Kontrollorgan og revisjonAgder fylkeskommune

24.10.19v/Revisjonssjef Tor Ole Holbek og

ass.revisjonssjef Monica H. Smith-Tønnessen

1

Agenda

• Folkevalgt kontroll• Kontrollutvalg• Revisjon • Kontrollutvalgssekretariat

2

Fylkeskommunens egenkontroll (EK)

• Den kontroll man selv gjennomfører overfor egen virksomhet gjennom;• Fylkestinget • Kontrollutvalget herunder;

• Kontrollutvalgets sekretariat• Revisjonen

• Fylkesrådmannens internkontroll (IK)

• Egenkontrollen er et viktig element i det lokale folkestyret og skal bidra til at fylkeskommunen når de mål som er satt, innenfor rammene av gjeldende regelverk og tildelte ressurser

3

Folkevalgt kontroll

• Kommunelovens § 22-1 (Kommunestyret) og fylkestingets kontrollansvar– fylkestinget har det øverste ansvar for å kontrollere

fylkeskommunens virksomhet– fylkestinget kan kreve at enhver sak skal legges frem som orientering

eller avgjørelse– fylkestinget kan omgjøre vedtak av folkevalgt organ eller

administrasjon

4

Egenkontroll (EK)

• En god egenkontroll bidrar til å styrke allmennhetens tillit til forvaltningen

• Den bidrar til å styrke fylkeskommunens rolle som tjenesteyter og samfunnsaktør – orden i eget hus

• En god egenkontroll kan også redusere behovet for statlig detaljstyring og kontroll, jf Meld St.14

• En god samhandling mellom kontrollutvalg, sekretariat og revisjon er en forutsetning for et effektivt kontroll og tilsyn

5

Fylkestingets rolle som kontrollorgan

Fylkestinget har 2 kontrollinjer;– En linje fra fylkestinget til administrasjonen v/fylkesrådmann.

Fylkesrådmann er ansvarlig for kommunens planlegging, myndighetsutøvelse og tjenesteproduksjon. Fylkesrådmann skal føre kontroll med dette – internkontroll

– Den andre linje går fra fylkestinget til kontrollutvalget. Kontrollutvalget er ansvarlig for kontroll og tilsyn med hele den fylkeskommunale virksomhet med unntak av fylkestinget selv.

– Kontrollutvalget skal ikke overprøve politiske prioriteringer.

6

Fylkesting vs kontrollutvalg

• Et godt samarbeid mellom fylkestinget og kontrollutvalget bygger på åpenhet, dialog, tillit, gjensidig informasjon og rolleforståelse

• Fylkestinget kan foreta direkte bestillinger hos kontrollutvalg/revisjon• Innkalling til møte i kontrollutvalget skal sendes til Fylkesordfører• Fylkesordfører har møte og talerett, men ikke forslagsrett og stemmerett i

kontrollutvalget. • Fylkesrådmann har ikke møte og talerett i kontrollutvalget• Kontrollutvalgsleder har møte og talerett i fylkestinget når saker fra kontrollutvalget

skal behandles (kan delegeres).

7

Kontrollutvalg – ansvar og myndighet

• Kontrollutvalget skal påse at:– Regnskap blir revidert på betryggende måte– At det føres kontroll med at den økonomiske forvaltninger foregår i

samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak– At det utføres forvaltningsrevisjon– At det føres kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens

eierinteresser i selskaper– At vedtak som fylkestinget treffer ved behandlingen av

revisjonsrapporter blir fulgt opp

8

Kontrollutvalg – ansvar og myndighet

• Kontrollutvalget kan kreve at fylkeskommunen legger fram enhver opplysning, redegjørelse eller dokument som utvalget finner nødvendig for å utføre sine oppgaver

• Kontrollutvalget kan foreta undersøkelser de mener er nødvendige• Taushetsplikt er ikke til hinder• Utvalget har rett til å være tilstede i lukkete møter, men fylkestinget kan

bestemme at denne retten ikke gjelder i lukkede møte i fylkestinget

9

Innsyn og undersøkelser i selskaper m.v

• Kontrollutvalget/revisjon kan kreve opplysninger som er nødvendige for å gjennomføre sin kontroll fra;– IKS, politiske råd, oppgavefellesskap, og AS – (hvor

kommune/fylkeskommune/IKS eier alle aksjer)

• Kontrollutvalget/revisjon kan foreta nødvendige undersøkelser• Innsynsrett og undersøkelsesrett gjelder også andre

virksomheter som utfører oppgaver for fylkeskommunen (ny);– Det som er nødvendig for å se om kontrakten blir oppfylt

10

Rapportering til fylkestinget

• Kontrollutvalget skal rapportere resultatet av sitt arbeid til fylkestinget

• I saker som oversendes fylkestinget skal fylkesrådmann gis anledning til uttale seg før kontrollutvalget behandler saken.

11

Sekretariat

• Fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget får sekretariatsbistand som tilfredsstiller utvalgets behov

• Sekretariatet skal påse at de sakene som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt.

• Sekretariatet skal være uavhengig av fylkeskommunens administrasjon/revisjon

12

Sekretariatets oppgaver

• Forberede saker for kontrollutvalget• Påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig

utredet• Påse at kontrollutvalgets vedtak blir iverksatt

13

Revisor ansvar og myndighet

• Revisor skal utføre regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, eierskapskontroll og annen kontroll i lov eller medhold av lov

• Revisor skal planlegge, gjennomføre, dokumentere og rapportere sitt arbeid i samsvar med log og forskrift og god kommunal revisjonsskikk

• Revisor rapporterer til kontrollutvalget• Kan kreve fremlagt alle opplysninger, redegjørelser og dokumenter som

revisor finner nødvendige, eller gjøre undersøkelser selv• Taushetsplikt er ikke til hinder for revisors innsynsrett, men revisor har

taushetsplikt

14

Revisors møterett og opplysningsplikt

• Oppdragsansvarlig revisor har møte og talerett i kontrollutvalget• Oppdragsansvarlig revisor har møteplikt i fylkestinget ved saker

som er knyttet til revisors arbeid• Oppdragsansvarlig revisor har møterett i fylkestinget• Oppdragsansvarlig revisor skal gi opplysninger om fylkeskommunen

som man blir kjent med gjennom revisjon hvis et medlem i KU eller fylkestinget ber om det – men revisor kan gi sitt svar i møte

15

Unntak taushetsplikt for revisor

• Unntak for taushetsplikten– Underrette Politiet ved mistanke om straffbare forhold

• Herunder meldinger til Økokrim– Fremlegge dokumentasjon og avgi forklaring til Politiet i

straffesak– Gi opplysninger til Skatteetaten

16

Regnskapsrevisjon

RegnskapsrevisjonKL §§ 24-5 til 24-8

Årsregnskapet Årsberetningen Registrering og dokumentasjon

Budsjettavvik

Forenklet etterlevelseskontroll av økonomiforvaltningenKL § 24-9

17

Revisjon av årsregnskapet

• Revisor skal– Vurdere om årsregnskapet er avlagt i samsvar med lov og forskrift– Vurdere om registreringen og dokumentasjonen av

regnskapsopplysninger er i samsvar med lov og forskrift– Årsberetningen

• Vurdere om beretningen inneholde de opplysninger som er påkrevd• Se etter at den gir dekkende opplysninger om budsjettavvik og avvik fra

fylkestingets premisser for bruken av bevilgningen.

18

Forenklet etterlevelseskontroll - NYTT

• Se etter at den økonomiske om fylkeskommunen økonomiforvaltning i hovedsak foregår i samsvar med bestemmelser og vedtak

• Skal baseres på en risiko - og vesentlighetsvurdering som legges frem for KU

• Avgi en skriftlig uttalelse innen 30. juni• Formål: Forebygge / avdekke alvorlige feil og mangler i sentrale

deler av økonomiforvaltningen som blir kontrollert for å avgi revisjonsberetning

19

Forvaltningsrevisjon

• Intensjon: Mer målrettede forvaltningsrevisjoner (ny kommunelov)

1. Styrke forvaltningsrevisjon som redskap for egenkontrollen2. Mer målrettet forvaltningsrevisjon3. Sikre at det gjennomføres regelmessig

• Basert på risiko og vesentlighetsvurdering (også for selskaper)• Plan for forvaltningsrevisjon – vedtas av fylkestinget innen

31.12.2020• Få fylkesmannen inn i arbeidet med risikovurdering

20

Eierskapskontroll

• Eierskapskontroll defineres som revisjon (nytt)• Utarbeide en plan for eierskapskontroll• Basert på risiko og vesentlighet

– Hvor er behovet størst• Planen skal vedtas av fylkestinget innen 31.12.2020. KU kan delegeres

myndighet til å gjøre endringer• Altså – 2 planer for kontroll med selskap (nytt)

– Plan for eierskapskontroll– Plan for forvaltningsrevisjon i selskaper

21

Revisor er opptatt av

• Etikk og moral• Etiske retningslinjer - viktig• Mottak av gaver, rabatter, påskjønnelser, middag, turer osv;• Svikt eller manglede internkontroll

– Manglende dokumentasjon– Manglende utlysninger, anbud, kontrakter osv– Uklare fullmaktsstrukturer– Manglende vilje til å endre svake rutiner

22

Misligheter

• Revisor skal gi skriftlig melding til kontrollutvalget om;– «hvis revisor avdekker eller på annen måte blir kjent med

misligheter»

• Hva er mislighet?– En bevisst handling, begått av en eller flere personer, som innebærer

en uredelig fordel, for å oppnå en urettmessig eller ulovlig fordel.– For eksempel; Eiendeler forsvinner, misbruk av kontante midler,

personlig utlegg i regnskapet, fiktive føringer/faktura osv,

23

Varslingssaker

• Nye regler for varsling pr 01.01.2020– Endringene tydeliggjør beskrivelser av «kritikkverdige forhold»,

«forsvarlig fremgangsmåte» og «gjengjeldelse»– Utvider krets for hvem som kan varsle, for eksempel elever– Arbeidsgivers aktivitetsplikt ved mottak av varsel lovfestes

• Kontrollutvalg og revisjon skal påse at lov og retningslinjer følges og at det praktiseres likhet for samme forhold

24

Bedre samordning av statlig tilsyn og (fylkes)kommunal EK

• Fylkesmannens samordningsoppgave videreføres og styrkes i ny kommunelov

• Mål;– Minske belastning kommuner/fylkeskommuner med tilsyn/kontroll i

samme tidsrom– Mer effektiv utnyttelse av offentlige ressurser– Og god (fylkes)kommunal egenkontroll kan gi mindre grunn for statlig

tilsyn

25

Takk for oppmerksomheten!

26