Le PMI vanno in Fiera

Piccole e Medie Imprese Italiane67 passi per aver successo in fiera

Piccole e Medie Imprese Italiane

67 passi per aver successo in Fiera

a cura di Tiziano Sorsoli [email protected]

Pag. 1 versione 2010

mailto:[email protected]

http://www.sorsoli.it/



Secondo il TRADESHOW WEEK DATABOOK, le fiere di media

hanno 10,933 visitatori in totale. Suona bene, no?

Infatti, la frequenza totale è tipicamente la principale ragione per

cui le aziende scelgono di esibirsi in una fiera.

Ma nella tua PMI siete in grado di interagire con 10,000

persone? Probabilmente no. Con 4 collaboratori allo stand la tua

azienda può raggiungere colloqui validi con 320 persone. Perché

la tua azienda possa avere 10,000 incontri di qualità, dovrebbe

avere o uno stand aperto per 625 ore o uno staff di 125 persone

che vi lavori! Non esiste ovviamente.

Secondo lo studio annuale della EXHIBIT SURVEYS Inc. relativo

all’andamento delle fiere, il visitatore medio teorico spende circa

9 ore nello spazio della fiera. Questo solo per la fiera e non

include gli eventi per i clienti per i quali io presumo che l’utente

medio dedichi meno di 9 ore! Infatti, da un’indagine emerge che

non più di tre ore e mezza vengono dedicate agli incontri veri e

propri.

Stimando un incontro di qualità pari a 15 minuti, il nostro

visitatore medio se è attivo al 100% (in altre parole, nessuna

pausa tra gli incontri) in 9 ore di presenza in fiera avrà 38 ottimi

colloqui. Tutto qui! Ma fra questi 38 ottimi colloqui, ci sarà

anche la tua azienda?




E poiché queste che seguono sono comunemente indicate

come le componenti critiche per il massimo successo di un

espositore:

- impostare obiettivi misurabili e realizzabili

- il target marketing

- le promozioni, prima e durante la fiera

- l’allestimento dello stand

- la concorrenza in fiera

- l’attività del dopo fiera

Abbiamo pensato di tradurle in piccoli passi in sequenza.

In totale 67 passi.

Eccoli.




A. PIANIFICAZIONE PRELIMINARE (12 mesi prima)

1 Identificare gli obiettivi possibili della partecipazione ad una fiera2 Elencare i mercati o i segmenti di mercato che si intendono raggiungere3 Elencare le Fiere che raggiungono i mercati desiderati4 Ottenere le informazioni di base dai Responsabili delle Fiere di interesse5 Confrontare i dati comparabili di ciascuna fiera di interesse6 Determinare quali risultati si vorrebbero ottenere da ciascuna delle Fiere di interesse7 Definire gli obiettivi generali della partecipazione alle Fiere8 Elencare i prodotti o servizi che si intendono presentare o promuovere in fiera9 Identificare se sono richiesti speciali vincoli di produzione o di importazione10 Verificare se avete a disposizione un margine di tempo utile per soddisfare tali vincoli11 Calcolare la superficie necessaria per lo stand12 Stimare il numero necessario di persone per presidiare lo stand13 Stimare i costi14 Preparare una bozza di budget per l'evento e compararlo con l'ammontare generale allocato annualmente per la partecipazionealle fiere. E' congruente? Se non, quali sono i compromessi da valutare?15 Valutare se le informazioni fin qui acquisite Vi permettono di assumere la decisione di proseguire al secondo stadio dellapianificazione

B. PIANIFICAZIONE PRE-SHOW (6-4-3 mesi prima)

1. Stabilire il piano16 Selezionare la squadra che formera' lo staff dello stand17 Stabilire una riunione per definire puntualmente gli obiettivi della partecipazione alla fiera18 Stabilire lo spazio necessario per conseguire gli obiettivi stabiliti19 Confermare che la squadra selezionata sia in numero sufficiente per gestire l'intero progetto20 Scegliere la fiera piu' coerente con i vostri obiettivi21 Stabilire il (vostro) tema per l'evento e selezionare i principali componenti che lo presenteranno22 Stabilire se e' necessario organizzare un evento speciale all'interno della manifestazione23 Pianificare dimostrazioni, presentazioni, giochi, premi, etc a supporto24 Definire il piano pubblicitario a supporto della vostra partecipazione25 Individuare chi disegna e costruisce (fisicamente) il vostro stand26 Stabilire il programma di follow-up

2. Incominciare ad agire27 Prenotare lo spazio con il piu' largo anticipo possibile28 Selezionare il lay out dello stand in base ai vostri vincoli tecnici e finanziari29 Ordinare l'esecuzione dello stand e stabilire i termini ultimi di produzione e di consegna30 Avviare il programma pubblicitario e di promozione e se possibile integrandolo con le attivita' degli organizzatori della fiera e delle pubblicazioni specializzate31 Con l'aiuto della guida fornita dagli organizzatori della fiera, elabora un diagramma di flusso che visualizzi le scadenze delle attivita' piu' critiche32 Organizza i termini dei servizi accessori alla partecipazione: elettricita', acqua, sicurezza stand, fiori e piante, camere hotel, etc33 Ordinare gli allestimenti scenici di presentazione34 Allestire il programma di formazione per lo staff in fiera35 Disegnare e ordinare il formulario per registrare le informazioni sui contatti36 Spiegare il programma di follow-up dei contatti sia al personale di staff allo stand che al personale37 Coordinare il vostro sistema di ricerca informazioni contati con quello in uso allo stand38 Organizzare eventi speciali, dimostrazioni, conferenze stampa, premi, etc39 Se possibile e pratica, effettuare una prova (secca) di allestimento dello stand prima della sua40 Impacchettare e spedire il materiale visivo o verificare che l'azienda che li produce lo faccia41 Spedire l'insieme del materiale cartaceo preparato42 Stabilire chi fa che cosa e quando allo stand43 Fare la verifica finale che tutto sia stato ordinato e preparato




C. QUANDO SI E' IN FIERA

1. Prima che la fiera si inauguri44 Verificare l'allestimento dello stand45 Verificare che tutto funzioni e che tutti gli accessori necessari siano a portata di mano46 Condurre la 'Prova Generale' centrata sul comportamento staff e sulle modalita' di generare contatti47 Rivedere le differenti attivita' previste e sciogliere eventuali ultimi problemi riscontrati48 (Eventuale) Incontrare la stampa e distribuire in sala stampa il proprio materiale49 Ultima verifica delle attivita' di promozione allo stand50 Ultima verifica delle (eventuali) dimostrazioni e/o eventi speciali previsti

2. Durante la fiera51 Quotidianamente verificare l'avanzamento verso gli obiettivi stabiliti52 Produrre i cambiamenti necessari53 Ritagliarsi il tempo per osservare ciò che i vostri competitors stanno facendo

3. Al termine della Fiera54 Assicurare la protezione del materiale di valore55 Impacchettare il materiale visivo56 Inviare copia della lista contatti in azienda57 Smontare lo stand, impacchettarlo e spedirlo58 Fare il de-briefing dello staff allo stand il piu' presto possibile59 Uscire e passare una sera piacevole

D. ATTIVITA' PER IL DOPO-FIERA

1. Immediatamente a seguire la chiusura della fiera60 Organizzare il prima possibile una riunione di valutazione prima che la memoria faccia brutti scherzi61 Organizzare le informazioni sui contatti avuti62 Avviare le attivita' di follow up sui contatti63 Quando lo stand rientra verificare possibili danneggiamenti e organizzare il suo deposito

2 . Nelle settimane o mesi che seguono64 Monitorare il programma di follow-up65 Organizzare una riunione di valutazione complessiva66 Stilare le raccomandazioni per migluiorare alla prossima partecipazione67 Avvia la pianificazione per la prossima fiera




Tiziano A. Sorsoli MBASenior PartnerNOMESIS - Ricerche e Soluzioni di Marketingvia Papa Giovanni XXIII, 7425086 REZZATO BRESCIAP.IVA 12673310152

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Socio AIMBA e AMSDA


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