KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI -

KEDEPUTIAN TATALAKSANA

Outline

Latar Belakang

Pertanyaan / Fokus Penelitian

Tujuan FGD

Konsep Ketatalaksanaan (Desk Study)

Review Kebijakan

Temuan Kajian Sebelumnya

Diskusi

# 1 Latar Belakang

Fokus

Tujuan FGD

Desk Study

Review

Temuan

Diskusi

Aparatur

Kelem-bagaan

SDM Ketata-

laksanaan

# 2

• Pemahaman terhadap dimensi ketataksanaan relatif cukup bervariasi

• Ketatalaksanaan sering diartikan sebagai rangkaian kegiatan koordinasi dan standardisasi penyelenggaraan fungsi fungsi organisasi dalam rangka mewujudkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan

Latar Belakang

Fokus

Tujuan FGD

Desk Study

Review

Temuan

Diskusi

# 3

• Ketatalaksanaan berperan dalam mengintegrasikan mengharmonisasikan dan menstandardisasikan pelaksanaan tugas dan fungsi yang dijalankan baik oleh para aparatur maupun unit unit kerja dalam suatu organisasi agar dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien

Latar Belakang

Fokus

Tujuan FGD

Desk Study

Review

Temuan

Diskusi

# 4

• Dalam prakteknya, baik dari segi organisasi yang membidangi ketatalaksanaan maupun cakupan atau lingkup urusan menunjukkan adanya variasi, baik antar instansi pemerintah pusat, antar instansi pemerintah daerah, maupun antara instansi pemerintah pusat dan daerah

• kebijakan-kebijakan terkait dengan ketatalaksanaan dinilai masih relatif terbatas dan selama ini lebih dikenal hanya terfokus antara lain pada prosedur (standard operating procedures – SOPs dan ketatausahaan (tata naskah).

Latar Belakang

Fokus

Tujuan FGD

Desk Study

Review

Temuan

Diskusi

# 5

• Ketatalaksanaan diartikan secara sempit sebagai ketatausahaan ;

• Sebagian besar peraturan, tidak dirumuskan sanksi, jika peraturan tersebut dilanggar;

• Hampir semua kebijakan Menpan tidak sesuai dengan UU No.10 Tahun 2004, khususnya pada Bagian Penomoran dan Bagian Menetapkan;

• Format Surat Keputusan Bersama (SKB) Menteri yang banyak dijumpai pada jenis kebijakan beschikking, tidak diakui lagi eksistensinya dalam sistem kebijakan yang berlaku berdasarkan UU No.10 Tahun 2004;

Latar Belakang

Fokus

Tujuan FGD

Desk Study

Review

Temuan

Diskusi

Fokus Penelitian

• Bagaimana pengertian, ruang lingkup, dan tugas fungsi unit ketatalaksanaan?

• Bagaimana penyelenggaraan atau pelaksanaan ketatalaksanaan yang meliputi ruang lingkup, dasar hukum dan permasalahan yang dihadapi ?

• Bagaimana hubungan kerja antara unit ketatalaksanaan dengan unit internal maupun eksternal?

• Bagaimana pemikiran atau masukan konsep ketatalaksanaan

• Bagaimana pemikiran atau masukan tentang hal-hal atau urusan yang termasuk dalam ketatalaksanaan

Latar Belakang

Fokus

Tujuan FGD

Desk Study

Review

Temuan

Diskusi

Tujuan FGD

• Menggali pemahaman mengenai ketatalaksanaan

• Menggali informasi tentang praktek dan kebijakan ketatalaksanaan di masing-masing lembaga

• Menggali pemikiran yang perlu di atur ke depan (praktek dan kebijakan)

• Merumuskan dan memahami bersama konsep/fungsi tatalaksana

Fokus

Tujuan FGD

Latar Belakang

Desk Study

Review

Temuan

Diskusi

OM & Ketatalaksanaan

OM

Ketata-laksanaan

Tujuan FGD

Desk Study

Review

Temuan

Diskusi

Fokus

Latar Belakang

Definisi OM

• Organisasi dan Metode berhubungan dengan struktur organisasi, tata aliran dan tata cara dalam rangka pencapaian hasil-hasil yang lebih baik dan efisien (M.A. Abdel Hamid,Amalendu)

• Organisasi dan Metode adalah fungsi administrasi negara yang berhubungan dengan perancangan dan penyempurnaan kesanggupan institusi pemerintah untuk merencanakan dan melaksanakan program-program yang perlu secara efektif, efisien dan hemat (Ernest T. Spieckerman)

• Organisasi dan Metode sebagai rangkaian kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan efisiensi daripada segala sumber-sumber yang diperlukan bagi terlaksananya proses manajemen dengan setepat-tepatnya (F.X. Soedjadi)

Tujuan FGD

Desk Study

Review

Temuan

Diskusi

Fokus

Latar Belakang

Lingkup & Fungsi OM

• Merencanakan penyusunan dan penyempurnaan struktur dan pola pokok organisasi

• Menyelesaikan policy, strategi, taktik dan program-program operasional dinamika organisasi

• Penempatan karyawan • Menyusun dan menyempurnakan tata kerja, prosedur

kerja, dan sistem kerja antara lain dengan mengadakan pembangunan rencana kerja dan arus kerja.

• Pengumpulan, penyusunan, penyimpanan dan pemeliharaan data

• Menerencanakan, pembuatan , penyempurnaan dan pengiriman formulir

• Pembuatan buku pedoman kerja • Penyederhaaan kerja

Tujuan FGD

Desk Study

Review

Temuan

Diskusi

Fokus

Latar Belakang

Administrasi

• Administrasi diartikan sebagai proses kerjasama dua orang atau lebih yang dilakukan secara rasional untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya

• Administrasi memiliki tiga unsur utama yaitu personil, proses dan struktur

• Pengertian proses disini adalah pengelolaan atau tatacara pelaksanaan kerjasama secara efektif dan efisien

• pengelolaan organisasi atau yang sering disebut dengan manajemen yaitu proses perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian pemanfaatan kegiatan dan sumber daya organisasi dalam rangka mencapai tujuan tertentu (prajudi, 124).

Tujuan FGD

Desk Study

Review

Temuan

Diskusi

Fokus

Latar Belakang

Ketatalaksanaan

• Secara umum ketatalaksanaan selama ini dipahami sebagai sisi dinamis atau proses dari dan dalam

• Sering diartikan sebagai rangkaian kegiatan koordinasi dan standardisasi penyelenggaraan fungsi-fungsi organisasi dalam rangka mewujudkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

• Berperan dalam mengintegrasikan, mengharmonisasikan dan menstandardisasikan pelaksanaan tugas dan fungsi yang dijalankan baik oleh para aparatur maupun unit unit kerja dalam suatu organisasi agar dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien organisasi

Tujuan FGD

Desk Study

Review

Temuan

Diskusi

Fokus

Latar Belakang

• Menurut Waldo (1949) ketatalaksanaan adalah cara melakukan kerjasama dalam rangka pelaksanaan tugas organisasi.

• Ketatalaksanaan dibedakan menjadi institutional procedures yang terkait dengan pengelolaan hubungan internal dan working procedures yang mengatur hubungan eksternal organisasi .

• Miftah Toha : kekatalaksanaan adalah metoda kerja , pendelegasian tugas dalam organisasi.

Ketatalaksanaan

Tujuan FGD

Desk Study

Review

Temuan

Diskusi

Fokus

Latar Belakang

Ketatalaksanaan

• Tatalaksana merupakan aturan yang mengatur bagaimana kompetensi tersebut digunakan, bagaimana tugas tugas djalankan, bagaimana kerjasama harus dilaksanakan, dsb

• Ketatalaksanaan diibaratkan sebagai alat pengikat segala unsur dalam organisasi dan mendukung pencapaian tujuan organisasi

• Jenis tatalaksana atau prosedur dibedakan menjadi dua. Pertama adalah prosedur/tatalaksana institusional. Jenis prosedur ini menyangkut pengaturan internal organisasi. Prosedur ini mengatur obyek seperi misalnya staff, urusan rumah tangga, pelayanan dan fungsi fungsi pendukung lainnya. Dengan kata lain, prosedur ini lebih menyangkut pelayanan internal organisasi.

Tujuan FGD

Desk Study

Review

Temuan

Diskusi

Fokus

Latar Belakang

Ketatalaksanaan

• Jenis prosedur kedua, adalah working procedures atau prosedur kerja. Prosedur ini berhubungan dengan pengaturan mengenai bagaimana organisasi berhubungan dengan pelanggan eksternal, seperti tata cara konsultasi dengan publik, pemberian pelayanan kepada publik terkait dengan pertanyaan dasar dimana, bagaimana, kapan, untuk siapa (Waldo)

• Tata laksana diartikan sebagai kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan system kerja, metode kerja, dan prosedur kerja, pembagian kerja, susunan/struktur, pendelegasian wewenang dan tanggung jawab. Miftah Toha (1990:47)

• bahwa ketatalaksanaan dalam konteks perubahan paradigma pemerintahan dewasa ini mencakup tiga aspek yaitu aspek kebijakan, organisasi atau kelembagaan pemerintah itu sendiri, dan aspek operasional.

Tujuan FGD

Desk Study

Review

Temuan

Diskusi

Fokus

Latar Belakang

Ketatalaksanaan

• Tata laksana memuat tiga unsur utama, yaitu interdependensi, interrelasi dan interaksi organisasi (Atmosudirjo, 1999 : 109)

• Tatalaksana diartikan sebagai aturan yang mengatur proses pelaksanaan tugas organisasi terkait dengan pengelolaan sumber daya organisasi (keuangan, manusia, sarana prasarana, dan kewenangan) maupun pemberian pelayanan kepada masyarakat

Tujuan FGD

Desk Study

Review

Temuan

Diskusi

Fokus

Latar Belakang

Review Kebijakan

• Permenpan No: PER/112/M.PAN/11/2005, cakupan kebijakan Menpan, khususnya terkait bidang tata laksana yaitu mencakup perumusan kebijakan dan koordinasi pelaksanaan kebijakan di bidang Tata Laksana, yang dijabarkan lagi dalam berbagai tugas derivatif, sebagai berikut :

• Tata laksana administrasi umum, meliputi : Administrasi kesekretariatan (keuangan dan perkantoran); Tata naskah dinas dan kearsipan; Sarana dan prasarana. • Tata laksana politik, hukum, keamanan, dan kesejahteraan

rakyat, yang mencakup penyiapan pedoman, persetujuan, pemantauan, analisis, hubungan kerja, dan penyusunan laporan di bidang tata laksana politik, hukum, perekonomian, kesejahteraan rakyat, otomasi administrasi, dan korporatisasi (Unit Pelayanan Pemerintah Pusat dan Daerah).

Review

Desk Study

Tujuan FGD

Fokus

Latar Belakang

Temuan

Diskusi

Kepmenpan Ketatalaksanaan

• Kepmen.PAN Nomor 25/KEP/M.PAN/4/2002 Tentang Pedoman Pengembangan Budaya Kerja Aparatur Negara : mencakup kebijakan, nilai-nilai dasar budaya kerja, penerapan nilai-nilai dasar, dan sosialisasi.

• Kepmen.PAN Nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 Tanggal 23 Januari 2003 Tentang Pedoman Umum Perkantoran Elektronis Lingkup Intranet di Lingkungan Instansi Pemerintah : komunikasi cepat menerapkan teknologi informasi.

• Kepmen.PAN Nomor 63/KEP/M.PAN/7/2003 Tanggal 10 Juli 2003 Tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik : berisi hakekat, asas, kelompok pelayanan, penyelenggaraan, dan penyusunan petunjuk pelaksanaan penyelenggaraan pelayanan publik.

• Kepmen.PAN Nomor 72/KEP/M.PAN/7/2003 Tanggal 24 Juli 2003 Tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas. Berisi jenis, penyusunan, tata persuratan dinas, penggunaan lambang, logo, cap dinas, perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat naskah dinas.

Review

Desk Study

Tujuan FGD

Fokus

Latar Belakang

Temuan

Diskusi

Pemahaman yang lemah stakeholder terhadap kebijakan ketatalaksanaan disebabkan kekaburan ruang lingkup ketatalaksanaan. (Tabel 1: Intrepretasi yang bervariasi responden)

05

10152025

Temuan

Review

Pemahaman Ruang Lingkup

Desk Study

Tujuan FGD

Fokus

Latar Belakang

Diskusi

Pendapat Responden tentang ketatalaksanaan dalam menunjang kelancaran tugas organisasi pemerintah

52 47,5

0,5

Penting

Sangat Penting

Tidak Berpendapat

Temuan

Review

Desk Study

Tujuan FGD

Fokus

Latar Belakang

Diskusi

Peran Ketatalaksanaan

www.themegallery.com 0 5 10 15 20 25 30

Memperbaiki mutu pelayanan

Mencegah korupsi, kolusi, dan…

Perbaikan kinerja pelaksanaan…

Memperkuat akuntabilitas

Perbaikan produktivitas

Mendukung profesionalisme…

Perbaikan koordinasi

Meningkatkan efisiensi dan…

Mayoritas responden memandang bahwa ketatalaksanaan berperan penting dalam memperbaiki mutu pelayanan, memperbaiki kinerja pelaksanaan kebijakan, serta meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi

Temuan

Review

Desk Study

Tujuan FGD

Fokus

Latar Belakang

Diskusi

Pemahaman Peran Menpan

Temuan

Review

Desk Study

Tujuan FGD

Fokus

Latar Belakang

Diskusi

Mengakui peranMenpan

Tidak tahuKebijakan Menpan

Ragu-ragu

Peran Menpan

Penilaian responden terhadap peran Menpan dalam mengkoordinir perbaikan tatalaksana pelaksanaan kebijakan pemerintah

Temuan

Review

Desk Study

Tujuan FGD

Fokus

Latar Belakang

Diskusi

0 10 20 30 40

Cukup

Baik

Kurang

Produk Kebijakan Menpan

Produk Kebijakan MENPAN yang paling banyak : Jabatan fungsional, kedisiplinan pegawai dan hari libur/ cuti bersama,

0 5 10 15 20 25

Pengaturan jabatan fungsional

Pengawasan internal pemerintah

Pelayanan public

Pengawasan

Akuntabilitas

Budaya kerja

Pedoman formulasi, implementasi, evaluasi kebijakan public

Kedisiplinan pegawai

Kehumasan

Pedoman penataan organisasi

Pedoman tata naskah dinas

Hari libur dan cuti bersama

Kearsipan

Kebijakan pendukung pemberantasan korupsi

Seragam

Tidak tahu

Temuan

Review

Desk Study

Tujuan FGD

Fokus

Latar Belakang

Diskusi

Pemahaman Kebijakan Ketatalaksanan

Sebagian besar responden menganggap bahwa kebijakan ketatalaksanaan adalah yang mengatur tentang

1. Jabatan fungsional

2. Pelayanan publik

3. Akuntabilitas

4. Pedoman Penataan Organisasi

5. Kinerja Pemerintahan

Temuan

Review

Desk Study

Tujuan FGD

Fokus

Latar Belakang

Diskusi

Sosialisasi Kebijakan

Pendapat responden mengenai sosialiasi kebijakan ketatalaksaan oleh Menpan

Temuan

Review

Desk Study

Tujuan FGD

Fokus

Latar Belakang

Diskusi

27,5

60

12,5

Baik

Kurang

Ragu-ragu

Aksesibilitas Informasi Kebijakan

Pendapat responden tentang akses informasi kebijakan MENPAN

Temuan

Review

Desk Study

Tujuan FGD

Fokus

Latar Belakang

Diskusi

Mudah

Sulit

Tidak tahu

Perilaku Mengakses Website Menpan

Temuan

Review

Desk Study

Tujuan FGD

Fokus

Latar Belakang

Diskusi

47,5

40

10

2,5

Tidak Pernah

Jarang

Sering

Tidak tahu

Lainnya

• Bidang pengaturan hari kerja/libur : 82,5% responden menilai penerapan kebijakan tatalaksana hari kerja/libur sudah berjalan baik

• Bidang pengelolaan informasi (ketatausahaan) 42,5% menyatakan bahwa kebijakan Menpan terkait dengan tata laksana pengelolaan data dan informasi (kearsipan, tata naskah dinas dsb) telah diterapkan di instansinya masing-masing dengan baik. Selebihnya menyatakan kurang baik

• Bidang pengaturan kinerja : 40% menyatakan kebijakan sudah diterapkan, selebihnya merasa penerapannya kurang baik

• Ketatalaksanaan sarana prasarana : 70% merasa sudah cukup baik/baik

Temuan

Review

Desk Study

Tujuan FGD

Fokus

Latar Belakang

Diskusi

Pointer Diskusi

• Bagaimana pemahaman mengenai ketatalaksanaan • Bagaimana pemahaman mengenai ruang lingkup

ketatalaksanaan • Pemahaman mengenai tugas dan fungsi unit

ketatalaksanaan • Bagaimana praktek ketatalaksanaan selama ini • Bagaimana hubungan kerja unit ketatalaksanaan

dengan unit-unit terkait • Permasalahan terkait penyelenggaraan

ketatalaksanaan • Mengapa menggunakan istilah ketatalaksanaan • Dasar hukum atau rujukan • Harapan konsep tatalaksana ke depan seperti apa

Diskusi

Temuan

Review

Desk Study

Tujuan FGD

Fokus

Latar Belakang

Terima kasih