Dobre praktyki obsługi klienta i informatyzacji

Kujawsko – Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy

Naszym ideałem jest zmniejszenie obowiązkowych kontaktów obywateli

z administracją do niezbędnego minimum.

Nasze działania zmierzają do dostarczenia obywatelom wysokiej jakości usług publicznych

- usług świadczonych w sposób efektywny, przyjazny dla użytkownika i angażujący go w jak

najmniejszym stopniu.

e-ADMINISTRACJA„Budowa narzędzi e-Administracji w oparciu o zintegrowany

system zarządzania sprawami dla rządowej administracji zespolonej województwa kujawsko-pomorskiego”

Zakres projektu obejmował:

1. pozyskanie i wdrożenie systemu obiegu dokumentów,

2. zmodernizowanie i dostosowanie do potrzeb systemu obiegu dokumentów infrastruktury teleinformatycznej 14 jednostek administracji zespolonej ,

e-ADMINISTRACJA3. zbudowanie portalu tematycznego 14 jednostek administracji

zespolonej działających na terenie województwa kujawsko-pomorskiego wraz z systemem zarządzania treścią. W ramach portalu udostępniona została usługa on-line pozwalająca na śledzenie w Internecie statusu spraw załatwianych w jednostkach administracji zespolonej,

4. zintegrowanie systemu zarządzania sprawami z platformą usług publicznych e-PUAP.

W RAMACH PROJEKTU DOKONANO:

• zakupu licencji programu na ponad 2 tysiące stanowisk

• zakupu ponad 500 zestawów komputerowych, 100 sztuk urządzeń peryferyjnych

e-ADMINISTRACJA• zużyto ok. 450 kilometrów okablowania

• przeprowadzono ok. 1500 godzin szkoleń

Wartość całkowita projektu to 10.985.913,07 zł, z czego 75%zostało dofinansowane z Europejskiego Funduszu RozwojuRegionalnego (kwota 8.239.434,80 zł), zaś pozostałe2.746.478,27 zł zostało współfinansowane z budżetu państwa.

System elektronicznego obiegu dokumentów e-Dok

• Od 19 października 2009 roku system e-Dok był sukcesywniewdrażany w komórkach organizacyjnych Urzędu, a do 31 maja 2010roku proces całkowitego wdrożenia został zakończony

• W momencie zakupu i wdrożenia K-PUW był jednym z pierwszychurzędów w Polsce posiadających system tego rodzaju

• System zarządzania dokumentami i zadaniami pracownikówe-Dok spełnia obecnie wszystkie wymagania i funkcjonalnoścido obsługi czynności kancelaryjnych w systemie EZD, które wynikająw nowej instrukcji kancelaryjnej - zakres funkcji wykorzystywanychprzez nasz Urząd został zmodyfikowany i dostosowany do bieżącychpotrzeb

• Łączny koszt realizacji tego przedsięwzięcia wyniósł 157.340 zł

System elektronicznego obiegu dokumentów e-Dok

• Od listopada 2013 r. prowadzony jest pilotażowo obiegdokumentów wyłącznie w sposób elektroniczny w formieElektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)

• W wybranych rodzajach teczek wyeliminowano wewnętrznąkorespondencję prowadzoną dotychczas w formie papierowej;dzięki wykorzystaniu systemu elektronicznej akceptacjizwiększono przejrzystość i efektywność w procesiepodpisywania i wysyłki korespondencji oraz zracjonalizowanokoszty

Uporządkowana praca

• Proste dodawanie pism i obiektów.

• Przejrzysty układ teczek.

• Szybkie wyszukiwanie potrzebnych informacji.

• Wizualna kontrola załatwianych spraw.

• Sprawny system powiadomień.

Sprawna komunikacja

• Proste udostępnianie spraw.

• Szybka akceptacja pisma na różnych poziomach.

• Przejrzysta struktura jednostki.

• Baza wszystkich użytkowników systemu.

• Możliwość wyznaczenia zastępstw.

Kontrola załatwianych spraw

• Prosta dekretacja na pracowników.

• Możliwość wyznaczenia koordynatora każdego zadania.

• Tożsamości w różnych komórkach organizacyjnych.

• Wyznaczanie zadań i poleceń.

• Statystyki.

Ułatwienia na każdym kroku

• Możliwość tworzenia dowolnych rejestrów.

• Automatycznie tworzone metryki dla spraw.

• Szybka wysyłka korespondencji wychodzącej.

• Integracja z ePUAP.

• Zgodność z wymogami instrukcji kancelaryjnej.

Wyróżnienie w konkursie pn. "Profesjonaliści w służbieobywatelom".

W dniu 14 lutego 2014 r. decyzją Komisji Konkursowej K-PUWw Bydgoszczy otrzymał wyróżnienie w Konkursie Szefa Służby Cywilnejna najbardziej przyjazny, efektywny oraz innowacyjny urządadministracji rządowej za wprowadzenie rozwiązań przyjaznychw obsłudze dla osób kompletujących dokumentację do celówemerytalno-rentowych. Naszą dobrą praktykę stanowiło następującedziałanie: Poprawa standardów obsługi klienta w zakresieudostępniania dokumentów, zaświadczeń i informacji na podstawiewewnętrznej bazy danych przechowawców dokumentacji osobowo-płacowej utworzonej w Kujawsko-Pomorskim Urzędzie Wojewódzkimw Bydgoszczy.

Oprócz wyróżnienia nasza dobra praktyka została opublikowanaw Przeglądzie Służby Cywilnej w formie artykułu.

PRZEDSIĘWZIĘCIA DOFINANSOWANE ZE ŚRODKÓW WOJEWÓDZKIEGO FUNDUSZU OCHRONY ŚRODOWISKA I GOSPODARKI WODNEJ W TORUNIU

Inicjatywy skierowane do mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiegomające na celu popularyzację idei ochrony przyrody i środowiska orazaktywizowanie dzieci, młodzieży i dorosłych do poznania problematykiz zakresu ekologii i działań proekologicznych:

KONKURS PLASTYCZNY WOJEWODY KUJAWSKO-POMORSKIEGO PN. „PRZYRODAWOJEWÓDZTWA KUJAWSKO-POMORSKIEGO JAKIEJ NIE ZNACIE”

• organizowany od roku 2011

• skierowany do uczniów szkół podstawowych i gimnazjów

• z roku na rok ilość nadsyłanych prac plastycznych wzrosła z około 100 do ponad 1200 prac

• rokrocznie wyłaniano 13 zwycięskich prac, które służyły jako tło okładki i poszczególnych miesięcy kalendarza Wojewody Kujawsko-Pomorskiego wydawanego dla celów reprezentacyjnych

ALBUM FOTOGRAFICZNY WOJEWODY KUJAWSKO-POMORSKIEGO

ALBUM FOTOGRAFICZNY WOJEWODY KUJAWSKO-POMORSKIEGO

• wydawany nieprzerwanie od 2009 roku

• corocznie wydanie albumu poprzedzone jest organizacją konkursu fotograficznego

• konkurs skierowany jest do mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego zarówno tych młodszych jak i starszych

• co roku spośród ok. 1900 – 2200 zgłoszonych w konkursie fotografii do publikacji w albumie wybieranych jest 300 zdjęć, które w najciekawszy sposób przedstawiają walory województwa kujawsko-pomorskiego

• powstały 2 serie kolekcjonerskie albumu:

2009 r. - 2013 r. „Przyroda województwa kujawsko-pomorskiego”

od 2014 r. „Przyroda i architektura województwa kujawsko-pomorskiego”

• album wydawany jest w nakładzie 2500 egzemplarzy

• album stanowi jedyną w swoim rodzaju i niepowtarzalną wizytówkę województwa kujawsko-pomorskiego - współtworzą go mieszkańcy naszego regionu i służy do celów reprezentacyjnych

KONKURS WIEDZY PN. „W ZGODZIE Z PRZYRODĄ”

• nowa inicjatywa proekologiczna, której rozpoczęcie będzie miało miejsce w 2015 r.

• tematyka konkursu obejmuje zagadnienia takie jak: odnawialne źródła energii, rozwój zrównoważony, obszary chronione, gospodarka wodna, bioróżnorodność

• konkurs skierowany jest do dwóch grup wiekowych uczniów:

klasy IV - VI szkoły podstawowej

szkoła ponadgimnazjalna

• formuła konkursu ma za zadanie pogłębianie wiedzy i świadomości ekologicznej wśród dzieci i młodzieży, a także ma inspirować i rozwijać zainteresowania powyższą tematyką

EDUKACJA DLA OCHRONY PRZED POWODZIĄ W REGIONIE WODNYM ŚRODKOWEJ WISŁY

EDUKACJA DLA OCHRONY PRZED POWODZIĄ W REGIONIE WODNYM ŚRODKOWEJ WISŁY

Program ma na celu zapoznanie z rodzajami zagrożeń mogących wystąpić podczaspowodzi, właściwym zabezpieczeniem domu i rodziny przed ewentualną powodzią,zasadami reagowania i postępowania podczas wystąpienia powodzi, zadaniami służbratowniczych biorących udział w akcji ratunkowej oraz metodami i sposobamiograniczenia skutków powodzi.

W ramach projektu zorganizowano spotkania z uczniami klas podstawowychi gimnazjalnych w 28 szkołach położonych na obszarze regionu wodnego środkowejWisły zagrożonego powodzią – w sumie na terenie 15 miast i gmin

Spotkania podzielono wg 3 kategorii

- uczniowie klas 1-3 szkoły podstawowej

- uczniowie klas 4-6 szkoły podstawowej

- uczniowie gimnazjum,

a przedstawiane prezentacje zostały dostosowane do każdej z grup wiekowych

Podczas spotkań organizowano konkursy wiedzy z nagrodami, które dodatkowozachęcały dzieci do aktywnego uczestnictwa oraz przyswajania wiadomościprzekazywanych podczas prezentacji.

EDUKACJA DLA OCHRONY PRZED POWODZIĄ W REGIONIE WODNYM ŚRODKOWEJ WISŁY

Projekt podsumowało spotkanie z przedstawicielami starostw oraz komendpowiatowych Państwowej Straży Pożarnej z regionu wodnego środkowejWisły, podczas którego omówiono efekty przedsięwzięcia oraz dyskutowanona temat założeń poszczególnych jednostek w zakresie bezpieczeństwapowodziowego.

W roku 2015 program realizowany będzie w regionach wodnych środkoweji dolnej Wisły.

TŁUMACZ JĘZYKA MIGOWEGO ON-LINE

Kujawsko-Pomorski Urząd Wojewódzki przygotował wdrożenie usługitłumacza języka migowego on-line.

W ramach tej usługi osoba uprawniona może „zadzwonić” do Urzęduza pośrednictwem tłumacza języka migowego dostępnego przez stronę

http://www.bydgoszcz.uw.gov.pl/Połączenie następuje po wywołaniu rozmowy z tłumaczem - naciśnięciuczerwonego piktogramu z dłońmi. Osoba uprawniona nawiązuje połączeniez tłumaczem, tłumacz zaś dzwoni do Urzędu. Obsługa odbywa się w czasierzeczywistym. Podobnie działa usługa, gdy klient przychodzi do PunktuObsługi Klienta.

Dzięki takiej usłudze osoba uprawniona może skontaktować się z tłumaczemi załatwić sprawę z domu, ulicy, urzędu, bez potrzeby wcześniejszegoumawiania w Urzędzie wizyty tłumacza języka migowego. Tłumacz działana smartfonie, tablecie i komputerze za pośrednictwem przeglądarki.

Unowocześnienie infrastruktury ICT

• Projekt pn. „Unowocześnienie infrastruktury ICT K-PUWw Bydgoszczy poprzez budowę i rozbudowę siecigwarantującej bezpieczeństwo połączeń oraz wdrożenieinnowacji w zakresie systemów teleinformatycznych”

• Przedmiotem projektu jest budowa i rozbudowa siecistrukturalnej oraz infrastruktury towarzyszącej na potrzebywdrożenia nowoczesnych technologii informacyjnychi telekomunikacyjnych (ICT) w K-P UW w Bydgoszczy

• Powstająca sieć obejmie infrastrukturę pasywną i aktywną(elementy logiczne sieci), dedykowaną sieć elektryczną, siećmonitoringu IP oraz sieć telekomunikacyjną.

• W nowy sprzęt komputerowy zostanie wyposażonych ok. 25 %pracowników.

Unowocześnienie infrastruktury ICT

Celem ogólnym projektu jest zwiększeniesprawności i efektywności funkcjonowaniaadministracji publicznej dzięki zastosowaniunowoczesnych narzędzi teleinformatyki,zwiększenie bezpieczeństwa sieci, zapewnieniejej integralności oraz skuteczne zarządzanieoprogramowaniem w Urzędzie.

Dziękuję za uwagę