Kolmas teema.Leadership-näkökulma johtamisviestintään

Leif Åberg:Johtajuus- ja asiantuntijaviestinnän erikoiskurssisyyslukukausi 2006

Johtamisviestintä yksilön näkökulmasta

Johtamisviestintä ryhmätasolla Viestintä verkossa

Johtamisviestintä yksilön näkökulmasta

Tehokkaiden johtajien kanavien käyttö Palautteen anto Viestintä motivoinnissa ja sitoutumisen

aikaansaamisessa Ikävien asioiden viestiminen

Kanavien käyttö johtajien näkökulmasta

Daft, Lengel ja Trevino (1987… 2002): johtamisen tehon ja viestimien käytön suhde

johtajat luokiteltiin tehokkaisiin ja vähemmän tehokkaisiin

viestimet luokiteltiin rikkaisiin (rich) ja vähemmän rikkaisiin (lean), kriteereinä1 palautteen nopeus2 rinnakkaisten vihjeiden käyttö3 luonnollinen kieli4 henkilökohtaisuus

rich

lean

Tehokkaat johtajatkäyttivät oikeinoikeissa tilanteissa:- moniselitteiset asiat- sitouttaminen, sitoutumisen aikaan- saaminen- ikävät asiat

henkilökohtainen viestintäpienryhmäkokouksetkäytävä- ja kahvipöytäkeskustelutvideoneuvottelutpuhelinkeskustelutäänipostisähköpostiisot ryhmäkokouksethenkilökohtaiset kirjeetkopioidut asiakirjatfaksittoimistojen väliset muistiotviralliset puheetkirjeettiedotteetraportit

Palaute

Palaute viestinnän näkökulmasta: tietoa siitä, että vastaanottaja on reagoinut sanomaan.

Palautetta on pään nyökkäys, kiitoskirje, asian toistatus, mutta sitä ovat myös erilaiset eleet ja ilmeet

käsitys omien viestien perillemenosta. Kumpikin osapuoli saa keskustelun aikana palautetta omien viestiensä ja tarkoitusperiensä onnistumisesta

Palaute liikkeenjohdon näkökulmasta: tietoa siitä, millaisena toinen koetaan henkilönä, millaisena

hänen käyttäytymisensä koetaan tai miten hän on suoriutunut tehtävistään

Nyrkkisääntöjä palautteesta Palautteen kerääminen on sinun vastuullasi. Jos haluat todella

varmistua, menikö sanoma perille, on pallo sinulla Palautteen tulisi olla mahdollisimman konkreettista Myönteistä palautetta tulisi antaa aina, kun siihen on aihetta =

arkista pienpalautetta. Myönteinen palaute kolahtaa parhaiten silloin, kun toinen on itsekin sitä mieltä että tuo meni hyvin

Kielteinen palaute tulisi antaa rakentavassa hengessä. Kukaan ei ole erehtymätön. Mikään ei lamauta niin paljon kuin jatkuva kielteinen palaute: tuotakaan et osannut hoitaa. Rakentavassa palautteessa ei etsitä syyllisiä vaan sitä, miten asiat voisi tehdä eri tavalla, jotta ensi kerralla asiat sujuvat. Tämä on eräs oppivan organisaation perusperiaatteista: virheistä oppii

Viestintä, motivointi ja sitouttaminen motivoitunut: olen motivoitunut

silloin, kun jokin vaikutin saa minut toimimaan

motivoiminen on pyrkimystä toisen käyttäytymisen muuttamiseen vetoamalla seikkoihin, joiden arvellaan olevan hänen vaikuttimiaan

sitoutunut: kun olen sitoutunut, koen, että teen tärkeää työtä sisäistän tavoitteet haluan antaa panokseni

tavoitteiden saavuttamiseksi

sitouttamisella pyritään saamaan aikaan sitoutumista

Motivoiva viestintä

vuorovaikutuksen kautta selviää, mikä toista motivoi: aineelliset tai aineettomat tekijät, palkinta

tai rankaisu, jopa piilevät motiivit vuorovaikutuksen kautta selviää myös

toisen senhetkinen tarvetila korosta työn merkitystä ja mielekkyyttä

Edellytysten luominen sitoutumiselle

Pitkällä aikavälillä: vision kokeminen

tärkeäksi: ”tähän haluan antaa panokseni”

mahdollisuus käyttää omia kykyjään: ”täällä arvostetaan minua ja minuun luotetaan”

mahdollisuus kasvaa osaajana ja ihmisenä: ”täällä kehityn”

Lyhyellä aikavälillä: mielekäs työ

hyvä työilmapiiri

osallistuminen omaa työtä koskevaan suunnitteluun

välitön palaute

Sitoutumista aikaansaava viestintä

Viestinnässä voisi korostaa seuraavia tekijöitä visio, missio ja niistä johdetut tavoitteet:

mitä ovat ja mitä tarkoittavat yksilön näkökulmasta uskoa ja luottamusta yksilöön mahdollisuutta kasvaa osaajana ja ihmisenä työn mielekkyyttä osallistumista omaa työtä koskevaan

suunnitteluun työviihtyvyyden tila palaute työstä

Ikävien asioiden viestiminen (Phillip Hodson)

Pane itsesi likoon! Älä viivyttele liikaa! Asiat on keskusteltava loppuun asti!

1 Valmistautuminen

4 Suuttumusja muut

kielteisettunteet

3 Analyysi

5 Hyväksyminen

6 Jatkotoimet

2 Asian kertominen

1 Valmistautuminen

Tilanteen on pakko pysyä hallinnassasi

Mitkä ovat asiaan liittyvät tosiseikat? Miten toinen tulee reagoimaan asiaan? Mitkä ovat vaihtoehdot tästä

eteenpäin?

2 Asian kertominen

Varaa rauhallinen tila ja paljon aikaa Mieti sanatarkasti, miten ilmoitat asian

toiselle Rohkaise puhumaan vapaasti Esitä asiasi ja perustele se

3 Analyysi ja4 Tunteiden hallinta

Kaikkein haastavin vaihe Voimakkaat tunteet on kanavoitava

analyysin kautta Tunteiden hallintaan on kiinnitettävä

huomiota silloinkin, kun toinen ei niitä ilmaise

5 Hyväksyminen ja6 Jatkotoimet

Ratkaisumalleja tarvitaan Työyhteisön on tehtävä kaikkensa

toimivien ratkaisumallien etsinnässä

1 Valmistautuminen

4 Suuttumusja muut

kielteisettunteet

3 Analyysi

5 Hyväksyminen

6 Jatkotoimet

2 Asian kertominen

Johtamisviestintä ryhmätasolla

Ryhmän kehitysvaihe huomioon Delegointi ryhmälle tai tiimille Synergisen ryhmän viestintä

Delegointi ryhmälle tai tiimille

Pääerot yksilölle delegointiin: Delegoitava tehtävä ei ole yksilötehtävä, vaan työryhmän

tehtävä, joka koostuu ryhmän jäsenten panoksista. Delegointiin liittyy päättäminen työpanosten

yhdistämisestä: kuka tekee mitäkin. Ryhmädelegointi on nopeampi ja luotettavampi kuin

ryhmän jokaisen jäsenen yksilödelegointi. Ryhmädelegoinnissa alaiset voivat tuoda esiin näkökohtia, joita esimies ei ole tullut ajatelleeksi. Tällöin päätökset näistä asioista käsitellään kokouksessa ja ne tulevat samaan aikaan kaikkien tietoon.

Ryhmädelegoinnissa voidaan käyttää hyväksi ryhmädynaamisia tekijöitä.

käyttämäJohtajan

Alaistentoiminta-vapaus

Johtaja tekee päätöksen jailmoittaa siitä

Johtaja "myy" päätöksensä

Johtaja esittää vaihtoehtoisiapäätöksiä valittavaksi

Johtaja esittää ongelman, saaehdotuksia ja tekee päätöksen

Johtaja määrää rajat, joidenpuitteissa ryhmä voi tehdä päätöksiä

Johtaja esittää ongelman, jonka ratkaisemisesta ryhmä saa päättää

Ryhmän päätöksenteon vaihtoehtoja

auktori-teetti

Dissipatiivista viestintääIn

tegr

oiva

a vi

estin

tää

Synergian laukeaminen ja häviäminen

laukeaminen: haaste hanke tai muu uusi

kokoonpano uusi, karismaattinen

jäsen johtaja, joka antaa

tilaa ideoille

häviäminen: haaste muuttuu

arkiseksi kantava hahmo

lähtee ryhmän työ päättyy naapuriosaston

esimies huolestuu

Synergia, jatkuu …

synergistä vaihetta tulisi pidentää siten, että tekemisen riemu kanavoituu oikein

johtajan tulisi luoda ilmapiiri, jossa ryhmä kokee työn iloa ja saa mahdollisuudet henkiseen kasvuun näin luodaan edellytykset sille, että ryhmä

saa aikaan samanaikaisesti enemmän ja parempaa laatua

Synergia, jatkuu …

jokaisen esimiehen vastuulla on kaikkien alaistensa henkinen kasvu

henkinen kasvu on ihmisen kokema tunne siitä, että saa käyttää omaa kapasiteettiaan hyödyksi ja kasvattaa sitä

saa aikaan enemmän ja

parempaa laatua

siten, että alaiset kokevat työn iloa ja kasvavat henkisesti

Synergisen ryhmän johtaja

Mistä moinen kaava?

Synergian määritelmästä!

lähde: Pentti Sydänmaanlakka: Ihminen, työ ja organisaatio; uuden paradigman hahmottelua: http://www.prohumanum.fi/artikkelit/sydanmaanlakka.html

synergia =enemmän ja

parempaa laatua

työn ilohenkinen kasvu

Ryhmähengen nostatus

paljon myönteistä palautetta kielteinen palaute rakentavasti terve kilpailutilanne: haasteet työylpeys ja uho ryhmää korostavat symbolit ryhmän puolustaminen kannustava ilmapiiri

kannustava: kuunnellaan ja

kysytään yhdessä ratkaisuja

ongelmiin, ei syyllisten etsintää

spontaani, luonnollinen ja yhdenvertainen viestintä

empatia

Kannustava ja puolustautuva ilmapiiri

puolustautuva: syytökset ja

arvostelu käyttäytymisen

ohjaus ylimielisyys tai

alentuvuus oman aseman ja

omia ideoiden korostaminen, muut unohtaen

Viestintä tiimissä

selkeä vision viestiminen: tiimit suunnataan vision avulla

toiminta joustavissa sekaryhmissä edellyttää tehokasta pienryhmäviestintää ryhmädelegointia toimivia kokouksia koordinoivaa viestintää tietoverkkoja ja verkkojohtamista

Viestintä tiimissä, jatkuu …

Sitoutumisen ja omistamisen tunteen synnyttäminen ja ylläpitäminen tapahtuu motivoivan viestinnän avulla

Tiimi tarvitsee operatiivisen tiedon lisäksi tietoa yleisemmistä asioista: oman työn asemointi ja työn edistymisen

hahmottaminen luovat ongelmanratkaisumenetelmät ja

huipputasovertailu Yhteisöllisyyden korostaminen, ryhmähenki

ja sen suuntaaminen

Tosiaikaisen keskinäis-viestinnän haasteet

tuttu ryhmä kiinnostavuus uskottavuus ennakkoasenteet rooliodotukset valmistautuminen avaus puitteet kriittinen massa

outo ryhmä keitä ovat ? haarukointi empatia vakuuttavuus ensivaikutelma oheisaineistot

Viestintä verkossa

Mitä hyvää sähköpostijohtamisessa?

tietyt sähköpostiviestinnän tekniset ominaisuudet kuten nopeus, vaivaton vastaaminen ja edelleen lähetys sekä helppo kuittaus, jakelulistat, linkitykset, dokumentoitavuus, asynkronisuus

irtautuminen ajan ja paikan rajoista sisältö ja esitystapa: viihteellistäkin, epämuodollistakin. Helppo oikaista

asioita menettämättä liikaa kasvojaan. Verkkoviestintä muuttaa kielenkäyttöä. tietyt työtilannetta helpottavat seikat. Palaveroinnin tarve vähenee.

Joustava käyttö muiden töiden välissä. Vaikuttamiskynnys on alentunut: verkon kautta on helpompi lähestyä tahoja, joita muuten ei ehkä vaivattaisi.

Sopii hyvin tilanteisiin, jossa välitetään eksaktia tietoa. Ainoa keino arkijohtaa virtuaaliorganisaatiota Myös silloin, kun alaiset ovat hajallaan ympäri maata tai maailmaa, tai kun itse

on paljon on liikkeellä, on verkko puutteineenkin entisiä muotoja parempi. Mahdollistaa tehokkaan yhdeltä monelle –viestinnän, saavutetaan sen hyvällä

käytöllä selvää ajansäästöä ja hyvä kustannus/hyötysuhde

Mitä huonoa sähköpostijohtamisessa? Eräät tekniset ominaisuudet: tekninen riippuvuus häiriöalttiista verkosta.

Massajakelu liian monelle. Osoiterekisterit. Vaikka verkko on reaaliajassa, ei verkkoviestintä sitä ole.

Viestien sisältö ja esitystapa: herkkä vahinkoviesteille. Aroissa asioissa aito turvallisuusriski. Käsitykset luottamuksellisuudesta voivat erota. Koska helppo kirjoittaa, ei aina ajatella loppuun. Huolimatonta viestiä saattavat muut tulkita tarkasti ja etsiä merkityksiä, joita ei ole. Vaikea kuvata sävyjä (siksi hymiöt!)

Määrä heikentää tehoa. Tärkeitä viestit hukkuvat massaan.Roskaposti syö luotettavuutta.

Käyttökulttuurin puute: netikettiä ei ole, tai sitä ei noudateta. Kirjoittaminen haastavaa. Monitulkintaisuus korostuu. Väärinkäsityksiä jos

huono otsikointi, huolimaton sisältö tai suuri tekstimassa. Epämuodollisuus vie terää tärkeältä asialta. Suurkäyttäjillä oma vaikea murre.

Vaikuttaa työtapoihin myös kielteisesti. Syö aikaa. Katkoo päivää ja työrytmiä. Pakoillaan päätäntää verkon taakse. Asiaa pyöritellään eikä mitään tapahdu.

Sähköpostijohtaminen ei esimiesten mukaan sovellu kovin hyvin isojen tehtävien delegointiin tai tiimin ja alaisten motivointiin

eLeadership ?

verkkojohtamista harjoitetaan välitetyn viestinnän (mediated communication) tilanteissa

näyttää siltä, että tällaisissa tilanteissa pyritään mahdollisimman luonnolliseen viestintätilanteeseen

Daftin ja kumppaneiden tutkimukset tukevat tätä

eLeadership

entä kun rikas, tosiaikainen kasvokkainviestintä ei ole mahdollista?

eli kun pitäisi verkon kautta pähkäillä yhdessä, innostaa tai viestiä ikävistä asioista?

Mahdollisimman rikas asetelma puheyhteys ja tosiaikainen chat verkkokonferointi lisäksi epävirallisia sosiaalisia kokoontumisia,

jotta ihmiset oppivat tuntemaan toisiaan

Hyvää verkkoviestintää

1 mieti, milloin on syytä käyttää sähköpostia, milloin taas muita viestinnän muotoja. Vaikka sähköpostiviestintä on vaivatonta, se ei aina ole tehokkainta viestintää. Sähköpostijohtaminen sopii oivallisesti tarkan ja melko yksiselitteisen

viestin välittämiseen. Se ei ole parhaimmillaan moniselitteisten asioiden pohdintaan, motivointiin, sitoutumisen aikaansaamiseen tai ikävien asioiden viestimiseen. Näissäkin tilanteissa verkko voi toimia erinomaisesti muun viestinnän tukena, esimerkiksi lisäaineiston tai muistion lähettämiseen tai muistuttamiseen edessä olevista määräajoista.

Verkkoa voi myös käyttää korvaamaan kokouksia. Joskus riittää, että aineistot ovat verkossa ryhmän jäsenten luettavissa ja että he kommentoivat asioita sähköteitse.

2 ole vuorovaikutteinen myös verkossa. Vastaa toiselle, että viesti on tullut perille ja mitä aiot tehdä, ellet heti ehdi hoitaa asiaa. Mikäli et reagoi viestiin, ei lähettäjä voi tietää onko viesti tullut perille ja miten aiot toimia.

3 mieti esitystapaa. Otsikoi jämäkästi ja houkuttelevasti. Pidä teksti lyhyenä, ota mallia tekstitelevision esitystavasta. Murra perinteinen looginen järjestys, jossa johtopäätökset ovat lopussa: kerro tärkein ensin ja laita yksityiskohdat loppuun. Käytä hymiöitä kuvaamaan tarkoittamiasi sävyjä. Vältä ironiaa tai sarkasmia. Viittaa kuviin ja laajempiin asiakirjoihin. Mieti, kannattaako vastaukseen jättää alkuperäinen viesti vai pitääkö se poistaa. Häntä on sikäli hyvä, että samasta viestistä voi seurata, miten asiat ovat edenneet. Mutta häntään voi jäädä jotain, jota ei ole tarkoitettu eteenpäin viestittäväksi: ”apua, tässä taas tämä kiusankappale. Please, tehkää joku jotain”!

4 tee jakelulistat huolella. Vältä turhaa varmuuden vuoksi –viestintää.

5 Ajattele vielä kerran ennen kuin lähetät. Parinkymmenen sekunnin pohdinta ja tekstin läpiluku voi säästää tunteja. Oliko sävy oikea? Jäikö kirjoitusvirheitä? Onko jakelu liian laaja? Pitääkö jollekin lähettää kopio tai piilokopio? Tarkemmin ajatellen, pitääkö sittenkään lähettää?

6 rytmitä verkkoviestintäsi osaksi päivittäistä toimintaa ja varaa siihen aikaa. Toinen ei odota aivan välitöntä reagointia. jos hän odottaisi, hän olisi soittanut tai tullut itse. Jatkuva sähköposteihin reagointi rikkoo muun työrytmin.

7 Arkistoi tärkeät viestit vuotuisesti ja teema-alueittain. Tällöin viestit löytyvät helposti. Tuhoa turhat viestit heti, koska ne jäävät turhaan syömään tilaa.

8 noudata työyhteisösi netikettiä. Se löytyy verkosta

Lisäyksiä (tuotti sl -06 kurssi)

kuitti-viesteissä tilanne huomioon tärkeyspainotukset käyttöön pyydä kuittia lähetettyjenkin sähköpostien säilöminen uuden työntekijän kanssa netiketti lävitse delegoi selkeästi määrittäen mieti mille listoille liityt hymiöt eivät aina sovi viralliseen viestintään! kulttuurisidonnaisuudet huomioon, myös yksilötasolla tarkista että liitetiedostot ovat mukana ohjelmistot näyttävät erilaisilta mallinna sisäistä viestintää: intraa, sähköpostimalleja tms kohteliaampaa joskus soittaa ensin ennen kuin lähettää sähköpostia