Kom godt igang med 0218 - Forside i... · SKI gør opmærksom på, at såfremt der mod forventning måtte være uoverensstemmelser mellem denne vejledning og teksten i rammeaftale

Kom godt i gang med 02.18

VEJLEDNING TIL Rammeaftale 02.18 It-løsninger og vedligehold

Dokument: 02 18 Vejledning v1.0

Rammeaftale 02.18 It-løsninger og vedligehold _______________________________________________________________________________

Vejledning til Rammeaftale 02.18 It-løsninger og vedligehold Side 2 af 90

Indholdsfortegnelse

1. Indledning ........................................................................................................................................ 5 2. Indledende overvejelser .................................................................................................................. 6

2.1. Opgørelse af behov ................................................................................................................. 6 2.2. Orientering i bilag F ................................................................................................................ 6 2.3. Valg af delaftale ........................................................................................................................ 7 2.4. Orientering i bilag B med underbilag (Leveringsaflen) ...................................................... 7 2.5. Generelle overvejelser vedrørende Krav, Mindstekrav, Mindsteoptioner og Optioner7

2.5.1. Rammeaftalens Mindstekrav ......................................................................................... 8 2.5.2. Kundens Mindstekrav (MK) ......................................................................................... 9 2.5.3. Kundens Mindsteoptioner (MO) .................................................................................. 9 2.5.4. Kundens Krav (K) .......................................................................................................... 9 2.5.5. Kundens Optioner (O) ................................................................................................. 10 2.5.6. Krav kontra Mindstekrav ............................................................................................. 10

3. Udfyldelse og færdiggørelse af bilag ........................................................................................... 12 3.1. Leveringsaftalens bilag .......................................................................................................... 12

3.1.1. Vejledning til udfyldelse af bilag ................................................................................. 12 3.1.2. Bilagets anvendelse ....................................................................................................... 12 3.1.3. Sammenhæng med øvrige bilag ................................................................................... 13 3.1.4. Procedure for udfyldelse af bilag ................................................................................ 14 3.1.5. Bilag C03 - Leverancebeskrivelse og C05 - Vedligehold ......................................... 14

3.2. Bilag C03 Leverancebeskrivelse........................................................................................... 15 3.2.1. Funktionelle krav ........................................................................................................... 16 3.2.2. Non funktionelle krav .................................................................................................. 19 3.2.3. Delleverancer ................................................................................................................. 19 3.2.4. Videreudvikling .............................................................................................................. 20 3.2.5. Optioner ......................................................................................................................... 20

3.3. Bilag C05 Vedligeholdelse .................................................................................................... 22 3.3.1. Generelle krav til vedligeholdelse ............................................................................... 22 3.3.2. Lovpligtigt vedligehold og Brugeradministration ..................................................... 25 3.3.3. Vedligeholdelse – Medgået tid .................................................................................... 25 3.3.4. Vedligeholdelsesorganisation ....................................................................................... 25

3.4. Bilag C07 - Drift .................................................................................................................... 26 3.4.1. Generelle krav til drift .................................................................................................. 26

3.5. Bilag C04 - Dokumentation ................................................................................................. 27 3.5.1. Krav til dokumentation ................................................................................................ 27

3.6. Bilag C01 - Tids- og aktivitetsplan ...................................................................................... 30 3.6.1. Kundens krav til leveringstid ....................................................................................... 30 3.6.2. Tidspunkt for kald af optioner .................................................................................... 31 3.6.3. Krav til tids- og aktivitetsplan ..................................................................................... 32 3.6.4. Kundens krav til tidsplan ............................................................................................. 32 3.6.5. Tidsplan .......................................................................................................................... 33

3.7. Bilag C12 - Vederlag mv. ...................................................................................................... 33 3.7.1. Kundens udfyldelse af bilaget ...................................................................................... 34 3.7.2. Supplerende krav til prissætning ................................................................................. 35



3.7.3. Leverancevederlagets opgørelse (Target model)....................................................... 36 3.7.4. Prissætning af bodspoint for vedligehold .................................................................. 37 3.7.5. Prissætning af bodspoint for drift ............................................................................... 37 3.7.6. Prissætning ved op- eller nedskalering ....................................................................... 38 3.7.7. Krav til dokumentation ................................................................................................ 38 3.7.8. Dato for første priregulering ....................................................................................... 39

3.8. Bilag C14 - Prøver og test .................................................................................................... 39 3.8.1. Interne test ..................................................................................................................... 40

3.9. Bilag C10 - Organisering af samarbejde og kundens deltagelse ..................................... 41 3.9.1. Leverandørens projektorganisation ............................................................................ 42 3.9.2. Kundens projektorganisation ...................................................................................... 43 3.9.3. Projektdokumentation .................................................................................................. 44 3.9.4. Kommunikation mellem Parterne .............................................................................. 44 3.9.5. Kundens deltagelse ....................................................................................................... 44

3.10. Bilag C02 - Kundens it-miljø ........................................................................................... 46 3.10.1. Leverandørens krav til Kundens it-miljø ................................................................... 46

3.11. Bilag C09 - Ændringshåndtering ..................................................................................... 47 3.12. Bilag C16 - Overdragelse .................................................................................................. 50 3.13. Bilag C15 - Licensbetingelser mv. ................................................................................... 50

3.13.1. Ændringer i Kundens rettigheder til Specialudviklet Software............................... 51 3.13.2. Deponering af kildekode for Specialudviklet Software ........................................... 52

3.14. Bilag C17 - Fællesbetingelser for kundens leverandører.............................................. 52 3.15. Bilag C - Leveringsaftalen ................................................................................................ 52 3.16. Færdiggørelse af bilag B1 - Miniudbudsbetingelser...................................................... 54

3.16.1. Bilag B1, punkt 1 ........................................................................................................... 55 3.16.2. Bilag B1, punkt 2 ........................................................................................................... 56 3.16.3. Bilag B1, punkt 3 ........................................................................................................... 56 3.16.4. Bilag B1, punkt 4 ........................................................................................................... 57 3.16.5. Bilag B1, punkt 5 ........................................................................................................... 58 3.16.6. Bilag B1, punkt 6 ........................................................................................................... 58 3.16.7. Bilag B1, punkt 7 ........................................................................................................... 59

3.17. Færdiggørelse af bilag B2 – Opfordringsskrivelse ........................................................ 62 4. Gennemførelse af miniudbud ..................................................................................................... 63

4.1. Udsendelse af miniudbudsmateriale ................................................................................... 63 4.2. Afholdelse af spørgsmål/svar .............................................................................................. 64

4.2.1. Ændringer i forbindelse med spørgsmål/svar .......................................................... 64 4.3. Modtagelse af tilbud .............................................................................................................. 65 4.4. Vurdering af tilbuddenes konditionalitet ........................................................................... 65

4.4.1. Formalia .......................................................................................................................... 65 4.4.2. Mulighed for at reparere på ukonditionsmæssige tilbud ......................................... 67 4.4.3. Medelelse i forbindelse med ukonditionsmæssige tilbud ........................................ 67

4.5. Afklaring af evt. spørgsmål til tilbud .................................................................................. 68 4.5.1. Gennemgang af konditionelle tilbud .......................................................................... 68 4.5.2. Præsentationsmøde ....................................................................................................... 68

4.6. Evaluering af tilbud ............................................................................................................... 69 4.6.1. Generelle regler for evaluering .................................................................................... 69 4.6.2. Specifikke regler for evaluering på rammeaftale 02.18 ............................................ 71 4.6.3. Evaluering af underkriteriet ”Kvalitet i den tilbudte løsning” ........................................ 72 4.6.4. Evaluering af underkriteriet ”Kvalitet i tidsplanen for etablering af den tilbudte løsning” 76



4.6.5. Evaluering af underkriteriet ”Prisen for den tilbudte løsning” ....................................... 77 4.6.6. Udregning af endelig pointscore jf. tildelingskriteriet .............................................. 78

4.7. Tildeling af kontrakt .............................................................................................................. 78 4.7.1. Tildeling og afslag.......................................................................................................... 78

4.8. Indgåelse af kontrakt ............................................................................................................. 80 5. Bilag ................................................................................................................................................. 81

5.1. Udkast til brev til afvisning af ukonditionelt tilbud .......................................................... 81 5.2. Indkaldelse til præsentation .................................................................................................. 81 5.3. Tildelingsbrev ......................................................................................................................... 82 5.4. Afslagsbrev til konditionsmæssige tilbud ........................................................................... 83 5.5. Afslagsbrev til ukonditionsmæssige tilbud, som er erklæret ukonditionsmæssige inden indkaldelse til præsentation .............................................................................................................. 89 5.6. Afslagsbrev til ukonditionsmæssige tilbud, som ikke er erklæret ukonditionsmæssige inden indkaldelse til præsentation ................................................................................................... 90



1. Indledning

Formålet med denne vejledning er at give offentlige myndigheder råd og vejledning i, hvordan man gennemfører et miniudbud på rammeaftale 02.18 It-løsninger og vedlige-hold.

Vejledningen indeholder afsnit som beskriver, hvordan rammeaftalens bilag udfyldes kor-rekt. Bilagene behandles i den rækkefølge, som de mest hensigtsmæssigt bør håndteres.

Eftersom det er dig som bruger, der iværksætter miniudbuddet og foretager den første ud-fyldelse af materialet, har vejledningens afsnit 2 og navnlig afsnit 3 relevans for dig.

Også leverandører kan have glæde af at læse vejledningen i den nævnte rækkefølge.

Vejledningen er ikke udtømmende, og skal ses som et supplement til de vejledende tek-ster.Vejledningen vil endvidere gøre dig, som kunde og leverandør, opmærksom på vig-tige punkter i hvert enkelt bilag, som kræver særlig opmærksomhed. Dette er indskrevet med kursiv i hvert enkelt bilag. Det er derfor nødvendigt, at have de enkelte bilag tilgæn-gelige samtidig med at du læser vejledningen.

Materiale fra SKI.dk som skal bruges sammen med vejledningen

I vejledningen henvises først til bilag G og bilag F. De er en del af selve rammeaftalens bilag, og du skal derfor hente zip-filen med rammeaftalen fra SKI.dk.

Når du kommer til afsnit 3 i vejledningen, og har valgt delaftale, skal du bruge leveringsaf-talen. Den finder du også på SKI.dk i en zip-fil benævnt ”Tildelingskit, Miniudbudskit – Del-aftale x”.

SKI gør opmærksom på, at såfremt der mod forventning måtte være uoverensstemmelser mellem denne vejledning og teksten i rammeaftale 02.18 med bilag, så er det teksten i rammeaftale 02.18 med bilag, der er den gældende.

Find information om aftalen på ski.dk

På SKI.dk kan du finde detaljeret information om leverandørernes tilbudte løsninger, oversigt over leverandører samt skabeloner til brug ved miniudbud og værktøj til løsnings-sortering, som SKI har udarbejdet for at gøre det nemmere for dig at benytte dig af ram-meaftalen.

Du er altid velkommen til at kontakte SKI’s Kundeservice på telefon 33 42 70 00, hvis du har brug for hjælp, eller har spørgsmål til aftalen.



2. Indledende overvejelser

2.1. Opgørelse af behov

Det første du skal gøre er, at definere dine behov for anskaffelsen. Det vil sige anskaffel-sens genstand. Du skal tænke grundigt over, hvilken it-løsning du ønsker at anskaffe, hvordan anskaffelsen bedst gennemføres, og om der er særlige forhold, der er vigtige for dig i relation til den it-løsning, du vil anskaffe.

Det er stadig en overordnet proces, men den tjener til at gøre dig i stand til at anvende bi-lag F, hvor du får vejledning i, hvilken delaftale du skal vælge.

Rammeaftale 02.18 består af 17 delaftaler. Alle delaftaler er opbygget på samme måde. Hver delaftales it-løsningsområde kendetegnes af et antal Delaftale Type Krav. Dette er mindstekrav til leverandøren for at være på rammeaftalen, men ikke nødvendigvis dine mindstekrav til leverandøren.

Foruden Delaftale Type Krav er der et antal unikke karakteristika for hver delaftale, hvor leverandøren som minimum skal opfylde 2, for at kunne være på delaftalen.

Derudover er der 31 SKI-STORM områder, der er identiske for alle delaftaler, hvor sup-plerende krav til løsninger kan beskrives.

Du skal også være opmærksom på, at der er begrænsninger i omfanget af den vedligehol-delse, drift og videreudvikling, der kan anskaffes.

Du skal dernæst beskrive dine overordnede krav og behov til en løsning eller til din an-skaffelse med skelen til bilag G afsnit 2 definitionerne. Det kan du gøre endnu uden at have valgt delaftale. Dette valg kommer vi til om et øjeblik nedenfor i punkt 2.3.

2.2. Orientering i bilag F

Bilag F punkt 2 giver en overordnet introduktion til opbygningen af it-løsninger under rammeaftalen, og der er i bilag F en tabeloversigt, hvor du kan orientere dig om de enkelte delaftalers it-løsninger. Bilag F består primært af tabeller, der beskriver delaftalernes it-løs-ningsområder i en struktur, der beskriver delaftale type kravene og delaftalernes karakteri-stiske funktionalitet.



2.3. Valg af delaftale

Efter at du har orienteret dig i bilag F, skal du identificere den relevante delaftale, som du skal bruge. På nogle ydelsesområder vil det være let. For eksempel vil du let kunne vælge delaftale, hvis du ved at du skal anskaffe en ESDH løsning eller en Content management løsning.

Men det kan være, at du ikke umiddelbart synes, at din løsning passer 100 % til delaftaler-nes it-løsningsområder, eller du mener at dine krav/behov kan dækkes af flere delaftaler med hver sit it-løsningsområde.

Hvis det er tilfældet, så skal dit valg ske på baggrund af, hvilke specifikke forretningsmæs-sige eller funktionsmæssige behov, som du vurderer, at it-løsningen skal understøtte. Din vurdering skal baseres på de Delaftale Type Krav og Delaftale Karakteristika inden for de enkelte delaftalers it-løsningsområder, der er listet i bilag F.

Hvis dine forretningsmæssige behov f.eks. vedrører økonomistyring enten i form af sup-plement til understøttelse af din eksisterende økonomistyringsløsning eller som indkøb af en helt ny økonomistyringsløsning, skal du vælge Delaftale 1, der blandt andet vedrører Økonomistyring.

Når du har valgt den delaftale, der bedst passer til dit behov, skal du på SKI.dk, hente så-vel rammeaftalen som leveringsaftalen (tildelingskit) for den valgte delaftale, til brug for det videre forløb.

2.4. Orientering i bilag B med underbilag (Leveringsaf-len)

Når du har identificeret og hentet den relevante delaftale fra SKI.dk, så find bilag B frem. Bilag B med underbilagene B1 og B2 er de bilag, der hjælper dig med at gennemføre mini-udbud.

Selve bilag B, Retningslinjer for gennemførelse af miniudbud, beskriver bl.a. hvad et mini-udbudsmateriale skal bestå af.

Bilag B punkt 1.3 beskriver også, hvilke tildelingskriterier du skal anvende, og hvilke akti-viteter du skal igennem for at gennemføre dit miniudbud.

Bilag B er det juridiske retningsvisende dokument for den fremgangsmåde, hvorpå du gennemfører et miniudbud.

2.5. Generelle overvejelser vedrørende Krav, Mindste-krav, Mindsteoptioner og Optioner

Rammeaftalen opererer med 5 typer af krav:

Rammeaftalens Mindstekrav (MK)

Kundens Mindstekrav (MK)

Kundens Mindsteoption (MO)



Kundens Krav (K)

Kundens Kravoptioner (O)

2.5.1. Rammeaftalens Mindstekrav

Rammeaftalens Mindstekrav træder i kraft, når du angiver, at du har krav til en given krav-type (Ja afkrydsning i Ja/Nej boksen) og når du ud for det enkelte Mindstekrav har svaret ”Ja” i kolonnen ”Finder anvendelse”. Det være sig Delaftale Type Krav, krav til Delaftale Karaktaristika eller krav til SKI-STORM it-servicetyper. Se figur 1 Rammeaftalens mind-stekrav.

Rammeaftalens mindstekrav skal opfyldes uden forbehold og leverandøren skal derfor ikka angive løsningsbeskrivelser, hvorfor der heller ikke evalueres ”Kvalitet i løsningen” på Mindstekrav. Opfyldes et Mindstekrav ikke, er leverandørens tilbud ikke conditionsmæs-sigt.

Tabel med rammeaftalens Mindstekrav indeholder følgende kolonner:

1) Krav ID - kravnummer i forhold til den foreslåede fortløbende nummerserie.

2) Kravtype – det vil sige, om det er et Mindstekrav (M) eller Minstekrav Option (MO), hvor sidstenævnte er Mindstekrav indeholdt i en Option.

3) Kravets titel (Forududfyldt for Rammeaftalens Mindstekrav).

4) En beskrivelse af kravet (Forududfyldt for Rammeaftalens Mindstekrav).

5) En kolonne hvor du angiver om kravet finder anvendelsele.

Figur 1: Rammeaftalens mindstekrav



2.5.2. Kundens Mindstekrav (MK)

Der gælder samme vilkår for Kundens Mindstekrav, som gælder for Rammeaftalens Mindstekrav. Her indeholder tabellen dog ikke kolonnen ”Finder anvendelse”, idet det jo ikke giver mening, at du specificerer et Mindstekrav som ikke finder anvendelse.

2.5.3. Kundens Mindsteoptioner (MO)

Mindsteoptioner (MO) betyder, at du har mulighed for at angive, at du gerne vil have mu-lighed for at anskaffe noget, men ikke har besluttet dig for, om du vil anskaffe det. F.eks. fordi du ikke kender prisen. En mindsteoption skal ikke evalueres, idet tilbudsgiveren er forpligtet til at kunne opfylde en mindsteoption i det tilfælde, du vælger at udløse mindste-optionen.

2.5.4. Kundens Krav (K)

Her angiver du dine Krav til din it-løsning, som leverandøren kan vælge at opfylde, op-fylde delvist eller ikke at opfylde. Leverandørens opfyldesgrad af dine krav, samt leveran-dørens løsningsbesvarelse er essientielle for dit miniudbud, idet det er dette, som du skal benytte til at evaluere Kvalitet i din it-løsning i forbindelse med din evaluering. Tabellen med dine krav indeholder følgende kolonner:

1) Krav ID - kravnummer i forhold til den foreslåede fortløbende nummerserie.

2) Kravtype – det vil sige, om det er et Krav (K) eller Krav indeholdt i en Option (O).

3) Kravets titel som udfyldes af dig.

4) En beskrivelse af dit krav.

5) Leverandørens løsningsbeskrivelse.

6) Opfyldelse af kravet, hvor Leverandøren angiver i hvilken grad dit krav er opfyldt med ”Ja”, ”Nej” eller ”Delvist”

Figur 2: Kundens krav

Specielt kolonnen ”Leverandørens løsningsbeskrivelse” skal du være opmærksom på. Her skal du angive, hvordan du ønsker leverandørens besvarelse af dit Krav. I kolonnen kan du angive:

Blank (ikke at udfylde kolonnen)



”LB”

”LB såfremt …..”

Lade kolonnen være blank

Hvis du ikke skriver noget i kolonnen, vil leverandøren ikke skulle angive en løsningsbe-skrivelse, men skal angive i hvilken grad dit krav er opfyldt med ”Ja”, ”Nej” eller ”Delvist”. I din evaluering vil du da kun kunne bruge kravet til en kvantitativ evaluering (Antal ”Ja”, ”Nej” eller ”Delvist” opfyldte krav). Dette anbefales ikke, da det kan give dig udfordringer, hvis leverandøren f.eks. angiver, at dit krav er ”Delvist” opfyldt. Du bør da angive, hvor-dan du vil evaluere på delvist opfyldte krav.

”LB” – Løsningsbeskrivelse

Her skal leverandøren altid angive sin løsningsbeskrivelse på hvordan it-løsningen opfyl-der dit krav (Hvis ikke leverandøren har svaret ”Nej” i kolonnen ”Opfyldelse af kravet”). Le-verandørens løsningsbeskrivelse indgår herefter i din evaluering af kvalitet, og du skal der-for i feltet ”Beskrivelse” angive, hvordan du vil evaluere løsningsbesvarelsen, herunder især, hvad der vægter positivt i forbindelse med opfyldelse af kravet, således tilbudsgiveren kan vurdere, hvordan du gerne vil have opfyldt kravet og hermed opnå en positiv evaluering.

”LB, såfremt …..” – Betinget løsningsbeskrivelse

Betinget løsningsbeskrivelse kunne eks. være ”LB, såfremt krav er delvist eller ikke op-fyldt”. Her skal Leverandøren ikke angive løsningsbeskrivelse, hvis leverandørens it-løs-ning opfylder dit krav, men kun hvis it-løsningen delvist eller ikke opfylder dit krav. Er dit krav opfyldt, skal du kun foretage en kvantitativ evaluering (antal ”Ja”). Du skal dog i be-skrivelse angive, hvordan du vil evaluere en delvis opfyldelse i forhold til en opfyldelse. Herunder hvordan du vil evaluere den løsningsbeskrivelse, der ikke fuldt ud opfylder kra-vet. Det kunne f.eks. være en stillingtagen til, at visse elementers opfyldelse i kravet vægtes positivt.

2.5.5. Kundens Optioner (O)

Optioner (O) betyder, at du har mulighed for at angive, at du gerne vil have mulighed for at anskaffe noget, men ikke har besluttet dig for, om du vil anskaffe det, f.eks. fordi du ikke kender prisen.

Der er kun mulighed for at anvende optioner i rammeaftale 02.18 i bilag C03. Optioner skal indgå i evaluering på samme måde som krav (K), så evalueringsteknisk er der ingen forskel på optioner og krav i evaluering af bilag C03. Derfor kan vejledning om opstilling af krav jf. punkt 2.5.3 ovenfor læses analogt.

2.5.6. Krav kontra Mindstekrav

Når du som kunde beslutter dig for, hvordan du vil lave fordelingen mellem Krav og Mindstekrav, er det vigtigt at have følgende i baghovedet.



Leverandørerne har skulle opfylde alle Delaftale Type Krav for at komme på rammeafta-len. Når det gælder krav til Detaftale Karaktaristika, har leverandørene opfyldt minimum 2 krav ud af de mulige Delaftale Karaktaristika (antal af Delaftale Karakteristika varierer pr. delaftale). For SKI-STORM it-løsningsområder, har leverandørerne ikke opfyldt et antal krav, om end det har vægtet positivt jo større antal SKI-STORM it-løsningsområder leve-randørernes løsninger understøttede.

Er dine krav og mindstekrav specificeret, vil alle leverandører kunne levere løsninger, der dækker dit behov. Har du krav under Delaftale Karaktaristika og/eller SKI-STORM løs-ningsområder, kan du risikere, at ikke alle leverandører har tilbudt løsninger, der kan dække dit behov til it-løsning, og de leverandører kan derfor ikke give et konditionsmæs-sigt tilbud, og skal derfor heller ikke indbydes til at afgive tilbud.

Dine funktionelle krav kan vedrøre Delaftale Type Krav, krav til Delaftale Karaktaristika og krav til SKI-STORM it-servicetyper. Husk at det er placeringen af krav i strukturen for Karakteristika og for it-servicetyper, der er med til at bestemme, hvilke leverandører der skal inviteres til at afgive tilbud på jeres miniudbud. Så vær grundig med at få placeret kra-vene korrekt.

SKI har udarbejdet et hjælpeværktøj, der kan synliggøre dette.

SKIs hjælpeværktøj SKAL anvendes til at afgrænse de tilbudte løsninger/leveran-dører inden du udsender dit miniudbudsmateriale. Undlader du at anvende SKIs værktøj, og sender du dit materiale til alle leverandørerne, risikere du at modtage ikke-konditionsmæssige tilbud, idet leverandørerne kun må sælge de ydelser, som de har tilbudt på rammeaftalen, samt du risikerer, at leverandørerne bruger tid på at udarbejde ikke-konditionsmæssige tilbud.



3. Udfyldelse og færdiggørelse af bilag

3.1. Leveringsaftalens bilag

Du skal tage stilling til samtlige bilag i udbudsmaterialet. Du skal kun udfylde krav i de bi-lag, som er relevante for dig, men du er nødt til at tage stilling til alle bilagenes indhold.

Alle bilagene indeholder kursiveret tekst. Den kursiverede tekst er vejledning til din og/eller leverandørens udfyldelse af bilaget. De vejledende og instruktive tekster, der ikke er deci-derede aftalevilkår eller bestemmelser og krav, kan slettes når du indgår kontrakt med en leverandør. De vejledende tekster kan være information til såvel kunde som leverandør, så du bør bevare teksten, når du sender materialet til leverandørerne. Efter gennemført mini-udbud, og inden kontraktindgåelse, kan den kursiverede tekst slettes.

Alle bilag er bygget op efter samme skabelon. Det vil sige, at der er nogle indledende af-snit med en vejledende tekst til hvordan bilaget udfyldes.

Vejledning til udfyldelse

Bilagets anvendelse

Sammenhæng til øvrige bilag

3.1.1. Vejledning til udfyldelse af bilag

Alle bilag starter med et afsnit med vejledning til udfyldelse af det pågældende bilag, som du naturligvis bør læse. Den kursiverede tekst kan slettes inden kontraktindgåelse.

Figur 3: Vejledning til udfyldelse

3.1.2. Bilagets anvendelse

Herefter følger et afsnit med bilagets anvendelse, der bl.a. beskriver bilagets indhold. End-videre inderholder afsnittet de væsentligste henvisninger fra leveringsaftalen til bilagets punkter. Den kursiverede tekst, kan slettes inden kontraktindgåelse.



Figur 4: Bilag C03, anvendelse

3.1.3. Sammenhæng med øvrige bilag

Til sidst følger indledningsvis et afsnit med angivelse af væsentlige sammenhænge til øv-rige bilag.



3.1.4. Procedure for udfyldelse af bilag

Proceduren er, at du først udfylder bilagene og leverandøren efterfølgende afleverer sin besvarelse. Du gennemfører derefter en tilbudsevaluering og tildeling af ordren, hvorefter du kan slette alt kursiveret tekst. Den resterende tekst udgør kontrakttekst til den kontrakt, som du skal underskrive med leverandøren.

Hele afsnit 3 i denne vejledning omhandler arbejdet med at udfylde udbudsmaterialets bi-lag. De er ikke i numerisk rækkefølge, men behandles i den rækkefølge, der er mest hen-sigtsmæssig for processen med at færdiggøre udbudsmaterialet. Det anbefales at udfylde bilag C04 dokumentation løbende, da det er tæt knyttet til de fleste af de bilag, hvor du som kunde kan have krav til løsningen.

Desuden vil du i overskriften til hvert eneste afsnit, som giver mulighed for at stille et krav, kunne se om kravet hører til under tildelingskriteriet ”Kvalitet”, Tid” eller ”Pris”, hvil-ket du senere skal bruge, når du udarbejder evalueringsbasis for tildelingskriterierne.

3.1.5. Bilag C03 - Leverancebeskrivelse og C05 - Vedligehold

Udfyldelsen af bilag C03 Leverancebeskrivelse og bilag C05 Vedligehold, har betydning for, hvilke leverandører du skal opfordre til at afgive tilbud under miniudbud. Grunden til dette er, at leverandørerne i sine tilbud til SKI, har haft mulighed for at vælge mellem flere forskellige løsningsområder eller serviceniveauer.

Du kan udelukkende købe de ydelser på rammeaftalen, som leverandørerne har tilbudt. Det kan betyde, at der vil være leverandører, der ikke skal inviteres til at afgive tilbud til dig, fordi de ikke har tilbudt det, du efterspørger i deres tilbud til SKI.

Derfor er det væsentligt, at du udfylder disse bilag først, så du kan afgøre, hvem der skal inviteres til at afgive tilbud.

SKI stiller et hjælpeværktøj til rådighed, så du nemt kan identificere de leverandører, du skal invitere til at afgive tilbud. Hjælpeværktøjet er opdelt pr. delaftale og du kan finde det under fanen ’Aftaledokumenter’ for den relevante delaftale på SKI.dk.

Leverandørvalget bestemmes af hvordan du har dokumenteret dine krav i henholdsvis:

Bilag C03:

Afsnit 2.3.2: Kundens krav til karakteristika for delaftalens it-løsningsområde

Afsnit 2.3.3: Kundens krav til SKI-STORM it-servicetyper

Bilag C05:

Afsnit 2.3: Kundens valg af serviceniveau i krav nr. C5-2.3-1-1

Afsnit 2.3.7 og 2.3.8: Kundens eventuelle krav til valgfrie vedligeholdelsesydelser i form af lovpligtig vedligehold og brugeradministration

Leverandørens løsningsbeskrivelser i bilag C03 og C05 vil indgå i vurderingen af leveran-dørens tilbud under underkriteriet "Kvalitet i den tilbudte løsning", jf. bilag B1, punkt 7.



3.2. Bilag C03 Leverancebeskrivelse

De vejledende tekster beskriver, hvordan tabellen er opbygget. Det vil sige, hvilke infor-mationer du kan udfylde, når du beskriver dine krav. For en beskrivelse af krav og kravta-beller henvises til afsnit 2.5.

Bilag C03 indeholder mulighed for, at du kan stille krav i Word format eller Excel format.

Vælger du Word format, anvendes kravtabeller i Bilag C03 og Bilag C18 udgår. Vælger du at angive dine krav i Excel format, anvendes kravtabeller i Bilag C18. Selvom du benytter kravtabeller i C18, skal du stadig anvende Bilag C03 til angivelse af eksempelvis Delleve-rancer, Optioner mv.

Figur 5: Valg af Word eller Excel som kravformat

Det første afsnit du skal beskrive er afsnit 2, hvor du skal beskrive dine krav til løsningen i store træk i form af forretningsmæssige mål, samt hvordan du forudsætter at anvende den krævede løsning.

Vær her opmærksom på, at udfylde tabellen med ”Kundens basis konfiguration”. Tabellen ud-fyldes med dine forventede behov for kvantitativ brug af it-løsningen, f.eks. interne og eksterne brugere, spidsbelastningsperioder, datamængde etc., til brug for leverandørens dimensionering af løsningen.

Leverandøren lægger din basis konfiguration til grund for dimentionering af din it-løsning, behov for licencer, krav til it-miljø etc., hvilket igen har indflydelse på leverandørens pris-sætning af din anskaffelse. Se afsnittene på billedet herunder:



Figur 6: Bilag C03, kundens introduktion til krav

I afsnittet umiddelbart efter skal du ikke gøre noget. Dette er overladt til leverandørens løsningsbeskrivelse.

Figur 7: Bilag C03, leverandørens løsningsbeskrivelse

3.2.1. Funktionelle krav

Herefter følger afsnit 2.3, dine funktionelle krav. Dine funktionelle krav skal efterleve op-bygningen i bilaget.

SKI har imidlertid ikke fastlagt et bestemt nivau, du skal følge, når du beskriver dine funk-tionelle krav. Inden du går i gang, bør du derfor overveje, hvilket niveau du vælger at be-skrive dine krav på.

Vælger du et overordnet niveau, giver du leverandøren frihed til at besvare dine krav, og giver markedet mulighed at besvare med det bedste, de har.

Vælger du et detaljeret niveau, er det i højere grad dig, der angiver udformningen af løs-ningsbeskrivelsen, hvilket kan være en fordel, hvis du har et mere detaljeret overblik over, hvad du vil have. Vær opmærksom på at du herved kan komme til at begrænse leverandø-rernes mulighed for at afgive forslag til løsninger, som du ikke selv havde forudset.



Du kan naturligvis også kombinere ovenstående muligheder, og eksempelvis benytte et overordnet niveau for krav, der måtte forventes at være en selvfølge for den it-løsning, du anskaffer, og et detaljeret niveau for de krav hvor dit behov til it-løsningen kræver speciel funktionalitet, der ikke nødvendigvis vil være standard i en it-løsning indenfor den pågæl-dende delaftale.

Figur 8: Bilag C03 funktionelle krav

3.2.1.1 Delaftale type krav

Nu skal du tage stilling til Delaftale Type Krav. Under disse kravoverskrifter kan du defi-nere de krav, der passer ind under de pågældende overskrifter. Delaftale Type Krav kan opfyldes og leveres af alle leverandører på aftalen.

Strukturen er opbygget således, at du først angiver, om du har krav under dette afsnit ”Ja/Nej afkrydsningsboks”. Har du ikke det, så udgår afsnittet fra din kravspecifikation, og du kan slette indholdet i afsnittet efter ”Ja/Nej boksen”. Vær derfor grundig i dine overvejelser, om du har krav der hører ind under disse overskrifter.

Figur 9: Bilag C03 Ja/Nej afkrydsningsboks

Har du afkrydset ”Ja” i ”Ja/Nej boksen”, så er indeholder næste tabel Mindstekrav fra rammeaftalen. Mindstekrav fra rammeaftalen kan du ikke ændre, men hvis Mindstekravet ikke er relevant for dig, kan du vælge at angive ”Nej” i kolonnen ”Finder anvendelse”, hvor-efter Mindstekravet udgår af din evaluering.



Figur 10: Bilag C03 Mindstekrav fra rammeaftalen

Herefter kommer en tabel, hvor du skal angive dine Mindstekrav. Leverandøren skal ikke angive løsningsbeskrivelse til dine Mindstekrav, og du kan ikke evaluere kvalitet på dine Mindstekrav, da disse altid skal være opfyldt.

Figur 11: Bilag C03 Kundens Mindstekrav

Efter dine og rammeaftalens Mindstekrav, kommer nu en tabel, hvor du skal angive dine Krav til din it-løsning. For hvert af dine krav, kan du angive til leverandøren, i hvilke situa-tioner du ønsker, at Leverandøren skal angive en løsningsbeskrivelse, som du skal an-vende, når du evaluerer ”Kvalitet i løsningen”. Leverandøren angiver endvidere i hvilken grad kravet er opfyldt (ja, nej eller delvist). Se afsnit 2.5 for en nærmere beskrivelse for din ud-fyldelse af kolonnen Leverandørens løsningsbeskrivelse.

Figur 12: Bilag C03 Kundens Delaftale Type Krav



3.2.1.2 Delaftale karaktaristika

Nu kommer så krav til karakteristika. Under disse kravoverskrifter kan du definere de af dine krav, der passer ind under de pågældende overskrifter. Karakteristika kan måske op-fyldes og leveres af alle leverandører på aftalen, og du kan finde ud af hvilke, når du har dokumenteret dine krav i tabellerne, samt anvendt hjælpeværktøjet, der er beskrevet i af-snit 2.5.4.

Strukturen er opbygget med underafsnit for hvert karakteristika. Som i Delaftale Type Krav skal du først angive, om du har krav under karakteristika afsnittet. Har du ikke det, så udgår karakteristika afsnittet fra din kravspecifikation, og du kan slette afsnittet.

3.2.1.3 SKI-STORM it serviceområder

SKI-STORM er et relativt omfattende område, hvorunder du kan stille krav til funktiona-litet i bred forstand. Det giver mulighed for at stille særlige udviklingskrav eller funktiona-litetskrav, der falder udenfor de relativt afgrænsede Delaftale Type Krav og karakteristika krav. Dermed kan du definere en løsning, der præcis modsvarer dine behov for funktio-nalitet. SKI-STORM er opdelt i 8 it-serviceområder, der igen er opdelt i et varierende an-tal it-servicetyper. Der er i alt 31 it-service typer.

Du skal stille dine krav på det laveste niveau, altså under hver it-service type.

Krav og mindstekrav under SKI-STORM it-serviceområder er opbygget efter samme ska-belon som de øvrige krav herover. Som ved krav til Karaktaristika, er det ikke sikkert, at alle leverandørernes løsninger kan opfylde dine krav til din it-løsning.

Hvis du ikke har krav til it-servicetypen, så kan du slette det pågældende afsnit.

3.2.2. Non funktionelle krav

Non funktionelle krav er krav til løsningen, der ikke vedrører funktionel behovsopfyl-delse, altså krav til løsningens egnethed. Det kan for eksempel være lokalisering, skalering, svartider, miljøer, konvertering, uddannelse eller lignende.

Her er fremgangsmåden den samme som tidligere beskrevet. Du skal i boksen angive om du har krav til det pågældende kravområde, og har du ikke det, kan du slette det pågæl-dende afsnit.

Vær opmærksom på, at der i afsnit 2.4.3 Kundens krav til it-løsningens svartider, skal angives mindst et obligatorisk mindstekrav til svartid.

3.2.3. Delleverancer

Efter at have fastlagt dine Non Funktionelle krav, kan du overveje om dit projekt bør op-deles i delleverancer. Her kan det være at din egen projektplan eller udefrakommende øn-sker der stiller krav til, at en mindre eller større del af funktionerne opdeles i delleverancer, hvor nogle skal komme før andre.

Du kan også vælge at leverandøren skal foreslå passende delleverancer. Det vil sige at du, som vist på nedenstående illustration, ikke har krav til delleverancer, har krav til delleve-rancer eller lader leverandøren foreslå delleverancer:



Figur 13: Bilag C03 kundens eventuelle krav til delleverancer

Hvis du selv har krav til delleverancer, kan du angive et vilkårligt antal (1-n).

Du skal pege på, hvilke behov eller krav du vil have leveret i hver delleverance ved at an-vende tabellerne, som vist i eksemplet i figuren herunder:

Figur 14: Bilag C03 kundens specifikke delleverancekrav

3.2.4. Videreudvikling

Dernæst skal du beslutte, om du har behov for en pulje af videreudviklingstimer til æn-dringer undervejs i dit projekt. Du skal være opmærksom på, at videreudviklingen kun kan bestilles sammen med funktionalitet, som er defineret i afsnit 2.3 i bilag C03. Så du kan ikke kun købe udviklingstimer.

De økonomiske rammer for hvor meget viddereudvikling du kan bestille, er angivet i bilag C, Leveringsaftalens afsnit 5.5. Der er begrænsninger for, hvor meget videreudvikling du kan bestille, idet det ikke må overstige maksimalt 40 % af leverancevederlaget.

Videreudvikling bestilles i antal timer pr. konsulentkategori. Bemærk at du ikke er bundet af de angivne timer, idet der er tale om et forventet forbrug, som kan afvige både positivt og negativt.

3.2.5. Optioner

I 02.18 er det muligt at lade en del af sin anskaffelse være optionel. I aftalen findes 2 typer af optioner: Optioner som del af leverancen og Optioner som selvstændig opgave. Optio-ner som del af leverancen skal kaldes ved afklaringsfasens udløb og indgår i leveranceve-derlaget. Optioner som selvstændig opgave kan kaldes på et senere tidspunkt.

Hvis du har optioner, skal du i afsnit 5 angive ”Ja” i ”Ja/Nej boksen” .Når du har angi-vet, at du har krav til optionerne, skal du beskrive dine optioner.



I pkt. 5.1 navngiver du dine optioner, og angiver hvorvidt de skal være en del af leveran-cen. Du kan, efter behov, angive et vilkårligt antal optioner.

Figur 15: Bilag C03 kundens krav til optioner som en del af leverancen

Herefter grupperer du dine optioner i afsnit 5.2 til 5.n.

Figur 16: Bilag C03 kundens gruppering af optioner

Når du har grupperet dine optioner, skal du sikre dig, at de Mindstekrav og krav du refere-rer til i optionerne, tilsvarende er markeret i dine kravtabeller, som henholdsvis MO (Mindstekrav indeholdt i option) eller O (Krav indeholdt i option) i kravtype kolonnen.

Hvis du ønsker optioner på funktionelle Mindstekrav fra Rammeaftalen (Delaftaletype Krav, Karakteristika eller SKI-STORM), skal du ændre ”MK” til ”MO” i tabellerne Mind-stekrav fra rammeaftalen.

Herefter skal dine optioner medtages i din tidsplan i bilag C01. I bilag C01 afsnit 3.1 angi-ver du, hvornår du senest ønsker at kunne kalde dine optioner.

Leverandøren skal endelig prissætte optionerne i bilag C12a (fastpris model) eller i bilag C12b (targitpris model). Hvis du ønsker, at leverandøren prissætter forskellige kombinati-oner af dine optioner (f.eks option 1 og 3, eller option 1og 2), skal du stille krav om dette i bilag C12a eller C12b..Når du skal evaluere leverandørens tilbud, skal leverandørens be-skrivelse af sin opfyldelse af kravene til optioner i bilag C03 afsnit 2 inddrages i tilbudseva-lueringen på lige fod med andre krav efter underkriteriet ”Kvalitet i den tilbudte løsning”. Des-uden vil du skulle evaluere Leverandørens opfyldelse af kundens krav til tidsplan for opti-onerne under kriteriet ”kvalitet i tidsplanen”. Leverandørens pris for optionerne evalueres under kriteriet ”Pris”.



3.3. Bilag C05 Vedligeholdelse

Du kan vælge at anskaffe vedligeholdelse af din it-løsning. Ønsker du ikke an anskaffe vedligehold, så undlader du at anvende bilaget og markerer i dit udbudsmateriale at bilaget udgår.

Som i det foregående bilag, er der 2 indledende afsnit som bør læses, afsnittene 1.1 Vejled-ning til udfyldelse og 1.2 Bilagets anvendelse.

Som i bilag C03 er der henvisning i leveringsaftalen til bilag C05 vedligehold.

3.3.1. Generelle krav til vedligeholdelse

Det første afsnit der skal udfyldes, er dine generelle krav til vedligeholdelse. Det omhand-ler krav til for eksempel serviceniveau, driftstid, dokumentation og lignende. Se nedenstå-ende billedeksempel fra ESDH aftalen.

Figur 17: Bilag C05 kundens generelle krav til vedligeholdelse

Det er vigtigt, at du i beskrivelsen til Krav ID C05-2.1.1 angiver hvilket serviceniveau du ønsker (F.eks. Sølv, Guld, Platin etc.), samt at du i beskrivelsen til Krav ID C05.2.1-2 angi-ver det tidsrum du ønsker som Aftalt driftstid (F.eks. ”Alle arbejdsdage i perioden 8.00-16.00”).

Dit valg af serviceniveau kan afgrænse, hvilke leverandører du skal invi, hvad leverandø-rerne har tilbudt ved at anvende hjælpeværktøjet, der stilles til rådighed på SKI.dk.



Herefter følger afsnittene 2.1.1 til 2.1.4, hvor du skal tage stilling til, om du har særlige krav til servicevindue, klassificering af mangler, eskalation og bodsmodel. Når du har angivet din bodsmodel, skal du huske at prissætte dine bodspoint i bilag C12a eller bilag C12b.

Det er vigtigt, at du husker at angive (definere) din bodsmodel i bilaget, samt prissætte bodspoint i bilag C12a eller bilag C12b, da du ellers ikke har mulighed for at tildele leve-randøren bod for manglende overholdelse af servicemål.

Vurder om du har særlige krav til din vedligeholdelse, men tænk på, at særlige krav kan have særlige priser, og om de er vigtige for din it-løsning.

Kravtabellerne i afsnittene er i store træk bygget op som i bilag C03 med en ”Ja/Nej boks” efterfulgt af kravtabeller for henholdsvis Rammeaftalens Mindstekrav, Kundens Mindste-krav og Kundens Krav.

Enkelte afsnit, som f.eks. afsnit 2.1.2 er derimod standardkrav til klassificering af fejl og mangler, som du ikke har mulighed for at stille individuelle krav til.

Afsnit 2.2 omhandler alle dine detaljerede krav til processer for vedligeholdelse som vist i firgur 18 herunder.

I afsnit 2.3 har du mulighed for at stille meget detaljerede krav til de ønskede vedligehol-delsesydelser. I afsnit 2.3.1 Krav til fejlretning og mindre ændringer, er angivet 3 Mindste-krav, som altid er gældende ved anskaffelse af vedligehold.

I afsnit 2.3.1.1.1 Krav til servicemål for frister, er angivet 4 tabeller med overskrifter som ”Kunden har mindstekrav til serviceniveau platin eller platin +”, ”Kunden har mindstekrav til serviceni-veau guld eller guld +” etc. Afhængig af hvilket serviceniveau du har valgt under Krav ID C05-2.1.1, skal du slette de tabeller, der ikke er relevante for dit valgte serviceniveau.

Der er mange valgmuligheder og de fleste tabeller tjener som inspiration til dig ved udar-bejdelsen af bilaget vedrørende vedligeholdelse.

Du skal gå alle kravtabeller igennem og beslutte, om de skal være en del af de krav, du har til vedligeholdelsen af din it-løsning.

Hvor det er relevant, er der i materialet også mulighed for at stille krav til KPI (Key performance Indicator) – figur 18,



Figur 18: Bilag C05 kundens krav til KPI.

særlige krav til tilhørende Servicemål for KPI – figur 19,

Figur 19: Bilag C05 kundens krav til servicemål for help desk KPI

og krav til måling og forudsætning for måling – figur 20.

Figur 20: Bilag C05 kundens krav til målinger og forudsætninger



3.3.2. Lovpligtigt vedligehold og Brugeradministration

Pkt 2.3.11 Lovpligtigt vedligehold er den del af vedligeholdelsen der omfatter det lovæn-dringer foreskriver, og som systemet altid skal kunne efterleve. Det betyder, at hvis du vil sikre din løsning til enhver tid opdateres efter gældende lovgivning, så skal du købe lov-pligtigt vedligehold. Herved er din leverandør ansvarlig for, at it-løsningen er opdateret i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Lovpligtigt vedligehold er en ydelse, der kræver lidt ekstra overvejelse, idet leverandøren forpligter sig til at vedligeholde din it-løsning, så den altid lever op til gældende lovkrav. Da leverandøren ikke kender omfanget af fremtidige lovændringer, må det forventes at leverandøren må indregne en økonomiske risiko for denne ydelse. Et alternativ til Lov-pligtigt vedligehold kunne være, at afsætte timer til videreudvikling, og så få foretaget æn-dringerne når behovet opstår.

Under lovpligtigt vedligehold kan du stille krav til KPI og Servicemål, og i øvrigt selv sætte kravene til hvordan du ønsker servicen leveret.

Under pkt. 2.3.12 kan du stille krav til Brugeradministration, hvis du ønsker det.

3.3.3. Vedligeholdelse – Medgået tid

I pkt. 2.4 kan du angive, om du har behov for en pulje af vedligeholdelsestimer. Timerne dækker opgaver, som er nært beslægtet, men ikke indeholdt i Kundens vedligeholdelse jf. kravene i nærværende bilag og i Leveringsaftalen i øvrigt. Disse særskilte opgaver løses ef-ter medgået tid.

3.3.4. Vedligeholdelsesorganisation

I afsnit 3 i bilag C05 behandles vedligeholdelsesorganisationen. I pkt. 3.1 angiver du og Leverandøren jeres respektive kontaktpersoner for vedligeholdelse.

I afsnittet kan du endvidere stille krav til den organisation hos leverandøren, som skal ved-ligeholde din løsning. Her er der krav som organisation, mødefora og samarbejde.



3.4. Bilag C07 - Drift

Du kan vælge at anskaffe drift af din it-løsning i stabiliseringsperioden. Ønsker du ikke at anskaffe drift, så undlader du at anvende bilaget og markerer i dit udbudsmateriale at bila-get udgår.

I afsnit 2.1 er det bestemt, at driftsydelsen skal leveres med samme serviceniveau, som der er fastlagt i bilag C05 for vedligehold. Desuden følger det, at løsningens aftalte driftstid er den driftstid, som er fastlagt i bilag C05 for vedligehold. Derfor skal du ikke angive selv-stændige servicemål for frister i forbindelse med afhjælpning af fejl, jf. bilagets afsnit 2.3.1.1, ligesom dine krav til måling af servicemål og KPI'er kan være fastsat i bilag C05, jf. bilag C07, afsnit 2.3.2.

Drift kan kun anskaffes, hvis der også anskaffes vedligeholdelse.

Du skal sikre dig, at du har koordineret kravene i bilag C07 med alle kravene i bilag C05, således at der er overensstemmelse mellem vedligeholdelseskravene og driftskravene på de niveauer, hvor det er vigtigt at de er synkroniserede.

Ud over ovenstående, er bilag C07 opbygget efter samme skabelon som bilag C05.

Som i de øvrige bilag, er der 2 indledende afsnit som bør læses, afsnittene 1.1 Vejledning til udfyldelse og 1.2 Bilagets anvendelse. Her er det også vigtigt at du orienterer dig i Leve-ringsaftalen bilag C, hvor der er henvisninger til driftsbilaget.

Drift er tilbudt af alle leverandører, Dog ikke alle niveauer. Du er ikke forpligtet til at købe drift fra din løsningsleverandør.

3.4.1. Generelle krav til drift

Hele afsnittet 2.1 med underafsnit er bygget op, som bilag C05. Det betyder, at der for hvert afsnit er en svarboks, hvor du skal indikere om du har krav og såfremt du har, skal angive dem i kravtabellerne. I afsnit 2.1.1 til 2.1.4 skal du tage stilling til om du har særlige krav til servicevindue, klassificering af mangler, eskalation og bodsmodel. Når du har angi-vet din bodsmodel, skal du huske at prissætte dine bodspoint i bilag C12a eller bilag C12b.

Det er vigtigt, at du husker at angive (definere) din bodsmodel i bilaget, samt prissætte bodspoint i bilag C12a eller bilag C12b, da du ellers ikke har mulighed for at tildele leve-randøren bod for manglende overholdelse af servicemål.

Dernæst følger afsnit 2.2, hvor du kan stille krav til driftsprocesser.

Efterfølgende i afsnit 2.3 er det dine krav til driftsydelser, du skal dokumentere, hvis du har sådanne. Afsnittet indeholder generelle krav, krav til KPI og servicemål samt yderli-gere målinger og målemetoder.

I pkt. 2.4 kan du angive, om du har behov for en pulje af konsulenttimer til driftydelser. Timerne dækker opgaver, som er nært beslægtet, men ikke indeholdt i Kundens drift jf. kravene i nærværende bilag og i Leveringsaftalen i øvrigt. Disse særskilte opgaver løses ef-ter medgået tid.



Der bestilles et antal timer pr. konsulentkategori. Bemærk at du ikke er bundet af de an-givne timer, idet der er tale om et forventet forbrug, som kan afvige både positivt og nega-tivt.

Efterfølgende skal du tage stilling til, om du har særlige krav til yderligere miljøer end pro-duktionsmiljøet, som kunne være udviklings-, test- eller undervisningsmiljøer.

Hvis du måtte ønske det, kan du i afsnit 4 stille krav til driftsorganisationen.

3.5. Bilag C04 - Dokumentation

Parallelt med udfyldelsen af bilag C03, bilag C05 og bilag C07 anbefaler SKI, at du udfyl-der bilag C04, der omhandler krav til dokumentation. Dokumentationen knytter sig nem-lig i høj grad til de ydelser, der er beskrevet i bilagene.

3.5.1. Krav til dokumentation

Der er nogle helt generelle Mindstekrav til dokumentation, som du ikke kan fravige. Kra-vene er opgjort for, at du kan være sikker på, at du har et minimum af dokumentation, når du får leveret din løsning.

Bilaget opstiller således en række på forhånd fastsatte overordnede Mindstekrav til doku-mentationsform (Modeleringssprog, sporbarhed etc.), som skal medtages. Du har mulig-hed for at supplere med eventuelle egne krav til dokumentation, krav til processer for ud-arbejdelse og godkendelse af dokumentation samt hvilke dokumenttyper, deres indhold leverancen skal bestå af, samt godkendelseskriterier for dokumentationen.

Mindstekravene er dokumenteret i afsnit 2.1 som vist herunder.

Figur 21: Bilag C04 Generelle mindstekrav til dokumentation



Du kan vælge, at supplere de overordnede Mindstekrav med dine egne Mindstekrav og/eller Krav. Leverandørens løsningsbeskrivelser af dine Krav i bilag C04 vil indgå i vur-deringen af leverandørens tilbud under underkriteriet "Kvalitet i den tilbudte løsning", jf. bilag B1, punkt 7.

Figur 22: Bilag C04 Kundens supplerende krav til dokumentation

Efterfølgende skal du tage stilling til, om du har særlige Mindstekrav og/eller Krav til pro-cessen omkring udarbejdelse af dokumentation.

Figur 23: Bilag C04 kundens krav til dokumentationsproces



Efter dette afsnit følger et afsnit, hvor du skal angive dine krav til omfang og indhold af dokumentation af din it-løsning. Det være sig instalationsvejledning, driftshånbog, bruger-vejledninger etc.

Du kan ikke vælge afsnittet fra, men du kan selv vælge, hvilket niveau du vil beskrive kra-vene på. SKI har angivet eksempler på dokumentation, som du kan bruge som inspiration og vælge det omfang, der dækker dit behov. SKIs beskrivelser i tabellen kan ikke nødven-digvis stå alene, så der kan være nødvendigt, at du supplere med beskrivelser, der belyser dine behov.

Du har også her mulighed for at angive såvel Mindstekrav og Krav, hvor sidstnævnte i gi-vet fald, vil indgå i din evaluering af Kvalitet i it-løsningen.

Det er her vigtigt, at du i beskrivelsen angiver hvad dine godkendelseskriterier, for den på-gældende dokumentation, er. Er dine godkendelseskriterier ikke fyldestgørende, vil leve-randøren i det efterfølgende afsnit, have mulighed for at supplere med godkendelseskrite-rier.

Figur 24: Bilag C04 kundens mindstekrav til dokumentation af it-løsningen



Figur 25: Bilag C04 kundens krav til dokumentation af it-løsningen

I sidste afsnit har leverandøren mulighed for at angivet godkendelseskriterier for doku-menter, hvor Kunden ikke eksplicit har angivet godkendelseskriterier for det pågældende dokument.

Figur 26: Bilag C04 Supplerende godkendelseskriterier (Leverandørens)

3.6. Bilag C01 - Tids- og aktivitetsplan

Når du har de mere tekniske bilag (bilag C03, C04, C05 og C07) på plads, så anbefaler SKI, at du udfylder bilag C01 - Tids- og aktivitetsplan.

Hvis du har behov, kan du angive, at der skal være bevillingsmæssig hjemmel til at indgå aftalen, hvilket fremgår af eksemplet herunder.

Figur 27: Bilag C01 frist for bevillingsmæssig hjemmel

3.6.1. Kundens krav til leveringstid

I afsnit 3 beskriver du dine eventuelle Mindstekrav og Krav til leveringstidspunkter. Det kan, ved angivelse af start- og sluttidspunkter for aktiviter, være hensigtsmæssigt ikke at knytte disse til en konkret dato, men derimod til et angivet tidsrum efter Leveringsaftalens underskrift. Eksempelvis kan Kunden stille krav om, at Overtagelsesprøven påbegyndes senest 140 dage efter Leveringsaftalens underskrift.



Det anbefales, hvis du anskaffer Vedligehold og Drift, at tilføje følgende Mindstekrav for leveringstidpunkt:

Afslutningstidspunkt for stabiliseringsperioden (drift)

Afslutningstidspunkt for vedligeholdelsesperioden (vedligehold)

Vedligeholdelse har en maksimal varighed på seks år efter Overtagelsesdagen, dog maksi-malt 6 år efter Rammeaftalens udløb. Sidstnævnte er kun relevant, hvis Overtagelsesdagen ligger efter Rammeaftalens udløb.

Der kan kun anskaffes drift med samtidig anskaffelse af vedligehold, hvorfor afslutnings-tidspunkt for stabiliseringsperioden, skal være mindre eller lig med afslutningstidspunkt for vedligeholdelsesperioden.

Figur 28: Bilag C01 Kundens mindstekrav og krav til leveringstid

3.6.2. Tidspunkt for kald af optioner

Har du i Bilag C03 angivet, at du ønsker en del at it-løsningen som optioner, skal du i ef-terfølgende afsnit angive seneste tidspunkt for kald af dine optioner. For optioner, der le-veres som del af leverancen, vil tidspunktet være ”Ved kontraktindgåelse” (efter afklaringsfa-sen). For optioner, som du ønsker leveret som selvstændig opgave, som du ønsker at kunne kalde på et senere tidspunkt, skal du angive en dato eller et relativt tidspunkt i for-hold til din tidsplan som f.eks en milepæl.



Figur 29: Bilag C01 Kundens mindstekrav og krav til leveringstid

3.6.3. Krav til tids- og aktivitetsplan

Punkt 4.1 indeholder en række af SKI definerede Mindstekravkrav til, hvad en tidsplan skal indeholde. Disse krav skal leverandøren overholde ved udarbejdelsen af Tidsplanen.

Figur 30: Bilag C01 grafisk præsentation af tidsplan

3.6.4. Kundens krav til tidsplan

Her angiver du dine Krav. Det anbefales, at du stiller supplerende eller præciserende Krav til Tidsplanen. Navnlig anbefales det, at du enten selv foretager en nedbrydning af leve-rancen i delleverancer eller stiller krav til leverandøren herom.



Figur 31: Bilag C01 Kundens krav til tidsplan

3.6.5. Tidsplan

Selve tids- og aktivitetsplanen skal udarbejdes af leverandøren som en del af leverandø-rens tilbud. Du kan ved udfyldelsen af bilaget stille krav, og det er derfor medtaget i de krav, der kan stilles til leverandøren.

Leverandørens tidsplan vil indgå i vurderingen af leverandørens tilbud under underkrite-riet "Kvalitet i Tidsplanen", jf. bilag B1, punkt 7.

Figur 32: Bilag C01 leverandørens besvarelse af tidsplan

3.7. Bilag C12 - Vederlag mv.

Bilagene C12a og C12b er de bilag, der omhandler vederlag, altså prisen for den leverede løsning med alt hvad det indebærer af videreudvikling, vedligeholdelse, drift og uddan-nelse mv.



Bilag C12a er det bilag, du skal anvende, hvis du vil have en leverance til en fast pris. Fast pris kan være en fordel, når du vil sikre maksimal resultatforpligtelse for leverandøren, både i forhold til pris og i forhold til kvalitet. Fast pris betyder, at du indgår en aftale om levering af funktionalitet til en fast pris med en forudbestemt kvalitet, hvilket naturligvis stiller krav til at du har beskrevet de forudsætninger, leverandøren har for at levere løsnin-gen til dig indenfor den faste pris.

Du skal anvende bilag C12 b, hvis du vil have en leverance med en target pris, f.eks. hvis du har et budget og ønsker at holde leverandørerne op på eventuelt at udføre opgaven med mulighed for at gennemføre leverancen billigere. Det vil give en anden prismodel med større fokus på effektiv indsatsforpligtelse uden at leverandøren fraskriver sig forplig-telsen til at levere, hvilket i leverandørernes tilbud giver dig en prismodel med et maksimal estimat og løbende afregning indtil maksimum.

Der er fordele og ulemper ved begge modeller afhængigt af, hvad du ønsker at købe, hvor hurtigt og hvor kritisk det er for din forretning, og hvor stramme de økonomiske rammer er.

Dette afsnit i vejledningen behandler bilag C12a og C12b parallelt, da der er relativt få for-skelle på bilagenes tekst og indhold. Der vil undervejs blive gjort opmærksomt på forskel-lene mellem de to bilag. Bemærk at eksemplerne (figurerne) alle er taget fra bilag 12a, og da bilagene ikke er helt ens, kan der forekomme forskelle i afsnitsangivelserne i eksem-plerne, såfremt du anvender bilag 12b.

Alle priselementer i bilaget skal indgå i din evaluering af leverandørens pris. Dele af den kursiverede tekst indeholder forslag til, hvorledes priselementerne kan anvendes i din eva-luering af leverandørernes tilbud, f.eks. om scenarier for op- og nedskalering i anvendel-sen af it-løsningen.

I afsnittet vedrørende tilbudssummen defineres tilbudssummen som leverandørens sam-lede vederlag for den udbudte leverance.

Leverancevederlaget er den del af tilbudssummen, der ikke omfatter løbende ydelser, op-tioner og udtræden.

3.7.1. Kundens udfyldelse af bilaget

Det er primært leverandøren, der skal udfylde bilag 12 med priser for dit anskafelse. Du skal dog tage stilling og udfylde følgende:

Supplerende krav til prissætning (detaljeringsgrad af prisangivelse)

Leverancevederlagets opgørelse (kun bilag 12b – Targit prismodel)

Prissætning af bodspoint for vedligehold (ved anskaffelse af vedligehold)

Prissætning af bodspoint for drift (ved anskaffelse af drift)

Prissætning ved op- eller nedskalering

Krav til dokumentation (timeregnskab og faktureringsoplysninger)

Dato for første priregulering



3.7.2. Supplerende krav til prissætning

Som det ses herunder kan du helt efter eget ønske ,specificere hvordan du ønsker, at leve-randøren angiver sin pris. Både for faste og for løbende vederlag. Denne struktur går igen gennem hele vederlagsbilaget. Du kan selv definere, hvilken identitetsstruktur du ønsker at anvende til angivelse af Pris ID til dine krav. Et godt bud er, at du følger strukturen og metoden i de øvrige bilags kravtabeller.

Figur 33: Bilag C12a leverancens pris

Du kan supplere med egne Mindstekrav til leverandørens specifikation af priser, og der-ved bestemme i hvilken detaljeringsgrad, du ønsker leverandøren skal specificere prisele-menterne på i sin besvarelse.

Figur 34: Bilag C12a specifikation af leverancevederlag



3.7.3. Leverancevederlagets opgørelse (Target model)

Anvender du Target prismodellen, skal du, i bilag 12b afsnit 3.1, angive 4 procentsatser, der regulerer leverandørens vederlag ved, over eller under performance.

Vederlaget er i Target prismodellen reguleret i forhold til leverandørens estimater.

Den første procentsats angiver, hvor meget leverandørens timepriser reguleres ned, for de timer leverandøren anvender over estimatet for den pågældende milepæl (underperfor-mer).

Eks. 1. Du angiver 10% og leverandøren har estimeret sit arbejde til kr. 1 mio. Hvis leve-randøren i stedet bruger timer for kr. 1,1 mio. for at nå til den angivne milepæl, vil leve-randørens timepriser for de timer der ligger over kr. 1 mio. blive reduceret med 10%.

Den anden procentsats angiver et loft over leverandørens vederlag ved overskridelse af estimat for den pågældende milepæl (underperformer).

Eks. 2. Du angiver 10% og leverandøren har estimeret sit arbejde til kr. 1 mio. Hvis leve-randøren i stedet bruger timer for kr. 1,2 mio. for at nå til den angivne milepæl, vil leve-randøren ikke få vederlag de timer der ligger over kr. 1,1 mio. (loft på 10% overskridelse af estimat).

Den tredje procentsats angiver bonus til leverandøren, såfremt leverandøren anvender færre timer end estimeret for den pågældende milepæl (overperformer).

Eks. 3. Du angiver 10% og leverandøren har estimeret sit arbejde til kr. 1 mio. Hvis leve-randøren i stedet bruger timer for kr. 900.000 for at nå til den angivne milepæl, vil leveran-døren få en bonus på 10% af differencen på det estimerede vederlag og det faktisk for-brugte svarende til kr. 10.000 (10% af 100.000 kr.).

Den sidste procentsats regulerer de timer som leverandøren kan videreføre til næste mile-pæl, hvis leverandøren anvender flere timer end leverandøren kan modtage vederlag for (underperformer).

Eks. 4. Du angiver 10% og leverandøren har estimeret sit arbejde til kr. 1 mio. Hvis leve-randøren i stedet bruger timer for kr. 1.2 mio. og du samtidig, som i eks. 2 herover, har angivet et loft på 10%, som har resulteret i at leverandøren ikke har modtaget vederlag for timerne meller kr. 1,1 mio. og 1,2 mio., kan leverandøren videreføre timerne (vederlaget) for de timer, som leverandøren ikke har modtaget vederlag for, til næste milepæl.



Figur 35: Bilag C12 regulering af vederlag ved anvendelse af target model.

3.7.4. Prissætning af bodspoint for vedligehold

Hvis du anskaffer vedligehold som en del af leverancen, skal du i afsnittet vedr. prissæt-ning af vedligehold, prissætte bodspoint for vedligehold. Din prissætning af bodspoint er relateret til den bodsmodel, som du har specificeret i bilag C05 Vedligehold.

Figur 36: Bilag C12a Bodsforhold vedrørende Vedligehold.

3.7.5. Prissætning af bodspoint for drift

Hvis du anskaffer drift som en del af leverancen, skal du i afsnittet vedr. prissætning af drift, prissætte bodspoint for drift. Din prissætning af bodspoint er relateret til den bods-model, som du har specificeret i bilag C07 Drift.

Figur 37: Bilag C12a Bodsforhold vedrørende Drift.



3.7.6. Prissætning ved op- eller nedskalering

Du har i bilag 12 afsnit 9 mulighed for at bede leverandøren om at prissætte op- eller ned-skalering af den leverede it-løsning. Det kunne eksempelvis være, hvis du forventede at antallet af brugere af din it-løsning over tid blev forøget, og du gerne ville kende prisen på dette. Du kan derfor bede leverandøren prissætte anskaffelse af ekstra brugerlicencer, samt de løbende ydelser for forøgelsen.

Din forøgelse kan angives i intervaller, f.eks 1-100 brugere, som vist i eksemplet herunder. Bemærk at rækkerne hører sammen parvis, idet første række er engangprisen og anden række er de løbende ydelser.

3.7.7. Krav til dokumentation

Bilag C12a har ikke særlige krav til hvordan timeregnskab dokumenteres.

Figur 38: Bilag C12a krav til dokumentation

Da der ved anvendelse af Target prismodellen er tale om et projekt med løbende afreg-ning, har du i bilag C12b mulighed for at du kan stille særlige mindstekrav til dokumentati-onen for de forbrugte timer.

Figur 39: Bilag C12b Krav til dokumentation



I afsnit 11.2 skal du som mindstekrav angive hvordan du ønsker leverandøren skal faktu-rerer, samt hvor og hvem fakturane skal sendes til. Hvis du har supplerende mindstekrav til eksempelvis fakturaindhold, kan du tilføje dem i tabellen.

Figur 40: Bilag C12a Krav til faktureringsoplysninger

3.7.8. Dato for første priregulering

Sidste afsnit i bilag 12 vedrører prisregulering af timebaserede vederlag. Her skal du blot indsætte en dato, der angiver første gang leverandøren har mulighed for at regulere sine priser for timebaserede vederlag.

Figur 41: Bilag C12 Prisindeksering og regulering.

3.8. Bilag C14 - Prøver og test

I bilag C14 beskrives krav til Prøver og test. Bilag C14 indeholder en række på forhånd fastsatte Mindstekrav til et afprøvningsprogram og en prøveplan.

Som i de øvrige bilag, kan du supplere med dine egne Krav og/eller Mindstekrav for af-prøvningsprogram og prøveplan.

Derudover kan du stille krav til prøver, leverandørens løbende udarbejdelse af prøvepla-ner og afprøvningsrapporter samt krav til prøvegodkendelse.



Figur 42: Bilag C14 kundens angivelse af om der er krav til prøver

3.8.1. Interne test

En vigtig del af et udviklingsprojekt er de interne tests, der kan udføres undervejs som en del af det kvalitetssikringsforløb, du er med til at bestemme.

Interne tests kan være med til at sikre et lidt mere agilt forløb i et projekt, idet du har mu-lighed for at måle på kvalitet og fremdrift med relativt korte mellemrum. Afsnit 3 i bilag C14 er reserveret til, at du kan specificere dine krav til interne tests.

Du kan altså stille krav om, at der som supplement til de forudsatte prøver foretages In-terne Test som led i udviklingen. Der er ikke knyttet kontraktuelle sanktioner til Interne Test, da de alene har til formål at sikre en løbende kontrol og evaluering af it-løsningen og sikre, at efterfølgende prøver bestås.



Figur 43: Bilag C14 kundens særlige krav til interne tests

Du har endvidere i afsnittet mulighed for at angive, om du har krav til testen af løsningens tekniske kvalitet, det vil sige ud over det, som leverandøren dokumenterer.

3.9. Bilag C10 - Organisering af samarbejde og kundens deltagelse

Formålet med nærværende bilag C10 er at regulere samarbejdet mellem kunden og leve-randøren.

Du kan beskrive en eventuel eksisterende samarbejdsorganisation i bilaget, hvis du som kunde ønsker, at leverandøren skal indgå heri.

Du skal være opmærksom på, at samarbejdsorganisationerne for vedligehold og eventuelt drift beskrives i henholdsvis vedligeholdelses- og driftsbilaget.

Du skal i bilaget angive de medarbejderressourcer, herunder deres kompetencer, som du stiller til rådighed for projektet. Leverandøren vil efterfølgende i bilaget angive, i hvilket omfang og på hvilke tidspunkter dine medarbejdere skal være til rådighed for projektet, samt i hvilket omfang.

Det er forudsat, at leverandøren som en del af sit tilbud, skal beskrive leveranceorganisati-onen. Det vil sige den samarbejdsorganisation, hvori der indgår repræsentanter fra kunde og leverandør og som skal sikre, at det daglige arbejde håndteres og at principielle beslut-ninger kan træffes.

Leverandørens løsningsbeskrivelser i bilag C10 vil indgå i vurderingen af leverandørens tilbud under underkriteriet "Kvalitet i Tidsplanen" samt ”Prisevaluering”, jf. bilag B1.



Der er i afsnit 2 angivet mindstekrav til den leveranceorganisation, som leverandøren skal præsentere.

Figur 44: Mindstekrav fra rammeaftalen til leveranceorganisation

Som i de øvrige bilag har du mulighed for at tilføje krav til leverandørens beskrivelse af leveranceorganisation. Leverandøren skal efterfølgende i bilagets Appendiks A beskrive sin projektorganisation.

I afsnit 2.2 angiver du og leverandøren beslutningestager i leverance- og projektforløbet. Det være sig ansvarlige for beslutning om ændringer til leveringsaftalen, ændringshåndte-ring og -anmodninger. Tabellen kan udfyldes i forbindelse med afklaringsfasen.

Figur 45: Bemyndigede nøglepersoner

3.9.1. Leverandørens projektorganisation

I afsnit 3 angiver leverandøren nøglemedarbejdere og deres roller i leverandørens projekt-organisation.



Figur 46: Bilag C10 Leverandørens beskrivelse af nøglemedarbejdere i sin projektorganisation

Du har mulighed for at stille supplerende krav til leverandørens beskrivelse af sin projekt-organisation, som f.eks. krav om CV for leverandørens medarbejdere, underleverandører der indgår i projektorganisationen mv.

3.9.2. Kundens projektorganisation

I afsnit 4 skal du angive dine nøglemedarbejdere og deres roller i din projektorganisation. Husk på at din projektorganisation er den ”modtagende” part i samarbejdet, og det er den organisation, der skal forberede din linjeorganisation på at anvende den leverede løsning.

Figur 47: Bilag C10 kundens beskrivelse af sin projektorganisation

Hvis det har relevans for samarbejdet i projektet, kan du i afsnit 5, beskrive din eksiste-rende samarbejdesorganisation, samt hvordan dine interne krav til samarbejdsorganisatio-nen i din egen organisation er opstillet, for at gøre det klart for leverandøren hvilken til-gang du har til den fælles organisation.

Der kan være andre samarbejdsrelationer, der er relevante for dig at angive, og det kan du gøre i afsnit 6.

Vedligeholdelses- og driftsorganisationen er beskrevet i henholdsvis bilag C05 og C07 og du skal ikke stille ekstra krav til disse i bilag C10.



3.9.3. Projektdokumentation

Du kan vælge at stille krav til den dokumentation, leverandøren skal levere til dig vedrø-rende projektet i afsnit 8 inklusive samt eventuel fremdriftsrapportering i afsnit 8.1. Leve-randørens besvarelse af krav til projektdokumentation og og fremdriftsrapportering ind-går i tidsevalueringen.

Figur 48: Bilag C10 kundens ktav til projektdokumentation

Figur 49: Bilag C10 Kundens krav til fremdriftsrapportering

3.9.4. Kommunikation mellem Parterne

I afsnit 9 kan du kan vælge at stille krav til den kommunikation, du ønsker, der skal være mellem dig og leverandøren.

3.9.5. Kundens deltagelse

Du skal være særligt opmærksom på bilagets afsnit 10, som vedrører din deltagelse i pro-jektet, hvor du på forhånd kan vælge at stille ressourcer til rådighed for projektet. De res-sourcer du vil stille til rådighed angives i bilagets afsnit 10.1. Der kan her være tale om så-vel personaleressourcer som ressourcer af materiel karakter.



Figur 50: Bilag C10 kundens ressourcer

I afsnit 10.2 angiver leverandøren, som del af sin besvarelse, i hvilket omfang samt på hvilke tidspunkter leverandøren forventer, at kunden medvirker i projektforløbet. Leve-randørens krav til kundens medvirken indgår i din prisevaluering.

Figur 51: Bilag C10 leverandørens oversigt over kundens medvirken

Der er i bilagets slutning lavet plads til appendiks for leverandørens organisationsbeskriv-else samt leverandørens CV liste.



3.10. Bilag C02 - Kundens it-miljø

Dette bilag er vigtigt som grundlag for din beskrivelse af det it-miljø, som leverandørens løsning skal passe til.

Du skal i bilag C02 beskrive dit eksisterende it-miljø samt strategien for det fremtidige it-miljø. Dette skal gøre det muligt for leverandøren at designe løsningen således, at leveran-cen kan vedligeholdes og drives hensigtsmæssigt i dit it-miljø. Bemærk at bilaget ikke er et bilag, hvor du kan stille krav, men et bilag der skal indeholde en beskrivelse af den eller de dele af dit eksisterende eller kommende, it-miljø, der er relevant for leverandørens besva-relse og den leverede løsning.

Du kan anvende nedenstående eksempel fra bilaget til at dække din beskrivelse, og du kan tilføje afsnit om dit it-miljø, som du finder relevante, eller fjerne afsnit som er irrellevante.

Figur 52: Bilag C02 vejledende indholdsfortegnelse over kundens it-miljø

3.10.1. Leverandørens krav til Kundens it-miljø

Leverandøren kan, på baggrund af din beskrivelse, stille krav til dit it-miljø. Leverandørens eventuelle krav til dit it-miljø indgår i din evaluering af pris.



Figur 53: Bilag C02 Leverandørens krav til kundens it-miljø

3.11. Bilag C09 - Ændringshåndtering

Bilaget angiver den procedure for ændringshåndtering, der skal følges ved leveringsafta-lens opfyldelse. Bilaget angiver en række Mindstekrav til ændringshåndteringen, herunder til ændringsanmodninger, løsningsforslag, ændringslog mv. Bilaget kan suppleres af even-tuelle yderligere krav hertil af dig som kunde.

Afsnit 2 og afsnit 3 i bilag C09 omfatter Mindstekrav, og du skal blot tage disse til efterret-ning. Ligeledes for den første del af afsnit 4.

Figur 54: Bilag C09 mindstekrav til løsningsforslags indhold

I afsnit 4.1 skal du tage stilling til, om du har supplerende krav til leverandørens metode for at udarbejde løsningsforslag.



Figur 55: Bilag C09 supplerende krav til løsningsforslag

Afsnit 5 omfatter dine krav til hvordan løsningsforslag fra leverandøren vurderes og god-kendes, som vist i billeduddrag herunder.

Figur 56: Bilag C09 supplerende krav til godkendelse af løsningsforslag

Afsnit 6 indeholder mindstekrav til ændringslog, som du kan tage til efterretning. Du har i afsnit 6.1 mulighed for at supplere med dine egne krav til ændringsloggen.



Figur 57: Bilag C09 supplerende krav til ændringslog

I afsnit 7 henvises til bilag C10, hvor ansvarsfordelingen i forbindelse med ændringshånd-tering er beskrevet. Her kan du ikke stille supplerende krav.

Det sidste afsnit, afsnit 8, indeholder Mindstekrav til kontraktstyring som du kan tage til efterretning. Du har i afsnit 8.1 mulighed for at supplere med dine egne krav til ændrings-loggen.

Figur 58: Bilag C09 supplerende krav til kontraktstyring



3.12. Bilag C16 - Overdragelse

Bilaget har til formål at beskrive leverandørens forpligtelser ved overdragelse. Overdra-gelse er i bilag C00 defineret som overdragelse fra leverandøren til dig som kunde, eller en af dig udpeget 3. part af det programmel og den dokumentation, som er nødvendigt for at du kan vedligeholde, forvalte eller drifte en delleverance og/eller hele leverancen.

Bilaget fastlægger en række på forhånd fastsatte forpligtelser for leverandøren i forbin-delse med overdragelse, der kan suppleres og præciseres af dig.

Alle dine krav angives som Mindstekrav og leverandørens eventuelle angivelser i bilaget, indgår derfor ikke ved evaluering af leverandørens tilbud.

Afsnit 2 indeholder indledningsvis leverandørens forpligtelser ved overdragelse.

I de efterfølgende afsnit under afsnit 2 har du mulighed med at supplere med Mindstekrav til leverandørens overdragelse. Det være sig indenfor:

leverancer og aktiviteter

overdragelsesplan

samarbejde (i forbindelse med overdragelse)

prøver og godkendelse (i forbindelse med overdragelse)

I afsnittet skal du angive estimater i timer pr. konsulentkategori, som du forventer at måtte bruge på overdragelsen, og som afregnes efter medgået tid. Bemærk, at der er tale om esti-mater, som du ikke er forpligtiget af, og at disse kan afvige såvel positivt som negativt.

Figur 59: Bilag C16 krav til vederlag i forbindelse med overdragelse

3.13. Bilag C15 - Licensbetingelser mv.

Bilaget angiver det nærmere indhold af din brugsret til programmel og dokumentation.

I afsnit 3.1 skal leverandøren i sit tilbud vedlægge sine licensbetingelser.

Du kan i bilagets afsnit 3.2 vælge at stille spørgsmål til licensernes udstrækning med hen-blik på at tydeliggøre licensernes indhold. Dette kan du anvende, hvis du ønsker vilkår ud-dybet, f.eks. i relation til ændring i drift, brugere eller vilkår for auditering og ophør.



Figur 60: Bilag C15 spørgsmål vedrørende kundens brugsret

Leverandørens angivelser i bilaget, herunder vedlagte licenser, indgår ikke i vurderingen af leverandørens tilbud.

3.13.1. Ændringer i Kundens rettigheder til Specialudviklet Soft-ware

I afsnit 4 kan du angive, om du har supplerende krav til brugsret over specialudviklet soft-ware. Flere kunder ønsker at have en sådan særlig rettighed, men husk på at det kan være omkostningstungt at kræve egne rettigheder f.eks. ophavsret, og du skal overveje om det er vigtigt for din forretning, f.eks. gennem en overvejelse af dit formål med en udvidelse af din brugsret.

Figur 61: Bilag C15 krav til ændringer vedrørende specialudviklet software



3.13.2. Deponering af kildekode for Specialudviklet Software

Sluttelig kan du stille krav til eventuel deponering af specialudviklet software som sikker-hed for at andre kan få overdraget koden i det tilfælde, at den oprindelige leverandør ikke kan videreføre sine forpligtelser:

Figur 62: Bilag C15 krav vedrørende deponering af kildekode

3.14. Bilag C17 - Fællesbetingelser for kundens leveran-dører

I dette bilag har du ikke mulighed for at stille krav. Bilaget er alene tænkt som en støtte i det tilfælde, at du har flere SKI leverandører til dine it-løsninger, og du har behov for sik-kerhed for, at dine leverandører kan samarbejde.

Du kan derfor selv vælge, om du vil bruge bilaget, eller om du bare lader det udgå af mini-udbudsdokumentationen. Skal bilaget udgå, kan du vælge, enten at medtage bilaget og be-nytte ”Ja/Nej” boksen i starten af bilaget, eller angive i Leveringsaftalen Bilag C og Mini-udbudsbetingelserne Bilag B1, at bilaget helt udgår.

3.15. Bilag C - Leveringsaftalen

Du skal være opmærksom på, at du skal tage stilling til enkelte forhold i leveringsaftalen.

Overordnet skal du tage stilling til, om du vil have en leveringsaftale med fast pris eller en leveringsaftale med target pris. Du skal vælge de tekstafsnit af afsnittene 5.5, 13.1, 13.2, 13.3, 13.6 og 15, som svarer til dit valg af model.

Afsnit 1 - Baggrund og formål. Kunden skal beskrive baggrunden for indgåelse af leve-ringsaftalen og kundens formål med leverancen. Kunden kan eventuelt udelade dette af-snit og blot henvise til bilag C03, punkt 2.1.



Figur 63: Bilag C aftalens baggrund

Afsnit 5.2 - Andre ændringer - Generelt. Kunden skal her tage stilling til en ramme for, efter kontrakten, indgåede ændringer i forhold til vederlag og leveringstidspunkter.

Afsnit 5.2 regulerer ændring af leveringstidspunkter, og her skal du indsætte et antal ar-bejdsdage, som et leveringstidspunkt kan ændres med.

Figur 64: Bilag C ændringer til aftalen

Afsnit 5.5 - Videreudvikling. Kunden skal tage stilling til den vederlagsmæssige ramme for videreudviklingsydelser. Du indsætter her et økonomisk loft over ekstra ydelser i din leve-rance, angivet som en procentsats af leverancevederlaget. Vær opmærksom på der også medregnes optioner, når der kaldes selvstændige opgaver samt øvrige tinebaserede ydelser såsom ændringsanmodninger og ikke kun den angivne procentsats ud over videreudvik-ling

Figur 65: Bilag C vederlagsramme for videreudvikling

Afsnit 18.1.2 - Bod. Kunden skal tage stilling til størrelsen af bod, herunder den maksi-male bod, der kan ifaldes.



Figur 66: Bilag C angivelse af bodsstørrelse

Afsnit 26 - Varighed. Her skal der ikke udfyldes noget. Du skal dog være opmærksom på vilkår for varighed, når du udarbejder dit tids- og aktivitetsplan i bilag C01.

Figur 67: Bilag C aftalens varighed

Afsnit 29.2 - Meddelelse. Parterne skal angive, hvilke personer ”Meddelelse efter leveringsafta-len” skal sendes til.

Figur 68: Bilag C aftalens kontaktpersoner, kunde og leverandør

3.16. Færdiggørelse af bilag B1 - Miniudbudsbetingelser

Efter at du har udfyldt de bilag i leveringsaftalen, som du skal anvende, skal du færdiggøre færdigøre bilag B1 - Miniudbudsbetingelser.



Det er vigtigt, at du først har udfyldt leveringsaftalen med bilag, da de har stor indflydelse på, hvilke elementer der konkurrenceudsættes. Som præsenteret tidligere i denne vejled-ning har hvert eneste krav, du har angivet, indflydelse på underkriterierne Kvalitet, Pris og Tid, idet det er evaluering af Kravenes og Optionernes opfyldelse, som danner grundlag for en vurdering af underkriterierne ”Kvalitet i den tilbudte løsning” og ”Kvalitet i tidsplanen for etablering af den tilbudte løsning”.

3.16.1. Bilag B1, punkt 1

Det første du skal gøre er, at identificere hvilke underbilag, der indgår i dit miniudbud. Det vil sige miniudbuddets bestanddele, som du finder i bilag B1 afsnit 1.2. Se eksemplet herunder:

Figur 69: Bilag B1 miniudbuddets bestanddele

Følgende bilag finder obligatorisk anvendelse:

Bilag C

Bilag C00

Bilag C01

Bilag C02

Bilag C03

Bilag C04

Bilag C05

Bilag C09

Bilag C10

Bilag C14

Bilag C15

Bilag C16



Bilag C17

Herudover skal bilag C07 indgå, hvis leverandøren skal levere drift af system. Herud-over skal enten bilag C12a eller C12b indgå afhængigt om leverandøren vederlægges en fast pris, eller der er tale om target price. Det anbefales, at du bruger betegnelsen ”UDGÅR” udfor de bilag, der finder ikke finder anvendelse, således at bilagsrække-følge fra K02 fastholdes. Kunden kan også vælge at anvende C18 til at føre Krav ind i til delvis erstatning for C03.

Dernæst skal du angive dit navn samt øvrige kontaktpersoner fra din organisation:

Figur 70: Bilag B1 kundens kontaktdetaljer


Efterfølgende bør du ganske kort i oversigtstekst referere til, hvad miniudbuddet omfat-ter, som beskrevet i afsnit 2 herunder:

Figur 71: Bilag B1 opgavebeskrivelse

Du bør sikre dig, at der ikke står mere eller andet i denne beskrivelse, end hvad der i øvrigt måtte fremgå af bilag C03, punkt 2 og i øvrigt ligge indenfor rammeaftalens genstand.


Du skal nu i afsnit 3 angive din tidsplan for afvikling af miniudbuddet. Bemærk at der ikke er fastsat rammer for egentlige minimumsfrister, men at du skal give leverandørerne en rimelig tid til at besvare dit miniudbudsmateriale. Det bør det indgå i din overvejelse, hvor mange Krav og Optioner leverandøren skal besvare og hvor komplekst materialet i øvrigt vurderes at være. SKI anbefaler generelt, at der gives minimum 4 uger fra offentliggørelse til tilbudsfrist.

Herudover anbefaler SKI, at der anvendes de samme tidsfrister for besvarelse af spørgs-mål, som der anvendes ved et almindeligt udbud, således at alle spørgsmål er besvaret se-nest 6 dage inden tilbudsfrist, så leverandørerne har mulighed for at udarbejde tilbuddet på et endeligt grundlag mindst 6 dage inden tilbudsfrist.



Du bør også indlægge en tilstrækkelig lang frist mellem tildeling af kontrakt og indgåelse af kontrakt, så der er tid til at afholde en frivillig stand-still i forhold til at beskytte kontrakten mod sanktionen ”uden virkning”. Hvis du underretter leverandøren pr. email skal den fri-villige standstill-periode udgøre 10 kalenderdage og må ikke udløbe i en weekend eller hel-ligdag, hvorfor den automatisk forlænges til udgangen af den førstkommende hverdags udløb. Udløber den 10. kalenderdag således en lørdag eller søndag forlænges fristen til ud-gangen af mandag, og der kan således først indgås kontrakt tirsdag.

Se eksempel på afsnit 3 herunder:

Figur 72: Bilag B1 tidsplan for miniudbuddet


Afsnit 4 omhandler leverandørens tilbud, som du skal være opmærksom på ikke kan afle-veres på e-mail eller fax. I stedet kan et elektronisk tilbudshåndteringssystem anvendes til formålet. Herudover kan det være praktisk at bede om tilbuddet på et elektronisk medie, som f.eks. en USB stik i stedet for papirform. Vær i øvrigt opmærksom på, at opfor-dringsskrivelsen også indeholder oplysninger om bl.a. aflevering af tilbud, hvorfor du skal være opmærksom på, at der ikke er forskel på indhold i opfordringsskrivelse og miniud-budsbetingelser. Se endvidere punkt 3.17 nedenfor.

Figur 73: Bilag B1 aflevering af tilbud




Afsnit 5 omhandler forbehold, alternative tilbud og eventuelle spørgsmål. Her skal du be-skrive, hvordan du vil modtage spørgsmål til miniudbudsmaterialet samt hvad den sidste frist for at stille spørgsmål er. Bemærk også, at det i tidsplanen er SKI’s anbefaling, at du besvarer alle spørgsmål senest 6 dage inden tilbudsfrist. Derfor bør du afpasse den seneste ønskede dag for modtagelse af spørgsmål med, at du med rimelighed kan nå at svare på spørgsmål inden 6 dagsfristen.

I afsnit 5.4 angiver du tilbudsfrist. Vær opmærksom på at tilbudsfristen skal være den samme i dette afsnit som i tidsplanen i punkt 3 og opfordringsskrivelsen.

Figur 74: Bilag B1 forbehold og alternative tilbud

Figur 75: Bilag B1 tilbudsfrist og vedståelse


Du skal bestemme, hvornår du vil have præsentationsmøde som anvist i afsnit 6.

Figur 76 Bilag B1 præsentationsmøde




Du kan finde underkriteriernes definition og vægtning i afsnit 7.

Figur 77: Bilag B1 kundens tildelingskriterier

Tildelingskriterierne er bestemt på forhånd, fordi det skal være klart for alle leverandører inden de afgiver tilbud på rammeaftalen, hvilken konkurrence de vil blive udsat for ved tildeling af ordrer.

Det betyder, at du ikke kan ændre på vægtningen af tildelingskriterierne.

3.16.7.1 Underkriteriernes sammenhæng med krav

Underkriterierne til tildelingskriterierne angiver kun et overordnet rum for indhold, hvor-for underkriterierne kun gives et reelt indhold gennem delkriteriernes udfyldelse, hvilket igen kræver opstilling af konkrete krav og disses evaluering jf. punkt 2.5.3 i nærværende vejledning. Når du således stiller krav, har det indflydelse på indholdet i først delkriteriet og delkrite-riet udfylder herefter underkriterierne ”Kvalitet i den tilbudte løsning” og ”Kvalitet i tidsplanen for etablering af den tilbudte løsning”.

Det betyder, at når du stiller et Krav, som skal besvares af leverandøren, så skal det indgå i evalueringen af den tilbudte løsning, som leverandøren afleverer med sit tilbud. Det er derfor vigtigt, at du dels får taget stilling til hvert enkelt krav, hvordan det skal evalueres og får ført det ind i beskrivelsen af kravet jf. punkt 2.5.3 i nærværende vejledning. Opstilling af krav samt hvordan de evalueres udgør således rygraden i evaluering af de kvalitative un-derkriterier.

3.16.7.2 Sammenhæng mellem skema indeholdende delkriterier i bilag B1 punkt 7 og krav

Af første kollonne i skemaet ses, at det indeholder referencer til bilag og evt.punkter i bi-lag.



Det betyder, at det er de krav, der er stillet i bilag C01, punkt 3 og 4, som indgår i den samlede evaluering af delkriteritet ”Leverandørens tidsplan, jf. bilag C01, punkt 3 og 4”. Ligele-des angiver anden kolonne også, på overordnet plan, hvordan delkriteriet evalueres. Det får dog først sit konkrete indhold som følge af krav og beskrivelse af evaluering af krav, som de angives i bilag C01, punkt 3 og 4.

Ved anvendelse af delkriterierne er det vigtigt at bemærke at nogle delkriterier er frivillige, mens andre er obligatoriske.

Er et delkriterium frivilligt vil delkriteriets beskrivelse i første kolonne starte med ”Er der krav til […]” og i anden kolonne ”Hvis Ja lægges der i vurderingen […]”. Delkriterier der ikke er formuleret således, er obligatoriske. Praktisk betyder det, at hvis et delkriterium er obli-gatorisk, skal du stille krav i det relevante bilag og punkt, og dette skal indgå i din evalue-ring. Er delkriteriet ikke obligatorisk kan du overveje at lade være med at stille krav eller f.eks. regulere det med mindstekrav (MK).

Bemærk at du, inden udesendelse, skal have indført elementerne fra C03 punkt 2.2 og 2.3 ind i skemaet jf. første række i skemaet:

Der er ikke krav til detaljeringsgraden, så du kan vælge blot at behandle C03 punkt 2.2 som et delkriterium og C03 punkt 2.3 som et andet delkriterium. Det kan gøres med føl-gende angivelser: ”Leverandørens løsningsbeskrivelse, bilag C03, punkt 2.2” og ”Funktionelle krav, bilag C03, punkt 2.3”. Hvis du ønsker en mere detaljeret angivelse af delkriterium, kan dette også lade sig gøre ved f.eks. at opgøre delkriterier på næste niveau f.eks. ”Kundens krav til Karakteristika for delaftalens it-løsningsområde, bilag C03, punkt 2.3.2”. Blot skal du huske, at alle krav skal være indeholdt i delkriterierne.

Herudover skal du huske, at hvis du har udfyldt punkt 2.1 i bilag C03, skal den også indgå skemaet ovenfor som delkriterium med angivelsen ”Kundens introduktion til opfyldelse af behov og beskrivelse af krav til it-løsningen, bilag C03, punkt 2.1”. Se mere under punkt 4.6.3.1 neden-for.



3.16.7.3 Vægtning af delkriterier og krav

Underkriteriernes vægtning er fastlagt jf. angivelsen i punkt 7 i bilag B:

Underkriterium Vægtning

Kvalitet i den tilbudte løsning 40 %

Kvalitet i tidsplanen for etablering af den tilbudte løsning 20 %

Prisen for den tilbudte løsning 40 %

Vægtning af underkriterier kan således ikke ændres.

Vægtning af delkriterier er ikke endeligt fastsat i miniudbudsbetingelserne, så her er mulig-hed for, at kunden regulerer hvert enkelt delkriteriums vægtning. Dette følger af teksten i sidste kolonne i skemaet ”(Procentsatsen kan af Kundenen fordeles på underkriterierne ved gennemfø-relse af miniudbud, således at den samlede fordeling er 100% af de 20%)”. Vægtes et delkriterium såldes med f.eks. med 50 % i underkriteriet ”Kvalitet i tidsplan” vægter dette delkriterium samlet set 10 % af evalueringen (0,5 x 0,2).

Herudover kan kunden også vægte de enkelte krav i hvert delkriterium. Vægtningen skal så fremgå i beskrivelsen af kravet og summe til 100 %. Vægter et krav således 50 % under et delkriterium, som vægter 50 % af et underkriterium, som vægter 20 % af tildelingskrite-riet vægter kravet samlet set 5 % (0,5 x 0,5 x 0,2). Angives der ingen vægtning af krav in-denfor et delkriterium, vægter de lige.

Hvis krav vægtes individuelt skal du være opmærksom på, at du er forpligtet til at over-holde den udmeldte vægtning, hvorfor du bør overveje, om kompleksiteten ved individuel vægtning af krav modsvares af den forventede gevinst.

3.16.7.4 Generelt om vægtning

Det anbefales generelt, at du først vægter delkriterier, når du har formuleret alle dine krav. Du vil så have et større overblik over dels, hvilke af de frivillige delkriterier, der indgår i evalueringen og hvor mange krav, der er under hvert delkriterium. I modsat fald risikerer du, at enkelte krav får langt større betydning end tiltænkt, fordi overblikket mistes.

Herudover bør du være opmærksom på, at de obligatoriske delkriterier ikke bør vægtes mindre end 10 % pr. delkriterium, idet de obligatorisk er tiltænkt at skulle indgå i vægnin-gen.

3.16.7.5 Særligt om vægtning af underkriteriet ”Prisen for den tilbudte løs-ning”

Idet de tre delkriterier alle spiller op i tilbudssummens beregning i bilag 12a/12b, anbefa-ler SKI, at du ikke vægter delkriterierne under pris, men derimod henviser til beregning af tilbudssum i bilag 12a/12b. Dette kan du gøre ved i kolonne 3 udfor hvert delkriterium at angive følgende tekst: ”Elementet indgår med den vægt, der følger af udregningen i bilag C12a/b punkt 2.”



3.16.7.6 Særligt om indregning af ”betalingsplan” i delkriteriet ”Leveran-dørens pris, jf. bilag C12a eller C12b”

I forbindelse med delkriteriet ”Leverandørens pris, jf. bilag C12a eller C12b” er der anført føl-gende regulering i forhold til evaluering (Beskrivelse af vurdering på de enkelte elementer):

”Ved vurderingen lægges der vægt på tilbudssummen, jf. bilag C12a eller C12B punkt 2, samt den af leverandøren foreslåede betalingsplan.”

Det er ikke nærmere angivet, hvordan ”betalingsplan” indgår, hvorfor du selv bør be-skrive dette.

Én måde at gøre dette er, at tilbagediskontere udgifterne i forbindelse med leveranceve-derlaget, som angives i betalingsplanen i bilag C12a/b. På den måde belønnes den leve-randør, som afgiver et tilbud, hvor betaling ikke erlægges så tidligt i forløbet, hvilket mod-svarer, hvad der almindeligvis vil udgøre en attraktiv betalingsplan.

Herudover har ovenstående model den fordel, at betalingsplanen på den måde kommer til at blive indregnet i prisen, og dermed skal der fortsat kun evalueres på én samlet pris.

Såfremt du ønsker at anvende ovenstående model, kan du i anden kolonne udfor delkrite-riet ”Leverandørens pris, jf. bilag C12a eller C12b” tilføje følgende tekst:

”Betalingsplan indregnes i tilbudssummens 1. pind (bilag C12a/b, punkt 2) med en tilbagediskontering af betalingsposterne i leverancevederlag (bilag C12a/b, punkt 3 og 10) til datoen for den forventede ikraft-trædelse af Leveringsaftalen med den på tilbudsfristen gældende diskonto, som oplyst af Nationalbanken”

Således vil den samlede tekst i kolonne 2 udfor delkriteriet ” Leverandørens pris, jf. bilag C12a eller C12b” blive:

”Ved vurderingen lægges der vægt på tilbudssummen, jf. bilag C12a eller C12B punkt 2, samt den af leverandøren foreslåede betalingsplan.

”Betalingsplan indregnes i tilbudssummens 1. pind (bilag C12a/b, punkt 2) med en tilbagediskontering af betalingsposterne i leverancevederlag (bilag C12a/b, punkt 3 og 10) til datoen for den forventede ikraft-trædelse af Leveringsaftalen med den på tilbudsfristen gældende diskonto, som oplyst af Nationalbanken”

3.16.7.63.16.7.7 Bilag B1, punkt 7.1

Her angiver du om tildelingsbeslutning meddeles ved e-mail eller brev. Generelt er det SKI’s erfaring, at det lettest gøres pr. e-mail. Det har den fordel, at en evt. frivillig stand-still periode kun er 10 kalenderdage, mens underretning pr. brevpost medfører, at en fri-villig stand-still skal løbe 15 kalenderdage.

3.17. Færdiggørelse af bilag B2 – Opfordringsskrivelse

Opfordringsskrivelse udfyldes med delaftalenummer, delaftalenavn, kundens navn, til-budsfrist, antal eksemplarer samt hvorvidt tilbuddet skal afleveres på papir eller f.eks. USB-stick. Det bør kontrolleres, at de oplysninger, som gengives i miniudbudsbetingel-serne er enslydende med opfordringsskrivelsen.



4. Gennemførelse af miniudbud

Når du nu har udfyldt alle bilag, som forudsat ovenfor, er du klar til at udsende materialer til de leverandører, som du identificerede i punkt 2.5.4 nedenfor. Det er vigtigt, at du kun udsender miniudbuddet til de leverandører, som er identificeret på baggrund af dine mindstekrav til Delaftalens Type Krav, Karakteristika og SKI-STORM it-serviceområder.

Når miniudbudsmaterialet foreligger i endelig form, gennemføres miniudbuddet i over-ensstemmelse med bilag B.

Det betyder, at du følger den rækkefølge for aktiviteter, der er angivet i afsnit 1.2 og 1.3 som vist i uddrag herunder:

Figur 78: Bilag B gennemførelse af miniudbud

Herudover bør du i forbindelse med afvikling af miniudbud være særligt opmærksom på, at overholde bestemmelserne om ligebehandling og gennemsigtighed. Konkret udmønter det sig bl.a. i at sikre, at alle leverandører har lige og samtidig adgang til oplysninger vedr. miniudbuddet. Derfor fraråder SKI også generelt, at der kommunikeres med leverandører på andre måder end gennem afvikling af spørgsmål/svar-runden (se punkt 4.2 nedenfor).

4.1. Udsendelse af miniudbudsmateriale

Miniudbuddet kan med fordel udsendes til leverandørernes email. Disse finder du på del-aftalens hjemmeside på ski.dk – f.eks. https://www.ski.dk/aftaler/02180013-IT-loesnin-ger-og-vedligehold/02180113-Enterprise-ressource-planning-ERP-loesninger/Sider/de-fault.aspx

E-mailen skal indeholde det fulde miniudbudsmateriale, hvilket vil sige:

Opfordringsskrivelse

Miniudbudsbetingelser

Alle bilag jf. punkt 3.16.1 ovenfor

Det er desuden vigtigt, at mail sendes til 1) alle identificerede leverandører og 2) på samme tidspunkt. Herudover kan du også overveje i udsendelsesmail at bede leverandøren om at bekræfte at vedkommende har modtaget miniudbudsmaterialet.

https://www.ski.dk/aftaler/02180013-IT-loesninger-og-vedligehold/02180113-Enterprise-ressource-planning-ERP-loesninger/Sider/default.aspx





4.2. Afholdelse af spørgsmål/svar

Efter udsendelse af miniudbudsmaterialet har leverandørerne mulighed for at stille spørgsmål til materialet via den kanal, som du har specificeret i udbudsmaterialet. De fle-ste anvender mails, hvor leverandøren i emnefeltet angiver, det du i miniudbudsbetingel-serne har angivet, så du kan identificere spørgsmål.

Når du afholder spørgsmål/svar runde, er det vigtigt, at du overholder ligebehandling- og gennemsigtighedsprincippet. Dette indebærer bl.a., at alle spørgsmål og svar skal stilles til rådighed for alle leverandører på samme tid. Det kan du overholde ved at svare i et doku-ment, som løbende opdateres med spørgsmål og svar og herefter sendes i en mail til samt-lige leverandører eller publiceres på en hjemmeside. Bemærk også at spørgsmål og svar annonymiseres inden udsendelse/publicering.

Der er ingen faste regeler for, hvor hurtigt du skal svare på et spørgsmål. Du bør dog be-stræbe dig på at svare indenfor rimelig tid, så leverandøren kan arbejde videre med deres tilbudsudarbejdelse. Du skal under alle omstændigheder overholde fristen for sidste mu-lige svarfrist, som du har fastsat den i miniudbudsbetingelserne (typisk 6 dage før tilbuds-frist). Det betyder, at hvis du ikke kan nå at svare inden denne frist, skal du enten lade være med at svare eller udskyde tilbudsfristen, så leverandøren fortsat sikres den fastsatte tidsrum, hvor der ikke kan komme flere svar.

I forbindelse med miniudbuddet sker det nogen gange, at leverandøren tiltrods for kravet om skriftlige spørgsmål ringer. Her er det SKI’s anbefaling, at du ikke besvarer spørgsmål mundtligt, men derimod henstiller til, at leverandøren stiller sit spørgsmål skriftligt, så du også kan svare skriftligt. Dette kan virke unødigt rigidt, men idet det er dig, der har bevis-byrden for, at du har overholdt ligebehandlingsprincippet, kan du stille dig selv i en dårlig situation, idet det er vanskeligt at løfte bevisbyrden for, at leverandøren ikke har fået op-lysninger, som ikke er tilgået andre.

4.2.1. Ændringer i forbindelse med spørgsmål/svar

Ofte vil leverandørens spørgsmål og forslag give anledning til ændringer af dit miniud-budsmateriale som følge af fejl i materialet eller, at du gennem spørgsmål bliver opmærk-som på uhensigtsmæssigheder i materialet og derfor ønsker at tilrette dit materiale. Så længe der er tale om fejl og mangler, er det i udgangspunktet uproblematisk at opdatere materialet, så længe du tager højde for at gøre leverandører opmærksomme på ændringer gennem udsendelse af retteblad eller evt. genudsendelse af rettede dokumenter. I forbin-delse med ændringer af materialet bør du overveje om ændringerne giver anledning til at leverandørerne skal omarbejde store dele af deres tilbud. Hvis dette er tilfældet, bør du forlænge tilbudsfristen, så leverandørerne får mulighed for at udforme et gennemarbejdet tilbud.

I forbindelse med ændringer af materialet skal du dog være opmærksom på, at ikke alle ændringer er mulige at gennemføre indenfor en igangsat miniudbudsproces. Ændringer kan således have en så stor indflydelse på miniudbuddet, at du er forpligtet til at annullere dit miniudbud og starte forfra med et revideret miniudbudsmateriale, som indeholder æn-dringen. Det er ikke muligt at give et udtømmende svar på, hvornår en ændring har så stor en karakter, at du er forpligtet til at starte forfra.

Ændringer af følgende karakter, bør dog give anledning til overvejelse om at starte forfra:



Væsentlige ændringer i delkriteriernes vægtning og indhold. (Der kan ikke ændres i un-derkriteriernes vægtning.)

Frafald af væsentlige mindstekrav som med sandsynlighed ville have fået andre leveran-dører til at afgive tilbud.

Væsentlige ændringer i betingelser som forventeligt har indflydelse på tilbudssum.

Du skal være særligt opmærksom på, at du ikke kan frafalde et mindstekrav, som har været med til at identificere kredsen af mulige leverandører jf. punkt 2.5.4, da dette vil medføre en ændring i kredsen af identificerede leverandører, og dermed være en klar overtrædelse af rammeaftalens bestemmelser.

4.3. Modtagelse af tilbud

Leverandørens tilbud skal være fremkommet til dig på det sted, du har angivet inden udlø-bet af tilbudsfristen. Praksis fra Klagenævnet for Udbud har været meget eksplicit på dette punkt, og må forstås således at selv bagatelagtige overskridelse af tilbudsfrist medfører, at du har pligt til at afvise tilbud.

Når du har modtaget tilbud, bør du give leverandøren en kvittering for modtagelse af til-bud, herunder hvis muligt en tidsangivelse på kvitteringen for, hvornår du har modtaget tilbuddet.

Efter modtagelse af tilbud, må du ikke åbne tilbuddene før efter tilbudsfrist uanset, hvor-når tilbuddet er modtaget.

4.4. Vurdering af tilbuddenes konditionalitet

Som det første i forbindelse med behandling af de indkomne tilbud skal du starte med at vurdere tilbuddenes konditionalitet. Ikke-konditionsmæssige tilbud må ikke tages i betrat-ning ved den efterfølgende tildeling, og skal således kasseres førend tilbuddene evalueres.

At et tilbud er konditionsmæssigt betyder, at det lever op til alle mindstekravene i miniud-budsmaterialet. Således vil tilbud, der f.eks. er afleveret for sent ikke være konditionsmæs-sigt, da det ikke lever op til mindstekravet om at aflevere indenfor tidsfristen.

4.4.1. Formalia

4.4.1.1 Formelle krav

Således gælder det om, når der kontrolleres for konditionalitet at identificere alle formelle mindstekrav og om tilbuddet lever op til mindstekravene.

To formelle mindstekrav vil således være:

At tilbuddet er afleveret til tiden på det angivne sted og efter den anviste procedure.

At tilbud er afgivet i den form, der er efterspurgt (f.eks. antal og medie).

Opfylder tilbuddet ikke ovenstående, er det ukonditionsmæssigt, og du er berettiget og evt. forpligtet til at afvise tilbuddet.



4.4.1.2 Indeholder tilbud alle dokumenter

Herfter vil man normalvis kontrollere, om tilbuddet indeholder alle efterspurgte doku-menter i udfyldt stand. For miniudbudsmaterialet på rammeaftale 02.18, vil det dreje sig om følgende dokumenter:

Tro- og love erklæring vedr. forfalden ubetalt gæld til det offentlige.

De af bilagene C-C18 som er forudsat udfyldt af leverandøren i det udsendte miniud-budsmateriale.

Evt. anden formalia som du har opstillet som et mindstekrav.

Hvis et tilbud ikke indeholder alle dokumenter i korrekt udfyldt stand, er leverandørens tilbud ukonditionsmæssigt og du er berettiget og evt. forpligtet til at afvise tilbuddet.

4.4.1.3 Forbehold

Ved forbehold forstås at leverandøren tilkendegiver, at tilbuddet ikke opfylder alle mind-stekrav og krav.

Det er er her vigtigt at skelne imellem, om forbeholdet angår et krav (som leverandøren kan vælge at opfylde) eller et mindstekrav (som leverandøren skal opfylde).

Tilbud gennemgås for forbehold mod opfyldelse af et eller flere mindstekrav. Det kan f.eks. være, at du i miniudbudsmaterialet har et mindstekrav om forretningstyrring i bilag C03 punkt 2.3.3.4, hvor leverandøren har taget et forbehold, ved at anføre at løsningen ikke fuldt ud lever op til mindstekravet. Da dette forbehold er et forbehold overfor et mindstekrav, medfører det, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt, og du er således for-pligtet til at afvise tilbuddet. Det er i den forbindelse ikke relevant om leverandøren har taget forbehold overfor et eller flere mindstekrav. Udgangspunktet er, at hvis leverandø-ren har taget forbehold overfor blot ét mindstekrav er tilbuddet ukonditionsmæssigt og tilbuddet skal afvises. Du bør således gennemgå alle tilbud i forhold til opfyldelse af alle mindstekrav i miniudbudsmaterialet herunder de mindstekrav, der er angivet i bilag C-C18.

Med hensyn til forbehold er det derfor centralt at skelne mellem, om forbeholdet vedrører et mindstekrav eller et krav. Som nævnt ovenfor er forbehold for opfyldelse af mindste-krav afvisningsgrund. Anderledes forholder det sig med krav, hvor forbehold mod krav bestående i ikke-opfyldelse eller delvis opfyldelse ikke er afvisningsgrund, men derimod er tilladt, idet konkurrencen om at blive tildelt netop består i antallet af opfyldte krav (og op-fyldelsesmetoden). Se nærmere under afsnittet om evaluering.



4.4.2. Mulighed for at reparere på ukonditionsmæssige tilbud

Der er en meget begrænset mulighed for at ”reparere” på ukonditionsmæssige tilbud. Det vil sige, at du i visse tilfælde kan bede leverandøren om at berritige eller supplere allerede fremsendt tilbud med hensigt på at tilbuddet efter berigttigelse eller supplering er konditi-onsmæssigt på samme måde, som hvis tilbuddet var afleveret med det forudsatte indhold. Du skal dog være opmærksom på, at muligheden primært dækker rent formalia og sup-pleringen/berigtigelsen ikke må angå forhold, hvor leverandøren får en konkurrencemæs-sige fordel. Man kunne derfor populært sige, at suppleringen kun må angå ”døde” oplys-ninger, som ikke er ændret i perioden mellem tilbudsfrist og indhentelsestidspunkt. Mulig-heden er hjemlet i Bekendtgørelse om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrak-ter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, § 12 hvor der som ek-sempler på lovlige indhentninger:

”1) fremsendte ansøgninger eller tilbud mangler underskrift, datering eller lignende,

2) ansøgninger eller tilbud der ikke er modtaget i det krævede antal eksemplarer eller det krævede for-mat, eller

3) ansøgninger eller tilbud ikke opfylder formelle krav til udformning som f.eks. angivelse af sidetal, stempling eller lignende.”

Herudover gælder at hvis du benytter dig af muligheden for at lade en leverandør berig-tige/supplere, er du jf. ligebehandlingsprincippet forpligtet til at gøre det for alle leveran-dører i samme situation.

Udover ovenstående er det værd at bemærke, at du ikke er forpligtet til at lade leverandø-ren supplere eller berigtige, selvom det er muligt jf. ovenfor. Du er således i udgangspunk-tet berettiget til at afvise tilbud, der ikke lever op til mindstekrav.

Da der er tale om miniudbud, og leverandørens tilbud primært består af udfyldte bilag, finder muligheden for berigtigelse/supplering i udgangspunktet ringe anvendelse. Idet der kun kan efterspørges ”døde”/formalia oplysninger, er det vanskeligt at tænke sig, at be-kendtgørelsens § 12 kan bruges til at reparere på manglende opfyldelse af mindstekrav i bilag, hvor leverandøren som oftest vil have lavet fejl.

Mest nærliggende kunne det være at overveje at anvende muligheden i forbindelse med manglende fremsendelse eller mangelfuld udfyldelse af tro- og loveerklæring, antal eksem-plerer af tilbud eller forkert format. Det skal dog understreges, at hvorvidt muligheden for ”reparation” kan finde anvendelse altid vil bero på en konkret vurdering.

4.4.3. Medelelse i forbindelse med ukonditionsmæssige tilbud

Når du således har gennemført vurderingen af tilbuddenes konditionalitet og dermed har overblik over, hvilke tilbud der skal afvises, anbefaler SKI, at du allerede på dette tids-punkt meddeler de leverandører, hvis tilbud er ukonditionsmæssige, at deres tilbud bliver afvist og dermed ikke tildeles. Bemærk at der ikke er krav til, at dette meddeles før tildel-lingsbeslutning (se punkt 4.7), men idet leverandørerne i næste fase inviteres ind til et præ-sentationsmøde af tilbud, er det SKI’s opfattelse, at det er mest hensigtmæssigt, at med-dele leverandører som har afgivet et ukonditionsmæssigt tilbud, at der ikke er grundlag for at afholde præsentationsmøde.

https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=137281

https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=137281



4.4.3.1 Meddelelsens indhold

Når du meddeler en tilbudsgiver, at deres tilbud vil blive afvist grundet ukonditionsmæs-sighed, skal din meddelelse indeholde grunden til, at du betragter tilbuddet som ukonditi-onsmæssigt. Dette gælder af udbudsdirektivets artikel 41 og er i øvrigt i din egen interesse i forhold til at undgå, at leverandør indgiver klage til Klagenævnet for udbud, fordi det ikke står leverandøren klart, at afvisningen er begrundet i saglige forhold og i øvrigt lever op til udbudsreglerne. Det kan derfor godt betale sig, at lægge et grundigt stykke arbejde i begrundelsen og i øvrigt tilbyde leverandøren et møde i forhold til at afklare evt. spørgs-mål.

Herudover skal det klart fremgå, at det ikke er en tildelingsbeslutning (se punkt 4.7.1), så-ledes at leverandøren ikke forventer, at meddelelsen skal leve op til de formalia, der er krævet af tildelingsbeslutningen samt at en klage på tidspunkt udenfor en evt. frivillig stand-still periode, ikke automatisk har opsættende virkning.

I punkt 5.1 kan du se et udkast til brev, som du kan lade dig inspirere af.

4.5. Afklaring af evt. spørgsmål til tilbud

Efter vurdering af tilbuddenes konditionalitet overgår miniudbudsprocessen til en fase, hvor du som ordregiver har en afgrænset mulighed for at få afklaret evt. uklarheder i de afgivne tilbud. Det skal således understreges, at det ikke er en mulighed for hverken dig til at ændre i krav eller for tilbudsgiver til ændre i tilbud.

4.5.1. Gennemgang af konditionelle tilbud

Idet miniudbudsbetingelserne jf. disses punkt 6 forudsætter, at de konditionelle tilbud præsenteres af tilbudsgiver, anbefaler SKI, at første skridt i evalueringen tager sigte på at forberede præsentationsmøderne med en gennemlæsning af tilbudsgivernes tilbud med henblik på at identificere punkter i leverandørens løsningsbeskrivelse (svar på krav), som måtte fremstå uklare. Det vil sige, at gennemlæsningen bør ikke tage sigte på en evalue-ring, men udelukkende fokusere på punkter, som måtte fremstå uklare og derfor ønskes afklaret på præsentationsmødet.

I forbindelse med gennemgangen bør du skriftlige notere, hvad du finder uklart i hvert tilbud, herunder en beskrivelse af uklarheden. Denne liste kan danne baggrund for ram-merne om præsentationsmødet, idet denne liste med fordel kan fremsendes til tilbudsgi-ver, således at de kan forberede sig på dine spørgsmål.

4.5.2. Præsentationsmøde

Jf. miniudbudsbetingelsernes punkt 6, skal alle leverandører, som har afleveret et konditi-onsmæssigt tilbud, indbydes til et præsentationsmøde. Præsentationsmødet er ikke et for-handlingsmøde, da dette ville stride mod princippet om ligebehandlingsprincippet. Du skal derfor være meget opmærksom på, at leverandøren ikke må få mulighed for at for-bedre sit tilbud, men udelukkende præsentere det afleverede tilbud og præcisere evt uklar-heder indenfor det allerede afgivne tilbud jf. den liste, som er produceret i forbindelse med første gennemgang.



En måde at afvikle præsentationsmødet er at fremsende listen over uklarheder til leveran-døren, som er blevet frembragt under punkt 4.5.1 ovenfor til de respektive tilbudsgivere.

Idet fasen mellem tilbudsafgivelse og tildeling ikke rummer mulighed for nogen form for forhandling mellem ordregiver og tilbudsgivere, bør du udfærdige et referat af mødet, eller evt. videooptage møderne i forhold til at kunne dokumentere, at der ikke reelt har fundet en forhandling sted.

Da det således er vigtigt at kunne dokumentere, at der ikke har fundet en forhandling stede, anbefaler SKI også, at du allerede i indkaldelsen gør rammerne for mødet klart for tilbudsgiverne. Det kan derfor med fordel allerede i indkaldelsen til mødet beskrives, at der ikke vil finde en forhandling sted. Du kan i punkt 5.2 hente inspiration til en indkal-delse.

4.6. Evaluering af tilbud

Efter vurdering af konditionsmæssighed som beskrevet i punkt 4.4 ovenfor samt afklaring af evt. spørgsmål jf. punkt 4.5, overgår miniudbudsprocessen nu til en tilbudsevlauering af de konditionsmæssige tilbud. Det vil sige, at kun de tilbud, som ikke er erklæret ukonditi-onsmæssige går videre i tilbudsevalueringen. Skulle det under tilbudsevalueringen ske, at der opdages forhold, som gør et tilbud ukonditionsmæssigt skal det også afvises i lighed med de tilbud, som blev afvist under punkt 4.4 ovenfor.

Nedenfor er beskrevet, hvordan du skal evaluere de indkomne konditionsmæssige tilbud. Afsnittet er bygget op således, at afsnittet først beskrive de generelle regler for evaluering og herefter beskriver den konkrete fremgangsmåde, som følger af, at du har afviklet et ud-bud på rammeaftalen.

Herudover bør du inden igangsættelse af evaluering tilrettelægge en fremgangsmåde, som tilgodeser, at du er istand til at opfylde begrundelseskrav i forbindelse med tildelings-/af-slagsbreve. Dette kunne eksempelvis gøres via et Excelark, hvor alle evalueringer pr. til-bud blev indført herunder point. Således vil der også lettere kunne beregnes vægtninger, og det vil kunne tjene til en systematik, som vil gøre det lettere at beskrive karakteristika og relative fordele ved det vindende tilbud.

4.6.1. Generelle regler for evaluering

Generelt gælder følgende forhold, når du skal overholde principperne om ligebehandling og gennemsigtighed i forbindelse med evaluering:

Evaluere i forhold til det beskrevne, og holde dig indenfor rammerne af det oplyste.

Overholde den angivne vægt.

Ikke evaluere kvalitative underkriterier relativt.

Gennemsigtighed i evalueringen.



4.6.1.1 Evaluere i forhold til det beskrevne, og holde dig indenfor ram-merne af det oplyste

I forbindelse med evaluering af tilbud er du forpligtet til strengt at efterleve det, du har an-ført omkring evalueringen. Det vil sige, at hvis du ud for et krav har anført, at det vil blive vægtet positivt, såfremt tilbudsgiver opfylder kravet på en særlig måde, er du forpligtet til at belønne den kravopfyldelse, som lever op til din beskrevne kravopfyldelse. Tilsvarende gælder det, at du ikke kan belønne den alternative kravopfyldelse, hvis den løser kravet på en måde, som du ikke har angivet at ville evaluere positivt. Dette gælder uagtet, at du måtte erkende, at den tilbudsgiver, som har tilbudt en alternativ kravopfyldelse reelt måtte tilbyde en hensigtmæssig løsning. Dette skyldes, at tilbudsgiver skal kunne forudse, hvad der vægtes positivt, således at de kan optimere deres tilbud. Hvis du lægger vægt på for-hold, som ikke har fremgået af miniudbudsbetingelserne, er din evaluering i strid med lige-behandlings- og gennemsigtighedsprincippet, og du risikerer, at din tildeling bliver annul-leret ved en klage, uagtet om det konkret måtte være en mere hensigtsmæssig løsning.

For at undgå ovenstående situation opfordres du således til, inden udsendelse af udbuds-materialet, at undersøge dine behov og markedets mulige løsninger, idet manglende kend-skab ikke kan repareres efter tilbudsfrist.

4.6.1.2 Overholde den angivne vægtning

I lighed med at du ikke kan lægge vægt på forhold, der ikke er nævnt i miniudbudsmateri-alet, kan du heller ikke ændre på den fastsatte vægtning i hverken underkriterier, delkrite-rier eller krav. Således kan du risikere, at du er kommet til at lægge vægt på et område, hvor alle tilbuddene er meget ens, men hvor du havde forventet, at tilbuddene ville diffe-rentiere. Du kan således ved en forkert vægtning risikere, at et kriterium utilsigtet på trods af en lille samlet vægt kommer til at spille en større rolle for evalueringen, end du havde forventet ved udsendelse af miniudbudsmaterialet. Med samme argumentation som oven-for kan du ikke ændre i vægtningen, selvom det kan synes hensigtsmæssigt.

4.6.1.3 Ikke evaluere kvalitative underkriterier relativt

Kvalitative underkriterier ”Kvalitet i den tilbudte løsning” og ”Kvalitet i tidsplanen for etablering af den tilbudte løsning” må ikke vurderes op i mod hinanden, men skal holdes op i mod opfyl-delsen af underkriteriet.

Idet evalueringen tager udgangspunkt i opfyldelsen af krav, skal du vurdere den konkrete opfyldelse op mod den bedst mulige opfyldelse af kravet,i forhold til hvad du har beskrev-et vil vægte positivt. Derfor kan du ikke pr. automatik tildele den bedste opfyldelse maksi-mal point, men skal i stedet holde alle løsningsbeskrivelser op imod, hvad du har angivet at ville evaluere positivt. Det vil således ikke være utænkeligt, at ingen tilbud opnår maksi-mal score i forhold til et opfyldelse af krav.

For at kunne overholde princippet om ikke at evaluere kvalitative underkriterier relativt anbefaler SKI, at tilbuddene for de kvalitative underkriterier evalueres enkeltvis.



4.6.1.4 Gennemsigtighed i evalueringen

Ovenstående principper relaterer sig primært til overholdelse af ligebehandlingsprincippet, men det er ikke nok, at du har overholdt ligebehandlingsprincippet, men du skal også kunne dokumentere overholdelsen gennem overholdelse af gennemsigtighedsprincippet. Gennemsigtigheden sikres ved at kunne dokumentere, hvordan evalueringen er gennem-ført. Det kan siges således, at overholdelse af ligebehandlingsprincippet sikrer en korrekt evaluering, mens overholdelse af gennemsigtighedsprincippet dokumenterer overholdelse af ligebehandlingsprincippet.

Du bør derfor inden påbegyndelse af evaluering overveje, hvordan du bedst muligt doku-menterer overholdelse af ligebehandlingsprincippet. En måde at gøre dette på kan være, at bruge en pointmodel som støtteværktøj og dermed fastlægge en pointskala på f.eks. 0-10, hvor 0 er den laveste karakter og 10 er den højeste. På den måde kan hvert krav bedøm-mes på den skala, så du er sikker på, at alle krav bedømmes på samme skala. Bemærk dog at brugen af en pointskala ikke fritager dig for at kunne begrunde den afgivne karakter for hvert krav. Generelt skal du således kunne begrunde hvert enkel vurdering, hvor der gives point. SKI anbefaler, at du for hver vurdering, det vil sige i princippet for hvert kravs eva-luering kan begrunde, hvorfor du har givet den konkrete karakter.

4.6.2. Specifikke regler for evaluering på rammeaftale 02.18

Generelt gælder det for rammeaftale 02.18, at tilbuddene, hvad angår kvalitative underkri-tereier, evalueres på basis af hvilke krav (K) tilbuddet opfylder, samt hvis det er forudsat, hvordan kravet opfyldes. Herudover gælder det, at tilbud belønnes for at opfylde options-krav (O) (optræder kun i bilag C03) på samme måde.

Herudover er det værd at bemærke, at du overordnet kan formulere krav på tre måder.

1. Angive at tilbudsgiver skal angive om krav/optionskrav opfyldes uden løsningsbeskri-velse.

2. Angive at tilbudsgiver skal angive om krav/optionskrav opfyldes med løsningsbeskri-velse.

3. Angive at tilbudsgiver skal angive om krav/optionskrav opfyldes med løsningsbeskri-velse, hvis løsningen ikke fuldt ud lever op til krav.

Hvis du formulerer krav som i 1) kan du kun evaluere på, om krav er opfyldt eller ej, da løsningen ikke indeholder en beskrivelse.

Hvis du formulerer krav som i 2) kan du evaluere på dels om krav er opfyldt, men også hvordan kravet specifikt opfyldes, hvis du har beskrevet, hvad der i opfyldelsen vægtes positivt og for øvrigt bedt om en løsningsbeskrivelse.

Hvis du formulerer krav som i 3) skal du evaluere på, om krav er opfyldt, og herefter eva-luere på graden af opfyldelse i henhold til din beskrivelse af, hvordan du vil evaluere del-vist opfyldte krav.

Du skal være opmærksom på, at evalueringen hovedsageligt vil være afhængig af, hvordan du har valgt at opstille kravene i bilagene.

Herudover gælder der en undtagelse for evaluering af kravene i bilag C03, se nedenfor un-der punkt 4.6.3.1 nedenfor.



4.6.3. Evaluering af underkriteriet ”Kvalitet i den tilbudte løs-ning”

Jf. udbudsbetingelsernes punkt 7, vil krav anført i følgende dele af miniudbudsmaterialet indgå i evalueringen af underkriteriet”Kvalitet i den tilbudte løsning”:

bilag C03, punkt 2.2 og 2.3

bilag C03, punkt 2.4

bilag C04, punkt 2 og 3

bilag C05 punkt 2 og 3

bilag C07 punkt 2, 3 og 4

bilag C09 punkt 4, 5, 6 og 8

bilag C10, punkt 5

bilag C14, punkt 2.

bilag C14, punkt 3.

4.6.3.1 Evaluering af bilag C03, punkt 2.2, 2.3 og 2.4

Af bilag C03 punkt 2 fremgår følgende:

”De i nærværende dokument anførte krav til Leverandørens løsningsbeskrivelse lægges til grund for Kun-dens evaluering af Leverandørens løsning.

I dette afsnit beskriver Kunden sine krav til løsningen og Leverandøren besvarer efterfølgende med en løs-ningsbeskrivelse.

Hvis det fremgår af Kundens krav, at Leverandøren skal anføre sin løsningsbeskrivelse, og der er tale om et Krav, skal der ved Kundens evaluering af Leverandørens tilbud jf. bilag B1, lægges vægt på:

Omfanget af Leverendørens opfyldelse af Kundens enkelte krav, som beskrevet i Leverandørens løsnings-beskrivelse.

Det vægtes positivt at løsningen i såvidt omfang som muligt opfylder Kundens enkelte krav (kvantitativ vurdering af leverandørens løsningsbeskrivelse ) .

Kvaliteten af løsningen i forhold til indholdet af de af Kunden beskrevne enkelte krav, som beskrevet i Leverandørens løsningsbeskrivelse.

Det vægtes positivt jo bedre løsningen opfylder de af Kunden beskrevne enkelte krav (kvalitativ vurde-ring af Leverandørens løsningsbeskrivelse).

Løsningens samlede egnethed set i forhold til Kundens forretningsmæssige mål og behov samt Kundens forventede anvendelse af it-løsningen, som anført i afsnit 2.1.1 samt 2.1.2.

Det vægtes positivt jo bedre løsningen samlet understøtter Kundens forretningsmæssige mål og behov samt Kundens forventede anvendelse af it-løsningen (kvalitativ vurdering af den samlede løsning). ”

Det vil sige, at det er de opstillede krav i punkterne 2.2 og 2.3 og tilbuddets opfyldelse af krav, som udgør grundlaget for evalueringen af elementer i punkter 2.2 og 2.3.



Jf. første bullet skal der ske en kvantitativ evaluering. Det vil sige, at du for hvert krav skal identificere om kravet er opfyldt eller ej. Hvis du for et krav har tilladt en delvis op-fyldelse skal du identificere kravets evt. delvise opgørelse. Hvis du har valgt at anvende pointskalaen, som angivet ovenfor, vil det betyde, at hvert opfyldt krav får 10 point, ikke opfyldt 0 point, og hvis muligheden er beskrevet i kravsbeskrivelsen, vil delvist op-fyldte krav ligge mellem 0 og 10 point bedømt på, hvad der er angivet i kravet vedr. op-fyldelse.

Når dette er gjort, skal du finde frem til et vægtet resultat. Det vægtede resultat frem-kommer ved at vægte point med tilhørende vægtninger. Det vil sige, kravets point x kravets vægt x delkriteriets vægt for hvert krav tilhørende delkriteriet. Når alle krav i delkriteriet er vægtet, summeres de vægtede point indenfor delkriteriet og det samlede point for delkriteriet for så vidt angår den kvantitative evaluering fremkommer.

Jf. anden bullet skal der ske en kvalititativ evaluering. Det vil sige for de krav, hvor du har opstillet en særlig ønsket måde, som kravet skal opfyldes på. Det kunne f.eks. være, at du har opstillet et krav til, at systemets svartid for en handling ikke må overstige 10 sekunder, men at du i samme krav har angivet, at ville have en løsningsbeskrivelse inde-holdende den konkrete svartid, og at det vil blive vægtet positiv jo lavere svartiden er. Derfor skal du gå ind og evaluere på, hvor hurtig en svartid der er tilbudt. Det vil be-tyde, at tilbuddet for dette krav i princippet kan opnå 10 point i den kvantitative evalue-ring jf. ovenfor, mens det i den kvalitative kan opnå en meget lav scoring, såfremt til-buddet kun lige nøjagtig opfylder kravet.

Du skal som hvis i forbindelse med den kvalitative evaluering være opmærksom på, at overholde punkt 4.6.1 og 4.6.2 ovenfor.

Det vil sige, at du for hvert krav, som forudsætter en kvalitativ evaluering, skal evaluere i hvilken grad kravets opfyldelse skal evalueres positivt i forhold til, hvad du har angivet vil blive evalueret positivt. Det er her vigtigt, at du anvender samme pointskala, som du anvendte under den kvantitative evaluering.

Når dette er gjort, skal du finde frem til et vægtet resultat. Det vægtede resultat frem-kommer ved at vægte point med tilhørende vægtninger. Det vil sige kravets point x kra-vets vægt x delkriteriets vægt for hvert krav tilhørende delkriteriet. Når alle krav i delkri-teriet er vægtet, summeres de vægtede point indenfor delkriteriet og det samlede point for delkriteriet for så vidt angår den kvalitative evaluering fremkommer.

Jf. tredje bullet skal der ske en ”kvalitativ vurdering af den samlede løsning” hvis punkt 2.1 i bilag C03 er udfyldt. Hvis punkt 2.1 er udfyldt skal du lave en vurdering af den samlede tilbudte løsningsunderstøttelse af det i punkt 2.1 angivne formål med it-løsningen. Modsat evalueringerne under bullet 1 og 2 tages der ikke udgangspunkt i en evaluering af de enkelte krav, men derimod en samlet evaluering set som den samlede løsning på tværs af opfyldelse af alle krav i bilag C03 op imod kundens ønske til den samlede løs-ning for så vidt angår dine forretningsmæssige mål og behov samt forventede anven-delse af it-løsningen jf. din angivelse i punkterne 2.1, 2.1.1 og 2.1.2 i bilag C03. I den forbindelse skal det vægte ”positivt jo bedre løsningen samlet understøtter Kundens forretningsmæs-sige mål og behov samt Kundens forventede anvendelse af it-løsningen”

Når du har evalueret tilbuddet jf. ovensteående skal du tildele point med brug af samme skala, men kun give én karakter. Den samlede karakter for delkriteriet fremkommer ved at gange karakteren med vægtningen.



4.6.3.2 Evaluering af bilag C04, punkt 2 og 3

Det gælder for evaluering af bilag C04, punkt 2 og 3, at evt. krav skal evalueres, som det er foreskrevet i beskrivelsen af kravene. Det vil sige, at du i udgangspunktet selv bestemmer, hvordan du vil opstille krav jf. punkt 4.6.2 ovenfor, nummer 1-3 og du skal evaluere og tildele point jf., hvordan du har angivet, at en tilbudt løsning på kravet vil blive evalueret.

Når dette er gjort, skal du finde frem til et vægtet resultat. Det vægtede resultat fremkom-mer ved at vægte point med tilhørende vægtninger. Det vil sige kravets point x kravets vægt x delkriteriets vægt for hvert krav tilhørende delkriteriet. Når alle krav i delkriteriet er vægtet, summeres de vægtede point indenfor delkriteriet og det samlede point for delkrite-riet fremkommer.

4.6.3.3 Evaluering af bilag C05 punkt 2 og 3

Det gælder for evaluering af bilag C05, punkt 2 og 3, at evt. krav skal evalueres, som det er foreskrevet i beskrivelsen af kravene. Det vil sige, at du i udgangspunktet selv bestemmer, hvordan du vil opstille krav jf. punkt 4.6.2 ovenfor, nummer 1-3 og du skal evaluere og tildele point jf., hvordan du har angivet, at en tilbudt løsning på kravet vil blive evalueret.


4.6.3.4 Evaluering af bilag C07 punkt 2, 3 og 4

Det gælder for evaluering af bilag C07, punkt 2, 3 og 4, at evt. krav skal evalueres, som det er foreskrevet i beskrivelsen af kravene. Det vil sige, at du i udgangspunktet selv bestem-mer, hvordan du vil opstille krav jf. punkt 4.6.2 ovenfor, nummer 1-3 og du skal evaluere og tildele point jf., hvordan du har angivet, at en tilbudt løsning på kravet vil blive evalue-ret.


4.6.3.5 Evaluering af bilag C09 punkt 4, 5, 6 og 8

Det gælder for evaluering af bilag C09, punkt 4, 5, 6 og 8, at evt. krav skal evalueres, som det er foreskrevet i beskrivelsen af kravene. Det vil sige, at du i udgangspunktet selv be-stemmer, hvordan du vil opstille krav jf. punkt 4.6.2 ovenfor, nummer 1-3 og du skal eva-luere og tildele point jf., hvordan du har angivet, at en tilbudt løsning på kravet vil blive evalueret.




4.6.3.6 Evaluering af bilag C10, punkt 5

Det gælder for evaluering af bilag C10, punkt 5, at krav skal evalueres, som det er fore-skrevet i beskrivelsen af kravene. Det vil sige, at du i udgangspunktet selv bestemmer, hvordan du vil opstille krav jf. punkt 4.6.2 ovenfor, nummer 1-3 og du skal evaluere og tildele point jf., hvordan du har angivet, at en tilbudt løsning på kravet vil blive evalueret.


4.6.3.7 Evaluering af bilag C14, punkt 2.



4.6.3.8 Evaluering af bilag C14, punkt 3.



4.6.3.9 Samlet score for underkriteriet ”Kvalitet i den tilbudte løsning”

Efter gennemførsel af 1-8 bør du nu have en vægtet score pr. delkriterium liggende inden-for 0-10. For nu at få den samlede vægtede score for underkriteriet summeres de opnåede point for de enkelte delkriterier og ganges med underkriteriets vægt på 40 %. Herfter fremkommer den endelige score for underkriteriet.



4.6.4. Evaluering af underkriteriet ”Kvalitet i tidsplanen for etab-lering af den tilbudte løsning”

Jf. udbudsbetingelsernes punkt 7, vil krav anført i følgende dele af miniudbudsmaterialet indgå i evalueringen af underkriteriet”Kvalitet i tidsplanen for etablering af den tilbudte løsning”:

bilag C01, punkt 3 og 4

bilag C01 punkt 4

bilag C10, punkt 2, 3, 8 og 9

4.6.4.1 Evaluering af bilag C01, punkt 3 og 4

Det gælder for evaluering af bilag C01, punkt 3 og 4, at krav skal evalueres, som det er fo-reskrevet i beskrivelsen af kravene. Det vil sige at du i udgangspunktet selv bestemmer, hvordan du vil opstille krav jf. punkt 4.6.2 ovenfor, nummer 1-3 og du skal evaluere og tildele point jf., hvordan du har angivet, at en tilbudt løsning på kravet vil blive evalueret.


4.6.4.2 Evaluering af bilag C01, punkt 4

Det gælder for evaluering af bilag C01, punkt 4, at evt. krav skal evalueres, som det er fo-reskrevet i beskrivelsen af kravene. Det vil sige, at du i udgangspunktet selv bestemmer, hvordan du vil opstille krav jf. punkt 4.6.2 ovenfor, nummer 1-3 og du skal evaluere og tildele point jf., hvordan du har angivet, at en tilbudt løsning på kravet vil blive evalueret.


4.6.4.3 Evaluering af bilag C10, punkt 2, 3, 8 og 9

Det gælder for evaluering af bilag C10, punkt 2, 3, 8 og 9, at krav skal evalueres, som det er foreskrevet i beskrivelsen af kravene. Det vil sige at du i udgangspunktet selv bestem-mer, hvordan du vil opstille krav jf. punkt 4.6.2 ovenfor, nummer 1-3 og du skal evaluere og tildele point jf., hvordan du har angivet, at en tilbudt løsning på kravet vil blive evalue-ret.

Bemærk at nøglermedarbejderes CV’er skal inddrages i evalueringen i forhold til en evalu-ering af, hvilke kompetencer du vurderer vil kunne give en tidsmæssig fremdrift i projek-tet. Du skal således formulere krav til leverandørens nøglemedarbejderes kompetencer, herunder hvad der evalueres positivt.




4.6.4.4 Samlet score for underkriteriet ”Kvalitet i den tilbudte tidsplan”

Efter gennemførsel af 1-3 bør du nu have en vægtet score pr. delkriterium liggende inden-for 0-10. For nu at få den samlede vægtede score for underkriteriet summeres de opnåede point for de enkelte delkriterier og ganges med underkriteriets vægt på 20 %. Herefter fremkommer den endelige score for underkriteriet.

4.6.5. Evaluering af underkriteriet ”Prisen for den tilbudte løs-ning”

Beregning af tilbudssum fremgår af bilag 12a/12b punkt 2:

”For beregning af tilbudssum anvendes følgende metodik:

- Leverancevederlag indregnes med den tilbudte pris.

- Vederlag for Kundens Udtræden af Leverancen indregnes med den tilbudte pris.

- Vederlag for Uddannelse i forbindelse med Leverancen indregnes med den tilbudte pris.

- Eventuelle løbende betalinger for anvendelse af Færdigudviklet Programmel samt omkostninger til Vedligehold og Drift relateret til Leverancen medregnes for den periode, hvor det finder anvendelse, jf. bilag C01.

- Timebaserede vederlag indregnes som produktet af Kundens forventede timescenarier og Leverandørens timepriser, jf. pkt. 3.2.

- Optioner indregnes som den samlede tilbudte pris på disse.

- Skaleringer med flere brugere end Basis konfigurationen indregnes med deltaforøgelsen af prisen. Så-fremt der indgår mere end en skalering udregnes deltaforøgelsen som forskellen mellem to på hinanden følgende skaleringer i opadgående retning.

- Skaleringer med færre brugere end Basis Konfigurationen indregnes med deltaforskellen i prisen. Så-fremt der indgår mere end en skalering udregnes deltaforskellen som forskellen mellem to på hinanden følgende skaleringer i nedadgående retning.”

Hertil fratrækkes konsekvensen af tilbagediskontering af betalingsplanen jf. 3.16.7.6.

Hertil lægges de omkostninger som måtte fremgå af bilag C02, punkt 3, som følge af til-budsgiverens forudsatte ændring af dit it-miljø. Her bør du udarbejde dit skøn på bag-grund af de omkostninger, som du forventeligt skal afholde ved implementering af løs-ning i dit it-miljø med anvendelse af markedspriser og lave en rapport, som underbygger dit skøn, og kan bruges som dokumentation.

Hertil tilægges de omkostninger, som måtte fremkomme af bilag C10, punkt 10.2, hvor leverandøren angiver de personalemæssige ressourcer, de forudsætter at skulle anvende hos jer. Disse bør udregnes som et produkt af det skønnede timeantal ganget med den in-terne fakturering.



Efter ovenstående udregning, vil der således fremkomme en samlet pris i forbindelse med implementering og gennemførsel af hvert tilbud.

Modsat de kvalitative kriterier, er det muligt at lave en sammenlignende evaluering af pri-ser. Du kan således tildele 10 point til det tilbud, som har den laveste samlede pris og her-efter fordele de andres tilbud på pris efter dette. Du skal dog være opmærksom på, at spredningen i point skal respektere vægtningen. Således kan det være problematisk, hvis du vælger en model, hvor selv store forskelle i pris ikke afspejles i de tildelte point. SKI anbefaler således, at du anvender en lineær model, hvor hældningen på linjen og deraf af-ledte point, afspejler den reelle forskel i pris.

Når du således har tildelt point til hvert tilbud for underkriteriet ganges det med underkri-teriets vægtning på 40 % og den endelige score pr. tilbud for underkriteriet fremkommer:

4.6.6. Udregning af endelig pointscore jf. tildelingskriteriet

Når du således har gennemgået og fulgt vejledningens punkt 4.6.3-4.6.5 er du klar til at udregne den samlede score for tilbuddet. Idet du har udregnet vægtede point for hvert un-derkriterium skal du blot addere disse point pr. tilbud og du har nu den samlede score i point for hvert tilbud.

Idet du således har den samlede score pr. tilbud, har du således identificeret det øknomisk mest fordelagtige tilbud baseret på underkriteriernes vægtning, forstået som det tilbud med den højeste samlede pointscore.

4.7. Tildeling af kontrakt

Da du nu har identificeret det vindende tilbud, er du klar til at overgå til tildelingsproces-sen.

Idet det forudsættes at du ønsker at sikre dig mod sanktionen ”uden virkning”, som kan sammenlignes med en ophævelse af en indgået kontrakt, er nedenstående procedure af-passet til at sikre sig mod denne sanktion. Håndhævelsesloven giver Klagenævnet for Ud-bud mulighed for at erklære en kontrakt for uden virkning. Du kan dog sikre dig mod sanktionen ved at overholde nedenstående procedure.

4.7.1. Tildeling og afslag

Inden tildelingsbeslutning kan meddeles, skal du udforme tildelings-/afslagsbreve, som skal sendes til alle de berørte leverandører. Jf. Lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v., § 17, stk. 2 kan du beskytte dig mod ”uden virkning” hvis du overholder følgende betingelser:

At du udsender underretning om tildelingsbeslutning, som skal være ledsaget af en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Underretningen skal endvi-dere angive, hvornår standstill-perioden udløber.

At du afholder en ”stand-still” periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor du har afsendt underretningen, hvor du ikke underskriver kontrakten. Peri-odens længde på 10 dage er betinget af, at du udsender underretningen elektronisk, f.eks. pr. mail.



At du selv finder ordregiveren og at indgåelse af kontrakten er sket i overensstem-melse med de fællesskabsretlige udbudsregler.

Håndhævelseslovens bestemmelse om at underretningen skal indeholde en kort redegø-relse for de relevante krav til din underretning, har ikke til hensigt at udvide indholdet af artikel 41, stk. 2, hvorfor redegørelsen jf. samme artikel skal indeholde følgende:

1. Alle tilbudsgivere, der har afgivet et antageligt tilbud: ”Det antagne tilbuds karakteri-stika og relative fordele og meddeler dem navnet på den tilbudsgiver, hvis bud er an-taget.”

2. Alle forbigåede tilbudsgivere hvorfor deres tilbud er forkastet.

Ad 1) Underretningen skal indeholde en sammenligning mellem den tilbudsgivers tilbud, som der sendes underretning til og det vindende tilbud, således at den tabende tilbudsgi-ver kan få indsigt i, hvor det vindende tilbud var stærkere, og hvorfor dette har ført til en bedre score for det vindende tilbud.

Ad 2) Her er begrundelsen den samme som i punkt 4.4 ovenfor, altså begrundelsen for, hvorfor tilbuddet var ukonditionsmæssigt. Måtte der i forbindelse med tilbudsevaluerin-gen være konstateret, at andre tilbud også var ukonditionsmæssige, skal de ligeledes have en begrundelse for de konkrete forhold, der resulterer i tilbuddets ukonditionsmæssighed.

SKI anbefaler, at der udarbejdes følgende tildelings-/afslagsbreve:

1. Tildelingsbrev til den tildelte leverandør

2. Afslagsbrev til tabende leverandører, som har afgivet kondiotionsmæssigt tilbud

3. Afslagsbrev til tabende leverandører, som har afgivet ukonditionsmæssigt tilbud og er meddelt dette.

4. Afslagsbrev til tabende leverandører, som har afgivet ukonditionsmæssigt tilbud, men ikke meddelt dette.

Ad 1) Idet dette brev tilgår den tildelte leverandør, er der ikke de store formkrav udover oplysning om tildeling og udløb af standstill. Du kan i bilag punkt 5.3 finde inspiration.

Ad 2) Formålet med dette brev er overordnet, at de tabende tilbudsgivere kan vurdere, om der er basis for at klage over tildelingsbeslutningen eller gennemførslen af miniudbud-det. Mange klager skyldes dog, at tilbudsgiver netop ikke synes, at evalueringen har været gennemsigtig og klager derfor, fordi de ikke kan gennemskue, hvordan tildelingsbeslutnin-gen er blevet truffet. Det betyder, at du bør bruge en del tid og indsats på at forklare, hvordan du er kommet frem til beslutningen gennem evalueringen for at undgå klager, som udspringer af, at de tabende tilbudsgivere ikke forstår den gennemførte evaluering. Den konkrete udformning af brevene vil naturligvis bero på din udformning af miniud-budsmaterialet. Har du således formuleret få krav, som er formuleret opfyldt/ikke opfyldt vil din evaluering blive lettere end hvis du har mange krav med evaluering af tilbudsgive-rens løsningsbeskrivelse på hvert enkelt krav.

Imidlertid kan du lade dit afslagsbrev tage udgangspunkt i følgende generelle principper:

Du skal oplyse den vindende tilbudsgivers navn.

Sammenligne det tabende tilbud med det vindende og fremhæve på hvilke punkter det vindende tilbud var bedre.



Har du anvendt en pointmodel, skal du redegøre for dels pointskalaen f.eks. 0-10, som i eksemplet og hvordan point er givet. Det vil sige for pris skal du redegøre for, hvordan forskellen i point er fremkommet ved brug af en matematisk model, hvis du har anvendt en sådan.

Oplyse det vindende tilbuds samlede pris.

Se punkt 5.4 for inspiration til afslagsbrev.

Ad 3) Formålet med dette brev er, at de tilbudsgivere, som har ikke har afgivet et kondio-tionsmæssigt tilbud, kan få indsigt i, hvorfor deres tilbud ikke er konditionsmæssigt. Idet denne begrundelse allerede er afgivet jf. punkt 4.4 ovenfor, gælder at begrundelsen for ukonditionsmæssighed kopieres fra den allerede udsendte meddelelse. Se punkt 5.5 for inspiration.

Ad 4) Formålet med dette brev er, at de tilbudsgivere, som har ikke har afgivet et kondio-tionsmæssigt tilbud, men ikke har fået meddelelse i forbindelse med præsentation, kan få indsigt i, hvorfor deres tilbud ikke er konditionsmæssigt. Du kan se eksempel i punkt 05.6

4.8. Indgåelse af kontrakt

Efter udløb af standstil og under forudsætning af at en evt. klage ikke har fået opsættende virkning, kan du indgå kontrakt med den vindende tilbudsgiver.

Hvis der er indgivet klage, men klagen ikke har opsættende virkning, skal du overveje, om du vil indgå kontrakten med hensyn til, at erstatningskravets størrelse kan afhænge af om klager har udsigt til at få tilkendt positiv opfyldelsesinteresse, hvis du har indgået kontrak-ten.



5. Bilag

5.1. Udkast til brev til afvisning af ukonditionelt tilbud

Nedenfor er udkast til meddelelse til leverandør, der har afleveret ukonditionsmæssigt til-bud:

”Kære […]

I forbindelse med gennemgangen af de indkomne tilbud på miniudbud på SKI’s rammeaftale 02.18 – It-løsninger og –vedligehold, delaftale [nr.] – [delaftalenavn] afholdt af [ordregiver] ved udsendelse den [dd.mm.åååå] er det desværre blevet konstateret, at Deres tilbud er ikke konditionsmæssigt, hvorfor tilbud-det afvises og hermed ikke indgår i evalueringen af de indkomne tilbud.

Grunden til at Deres tilbud er blevet erklæret ukonditionsmæssigt skyldes [indsæt konkret begrundelse af forhold].

Er De uenig i vores beslutning eller ønsker en uddybning af ovenstående, er De velkommen til at kontakte mig med henblik på at få arrangeret et møde. Herudover skal jeg også gøre Dem opmærksom på, at De har mulighed for at klage over vores beslutning til Klagenævnet for udbud. I den forbindelse bemærkes det, at idet, der ikke på nuværende tidspunkt er truffet nogen tildelingsbeslutning og standstill dermed ikke er påbegyndt, har en klage til Klagenævnet for udbud ikke automatisk opsættende virkning, ligesom at før-nævnte klagenævn ikke er obligatorisk 1. instans for klage, hvorfor De også kan indklage beslutningen til domstolsafgørelse.

Klage over miniudbuddet skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter dagen, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere, jf. håndhævelseslovens § 7, stk. 2,2 (lov nr. 492 af12.5.2010).

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. håndhævelseslovens § 6, stk. 3. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. håndhævelses-lovens § 12, stk.1.

Når der foreligger en tildelingsbeslutning, vil den blive Dem meddelt. Samtidig med meddelelse om tilde-lingsbeslutning udsendes begynder en standstill periode på 10 kalenderdage, hvori kontrakten ikke vil blive underskrivet. Klage til Klagenævnet for udbud vil i denne periode have automatisk opsættende virkning i op til 30 kalenderdage.

Afslutningsvist skal jeg takke Dem for deltagelse i vores miniudbud.

Med venlig hilsen…”

5.2. Indkaldelse til præsentation

Du kan således vælge at nedenstående udkast til indkaldelse:

”Kære […]



Jeg har hermed fornøjelsen af at indkalde Dem til et præsentationsmøde jf. miniudbudsbetingelsernes punkt 6, i miniudbud på SKI’s rammeaftale 02.18 – It-løsninger og –vedligehold, delaftale [nr.] – [delaftale-navn] afholdt af [ordregiver] ved udsendelse den [dd.mm.åååå].

Mødet finder sted den [dd.mm.åååå] i tidsrummet [tt.mm] – [tt.mm] på adressen […].

Formålet med præsentationsmødet er, at afklare vores spørgsmål til Deres tilbud. Vedhæftet finder De vo-res spørgsmål, som De således forventes at have forberedt svar på til mødet.

Det skal understreges, at idet miniudbuddet er underlagt principperne om ligebehandling og gennemsigtighed og dermed også underlagt forhandlingsforbuddet tjener mødet udelukkende til at afklare spørgsmål til Deres tilbud. Der er således ikke adgang til at forbedre eller ændre på tilbuddet ligesom, at Deres tilbud udeluk-kende vil blive evalueret på basis af det fremsendte tilbud. Det skal i den forbindelse oplyses, at tilbud ikke på tidspunktet for mødet er blevet evalueret, hvorfor vi ikke kan give Dem nogen oplysninger om resultatet af evalueringen.

Bemærk at indkaldelsen til præsentationsmødet ikke udelukker, at Deres tilbud senere måtte blive erklæ-ret ukonditionsmæssigt, såfremt der i forbindelse med evalueringen måtte blive afdækket forhold, som gør tilbuddet ukonditionsmæssigt.

Efter mødet vil der blive fremsendt et referat af mødets indhold.

Et enslydende brev er fremsendt til alle tilbudsgivere, hvis tilbud er blevet vurderet som værende konditions-mæssigt på tidspunktet for mødeindkaldelse.

Vi ser frem til mødet.

Med venlig hilsen […]”

5.3. Tildelingsbrev

Udkast til tekst:

”Kære […]

Vi har hermed fornøjelsen af at meddele Dem, at Deres tilbud afgivet i forbindelse med miniudbud på SKI’s rammeaftale 02.18 – It-løsninger og –vedligehold, delaftale [nr.] – [delaftalenavn] afholdt af [ordre-giver] ved udsendelse den [dd.mm.åååå], er blevet evalueret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Vi har derfor besluttet at tildele Deres virksomhed kontrakten.

Det kan afslutningsvist oplyses, at alle tilbudsgivere er blevet samtidig underrettet om evalueringen og resul-tatet af heraf, og at der afholdes en stand-still periode på 10 kalenderdage efter reglerne i §§ 2 og 3 i lov nr. 492 af 12. maj 2010 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. Dette indebærer, at kontrakten ikke kan indgås før udløbet af stand-still perioden. Stand-still perioden udløber med udgangen af den [dato].

Når stand-still perioden er udløbet vil jeg kontakte Dem igen med henblik på indgåelse af kontrakt.

Med Venlig Hilsen […]”



5.4. Afslagsbrev til konditionsmæssige tilbud

Et afslagsbrev kunne således se ud som følger (tekst i [] forudsættes udfyldt. Tekst i () er vejledning og skal slettes inden udsendelse. Herudover skal brevet konkret tilpasses det enkelte miniudbud):

”Kære […]

Vi må desværre meddele Dem, at Deres tilbud afgivet i forbindelse med miniudbud på SKI’s rammeaf-tale 02.18 – It-løsninger og –vedligehold, delaftale [nr.] – [delaftalenavn] afholdt af [ordregiver] ved udsen-delse den [dd.mm.åååå], ikke er blevet evalueret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Vi har derfor besluttet ikke at tildele Deres virksomhed kontrakten.

Idet tilbuddet fra [] er blevet evalueret som det mest økonomisk fordelagtige tilbud, har ordregiver besluttet at tildele kontrakten til []. Det oplyses, at tilbudsprisen jf. bilag [12a/12b] for dette tilbud var DKK [ ].

(Her oplyses den pris, som fremkommer på baggrund af beregningen i bilag 12a/12b og ikke ”Prisen for den tilbudte løsning”)

Det kan til Deres orientering oplyses, at ordregvier i alt har modtaget [x-antal] tilbud

Ordregiver har foretaget en grundig evaluering af de modtagne konditionsmæssige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud med de nedenfor anførte underkriterier og vægtning. For delkriterier og vægtning af disse henvises til miniudbudsbetingelserne.

Underkriterium Vægtning

Kvalitet i den tilbudte løsning 40 %

Kvalitet i tidsplanen for etablering af den tilbudte løsning 20 %

Prisen for den tilbudte løsning 40 %

Resultatet af evalueringen af Deres tilbud fremgår neden for.

Evalueringen er gennemført i henhold til det i miniuddbudsmaterialet oplyste. Som støtte for evalueringen er der anvendt en gennemgående pointskala gående fra 0-10, hvor 0 er den mindst mulige karakter og 10 er den højest mulige karakter. Point er tildelt med to decimaler.

Evalueringsmetodik

Evaluering af underkriteriet ”Kvalitet i den tilbudte løsning”.

Jf. udbudsbetingelsernes punkt 7, er tilbuddets opfyldelse af krav (K) og optioner (O) (kun i bilag C03) anført i følgende dele af miniudbudsmaterialet indgået i evalueringen af underkriteriet”Kvalitet i den til-budte løsning”: (Nedenstående liste tilpasses de bilag, hvor der er stillet krav og optioner ta-ges ud, hvis der ikke er optioner)

- bilag C03, punkt 2.2 og 2.3

- bilag C03, punkt 2.4

- bilag C04, punkt 2 og 3

- bilag C05 punkt 2 og 3

- bilag C07 punkt 2, 3 og 4

- bilag C09 punkt 4, 5, 6 og 8

- bilag C10, punkt 5



- bilag C14, punkt 2.

- bilag C14, punkt 3.

Evaluering af bilag C03, punkt 2.2, 2.3 og 2.4

Af bilag C03 punkt 2 fremgår følgende:

”De i nærværende dokument anførte krav til Leverandørens løsningsbeskrivelse lægges til grund for Kun-dens evaluering af Leverandørens løsning.

I dette afsnit beskriver Kunden sine krav til løsningen og Leverandøren besvarer efterfølgende med en løs-ningsbeskrivelse.

Hvis det fremgår af Kundens krav, at Leverandøren skal anføre sin løsningsbeskrivelse, og der er tale om et Krav, skal der ved Kundens evaluering af Leverandørens tilbud jf. bilag B1, lægges vægt på:

• Omfanget af Leverendørens opfyldelse af Kundens enkelte krav, som beskrevet i Leverandørens løs-ningsbeskrivelse.

Det vægtes positivt at løsningen i såvidt omfang som muligt opfylder Kundens enkelte krav (kvantita-tiv vurdering af leverandørens løsningsbeskrivelse ) .

• Kvaliteten af løsningen i forhold til indholdet af de af Kunden beskrevne enkelte krav, som beskrevet i Leverandørens løsningsbeskrivelse.

Det vægtes positivt jo bedre løsningen opfylder de af Kunden beskrevne enkelte krav (kvalitativ vurde-ring af Leverandørens løsningsbeskrivelse).

• Løsningens samlede egnethed set i forhold til Kundens forretningsmæssige mål og behov samt Kundens forventede anvendelse af it-løsningen, som anført i afsnit 2.1.1 samt 2.1.2.

Det vægtes positivt jo bedre løsningen samlet understøtter Kundens forretningsmæssige mål og behov samt Kundens forventede anvendelse af it-løsningen (kvalitativ vurdering af den samlede løsning). ”

Det vil sige, at det er de opstillede krav i punkterne 2.2 og 2.3 og tilbuddets opfyldelse af krav, som udgør grundlaget for evalueringen af elementer i punkter 2.2 og 2.3.

Jf. første bullet er der sket en kvantitativ evaluering. Det vil sige, at hver besvarelse af krav er holdt op mod om kravet er vurderet opfyldt eller ej, som det er angivet i bekrivelsen for hvert krav.. Hvert opfyldt krav har fået 10 point, ikke opfyldt 0 point, og hvis muligheden er beskrevet i kravsbeskrivelsen, har delvist op-fyldte krav fået mellem 0 og 10 point bedømt på, hvad der er angivet i kravet vedr. opfyldelse.

Herfter er der beregnet et vægtet resultat for bullet 1. Det vægtede resultat fremkommer ved at vægte point opnået i hvert krav med tilhørende vægtninger. Det vil sige kravets point x kravets vægt x delkriteriets vægt for hvert krav tilhørende delkriteriet. Når alle krav i delkriteriet er vægtet, summeres de vægtede point in-denfor delkriteriet og det samlede point for delkriteriet for så vidt angår den kvantitative evaluering frem-kommer.

Jf. anden bullet sker der en kvalititativ evaluering. Det vil sige for de krav, hvor der er opstillet en særlig ønsket måde, som kravet skal opfyldes på, evalueres der på i hvilken grad løsningsbeskrivelsen opfylder øn-sket, som beskrevet for kravet.

Herfter er der beregnet et vægtet resultat for bullet 2. Det vægtede resultat fremkommer ved at vægte point opnået i hvert krav med tilhørende vægtninger. Det vil sige kravets point x kravets vægt x delkriteriets vægt for hvert krav tilhørende delkriteriet. Når alle krav i delkriteriet er vægtet, summeres de vægtede point in-denfor delkriteriet og det samlede point for delkriteriet for så vidt angår den kvantitative evaluering frem-kommer.



[Jf. tredje bullet er der foretaget en ”kvalitativ vurdering af den samlede løsning” altså en samlet evaluering set som den samlede løsning på tværs af opfyldelse af alle krav i bilag C03 op imod ønskerne til den sam-lede løsning for så vidt angår dine forretningsmæssige mål og behov samt forventede anvendelse af it-løsnin-gen jf. angivelse i punkterne 2.1, 2.1.1 og 2.1.2 i bilag C03. I den forbindelse er det jf. punkt 2, tredje bullet vægtet ”positivt jo bedre løsningen samlet understøtter Kundens forretningsmæssige mål og behov samt Kundens forventede anvendelse af it-løsningen” og tildelt point i forhold til den samlede løsnings ] (indgår kun, såfremt du har udfyldt punkt 2.1 i bilag C03)

Den samlede karakter for delkriteriet fremkommer ved at gange point med delkriteriets vægtning.

Evaluering af bilag C04, punkt 2 og 3

Evaluering af løsningsbeskrivelser i bilag C04, punkt 2 og 3, er evalueret, som det er foreskrevet i beskri-velsen af kravene og tildelt point fra 0-10 for hvert krav.

Det vægtede resultat fremkommer ved at vægte point med tilhørende vægtninger. Det vil sige kravets point x kravets vægt x delkriteriets vægt for hvert krav tilhørende delkriteriet. Når alle krav i delkriteriet er vægtet, summeres de vægtede point indenfor delkriteriet og det samlede point for delkriteriet fremkommer.

Evaluering af bilag C05 punkt 2 og 3

Evaluering af løsningsbeskrivelser i bilag C05, punkt 2 og 3, er evalueret, som det er foreskrevet i beskri-velsen af kravene og tildelt point fra 0-10 for hvert krav.


Evaluering af bilag C07 punkt 2, 3 og 4

Evaluering af løsningsbeskrivelser i bilag C07, punkt 2 og 3 og 4, er evalueret, som det er foreskrevet i beskrivelsen af kravene og tildelt point fra 0-10 for hvert krav.


Evaluering af bilag C09 punkt 4, 5, 6 og 8

Evaluering af løsningsbeskrivelser i bilag C09, punkt 4, 5, 6 og 8, er evalueret, som det er foreskrevet i beskrivelsen af kravene og tildelt point fra 0-10 for hvert krav.


Evaluering af bilag C10, punkt 5

Evaluering af løsningsbeskrivelser i bilag C10, punkt 5 er evalueret, som det er foreskrevet i beskrivelsen af kravene og tildelt point fra 0-10 for hvert krav.










Samlet score for underkriteriet ”Kvalitet i den tilbudte løsning”

Den samlede vægtede score for underkriteriet fremkommer ved at summere de opnåede point for de enkelte delkriterier og ganget med underkriteriets vægt på 40 %. Herfter fremkommer den endelige score for under-kriteriet.

Evaluering af underkriteriet ”Kvalitet i tidsplanen for etablering af den tilbudte løsning”

Jf. udbudsbetingelsernes punkt 7, er tilbuddets opfyldelse af krav (K) anført i følgende dele af miniudbuds-materialet indgået i evalueringen af underkriteriet ”Kvalitet i tidsplanen for etablering af den tilbudte løs-ning”: (Nedenstående liste tilpasses de bilag, hvor der er stillet krav)

- bilag C01, punkt 3 og 4

- bilag C01 punkt 4 (Delleverancer)

- bilag C10, punkt 2, 3, 8 og 9

Evaluering af bilag C01, punkt 3 og 4

Evaluering af løsningsbeskrivelser i bilag C01, punkt 3 og 4 er evalueret, som det er foreskrevet i beskri-velsen af kravene og tildelt point fra 0-10 for hvert krav.


Evaluering af bilag C01, punkt 4 (vedr. Delleverancer)

Evaluering af løsningsbeskrivelser i bilag C01, 4 (vedr. Delleverancer) er evalueret, som det er foreskrevet i beskrivelsen af kravene og tildelt point fra 0-10 for hvert krav.


Evaluering af bilag C10, punkt 2, 3, 8 og 9

Evaluering af løsningsbeskrivelser i bilag C10, punkt 2, 3, 8 og 9 er evalueret, som det er foreskrevet i beskrivelsen af kravene og tildelt point fra 0-10 for hvert krav.


Samlet score for underkriteriet ”Kvalitet i den tilbudte tidsplan”



Den samlede vægtede score for underkriteriet fremkommer ved at summere de opnåede point for de enkelte delkriterier og ganget med underkriteriets vægt på 20 %. Herfter fremkommer den endelige score for under-kriteriet.

Evaluering af underkriteriet ”Prisen for den tilbudte løsning”

Beregning af tilbudssum fremgår af bilag [12a/12b] punkt 2:

” For beregning af tilbudssum anvendes følgende metodik:

- Leverancevederlag indregnes med den tilbudte pris.

- Vederlag for Kundens Udtræden af Leverancen indregnes med den tilbudte pris.

- Vederlag for Uddannelse i forbindelse med Leverancen indregnes med den tilbudte pris.

- Eventuelle løbende betalinger for anvendelse af Færdigudviklet Programmel samt omkostninger til Vedligehold og Drift relateret til Leverancen medregnes for den periode, hvor det finder anvendelse, jf. bilag C01.

- Timebaserede vederlag indregnes som produktet af Kundens forventede timescenarier og Leverandø-rens timepriser, jf. pkt. 3.2.

- Optioner indregnes som den samlede tilbudte pris på disse.

- Skaleringer med flere brugere end Basis konfigurationen indregnes med deltaforøgelsen af prisen. Så-fremt der indgår mere end en skalering udregnes deltaforøgelsen som forskellen mellem to på hinan-den følgende skaleringer i opadgående retning.

- Skaleringer med færre brugere end Basis Konfigurationen indregnes med deltaforskellen i prisen. Så-fremt der indgår mere end en skalering udregnes deltaforskellen som forskellen mellem to på hinan-den følgende skaleringer i nedadgående retning.”

Hertil er tillagt de omkostninge som måtte fremgå af bilag C02, punkt 3, som følge af tilbudsgiverens for-udsatte ændring af vores it-miljø. Skønnet er baseret på baggrund af de omkostninger, som forventeligt skal afholdes ved implementering af løsning i it-miljø med anvendelse af markedspriser.

Hertil er tillagt de omkostninger, som måtte fremkomme af bilag C10, punkt 10.2, hvor tilbudsgiveren angiver de personalemæssige ressourcer, de forudsætter at skulle anvende hos ordregiver. Disse er udregnet som et produkt af det skønnede timeantal ganget med den interne timepris.

Herved fremkommer en samlet pris i forbindelse med implementering og gennemførsel af hvert tilbud, som herefter gøres til genstand for en tildeling af point fra 0-10 jf. nedenstående.

Point er tildelt efter en lineær matematisk model, hvor tilbud med den laveste pris jf. ovenstående er tildelt 10 point og de resterende tilbud er fordelt efter den regel, at et tilbud der er [] % tildeles 0 point. Herved fremkommer en ret linje med skæring i punkterne [laveste pris; 10] og [laveste pris x (1+pct. sats);0). Udfra denne linje er de resterende tilbud, hvad angår pris, fordelt.

Den samlede vægtede score for underkriteriet fremkommer ved at de opnåede point for ”Prisen for den til-budte løsning” jf. ovenstående er ganget med underkriteriets vægt på 40 %. Herfter fremkommer den ende-lige score for underkriteriet.

Udregning af endelig pointscore jf. tildelingskriteriet

Den endelige score jf. tildelingskriteriet fremkommer ved, at addere de vægtede point for hvert underkrite-rium til en samlet score.

Fordele ved det vindende tilbud sammenlignet med Deres tilbud

Nedenfor er point pr. underkriterium gjort op for henholdsvis det vindende tilbud og Deres tilbud:



Underkriterium Vindende tilbud vægtet point pr. underkriterium

Deres tilbud vægtet point pr. underkriterium

Kvalitet i den tilbudte løsning

Kvalitet i tidsplanen for etablering af den tilbudte løsning

Prisen for den tilbudte løsning

Samlet point for tilbud

Af ovenstående tabel fremgår det, at det vindende tilbud samlet set er blevet tildelt [] point og Deres tilbud er tildelt [] point, hvilket er [] point mindre end det vindende tilbud. Det vindende tilbud er blevet tildelt flere point på underkriterierne [],[] og [].

De flere point på underkriteriet [] fremkommer ved, at det vindende tilbud har opnået flere point på delkri-terierne []. De flere point på delkriterierne [] er onået ved, at det vindende tilbud har opnået flere point på kravene []. De flere point på krav [] skyldes [].

De flere point på underkriteriet [] fremkommer ved, at det vindende tilbud har opnået flere point på delkri-terierne []. De flere point på delkriterierne [] er onået ved, at det vindende tilbud har opnået flere point på kravene []. De flere point på krav [] skyldes [].

De flere point på underkriteriet pris fremkommer ved, at det vindende tilbud har opnået flere point på del-kriterierne []. De flere point på delkriterierne [] er onået ved, at det vindende tilbud har opnået flere point på kravene []. De flere point på krav [] skyldes [].

(Tilpasses de konkrete tildelinger af point, herunder det tilfælde, at et tabende tilbud godt kan have opnået flere point på et underkriterum end det vindende tilbud)

Herudover henvises til det vedhæftede dokument, hvoraf det for hvert enkelt evalueringselement fremgår, hvilken point Deres løsningsbeskrivelse har opnået sammenlignet med det vindende tilbud, samt begrundelse for tildeling af point. (Se skabelon i excel format)


Indgivelse af klage

Klage over miniudbud skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra da-gen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om tildelingsbeslutningen. jf. håndhævelseslovens § 7, stk. 2, nummer 2 (lov nr. 492 af 12.5.2010 med senere ændringer).

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. håndhævelseslovens § 6, stk. 3. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. håndhævelses-lovens § 12, stk.1.




5.5. Afslagsbrev til ukonditionsmæssige tilbud, som er erklæret ukonditionsmæssige inden indkaldelse til præsentation

Et afslagsbrev kunne således tage udgangspunkt i følgende udkast:

”Kære […]

Som meddelt Dem ved meddelelse af den [dd.mm.åååå] er det desværre blevet konstateret, at Deres tilbud afgivet på miniudbud på SKI’s rammeaftale 02.18 – It-løsninger og –vedligehold, delaftale [nr.] – [delaf-talenavn] afholdt af [ordregiver] ved udsendelse den [dd.mm.åååå]var ikke konditionsmæssigt, hvorfor til-buddet blev afvist og derfor ikke har indgåt i evalueringen af de indkomne tilbud.

Grunden til at Deres tilbud er blev erklæret ukonditionsmæssigt skyldtes [indsæt konkret begrundelse af forhold]. (Kopier begrundelse fra allerede sendt brev)



Det kan til Deres orientering oplyses, at ordregvier i alt har modtaget [x-antal] tilbud.


Indgivelse af klage






5.6. Afslagsbrev til ukonditionsmæssige tilbud, som ikke er erklæret ukonditionsmæssige inden indkal-delse til præsentation

”Kære […]

I forbindelse med evalueringen af Deres tilbud på miniudbud på SKI’s rammeaftale 02.18 – It-løsninger og –vedligehold, delaftale [nr.] – [delaftalenavn] afholdt af [ordregiver] ved udsendelse den [dd.mm.åååå] er det desværre blevet konstateret, at Deres tilbud er ikke konditionsmæssigt, hvorfor tilbuddet afvises og der-for ikke indgår i evalueringen af de indkomne tilbud.

Grunden til at Deres tilbud er blevet erklæret ukonditionsmæssigt skyldes [indsæt konkret begrundelse af forhold].



Det kan til Deres orientering oplyses, at ordregvier i alt har modtaget [x-antal] tilbud.


Indgivelse af klage




Documents

Kom godt igang med 0218 - Forside i... · SKI gør opmærksom på, at såfremt der mod forventning måtte være uoverensstemmelser mellem denne vejledning og teksten i rammeaftale