Nguyễn Tuấn Dương

Email: tuanduong101@gmail.com

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

“Cách duy nhất để hành động

là hành động”

1 Tổng hợp bởi Mr. Dương

HOW ?2 Tổng hợp bởi Mr. Dương

Mục Đích của Chương Trình

Nhận diện và phân tích các yếu tố gây ảnh hưởng đến

hiệu quả quản lý thời gian

Phát triển và ứng dụng quy trình quản lý thời gian hiệu

quả thông qua phân tích và xây dựng kế hoạch công việc

của cá nhân

3 Tổng hợp bởi Mr. Dương

Thời gian là miễn phí, nhưng nó là vô giá. Bạn

không có thể sở hữu nó, nhưng bạn có thể sử dụng

nó. Bạn không thể giữ nó, nhưng bạn có thể dùng nó.

Một khi bạn đã đánh mất nó, bạn không bao giờ có

thể nhận được nó trở lại.

4 Tổng hợp bởi Mr. Dương

Khái niệm về quản lý thời gian

Quản lý thời gian là một tập hợp các nguyên tắc, thói quen,

các kỹ năng, công cụ và những hệ thống kết hợp với nhau

nhằm hỗ trợ cho chúng ta gia tăng hiệu quả sử dụng thời gian

của mình nhằm mục đích nâng cao chất lượng công

việc và chất lượng của cuộc sống.

Nguyêntắc

Thóiquen

Côngcụ

Hệthống

5 Tổng hợp bởi Mr. Dương

Khái niệm về quản lý thời gian

Động cơ đúng

Tâm trạng đúng

Kỹ năngchính xác

6 Tổng hợp bởi Mr. Dương

HAVE TO’S

WANT TO’S

GOALS

Các loại hình công việc

7 Tổng hợp bởi Mr. Dương

Nguyên nhân lãng phí thời gian

8Tổng hợp bởi Mr. Dương

Tiến Trình Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

o Bước 1: Nhận diện công việc

o Bước 2: Phân tích công việc

o Bước 3: Phân bổ công việc

o Bước 4: Loại bỏ yếu tố “đánh cắp” thời gian

o Bước 5: Sắp xếp kế hoạch công việc

9 Tổng hợp bởi Mr. Dương

Sơ đồ quản lý thời gian

10 Tổng hợp bởi Mr. Dương

Aware – Nhận biết

Thiết lập mục tiêu: là quy trình xác định nghiêm túc

việc đạt được kết quả một cách có giá trị

11 Tổng hợp bởi Mr. Dương

Quy Trình Thiết Lập Mục Tiêu

Bước 1: Xác định mục đích của tổ chức

Bước 2: Xác định chiến lược của tổ chức

Bước 3: Xác định mục tiêu của công ty trong trung hạn,

ngắn hạn

Bước 4: Xác định trách nhiệm, nhiệm vụ của từng phòng

ban

Bước 5: Xác định mục tiêu của từng phòng ban

Bước 6: Xác định trách nhiệm, nhiệm vụ của từng cá nhân

Bước 7: Xác định mục tiêu của từng cá nhân.

12 Tổng hợp bởi Mr. Dương

Nguyên tắc SMART

S-Specific

M-Measurable

A-Achievable

R-Realistic

T-Time bound

13 Tổng hợp bởi Mr. Dương

Analyze – Phân tích

Phân tích hiện tại của bạn sử dụng thời gian

như thế nào?

Hiểu chính xác những gì bạn đang làm?

Thói quen tốt khi bạn sử dụng thời gian?

Thói quen xấu khi bạn sử dụng thời gian?

Những gì bạn dành nhiều thời gian nhất?

14 Tổng hợp bởi Mr. Dương

Nguyên tắc Pareto

15 Tổng hợp bởi Mr. Dương

Nguyên tắc Parkinson

Rút gọn các nhiệm vụ quan trọng để giảm bớt thời

gian làm việc (Quy luật Pareto)

Giảm bớt thời gian làm việc nhằm rút gọn các nhiệm

vụ thành quan trọng (Quy luật Parkinson)

16 Tổng hợp bởi Mr. Dương

Ma Trận Ưu Tiên – Nguyên Lý Eisenhowey

I II

III IV

Quan

trọng

Không quan

trọng

Khẩn cấp Không khẩn

cấp

17 Tổng hợp bởi Mr. Dương

Mô hình Ma trận quản lý thời gian

I II

III IV

Khẩn cấp Không khẩn cấp

Không

quan

trọng

Quan

trọng

•Khủng hoảng

•Các vấn đề cấp

bách

•Các dự án đến hạn

•Công việc tồn đọng

•Làm việc trong

dài hạn

•Xây dựng quan hệ

•Tìm kiếm cơ hội

•Lập kế hoạch

•Các việc đột xuất

•Thư từ, e-mail

•Họp hành

•Các vấn đề cấp bách

•Các công việc vô bổ

•Điện thoại

•Tán gẫu

•Hoạt động “giải trí”

18 Tổng hợp bởi Mr. Dương

Attack – Kẻ cắp thòi gian

Nguyên nhân vật lý

Tiếng ồn

Thiết bị liên lạc

Tiện nghi làm việc

Lưu trữ tài liệu

Nguyên nhân tâm lý

Sự lo sợ

Sự thất vọng

Không thích thú

Mâu thuẩn cá nhân

19 Tổng hợp bởi Mr. Dương

Loại bỏ yếu tố “đánh cắp” thời gian

1. Không biết từ chối

2. Thời gian dành cho giao tiếp điện thoại quá nhiều

3. Thời gian dành cho quá trình giao tiếp với khách nhiều

4. Nơi làm việc tổ chức kém

5. Trì hoãn

6. Chủ nghĩa cầu toàn

7. Quá nhiều công việc giấy tờ

8. Quá trình trao đổi thông tin

9. Năng lực giao việc/ ủy quyền chưa cao

10.Tiến hành các cuộc họp không hiệu quả.20 Tổng hợp bởi Mr. Dương

21 Tổng hợp bởi Mr. Dương

Arrange. Sắp xếp kế hoạch công việc

Thiết lập kế hoạch:

Kế hoạch làm việc năm

Kế hoạch làm việc ngày/ tuần

Công cụ:

Bảng kế hoạch

Sơ đồ Gantt

22 Tổng hợp bởi Mr. Dương

Quy Tắc Lập Kế Hoạch Thời Gian

Viết ra

Tính toán thời gian, mức độ ưu tiên

Kế hoạch phục hồi bằng thời gian rảnh

Theo nhịp điệu hàng ngày

Có kế hoạch (thời gian) dự phòng

23 Tổng hợp bởi Mr. Dương

Kiểm Soát Công Việc

Kiểm tra lịch làm việc định kỳ

Thường xuyên xem xét lại thứ tự ưu tiên

Phát hiện và giải quyết kịp thời những phát sinh

Điều chỉnh lịch làm việc khi có thay đổi

Kiểm tra kết quả thực hiện công việc sau mỗi định kỳ

Loại bỏ những công việc đã làm ra khỏi TO DO LIST

Chuyển những công việc chưa làm xong sang lịch làm

việc kỳ sau

24 Tổng hợp bởi Mr. Dương

10 Bí Quyết Quản Lý Thời Gian

1. Hãy bắt đầu công việc ở phần quan trọng nhất. Đôi khi

không cần phải làm những phần còn lại

2. Kiên nhẫn và nhẫn nại

3. Chỉ đọc và giải quyết 1 lần thư từ, giấy tờ

4. Dọn bàn làm việc sạch sẽ và đặt những thứ cần thiết ở

giữa

5. Sắp xếp chỗ cho từng vật dụng

25 Tổng hợp bởi Mr. Dương

10 Bí Quyết Quản Lý Thời Gian

6. Dành thời gian thích hợp cho việc sắp xếp lại công

việc

7. Tự thưởng cho cá nhân khi hoàn thành xong một

công việc đặc biệt quan trọng

8. Không quá lo lắng khi bị rơi vào trạng thái mất

kiểm soát thời gian

9. Trả lời email càng sớm càng tốt

10. Luôn tuân thủ kế hoạch làm việc một cách nghiêm

ngặt

26 Tổng hợp bởi Mr. Dương

27 Tổng hợp bởi Mr. Dương

“Cách duy nhất để hành động

là hành động”