LAPORAN P2M

TRANSFER TEKNOLOGI INFORMASI BERBASIS BARCODE PADA FRONT OFFICE DEPARTMENT PERPUSTAKAAN PUSAT UNDIKSHA

Oleh: MADE HERY WIHARDIKA GRIADHI I MADE PUTRA SUBAGIA ANTARA

MADE DARMAWAN NENGAH SUTRISNA JAYA

Dibiayai dari Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Universitas Pendidikan Ganesha

SPK No.231/UN48.15/LPM/2015 Tanggal 5 Maret 2015

UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA

TAHUN 2015

PRAKATA

Puji syukur kami panjatkan kehadapan Ida Sanghyang Widhi karena berkat

rakhmatnya lah laporan ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Disamping itu

terselesaikannya pelaksanaan kegiatan ini tidak terlepas dari dukungan yang diberikan oleh

semua pihak baik materiil maupun spiritual, oleh karena itu melalui kesempatan ini kami

mrngucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada yang terhormat:

1. Bapak  Ketua LPM Undiksha Singaraja 

2. Kepala  Perpustakaan UNDIKSHA 

3. Teman‐teman petugas Perpustakaan  Pusat UNDIKSHA Singaraja  

Selanjutnya melalui kesempatan ini kami mohon maaf yang sebesar-besarnya kepada

semua pihak, andaikata dalam pelaksanaan kegiatan ada berbagai hal yang tidak berkenan

dihati. Dan mengingat laporan ini masih belum sempurna maka kami membuka pintu lebar-

lebar untuk menerima kritik dan saran yang bersifat mebangun. Akhir kata semoga laporan

ini ada manfaatnya bagi kita semua khususnya perkembangan dunia perpustakaan.

Singaraja, 1 oktober 2015 Pelaksana Kegiatan

DAFTAR ISI Halaman Pengesahan………………………………………………………………………… i Ringkasan dan Summary .…………………………………………………………………. ii Prakata………………………………………………………………………………………iii Daftar Isi………………………………………………………………………………………… iv Daftara Lampiran…..……………………………………………………………………… v BAB.I Pendahuluan….………………………………………………………………………… 1 BAB II Tinjauan Pustaka..………………………………………………………………… 4 2.1 Perpustakaan Sebagai Sumber Belajar…………………………………… 4 2.2 Layanan Perpustakaan ……………………………………..…………………… 7 2.5 Teknologi Informasi Perpustakaan………………..………………… 8 BAB III Tujuan dan Manfaat Kegiatan……………………………………..…………… 13 3.1.Tujuan Kegiatan………………………………………………………………… 13 3.1 Manfaat Kegiatan……………………………………………………………… 13 3.2 Khalayak Sasaran …………….………………………………………… …….. 14 BAB IV Metode Penerapan Iptek…………….………………………………….……… 16 4.1 Metode Penerapan Iptek………………………………………………………… 16 4.2 Keterkaitan……………….……………………………………………………..…16 BAB V Hasil dan Pembahasan…….…………….…………………………………….… 17 BAB VI. Penutup…………………………………………………………………………..19

ABSTRAK Judul Kegiatan : Transfer Teknologi Informasi Berbasis Barcode Pada Front Office Department Perpustakaan Pusat Undiksha

Keberadaan perangkat teknologi informasi berupa barcode yang mampu

mengantisipasi jumlah pengunjung ke Perpustakaan sangat dibutuhkan terutama dalam

mencatat jumlah pengunjung berdasarkan jurusan yang ada di undiksha ini, disamping juga

untuk mengadakan control terhadap setiap pengunjung yang akan mencari informasi di

Perpustakaan demi keamanan dan kenyamanan pengguna perpustakaan, . Dengan

teknologi informasi berbasis barcode ini pengunjung yang datang ke Perpustakaan akan

diwajibkan menunjukkan kartu mahasiswa atau kartu anggota perpustakaan dan kemudian

langsung dibaca oleh barcode tentang asal usul pengunjung tanpa memerlukan waktu yang

lama.

Adapun permasalah yang dijadikan alasan untuk menyelenggarakan kegiatan P2M ini

adalah “ belum optimalnya layanan kantor depan perpustakaan undiksha dalam

mengantisipasi kunjungan pengguna ” yang sudah tentu mempengaruhi tingkat efesiensi

dan efektifitas layanan perpustakaan, disamping itu juga “ Belum terotomasinya

penyelenggaraan layanan kantor depan perpustakaan Undiksha ” terutama dalam

mencatat jumlah pengunjung, asal jrursan dan asal usul pengunjung. Dengan kegiatan ini

diharapkan semua pengunjung dapat tercatat dalam software perpustakaan yang dapat

digunakan dasar dalam pengambilan kebijakan perpustakaan lebih lanjut khusunya

mengenai pengadaan koleksi, keamanan koleksi dan kenyamanan pemakai perpustakaan.

BAB I

Pendahuluan

1.1. Latar Belakang

Perpustakaan sebagai jantungnya seb/uah program pendidikan memainkan peran

yang sentral dan startegis dalam peningkatan mutu sumber daya manusia yang dihasilkan,

demikian pula halnya perpustakaan perguruan tinggi kehadirannya sangat vital dalam

mendukung terselenggaranya proses pendidikan.

Perkembangan teknologi dewasa ini mempengaruhi segala aspek kehidupan

termasuk dunia pendidikan. Perkembangan kemajuan iptek yang dicapai dunia saat ini

tidak terlepas dari peran dunia pendidikan yang memberikan kontribusi signifikan terhadap

mutu keluaran dalam menguasai iptek. Penerapan iptek pada dunia pendidikan dapat

dirasakan dalam berbagai bidang hal ini juga dirasakan pada fasilitas pendidikan dalam

mendukung proses pembelajaran peserta didik, salah satunya adalah penerapan iptek pada

perpustakaan.

Perpustakaan Universitas Pendidikan Ganesha sebagai perpustakaan perguruan

tinggi sudah tentu kehadirannya sangat dibutuhkan oleh mahasiswa dan seluruh civitas

akademika sebagai suatu fasilitas pendukung dalam terselenggranya kelancaran proses

belajar di kelas. Hal ini dapat dilihat dari jumlah kunjungan mahasiswa dari tahun ke tahun

mengalami peningkatan signifikan. Jumlah kunjungan yang demikian tanpa didukung oleh

prangkat teknologi yang memadai akan membuat perpustakaan kesuliatan dalam

menyelnggarakan layanan dan sekaligus kesulitan dalam melakukan evaluasi terhadap

segala kebijakan yang akan dan sedang dilaksanakan.

Keberadaan perangkat teknologi informasi berupa barcode yang mampu

mengantisipasi jumlah pengunjung sangat dibutuhkan terutama dalam mencatat jumlah

pengunjung berdasarkan jurusan yang ada di undiksha ini, disamping juga untuk

mengadakan control terhadap setiap pengunjung yang akan mencari informasi di

Perpustakaan demi keamanan dan kenyamanan pengguna perpustakaan, Dari pengamatan

sementara pencatatan pengunjung masih manual dan menimbulkan ketidak akuratan data

pengunjung, pengunjung masuk keperpustakaan tidak diketahui asal usulnya dan siapa saja

boleh masuk ke perpustakaan. Dengan teknologi informasi berbasis barcode ini pengunjung

yang dating ke Perpustakaan akan diwajibkan menunjukkan kartu dan kemudian langsung

dibaca oleh barcode tentang asal usul pengunjung tanpa memerlukan waktu yang lama.

1.2. Perumusan Masalah

Kegiatan pengabdian ini didasarkan atas kebutuhan perpustakaan akan data

pengunjung yang akurat yang akan digunakan dalam mengantisipasi kebutuhan literature

yang perlu disediakan. Disamping juga untuk memberikan data statistic jumlah kunjungan

yang tepat. Sementara ini pada kenyataannya jumlah pengunjung hanya diperoleh dari

pencatatan manual yang disi oleh mahasiswa sendiri pada buku kunjungan. Pertimbangan

yang lain petugas kantor depan perpustakaan tidak dapat mengantisipasi pengunjung yang

bukan civitas akademika undiksha banyak masyarakat umum yang dapat mengakses

informasi di perpustakaan, hal ini cukup merepotkan petugas perpustakaan dalam

menyelnggarakan layanan yang optimal

Adapun permasalah yang dijadikan alasan untuk menyelenggarakan kegiatan

P2M ini adalah “ belum optimalnya layanan kantor depan perpustakaan undiksha dalam

mengantisipasi kunjungan pengguna ” yang sudah tentu mempengaruhi tingkat efesiensi

dan efektifitas layanan perpustakaan, disamping itu juga “ Belum terotomasinya

penyelenggaraan layanan kantor depan perpustakaan Undiksha ” terutama dalam

mencatat jumlah pengunjung, asal jrursan dan asal usul pengunjung. Dengan kegiatan ini

diharapkan semua pengunjung dapat tercatat dalam software perpustakaan yang dapat

digunakan dasar dalam pengambilan kebijakan perpustakaan lebih lanjut khusunya

mengenai pengadaan koleksi, keamanan koleksi dan kenyamanan pemakai perpustakaan.

BAB II

Tinjauan Pustaka

1.2. Layanan Perpustakaan

Perpustakaan jaman dahulu dan juga di jaman sekarang masih menggunakan sistem

pelayanan yang sangat pasif. Meraka hanya melayani para pengguna yang sudah datang ke

perpustakaan, dan tidak berusaha untuk mencari calon-calon pengguna yang baru. Jenis

pelayanan refrens di perpustakaan jaman dulu juga sudah ada. Namun hal itu dilakukan jika

ada orang yang datang menghampirinya dan bertanya. Jika tidak ada orang yang datang

dan bertanya ke perpustakaan tentu tidak ada pelayanan refrens.

Perpustakaan memang tidak mungkin mampu mencukupi segala kebutuhan akan

informasi dari pengguna dengan koleksi yang dimilikinya, karena semakin banyak

publikasi yang diterbitkan dan juga semakin kompleksnya tuntutan dan kebutuhan

pengguna. Bentuk-bentuk pelayanan yang dapat mengikuti perkembangan kebutuhan

konsumen, tidak mungkin tercapai tanpa kehendak dari pengelola perpustakaan untuk

melakukan terobosan dalam mewujudkannya.

Sifat dan ruang lingkup pelayanan informasi ini harus diatur sedemikian rupa

sehingga mampu dan dapat dimanfaatkan oleh publik sebagai pengguna. Pelayanan

perpustakaan memerlukan penanganan yang profesional untuk dapat memuaskan pengguna

di samping memerlukan dukungan sumber daya yang memadai, yang sudah tentu harus

dikelola oleh tenaga –tenaga terdidik dan terlatih dalam bidang pelayanan.

Dari berbagai bentuk layanan yang sering disediakan perpustakaan mempunyai

tujuan utama yaitu dalam rangka membantu memenuhi kebutuhan dan tuntutan masyarakat

akan informasi yang sesuai dengan keinginannya. Hal ini sejalan dengan fungsi

perpustakaan yang secara umum yaitu untuk mengkomunikasikan segala informasi dari

sumber-sumber informasi yang dikuasainya untuk kepentingan orang banyak

Kesemua bentuk layanan harus dikelola dengan profesional sehingga perpustakaan

dapat eksis di tengah –tengah kehidupan masyarakat pada era informasi ini.

Terkait dengan masalah pelayanan sudah tentu yang bertanggung jawab adalah

seluruh staf perpustakaan, kejelian dan keahlian staf sangat berpengaruh terhadap sukses

tidaknya sebuah pelayanan kepada peamakai. Secara tidak langsung pengelola juga

bertanggungjawab terhadap tingkat pemanfaatan,

Pelayanan menurut kamus besar bahasa indonesia adalah merupakan kemudahan

yang diberikan sehubungan dengan jual beli barang atau jasa sedangkan perpustakaan

adalah kumpulan materi tercetak dan media non cetak dan sumber informasi dalam

komputer yang disusun secara sistematis untuk digunakan pemakai (Sulistio Basuki;1991:

21). Jadi Jasa layanan perpustakaan dapat diartikan sebagai kemudahan yang diberikan

kepada pemakai untuk memperoleh informasi dari sumber informasi yang tersusun secara

sitematis.

Secara tradisional pelayanan perpustakaan minimal harus ada dua yaitu pelayanan

refrensi dan pelayanan pemakai.

Pelayanan refrensi yaitu suatu jasa perpustakaan yang memberikan pelayanan berupa

pengarahan, keterangan, dan penunjukan kepada pemakai agar pemakai dapat memenuhi

kebutuhan informasinya (Moeljono,2001:34). Pelayanan refrensi mulai mengalami

perkembangan seiring dengan perkembangan teknologi informasi. Sebagai contoh di ruang

refrensi pada perpustakaan sudah banyak dijumpai koleksi noncetak seperti; CD Room,

Microfilm dsb.

Sedangkan pelayanan pemakai itu cenderung memberikan pelayanan dalam bentuk

fisik, seperti ; layanan, sirkulasi, layanan koleksi tandon, layanan antar perpustakaan dan

lain sebagainya. Selain itu masih ada jasa pelayanan non fisik seperti ; jasa kunjungan

perpustakaan (membawa pengunjung berkeliling perpustakaan), jasa ijin sementara bagi

pemakai yang bukan anggota perpustakaan dan jasa bimbingan membaca.

Diera yang serba cepat dan canggih ini perpustakaan harus mampu

menyelenggarakan layanan yang berbasis digital sehingga dapat memberikan layanan yang

efektif dan efesien, perpustakaan harus mampu mengupayakan bentuk-bentuk pelayanan

yang dapat mengikuti perkembangan kebutuhan konsumen, dan hal ini tidak mungkin

tercapai tanpa kehendak dari pengelola perpustakaan untuk melakukan terobosan dalam

mewujudkannya.

Sifat dan ruang lingkup pelayanan informasi ini harus diatur sedemikian rupa

sehingga mampu dan dapat dimanfaatkan oleh publik sebagai pengguna. Pelayanan

perpustakaan memerlukan penanganan yang profesional untuk dapat memuaskan pengguna

di samping memerlukan dukungan sumber daya yang memadai, yang sudah tentu harus

dikelola oleh tenaga –tenaga terdidik dan terlatih dalam bidang pelayanan.

Dari berbagai bentuk layanan yang sering disediakan perpustakaan mempunyai

tujuan utama yaitu dalam rangka membantu memenuhi kebutuhan dan tuntutan masyarakat

akan informasi yang sesuai dengan keinginannya. Hal ini sejalan dengan fungsi

perpustakaan yang secara umum yaitu untuk mengkomunikasikan segala informasi dari

sumber-sumber informasi yang dikuasainya untuk kepentingan orang banyak.

Hakekat sebuah perpustakaan adalah mampu memberikan informasi selengkap dan

secepat mungkin sesuai dengan kebutuhan pemakai. Hal tersebut tentunya juga

berhubungan dengan pelayanan yang diberikan kepada pemakai. Seiring dengan

perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang begitu pesat, saat ini perpustakaan

dituntut dapat mengimbangi kemajuan tersebut, baik dari segi informasi yang disajikan

mapun pelayanan yang disuguhkan perpustakaan. Banyaknya informasi yang dimiliki tanpa

dibarengi dengan pelayanan yang baik akan menjadi sia-sia, sehingga perpustakaan tak

ubahnya hanya sebagi gudang dan tempat menyimpan informasi belaka.

2.2. Perpustakaan Sebagai Sumber Belajar

Terdapat berbagai difinisi mengenai belajar salah satunya menurut Gage dalam

Ratna Willis Dahar (1988:12) adalah suatu proses dimana suatu organisme berubah

prilakunya sebagai akibat pengalaman .

Menurut Conny R semiawan (2003:19) belajar dapat diartikan sebagai Perolehan

pengetahuan (equisition of knowledge) dari berbagai bidang ilmu apakah ia bersifat

empiris terutama bagi ilmu-ilmu kemanusiaan , seperti ilmu budaya, ilmu prilaku dan ilmu

masyarakat atau ilmu deduktif (seperti matematika, ilmu alam dsb) bersumber dari adaptasi

kemanusiaan. Belajar seperti rumusan ini berakar dari kreativitas dalam diri manusia,

selain itu ia bukan semata terjadi di ruang kelas ataupun diperkuliahan ekspositoris,

melainkan di semua perangkat kemanusiaan : di sekolah, di tempat kerja, di lab penelitian ,

maupun ruang tata pamong kepengurusan organisasi tertentu ( Perpustakaan). Belajar

seperti ini mencakup semua tahap kehidupan sejak bayi sampai hari tua dan diartikan

sebagai proses adaptif holistik yang menghadirkan jembatan konseptual antar berbagai

situasi kehidupan yang bervariasi dari tempat dan ruang.

Menilik dari pengertian belajar di atas maka sumber belajar mahasiswa tidaklah

hanya sebatas pada tatap muka dengan dosen, mahasiswa diharapkan dapat memanfaatkan

sumber-sumber belajar lainnya, yang salah stunya adalah perpustakaan. Mengapa demikian?

karena perpustakaan menyediakan berbagai literatur dan sumber informasi lainnya yang

dapat digunakan oleh mahasiswa dalam menunjang kelancaran studinya disamping juga

dengan memanfaatkan perpustakaan diharapkan tingkat intelektualitas siswa yang

berbanding lurus dengan mutu lulusan dapat meningkat pula. Jadi perpustakaan perguruan

tinggi mempunyai peran yang strategis sebagai salah satu sumber belajar bagi siswanya

3.3. Teknologi Informasi untuk Perpustakaan

Sehubungan dengan hal tersebut pemanfaatan teknologi informasi saat ini telah

menyebar hampir disemua bidang tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan sebagai

institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi

yang berkembang dengan pesat. Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita

lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan teknologi

informasi, diawali dari perpustakaan manual, perpustakaan terautomasi, perpustakaan

digital atau cyber library. Ukuran perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur

penerapan teknologi informasi yang digunakan bukan dari ukuran skala lain seperti besar

gedung yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya (

Engkos Koswara Natakusuma: 2004:1).

Teknologi informasi pada perpustakaan dapat diimplementasikan kedalam berbagai

bentuk yaitu ; a) Digunakan sebagai sistem informasi manajemen perpustakaan. Adapun

bidang-bidang pekerjaan yang dapat menggunakan teknologi informasi pada perpustakaan

adalah pada bidang pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka,

pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai

bentuk automasi perpustakaan. b) penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk

menyimpan dan mendapatkan serta menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam

bentuk digital. Bentuk penerapan teknologi informasi pada perpustakaan sering dikenal

sebagai perpustakaan digital ( digital library).

Penerapan teknologi informasi pada perpustakaan sangat bergantung kepada

kemampuan software yang digunakan, infra struktur peralatan teknologi informasi yang

dimiliki dan tidak kalah pentingnya adalah sumber daya manusia yang mampu

mengoperasikan peralatan teknologi informasi yang dimiliki. Untuk lebih memahami lebih

jelas tentang penerapan teknologi informasi pada perpustakaan ada baiknya kita mengetahui

beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penerapan TI pada perpustakaan yang terkait

satu dengan yang lainnya. Beberapa hal tersebut yaitu

a) User /Pemakai perpustakaan.

Adalah merupakan unsur yang paling utama dari sebuah sistem automasi perpustakaan.

Dalam pembangunan sistem automasi perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan

dengan berkonsultasi dengan pengguna-penggunanya yaitu staf perpustakaan maupun

pustakawan sebagai operator atau teknisi dan para anggota perpustakaan. automasi

perpustakan baru dapat dikatakan baik apabila dapat memenuhi kebutuhan pengguna

dan mampu memberikan manfaat yang lebih berarti baik bagi staf perpustakaan

maupun anggota perpustakaan. Untuk menjamin kelancaran operasional sistem ini

maka staf perpustakaan harus dilibatkan mulai dari perencanaan hingga tahap

pelaksanaan. Sehingga segala kepentingan atau masukan dari staf terakomodir, yang

pada prinsipnya dapat mempermudah pelaksanaan kegiatan pelayanan kepada

pengguna. Tenaga operasional yang akan menangani pengoperasian sitem automasi

perpustakaan ini harus diidentifikasi dan dilatih sesuai dengan bidang yang akan

diopersikan.

b) Perangkat Keras. (Hardware)

Perangkat keras merupakan semua peralatan yang ada dalam suatu kegiatan pengolahan

data. Perangkat keras digunakan untuk mengerjakan fungsi-fungsi penyimpanan data,

pemasukan data, penghitungan, pengawasan penghitungan, penyimpanan, dan

pengeluaran (presentasi atau peragaan) hasil.

Perangkat keras khusus yang digunakan sebagai instalasi pengolahan data individu

disebut konfigurasi. Alat individual yang langsung dihubungkan dengan komputer

disebut on-line, dan peralatan yang tidak berhubungan disebut of line. Namun sekarang

pengertian on-line adalah untuk komputer yang berhubungan dengan komputer lain

sedangkan of-line adalah komputer yang bekerja sendiri secara individual. Jadi yang

dimaksudkan perangkat keras disini adalah komputer. Komputer merupakan sebuah

mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan

tepat. Kemampuan komputer sangat tergantung kepada software yang digunakan serta

tergantung pula pada sumber daya manuisa yang mengoperasikannya sesuai dengan

pendapat Zulkifli Amsyah (2000) yang menyatakan “ Komputer atau perangkat keras

dapat beroperasi dan melakukan pekerjaan kalkulasi hanya karena mengikuti instruksi

manusia secara persis melalui perangkat lunak. Perangkat lunak adalah istilah untuk

instruksi-instruksi yang harus dikerjakan oleh perangkat keras.”

Penggunaan peralatan komputer sangat relevan dengan tugas pelayanan dari

perpustakaan, dimana dengan komputer segala kemudahan dalam bidang pelayanan

dapat terakomodir sehingga menjamin kecepatan dan keakuratan sitem layanan. Hal ini

didukung oleh karakteristik yang dimiliki komputer antara lain ; Penyebaran komputer

sudah sangat luas dan menjangkau seluruh lapisan masyarakat, harga komputer relatif

murah, kemampuan menyimpan data dengan kapasitas yang sangat tinggi, dapat

digunakan dalam hal pengiriman data cepat dengan menggunakan sistem jaringan

c) Perangkat Lunak.

Perangkat lunak merupakan metode atau prosedur untuk megoperasikan komputer

agar sesuai dengan permintaan pemakai . Adapun kecendrungan dari perangkat lunak

dewasa ini adalah; perangkat lunak mampu diplikasikan kedalam berbagai sistem

operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan,

kemampuan mengelola data yang lebih handal dan dapat dioperasikan bersama-sama.

Perangkat lunak yang dapat diaplikasikan pada perpustakaan banyak tersedia baik

produk luar negeri maupun dalam negeri dengan harga yang bervariasi, adapun

software yang dikenal luas adalah CDS/ISIS, WINISIS dari UNESCO. Namun

diberbagai Perguruan Tinggi di Indonesia telah membuat dan mengembangkan sistem

informasi perpustakaan (SIP) dengan kemampuannya sendiri yang tidak kalah

kemampuannya dengan yang sudah terkenal. Contohnya di Perpustakaan UNDIKSHA

menggunakan dan menggembangkan SIP sendiri yang mencakup penyediaan OPAC,

Sirkulasi, Inventarisasi, Keanggotaan Sampai kepada jaringan ke berbagai Fakultas.

d) Jaringan/Network

Penerapan Teknologi Informasi pada perpustakaan juga mencakup mengenai sistim

jaringan, hal ini disesuaikan dengan perkembangan teknologi informasi dan kebutuhan

masyarakat pengguna perpustakaan yang ingin mendapatkan layanan serba mudah dan

cepat.

BAB III

TUJUAN DAN MANFAAT KEGIATAN

3.1. Tujuan Kegiatan

Adapun yang menajadi tujuan dari dilakukannya kegiatan Ini adalah :

a. Bagi Perpustakaan Undiksha; Untuk lebih memasyarakatkan penggunaan perangkat

TI untuk kepentingan perpustakaan kepada pengguna dan memberikan contoh bagi

pengelola perpustakaan lain dalam penggunaan TI

b. Bagi Mahasiswa : Untuk meningkatkan kuwalitas layanan perpustakaan berbasis TI

bagi mahasiswa undiksha sehingga terselenggara layanan yang cepat dan mudah

disamping meningkatkan keamanan dan kenyamanan dalam penggunaan

perpustakaan

c. Bagi petugas : Untuk mempermudah dalam pencatatan pengunjung dan pengawasan

terhadap pengunjung perpustakaan

3.2. Manfaat Kegiatan

Manfaat kegiatan ini bagi UNDIKSHA adalah memiliki perpustakaan modern

dengan pelayanan berbasis TI sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi

layanan perpustakaan, dengan demikian akan mempengaruhi minat pengguna

perpustakaan terutama mahasiswa untuk berkunjung dan memanfaatkan perpustakaa.

Selanjutnya bagi manfaat bagi perpustakaan adalah untuk lebih mengetahui tingkat

kunjungan secara akurat terutama mengetahui profil pengguna perpustakaan sehingga

dapat dijadikan acuan dalam menentukan skala perioritas dalam hal pengadaan buku

disamping untuk mengantisipasi gangguan kenyamanan dan keamanan pengunjung,

kemudian manfaat bagi mahasiswa sudah tentu akan sangat membantu siswa dalam

menghemat waktu untuk mengisi daftar kunjungan dan mendapatkan layanan yang

nyaman dari perpustakaan

3.3. Kerangka Pemecahan Masalah :

Adapun kerangka Pemecahan Masalah dalam kegiatan ini adalah dengan

menyediakan peralatan TI berupa barcode reader dan soft ware bagi operasional kantor

depan perpustakaan Undiksha dan pendampingan dalam penggunaan perangkat bagi staf

perpustakaan yang bertugas di kantor depan Perpustakaan Undiksha. Selanjutnya

memfasilitasi petugas perpustakaan dalam melakukan input data mahasiswa.

3.4. Khalayak sasaran

Sasaran dari Kegiatan ini adalah Staf Perpustakaan Undiksha yang bertugas di kator

depan, dengan menambah peralatan barcode pada kantor depan serta perangkat lunak

(software ) untuk kantor depan. Adapun pertimbangannya adalah fasilitas TI yang

dimiliki perpustakaan masih sangat terbatas, Sehingga dengan kegiatan ini akan mampu

menambah fasilitas barcode untuk operasional layanan kantor depan

BAB IV

METODE PENERAPAN IPTEK

4.1. Metode Kegiatan

Kegiatan P2M ini memilih metode pendampingan dalam mefasilitasi petugas TI

Perpustakaan dalam membuat program dan sekaligus memberikan peralatan berupa

barcode rider bagi operasional layanan kantor depan. Kemudian memfasilitasi

pustakawan dalam melakukan input data terhadap data mahasiswa.

4.2. Keterkaitan .

Program kegiatan P2M ini akan melibatkan staf TI perpustakaan Undiksha

sebagai programmer dan melibatkan staf pustakawan dalam melakukan input data, hal

ini relevan dengan kapasitas dan kemampuan yang dimiliki oleh pustakawan

Universitas Pendidikan Ganesha yang telah memiliki keterampilan dan kemampuan

dalam hal Teknologi Informasi untuk perpustakaan.

4.3. Rancangan evaluasi

Rancangan evaluasi dari kegiatan ini adalah dengan melakukan penilaian

terhadap operasional otomasi layanan kantor depan dengan menggunakan barcode.

Dalam hal ini dilakukan tes keakuratan data yang ditampilkan dan kecepatan pengisian

daftar kunjungan serta outputnya berupa ditampilkannya statistic kunjungan per

Jurusan.

BAB V

HASIL DAN PEMBAHASAN

5.1. Hasil dan Pembahasan Kegiatan P2m

Sesuai dengan Rancangan kegiatan, Kegiatan P2m ini diawali rapat sosialisasi

pengenalan rancangan program penggunaan barcode pada kantor depan perpustakaan

Undiksha. Rapat diikuti oleh seluru staf perpustakaan baik fungsional maupun staf non

fungsional. Berbagai masukan ditampung dan dicarikan pemecahannya baik

permasalahan beruapa soft ware maupun daya dukung yang dimiliki perpustakaan.

Dalam rapat ini diminta masukan dari seluruh staf perpustakaan tentang berbgai

hal yang diketahui dan pernah dilihat di beberapa perpustakaan perguruan tinggi

maupun perpustakaan daerah yang sudah menerapkan system ini, sehingga dapat diserap

dan implementasikan dalam pembuatan soft ware layanan kantor depan ini.

Hasil rapat perencanaan ini kemudian digunakan dasar dalam pembuatan soft

ware oleh tim TI Perpustakaan. Pembuatan soft ware ini diupayakan dapat

disinkronisasikan dengan soft ware perpustakaan yang sudah ada sehingga tidak

menjadi kendala dalam operasionalnya.

Software layanan fornt office perpustakaan ini dibuat berbasis barcode yang

mana setiap pengunjung yang dating ke perpustakaan harus memperlihatkan kartu

mahasiswa ataupun kartu anggota perpustakaan untuk dibaca dengan menggunakan

barcode. Setelah itu akan muncul data mahasiswa di layar monitor yang menampilkan

nama , alamat, jurusan, semester dan NIM. Data ini sebagai dasar pencatatan bagi

statistic perpustakaan mengenai jumlah kunjungan per hari, kemudian jumlah kunjungan

dari mahasiswa jurusan, pegawai dan dosen yang ada di lingkungan ndiksha dan jumlah

kunjungan dari luar civitas akademika Undiksha

Langkah selanjutnya adalah membuat system tata letak perangkat yang sudah

berisi program (soft ware) tentang layanan kantor depan berbasis barcode yang

kemudian akan dipadukan dengan layanan penitipan barang (locker), yang menjadi

pereoritas pada layanan ini adalah setelah terbentuknya program maka hal pentig yang

sangat dibutuhkan adalah sumber daya manusia yang dapat menyelenggarakan layanan

berbasis barcode ini.

Kegiatan mengatur tata letak ruangan ini dilakukan oleh tim dan seluruh staf

perpustakaan , baik mengatur perangkat keras maupun lunak, memindahkan meja dan

rak serta merancang sitem alur pengunjung yang membutuhkan masukan dari semua

staf perpustakaan.

Kegiatan selanjutnya adalah uji coba program. Pelaksanaan program yang sudah

ada sangat perlu dilakukan uji coba sampai memperoleh hasil yang memuaskan baik

dari segi pengunjung maupun dari staf atau petugas perpustakaan. Uji coba dilakukan

beberapa bulan sampai diperoleh masukan kekurangan maupun keunggulan dari sitem

dan mekanisme alur pengunjung yang diberlakukan.

Sosialisai ke seluruh mahasiswa dilakukan dengan mengirimkan surat

permakluman kepada seluruh mahasiswa melalui jurusan-jurusan. Mahasiswa

diwajibkan dalam hal berkunjung ke perpustakaan pusat undiksha untuk membawa

kartu mahasiswa ataupun kartu anggota perpustakaan. Dan menghimbau kepada seluru

mahasiswa untuk membuat kartu anggota perpustakaan serta bagi yang sudah memiliki

kartu perpustakaan agar segera menghubungi bagian TI perpustakaan untuk

mendapatkan kode barcode yang ditempel di kartu anggota tersebut.

Sosialisasi kepada seluruh staf di lingkungan perpustakaan Undiksha sangat

diperlukan, hal ini mengingat layanan pengunjung berbasis barcode ini harus dapat

disikapi bersama Karena dalam operasionalnya memerlukan perhatian dan ketekunan

segenap staf perpustakaan sehingga proses atau system yang dibentuk dapat berjalan

secara berkesinambungan. Dalam sosialisasi ini akan diberikan gambaran keuntungan

dan manfaat yang dapat diambil dari layanan ini yaitu anatara lain;

a. dapat langsung mengetahui statistic jumlah kunjungan perhari perbulan dan pertahun

kapanpun diperlukan

b. Dapat mengetahui jurusan yang paling sering memanfaatkan perpustakaan sebagai dasar

mengambil kebijakan lebih lanjut baik mengenai pengadaan dan sebagai dasar

mengadakan kajian kenapa ada beberapa jurusan yang tingkat kunjungannya ke

perpustakaan minim

c. Dapat melakukan antisipasi terhadap pengunjung yang bukan dari civitas akademika

yaitu dengan memberikan standar layanan yang berbeda kepada pengunjung tsb

d. Lebih dapat memberikan pengawasan terhadap pemanfaatan fasilitas perpustakaan

secara optimal

e. Lebih dapat memberikan layanan prima kepada pengunjung perpustakaan terutama dari

civitas akademika.

Dengan diadakannya sosialisasi kepada seluruh staf perpustakaan maka program ini

akan dapat berjalan dengan baik secara berkesinambungan, dan mengingat manfaat dari

kegiatan ini begitu besar bagi kelangsungan perpustakaan diharapkan dapat didukung

pelaksanaanya dari seluruh staf perpustakaan.

BAB VI

PENUTUP

6.1. Simpulan

1. Kegiatan ini memberikan manfaat langsung bagi perpustakaan anatara lain;

f. dapat langsung mengetahui statistic jumlah kunjungan perhari perbulan dan pertahun

kapanpun diperlukan

g. Dapat mengetahui jurusan yang paling sering memanfaatkan perpustakaan sebagai

dasar mengambil kebijakan lebih lanjut baik mengenai pengadaan

h. Dapat melakukan antisipasi terhadap pengunjung yang bukan dari civitas akademika

yaitu dengan memberikan standar layanan yang berbeda kepada pengunjung tsb

i. Lebih dapat memberikan pengawasan terhadap pemanfaatan fasilitas perpustakaan

secara optimal

j. Lebih dapat memberikan layanan prima kepada pengunjung perpustakaan terutama

dari civitas akademika.

2. Dengan diadakannya sosialisasi kepada seluruh staf perpustakaan maka program ini akan

dapat berjalan dengan baik secara berkesinambungan, dan mengingat manfaat dari

kegiatan ini begitu besar bagi kelangsungan perpustakaan sangat diperlukan dukungan

pelaksanaanya dari seluruh staf perpustakaan.

Saran:

1. Perlu perhatian yang lebih serius dar seluruh staf perpustakaan dan pengelola

perpustakaan agar dapat menjaga kelangsungan penerapan program ini

2. Diperlukan penambahan peralatan computer dan barcode untuk lebih memberikan

layanan yang cepat dan efsien kepada pengunjung

a. Foto Kondisi awal layanan fron office Perpustakaan Pusat Undiksha

b. Rapat sosialisasi perencanaan program P2m

C. Aplikasi program dengan menata ruangan untuk layanan front office dan pemasangan

perangkat

c. Uji Coba Program

d. Kegiatan Sosialisasi kepada seluru staf perpustakaan

e. Tampilan di LayarMonitor

Lampiran 1. DAFTAR PUSTAKA

Depdikbud RI.1979. Rumusan Gagasan Pola Pengembangan Perpustakaan Perguruan

Tinggi Satgas Perpustakaan Perguruan Tinggi:. Jakarta; Depdikbud Hamalik, O. 1994. Pengembangan Kurikulum dan Pembelajaran. Bandung; Trigenda Karya Handoko, M. 1992. Motivasi Daya Penggerak Tingkah Laku. Yogyakarta; Kanisius Muchydin, A.S. 1980. Pelayanan Perpuastakaan dengan Refrensi Untuk Perpustakaan

Sekolah. Bandung ; Himpunan Ilmu Perpustakaan FIP IKIP Bandung Noerhayati, S. 1987. Pengelolaan Perpustakaan, Jilid 1. Bandung: Alumni Rohanda. 2003. Prilaku Pencarian Informasi oleh Mahasiswa Melalui Pemanfaatan

Layanan Perpustakaan Perguruan Tinggi. Dalam Jurnal Humaniora, Vol 5 No. 2 Juli 2003. Bandung; Fikom Unpad

Rohanda. 2004. Studi tentang Model Komonikasi Ilmiah Teknologi Tepat Guna (TTG),

dalam Jurnal Komunikasi dan Informasi, Volume 3, Nomor 1,April 2004. Bandung ; FIKOM Unpad

Trimo, S. 1992. Pedoman Pelaksanaan Perpustakaan. Bandung; Remaja Rosdakarya Yusup, P M. 2005. Teori dan Penemuan Ilmiah dalam Lingkup Informasi, Komonikasi dan

Kelembagaan Informasi, termasuk Perpustakaan. Modul Perkuliahan Bandung : S2 Ilmu Perpustakaan Unpad Bandung

Lampiran 2

BIODATA KETUA

I. Identitas Diri 1 Nama Made Hery wihardika Griadhi, SH,M.Si 2 Jenis Kelamin Laki-laki 3 Jabatan Fungsional Pustakawan Madya 4 NIP 197208032001121001 5 Tempat dan Tanggal Lahir Buleleng, 3 Agustus 1972 6 Alamat rumah Jl. Laksamana Gang sahadewa No 1 Singaraja 7 Nomor Telpon - 8 Nomor HP 081916407515 9 Alamat Kantor Jl. Udayanan Singaraja 10 No. Telp 0362 24585 11 Alamat e-mail www. Herywihardika @ yahoo.com II Riwayat Pendidikan 1. Program S1 S2 S3 2. Nama PT Universitas

Udayana Universitas Padjadjaran

3. Bidang Ilmu Hukum Informasi dan Perpustakaan 4. Tahun Masuk 1991 2004 5. Tahun Lulus 1996 2006 6. Judul skripsi Kedudukan Pemilik

Hak Atas Tanah Sebagai Penjamin Dalam Penyelesaian Kredit Bermasalah

Faktor –Faktor yang Melatarbelakangi Rendahnya Tingkat Pemanfaatan Perpustakaan Oleh Mahasiswa IKIP Negeri Singaraja Berdasarkan Persepsi Mahasiswa

7.NamaPembimbing Nyoman Sarjana, SH.

Drs. Pawit M Yusup, MS

3. Pengalaman Penelitian NO Tahun Judul Penelitiian Pendanaan

Sumber Jml (Rp) 1 2005 Profile Pemanfaatan Perpustakaan oleh

Mahasiswa IKIP Negeri Singaraja” SP4 10.000.000

2006 Persepsi Mahasiswa terhadap Eksistensi Perpustakaan Universitas Pendidikan Ganesha

DIPA 3.500.000

2007 Analisis Penggunaan Barcode untuk Layanan Sirkulasi Perpustakaan di Badan Perpustakaan Daerah Bprovinsi Bali dan

DIPA 5.000.000

Perpustakaan Universitas Udayana 2008 Pemanfaatan Koleksi Jurnal Ilmiah Luar

Negeri Pada Perpustakaan Universitas Pendidikan Ganesha

DIPA 5.000.000

2013 Studi Anlisis Kinerja Perpustakaan Universitas Pendidikan Ganesha

DIPA 25.000.000

3. Pengalaman Pengabdian NO Tahun Judul Pengabdian Pendanaan

Sumber Jml (Rp) 1 2008 Peningkatan Profesionalisma Pustakawan

Melalui Pelatihan Pengelolaan Perpustakaan Sekolah di Kota Singaraja (2008)

DIPA 5.000.000

2009 Pendampngan Pengunaan Sistem Penajajaran Kombinasi Sistemik dan Numerik Sebagai Upaya Peningkatan Efektifitas Layanan Browsing Pada Perpustakaan Sekolah di Kabupaten Buleleng

DIPA 3.500.000

2010 Pendampngan Pengunaan Sistem Penajajaran Kombinasi Sistemik dan Numerik Sebagai Upaya Peningkatan Efektifitas Layanan Browsing Pada Perpustakaan PGSD UNDIKSHA di Singaraja

DIPA 5.000.000

2013 Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Penyelenggaraan Layanan Berbasis Teknologi Informasi (TI) Pada Pengelolaan Perpustakaan SMP,SMA dan SMK se Kabupaten Buleleng

DIPA 10.000.000

4. Pengalaman Penulisan Artikel Ilmiah dalam Jurnal No Tahun Judul Artikel Ilmiah Volume/Nomor Nama Jurnal 1 2007 Pentingnya Keberadaan

Public Relations pada Penyelenggaraan Layanan Perpustakaan Perguruan Tinggi

II/1 Januari-Juni 2007

Buletin Perpustakaan Universitas Airlangga

2 2009 Manajemen Jasa Dalam Pelayanan Perpustakaan

II/1 Januari-Juni 2009

Buletin Perpustakaan Universitas Airlangga

Semua data yang saya isikan dan tercantum dalam biodata ini adalah benar dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Apabila di kemudian hari ternyata dijumpai ketidak sesuaian dengan kenyataan, saya sanggup menerima resikonya Demikian biodata ini saya buat dengan sebenarnya untuk memenuhi persyaratan dalam pengajuan proposal pengabdian pada Masyarakat Tahun 2014 Singaraja, 15 September 2014 Pengusul Made Hery wihardika G, SH,M.Si

BIODATA ANGGOTA I. Identitas Diri 1 Nama Made Darmawan, S.Sos 2 Jenis Kelamin Laki-laki 3 Jabatan Fungsional Pustakawan Pertama 4 NIP 198209032005011002 5 Tempat dan Tanggal Lahir Lemukih, 3 September 1982 6 Alamat rumah Jl. Pulau Obi, Gg Kresna, Banyuning 7 Nomor Telpon - 8 Nomor HP 081936514773 9 Alamat Kantor Jl. Udayanan Singaraja 10 No. Telp 0362 24585 11 Alamat e-mail www. Dekwan869@gmail.com II Riwayat Pendidikan 1. Program S1 S2 S3 2. Nama PT Universitas Panji

Sakti

3. Bidang Ilmu Ilmu Administrasi Negara

4. Tahun Masuk 2005 5. Tahun Lulus 2009 6. Judul skripsi Pengaruh motivasi

kerja terhadap kinerja pegawai pada perpustakaan Undiksha

7.NamaPembimbing Drs. Nyoman Kertayasa, M.Si.

3. Pengalaman Penelitian NO Tahun Judul Penelitiian Pendanaan

Sumber Jml (Rp) 1 2013 Pengembangan program bebas pustaka online

untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi layanan perpustakaan ( study kasus : Universitas Pendidikan Ganesha ) Sebagai peserta

DIPA 8.870.000

3. Pengalaman Pengabdian NO Tahun Judul Pengabdian Pendanaan

Sumber Jml (Rp)

2013 Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Penyelenggaraan Layanan Berbasis Teknologi Informasi (TI) Pada Pengelolaan Perpustakaan SMP,SMA dan SMK se Kabupaten Buleleng

DIPA 10.000.000

4. Pengalaman Penulisan Artikel Ilmiah dalam Jurnal

Semua data yang saya isikan dan tercantum dalam biodata ini adalah benar dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Apabila di kemudian hari ternyata dijumpai ketidak sesuaian dengan kenyataan, saya sanggup menerima resikonya Demikian biodata ini saya buat dengan sebenarnya untuk memenuhi persyaratan dalam pengajuan proposal pengabdian pada Masyarakat Tahun 2014 Singaraja, 13 September 2014 Pengusul Made Darmawan, S.Sos NIP. 198209032005011002 2. Identitas Anggota 1 Nama I Made Putra Subagia Antara, S.Pt 2 Jenis Kelamin Pria 3 Jabatan Fungsional Pustakawan Muda 4 NIP 197109092006041001 5 Tempat dan Tanggal Lahir Badung, 9 September 1971 6 Alamat rumah Jl. Pulau Menjangan BTN Banyuning Indah Blok B

37 Singaraja 7 Nomor Telpon 0362-25886 8 Nomor HP 082145322836 9 Alamat Kantor Jl. Udayanan Singaraja 10 No. Telp 0362-24585 11 Alamat e-mail

II Riwayat Pendidikan 1. Program S1 S2 S3 2. Nama PT Universitas Udayana 3. Bidang Ilmu Peternakan 4. Tahun Masuk 1990 5. Tahun Lulus 1995 6. Judul skripsi Pengaruh Penggunaan”Daklomix”sebagai

Pengganti Jagung Terhadap produksi Telor Ayam Lohman Brown

7.NamaPembimbing I. Prof. I Made Mastika,Msc.PhD II. Ir. I Gusti Alit Udayana, Ms

1. Pengalaman Penelitian NO Tahun Judul Penelitian Pendanaan Sumber Jml (Rp) 1 2011 Pengembangan Program Notifikasi

Berbasis Komputer untuk Memperlancar Proses Pengembalian Buku Pinjaman Pada Perpustakaan Undiksha

DIPA 7.500.000

2. Pengalaman Pengabdian NO Tahun Judul Pengabdian Pendanaan

Sumber Jml (Rp)

2013 Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Penyelenggaraan Layanan Berbasis Teknologi Informasi (TI) Pada Pengelolaan Perpustakaan SMP,SMA dan SMK se Kabupaten Buleleng

DIPA 10.000.000

Semua data yang saya isikan dan tercantum dalam biodata ini adalah benar dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Apabila di kemudian hari ternyata dijumpai ketidak sesuaian dengan kenyataan, saya sanggup menerima resikonya Demikian biodata ini saya buat dengan sebenarnya untuk memenuhi persyaratan dalam pengajuan proposal penelitian pemula tahun 2014 Bersama ini pula saya menyatakan kesiapan untuk mengerjakan penelitian ini hingga selesai, apabila usulan ini dinyatakan layak untuk dibiayai Singaraja, September 2014 Pengusul

I Made Putra Subagia Antara, S.Pt NIP. 197109092006041001 3. Identitas Diri 1 Nama I Nengah Sutrisna Jaya, S.Sos 2 Jenis Kelamin Laki-laki 3 Jabatan Fungsional Pustakawan Pertama 4 NIP 197307192001121001 5 Tempat dan Tanggal Lahir Amlapura, 19 Juli 1973 6 Alamat rumah Jl. Laksamana Gang Sri Rama No. 70 Singaraja 7 Nomor Telpon - 8 Nomor HP 081805462871 9 Alamat Kantor Jl. Udayanan Singaraja 10 No. Telp 0362 24585 11 Alamat e-mail nghbali@gmail.com

II Riwayat Pendidikan 1. Program

S1 S2 S3

2. Nama PT Universitas Panji Sakti 3. Bidang Ilmu Ilmu Administrasi Negara 4. Tahun Masuk 2005 5. Tahun Lulus 2009 6. Judul skripsi Analisis Kualitas Layanan dalam

Meningkatkan Kepuasan Pengguna pada Perpustakaan Universitas Pendidikan Ganesha

7.Nama Pembimbing Drs. Nyoman Mudarya 3. Pengalaman Penelitian NO Tahun Judul Penelitiian Pendanaan

Sumber Jml (Rp) 1. 2004 Sistem Manajemen Pelayanan Jenis Koleksi

Laporan Hasil Penelitian Mahasiswa Berbasis Komputer pada Perpustakaan IKIP Negeri

SP4 10.000.000

SIngaraja 2. 2006 Sistem Informasi Kantor Depan pada

Perpustakaan Universitas Pendidikan Ganesha

DIPA 5.000.000

3. 2013 Efektifitas Program Pengelolaan Perpustakaan di UPT Perpustakaan Undiksha dengan model CIPP

DIPA 9.150.000

3. Pengalaman Pengabdian - 4. Pengalaman Penulisan Artikel Ilmiah dalam Jurnal -

Semua data yang saya isikan dan tercantum dalam biodata ini adalah benar dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Apabila di kemudian hari ternyata dijumpai ketidak sesuaian dengan kenyataan, saya sanggup menerima resikonya Demikian biodata ini saya buat dengan sebenarnya untuk memenuhi persyaratan dalam pengajuan proposal pengabdian pada Masyarakat Tahun 2014 Singaraja, 15 September 2014 Anggota Pengusul I Nengah Sutrisna Jaya, S.Sos 197307192001121001

RAB ATK 995.000 Honor 1.000.000 Lain-lain: Konsumsi 4.885.000 Cetak + Spanduk 320.000

Total 7.200.000