通訊錄1 建立資料表1.1 建立空白資料庫1.2 切換到設計檢視1.3 編輯欄位(設定識別碼為主索引.主索引值不可重複)1.4 切回資料工作表檢視輸入四筆資料2 建立查詢2.1 新增資料物件(建立-查詢-查詢設計)2.2建立參數式查詢以[]的文字作為查詢的準則在執行查詢時[]內的文字就會變為詢問視窗要使用者輸入文字案執行就會跑出準則[]內的文字詢問視窗2.3將查詢另存為姓名查詢3.建立資料輸入表單3.1透過表單精靈建立表單3.2切換到通訊錄資料表選取姓名生日電話住址. 標題為通訊錄表單3.3切換到設計檢視修改外觀4.建立報表4.1透過報表精靈建立通訊錄資料表的報表.選姓名及住址4.2刪除報表首尾及頁首尾內容.並按滑鼠右鍵移除報表首尾及頁首尾4.3修改詳細資料區的配置.使其符合信封格式(最好先測試過)

4.4設定報表分頁.將詳細資料區段的強迫跳頁屬性設為在區段後5.建立切換表單5.1先加入切換表單管理員功能檔案>選項>快速存取工具列>不再功能區的命令.將切換表單管理員加入右方5.2新增通訊錄管理切換表單.並將其設為預設5.3編輯通訊錄管理切換表單.新增新增資料命令.設定在新增模式下開啟表單.開啟通訊錄表單5.4編輯通訊錄管理切換表單.新增修改資料命令.設定在修改模式下開啟表單.開啟通訊錄表單5.5編輯通訊錄管理切換表單.新增列印信封報表命令.設定在開啟報表.開啟通訊錄表單5.6編輯通訊錄管理切換表單.新增離開系統命令.設定在退出應用程式5.7到檔案>選項>目前資料庫>顯示表單.設定為切換表單.另外可關閉功能窗格及功能表等(可在開啟檔案時案住 Shift鍵在叫出完整介面).也可將文件視窗選項改為重疊視窗.以及應用程式標題及圖示(可用.ico或.bmp檔)

Week3. 資料表的操作

設計資料庫系統第一步就是先規劃資料表.access是一套關聯式的資料庫，所謂的關聯式資料庫就是以表格(資料表)儲存資料，且表格中的每個儲存格，只能存一個值，且每一列只能存一筆紀錄為了識別資料表中的某一筆資料，我們需要為資料表設定主索引(主鍵.primary key)，因此主索引的值是不可重複的，一般都以數字做為主索引.

補充:功能窗格的操作貼上資料表時，貼上選項”只有結構”時，只會貼上資料表的欄位結構，資料不會過來;而”結構及資料”則會帶來資料表的欄位結構及資料;”新增資料至現存料表”則插入資料表到指定的資料表中(該資料表的結構及類型需相容)在功能窗格中也可對任意物件做更名或刪除的操作建立自訂群組:可依照系統邏輯分類，而非依照物件類型分類.Access選項>目前資料庫>導覽選項按鈕，選自訂>新增群組，接下來可直接以滑鼠拖拉分類

資料表規劃實例:訂單資料

初步轉成資料表可能會長這樣

但這樣重複資料過多，會造成查詢資料及修改資料的效率不彰.理想的方式是將訂單資訊跟詳細資料作分割，之後再將兩個資料表關聯起來.

Access 中一共有十種不同的資料類型： 附件    如數位相片等檔案。每筆記錄可包含多個檔案。這種資料類型在舊版 Access 中並未提供。

自動編號    自動為每筆記錄產生的編號。 貨幣    貨幣值。 日期/時間    日期及時間。 超連結    如電子郵件地址等超連結。 備忘    一長段文字及使用文字格式的文字。「備忘」欄位的一般用法是詳細的產品描述。

數值    如距離等數值。請注意，貨幣屬另外一種資料類型。 OLE 物件    如 Word 文件等 OLE 物件。 文字    簡短的英數字元值，例如姓氏或街名地址。 是/否    布林值。重要屬性介紹格式僅影響資料顯示的方式針對數字及貨幣.文字及備忘.yes/no這三類型可依資料值設定不同格式區段一;區段二;區段三;區段四資料類型 各區段的意義

區段一 區段二 區段三 區段四文字及備忘例子:@@@@@;”未輸入”

正常輸入值的格式

輸入值零字串或空值(null)的格式

無 無

數字(含自動編號)及貨幣例子:#[藍色] ; -#[紅色] ; 0[綠色] ;”未輸入”

輸入值為正數的格式

輸入值為負數的格式

輸入值為零的格式

輸入值為空值(null)的格式

Yes/No

例子:;“對”;”錯”Access或自動切換成;\對;\錯

無但仍需保留分隔符號

輸入值為真的格式

輸入值為假的格式

無

輸入遮罩影響資料輸入時的格式，但也可設定將格式符號存入輸入遮罩格式字串分為三區段，區段一為輸入遮罩;區段二可為 0或 1 ，0表示輸入遮罩的符號不存入欄位中，1表示輸入遮罩的符號存入欄位中;區段三設定定位器字元.例如:0000/00/00;0;-

建立驗證規則以驗證欄位中的資料驗證所輸入的資料是否正確1. 當輸入的數值違反驗證規則時，系統會顯示驗證數字. 例如:驗證規則>0驗證文字請輸入正數

2. 驗證規則>100 And <1000驗證文字請輸入 100~1000之間的值

3. 驗證規則>=#2013/1/1# And <=#2013/12/31#驗證文字請輸入今年的日期

1. 若某欄位資料類型為數字。1.1. 設計自訂格式，將不滿五位數之數字左方補滿零。例如：123則顯示為

00123，12則顯示為 00012。Ans:格式 00000

1.2. 輸入遮罩為?????。Ans: 輸入遮罩 99999;0;?

1.3. 驗證規則設為至多五位數之數字，若高於五位數則顯示訊息請使用者修正。Ans:驗證規則<=99999

驗證文字:高於五位數 請修正

2. 若某欄位資料類型為文字，用來存放學號。學號第一碼為字母，可為大小寫U或 G或 D，後面數字可為七碼或八碼數字。設計驗證規則檢查資料是否符合以上規則。（提示：可透過 Left([欄名], 1)取得某欄第一個字元，透過Mid([欄名], 2, 255)可取得某欄第二個字元（含）後的內容。）

Ans: 驗證規則 (Left([stuid],1)="G" Or Left([stuid],1)="G" Or Left([stuid],1)="D" Or Left([stuid],1)="D" Or Left([stuid],1)="U" Or Left([stuid],1)="u") And (Mid([stuid],2)>=1000000 And Mid([stuid],2)<=99999999)

Week4 查閱及關連資料欄位中”查閱”的功能是透過其他資料來源讓使用者輸入資料，其輸入方式主要有:文字方塊、清單方塊、及下拉式方塊

文字方塊(Text field):只提供打字功能清單方塊(List):可打字、可點選下拉式方塊(Combo box):可打字、可點選可限定是否接受值清單內的值這三種欄位都可設定資料來源，首先介紹:

其中”允許值清單編輯”可用來開啟或關閉動態值清單編輯功能若資料來源類型為”資料表/查詢”時，”結合欄位”可設定資料來源第幾欄資料將被存入，”欄數”可設定資料來源有幾欄可被顯示近來，”欄寬”可設定各欄的寬度，也可設定為 0cm隱藏

練習(“設定員工識別碼欄位”)

以上介紹是透過手動方式建立查閱，另外也可透過查閱精靈建立查閱(資料型態內)

完成後:

關聯不同資料表的欄位資料間可有三種關聯關係:一對一、一對多、多對多，選擇用哪一種須視資料特性而定:一對一例如:員工的基本資料 vs員工的機密資料(一筆員工資料對應到一筆機密資料，一筆機密資料對應到一筆員工資料)

一對多

例如:訂單 vs訂單明細(一筆訂單對應到多筆明細，某一筆明細只對應到某一筆訂單)產品 vs訂單明細(一項產品對應到多筆明細，某一筆明細只對應到某一項產品)

多對多例如:司機 vs遊覽車(一位司機對應到多部遊覽車，某一部遊覽車可對應到多位司機)在 access中需要透過第三資料表建立多對多關係

如何建立關聯? 資料庫工具>資料庫關聯圖

1的一方通常是主鍵，兩方的欄位型態要相容

1. 強迫參考完整性兩個資料表中不可出現無法對應的情況

2. 串聯更新關聯欄位若來源資料表中關聯欄位有更改時，則目的的資料表(多)中對應的欄位值也會一起更改

3.串聯刪除關聯紀錄若來源資料表(一)中關聯紀錄刪除時，則目的資料表(多)中對應的紀錄也會一起被刪除

第 5周查詢設計 查詢(query) 查詢的主要功能1. 彙整來自不同資料表的資料，例如:將訂單資料與訂單詳細資料彙整成一張完整的訂單資訊

2. 運用條件過濾資料，例如:找出訂單總金額在 10萬元以上的3. 執行資料計算，例如:計算每季的總營業額4. 作為表單、報表或其他查詢的資料來源5. 整理資料，例如:刪除資料或更新資料，或是將查詢結果輸出成另一個資料表

Access提供的查詢種類有三種1. 選取查詢:只顯示資料，不更動資料2. 動作查詢:可執行資料新增、刪除、更新等動作3. 交叉資料表查詢透過查詢精靈建立查詢(A) 列出客戶及訂單資訊

(B) 統計各客戶的訂購量

透過查詢設計建立查詢(A) 查詢應收帳款

計算比數

或是透過運算式

小計欄位:透過小計欄位計算出數量*單價，並參考折扣

依據公司名稱及訂單編號分群

欄位名稱要用[]標示，若要跨資料表則使用[資料表名稱]!

[欄位名稱]的格式別名

透過訂單小計查詢設計訂單總計查詢

補充:在查詢設計中，點選*可顯示所有欄位

補充:若運算式過於複雜，可透過運算事建立器 編輯

查詢準則(A) 文字查詢

完全吻合

部分吻合萬用字元 意義 範例* 表示零個、一個或多個字元 Like”六*”表示要找開頭是

”六”的值Like”*固*”表示要找內含有”固”字的Like”*球”表示要找結尾是”球”的值

? 表示一個字元 Like”A??”可找出 A開頭並且後面有兩個字元的值Like”???”可找出三個字元的值

文字順序若透過比較運算子( > < = >= <= <>)比較文字，一般會透過筆畫(中文)或字母順序(英文)做比較(B) 數字查詢準則符號 意義 範例

> 大於 >200< 小於 <200>= 大於等於 >=200<= 小於等於 <=200<> 不等於 <>200= 等於 =200Between_and_ 介於(含邊界值) Between200and300

(C) 日期查詢(過去日期<現在日期<未來的日期)符號 意義 範例> 大於 >#2013/10/14#找 2013/10/14之後

的< 小於 <#2013/10/14#找 2013/10/14之前

的>= 大於等於 >=#2013/10/14#<= 小於等於 <=#2013/10/14#<> 不等於 <>#2013/10/14#= 等於 =#2013/10/14#Between_and_ 介於(含邊界值) Between#2013/1/1#and#2013/3/31#

Week66.查詢(續上週)

上週主要介紹單一查詢條件，本周將介紹多重查詢條件A. 單一欄位 OR查詢

或者以 OR在同一格準則欄位輸入條件B. 單一欄位 AND查詢

同欄位下填寫準則,Access會以 OR結合各條件

C. 跨欄位 AND查詢

D. 跨欄位 OR查詢

跨欄位橫向同行下填寫準則,Access會以 AND結合各條件

跨欄位橫向填寫準則,OR的部分則填寫於”或”以下,Access會以 OR

結合各條件

樞紐分析表所謂樞紐分析就是進一步將欄位值分群彙整，並對對應的欄位做計算

Week6 lab2操作Step1.切換至樞紐分析表檢視畫面

Step2.顯示欄位清單

樞紐分析

欄位值

欄位值 計算對應欄位

Step3.將”公司名稱”及”中文姓名”分別設定為左方及上方的欄位，計算欄位設定為”小計”，篩選欄位設為”產品名稱”

樞紐分析圖就是樞紐分析表繪製成圖

資料區域

練習:將week6 lab1的”依客戶別的業績子查詢”中”客戶”,”訂單年月”,”總業績”繪製成樞紐分析表及樞紐分析圖

分類區域

分類區域內的數列欄位

篩選區域

開啟”依客戶別的業績子查詢”在設計檢視中將”客戶”資料表拉進後,增加”公司名稱”欄位,將樞紐分析表的各戶編號 123換成公司名稱

7.表單表單主要的功能是提供圖形化使用者介面，讓使用者輕易執行資料的新增、刪除、修改、及查詢等功能，因此表單一般需要資料表或查詢作為來源建立-表單-表單

表單的各區段可在表單設計檢視下，在表單空白處案右鍵可顯示頁首/頁尾或表單首/表單尾

結合控制項:跟資料表中的某欄位做結合，在控制項中修改資料也會反映在資料表中

未結合控制項

一般結合控制項也可以輸入公式作為計算

控制項

詳細資料區段有不同檢視方式，可在表單屬性(點選表單左上角方塊處，按下右鍵)中改變”預設檢視方式”，原本是單一表單，以下改為連續式表單

表單首會一直出現在畫面的上方

表單尾會一直出現在畫面的下方

頁首會一直出現在列印輸出每一頁的上方

頁尾會一直出現在列印輸出每一頁的下方

文字方塊.可用來輸入即顯示資料

標籤.顯示靜態文字 按鈕.可用來啟動

動作

重要控制項簡介

透過精靈建立表單:建立訂單表單1.選取訂單資料表中的欄位2.選擇詳細訂單資料表中的欄位3選擇以子母表單檢視

4.子表單配置選擇

5完成

結合物件框.放入其他程式的物件

未結合物件框子表單可用來顯示相關表單

通常可先透過表單精靈建立基本的表單內容，在修改成我們要的樣子可透過屬性表來修改個控制項的屬性

精靈另外產生的表單物件

格式化條件的建立:以子表單中的數量為例stpe1:在”數量”控制項上案右鍵，選擇”設定格式化條件”※

不可編輯

step2:設定條件及格式選項

Step3完成

格式化的規則有以下三類

1.”欄位值為”僅針對單一欄位值做判斷2.”運算式為”可加入式子作為判斷

3.”欄位有焦點”在欄位有輸入焦點時(文字游標停在該欄位時)設定格式

8-1.報表報表與表單很類似，差別在於適合用來輸出成紙本資料，另外還提供排序與群組功能，以及圖表繪製等

各區段與表單的各區段功能相當

若需要對整份資料表做統計的話，要在報表首/尾做

若需要對某頁資料做統計的話，要在頁首/尾做

透過精靈建立報表後，再加以修改

依訂單日期群組，發現總計功能有誤，自行設計總計功能並加入年/月資訊

8-2巨集(Macro)Access巨集的概念與其他 Office軟體的巨集相同，但不能透過錄製的方式建立。

&為連接運算值

Year & Month函式可抓取年及月

對整份報表的資料做統計

建立巨集通常有以下兩個目的: (1)串聯動作(例如:開啟表單後預覽列印)、(2)自訂工作環境(例如:建立自訂功能表)。例子:建立按鈕執行特定巨集

在客戶表單中的表單首建立儲存紀錄按鈕

在客戶表單中的表單首建立關閉表單按鈕

建立一個空白表單，放置客戶新增及編輯按鈕，並指定特定巨集

標籤

有時候功能太多，需要用到選單時，可透過 AddMenu巨集指令加入選單，這部分需要三個步驟1. 準備好各選單的指令2. 建立 AddMenu巨集

3. 設定表單功能表列屬性