Kế toán vốn bằng tiền4.Tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại nhà máy Tấm Lợp4.1 Đặc điểm chung4.1.1 Khái niệm kế toán vốn bằng tiền Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là bộ phận tài sản lưu động làm chức năng vật ngang giá chung trong các mối quan hệ trao đổi mua bán giữa doanh nghiệp với các đơn vị cá nhân khác. Vốn bằng tiền là một loại tài sản mà doanh nghiệp nào cũng sử dụng. * Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành:- Tiền Việt Nam: là loại tiền phù hiệu. Đây là loại giấy bạc và đồng xu do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp- Ngoại tệ: là loại tiền phù hiệu. Đây là loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành trên thị trường Việt Nam như: đồng Đô la Mỹ( USD), đồng tiền chung Châu Âu( EURO), đồng yên Nhật(JPY)..- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: Đây là loại tiền thực chất, tuy nhiên loại tiền này không có khả năng thanh khoản cao. Nó được sử dụng chủ yếu vì mục đích cất trữ. Mục tiêu đảm bảo một lượng dự trữ an toàn trong nền kinh tế hơn là vì mục đích thanh toán trong kinh doanh. * Theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm các khoản sau:- Vốn bằng tiền được bảo quản tại quỹ của doanh nghiệp gọi là tiền mặt- Tiền gửi tại các ngân hàng, các tổ chức tài chính, kho bạc nhà nước gọi chung là tiền gửi ngân hàng- Tiền đang chuyển4.1.2 Nguyên tắc hạch toána, Đặc điểm của công tác kế toán vốn bằng tiền Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm các loại vật tư hàng hóa phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Đồng thời vốn bằng tiền cũng là kết quả của việc mua bán và thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lí hết sức chặt chẽ do vốn bằng tiền có tính thanh khoản cao, nên nó là đối tượng của gian lận và sai sót. Vì vậy việc sử dụng vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lí thống nhất của Nhà nước chẳng hạn: lượng tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và ngân hàng đã thỏa thuận theo hợp đồng thương mại…b, Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền:

- Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá là “ đồng Việt Nam” để tổng hợp các loại vốn bằng tiền. Nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “ đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toán. Đồng thời phải theo dõi nguyên tệ các loại tiền đó.- Nguyên tắc cập nhật: Kế toán phải phản ánh kịp thời chính xác số tiền hiện có và tình hình thu chi toàn bộ các loại tiền, mở sổ theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ theo nguyên tệ và theo đồng Việt Nam quy đổi, từng loại vàng bạc, đá quý theo số lượng, giá trị, quy cách, phẩm chất, kích thước…- Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ: Nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “ đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toán. Đồng thời phải theo dõi nguyên tệ của các loại tiền đó. Tỷ giá quy đổi là tỷ giá mua bán thực tế bình quân trên thị trường liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố chính thức tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Với những ngoại tệ không công bố tỷ giá quy đổi ra đồng Việt Nam thì thống nhất quy đổi thông qua đồng đô la Mỹ(USD). Với vàng bạc kim khí quý đá quý thì giá nhập vào trong kì được tính theo giá trị thực tế, còn giá xuất trong kì được tính theo phương pháp sau:+ Phương pháp giá thực tế bình quân bình quân gia quyền giữa giá đầu kì và giá các lần nhập trong kì+ Phương pháp giá thực tế nhập trước - xuất trước+ Phương pháp giá thực tế nhập sau - xuất trước+ Phương pháp giá thực tế đích danh+ Phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập Thực hiện đúng các nguyên tắc trên thì việc hạch toán vốn bằng tiền sẽ giúp doanh nghiệp quản lí tốt về các loại vốn bằng tiền của mình. Đồng thời doanh nghiệp còn chủ động trong kế hoạch thu chi, sử dụng có hiệu quả nguồn vốn đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra thường xuyên, liên tục.4.1.3 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền- Phản ánh chính xác, kịp thời những khoản thu, chi và tình hình tăng giảm, thừa thiếu của từng loại vốn bằng tiền.- Kiểm tra thường xuyên tình hình thực hiện chế độ sử dụng và quản lí vốn bằng tiền, kỉ luật thanh toán, kỉ luật tín dụng. Phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh.- Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ. Kiểm tra thường xuyên, đối chiếu số liệu của thủ quỹ với kế toán tiền mặt để đảm bảo tính cân đối thống nhất.4.2 Kế toán tiền mặt4.2.1 Đặc điểm Nhà máy luôn dữ một lượng tiền nhất định để phục vụ cho việc chi

tiêu hàng ngày và đảm bảo cho hoạt động của Nhà máy không bị gián

đoạn. Tại Nhà máy, chỉ những nghiệp vụ phát sinh không lớn mới thanh

toán bằng tiền mặt.

Hạch toán vốn bằng tiền do thủ quỹ thực hiện và được theo dõi

từng ngày. Tiền mặt của Nhà máy tồn tại chủ yếu dưới dạng đồng nội tệ

và rất ít dưới dạng đồng ngoại tệ.

Tại Nhà máy Tấm Lợp trong quý I năm 2009:

+ Đầu quý quỹ tiền mặt là: 284.043.211

+ Trong quý số tiền mặt thu về quỹ là: 31.801.955.951

+ Số tiền chi ra: 30.607.219.670

+ Cuối tháng số tiền trong quỹ còn là: 1.478.799.492

4.2.2 Nguyên tắc chế độ lưu thông tiền mặt Việc quản lí tiền mặt phải dựa trên nguyên tắc chế độ và thể lệ của nhà nước ban hành. Phải quản lí chặt chẽ cả hai mặt thu, chi và tập trung nguồn tiền vào ngân hàng nhà nước nhằm điều hòa tiền tệ trong lưu thông, tránh lạm phát và bội chi ngân sách nhà nước. Bởi vậy, kế toán trong đơn vị phải thực hiện các nguyên tắc sau:

- Nhà nước quy định ngân hàng là cơ quan duy nhất để phụ trách quản lí tiền mặt. Các xí nghiệp, cơ quan phải chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ, thể lệ quản lí tiền mặt của nhà nước.

- Các xí nghiệp, tổ chức kế toán và các cơ quan đều phải mở tài khoản tại ngân hàng, để gửi tiền nhàn rỗi vào ngân hàng để hoạt động

- Mọi khoản thu bằng tiền mặt bất cứ từ nguồn nào đều phải nộp hết vào ngân hàng. Trừ trường hợp ngân hàng cho phép tự ghi. Nghiêm cấm các đơn vị cho thuê, cho mượn tài khoản.

4.2.3 Chứng từ và sổ sách sử dụng

a, Chứng từ sử dụng

Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo nợ, Giấy báo có, Biên bản kiểm kê

quỹ, Giấy thanh toán tạm ứng, Hoá đơn bán hàng, Hóa đơn giá trị gia

tăng, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, Bảng kê chi tiết.

b, Sổ sách kế toán sử dụng

- Sổ chi tiết quỹ tiền mặt

- Sổ tổng hợp chi tiết TK 111

- Sổ cái TK 111

4.2.4 Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng tài khoản 111 “ Tiền mặt” để hạch toán. Nội dung kết cấu TK 111 như sau:

- Bên nợ TK 111:+ Số dư đầu kì: phản ánh số hiện còn tại quỹ.+ Phát sinh trong kì:Thu tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc kim khí quý đá quý nhập quỹ, số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê, chênh lệch tỉ giá ngoại tệ tăng khi điều chỉnh.- Bên có TK 111:+ Phát sinh trong kì:Các loại tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc kim khí quý, đá quý xuất quỹ, số tiền mặt thiếu tại quỹ, chênh lệch tỷ giá giảm khi điều chỉnh.- Dư cuối kì: Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc,

kim khí quý, đá quý còn tồn ở quỹ tiền mặtTK 111 có 3 tài khoản cấp 2TK 1111: Tiền Việt NamTK 1112: Ngoại tệTK 1113: Vàng bạc, kim khí quý, đá quý.

4.2.5 Kế toán chi tiết tiền mặt Theo chế độ hiện hành, mỗi doanh nghiệp đều có một số tiền mặt nhất định tại quỹ. Số tiền thường xuyên có mặt tại quỹ được ấn định tùy thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động của doanh nghiệp và được sự thỏa thuận của ngân hàng. Để quản lí và hạch toán chính xác, tiền mặt của nhà máy Tấm Lợp được tập trung bảo quản tại quỹ. Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi, quản lí và bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Thủ quỹ do giám đốc doanh nghiệp chỉ định và chịu trách nhiệm gửi quỹ. Tất cả các khoản thu chi tiền mặt đều phải có các chứng từ thu chi hợp lệ. Phiếu thu được lập thành 3 liên, sau đó chuyển cho kế toán trưởng để soát xét và giám đốc kí duyệt mới chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ( bằng chữ) vào phiếu thu trước khi kí và ghi rõ họ tên. Đối với phiếu thu cũng lập làm 3 liên và chỉ sau khi có đủ chữ kí( kí trực tiếp từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, người nhận tiền phải trực tiếp ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ, kí tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi. Trong 3 liên của phiếu thu, phiếu chi:

- Thủ quỹ giữ 1 liên để ghi sổ quỹ- 1 liên giao người nộp tiền- 1 liên lưu nơi lập phiếu

Cuối mỗi ngày, căn cứ vào các chứng từ thu – chi để ghi sổ quỹ và lập báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu chi để ghi sổ kế toán. Trường hợp phiếu thu, phiếu chi gửi ra ngoài doanh nghiệp, liên gửi ra ngoài doanh nghiệp phải được đóng dấu. Đối với việc thu bằng ngoại tệ, trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập bảng kê ngoại tệ đính kèm phiếu thu và kế toán phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ, còn nếu chi bằng ngoại tệ, kế toán phải ghi rõ tỷ giá thực tế, đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền ghi sổ kế toán. Phiếu thu, phiếu chi được đóng thành từng quyển và phải ghi số từng quyển dùng trong 1 năm. Trong mỗi phiếu thu( phiếu chi), số của từng phiếu thu( phiếu chi) phải đánh liên tục trong 1 kì kế toán. Bên cạnh phiếu thu, phiếu chi bắt buộc dùng để kế toán tiền mặt, kế toán còn phải lập “ Biên lai thu tiền”. Biên lai thu tiền được sử dụng trong các trường hợp thu tiền phạt, thu lệ phí, phí,…và các trường hợp khách hàng nộp séc thanh toán nợ. Biên lai thu tiền cũng là chứng từ bắt buộc của doanh nghiệp hoặc cá nhân dùng để biên nhận số tiền hay séc đã thu của người nộp, làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ; đồng thời, để người nộp thanh toán với cơ quan hoặc lưu quỹ. Biên lai thu tiền cũng phải đóng thành quyển và phải đóng dấu đơn vị, phải đánh số từng quyển. Trong từng quyển phải ghi rõ số hiệu từng tờ biên lai thu tiền. Số hiệu này được đánh liên tục theo từng quyển biên lai. Khi thu tiền ghi rõ đơn vị là VNĐ hay USD, EURO…Trường hợp thu bằng séc, phải ghi rõ số, ngày, tháng, năm của tờ séc bắt đầu lưu hành và họ tên người sử dụng séc. Biên lai thu tiền được lập thành 2 liên( đặt giấy than viết 1 lần):

- 1 liên lưu- 1 liên giao cho người nộp tiền

Cuối ngày, người thu tiền phải căn cứ vào biên lai thu tiền( bản lưu) để lập Bảng kê biên lai thu tiền trong ngày( bảng kê thu tiền riêng, thu séc riêng), nộp cho kế toán để kế toán lập phiếu thu, làm thủ tục nhập quỹ hay thủ tục nộp ngân hàng. Biên lai thu tiền có mẫu như sau:

Đơn vị :… Mẫu số 06-TTĐịa chỉ:… (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN LAI THU TIÊN Ngày…tháng…năm Quyển số:……….. Số:………………

Họ và tên người nộp tiền:……………...............................................Địa chỉ:………………………………………………………………Lí do nộp:……………………………………………………………Số tiền:………………………(Viết bằng chữ):……………………..……………………………………………………………………… Người nộp tiền Người thu tiền (kí, họ tên) (kí, họ tên)

Đối với vàng bạc, đá quý, để có căn cứ lập phiếu thu, phiếu chi, mỗi khi nghiệp vụ thu chi vàng bạc đá quý phát sinh, người kiểm nghiệm phải tiến hành lập “Bảng kê vàng bạc, kim khí quý, đá quý”. Bảng kê này lập thành 2 liên:

- 1 liên đính kèm phiếu thu( phiếu chi) và chuyểnn cho thủ quỹ làm thủ tục nhập xuất quỹ.

- 1 liên giao cho người nộp( nhận)Bảng kê vàng bạc, kim khí quý, đá quý phải có đủ chữ kí của kế

toán trưởng, người nộp( nhận), thủ quỹ, người kiểm nghiệm.

Đơn vị :… Mẫu số 07-TTĐịa chỉ:… (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

BẢNG KÊ VÀNG, BẠC, KIM KHÍ QUÝ, ĐÁ QUÝ(Đính kèm phiếu:…………………. Quyển số:………… Ngày…tháng…năm…….) Số:……………..

STT Tên, loại, quy cách, phẩm chất Đơn vị tính

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

Ghi chú

A B C 1 2 3 D

Cộng Ngày…tháng…năm

Kế toán trưởng Người nộp(nhận) Thủ quỹ Người kiểm nghiệm(kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên)

Ngoài ra, Bảng kê chi tiền được sử dụng để liệt kê các khoản tiền đã chi, làm căn cứ quyết toán các khoản tiền đã chi và ghi sổ kế toán. Bảng kê chi tiền phải ghi rõ tổng số tiền bằng chữ và số chứng từ gốc đính kèm. Bảng kê chi tiền phải được kế toán trưởng, người duyệt chi tiền và người lập bảng kê cùng kí, được lập thành 2 liên(đặt giấy than viết 1 lần):-1 liên lưu ở thủ quỹ-1 liên lưu ở kế toán quỹ

Đơn vị :… Mẫu số 09-TTĐịa chỉ:… (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

BẢNG KÊ CHI TIỀN Ngày…tháng…năm…Họ và tên người chi:……………………………………………………..Bộ phận( địa chỉ):……………………………………………………….Chi cho công việc:………………………………………………………STT Chứng từ Nội dung chi Số tiền

Số hiệu Ngày, thángA B C D 1

Số tiền bằng chữ:…………………..( kèm theo………chứng từ gốc)Người lập bảng kê Kế toán trưởng Người duyệt(kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) Kế toán tiền mặt sau khi nhận được phiếu thu, phiếu chi kèm theo chứng từ gốc do thủ quỹ chuyển đến phải kiểm tra chứng từ và cách ghi chép trên các chứng từ tiến hành định khoản. Sau đó mới ghi vào “ Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt” theo trình tự phát sinh của các khoản thu, chi( nhập, xuất) tiền mặt, tính ra số tồn quỹ vào cuối ngày. “ Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt” dùng cho kế toán tiền mặt được mở theo mẫu số S07a- DN tương tự sổ quỹ tiền mặt, chỉ khác là có thêm cột F “ tài khoản đối ứng” để kế toán định khoản nghiệp vụ phát sinh liên quan đến bên Nợ, bên Có TK 111- Tiền mặt4.2.6 Kế toán tổng hợp tiền mặta, Phương pháp hạch toán Để theo dõi chi tiết tình hình biến động tiền mặt tại quỹ kế toán sử dụng tài khoản 111. Hàng ngày căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi, các

lệnh chi, các hợp đồng… thủ quỹ kiêm kế toán ngân hàng và kế toán công nợ sẽ tiến hành viết phiếu thu, phiếu chi tương ứng. Khi phát sinh nghiệp vụ thu, chi tiền kế toán sẽ lập phiếu thu( phiếu chi) trình giám đốc, kế toán trưởng duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ thu tiền, sau đó kế toán phần hành sẽ tiến hành định khoản và cập nhật số liệu vào sổ quỹ tiền mặt và đính kèm chứng từ gốc.b, Trình tự ghi sổ kế toán tiền mặt

Chứng từ gốc

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Hàng ngày hoặc định kì căn cứ vào các chứng từ thu chi tiền mặt để lên sổ quỹ tiền mặt( kiêm báo cáo quỹ), kế toán tiền mặt làm nhiệm vụ:- kiểm tra sổ quỹ về cách ghi và số dư- phân loại chứng từ có TK 111, nợ các TK liên quan để ghi vào nhật kí chứng từ số 1. Đối ứng nợ TK 111 có các TK liên quan ghi vào bảng kê số 1. Cuối tháng khóa sổ nhật kí chứng từ số 1 và bảng kê số 1 để đối chiếu với các NKCT và các bảng kê liên quan.

Sổ quỹ

NKCT số 1 Sổ cái TK 111

Báo cáo tài chính

Bảng kê chứng từ số 1

c, Sơ đồ hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu về tiền mặt

TK 511, 515, 711, 3331 TK 111 TK 112

Trong quý I năm 2009, tại nhà máy đã phát sinh rất nhiều nghiệp vụ thu- chi tiền mặt. Dưới đây là một số nghiệp vụ chủ yếu. Kế toán tiến hành lập phiếu thu( phiếu chi). Số phiếu thu( phiếu chi) này là chứng từ gốc để kế toán tiến hành định khoản và vào sổ quỹ tiền mặt trong quý I năm 2009.

TK 112

TK 131, 138, 136

TK 3381

TK 112

TK 331, 336, 338

TK 1381

Thu tiền từ hoạt động

bán hàng, nhượng bán tài sản

Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt

Khách hàng thanh toán nợ

Kiểm kê phát thừa hiện chưa rõ nguyên nhân

Xuất quỹ Tiền mặt để VL mua tài sản

Xuất quỹ TM gửi NH

Xuất quỹ trả người bán

Kiểm kê phát hiện thiếu

chưa rõ ng.nhân chờ xử lý

CHI NHÁNH CTCP ĐẦU TƯ VÀ SXCNNHÀ MÁY TẤM LỢP THÁI NGUYÊN Mẫu số 01 - TT

Ban hành theo QĐ:số:15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC

PHIẾU THUNgày 01 tháng 01năm 2009 Quyển số 01 Số CT 001A TK ghi có Số tiền

311 787.402.000

Họ và tên người nộp tiền: Trần Ngọc ChuyênĐịa chỉ: Nhà máyLý do nộp: Thu tiền cho nhà máy vay huy động vốnSố tiền: 787.402.000 VNĐSố tiền viết bằng chữ: Bảy trăm tám mươi bảy trệu, bốn trăm linh hai ngàn đồng chẵn./.Kèm theo: 01 chứng từ gốcĐã nhận đủ số tiền( viết bằng chữ):Bảy trăm tám mươi bảy trệu, bốn trăm linh hai ngàn đồng chẵn. Ngày 01 tháng 01 năm 2009Giám đốc Kế toán Người nộp tiền Người lập biểu Thủ quỹ trưởng (kí, họ tên, đóng dấu) (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên)

CHI NHÁNH CTCP ĐẦU TƯ VÀ SXCNNHÀ MÁY TẤM LỢP THÁI NGUYÊN Mẫu số 02 - TT

Ban hành theo QĐ:số:15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC

PHIẾU CHINgày 31 tháng 03 năm 2009 Quyển số 01 Số CT 01 TK ghi nợ Số tiền

331HNP01 127.949.900

Họ và tên người nhận tiền: Đỗ Thị Thanh HiềnĐịa chỉ: Phòng vật tưLý do nộp: TT nhập vật tư( trao đổi hàng Cty TNHH Phúc An)Số tiền: 127.949.900 VNĐSố tiền viết bằng chữ: Một trăm hai mươi bảy triệu, chín trăm bốn mươi chín ngàn, chín trăm đồng chẵn./.Kèm theo: 01 chứng từ gốcĐã nhận đủ số tiền( viết bằng chữ): Một trăm hai mươi bảy triệu, chín trăm bốn mươi chín ngàn, chín trăm đồng chẵn

Ngày 31 tháng 3 năm 2009 Giám đốc Kế toán Người nộp tiền Người lập biểu Thủ quỹ

trưởng (kí, họ tên, đóng dấu) (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên)

Trên đây là mẫu phiếu thu và phiếu chi phát sinh trong quý I năm 2009. Ngoài các chứng từ trên là căn cứ chính để kế toán hạch toán vào TK 111 còn cần các chứng từ gốc có liên quan khác kèm theo phiếu thu, phiếu chi như: giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, hóa đơn bán hàng…Dưới đây là mẫu một giấy đề nghị tạm ứng phát sinh trong quý của nhà máy:

CHI NHÁNH CTCP ĐẦU TƯ VÀ SXCNNHÀ MÁY TẤM LỢP THÁI NGUYÊN

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 16 tháng 01 năm 2009 Kính gửi: Ban giám đốc và phòng kế toán công ty

Tôi là: Nguyễn Hữu ViệtĐịa chỉ: Phòng vật tưĐề nghị tạm ứng số tiền: 1000.000 VNĐViết bằng chữ: Một triệu đồng chẵnLý do: Chi phí đi công tácThời hạn thanh toán: 10 ngày

Giám đốc Kế toán Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng trưởng

(kí, họ tên, đóng dấu) (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên)

Căn cứ vào các chứng từ thu, chứng từ chi kế toán tiến hành ghi vào sổ Nhật kí chứng từ số 1, bảng kê số 1.sau đó kèm theo các chứng từ thu, chi chuyển cho kế toán ghi vào sổ cái vào cuối tháng. Sau đây là sổ quỹ và sổ cái TK 111:

CHI NHÁNH CTCP ĐẦU TƯ VÀ SXCN

NHÀ MÁY TẤM LỢP THÁI NGUYÊN SỔ QUỸ TIỀN MẶTTừ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/3/2009

Loại quỹ: Tiền Việt Nam Ngày Số CT DIỄN GIẢI TK ĐƯ Số tiền

Thu Chi Thu Chi Tồn01-01 Số dư đầu kì 284.043.21101-01 001A Ô. Chuyên thu tiền huy động vốn cho nhà máy 3312 N 787.402.000 1.071.445.211

… …19-01 106 Nguyễn Hữu Việt- CP đi công tác 6428 850.000 2.596.936.798… …19-02 139 Ô. Chuyên chi tiền lương tháng 1/ 2009 3341A 479.131.581 1.971.928.25921-02 621 Chị Hương mua tấm lợp 131 CBH 11.381.300… …25-3 357 Tô Thị Kim Nhung- CP tiếp khách 6428 3.435.200 2.718.467.617… …31-03 Chị Đỗ Thị Thanh Hiền- TT nhập vật tư 331HNP01 127.949.900 1.478.779.492

Cộng số phát sinh 31.801.995.951 30.607.219.670Dư cuối kì

Sổ này có 57 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 57 Ngày 31 tháng 03 năm 2009

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

(kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên, đóng dấu)

Để đơn giản hóa, trong bài này Sổ cái chỉ đưa ra số liệu tháng 1. Dưới đây là sổ cái tài khoản 111( Tiền mặt):

CHI NHÁNH CTCP ĐẦU TƯ VÀ SXCN

NHÀ MÁY TẤM LỢP THÁI NGUYÊN

SỔ CÁI

Tài khoản 111- Tiền mặt

Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/3/2009

Số dư đầu năm

Nợ Có

284.043.211

ĐVT:

Ghi có các TK, đối ứng với TK này

Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 … Tháng 12

3312 N

131 TNT

131 THT

…

131 PTH

787.402.000

8.044.300

22.174.200

…

30.180.800

Cộng số phát sinh nợ 4.473.646.482

Tổng số phát sinh có 3.407.788.334

Số dư cuối tháng

Nợ 1.349.901.359

Có

Ngày tháng nămNgười ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc(kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên, đóng dấu)

4.3 Kế toán tiền gửi ngân hàng4.3.1 Đặc điểm TGNH của Nhà máy phần lớn được gửi tại ngân hàng để thực hiện công việc thanh toán một cách an toàn và tiện dụng. Lãi thu từ TGNH được hạch toán vào doanh thu hoạt động tài chính. TGNH được Nhà máy sử dụng để thanh toán hầu hết các nghiệp vụ phát sinh có giá trị từ nhỏ đến lớn như:

Tại Nhà máy quý I năm 2009 có:

Đầu tháng số TGNH của Nhà máy là: 308.796.518

Trong tháng số tiền gửi vào : 18.833.762.668

Đồng thời cũng rút về để chi trả là: 17.944.612.787

Cuối tháng số tiền còn tại ngân hàng là: 1.197.946.399

4.2.2 Chứng từ và sổ sách sử dụng

a, Chứng từ sử dụng: Giấy báo nợ, giấy báo có, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi,

các loại séc, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu nợ, phiếu thanh toán nợ.

b, sổ sách sử dụng: Sổ chi tiết TK 112, Sổ cái TK 112, Sổ theo dõi TNGH…

4.2.3 Tài khoản sử dụng Nhà máy Tấm lợp Thái Nguyên sử dụng TK112 để phản ánh “ Tiền

gửi ngân hàng”. Nội dung kết cấu TK 112:

Bên nợ TK 112

+ Số dư đầu kì: Phản ánh số tiền hiện có tại ngân hàng+ Số phát sinh trong kì: Các khoản tiền gửi vào ngân hàng Bên có TK 112: Các khoản tiền rút ra từ ngân hàngDư cuối kì: Phản ánh số tiền hiện có tại ngân hàng TK 112- TGNH có 3 tài khoản cấp II:TK 1121: Tiền Việt NamTK 1122: Ngoại tệTK 1123: Vàng bạc, đá quý, kim khí quý4.2.4 Kế toán chi tiết tiền gửi ngân hàng: Tiền gửi ngân hàng là số tiền tạm thời nhàn rỗi của doanh nghiệp đang gửi tại ngân hàng( hoặc kho bạc hay công ty tài chính). Kế toán tiền gửi ngân hàng phải mở sổ theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi( tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý) và theo từng nơi gửi.

Hàng ngày, khi nhận được chứng từ của ngân hàng chuyển đến, kế toán đối chiếu với chứng từ gốc đính kèm, thông báo với ngân hàng để đối chiếu, xác minh và xử lí kịp thời các khoản chênh lệch( nếu có). Trường hợp doanh nghiệp mở tài khoản TGNH ở nhiều ngân hàng, thì kế toán phải tổ chức hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. Để theo dõi chi tiết tiền Việt Nam gửi tại ngân, kế toán sử dụng “ Sổ tiền gửi ngân hàng”. Sổ được mở chi tiết theo từng ngân hàng gửi tiền, mỗi nơi gửi một quyển; trong đó, phải ghi rõ nơi mở tài khoản và số hiệu tài khoản giao dịch. Căn cứ ghi sổ là các giấy báo Nợ, giấy báo Có hoặc sổ phụ của ngân hàng. Cuối tháng tính ra số tiền còn gửi tại ngân hàng chuyển sang tháng sau. Số dư trên sổ tiền gửi được dùng để đối chiếu với số dư tại ngân hàng nơi mở tài khoản. 4.2.5 Kế toán tổng hợp tiền mặta, Phương pháp hạch toán Đối với các doanh nghiệp, kế toán tiền gửi ngân hàng là một phần hành rất quan trọng. Ngay khi nhận được giấy báo của ngân hàng, kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo và sổ sách kế toán của công ty. Các chứng từ hạch toán tiền gửi ngân hàng là: giấy báo nợ, giấy báo có, hay các bảng sao kê. Dựa vào các chứng từ trên, kế toán tiến hành vào sổ tiền gửi ngân hàng để theo dõi khoản tiền của doanh nghiệp.b, Trình tự ghi sổ kế toán tiền mặt

Chứng từ gốc

Bảng kê số 2

Báo cáo kế toán

Sổ chi tiết tiền gửi

NKCT số 2

Sổ cái

c, Sơ đồ hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu về TGNH

TK 511, 515, 711, 3331 TK 112 TK 152, 153, 211

TK 111

TK 131, 138

TK 3381

TK 111

TK 331, 336, 338

TK 1381

Thu tiền từ bán hàng,

nhượng bán tài sản

Xuất quỹ TM gửi NH

Khách hàng thanh toán nợ

Kiểm kê phát hiện chưa rõ nguyên nhân

Chuyển khoản để mua VL

Rút TGNH về nhập quỹ

Xuất quỹ trả người bán

Kiểm kê phát hiện thiếu

chưa rõ ng.nhân chờ xử lý

NVL, TSCĐ

Trong quý I năm 2009 phát sinh rất nhiều nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng. Dưới đây là một số nghiệp vụ chủ yếu.

Ngân hàng BIDV ỦY NHIỆM CHI Số/seq No:… PAYMENT ORDER Ngày/ Date:24/04/2009 Số tiền bằng số 60.500.0000đSố tiền bằng chữ: sáu mươi triệu năm trăm nghìn đồng chẵnNội dung: trả tiền nhập vật tư……………………………….

Phí NH

Đơn vị/ Người yêu cầu: CN cty CP Đầu tư và SXCN NM Tấm Lợp Thái NguyênSố CMT:………………………….Ngày cấp:…./…../…..Nơi cấp:……Số TK: 3901.0000.0000.67Tại NH:Đầu tư và phát triển Thái Nguyên

Đơn vị/ Người hưởng: Công ty TNHH Thương Mại Trường LinhSố CMT:………………………….Ngày cấp:…./…../…..Nơi cấp:……Số TK: 10201.0000.168649Tại NH: Công thương CN 11- TP HCM

Kế toán trưởng Chủ tài khoản

Ngân hàng gửiGiao dịch viên Kiểm soát

Ngân hàng nhậnGiao dịch viên Kiểm soát

Ngân hàng đầu tư GIẤY BÁO CÓ Ngày 05 tháng 01năm 2009Tài khoản nợ: Cửa hàng vật liệu xây dựngTài khoản có: Nhà máy Tấm lợp Thái Nguyên

Số tiền bằng số: 57.111.200 VNĐ Số tiền bằng chữ: Năm mươi bảy triệu, một trăm mười một ngàn, hai trăm đồng chẵn.Trích yếu: Thu tiền bán tấm lợp

Người lập phiếu Kiểm soát KT trưởng Giám đốc(kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên)

( Nguồn: Phòng kế toán)

Ngân hàng công thương GIẤY BÁO NỢ Ngày 09 tháng 01năm 2009Tài khoản nợ: Nhà máy Tấm lợp Thái NguyênTài khoản có: Công ty xi măng lưu xáSố tiền bằng số: 1.600.000.000 Số tiền bằng chữ: Một tỷ, sáu trăm triệu đồng chẵnTrích yếu: trả tiền nhập vật tư

Người lập phiếu Kiểm soát KT trưởng Giám đốc(kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên)

( Nguồn: Phòng kế toán)CHI NHÁNH CTCP ĐẦU TƯ VÀ SXCN

NợSố TKCó Số TK:3.901.0000.000.67

NợSố TKCó Số TK:3.901.0000.000.67

NHÀ MÁY TẤM LỢP THÁI NGUYÊN Mẫu số S08-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG

Nơi mở tài khoản giao dịch: Tiền gửi ngân hàng Công thương Số hiệu tài khoản: 112

Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/03/2009

Ngày Chứng từ Diễn giải

TK ĐƯ

Số tiềnSH N,T Nợ Có

01-01 Số dư đầu kì 308.796.518

05-01 01 Trả tiền mua tấm lợp 131 105.220.00005-01 02 Ô. Chuyên nộp tiền vào

TK1111 1.600.000.000

… …18-02 36 Trả tiền mua tấm lợp 131 49.110.00024-02 39 Trả tiền điện nước T1/2009 335 240.944.050… …12-03 58 Trả tiền mua tấm lợp 131 24.500.00030-03 79 BHXH trả tiền ngoại trú 3388 11.000.00031-03 62 NH trả lãi 515 1.507.313

Cộng số phát sinh 5.286.112.778 4.491.784.0611.010.860.040

Sổ này có…trang, đánh số trang từ 01 đến trang…

Ngày mở sổ

Ngày…Tháng…Năm…..

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc(kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên, đóng dấu)

CHI NHÁNH CTCP ĐẦU TƯ VÀ SXCN

NHÀ MÁY TẤM LỢP THÁI NGUYÊN

SỔ CÁI

Tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng

Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/3/2009

Số dư đầu năm

Nợ Có

308.796.518

ĐVT:đồng

Ghi có các TK, đối ứng với TK này

Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 … Tháng 12

131

131

1111

…

131

105.220.000

49.110.0001.600.000.000

…20.000.000

… …

Cộng số phát sinh nợ 3.575.678.718 … …

Tổng số phát sinh có 2.071.179.267 … …

Số dư cuối tháng

Nợ 1.813.295.969

Có

Sổ này có trang, đánh số từ trang số đến trangNgày mở sổ

Ngày tháng nămNgười ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc(kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên, đóng dấu)

1.2.4 Kế toán tiền đang chuyển

Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc đang làm thủ tục chuyển trả cho đơn vị khác qua ngân hàng nhưng chua nhận đuợc giấy báo có. Tiền đang chuyển gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang ở trong các trường hợp sau:Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào ngân hàng, chuyển tiền qua bưu điện trả đơn vị khác, thu tiền bán hàng nộp thuế ngay vào kho bạc nhà nước Kế toán tiền đang chuyển sử dụng các chứng từ sau: Giấy báo nộp tiền, bảng kê nộp séc, các chứng từ gốc kèm theo như: séc các loại, ủy nhiện thu, ủy nhiệm chia, Kết cấu tài khoản 113:-Bên nợ TK 113: Các khoản tiền nội tệ, ngoại tệ, séc đã nộp vào ngân hàng hoặc đã chuyển vào bưu điện để chuyển cho ngân hàng.-Bên có: Số kết chuyển vào tài khoản TGNH hoặc các khoản nợ phải trả.-Số dư bên nợ: Các khoản tiền đang chuyển-Tài khoản 113 có 2 tài khoản cấp II.

b, Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu

Nhận được giấy báo có

của ngân hàng

TK 131, 136, 138

Thu được nợ chuyển thẳng vào

Ngân hàng chưa nhận GB Có

TK 311, 331

Nhận GB Nợ của NH số

tiền đã chuyển trả nợ

Đánh giá lại số dư ng.tệ

TK 111,112

Xuất quỹ, chuyển tiền vào NH

Chưa nhận được giấy báo

TK 431

dư ng.tệ cuối năm( tỉ giá tăng)cuối năm( tỉ giá giảm)

Đánh giá lại số

TK 112 TK 113

TK 431