati zajedno sa sadrajem radne knjige na mestu gde se pojavljuju u radnom listu na kraju radnog lista

Nain tampanja komentara se podeava selekcijom iz liste Comments u okviru kartice Sheet koja se dobija aktiviranjem opcije File/PageSetup...

Podrku za rad sa komentarima omoguava paleta alata Reviewing.

Povezivanje podataka (1) Kopiranje sadraja iz radnog lista na neku drugu lokaciju tedi vreme i rad, ali dalja veza izmeu ovih sadraja ne postoji, tj. promena u originalnom sadraju ne reflektuje se na njegovu kopiju.

Povezivanje podataka uspostavlja vezu izmeu izvornog (originalnog) materijala i odredinog materijala, tako da se sve promene u izvornom materijalu auriraju u odredinom materijalu.

Veza izmeu izvora i odredita koristi OLE (Object Linking and Embedding) protokol za povezivanje i ugradnju objekata.

Povezivanje podataka (2)Uspostavljanje veze

otvoriti i snimiti radne knjige u kojima e biti izvorni i odredini sadraj

kopirati izvorni sadraj na odredite, ime e on postati povezani objekat

na odredinom radnom listu u kopiranom sadraju selektovati eliju od koje treba da zaponu povezani podaci

aktivirati opciju Edit/PasteSpecial... nakon ega se otvara dijalog na slici

izabrati eljene opcije u dijalogu koje se odnose na umetnuti materijal (obino je dovoljna opcija All)

pritisnuti dugme Paste Link ime je veza uspostavljena

Povezivanje podataka (3) nakon uspostavljanja, vezu treba proveriti promenom nekog podatka u izvornom sadraju, to treba da se odrazi i na odredini sadraj

na odreditu, povezana elija u polju za formulu ima izvorinu lokaciju od koje potie podatak u toj eliji koja sadri:

ime radne knjige unutar zagrada [] ime radnog lista nakon ega sledi ! ime opsega ili referencu elije

Primer:=[Chapt3.xls]Table!D8

Povezivanje podataka (4) Nakon otvaranja radne knjige koja sadri jednu ili vie veza sa drugim radnim knjigama, veze se moraju aurirati u skladu sa promenama koje su se u meuvremenu desile.

U trenutku otvaranja radne knjige sa vezama

ako su sve radne knjige sa kojima je ona povezana otvorene, Excel automatski aurira sve veze

ako neka od knjiga sa kojima je ona povezana nije otvorena, dobie se odgovarajue upozorenje; korisnik moe da izabere auriranje veze, ili da to ostavi za kasnije a da postojei sadraj ostane nepromenjen

Povezivanje podataka (5)Auriranje veze

veze se mogu aurirati samo u okviru odredinog dokumenta

auriranje otpoinje izborom opcije Edit/Links... u odredinom dokumentu, nakon ega se otvara dijalog na slici

u listi izvornih dokumenataodabrati vezu koju treba aurirati

pritisnuti dugme Update Values, i napustiti dijalog sa Close

dugme Break Link slui za prekid veza izmeu dokumenata

**************************