Manajemen Perubahan

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, berkat limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga penyusunan Rencana Manajemen Perubahan Kementerian Kehutanan untuk menuju pemerintahan yang baik dapat kami selesaikan. Rencana Manajemen Perubahan Kementerian Kehutanan ini disusun mengacu kepada Road Map Reformasi Birokrasi Kementerian Kehutanan dan berpedoman kepada Peraturan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 10 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Perubahan.

Penyusunan rencana manajemen perubahan ini bertujuan untuk memberikan arah pelaksanaan setiap rangkaian proses reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Kehutanan agar dapat mencapai kinerja yang diharapkan, mengelola struktur, proses, sumberdaya manusia, pola pikir, dan budaya kerja dalam rangka mencapai sasaran reformasi birokrasi, serta sebagai panduan bagi seluruh unit kerja di lingkungan Kementerian Kehutanan dalam mengelola perubahan yang terjadi akibat dari reformasi birokrasi .

Kami menyadari bahwa Rencana Manajemen Perubahan ini masih banyak kekurangannya. Untuk itu kami menghargai semua masukan untuk menyempurnakannya di masa yang akan datang. Akhir kata, semoga rencana manajemen perubahan ini dapat bermanfaat sebagai upaya percepatan reformasi birokrasi pada Kementerian Kehutanan.

Jakarta, Juli 2012

i

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .....................................................................................................

i

DAFTAR ISI .....................................................................................................................

ii

DAFTAR TABEL .............................................................................................................

iv

DAFTAR GAMBAR …………………………………………………………………… v

BAB I. RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN

I. PENDAHULUAN ................................................................................................... A. Latar Belakang .................................................................................................. B. Maksud dan Tujuan ........................................................................................ C. Ruang Lingkup ……………………………………………………………….

1 1 2 2

II. RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN ……................................................. A. Pemetaan Stakeholders ................................................................................... B. Identifikasi Tingkat Resistensi ....................................................................... C. Mengenali Besarnya Perubahan ....................................................................

C.1. Kompleksitas Perubahan ……………………………………………... C.2. Kemampuan Memprediksi Solusi Perubahan ……………………... C.3. Kemampuan Kementerian Kehutanan Melakukan Perubahan ….. C.4. Urgensi Perubahan Yang dilakukan …………………………………

D. Kesiapan Perubahan Organisasi … .............................................................. E. Pengembangan Strategi Perubahan ………………………………………. F. Pengembangan Strategi Komunikasi ……………………………………..

F.1. Strategi Komunikasi …………………………………………………... F.2. Pendekatan Dalam Manajemen Perubahan …………………………

G. Perumusan Struktur Baru ………………………………………………….. H. Pengembangan Strategi Pelatihan …………………………………………

5 5

13 16 16 42 44 44 45 46 47 48 50 53 54

BAB II. PENGELOLAAN PERUBAHAN I. PENDAHULUAN ...................................................................................................

A. Latar Belakang .................................................................................................. B. Maksud dan Tujuan ........................................................................................ C. Ruang Lingkup ……………………………………………………………….

56 56 58 58

ii

iii

II. FOKUS PERUBAHAN ………………………………………………………….. 59 III. MENGINTEGRASIKAN ROADMAP DENGAN STRATEGI PERUBAHAN

DAN STRATEGI KOMUNIKASI ……………………………………………….

62 IV. MENGELOLA RESISTENSI …………………………………………………….. 73 BAB III. TAHAPAN PENGUATAN

PENGUATAN HASIL PERUBAHAN ……………………………………………… 75

DAFTAR TABEL

BAB I. RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN 1. Identifikasi Pemangku Kepentingan di Lingkungan Kementerian

Kehutanan ……………………………………........................................................

6

2. Pengaruh Pemangku Kepentingan Terhadap Perubahan ................................

9

3. Tingkat Resistensi Pemangku Kepentingan Terhadap Program Reformasi Birokrasi di Lingkungan Kementerian Kehutanan …………. .........................

13

4. Kompleksitas Perubahan di Lingkungan Kementerian Kehutanan ...............

16

5. Kemampuan Memprediksi Solusi Perubahan ………………………...............

42

6. Strategi Perubahan Yang Dikembangkan Kementerian Kehutanan ...............

46

7.

Strategi Komunikasi Reformasi Birokrasi Kementerian Kehutanan ………... 51

8.

Strategi Pelatihan Reformasi Birokrasi Kementerian Kehutanan …………… 54

BAB II. PENGELOLAAN PERUBAHAN 1. Area Perubahan, Sasaran, Kriteria, dan Indikator 8 Area Perubahan ……… 59

2. Integrasi Area Perubahan mind set dan culture set dengan strategi

perubahan dan strategi komunikasi ……………………………………………

63

3. Integrasi Area Organisasi dan Tata Laksana dengan Strategi Perubahan dan Strategi Komunikasi ………………………………………………………...

65

4. Integrasi Area Peraturan Perundang-undangan dengan Strategi Perubahan dan Strategi Komunikasi …………………………………………………………

67

5. Integrasi Area Pelayanan Publik dengan Strategi Perubahan dan Strategi Komunikasi ……………………………………………………………………….

70

6. Taktik Mengatasi Resistensi Dalam Melakukan Perubahan …………………

73

BAB III. TAHAPAN PENGUATAN 1. Langkah-langkah Penguatan Hasil Perubahan ………………………………. 76

iv

DAFTAR GAMBAR

1. Ruang Lingkup Manajemen Perubahan Berdasarkan Tahapannya ...............

3

2. Pendekatan Dalam Rangka Pengelolaan Perubahan ……................................

51

v

RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN

BAB I. RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN

I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang

Reformasi Birokrasi di Lingkungan Kementerian Kehutanan mulai dilakukan semenjak awal tahun 2000, namun secara sistematik dan terencana baru dilaksanakan mulai tahun 2011. Rencana kegiatan Reformasi Birokrasi Kementerian Kehutanan periode 2011 sampai dengan 2025 terdistribusi kedalam empat tahapan kegiatan, yaitu :

1. Tahapan percepatan (quick wins) dari September 2011 – September 2012 meliputi : (a) penataan sistem informasi pemberian izin pemanfaatan hasil hutan kayu hutan alam; (b) penataan sistem informasi izin pemanfaatan hasil hutan kayu hutan tanaman; (c) penataan sistem informasi izin pinjam pakai kawasan hutan dengan kompensasi membayar PNBP penggunaan kawasan hutan, dan; (d) penataan sistem informasi pelepasan kawasan hutan untuk budidaya perkebunan.

2. Tahapan jangka pendek (short term) dari September 2011 – September 2013 meliputi : (a) percepatan proses sertifikasi mutu sumber benih dan bibit tanaman hutan; (b) percepatan penetapan areal kerja hutan kemasyarakatan; (c) percepatan penetapan areal kerja hutan desa; (d) penyederhanaan izin usaha industri primer hasil hutan; (e) penyempurnaan pencadangan areal hutan tanaman rakyat; (f) penataan izin usaha penyediaan jasa dan sarana wisata alam di hutan lindung; (g) penataan izin usaha penyediaan jasa dan sarana wisata alamdi KSA dan KPA; (h) penataan izin usaha pemanfaatan jasa lingkungan air di KSA dan KPA; (i) pengaturan sistem peminjaman jenis satwa liar dilindungi ke luar negeri untuk kepentingan konservasi (conservation loan); (j) penyederhanaan sistem peragaan tumbuhan dan satwa liar dilindungi; (k) penyempurnaan pengaturan lembaga konservasi, dan; (l) penyederhanaan sistem pertukaran jenis tumbuhan atau satwa dilindungi dengan lembaga konservasi di luar negeri.

3. Tahapan jangka menengah (medium term) dari September 2011 – September 2014 meliputi : (a) penyederhanaan izin usaha pemanfaatan hasil hutan kayu pada hutan kemasyarakatan; (b) penyederhanaan izin usaha pemanfaatan hasil hutan kayu pada hutan desa; (c) penataan izin usaha pemanfaatan jasa dan lingkungan geotermal di KSA dan KPA; (d) percepatan perizinan pengambilan atau penangkapan serta peredaran tumbuhan dan satwa liar; (e) penyusunan mekanisme tata cara perizinan perolehan TSL dilindungi dan atau termasuk Appendix I CITES yang bersumber dari lembaga konservasi, dan; (f) penyempurnaan sistem penilaian kinerja pegawai.

4. Tahapan jangka panjang (long term) dari September 2011 – September 2025 meliputi kegiatan-kegiatan yang berkaitan peningkatan kualitas pelaksanaan reformasi birokrasi yang dilaksanakan pada ketiga tahapan sebelumnya, dan melakukan perluasan kegiatan reformasi birokrasi ke seluruh organ di lingkungan Kementerian Kehutanan.

1

Pelaksanaan reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Kehutanan yang tahapannya sebagaimana tertuang dalam road map, sudah barang tentu akan menimbulkan konsekuensi terjadinya perubahan. Perubahan yang diharapkan adalah perubahan secara sistematis dan konsisten dari sistem dan mekanisme kerja organisasi, serta pola pikir dan budaya kerja individu dalam organisasi, agar menjadi lebih baik sesuai dengan tujuan dan sasaran reformasi birokrasi.

Perubahan yang diamanatkan Reformasi Birokrasi Kementerian Kehutanansangat kompleks dan mendasar. Pada saat ini lebih dari 59 jenis perizinan yang diberikan oleh Kementerian Kehutanan, sehingga perbaikan birokrasi melalui peningkatan kualitas pelayanan publik akan menimbulkan perubahan organisasi yang cukup signifikan. Perubahan organisasi tersebut meliputi perubahan struktur, proses, mekanisme kerja, pola pikir, budaya kerja baik individu maupun organisasi di lingkungan Kementerian Kehutanan.

Perubahan berpeluang menimbulkan resistensi pada individu maupun kelompok dalam organisasi. Proses perubahan tidak selalu mendapat respon positif karena selalu terdapat beberapa orang yang menyukai dan juga yang tidak menyukai perubahan. Beberapa penyebab respon negatif terhadap perubahan antara lain rasa takut berkurang/hilangnya kekuasaan, kehilangan keterampilan, kegagalan kerja, ketidakmampuan menghadapi masalah baru, dan bahkan kehilangan pekerjaan.

Untuk keperluan tersebut disusun program manajemen perubahan untuk mengelola sumberdaya dalam rangka mencapai sasaran reformasi birokrasi. Sumber daya meliputi struktur, proses, sumberdaya manusia, pola pikir, dan budaya kerja. Perubahan dalam reformasi birokrasi berpeluang menimbulkan resistensi dari individu didalam organisasi. Untuk mengurangi resistensi tersebut diperlukan transparansi dalam proses, terdapat komunikasi, dan adanya keterlibatan semua pihak. Pelaksanaan program manajemen perubahan disusun dengan berpedoman kepada Peraturan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 10 Tahun 2011.

B. Maksud dan Tujuan

Maksud rencana manajemen perubahan adalah untuk mengarahkan agar setiap rangkaian proses reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Kehutanan mencapai kinerja yang diharapkan.

Tujuan rencana manajemen perubahan adalah sebagai panduan bagi seluruh unit kerja di lingkungan Kementerian Kehutanan dalam mengelola perubahan yang terjadi akibat dari reformasi birokrasi.

C. Ruang Lingkup

Ruang lingkup manajemen perubahan berdasarkan tahapan kegiatannya, adalah sebagai berikut :

1. Rencana Manajemen Perubahan

2. Pengelolaan Perubahan

2

3. Penguatan Hasil Perubahan

Secara garis besar Ruang Lingkup kegiatan Manajemen Perubahan digambarkan sebagai berikut :

Tahap - 2 Tahap - 3 Tahap - 1

MERUMUSKAN RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN

MEMPERKUAT HASIL

PERUBAHAN

MENGELOLA / MELAKSANAKAN PERUBAHAN

1. Mengintegrasikan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi dengan program reformasi birokrasi lainnya

2. Mengimplementasikan rencana manajemen perubahan

3. Membuat rencana pelatihan dan mengimplementasikan

4. Mengelola resistensi

5. Mengukur tingkat keberhasilan 1. Membuat rencana pelatihan dan

1. Mengumpulkan umpan balik dan menganalisanya

2. Melaksanakan tindakan perbaikan

3. Memberikan penghargaan atas keberhasilan

4. Mengukur tingkat keberhasilandakan perbaikan

5. Memberikan penghargaan atas keberhasilan

6 Mengukur tingkat

1. Melakukan asesmen kesiapan organisasi utk berubah

2. Merumuskan strategi manajemen perubahan

3. Merumuskan strategi komunikasi

4. Memperkuat manajemen perubahan

5. Menyusun ukuran keberhasilan

Gambar 1. Ruang Lingkup Manajemen Perubahan Berdasarkan Tahapannya

Fokus pengelolaan perubahan adalah 8 (delapan) area perubahan, yaitu :

1. Organisasidiarahkan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan tugas dan fungsi, dan terhindarkannya duplikasi tugas dan fungsi, sehingga dapat mendorong percepatan reformasi birokrasi. Indikator kinerja kegiatan adalah tersedianya peta tugas dan fungsi unit kerja yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing), dan terbentuknya unit organisasi yang menangani pelayanan perizinan secara on line.

2. Tata Laksana diarahkan untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan negara melalui standarisasi proses penyelenggaraan negara. Indikator kinerja dari kegiatan ini adalah tersedianya dokumen Standard Operating Procedure penyelenggaraan tugas dan fungsi yang disahkan, serta tersedianya e-government untuk kegiatan pengelolaan peraturan perundang-undangan.

3. Penataan peraturan perundang-undangan, diarahkan untuk mewujudkan terimplementasinya peraturan perundang-undangan yang harmonis dan sinkron satu sama lain, serta pelaksanaannya yang efektif dan efisien.

3

Indikator kinerja pencapaiannya diukur dari 3 (tiga) unsur, yaitu : (1) teridentifikasinya semua peraturan perundang-undangan; (2) teridentifikasinya peraturan perundang-undangan yang tidak harmonis; (3) teridentifikasinya peraturan perundang-undangan yang dapat diimplementasikan.

4. Sumberdaya Manusia Aparatur diarahkan untuk meningkatkan profesionalisme aparatur. Indikator kinerja dari kegiatan ini adalah : (1) Terbangunnya sistem rekrutmen yang terbuka, transparan, akuntabel dan berbasis kompetensi; (2) Tersedianya uraian dan peringkat jabatan; (3) Tersedianya dokumen standar kompetensi jabatan; (4) Tersedianya peta profil kompetensi individu; (5) Tersedianya data pegawai yang mutakhir dan akurat.

5. Pengawasan diarahkan untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif serta taat pada peraturan dan berjalannya pengelolaan keuangan negara yang andal dan terpercaya.

6. Akuntabilitas diarahkan agar sistem akuntabilitas kinerja organisasi dapat berjalan secara efektif. Indikator kinerja dari kegiatan ini adalah : (1) peningkatan kualitas laporan akuntabilitas kinerja; (2) terbangunnya sistem yang mampu mendorong tercapainya kinerja organisasi yang terukur; (3) Tersusunnya Indikator Kinerja Utama (IKU).

7. Pelayanan Publik diarahkan agar pelayanan publik dapat terselenggara dengan lebih baik, lebih cepat, lebih aman, dan lebih terjangkau. Indikator kinerja kegiatan ini adalah : (1) terimplementasinya penggunaan standar pelayanan publik; (2) terimplementasinya penggunaan SPM; (3) peningkatan partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik.

8. Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan diarahkan untuk menjamin kualitas terbaik dari pelaksanaan reformasi birokrasi (quality assurance). Indikator Kinerja kegiatan ini adalah : (1) Tersedianya laporan monitoring tahunan; (2) tersedianya laporan evaluasi tahunan; (3) tersedianya laporan lima tahunan.

4

II. RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN

Manajemen Perubahan atau change management merupakan pengelolaan sumber daya dalam rangka mencapai tujuan organisasi dengan kinerja yang lebih baik. Perubahan merupakan pergeseran organisasi dari keadaan sekarang menuju keadaan yang diinginkan. Dalam organisasi, perubahan tersebut meliputi struktur, proses, orang, pola pikir dan budaya kerja.

Reformasi birokrasi merupakan tuntutan yang mau tidak mau harus dilaksanakan oleh seluruh organ di lingkungan Kementerian Kehutanan untuk menerapkan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance), yang prosesnya dilakukan secara bertahap dan berkelanjutan. Untuk mencapai hasil yang maksimal, seluruh unsur organisasi di lingkungan Kementerian Kehutanan wajib melakukan perubahan di unit organisasi masing-masing.

Tahapan perumusan rencana manajemen perubahan adalah sebagai berikut :

1. Melakukan asesmen terhadap para pemangku kepentingan, khususnya tingkat partisipasi dan keterlibatan mereka terhadap perubahan

2. Melakukan asesmen terhadap organisasi yang mencakup kesiapan organisasi untuk berubah, peran, struktur, tugas, dan fungsi organisasi untuk mendukung perubahan

3. Melakukan asesmen terhadap kemampuan dan kompetensi pegawai untuk mengelola perubahan

4. Mendesain rencana manajemen perubahan, komunikasi dan pelatihan 5. Merumusan manfaat yang akan diperoleh para pemangku kepentingan

terhadap perubahan yang akan dilakukan.

A. Pemetaan Stakeholders

Secara keseluruhan bahwa pemangku kepentingan di lingkungan Kementerian Kehutanan terdiri atas unsur-unsur pemerintah, pemerintah daerah, perguruan tinggi, asosiasi pengusaha di bidang kehutanan, lembaga swadaya masyarakat (civil society organization), petani/pengusaha hutan, serta masyarakat. Pemangku kepentingan memiliki kekuatan, posisi penting, dan pengaruh terhadap isu yang berkaitan dengan perubahan. Oleh karena itu, di dalam reformasi birokrasi yang mengusung sejumlah perubahan yang signifikan, sangat penting bagi Kementerian Kehutanan.

Pemangku kepentingan di lingkungan Kementerian terdiri atas :

1. Pemangku kepentingan utama adalah pihak yang memiliki kaitan kepentingan secara langsung dengan suatu kebijakan, program, dan proyek. Mereka harus ditempatkan sebagai penentu utama dalam proses pengambilan keputusan.

2. Pemangku kepentingan pendukung adalah pihak yang tidak memiliki kaitan kepentingan secara langsung terhadap suatu kebijakan, program, dan proyek, tetapi memiliki kepedulian dan keprihatinan sehingga mereka turut

5

bersuara dan berpengaruh terhadap sikap masyarakat dan keputusan pemerintah.

3. Pemangku kepentingan kunci adalah pihak yang memiliki kewenangan secara resmi dalam hal pengambilan keputusan. Pemangku kepentingan kunci yang dimaksud adalah pengambil keputusan di Kementerian Kehutanan.

Proses identifikasi dilakukan melakukan inventarisasi pemangku kepentingan (stakeholders), yang saat ini tercatat sejumlah 35 pemangku kepentingan yang terkait dengan program reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Kehutanan. Selanjutnya dilakukan analisis dengan pertanyaan sebagai berikut :

a. Siapa yang memiliki kewenangan dalam pengambilan keputusan b. Siapa yang mengendalikan perubahan c. Siapa yang menjadi pendorong perubahan di masa lalu d. Siapa yang memperoleh manfaat langsung dari perubahan e. Siapa yang tidak akan mendapat manfaat dari perubahan f. Siapa yang mengendalikan sumberdaya dalam perubahan g. Siapa yang mempengaruhi pemangku kepentingan lainnya h. Siapa yang membantu suksesnya perubahan

Hasil identifikasi terhadap pemangku kepentingan di lingkungan Kementerian Kehutanan, adalah tertuang dalam Tabel 1 sebagai berikut : Tabel 1. Identifikasi Pemangku Kepentingan di Lingkungan Kementerian Kehutanan

No. Pemangku Kepentingan

Kaitan Kepentingan Kewenangan Dalam Pengambilan Keputusan

Langsung Tidak Langsung Resmi Tidak Resmi

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

1. Lembaga Sosial Masyarakat

X X

2. Perguruan Tinggi (Akademisi)

X X

3. Lembaga Donor X X

4. Masyarakat Sekitar Hutan

X X

5. Penyuluh Kehutanan Swadaya

X X

6. Dewan Kehutanan Nasional

X X

6

Kewenangan Dalam Kaitan Kepentingan Pengambilan Keputusan Pemangku No. Kepentingan Tidak Langsung Resmi Tidak Resmi Langsung

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

7. Masyarakat Perhutanan Indonesia

X X

8. Asosiasi Panel Kayu Indonesia

X X

9. Asosiasi Pengusaha Hutan Indonesia

X X

10. Asosiasi Pengusaha Kayu Gergajian dan Kayu Olahan Indonesia

X X

11. Asosiasi Industri Formalin dan Thermosetting Adhesive

X X

12. Asosiasi Industri Permebelan dan Kerajinan Indonesia

X X

13. Asosiasi Pengawet Kayu Indonesia

X X

14. Himpunan Perusahaan Konsultan Indonesia

X X

15. Himpunan Asosiasi Pengusaha Flora Fauna Indonesia

X X

16. Asosiasi Pulp and Kertas Indonesia

X X

17. Asosiasi Kontraktor Pelaksana Kegiatan Kehutanan Indonesia

X X

18.

Petani Hutan Kemasyarakatan

X X

19.

Petani Hutan Tanaman Rakyat

X X

20. Penangkar/Pengada Benih/bibit Tanaman Hutan

X X

7

8


Kaitan Kepentingan Kewenangan Dalam Pengambilan Keputusan

Langsung Tidak Langsung Resmi Tidak Resmi

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

21. Petani Hutan Desa X X

22. Pelaku Usaha Jasa Lingkungan Hutan

X X

23. Asosiasi Pengusaha Tambang

X X

24. Asosiasi Pengusaha Perkebunan

X X

25. Pengada Barang dan Jasa

X X

26. Konsultan X X

27. Dinas Kehutanan Provinsi

X X

28. Dinas Kehutanan Kabupaten/Kota

X X

29. Menteri Kehutanan X X

30. Pejabat Eselon I X X

31. Pejabat Eselon II X X

32. Pejabat Eselon III X X

33. Pejabat Eselon IV X X

34. Pejabat kunci X X

35. Pejabat non struktual X X Berdasarkan hasil identifikasi ternyata terdapat sekitar 35 pemangku kepentingan yang memiliki kepentingan baik secara langsung maupun tidak langsung dengan perubahan di lingkungan Kementerian Kehutanan.

Analisis pemangku kepentingan berdasarkan kewenangan terhadap program reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Kehutanan, tercantum dalam Tabel 2 dibawah ini. Secara keseluruhan bahwa pemangku kepentingan reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Kehutanan terbagi atas : (a) 4 pemangku kepentingan yang bersifat pendukung; (b) 24 pemangku kepentingan bersifat utama; (c) 7 pemangku kepentingan kunci.

Tabel 2. Pengaruh Pemangku Kepentingan Terhadap Perubahan


Pengaruh Perubahan

Mengambil keputusan

Kendali perubahan

Pendorong perubahan

Penerima manfaat langsung

Penerima manfaat

tak langsung

Mengontrol sumberdaya perubahan

Mempengaruhi stakeholders

lainnya

Membantu suksesnya perubahan

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

A. Pendukung

1. Lembaga Swadaya Masyarakat X X

2. Akademisi X X

3. Lembaga Donor X X X

B. Utama

4. Pengusaha pemanfaatan hutan X

5. Pengusaha industri hasil hutan X

6. Pengusaha tambang X

7. Pengusaha perkebunan X

8. Pengada benih/bibit tanaman hutan X

9. Pengusaha jasa wisata X

9

Pengaruh Perubahan


Penerima Penerima Mengontrol Mempengaruhi Membantu Mengambil Kendali Pendorong manfaat keputusan perubahan perubahan manfaat

langsung tak langsung

sumberdaya perubahan

stakeholders suksesnya lainnya perubahan

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) alam

10. Pengusaha flora fauna X

11. Pemanfaat hutan kemasyarakatan X

12 Pengelola hutan desa X

13. Pelaku usaha hutan tanaman rakyat X

14. Masyarakat Perhutanan Indonesia X X

15. Asosiasi Panel Kayu Indonesia X X

16. Asosiasi Pengusaha Hutan Indonesia X X

17.

Asosiasi Pengusaha Kayu Gergajian dan Kayu Olahan Indonesia

X X


X X

10

Pengaruh Perubahan


Penerima Penerima Mengontrol Mempengaruhi Membantu Mengambil Kendali Pendorong manfaat keputusan perubahan perubahan manfaat

langsung tak langsung

sumberdaya perubahan

stakeholders suksesnya lainnya perubahan

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)


X X

20. Asosiasi Pengawet Kayu Indonesia X X


X X


X X

23. Asosiasi Pulp and Kertas Indonesia X X


X X

25. Pemerintah provinsi X X X

26. Pemerintah kabupaten/kota X X X

27. Pengada barang dan jasa X X X

11

12


Pengaruh Perubahan

Mengambil keputusan

Kendali perubahan

Pendorong perubahan

Penerima manfaat langsung

Penerima manfaat

tak langsung

Mengontrol sumberdaya perubahan

Mempengaruhi stakeholders

lainnya

Membantu suksesnya perubahan

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

C. Kunci

28. Menteri X X X X X X X

29. Pejabat Eselon I X X X X X X X

30. Pejabat Eselon II X X X X X X

31. Pejabat Eselon III X X X X X X

32. Kepala UPT X X X X X X

33. Eselon IV X X X X X

34. Staf Kunci X X X

35. Karyawan X X

B. Identifikasi Tingkat Resistensi

Berdasarkan hasil identifikasi terdapat 35 pemangku kepentingan yang berkaitan dengan perubahan di lingkungan Kementerian Kehutanan. Selanjutnya terhadap pemangku kepentingan tersebut dianalisis berdasarkan sifat dan pelakunya.

Sifat penolakan, secara umum dikelompokkan sebagai berikut :

1. Penolakan secara aktif atau terbuka. Sifat penolakan seperti ini biasanya orang akan menyatakan secara terbuka mengenai keberatan atau ketidaksetujuannya terhadap perubahan.

2. Penolakan secara pasif. Sifat penolakannya dalam bentuk gejala-gejala (symptom) seperti sering tidak hadir dalam rapat, tidak berpartisipasi, tidak memenuhi komitmen, dan produktivitas menurun.

Penolakan terhadap perubahan berdasarkan pelakunya dapat dikelompokkan sebagai berikut :

1. Individual. Pejabat struktural maupun pejabat non struktural yang terkait secara langsung dengan perubahan dan yang berkaitan dengan perubahan sistem pemberian perizinan.

2. Kolektif. Penolakan yang dilakukan secara bersama (kolektif).

Berdasarkan hasil analisis terhadap sifat penolakannya terhadap perubahan, selanjutnya pemangku kepentingan tersebut dikelompokkan kedalam 3 (tiga) kelompok, yaitu :

1. Champion, yaitu pemangku kepentingan yang sangat mendukung perubahan dan tingkat resistensinya sangat rendah.

2. Floating Voter, yaitu pemangku kepentingan yang mendukung perubahan dan tingkat resistensinya sama tingginya, tidak konsisten.

3. Blocker, yaitu pemangku kepentingan yang tidak mendukung perubahan dan berpotensi mengganggu terhadap perubahan yang sedang dilakukan.

Tabel 3. Tingkat Resistensi Pemangku Kepentingan Terhadap Program Reformasi Birokrasi di Lingkungan Kementerian Kehutanan.


Resistensi Berdasarkan Sifatnya

Resistensinya Berdasarkan Pelakunya

Aktif Pasif Individual Kolektif

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

1. Lembaga Sosial Masyarakat

X X

2. Perguruan Tinggi (Akademisi)

X X

3. Lembaga Donor X X

13


Resistensi Berdasarkan Resistensinya Berdasarkan Sifatnya Pelakunya


(3) (4) (5) (6) (1) (2)

4. Masyarakat Sekitar Hutan

X X

5. Penyuluh Kehutanan Swadaya

X X

6. Dewan Kehutanan Nasional

X X

7. Masyarakat Perhutanan Indonesia

X X

8. Asosiasi Panel Kayu Indonesia

X X

9. Asosiasi Pengusaha Hutan Indonesia

X X


X X


X X


X X

13. Asosiasi Pengawet Kayu Indonesia

X X


X X


X X

16. Asosiasi Pulp and Kertas Indonesia

X X


X X

14


Resistensi Berdasarkan Resistensinya Berdasarkan Sifatnya Pelakunya


(3) (4) (5) (6) (1) (2)

18. Petani Hutan Kemasyarakatan

X X

19. Petani Hutan Tanaman Rakyat

X X

20. Penangkar/Pengada Benih/bibit Tanaman Hutan

X X

21. Petani Hutan Desa X X

22. Pelaku Usaha Jasa Lingkungan Hutan

X X

23. Asosiasi Pengusaha Tambang

X X

24. Asosiasi Pengusaha Perkebunan

X X

25. Pengada Barang dan Jasa

X X

26. Konsultan X X

27. Dinas Kehutanan Provinsi

X X

28. Dinas Kehutanan Kabupaten/Kota

X X

29. Menteri

30. Pejabat Eselon I

31. Pejabat Eselon II X X

32. Pejabat Eselon III X X

33. Pejabat Eselon IV X X

34. Pejabat kunci X X

35. Pejabat non struktual

X X

Berdasarkan hasil identifikasi terdapat sekitar 35 pemangku kepentingan yang dikelompokkan sebagai 2 Champion, 33 pemangku kepentingan yang sifatnya Floating Voter, dan tidak ada pemangku kepentingan yang sifatnya Blocker.

15

C. Mengenali Besarnya Perubahan

Besaran perubahan sebagai akibat reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Kehutanan perlu diketahui. Oleh karenanya perlu diukur besarannya dengan kriteria sebagai berikut :

1. Kompleksitas perubahan yang akan dilakukan, dengan parameter: • Jumlah unit organisasi yang terlibat • Jumlah pegawai yang terkena dampak termasuk level organisasi yang

terkena • Besaran resiko yang harus dikelola

2. Kemudahan memprediksi solusi dari perubahan, dengan parameter: • Kejelasan dan konsistensi pemahaman kondisi birokrasi yang diinginkan • Peran pihak luar terhadap perubahan • Tingkat resistensi terhadap perubahan

3. Kemampuan Kementerian Kehutanan melaksanakan perubahan: • Dukungan pimpinan • Kompetensi dan kemampuan pimpinan untuk mengelola perubahan • Pengalaman sukses mengelola perubahan

4. Urgensi perubahan yang dilakukan • Batas waktu melakukan perubahan • Waktu yang diharapkan untuk memperoleh manfaat perubahan

Untuk mengetahui besaran perubahan dilakukan dengan metode studi literatur atau focus group discussion.

C.1. Kompleksitas Perubahan

Perubahan sebagai akibat reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Kehutanan ternyata tinggi kompleksitasnya, hal ini terlihat dari jumlah unit organisasi yang terlibat sebagai berikut :

Tabel 4. Kompleksitas Perubahan di Lingkungan Kementerian Kehutanan

No. Jenis Perubahan

Organisasi dan Personil yang Terkena Perubahan

Jumlah Unit Organisasi Nama Organisasi

Jumlah Personil

A. QUICK WINS

1. Penataan sistem informasi perizinan pemanfaatan hasil hutan hutan alam

36 1. Direktorat Jenderal Bina Usaha Kehutanan (BUK)

2. Sekretariat DITJEN BUK 3. Bagian Keuangan dan

Umum, SETDITJEN BUK 4. Subbagian Tata Usaha,

SETDITJEN BUK

84

16

No.


Jenis Perubahan Jumlah Unit Organisasi

Jumlah Nama Organisasi Personil

5. Bagian Hukum dan Kerjasama Teknik, SETDITJEN BUK

6. Subbagian Pertimbangan dan Bantuan Hukum, SETDITJEN BUK

7. Direktorat Bina Usaha Hutan Alam (BUHA)

8. Sub Direktorat Penyiapan Pemanfaatan Hutan Alam, Dit. BUHA

9. Subbagian Tata Usaha, Dit. BUHA

10. Seksi Penyiapan Wilayah I, Dit BUHA

11. Seksi Penyiapan Wilayah II, Dit BUHA

12. Direktorat Planologi 13. Sekretariat Planologi 14. Bagian Keuangan dan

Umum, SETDITJEN Planologi

15. Subbagian Tata Usaha, SETDITJEN Planologi

16. Bagian Hukum dan Kerjasama Teknik, SETDITJEN Planologi

17. Subbagian Pertimbangan dan Bantuan Hukum, SETDITJEN Planologi

18. Direktorat Wilayah Pengelolaan dan Penyiapan Areal Pemanfaatan Kawasan Hutan

19. Subbagian Tata Usaha 20. Sub Direktorat Penyiapan

Areal Pemanfaatan Hutan Wilayah I

21. Seksi Penyiapan Areal pemanfaatan Hutan Alam Wilayah I

22. Sub Direktorat Penyiapan Areal Pemanfaatan Hutan Wilayah II

23. Seksi Penyiapan Areal pemanfaatan Hutan Alam Wilayah II

17

No.




24. Sekretariat Jenderal 25. Biro Hukum dan Organisasi 26. Bagian Penelaahan Hukum 27. Subbagian Penelaahan

Hukum I 28. Bagian Peraturan

Perundang-Undangan 29. Subbagian Peraturan

Perundang-undangan I 30. Kepala Subbagian Tata

Usaha 31. Biro Umum 32. Bagian Tata Usaha

Kementerian 33. Subbagian Persuratan 34. Bagian Tata Usaha

Pimpinan 35. Subbagian Tata Usaha

Menteri 36. Subbagian Tata Usaha

SEKJEN 2. Penataan sistem

informasi perizinan pemanfaatan hasil hutan tanaman




SETDITJEN BUK 5. Bagian Hukum dan

Kerjasama Teknik, SETDITJEN BUK


7. Direktorat Bina Usaha Hutan Tanaman (BUHT)

8. Sub Direktorat Hutan Tanaman Industri, Dit. BUHT

9. Subbagian Tata Usaha, Dit. BUHT

10. Seksi Hutan Tanaman Industri Wilayah I, Dit BUHT

11. Seksi Hutan Tanaman Industri Wilayah I, Dit

88

18

No.




BUHT 12. Direktorat Planologi 13. Sekretariat Planologi 14. Bagian Keuangan dan







Areal Pemanfaatan Hutan Wilayah I

21. Seksi Penyiapan Areal pemanfaatan Hutan Tanaman Wilayah I


23. Seksi Penyiapan Areal pemanfaatan Hutan Tanaman Wilayah II







19

No.






SEKJEN 3 Penataan sistem

informasi izin pinjam pakai kawasan hutan dengan kompensasi membayar PNBP penggunaan kawasan hutan

49 1. Direktorat Planologi 2. Sekretariat Ditjen Planologi 3. Bagian Keuangan dan





7. Direktorat Penggunaan Kawasan Hutan

8. Subbagian Tata Usaha 9. Sub Direktorat Penggunaan

Kawasan Hutan Wilayah I 10. Seksi Penggunaan Untuk

Pertambangan Wilayah I 11. Seksi Penggunaan Untuk

Non Pertambangan Wilayah I

12. Sub Direktorat Penggunaan Kawasan Hutan Wilayah II

13. Seksi Penggunaan Untuk Pertambangan Wilayah II

14. Seksi Penggunaan Untuk Non Pertambangan Wilayah II

15. Direktorat Jenderal Bina Usaha Kehutanan (BUK)





20. Subbagian Pertimbangan

130

20

No.




dan Bantuan Hukum, SETDITJEN BUK

21. Direktorat Bina Rencana Pemanfaatan dan Usaha Kawasan

22. Sub Direktorat Pemolaan Pemanfaatan Kawasan Hutan

23. Subbagian Tata Usaha 24. Seksi Pemanfaatan

Kawasan Hutan Wilayah I 25. Seksi Pemanfaatan

Kawasan Hutan Wilayah II 26. Direktorat Jenderal

Perlindungan Hutan dan Konservasi Alam (PHKA)

27. Sekretariat DITJEN PHKA 28. Bagian Keuangan dan

Umum, SETDITJEN PHKA 29. Subbagian Tata Usaha,

SETDITJEN PHKA 30. Bagian Hukum dan

Kerjasama Teknik, SETDITJEN PHKA

31. Subbagian Pertimbangan dan Bantuan Hukum, SETDITJEN PHKA

32. Direktorat Kawasan Konservasi dan Bina Hutan Lindung

33. Sub Direktorat Pemolaan 34. Subbagian Tata Usaha 35. Seksi Pemolaan 36. Seksi Pengembangan dan

Perpetaan 37. Sekretariat Jenderal 38. Biro Hukum dan Organisasi 39. Bagian Penelaahan Hukum 40. Subbagian Penelaahan

Hukum II 41. Bagian Peraturan


Perundang-undangan II 43. Kepala Subbagian Tata

Usaha 44. Biro Umum

21

No.




45. Bagian Tata Usaha Kementerian

46. Subbagian Persuratan 47. Bagian Tata Usaha



SEKJEN 4. Penataan sistem

informasi pelepasan kawasan hutan untuk budidaya perkebunan

36 1. Direktorat Planologi 2. Sekretariat Planologi 3. Bagian Keuangan dan





7. Direktorat Pengukuhan dan Penatagunaan Kawasan Hutan

8. Subbagian Tata Usaha 9. Sub Direktorat Perubahan

Fungsi dan Peruntukan Kawasan Hutan Wilayah I

10. Seksi Pelepasan dan Tukar Menukar Kawasan Hutan Wilayah I

11. Sub Direktorat Perubahan Fungsi dan Peruntukan Kawasan Hutan Wilayah II

12. Seksi Pelepasan dan Tukar Menukar Kawasan Hutan Wilayah II

13. Direktorat Jenderal Bina Usaha Kehutanan (BUK)




90

22

No.






19. Direktorat Bina Rencana Pemanfaatan dan Usaha Kawasan

20. Sub Direktorat Pemolaan Pemanfaatan Kawasan Hutan

21. Subbagian Tata Usaha 22. Seksi Pemanfaatan

Kawasan Hutan Wilayah I 23. Seksi Pemanfaatan

Kawasan Hutan Wilayah II 24. Sekretariat Jenderal 25. Biro Hukum dan Organisasi 26. Bagian Penelaahan Hukum 27. Subbagian Penelaahan

Hukum II 28. Bagian Peraturan


Perundang-undangan II 30. Kepala Subbagian Tata





SEKJEN B. JANGKA PENDEK

1. Percepatan proses sertifikasi mutu sumber benih dan bibit tanaman hutan

3 1. Balai Perbenihan Tanaman Hutan

2. Seksi Peredaran benih 3. Subbagian Tata Usaha

6

2. Penyempurnaan penetapan areal kerja hutan

43 1. Direktorat BPDAS & PS 2. Sekretariat Ditjen BPDAS &

PS

119

23

No.




kemasyarakatan 3. Bagian Keuangan dan Umum, SETDITJEN BPDAS & PS

4. Subbagian Tata Usaha, SETDITJEN BPDAS & PS

5. Bagian Hukum dan Kerjasama Teknik, SETDITJEN BPDAS & PS

6. Subbagian Pertimbangan dan Bantuan Hukum, SETDITJEN BPDAS & PS

7. Direktorat Bina Perhutanan Sosial

8. Sub Direktorat Pemolaan Perhutanan Sosial

9. Subbagian Tata Usaha 10. Sub Direktorat

Pengembangan Hutan Kemasyarakatan

11. Seksi Penyiapan Pengembangan Hutan Kemasyarakatan

12. Seksi Bimbingan Teknis Hutan Kemasyarakatan

13. Direktorat Planologi 14. Sekretariat Ditjen Planologi 15. Bagian Keuangan dan










24

No.



















SEKJEN 3. Percepatan

penetapan areal kerja hutan desa


PS 3. Bagian Keuangan dan

Umum, SETDITJEN BPDAS & PS

117

25

No.













13. Direktorat Planologi 14. Sekretariat Ditjen Planologi 15. Bagian Keuangan dan











26

No.


















SEKJEN 4. Penyederhanaan

izin usaha industri primer hasil hutan





Kerjasama Teknik,

57

27

No.




SETDITJEN BUK 6. Subbagian Pertimbangan

dan Bantuan Hukum, SETDITJEN BUK

7. Direktorat Bina Pengolahan dan Pemasaran Hasil Hutan

8. Sub Direktorat Pemolaan Pengolahan Hasil Hutan

9. Subbagian Tata Usaha 10. Seksi Penyiapan

Pengolahan Industri Primer 11. Seksi Pengolahan Industri

Primer 12. Sub Direktorat

Pengendalian Bahan Baku dan Industri Primer

13. Seksi Pengendalian Bahan Baku

14. Seksi Produksi Industri Primer









SEKJEN 5. Penyempurnaan

pencadangan areal hutan tanaman rakyat



Umum, SETDITJEN BUK

83

28

No.




4. Subbagian Tata Usaha, SETDITJEN BUK

5. Bagian Hukum dan Kerjasama Teknik, SETDITJEN BUK


7. Direktorat Bina Usaha Hutan Tanaman (BUHT)

8. Subbagian Tata Usaha 9. Sub Direktorat Hutan

Tanaman Rakyat 10. Seksi Hutan Tanaman

Rakyat Wilayah I 11. Seksi Hutan Tanaman

Rakyat Wilayah II 12. Direktorat Planologi 13. Sekretariat Ditjen Planologi 14. Bagian Keuangan dan




17. Subbagian Pertimbangan dan Bantuan Hukum


19. Sub Direktorat Penyiapan Areal Pemanfaatan Hutan Wilayah I

20. Subbagian Tata Usaha 21. Seksi Penyiapan Areal

Pemanfaatan Hutan Tanaman Wilayah I


23. Seksi Penyiapan Areal Pemanfaatan Hutan Tanaman Wilayah II

24. Sekretariat Jenderal

29

No.




25. Biro Hukum dan Organisasi 26. Bagian Penelaahan Hukum 27. Subbagian Penelaahan








SEKJEN 6. Penataan izin

usaha penyediaan jasa dan sarana wisata alam di hutan lindung

23 1. Direktorat Jenderal Perlindungan Hutan dan Konservasi Alam (PHKA)






7. Direktrorat Pemanfaatan Jasa Lingkungan Kawasan Konservasi dan Hutan Lindung

8. Sub Direktorat Pemanfaatan Wisata Alam

9. Subbagian Tata Usaha 10. Seksi Pemanfaatan Wisata

Alam Non Taman Nasional dan Hutan Lindung

11. Sekretariat Jenderal 12. Biro Hukum dan Organisasi

49

30

No.




13. Bagian Penelaahan Hukum 14. Subbagian Penelaahan

Hukum III 15. Bagian Peraturan


Perundang-undangan III 17. Kepala Subbagian Tata





SEKJEN 7. Penataan Izin

Usaha Penyediaan Jasa dan Sarana Wisata Alam di KSA dan KPA










Alam Taman Nasional 11. Seksi Pemanfaatan Wisata


12. Sekretariat Jenderal

50

31

No.




13. Biro Hukum dan Organisasi 14. Bagian Penelaahan Hukum 15. Subbagian Penelaahan








SEKJEN 8. Penataan izin

usaha pemanfaatan jasa lingkungan air di KSA dan KPA










Alam Taman Nasional 11. Seksi Pemanfaatan Wisata


50

32

No.












SEKJEN 9. Pengaturan

sistem peminjaman jenis satwa liar dilindungi ke luar negeri untuk kepentingan konservasi (conservation loan)







7. Direktorat Konservasi Keanekaragaman Hayati

8. Sub Direktorat Tertib Peredaran

9. Subbagian Tata Usaha 10. Seksi Peredaran Luar

Negeri 11. Sekretariat Jenderal 12. Biro Hukum dan Organisasi 13. Bagian Penelaahan Hukum 14. Subbagian Penelaahan

47

33

No.




Hukum III 15. Kepala Subbagian Tata






sistem peragaan tumbuhan dan satwa liar dilindungi







7. Direktrorat Konservasi Keanekaragaman Hayati

8. Sub Direktorat Lembaga Konservasi dan Perburuan

9. Subbagian Tata Usaha 10. Seksi Lembaga Konservasi

25

11. Penyempurnaan pengaturan lembaga konservasi






6. Subbagian Pertimbangan dan Bantuan Hukum,

49

34

No.




SETDITJEN PHKA 7. Direktrorat Konservasi

Keanekaragaman Hayati 8. Sub Direktorat Lembaga

Konservasi dan Perburuan 9. Subbagian Tata Usaha 10. Seksi Lembaga Konservasi 11. Sekretariat Jenderal 12. Biro Hukum dan Organisasi 13. Bagian Penelaahan Hukum 14. Subbagian Penelaahan


Perundang-undangan 16. Subbagian Peraturan







sistem pertukaran jenis tumbuhan atau satwa dilindungi dengan lembaga konservasi di luar negeri







7. Direktrorat Konservasi Keanekaragaman Hayati

8. Sub Direktorat Lembaga Konservasi dan Perburuan

27

35

No.




9. Subbagian Tata Usaha 10. Seksi Lembaga Konservasi 11. Sub Direktorat Tertib

Peredaran 12. Seksi Peredaran Luar

Negeri C. JANGKA MENENGAH

1. Penyederhanaan izin usaha pemanfaatan hasil hutan kayu pada hutan kemasyarakatan













13. Direktorat Bina Usaha Kehutanan (BUK)

14. Sekretariat Ditjen BUK 15. Bagian Keuangan dan




18. Subbagian Pertimbangan dan Bantuan Hukum,

91

36

No.




SETDITJEN BUK 19. Direktorat Bina Usaha

Hutan Alam 20. Subbagian Tata Usaha 21. Sub Direktorat Penyiapan

Pemanfaatan Hutan Alam 22. Seksi Penyiapan Wilayah I 23. Seksi Penyiapan Wilayah II 24. Sekretariat Jenderal 25. Biro Hukum dan Organisasi 26. Bagian Penelaahan Hukum 27. Subbagian Penelaahan









izin usaha pemanfaatan hasil hutan kayu pada hutan desa








8. Sub Direktorat Pemolaan

91

37

No.




Perhutanan Sosial 9. Subbagian Tata Usaha 10. Sub Direktorat

Pengembangan Hutan Desa 11. Seksi Penyiapan

Pengembangan Hutan Desa 12. Seksi Bimbingan Teknis

Hutan Desa 13. Direktorat Bina Usaha

Kehutanan (BUK) 14. Sekretariat Ditjen BUK 15. Bagian Keuangan dan





19. Direktorat Bina Usaha Hutan Alam


Pemanfaatan Hutan Alam 22. Seksi Penyiapan Wilayah I 23. Seksi Penyiapan Wilayah II 24. Sekretariat Jenderal 25. Biro Hukum dan Organisasi 26. Bagian Penelaahan Hukum 27. Subbagian Penelaahan







Menteri

38

No.




36. Subbagian Tata Usaha SEKJEN

3. Penataan Izin Usaha Pemanfaatan Jasa dan Lingkungan Geotermal di KSA dan KPA








8. Sub Direktorat Pemanfaatan Jasa Lingkungan

9. Subbagian Tata Usaha 10. Seksi Pemanfaatan Jasa

Lingkungan Taman Nasional

11. Seksi Pemanfaatan Jasa Lingkungan Non Taman Nasional dan Hutan Lindung






Kementerian 21. Subbagian Persuratan

66

39

No.




22. Bagian Tata Usaha Pimpinan

23. Subbagian Tata Usaha Menteri


4. Percepatan Perizinan Pengambilan atau Penangkapan serta Peredaran Tumbuhan dan Satwa Liar








8. Sub Direktorat Pengawetan dan Pemanfaatan Jenis

9. Seksi Pembinaan Populasi dan Habitat

10. Subdirektorat Lembaga Konservasi dan Perburuan

11. Seksi Perburuan 12. Sub Direktorat Tertib

Peredaran 13. Subbagian Tata Usaha 14. Seksi Peredaran Luar

Negeri 15. Seksi Peredaran Dalam

Negeri 16. Sekretariat Jenderal 17. Biro Hukum dan Organisasi 18. Bagian Penelaahan Hukum 19. Subbagian Penelaahan



Kementerian

53

40

No.




23. Subbagian Persuratan 24. Bagian Tata Usaha



SEKJEN 5. Penyusunan

mekanisme tata cara perizinan perolehan TSL dilindungi dan atau termasuk Appendix I CITES yang bersumber dari Lembaga Konservasi








8. Sub Direktorat Pengawetan dan Pemanfaatan Jenis

9. Seksi Pembinaan Populasi dan Habitat

10. Subdirektorat Lembaga Konservasi dan Perburuan

11. Seksi Lembaga Konservasi 12. Subbagian Tata Usaha 13. Sekretariat Jenderal 14. Biro Hukum dan Organisasi 15. Bagian Penelaahan Hukum 16. Subbagian Penelaahan





Menteri

47

41

No.





6. Penyempurnaan sistem penilaian kinerja pegawai

12 1. Sekretariat Jenderal 2. Biro Kepegawaian 3. Bagian Perencanaan dan

Pengembangan Kepegawaian

4. Subbagian Tata Usaha 5. Subbagian Rencana Karier 6. Subbagian Pengembangan

Kepegawaian 7. Bagian Mutasi

Kepegawaian 8. Subbagian Kepangkatan 9. Bagian Tata Usaha

Kepegawaian 10. Subbagian Disiplin dan

Kesejahteraan Pegawai 11. Bagian Administrasi

Jabatan Fungsional 12. Subbagian Administrasi

Penilaian Angka Kredit

23

Besaran resiko yang harus dikelola sangat besar mengingat berkaitan dengan alokasi perizinan yang akan dilaksanakan oleh pihak ketiga. Dampak ketidakberhasilan perubahan ini akan menimbulkan ketidakpastian hukum dan ketidakpastian usaha.

C.2. Kemampuan Memprediksi Solusi Perubahan

Kemampuan memprediksi solusi perubahan diukur dari 3 (tiga) parameter, yaitu besarnya konsistensi pemahaman terhadap perubahan, partisipasi pihak luar terhadap perubahan, dan tingkat resistensi terhadap perubahan.

Tabel 5. Kemampuan Memprediksi Solusi Perubahan


Kemampuan Memprediksi Solusi

Konsistensi Pemahaman

Partisipasi Pihak Luar

Tingkat Resistensi

(1) (2) (3) (4) (5)

A. Pemangku

Kepentingan Utama

1. Pengusaha pemanfaatan hutan Konsisten Ada Rendah

42

No.


Pemangku Kepentingan Konsistensi Pemahaman

Tingkat Partisipasi Resistensi Pihak Luar

2. Pengusaha industri hasil hutan Konsisten Ada Rendah

3. Pengusaha tambang Konsisten Ada Rendah

4. Pengusaha perkebunan Konsisten Ada Rendah

5. Pengada benih/bibit tanaman hutan Konsisten Ada Rendah

6. Pengusaha jasa wisata alam Konsisten Ada Rendah

7. Pengusaha flora fauna Konsisten Ada Rendah

8. Pemanfaat hutan kemasyarakatan Konsisten Ada Tinggi

9. Pengelola hutan desa Konsisten Ada Tinggi

10. Pelaku usaha hutan tanaman rakyat Konsisten Ada Tinggi

11. Masyarakat Perhutanan Indonesia Konsisten Ada Rendah

12. Asosiasi Panel Kayu Indonesia Konsisten Ada Rendah

13. Asosiasi Pengusaha Hutan Indonesia Konsisten Ada Rendah


Konsisten Ada Rendah





17. Asosiasi Pengawet Kayu Indonesia Konsisten Ada Rendah

18. Himpunan Konsultan Kehutanan Indonesia Konsisten Ada Rendah



20. Asosiasi Pulp and Kertas Indonesia Konsisten Ada Rendah

B. Pemangku

Kepentingan Pendukung

21. Lembaga Swadaya Masyarakat Konsisten Ada Rendah

43

No.


Pemangku Kepentingan Konsistensi Pemahaman

Tingkat Partisipasi Resistensi Pihak Luar

22. Akademisi Konsisten Ada Rendah

23. Lembaga Donor Konsisten Ada Rendah

C. Pemangku

Kepentingan Kunci

24 Menteri Kehutanan Konsisten Ada Rendah

25. Pejabat Eselon I Konsisten Ada Rendah

26. Pejabat Eselon II Konsisten Ada Rendah

27. Pejabat Eselon III Konsisten Ada Rendah

28. Kepala UPT Konsisten Ada Rendah

29. Eselon IV Konsisten Ada Rendah

30. Staf Kunci Konsisten Ada Rendah

31. Karyawan Konsisten Ada Rendah

C.3. Kemampuan Kementerian Kehutanan Melakukan Perubahan

Kemampuan Kementerian Kehutanan melakukan perubahan diukur dari parameter dukungan pimpinan, kemampuan pimpinan mengelola perubahan, dan pengalaman sukses melakukan perubahan.

Dukungan pimpinan dikelompokkan menjadi dukungan formal maupun dukungan tidak formal dalam bentuk perintah untuk melakukan reformasi birokrasi. Dukungan pimpinan untuk melakukan reformasi birokrasi adalah diungkapkan dalam pernyataan tertulis dari mulai tingkat Menteri hingga ke pejabat struktural eselon IV.

C.4. Urgensi Perubahan yang Dilakukan

Perubahan yang dilakukan di lingkungan Kementerian Kehutanan sangatlah penting, mengingat jangka waktu pelaksanaan telah dimulai pada pertengahan tahun 2011 sedangkan manfaatnya paling tidak harus terjadi pada akhir tahun 2012. Perubahan yang telah dilakukan adalah dengan membangun sistem informasi perizinan secara online. Melalui sistem ini pemohon dapat memantau proses perizinan secara online.

Fokus perubahan dalam reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Kehutanan adalah perbaikan kualitas pelayanan dalam pemberian perizinan. Perbaikan kualitas pemberian perizinan dalam bidang Kehutanan, akan memicu kepada peningkatan minat investasi yang dalam jangka panjang akan meningkatkan pertumbuhan ekonomi.

44

Manfaat jangka pendek dari perbaikan kualitas pemberian perizinan adalah meningkatnya kepuasan para pemohon perizinan. Ukuran yang dijadikan indikator terjadinya manfaat perubahan adalah indeks kepuasan konsumen para pemohon perizinan meningkat.

Oleh karenanya pada akhir tahun 2012 akan dilakukan pengukuran kepuasan konsumen pengguna perizinan di bidang kehutanan.

D. Kesiapan Perubahan Organisasi

Kegiatan reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Kehutanan dilaksanakan dalam kerangka mendorong perbaikan ke arah yang lebih baik di lingkungan Kementerian Kehutanan. Proses ini bukanlah proses yang sederhana akan tetapi sangat kompleks.

Hasil asesmen secara stratifikasi random sampling pada 5 (lima) provinsi, menunjukkan bahwa lebih dari 90 % pemahaman pegawai terhadap reformasi birokrasi masih berkisar kepada tunjangan kinerja. Pelaksanaan reformasi hanya dipahami dengan perubahan peraturan perundang-undangan, sehingga apabila telah terjadi perubahan peraturan perundang-undangan dianggap telah melakukan perbaikan birokrasi. Pegawai berharap agar reformasi birokrasi merupakan komitmen seluruh jajaran organisasi di lingkungan Kementerian Kehutanan.

Secara keseluruhan bahwa pegawai di lingkungan Kementerian Kehutanan mau berpartisipasi dalam program reformasi birokrasi asalkan komitmen pimpinannya jelas. Masih ada resistensi terutama dari para pelaksana pemberian perizinan yang merasa bahwa mereka telah bekerja sesuai dengan prosedur. Para pemroses beranggapan bahwa kalau lembaga mereka telah memperoleh sertifikat ISO, berarti mereka telah melakukan pemberian pelayanan dengan baik dan profesional. Lamanya proses pemberian perizinan selain disebabkan oleh ketidaklengkapan persyaratan permohonan seperti rekomendasi ataupun pertimbangan teknis dari Pemerintah Daerah, juga dikarenakan kompleksitas penelaahan secara teknis.

Sementara itu pemahaman pelaku usaha (pemohon izin) yang diwakili oleh asosiasi pengusaha hutan, pengusaha tambang, dan pengusaha perkebunan, dengan dilakukan perbaikan birokrasi mereka mengharapkan terjadinya kepastian dalam pemberian izin utamanya kepastian waktu proses. Hal ini karena persoalan terbesar dalam pemberian izin di bidang kehutanan selama ini adalah ketidakpastian waktu proses. Kelompok pelaku usaha ini secara penuh mendukung pelaksanaan reformasi birokrasi karena mereka memiliki kepentingan untuk meningkatkan kepastian usahanya.

Sementara itu pemahaman para lembaga swadaya masyarakat, dengan dilakukannya reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Kehutanan, akan semakin terbuka saluran informasi kepada publik dan meningkatnya partisipasi mereka dalam perumusan kebijakan. Bagi kelompok lembaga swadaya masyarakat mereka menganggap bahwa reformasi birokrasi merupakan suatu keharusan.

45

Pendekatan reformasi birokrasi yang selama ini dilakukan di lingkungan kementerian Kehutanan adalah melakukan pendekatan secara berjenjang berdasarkan hirarki jabatan. Pendekatan seperti ini ternyata masih belum efektif dikarenakan pesan yang disampaikan tidak dipahami secara utuh.

Komitmen terhadap reformasi birokrasi belum dilakukan secara utuh selama ini cenderung masih dianggap sebagai tanggung jawab unit organisasi Sekretariat Jenderal.

E. Pengembangan Strategi Perubahan

Secara keseluruhan bahwa perubahan yang dilakukan sebagai akibat reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Kehutanan sangatlah kompleks, namun diharapkan akan dilaksanakan dalam waktu yang singkat.

Banyak masalah yang bisa terjadi ketika perubahan akan dilakukan. Masalah yang paling sering dan menonjol adalah “penolakan atas perubahan itu sendiri” atau disebut resistensi perubahan (resistance to change). Penolakan atas perubahan tidak selalu negatif karena justru dengan adanya penolakan tersebut maka perubahan tidak bisa dilakukan secara sembarangan.

Penolakan baik secara individual maupun organisasional atas perubahan dapat berupa loyalitas pada organisasi berkurang, motivasi kerja menurun, kesalahan kerja meningkat, tingkat absensi meningkat, dan lain sebagainya. Penolakan individual disebabkan oleh kepribadian, kebiasaan, rasa aman, faktor ekonomi, ketakutan yang tidak beralasan, dan persepsinya terhadap perubahan itu sendiri. Sedangkan penolakan organisasional disebabkan oleh gangguan struktural, luasnya dampak perubahan, terganggunya sistem kerja yang lama, terancamnya keahlian orang-orang tertentu, terganggunya hubungan kekuasaan, dan terganggunya sistem alokasi sumberdaya.

Dengan memperhatikan besaran perubahan yang akan terjadi serta besaran yang orang resisten dan jumlah pegawai yang terlibat, maka strategi perubahan yang dikembangkan adalah melalui : (1) power coercive; dan (2) environmental adaptive. Kedua strategi tersebut diharapkan dapat meningkatkan kinerja perubahan yang diharapkan. Gambaran selengkapnya strategi perubahan yang dikembangkan oleh Kementerian Kehutanan, adalah sebagaimana tertuang dalam Tabel 6.

Tabel 6. Strategi Perubahan yang Dikembangkan Kementerian Kehutanan

No. Strategi Asumsi Faktor yang Berpengaruh

1. Power Coercive a. Pegawai pada dasarnya patuh pada peraturan

b. Pegawai pada dasarnya patuh melaksanakan tugas dan perintah

a. Faktor utama yang mempengaruhi pilihan ini adalah jangka waktu perubahan yang ada dan keseriusan ancaman dampak

46

No. Strategi Asumsi Faktor yang Berpengaruh

pimpinan. c. Pegawai pada dasarnya

memiliki loyalitas yang tinggi.

d. Penerapan sistem penghargaan dan sanksi kepada semua pegawai.

e. Pada dasarnya adalah tidak ada pilihan lain.

f. Banyak pegawai juga merasa aman dan siap dengan strategi ini.

perubahan. b. Sense of urgency terhadap

perubahan sangat tinggi karena dihadapkan dengan waktu untuk berubah yang segera.

c. Birokrasi pada dasarnya mudah menyesuaikan diri terhadap perubahan-perubahan.

d. Pemimpin memiliki sifat kepemimpinan yang memadai dan yang dilandasi oleh perhitungan atas resiko, baik terhadap organisasi, pegawai maupun kepada sesama pemimpin.

2. Environmental Adaptive

a. Pegawai pada dasarnya memiliki adaptasi yang tinggi terhadap perubahan-perubahan yang ada.

b. Setiap perubahan organisasi memerlukan perubahan budaya kerja yang harus diikuti oleh semua unsur organisasi.

c. Orang lebih cepat beradaptasi pada lingkungan baru dibandingkan dengan melakukan perubahan apa yang sudah ada /apa yang sudah dijalani

a. Pertimbangan utama adalah besarnya kompleksitas perubahan yang diinginkan.

b. Sangat cocok untuk perubahan yang transformatif.

c. Strategi ini dapat bekerja baik dalam waktu singkat maupun jangka waktu yang panjang

d. Penting untuk dipertimbangkan adalah ketersediaan orang-orang yang capable dalam organisasi untuk membentuk organisasi dengan budaya baru

Melalui strategi seperti ini diharapkan perubahan ataupun reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Kehutanan dapat dilaksanakan dan akan menghasilkan kinerja yang diharapkan.

F. Pengembangan Strategi Komunikasi

Reformasi birokrasi yang akan dilaksanakan oleh Kemententerian Kehutanan merupakan upaya untuk membenahi birokrasi, tentunya mengindikasikan adanya proses transformasi sistem nilai atau budaya baru yang akan diimplementasikan

47

oleh birokrasi di lingkungan Kementerian Kehutanan. Nilai-nilai atau budaya birokrasi baru tersebut inilah yang disebut dengan perubahan.

Sebagaimana halnya sebuah perubahan tentunya akan menimbulkan reaksi yang beragam dari pelaku birokrasi di lingkungan Kementerian Kehutanan. Reaksi yang paling radikal adalah resistensi (resistance to change) atau penolakan terhadap perubahan itu sendiri. Bentuk penolakan dapat dilakukan secara terbuka (eksplisit) dan secara tersirat (implisit). Penolakan secara terbuka biasanya diungkapkan dalam bentuk protes, mogok kerja, demonstrasi, dan yang sejenisnya. Penolakan secara tersirat biasanya dalam bentuk loyalitas pada organisasi berkurang, motivasi kerja menurun, kesalahan kerja meningkat, tingkat ketidakkehadiran meningkat dan lain sebagainya.

Oleh karenanya mengkomunikasikan perubahan yang diinginkan merupakan kata kunci (key word) untuk meningkatkan keberhasilan pelaksanaan Reformasi Birokrasi di lingkungan Kementerian Kehutanan. Mengkomunikasikan apa, mengapa dan pengaruh Reformasi Birokrasi kedalam seluruh jajaran dan pemangku kepentingan di lingkungan Kementerian Kehutanan, menjadi sangat strategis untuk dilakukan.

F.1. Strategi Komunikasi

Dalam rangka meningkatkan keberhasilan pelaksanaan Reformasi Birokrasi di lingkungan Kementerian Kehutanan, strategi komunikasi yang dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Komunikasi efektif.

Tujuan utama digunakannya strategi komunikasi adalah terciptanya komunikasi efektif yaitu yang mampu melahirkan efek dari komunikasi yaitu: (1) perubahan pengetahuan; (2) perubahan sikap; dan (3) perubahan perilaku seluruh jajaran dan pemangku kepentingan di Lingkungan Kementerian Kehutanan terhadap pelaksanaan Reformasi Birokrasi.

Jadi efektivitas komunikasi tidak hanya diukur dari pengetahuan berkaitan dengan Reformasi Birokrasi, tetapi terjadinya perubahan pengetahuan, sikap, perilaku seluruh jajaran dan pemangku kepentingan di Lingkungan Kementerian untuk melaksanakan Reformasi Birokrasi secara konsekuen dan konsisten.

Keberhasilan komunikasi efektif juga sangat dipengaruhi oleh komponen utama komunikasi, yaitu : (1) komunikator (communicator); (2) pesan (message); (3) media atau saluran (channel); dan (4) penerima pesan (communicatee). Oleh karenanya memantapkan dan mengefektifkan keempat komponen utama komunikasi, merupakan hal yang harus dilakukan.

2. Partisipasi

Secara harfiah partisipasi oleh Cohen dan Uphof diartikan sebagai peran serta masyarakat dalam proses pelaksanaan, pemanfaatan hasil, perencanaan dan pengambilan keputusan. Secara umum konsep partisipasi adalah sebagai kemampuan masyarakat untuk bertindak dalam

48

keberhasilan (keterpaduan) yang teratur untuk menanggapi kondisi lingkungan, sehingga masyarakat tersebut dapat bertindak sesuai dengan logika yang dikandung oleh kondisi lingkungan yang ada (to take part or have share in an activity or event). Perubahan birokrasi dalam konteks partisipasi adalah diartikan sebagai kondisi lingkungan. Oleh karenanya, partisipasi yang diinginkan adalah bagaimana para pemangku kepentingan di Lingkungan Kementerian Kehutanan bertindak sesuai dengan logika reformasi birokrasi.

Partisipasi pemangku kepentingan Kementerian Kehutanan terhadap reformasi birokrasi adalah proses yang bersifat transformasional, yaitu ketika para pemangku kepentingan berpartisipasi karena mereka menganggap reformasi birokrasi adalah sebagai sarana untuk mencapai tujuan yang lebih tinggi, yaitu meningkatkan daya saing bangsa. Oleh karenanya perlu ditumbuhkembangkan suatu nilai bahwa reformasi birokrasi yang dilakukan oleh Kementerian Kehutanan merupakan upaya untuk meningkatkan daya saing bangsa.

3. Fasilitasi

Dalam bentuk memberikan dukungan dan kemudahan. Secara konseptual bahwa fasilitasi dimaksudkan untuk memberikan kemudahan kepada para pemangku kepentingan di lingkungan Kementerian Kehutanan melalui peningkatan kapasitas baik secara individu, kelompok maupun lembaga sehingga mereka mau terlibat secara sukarela dalam proses reformasi birokrasi. Bentuk fasilitasi yang dibutuhkan adalah dalam bentuk peningkatan kapasitas (baik individu, kelompok dan lembaga) sedangkan metodenya adalah mengemas reformasi birokrasi merupakan kebutuhan seluruh pemangku kepentingan.

4. Negosiasi

Dimaksudkan mempertemukan perbedaan, mengelola konflik, menyelesaikan sengketa, menjalin hubungan dengan pihak-pihak yang resisten agar tercapai perubahan yang diharapkan secara sinergis. Setiap unit organisasi mutlak memiliki orang-orang yang memiliki kemampuan bernegosiasi secara efektif dengan pihak-pihak yang resisten. Negosiasi efektif lebih dari sekedar mendapatkan apa yang diharapkan, akan tetapi juga memperoleh solusi yang memuaskan bagi semua kelompok dan menciptakan peluang di masa yang akan datang.

5. Paksaan

Setiap level organisasi memiliki kewenangan untuk melakukan sesuatu atau memerintah kepada unsur organisasi yang ada dibawahnya, agar tujuan organisasi dapat tercapai. Dalam rangka pencapaian tujuan perubahan para pemimpin organisasi dengan kepemimpinannya harus mampu menggunakan kewenangannya secara efektif.

49

F.2. Peendekatan Dalam MManajemenn Perubahaan

PKPendekatanKementeria

n dalam an Kehutan

melakukanan adalah

an manajh :

jemen peerubahan di Lingkkungan

1.. UNFREEtekanan dicairkandiguncan

2.

3.

DesireStateR Status QuoUN

. MOVEMperubahapendukusegera di

. REFREEZdiinginkakompensberhasil mpenduku

e EFREEZIN

NFREEZIN

Gambar 2.

EZING the dari kelom

n, biasanyng sehingg

MENT to than dilakuk

ung bertamirasakan.

ZING the an telah tsasi baru, maka juml

ung makin

Restra

NG

NG

. Pendekat

status quompok peneya kondisga orang m

o, yaitu upentang dansi yang s

merasa kura

paya-upayan pendukusekarang ang nyama

a untuk mung perubberlangsu

an.

engatasi tebahan. Statng (statu

ekanan-tus quo s quo)

he new stakan. Jumlambah. Unt

new changtercapai, sdan cara plah penent bertambah

aining Forc

M

tan Dalam

te, yaitu seh penenta

tuk menca

ge to makestabilkan pengelolaatang akan h.

ces

MOVEMEN

Drivi

Rangka Pe

ecara bertang peruba

apainya, h

ahap (step ahan berkuasil-hasil p

by step) tapurang dan perubahan

pi pasti jumlah n harus

e it pemanmelalui a

an organis sangat ber

nent, yaitu aturan-aturasi yang brkurang, s

jika kondiran baru, baru lainnyedangkan

isi yang sistem ya. Jika jumlah

NT

ing Forces

engelolaan

n Perubahaan

50

Tabel 7. Strategi Komunikasi Reformasi Birokrasi Kementerian Kehutanan

Sasaran Komunikator Media Komunikasi

Jukl

ak

Rapi

m

Sosi

alis

ai

Talk

Sh

ow

Pres

s Re

leas

e

Rapa

t

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

Seluruh Pejabat dan Karyawan Kementerian

Menteri √ √

Pejabat Eselon I dan Eselon II

Sekretaris Jenderal

√ √ √

Pejabat Eselon II dan Pejabat Eselon III

Sekretaris Jenderal

√ √ √ √

Kepala UPT dan Jajarannya

Pokja dan Tim Teknis Reformasi Birokrasi

√ √ √ √

Pejabat Eselon III, Eselon IV dan Staf


√ √ √ √

Dinas Kehutanan Provinsi dan Kabupaten/Kota

Menteri / Sekretaris Jenderal

√ √ √ √

Wartawan Menteri/ Sekretaris Jenderal

√ √

Masyarakat Menteri / Sekretaris Jenderal

√ √

Lembaga Swadaya Masyarakat dan Organisasi Kemasyarakatan

Menteri / Sekretaris Jenderal / Pokja dan

Tim Teknis Reformasi Birokrasi

√ √

Lembaga Donor Sekretaris Jenderal / Pokja dan

Tim Teknis

√ √

51

Sasaran Komunikator Media Komunikasi

Jukl

ak

Rapi

m

Sosi

alis

ai

Talk

Sh

ow

Pres

s Re

leas

e

Rapa

t

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Reformasi Birokrasi

Mahasiswa, Pelajar


√ √

Akademisi Menteri / Sekretaris Jenderal

√

Pelaku Usaha Kehutanan


√ √ √

Pelaku Usaha Perkebunan


√ √ √

Pelaku Usaha Pertambangan


√ √ √

Petani Hutan Kemasyarakatan Huta Desa HTR dan Hutan Rakyat


√

Pelaku usaha benih /bibit tanaman hutan


√

Pelaku usaha tumbuhan dan satwa liar


√

Pelaku usaha wisata alam


√

52

G. Perumusan Struktur Baru

Sejalan dengan dikembangkannya program reformasi birokrasi diharapkan terdapat birokrasi struktur dan budaya kerja yang baru. Struktur serta budaya kerja birokrasi Kementerian Kehutanan yang baru, adalah pada tahun 2025 menghasilkan governance yang berkualitas yang diindikasikan sebagai berikut :

1. Tidak ada korupsi.

2. Tidak ada pelanggaran hukum.

3. APBN telah dikelola secara baik.

4. Seluruh program diselesaikan dengan baik.

5. Seluruh perizinan selesai dengan cepat dan tepat.

6. Komunikasi dengan publik relatif baik.

7. Penggunaan waktu kerja yang efektif dan produktif.

8. Sistem reward and punishment diterapkan secara konsisten dan berkelanjutan.

9. Hasil pembangunan nyata (pro growth, pro poor, pro job, dan pro environment).

Adapun struktur dan budaya kerja yang diharapkan pada tahapan percepatan, tahapan jangka pendek, dan jangka menengah adalah sebagai berikut :

Tahapan Percepatan adalah meningkatnya kualitas pelayanan publik dalam bidang pemanfaatan hasil hutan kayu, pinjam pakai kawasan hutan, dan penggunaan kawasan hutan. Peningkatan kualitas pelayanan publik diindikasikan dengan memperpendek waktu penyelesaian, meningkatkan transparansi, lembaga pelayanan yang melaksanakan pelayanan sesuai standar, dan meningkatnya kepuasan pelanggan.

Tahapan Jangka Pendek adalah meningkatnya kualitas pelayanan publik dan tumbuh dan berkembangnya kegiatan usaha di bidang kehutanan. Indikator dari kegiatan ini adalah memperpendek waktu penyelesaian, meningkatkan transparansi, lembaga pelayanan yang melaksanakan pelayanan sesuai standar, dan meningkatnya kepuasan pelanggan, serta meningkatnya kepastian usaha.

Tahapan Jangka Menengah adalah meningkatnya kualitas pelayanan publik, menumbuhkembangkan usaha kehutanan serta meningkatnya kinerja individu dan organisasi Kementerian Kehutanan, memperpendek waktu penyelesaian, meningkatkan transparansi, lembaga pelayanan yang melaksanakan pelayanan sesuai standar, dan meningkatnya kepuasan pelanggan, kepastian usaha, dan tercapainya kinerja organisasi secara efektif.

53

H. Pengembangan Strategi Pelatihan

Strategi pengembangan program pendidikan dan pelatihan yang dapat dilakukan berdasarkan hasil penelitian ini harus dimulai dari (1) peningkatan kualitas SDM, (2) membuat dan mengembangkan program DIKLAT yang fleksibel berdasarkan TNA yang tepat dan terintegrasi dengan perencanaan SDM, (3) melakukan studi banding ke institusi penyelenggara DIKLAT lainnya, (4) memanfaatkan konsultan independen untuk pengembangan program DIKLAT, (5) menyempurnakan sistem operasional dan prosedur (SOP) penyelenggaraan DIKLAT sesuai kebutuhan dan tantangan dimasa yang akan datang.

Tahap selanjutnya dalam perumusan strategi pengembangan program DIKLAT adalah menentukan tujuan program DIKLAT yang tepat, yakni (1) meningkatkan kinerja, (2) meningkatkan motivasi kerja, (3) pelatihan yang disesuaikan untuk persyaratan suatu jabatan tertentu, dan (4) pelatihan yang ditujukan untuk mengubah perilaku karyawan.

Adapun faktor penentu keberhasilan pengembangan program DIKLAT adalah: (1) adanya dukungan ketersediaan SDM yang berkualitas, (2) struktur organisasi dalam bidang pengembangan sumberdaya manusia yang jelas, (3) dukungan dana yang memadai, (4) fasilitas pendidikan dan pelatihan yang baik, (5) aspek manajerial dan teknologi, (6) dukungan manajemen yang kuat terhadap pengembangan sumberdaya manusia yang ada di perusahaan.

Tabel 8. Strategi Pelatihan Reformasi Birokrasi Kementerian Kehutanan

Sasaran Metode Pelatihan

Dik

lat

Loka

La

tih

Peny

ega

ran

Fiel

d Tr

ip

Inho

use

trai

ninn

g

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

Pejabat Eselon I dan Pejabat Eselon II Kementerian

√

Pejabat Eselon III √ √

Pejabat Eselon IV √ √ √

Staf Kunci dan Karyawan

√ √ √

Lembaga Swadaya Masyarakat

√ √

Kepala UPT dan jajarannya

√ √ √

Lembaga Donor √

Akademisi √

54

55

Sasaran Metode Pelatihan

Dik

lat

Loka

La

tih

Peny

ega

ran

Fiel

d Tr

ip

Inho

use

trai

ninn

g

Pelaku Usaha Kehutanan

√ √

Pelaku Usaha Perkebunan

√

Pelaku Usaha Pertambangan

√

Petani Hutan Kemasyarakatan, Hutan Desa, HTR dan HR

√

Masyarakat √

Pelaku usaha benih / bibit tanaman hutan

√

Pelaku tumbuhan dan satwa liar

√

Pelaku usaha wisata alam

√

PENGELOLAAN PERUBAHAN

BAB II. PENGELOLAAN PERUBAHAN

I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Reformasi Birokrasi di Lingkungan Kementerian Kehutanan sudah mulai dilakukan semenjak awal tahun 2000, akan tetapi informasi secara menyeluruh, sistimatik dan terencana, baru dilaksanakan mulai tahun 2011. Kegiatan Reformasi Birokrasi Kementerian Kehutanan dituangkan dalam Road Map Reformasi Birokrasi Kementerian Kehutanan periode 2011 s/d 2025.

Guna meningkatkan kinerja reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Kehutanan sebagaimana yang diharapkan dalam Peraturan MENPAN & RB Nomor 10 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Perubahan, maka pengelolaan perubahan dilakukan pada 8 (delapan) wilayah perubahan. Kedelapan wilayah perubahan tersebut adalah sebagai berikut :

1. Organisasi diarahkan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan tugas dan fungsi, serta menghindarkan duplikasi tugas dan fungsi yang dapat mendorong percepatan reformasi birokrasi. Indikator kinerja kegiatan adalah Tersedianya peta tugas dan fungsi unit kerja yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing), dan terbentuknya unit organisasi yang menangani pelayanan perizinan secara on line, serta terbangunnya budaya kerja yang sadar untuk belajar dalam melakukan perbaikan birokrasi (learning organization).

2. Tata Laksana diarahkan untuk meningkatkan transparansi, akuntabilitas dan standarisasi proses penyelenggaraan pemerintahan. Indikator kinerja dari kegiatan adalah tersedianya dokumen SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi, dan tersedianya e-government untuk kegiatan pengelolaan peraturan perundang-undangan.

3. Penataan peraturan perundang-undangan, diarahkan untuk mewujudkan terimplementasinya peraturan perundang-undangan yang harmonis dan sinkron, serta pelaksanaannya yang efektif dan efisien. Indikator kinerja pencapaiannya diukur dari 3 (tiga) unsur, yaitu : (1) teridentifikasinya peraturan perundang-undangan; (2) teridentifikasinya peraturan perundang-undangan yang tidak harmonis; (3) teridentifikasinya peraturan perundang-undangan yang terimplementasikan.

4. Sumberdaya Manusia Aparatur diarahkan untuk meningkatkan profesionalisme aparatur. Indikator kinerja dari kegiatan ini adalah : (1) Terbangunnya sistem rekrutmen yang terbuka, transparan, akuntabel dan berbasis kompetensi; (2) tersedianya uraian dan peringkat jabatan; (3) Tersedianya dokumen standar kompetensi jabatan; (4) Tersedianya peta profil kompetensi individu; (5) Tersedianya indikator kinerja individu yang terukur; (6) Tersedianya data pegawai yang mutakhir dan akurat.

56

5. Pengawasan diarahkan untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif, serta taat pada peraturan perundang-undangan, dan pengelolaan keuangan negara yang andal dan terpercaya.

6. Akuntabilitas, diarahkan agar sistem akuntabilitas kinerja organisasi dapat berjalan dengan efektif. Indikator kinerja dari kegiatan ini adalah : (1) peningkatan kualitas perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan laporan akuntabilitas kinerja; (2) terbangunnya sistem yang mampu mendorong tercapainya kinerja organisasi yang terukur; (3) Tersusunnya Indikator Kinerja Utama (IKU) sampai unit organisasi terkecil.

7. Pelayanan Publik, diarahkan agar pelayanan publik dapat dilaksanakan dengan lebih cepat, lebih aman, lebih baik dan lebih terjangkau. Indikator kinerja kegiatan ini adalah : (1) Terimplementasinya penggunaan standar pelayanan dalam pelayanan publik; (2) Terimplementasinya penggunaan SPM; (3) Peningkatan partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik.

8. Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan diarahkan untuk menjamin kualitas pelaksanaan reformasi birokrasi (quality assurance). Indikator Kinerja kegiatan ini adalah : (1) Tersedianya laporan monitoring tahunan; (2) tersedianya laporan evaluasi tahunan; (3) tersedianya laporan lima tahunan.

Pengelolaan perubahan ini menjadi penting agar organisasi Kementerian Kehutanan menjadi dinamis dalam menghadapi tantangan untuk mewujudkan birokrasi kelas dunia. Perubahan birokrasi yang dilakukan oleh Kementerian Kehutanan adalah perubahan yang terencana, yaitu perubahan yang sengaja digerakkan oleh organisasi. Perubahan tersebut paling tidak terdapat 4 (empat) fase yang mengikutinya, yaitu : (a) fase eksplorasi; (b) fase perencanaan; (c) fase tindakan; dan (d) fase integrasi.

Fase eksplorasi adalah tahapan merumuskan dan memutuskan untuk melakukan perubahan, dan mengalokasikan sumberdaya untuk merencanakan perubahan. Fase perencanaan adalah proses pengumpulan informasi agar dapat menetapkan diagnosa masalah secara tepat, tujuan perubahan, dan tindakan yang diperlukan guna mencapai tujuan organisasi. Fase tindakan adalah tahap mengimplementasikan perubahan-perubahan sebagai hasil dari perencanaan. Proses perubahan dirancang untuk menggerakkan organisasi dari keadaan sekarang menuju ke masa depan. Fase integrasi adalah tahapan yang dimulai begitu perubahan telah sukses diimplementasikan. Dalam tahapan integrasi meliputi kegiatan konsolidasi dan stabilisasi perubahan guna menguatkan perilaku baru melalui umpan balik dan sistem imbalan, serta mengatur seluruh jajaran organisasi secara terus-menerus untuk memantau perubahan dan upaya perbaikan.

Fase eksplorasi dan fase perencanaan dituangkan dalam bentuk rencana manajemen perubahan termasuk didalamnya strategi perubahan, strategi komunikasi, dan strategi diklat. Fase tindakan dituangkan dalam bentuk pengelolaan ataupun pelaksanaan perubahan, sedangkan fase integrasi dituangkan dalam bentuk penguatan hasil perubahan.

57

B. Maksud dan Tujuan

Pengelolaan perubahan dimaksudkan sebagai arahan dan pegangan untuk melakukan perubahan secara sistematis dan konsisten dari sistem dan mekanisme kerja organisasi, pola pikir dan budaya kerja individu dan organisasidi lingkungan Kementerian Kehutanan agar menjadi lebih baik sesuai dengan tujuan dan sasaran reformasi birokrasi.

Tujuan pengelolaan perubahan ini adalah untuk meningkatkan keberhasilan pelaksanaan perubahan yang sistematis dan konsisten dari sistem, mekanisme kerja, pola pikir, serta budaya kerja individu dan organisasi di lingkungan Kementerian Kehutanan sesuai dengan tujuan dan sasaran reformasi birokrasi.

C. Ruang Lingkup

Ruang lingkup pengelolaan/pelaksanaan perubahan akan difokuskan pada penerapan strategi dan rencana perubahan untuk mendukung pelaksanaan area perubahan yang terjadi pada reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Kehutanan. Implementasi rencana pelatihan, komunikasi untuk perubahan dan mengelola resistensi menjadi salah satu elemen pokok di dalam tahap ini.

58

II. FOKUS PERUBAHAN

Sebagaimana telah diuraikan di muka bahwa perubahan dalam kerangka reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Kehutanan akan difokuskan untuk mendukung pelaksanaan 8 (delapan) area perubahan. Adapun sasaran, kriteria dan indikator kedelapan area perubahan tersebut adalah sebagai berikut :

Tabel 1. Area Perubahan, Sasaran, Kriteria, dan Indikator 8 Area Perubahan

Area Perubahan Sasaran Kriteria Indikator

(1) (2) (3) (4)

Organisasi dan perubahan budaya kerja

Efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas, terhindarinya duplikasi tugas, serta tumbuhnya budaya learning organization

1. Organisasi right sizing

Terbangunnya organisasi LPSE Terbangunnya sistem perizinan secaraon line Perubahan P.40/Menhut-II/2010 Perubahan UPT BPKH

2. Kejelasan tugas dan fungsi

Kajian atau naskah akademis penataan organisasi

3. Berkurangnya duplikasi tugas

Peta duplikasi tugas dan fungsi

4. Terbangunnya perubahan pola pikir dan budaya kerja organisasi

Komitmen pimpinan melakukan reformasi Terinternalisasinya visi misi reformasi birokrasi Tim pengelola perubahan Dokumen Rencana Manajemen Perubahan Dokumen Pengelolaan Perubahan Dokumen Penguatan Perubahan

Tata Laksana Terbangunnya sistem dan prosedur kerja organisasi

Transparansi, akuntabilitas dan standarisasi proses

Tersedianya dokumen prosedur kerja Terbangunnya sistem pelayanan perizinan secara online Pengadaan barang dan jasa secara elektronik

Peraturan Perundang-

Meningkatkan efektivitas

Peraturan perundang-

Teridentifikasinya peraturan perundang-

59


undangan pelaksanaan peraturan perundangan

undangan yang harmonis dan sinkron.

undangan; Teridentifikasinya peraturan perundang-undangan yang tidak harmonis; Teridentifikasinya peraturan perundang-undangan yang terimplementasikan.

Sumberdaya Manusia

Meningkatnya profesionalisme sumberdaya manusia aparatur

Meningkatnya kualitas pengelolaan sumberdaya manusia

Terbangunnya sistem rekrutmen yang terbuka, transparan, akuntabel dan berbasis kompetensi; Tersedianya uraian dan peringkat jabatan; Tersedianya informasi masing-masing jabatan yang akurat; Tersedianya peta profil kompetensi individu; Tersedianya data pegawai yang mutakhir dan akurat.

Pengawasan 1. Penerapan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah :

a. Meningkatkan kepatuhan terhadap pengelolaan keuangan Negara

b. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan keuangan Negara

c. Menurunnya tingkat penyalahgunaan wewenang

Jumlah dan jenis temuan serta Tindak Lanjut Hasil Pengawasan (TLHP) • Baik, bila

jumlah dan jenis temuan berkurang dan TLHP meningkat.

• Cukup, bila jumlah dan jenis temuan tidak berkurang dan tidak ada TLHP.

• Kurang, bila jumlah dan jenis temuan meningkatkan

Terjadinya peningkatan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan fungsi, serta ketaatan terhadap peraturan.

60


tidak ada TLHP.

2. Peningkatan peran APIP sebagai Quality Assurance dan Accountability. • Meningkatkan

status opini Laporan Keuangan dari BPK RI.

Opini Laporan Keuangan (LK) dari BPK-RI • Baik, bila opini

LK Wajar Tanpa Pengecualian (WTP) dari BPK-RI.

• Cukup, bila opini LK Wajar Dengan Pengecualian (WDP) dari BPK-RI.

• Kurang, bila opini LK Disclaimer dan Adverse dari BOK-RI.

APIP yang lebih berperan dalam penguatan system pengendalian intern, quality assurance dan konsultasi atas pelayanan pemerintah.

Akuntabilitas Meningkatnya kinerja dan akuntabilitas instansi

Indikator kinerja utama terukur

IKU tercapai 70 % IKU dievaluasi 30 %

Peningkatan kualitas akuntabilitas laporan instansi

Keandalan laporan kinerja instansi Kewajaran penyajian laporan keuangan

Pelayanan Publik

Meningkatnya kualitas pelayanan publik

Pelayanan publik dilakukan sesuai standar

Transparansi pemberian pelayanan publik Pemberian perizinan secara elektronik Berkurangnya pengaduan masyarakat

Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan

Meningkatnya kualitas pelaksanaan reformasi birokrasi

Terdokumentasikannya pelaksanaan reformasi birokrasi

Tersedianya laporan monitoring Tersediannya laporan evaluasi tahunan; tersedianya laporan lima tahunan.

61

III. MENGINTEGRASIKAN ROAD MAP DENGAN STRATEGI PERUBAHAN DAN STRATEGI KOMUNIKASI

Pada tahapan ini dilakukan integrasi antara road map dengan strategi perubahan dan strategi komunikasi. Hasil kerja yang diharapkan dari program reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Kehutanan paling tidak pada tahun 2012 telah diperoleh hasil yang cukup signifikan. Oleh karenanya alternatif strategi perubahan yang digunakan adalah power coercive dan environmental adaptive.

Secara keseluruhan bahwa seluruh pimpinan satuan organisasi di lingkungan Kementerian Kehutanan memiliki kekuasaan (power) untuk mempengaruhi dan menumbuhkan motivasi agar perilaku bawahannya dan orang-orang disekitarnya untuk melaksanakan program refomasi birokrasi secara konsisten dan konsekuen.

Power coercive secara konseptual merupakan kemampuan untuk menghukum atau memperlakukan seseorang yang tidak melakukan permintaan atau perintah. Power coercive secara kelembagaan telah terdistribusi kepada seluruh pemegang jabatan struktural. Sehingga individu ataupun lembaga yang tidak mengikuti perintah untuk melakukan reformasi birokrasi, akan lebih mudah dikenakan sanksi (punishment) secara konsisten dan konsekuen sesuai Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai.

Alternatif strategi perubahan yang digunakan adalah environmental adaptive, yaitu membangun organisasi baru yang menerapkan prinsip good governance dan memindahkan orang secara bertahap dari organisasi yang lama kepada organisasi yang menerapkan prinsip good governance.

Kedua strategi perubahan tersebut secara akademis merupakan instrumen yang relatif ampuh untuk merubah mind set dan culture set seluruh jajaran di lingkungan Kementerian Kehutanan melalui pelaksanaan program reformasi birokrasi.

Agar perubahan melalui 8 (delapan) area perubahan tersebut menghasilkan hasil yang efektif dan efisien, perlu dilakukan perbaikan komunikasi pada seluruh jajaran dalam seluruh satuan organisasi di lingkungan Kementerian Kehutanan. Melalui komunikasi efektif diharapkan akan terjadi efek yang dikehendaki dari program reformasi birokrasi (intentional effect), sehingga program reformasi birokrasi diinterpretasikan sesuai dengan yang diharapkan.

Dalam tahapan awal, perbaikan komunikasi yang dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Menginternalisasikan program reformasi birokrasi kepada seluruh jajaran di lingkungan Kementerian Kehutanan. Kegiatan ditujukan untuk memperoleh kesamaan visi, misi, tujuan dan sasaran dari program di lingkungan Kementerian Kehutanan.

2. Mengikutsertakan atau melatih fasilitator 3. Melakukan lokalatih, pendampingan ataupun inhouse training

Integrasi kedelapan area perubahan dengan strategi perubahan dan strategi komunikasi dicantumkan pada Tabel 1.

62

Tabel 1. Integrasi Area Perubahan mind set dan culture set dengan Strategi Perubahan dan Strategi Komunikasi

RENCANA KOMUNIKASI

Nama Aktivitas : Peningkatan proses adopsi inovasi perubahan mind set dan culture set birokrasi di lingkungan Kementerian Kehutanan

1. Sebelum Pelaksanaan Kegiatan

Tujuan • Memberikan pengetahuan perubahan mind set dan culture set kepada agen pembaharuan

• Mempersiapkan fasilitator perubahan • Mempersiapkan evaluator/assesor reformasi birokrasi • Memberikan pengetahuan mengenai organisasi

pembelajaran (learning organization)

Sasaran • Pejabat eselon I • Pejabat Eselon II • Pejabat Eselon III • Pejabat Eselon IV • Pejabat Fungsional terpilih

Waktu Januari 2013 – Desember 2014

Anggaran Rp. 500.000.000,-

Media Komunikasi • Penyegaran • Lokalatih • Pendampingan • Inhouse training

Pesan Kunci • Mengapa perlu melakukan perubahan mind set dan culture set

• Apa yang harus dirubah • Siapa yang harus berubah • Siapa yang terkena dampak perubahan • Bagaimana melakukan perubahan • Kapan harus melakukan perubahan

Pilihan penyampaian

• Aktif learning • Loka latih • Penyegaran

Komunikator Tim Pelaksana dan Tim Teknis Reformasi Birokrasi Kementerian Kehutanan

63

2. Pada Saat Pelaksanaan

Tujuan • Memastikan terjadinya transformasi pengetahuan mengenai perubahan

• Memastikan komitmen pejabat untuk melakukan perubahan

• Memastikan kesediaan menjadi fasilitator • Memastikan kesediaan menjadi assesor • Memastikan terjadinya proses adopsi inovasi perubahan

mind set dan culture set

Sasaran • Pejabat Eselon I • Pejabat Eselon II • Pejabat Eselon III • Pejabat Eselon IV • Pejabat Fungsional terpilih


Anggaran Rp. 300.000.000,-

Acara • Kunjungan pada saat pemantauan hasil loka latih/penyegaran

• Konsultasi pada saat dilakukan pendampingan

Pesan Kunci • Para pejabat mau membuat action plan perubahan • Para pejabat membuat komitmen untuk melakukan

perubahan • Kesediaan menjadi agen pembaharu di lingkungan

kerjanya

Pilihan Penyampaian

• Surat pemberitahuan • Pendampingan


3. PadaSaat Selesai Kegiatan

Tujuan • Terwujudnya perubahan mind set dan culture set birokrasi • Terwujudnya reformasi birokrasi secara konsisten dan

konsekuen • Terwujudnya budaya kerja learning organization



64

Anggaran Rp. 300.000.000,- Acara • Pengumpulan data pelaksanaa reformasi birokrasi Pesan Kunci • Mengapa perubahan mind set dan culture set diperlukan

• Manfaat melakukan perbaikan birokrasi • Manfaat melakukan learning organization

Pilihan Penyampaian • Rapat kerja evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi • Loka latih/penyegaran • Sosialisasi pelaksanaan reformasi birokrasi


Tabel 2. Integrasi Area Organisasi dan Tata Laksana dengan Strategi Perubahan dan Strategi Komunikasi

RENCANA KOMUNIKASI

Nama Aktivitas : Penataan organisasi ketatalaksanaan dalam rangka ketepatan fungsi dengan besaran organisasi dan kejelasan standar prosedur kerja organisasi


Tujuan • Memberikan pengetahuan tentang efektivitas dan efisiensi pelaksanaan tugas fungsi organisasi

• Memberikan pengetahuan peran posisi organisasi • Memberikan pengetahuan tugas fungsi organisasi • Memberikan pengetahuan tentang manfaat sinergisitas dan

harmonisasi pelaksanaan tugas fungsi organisasi • Mempersiapkan evaluasi pelaksanaan tugas fungsi

organisasi • Mempersiapkan evaluasi sistem dan prosedur kerja

organisasi Sasaran • Pejabat eselon I

• Pejabat Eselon II • Pejabat Eselon III • Pejabat Eselon IV • Pejabat Fungsional terpilih


Anggaran Rp. 300.000.000,-

Media Komunikasi • Seminar/Lokakarya • Kunjungan lapangan

65

Pesan Kunci • Mengapa diperlukan peningkatan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan tugas fungsi

• Mengapa diperlukan pemahaman peran posisi organisasi • Mengapa diperlukan pemahaman tugas fungsi organisasi • Mengapa diperlukan sistem dan prosedur kerja organisasi

Pilihan penyampaian

• Seminar/Lokakarya • Kunjungan lapangan



Tujuan • Memastikan berkurangnya duplikasi tugas fungsi organisasi

• Memastikan dipahaminya peran posisi organisasi • Memastikan dipahaminya tugas dan fungsi organisasi • Memastikan terjadinya sinergisitas dan harmonisasi

pelaksanaan tugas fungsi organisasi Sasaran • Pejabat Eselon I

• Pejabat Eselon II • Pejabat Eselon III • Pejabat Eselon IV • Pejabat Fungsional terpilih


Anggaran Rp. 100.000.000,-

Acara • Kunjungan pada saat evaluasi organisasi • Kunjungan pada saat evaluasi sistem dan prosedur kerja

organisasi Pesan Kunci • Para pejabat mau membenahi tugas fungsi organisasi

• Para pejabat memahami peran posisi dan tugas fungsi organisasi

• Para pejabat mau membenahi sistem dan prosedur kerja organisasi

Pilihan Penyampaian

• Kunjungan lapangan • Surat pemberitahuan


3. Pada Saat Selesai Kegiatan

Tujuan • Terwujudnya peningkatkan kinerja organisasi • Terwujudnya pelaksanaan tugas organisasi yang sinergis

dan harmonis • Berkurangnya duplikasi tugas

66



Anggaran Rp. 300.000.000,-

Acara • Evaluasi pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi • Evaluasi pelaksanaan sistem dan prosedur kerja

Pesan Kunci • Mengapa diperlukan organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran

• Mengapa perlu dipahami peran posisi organisasi • Mengapa diperlukan harmonisasi dan sinergisitas

pelaksanaan tugas fungsi organisasi Pilihan Penyampaian

• Rapat kerja evaluasi organisasi dan evaluasi sistem prosedur kerja

• Rapat • Sosialisasi • Kunjungan lapangan


Tabel 3. Integrasi Area Peraturan Perundang-undangan dengan Strategi Perubahan dan Strategi Komunikasi

RENCANA KOMUNIKASI

Nama Aktivitas : Evaluasi pelaksanaan peraturan perundang-undangan


Tujuan • Memberikan pengetahuan tentang harmonisasi peraturan perundang-undangan

• Memberikan pengetahuan tentang peraturan perundang-undangan yang tidak harmonis

• Memberikan pengetahuan tentang pelaksanaan peraturan perundang-undangan


67


Anggaran Rp. 300.000.000,-


Pesan Kunci • Mengapa diperlukan harmonisasi pelaksanaan peraturan perundang-undangan

• Dampak terjadinya disharmoni peraturan perundang-undangan

• Potret pelaksanaan peraturan perundang-undangan

Pilihan penyampaian

• Seminar/Lokakarya • Rapat kerja • Rapat • Kunjungan lapangan



Tujuan • Memastikan harmonisnya peraturan perundang-undangan • Memastikan efektivitas pelaksanaan peraturan perundang-

undangan • Memastikan tidak adanya peraturan perundang-undangan

yang tidak harmonis Sasaran • Pejabat Eselon I

• Pejabat Eselon II • Pejabat Eselon III • Pejabat Eselon IV • Pejabat Fungsional struktural


Anggaran Rp. 200.000.000,-

Acara • Seminar/lokakarya • Rapat kerja • Rapat • Kunjungan lapangan

Pesan Kunci • Para pejabat mau membenahi peraturan perundang-undangan

• Terdokumentasikannya peraturan perundang-undangan yang tidak harmonis

• Terdokumentasikan pelaksanaan peraturan perundang-undangan

Pilihan Penyampaian

• Rapat kerja • Rapat • Sosialisasi

68

• Kunjungan lapangan Komunikator Tim Pelaksana dan Tim Teknis Reformasi Birokrasi

Kementerian Kehutanan


Tujuan • Terwujudnya pelaksanaan peraturan perundang-undangan yang efektif

• Terdokumentasikannya peraturan perundang-undangan yang tidak harmonis

• Terbangunnya sistem penyusunan peraturan perundang-undangan



Anggaran Rp. 300.000.000,-

Acara • Evaluasi peraturan perundang-undangan • Harmonisasi peraturan perundang-undangan

Pesan Kunci • Manfaat peraturan perundang-undangan yang harmonis • Dampak pelaksanaan peraturan perundang-undangan

yang tidak harmonis

Pilihan Penyampaian

• Teknis yuridis • Seminar/loka karya • Rapat • Sosialisasi • Kunjungan lapangan


69

Tabel 4. Integrasi Area Pelayanan Publik dengan Strategi Perubahan dan Strategi Komunikasi

RENCANA KOMUNIKASI

Nama Aktivitas : Peningkatan kualitas pelayanan publik


Tujuan • Memberikan pengetahuan tentang peningkatan kualitas pelayanan publik

• Memberikan pengetahuan peran posisi organisasi • Memberikan pengetahuan tugas fungsi organisasi • Memberikan pengetahuan tentang manfaat sinergisitas dan

harmonisasi pelaksanaan tugas fungsi organisasi • Mempersiapkan evaluasi pelaksanaan tugas fungsi

organisasi • Mempersiapkan evaluasi sistem dan prosedur kerja

organisasi



Anggaran Rp. 300.000.000,-


Pesan Kunci • Mengapa diperlukan peningkatan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan tugas fungsi

• Mengapa diperlukan pemahaman peran posisi organisasi • Mengapa diperlukan pemahaman tugas fungsi organisasi • Mengapa diperlukan sistem dan prosedur kerja organisasi

Pilihan penyampaian

• Seminar/Lokakarya • Kunjungan lapangan


70


Tujuan • Memastikan berkurangnya duplikasi tugas fungsi organisasi

• Memastikan dipahaminya peran posisi organisasi • Memastikan dipahaminya tugas dan fungsi organisasi • Memastikan terjadinya sinergisitas dan harmonisasi

pelaksanaan tugas fungsi organisasi



Anggaran Rp. 100.000.000,-

Acara • Kunjungan pada saat evaluasi organisasi • Kunjungan pada saat evaluasi sistem dan prosedur kerja

organisasi

Pesan Kunci • Para pejabat mau membenahi tugas fungsi organisasi • Para pejabat memahami peran posisi dan tugas fungsi

organisasi • Para pejabat mau membenahi sistem dan prosedur kerja

organisasi

Pilihan Penyampaian

• Kunjungan lapangan • Surat pemberitahuan



Tujuan • Terwujudnya peningkatkan kinerja organisasi • Terwujudnya pelaksanaan tugas organisasi yang sinergis

dan harmonis • Berkurangnya duplikasi tugas


71


Anggaran Rp. 300.000.000,-

Acara • Evaluasi pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi • Evaluasi pelaksanaan sistem dan prosedur kerja

Pesan Kunci • Mengapa diperlukan organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran

• Mengapa perlu dipahami peran posisi organisasi • Mengapa diperlukan harmonisasi dan sinergisitas

pelaksanaan tugas fungsi organisasi Pilihan Penyampaian

• Rapat kerja evaluasi organisasi dan evaluasi sistem prosedur kerja

• Rapat • Sosialisasi • Kunjungan lapangan


72

IV. MENGELOLA RESISTENSI

Dalam setiap proses perubahan sudah dapat dipastikan akan terjadi resistensi (penolakan). Resistensi ini berasal dari sisi individu maupun dari sisi organisasi. Ditinjau dari aspek individu, resistensi ini berujud persepsi yang apriori terhadap rencana perubahan. Artinya, secara dini seseorang telah menolak keras rencana perubahan, meskipun orang tersebut belum menerima informasi dan data yang lengkap. Ia telah secara apriori memberikan judgement bahwa proses perubahan akan merugikan dirinya, walaupun pada kenyataannya mungkin tidak demikian.

Ditinjau dari aspek organisasi, resistensi muncul dalam beragam bentuk, seperti penentangan dari kelompok yang konservatif. Hal ini menjadi kompleks ketika yang melakukan penentangan adalah kelompok yang secara kebetulan tengah berada pada posisi yang memiliki kekuasaan.

Secara konseptual bahwa proses perubahan diawali dengan siklus penentangan atau resistensi, yang biasanya dimulai dari menyangkal (denial), kemudian menentang (resistance), lalu diikuti dengan menjajaki (exploration) serta diakhiri dengan memberikan komitmen (commitment).

Penolakan terhadap perubahan penyebabnya terdiri atas beberapa faktor, yaitu (1) karena rencana perubahan belum dipahami; (2) rencana perubahan tidak mempertimbangkan aspek keadilan dan persamaan hak; (3) karena sebagian manajemen atau individu karyawan sudah “senang” dengan kondisi yang ada.

Guna mengelola resistensi tersebut maka langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Melakukan komunikasi yang efektif dengan menjelaskan alasan-alasan rasional atas keputusan pimpinan melaksanakan reformasi birokrasi.

2. Melibatkan pihak yang resisten dalam proses perubahan dan proses pengambilan keputusan.

3. Memfasilitasi dan memberikan dukungan melalui asistensi dan pelatihan. 4. Memaksa pihak yang resisten atau menolak untuk menerima perubahan, dan

apabila diperlukan diberikan sanksi.

Adapun taktik yang akan digunakan adalah sebagaimana tertuang dalam Tabel 2 di bawah ini

Tabel 2. Taktik Mengatasi Resistensi Dalam Melakukan Perubahan

No. Taktik Penjelasan

1. Jangan berfokus pada resistensi ketika belum menjadi masalah

• Proses perubahan biasanya diawali dengan pesimisme. Banyak mendengar dan memikirkan pesimisme akan mempengaruhi sikap dan perilaku terhadap perubahan. Cara melawan pesimisme

73

74

No. Taktik Penjelasan

adalah dengan menumbuhkan optimisme. Tidak akan ada sebuah perubahan tanpa mencoba dan menjalani

• Bila memang terjadi, maka seharusnya ini menjadi bagian dari resiko yang memang diperhitungkan, maka tindakan perbaikan baru perlu diambil.

2. Fokus untuk melihat bahwa perubahan ini bisa terus berjalan

Dengan memusatkan perhatian dan percaya bahwa perubahan akan terus berjalan, sering bekerja sangat baik karena memperkuat optimisme.

3. Berlakulah normal ketika penolakan terjadi

Berlakulah bahwa ini suatu kondisi yang memang sudah diperkirakan dan ini adalah sesuatu yang normal terjadi dalam sebuah proses perubahan. Sikap ini sangat penting untuk membantu mencegah orang menjadi patah semangat dan kehilangan kepercayaan terhadap perubahan.

4. Fokus pada pencapaian saat ini Sangat penting untuk memikirkan juga pada pencapaian yang sudah didapat, ketika persoalan dalam proses perubahan terjadi. Dengan melakukan ini biasanya orang akan menyadari bahwa lebih banyak hal yang telah berjalan baik daripada yang mereka pikir dan mereka biasanya menemukan keyakinan baru, optimisme dan fokus. Lebih jauh lagi, mereka menemukan ide-ide baru untuk mendapatkan perubahan dan mulai membuat kemajuan.

5. Lakukan terus apa yang telah berjalan dengan baik

Pikirkanlah apa-apa atau tindakan-tindakan yang telah berhasil dilakukan, sehingga ketika kesulitan datang – situasi dapat dengan cepat diatasi.

TAHAPAN PENGUATAN

BAB III. TAHAPAN PENGUATAN

PENGUATAN HASIL PERUBAHAN

Tahapan terakhir manajemen perubahan adalah monitoring, evaluasi, dan pelaporan. Tahapan ini biasanya disebut untuk penguatan reformasi birokrasi. Untuk melakukan evaluasi diperlukan data dan informasi, oleh karena itu pada tahapan ini salah satu kegiatannya adalah pengumpulan data dan evaluasi data terhadap pelaksanaan hasil perubahan. Hasil evaluasi ini, selanjutnya digunakan sebagai umpan balik kepada tahapan perencanaan majanemen perubahan sehingga akan meningkatkan kinerja perubahan yang diinginkan berikutnya.

Proses perubahan yang diharapkan dari Reformasi Birokrasi Kementerian Kehutanan adalah untuk mencapai kualifikasi organisasi pada era inovasi. Konsekuensinya harus terjadi redistribusi kekuasaan dalam struktur organisasi, yang mana redistribusi dihasilkan dari proses perubahan yang bersifat pengembangan.

Secara konseptual bahwa suatu perubahan akan menimbulkan dampak baik secara langsung maupun tidak langsung kepada aspek-aspek yang lainnya. Artinya, perubahan (reformasi birokrasi kementerian kehutanan) merupakan dependent variable untuk perubahan di dalam organisasi Kementerian Kehutanan. Oleh karenanya pada 8 (delapan) area perubahan akan terdapat interelasi dan interdepedensi nyata, walaupun korelasinya mungkin tidak segera dapat dilihat.

Sebagaimana diungkapkan dalam Peraturan Menteri Negara Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 10 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Perubahan, bahwa perubahan terdiri atas tahapan-tahapan perencanaan manajemen, pengelolaan perubahan, dan tahapan penguatan perubahan.

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada tahapan penguatan adalah :

1. Mengukur tingkat keberhasilan dari pelaksanaan rencana manajemen perubahan

2. Mengumpulkan dan menganalisis umpan balik dengan cara melakukan kunjungan lapangan dan mengevaluasi pelaksanaan manajemen perubahan

3. Mendiagnosa kembali kesenjangan dan mengelola penolakan yang terjadi dalam pelaksanaan manajemen perubahan

4. Mengimplementasikan tindakan perbaikan dan membuat langkah tindak lanjut untuk keberlanjutan proses perubahan

5. Memberikan penghargaan kepada pegawai yang berhasil mengimplementasikan perubahan dengan baik.

Dalam menganalisis sasaran perubahan yang sifatnya organisasional, terdapat keterkaitan diantara 8 (delapan) area perubahan. Sehingga bukan hal yang mustahil apabila tujuan organisasi memerlukan perubahan, baik dalam arti keseluruhan, maupun komponen tertentu dari tujuan tersebut.

75

76

Secara garis besar tahapan dan langkah-langkah dalam melakukan penguatan hasil perubahan adalah sebagai berikut :

Tabel 1. Langkah Langkah Penguatan Hasil Perubahan

Tahap Langkah Keluaran

Mengumpulkan dan menganalisis umpan balik

• Evaluasi pelaksanaan secara periodik

• Kunjungan ke unit kerja secara periodik untuk memastikan implementasi

• Survei implementasi secara periodik

Dokumen berisi : • Hasil evaluasi • Tingkat efektivitas

Mendiagnosa kembali kesenjangan dan mengelola penolakan

Mengimplementasikan tindakan perbaikan dan merayakan keberhasilan

• Koreksi/aktivitas perbaikan bila diperlukan

• Menyampaikan setiap keberhasilan kepada seluruh pejabat dan pegawai, melalui website, surat elektronik, surat edaran, pidato dalam rapat, buletin dan lain sebagainya

• Memberikan penghargaan khusus kepada pegawai atau kelompok pegawai yang telah mengimplementasikan perubahan

Dokumen berisi : • Rekomendasi

perbaikan • Daftar champion • Penghargaan

Documents

Manajemen Perubahan