Kundenreferenz:

Case StudyMicrosoft IT Business Network

Cloud Services

Studenten auf das moderneArbeitsleben vorbereiten

Andreas Josko, IT-Leitung Europäische Fachhochschule

«Für Office 365 spricht die sichere Erreichbarkeit. Unsere Studenten könnenvon überall aus auf ihre E-Mails und Dokumente zugreifen.»

Branche:Bildung

Mitarbeiter:1100 Studenten und 100Dozenten undMitarbeiter

Arbeitsplätze:26-499 PCs

Projektdauer:4 Monate

KundenprofilDie Europäische Fachhochschule ist eine staatlich anerkannte privateHochschule mit Studienorten in Brühl, Neuss, Rostock und Köln. Siebietet betriebswirtschaftliche Studiengänge, die mit Bachelor- oderMaster-Prüfungen abschließen.

AusgangslageDie Studenten der Europäischen Fachhochschule verbringen die Hälfteihres Studiums bei Unternehmen und sind auf leistungsfähigenAustausch angewiesen. Daher suchte das IT-Team nach einer Lösung,die Mail und Zusammenarbeit verbindet.

Eingesetzte Software und ServicesMicrosoft Office 365•

LösungMit Office 365 für Bildungseinrichtungen erhält die Fachhochschule eineleistungsstarke Mail-Lösung, die darüber hinaus mit SharePoint Onlineund Lync Online moderne Tools für die Zusammenarbeit bietet.

VerbesserungenOffice 365 ist hoch verfügbar und bietet viele Funktionen. Es entstehenkeine Kosten und die Wartung einer eigenen Infrastruktur entfällt. DieStudenten arbeiten mit einer Lösung, die sie später in Unternehmennutzen werden.

Die Europäische Fachhochschule (EUFH) bietet seit2001 ein duales Studium, das Theorie und Praxisverbindet. Die Studenten verbringen die Hälfte ihresStudiums mit Vorlesungen, die andere Hälfteabsolvieren sie eine Berufsausbildung oder leistenPraktika in Unternehmen der Region. Während derPraxisphasen folgen sie aber weiterhin ihremStudium. Daher nutzen die Studenten intensiv ihrenLaptop, er ist ihr verlängertes Sprachrohr auf denCampus.„Wir sind eine Notebook-Uni“, bestätigt AndreasJosko, Leiter der IT-Abteilung der EUFH. „Jedersollte ein Notebook besitzen. Wir von der IT sehendie Studenten daher wie Außendienstmitarbeiterund unser Ziel ist es, den Austausch derStudierenden mit der Hochschule bestmöglich zuunterstützen.“ Eine wichtige Rolle spielt dabei die E-Mail-Lösung, darüber kommunizieren die

Studenten während ihrer Abwesenheit mit denDozenten der Hochschule und erhalten ihrUnterrichtsmaterial. Gefragt waren auch einegemeinsame Dateiablage und Teamräume, etwa fürStudienarbeiten. Der Austausch sollte idealerweise aufeiner Plattform stattfinden, die von überall ausabrufbar ist.

Der ganze Campus in einer Lösung„Als Microsoft dann Office 365 vorgestellt hat, wusstenwir: Das ist die Lösung für uns“, berichtet Josko. „Wirhaben schnell das Potential erkannt.“ Office 365 bietetE-Mail, Teamräume sowie Werkzeuge für Datentausch,Video-Konferenzen und Instant Messaging – alles aufeiner Plattform. Und als Cloud-Lösung ist es vonüberall aus abrufbar. „Die Ausfallsicherheit, dieMicrosoft für Office 365 bietet, könnten wir niemalsleisten. Dafür sind wir nicht groß genug”, erzählt Josko.„Allein wenn wir in Brühl einen Stromausfall hätten,können mit der Cloud-Lösung wenigstens dieStandorte in Köln oder Rostock darauf zugreifen.“

So nutzt die Europäische Fachhochschule als eine derersten Hochschulen weltweit seit April 2012 Office 365für Bildungseinrichtungen. Rund 1100 Studenten und70 Dozenten besitzen mittlerweile eine standardisierteMail-Adresse und wickeln per Exchange Online diegesamte Kommunikation ab. Dabei entlastet dieCloud-Lösung deutlich den Exchange Server, den dieHochschule für die Mitarbeiter betreibt. Auch dieeinfache Administration über ein Webportal hat Joskoüberzeugt. Nutzer lassen sich rasch anlegen und perCSV-Datei auch größere Gruppen auf einmal.„Für Office 365 spricht auch die Erreichbarkeit“, sagtJosko. „Wenn unsere Studenten ihre Praktika beiUnternehmen leisten, sind sie nur selten auf demCampus. Daher ist es wichtig, dass sie von überall aufihre E-Mails und Dokumente zugreifen zu können. MitOffice 365 geht das spielend.“

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Josko und sein IT-Team haben mittlerweile eineTestumgebung gebaut, um zu sehen, wieSharePoint Online das derzeitige EUFH-Studienportal ablösen kann – eine selbstentwickelte Lösung mit beschränktem Umfang, diedie Fachhochschule selbst betreibt. Geplant sindTeamräume für die Fachbereiche, in denen alleStudienunterlagen liegen, die die Dozenten bislangper Mail verschicken: Skripten, Videos, Links zuanderen Ressourcen, sogar Programme und Tools,die Studenten für den Kurs brauchen. Mit Office365 entfällt dann der Aufwand, einen Server dafürbereit zu halten. Zudem können die Studenten dasLogin für Exchange Online verwenden, um dieTeamräume aufzurufen. „Allein das erspart unsrund 10 bis 15 Prozent an Arbeit“, schätzt Josko.„Denn man glaubt gar nicht, wie oft es Problememit vergessenen Passwörtern gibt. Und unser IT-Team muss nur noch ein Zugangsverzeichnispflegen.“

Rund 20 Prozent seiner Arbeitszeit investiert das IT-Team in die Einführung von Office 365. „Wir prüfendas so intensiv, weil sonst das Risiko für unliebsameÜberraschungen steigt und man am Ende mehrArbeit hat“, erklärt Josko. „Zudem lässt sich so dasPotential besser ausreizen.“ Getestet wirdbeispielsweise, wie sich ein Genehmigungs-Workflow für die Anmeldung zur Bachelor-Arbeit inSharePoint Online hinterlegen lässt. Bislang habendie Studenten ein Webformular per Mail an dasPrüfungsamt geschickt, das den Vorgang per Handin Excel-Tabellen weiterverfolgt hat. In SharePointOnline liegt der Prüfungsantrag für alle griffbereit,er lässt sich bearbeiten und der E-Mail-Verkehrentfällt.

Office 365 soll auch den Lehrbetrieb unterstützen.„Bis Mitte 2013 wollen wir mit Lync OnlineVorlesungen per Stream anbieten. Wir überlegenbeispielsweise, eine Vorlesung zentral in Brühl an

Ein Angebot der Hochschule: Die Studenten können ihre E-Mail-Adressenach dem Studium weiternutzen, um Kontakt zu halten.

die anderen vier Standorte streamen“, erzählt Josko.Die Vorlesungen können auch aufgezeichnet undspäter für die Studenten bereitgestellt werden.

Wie weit Josko und sein IT-Team Office 365 ausreizenwerden, wird sich zeigen. Aber schon jetzt profitierendie Studenten vom Einsatz der Microsoft-Tools: „Wirpflegen eine enge Beziehung zur Wirtschaft“, sagtJosko. „Daher sollen unsere Studenten die Werkzeugebeherrschen, die sie später in den Unternehmennutzen werden. Mit Office 365 sind sie von Anfang angut vorbereitet.“

Office 365 für BildungseinrichtungenMicrosoft bietet für Bildungseinrichtungen kostenloseAngebote für Schüler, Studenten, Lehrkräfte undMitarbeiter. Office 365 umfasst Exchange Online,SharePoint Online und Lync Online. Hinzu kommendie Office Web Apps als Office im Browser.

Weitere Informationen zu Office 365 finden Sie unter:www.edu365.de

Weitere Referenzen finden Sie unter:www.microsoft.de/kundenreferenzen

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