KŪRYBINIŲ PROCESŲ VADYBA IR KOMUNIKACIJA

Kovo 30 d.Klaipėda

1. Vidinės Komunikacijos reikšmė2. Kaip veikia Vidinė Komunikacija

Kas yra Vidinė Komunikacija?

Vidinė Komunikacija yra organizacijos viduje vykstantis pasikeitimas informacija, bendradarbių savitarpio supratimo ugdymas ir darbuotojų elgesio įtakojimas.

The Institute of Public Relations

Vidinės Komunikacijos tikslai

Vidinės Komunikacijos tikslas – informuoti darbuotojus apie Organizacijos naujienas ir veiklos tikslus, motyvuoti juos dirbti tiems Organizacijos tikslams:

Darbuotojai yra geriausi Organizacijos “ambasadoriai”;Organizacija privalo savo darbuotojams pasakyti naujienas

prieš tai, kai jie jas išgirs iš kitų šaltinių;Darbuotojų nuopelnų pripažininmas gali sukurti jų lojalumą

Organizacijos tikslams.

Kas sudaro Vidinę Komunikaciją?

Ryšiai su žiniasklaidaRyšiai su investuotojais/VyriausybeMetinių ir ketvirtinių rezultatų pranešimaiProfesiniai ryšiaiRyšiai su darbuotojaisVadovų prieinamumas

Vidinės Komunikacijos priemonės

Žurnalai ir biuleteniai

Reklama

Internetas irIntranetas

Pasiekimų komunikacija

Skelbimų lentos ir memorandumai

Pop-up

Apdovanojimaiir pagyrimai

Finansinių duomenų

skelbimas

Darbuotojų vakarėliai

Sponsorystė

Labdara

Varžybos

Darbuotojų nuomonės tyrimai

Parodos ir displėjai, Atvirų durų dienos

Vadovų pasirodymai

Video ir telekonferencijos

Iš kur Jūsų darbuotojai gauna informaciją apie

Organizacijos veiklą?

Informacijos kanalai

Informacijos kanalo įvertinimas

2

2,5

3

3,5

4

4,5

5

Skyria

us vi

rš.

Intra

netas

Koleg

os

Naujie

nlaiš

kis

TV/Rad

ijas

Kiek svarbus Kiek tikite

Kaip efektyviai yra keičiamasi informacija

darbovietėje?

Kiek prielaidų yra sukuriama dėl informacijos

trūkumo?

Prielaidos, prielaidos...

Vidutiniškai bendradarbiai praleidžia per savaitę 29 minutes kurdami prielaidas.

Daugiausiai – transporto sektoriaus įmonėse (36 minutės), mažiausiai – bankų/finansų sektoriuje/draudime (18 minučių).

20% daugiau laiko praleidžiama kuriant prielaidas valstybinėse įmonėse, nei privačiose kompanijose.

Nuostoliai, kuriuos Švedijos darbdaviai kasmet patiria dėl

darbuotojų laiko sąnaudų, sąlygotų kuriant prielaidas:

2,000,000,000 JAV dolerių

Kaip sumažinti laiko sąnaudas prielaidoms?

Aiškesnė informacija (33%)Dažniau teikiama informacija (24%)Atviresnė informacija (11%)Prieinamesnė informacija (10%)

Ar Jūsų vadovas MELUOJA?

Ar Jūsų vadovas MELUOJA?

Ne, niekada74%

Taip, bet retai15%

Taip, kartais8%

Taip, dažnai3%

1. Vidinės Komunikacijos reikšmė2. Kaip veikia Vidinė Komunikacija?

Komunikacijos tikslų nustatymas (Pavyzdys)

Tikslinė grupė Turėtų galvoti Veiklos Veiklų

trukmėGalvoja dabar

Klientai

Politikai

Darbuotojai

Teikia geras paslaugas ir produktus

Teikia ypač geras paslaugas ir produktus

Nežinau jų Nauda valstybei

Tiesiog dirbu Aš esu vienas svarbiausių

šioje organizacijoje

- Tiesioginiai kontaktai- Straipsniai spaudoje- Apdovanojimai

- Apsilankymas gamykloje- Forumai- Tyrimai

- Brifingai- Biuleteniai- Bendri pietūs- Apdovanojimai

6 mėn12 mėn24 mėn

6 mėn6 mėn12 mėn12 mėn

6 mėn6 mėn6 mėn6 mėn

Motyvacinis modelis

IšklausykIšklausyk

StebėkStebėk VystykVystyk

PasirūpinkPasirūpink

Pasie

kia

mu

mas

Svarba ir patikimumas

Motyvacinis modelisP

asie

kia

mu

mas

Svarba ir patikimumas

•Žiniasklaida

•Profsąjunga

•Vidiniai naujienlaiškiai ir skelbimų lenta

•Kolegos

•Intranetas •Vadovybė

•Skyriaus vadovas

Pavyzdys

Pasie

kia

mu

mas

Svarba ir patikimumas

•Žiniasklaida •Profsąjunga

•Vidinis naujienlaiškis •Kolegos

•Intranetas

•Vadovybė

•Skyriaus vadovas

Kokia turi būti Vidinė Komunikacija?

Savalaikė – verčiau PRIEŠ, nei PO Aiški – lengvai suprantama visiemsGlausta – ar Jūsų darbuotojai turi daug laiko skaityti? Informatyvi – tikti skaitytojui, paaiškinti Įdomi – dar legviau suvokiama

Vidinė Komunikacija yra DIALOGAS, o ne MONOLOGAS!

Vidinės Komunikacijos vertybės

AtvirumasNuoširdumas

TeisybėGrįžtamasis ryšys

Klausimai?

KKrizrizės ir kaip su jomis kovoti?ės ir kaip su jomis kovoti?

1. Komunikacijos krizės vadyba2. Komunikacijos krizės prevencija

Krizių komunikacija

Michael BlandCommunicating out of a Crisis

“Visos kompanijos turi problemų. Kai jos tampa žinomos už kompanijos ribų, tada Jūs turite krizę.”

Kas yra Korporacinė Krizė?

Michael BlandCommunicating out of a Crisis

“Nepageidautinas įvykis, gadinantis įstaigos reputaciją ir trukdantis vykdyti įprastą veiklą”.

Kaip atrodo Krizė?

Nuostaba, vedanti į paniką

Neišsami informacija, dalyvauja daug žmonių

Įvykiai vystosi greitai, nėra jų kontrolės

Nuolatinis spaudimas iš išorės

Apsupties būsena, trumpalaikis fokusas

Įprastinė veikla užmiršta

Chaosas: Kompanija jaučiasi ir atrodo blogai

Krizės pavojai:

Kuo ILGIAU krizė trunka, tuo ilgiau ji bus atsimenama

Sugadinta reputacija lems pirkėjų sprendimą PIRKTI

Visuomenės reakciją įtakoja Organizacijos elgesys: atsakomybės vengimas, neišsami informacija ir pelno iškėlimas virš visuomeninių interesų ERZINA tikslines grupes

Tikima liudininkais ir “trečių šalių” vertintojais: Organizacijos atstovai atrodo NEPATIKIMI

Kam reikalinga Krizės vadyba?

•Yra pagunda pasislėpti ir nieko nekalbėti...•Žurnalistai puola kaip “pasiutę šunys”...

BET...

Jūsų tikslinės grupės NUSIPELNO teisės išgirsti teisybęJūs GALITE kontroliuoti situacijąJūs GALITE užkirsti kelią rimtai žalai, kuri gali būti padaryta Jūsų Organizacijai

Kas yra Krizės vadyba?

Michael BlandCommunicating out of a Crisis

“Strateginių ir taktinių veiksmų, galinčių sustabdyti ar pataisyti nepageidaujamų įvykių poveikį įstaigai, paruošimas ir pritaikymas”.

Pagrindiniai Krizės vadybos principai:

Pasiruoškite visiems įmanomiems atvejams

Turėkite veiksmų planą ir juo naudokitės

Organizacijos vadovas turi būti matomas

Komunikuokite nuolat ir ramiai

Informaciją teikite greitai

Naudokite krizę kaip pozityvią galimybę

Išlikite ramūs

Krizės vadybos tikslai:

Būti pajėgiais valdyti neigiamas emocijas ir atsakyti į iškilusius klausimus užtikrintai bei profesionaliai

Kontroliuoti informaciją, užtikrinant jos tikslumą

Palaikyti teigiamą žiniasklaidos požiūrį

Palaikyti korporacinę reputaciją, atrodyti kaip akivaizdžiai ginantys “teisingą reikalą”

Pgrindinės Krizės auditorijos:

Darbuotojai ir jų šeimos

Pirkėjai

Žiniasklaida

Valdžios institucijos

Vietiniai bendruomenės gyventojai

Verslo partneriai

Visuomeninės grupės

Verslo asociacijos

Vyriausybė

Po Krizės - 4R taisyklė:

Apgailestaukite (Regret): Žmonės nori žinoti, kad Jūs APGAILESTAUJATE dėl to, kas įvyko. Jokiu būdu ne KALTI ar ATSAKINGI už tai, kas atsitiko!

Rezoliucija: Pareikškite, jei įmanoma, ką Jūs darysite situacijai pagerinti

Reforma: Užtikrinkite, jei galite, kad tai nepasikartos

Atlyginkite (Restitution): Visi nori kažko: nemokamų produktų mainais už patirtus nemalonumus

Auksinės Krizės vadybos taisyklės:

Pasiruošimas yra 90% sėkmingo Krizės sprendimo

Vidinė komunikacija yra tiek pat svarbi, kaip ir išorinė

Imkitės iniciatyvos: nuolankumas reiškia kaltumą

Krize turi užsiimti vadovai

Būkite paprasti: veikite pagal aplinkybes

Padėkite žurnalistams: sakykite jiems teisybę, padėkokite jiems už dėmesį

Krizė yra galimybė išmokti ir pagerinti padėtį

Klausimai?

1. Komunikacijos krizės vadyba Komunikacijos krizės prevencija

Komunikacijos Krizės prevencija

Michael BlandCommunicating out of a Crisis

“Krizės prevencija yra nenutrūkstantis procesas siekiant identifikuoti potencialias rizikas, galinčias paveikti įstaigos reputaciją ir veiklą.”

Nustatyti ir įvertinti silpnąsias vietas

Krizės prevencija prasideda nuo organizacinių silpnųjų vietų identifikacijos, nustatant potencialią žalą.

Tam tikslui pasiekti, kuriama: Vadybininkų grupė kiekviename padalinyje; Koordinacinis organas, vienijantis Vadybininkų grupes.

Vadybininkų grupės: Išnagrinėja savo padalinio silpnas vietas, galinčias sukelti Krizę; Įvertina potencialą žalą įstaigos reputacijai; Teikia pasiūlymus kaip šias problemas išspręsti.

Koordinacinis organas įvertina Vadybininkų grupių pasiūlymus, teikia juos įstaigos vadovybei.

Užkirsti kelią Krizei kilti

Koordinacinis organas siūlo priemones apriboti silpnąsias vietas, minimalizuojant Krizės pavojų.

Šias priemones Vadybininkų grupės įdiegia savo padaliniuose.

Apie įdiegimą pranešama Koordinaciniam organui.

Planuoti Krizę

Į problemas turi būti reaguojama nedelsiant.Kiekvienai situacijai nustatoma:

Kas atsakingas už komunikaciją; Problema (detaliai); Krizės potencialas (eskalacijos scenarijus); Kaip įstaiga išspręs šią problemą; Priemonės, kuriš imtąsi lig šiol; Kiekvienas veiksmas, jei problema didėja.

Stebėti-įvertinti-taisyti

Krizės prevencijos priemones stebi Koordinacinis organas.

Kiekviena įstaiga/organizacija/kompanija keičiasi auga, todėl situacijos stebėjimas yra nuolatinis procesas.

Krizės vadovas turi būti papildomas.

Pasimokyti iš Krizės

Krizės pavojus egzistuoja VISADA, nepaisant visų prevencinių priemonių.

Jei vadyba tinkama, Krizė nepažeis įstaigos reputacijos, bet net ir gali ją pagerinti, taip pat sustiprinti kolektyvo moralę.

Ar Krizės rezultatas pozityvus, ar negatyvus, iš visko galima pasimokyti ir patobulinti Krizės vadybos priemones.

Įvertinkite visą Krizės vadybos procesą nuo pradžios iki pabaigos.

Išvados padės patobulinti Krizės vadovą ir apmokymo programą.

Svarbiausia – gera reputacija

Michael BlandCommunicating out of a Crisis

“Gera reputacija yra pigiausia ir efektyviausia priemonė kovoje su Krizės padariniais”.

Klausimai?

Kaip bendrauti su žiniasklaidaKaip bendrauti su žiniasklaida

Kaip bendrauti su žiniasklaida (1/2)?

Niekada nebandykite nuslėpti teisybėsNebegalite redaguoti teksto, kai jis jau

išspausdintas laikraštyjeNiekada nereikalaukite iš žurnalisto rašyti

apie vieną ar kitą dalykąPažinkite žurnalistą ir jo leidinįUžtikrinkite, kad Jūsų vadovybė būtų

prieinamaKas garantuoja gerą straipsnį?

Kaip bendrauti su žiniasklaida (2/2)?

Parenkite žurnalistų sąrašąDauguma leidinių turi savo planuojamus

priedusSukurkite pranešimų spaudai formą“Ekskluzyvai”InterviuSpaudos konferencijosRenginiai žurnalistams

Ko žurnalistai tikisi iš Jūsų?

Profesionalaus problemos/situacijos įvertinimo

Produkto/paslaugų išmanymo

Rinkos išmanymo

Gerų bendravimo įgūdžių

Informacijos apie kompaniją

24x7 pasiekiamumo

Jų reikmių supratimo

Kokiu žurnalistai tikisi Jus matyti:

Prieinamu

Tinkamu cituoti

Padedančiu

Nuoširdžiu

Aktyviu

Patikimu

Gerbiančiu jų laiką

Ko nemėgsta žurnalistai:

Biurokratijos

Dezinformacijos

Ilgų kalbų

Vėlavimo

Nuobodulio ar pompastiškumo

Nepatikimumo

Nepagarbos jiems

Ko vengti bendraujant su žurnalistais:

Melo bei neetiško bendravimo

Frazės “Jokių komentarų” ar slapstymosi

Skleisti tą pačią žinią visiems vienu metu

Siūlyti kyšį

Kelti balsą

Nepagrįstai kritikuoti juos ar savo konkurentus

Aukoti ilgalaikius santykius dėl trumpalaikio rezultato

Klausimai?