Lezione Gli Eventi Culturali a.a. 2009/10 Università degli Studi di Roma Tor Vergata Facoltà di Lettere e Filosofia Prof.ssa Claudia M. Golinelli

Lezione “Gli Eventi Culturali”a.a. 2009/10

Università degli Studi di Roma “Tor Vergata”

Facoltà di Lettere e Filosofia

Prof.ssa Claudia M. Golinelli

Gli eventi tra gli strumenti cognitivi di marketing

BrandLegame con

personaggi

simbolo

Passaparola

Presenza all’interno

di format culturali

(libri, film, fiction)

Organizzazione di

eventi

Il ruolo degli eventi

EVENTI

MARKETINGTERRITORIALE

MARKETINGURBANO

MARKETINGTURISTICO

•INCREMENTO DEGLI INVESTIMENTI E DEI FINANZIAMENTI

• EFFETTI ECONOMICI MOLTIPLICATIVI

INCREMENTO DEL NUMERO DI TURISTI / VISITATORI

MIGLIORAMENTO IMMAGINE

DIFFUSIONE NOTORIETA’

Ferrari, 2006

Macro-tipologia di eventi

Ferrari, 2006

Mega-eventi moderni A

Mini-eventi moderni B

CMega-eventi tradizionali

DMini-eventi tradizionali

Ideazionerecente

Origine dell’evento

Tradizioni consolidate

Dimensione bacino di mercato

Grande Piccola

Tipologie di eventiAmbito Esempi di eventi

Convegnistica Conferenze, congressi, seminari, incontri, panels, meeting, convention

Arti Mostre ed esposizioni, installazioni, anteprime,

Architettura Inaugurazioni

Cinema, video, multimedia Trasmissioni speciali, eurovisioni, premi e media events

Letteratura Reading

Ambiente Apertura di siti, feste inaugurali e stagionali

Marketing territoriale e turistico

Sagre, feste popolari e civili, carnevali, capodanni, celebrazioni, inaugurazioni, festival, pirotecnia, rivisitazioni storiche, feste contemporanee, commemorazioni

Religione Feste religiose e patronali, processioni, beatificazioni

Sport Gare e competizioni, gare amichevoli

Storia e politica Firme di accordi, incontri, visite di autorità, investiture

Marketing e comunicazione Promozione di prodotti, incentive, viaggi premio, fiere campionarie, eventi speciali

Moda Sfilate, anteprime, presentazioni

Terzo settoreCampagne di fund raising, avvenimenti di sensibilizzazione, feste ed incontri

Formazione e didattica Lezioni, seminari, incontri, workshop

Variabili di classificazione

Ferrari, 2006

RIPETITIVITA’ UNICITA’ CADENZA TEMPORALE TIPO DI PUBBLICO FINALITA’ (PUBBLICA O PRIVATA) IMPATTO SUL TERRITORIO


Ferrari, 2006

Cadenza Eventi periodici Eventi unici Periodicità ……

Durata e tempi Un giorno Un mese Tipo di giornata/e e orari ……

Bacino di attrazione Locale Regionale Nazionale Internazionale Mondiale

Numero di visitatori ………

Tipo di accesso Libero A pagamento Libero ma con biglietto per l’ingresso ad

alcune attrazioni

Livello di attenzione da parte dei media

Locale Regionale Nazionale Internazionale

ALCUNE VARIABILI 1/5


Ferrari, 2006

Target di riferimento Giovani Anziani Single Famiglie con bambini ……

Turismo d’affari Turismo culturale ……..

Residenti Turisti

Esperti Non esperti

Visitatori one visit only Visitatori che ritornano

Ambiti spaziali di localizzazione Un’area Più aree Aree destinate ad eventi speciali Un quartiere della città …….

Sede Unica Molteplici(eventi itineranti)



Ferrari, 2006

Pacchetto di attrazioni offerte Un unico evento Un evento fondamentale e un insieme di

eventi minori e di altre attrazioni Più eventi minori ………….

Servizi offerti Informazioni Prenotazioni Trasporti Accoglienza Ristorazione Sicurezza Sanità Altri eventi per intrattenimento o per scopi

di apprendimento o per socializzazione o altro

Tipologia Celebrativa Culturale Ricreativa Folkloristica Lavorativa Religiosa Sportiva Commerciale Politica Fundraising Altra



Ferrari, 2006

Scopo principale Crescita di flussi turisticiRaccolta di fondiIntrattenimento Promozione commercialeMiglioramento dell’immagine della localitàIncoraggiamento della partecipazione locale ad un tipo di attività FilantropicoSociale……………….

Tema …………

Iniziativa ed ownership Soggetti promotori, ideatori, titolari dei contenuti e del marchio

Tipo di organizzazione e soggetti coinvolti a vario titolo

VolontariProfessionistiEnti pubbliciPiù soggetti (pubblici e privati)SponsorAziende fornitrici…………



Ferrari, 2006

Principali fonti di risorse finanziarie

Pubbliche Sponsorizzazioni Bigliettazione Altre

Genere Fiera Festival Congresso Concerto Competizione sportiva Mostra Meeting Festività religiosa Expo Commemorazione Altro


Fonti di finanziamento

Ferrari, 2006

FONTIDI

FINANZIAMENTO

PUBBLICHE -Patrocini-Finanziamenti ad hoc-sovvenzioni

PRIVATE-sponsorizzazioni-cessione marchi-diritti d’immagine

BIGLIETTAZIONE-per singola attrazione-per l’intero evento

MECENATISMO-donazioni-sovvenzioni

Fase 0: Percorso Ideativo1. Ricerca dei materiali

2. Catalogo e Agenda

3. Primo Scenario (simboli e nodi in forma di appunti)

4. Drammaturgia dell’evento:- tempo: unicum / ricorrenza tradizionale o nuova

/ appuntamento singolo in una stagione / continuum - spazio: luoghi culturali/non culturali; scena

frontale/circolare/itinerante

5. Memo Finale (che cosa/con chi/perché/per chi/come/dove/quando)

6. Idea-Progetto

7. Link con Altre Componenti (progettazione/mktg/comunicaz.)

Ciclo di Vita Evento Culturale

Fase 1Ideazione

Fase 2Attivazione

Fase 3Pianificazione

Fase 4Attuazione

Fase 5Completamento

Fase 6Valutazione

Soggetti coinvolti nel project management di un evento

culturale

Altri eventi

Sponsor locali

Altre strutture

Media nazionali

Media locali

Interesse locale

Governo locale

Proprietari delle strutture

Promotore Governo nazionale

Interesse nazionale

Sponsor nazionali

Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale

Fase 1Ideazione

1. Definizione ruolo strategico evento

Origini, premesse, esigenze di partenza

Missione

Traguardo finale / Vision

Obiettivi (SMART) principali e collaterali

Risultati attesi

Stakeholders

Target

Contesto di riferimento

Coerenza con il profilo strategico del committente


Fase 1Ideazione

2. Analisi del contesto e dell’arena competitiva

3. Palinsesto delle attivitàEvento “X”

Roma, 15 giu 2009 - Protomoteca del CampidoglioPax: 200 seduti

Quando Cosa Dove

Ore 9.00 Saluto del Sindaco Protomoteca

Ore 9.30 Inizio lavori “

Ore 11.00 Coffee Break Spazio antistante la Protomoteca

Ore 11.30 Ripresa lavori Protomoteca

Ore 13.00 Chiusura lavori “

Ore 13.30 Lunch Terrazza Caffarelli


Fase 2Attivazione

2. Analisi di fattibilità

Comunicazione Politiche/strumenti

Organizzativa

Idee creative realizzabili?Risorse (quantità e skills) coerenti con le idee creativeForniture disponibili?Timing

Tecnico-logistica

Disponibilità locationSet-up locationImpatto ambientaleSicurezzaLogistica evento (ricettività, trasporti, ecc.)

Economico-finanziariaCosti/ricavi/BEAStruttura finanziariaTipologia di ricavi/costi

MarketingTargetProdotto/PrezzoStakeholders


Fase 2Attivazione

3. Analisi opzioni strategiche (SWOT)

4. Determinazione Location e Periodo

5. Determinazione Linee Guida produttive

6. Documentazione di Progetto

Documenti di Progetto di un Evento Culturale

Destinatari Strumento/Documento Fase progettuale

TeamStakeholder (partner, finanziatori)

Bozza di progetto Ideazione

TeamStakeholder

Documento di progetto AttivazionePianificazione

Attuazione

Agenzie di comunicazione Brief creativo Attuazione

TeamStakeholder (media)

Dossier stampa Attuazione


Scheda (rider) tecnica Attuazione

Stakeholder Web site Attuazione

Team Intranet Attuazione

Stakeholder Kit pubblicitario, promozionale, edizioni Attuazione

Stakeholder (partner, finanziatori) Documenti consuntivi e di rendicontazione Completamento


Report di valutazione valutazione



Documento di progetto

Idea-progettoPalinsesto delle attivitàProfilo strategico dell’evento

Piano di produzione

Attività – azioni operativeTempi - GANTTRisorse umane e tecnicheRAMMilestones

Piano delle contingenze

Piano produz. tecnica

Piano delle prove

Piano delle burocracies

Piano della logistica

Piano della comunicaz.

Piano Mktg

Piano Economico Finanziario

Piano di fund raising

Documenti di valutazione

BudgetPiano di tesoreria

Relazioni finaliIndicatori di valutazione

Piano dei rischi



1. Costruzione dell’archivio di progetto

2. Piano di produzione generale (project management)….



1 .1 .1 1 .1 .2 1 .1 .3

1 .1

1 .2 .1 1 .2 .2 1 .2 .3 1 .2 .4

1 .2

1 .3 .1 1 .3 .2

1 .3

1

Passo 1 : WBS - Cosa si deve fare ?

Uff. G are Uff. A cquis ti

D itta X D itta Y D itta Z

S ub-suppl ie rs Uff. T ecnic o

O BS proge tto

Passo 2 : OBS - Chi sono i responsabili ?

Inviti S ce lta sa la S celta m enù Personale

O rga n izza z ione

Cibi Bevande V ettovaglie Fiori

A c qu is ti

S ala Cucina Cottura S ervizio

Pre pa ra z ione

W BS - Cena di gala

SegreteriaSig.a Salvi

Uffic io P.R.D .ssa Paoli

Squadra C ucina1° C hef

Im presa di Trasporto

Squadra Cam erieri

Uffic io ServiziSig. U livi

R esp. P rogettoD ott. G alante

Passo 3 : RAM – Assegnazione responsabilità

Passo 6 : Piano delle risorse

BASELINEPasso 7 : Piano dei costi

Passo 4 : Network – Logica di progetto

Attività 1

Attività 2

Attività 3

Attività 4

Attività 5

Passo 5 : Diagr. di Gantt – Master Diagr. di Gantt - Dettaglio



2. Piano di produzione generale: WBS• attività organizzative e di produzione specifica• attività di reperimento e gestione economico-finanziaria• attività contrattuali• attività amministrative• attività logistiche• attività tecnico-allestitive• attività di comunicazione



2. Piano di produzione generale: OBSEvent Coordinator

G.De Leve

Organising Secretariat

M. Marguglio

PROJECT ASSISTANTS

Conference Stewards/Host

ess team

Scientific SecretariatG. Roccetti

Exhibition Manager

M. De Vergottini

Quality Control ManagerM. Liguori

IntepretersSound and ITTechnician

MANAGEMENT STRUCTURE FOR THE DG RESEARCH EUROPEAN

CONFERENCE

EXTERNAL WORKFORCE

Catering Service


Fase 3Pianificazione 2. Piano di produzione generale: RAM

P os te Ita lian eD C R U O

F orm az ion e

E u rek a S ervic e

E -d u c a tion

D IR E Z IO N EP R O G E TTOP os te Ita lian e

WBS

OBS

Matrice delle responsabilità 1.4Realizzazione

1.4.1Realizzazione PM-IN

1.4.1.1Svil. contenuti PM-IN

1.4.1.2Sviluppo tecnico PM-

IN

1.4.2Realizzazione altri

corsi

1.4.2.1Realizzazione PM-TS

1.4.2.1.1Svil. contenuti PM-TS

1.4.2.1.2Svil. tecnico PM-TS

1.4.2.xRealizzazione PM-xx

idem

La RAM è l’ufficializzazione delle responsabilità di progetto.Nasce dall’incrocio della WBS e della OBS e obbliga ad assegnare una responsabilità univoca e nominale per ciascuno degli elementi di lavoro individuati nella WBS.


Fase 3Pianificazione 2. Piano di produzione generale: RAM

Attività RU1 RU2 RU3 RU4 RU5 RU6

Analisi R A I C C

Definizione I A C R

Gestione R A I S

Monitoraggio R A I C C S

R = responsabileA = approvaS = supportaC = consultatoI = informatoV = verifica


Fase 3Pianificazione 2. Piano di produzione generale: GANTT

Attività 1

Attività 2

Attività 3

Attività 4

Attività 5

GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG AGO SET OTT

Il diagramma di Gantt è lo strumento ufficiale per gestire la pianificazione temporale del progetto.Mostra la ‘collocazione’ temporale delle attività pianificate


Fase 3Pianificazione 3. Piano economico-finanziario

Piano Economico

Piano Finanziario

BudgetPiano di tesoreria

Costi

Ricavi

Flussi di cassa in uscita

Flussi di cassa in entrata

Piano di Fund Raising


Fase 3Pianificazione 3. Piano economico-finanziario: business model

Costi Ricavi

- idea-progetto, artistici, ideazione e contenuti- tecnico-allestitivi- logistici- organizzativi- comunicazione- funzionamento e spese generali

-Commerciali- finanziamenti pubblici- finanziamenti privati- finanziamenti internazionali



5. Piano della contingenza: piano dei rischi

4. Piano delle burocracies: - cosa/chi (location, svolgimento evento,

permessi di lavoro, movimento merci, comunicazioni/informative di rito)

- Action Plan


Fase 4Attuazione

Fase 5Completamen

to

Fase 6Valutazione

Valutazione verso gli Stakeholder

Valutazione verso il Team

Documents

Lezione Gli Eventi Culturali a.a. 2009/10 Università degli Studi di Roma Tor Vergata Facoltà di Lettere e Filosofia Prof.ssa Claudia M. Golinelli