Kinh Doanh Xnk Vinatex Danang

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Thủy

PHẦN I:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP CHỨNG TỪ THANH TOÁN HÀNG XUẤT KHẨU CỦA DOANH

NGHIỆP THEO PHƯƠNG THỨCTÍN DỤNG CHỨNG TỪ.

A. KHÁI QUÁT CHỨNG TỪ THANH TOÁN.1. Khái niệm chứng từ:

Chứng từ là những văn bản chính thức hoặc được coi là chính thức chứa đựng các chi tiết, các thông tin cần thiết cho việc chứng minh thông báo các sự kiện hoặc cho việc lập những giấy tờ, văn bản khác.

2. Hệ thống chứng từ:2.1. Chứng từ hàng hoá:

Chứng từ hàng hóa là các loại chứng từ thể hiện những chi tiết riêng biệt về mặt: số lượng, chất lượng, giá trị, bao bì,...của một lô hàng, nó có thể do người bán lập và/hoặc được xác thực của một bên thứ 3.

2.2. Chứng từ xác minh bản chất hàng hoá:

Những chứng từ xác minh bản chất hàng hóa là những chứng từ do doanh nghiệp sản xuất hàng hóa hoặc do một tổ chức quản lý chất lượng hàng hóa (như cơ quan kiểm nghiệm phẩm chất hàng xuất khẩu, cơ quan giám định, cơ quản kiểm dịch...), hoặc do người bán cấp để xác định về số lượng, trọng lượng, phẩm chất hoặc thuộc tính vô trùng của hàng hóa...

2.3. Chứng từ vận tải :

Chứng từ vận tải là những chứng từ do người chuyên chở, người bốc dỡ hoặc đại diện của họ cấp. Trong đó người ta xác định tình trạng hàng hóa không phải với tư cách là đối tượng mua bán, mà với tư cách là đối tượng chuyên chở và bốc dỡ đồng thời người ta chứng minh hoặc xác định rõ trách nhiệm về hàng hóa, về việc bốc dỡ hay về việc chuyên chở trong quan hệ giữa một bên là người chuyên chở, bốc dỡ với một bên là người chủ hàng (tức là người gửi hàng) và người vận tải. Điều này nhằm xác nhận với người bán rằng mình đã nhận hàng để

SVTH:Nguyễn Châu Khánh Phương - Lớp 27K1.1 Trang 1


chuyên chở và kể từ khi cung cấp chứng từ, thì người vận tải phải chịu mọi trách nhiệm về vận chuyển hàng hóa.

2.4. Chứng từ kho hàng :

Chứng từ kho hàng là các giấy tờ do cơ sở kho hàng cung cấp cho người chủ hàng (nếu hàng hóa phải lưu kho là của người chủ hàng trước khi hàng hóa được xuất khẩu).

2.5. Chứng từ bảo hiểm:

Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp để xác nhận về việc hàng hóa đã được bảo hiểm hoặc tình trạng tổn thất của hàng hóa đã được bảo hiểm. Như vậy, các chứng từ bảo hiểm được lập với mục đích hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và các chứng từ khác được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức BH với người được BH. Chứng từ BH thường được sử dụng là đơn BH (do người mua BH ký) và giấy chứng nhận BH.

2.6. Chứng từ làm thủ tục hải quan:

Để góp phần tăng cường quản lý ngoại thương, nhà nước qui định một số thủ tục hành chính - kinh tế buộc những đơn vị kinh doanh XNK phải thực hiện khi họ muốn ký kết hợp đồng ngoại thương hoặc khi họ muốn chuyên chở hàng hóa ra vào nước ta qua biên giới quốc gia. Trong số các thủ tục đó, các thủ tục có ý nghĩa bắt buộc, có tính chất chặt chẽ nhất trong khi thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương là: chế độ cấp giấy phép XNK hàng hóa, chế độ hải quan, chế độ kiểm dịch.

Đáp ứng yêu cầu này, đơn vị kinh doanh XNK phải xin cấp giấy phép XNK hàng hóa. Thực hiện thủ tục của chế độ hải quan, đơn vị kinh doanh phải lập và xuất trình cho hải quan, khi giởi hàng hoặc nhận hàng ở cửa khẩu (ga biên giới, cảng, sân bay hoặc bưu điện), các chứng từ, tờ khai hàng xuất khẩu (hoặc nhập khẩu). Thực hiện thủ tục chế độ kiểm dịch, khi gởi hoặc nhận hàng ở cửa khẩu, hay ở ga đến, đơn vị kinh doanh phải xuất trình cho nhà chức trách những chứng từ: giấy chứng nhận kiểm dịch động thực vật, giấy phép kiểm dịch thực vật (hoặc động vật) nhập khẩu.

3. Khái niệm chứng từ thanh toán trong kinh doanh ngoại thương:

Chứng từ thanh toán trong ngoại thương là chứng từ người xuất khẩu lập ra để được thanh toán. Chứng từ thanh toán gồm các chứng từ hàng hoá + Hối phiếu.


Ngân hàng thông báo L/C (Advising bank)

Ngân hàng phát hành L/C (Issuing bank)

Người xuất khẩu(Beneficiary)

Người nhập khẩu(Applicant)

(2)

(1)(3)(5)(8)

(4)

(9) (10)

(6)

(7)


B. PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN L/C VÀ QUY ĐỊNH CHỨNG TỪ THANH TOÁN TRONG XK.I. Phương thức tín dụng chứng từ:1. Khái niệm:

Theo UCP, phương thức tín dụng chứng từ là bất cứ một thoả thuận nào và dù được mô tả như thế nào, mà theo đó một ngân hàng (Ngân hàng mở - The Issuing bank) hành động theo yêu cầu và chỉ thị của một khách hàng (người yêu cầu - The applicant for credit) tiến hành việc trả tiền cho một người thứ ba (Người hưởng lợi - Benificiary) hoặc thay mặt chính mình:

+ Phải tiến hành việc trả tiền cho một người thứ ba (Người hưởng lợi - Beneficiary) hoặc theo lệnh của người này, hoặc phải chấp nhận và trả tiền những hối phiếu do người hưởng lợi ký phát, hoặc

+ Ủy nhiệm cho ngân hàng khác thực hiện việc trả tiền đó, hoặc chấp nhận và trả tiền những hối phiếu đó, hoặc

+ Ủy nhiệm cho ngân hàng khác chiết khấu khi các chứng từ quy đinh được xuất trình cho thấy các điều kiện của tín dụng được thực hiện đúng.

2. Khái quát qui trình nghiệp vụ:2.1. Sơ đồ:

2.2. Giải thích sơ đồ:

(1) Người nhập khẩu làm đơn và làm các thủ tục cần thiết để yêu cầu ngân hàng mở L/C cho người xuất khẩu hưởng lợi.



(2) Ngân hàng mở sau khi kiểm tra đơn, kiểm tra thủ tục, căn cứ vào đơn tiến hành mở L/C và thông qua ngân hàng đại lý của mình ở nước người xuất khẩu thông báo và chuyển cho người xuất khẩu nội dung L/C.

(3) Khi nhận được L/C, ngân hàng sẽ thông báo và chuyển cho người XK toàn bộ nội dung L/C đó.

(4) Người xuất khẩu sau khi kiểm tra kỹ nội dung của L/C, nếu cần thiết có thể đề nghị người NK tiến hành thủ tục tu chỉnh L/C, cho đến khi chấp nhận toàn bộ nội dung của L/C thì tiến hành giao hàng theo L/C đó.

(5) Sau khi hoàn thành việc giao hàng, người xuất khẩu lập bộ chứng từ thanh toán theo yêu cầu của L/C xuất trình lên ngân hàng thông báo để ngân hàng này chuyển chứng từ sang cho ngân hàng mở L/C.

(6) Ngân hàng thông báo chuyển bộ chứng từ cho ngân hàng mở để ngân hàng này kiểm tra chứng từ và thực hiện nghĩa vụ đã cam kết với người hưởng lợi trong L/C.

(7) Ngân hàng mở kiểm tra bộ chứng từ thanh toán, nếu thấy phù hợp với L/C thì tiến hành trả tiền cho người xuất khẩu (At sight L/C) hoặc chấp nhận hối phiếu và trả tiền khi đáo hạn (Usance L/C). Nếu chứng từ không phù hợp có thể từ chối không thanh toán.

(8) Ngân hàng thông báo chuyển tiền hoặc hối phiếu được chấp nhận hoặc thông báo về tình trạng chứng từ cho người hưởng lợi.

(9) Ngân hàng mở chuyển giao bộ chứng từ hàng hoá cho người nhập khẩu yêu cầu người nhập khẩu thanh toán hoặc nhận nợ.

(10) Người nhập khẩu kiểm tra chứng từ, nếu thấy phù hợp với L/C thì hoàn trả tiền cho ngân hàng mở, hoặc chấp nhận nợ và được lấy chứng từ hàng hoá để nhận hàng. Nếu không phù hợp thì có quyền từ chối trả tiền.

3. Qui định về chứng từ thanh toán:3.1. Trong L/C:

Thư tín dụng là một văn bản do ngân hàng mở thiết lập theo yêu cầu của người nhập khẩu (người xin mở L/C) cam kết trả tiền cho người xuất khẩu (người hưởng lợi) một số tiền nhất định, trong một thời gian nhất định với điều kiện người này phải thực hiện đúng những điều khoản quy định trong L/C đó.



Thư tín dụng là một văn bản pháp lý quan trọng của phương thức tín dụng chứng từ, không có L/C người xuất khẩu sẽ không giao hàng và như vậy phương thức này không được hình thành.

Trong L/C, người nhập khẩu thông qua ngân hàng mở đưa ra những quy định cụ thể về bộ chứng từ trên từng khía cạnh chẳng hạn như số loại chứng từ phải xuất trình, số lượng chứng từ phải làm đối với từng loại (thông thường lập 3 bản), nội dung cơ bản được yêu cầu đối với từng loại, thời hạn muộn nhất phải xuất trình các chứng từ, quy định cách thức trả tiền...Qua đó, người xuất khẩu phải kiểm tra kỹ lưỡng từng quy định đó để tránh trường hợp sai sót dẫn đến không được thanh toán.

3.2. Trong hợp đồng:

Hợp đồng được xem như lời cam kết hay một sự thoả thuận có tính pháp lý giữa hai bên trong đó có các khoản mục qui định trách nhiệm và quyền lợi của các bên. Trong kinh doanh xuất nhập khẩu, khi có tranh chấp xảy ra thì hợp đồng được xem như một văn bản có tính pháp lý cao góp phần vào việc giải quyết tranh chấp giữa các bên. Hợp đồng trong xuất khẩu cũng qui định rõ hình thức thanh toán và bộ chứng từ cần thiết mà người xuất khẩu phải xuất trình để được thanh toán sau khi giao hàng.

3.3. Trong ISBP 681:

ISBP (International Standard Banking Practice for the examination of documents under documentary credits - Tập quán Ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế dùng để kiểm tra chứng từ trong thanh toán tín dụng chứng từ). ISBP qui định những qui tắc kiểm tra chứng từ thanh toán. Trong trường hợp tranh chấp về bộ chứng từ xảy ra mà các qui định và khoản mục trong UCP600 không đủ căn cứ để làm rõ trách nhiệm và quyền hạn của các bên thì ISBP 681 là chìa khoá giúp ngân hàng giải quyết tranh chấp đó.

3.4. Trong UCP 600:

UCP là bộ quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ trong xuất nhập khẩu, vừa được Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) hoàn tất. Trong đó quy định quyền hạn trách nhiệm của các bên liên quan trong giao dịch tín dụng chứng từ.

UCP 600 là bản sửa đổi lần thứ sáu của ICC. Điểm mới của UCP 600 lần này là quy định cụ thể và chi tiết nghĩa vụ, trách nhiệm của các ngân hàng tham gia thanh toán và trách nhiệm của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu; quy định chi tiết



các mức phí áp dụng chung trên toàn thế giới đối với từng loại giao dịch, giúp hoạt động xuất nhập khẩu thuận tiện hơn; thời gian kiểm tra chứng từ chỉ mất 5 ngày làm việc thay vì 7 ngày như trước.

UCP 600 được bố cục lại với 39 điều khoản (so với 49 điều khoản của UCP 500), trong đó bổ sung nhiều định nghĩa và giải thích thuật ngữ mới để làm rõ nghĩa của các thuật ngữ còn gây tranh cãi trong bản UCP 500. Trong đó các mục từ .............qui định cụ thể và rõ ràng về chứng từ thanh toán trong UCP 600, làm căn cứ giúp doanh nghiệp và ngân hàng giải quyết tranh chấp trong công tác thanh toán bằng L/C.

II. QUI TRÌNH LẬP CHỨNG TỪ THANH TOÁN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ.1. Lập hoá đơn thương mại:1.1. Khái niệm:

Hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng nhất và cơ bản của của các chứng từ hàng hóa cũng như trong khâu thanh toán. Hóa đơn thương mại do người bán lập và xuất trình cho người mua sau khi đã gửi hàng. Đó là yêu cầu của người bán đòi người mua phải trả tiền theo tổng số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn.

1.2. Tác dụng của hoá đơn thương mại:1.2.1. Đối với người bán:

Hóa đơn thương mại là chứng từ xác nhận số lượng, trị giá hàng hoá dịch vụ mà người bán cung cấp cho người mua, nó là cơ sở để người bán lập chứng từ tài chính (hối phiếu, lệnh nhờ thu...) để đòi tiền người mua.

1.2.2. Đối với người mua:

Hoá đơn thương mại là cơ sở để người mua kiểm tra việc giao hàng của người bán có phù hợp với quy định trong hợp đồng, kiểm tra số tiền ghi trên hối phiếu có phù hợp với trị giá hàng hoá hay không. Đồng thời người mua cũng dựa vào số lượng và trị giá ghi trên hoá đơn để làm cơ sở khai báo với hải quan, tính thuế xuất - nhập khẩu và đồng thời cung cấp những thông tin chi tiết hàng hoá cần thiết cho việc thống kê, đối chiếu theo dõi việc thực hiện hợp đồng. Đối với các tổ chức tài chính, trong quan hệ tín dụng, hoá đơn thương mại cùng với chứng từ vận tải được sử dụng để cầm cố khi vay vốn. Hoá đơn thương mại là chứng từ quan trọng, là trọng tâm của bộ chứng từ thanh toán và là chứng từ không thể thiếu



được trong bộ chứng từ. Đa số các chứng từ khác được thành lập dựa vào hoá đơn thương mại.

1.2.3. Đối với cơ quan hữu quan:

Cơ quan Hải quan sử dụng hoá đơn thương mại để kiểm tra đối chiếu giữa số lượng hàng thực tế và hợp đồng để áp dụng thuế suất và tính thuế xuất - nhập khẩu.

1.2.4. Đối với toà án hay trọng tài kinh tế:

Sử dụng hoá đơn để kiểm tra, đối chiếu xác định tính hợp lệ, hợp pháp của quan hệ thương mại.

1.3. Nội dung trong hoá đơn thương mại:

Hoá đơn thương mại thường bao gồm các yếu tố sau:

- Ngày tháng lập hoá đơn.

- Tên và địa chỉ người bán.

- Số hợp đồng thương mại và tín dụng thư tham chiếu.

- Hàng hoá: tên hàng, số lượng, trọng lượng, khối lượng, đơn giá, tổng số tiền (bằng số và bằng chữ), quy cách phẩm chất, bao bì, ký hiệu mã hiệu,...(chú ý: giá cả phải rõ là FOB, CIF hoặc CFR).

- Số hợp đồng thương mại, ngày tháng của hợp đồng thương mại.

- Ngày gửi hàng, phương tiện vận chuyển...

- Nơi hàng đi.

- Nơi hàng đến.

- Tên và chữ ký của người đại diện bên bán.

1.4. Một số điểm lưu ý khi lập hoá đơn thương mại:

*Nếu thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ thì việc lập hoá đơn thương mại cần chú ý mấy điểm sau:

- Người lập hoá đơn thương mại (người ký tên trong hoá đơn thương mại) phải là người hưởng lợi đã được ghi rõ trong hợp đồng thương mại và L/C.

- Hoá đơn phải được lập cho người mua tức là người mở L/C và đúng với tên ghi trong hợp đồng, tránh trường hợp tên người mua và người bán trong L/C không khớp với tên ghi trong hợp đồng.

- Số bản hoá đơn phải được lập theo yêu cầu của L/C.



- Mô tả hàng hoá trong hoá đơn phải giống như trong L/C quy định như: về số lượng, ký hiệu, giá cả, quy cách chủng loại...Ví dụ như mã ký hiệu hàng hoá không phù hợp với L/C trong hóa đơn ghi: Marked PSV 100 nhưng trong L/C ghi Maker PSV 100 thì ngân hàng có quyền từ chối thanh toán vì chứng từ không phù hợp.

- Giá trị của hoá đơn không được vượt quá giá trị của L/C và mức dung sai cho phép.

- Nếu trong L/C đề cập đến giấy phép nhập khẩu, đơn đặt hàng của người mua và những ghi chú khác thì những chi tiết này phải ghi trong hoá đơn.

1.5. Các loại hoá đơn khác:

Thực tế trong thanh toán quốc tế ngoài hoá đơn thương mại tuỳ theo mục đích sử dụng trong từng trường hợp cụ thể còn có các loại hoá đơn sau:

1.5.1. Hoá đơn tạm tính (Provisional invoice).

Là hoá đơn dùng để tính toàn bộ giá trị hàng hoá theo giá tạm tính để thanh toán từng phần trong trường hợp giao hàng nhiều lần. Khi có hoá đơn chính thức sẽ thanh toán phần chênh lệch giữa hoá đơn chính thức và hoá đơn tạm tính.

1.5.2. Hoá đơn chiếu lệ (Proforma invoice).

Là hoá đơn không dùng để thanh toán mà được sử dụng để xin giấy phép xuất - nhập khẩu, để chào hàng, trưng bày, triển lãm, quảng cáo…

1.5.3. Hoá đơn chi tiết (Detail invoice).

Là hoá đơn dùng mô tả chi tiết hàng hoá trong trường hợp mặt hàng đa dạng, nhiều loại, quy cách, linh kiện, phụ tùng…nên cần phải được mô tả cụ thể.

1.5.4. Hoá đơn lãnh sự (Consular invoice).

Là hoá đơn dùng để làm thủ tục hải quan theo quy định của một số nước. Sử dụng hoá đơn này để xin xác nhận của sứ quán nước nhập khẩu tại nước xuất khẩu.

1.5.5. Hoá đơn hải quan (Customs invoice).

Là hoá đơn dùng khai báo và làm thủ tục hải quan khi nhập hàng theo quy định ở một số nước nhằm để thuận tiện cho việc thống kê hải quan, xác định nguồn gốc xuất xứ hàng hoá, xác định giá bán hàng hoá, ngăn chặn tình trạng khai báo giá không chính xác để trốn thuế, v.v…



2. Chứng từ vận tải (Bill of Transport).2.1. Khái niệm:

Chứng từ vận tải còn gọi là vận đơn hoặc vận tải đơn (Transport Receipt) là bằng chứng về sự vận chuyển hàng hoá từ người bán đến người mua.

Chứng từ vận tải do người vận tải cung cấp cho người gởi hàng đồng thời xác định quan hệ pháp lý giữa hai bên trong việc tiếp nhận hàng, chuyên chở, giao hàng trong suốt quá trình vận chuyển hàng hoá từ nơi đi đến nơi đến. Tuỳ theo từng loại phương tiện vận tải mà có nhiều loại vận đơn như:

Vận đơn đường biển (Bill of lading) – B/L.

Vận đơn đường sắt (Rail way bill) – R/B.

Vận đơn đường hàng không (Air way bill) – A/B.

Vận đơn đường bộ (Land way bill) – L/B.

Vận đơn đường sông (Island water way bill) – IW/B.

Trong đó vận đơn đường biển là chứng từ vận tải được sử dụng phổ biến nhất.

2.2. Các loại chứng từ vận tải:2.2.1. Vận đơn đường biển (Marine/Ocean Bill of lading – B/L).2.2.1.1. Khái niệm:

Vận đơn đường biển là chứng từ vận tải bằng tàu biển xác nhận chuyên chở hàng hoá từ cảng đi đến cảng đến. Vận đơn đường biển do người vận chuyển lập và cấp cho người gởi hàng (người bán) là căn cứ pháp lý để giải quyết mối quan hệ giữa người vận chuyển, người gửi hàng và người nhận hàng.

2.2.1.2. Tác dụng:

Vận đơn đường biển là bằng chứng xác nhận hợp đồng chuyên chở hàng hoá bằng tàu biển giữa một bên là người vận chuyển và một bên là người gửi hàng, qua đó xác định trách nhiệm pháp lý của người chuyên chở, đối với khối lượng và tình trạng hàng hoá ghi trong vận đơn trong suốt quá trình vận chuyển, từ lúc hàng hoá được xếp lên tàu để vận chuyển ra nước ngoài, cho đến khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng.

Vận đơn đường biển là chứng từ xác nhận quyền sỡ hữu hàng hoá ghi trong vận đơn và là cơ sở pháp lý để nhận hàng tại cảng, ai nắm vận đơn sẽ là người chủ sỡ hữu hàng hoá.



Vận đơn đường biển được lưu thông và chuyển nhượng từ tay người này sang tay người khác nên vận đơn đường biển được dùng để cầm cố, mua bán…

Vận đơn đường biển là chứng từ sỡ hữu nên nó là loại chứng từ quan trọng nhất, giữ vị trí đặc biệt trong bộ chứng từ thương mại.

2.2.1.3. Nội dung của B/L:

Vận đơn đường biển được lập theo mẫu in sẵn của từng đơn vị vận chuyển và phải phản ánh những nội dung sau:

Tên và địa chỉ của hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu.

Tên và địa chỉ của người gửi hàng (Shipper), tức là tên của nhà xuất khẩu.

Tên và địa chỉ của người nhận hàng (Consignee): người vận chuyển có nghĩa vụ ký phát vận đơn theo yêu cầu của người gửi hàng bằng các cách sau đây:

Nếu là vận đơn đích danh thì ghi rõ tên người nhận hàng.

Nếu là vận đơn theo lệnh thì ghi: To order (theo lệnh), thông thường khi phát hành vận đơn theo lệnh, người phát hành vận đơn có những cách ghi sau:

Giao hàng theo lệnh người nhận hàng – To order of consignee.

Giao hàng theo lệnh của người gởi hàng – To order of shipper.

Giao hàng theo lệnh của ngân hàng (ghi rõ tên ngân hàng) - To order of Name’s bank…

Nếu B/L sử dụng trong phương thức tín dụng chứng từ thì ghi tên ngân hàng mở L/C. Như vậy, ngân hàng mở L/C là ngân hàng nắm quyền chi phối lô hàng nhờ nắm được vận đơn.

Theo đó, ngân hàng trở thành người chủ sỡ hữu hàng hoá và chỉ khi nào người mua trả tiền thì ngân hàng mới ký chuyển nhượng vận đơn cho bên mua để người mua làm thủ tục nhận hàng.

Giao hàng cho người cầm vận đơn (To order bearer)- ai cầm vận đơn sẽ là người được nhận hàng hoá.

Tên địa chỉ của người được thông báo khi hàng về (Notify adress).

Tên tàu, hoặc phương tiện vận chuyển (Vessel).

Cảng lên hàng (Port of loading).

Cảng bốc dỡ hàng (Port of discharge).



Tên hàng, ký hiệu, mã hiệu, số lượng, trọng lượng, khối lượng và các chi tiết mô tả hàng hoá (goods).

Chữ ký của thuyền trưởng, hoặc đại diện đơn vị vận tải.

2.2.1.4. Các căn cứ phân loại vận đơn:

B/L là chứng từ không thể thiếu bên cạnh hoá đơn thương mại, và các chứng từ khác mà người xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ cho ngân hàng để được thanh toán.

B/L là căn cứ quan trọng cho phép người sỡ hữu hợp pháp có quyền định đoạt số hàng hoá khi tàu cập bến.

Vận đơn là chứng từ sỡ hữu do đó nó được dùng để thế chấp cầm cố mua bán và chuyển nhượng hàng hoá.

2.2.1.4.1. Căn cứ vào việc chuyển nhượng:2.2.1.4.1.1. Vận đơn đích danh (Straight of B/L):

Vận đơn ghi rõ tên và địa chỉ người nhận hàng, được gọi là vận đơn đích danh. Chỉ có người này mới được nhận hàng ở cảng - Loại vận đơn này không chuyển nhượng được.

2.2.1.4.1.2. Vận đơn theo lệnh (To order B/L):

Vận đơn có ghi giao hàng theo lệnh của một người nào đó “Delivery to order…”

Theo vận đơn này thì hàng hoá được giao theo lệnh của người đó. Vận đơn này được chuyển nhượng bằng cách ký hậu (endorsement), có thể ghi tên cụ thể người được chuyển nhượng hoặc để trống (ký hậu để trắng – blank endorsement). Việc chuyển nhượng có thể được thực hiện từ người này sang người khác cho đến khi chỉ định đích danh người nhận hàng. Khi đó vận đơn theo lệnh trở thành vận đơn đích danh.

Trong thanh toán quốc tế để đảm bảo người mua thanh toán tiền đúng hạn, ngân hàng cần khống chế bộ chứng từ thanh toán, nên sau chữ “to order” là tên ngân hàng mở L/C. Ngân hàng trở thành người sỡ hữu hàng hoá, chỉ khi nào người mua đồng ý trả tiền, hoặc ký chấp nhận hối phiếu thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ thanh toán để làm cơ sở nhận hàng và B/L sẽ được ngân hàng chuyển nhượng cho người mua thông qua thủ tục ký hậu. Phải có chữ ký của ngân hàng thì B/L mới trở nên hợp lệ, mới dễ dàng trong việc nhận hàng. Loại vận đơn này thường được sử dụng rộng rãi và phổ biến trong thanh toán quốc tế.



2.2.1.4.1.3. Vận đơn xuất trình (To bearer bill of lading):

Là vận đơn không ghi tên người nhận hàng hoặc theo lệnh nên hàng hoá sẽ được giao cho người nào xuất trình vận đơn. Người nào cầm vận đơn người đó sẽ là người sỡ hữu hàng hoá. Loại vận đơn này chuyển nhượng bằng cách trao tay không cần thông qua thủ tục ký hậu.

2.2.1.4.1.4. Vận đơn đường biển không lưu thông (Non – Negotiable Sea Way bill):

Là vận đơn đường biển thể hiện chuyên chở hàng hoá đường biển nhưng không có giá trị lưu thông, nghĩa là không được chuyển nhượng. Dựa theo điều 24 UCP 500 thì về cơ bản, nội dung của vận đơn đường biển không lưu thông giống như vận đơn đường biển lưu thông theo điều 23 UCP 500 nhưng chỉ khác nhau về tính lưu thông của vận đơn. Do sự tiến bộ khoa học kỹ thuật hiện nay trong ngành vận tải đường biển mà trong quá trình vận chuyển hàng hoá giữa những nước gần nhau, thời gian vận chuyển ngắn nên dẫn đến tình trạng hàng hoá đến nơi mà chứng từ chuyển qua ngân hàng chưa đến kịp. Điều này gây chậm trễ trong việc nhận hàng và để giải quyết tình trạng trên ta thấy xuất hiện vận đơn đường biển không lưu thông. Vận đơn này được xem như là chứng từ chứng minh cho việc chuyên chở hàng hoá đường biển, hàng hoá sẽ được giao cho người nhận hàng chỉ định ghi rõ trong hồ sơ vận tải mà không phải xuất trình vận đơn. Do đó bản thân vận đơn đường biển không lưu thông không phải là chứng từ hàng hoá.

2.2.1.4.2. Căn cứ vào sự chuyên chở:2.2.1.4.2.1. Vận đơn chở suốt (Through bill of lading):

Là vận đơn được sử dụng trong trường hợp chuyên chở hàng hoá từ cảng xếp hàng đến cảng dỡ hàng nhưng phải chuyển tải qua nhiều phương tiện vận tải khác nhau, nhiều chủ tàu khác nhau. Trường hợp này người vận tải đầu tiên phải cấp một vận đơn chở suốt đại diện cho tất cả các chuyến và chịu trách nhiệm về chuyến hàng trong suốt quá trình vận chuyển. Vận đơn này còn được gọi là vận đơn chuyển tải (Transhipment B/L).

2.2.1.4.2.2. Vận đơn đi thẳng (Direct bill of lading):

Vận đơn được cấp để chuyên chở hàng hoá trực tiếp từ cảng đi đến cảng đến trong trường hợp hàng hoá được chuyên chở trên một con tàu đi thẳng từ cảng xếp hàng đến cảng dỡ hàng mà không qua một phương tiện nào khác.



2.2.1.4.3. Căn cứ vào những ghi chú trên vận đơn: 2.2.1.4.3.1. Vận đơn hoàn hảo (Clean Bill of lading):

Là vận đơn không có ghi chú nào về tình trạng khiếm khuyết của bao bì và hàng hoá vận chuyển. Vận đơn hoàn hảo là vận đơn được bên mua hoặc ngân hàng mở L/C trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền.

2.2.1.4.3.2. Vận đơn không hoàn hảo (Unclean bill of lading):

Là vận đơn có những ghi chú bất thường về tình trạng hàng hoá, bao bì. (Hàng bị ẩm mốc, bị bể, móp méo, thùng bị vỡ, đọng nước,v.v…)

Khi gặp vận đơn không hoàn hảo thì người mua, ngân hàng của người mua sẽ từ chối thanh toán.

2.2.1.4.4. Căn cứ vào thời gian cấp vận đơn và thời gian bốc xếp:2.2.1.4.4.1. Vận đơn xếp hàng (Shipped on board bill of lading):

Vận đơn được cấp sau khi hàng hoá đã được xếp xuống tàu nào đó. Ngân hàng chỉ chấp nhận vận đơn xếp hàng có đóng dấu “on board”, hoặc “shipped on board” của chủ tàu, hoặc thuyền trưởng.

2.2.1.4.4.2. Vận đơn nhận hàng để xếp (Received for shipment bill of lading):

Vận đơn được cấp khi nhận hàng chưa xếp xuống tàu. Trong thực tế khi gởi hàng lúc đầu người gởi hàng sẽ nhận “ vận đơn nhận hàng để xếp” và sau khi xếp hàng xong thì đổi lấy “vận đơn xếp hàng”. Nếu chỉ xuất trình vận đơn nhận hàng để xếp thì ngân hàng sẽ từ chối thanh toán. Nếu vận đơn này đã được đổi lấy vận đơn xếp hàng thì ngân hàng mới chấp nhận thanh toán.

Ngoài các loại vận đơn nói trên, còn có những loại vận đơn sau đây:

Vận đơn liên hợp (Combined transport bill of lading): Theo điều 26 UCP còn được gọi là chứng từ vận tải đa phương thức (Multimodel transport document) hay là vận đơn chuyển tải trong trường hợp kết hợp hai hay nhiều phương thức vận tải khác nhau từ chỗ nhận hàng đến chỗ giao hàng. Hàng hoá chuyên chở thường đóng thành đơn vị lớn đặt trong các container, palette…nên thường phối hợp nhiều chứng từ với nhau. Chứng từ vận chuyển liên hợp bao gồm các nội dung giống như vận đơn đồng thời xác nhận trách nhiệm pháp lý của người điều hành vận chuyển liên hợp bắt đầu từ nơi nhận đến kết thúc ở nơi giao hàng, số bản gốc được lập, chi phí vận chuyển. Ngân hàng sẽ chấp nhận chứng từ này nếu có ghi rõ chuyển tải trong L/C miễn là toàn bộ vận chuyển được ghi trong cùng một chứng từ (điều 26b UCP 500).



Vận đơn rút gọn (Short bill of lading): hay còn được gọi vận đơn đơn giản: là vận đơn không ghi đầy đủ các chi tiết các điều khoản, chỉ bao gồm các điều khoản chung tuy nhiên vận đơn này cũng có giá trị.

Vận đơn đến chậm (Stale bill of lading): là vận đơn đến chậm so với hàng hoá. Do điều kiện địa lý mà tàu và vận đơn không đến cùng một lúc. Vận đơn đến quá chậm sẽ ảnh hưởng đến hàng hoá: hàng hoá có thể bị hỏng, tốn tiền lưu kho lưu bãi. Ngân hàng sẽ từ chối những vận đơn đến chậm. Theo thông lệ quốc tế vận đơn được xuất trình trong phạm vi thời hạn xuất trình chứng từ của tín dụng hoặc trong vòng 21 ngày kể từ ngày xếp hàng lên tàu trừ khi tín dụng có quy định thời hạn khác.

Vận đơn hợp đồng thuê tàu (Charter party B/L): là vận đơn được sử dụng trong trường hợp thuê tàu chuyến, được lập trên cơ sở các điều khoản của hợp đồng thuê tàu. Vận đơn này được coi như biên lai nhận hàng, nên khi xuất trình thường bị ngân hàng từ chối trừ khi có qui định cụ thể trong L/C.

Vận đơn bên thứ ba (Third party B/L): là vận đơn được lập mà người hưởng lợi L/C không phải là người gửi hàng mà là người thứ ba do người hưởng lợi chỉ định, vận đơn này được sử dụng trong mua bán trung gian.

2.2.2. Các chứng từ vận tải khác: 2.2.2.1. Chứng từ vận tải hàng không (Air transport document):

Hay còn được gọi là vận đơn hàng không (Airway bill) là chứng từ vận tải xác nhận việc chuyên chở hàng hoá bằng đường hàng không do hãng hàng không phát hành.

Dựa theo điều 27 UCP 500 thì nội dung vận đơn hàng không tương tự như vận đơn đường biển, nhưng vận đơn hàng không không có chức năng sỡ hữu hàng hoá nên không có giá trị lưu thông và không được chuyển nhượng. Điều này phải được thể hiện trên vận đơn tức là phải ghi “Not – negotiable”. Vận đơn hàng không chỉ là bằng chứng xác nhận việc chuyên chở hàng hoá bằng đường hàng không còn hàng hoá được giao cho ai thì người nhận hàng phải chứng minh được họ chính là người nhận hàng bằng việc xuất trình giấy tuỳ thân và giấy báo gửi hàng. Vận đơn hàng không sử dụng trong phương thức tín dụng chứng từ sẽ ghi người nhận hàng là ngân hàng mở L/C.

Tuỳ theo thoả thuận giữa đôi bên thông thường vận đơn hàng không được lập làm ba bản gốc: bản thứ nhất do hãng hàng không giữ, bản thứ hai được giao cho người nhận hàng tại nơi đến và được gửi kèm với hàng hoá, bản thứ ba giao



cho người gởi hàng tại nơi đi, đây là bằng chứng xác nhận hàng hoá đã được tiếp nhận và gửi đi.

2.2.2.2. Chứng từ vận tải đường bộ, đường sắt hay đường thuỷ nội địa (Road, Rail, or Island waterway transport document):

Theo điều 28 UCP 500 đây là các chứng từ xác nhận việc chuyên chở hàng bằng đường bộ, đường sắt hoặc đường thuỷ nội địa do người chuyên chở là các công ty vận chuyển hay đại lý cấp.

Các chứng từ vận tải này không phải là chứng từ sỡ hữu hàng hoá nên không có giá trị lưu thông và không được chuyển nhượng. Vì thế có thể phát hành nhiều bản chính hoặc bản sao tuỳ ý.

Ngoài ra còn có biên lai bưu điện và biên nhận chuyển hàng: (Courier and post receipts). Theo điều 29 UCP 500 việc chuyên chở hàng hoá có thể được chuyên chở bằng đường bưu điện hoặc bằng chuyển phát nhanh do cơ quan bưu điện hoặc các hãng chuyển phát nhanh nhưng thường là những hàng nhẹ, quý hiếm, khối lượng tương đối ít, chứng từ quan trọng và tài liệu mật. Các chứng từ này không có giá trị lưu thông và hàng hoá sẽ được giao tận tay theo đúng tên, địa chỉ của người nhận hàng ghi trong chứng từ.

3. Chứng từ bảo hiểm:3.1. Khái niệm:

Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do công ty bảo hiểm cấp cho người mua bảo hiểm hàng hóa trong quá trình chuyên chở hàng hoá.

3.2. Mục đích của chứng từ bảo hiểm:

Chứng minh cho một hợp đồng bảo hiểm (Insurance Contract) đã được ký kết và đang thực hiện.

Xác nhận việc thu phí bảo hiểm và do đó khẳng định hợp đồng bảo hiểm đã có hiệu lực.

Là căn cứ để khiếu nại công ty bảo hiểm thực hiện hợp đồng bảo hiểm khi có sự cố xảy ra đối với hàng hoá được bảo hiểm.

3.3. Phân loại chứng từ bảo hiểm:3.3.1. Bảo hiểm đơn (Insurance Policy):

Là chứng từ do công ty bảo hiểm cấp cho người mua bảo hiểm thể hiện những điều kiện chung và có tính chất thường xuyên về quy định trách nhiệm ràng buộc của người bảo hiểm.



Bên cạnh đó bảo hiểm đơn còn quy định các điều kiện riêng biệt cụ thể như đối tượng bảo hiểm, trị giá bảo hiểm, phí bảo hiểm.

Bảo hiểm đơn thể hiện được tất cả điều khoản cơ bản trong hợp đồng bảo hiểm, đưa ra những chi tiết đầy đủ về các rủi ro được bảo hiểm nên khi kiện tụng tranh chấp xảy ra có thể căn cứ vào bảo hiểm đơn mà không cần phải có hợp đồng bảo hiểm.

3.3.2. Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance certificate):

Nội dung của giấy chứng nhận bảo hiểm gần giống như nội dung của bảo hiểm đơn về các điều khoản như đối tượng bảo hiểm, giá trị bảo hiểm, phí bảo hiểm. Giấy chứng nhận bảo hiểm được cấp dựa trên hợp đồng bảo hiểm và trong từng mỗi chuyến hàng được cấp giấy chứng nhận bảo hiểm. Tuy nhiên, nó không có những điều khoản chung và có tính chất thường xuyên về quy định trách nhiệm của người bảo hiểm và được bảo hiểm, giấy chứng nhận bảo hiểm chỉ đưa ra những chi tiết ngắn gọn về các rủi ro được bảo hiểm.

Bảo hiểm đơn và giấy chứng nhận bảo hiểm đều là bằng chứng của hợp đồng bảo hiểm, đều có giá trị như nhau để yêu cầu công ty bảo hiểm bồi thường khi có tổn thất xảy ra.

3.4. Nội dung chứng từ bảo hiểm:

Tên và địa chỉ của công ty bảo hiểm.

Tên và địa chỉ của người được bảo hiểm (tuỳ theo giá bán hàng hoá là FOB hay CIF mà xác định tên người được bảo hiểm).

Những điều khoản chung về bảo hiểm hàng hoá.

Đối tượng được bảo hiểm (tên hàng, loại hàng, số lượng, trọng lượng…).

Tổng giá trị bảo hiểm (tổng trị giá bảo hiểm thấp nhất thường là 110% trị giá hàng hóa bảo hiểm tính theo giá CIF).

Phí bảo hiểm (Insurance Premium).

Địa điểm và cơ quan giám định tổn thất.

Địa điểm bồi thường.

Chữ ký của người đại diện công ty bảo hiểm.



3.5. Lưu ý khi lập chứng từ bảo hiểm:

Chứng từ bảo hiểm phải do công ty bảo hiểm hoặc đại lý bảo hiểm cấp mới có giá trị, nếu chứng từ bảo hiểm do người môi giới bảo hiểm cấp thì không có giá trị và sẽ bị ngân hàng từ chối (ngoại trừ được quy định trong L/C).

Loại tiền ghi trong chứng từ bảo hiểm phải phù hợp với loại tiền ghi L/C. Nếu không phù hợp thì ngân hàng sẽ từ chối chấp nhận.

Ngày hiệu lực của chứng từ bảo hiểm được tính từ ngày phát hành chứng từ bảo hiểm. Nếu ngày phát hành chứng từ bảo hiểm trễ hơn ngày gửi hàng hoặc ngày cấp vận đơn thì ngân hàng sẽ từ chối chấp nhận thanh toán vì có nguy cơ tổn thất xảy ra sẽ không được công ty bảo hiểm bồi thường do chênh lệch về ngày tháng nói trên.

Trị giá bảo hiểm phải giống như trong L/C quy định. Nếu hàng hoá mua theo giá CIF thì giá trị bảo hiểm là 110% CIF (giá CIF + 10%).

Trong L/C phải ghi rõ mua bảo hiểm loại nào thì chứng từ phải ghi rõ loại bảo hiểm phải mua.

Mô tả hàng hoá trong chứng từ bảo hiểm phải phù hợp với mô tả hàng hoá trong L/C.

4. Các loại giấy chứng nhận hàng hoá:4.1. Khái niệm:

Giấy chứng nhận hàng hoá là những loại giấy chứng nhận do chính người sản xuất xác nhận hoặc do các tổ chức chuyên môn như Cục Tiêu chuẩn Đo lường Phòng Thương mại, hoặc các công ty giám định hàng hoá…chứng nhận.

4.2. Mục đích của giấy chứng nhận hàng hóa:

Tạo cho người mua, người nhận hàng một sự tin tưởng là họ sẽ nhận được hàng hoá phù hợp với tình trạng (tốt…xấu, hư hỏng, ẩm ướt…) đã được mô tả trong các giấy chứng nhận. Đây là tác dụng lớn nhất của các giấy chứng nhận hàng hoá.

Nhờ các giấy chứng nhận này mà người mua, người nhập khẩu tuy không trực tiếp kiểm tra hàng hoá mà vẫn kiểm soát được tính chất và số lượng của hàng hoá, để qua đó kiểm tra đối chiếu với các điều khoản của hợp đồng thương mại, các điều khoản của L/C…trước khi quyết định trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền.



Các giấy chứng nhận hàng hoá còn là cam kết của người chứng nhận đối với người mua, người nhập khẩu – theo đó người chứng nhận sẽ bồi thường thiệt hại cho người mua, nếu chứng nhận hàng hóa không đúng tình trạng thực tế.

Các giấy chứng nhận là chứng từ không thể thiếu để người mua căn cứ vào đó mà trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền cho người bán.

4.3. Phân loại:4.3.1. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (Certificate of Origin) – C/O:

Là chứng từ xác nhận xuất xứ hàng hoá hay nguồn gốc hàng hoá chứng từ này do nhà xuất khẩu cấp hoặc do phòng thương mại của nước xuất khẩu cấp để chứng minh nguồn gốc của hàng hoá.

4.3.2. Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quality):

Là chứng từ xác nhận phẩm chất hàng hoá gửi đi cho người mua. Giấy chứng nhận phẩm chất do người sản xuất chứng nhận, hoặc do các cơ quan chuyên môn (Cục Tiêu chuẩn, Cục Kiểm nghiệm, Các công ty giám định hàng hoá) chứng nhận.

Các hàng hoá xuất khẩu ở Việt Nam - phần lớn đều do VINACONTROL giám định chất lượng và cấp giấy chứng nhận.

Giấy chứng nhận phẩm chất giúp cho người mua xác định phẩm cấp của hàng bán (loại 1, loại 2, v.v…) qua đó giúp người mua đánh giá được sự phù hợp của chất lượng hàng hóa so với hợp đồng quy định.

4.3.3. Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng (Certificate of quality/weight):

Là chứng từ xác nhận số lượng (cái), khối lượng và trọng lượng hàng hoá gửi đi do cơ quan kiểm nghiệm hàng hoá cấp, hoặc do hải quan cấp.

Giấy chứng nhận giúp người nhập khẩu đánh giá số lượng hàng hoá so với hợp đồng quy định để có phương án trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền.

4.3.4. Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate):

Là chứng từ xác nhận tình trạng không độc hại của hàng hoá gửi đi đảm bảo an toàn cho người tiêu dùng.

Giấy chứng nhận này do cơ quan y tế cấp hoặc do cơ quan kiểm nghiệm hàng hóa xuất - nhập khẩu cấp và thường sử dụng đối với hàng hoá thực phẩm như bánh, kẹo, rượu bia, rau quả, hải sản đông lạnh.



4.3.5. Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary certificate):

Là chứng từ xác nhận hàng hoá có nguồn gốc từ thực vật đã được kiểm tra xử lý như chống bệnh dịch, nấm độc…

Giấy này do cơ quan bảo vệ và kiểm dịch thực vật cấp. Giấy này giúp cho người mua yên tâm để nhập khẩu hàng hoá mà không bị gây khó khăn vì yêu cầu kiểm dịch thực vật.

4.3.6. Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (Veterinary certificate):

Là chứng từ xác nhận hàng hoá động vật hoặc có nguồn gốc từ động vật đã được kiểm tra và xác định là không mang vi trùng gây bệnh, hoặc đã được tiêm chủng phòng bệnh do cơ quan kiểm tra động vật cấp.

4.3.7. Phiếu đóng gói (Packing list):

Là chứng từ kê khai hàng hoá được đóng gói trong từng kiện hàng do người sản xuất hay nhà xuất khẩu đóng gói hàng hoá nhằm để thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hoá.

Phiếu đóng gói bao gồm: người bán, người mua, tên hàng, số hiệu hoá đơn, số L/C, tên tàu, tên cảng bốc hàng, tên cảng dở hàng, số lượng hàng đựng trong từng kiện, trọng lượng, thể tích của từng kiện…

Phiếu đóng gói thường được lập thành 3 bản:

- Một bản để trong từng kiện hàng để làm cơ sở cho người nhận hàng kiểm tra và đối chiếu với hàng hoá thực tế trong từng kiện.

- Một bản được tập hợp lại của các phiếu đóng gói thành một bộ đầy đủ và được để trong kiện hàng thứ nhất.

- Một bản được tập hợp lại các phiếu đóng gói thành một bộ đầy đủ được gửi kèm với hoá đơn thương mại trong bộ chứng từ thanh toán để xuất trình với ngân hàng.

4.3.8. Giấy chứng nhận của người hưởng lợi (Beneficiary Certificate):

Đây là giấy chứng nhận do người hưởng lợi L/C lập ra để xác nhận người nhập khẩu đã thực hiện một số yêu cầu của L/C như đã gởi một bộ bản sao chứng từ cho người mở L/C, hay xác nhận đã gởi 1/3 bản gốc cho người nhận hàng bằng dịch vụ chuyển phát nhanh. Giấy chứng nhận này phải rõ, ghi số L/C, ngày phát hành L/C, chữ ký và con dấu của người hưởng lợi. Giấy chứng nhận này là cơ sở để giúp ngân hàng mở L/C trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền cho người xuất khẩu thuận tiện và nhanh chóng hơn.

4.3.9. Thông báo giao hàng bằng Telex hoặc Fax (Shipment Advice sent by telex, fax).



Đây chính là thông tin mà người xuất khẩu sau khi giao hàng gởi cho người nhận hàng rằng đã thực hiện xong nghĩa vụ giao hàng. Để bảo đảm nhận được thông tin về kết quả giao hàng từ người xuất khẩu, L/C qui định sau khi thông báo cho người nhận hàng, phải xuất trình chứng cớ cho ngân hàng thì mới hợp lệ. Ngân hàng sẽ kiểm tra Fax activity report (đối với việc gởi bằng Fax), kiểm tra số Answerback (đối với việc gởi bằng Telex).

Chi tiết thông báo cho người nhận do từng L/C qui định cụ thể nhưng thường những thông tin thông báo gồm:

Tên của người gởi (Shipper) và người nhận (Consignee).

Ngày tháng năm gởi (Date of B/L).

Số hiệu của L/C và ngày phát hành (No. of L/C and date of issue L/C).

Tên tàu, số vận đơn, ngày tàu khởi hành.

Số lượng, trọng lượng của hàng giao.

Tổng giá trị.

Số container, số scal.

Cảng xếp và cảng dỡ hàng.

5. Lập hối phiếu:5.1. Khái niệm:

Hối phiếu là một mệnh lệnh trả tiền vô điều kiện do một người ký phát cho một người khác yêu cầu người này khi nhìn thấy hối phiếu hoặc đến một ngày xác định trong tương lai phải trả một số tiền nhất định cho một người nào đó hoặc theo lệnh của người đó trả cho một người khác hoặc trả cho người cầm hối phiếu.

5.2. Tính chất của hối phiếu:5.2.1. Tính bắt buộc:

Tính bắt buộc còn gọi là tính bất khả kháng, theo đó người trả tiền bắt buộc phải trả tiền hối phiếu mà không được từ chối hoặc trì hoãn việc trả tiền vì bất cứ lý do gì. Tính bắt buộc của hối phiếu được khẳng định trong Luật hối phiếu. Với tính chất này, hối phiếu trở thành phương tiện thanh toán có uy tín cao, và càng được sử dụng phổ biến.

5.2.2. Tính trừu tượng:

Trên hối phiếu ghi số tiền trả cho ai, thời gian, địa điểm phát sinh hối phiếu mà không ghi rõ nguyên nhân phát sinh hối phiếu, tức nộidung kinh tế của hối phiếu. Tính trừu tượng vừa là một ưu điểm của hối phiếu nhưng lại là nhược điểm vì nó sẽ phát sinh các hối phiếu tài chính (hối phiếu không phát sinh trong quan hệ thương mại).



5.2.3. Tính lưu thông:

Hối phiếu có thể chuyển nhượng từ tay người này sang tay người khác thông qua thủ tục ký hậu hối phiếu trong thời gian hiệu lực của hối phiếu. Nhờ tính chất này mà hối phiếu - một công cụ thanh toán trở nên có tính thanh khoản cao và được ưa dùng trong thanh toán.

5.3. Hình thức của hối phiếu:

Hối phiếu phải được lập thành văn bản, với ngôn ngữ thống nhất.

MẪU HỐI PHIẾU DÙNG TRONG PHƯƠNG THỨC

TÍN DỤNG CHỨNG TỪ

No..... BILL OF EXCHANGE

For.... (Place and Date:...............)

At... sight of this first bill of exchange (second of the same tenor and

date being unpaid) Pay to the order of..........................................

the sum of.....................................................................................

Value received as per our invoice(s) NO

Dated............................................................................................

Drawn under.................................................................................

Irrevocable L/C NO.............Dated......................................

To...................... Signed

Hối phiếu được viết tay hay in sẵn theo mẫu đều có giá trị, thông thường người ta sử dụng hối phiếu in sẵn có những khoản trống để cho người ký phát điền vào những nội dung cần thiết. Khi điền vào hối phiếu bằng cách viết tay hay đánh máy với thứ mực không phai, không được sử dụng mực đỏ hay bút chì. Trong thực tế, vì đã có mẫu hối phiếu nên khi lập hối phiếu người ta đánh máy và in rõ ràng chứ không viết tay.

Ngôn ngữ lập hối phiếu phải phù hợp và thống nhất với ngôn ngữ in sẵn trên hối phiếu thông thường là tiếng Anh.

Hối phiếu được lập thành một hay nhiều bản để đề phòng thất lạc hư hỏng. Thông thường hối phiếu được lập thành 2 bản, mỗi bản được đánh số thứ tự. Bản thứ nhất ghi số (1), bản thứ hai ghi số (2) và có giá trị



ngang nhau, Người trả tiền chỉ trả tiền cho một trong các bản của hối phiếu. Khi một bản đã được thanh toán thì các bản còn lại sẽ hết giá trị.

Khi lập hối phiếu với 2 bản cần chú ý:

Trên bản thứ nhất ghi “At...sight of this first bill of exchange (second of the same tenor and date being unpaid)” - ngay sau khi nhìn thấy bản thứ nhất của tờ hối phiếu này (bản thứ hai viết cùng nội dung ngày tháng không trả tiền).

Trên bản thứ hai ghi “At...sight of this second bill of exchange (first of the same tenor and date being unpaid)”- ngay sau khi nhìn thấy bản thứ hai của tờ hối phiếu này (bản thứ nhất viết cùng nội dung ngày tháng không trả tiền).

5.4. Những yếu tố chính của hối phiếu:

Theo ULB, việc lập hối phiếu phải bao gồm các yếu tố sau đây:

Tiêu đề hối phiếu: BILL OF EXCHANGE / EXCHANGE FOR.

Địa điểm và ngày ký phát hối phiếu.

Mệnh lệnh trả tiền vô điều kiện: “Pay to order of...”.

Số tiền trên hối phiếu.

Kỳ hạn trả tiền:

Trả ngay: “At sight of the first bill of exchange”.

Trả sau:

- Trả sau bao nhiêu ngày khi nhìn thấy hối phiếu: At 90 days after sight.

- Trả sau bao nhiêu ngày kể từ ngày giao hàng, ngày lập vận đơn: At 90 days after bill of lading date, shipment date).

- Trả sau bao nhiêu ngày kể từ ngày ký phát hối phiếu: At 90 days after date...).

Người hưởng lợi hối phiếu.

Người trả tiền hối phiếu.

Người ký phát hối phiếu.

Số và ngày tháng của hợp đồng thương mại.

Số hiệu và ngày mở L/C.



PHẦN II:TÌNH HÌNH KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ

THỰC TRẠNG QUI TRÌNH THU THẬP VÀ LẬP CHỨNG TỪ THANH TOÁN HÀNG DỆT MAY XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY VINATEX ĐÀ NẴNG

A. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY.I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH CÔNG TY.

Tên doanh nghiệp : Công ty CP Sản xuất và XNK Dệt may Đà Nẵng

Tên giao giao dịch : VINATEX DANANG

Tên viết tắt : VINATEX DANANG

Thuộc loại hình : Công ty cổ phần.

Địa chỉ : 25 Trần Quý Cáp – Q. Hải Châu – TP Đà Nẵng

Số điện thoại : +84.511.823725

Fax : +84.511.823367

Email : [email protected]

Website : www.vinatexdn.com

1.Lịch sử hình thành :

Tiền thân của Vinatex Đà Nẵng có tên gọi là liên hiệp Sản xuất - Xuất nhập khẩu Dệt may Việt Nam tại Đà Nẵng được thành lập ngày 01/7/1992 khi đó cơ sở vật chất là xưởng thêu tự động, một xưởng may với 300 công nhân và một cửa hàng cung ứng phụ tùng ngành may mặc. Với cơ sở vật chất ban đầu Công ty không ngừng phát triển về cơ sở vật chất kỹ thuật và đến ngày 25/9/1995 theo Quyết định số 100/QĐ/TCLD của Hội đồng quản trị Tổng Công ty Dệt may Việt Nam đã tiến hành sát nhập với chi nhánh Textimex Đà Nẵng và lấy tên là Tổng Công ty Dệt may Việt nam tại Đà Nẵng.

Đến năm 2002, theo quyết định số 299/QĐ – TCCB ngày 28/1/2002 của Bộ trưởng bộ công nghiệp và theo thông báo số 392/TC – KT ngày 15/3/2002 của Tổng Công ty Dệt may Việt Nam: sát nhập chi nhánh Tổng Công ty Dệt may Việt Nam tại Đà Nẵng với Công ty Dệt may Thanh Sơn lấy tên Công ty sản xuất xuất nhập khẩu dệt may Đà Nẵng với tên giao dịch là Vinatex Đà Nẵng. Đến đầu năm 2005, Công ty tiến hành cổ phần sản xuất XNK Dệt may Đà Nẵng.


http://www.vinatexdn.com/

mailto:[email protected]


2. Sự phát triển của Công ty:

Công ty sản xuất xuất nhập khẩu dệt may Đà Nẵng là doanh nghiệp nhà nước, thành viên của Tổng Công ty dệt may Việt Nam được thành lập theo quyết định số 299/QĐ – TCCB ngày 28/01/2002 của Bộ Công nghiệp với nhiệm vụ chính là gia công may mặc hàng xuất khẩu tại thị trường miền Trung.

Trong thời gian đầu Vinatex có tên gọi liên hiệp SX –XNK dệt may Việt Nam tại Đà Nẵng được thành lập vào ngày 01/07/1997 với một xưởng thêu tự động, một xưởng may gồm 350 công nhân và một cửa hàng cung ứng phụ tùng, thiết bị ngành may. Với nền tảng ban đầu này góp phần thúc đẩy sự phát triển và hồi sinh của dệt may miền Trung.

Ngày 25/09/1995 chi nhánh liên hiệp SX – XNK dệt may Đà Nẵng được sát nhập với chi nhánh TEXTIMEX Đà Nẵng theo quyết định số 100/QĐ/TCLD của HĐQT Tổng công ty dệt may Việt Nam và lấy tên là chi nhánh Tổng Công ty dệt may Việt Nam tại Đà Nẵng (Đơn vị hạch toán phụ thuộc).

Ngoài việc kinh doanh thương mại, hoạt động gia công may thêu cho các đơn vị trong và ngoài nước, Vinatex DaNang còn giúp các đơn vị khác nhận gia công giải quyết lao động thất nghiệp trong xã hội.

Trên đà phát triển mạnh mẽ và cũng cố vị thế tại khu vực miền trung, ngày 28/01/2002 Bộ Công nghiệp quyết định sát nhập chi nhánh Tổng Công ty dệt may Việt Nam tại Đà Nẵng và Công ty Thanh Sơn và lấy tên gọi là Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may Đà Nẵng (Đơn vị hạch toán độc lập) cho tới ngày hôm nay.

- Tên giao dịch đối nội: Công ty SX- XNK Dệt may Đà Nẵng

- Tên giao dịch đối ngoại: Da Nang Textile Manufacturing – Export Company

- Trụ sở giao dịch: 25 Trần Quý Cáp – TP Đà Nẵng

- Các đơn vị thành viên gồm:

+ Xí nghiệp dệt may 1,2,3,4 & 5

+ Xưởng hoàn thành

+ Xưởng thảm len

+ Xưởng thêu tự động

+ Trung tâm kinh doanh thiết bị dệt may - điện, điện lạnh

+ Trung tâm thương mại dệt may

* Ngành nghề sản xuất của Vinatex Đà Nẵng

- Gia công xuất khẩu ngành dệt may

- Sản xuất kinh doanh hàng thủ công mỹ nghệ, hàng thêu đan, hàng áo len tơ tằm

- Kinh doanh xuất nhập khẩu: Nguyên liệu hàng hải sản, hàng thủ công mỹ nghệ thực phẩm, ô tô, xe máy, máy điều hoà không khí, các mặt hàng tiêu dùng khác



- Sản xuất và kinh doanh: Nguyên phụ liệu phụ tùng, hóa chất thuốc nhuộm, thảm len, máy móc, thiết bị dệt may.

- Thi công lắp đặt: Hệ thống điện dân dụng công nghiệp phục vụ ngành dệt may và xây dựng hệ thống điện lạnh.

Hiện nay ngành công nghiệp dệt may khu vực miền trung đang phát triển, đáp ứng nhu cầu cấp bách của xã hội nói chung và ngành dệt may nói riêng, công ty đã củng cố từng bước tổ chức hoạt động theo mô hình của công ty dịch vụ thương mại, với phương châm lấy ngắn nuôi dài, lấy kinh doanh phụ bổ sung kinh doanh chính.

Công ty cũng đã củng cố và thành lập một số cửa hàng kinh doanh trang thiết bị giới thiệu sản phẩm dệt may, phát triển cơ sở hạ tầng. Đối với ngành may mặc là hoạt động sản xuất kinh doanh chính, Công ty không ngừng mở rộng thị trường, đến nay công ty SX- XNK dệt may Đà Nẵng có thể sản xuất được tất cả các mặt hàng có yêu cầu kỹ thuật cao, mẫu mã phức tạp đạt tiêu chuẩn xuất khẩu.

Cùng với đường lối của Đảng và Nhà nước sẽ tạo điều kiện cho hàng dệt may Việt Nam thậm chí thị trường thế giới, góp phần tạo công ăn việc làm cho lao động. Hiện nay công ty trực tiếp ký hợp đồng với nước ngoài như Mỹ, Nhật, Đài Loan, các nước Asean..........

3. Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty:

* Chức năng:

- Tiến hành sản xuất kinh doanh các sản phẩm may mặc để đáp ứng các nhu cầu khác nhau trong và ngoài nước

- Xuất nhập khẩu sản phẩm may mặc, nguyên vật liệu phục vụ cho may mặc kinh doanh linh kiện thiết bị phụ tùng liên quan đến ngành may.

- Tổ chức gia công chế biến theo đơn hàng của của các bên tổ chức cá nhân có nhu cầu.

- Đồng thời nhiệm vụ đặt ra cho Công ty là:

+ Tham gia xuất khẩu trực tiếp, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩmthông qua các hoạt động marketing, với tinh thần chủ động tìm khách hàng đảm bảo chất lượng uy tín tạo sự thu hút của khách hàng.

+ Áp dụng tin học trong công tác quản lý

+ Đào tạo cán bộ công nhân kỹ thuật dạy nghề may đảm bảo chất lượng đào tạo.

+ Sản xuất kinh doanh có lãi và từng bước cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên

+ Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước

* Nhiệm vụ:



- Sản xuất kinh doanh có hiệu quả, tìm kiếm thị trường xuất khẩu trực tiếp, gián tiếp đáp ứng nhu cầu thị trường trong hiện tại và tương lai

- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ quản lý có năng lực có thể đáp ứng nhiệm vụ cạnh tranh ngày càng khốc liệt, công nhân kỹ thuật có tay nghề sẽ làm chủ được công nghệ, nghiên cứu và ứng dụng các công nghệ kỹ thuậth tiên tiến tăng năng suất giảm bớt sức người

- Tuân thủ chính sách xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại do Nhà nước quy định

- Có trách nhiệm bảo toàn cho người lao động, khai thác và sử dụng nguồn vốn có hiệu quả.

- Nộp thuế trực tiếp cho Nhà nước tại địa phương và các nghĩa vụ tài chính theo quy định của Pháp luật.

- Từng bước cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên. Thực hiện tốt công tác bảo hộ lao động, an toàn lao động.

4. Cơ cấu tổ chức của Công ty:a. Sơ đồ :


Giám đốc

Phòng tổ chức

P. Giám đốc kỹ thuật P. Giám đốc kinh doanh

Phòng kỹ thuật Phòng kinh doanh

Phòng kế toán

Cửa hàng dệt may

Cửa hàng kinh doanh thiết bị phụ tùng

Xí nghiệp mayI, II, III, IV, V Phân xưởng thêu


b/ Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ giữa các phòng ban

* Giám đốc:

Giám đốc có trách nhiệm quản lý Công ty theo chế độ một thủ trưởng, điều hành phụ trách chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, theo dõi công tác hoạt động xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất, công tác tài chính và hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Bên cạnh đó Giám đốc là người có trách nhiệm trực tiếp đến hoạt động sản xuất của Công ty trước Tổng Công ty, trước pháp luật và chủ thể có liên quan. Ngoài ra Giám đốc còn có trách nhiệm trong việc nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên , giúp họ an tâm hoàn thành công tác và hoàn thành nhiệm vụ.

* Phó Giám đốc:

Là người tham mưu cho Giám đốc về sản xuất kinh doanh, có nhiệm vụ cùng các phòng ban theo dõi hoạt động sản xuất, kế hoạch cung ứng vật tư, thiết bị phụ tùng cho sản xuất tình hình tài chính của Công ty đồng thời ký kết các hợp đồng kinh tế và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

* Phòng Tổ chức hành chính:

Có trách nhiệm quản lý nhân sự, theo dõi ngày công làm việc, bố trí điều động . Ngoài ra phòng Tổ chức hành chính còn tham mưu cho Giám đốc về việc tuyển lao động, ra quyết định về nhân sự và phân công lao động hợp lý.

* Phòng kinh doanh – XNK:

Có trách nhiệm điều tra nghiên cứu thị trường kết hợp với năng lực sản xuất của Công ty để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh.

Tổ chức thực hiện hợp đồng kinh tế.

* Phòng kỹ thuật:

Có nhiệm vụ may mẫu, nhập mẫu bằng giấy cứng cho mã hàng, xử lý các trục trặc trong quá trình may trên dây chuyền.

* Phòng Kế toán tài chính:

- Quản lý, theo dõi giám sát tình hình tài chính của Công ty

- Tham gia xây dựng và quản lý hợp đồng kinh tế.

- Tổ chức thanh toán kịp thời, đầy đủ, đúng thể lệ các khoản thanh toán của Công ty.

- Cùng Giám đốc ra quyết định tài chính, tình hình sản xuất kinh doanh.

* Các xí nghiệp may và xưởng thêu:

Các xưởng này chịu trách nhiệm may thêu thiết kế, thực hiện các hợp đồng theo chỉ đạo của lãnh đạo cấp trên, ngoài ra các xưởng còn có trách nhiệm bổ trợ giúp nhau hoàn thành chỉ tiêu chung của Công ty một cách nhanh hơn và chịu trách nhiệm luân chuyển lao động nếu cần nhằm cân đối giữa các đơn vị.



* Cửa hàng dệt may và cửa hàng phụ tùng:

Cửa hàng này dùng để trưng bày sản phẩm của Công ty với mục đích để bán sản phẩm hoặc để cho đối tác tham quan. Các cửa hàng phụ tùng dùng để trưng bày và cung cấp phụ tùng ngành may cho các đơn vị, ngoài ra còn thực hiện kinh doanh các thiết bị ngành may mục đích cung cấp cho các công ty khác trong ngành.

II. Tình hình sử dụng các nguồn lực tại Công ty:1. Tình hình cơ sở vậy chất kỹ thuật:a. Tình hình máy móc thiết bị:

Máy móc thiết bị của Công ty là loại máy móc phục vụ cho ngành may như: máy may, máy vắt sổ, máy thêu, đa phần các loại thiết bị này đều được nhập từ Nhật Bản, một nước có công nghệ nguồn nên đáp ứng được tình hình phát triển của công nghiệp dệt may hiện nay. Ngoài những máy móc chính của ngành may, Công ty cũng trang bị đầy đủ các loại thiết bị phụ trợ: bàn ủi, nồi hơi.......

Đối với các phòng ban, Công ty cũng trang bị đầy đủ, hợp lý các thiết bị văn phòng. Điều đó đã góp phần giúp cho các nhân viên ở đây giải quyết công việc nhanh chóng và hiệu quả.

Đa số các loại máy móc thiết bị của Công ty chủ yếu nhập từ Nhật, một số của Đài Loan, Hàn Quốc. Đây là những nước có ngành dệt may khá phát triển trên phạm vi quốc tế. Các xe chuyên chở được mua trong nước của các hãng khác nhau để phục vụ cho việc tổ chức quản lý và giao dịch.



Loại máy móc, thiết bị SL Loại máy móc thiết bị SL

Thiết bị may thêu Thiết bị phụ trợ

Máy may 1 kim 800 Bàn ủi 66

Máy may 1 kim (xén , may) 95 Nồi hơi 7

Máy may 2 kim 287 Bàn hút chân không 14

Máy vắt sổ 206 Băng chuyền may, máy ép keo 9

Máy Kansai 56 Hệ thống làm mát 6

Máy đính bọ 35 Thang nâng hàng 1

Máy thùa, đính nút 27 Máy kít thùng, tời kéo hàng 3

Máy đính cúc 16 Thiết bị dùng để quản lý và giao dịch

Máy vắt lai 6 Máy vi tính 65

Máy gấu lai 1 Máy in, fax 23

Máy xén viền 1 Máy điều hòa nhiệt độ 30

Máy gấp áo sơ mi 14 Máy chấm công 5

Máy thiết kế mẫu 2 Máy photocopy 8

Máy dập, đóng, móc nút 12 Hệ thống cứu hỏa, báo cháy 5

Máy ép cổ 4 Phương tiện vận tải

Máy kiểm tra vải 5 Xe 12 chỗ ngồi 4

Máy thêu 4 Xe Camry 5 chỗ 6

Máy san chỉ 4 Xe tải Daihu 6

Bảng 1: Các loại máy móc thiết bị của Công ty



b. Tình hình sử dụng mặt bằng:

- Về mặt bằng nhà xưởng có diện tích khoảng 10.032m2, trong đó văn phòng khoảng 1.200m2 gồm 4 tầng, còn lại là diện tích của khu vực sản xuất và nhà kho, trong đó nhà kho với diện tích khoảng 1500m2, còn lại là khu vực sản xuất và khu vực nhà

- Các đơn vị thành viên:

Đơn vị Diện tích(m2)

Xí nghiệp may 1 974.25

Xí nghiệp may 2 846





Phân xưởng thảm len 4550.4

Phân xưởng thêu 205

Trung tâm thương mại dệt may 263

* Bảng 2: Diện tích mặt bằng sử dụng của các đơn vị thành viên

(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính)



2. Tình hình sử dụng nguồn nhân lực:* Cơ cấu lao động:

Chỉ tiêu2005 2006 2007 Chênh lệch SL

SL TT% SL TT% SL TT% 2005/2006 2006/20071.Tổng lao động

2516 100 4062 100 4520 100 1546 458

LĐ trực tiếp

231 9.18 258 6.35 270 5.97 27 12

LĐ gián tiếp

2364 93.96 3804 93.65 4250 94.03 1440 446

2.Giới tính 2516 100 4062 100 4520 100 1546 458

Nam 338 13.43 600 14.77 620 13.72 262 20

Nữ 2178 86.57 3462 85.23 3900 86.28 1284 4383. Trình độ LĐ

2516 100 4062 100 4520 100 1546 458

Đại học 87 3.46 124 3.05 150 3.32 37 26

Trung cấp 65 2.58 98 2.41 100 2.21 33 2Công nhân kỹ thuật

2172 86.33 3631 89.39 3990 88.27 1459 359

Lao động phổ thông

192 7.63 209 5.15 280 6.19 17 71

* Bảng 3: Cơ cấu lao động theo giới tính, tính chất lao động, trình độ lao độngNhận xét:- Qua bảng số liệu trên ta thấy số lượng lao động trong năm 2006 tăng mạnh so với năm 2005 vì trong năm nay Công ty mở rộng sản xuất lên 1546 côngnhân. Qua năm 2007 thì tình hình sản xuất của Công ty dần đi vào ổn định nên công ty đã tuyển thêm 458 người so với năm 2006.- Qua đây ta cũng thấy lao động nữ chiếm đa số. Do đặc thù của Công ty là kinh doanh ngành dệt may nên cần có sự nhẫn nại, khéo léo và cẩn thận ở nữ giới.- Số lượng lao động có trình độ Đại học và Cao đẳng ít hơn, chủ yếu làm việc tại các phòng ban của Công ty hay ở bộ phận quản lý của xí nghiệp. Đa số nhân viên còn lại làm việc tại các xưởng sản xuất đều có trình độ phổ thông.



Chỉ tiêu2005 2006 2007 Chênh lệch năm

SL TT% SL TT% SL TT% 2005/2006 2006/2007Bậc thợ 2516 100 4062 100 4520 100 1546 458Bậc 5-6 10 0.40 17 0.42 23 0.51 7 6Bậc 3-4 143 5.68 160 3.94 220 4.87 17 60Bậc 1-2 2363 93.92 3885 95.64 4277 94.62 1522 392

* Bảng 4: Cơ cấu lao động theo bậc thợ

Nhận xét:Đối với tay nghề, bậc thợ thì lao động có tay nghề cao cũng chiếm một tỷ lệ rất thấp. Hiện tại Công ty thiếu lao động có tay nghề cao và lao động có nghề may công nghiệp.Bên cạnh đó xét về trình độ chuyên môn thì Công ty còn gặp khó khăn đối với những lao động làm việc ở các phòng ban, xí nghiệp. Cụ thể :- Bộ phận kỹ thuật: Công nhân kỹ thuật chủ yếu qua kinh nghiệm thực tế, số qua trường lớp đào tạo nghề chiếm tỷ lệ ít nên chất lượng chưa đạt yêu cầu đề ra. Thiếu lao động có chuyên môn kỹ thuật so với nhu cầu tại Công tyĐây là những khó khăn đòi hỏi Công ty phải có hướng giải quyết đúng đắn và kịp thời trong thời gian đến. Mức lương thu nhập qua các năm:

Chỉ tiêu 2005 2006 2007

Tiền lương bình quân 814.000 1.020.000 1.350.000

Thu nhập bình quân 901.000 1.200.000 1.650.000

Bảng 5: Tiền lương và thu nhập bình quân của người lao động

Đây là mức thu nhập tương đối cao trong ngành dệt may. Với mức thu nhập này đảm bảo tương đối cho cuộc sống của người công nhân. Công ty còn nộp đầy đủ các khoản BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định cho CBCNV. Công ty còn có những phần quà cho công nhân vào những ngày lễ tết.



3. Tình hình tài chính của Công ty:

Tài sảnMã số

2005 2006 2007Năm 06/05

Năm07/06

A Tài sản ngắn hạn

10076,793,509,571 146,913,764,925 156,897,810,240 191.3 106.80

I Tiền và các khoản tương đương tiền

1108,445,198,562 4,027,384,842 3,481,550,087 47,69 86,45

II Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn

1200 0 0

III Các khoản phải thu ngắn hạn

13043,919,224,381 72,945,286,287 71,490,107,544 166,09 98,01

IV Hàng tồn kho 140 23,453,480,412 64,358,766,332 74,793,411,324 274,41 116,21V Tài sản ngắn hạn

khác150

975,606,216 5,582,327,464 7,132,741,324 572,19 127,77

B TÀI SẢN DÀI HẠN

35,374,111,186 73,188,029,165 73,659,953,041 206.90 100.64

I Các khoản phải thu dài hạn

0 0 0

II Tài sản cố định 32,931,196,082 67,844,121,923 67,957,497,389 209.45 100.17III Bất động sản đầu

tư0 0 0

IV Các khoản đầu tư tài chính dài hạn

0 0 600,000,000

V Tài sản dài hạn khác

2,982,915,104 5,343,907,242 5,102,455,652 179.15 95.48

TỔNG TÀI SẢN112,167,620,757 220,101,794,090 230,557,763,281 196.23 104.75

NGUỒN VỐN

A NỢ PHẢI TRẢ 100,319,749,021 194,816,049,252 202,706,648,132 194.20 104.05

I Nợ ngắn hạn 84,866,529,811 140,591,328,395 153,618,658,045 165.66 109.27

Nợ dài hạn 15,453,219,210 54,224,720,857 49,087,990,087 350.90 90.53

B VỐN CHỦ SỞ HỮU

11,847,871,736 25,285,744,838 27,851,115,149 213.42 110.15

I Vốn chủ sở hữu 11,757,081,608 24,925,876,549 27,548,422,015 212.01 110.52II Nguồn kinh phí

và quỹ khác 90,790,128 359,868,289 302,693,134 396.37 84.11

TỔNG NGUỒN VỐN

112,167,620,757 220,101,794,090 230,557,763,281 196.23 104.75

Nhận xét: Qua bảng số liệu ta thấy tổng tài sản của Công ty tăng lên rõ rệt. Năm 2006 tăng gần gấp đôi so với năm 2005 và 2007 tăng 4.75% so với năm 2006. Trong đó tài sản lưu động khác năm 2006 tăng 2.360.992.138 đồng so với năm 2005 và năm 2007 tăng so với năm 2006 là 27.77%. Công ty đã áp dụng các biện pháp nhưu thu hồi lượng vốn bị khách hàng chiếm dụng để có thể xoay vòng vốn nhanh. Công ty đã thu hồi từ các hoạt động như đầu tư tài chính ngắn hạn của năm 2007 tăng hơn so với năm 2006 và năm 2005 góp phần làm cho tài sản lưu động của Công ty tăng lên.Bên cạnh những tăng trưởng nhanh chóng, Công ty còn gặp những khó khăn trong khâu phân phối và tiêu thụ nên lượng hàng tồn kho tăng. Tài sản cố định của Công



ty năm 2007 đã tăng lên, điều đó chứng tỏ công ty không ngừng đổi mới trang thiết bị máy móc, thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh.Hầu hết các hoạt động sản xuất của Công ty đều là vốn vay. Do đó năm 2007 tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty được mở rộng, Công ty đã vay thêm ngân hàng, điều này làm nợ phải trả tăng lên trong năm 2007. Cụ thể là nợ ngắn hạn năm 2006 tăng so với năm 2005 là 55.724.798.584 đồng và năm 2007 so với năm 2006 là 13.027.329.650 đồng.Từ năm 2006,2007 Công ty đã phát triển, kinh doanh hiệu quả nên tổng tài sản của Công ty tăng lên đều qua các năm. Bên cạnh đó nhu cầu vốn lưu động, các khoản nợ ngắn hạn của Công ty tăng lên để đảm bảo cho việc kinh doanh.4. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty (2005 – 2007)

Chỉ tiêu 2005 2006 2007Năm06/05

Năm 07/06

1. DT thuần 240,506,811,841

339,340,134,937 538,788,499,651 141.09 158.78

2. Cá khoản giảm trừ

272,460,404 1,115,584,979 1,181,155,730 409.45 105.88

3. Doanh thu thuần(3=1 – 2)

240,234,351,437

338,224,549,958 537,607,343,921 140.79 158.95

4. Giá vốn bán hàng

212,758,028,983

304,344,891,878 459,953,933,109 143.05 151.13

5. Lợi nhuận gộp(5=3-4)

27,476,322,454 33,879,658,080 77,653,410,812 123.30 229.20

6. DT hoạt động tài chính

704,512,648 824,964,071 2,072,279,348 117.10 251.20

7. Chi phí hoạt động tài chính

4,633,942,019 8,004,141,241 13,542,990,537 172.73 169.20

8. Chi phí bán hàng

5,070,549,058 7,961,540,668 10,202,933,799 157.02 128.15

9. Chi phí quản lý doanh nghiệp

18,041,219,598 17,290,544,548 21,751,720,816 95.84 125.80

10. Lợi nhuận thuần

435,124,427 1,448,395,694 34,228,045,008 332.87 2,363.17

11. Lợi nhuận khác

1,282,461,311 763,020,047 315,268,961 59.50 41.32

12. Tổng lợi nhuận trước 1,717,585,738 2,211,415,741 34,543,313,969 128.75 1,562.05



thuế(12=10+11)13. Các khoản chi phí trừ vào lợi nhuận sau thuế

453,399,931 619,247,367 1,272,127,911 136.58 205.43

14. Lợi nhuận sau thúê (14=12-13)

1,264,185,807 1,592,168,374 33,271,186,058 125.94 2,089.68

Nguồn: Phòng Kế toán

Nhận xét: Căn cứ vào bảng tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty, ta nhận thấy xu thế biến động là ổn định, không có đột biến bất thường trong các giai đoạn từ năm 2005-2007, doanh thu và chi phí đều tăng. Doanh thu năm sau cao hơn năm trước, đáng chú ý là tốc độ tăng của năm 2007 so với năm 2006 là 58,78%. Lợi nhuận hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp năm 2007 so với năm 2006 là 2.839.649.314 đồng. Về chi phí, trong mối quan hệ tương đồng giữa doanh thu và chi phí có thể nhận thấy đây là mối quan hệ tỷ lệ thuận, doanh thu giữa các năm đều tăng và kéo theo chi phí cũng tăng theo.Căn cứ vào mức lợi nhuận sau thuế của các năm qua có thể thấy lợi nhuận đạt được chưa tương xứng với qui mô hiện tại của doanh nghiệp, trong thời gian tới doanh nghiệp cần đẩy mạnh công tác khia thác thị trường, đa dạng hóa sản phẩm, kết hợp các giải pháp nâng cao lợi nhuận sau thuế, đó là đích đến mà doanh nghiệp cần đạt được.*Cơ cấu sản phẩm năm 2007:

Vest : 27.000 chiếcPolo : 204.000 chiếcJacket : 556.000 chiếcShirt : 677.000 chiếcGhile váy : 139.000 chiếcBộ thể thao : 161.000 chiếcLoại khác : 439.000 chiếcTổng sản phẩm sản xuất năm 2007: 4,696 triệu sản phẩm

* Cơ cấu thị trường xuất khẩu năm 2007:Hoa Kỳ: 78,62 %Châu Âu: 19,92 %Thị trường khác: 1,46%

Tổng trị giá xuất khẩu năm 2007: 30 triệu USD



B. Quy trình lập chứng từ thanh toán hàng dệt may xuất khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ tại Công ty:

Phương thức thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ tại Công ty thường tuân theo các bước sau:

Bộ chứng từ thanh toán là do phòng kinh doanh lập căn cứ vào điều 5 “Shipping Documents” trong hợp đồng (Mấu hợp đồng đính kèm) và yêu cầu của L/C ở mục 46A “Documents Required”. Với từng loại đối tượng khách hàng, sẽ có những yêu cầu khác nhau về bộ chứng từ thanh toán. Công ty phải lập đầy đủ, chính xác để tránh tình trạng bị từ chối thanh toán.

Khi lập bộ chứng từ thanh toán phải tuân theo những yêu cầu sau đây:- Chứng từ phải được lập đúng và chính xác.


(4)

(3)

(2)

(1)

Nhận L/C từ NH

Giao hàng-Lập bộ chứng từ thanh toán

Kiểm tra L/C

Xuất trình bộ chứng từ thanh toán

Nhận tiền

Điều chỉnh hoặc thương lượng

Tu chỉnh L/C


- Phải lập đầy đủ các chứng từ cần thiết và các chứng từ có liên quan để đối chiếu khi có sai sót xảy ra.

- Những nội dung trong bộ chứng từ phải được kiểm tra và phê duyệt. Đây là công việc mà các nhân viên phòng kinh doanh khi lập chứng từ phải cẩn trọng xem xét. Công việc này cũng đòi hỏi những nhân viên có kinh nghiệm, có nghiệp vụ vững , am hiểu và luôn cập nhập những thông tin mới nhất để đảm bảo cho bộ chứng từ được chấp nhận thanh toán. Bước lập chứng từ chỉ thực hiện sau khi các bước đóng hàng đã hoàn thiện.Sau khi nhận được lệnh cấp container nhân viên sẽ đem lệnh cấp container xuống cảng để kéo container về xưởng đóng hàng. Song song với việc nhận container , nhân viên sẽ thực hiện việc khai báo làm thủ tục Hải quan. Việc đóng hàng diễn ra tại Cảng, sau khi hoàn thành việc đóng hàng, hàng đã lên tàu lúc đó mới thực hiện quy trình lập chứng từ thanh toán. Bộ chứng từ sẽ được lập sau khi các bước đóng hàng đã hoàn thiện. I. Nội dung điều khoản thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ trong hợp đồng xuất khẩu tại Công ty:

Hợp đồng được xem như lời cam kết hay một sự thoả thuận có tính pháp lý giữa hai bên trong đó có các khoản mục qui định trách nhiệm và quyền lợi của các bên. Trong kinh doanh xuất nhập khẩu, khi có tranh chấp xảy ra thì hợp đồng được xem như một văn bản có tính pháp lý cao góp phần vào việc giải quyết tranh chấp giữa các bên. Hợp đồng trong xuất khẩu cũng qui định rõ hình thức thanh toán và bộ chứng từ cần thiết mà người xuất khẩu phải xuất trình để được thanh toán sau khi giao hàng.

Hợp đ ồng trong xuất khẩu của Công ty được phòng kinh doanh l ập trên thực tế thỏa thuận mua bán giữa hai bên. Hợp đồng được ký kết sau khi thống nhất về các điều khoản; hợp đồng xuất khẩu của Công ty thỏa thuận về các điều khoả liên quan đến:( Mẫu hợp đồng đính kèm)1. Đặc điểm hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng trị giá hàng hóa2. Chất lượng hàng hóa3. Điều khoản về đóng gói hàng hóa4. Điều khoản về giao nhận5. Điều khoản thanh toán6. Điều khoản yêu cầu về bộ chứng từ7. Điều khoản về việc kiểm tra hàng hóa8. Trường hợp bất khả kháng



9. Điều khoản về trọng tài kinh tế10. Các điều khoản chungCác điều khoản đều được thống nhất cụ thể giữa hai bên để làm cơ sở cho thanh toán sau này, các điều khoản thanh toán và bộ chứng từ cần thiết đều được quy định rõ trong hợp đồng:+ 100% trị giá hợp đồng sẽ được thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ cho nhà xuất khẩu.+ Tên ngân hàng mở/ ngân hàng thông báo: ngân hàng đại diện cho nhà nhập khẩu+ Tên ngân hàng thông báo: đại diện cho nhà xuất khẩu+ Thời hạn cho việc xuất trình chứng từ hàng hải: (???ngày ) sau ngày hàng được xuất đi.Điều khoản thanh toán trong hợp đồng và điều khoản yêu cầu về bộ chứng từ cần thiết được nêu rõ trong hợp đồng sẽ là căn cứ cần thiết cho việc lập chứng từ và thanh toán sau này. Nhân viên lập bộ chứng từ tại Công ty phải nghiên cứu kỹ hợp đồng để tránh những thiếu sót khi lập bộ chứng từ.II. Nghiên cứu về nội dung về chứng từ trong L/C:Trong công tác lập chứng từ, bộ chứng từ được lập và nội dung chứng từ yêu cầu trong L/C phải hoàn toàn giống nhau nhằm tránh sai sót khi kiểm tra sự phù hợp giữa bộ chứng từ và L/C trong việc xuất trình bộ chứng từ để thanh toán sau này. Tại Công ty việc kiểm tra L/C là vô cùng quan trọng, nếu không có sự phù hợp mà Công ty vẫn giao hàng theo hợp đồng mà không kiểm tra L/C thì sẽ không được thanh toán, ngược lại nếu giao hàng theo L/C thì sẽ vi phạm hợp đồng. Do đó, khi lập chứng từ thanh toán nhân viên Công ty nghiên cứu rất kỹ L/C nhằm thực hiện các bước tu chỉnh hợp lý nhằm tránh thiệt hại về sau, ngăn ngừa trước bất đồng về chứng từ. Trong L/C, tại điều 46A nêu rất rõ cụ thể yêu cầu về bộ chứng từ cần thiết cho việc thanh toán, nếu bộ chứng từ khi lập phù hợp với yêu cầu trong L/C và Hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên thì sẽ được thanh toán. Khi nhận L/C từ ngân hàng thông báo, Công ty kiểm tra và sau khi L/C được chấp nhận; công ty sẽ tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán. Khi lập bộ chứng từ thanh toán, cán bộ nghiệp vụ thường có trong tay: bản thư tín dụng gốc, các bản tu chỉnh nếu có và các bản để trống theo yêu cầu.



III. Thu thập và lập bộ chứng từ thanh toán:1. Các chứng từ và nội dung chứng từ theo yêu cầu:

1.1. Phiếu đóng gói:Phiếu đóng gói là chứng từ được lập đầu tiên và trước nhất. Phiếu đóng gói được lập sau khi giao hàng và được lưu theo từng khách hàng. Căn cứ trên Phiếu đóng gói (Profoma Packing) được fax từ dưới xưởng lên, biết được thông tin về cách đóng gói, số thùng carton, trọng lượng cả thùng, trọng lượng, số thùng hàng chứa trong một container, trên cơ sở đó, nhân viên lập Packing List điền đầy đủ thông tin để khai báo hải quan. Các nội dung trên phiếu đóng gói tại công ty thường gồm các nội dung sau: ngày lập chứng từ, tên người xuất khẩu, tên người nhập khẩu, cảng đi, cảng đến, tên tàu (để trống), mô tả hàng hoá, trọng lượng, thể tích, số lượng container, kích cỡ......; ch ỉ dẫn của việc đóng hàngCác thông tin về số hợp đồng, số L/C, số hoá đơn thương mại cũng được nêu trong mẫu Packing list của công ty.

1.2. Hoá đơn thương mại:Việc lập hóa đơn thương mại tại công ty do phòng kinh doanh đảm trách.

Các hoá đơn thương mại của công ty thường dưới dạng hoá đơn chi tiết theo mẫu lưu sẵn trong máy tính.

Tuy nhiên, hoá đơn sẽ chỉ được lập một cách đầy đủ và chính xác sau khi nhân viên lập chứng từ lấy được B/L gốc do hãng tàu cung cấp. Các mục chính thường được ghi rõ trong hoá đơn thương mại của công ty gồm:

- Số Invoice.- Số L/C hay số hợp đồng.- Điểm đi, điểm đến của hàng.

- Tên tàu vận chuyển. - Số B/L- Dự kiến ngày đi của tàu.- Tên và địa chỉ của người nhập khẩu; xuất khẩu- Tên hàng, đơn giá, số lượng, tổng trị giá hàng.

- Điều kiện giao nhận và thanh toánTrong trường hợp L/C có quy định thêm thì nhân viên phòng sẽ lưu ý để lập

cho đầy đủ và chính xác. Thời gian lập hoá đơn thương mại thường diễn ra nhanh chóng, nếu các

bước chuẩn bị tốt thì việc lập hoá đơn ở công ty không mất nhiều thời gian



Nhận xét về công tác lập hoá đơn thương mại tại công ty:- Ưu điểm: Quá trình lập hoá đơn ở công ty diễn ra nhanh chóng, chính

xác, không tốn nhiều thời gian và chi phí. - Nhược điểm: Trong công tác thanh toán bằng L/C đôi khi doanh nghiệp

không đủ khả năng để thực hiện hết tất cả các điều kiện trong hợp đồng. Và khi lập hoá đơn thương mại, đôi khi doanh nghiệp thường hay dựa vào L/C cũ để lập mà không để ý L/C đó đã có sai sót và đã được tu chỉnh, bổ sung thêm. Chính vì vậy rất dễ dẫn đến những trường hợp sai sót giữa L/C và hoá đơn. Ngoài ra, còn một số sai sót doanh nghiệp thường hay mắc phải như sai sót về trọng lượng cả bì, số kiện hàng thường không đồng nhất giữa các chứng từ.

1.3. Vận đơn:Trong kinh doanh xuất nhập khẩu, vận đơn đường biển là chứng từ quan

trọng không thể thiếu. Nếu như giao hàng theo điều kiện FOB thì hãng tàu biển sẽ do nhà nhập khẩu chọn. Nếu giao hàng theo điều kiện CIF, CIP thì công ty có quyền chọn đại lý hãng tàu.

Hiện nay, vận đơn đường biển mà công ty sử dụng là vận đơn sạch được ký phát bởi đại lý hãng tàu.

Mỗi hãng tàu có mẫu (Form) B/L khác nhau. Các bước để lấy vận đơn đường biển (B/L) như sau:

Bước 1: Điền các thông tin kể trên lên form của hãng tàu (tùy từng hãng tàu theo sự chỉ định của bên nhập khẩu) có sẵn trên máy của nhân viên làm chứng từ, in ra và fax trước qua cho hãng tàu.Công ty Vinatex có mẫu form B/L riêng, sau khi làm xong sẽ fax qua cho cho hãng tàu. Hãng tàu căn cứ trên các thông tin Công ty fax sang để làm B/L gốc. Nội dung công ty fax sang cho hãng tàu bao gồm:

Tên người gởi hàng. Tên người nhận hàng. Tên tàu. Cảng đến/đi. Số cont và số seal. Nơi giao hàng. Trọng lượng. Mô tả hàng hoá (phần này xem xét theo P/O) Số lượng hàng hoá.



- Tên người gửi hàng: ghi đúng như trên Invoice, Packing list. Nếu có sự khác biệt giữa các chứng từ này bộ chứng từ sẽ không hợp lệ.

- Tên người nhận hàng (consignee): căn cứ vào loại vận đơn do hợp đồng hay L/C yêu cầu cấp. Cụ thể là: nếu vận đơn đích danh thì trong mục này, ghi rõ tên người nhận hàng. Nếu vận đơn theo lệnh thì trong mục này có thể ghi “theo lệnh” (To order) hoặc “theo lệnh người gởi”, hoặc “theo lệnh công ty...”

VD : Theo B/L (mẫu minh hoạ) thì đây là B/L theo lệnh: “To order of Bank”.

Hoặc nếu: - Made out to order blank endorsed ( B/L được lập theo lệnh người gửi hàng

và ký hậu để trắng). Mục Người nhận hàng trên B/L phải ghi ‘to order’ và người gửi hàng sẽ ký hậu để trắng ở mặt sau của B/L.

- Ngày cấp vận đơn: là ngày giao hàng lên tàu. - Việc trả tiền cước: căn cứ trên hợp đồng hoặc L/C (nếu có), và hãng tàu sẽ

thể hiện bằng cách đóng dấu hoặc đánh máy.+ “Tiền cước đã trả trước” (Freight to prepaid).

+ “Tiền cước sẽ được thu sau” (Freight to collect).+ “Tiền cước sẽ được thu ở cảng đến” (Freight to payable at destination).- Tên tàu: dựa trên Booking Cornfirmation hoặc Lệnh cấp container rỗng,

và giống như trên Invoice và Packing.- Số cont., số seal: sau khi kéo cont. về xưởng, nhân viên sẽ có được số

cont., số seal và fax lên cho công ty cùng với tờ Booking. Số cont. gồm có 4 chữ cái và 7 số.

- Trọng lượng, số lượng, mô tả hàng hoá: căn cứ trên Packing list.

Bước 2: Sau ngày tàu chạy thông thường 1 ngày, mang form đã in sang hãng tàu đề nghị cấp B/L gốc.

Căn cứ vào hợp đồng hoặc L/C (nếu có) để yêu cầu cấp số lượng bản gốc, bản copy. Thông thường là 03 bản gốc và 3 bản copy. Nếu là B/L Surrendered thì chỉ có 02 bản.

VD: 3/3 bản vận đơn gốc (nghĩa là phải nộp cho ngân hàng tất cả 3 bản gốc vận đơn đã làm) hoặc 2/3 bản vận đơn gốc (nghĩa là phải nộp cho ngân hàng cả 2 trong số 3 bản gốc vận đơn) một bản gốc còn lại dùng để gửi cho người mua chẳng hạn, nếu hợp đồng qui định như vậy.



Bước 3: Ký xác nhận đã nhận B/L gốc và đóng phí (mức phí khác nhau ở mỗi hãng tàu). Sau đó kiểm tra lại các thông tin trên B/L gốc để chắc rằng nó phù hợp với B/L đã fax ban đầu. Trên thực tiễn, chữ ký trên vận đơn do đại diện hàng hải ký.

* Nhận xét: Ưu điểm: Do đội ngũ nhân viên công ty chuyên nghiệp, có kinh nghiệm

trong việc lập vận đơn đường biển nên ít xảy ra sai sót. Quá trình lập vận đơn diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian và chi phí.

1.4. Giấy chứng nhận xuất xứ:Căn cứ vào Hợp đồng hoặc L/C (nếu có) để biết C/O thuộc loại form gì, yêu

cầu thể hiện trên bề mặt C/O như thế nào?Có thể đăng ký C/O trước hoặc sau ngày tàu chạy. Thông thường tại công ty thường làm sau ngày tàu chạy.

Nhân viên làm chứng từ chuẩn bị Bộ hồ sơ đăng kí cấp C/O chỉ trong vòng 10-15 phút rồi mang đến phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam để ký và đóng dấu. Hồ sơ kèm theo bao gồm:

+ Đơn xin cấp C/O - 01 bản (bản chính).

+ Giấy ghi chép hồ sơ C/O - 01 bản (bản chính).

+ 05 tờ C/O (01 bản chính, 04 bản photo): form C/O mua tại Phòng Thương

Mại và Công Nghiệp Việt Nam, sau đó điền đầy đủ thông tin trên form.

+ Invoice - 01 bản (bản sao).

+ Packing list (bản sao).

+ B/L - 01 bản (bản photo có sao y).

+ Tờ khai Hải Quan xuất - 01 bản (bản photo có sao y).

+ Công văn (nếu có).

+ Hợp đồng ngoại thương (bản sao công chứng)

C/O gồm các form chính A, B, O, T, X D, E, S.... do Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam cấp.

Thứ tự

Loại C/O

Đối tượng cấp

1 Form AHàng xuất vào các nước phát triển nằm trong hệ thống ưu đãi tổng quát về thuế quan(GSP)

2 Form B Mọi hàng hoá xuất đi các nước

3 Form D Hàng xuất vào các nước khối ASEAN



3 Form E Hàng xuất vào Trung Quốc

4 Form S Hàng xuất vào Lào

5 Form XSản phẩm cafê xuất sang các nước không thuộc hiệp hội cà fê

6 Form T Sản phẩm dệt xuất sang EU

Tất cả các giấy tờ trên hầu hết chỉ cần là bản sao. Giấy chứng nhận xuất xứ sẽ được cấp ngay trong ngày. Thông thường nếu nhân viên nộp vào buổi sáng thì chiều đã có thể đến lấy.

Về danh nghĩa, C/O là do Phòng thương mại và Công Nghiệp cấp (VCCI) nhưng trên thực tế, VCCI chỉ ký xác nhận và đóng dấu trên Form C/O do công ty chuẩn bị sẵn. (M ẫu gi ấy ch ứng nhận xuất xứ của Công ty đính kèm)Căn cứ trên hợp đồng, Invoice, Packing List, mẫu giấy chứng nhận xuất xứ của công ty gồm các mục sau :

- Mục 1: Tên và địa chỉ đầy đủ của nhà xuất khẩu.

- Mục 2: Tên và địa chỉ đầy đủ của người ủy thác nhận hàng hóa.

- Mục 3: Phương tiện vận tải và hành trình của lô hàng, số B/L.

- Mục 4: Dành cho cơ quan cấp chứng nhận xuất xứ.

- Mục 5: Mã và số hiệu các mặt hàng xin cấp chứng nhận xuất xứ.- Mục 6: Mô tả chung về hàng hóa, số lượng và chủng loại kiện hàng.

- Mục 7: Ghi trọng lượng/số lượng tổng thể hay các loại đơn vị tính khác.

- Mục 8: Số hoá đơn, ngày lập.

- Mục 9: Xác nhận của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam tại Đà

Nẵng, chữ ký và đóng dấu, địa điểm cấp, ngày tháng năm xin cấp. Bộ hồ sơ xin cấp C/O (đã kể trên) được nộp tại Phòng Thương Mại và Công

Nghiệp Việt Nam đường Trần Phú Đà Nẵng.Mỗi công ty sẽ được cấp mã số C/O riêng và mã số này là cố định. Sau nửa ngày, hoặc một ngày (tuỳ vào lượng khách đăng ký) Phòng

Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam tại Đà Nẵng sẽ tiến hành kiểm tra và cấp C/O cho công ty (trả lại bộ C/O có đóng dấu xác nhận của Phòng Thương Mại).

1.5. Giấy kê khai chi tiết về mặt hàng: Đây là chứng từ Công ty kê khai rõ , chi tiết về mặt hàng xuất khẩu. Đặc điểm cụ thể về hàng hóa, mã hàng, các kích cỡ, trọng lượng, chất liệu, mẫu thiết kế ...nhằm chuyển thông tin cụ thể về hàng hoá cho nhà nhập khẩu. Đây cũng là căn cứ để nhà nhập khẩu kiểm tra chất lượng hàng hóa đã nhập.Mỗi mặt hàng sẽ có mẫu kê khai riêng phù hợp cho từng loại.



Thông thường tại Công ty đã có form riêng cho các mặt hàng xuất khẩu chính, do đó việc kê khai này tương đối đơn giản trong khâu lập chứng từ.

1.6. Bảng kê khai Container chở h àng: Bảng kê khai được Công ty lập với nội dung bảng kê khai về số lượng kích cỡ các container dùng để chứa hàng. Đây được coi như một chứng từ xác nhận, trong tờ kê khai này Công ty nêu rõ về:+ Số hóa đơn Ngày lập hóa đơn+ Số L/C, ngày lập L/C+ Mã P/O+ Số lượng, trọng lượng hàng hóa+ Mã container; kích cỡ container+ Mô tả hàng hóa vận chuyển+ Tên tàu vận chuyển

1.7. Thông báo giao hàng bằng Fax:Sau khi giao hàng, công ty fax xác nhận cho người nhận hàng thông tin rằng

mình đã thực hiện xong nghĩa vụ giao hàng. Để đảm bảo nhận được thông tin về kết quả giao hàng từ phía công ty, L/C quy định sau khi thông báo cho người nhận hàng, nhân viên công ty (tức công ty) phải xuất trình chứng cớ cho ngân hàng thì mới hợp lệ. Ngân hàng sẽ kiểm tra Fax activity report (đối với việc gởi bằng Fax), kiểm tra số Answerback (đối với việc gởi bằng Telex).

1.8. Hối phiếu:Việc lập hối phiếu là bước cuối cùng của khâu lập bộ chứng từ thanh toán. Hối phiếu là chứng từ dùng để đòi tiền nhà nhập khẩu. Hối phiếu được lập

có những qui định chung do đó cần phải đảm bảo phù hợp với các nội dung trên các chứng từ khác. Tại công ty, hối phiếu thường được gởi đi kèm 1 lúc với bộ chứng từ để đòi tiền nhà nhập khẩu. Và những nội dung chính mà một hối phiếu cần thể hiện rõ như sau:

Tổng số tiền nhà nhập khẩu phải thanh toán. Trong đó lưu ý số tiền bằng chữ phải tương ứng với số tiền bằng số, tương ứng với số tiền trong hoá đơn thương mại, L/C, hợp đồng. Loại tiền nhà nhập khẩu phải thanh toán. Thời hạn trả tiền: Ghi sao cho phù hợp với các chứng từ. Tên người thụ hưởng: Ngân hàng Quân Đội. Tên người thụ trái: Công ty Vinatex Địa chỉ người thụ trái: 25 Tr ần Qu ý C áp – TP Đ à N ẵng.



Người trả tiền hối phiếu. Ngày ký phát. Số và ngày lập hoá đơn thương mại. Loại thư tín dụng. Số và ngày mở thư tín dụng.

Trước đây, nhân viên lập chứng từ đánh nội dung sau đó đưa form mẫu vào in (cách làm giống như tờ khai). Với cách làm đó không thuận tiện, hiện nay công ty thiết kế form theo mẫu của ngân hàng có sẵn trong máy, mỗi lần lập chỉ việc điền thông tin vào chỗ trống và in ra.

Công tác lập hối phiếu tại công ty nhìn chung tương đối tốt, chưa có bất hợp lệ nào liên quan đến hối phiếu. Công ty cần phát huy điểm mạnh này.

II. KIỂM TRA BỘ CHỨNG TỪ THANH TOÁN1. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của bộ chứng từ thanh toán:

Nhân viên phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra tất cả các loại chứng từ trong bộ chứng từ thanh toán để đảm bảo yếu tố pháp lý (con dấu, chữ ký của các chủ thể liên quan). Ngoài ra, nhân viên lại tiếp tục kiểm tra xem các nội dung trong bộ chứng từ đã được phản ánh rõ ràng, đầy đủ hay chưa. Toàn bộ nội dung trong bộ chứng từ đều không được cạo sửa, tẩy xoá...(tên, địa chỉ, số tài khoản, số lượng, trọng lượng, khối lượng hàng hoá, giá cả, thành tiền...) và những nội dung đó còn phải phù hợp với nguồn luật chi phối, phù hợp với các điều khoản trong hợp đồng thương mại, các điều khoản trong tín dụng thư.

2. Kiểm tra tính thống nhất giữa các loại chứng từ trong bộ chứng từ:Trong bộ chứng từ thanh toán - hoá đơn thương mại giữ vị trí trung tâm và

tất cả các chứng từ khác - từ vận đơn cho đến các giấy chứng nhận hàng hoá đều phải phù hợp với hoá đơn thương mại. Chính vì vậy mà nhân viên phòng kinh doanh công ty phải kiểm tra lại một lần nữa nội dung bộ chứng từ nhằm đảm bảo sự phù hợp tất yếu về hàng hoá, về ngày tháng của chứng từ hoá đơn...cũng như sự phù hợp về số lượng, trọng lượng, khối lượng, chất lượng và xuất xứ của các hàng hoá được kê khai. Bởi khi có sự không phù hợp thì bộ chứng từ sẽ không có giá trị.



3. Kiểm tra danh mục và số lượng các loại chứng từ:Để đảm bảo danh mục và số lượng các loại chứng từ đủ theo quy định của

thư tín dụng hoặc của hợp đồng thương mại thì người bán phải chịu trách nhiệm lập bảng kê khai danh mục và số lượng các loại chứng từ. Công việc này cũng do nhận viên phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra và lên danh mục, số lượng chứng từ cụ thể. Trong khi đó, ngân hàng và người mua kiểm tra số lượng thực tế của các loại chứng từ. Tất cả đểu phải khớp đúng giữa bảng kê và số lượng chứng từ thực tế.

4. Kiểm tra nội dung cụ thể chi tiết của từng loại chứng từ:Đây là công đoạn đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ của nhân viên phòng kinh

doanh nhằm tránh những sai sót nhỏ nhất có thể xảy ra. Đây là việc kiểm tra từng chi tiết trên mỗi chứng từ để khẳng định sự chính xác của các số liệu trong các chứng từ đó. Các chứng từ như hoá đơn thương mại, vận đơn, chứng từ bảo hiểm và các giấy chứng nhận hàng hoá không những kiểm tra chi tiết mà còn đối chiếu với hợp đồng thương mại và tín dụng thư để kết luận một cách chính xác. Đối với các chứng từ tài chính như hối phiếu cũng phải được kiểm tra cụ thể từng yếu tố nhằm đảm bảo sự thống nhất giữa các chứng từ.

III. XUẤT TRÌNH BỘ CHỨNG TỪ ĐỂ ĐƯỢC THANH TOÁN:Sau khi lập đủ bộ chứng từ và nhận được vận đơn đường biển từ đại lý hãng

tàu. Nếu kiểm tra không thấy sai sót gì, công ty sẽ gởi bộ chứng từ sang ngân hàng thông báo. Ngân hàng thông báo sẽ tiến hành kiểm tra bộ chứng từ. Nếu bộ chứng từ hoàn toàn phù hợp với L/C thì ngân hàng thông báo xác nhận đã kiểm tra vào bảng kê chứng từ rồi gửi ngay bộ chứng từ cho ngân hàng phát hành L/C. Nếu bộ chứng từ có sai sót hoặc chưa đủ thì ngân hàng sẽ thông báo cho công ty bổ sung, sửa chữa cho đầy đủ rồi sau đó mới gởi đi cho ngân hàng phát hành. Thời gian cho ngân hàng thông báo kiểm tra và xử lý bộ chứng từ là 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được bộ chứng từ do công ty nộp vào.

Một lưu ý quan trọng là công ty phải xuất trình bộ chứng từ trong thời gian hiệu lực của L/C. Thông thường công ty xuất trình bộ chứng từ dưới 2 hình thức:

Nếu L/C quy định rõ ngân hàng được chỉ định thì công ty sẽ xuất trình bộ chứng từ tại ngân hàng này .

Nếu L/C không quy định rõ ngân hàng được chỉ định thì công ty có thể xuất trình tại bất cứ ngân hàng nào để được thanh toán. Tuy nhiên công ty thường chọn Vietcombank. Thỉnh thoảng cũng làm việc với Techcombank và Agribank.



IV. SỬA ĐỔI BỘ CHỨNG TỪ KHI CÓ SAI SÓT:Khi bộ chứng từ có sai sót, ngân hàng từ chối thanh toán, công ty thường

tiến hành sửa đổi lại bộ chứng từ. Khi sửa đổi bộ chứng từ công ty thường thương lượng với nhà nhập khẩu để thay đổi thời gian hiệu lực của L/C nhằm đảm bảo việc xuất trình bộ chứng từ được hợp lệ.

Do mối quan hệ lâu dài với các nhà nhập khẩu nên đôi khi có những sai sót nhỏ trong bộ chứng từ, ngân hàng vẫn chấp nhận thanh toán cho công ty. Hơn nữa các khách hàng của công ty phần lớn là khách hàng thường xuyên, đội ngũ nhân viên phòng kinh doanh dày dạn kinh nghiệm nên việc bộ chứng từ có sai sót và bị từ chối thanh toán rất ít khi xảy ra.

PHẦN III: KIẾN NGHỊ



I. NHỮNG LƯU Ý TRONG QUÁ TRÌNH LẬP CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN BẰNG L/C.1. Lập hoá đơn:

- Người nhập khẩu yêu cầu người xuất khẩu lập hoá đơn theo một số quy định cụ thể của họ, nhân viên lập chứng từ cần nghiên cứu những yêu cầu đó để phân biệt những yêu cầu nào là hợp lý, yêu cầu nào là không hợp lý. Đối với những yêu cầu không hợp lý thì phải bác bỏ, yêu cầu đối phương phải sửa đổi lại L/C.

- Hoá đơn thương mại phải được phát hành bởi người hưởng lợi được ghi rõ trong L/C, được lập đứng tên bởi người yêu cầu mở L/C và không nhất thiết phải ký tên.

- Số tiền ghi trên hoá đơn thương mại không vượt quá số tiền L/C cho phép. - Mô tả hàng hoá trong hoá đơn thương mại bắt buộc phải phù hợp với mô

tả hàng hoá trong L/C. Trong tất cả các chứng từ khác, hàng hoá có thể được mô tả một cách chung chung mà không mâu thuẫn với mô tả hàng hoá trong L/C.

- Số lượng, ký hiệu gởi hàng và mô tả phải giống như các chứng từ khác, tức là vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói,...

- Đơn giá và trị giá phải chỉ rõ: FOB, hoặc CFR, hoặc CIF...tuỳ trường hợp. - Khi L/C ghi số của giấy phép nhập khẩu, hợp đồng hoặc số đơn đặt hàng

của người nhập khẩu hàng và những chi tiết khác, những yêu cầu ấy phải được ghi trên hoá đơn thương mại.

- Khi L/C ghi một giá cụ thể, các chi phí khác không được cộng thêm vào trị giá hoá đơn.

- Nếu L/C có dự liệu một cách đóng gói đặc biệt nào đó thì hoá đơn thương mại phải xác nhận việc này đã được thực hiện.

- Nhằm mục đích thông tin, hoá đơn thương mại có thể thêm những chi tiết như tên tàu từ cảng xếp đến cảng dỡ hàng, tên ngân hàng phát hành và số L/C.

- Ghi ngày phát hành hoá đơn, ngày xếp hàng lên tàu, ngày rời cảng, nơi đến, ngày dự kiến đến đích. 2. Vận đơn đường biển:

- Nếu một L/C yêu cầu một vận đơn chuyển hàng từ cảng đến cảng, trên bề mặt của nó phải ghi rõ tên của người chuyên chở và được ký tên hoặc chứng thực bởi người chuyên chở hoặc một người đại lý đích danh đại diện cho người chuyên chở, hoặc thuyền trưởng, hoặc một người đại lý đích danh đại diện cho thuyền trưởng.



- Ghi rõ hàng hoá đã được bốc lên tàu hoặc được xếp lên một con tàu đích danh. Trường hợp này, ngày phát hành vận đơn được coi là ngày bốc hàng lên tàu và là ngày giao hàng.

- Nếu vận đơn ghi nơi nhận hàng hoặc nơi nhận hàng để gởi khác với cảng bốc hàng, việc ghi chú hàng đã bốc lên tàu cũng phải ghi rõ cảng bốc quy định trong L/C và tên tàu nhận hàng, thậm chí ngay cả khi hàng hoá đã được bốc lên con tàu được ghi tên trên vận đơn.

- Ghi rõ cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng quy định trong L/C.- Trừ phi các điều kiện trong L/C cấm chuyển tải, các ngân hàng sẽ chấp

nhận các vận đơn có ghi hàng hoá sẽ được chuyển tải, miễn là toàn bộ hành trình chuyên chở đường biển chỉ dùng cùng một vận đơn.

- Ngay cả khi L/C cấm chuyển tải, các ngân hàng sẽ chấp nhận một vận đơn, trên đó có ghi là sẽ chuyển tải chừng nào mà những hàng hoá liên quan được chuyên chở bằng container, móc (trailer) miễn là toàn bộ hành trình đường biển chỉ dùng cùng một vận đơn.

3. Chứng nhận xuất xứ:Ở khâu này, thường gặp những phát sinh trên các chứng từ như sau:- Nội dung trên C/O đều dựa trên B/L, Invoice, Packing List. Khi nội dung

trên các chứng từ này sai (về lỗi chính tả: tên cảng đi, cảng đến, số Invoice...) dẫn đến chứng từ này sai theo. Khi phát hiện có sai sót đối với C/O, phải làm lại bộ hồ sơ đăng ký cấp mới.

- Không thống nhất thông tin thể hiện trên C/O và các chứng từ khác: đây thực ra cũng là lỗi về chính tả. VCCI kiểm tra sự phù hợp thông tin trên C/O và các chứng từ khác, nếu phát hiện có sự không phù hợp, bộ hồ sơ sẽ bị trả lại, đồng nghĩa với việc công ty mua Form C/O khác để xin đăng ký lại.

Nguyên nhân của những phát sinh này mang tính chủ quan xuất phát từ tính bất cẩn của nhân viên làm chứng từ, có thể do sơ sút trong quá trình đánh máy... khiến tốn nhiều thời gian, công sức và chi phí cho mỗi lần đăng ký.

4. Hối phiếu:Trong phương thức L/C chứng từ hối phiếu ký phát theo L/C để đòi tiền

người nhập khẩu, do đó phải đối chiếu nội dung L/C để lập hối phiếu cho đúng. Cần lưu ý một số điểm sau:



- Số tiền ghi trên hối phiếu không được bé hơn hoặc lớn hơn số tiền ghi trên hoá đơn và nói chung không được vượt quá kim ngạch của L/C.

- Trị giá của hối phiếu phải được diễn đạt bằng cùng một loại tiền với L/C và số tiền bằng số và số tiền bằng chữ phải phù hợp nhau.

- L/C yêu cầu hối phiếu ghi như thế nào thì phải làm đúng như vậy, không được tự ý sửa chữa, bổ sung về nội dung và hình thức của yêu cầu đó.

- Tên họ và địa chỉ đầy đủ của người thụ trái cần phải được ghi chính xác.- Hối phiếu phải được đề ngày trong vòng thời gian trước ngày hết hiệu lực

của L/C.- Hối phiếu phải được ghi tên ngân hàng phát hành, số của L/C và ngày phát

hành. - Đối với trường hợp giao hàng vượt quá kim ngạch của L/C thì phải lập hối

phiếu và hoá đơn như sau: Lập hai hoá đơn, một hoá đơn đúng với kim ngạch của L/C, một hoá đơn

với số tiền vượt quá kim ngạch của L/C. Lập hối phiếu theo từng hoá đơn một. Hối phiếu của số tiền vượt quá không thể “ký phát theo L/C số...” mà phải ký phát thẳng cho người nhập khẩu rồi nhờ ngân hàng thu tiền hộ.

Trường hợp không lập hai hoá đơn được thì hối phiếu vẫn phải làm riêng biệt thành hai hối phiếu như trên và trên hối phiếu của số tiền vượt quá L/C phải ghi rõ là “Phần tiền vượt quá dùng cách nhờ thu” (being overdrawn portion for collection).

II. NHỮNG QUI ĐỊNH MỚI CỦA UCP600:Sau 3 năm soạn thảo và chỉnh lý, ngày 25 tháng 10 năm 2006, ICC đã thông

qua Bản Quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ số 600 (UCP 600) thay cho UCP 500. UCP 600 sẽ có hiệu lực từ ngày 01 tháng 07 năm 2007. UCP 600 có một số thay đổi cơ bản so với UCP 500 như sau:

Thứ nhất, về hình thức, UCP 600 được bố cục lại với 39 điều khoản (so với 49 điều khoản của UCP 500), trong đó bổ sung nhiều định nghĩa và giải thích thuật ngữ mới để làm rõ nghĩa của các thuật ngữ còn gây tranh cãi trong bản UCP 500. Chẳng hạn, điều 2 “Definitions” (Định nghĩa) của UCP 600 đã nêu ra một loạt định nghĩa như: Advising bank, Applicant, Beneficiary, Complying presentation, Confirmation, Confirming bank, Credit, Honour, Negotiation, Presentation…

Thứ hai, UCP 600 đã quy định rõ thời gian cho việc từ chối hoặc chấp nhận các chứng từ xuất trình là khoảng thời gian cố định “5 ngày làm việc ngân hàng”



(five banking days). ở UCP 500, khoảng thời gian này được quy định không rõ ràng là “Thời gian hợp lý” (Reasonable Time) và “Không chậm trễ” (Without delay) để kiểm tra chứng từ và thông báo chứng từ bất hợp lệ. Cụ thể như sau:

UCP 600 UCP 500

UCP 600 Điều14(b) & 16 (d) Ngân hàng được chỉ định, NH xác nhận, nếu có, và ngân hàng phát hành sẽ có tối đa mỗi Ngân hàng là 5 ngày lám việc tiếp theo ngày xuất trình chứng từ để xác định chứng từ xuất trình có hợp lệ hay không (A nominated bank acting on its nomination, a confirming bank, if any, and the issuing bank shall each have a maximum of five banking days following the day of presentation to determine if a presentation is complying)…… Thông báo từ chối bộ chứng từ theo yêu cầu ở điều 16c phải được gửi bằng viễn thông, hoặc nếu không thể được, thì bằng phương tiện nhanh chóng khác không muộn hơn ngày làm việc thứ 5 của ngân hàng tiếp theo ngày xuất trình chứng từ(The notice (of refusal documents) required in sub-article 16(c) must be given by telecomunication or, if that is not possible, by other expeditious means no later than the close of the fifth banking day following the day of presentation).

UCP 500 Điều 13(b) & 14(d) (i) Ngân hàng phát hành, Ngân hàng xác nhận, nếu có, hoặc Ngân hàng được chỉ định, mỗi Ngân hàng có một thời gian hợp lý, nhưng không quá 7 ngày làm việc tiếp theo ngày nhận chứng từ, để kiểm tra chứng từ và quyết định sẽ nhận hay từ chối chứng từ và thông báo cho bên mà từ đó Ngân hàng này nhận chứng từ, biết quyết định của mình.(The Issuing Bank, the Confirming Bank, if any, or a Nominated Bank acting on their behalf, shall each have a reasonable time, not to exceed seven banking days following the day of receipt of the documents, to examine the documents and determine whether to take up or refuse the documents and to inform the party from which it received the documents accordingly).…. Nếu Ngân hàng phát hành và/ hoặc Ngân hàng xác nhận, nếu có hoặc Ngân hàng được chỉ định hành động thay mặt ngân hàng này quyết định từ chối chứng từ thì phải gửi thông báo về quyết định này bằng viễn thông hoặc nếu không thể được, thì bằng phương tiện nhanh chóng khác, không chậm trễ nhưng cũng không



muộn hơn ngày làm việc thứ 7 của ngân hàng tiếp theo ngày nhận bộ chứng từ(If the Issuing Bank and/or Confirming Bank, if any, or a Nominated Bank acting on their behalf, decides to refuse documents, it must give notice to that effect by telecommunication or, if that is not possible, by other expeditious means, without delay but no later than the close of the seventh banking day following the day of receipt of the documents).

Thứ ba, UCP 600 đã đưa ra quy định mới về địa chỉ của người yêu cầu mở và người hưởng lợi thư tín dụng phải được thể hiện trên chứng từ xuất trình đúng như trong L/C:

UCP 600 UCP 500

UCP 600 Điều 14(j)Khi địa chỉ của người hưởng lợi và người yêu cầu mở thư tín dụng thể hiện trên bất kỳ chứng từ nào thì không nhất thiết phải giống như địa chỉ trong thư tín dụng hoặc trong bất kỳ một chứng từ nào khác, tuy nhiên phải trong cùng nước với địa chỉ tương ứng qui định trong thư tín dụng. Các chi tiết liên lạc (số fax, điện thoại, Email…) là một phần địa chỉ của người hưởng và người yêu cầu mở thư tín dụng sẽ bị bỏ qua. Tuy nhiên khi địa chỉ và các chi tiết liên lạc của người yêu cầu mở thư tín dụng xuất hiện như là một phần chi tiết của người nhận hàng hay bên được thông báo trong

UCP 500 Điều 37 Trừ khi qui định khác trong thư tín dụng, hoá dơn thương mại phải thể hiện trên bề mặt là được phát hành bởi người hưởng lợi ghi trong thư tín dụng (trừ trường hợp ghi trong điều 48) và phải được lập cho người yêu cầu mở thư tín dụng (trừ trường hợp nêu trong điều 48(h))…)(Unless other stipulated in the Credit, commercial invoices:i. Must appear on their face to be issued by the Beneficiary named in the Credit (except as provided in Article 48), andii. Must be made out in the name of the Applicant (except as provided in sub-Article 48(h)) …)



chứng từ vận tải theo điều 19, 20, 21, 22, 23, 24 hoặc 25 thì phải giống như trong thư tín dụng(When the addresses of the beneficiary and the applicant appear in any stipulate document, they need not be the same as those stated in the credit or in any other stipulated documents, but must be within the same country as the respective addresses mentioned in the credit. Contact details (telefax, telephone, email and the like) stated as part of the beneficiary’s and the applicant’s address will be disregarded. However, when the address and contact details of the applicant appear as part of the consignee or notify pary details on a transport document subject to articles 19, 20, 21, 22, 23, 24 or 25, they must be as stated in the credit).

Thứ tư, theo UCP 600, ngân hàng phát hành được phép từ chối chứng từ và giao bộ chứng từ cho người yêu cầu mở thư tín dụng khi nhận được chấp nhận bộ chứng từ bất hợp lệ của họ.

UCP 600 UCP 500

UCP 600 Điều 16(c)Khi ngân hàng được chỉ định, Ngân hàng xác nhận, nếu có, hoặc Ngân hàng phát hành từ chối chấp nhận hoặc chiết khấu bộ chứng từ xuất trình, thì phải gửi một thông báo duy nhất cho người xuất trình.Thông báo phải nêu rõi. Ngân hàng từ chối chấp nhận hoặc

UCP 500 Điều 14 (d) i. Ngân hàng phát hành, Ngân hàng xác nhận, nếu có hoặc Ngân hàng được chỉ định, mỗi Ngân hàng sẽ có một thời gian hợp lý, nhưng không quá 7 ngày làm việc ngân hàng tiếp theo ngày nhận chứng từ, để kiểm tra chứng từ và quyết định sẽ nhận hay từ chối



chiết khấu, vàii. Mỗi điểm bất hợp lệ theo đó Ngân hàng từ chối chấp nhận hoặc chiết khấu; vàiii. a) Ngân hàng đang giữ chứng từ chờ các chỉ dẫn tiếp theo từ người xuất trình; hoặcb) Ngân hàng phát hành đang giữ bộ chứng từ cho tới khi nhận được chấp nhận bộ chứng từ bất hợp lệ của người yêu cầu mở thư tín dụng và đồng ý với việc chấp nhận đó, hoặc nhận các chỉ dẫn tiếp theo từ người xuất trình trước khi đồng ý việc chấp nhận bộ chứng từ của người mở yêu cầu thư tín dụng, hoặcc) Ngân hàng đang gửi trả lại bộ chứng từ, hoặcd) Ngân hàng đâng hành động theo các chỉ dẫn từ người xuất trình chứng từ đã nhận từ trước.(When a nominated bank acting on its nomination, a confirming bank, if any, or the issuing bank decides to refuse to honour or negotiate, it must give a single notice to that effect to the presenter.The notice must state:that the bank is refusing to honour or negotiate; andeach discrepancy in respect of which the bank refuses to honour or negotiate; anda) that the bank is holding the documents pending further instructions from the presenter; orb) that the issuing bank is holding the documents until it receives a waiver from the applicant and agrees to accept it, or receives further instructions from the

chứng từ và thông báo cho bên mà từ đó Ngân hàng này nhận chứng từ, biết quyết định của mình.(The Issuing Bank, the Confirming Bank, if any, or a Nominated Bank acting on their behalf, shall each have a reasonable time, not to exceed seven banking days following the day of receipt of the documents, to examine the documents and determine whether to take up or refuse the documents and to inform the party from which it received the documents accordingly). ii. Thông báo đó phải nêu tất cả những điểm bất hợp lệ mà theo đó Ngân hàng từ chối các chứng từ và cũng ghi rõ Ngân hàng đang giữ bộ chứng từ để tuỳ quyền định đoạt của người xuất trình hay trả chứng lại cho người xuất trình.(Such notice must state all discrepancies in respect of which the bank refuses the documents and must also state whether it is holding the documents at the disposal of, or is returning them to, the presenter)



presenter prior to agreeing to accept a waiver; orc) that the bank is returning the documents; ord) that the bank is acting in accordance with instructions previously received from the presenter).

Về cơ bản, UCP 600 đã có nhiều điểm mới nhằm xác định rõ và giải quyết những xung đột trong thanh toán xuất nhập khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ mà UCP 500 chưa thực hiện được. Tất nhiên, bên cạnh những thành tựu, UCP 600 vẫn chưa giải quyết được tất cả các vấn đề thực tiễn đầy phong phú và phức tạp, đòi hỏi ICC sẽ tiếp tục nghiên cứu và sửa đổi để có thể đáp ứng được sự thay đổi liên tục trong thương mại quốc tế.

III. NHỮNG ĐIỀU CẦN KHẮC PHỤC TRONG CÔNG TÁC LẬP CHỨNG TỪ CỦA CÔNG TY:

Lập bộ chứng từ thanh toán là khâu yêu cầu mức độ chính xác cao nhất, chỉ một sai sót nhỏ có thể bị nhà nhập khẩu hoặc ngân hàng từ chối thanh toán. Vì vậy, đòi hỏi nhân viên lập chứng từ có kỹ năng và phương pháp thực hiện để đạt hiệu quả tốt nhất.

Tại công ty, đại đa số những lô hàng xuất khẩu lớn và quan trọng đều được thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ. Sau đây là một số lỗi mà nhân viên lập chứng từ cần lưu ý và khắc phục:

- Lỗi chính tả vẫn là lỗi thường gặp nhất: thừa dấu cách, thiếu dấu cách, sai lỗi,.... ở mục: tên và địa chỉ người gửi hàng, người nhận hàng, thường gặp nhất là tên cảng đi. Ví dụ: mỗi L/C yêu cầu thể hiện cảng đi khác nhau như: HO CHI MINH PORT, VIET NAM ; HO CHI MINH PORT, VIETNAM ; Hochiminh Port, Vietnam; hoặc HoChiMinh Port, VietNam. Theo thói quen, lúc lập hoá đơn không chú ý nên lỗi này thường xuyên gặp phải.

- Có nhiều trường hợp tên khách hàng, các danh từ tên L/C ghi sai so với thực tế, chứng từ ghi đúng nhưng bộ chứng từ của công ty vẫn bị khách hàng từ chối thanh toán, yêu cầu tu chỉnh lại vì chứng từ không đúng theo qui định của L/C. Nhân viên lập chứng từ cần chú ý vấn đề này .



- Khi lập Invoice, Packing List: tiếp tục hoàn chỉnh dựa trên Form có sẵn lúc làm để khai báo hải quan và đôi lúc chỉ dựa vào “Bản dịch L/C ” nên sai sót là không thể tránh khỏi.

- Bất hợp lệ ở số tiền bằng số và bằng chữ ghi trên hối phiếu không khớp với nhau hoặc không bằng tổng giá trị của hoá đơn.

- Không đồng nhất thông tin trên B/L và các chứng từ khác: khi phát hiện ra sai sót này, có thể yêu cầu hãng tàu cấp lại B/L, tuy không mất phí nhưng tốn thời gian và công sức cho việc đi lại, và phải làm lại các chứng thư khác vì: nội dung trên các chứng từ C/O... đều dựa trên B/L. Thông thường sau khi qua hãng tàu lấy B/L gốc, nhân viên cầm B/L gốc đó qua cơ quan giám định lấy các từ, qua Phòng thương mại lấy C/O, nhưng sau đó mới phát hiện sai sót nên phải xin cấp lại các chứng từ; C/O thì phải chịu phí.

Do vậy, ngay từ đầu làm B/L phải kiểm tra cẩn thận từng chi tiết cụ thể để tránh ảnh hưởng đến các chứng từ khác, mất nhiều thời gian, chi phí và tiến độ hoàn thành bộ chứng từ.

Nguyên nhân của những phát sinh trên cũng chủ yếu xuất phát từ yếu tố chủ quan của nhân viên lập chứng từ: bất cẩn, tinh thần trách nhiệm chưa cao, sơ sót trong thao tác, đánh máy, ghi chép... Vì vậy, công ty cần đưa ra biện pháp mạnh mẽ đối với nhân viên để khắc phục những phát sinh này.

IV. NHỮNG THAY ĐỔI TRONG CÔNG TÁC LẬP CHỨNG TỪ CỦA CÔNG TY SAU KHI UCP600 RA ĐỜI:

Các quy định của UCP600 thoáng hơn rất nhiều so với UCP500 trong các mục qui định cho công tác lập chứng từ. Chính vì thế nhân viên của công ty không gặp nhiều rắc rối trong khâu lập chứng từ thanh toán và công tác lập chứng từ vẫn không có nhiều thay đổi khi UCP600 ra đời. Tuy nhiên, các lỗi về chính tả hay ngữ pháp đã không còn ảnh hưởng nhiều đến quyền lợi của người xuất khẩu khi bị ngân hàng hay nhà nhập khẩu từ chối thanh toán vì nội dung bộ chứng từ có vài lỗi nhỏ dẫn đến không hợp lệ.

KẾT LUẬN



Sau hơn 30 năm hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, công ty đã tạo dựng được nhiều uy tín cho khách hàng trong và ngoài nước. Đây là lợi thế cho công ty khi hoạt động xuất nhập khẩu ở Việt Nam và thế giới đang trở nên hết sức sôi động, nhất là khi Việt Nam đã chính thức trở thành thành viên của tổ chức Thương mại thế giới WTO. Hiện nay, khi công ty đã chính thức đi vào hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần, với bề dày kinh nghiệm của mình công ty đã chớp được nhiều cơ hội nhận được đơn đặt hàng lớn và có giá trị góp phần nâng cao tổng kim ngạch xuất khẩu trong những năm tới và đẩy mạnh hơn nữa hoạt động xuất nhập khẩu.

Qua phân tích qui trình lập chứng từ thanh toán hàng dệt may xuất khẩu tại công ty Vinatex, ta nhận thấy được tầm quan trọng của công tác lập bộ chứng từ thanh toán đối với người xuất khẩu. Với một đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, ham học hỏi; công tác lập chứng từ của công ty ít xảy ra sai sót dẫn đến tình trạng bộ chứng từ bị từ chối thanh toán. Tuy nhiên, công tác lập bộ chứng từ tại công ty bên cạnh những ưu điểm còn có một số hạn chế do sơ sót và bất cẩn trong thao tác đánh máy, ghi chép thông tin trong quá trình lập chứng từ.

Những giải pháp và kiến nghị hy vọng sẽ khắc phục được những thiếu sót và góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh xuất khẩu của công ty nói riêng và của toàn xã hội nói chung, đóng góp một phần đáng kể vào quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hóa đất nước, hoàn thành mục tiêu đưa nước ta trở thành nước công nghiệp vào năm 2020.



TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Thanh toán quốc tế - Nhà xuất bản Tổng Hợp Thành phố HCM.

2. Hỏi đáp về thanh toán xuất nhập khẩu qua phương thức tín dụng chứng từ -

GS.TS Võ Thanh Thu.

3. Nghiệp vụ thanh toán quốc tế - PGS.TS. Nguyễn Thị Thu Thảo.

4. Giáo trình thanh toán qu ốc tế - Đại học Đà Nẵng

5. Thông tin từ Internet.



NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY



NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN



MỤC LỤCPHẦN I:..........................................................................................................................................1CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP CHỨNG TỪ THANH TOÁN HÀNG XUẤT KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP THEO PHƯƠNG THỨC.......................................................................1TÍN DỤNG CHỨNG TỪ...............................................................................................................1A. KHÁI QUÁT CHỨNG TỪ THANH TOÁN............................................................................11. Khái niệm chứng từ:...................................................................................................................12. Hệ thống chứng từ:.....................................................................................................................1

2.1. Chứng từ hàng hoá:.....................................................................................................12.2. Chứng từ xác minh bản chất hàng hoá:......................................................................12.3. Chứng từ vận tải :........................................................................................................12.4. Chứng từ kho hàng :....................................................................................................22.5. Chứng từ bảo hiểm:.....................................................................................................22.6. Chứng từ làm thủ tục hải quan:...................................................................................2

3. Khái niệm chứng từ thanh toán trong kinh doanh ngoại thương:...............................................2B. PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN L/C VÀ QUY ĐỊNH CHỨNG TỪ THANH TOÁN TRONG XK....................................................................................................................................3I. Phương thức tín dụng chứng từ:..................................................................................................31. Khái niệm:..................................................................................................................................32. Khái quát qui trình nghiệp vụ:....................................................................................................3

2.1. Sơ đồ:...........................................................................................................................32.2. Giải thích sơ đồ:..........................................................................................................3

3. Qui định về chứng từ thanh toán:...............................................................................................43.1. Trong L/C:...................................................................................................................43.2. Trong hợp đồng:..........................................................................................................53.3. Trong ISBP 681:..........................................................................................................53.4. Trong UCP 600:..........................................................................................................5

II. QUI TRÌNH LẬP CHỨNG TỪ THANH TOÁN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ...................................................................................................61. Lập hoá đơn thương mại:............................................................................................................6

1.1. Khái niệm:...................................................................................................................61.2. Tác dụng của hoá đơn thương mại:............................................................................6

1.2.1. Đối với người bán:.............................................................................................61.2.2. Đối với người mua:............................................................................................61.2.3. Đối với cơ quan hữu quan:.................................................................................71.2.4. Đối với toà án hay trọng tài kinh tế:..................................................................7

1.3. Nội dung trong hoá đơn thương mại:..........................................................................71.4. Một số điểm lưu ý khi lập hoá đơn thương mại:.........................................................71.5. Các loại hoá đơn khác:...............................................................................................8

1.5.1. Hoá đơn tạm tính (Provisional invoice).............................................................81.5.2. Hoá đơn chiếu lệ (Proforma invoice).................................................................81.5.3. Hoá đơn chi tiết (Detail invoice)........................................................................81.5.4. Hoá đơn lãnh sự (Consular invoice).................................................................81.5.5. Hoá đơn hải quan (Customs invoice).................................................................8

2. Chứng từ vận tải (Bill of Transport)...........................................................................................92.1. Khái niệm:...................................................................................................................92.2. Các loại chứng từ vận tải:...........................................................................................9

2.2.1. Vận đơn đường biển (Marine/Ocean Bill of lading – B/L)................................92.2.1.1. Khái niệm:.................................................................................................9



2.2.1.2. Tác dụng:...................................................................................................92.2.1.3. Nội dung của B/L:...................................................................................102.2.1.4. Các căn cứ phân loại vận đơn:................................................................11

2.2.1.4.1. Căn cứ vào việc chuyển nhượng:......................................................112.2.1.4.1.1. Vận đơn đích danh (Straight of B/L):.......................................112.2.1.4.1.2. Vận đơn theo lệnh (To order B/L):...........................................112.2.1.4.1.3. Vận đơn xuất trình (To bearer bill of lading):.........................122.2.1.4.1.4. Vận đơn đường biển không lưu thông (Non – Negotiable Sea

Way bill):......................................................................................................................................122.2.1.4.2. Căn cứ vào sự chuyên chở:...............................................................12

2.2.1.4.2.1. Vận đơn chở suốt (Through bill of lading):..............................122.2.1.4.2.2. Vận đơn đi thẳng (Direct bill of lading):.................................12

2.2.1.4.3. Căn cứ vào những ghi chú trên vận đơn:..........................................132.2.1.4.3.1. Vận đơn hoàn hảo (Clean Bill of lading):................................132.2.1.4.3.2. Vận đơn không hoàn hảo (Unclean bill of lading):..................13

2.2.1.4.4. Căn cứ vào thời gian cấp vận đơn và thời gian bốc xếp:..................132.2.1.4.4.1. Vận đơn xếp hàng (Shipped on board bill of lading):..............132.2.1.4.4.2. Vận đơn nhận hàng để xếp (Received for shipment bill of

lading):.........................................................................................................................................132.2.2. Các chứng từ vận tải khác:...............................................................................14

2.2.2.1. Chứng từ vận tải hàng không (Air transport document):........................142.2.2.2. Chứng từ vận tải đường bộ, đường sắt hay đường thuỷ nội địa (Road,

Rail, or Island waterway transport document):...........................................................................153. Chứng từ bảo hiểm:..................................................................................................................15

3.1. Khái niệm:.................................................................................................................153.2. Mục đích của chứng từ bảo hiểm:.............................................................................153.3. Phân loại chứng từ bảo hiểm:...................................................................................15

3.3.1. Bảo hiểm đơn (Insurance Policy):....................................................................153.3.2. Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance certificate):........................................16

3.4. Nội dung chứng từ bảo hiểm:....................................................................................163.5. Lưu ý khi lập chứng từ bảo hiểm:..............................................................................17

4. Các loại giấy chứng nhận hàng hoá:.........................................................................................174.1. Khái niệm:.................................................................................................................174.2. Mục đích của giấy chứng nhận hàng hóa:................................................................174.3. Phân loại:..................................................................................................................18

4.3.1. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (Certificate of Origin) – C/O:.................184.3.2. Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quality):.....................................184.3.3. Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng (Certificate of quality/weight):.........184.3.4. Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate):..............................................184.3.5. Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary certificate):...................194.3.6. Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (Veterinary certificate):........................194.3.7. Phiếu đóng gói (Packing list):..........................................................................194.3.8. Giấy chứng nhận của người hưởng lợi (Beneficiary Certificate):...................19

5. Lập hối phiếu:...........................................................................................................................205.1. Khái niệm:.................................................................................................................205.2. Tính chất của hối phiếu:............................................................................................20

5.2.1. Tính bắt buộc:...................................................................................................205.2.2. Tính trừu tượng:...............................................................................................205.2.3. Tính lưu thông:.................................................................................................21

5.3. Hình thức của hối phiếu:...........................................................................................21



5.4. Những yếu tố chính của hối phiếu:............................................................................22PHẦN II:......................................................................................................................................23TÌNH HÌNH KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THỰC TRẠNG QUI TRÌNH THU THẬP VÀ LẬP CHỨNG TỪ THANH TOÁN HÀNG DỆT MAY XUẤT KHẨU..................23TẠI CÔNG TY VINATEX ĐÀ NẴNG.......................................................................................23A. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY...................................................................................23I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH CÔNG TY......................................................................................231.Lịch sử hình thành :...................................................................................................................232. Sự phát triển của Công ty:........................................................................................................243. Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty:.....................................................................254. Cơ cấu tổ chức của Công ty:.....................................................................................................26

a. Sơ đồ :...........................................................................................................................26b/ Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ giữa các phòng ban........................27

II. Tình hình sử dụng các nguồn lực tại Công ty:.........................................................................281. Tình hình cơ sở vậy chất kỹ thuật:...........................................................................................28

a. Tình hình máy móc thiết bị:..........................................................................................28b. Tình hình sử dụng mặt bằng:........................................................................................30

2. Tình hình sử dụng nguồn nhân lực:..........................................................................................313. Tình hình tài chính của Công ty:..............................................................................................334. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty (2005 – 2007)......................................................34B. Quy trình lập chứng từ thanh toán hàng dệt may xuất khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ tại Công ty:...............................................................................................................................36I. Nội dung điều khoản thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ trong hợp đồng xuất khẩu tại Công ty:..........................................................................................................................37II. Nghiên cứu về nội dung về chứng từ trong L/C:.....................................................................38III. Thu thập và lập bộ chứng từ thanh toán:................................................................................391. Các chứng từ và nội dung chứng từ theo yêu cầu:...................................................................39

1.1. Phiếu đóng gói:.........................................................................................................391.2. Hoá đơn thương mại:................................................................................................391.3. Vận đơn:....................................................................................................................401.4. Giấy chứng nhận xuất xứ:.........................................................................................421.5. Giấy kê khai chi tiết về mặt hàng:.............................................................................431.6. Bảng kê khai Container chở h àng:..........................................................................441.7. Thông báo giao hàng bằng Fax:...............................................................................441.8. Hối phiếu:..................................................................................................................44

II. KIỂM TRA BỘ CHỨNG TỪ THANH TOÁN.......................................................................451. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của bộ chứng từ thanh toán:...................................................452. Kiểm tra tính thống nhất giữa các loại chứng từ trong bộ chứng từ:.......................................453. Kiểm tra danh mục và số lượng các loại chứng từ:..................................................................464. Kiểm tra nội dung cụ thể chi tiết của từng loại chứng từ:........................................................46III. XUẤT TRÌNH BỘ CHỨNG TỪ ĐỂ ĐƯỢC THANH TOÁN:............................................46IV. SỬA ĐỔI BỘ CHỨNG TỪ KHI CÓ SAI SÓT:...................................................................47PHẦN III: KIẾN NGHỊ................................................................................................................48I. NHỮNG LƯU Ý TRONG QUÁ TRÌNH LẬP CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN BẰNG L/C................................................................................................................................................481. Lập hoá đơn:.............................................................................................................................482. Vận đơn đường biển:................................................................................................................483. Chứng nhận xuất xứ:................................................................................................................494. Hối phiếu:.................................................................................................................................50II. NHỮNG QUI ĐỊNH MỚI CỦA UCP600:..............................................................................50



UCP 600.......................................................................................................................................51III. NHỮNG ĐIỀU CẦN KHẮC PHỤC TRONG CÔNG TÁC LẬP CHỨNG TỪ CỦA CÔNG TY:................................................................................................................................................55IV. NHỮNG THAY ĐỔI TRONG CÔNG TÁC LẬP CHỨNG TỪ CỦA CÔNG TY SAU KHI UCP600 RA ĐỜI:.........................................................................................................................56KẾT LUẬN..................................................................................................................................57TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................................................58NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY......................................................................................................59NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN.........................................................................60
