Laporan Simulasi Komputer

OLEH : Wilson Kurniawan / 13406183

Dissa Riandaso C / 13406195

Inge Natalia / 13406196

Winner David M / 13406199

Andree Breitner / 13406202

DOSEN :

Dr. Ir. Andi Cakravastia Raja

Laporan Tugas Besar : TI-3202 Simulasi Komputer

SIMULASI JUMLAH PEKERJA PENGADAAN, JUMLAH PEKERJA DISTRIBUSI, JUMLAH MOBIL BOX, DAN

ALTERNATIF KEBIJAKAN PEMAKETAN UNTUK

MENGURANGI LEAD TIME PENYEDIAAN

BARANG LOGISTIK DI ITB

PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

2009

Halaman 1 dari 66

TI3202 SIMULASI KOMPUTER Simulasi Jumlah Pekerja Pengadaan, Jumlah Pekerja Distribusi, Jumlah Mobil Box, dan Alternatif Kebijakan Pemaketan Untuk Mengurangi Lead Time Penyediaan Barang

Logistik

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas berkat dan penyertaan-Nya

sehinggga penulis bisa menyelesaikan tugas besar mata kuliah TI 3202 Simulasi Komputer dengan judul

”Simulasi Jumlah Pekerja Pengadaan, Jumlah Pekerja DIsribusi, Jumlah Mobil Box, dan Alternatif

Kebijakan Pemaketan untuk Mengurangi Lead Time Penyediaan Barang Logistik ITB”.

Sebagai mahasiswa Teknik Industri, kemampuan untuk memodelkan sistem dan melakukan simulasi

untuk mencari alternatif terbaik bagi sebuah sistem merupakan kecakapan yang sangat penting untuk

dikuasai. Tugas dalam mata kuliah simulasi computer menjadi sebuah sarana yang sangat baik untuk

memperoleh kecakapan tersebut. Untuk itu kami ingin mengucapkan rasa terima kasih kami kepada:

1. Bapak Dr. Ir Andi Cakravastia, sebagai dosen mata kuliah Simulasi Komputer, atas bimbingan

serta saran-saran dalam pengerjaan tugas ini;

2. Bapak I Wayan Gunada, sebagai perwakilan pimpinan UPT Logistik, atas kesediaannya dalam

memberikan penjelasan serta izin yang diberikan untuk mengakses sejumlah informasi dalam

pengerjaan tugas ini;

3. Bapak Yusrizal Pebriana dan Ibu Atty, sebagai staf bidang informasi yang memberikan data yang

dibutuhkan penulis;

4. Pak Dedi, kepala subab bagian distribusi, yang memberikan keterangan yang dibutuhkan

penulis.

Penulis menyadari bahwa tugas ini tidak terlepas dari berbagai kekurangan. Karena itu, kami dengan

sangat terbuka menerima kritik dan saran dari segenap pembaca demi proses belajar yang lebih baik

lagi. Semoga laporan tugas besar ini bermanfaat bagi kita semua.

Bandung, 28 Mei 2009

Penulis

Halaman 2 dari 66


Logistik

DAFTAR ISI

Kata Pengantar ............................................................................................................................................ 0

Daftar Isi ...................................................................................................................................................... 2

Daftar Gambar ............................................................................................................................................ 4

Daftar Tabel ................................................................................................................................................. 6

1 Latar Belakang ........................................................................................................................................ 8

2 Perumusan Masalah ............................................................................................................................... 9

2.1 Indikator Masalah .......................................................................................................................... 9

2.2 Definisi Masalah .......................................................................................................................... 10

3 Tujuan Penelitian ................................................................................................................................. 10

4 Metodologi Penelitian .......................................................................................................................... 11

5 Pengembangan Model Konseptual ...................................................................................................... 12

5.1 Narasi sistem ............................................................................................................................... 12

5.1.1 Profil Sistem ...................................................................................................................... 12

5.1.2 Struktur Organisasi ............................................................................................................ 12

5.1.3 Deskripsi Sistem ................................................................................................................ 14

5.1.4 Elemen Sistem ................................................................................................................... 15

5.1.5 Flowchart Proses Bisnis UPT Logistik ................................................................................. 17

5.1.6 Batasan dan Asumsi .......................................................................................................... 18

5.2 Input ...................................................................................................................................... 18

5.3 Proses ...................................................................................................................................... 18

5.4 Output ...................................................................................................................................... 19

5.5 Data Operasional ......................................................................................................................... 19

5.6 Data Numerik ............................................................................................................................... 23

5.7 Data Struktural ............................................................................................................................ 39

5.8 Entity Flow Diagram ..................................................................................................................... 40

5.9 Influence Diagram........................................................................................................................ 41

6 Simulasi Model ..................................................................................................................................... 42

6.1 Pengembangan Model Simulasi ................................................................................................... 42

6.2 Verifikasi dan Validasi Model ....................................................................................................... 44

6.3 Estimasi Nilai Solusi ..................................................................................................................... 49

6.4 Analisis Output Simulasi .............................................................................................................. 51

7 Solusi Alternatif .................................................................................................................................... 55

7.1 Pengembangan Solusi Alternatif .................................................................................................. 55

7.2 Analisis 56

Halaman 3 dari 66


Logistik

7.2.1 Perbandingan Solusi dengan Kondisi Saat Ini .................................................................... 56

7.2.2 Rekomendasi Keputusan ................................................................................................... 64

8 Kesimpulan ........................................................................................................................................... 65

9 Referensi .............................................................................................................................................. 66

Lampiran

Lampiran 1 Tabel 1 Data Hasil ......................................................................................................... I-1

Lampiran 2 Tabel 2 Pengelompokkan Data Hasil Filtering beserta Jumlah Unit yang Dipesan .......II-1

Lampiran 3 Tabel 3 Pengelompokkan Data Hasil Filtering beserta Waktu Pengadaan ..................III-1

Lampiran 4 Tabel 4 Pengelompokkan Data Hasil Filtering beserta Waktu Lead Time ................... IV-1

Lampiran 5 Tabel 5 Pengelompokkan Data Hasil Filtering beserta Waktu Penerimaan ................. V-1

Lampiran 6 Pengelompokkan Data Hasil Filtering Berdasarkan Jenis Kontrak dengan Waktu

Pengadaan .................................................................................................................. VI-1

Lampiran 7 Pengelompokkan Data Hasil Filtering Berdasarkan Jenis Kontrak dengan Waktu Lead

Time .......................................................................................................................... VII-1

Lampiran 8 Pengelompokkan Data Hasil Filtering Berdasarkan Jenis Kontrak dengan Waktu

Penerimaan .............................................................................................................. VIII-1

Lampiran 9 Hasil Pengolahan Data Waktu .................................................................................... IX-1

Lampiran 10 Hasil Uji Alternatif Sistem ........................................................................................... X-1

Halaman 4 dari 66


Logistik

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Fishbone diagram .................................................................................................................... 9

Gambar 5.1 Profil Sistem ........................................................................................................................... 12

Gambar 5.2 Struktur Organisasi UPT Logistik ITB ...................................................................................... 13

Gambar 5.3 Diagram Sistem UPT Logistik ITB............................................................................................ 14

Gambar 5.4 Rich Picture Diagram ............................................................................................................. 15

Gambar 5.5 Flowchart Proses Bisnis UPT Logistik ..................................................................................... 17

Gambar 5.6 Siklus Logistik ......................................................................................................................... 19

Gambar 5.7 Scatter of Input Data LDM Pengadaan ................................................................................... 27

Gambar 5.8 Grafik Density untuk Data Input LDM Pengadaan ................................................................. 28

Gambar 5.9 Parameter Distribusi Beta untuk Input Data LDM Pengadaan ............................................... 29

Gambar 5.10 Gambar Hasil Software StatFIT untuk Pengolahan L-DM ..................................................... 31

Gambar 5.11 Denah UPT Logistik .............................................................................................................. 35

Gambar 5.12 Denah ITB ............................................................................................................................ 35

Gambar 5.13 Entity Flow Diagram ............................................................................................................. 40

Gambar 5.14 Influence Diagram................................................................................................................ 41

Gambar 6.1 Animasi Simulasi Promodel ................................................................................................... 51

Gambar 6.2 Jumlah Replikasi yang Dibutuhkan ........................................................................................ 51

Gambar 6.3 Rata-Rata Lead Time Replikasi Sebanyak 354 Buah ............................................................... 52

Gambar 6.4 Hasil Simulasi Sispran ............................................................................................................ 52

Gambar 6.5 Hasil Simulasi Pengadaan ...................................................................................................... 52

Gambar 6.6 Hasil Simulasi Supplier ........................................................................................................... 53

Gambar 6.7 Hasil Simulasi Gudang ............................................................................................................ 53

Gambar 6.8 Hasil Simulasi Unit Kerja ........................................................................................................ 53

Gambar 6.9 Hasil Simulasi Barang Siap Kirim ............................................................................................ 53

Gambar 6.10 Hasil Simulasi Barang Siap Kirim UK ..................................................................................... 54

Gambar 7.1 Utilisasi Mobil Box ................................................................................................................. 56

Gambar 7.2 Hasil 354 Buah Replikasi ........................................................................................................ 56

Gambar 7.3 Model Awal Alternatif 1 ......................................................................................................... 57

Gambar 7.4 Alternatif 1 dengan 3 Orang Pekerja Berkapasitas Tak Terbatas ........................................... 57

Gambar 7.5 Alternatif 1 dengan 3 Orang Pekerja dengan Kapasitas Masing-Masing 20 ........................... 58

Gambar 7.6 Alternatif 1 dengan 4 Orang Pekerja dengan Kapasitas Masing-Masing 20 ........................... 60

Gambar 7.7 Output Alternatif 1 dengan Asumsi ....................................................................................... 61

Gambar 7.8 Model Awal Alternatif 2 ......................................................................................................... 62

Gambar 7.9 Model Alternatif untuk Alternatif 2 ....................................................................................... 63

Halaman 5 dari 66


Logistik

Gambar 7.10 Output Alternatif 2 .............................................................................................................. 63

Tabel 7.2 Usulan Keputusan ...................................................................................................................... 64

Tabel 7.3 Rekomendasi Keputusan ........................................................................................................... 64

Halaman 6 dari 66


Logistik

DAFTAR TABEL

Tabel 5.1 Personil UPT Logistik ITB ............................................................................................................ 14

Tabel 5.2 Metode Penetapan Batas Kewenangan Pengadaan Barang dengan Dana

Pemerintah .............................................................................................................................. 20

Tabel 5.3 Metode Penetapan Batas Kewenangan Pengadaan Barang dengan Dana

Masyarakat .............................................................................................................................. 21

Tabel 5.4 Jadwal Pelaksanaan Pelelangan Dengan Dana Pemerintah ....................................................... 21

Tabel 5.5 Jadwal Pelaksanaan Pelelangan Dengan Dana Masyarakat ....................................................... 22

Tabel 5.6 Jadwal Pelaksanaan Pemilihan Langsung Dengan Dana Masyarakat ......................................... 22

Tabel 5.7 Jadwal Pelaksanaan Penunjukkan Langsung Dengan Dana Masyarakat .................................... 23

Tabel 5.8 Jumlah Kedatangan Setiap Entitas ............................................................................................. 26

Tabel 5.9 Parameter Distribusi Kedatangan untuk Masing-masing Entitas ............................................... 26

Tabel 5.10 Hasil Run Tests untuk LDM Pengadaan .................................................................................... 27

Tabel 5.11 One-Sample Kolmogorov-Smirnov Test ................................................................................... 28

Tabel 5.12 One-Sample Kolmogorov-Smirnov Test 2 ................................................................................ 28

Tabel 5.13 Fitting Distribution Test dengan Software StatFIT ................................................................... 29

Tabel 5.14 Fitting Distribution Test dengan Software EasyFit 3.0 ............................................................. 29

Tabel 5.15 Rangkuman Distribusi Waktu untuk Sumber Dana Masyarakat .............................................. 30

Tabel 5.16 Waktu Berdistribusi Empiris untuk L-DIPA ............................................................................... 30

Tabel 5.17 Waktu Berdistribusi Empiris untuk PL-DIPA ............................................................................. 30

Tabel 5.18 Waktu deterministik untuk TL-DIPA ......................................................................................... 30

Tabel 5.19 Jumlah Paket dalam Kontrak Berdistribusi Empiris untuk TL-DM ............................................ 31

Tabel 5.20 Jumlah Paket dalam Kontrak Berdistribusi Empiris untuk PL-DM ............................................ 32

Tabel 5.21 Jumlah Paket dalam Kontrak Berdistribusi Empiris untuk L-DIPA ............................................ 32

Tabel 5.22 Jumlah Paket dalam Kontrak Berdistribusi Empiris untuk TL-DIPA .......................................... 32

Tabel 5.23 Jumlah Paket dalam Kontrak Berdistribusi Empiris untuk PL-DIPA .......................................... 32

Tabel 5.24 Kategori Barang yang Diterima di Gudang UPT Logistik ........................................................... 33

Tabel 5.25 Persentase Jumlah Paket dengan Dana Masyarakat yang Disimpan dalam

Gudang dan Langsung Dikirim ke Unit Kerja ............................................................................ 33

Tabel 5.26 Volume Rata-Rata Entitas dengan Dana Masyarakat yang Disimpan dalam

Gudang .................................................................................................................................... 33

Tabel 5.27 Persentase Jumlah Paket dengan Dana Pemerintah yang Disimpan dalam

Gudang dan Langsung Dikirim ke Unit Kerja ............................................................................ 34

Tabel 5.28 Volume Rata-Rata Entitas dengan Dana Pemerintah yang Disimpan dalam

Gudang .................................................................................................................................... 34

Tabel 5.29 Perhitungan Jarak berdasarkan Peta ....................................................................................... 36

Halaman 7 dari 66


Logistik

Tabel 5.30 Perhitungan jarak rata-rata dan waktu pengiriman ................................................................. 37

Tabel 5.31 Persentase Frekuensi Pengiriman ............................................................................................ 38

Tabel 6.1 Lead Time Total dari Tiap Paket Pada Triwulan 1 ...................................................................... 48

Tabel 6.2 Lead Time Total dari Tiap Paket Pada Triwulan 2,3, dan 4 ......................................................... 49

Tabel 6.3 Hasil Output Simulasi Kondisi Ekstrim ....................................................................................... 49

Tabel 7.1 Skenario yang diusulkan ............................................................................................................ 55

Halaman 8 dari 66


Logistik

1

LATAR BELAKANG

ITB merupakan sebuah organisasi dengan elemen yang cukup kompleks akibat dari saling berkaitnya

elemen yang satu dan elemen yang lain dalam ITB. Setiap elemen memiliki fungsi tertentu yang diikuti

dengan kebutuhan tertentu. Kebutuhan-kebutuhan dari ITB ini dapat dipenuhi baik dari sistem itu

sendiri atau disediakan oleh elemen yang ada di dalamnya. Setiap Unit Kerja ITB pasti memiliki

kebutuhan di bidang logistik dalam menjalankan fungsinya. Dengan terpenuhinya kebutuhan logistik,

maka setiap Unit Kerja ITB diharapkan dapat menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik. Untuk

menjamin terpenuhinya kebutuhan logistik dari setiap Unit Kerja ITB, maka perlu ada suatu bagian

dalam ITB yang khusus menangani masalah pemenuhan logistik.

Saat ini pemenuhan kebutuhan setiap Unit Kerja ITB dilakukan secara terkoordinasi. Koordinasi ini

ditangani oleh UPT Logistik ITB. Koordinasi ini sangat penting mengingat dengan adanya koordinasi ada

banyak pekerjaan yang dapat dijalankan lebih efektif dan efisien. Tugas UPT Logistik dalam menjalankan

tugasnya tidaklah mudah, ada banyak masalah yang dihadapi oleh UPT Logistik ITB. Salah satu masalah

yang dihadapi adalah masalah koordinasi. Koordinasi tidak hanya pada setiap Unit Kerja ITB, tetapi juga

dengan pihak pemasok barang kebutuhan/supplier .

Koordinasi dengan Unit Kerja ITB akan berhubungan dengan spesifikasi dari barang yang diminta ke UPT

logistik untuk dipenuhi berikut dengan rincian waktu dan jumlahnya. Dengan memperoleh informasi

yang jelas, maka UPT Logistik akan dapat memenuhi kebutuhan tiap-tiap Unit Kerja ITB dengan cepat

dan tepat. Selain itu, UPT Logistik juag diharapkan mampu mengatur permasalahan distribusi barang-

barang kebutuhan yang telah diterima kepada setiap Unit Kerja ITB dengan tepat juga. Sedangkan,

koordinasi dengan supplier akan berkaitan dengan pemilihan rekanan yang dianggap mampu memenuhi

kebutuhan dari tiap-tiap Unit Kerja ITB, serta bagaimana memastikan bahwa kebutuhan tersebut akan

dapat dipenuhi oleh rekanan secara tepat sesuai permintaan.

Pemenuhan logistik dengan cepat dan tepat merupakan tujuan dibangunnya suatu sistem logistik.

Sukses tidaknya suatu sistem logistik dapat dilihat dari seberapa banyak barang yang berhasil disalurkan

oleh sistem logistik tersebut. Dalam hal ini, UPT logistik diharapkan dapat memenuhi kebutuhan logistik

dari setiap Unit Kerja ITB dengan cepat dan tepat. Akan tetapi adanya keluhan-keluhan yang datang dari

Unit Kerja ITB adalah lamanya waktu pemenuhan kebutuhan oleh UPT Logistik ITB. Unit Kerja ITB perlu

untuk menunggu selama berbulan-bulan untuk memperoleh barang yang menjadi kebutuhan mereka.

Dalam memecahkan suatu masalah, ada dua pendekatan yang dapat dilakukan yaitu dengan

menggunakann metode analitik atau simulasi. Rumitnya masalah yang dihadapi oleh UPT logistik

membuat kasus logistik di ITB ini sulit untuk diselesaikan dengan menggunakan metode analitik. Tingkat

kerumitan dari masalah yang dihadapi ini dapat dilihat dari ada banyaknya variabel yang berpengaruh

dalam pengadaan barang kebutuhan Unit Kerja ITB. Karena itu, kami untuk dapat memberikan usulan

perbaikan pada sistem akan digunakan metode simulasi agar usulan dapat lebih mudah diperoleh.

Simulasi ini sendiri juga akan menggunakan software GPSS/H dan ProModel untuk memberikan

gambaran mengenai keputusan-keputusan yang sebaiknya diambil.

Halaman 9 dari 66


Logistik

2

PERUMUSAN MASALAH

2.1 Indikator Masalah

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bpk. I Wayan Gunada, diperoleh keterangan bahwa pada saat ini

terdapat permasalahan pada waktu realisasi kebutuhan. Permasalahan tersebut diindikasikan dengan

keluhan-keluhan yang disampaikan oleh Unit Kerja ITB kepada UPT Logistik ITB. Berdasarkan hal yang

dipaparkan sebelumnya, diperoleh pertanyaan untuk penelitian ini adalah : “Berapa jumlah pekerja

pada bagian pengadaan, penerimaan dan distribusi UPT Logistik serta bagaimana regulasi penentuan

batas nilai paket pengadaan yang diperlukan agar lead time penyediaan barang logistik di ITB dapat

dikurangi ?”

Dalam mengidentifikasi penyebab dari masalah yang dihadapi, digunakan alat bantu berupa diagram

sebab-akibat yang disebut juga fish bone diagram. Diagram ini akan memilah-milah penyebab dari

permasalahan yang dihadapi dari 5 komponen. Kelima komponen ini adalah komponen manusia (man),

metode (metode), mesin (machine), material (material), dan lingkungan (environment). Kelima

komponen ini kemudian akan dipecah-pecah lagi menjadi penyebab-penyebab sekunder dan tersier dari

permasalahan yang dihadapi.

Berikut ini adalah diagram sebab akibat dari permasalahan yang dihadapi:

Lamanya Waktu Realisasi Kebutuhan

Material

Machine

Man

MethodEnvironment

Birokrasi berdasarkan

peraturan pemerintah

Metode pengadaan barang

tidak just in time

Pengiriman

bergantung tender

Fasilitas penerimaan

dan distribusi terbatas

Lambatnya kerja pegawai distribusi

Fasilitas distribusi

terbatas

Permintaan yang masuk

masih harus dipilah

Kurangnya kapasitas

fasilitas

Fasilitas penerimaan

dan distribusi terbatas

Lamanya lead time

supplier

Metode pencatatan permintaan

kurang tepat

Birokrasi persetujuan

dari direktorat keuangan

Perbedaan standar

kualitas barang akibat

perbedaan supllier

Lambatnya kerja pegawai penerimaan

Fasilitas penerimaan terbatas

Jumlah pegawai terbatas

Gambar 2.1 Fishbone diagram

Dari diagram sebab akibat di atas, dapat dilihat bahwa setiap komponen analisis mengandung beberapa

penyebab utama (material, man, environment, machine, dan method) dari masalah yang dihadapi

Halaman 10 dari 66


Logistik

(lamanya waktu untuk merealisasi kebutuhan). Dari elemen-elemen sistem tersebut, kemudian

ditemukan lagi beberapa penyebab-penyebab dari masalah yang dihadapi. Melalui pemecahan-

pemecahan permasalahan yang dihadapi ini, memberikan analisis yang lebih luas mengenai pokok

permasalahan yang dihadapi. Maka diperoleh bahwa penyebab yang berpengaruh terhadap banyak

aspek pada permasalahan ini adalah kurangnya jumlah pegawai (terutama bagian pengadaan,

penerimaan, dan distribusi).

2.2 Definisi Masalah

Decision Maker

Decision Maker dari sistem UPT Logistik ITB adalah Kepala UPT, yakni Muhammad Abduh

Objektif

Tujuan dari pengambil keputusan adalah

1. Meningkatkan performansi dari UPT Logistik

2. Meningkatkan kepuasan Unit Kerja ITB

Ukuran Performansi

1. Lead time UPT Logistik

Alternatif Keputusan

1. Jumlah pekerja pengadaan

2. Jumlah pekerja penerimaan

3. Jumlah pekerja distribusi

4. Jumlah mobil box

5. Luas gudang

6. Regulasi atau kebijakan batas nilai untuk paket pengadaan

3

TUJUAN PENELITIAN

Tujuan penelitian yang dilakukan adalah

1. Mengurangi lead time yang terhitung sejak sistem informasi pada biro perencanaan ditutup

sampai dengan barang diterima oleh Unit Kerja ITB

2. Mengoptimasikan utilitas jumlah pekerja pengadaan yang diperlukan UPT Logistik ITB

3. Mengoptimasikan utilitas jumlah pekerja distribusi yang diperlukan UPT Logistik ITB

4. Mengoptimasikan utilitas jumlah mobil box yang diperlukan UPT Logistik ITB

5. Mencari alternatif kebijakan pemaketan yang dapat menurunkan lead time.

Halaman 11 dari 66


Logistik

4

METODOLOGI PENELITIAN

Mulai

Selesai

Penyusunan

laporan dan

presentasi hasil

penelitian

Lolos

Studi Literatur

SK Rektor tentang Penetapan

Logistik di UPT

Model Penentuan Jalur

Pengadaan Barang dan

Peramalan Permintaan Depo

di UPT Logistik ITB

- Winahyu (2008)

Pengambangan Model

Penentuan Jalur Pengadaan

Barang UPT Logistik ITB

- Marina (2006)

Kepres 80 tahun 2003

Simulation Using Promodel

- Harrel (2004)

Simulasi model

Penyataan entitas,

attribute, resources, dan

control dalam simulasi

Penerjemahan

model konseptual

dalam model

simulasi

Pembuatan model

simulasi dengan

software ProModel

Membangkitkan

bilangan random

untuk setiap variabel

random

Eksekusi simulasi

Analisis hasil

simulasi

Estimasi hasil

simulasi

Pengumpulan Data dan pengolahan

Distribusi statistik

dari tiap variabel

random

Pengumpulan data

sistem UPT logistik

melalui wawancara

Koleksi data historis

paket permintaan

pengadaan barang

Pengolahan data

numerik dengan

menggunakan SPSS

dan MsExcel

Data statistik dan

Proporsi variabel-

variabel yang

dibutuhkan

Pembangunan model eksisting

Pendefinisian

hubungan

antarvariabel

Pembuatan

influence diagram

Pendefinisan

setiap entitas

dalam model

Pembuatan Proposal

Brainstorming

Topik : Comlabs

atau UPT Logistik

Diskusi Sistem Kajian

dengan Dosen

Topik : UPT

Logistik ITB

Pembuatan Proposal

Observasi Lapangan

dan Wawancara

Perumusan Masalah

dan Tujuan Penelitian

Studi Pendahuluan

Wawancara dengan

Pihak UPT Logistik

Revisi Proposal dan

Metodologi

Diskusi Sistem Kajian

dengan Dosen

Tidak Lolos Verfikasi

Tidak Lolos Validasi

Verifikasi dan Validasi

Pengecekan

coding

Pengecekan

kesesuaian hasil

simulasi

berdasarkan

logika yang ada

Pengamatan

animasi

Uji dengan kondisi

ekstrim dan

dengan

pengamatan ahli

Uji dengan data

histroris dan

analisis

sensitivitas

Simulasi Model

Dokumentasi hasil

simulasi dengan

performansi paling tinggi

Pembuatan skenario

solusi alternatif

Pemberian usulan

keputusan yang

diambil

Eksekusi simulasi

skenario solusi

alternatif

Analisis

perbandingan hasil

usulan dengan

model eksisting

Gambar 4.1 Metodologi Penelitian

Halaman 12 dari 66


Logistik

5

PENGEMBANGAN MODEL KONSEPTUAL

5.1 Narasi sistem

5.1.1 Profil Sistem

Sistem yang dipilih dalam penelitian ini adalah Unit Pelaksana Teknis (UPT) Logistik ITB. Berikut data

umum objek kajian :

Contact Person Sekretariat UPT Logistik ITB

Telp/Fax (022) 2509160 & 2503084

Alamat Jalan Ganesha No. 10 Bandung

Email [email protected]

Gambar 5.1 Profil Sistem

Visi, misi, dan fungsi dari UPT Logistik ITB adalah sebagai berikut :

Visi

Menjadi unit pelaksana teknis pengadaan, penyimpanan, pengawasan dan distribusi barang/jasa

menggunakan dana pemerintah dan dana masyarakat secara profesional untuk mendukung

tercapainya visi dan misi ITB

Misi

Melaksanakan kegiatan pengadaan, penyimpanan, pengawasan dan distribusi barang/jasa secara

efektif, efisien, dan akuntabel dengan tingkat pelayanan yang tinggi

Fungsi

- Melaksanakan proses pengadaan, penyimpanan, pengawasan dan distribusi barang/jasa sesuai

kebutuhan UKP dan UKA ITB.

- Penyediaan rekanan dan pengelolaan kontrak kerjasama untuk pemenuhan kebutuhan

barang/jasa UKP dan UKA ITB.

- Memberikan bantuan teknis dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa bagi UKA dan UKP ITB.

5.1.2 Struktur Organisasi

Struktur organisasi dan personil dari UPT Logistik ITB adalah sebagai berikut :

Halaman 13 dari 66


Logistik

Gambar 5.2 Struktur Organisasi UPT Logistik ITB

PERSONIL UPT LOGISTIK ITB

Kepala UPT Logistik Muhammad Abduh

Wakil Kepala UPT Logistik Andi Cakravastia

Bagian I : Kesekretariatan

Kepala Sekretariat I Wayan Gunada

Hukum I Wayan Gunada (Ex. Officio)

Sekretaris dan Kepegawaian Dini Yuliyanti Ramedhan

Sistem Informasi Yusrijal Pebriana

Atty Aryanti Saraswati

Hubungan Eksternal Nicky Andhani Meirawati

Pengembangan Anastasia Deviani

Restu I Hersaningtyas

Bendahara Novita Indri Garini Lestari

Rumah Tangga

Setu Hartono

Wagio

Gandi Sugandi

Ohan

Bagian II : Pengadaan dan Penerimaan

Kepala Bagian Pengadaan dan Penerimaan Mulyadin

Kepala Sub Bagian Pemilihan Rekanan Jarmadi

Anggota

Rena Muhammad Tohirin

Deny Nugraha

Gatot Supriyo

Yusuf Yulianto

Kepala Sub Bagian Kontrak Raden Oos Sukmawihardja

Anggota Krida Handayani

Kepala Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan Dadi Muhyidin

Anggota Dany Yunandar

Eko Iskandar

Halaman 14 dari 66


Logistik

Ade Sumarna

Bagian III : Penyimpanan, Distribusi dan Keuangan

Kepala Bagian Penyimpanan, Distribusi dan Keuangan Slamet Riyadi

Kepala Sub Bagian Gudang Dedi Heryadi

Anggota Sri Wardani (diperbantukan)

Sutarno

Kepala Sub Bagian Distribusi Dedi Heryadi

Anggota

Sri Wardani

Mujijat

Sardi

Icang Saripudin

Kepala Sub Bagian Keuangan Dedi Inan Sumarna

Anggota Raditya Panji Birama

Yayat Ruhiyat

Manajer Proyek Pengadaan Barang Rukman Hertadi

Manajer Proyek Pengadaan Jasa Dewi Larasati

Tabel 5.1 Personil UPT Logistik ITB

5.1.3 Deskripsi Sistem

Deskripsi sistem berikut menggunakan diagram sistem:

OUTPUT : DISTRIBUSI

LOGISTIK KE UK

Personil : 39

orang, pengantar

Peralatan dan Fasilitas : 1 unit

mobil untuk distribusi, gudang

untuk penyimpanan

Bahan : Barang-

barang logistik

INPUT : KEBUTUHAN

LOGISTIK UK

FEEDBACK : Keluhan

Lingkungan : Supplier, Direktorat Keuangan,

Direktorat Sarana Prasarana, Unit Kerja (UK),

Biro Perencanaan

Batasan Sistem :

Lokasi, Aturan

Pemerintah dan

ITB, Anggaran

Gambar 5.3 Diagram Sistem UPT Logistik ITB

Halaman 15 dari 66


Logistik

Berikut penjelasan rinci mengenai sistem menggunakan rich picture diagram.

ORACLE

...

UNIT KERJA (UK)

DM

DIPA

PELELANGAN

UMUM

PENUNJUKAN

LANGSUNG

PEMILIHAN

LANGSUNG

KEPRES &

SK REKTOR

SUPPLIER

UPT LOGISTIK ITB

5 ORANG

UNTUK SEMUA

BARANG &

JASA

KEBUTUHAN BARANG

DAN JASA

KLASIFIKASI SUMBER DANA

PENENTUAN

METODE

PENGADAAN

PENGIRIMANPURCHASE

ORDER

QUALITY

ASSURANCE

PENGIRIMAN UNTUK

MEMENUHI KEBUTUHAN

GUDANG

PENYEDIA JASA

KELUHAN

KETERLAMBATAN

PEMESANAN

JASAPEMENUHAN

PERMINTAAN

JASAPENERIMAAN

PENYIMPANAN

Gambar 5.4 Rich Picture Diagram

5.1.4 Elemen Sistem

Ada empat elemen sistem yaitu :

1. Entitas

Entitas merupakan objek yang akan mengalami trnasformasi di dalam sistem. Entitas dalam

sistem logistik ITB terdiri dari:

a. Barang logistik

b. Dokumen dan administrasi

c. Order

2. Aktivitas

Halaman 16 dari 66


Logistik

Aktivitas adalah setiap kegiatan yang berlangsung dalam sistem yang berperan dalam

melakukan transformasi item. Secara garis besar aktivitas pada sistem UPT Logistik ITB dapat

dinyatakan sebagai berikut :

a. Pemaketan / Pemilahan

b. Pengadaan

c. Penerimaan

d. Penyimpanan

e. Distribusi

3. Sumber daya

Sumber daya merupakan objek yang mendukung berlangsungnya aktivitas dalam proses

transformasi entitas. Sumber daya dalam sistem logistik ITB terdiri dari:

a. Mobil box

b. Gudang

c. Pegawai UPT Logistik ITB

d. Software Oracle sebagai pendukung

4. Kontrol

Kontrol merupakan aturan/panduan yang harus diikuti ketika kita hendak mentransformasi

entitas. Kontrol dalam sistem logistik ITB terdiri dari:

a. Peraturan Pemerintah mengenai tata cara perencanaan dan batas nilai pengadaan logistik

b. Flowchart pelaksanaan aktivitas

Halaman 17 dari 66


Logistik

5.1.5 Flowchart Proses Bisnis UPT Logistik

Flowchart di samping merupakan gambaran umum

proses bisnis UPT Logistik dalam melakukan

pengolahan permintaan dengan acuan siklus logistik

yang dikerjakan. Pada flowchart di samping

diperlihatkan bahwa penelitian yang dilakukan

hanya membahas sejak UPT Logistik memperoleh

data permintaan dalam bentuk paket-paket yang

telah dikelompokkan berdasarkan aturan tertentu.

Simulasi akan dimulai dari penentuan metode

pengadaan barang dan berlanjut pada pemilihan

supplier barang dengan 3 metode umum, yaitu:

pembelian langsung, penunjukkan langsung, dan

pelelangan. Setelah melalui proses pemilihan

supplier ini, akan diperoleh kesepakatan antara UPT

dengan supplier yang memperoleh hak pengadaan

barang. Kemudian supplier akan melakukan

pengadaan yang barang yang sudah diminta,.

Kemudian setelah mengalami proses pengadaan

oleh supplier, barang yang diadakan tersebut akan

diterima oleh bagian penerimaan. Oleh bagian

penerimaan, kemudian dilakukan proses

penerimaan berupa pencatatan dan pengendalian

kualitas. Setelah barang yang disampaikan ini

dinyatakan lolos secara kualitas dan kuantitas, maka

akan dilakukan penyimpanan di gudang untuk

kemudian dipilah-pilah berdasarkan unit-unit kerja

yang meminta. Setelah mengalami pemilhan,

barang tersebut akan disalurkan kepada unit-unit

kerja yang memesan. Sedangkan untuk barang-

barang yang tidak memenuhi kesepakatan baik dari

sisi kualitas maupun kuantitas, barang akan

dikembalikan kepada supplier untuk kemudian

melakukan proses pengadaan kembali dan dikirim

kepada UPT logistik.

Dengan demikian, sistem yang akan dibahas

selanjutnya merupakan sistem yang telah dibatasi

untuk disimulasikan.

Data Permintaan Barang

dan Sumber

Pembiayaannya

Pemilihan

Paket

Permintaan

Penentuan Metode

Pengadaan

Proses Pemilihan

Supplier

Kesepakatan/Kontrak

dengan Supplier

Pengadaan paket oleh

Supplier

Penyimpanan (Gudang)

Penyaluran

Permintaan terpenuhi

SIMULASI

Start

Diadakan oleh

UPT Logistik

End

tidak

Permintaan per

Kelompok Barang

ya

Pemaketan

Gambar 5.5 Flowchart Proses Bisnis UPT Logistik

Halaman 18 dari 66


Logistik

5.1.6 Batasan dan Asumsi

Pada pembahasan masalah kali ini, masalah dibatasi pada hal:

1. Proses pemilahan tidak akan dibahas dan tidak akan disimulasikan. Hal ini dikarenakan proses

tersebut menggunakan bantuan sistem informasi yang terintegrasi. Oleh sebab itu, output dari

proses pemilahan ini dianggap sebagai input pada proses-proses selanjutnya, dengan output

tersebut bersifat acak sebagaimana input kebutuhan yang belum dipilah.

2. Proses pemaketan tidak akan dibahas dan tidak akan disimulasikan. Hal ini dikarenakan proses

pemaketan membutuhkan keahlian dan keterampilan tertentu serta kurang signifikan terhadap

lead time UPT Logistik secara keseluruhan.

3. Jalur proses distribusi tidak dibahas secara mendetail, proses distribusi hanya akan dikaji dari

segi waktu (lama distribusi).

4. Job description masing-masing pekerja sudah ditentukan berdasarkan struktur organisasi dan

tidak akan dilakukan perubahan job description.

5. Kebijakan pengadaan barang oleh UPT logistik hanya akan pada aspek operasional. Tidak akan

mencakup kebijakan yang berkaitan dengan metode pengadaan gerai mitra dan KKJP (Kontrak

Kerja Jangka Panjang).

Pada pembahasan kali ini, beberapa asumsi digunakan, yaitu:

1. Lama proses pengadaan (tender) diasumsikan memiliki suatu nilai parameter berdistribusi

tertentu yang diperoleh berdasarkan data historis yang sesuai dengan ketentuan dan panduan

pengadaan yang telah terdapat di UPT Logistik.

2. Pada proses distribusi jika dilakukan penambahan fasilitas transportasi internal (mobil box),

fasilitas tersebut diasumsikan identik dengan fasilitas yang ada saat ini.

3. Dalam pengolahan data, hari Sabtu dan Minggu diabaikan (tetap dihitung).

4. Pada proses inspeksi, diasumsikan barang tidak mengalami reject (100% diterima). Asumsi ini

digunakan karena tidak terdapatnya data jumlah barang yang direject.

5. Proses Quality Control diasumsikan sebagai suatu kesatuan proses dengan proses penerimaan

karena kurang signifikan terhadap keseluruhan lead time UPT Logistik.

5.2 Input

Input merupakan segala aspek yang memengaruhi sistem dan tidak dipengaruhi oleh sistem secara

signifikan (Daellenbach 1994, p.59).

Ada beberapa input dalam sistem logistik di ITB:

- Regulasi dari pemerintah mengenai mekanisme pengadaan barang yang tertuang dalam Kepres

No. 80 tahun 2003

- Regulasi dari rektor mengenai mekanisme pengadaan barang yang tertuang dalam Surat

Keputusan Rektor (SK 170)

- Jenis dan jumlah barang yang diminta oleh masing-masing unit kerja untuk disediakan oleh UPT

Logistik ITB dalam jangka waktu tertentu

- Anggaran dana yang disediakan ITB untuk biaya operasional UPT Logistik ITB

5.3 Proses

Setelah menerima input, sistem akan melakukan proses untuk menghasilkan output yang baik yang

sesuai dengan tujuan sistem. Proses yang dilakukan dalam sistem ini meliputi:

Halaman 19 dari 66


Logistik

- Pengadaan barang, meliputi pemilihan metode pengadaan dan pemilihan rekanan

- Penerimaan barang dari supplier

- Pemeriksaan barang yang masuk dari supplier

- Proses pemasukkan barang ke gudang / penyimpanan

- Distribusi barang dari gudang ke unit kerja

- Pembayaran barang yang dipesan kepada rekanan

Proses dalam sistem ini digambarkan secara lebih terperinci pada data operasional di subbab 5.5.

5.4 Output

Output merupakan aspek yang secara langsung dan tidak langsung dipengaruhi oleh sistem dan tidak

memiliki pengaruh terhadap sistem (Daellenbach 1994, p.59).

Output pada sistem logistik di ITB adalah sebagai berikut:

- Waktu pelayanan, dalam hal ini didefinisikan sebagai waktu yang dibutuhkan oleh unit kerja

mulai dari proses pemesanan sampai dengan barang yang dipesan sampai ke tangan unit kerja

- Rekanan yang terlibat dalam pengadaan barang

- Keputusan mengenai metode pengadaan barang

5.5 Data Operasional

Data operasional menginformasikan bagaimana sebuah sistem bekerja. Data ini meliputi alokasi sumber

daya, jadwal, dan urutan kerja. Berikut ini data operasional dalam sistem logistik ITB:

a. Data mengenai proses pemesanan barang oleh unit kerja sampai barang tersebut dikirim oleh pihak

UPT Logistik ITB

SIKLUS LOGISTIK

Gambar 5.6 Siklus Logistik

Keterangan :

UK/ROREN

Perencanaan

UPT Logistik

Pemilihan / Pemaketan

UPT LOGISTIK

Pengadaan

UPT LOGISTIK

Penerimaan

UPT LOGISTIK

Penyimpanan

UPT LOGISTIK / UK

Distribusi

DIREKTORAT KEUANGAN Pembayaran

Halaman 20 dari 66


Logistik

UK = Unit Kerja, ROREN = Biro Perencanaan

Siklus logistik di atas dimulai dengan perencanaan kebutuhan logistik oleh UK-UK di ITB. Dalam

perencanaan, UK membuat sispran yaitu sistem perencanaan untuk satu triwulan dan selanjutnya. Jadi,

dalam 1 tahun terdapat 4 sispran. Setelah 2 minggu sejak proses perencanaan kebutuhan ini dibuka,

sispran kemudian ditutup.

Tahap selanjutnya sudah berada di bawah penanganan UPT Logistik ITB. Tahap ini adalah tahap

pemilahan dan pemaketan. Pemilahan dan pemaketan ini bertujuan untuk memilah kembali kebutuhan

logistik mana yang akan dipenuhi oleh UPT Logistik dan mana yang akan dipenuhi oleh UK secara

mandiri.

Tahap berikutnya adalah pengadaan. Pada tahap ini UPT Logistik harus memilih pemasok mana yang

akan digunakan untuk memenuhi kebutuhan logistik yang ada. Pemilihan pemasok ini dilakukan dengan

metode tendering. Pemenang tender akan menjadi rekanan dalam pemenuhan kebutuhan dan harus

mengikuti prosedur perjanjian atau kontrak dengan pihak ITB. Satu orang pada bagian pengadaan dapat

memproses berapapun paket dalam jangka waktu yang tetap.

Ketika barang tiba dari para pemasok, pihak UPT Logistik kemudian menerima dan memeriksa barang-

barang tersebut. Setelah barang diterima, barang-barang logistik ini kemudian disimpan di gudang dan

didistribusikan ke UK-UK yang membutuhkan. Pembayaran kemudian dilakukan kepada pemasok

setelah mereka menyediakan kebutuhan tersebut.

b. Data penetapan batas kewenangan pengadaan barang

Seperti yang telah dijelaskan di atas, bahwa pendanaan berasal dari dua sumber, yakni dana pemerintah

dan dana masyarakat, sehingga penetapan batas kewenangan berbeda untuk dua jenis sumber dana

tersebut.

Dana Pemerintah

Penetapan batas kewenangan pengadaan barang oleh dana pemerintah diperoleh dari Kepres No. 80

tahun 2003. Berikut ketentuan yang berlaku:

No Metoda Pengadaan Batas Kewenangan Pengguna Barang Keputusan Penetapan Pengadaan

1 Pelelangan > Rp 100 juta Pimpinan unit khusus Pimpinan unit khusus

2 Pemilihan Langsung > Rp 50 juta s/d Rp 100 juta

Pimpinan unit khusus Pimpinan unit khusus

3 Penunjukan Langsung < Rp 50 juta Pimpinan unit kerja * Pimpinan unit kerja *

Tabel 5.2 Metode Penetapan Batas Kewenangan Pengadaan Barang dengan Dana Pemerintah

Pelelangan pada Kepres No. 80 tahun 2003 terbagi menjadi 3 macam pelelangan, yakni Pelelangan

umum dengan pra kualifikasi, Pelelangan umum dengan pasca kualifikasi, dan Pelelangan terbatas.

Namun 3 jenis pelelangan ini akan dikelompokkan menjadi 1 kategori, yakni Pelelangan, karena waktu

pelaksanaan 3 jenis pelelangan tersebut berdurasi sama.

Dana Masyarakat

Halaman 21 dari 66


Logistik

Penetapan batas kewenangan pengadaan barang oleh dana masyarakat diperoleh dari Surat Keputusan

Rektor SK No. 170, Pasal 10, ayat 1. Berikut ketentuan yang berlaku:

No Metoda Pengadaan Batas Kewenangan Pengguna Barang Keputusan Penetapan Pengadaan

1 Pelelangan Umum > Rp 300 juta Pimpinan unit khusus Pimpinan unit khusus

2 Pelelangan Terbatas > Rp 300 juta Pimpinan unit khusus Pimpinan unit khusus

3 Pemilihan Langsung > Rp 100 juta s/d Rp 300 juta

Pimpinan unit khusus Pimpinan unit khusus

4 Penunjukan Langsung > Rp 10 juta s/d Rp 100 juta

Pimpinan unit kerja * Pimpinan unit kerja *

5 Pembelian Langsung < Rp 10 juta Pimpinan unit kerja * Pimpinan unit kerja *

* : Kewenangan berdasarkan pelimpahan wewenang Tabel 5.3 Metode Penetapan Batas Kewenangan Pengadaan Barang dengan Dana Masyarakat

Karena waktu tahapan pengadaan barang untuk pelelangan umum sama seperti waktu tahapan

pelelangan terbatas (yakni 16 hari, rincian dapat dilihat dibawah), pelelangan umum dan pelelangan

terbatas akan diklasifikasikan menjadi 1 kategori dalam pembahasan tugas ini menjadi Pelelangan.

c. Data ketentuan tahapan pengadaan barang

Dana Pemerintah

Metode pengadaan barang dengan dana berasal dari dana pemerintah, terbagi menjadi 3 metode:

1. Jadwal pelaksanaan Pelelangan

No Kegiatan Durasi Hari Kerja

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

1 Undangan dan Pengumuman

7

2 Pengambilan Dokumen

1

3 Rapat Penjelasan 1

4 Pemasukan Penawaran

7

Tabel 5.4 Jadwal Pelaksanaan Pelelangan Dengan Dana Pemerintah

Pengalokasian waktu di luar 4 proses diatas, diserahkan sepenuhnya kepada pengguna barang/jasa.

2. Jadwal pelaksanaan Pemilihan Langsung

Pengalokasian waktu dalam proses pemilihan langsung diserahkan sepenuhnya kepada pengguna barang/jasa, kecuali untuk pengumuman sekurang-kurangnya 3 hari kerja. Proses pemilihan langsung terdiri dari: a. pengumuman pemilihan langsung di papan pengumuman resmi untuk penerangan umum

dan di internet b. pengambilan dokumen prakualifikasi, pemasukan dokumen prakualifikasi dan pengambilan

dokumen pengadaan c. penetapan hasil prakualifikasi, pemberitahuan hasil prakualifikasi dan penjelasan, d. pemasukan penawaran, e. pembukaan penawaran, f. evaluasi penawaran, g. penetapan pemenang, dan pemberitahuan penetapan pemenang,

Halaman 22 dari 66


Logistik

h. masa sanggah, i. penunjukan pemenang, penandatanganan kontrak

3. Jadwal pelaksanaan Penunjukkan Langsung

Pengalokasian waktu dalam proses pemilihan langsung diserahkan sepenuhnya kepada pengguna barang/jasa. Proses penunjukkan langsung terdiri dari: a. undangan kepada peserta terpilih dilampiri dokumen prakualifikasi dan dokumen

pengadaan, b. pemasukan dokumen prakualifikasi, c. penilaian kualifikasi dan penjelasan, d. pemasukan penawaran, e. evaluasi penawaran, f. negosiasi baik teknis maupun harga penetapan/penunjukan penyedia barang/jasa, g. penandatanganan kontrak

Dana Masyarakat

Metode pengadaan barang dengan dana berasal dari dana masyarakat, terbagi menjadi 4 metode:

1. Jadwal pelaksanaan Pelelangan


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

1 Undangan dan Pengumuman 2

2 Pengambilan Dokumen 3


4 Pemasukan Penawaran 3

5 Pembukaan Penawaran 1

6 Evaluasi Penawaran 2

7 Pengumuman Urutan 1

8 Masa Sanggah 2

9 Undangan Negosiasi & Klarifikasi 2

10 Negosiasi & Klarifikasi

11 Keluar SK

Tabel 5.5 Jadwal Pelaksanaan Pelelangan Dengan Dana Masyarakat

2. Jadwal pelaksanaan Pemilihan Langsung


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 Undangan 2




5 Undangan Negosiasi & Klarifikasi 1

6 Negosiasi & Klarifikasi 2

7 Keluar SK 1

Tabel 5.6 Jadwal Pelaksanaan Pemilihan Langsung Dengan Dana Masyarakat

Halaman 23 dari 66


Logistik

3. Jadwal pelaksanaan Penunjukkan Langsung


1 2 3 4 5 6

1 Undangan 1




5 Negosiasi & Klarifikasi 2

6 Keluar SK 1

Tabel 5.7 Jadwal Pelaksanaan Penunjukkan Langsung Dengan Dana Masyarakat

4. Jadwal pelaksanaan Pembelian Langsung

Pelaksanaan pembelian langsung tidak termasuk dalam lingkup batasan simulasi kelompok

kami.

Keterangan:

Untuk pengalokasian waktu diatas, baik dana pemerintah maupun dana masyarakat, hanya

dijadikan pedoman namun pada pelaksanaannya diserahkan sepenuhnya kepada pengguna

barang/jasa.

Untuk pengerjaan tugas ini, kelompok kami menggunakan pengalokasian waktu yang digunakan

oleh UPT Logistik ITB.

d. Data ketentuan pendistribusian barang keluar dari gudang

Barang yang keluar dari gudang sesuai dengan besar nilai rupiah. Barang yang bernilai rupiah terbesar

akan keluar dan didistribusikan terlebih dahulu.

5.6 Data Numerik

Berikut data numerik yang diperlukan:

1. Data ukuran gudang : 12 m (panjang) * 5.75 m (lebar) * 3 m (tinggi)

2. Kapasitas gudang : 12 m (panjang) * 5.75 m (lebar) * 3 m (tinggi) * ½ = 103.5 m3

Kapasitas gudang yang dapat digunakan berukuran setengah dari ukurang gudang sebenarnya, oleh

karena itu pada perhitungan kapasitas gudang terdapat pengali ½.

3. Tinggi gudang penyimpanan yang dapat dipakai UPT logistik adalah 1.5 m

4. Data perencanaan luas gudang selanjutnya : 100 m2

5. Kapasitas mobil box : 3.698240 m3

6. Kecepatan mobil angkutan : 20 km/jam

7. Data Hasil Filtering

Data ini merupakan data hasil filtering dari data asli, yaitu data dari sistem informasi terintegrasi yang

digunakan, Oracle. Data yang tercatat pada Oracle dimulai sejak saat UPT Logistik menggunakan sistem

informasi ini, yakni sejak triwulan 3 tahun 2008. Data hasil filtering ditampilkan pertriwulan, menjadi

triwulan 3 dan 4 tahun 2008, serta triwulan 1 dan 2 tahun 2009.

a. Triwulan 3 tahun 2008

Halaman 24 dari 66


Logistik

Data terlampir pada tabel 1.1

b. Triwulan 4 tahun 2008


c. Triwulan 1 tahun 2009


d. Triwulan 2 tahun 2009


8. Pengelompokkan Data Hasil Filtering

Data ini merupakan data entitas yang dikelompokkan berdasarkan kategori metode pengadaan (tunjuk

langsung TL, pemilihan langsung PL, dan pelelangan L) serta sumber dana (dana pemerintah DIPA dan

dana masyarakat DM).

A. Pengelompokkan data hasil filtering beserta banyak jumlah unit yang dipesan.

a. TL-DIPA (metode pengadaan Tunjuk Langsung dengan dana pemerintah)


b. TL-DM (metode pengadaan Tunjuk Langsung dengan dana masyarakat)


c. PL-DIPA (metode pengadaan Pemilihan Langsung dengan dana pemerintah)


d. PL-DM (metode pengadaan Pemilihan Langsung dengan dana masyarakat)


e. L-DIPA (metode pengadaan Lelang dengan dana pemerintah)


f. L-DM (metode pengadaan Lelang dengan dana masyarakat)


B. Pengelompokkan data hasil filtering beserta waktu pengadaan













C. Pengelompokkan data hasil filtering beserta waktu lead time





Halaman 25 dari 66


Logistik









D. Pengelompokkan data hasil filtering beserta waktu penerimaan













E. Pengelompokkan data hasil filtering berdasarkan jenis kontrak dengan waktu pengadaan

a. Data Triwulan 1


b. Data Triwulan 2


c. Data Triwulan 3


d. Data Triwulan 4


F. Pengelompokkan data hasil filtering berdasarkan jenis kontrak dengan waktu lead time

a. Data Triwulan 1


b. Data Triwulan 2


c. Data Triwulan 3


d. Data Triwulan 4


G. Pengelompokkan data hasil filtering berdasarkan jenis kontrak dengan waktu penerimaan

a. Data Triwulan 1


b. Data Triwulan 2

Halaman 26 dari 66


Logistik


c. Data Triwulan 3


d. Data Triwulan 4


9. Pengolahan Data

A. Pengolahan Data Jumlah Kedatangan Setiap Entitas

Data yang diperoleh dari UPT Logistik untuk jumlah kedatangan setiap entitas hanya tersedia untuk 4 triwulan sebagai berikut :

TW1 TW2 TW3 TW4

Total Kontrak 50 10 36 61

Jumlah DIPA 6 0 5 4

L 5 0 1 3

PL 0 0 3 1

TL 1 0 1 0

Jumlah DM 44 10 31 57

L 10 8 6 3

PL 32 2 20 39

TL 2 0 5 15

Tabel 5.8 Jumlah Kedatangan Setiap Entitas

Untuk mencari distribusi kedatangan, penulis mengambil nilai maksimum dan nilai minimum dari data setiap entitas dan menganggap jumlah kedatangannya berdistribusi uniform diskrit. Dengan demikian, dilakukan perhitungan parameter (untuk ProModel) dari masing-masing entitas dan hasilnya adalah sebagai berikut :

Half Range Mean

DIPA

L 86.5 92.5

PL 77 77

TL 7.5 7.5

DM

L 524 1013

PL 42 42

TL 375.5 552.5 Tabel 5.9 Parameter Distribusi Kedatangan untuk Masing-masing Entitas

Half range dihitung dengan mencari setengah dari nilai range data. Mean atau rata-rata dari data dicari

dengan menjumlahkan data terbesar dan terkecil kemudian membaginya dengan dua (karena dianggap

berdistribusi uniform).

B. Pengolahan Data Waktu

Berikut ini adalah pengolahan data untuk mencari distribusi data waktu pengadaan (hari), lead time

(hari), dan penerimaan (jam) dari setiap entitas untuk sumber dana DM.

Contoh yang digunakan : LDM Pengadaan (LDMpeng)

Halaman 27 dari 66


Logistik

LDM menyatakan bahwa metode yang dipakai adalah langsung dan sumber dana dari dana masyarakat.

Kata “peng” merujuk pada waktu “pengadaan”. Untuk lead time digunakan “lt” dan penerimaan

digunakan “pene”.

INDEPENDENCE TEST : RUNS TEST & SCATTER PLOT

Digunakan Runs Test dari software SPSS 15.00 dengan nilai median sebagai batasnya. Berikut tabel hasil

pengujian :

Runs Test LDMpeng

Test Value(a) 35.25

Cases < Test Value 137

Cases >= Test Value 137

Total Cases 274

Number of Runs 95

Z -5.205

Asymp. Sig. (2-tailed) .000

Tabel 5.10 Hasil Run Tests untuk LDM Pengadaan

Diperoleh bahwa data tidak random karena nilai signifikansi kurang dari 0,05. Kemudian dilakukan

pemetaan data dengan software StatFit sebagai berikut :

Gambar 5.7 Scatter of Input Data LDM Pengadaan

Berdasarkan grafik di atas, diasumsikan bahwa data LDMpeng random.

IDENTICALLY DISTRIBUTED ANALYSIS

Dengan menggunakan software StatFit, dibuat grafik density dari data input yaitu data LDMpeng dan

diperoleh grafik berikut :

Halaman 28 dari 66


Logistik

Gambar 5.8 Grafik Density untuk Data Input LDM Pengadaan

Berdasarkan grafik di atas disimpulkan bahwa data berasal dari distribusi yang sama.

FITTING DISTRIBUTION TEST : ONE SAMPLE KOLMOGOROV-SMIRNOV TEST

Digunakan software SPSS 15.00 dan diperoleh hasil :

Tabel 5.11 One-Sample Kolmogorov-Smirnov Test

LDMpeng

N 274

Normal Parameters(a,b) Mean 45.3053

Std. Deviation 45.60417

Most Extreme Differences

Absolute .160

Positive .127

Negative -.160

Kolmogorov-Smirnov Z 2.653


a Test distribution is Normal. b Calculated from data.

Tabel 5.12 One-Sample Kolmogorov-Smirnov Test 2

LDMpeng

N 274

Exponential parameter.(a,b)

Mean 45.3053

Most Extreme Differences Absolute .089

Positive .089

Negative -.056

Kolmogorov-Smirnov Z 1.476


a Test Distribution is Exponential. b Calculated from data.

Karena diperoleh bahwa data tidak berdistribusi Normal maupun Eksponensial maka dilakukan uji yang sama dengan software StatFit dan diperoleh :

Halaman 29 dari 66


Logistik

Tabel 5.13 Fitting Distribution Test dengan Software StatFIT

Ternyata data juga tidak berdistribusi Lognormal dan Uniform. Oleh sebab itu digunakan software

EasyFit 3.0 dan diperoleh bahwa data mengikuti distribusi Beta. Berikut detil hasil perhitungan dengan

software tersebut :

Tabel 5.14 Fitting Distribution Test dengan Software EasyFit 3.0

Berikut parameter dari distribusi Beta :

Gambar 5.9 Parameter Distribusi Beta untuk Input Data LDM Pengadaan

Dengan prosedur yang sama, berikut kesimpulan untuk seluruh variabel dengan sumber dana DM :

L-DM PL-DM TL-DM

Pengadaan

Beta α1 = 0,65548 α2 = 3,3173 a = 0,00198 b = 271,63

Eksponensial β = 31,4713


LT Eksponensial β = 26,0252



Penerimaan Lognormal mean = 38.3 std dev = 234

Lognormal mean = 23,4 std dev = 312

Lognormal mean = 45,3 std dev = 518

Halaman 30 dari 66


Logistik

Tabel 5.15 Rangkuman Distribusi Waktu untuk Sumber Dana Masyarakat

Untuk entitas dengan sumber dana DIPA, diperoleh bahwa data terlalu sedikit untuk melalui pengujian

distribusi sehingga untuk entitas pada dana DIPA dibuat distribusi empiris sebagai berikut :

L-DIPA

Distribusi Empiris

Pengadaan Probabilitas LT Probabilitas Penerimaan Probabilitas

38.23517 0.1 36.12073 0.111111111 19.85694 0.111

35.26198 0.1 61.95367 0.111111111 3.086111 0.111

54.01436 0.1 47.1788 0.111111111 3.313333 0.111

82.01616 0.1 16.20414 0.111111111 87.11139 0.111

38.69994 0.1 31.087 0.111111111 5.405 0.111

0.116968 0.1 7.134155 0.111111111 46.88306 0.111

0.009225 0.1 19.8622 0.111111111 47.74694 0.111

0.153287 0.1 2.010116 0.111111111 2.786944 0.111

0.013889 0.1 6.91515 0.111111111 16.01889 0.111

0.015336 0.1 Tabel 5.16 Waktu Berdistribusi Empiris untuk L-DIPA

PL-DIPA

Distribusi Empiris

Pengadaan Probabilitas LT Probabilitas Penerimaan Probabilitas

81.92096 0.25 68.96954 0.25 135.9639 0.25

75.76378 0.25 71.00971 0.25 135.2297 0.25

21.68532 0.25 46.13916 0.25 0.2375 0.25

0.806655 0.25 0.195845 0.25 0.310278 0.25 Tabel 5.17 Waktu Berdistribusi Empiris untuk PL-DIPA

TL-DIPA

Deterministik

Pengadaan LT Penerimaan

63.396238 3.68777 1.95194 Tabel 5.18 Waktu deterministik untuk TL-DIPA

Tabel perhitungan lengkap dapat dilihat pada lampiran 9. C. Pengolahan Jumlah Paket dalam Kontrak

Untuk entitas dengan sumber dana DM, diperoleh bahwa untuk dua kategori data terlalu sedikit untuk

melalui pengujian distribusi sehingga untuk entitas pada dana DM diperoleh distribusi sebagai berikut :

L-DM

Distribusi Eksponensial

Mean = 2

Halaman 31 dari 66


Logistik

Gambar 5.10 Gambar Hasil Software StatFIT untuk Pengolahan L-DM

TL-DM

Distribusi Empiris

Jumlah Paket dalam Kontrak

Frekuensi Probabilitas Jumlah Paket

dalam Kontrak Frekuensi Probabilitas

1 21 0.269230769 21 1 0.012820513

2 14 0.179487179 22 1 0.012820513

3 6 0.076923077 24 1 0.012820513

5 4 0.051282051 28 1 0.012820513

6 5 0.064102564 31 1 0.012820513

7 4 0.051282051 41 1 0.012820513

8 4 0.051282051 44 1 0.012820513

9 5 0.064102564 45 1 0.012820513

10 5 0.064102564 55 1 0.012820513

11 1 0.012820513 56 1 0.012820513

12 1 0.012820513 74 1 0.012820513

14 1 0.012820513 88 1 0.012820513

17 2 0.025641026 146 1 0.012820513

18 2 0.025641026 168 1 0.012820513

19 2 0.025641026 205 1 0.012820513

20 1 0.012820513 Total 78 1

Tabel 5.19 Jumlah Paket dalam Kontrak Berdistribusi Empiris untuk TL-DM

PL-DM

Distribusi Empiris

Jumlah Paket dalam Kontrak

Frekuensi Probabilitas

1 10 0.454545455

2 5 0.227272727

3 1 0.045454545

4 2 0.090909091

Halaman 32 dari 66


Logistik

9 1 0.045454545

12 1 0.045454545

30 1 0.045454545

31 1 0.045454545

Total 22 1

Tabel 5.20 Jumlah Paket dalam Kontrak Berdistribusi Empiris untuk PL-DM

Untuk entitas dengan sumber dana DIPA, diperoleh bahwa data terlalu sedikit untuk melalui pengujian

distribusi sehingga untuk entitas pada dana DIPA dibuat distribusi empiris sebagai berikut :

L-DIPA

Distribusi Empiris

Jumlah Paket dalam Kontrak Probabilitas

3 0.222222

5 0.111111

9 0.111111

12 0.111111

13 0.111111

28 0.111111

37 0.111111

124 0.111111

Tabel 5.21 Jumlah Paket dalam Kontrak Berdistribusi Empiris untuk L-DIPA

TL-DIPA

Distribusi Empiris


1 0.5

13 0.5

Tabel 5.22 Jumlah Paket dalam Kontrak Berdistribusi Empiris untuk TL-DIPA

PL-DIPA

Distribusi Empiris


1 0.25

62 0.25

91 0.25

104 0.25

Tabel 5.23 Jumlah Paket dalam Kontrak Berdistribusi Empiris untuk PL-DIPA

D. Pengolahan Volume Tiap Paket dalam Penentuan Paket Menuju Gudang atau Unit Kerja

UPT Logistik akan menerima semua barang yang sudah dipesan dari supplier-supplier dengan jenis dan

jumlah barang yang disepakati sebelumnya. Saat pengiriman barang, pada kenyataannya tidak semua

barang yang dikirimkan oleh supplier akan diterima, ada sebagian barang dikirim langsung ke Unit Kerja

yang bersangkutan, ada sebagian barang disimpan sementara waktu di gudang milik UPT Logistik.

Syarat pengiriman barang secara langsung atau tidak langsung (melalui gudang) oleh supplier ditentukan

dari besar dari barang satuan yang dikirimkan. Bila barang satuan yang dikirimkan memiliki besar lebih

Halaman 33 dari 66


Logistik

dari komputer, maka barang tersebut akan langsung dikirimkan secara langsung ke Unit Kerja,

sedangkan bila ukuran barang satuan ternyata lebih kecil, maka barang-barang tersebut akan diterima di

gudang UPT Logistik terlebih dahulu.

Syarat lainnya adalah barang jenis kemikalia tidak akan dimasukkan ke dalam gudang karena

dikhawatirkan perlunya penanganan khusus untuk menjamin keselamatan dari barang dan

lingkungannya.

Berikut adalah kelompok barang yang diterima di gudang UPT logsitik:

Kategori Barang Volume

ATK dan Barang Pos 517.2227941

Buku 2580

Mesin Kantor 2456

Cartridge/toner 1255.056892

K3 64.8

Aksessoris dan komponen komputer 1813.0407

Kertas 12942.78467

Pakaian dan alat bepergian 6705.882353

Peralatan komunikasi dan audio visual 19278

Alat rekam 73.5 Tabel 5.24 Kategori Barang yang Diterima di Gudang UPT Logistik

Sumber Dana Masyarakat

Berdasarkan pengkategorian tersebut, diperoleh besarnya presentase suatu paket diterima atau tidak di

gudang adalah sebagai berikut:

Keputusan TL L PL TL L PL

Masuk Gudang 93 27 22 0.4493 0.6923 0.5946

Langsung ke Unit Kerja 114 12 15 0.5507 0.3077 0.4054

Total 207 39 37 1 1 1

Jumlah paket Proporsi

Tabel 5.25 Persentase Jumlah Paket dengan Dana Masyarakat yang Disimpan dalam Gudang dan Langsung

Dikirim ke Unit Kerja

Dengan mengelompokkan data yang dimiliki ke dalam triwulan dan ke dalam kategori barang akan

dimasukkan ke dalam gudang, kemudian akan diperoleh rata-rata dari masing-masing metode

pengadaan , rata-rata dari volume masing-masing data yang masuk ke dalam gudang adalah sebagai

berikut:

TL PL L

Volume rata-rata (cm3) 447264 362099 215231.3 Tabel 5.26 Volume Rata-Rata Entitas dengan Dana Masyarakat yang Disimpan dalam Gudang

Data volume rata-rata ini akan berguna untuk melihat utilitas dari gudang dan mobil box dalam

menampung dan membawa barang pesanan ke unit-unit kerja.

Sumber Dana Pemerintah

Halaman 34 dari 66


Logistik

Berdasarkan pengkategorian tersebut, diperoleh besarnya presentase suatu paket diterima atau tidak di

gudang adalah sebagai berikut:

Keputusan TL L PL TL L PL

Masuk Gudang 0 195 202 0.0000 0.8333 0.7829

Langsung ke Unit Kerja 14 39 56 1.0000 0.1667 0.2171

Total 14 234 258 1.0000 1.0000 1.0000

Jumlah paket Proporsi

Tabel 5.27 Persentase Jumlah Paket dengan Dana Pemerintah yang Disimpan dalam Gudang dan Langsung

Dikirim ke Unit Kerja

Dengan mengelompokkan data yang dimiliki ke dalam triwulan dan ke dalam kategori barang akan

dimasukkan ke dalam gudang, kemudian akan diperoleh rata-rata dari masing-masing metode

pengadaan , rata-rata dari volume masing-masing data yang masuk ke dalam gudang adalah sebagai

berikut:

TL PL L

Volume rata-rata (cm3) 0 2067525 1,853,517.75 Tabel 5.28 Volume Rata-Rata Entitas dengan Dana Pemerintah yang Disimpan dalam Gudang

Data volume rata-rata ini akan berguna untuk melihat utilitas dari gudang dan mobil box dalam

menampung dan membawa barang pesanan ke unit-unit kerja.

Halaman 35 dari 66


Logistik

E. Pengolahan Data Jarak tiap-tiap Unit Kerja ke UPT Logistik

Gambar 5.11 Denah UPT Logistik

Gambar 5.12 Denah ITB

Halaman 36 dari 66


Logistik

Untuk menghitung jarak dari tiap-tiap unit kerja ke UPT Logistik, kelompok kami menggunakan data

jarak dari peta yang didapat dari http://petakampus.itb.ac.id/petakampus/ . Dengan menggunakan

skala, jarak pada peta dapat dikonversikan menjadi jarak sebenarnya. Tabel dibawah memberikan jarak

sebenarnya dari masing-masing unit kerja di ITB.

Tabel 5.29 Perhitungan Jarak berdasarkan Peta

Unit Kerja

Posisi (Skala 1 : 0.001km)

Jarak sebenarnya

(km) Kelompok

X Y Jarak

Biro kepegawaian 788431 9236582 1266.293015 1.266293015 19

Biro perencanaan 788431 9236582 1266.293015 1.266293015 19

Dewan audit 788460 9236593 1251.511087 1.251511087 18

Direktorat keuangan 788460 9236593 1251.511087 1.251511087 18

Direktorat pendidikan 788431 9236582 1266.293015 1.266293015 19

Direktorat sarana dan prasarana 788612 9237390 445.0044944 0.445004494 13

FITB 788671 9237769 87.20665112 0.087206651 2

FMIPA 788543 9237558 285.9545418 0.285954542 7

FSRD 788612 9237390 445.0044944 0.445004494 13

FTI 788414 9237558 341.65626 0.34165626 9

FTMD 788289 9237632 383.1892483 0.383189248 10

FTSL 788459 9237317 540.6930737 0.540693074 14

FTTM 788671 9237769 87.20665112 0.087206651 2

Majelis Guru Besar 788825 9236618 1235.155861 1.235155861 17

MWA 788825 9236618 1235.155861 1.235155861 17

PPMO 788287 9238084 411.0109488 0.411010949 12

SAPPK 788580 9237453 383.5101042 0.383510104 11

Satuan pengawas internal 788431 9236582 1266.293015 1.266293015 19

Satuan penjaminan mutu 788431 9236582 1266.293015 1.266293015 19

SBM 788326 9237833 288.0069444 0.288006944 8

Sekretariat WRIM 788431 9236582 1266.293015 1.266293015 19

Sekretariat WRKS 788431 9236582 1266.293015 1.266293015 19

Sekretariat WRMA 788431 9236582 1266.293015 1.266293015 19

Sekretariat WROR 788431 9236582 1266.293015 1.266293015 19

Sekretariat WRSA 788431 9236582 1266.293015 1.266293015 19

Sekretariat WRSS 788431 9236582 1266.293015 1.266293015 19

Senat akademik 788431 9236582 1266.293015 1.266293015 19

SF 788551 9237610 233.6535897 0.23365359 5

SITH 788379 9237678 282.6198861 0.282619886 6

SPS 788320 9237050 838.2487698 0.83824877 16

STEI 788543 9237558 285.9545418 0.285954542 7

Unit sumber daya informasi 788543 9237558 285.9545418 0.285954542 7

UPT Logistik 788614 9237835 0 0 1

UPT Olahraga 788519 9238044 229.5778735 0.229577873 4

UPT Pelayanan kesehatan 788588 9237132 703.4806323 0.703480632 15

http://petakampus.itb.ac.id/petakampus/

Halaman 37 dari 66


Logistik

UPT Perpustakaan 788521 9237817 94.72592042 0.09472592 3

UPT Pusat bahasa 788543 9237558 285.9545418 0.285954542 7

Jarak-jarak dari tiap unit kerja ke UPT Logistik kemudian dikelompokkan menjadi 19 kelompok jarak.

Selanjutnya dihitunglah jarak rata-rata pengiriman dari 19 kelompok itu, dan dihitung waktu pengiriman

daru UPT Logistik – unit kerja. Waktu pengiriman ini merupakan pembagian dari km dengan 20 km/jam

( 𝑤𝑎𝑘𝑡𝑢 =𝑘𝑚

20 𝑘𝑚 /𝑗𝑎𝑚 ).

Tabel 5.30 Perhitungan jarak rata-rata dan waktu pengiriman

Kelompok km m % m x % waktu

1 0 0 1.06% 0 0

2 0.08721 87.2067 6.04% 5.26316 0.00436

3 0.09473 94.7259 2.16% 2.04486 0.004736

4 0.22958 229.578 8.06% 18.5149 0.011479

5 0.23365 233.654 3.01% 7.03305 0.011683

6 0.28262 282.62 3.63% 10.2685 0.014131

7 0.28595 285.955 13.36% 38.2113 0.014298

8 0.28801 288.007 1.65% 4.75049 0.0144

9 0.34166 341.656 4.20% 14.3352 0.017083

10 0.38319 383.189 3.18% 12.1749 0.019159

11 0.38351 383.51 4.52% 17.3448 0.019176

12 0.41101 411.011 1.92% 7.90406 0.020551

13 0.445 445.004 14.80% 65.8577 0.02225

14 0.54069 540.693 3.28% 17.7135 0.027035

15 0.70348 703.481 3.16% 22.2444 0.035174

16 0.83825 838.249 0.43% 3.63182 0.041912

17 1.23516 1235.16 0.52% 6.3842 0.061758

18 1.25151 1251.51 1.83% 22.926 0.062576

19 1.26629 1266.29 23.18% 293.569 0.063315

Rata-Rata 570.172 0.024478

Diperoleh jarak rata-rata unit kerja - UPT Logistik = 570.172 m

Diperoleh waktu rata-rata pengiriman dari unit kerja – UPT Logistik = 0.024478

F. Pengolahan Data Persentase Frekuensi Pengiriman

Dari hasil pengolahan data point E, unit-unit kerja di ITB dikelompokkan kedalam 19 kelompok. Masing-

masing unit kerja memiliki jumlah frekuensi kontrak yang berbeda-beda. Dalam hal ini, 19 kelompok

tersebut memiliki jumlah frekuensi kontrak yang berbeda-beda.

Untuk mencari persentase frekuensi pengiriman, digunakan frekuensi kontrak yang dimiliki masing-

masing unit kerja. Tiap-tiap jumlah frekuensi kontrak dibagi dengan total frekuensi kontrak untuk

mendapatkan persentase frekuensi kontrak.

Halaman 38 dari 66


Logistik

Jika 1 kelompok terdiri dari lebih dari 1 unit kerja, maka total frekuensi untuk kelompok tersebut

merupakan penjumlahan persentase masing-masing unit kerjanya.

Tabel 5.31 Persentase Frekuensi Pengiriman

Kode UK Nama UK Frekuensi Kontrak % Kelompok Total %

68 UPT Logistik 140 1.06% 1 1.07%

24 FTTM 446 3.39% 2 6.04%

25 FITB 348 2.65% 2

70 UPT Perpustakaan 284 2.16% 3 2.16%

74 UPT Olahraga 1061 8.06% 4 8.06%

28 SF 396 3.01% 5 3.01%

29 SITH 478 3.63% 6 3.63%

20 FMIPA 709 5.39% 7

13.36% 30 STEI 713 5.42% 7

69 UPT Pusat Bahasa 94 0.71% 7

71 Unit Sumber Daya Informasi 242 1.84% 7

27 SBM 217 1.65% 8 1.65%

21 FTI 552 4.20% 9 4.20%

31 FTMD 418 3.18% 10 3.18%

26 SAPPK 595 4.52% 11 4.52%

72 PPMO 253 1.92% 12 1.92%

22 FSRD 676 5.14% 13 14.80%

57 Direktorat Sarana & Prasarana 1271 9.66% 13

23 FTSL 431 3.28% 14 3.28%

73 UPT Pelayanan Kesehatan 416 3.16% 15 3.16%

32 SPS 57 0.43% 16 0.43%

3 Majelis Guru Besar 31 0.24% 17 0.52%

0 MWA 37 0.28% 17

2 Dewan Audit 42 0.32% 18 1.83%

56 Direktorat Keuangan 199 1.51% 18

1 Senat Akademik 34 0.26% 19

23.18%

6 Satuan Penjaminan Mutu 48 0.36% 19

7 Satuan Pengawas Internal 12 0.09% 19

55 Direktorat Pendidikan 271 2.06% 19

58 Biro Perencanaan 829 6.30% 19

59 Biro Kepegawaian 133 1.01% 19

62 Sekretariat WRSS 6 0.05% 19

63 Sekretariat WRSA 232 1.76% 19

64 Sekretariat WRIM 1105 8.40% 19

65 Sekretariat WROR 59 0.45% 19

66 Sekretariat WRMA 61 0.46% 19

67 Sekretariat WRKS 260 1.98% 19

TOTAL 13156 100.00%

100%

Halaman 39 dari 66


Logistik

5.7 Data Struktural

Sistem dalam UPT Logistik memiliki sistem kerja yang digunakan dalam usaha pengadaan barang logistik

keperluan unit kerja. Dalam menjalankan pekerjaannya sistem UPT Logistik ini memiliki beberapa

kegiatan-kegiatan untuk mendukung kinerjanya. Kegiatan-kegiatan tersebut adalah Perencanaan,

pemilihan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, distribusi, dan pembayaran.

Halaman 40 dari 66


Logistik

5.8 Entity Flow Diagram

…

jum

lah

ko

ntr

ak

se

tia

p e

ntita

s

…

Ba

gia

n

Pe

ng

ad

aa

n

dis

trib

usi ju

mla

h k

ed

atn

ga

n

ko

ntr

ak b

ara

ng

se

tia

p e

ntita

s

dis

trib

usi w

aktu

pe

ng

ad

aa

n k

on

tra

k …

Su

pp

lier

dis

trib

usi le

ad

tim

e

su

pp

lier

Gu

da

ng

…

Pe

ne

rim

aa

n

12

34

17

18

19

…

uku

ran

ba

ran

g ?

ka

pa

sita

s

gu

da

ng

Tu

jua

n R

ea

lisa

si B

ara

ng

jum

lah

pe

ke

rja

ka

pa

sita

s

arm

ad

a

ke

ce

pa

tan

arm

ad

a

jara

k

uku

ran

la

ya

k

sim

pa

n

uku

ran

lan

gsu

ng

kirim

u

ku

ran

se

tia

p

en

tita

s

tin

gka

t

inve

nto

ri

Ga

mb

ar 5

.13

Enti

ty F

low

Dia

gram

Halaman 41 dari 66


Logistik

5.9 Influence Diagram

Jumlah pekerja

Kapasitas/luas

gudang

Optimasi waktu realisasi

permintaan kebutuhan

Jumlah transportasi

internal

Lead time

supllier

Jumlah

inventory

Kapasitas

angkut total

Lama

distribusi

Luas gudang

Kapasitas/unit

transport

Kapasitas

gudang total

Paket permintaan

Kecepatan

transportasi

Jarak UK dan

UPT

Utilitas

transportasi

Optimasi utilitas fasilitas

Jumlah barang

didistribusikan

Lama

penyimpanan

di gudang

Lama

pengadaan

Lead time

UPT

Logistik

Ketentuan distribusi

Batas kewenangan

pengadaan barang

Ukuran

paket

Barang

diadakan

oleh

supplier

Gambar 5.14 Influence Diagram

Halaman 42 dari 66


Logistik

6

SIMULASI MODEL

6.1 Pengembangan Model Simulasi

STRUCTURAL ELEMENTS

Entities

Entitas adalah objek yang akan diproses dalam simulasi. Dalam model simulasi yang dibuat, terdapat 7

entitas yaitu :

1. Kontrak TL DM

Kontrak barang yang diadakan dengan metode penunjukan langsung dengan sumber dana

masyarakat

2. Kontrak TL DIPA

Kontrak barang yang diadakan dengan metode penunjukan langsung dengan sumber dana

pemerintah

3. Kontrak PL DM

Kontrak barang yang diadakan dengan metode pemilihan langsung dengan sumber dana

masyarakat

4. Kontrak PL DIPA

Kontrak barang yang diadakan dengan metode pemilihan langsung dengan sumber dana

pemerintah

5. Kontrak L DM

Kontrak barang yang diadakan dengan metode lelang dengan sumber dana masyarakat

6. Kontrak L DIPA

Kontrak barang yang diadakan dengan metode lelang dengan sumber dana pemerintah

7. Barang

Paket barang berdasarkan kontrak yang diajukan.

8. Barang Grouped

Paket barang yang telah digabungkan untuk diantar ke UK.

Locations

Lokasi adalah tempat dimana entitas akan mengalami pemrosesan. Lokasi-lokasi yang ada dan

keterangan dalam model simulasi UPT Logistik kali ini adalah :

1. Sispran

Lokasi Sispran merupakan sebuah location dummy yang digunakan hanya untuk memudahkan

kedatangan dari entitas Kontrak TL DM, Kontrak TL DIPA, Kontrak PL DM, Kontrak PL DIPA,

Kontrak L DM, dan Kontrak L DIPA.

2. Pengadaan

Pengadaan merupakan lokasi dimana enam entitas di atas mengalami proses sesuai peraturan

yang berlaku bagi masing-masing jenis entitas tersebut yang dilakukan oleh UPT Logistik. Karena

peraturan yang mendasari masing-masing entitas tersebut berbeda, waktu yang diperlukan oleh

masing-masing entitas pada lokasi ini pun berbeda-beda dengan distribusi tertentu.

3. Supplier

Pada kenyataan, supplier sebenarnya bukan merupakan bagian dari sistem yang akan

disimulasikan. Akan tetapi, lokasi supplier pada simulasi ini merupakan lokasi yang

Halaman 43 dari 66


Logistik

menggambarkan perubahan wujud entitas Kontrak menjadi entitas Barang, yaitu paket –paket

barang yang diadakan dengan jumlah sesuai kecenderungan distribusi tertentu untuk setiap

jenis kontrak. Oleh karena itu, lama waktu entitas berada pada lokasi ini merupakan lead time

yang dimiliki oleh supplier pada dunia nyata. Lama lead time supplier ini diperoleh dengan cara

mencari distribusi dari waktu sejak order dikeluarkan oleh UPT Logistik hingga barang diterima

oleh gudang.

4. Barang Siap Kirim

Lokasi Barang Siap Kirim merupakan sebuah lokasi dummy yang masih merupakan bagian dari

supplier pada dunia nyata. Karena barang yang ada di Supplier tidak seluruhnya dikirimkan ke

Gudang namun dapat juga langsung dikirimkan ke Unit Kerja, lokasi dummy ini memudahkan

dalam melihat jumlah barang dari Supplier yang seharusnya masuk ke dalam Gudang. Selain itu,

lokasi dummy ini juga memudahkan pengamatan jika terjadi penumpukan barang di supplier

untuk dikirimkan ke Gudang akibat kapasitas Gudang yang tidak memadai.

5. Gudang

Gudang merupakan lokasi milik UPT Logistik dimana entitas Barang akan diterima dari Barang

Siap Kirim (Supplier) dan disimpan sementara sebelum didistribusikan.

6. Barang Siap Kirim UK

Lokasi Barang Siap Kirim UK merupakan sebuah lokasi dummy yang masih merupakan bagian

dari gudang UPT Logistik pada dunia nyata. Akan tetapi, entitas yang masuk ke lokasi ini bukan

merupakan entitas Barang seperti pada Gudang, melainkan Barang Grouped yaitu entitas baru

yang menggambarkan kumpulan sejumlah Barang. Barang Grouped inilah entitas yang

diantarkan oleh Resources Mobil Box ke Unit Kerja. Selain itu, lokasi dummy ini juga

memudahkan pengamatan jika terjadi penumpukan barang di Gudang untuk dikirimkan ke Unit

Kerja akibat Resources Mobil Box yang tidak memadai.

7. Unit Kerja

Unit kerja merupakan lokasi tujuan pendistribusian entitas realisasi, yaitu sebagai konsumen

dari sistem UPT Logistik.

Resources

Sumber daya adalah agen yang akan memroses entitas. Dalam model simulasi yang dibuat, sumber daya

yang ada pada sistem UPT Logistik ini hanya berupa Mobil Box. Mobil ini merupakan agen yang akan

berperan dalam proses ditribusi entitas realisasi barang dari gudang ke Unit Kerja.

Pada sistem ini, operator tidak disimulasikan sebagai resources karena adanya keterikatan operator

dengan pemrosesan entitas secara menyeluruh, bukan hanya sebagai agen. Sementara itu aliran entitas

dari lokasi ke lokasi lainnya, seperti antara lokasi pengadaan dengan lokasi supplier dilakukan dengan

aliran data tanpa agen dan antara lokasi supplier dengan lokasi gudang dilakukan oleh supplier yang

bukan merupakan bagian dari sistem yang disimulasikan.

Paths

Jalur menunjukkan arah gerak entitas dan sumber daya dalam model simulasi. Dalam model simulasi

yang dibuat, terdapat satu buah jalur yaitu Distribusi.

Distribusi merupakan jalur yang digunakan oleh UPT Logistik untuk mengantarkan Grouped Barang dari

lokasi Barang Siap Kirim UK ke lokasi Unit Kerja. Jalur ini didefinisikan dengan suatu nilai jarak tertentu

yang tidak diperhitungkan secara detail karena jalur ini selanjutnya selalu digunakan dengan bantuan

move logic dengan parameter waktu tertentu.

Halaman 44 dari 66


Logistik

6.2 Verifikasi dan Validasi Model

Setelah membuat sebuah model, model tersebut perlu untuk terlebih dahulu mengalami uji verifikasi

dan uji validasi untuk melihat kesesuaian model tersebut dengan logika dan sistem aktual yang diteliti.

Verifikasi

Dalam melakukan uji verifikasi, ada beberapa hal yang perlu dilakukan, yaitu:

1. Memeriksa kembali kode model

Dalam mengerjakan suatu model, sering sekali tidak dapat dilakukan satu kali dan langsung

tepat. Dalam memverifikasi suatu model, ada dua pendekatan yang dilakukan. Pendekatan

dapat dilakukan secara bottom-up dan top-down. Pendekatan bottom-up dilakukan dengan

memandang sistem secara parsial kemudian menggabungkannya menjadi suatu sistem yang

kompleks secara keseluruhan. Verifikasi dilakukan dengan memverifikasi kode simulasi tiap

bagian, setelah semua bagian terverifikasi barulah dilakukan verifikasi hubungan antar bagian.

Dengan demikian sistem kemudian dianggap secara keseluruhan telah terverifikasi. Sedangkan,

untuk pendekatan top-down verifikasi terhadap kode simulasi dilakukan dengan memandang

dari model sistem secara luas, kemudian baru dilakukan verifikasi kode simulasi ke setiap

bagian-bagian yang lebih kecil dari sistem tersebut. Setelah kode simulasi selesai dibangun,

maka sebelum animasi dijalankan, biasanya software yang digunakan untuk membuat simulasi

akan menyediakan fasilitas model compiler untuk melihat apakah model yang dibangun sudah

sesuai dengan bahasa pemrograman dari software tersebut. Metode ini rawan dengan

kesalahan karena pembuat kode simulasi sering sekali menganggap kode yang disusunnya sudah

tepat. Dengan demikian perlu diakukan langkah-langkah verifikasi lainnya.

2. Mengamati animasi

Setelah coding simulasi dianggap benar, maka simulasi dapat dijalankan. Pada saat simulasi

dijalankan, pembuat simulasi perlu untuk memperhatikan apakah perilaku-perilaku dari masing-

masing entitas sudah sesuai denagn model kenseptual dan entity flow diagram atau belum.

Tidak hanya entitas, tetapi juga lokasi dan sumber daya yang digunakan. Suatu ketidaktepatan

dari perilaku entitas, lokasi, dan sumber daya akan mengindikasikan masih adanya kesalahan

pada saat pembuatan kode simulasi.

3. Memeriksa hasil yang sesuai

Dalam melakukan simulasi, program yang digunakan untuk membangun simulasi akan

menampilkan statistik dari hasil simulasi. Tampilan dari hasil statistik simulasi akan menjadi

umpan balik kepada pembuat model. Dengan melihat hasil dari simulasi ini, pembuat model

dapat menilai kebenaran dari model simulasi yang dibangun. Jika ada hasil statistik yang secara

logis tidak tepat, maka dapat dipastikan ada logika dalam pembangunan model yang tidak

tepat.

4. Penggunaan fasilitas trace dan debug

Saat simulasi dijalankan untuk mengamati ketepatan dari perilaku model simulasi yang

dibangun, program pembuatan simulasi akan menyediakan fasilitas trace dan debug. Dengan

fasilitas ini, setiap pergerakan dari entitas sekecil apapun akan ditampilkan sehingga dapat

dilihat apakah ada yang tidak tepat dalam simulasi tersebut. Sering sekali secara kasat mata

Halaman 45 dari 66


Logistik

suatu model benar, tetapi melalui trace dan debug ditemukan kesalahan-kesalahan yang perlu

untuk diperbaiki.

Dalam memverifikasi model simulasi yang dibangun untuk masalah pada UPT logistik ini, langkah

pertama yang dilakukan adalah dengan melakukan verifikasi secara top-down. Dengan terlebih dahulu

memverifikasi kode simulasi secara umum kemudian ke bagian-bagian parsialnya. Pemeriksaan koding

dimulai dari melihat apakah entitas-entitas yang berhubungan dengan model sudah terdefinisikan

dengan lengkap berikut dengan atribut yang dikandung di dalamnya. Setelah itu dilakukan pemeriksaan

terhadap definisi hubungan-hubungan antar bagian besar dalam sistem pengadaan UPT logistik, seperti

pengadaan, supplier, gudang, mobil box, dan unit-unit kerja. Setiap bagian sudah terhubungan dengan

baik sesuai dengan entity flow diagram. Setelah melakukan pengamatan secara general, kumudian

dilakukan pengamatan secara parsial. Coding pada tiap-tiap proses yang dialami oleh entitas pada tiap-

tiap lokasi (location) dan sumber daya (resources) sudah juga sesuai dengan entity flow diagram. Karena

setiap proses yang dialami oleh suatu entitas pada suatu lokasi dan sumber daya berikut dengan

perubahan-perubahan atribut entitas tersebut sudah tepat, maka model yang dibangun berdasarkan

model konseptual sudah tepat atau terverifikasi.

Setelah memastikan bahwa model terverifikasi secara kode-nya, maka simulasi dapat mulai dieksekusi.

Dalam proses eksekusi ini, pembuat model perlu untuk memperhatikan jalannya entitas-entitas yang

ada dalam simulasi tersebut. Untuk kasus pada UPT logistik ini, yang diperhatikan adalah bagaimana

pergerakan dari paket-paket yang diadakan, kemudian bagaimana mobil box melakukan pengantaran

paket-paket kepada masing-masing unit kerja. Pertanyaan yang perlu dijawab pada saat verifikasi

dengan memperhatikan animasi adalah apakah entitas-entitas dengan segala atributnya sudah

menampilan perilaku yang sesuai. Pada metode ini, kesalahan mungkin terletak pada atribut dan

sumber daya yang berkaitan dengan proses yang dialamI oleh suatu entitas. Pada saat pengamatan

animasi dari simulasi yang dibangun, terlihat bahwa perilaku enititas-entitas dalam simulasi sudah

sesuai dengan model konseptualnya.

Setelah simulasi diamati dan menunjukkan hasil yang positif, maka verifikasi dilanjutkan dengan

memperhatikan hasil statistik yang dihasilkan melalui simulasi. Bila langkah simulasi yang pertama dan

yang kedua sudah tepat, maka langkah simulasi ini hanya sebagai pelengkap saja. Tetapi langkah ini

biasanya adalah langkah paling jitu untuk memverifikasi. Sering sekali pembuat model terlalu yakin

dengan model yang dibangun dan baru menyadari kekurangan atau kesalahannya setelah melihat

laporan statistik hasil simulasi. Hasil statistik dari simulasi yang dibangun dapat dilihat pada bab

berikutnya, yakni Gambar 6.2 Hasil Output Simulasi Promodel.

Jika output dari simulasi measih menunjukkan adanya ketidaklogisan, maka perlu untuk memeriksa

kembali koding yang sudah disusun. Output yang dihasilkan oleh model simulasi kami sudah sesuai

dengan logika.

Dalam usaha terakhir untuk meverifikasi model simulasi yang dibangun ini, kemudian dilakukan tracing

dan debugging terhadap model yang dibangun, dengan memperhatikan setiap record yang ditampilkan

oleh ProModel, maka dapat disimpulkan bahwa model yang dibangun sudah benar.

Tracing

Berikut ini adalah has tracing terhadap salah satu entitas kontrak yang akan diadakan yaitu kontrak

TL_DIPA, kontrak dengan metode tunjuk langsung dengan sumber dana dari pemerintah.

Halaman 46 dari 66


Logistik

00.000 1 Kontrak_TL_DIPA scheduled to arrive at SisPran.

00.000 Kontrak_TL_DIPA arrives at SisPran.

00.000 For Kontrak_TL_DIPA at SisPran:

00.000 Kontrak_TL_DIPA enters SisPran.

00.000 Ent Attr: Waktu_tiba = 0.000000 (old value = 0.000000)

00.000 Select route from route block #1; output quantity is 1.

00.000 For Kontrak_TL_DIPA at SisPran:

00.000 Pengadaan is selected for routing.

00.000 The main entity is routed out as Kontrak_TL_DIPA.

00.000 Output is named as Kontrak_TL_DIPA.

00.000 Start move to Pengadaan.

00.000 Kontrak_TL_DIPA arrives at Pengadaan.

00.000 Pengadaan.1 is selected.

00.000 For Kontrak_TL_DIPA at Pengadaan.1:

00.000 Kontrak_TL_DIPA enters Pengadaan.1.

00.000 Wait 1521.510 Hr.




1521.510 Supplier is selected for routing.

1521.510 The main entity is routed out as Kontrak_TL_DIPA.

1521.510 Output is named as Kontrak_TL_DIPA.

1521.510 Start move to Supplier.


1521.510 Process completed.

1521.510 Release the captured capacity.

1521.510 Kontrak_TL_DIPA arrives at Supplier.

1521.510 For Kontrak_TL_DIPA at Supplier:

1521.510 Kontrak_TL_DIPA enters Supplier.

1521.510 Ent Attr: Jenis = 5 (old value = 0)

1521.510 Ent Attr: Jumlah = 1 (old value = 0)

1521.510 Wait 88.506 Hr.




1610.016 Supplier is selected for routing.

1610.016 The main entity is routed out as Barang.

1610.016 Output is named as Barang.

1610.016 Start move to Supplier.

1610.016 Barang arrives at Supplier.

1610.016 For Barang at Supplier:

1610.016 Barang enters Supplier.



1610.016 UK is selected for routing.



1610.016 Start move to UK.







Halaman 47 dari 66


Logistik

1610.016 Barang arrives at UK.

1610.016 For Barang at UK:

1610.016 Barang enters UK.

1610.016 Int: Lead_Time_UPT = 67 (old value = 66)

1610.016 Int: Acc_Lead_Time = 2882 (old value = 2815)

1610.016 Int: Jumlah_Paket_Realisasi = 65 (old value = 64)





1610.016 Exits the system.




Dari tracing yang dilakukan dapat diamati bahwa model ini sudah terverifikasi dengan baik.

Validasi

Setelah suatu model lulus dalam uji verifikasi, maka uji berikutnya terhadap suatu model adalah uji

validasi. Pada uji ini, yang menjadi acuan adalah sistem riil yang diamati sebelumnya. Dalam simulasi ini,

ada beberapa metode validasi yang digunakan:

1. Mengamati animasi

Dengan mengamati animasi yang dihasilkan dari model simulasi yang sudah lulus uji verifikasi,

kemudian dilihat apakah simulasi yang dibangun sudah sesuai dengan sistem riilnya. Pada

verifikasi, atribut entitas disesuaikan dengan model konseptual, tetapi pada validasi dilakukan

dengan pembandingan terhadap model riil.

2. Pengujian dengan data historis

Salah satu cara untuk menguji validitas dari suatu simulasi dapat dilakukan dengan

membandingkan hasil yang diperoleh melalui simulasi dengan nilai yang ada pada sistem nyata.

Untuk membandingkan hasil simulasi denagn hasil dari sistem riil, dapat digunakan uji statistik,

yaitu: uji kesamaan rataan denagn statistik uji adalah statistik t.

3. Pengujian dengan kondisi ekstrim

Tujuan dari pengujian ini adalah melihat perilaku dari system terhadap kondisi ekstrim yang

diberikan. Berdasarkan logika yang ada dapat diperkirakan hasil dari uji kondisi ekstrim ini.

Dengan mengamati animasi yang dijalankan, dapat disimpulkan simulasi yang dihasilkan sudah valid. Hal

ini dapat disimpulkan dengan perilaku animasi yang sudah sesuai dengan sistem riilnya. Selain itu,

dilakukan juga pemeriksaan kembali model konseptual dengan sistem riilnya. Karena model konseptual

yang dibangun sudah tepat dan model sudah terverifikasi, maka dapat disimpulkan bahwa model sudah

valid.

Pengujian validitas secara kualitatif dinilai tidak cukup, oleh karena itu, perlu untuk dilakukan pengujian

secara kuantitatif. Untuk mengujinya digunakan statistik uji t. Dalam melakukan uji t, perlu untuk

melakukan beberapa kali replikasi terhadap simulasi. Dengan demikian rata-rata lead time proses

pengadaan hingga pengiriman barang yang dilakukan oleh UPT Logistik akan diperoleh. Kemudian akan

dilakukan pembandingan rata-rata lead time pengadaan pada masing-masing triwulan akan dengan

Halaman 48 dari 66


Logistik

data historis. Dengan demikian dapat diketahui apakah hasil simulasi memberikan data yang valid

dengan sistem yang sebenarnya.

Data lead time total dari tiap paket pada triwulan 1 adalah sebagai berikut

Triwulan

80.19795 13.96434 75.30569 25.08927

122.8959 113.1194 69.0023 31.67937

66.04434 101.9098 90.02779 80.19795

74.09831 59.00203 89.09588 67.16534

10.85263 52.00373 47.98721 75.18324

75.18328 13.04817 47.98826 3.177234

97.34424 42.10898 70.14297 31.97297

80.19795 22.21444 34.02265 51.46269

74.23891 15.98693 48.18428 74.0367

101.3312 29.15169 42.26213 74.22944

128.2597 37.03536 55.12251 74.22944

89.10539 25.93356 63.18992 69.00253

98.04714 31.31806 47.10135 56.06976

100.9865 81.22995 68.79343 56.06976

101.8499 69.18044 52.80556 97.06096

80.19872 66.23118 6.216065 89.96873

82.20223 41.26303 63.18953 102.0704

70.01215 52.00338 52.10447 102.7266

73.00242 34.87795 52.19728

89.89958 33.29881 59.08451

Rata-rata 63.15443 28.23795

Leadtime UPT

(hari)

1

Standar Deviasi Tabel 6.1 Lead Time Total dari Tiap Paket Pada Triwulan 1

Data ini kemudian akan di uji kesama-rataanya dengan hasil replikasi pada simulasi yang memberikan

rataan dan standar deviasi seperti yang terdapat pada penghitungan sebelumnya.

Pengujian dengan distribusi t

H0 : μ1= μ2

H1 : μ1≠μ2

N : 10

Dengan menggunakan α=0.05 dan v (derajat kebebasan) = 9 (10-1), maka akan diperoleh batas kritis = -

2.262 < t < 2.262

Statistik uji t adalah:

0

n

s

xt

Ho akan diterima bila 2.262 262.2 0

n

s

xt

dan

Halaman 49 dari 66


Logistik

H0 akan ditolak bila 262.2atau 2.262, 00

n

s

xt

n

s

xt

Dengan demikian, akan diperoleh:

43.1

10

24.28

15.6316.76

t

Sehingga H0 dapat diterima dan rataan lead time total pengadaan yang diperoleh dari replikasi hasil

simulasi tidak berbeda dengan rata-rata yang ada pada sistem real.

Untuk triwulan 2 hingga triwulan 4, akan dilakukan uji yang sama sehingga diperoleh hasil sbeagai

berikut:

Rata-rata Standar Deviasi Tingkat Kepercayaan Kesimpulan

TW 2 36.61688079 15.3187587 99.90% Terima H0

TW 3 93.93306602 79.47378919 95% Terima H0

TW 4 65.95968623 49.57281623 95% Terima H0 Tabel 6.2 Lead Time Total dari Tiap Paket Pada Triwulan 2,3, dan 4

Setelah itu akan dilakukan uji t tetapi terhadap rata-rata dari 4 rataan triwulan. Rata-rata dari 4 triwulan

adalah 64.91 dengan standar deviasi 23.4. Dengan mengulang langkah-langkah uji t di atas, diperleh

kesimpulan bahwa dengan tingkat kepercayaan 95%, H0 diterima.

Ui validasi dengan uji kondisi ekstrim terhadap model simualsi ini dilakukan dengan me-nol-kan nilai dari

kedatangan kontrak pengadaan. Dengan uji ini diharapkan bahwa simulasi tidak akan berjalan karena

tidak adanya entitas yang memasuki model simulasi. Setelah simulasi dijalankan dihasilkan output

sebagai berikut:

Tabel 6.3 Hasil Output Simulasi Kondisi Ekstrim

Dengan uji ini, ternyata benar tidak ada entitas yang masuk dan kemudian mengalami proses di dalam

model simulasi. Berdasarkan uji ini, model simulasi ini dinyatakan valid.

6.3 Estimasi Nilai Solusi

Estimasi performansi

Halaman 50 dari 66


Logistik

Estimasi performansi adalah kegiatan untuk memperkirakan nilai dari output model simulasi. Untuk

melakukan estimasi terdpaat dua cara. Cara yang pertama adalah estimasi titik dan cara kedua adalah

estimasi interval.

Estimasi titik

Berdasarkan penghitungan akan kebutuhan jumlah replikasi, diperoleh bahwa diperlukan 354 replikasi.

Berdasarkan data yang diperoleh ini, kemudian dapat dihitung rataan dari data yang ada dan standar

deviasinya dengan rumus:

𝑥 = 𝑥𝑖

𝑛𝑖=1

𝑛

𝑠 = [𝑥𝑖 − 𝑥 ]2𝑛

𝑖=1

𝑛 − 1

Untuk simulasi ini yang akan diestimasi adalah rata-rata lead time pengadaan UPT logistik. Dengan data

hasil replikasi yang ada dan rumus yang disampaikan di atas, diperoleh bahwa xi = 68.1 hari dan s

adalah 21.05 hari.

Estimasi interval

Karena estimasi titik tidak dapat memberikan informasi mengenai keakuratan dari estimasi yang

dilakukan, maka diperlukan estimasi interval. Denagn estimasi interval, dapat diketahui seberapa jauh

estimasi yang diahsilkan dari nilai rata-rata yang ada, sehingga dalam estimasi ini terdapat nilai

kepercayaan. Simpangan dari nilai estimasi titik yang masih dapat dipercayai sebesar 95 % harus

memenuhi rumus:

ℎ𝑤 = 𝑡𝑛−1,𝛼 2 𝑠

𝑛

kemudian interval dari estimasi tersebut adalah antara batas atas dan batas bawah yang nilainya

diperoleh melalui:

Lower limit = 𝑥 − ℎ𝑤

Upper limit = 𝑥 + ℎ𝑤

Estimasi interval biasanya dilakukan terhadap rataan dari suatu variabel dan standar deviasinya. Sesuai

dengan estimasi titik yang mengestimasi rata-rata lead time pengadaan paket oleh UPT Logistik maka

estimasi interval juga akan dilakukan untuk rata-rata lead time tersebut. Dengan tingkat kepercayaan

95%, maka akan diperoleh nilai hw sebagai berikut:

ℎ𝑤 = 𝑡𝑛−1,𝛼 2 𝑠

𝑛

ℎ𝑤 =1.96 × 21.05

354= 2.1928

Dengan demikian akan diperoleh batas bahwa dan batas atas sebagai berikut:

Lower limit = 𝑥 − ℎ𝑤 = 65.90716

Upper limit = 𝑥 + ℎ𝑤 = 70.29284

Halaman 51 dari 66


Logistik

6.4 Analisis Output Simulasi

Gambar 6.1 Animasi Simulasi Promodel

Jumlah Replikasi yang dibutuhkan

Gambar 6.2 Jumlah Replikasi yang Dibutuhkan

Dari data output variabel rata lead time untuk 10 buah replikasi diatas, diperoleh bahwa untuk tingkat

kepercayaan 95%, setengah lebar rentang adalah sebesar 96.74 – 76.16 = 20.58 hari. Diinginkan

setengah lebar rentang tersebut menjadi sebesar 3 hari, maka diperlukan replikasi sebanyak

e = 3 hari

α = 0.05

𝑛′ = 𝑍0.025 𝑠

𝑒

2

= 1.96 28.76

3

2

= 353.059 ≈ 354

Halaman 52 dari 66


Logistik

Dari hasil di atas, maka dilakukan replikasi model simulasi sebanyak 354 kali dengan hasil sebagai

berikut

Gambar 6.3 Rata-Rata Lead Time Replikasi Sebanyak 354 Buah

Maka nilai setengah lebar rentang yang baru adalah 70.38 – 68.1 =2.28 hari yang telah memenuhi target

sebelumnya, yaitu sebesar 3 hari.

Selanjutnya, analisis output simulasi akan dilakukan dengan meninjau aktivitas di setiap lokasi dalam

354 replikasi simulasi. Untuk menudahkan penggambaran, akan ditampilkan hasil simulasi pada 5

repliasi pertama.

1. Sispran

Gambar 6.4 Hasil Simulasi Sispran

Dapat kita lihat bahwa kapasitas sispran tidak terhingga sehingga utilitasnya dianggap 0. Hal ini

dikarenakan penggunaan perangkat lunak dalam pengolahan data sehingga waktu proses sangat

cepat. Rata-rata total data yang masuk adalah 25.79 dengan standar deviasi 13.87. Hal ini sesuai

dengan kondisi real di mana pada empat triwulan terakhir 50, 10, 36,61. Maksimum konten

hanya satu kontrak menunjukkan setiap kontrak yang masuk langsung diproses dan tidak pernah

terjadi antrian.

2. Pengadaan

Gambar 6.5 Hasil Simulasi Pengadaan

Kapasitas pengadaan juga didefinisikan tidak terhingga karena selama ini para pegawai

pengadaan masih bisa mengerjakan beban kerja yang ada. Average contents mencapai angka

2,76 yang menggambarkan adanya antrian dalam proses pengadaan. Utilisasi pada lokasi ini

juga dianggap sama dengan nol.

3. Suplier

Halaman 53 dari 66


Logistik

Gambar 6.6 Hasil Simulasi Supplier

Supplier merupakan rekanan yang berperan dalam menyediakan barang, karena UPT Logistik

hanya melakukan kerja sama beberapa kontrak terhadap supplier, supplier dianggap memiliki

kapasitas tak terhingga. Pada supplier, item yang masuk adalah item barang yang ada pada

masing-masing kontrak dengan nilai rata-rata 335 dan standar deviasi 262.

4. Gudang

Gambar 6.7 Hasil Simulasi Gudang

Dapat kita lihat bahwa pada setiap replikasi tidak pernah Current value bernilai nol yang berarti

selalu terdapat barang di gudang pada akhir triwulan. Nilai minimum value yang tidak pernah

mencapai nol juga menunjukkan gudang tidak pernah kosong dalam triwulan berjalan.

5. Unit kerja

Gambar 6.8 Hasil Simulasi Unit Kerja

Unit kerja yang didefinisikan di sini adalah keseluruhan unit kerja. Dengan kapasitas tak

terhingga, dapat kita lihat bahwa utilisasinya sama dengan nol dengan rata-rata total entri

214,94 dan standar deviasi 164,97.

6. Barang siap kirim

Gambar 6.9 Hasil Simulasi Barang Siap Kirim

Halaman 54 dari 66


Logistik

Barang siap kirim merupakan lokasi dummy yang digunakan untuk mendefinisikan barang dari

supplier yang akan dikirim ke bidang penerimaan UPT Logistik ITB. Pada lokasi ini tidak terjadi

antrian dengan rata-rata total entri sebesar 178,54 dan standar deviasi 126.65.

7. Barang siap kirim UK

Gambar 6.10 Hasil Simulasi Barang Siap Kirim UK

Barang siap kirim UK merupakan definisi lokasi untuk barang yang akan dikirimkan dari gudang ke unit

kerja dengan menggunakan mobil UPT. Data di atas menunjukkan perbedaan yang sangat besar antara

Maximum Contents (mean=0.01) dengan Avg Contents (mean=48.75). Hal ini mengindikasikan distribusi

kedatangan barang tidak merata, sangat menumpuk pada waktu-waktu tertentu dan kosong dalam

waktu lama.

Halaman 55 dari 66


Logistik

7

SOLUSI ALTERNATIF

7.1 Pengembangan Solusi Alternatif

Berikut ini merupakan beberapa alternatif solusi yang dapat diberikan:

Usulan perubahan aturan batasan penentuan jenis pengadaan barang

Metode lelang yang memiliki nilai transaksi lebih besar memakan waktu lebih lama

dibandingkan dengan metode penunjukan dan pemilihan langsung. Hal ini secara tidak langsung

menyatakan bahwa waktu penyelesaian transaksi akan lebih singkat jika nilai transaksi tersebut

masuk ke dalam kategori yang lebih rendah. Dengan alasan tersebut, diusulkan untuk

melakukan pembaharuan terhadap batasan nilai transaksi untuk menentukan metoda

pengadaan barang. Contoh skenario yang diusulkan adalah:

Metode pengadaan barang Batasan nilai transaksi

As is model To be model

Penunjukan langsung 10-100 juta <300 juta

Pemilihan langsung 100-300 juta 300-500 juta

Lelang >300 juta 500 juta Tabel 7.1 Skenario yang diusulkan

Kebijakan pengaturan ulang pemaketan dengan pemecahan nilai produk untuk memperoleh

nilai yang disyaratkan metode yang lebih cepat

Tujuan yang sama dengan usulan pertama dapat dilakukan dengan memecah nilai transaksi

yang ada. Misalnya kita akan mengadakan satu paket barang dengan nilai 350 juta. Kita akan

mempertimbangkan untuk memecah paket tadi menjadi dua paket yang masing-masing bernilai

175 juta dengan tujuan menghindari lelang agar waktu pengadaan barang lebih cepat walaupun

akan terbentur dengan kebutuhan sumber daya yang akan bertambah.

Penambahan server

Server yang dimaksud di sini antara lain kapasitas gudang, jumlah mobil dan jumlah pekerja.

Hampir dapat kita pastikan bahwa penambahan jumlah server akan meningkatkan waktu tingkat

pelayanan dalam hal ini menurunnya leadtime pengadaan barang. Hanya saja, waktu bukanlah

satun-satunya kriteria, kriteria lain yang tidak kalah penting adalah kriteria keuangan.

Keuntungan dari perbaikan yang kita lakukan harus lebih besar dari biaya melakukan perbaikan

tersebut.

Melakukan inventori

Pada masing-masing triwulan, tentu ada barang yang selalu dipesan sehingga dapat diprediksi

pola permintaannya dari periode ke periode. Salah satu upaya yang bisa kita lakukan dalam

mengurangi lead time adalah melakukan penyimpanan barang sehingga kebutuhan dapat

dipenuhi sewaktu-waktu dibutuhkan. Kondisi seperti ini jelas akan meningkatkan pelayanan

tetapi tetap terbentur pada kebijakan keuangan ITB.

Memasukkan batasan waktu ke dalam paket penawaran

UPT pada dasarnya memiliki posisi tawar yang lebih baik saat akan mengadakan pemilihan

supplier. Tingkat pelayanan dapat dilakukan dengan memasukkan kategori waktu deliveri ke

dalam program pemilihan rekanan.

Halaman 56 dari 66


Logistik

Dari semua alternatif yang mungkin di atas, dipilih dua buah alternatif yang paling memungkinkan untuk

dilakukan pada kondisi nyata saat ini di UPT Logistik ITB, yaitu:

Alternatif 1 : Penambahan jumlah server Pengadaan

Alternatif 2 : Kebijakan pengaturan ulang pemaketan

Sedangkan untuk alternatif penambahan jumlah server distribusi yang meliputi pekerja distribusi dan

mobil box, dinilai tidak signifikan untuk disimulasikan. Hal tersebut disebabkan oleh nilai utilitas mobil

box yang relatif kecil (seperti pada gambar output Promodel di bawah ini, yaitu sebesar 0.06%) pada

hasil output simulasi sehingga tidak diperlukan penambahan jumlah mobil box. Berkaitan dengan hal

tersebut, jumlah pekerja distribusi yang terkait dengan jumlah mobil box juga dinilai telah mencukupi.

Dengan demikian, penambahan server distribusi dinilai tidak perlu disimulasikan.

Gambar 7.1 Utilisasi Mobil Box

7.2 Analisis

7.2.1 Perbandingan Solusi dengan Kondisi Saat Ini

Alternatif 1 :Penambahan Jumlah Server Pengadaan

Model awal

Dengan 2 orang pekerja berkapasitas tak terbatas (menyesuaikan dengan jumlah input yang masuk)

diperoleh rata-rata hasil 354 replikasi seperti pada gambar berikut.

Gambar 7.2 Hasil 354 Buah Replikasi

Halaman 57 dari 66


Logistik

Gambar 7.3 Model Awal Alternatif 1

Model Alternatif

Dengan 3 orang pekerja berkapasitas tak terbatas diperoleh rata-rata hasil 354 replikasi dari model

UPTLogistikITB2009Scenario1 seperti pada gambar berikut.

Gambar 7.4 Alternatif 1 dengan 3 Orang Pekerja Berkapasitas Tak Terbatas

Halaman 58 dari 66


Logistik

Dari data yang diperoleh setelah simulai dijalankan, diperoleh bahwa data rata-rata lead time total

pengadaan barang oleh UPT Logistik adalah

𝑥 = 68.1

dan

𝑠 = 21.06

Dengan data tersebut, dapat diperoleh nilai dar statistik t nya adalah sebagai berikut:

𝑡 =𝑥 − 𝜇

𝑠 𝑛

Dengan adalah nilai rata-rata dari model existing dan n adalah jumlah sampel yang diperoleh melalui

banyaknya replikasi, maka diperoleh nilai t seperti:

𝑡 =68.1 − 68.1

21.06 354 = 0

Melalui uji t ini, diperoleh bahwa tidak terdapat perubahan yang signifikan dengan kebijakan yang

diberikan karena berada pada rentang 1.96 ≤ t ≤ 1.96.

Dengan 3 orang pekerja masing-masing dibatasi berkapasitas 20

Gambar 7.5 Alternatif 1 dengan 3 Orang Pekerja dengan Kapasitas Masing-Masing 20

Halaman 59 dari 66


Logistik



𝑥 = 68.64

dan

𝑠 = 21.93


𝑡 =𝑥 − 𝜇

𝑠 𝑛



𝑡 =68.64 − 68.1

21.93 354 = 0.47


diberikan berada pada rentang 1.96 ≤ t ≤ 1.96.

Dengan 4 orang pekerja masing-masing dibatasi berkapasitas 20

Halaman 60 dari 66


Logistik

Gambar 7.6 Alternatif 1 dengan 4 Orang Pekerja dengan Kapasitas Masing-Masing 20



𝑥 = 68.1

dan

𝑠 = 21.06


𝑡 =𝑥 − 𝜇

𝑠 𝑛



𝑡 =68.1 − 68.1

21.06 354 = 0


diberikan karena berada pada rentang 1.96 ≤ t ≤ 1.96.

Halaman 61 dari 66


Logistik

Alternatif penambahan server ini dapat menguntungkan bila setelah dilakukan penelitian lebih lanjut,

diketahui bahwa penambahan tersebut juga memiliki dampak pada penurunan lama waktu Pengadaan.

Misalkan, setelah melakukan penelitian diketahui bahwa lama waktu Pengadaan setelah dilakukan

penambahan pekerja adalah sebesar 80% waktu Pengadaan sebelumnya.

Maka akan diperoleh output dengan 3 orang pekerja berkapasitas 20 pada model

UPTLogistikITB2009Scenario1AsumsiWaktu80Persen sebagai berikut

Gambar 7.7 Output Alternatif 1 dengan Asumsi



𝑥 = 63.25

dan

𝑠 = 20.78


𝑡 =𝑥 − 𝜇

𝑠 𝑛

Halaman 62 dari 66


Logistik



𝑡 =63.25 − 68.1

20.78 354 = −4.45

Melalui uji t ini, diperoleh bahwa terdapat perubahan yang signifikan dengan kebijakan yang diberikan

tidak berada pada rentang 1.96 ≤ t ≤ 1.96.

Alternatif 2 : Kebijakan Pengaturan Ulang Pemaketan

Model awal

Pada model awal dapat dilihat bahwa kuantitas kedatangan entitas adalah sebagai berikut

Gambar 7.8 Model Awal Alternatif 2

Model Alternatif

Dengan pengaturan ulang pemaketan, dilakukan pemecahan paket yang sebelumnya diadakan dengan

metode lelang. Dengan pemecahan paket tersebut, maka jumlah paket dengan metode lelang akan

berkurang sementara jumlah paket dengan metode pemilihan langsung akan bertambah. Pada alternatif

ini dilakukan pengurangan jumlah sebesar setengah dari probabilitas jumlah kedatangan etitas Lelang

DM dan Lelang DIPA yang mungkin, sehingga dibentuk scenario baru pada model UPTLogistikITB2009

dengan macro Pengali_Jumlah sebagai berikut.

Halaman 63 dari 66


Logistik

Gambar 7.9 Model Alternatif untuk Alternatif 2

Output yang diperoleh adalah

Gambar 7.10 Output Alternatif 2



𝑥 = 71.19

dan

𝑠 = 21.90

Halaman 64 dari 66


Logistik

Dengan data tersebut, dapat diperoleh nilai dari statistik t nya adalah sebagai berikut:

𝑡 =𝑥 − 𝜇

𝑠 𝑛



𝑡 =71.19 − 68.1

21.90 354 = 2.69

Melalui uji t ini, diperoleh bahwa terdapat perubahan yang signifikan dengan kebijakan yang diberikan

tidak berada pada rentang 1.96 ≤ t ≤ 1.96.

7.2.2 Rekomendasi Keputusan

Rekomendasi keputusan ini, berdasarkan uji t memberikan hasil bahwa yang keputusan yang

direkomendasikan adalah solusi dengan penambahan pekerja menjadi 3 orang dengan kapasitas kerja

20 dan lama pengadaan menjadi 20%. Solusi ini memberikan tingkat siknifikansi perbedaan terhadap

rataan lama waktu pengadaan yang cukup besar yaitu dengan statistik t = -4.45 dengan nilai rataan yang

lebih rendah (seperti yang diharapkan).

Alternatif 1 dengan asumsi

Alternatif 2

3 pekerja; cap :

inf 3 pekerja; cap :

20 4 pekerja; cap :

20 3 pekerja; cap :

20

rataan 68.09995441 68.63927257 68.09995441 63.25119618 71.19016299

standar deviasi 21.05687896 21.93411359 21.05687896 20.77848458 21.90359225

statistik t 0 0.469111033 0 -4.452125019 2.691678218

Tabel 7.2 Usulan Keputusan

Dari uji paired-t test yang dilakukan terhadap tiap-tiap usulan perbaikan, maka diperoleh kesimpulan

bahwa keputusan yang disarankan adalah penambahan server menjadi 3 orang dengan peningkatan

kecepatan kerja. Peningkatan kecepatan kerja dapat dilakukan dengan menggunakan pelatihan-

pelatihan ataupun dengan perbaikan sistem kerja dan penambahan fasilitas sehingga lama waktu

pengadaan menurun 20% dari waktu pengadaan awal.

Alternatif Solusi Disarankan Tidak Disarankan

Penambahan jumlah server Pengadaan dengan peningkatan kecepatan pelayanan

V

Penambahan jumlah server Pengadaan V

Kebijakan pengaturan ulang pemaketan V Tabel 7.3 Rekomendasi Keputusan

Halaman 65 dari 66


Logistik

8

KESIMPULAN

Lead time dapat dikurangi dengan penambahan jumlah server pengadaan dan peningkatan

kecepatan pelayanan. Optimalisasi utilitas jumlah pekerja pengadaan yang diperlukan UPT Logistik ITB diperoleh

dengan mempertimbangkan hasil output yang dihasilkan. Optimalisasi utilitas jumlah pekerja distribusi berkaitan dengan jumlah mobil box yang

diperlukan UPT Logistik. Berdasarkan hasil simulasi model awal, diketahui bahwa utilisasi mobil

box masih sangat rendah, sehingga jumlah pekerja distribusi dan mobil box saat ini sudah

mencukupi. Kebijakan pengaturan ulang pemaketan tidak memberikan penurunan yang signifikan terhadap

lead time, sehingga tidak disarankan untuk dilakukan pada saat ini.

Halaman 66 dari 66


Logistik

9

REFERENSI

Daellenbach, H.G., System and Decision Making, Jhon Willey & Sons, Chichester-England, 1994.

Harrell, Charles. 1950. Simulation Using Promodel, 2nd ed. New York : McGraw-Hill



Documents

Laporan Simulasi Komputer