Curso-Taller: Disciplina Operativa.

DISCIPLINA OPERATIVA

OBJETIVO:

Desarrolla y/o refuerza los conocimientos, habilidades y actitudes fundamentales sobre Disciplina Operativa (DO) del Sistema PEMEXSSPA, con el fin de impulsar el cambio de cultura requerido para implantar, ejecutar y sustentar este Sistema en los centros de trabajo de Petrleos Mexicanos.

CONTENIDO TEMTICO:

I. POLTICA DE SSPA.

II. PRINCIPIOS DE SSPA.

III. PRLOGO.

IV. DISCIPLINA OPERATIVA.a. Antecedentes.b. Definicin.

V. PROCESO DE DISCIPLINA OPERATIVA.a. Objetivo.b. Beneficios.c. Etapas de Disciplina Operativa.d. Ejercicio no. 1.

I. POLTICA DE SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y PROTECCIN AMBIENTAL.Petrleos Mexicanos es una empresa eficiente y competitiva, que se distingue por el esfuerzo y el compromiso de sus trabajadores con la Seguridad, la Salud en el trabajo y la Proteccin Ambiental.

II. PRINCIPIOS DE SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y PROTECCIN AMBIENTAL.1. La Seguridad, Salud en el trabajo y Proteccin Ambiental son valores con la ms alta prioridad para la produccin, el transporte, las ventas, la calidad y los costos.2. Todos los incidentes y lesiones se pueden prevenir.3. La Seguridad, Salud en el trabajo y Proteccin Ambiental son responsabilidad de todos y condicin de empleo.4. En Petrleos Mexicanos, nos comprometemos a continuar con la Proteccin y el mejoramiento del Medio Ambiente en beneficio de la comunidad.5. Los trabajadores petroleros estamos convencidos de que la Seguridad, Salud en el trabajo y Proteccin Ambiental son en beneficio propio y nos motivan a participar en este esfuerzo.

III. PRLOGO.

Bienvenido al Proceso de Disciplina Operativa.

La Subdireccin Regin Sur reconoce que una de nuestras grandes ventajas competitivas es el recurso humano con que contamos, quienes son los nicos capaces de implantar los sistemas para la mejora de los procesos y aplicar la tecnologa que nos demanda nuestra sociedad, con el propsito de convertir a Petrleos Mexicanos en una empresa de clase mundial.

La Subdireccin Regin Sur, deber ser reconocida como una unidad de negocios de alto desempeo; basada en la alta eficiencia, compromiso y tica profesional de su personal para la satisfaccin de sus clientes, la proteccin al entorno y el desarrollo de su personal y la comunidad.

Para ello, no hemos establecido tres grandes objetivos: Crecer de manera agresiva y revertir algunas tendencias para colocarnos a la par de las mejores prcticas a nivel mundial. Incrementar nuestra competitividad para asegurar la viabilidad de Pemex Exploracin y Produccin en el largo plazo. Convertir a nuestra empresa en lder en el mbito internacional.IV. DISCIPLINA OPERATIVA.

Para lograr lo anterior, es necesario preparar a todo nuestro personal en lo relacionado con nuevas tcnicas y metodologas que nos permitan ser cada vez mejores, realizando ajustes a nuestra cultura laboral para incrementar la seguridad del personal, el respeto a nuestro entorno ecolgico y el cuidado de nuestras instalaciones.

El Proceso de Disciplina Operativa que presentamos a ustedes que es una metodologa sumamente til y accesible, brinda retroalimentacin continua y nos permite la participacin de todo el personal para uniformizar actividades.

a. Antecedentes.

Disciplina Operativa naci en Mxico en 1983 para fortalecer el desempeo de Salud, Seguridad y Proteccin Ambiental (SSPA).

El concepto de Disciplina Operativa fue posteriormente utilizado en todos los Giros del Negocio para fomentar y fortalecer la Excelencia Operacional.

b. Definicin.

Disciplina Operativa: Es el cumplimiento riguroso en forma continua de procedimientos y prcticas en todos los centros de trabajo.

V. PROCESO DE DISCIPLINA OPERATIVA.

a. Objetivo.

Asegurar que las actividades sean llevadas a cabo correcta y consistentemente a travs del Proceso de: Disponibilidad. Calidad. Comunicacin. Cumplimiento.

b. Beneficios. Aplicable a ISO-9000, SAM y SAP. Evita lesiones al personal. Protege empleos mediante la prevencin de prdida de equipos e instalaciones. Asegura un producto de calidad. Agrega valor a nuestra empresa. Mantiene a los negocios competitivos. Ayuda a la organizacin a alcanzar sus objetivos debido a que los programas de mejora se implementan en su totalidad.

c. Etapas de Disciplina Operativa. Disponibilidad de procedimientos. Calidad del contenido de los procedimientos. Adecuada Comunicacin y entendimiento de los procedimientos. Riguroso Cumplimiento de su ejecucin en todas las reas.

d. Ejercicio 1.

En una empresa laminadora Andrs Coln trabaja como jefe de Operacin y Mantenimiento y tiene tres operarios de mantenimiento a su cargo y cuatro operadores de diferentes mquinas.

Andrs tiene la problemtica de que para realizar el mantenimiento preventivo mensual de un ventilador para enfriamiento de la mquina roladora de lmina, cada uno de los operarios realiza el trabajo de manera diferente, aunque reconoce que los tres hacen su trabajo de manera eficaz.

En el caso de los operadores de mquinas es lo mismo, algunos se llevan ms tiempo que otros en sus labores y no es por falta de conocimientos, ya que han sido adiestrados por representantes de los fabricantes de las mquinas que operan.

Andrs se ha preparado en Disciplina Operativa y quiere implementarlo con sus colaboradores en su planta, para esto, programa una reunin con todos ellos e inicia su participacin con la definicin de Disciplina Operativa:

Disciplina Operativa Es el cumplimiento riguroso y continuo de TODOS los____________________ e instrucciones de trabajo tanto operativos, administrativos y de mantenimiento DE UN CENTRO DE TRABAJO, a travs del proceso de tenerlos disponibles con la mejor calidad y cumplimiento, comunicarlos de forma efectiva a quienes los aplican y de exigir su apego estricto

Posteriormente Andrs les explica en que consiste el Proceso de Disciplina _______________________, y les comenta que consta de cuatro Etapas.Estas ___________ etapas son:____________________de procedimientos.__________________ en el contenido de los procedimientos.Adecuada __________________________ y entendimiento de los procedimientos.y, Riguroso ________________________ de su ejecucin en todas las reas.

Andrs consider que con lo descrito anteriormente conclua la induccin al Proceso de Disciplina Operativa.

PRIMERA ETAPA: DISPONIBILIDAD.

CONTENIDO: Propsito. Objetivos. Definiciones. Herramientas. Inventario de actividades por rea. Gua para determinar cundo se requiere de un procedimiento escrito (cuestionario de evaluacin) Criterios para definir prioridades en la elaboracin de procedimientos. Criterios para definir el Tipo de Permiso Para Trabajo con Riesgo y sus categoras para realizar la actividad. Seleccin de Materiales y/o Refacciones, Herramientas y Equipo que se requiere para realizar la actividad. Inventario de procedimientos requeridos por rea. Inventario de procedimientos requeridos por Centro de Trabajo. Programa de elaboracin de procedimientos requeridos por rea

Ejercicio No. 2. Gua para el control del resguardo y cambios en los procedimientos. Objetivo. Alcance. Documentos de referencia. Formato para solicitar la elaboracin o actualizacin de procedimientos. Gua de llenado del formato para solicitar la elaboracin o actualizacin de procedimientos. Lista de verificacin para auditar la Disponibilidad de procedimientos SISDO (Software del Sistema de D.O.) Propsito.

El propsito de la etapa de Disponibilidad de Procedimientos es asegurar que todos los procedimientos que son requeridos para las actividades estn disponibles y accesibles.

Objetivos. Tener una adecuada cobertura de procedimientos para cada una de las actividades que los requieran. Contar con informacin correcta y consistente en todas las reas y/o departamentos. Definir claramente prioridades, sobre la base del riesgo e impacto que tengan los procedimientos para establecer criterios de revisin.

Definiciones.

Procedimiento: Documento normativo controlado que incluye un conjunto de actividades ordenadas de manera secuencial para precisar la forma sistemtica de hacer un trabajo o proceso.

Procedimiento Disponible: Procedimiento que est vigente y accesible para el personal de acuerdo a sus fechas de revisin.Elaboracin de procedimientos: Los procedimientos deben ser elaborados por el personal que realiza las actividades, contando con el apoyo del equipo de trabajo. Por ejemplo: Operarios, Ings. de Lnea, Supervisores, Ayudantes, etc.

Herramientas. Inventario de actividades por rea. Gua para determinar cundo una actividad requiere de un procedimiento por escrito (cuestionario de evaluacin). Criterios para definir prioridades en la elaboracin de procedimientos. Criterios para definir el Tipo de Permiso Para Trabajo con Riesgo y sus Categoras para realizar la actividad. Seleccin de materiales y/o refacciones, herramientas y equipo que se requiere para realizar la actividad. Inventario de procedimientos requeridos por rea. Inventario de procedimientos requeridos por Centro de Trabajo. Programa de elaboracin de procedimientos requeridos por rea. Gua para el control del resguardo y cambios en los procedimientos.Inventario de actividades por rea.

Formato DO-DIS-01

Gua para determinar cundo se requiere de un procedimiento escrito (Cuestionario de evaluacin) Formato DO-DIS-02.

Criterios para definir prioridades en la elaboracin de procedimientos y Seleccin del tipo de Trabajo con Riesgo y sus categoras.

Formato DO-DIS-03

Se tienen dos mecanismos para definir las prioridades para la elaboracin de los procedimientos.

a. En base a las respuestas afirmativas del cuestionario para determinar si se requiere elaborar un procedimiento, este mecanismo nos da la prioridad de la siguiente manera:

b. Por medio del grado de riesgo determinando en base a los siguientes criterios de riesgo durante la ejecucin de las actividades, considerando el evento que evita, la severidad del incidente, la probabilidad de ocurrencia y el riesgo.

Formato DO-DIS-03

La prioridad en la elaboracin y la clasificacin de los procedimientos se obtiene multiplicando las columnas A, B, C y D.

Clasificacin o Prioridad Alta: Cuando la actividad implica un alto grado de severidad, probabilidad y riesgo durante su ejecucin. La puntuacin est dentro del rango de 75 a 125.

Clasificacin o Prioridad Media: Cuando la actividad implica un moderado grado de severidad, probabilidad y riesgo durante su ejecucin. La puntuacin est dentro del rango de 27 a 74.

Clasificacin o Prioridad Baja: Cuando la actividad implica un bajo grado de severidad, probabilidad y riesgo durante su ejecucin. La puntuacin est dentro del rango de 1 a 26.

Todas las actividades o procesos que estn calificados como aspectos significativos e importantes para el medio ambiente se deben considerar de alto riesgo.

A continuacin se dan los Criterios para definir el Tipo de Permiso Para Trabajo con Riesgo y sus Categoras para realizar la actividad.

Formato DO-DIS-04

Formato DO-DIS-04

Seleccin de Materiales y/o Refacciones, Herramientas y Equipo que se requiere para realizar la actividad.

Formato DO-DIS-05

Inventario de procedimientos requeridos por rea.Formato DO-DIS-06

Inventario de procedimientos requeridos por Centro de Trabajo.Formato DO-DIS-07ndice global de disponibilidad de procedimientos =

= total de procedimientos disponibles del Centro de Trabajo. total de procedimientos requeridos del Centro de Trabajo.

Programa de elaboracin de procedimientos requeridos por rea.Formato DO-DIS-08.

Ejercicio No. 2

Andrs Coln se siente muy satisfecho por la apertura de sus colaboradores a prepararse en lo relacionado con el Proceso de Disciplina Operativa y de esa forma, ajustar algunos aspectos de su cultura laboral.

Ellos estn convencidos de que llevarn a su empresa a ser ms competitiva y de que slo uniformizando sus actividades podrn lograrlo y tener mayor seguridad en el trabajo, mejor convivencia con el medio ambiente y mayor cuidado de sus instalaciones.

Nuevamente Andrs convoca a una reunin de trabajo.

Andrs inicia su sesin de trabajo recordando qu es el Proceso de Disciplina Operativa.- Es el cumplimiento riguroso en forma continua de los procedimientos y prcticas en todos los Centros de Trabajo.

Elas Sandoval, Operario de Mantenimiento, explica que el proceso de Disciplina Operativa consta de cuatro etapas.

Disponibilidad, de procedimientos, explica Sergio Rodrguez.

Calidad en el contenido de los procedimientos, dice Hctor Ramrez.

Adecuada Comunicacin y entendimiento de los procedimientos, dice Jorge Garca.

Riguroso Cumplimiento de su ejecucin en todas las reas, explica Julio Andrade.

Al comprobar que su personal conoce las etapas del Proceso de Disciplina Operativa, Andrs Coln les informa que iniciarn la prctica de la primera etapa que se llama: Disponibilidad.

Andrs inicia preguntando:

Alguno de ustedes conoce sus actividades?

Claro que s!, contesta Jorge Garca, Operador de la mquina de biselado.

Muy bien Jorge, todos ahora, hagan un listado de sus actividades en el Formato DO-DIS-01.Ya que tenemos el listado de actividades, vamos ahora a emplear el Formato DO-DIS-02, para evaluar si cada una de las actividades requieren o no un procedimiento por escrito.

Ahora que ya hemos evaluado cuales de las actividades que realizamos requieren procedimiento, vamos a emplear el Formato DO-DIS-03 para definir prioridades en la elaboracin del procedimiento de cada actividad.

Una vez que se ha definido la prioridad para elaborar los procedimientos de las actividades enlistadas, pasaremos a definir el Tipo de Permiso Para Trabajo con Riesgo y sus categoras, de cada una de las actividades utilizando el Formato DO-DIS-04.

Ahora haremos el catlogo de Materiales y/o Refacciones, Herramientas y Equipo necesarios para realizar cada una de las actividades enlistadas, utilizando el Formato DO-DIS-05.

A continuacin haremos uso del Formato DO-DIS-06, para integrar los procedimientos requeridos por rea.

Vamos ahora a usar el Formato DO-DIS-07, para integrar los procedimientos requeridos por Centro de Trabajo.

Por ltimo, haremos el programa de prioridad en la elaboracin de procedimientos por rea, Formato DO-DIS-08.

Con este ejercicio hemos terminado lo referente a la primera etapa del Proceso de Disciplina Operativa llamada Disponibilidad de procedimientos, que consta de:

1. Listado de las actividades que realizamos por rea y por Centro de Trabajo.2. Cuestionario de evaluacin de las actividades para saber si requieren o no procedimiento por escrito.3. Criterios para definir la prioridad en la elaboracin de procedimientos.4. Seleccionar el Tipo y las Categoras del Sistema de Permisos Para Trabajo con Riesgo de cada una de las actividades.5. Elaboracin de catlogo de Materiales y/o Refacciones, Herramientas y Equipo necesarios para cada una de las actividades.6. Inventario de procedimientos requeridos por rea.7. Inventario de procedimientos requeridos por Centro de Trabajo.8. Programa de elaboracin de procedimientos requeridos por rea.Andrs Coln felicita a sus colaboradores y les informa que con esta prctica paso por paso y sin omitir ninguno, ya estn preparados para iniciar la elaboracin de los procedimientos en la primera etapa del Proceso de Disciplina Operativa llamada: Disponibilidad.

Gua para el control del resguardo y cambios en los procedimientos.

Objetivo.

Dar una gua que permita establecer un control para la custodia de procedimientos originales y realizar cambios en los mismos.

Alcance.

En la etapa de Disponibilidad de procedimientos del ciclo del proceso Disciplina Operativa, se debe considerar la importancia de mantener un resguardo adecuado de los procedimientos originales, que asegure que ninguna persona que no est autorizada pueda modificar o alterar un procedimiento de una rea especfica.

De esta manera, se podrn realizar los cambios necesarios bajo un control y registro estrictos.

Documentos de referencia.

Procedimiento para Elaborar Procedimientos e Instructivos de Trabajo en Pemex Exploracin y Produccin. Clave: PG-NO-OP-001-2007, Versin Tercera.

Procedimiento para la Recepcin, Resguardo y Distribucin de Documentos y registros relacionados con la Seguridad, Proteccin Ambiental, Salud Ocupacional e Integridad de las Instalaciones. Clave: 200-27800-AD-110-0003, Versin Primera.

Sugerencia.- Elaborar en el servidor del Centro de Trabajo una base de datos que contengan los procedimientos autorizados, consultables e imprimibles, pero no modificables.

Formato para solicitar la actualizacin de procedimientos.

Gua de llenado del formato para solicitar la actualizacin de procedimientos.

GUA DE LLENADO DEL FORMATO PARA SOLICITAR LA ACTUALIZACIN DE PROCEDIMIENTOS

1. Escribir el nombre del rea que solicita la actualizacin de un procedimiento identificado en el SIMAN.

2. Escribir el nombre, cargo, telfono y extensin de la persona que realiza la solicitud de actualizacin del procedimiento.

3. Escribir en forma concreta el nombre y clave del procedimiento del que se solicita su actualizacin.

4. Escribir en forma resumida y clara el propsito de la actualizacin.

5. Establecer el mbito de aplicacin del procedimiento que se propone actualizar.

6. Indicar los temas que son necesarios actualizarse o modificarse en el procedimiento existente.

Lista de verificacin para auditar la Disponibilidad de procedimientos. Formato DO-DIS-09

SISDO (Software del Sistema de Disciplina Operativa).

SEGUNDA ETAPA: CALIDAD.

Propsito. Objetivos. Gua para definir el contenido de los procedimientos. Objetivo. Alcance. Dirigido a. Consideraciones. De Claridad. De Congruencia. De Especificacin. De Actualizacin. De Seguridad y Proteccin Ambiental. Importancia en la calidad del contenido de los procedimientos. Elaboracin de procedimientos. Esquema de la gua para elaborar procedimientos. Formato. Contenido. Anexos. Frecuencia de revisin de los procedimientos. Gua de parmetros para verificar la calidad de los procedimientos. Formato de registro de resultados para la evaluacin de la calidad de los procedimientos.

Propsito.

El propsito de la Etapa de Calidad de los Procedimientos es asegurar la calidad del contenido de los procedimientos, as como su vigencia.

Cuando un procedimiento cumple con todos los criterios establecidos para evaluar la calidad de los procedimientos, entonces se puede concluir que ese procedimiento es de Calidad.

Objetivos.

Ser claros y concretos, resaltando los puntos crticos y los lmites de la actividad que describen. Reflejar el estado actual de los procesos. Actualizar los procedimientos con la frecuencia requerida, incorporando las modificaciones en equipos, funciones y mejores formas de ejecucin.

Gua para definir el contenido de los procedimientos.

Objetivo.

Dar una gua para definir el contenido general de los procedimientos.

Alcance.

La presente gua cubre nicamente lo requerido para elaborar procedimientos y mantenerlos actualizados. Lo establecido en esta gua no es limitativo; sin embargo deber ser cubierto como informacin mnima necesaria.

Esta gua deber ser aplicada tanto a los nuevos procedimientos, como a los que estn en fase de revisin.

Dirigido a.

Esta gua est enfocada para todo aquel personal encargado de desarrollar, revisar y/o actualizar cualquier procedimiento.

Lo establecido aqu ser de aplicacin general y ser responsabilidad de cada Gerencia o Centro de Trabajo implantarla gradualmente durante sus procesos de emisin, revisin y actualizacin de procedimientos.

Consideraciones.

De claridad.Los procedimientos deben estar escritos de tal manera que puedan ser entendidos por todo el personal involucrado y se deben evitar tecnicismos en su redaccin.

Congruencia.

Todos los equipos, accesorios e instalaciones mencionadas en el procedimiento, deben coincidir con lo que existe en el rea fsicamente en cuanto a identificacin y localizacin.

De especificacin.

Deben evitarse ambigedades al hablar de variables involucradas; se deben sealar los valores de las variables especficamente, as como sus unidades, las cuales debern coincidir con las existentes en los instrumentos de medicin y control.

De actualizacin.

Los procedimientos deben ser revisados en forma peridica, para asegurar que cuando haya cambios en la instalacin o en la forma de llevar a cabo las actividades, stos se actualicen y no sean obsoletos.

De Seguridad, Salud y Proteccin Ambiental:

Un aspecto fundamental para tener procedimientos obedece primordialmente a la necesidad de evitar que sucedan eventos no deseados en el desempeo de una actividad que pudiera dar lugar a lesiones, derrames, emisiones, o alto impacto en la lnea de negocios de la empresa.

Todo procedimiento deber contener medidas especficas mnimas de Seguridad, Salud y Proteccin Ambiental tales como:

Peligros y medidas de control. Como actuar en casos de fugas, incendios, derrames o emisiones. Requerimientos de equipo de proteccin personal y su empleo. Precauciones en manejo y almacenamiento de materiales Manejo de residuos (neutralizacin y disposicin). Orden y limpieza.

As mismo, para prevenir y alertar al personal sobre posibles riesgos involucrados en el desarrollo de una actividad y dar guas para realizarla de manera segura y correcta.

Importancia en la calidad del contenido de los Procedimientos.

Permite colocar a P.E.P. en el plano de las empresas petroleras de clase mundial. Es una excelente herramienta para el desarrollo del personal. Nos permite tener bases slidas para realizar una actividad en forma uniforme por diferentes personas. Agrega valor al personal que realiza las actividades. La uniformidad en la realizacin de las actividades va a repercutir en alta productividad con calidad consistente y costos efectivos. Nos permite alertar al personal sobre los posibles riesgos involucrados en las actividades y en el cmo prevenirlos y evitarlos.

Elaboracin de Procedimientos.

Todo procedimiento deber ser elaborado en un formato establecido: PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS DE TRABAJO EN PEMEX EXPLORACION Y PRODUCCION CLAVE: PG-NO-OP-001-2007.

Esquema de la gua para elaborar procedimientos.A. FORMATO.B. CONTENIDO.C. ANEXOS.

A. FORMATO.1. Logotipo de Pemex Exploracin y Produccin.2. Nombre de la Subdireccin a la que pertenece el rea que elabora el procedimiento.3. Nombre del procedimiento.Se refiere al nombre del procedimiento, con objeto de facilitar la identificacin y sistematizacin de estos documentos.4. Nombre del rea que elabora el procedimientoEs el rea que genera el procedimiento. 5. Clave de identificacin del procedimiento.Es la identificacin dentro del sistema de control de procedimientos.6. Fecha de emisin.Corresponde a la fecha en la cual fue emitido el procedimiento, el mes y ao con sus cuatro dgitos.7. Nmero de versin.Es el nmero de edicin de un procedimiento posterior a la revisin del mismo.8. Pgina ____________ de _____________Indica el nmero consecutivo y el total de pginas que contiene el procedimiento.9. Nombre y firma de los responsables de la elaboracin y formalizacin del procedimiento.10. Ttulo del manual de procedimientos al que pertenece el procedimientoIN. Manual de Procedimientos de Ingeniera. DI. Manual de Procedimientos de Diseo.CO. Manual de Procedimientos de Construccin.OP. Manual de Procedimientos de Operacin. IN. Manual de Procedimientos de Inspeccin. MA. Manual de Procedimientos de Mantenimiento.AB. Manual de Procedimientos de Abandono.

B. CONTENIDO.

1. Objetivo.Anotar explcitamente el objetivo de lo que se desea lograr al aplicar el procedimiento.

2. mbito de aplicacin, Alcance y ResponsabilidadesEspecificar las reas o dependencias que obligatoriamente deben aplicar el procedimiento, estableciendo los lmites claramente e indicando las obligaciones de las reas de Pemex Exploracin y Produccin que lo utilizarn.

3. Revisin y Actualizacin.Sealar tiempo de vigencia de acuerdo a la clasificacin del procedimiento sobre la base del riesgo involucrado Tabla DO-CAL-01.

Incluir adems quienes deben realizar la revisin, actualizacin o cancelacin del documento.

3.1- Frecuencia de Revisin de ciclos de trabajo (*)Anotar la frecuencia en que se debern efectuar las revisiones de Ciclo de Trabajo, las cuales se harn en funcin de los riesgos involucrados en el procedimiento.

*Ciclo de trabajo: Es la ejecucin paso a paso del desarrollo de un procedimiento en el rea de trabajo en presencia del supervisor del rea.

4. Marco normativo.Mencionar las principales disposiciones legales y reglamentarias as como la normatividad en la que estrictamente se fundamenta el procedimiento.

5. Definiciones.Indicar las definiciones especficas de los vocablos poco comunes, especializados o tcnicos que se utilicen en el procedimiento.

6. Requisitos de Seguridad, Salud y Proteccin Ambiental.Para evitar que sucedan eventos no deseados durante el desarrollo de una actividad, el procedimiento deber contener medidas especficas de Seguridad, Salud, Proteccin Ambiental y Calidad.

7. Descripcin detallada de las actividades.Describir en forma secuencial y detallada cada una de las actividades de que consta el procedimiento, en un lenguaje claro y sencillo.

7.1- Resaltar todos los puntos crticos y los lmites del proceso o de las actividades que se describen.7.2- Que los planos, dibujos y diagramas incluidos en los procedimientos estn acordes al diseo y a lo que se encuentra en campo.7.3- Hacer uso y referencia en los procedimientos de los estndares y guas corporativas.7.4- Verificar la claridad y calidad de los anexos (planos, dibujos) al ser utilizados en los procedimientos.7.5- Que los cambios sean efectuados por el personal calificado.7.6- Verificar la calidad de los procedimientos en su elaboracin, aprobacin y emisin.

8. Diagrama de flujo.Apoyo visual o complemento a la descripcin de actividades.

9. Anexos.Su objetivo es apoyar con informacin y documentos adicionales, a la operacin rutinaria del procedimiento para hacerlo de ms fcil utilizacin.

10. Control de actualizacin del procedimiento.Es un formato con el historial del documento en donde se establece la fecha de la prxima actualizacin.

11. Verificacin de que el procedimiento cumple con el procedimiento PG-NO-OP-001-2007

C. ANEXOS.

Esta parte de la gua para elaborar procedimientos, el PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS DE TRABAJO EN PEMEX EXPLORACIN Y PRODUCCIN CLAVE: PG-NO-OP-001-2007.

Lo considera como uno de sus artculos en el contenido del procedimiento.

Frecuencia de Revisin de los Procedimientos.Tabla DO-CAL-01

NOTA IMPORTANTE: Si se presenta un cambio importante en las condiciones de operacin, ejecucin o diseo en sus instalaciones, los procedimientos debern ser revisados y actualizados antes de la frecuencia indicada.

Gua de Parmetros para Verificar la Calidad de los Procedimientos. Formato DO-CAL-01

Formato de Registro de Resultados para la Evaluacin de la Calidad de los Procedimientos. Formato DO-CAL-02

TERCERA ETAPA: COMUNICACIN.

CONTENIDO.

Propsito. Objetivos. Gua para la comunicacin de los procedimientos. Objetivo. Alcance. Requisitos. Informacin y referencia. Definiciones. Alcance de la difusin. Intensidad de la difusin. Desarrollo. Mecanismos de comunicacin. Objetivo. Planeacin. Ejecucin. Comprobacin. Definicin de procedimientos. Identificar necesidades. Desarrollo de procedimientos. Elaboracin de matrices. Actualizacin. Auditorias. Evaluacin de conocimientos. Comunicacin de procedimientos. Matriz de procedimientos. Matriz de conocimientos. Programa de comunicacin y capacitacin de y en los procedimientos. Registro de capacitacin en procedimientos.

Propsito.Contar con mecanismos de Comunicacin de los Procedimientos para la difusin y la capacitacin de y en los procedimientos.

Objetivos. Tener una definicin clara de los procedimientos que deben ser conocidos por el personal dependiendo de su rea de responsabilidad. Utilizar herramientas de comunicacin adecuadas para asegurar que los procedimientos son conocidos por todo el personal. Utilizar mecanismos de evaluacin para asegurar que el personal conozca los procedimientos requeridos en su rea.

Gua para la comunicacin de los procedimientos.

1. Objetivo

Establecer los lineamientos generales de los diferentes procesos que involucra la etapa de comunicacin de procedimientos.

2. Alcance.

La presente gua cubre los lineamientos que deben considerarse para:

La definicin de procedimientos por reas, los mecanismos de comunicacin y las evaluaciones que aseguren el conocimiento de los procedimientos. Lo establecido en esta gua no es limitativo, pero debe ser considerado como base para implantarla.

3. Requisitos.

Esta gua est desarrollada para el personal involucrado en el proceso de difusin de procedimientos.

Es responsabilidad de cada Gerencia o Centro de Trabajo, implantarla sobre la base de sus recursos y necesidades.

4. Informacin y referencia.

Comunicar informacin es uno de los procesos ms difciles y delicados, ya que involucra varios elementos que deben conjugarse para lograr una comunicacin efectiva.

Con un mensaje definido, los elementos a utilizar son: el transmisor, el receptor y el medio o modo de comunicacin.

En virtud de lo anterior, es muy importante contar con mecanismos de difusin de procedimientos que nos aseguren al mximo la efectividad de dichos elementos y controles, que nos permitan evaluar los resultados alcanzados, despus de haber aplicado estos mecanismos.

5. Definiciones.

Es importante definir algunos trminos para la clara comprensin de esta gua.

Alcance de la difusin.

Establecer la audiencia o receptores a los que se les quiere hacer llegar la informacin de los procedimientos por medio de la difusin.

Intensidad de la difusin.

Define el grado de recepcin, entendimiento o aprendizaje de los procedimientos que alcanzan los receptores de la informacin.

6. Desarrollo.

1.- Mecanismos de comunicacin.

Los mecanismos para comunicar la informacin son:

a) Escrito a travs de:

Boletines. Revistas. Procedimientos.

b) Oral mediante:

Plticas. Cursos tericos. Seminarios.

Para una difusin efectiva, debemos considerar el siguiente proceso que consta de cuatro partes:

Objetivo de la comunicacin. Planeacin de la comunicacin. Ejecucin de la comunicacin. Comprobacin de la comunicacin.

Objetivo.

Para definir nuestros objetivos, debemos de considerar dos elementos: el alcance y la intensidad. Es decir que en el objetivo deben quedar claramente definidos a quien se le quiere hacer llegar la informacin y el grado con que los receptores debern recibir, entender, aprender y usar la informacin.

Puede haber en el objetivo combinaciones de alcance e intensidad para hacer una difusin, por ejemplo: si se trata de darle difusin a un procedimiento sobre inspeccin de vehculos, quiz el objetivo sea que el personal encargado de hacer esa inspeccin, deber conocer y aprender el procedimiento con el ms alto grado de intensidad y que el resto del personal, slo tenga conocimiento de que existe el procedimiento para esa inspeccin.

Planeacin.

La planeacin se puede hacer usando cualquiera de las muchas formas de planear que conocemos, lo ms importante es que deberemos de enfocarnos para cumplir y lograr el objetivo.

En esta etapa, debemos tomar en cuenta la disponibilidad del personal al que est dirigida la difusin, para asegurar que el tiempo planeado para ello sea realmente efectivo.

Ejecucin.

Si se quiere lograr el objetivo propuesto, es importante que se lleve a cabo la ejecucin de la difusin en la forma como se dise y en la fecha y tiempo que se estim.

Comprobacin.

Se debe llevar a cabo una verificacin del resultado alcanzado despus de la difusin, para poder saber si se ha logrado el objetivo de la difusin.

Hay muchas y diversas formas de realizar la comprobacin, ya sea por medio de encuestas, entrevistando al personal o bien aplicando cuestionarios.

Este ltimo medio, los cuestionarios, es el que se utiliza para comprobar la difusin de los procedimientos.

2. Definicin de procedimientos.Es muy importante tener definidos cuales procedimientos aplican en cada rea, a fin de poder asegurar que el personal que labora en esas reas se enfoque a los procedimientos, los conozca y les d cumplimiento.

Por lo anterior, es necesario desarrollar lo que se conoce como: Matriz de Procedimientos por rea.

Esta matriz de procedimientos por rea debe ser elaborada por el personal del rea que corresponda, pues son ellos los que realmente conocen los procedimientos que aplican.

Las matrices deben estar disponibles para todo el personal y servirn como soporte para asegurar que el personal de nuevo ingreso, aprendi los procedimientos requeridos que aplican en el rea donde va a laborar.

Toda matriz de procedimientos por rea debe ser elaborada considerando los siguientes pasos:

Identificar necesidades.

Se debe determinar qu actividades que se desarrollan en el rea, requieren de un procedimiento.

Desarrollo de procedimientos.

Desarrollar los procedimientos a manera que estn disponibles en el rea, sobre la base de esto, se proceder a elaborar la matriz de procedimientos por rea. Elaboracin de matrices.

Las matrices se elaboran relacionando el rea y los procedimientos que aplican en ella. Se recomienda hacer matrices por cada rea para que de esta forma se tenga concentrada toda la informacin, facilitando su consulta y su aplicacin.

Actualizacin.

Debido que con frecuencia se emiten nuevos procedimientos, stos debern ser incluidos en la matriz correspondiente, e informar al personal que labora en el rea, la nueva inclusin para su conocimiento y difusin.

Auditoras.

Auditorias peridicas deben ser realizadas para verificar que las matrices se encuentran actualizadas. Es recomendable que dichas auditoras sean realizadas por los integrantes del equipo de Disciplina Operativa o en caso de no contar con dicho equipo, llevar a cabo auditoras cruzadas pueden ser una alternativa para asegurar el tener matrices de calidad y actualizadas.

3. Evaluacin de conocimientos.

Se debe contar con controles que permitan evaluar el conocimiento que tiene el personal acerca de los procedimientos. Existen diversas formas para verificar este proceso tales como: encuestas, cuestionarios y/o entrevistas directas al personal. Dichos controles debern ser registrados para poder comprobar que fueron realizados y para los casos en que se requiera certificar si una persona fue capacitada en determinados procedimientos. Para un control general sobre qu personas han sido certificadas con relacin a los procedimientos que debe conocer, se debe contar con la Matriz de Conocimientos. La matriz de conocimientos se elaborar relacionando al personal que labora en el rea y los procedimientos que se aplican. Se deben establecer controles de actualizacin y resguardo.

Comunicacin de Procedimientos.

Ejemplo de cuestionario. El cuestionario que se presenta a continuacin, es solo un ejemplo ilustrativo de cmo estructurar las preguntas en funcin de los puntos crticos y controles que debe conocer el personal en base al procedimiento

Matriz de Procedimientos.Formato DO-COM-01

Matriz de Conocimientos.Formato DO-COM-02

Programa de Comunicacin y Capacitacin de y en los Procedimientos.

Formato DO-COM-03Se recomienda realizar adems de lo programado, la comunicacin y capacitacin de y en los procedimientos inmediatamente despus de su revisin, actualizacin y/o cambio en ellos.

Registro de Capacitacin en Procedimientos.Formato DO-COM-04

CUARTA ETAPA: CUMPLIMIENTO.

Propsito. Objetivos. Gua para verificar el cumplimiento de los procedimientos. Objetivo. Alcance. Requisitos. Informacin de referencia. Definiciones. Revisin de Ciclo de Trabajo. Evaluador. Frecuencias. Desarrollo. Programa de Revisin de Ciclos de Trabajo por Procedimientos. Programa de Revisin de Ciclos de Trabajo por rea. Hoja de revisin de ciclos de trabajo.

Propsito.

Asegurar el riguroso y continuo acatamiento de los procedimientos.

Objetivos. Contar con medios y sistemas para detectar las desviaciones en el cumplimiento de los procedimientos. Analizar las desviaciones para determinar causas y con base en ello mejorar continuamente. Desarrollar un alto sentido de compromiso hacia Disciplina Operativa en todo el personal.

Gua para verificar el cumplimiento de los procedimientos.

1. Objetivo.

Establecer las bases para verificar el total cumplimiento de los procedimientos establecidos.

2. Alcance.La presente gua cubre lo requerido para verificar que se cumpla lo indicado en los procedimientos.

Lo establecido en esta gua no es limitativo. Sin embargo, debe ser considerada como base para implantarla.

3. Requisitos.

Esta gua est dirigida al personal responsable de verificar en el rea donde se realiza la actividad, que se est cumpliendo con lo establecido en los procedimientos.

Para verificar el cumplimiento de cualquier procedimiento, la persona que realiza la verificacin, deber conocer el procedimiento y tener experiencia mnima de un ao en el rea en cuestin. Lo establecido aqu, ser de aplicacin general y ser responsabilidad de cada Gerencia o Centro de Trabajo implantarla sobre la base de sus recursos y necesidades.

4. Informacin de referencia.

El asegurar que el personal cumpla con lo establecido en los procedimientos es de vital importancia, por ello es necesario contar con mecanismos que nos permitan verificar dicho cumplimiento, estableciendo un canal de comunicacin entre la persona que desarrolla una actividad y el que verifica su cumplimiento, teniendo de esta manera la oportunidad de mejorar nuestras actividades.

La herramienta ms comnmente utilizada para llevar a cabo la verificacin del cumplimiento de procedimientos, es la Revisin del Ciclo de Trabajo.

En virtud de lo anterior, se debe de contar con un programa formal de revisiones del ciclo de trabajo que involucre a todo el personal del rea, as como los procedimientos que aplican en ella.

5. Definiciones.

Revisin de Ciclo de Trabajo.

Auditoria documentada realizada por el evaluador sobre el conocimiento que tiene el empleado sobre procedimientos especficos, aplicables a su trabajo y la habilidad para realizar dicha actividad.

Evaluador.

Persona que verifica la actividad a realizar; por ejemplo: un supervisor, un operador de la misma rea, un operador de otra rea.

6. Frecuencias.

Debern de realizarse verificaciones a los procedimientos como promedio cada 18 meses. Esta frecuencia puede ser reducida o ampliada dependiendo de:

La experiencia del empleado. El riesgo de seguridad implicado. El impacto en el negocio.

Durante las revisiones de ciclo de trabajo, siempre debern considerarse las medidas de Seguridad establecidas en cada procedimiento, rea y Centro de Trabajo.

6. Desarrollo

1. Antes de efectuar la revisin de ciclos de trabajo, se debe explicar al personal cual es el objetivo del programa y por qu es necesaria su participacin.

Se explicar que la razn de la revisin es por su seguridad y por la congruencia entre lo que decimos que hacemos y lo que hacemos realmente.

Se debe indicar adems que esta revisin del Ciclo de Trabajo es para mejorar continuamente nuestras actividades.

2. La persona que har la verificacin de un procedimiento, leer y entender el procedimiento relacionado con la actividad a evaluar, previamente a su realizacin.

3. El empleado realizar el trabajo como normalmente lo hace, en presencia del evaluador quien verificar paso a paso las actividades realizadas contra el procedimiento.

4. Si la actividad se realiza con desviaciones al procedimiento, se platicar con el empleado para determinar si el procedimiento est correcto y es el empleado el que debe de cambiar sus prcticas.

Si el empleado sigui el mtodo como est indicado y se determina que es necesario hacerle cambios al procedimiento para garantizar un buen desempeo, se proceder a realizar dichos cambios.

Si al realizar el trabajo se detecta alguna desviacin, se detendr inmediatamente la actividad corrigiendo la desviacin observada.

5. Deber efectuarse la operacin (el ciclo de trabajo) tantas veces como sea necesario, observando cuidadosamente cada paso del mismo, anotando cualquier riesgo y/o desviacin a las reglas y procedimientos establecidos.

6. Al terminar la operacin (el ciclo de trabajo), se deber comentar con el empleado las observaciones detectadas y las acciones o cambios requeridos para mejorar la realizacin del trabajo, tomando siempre en consideracin las sugerencias del empleado.

7. Toda sugerencia de cambios a las reglas, procedimientos y/o equipo, deber transmitirse al Grupo Interno de Evaluacin Permanente de Disciplina Operativa, para su consideracin y aprobacin.

8. Los procedimientos debern estar accesibles en cada rea correspondiente, para que puedan ser consultados por el empleado en cualquier momento.

9. Se debern llevar registros de las revisiones de cumplimiento a los procedimientos para cada empleado en cada rea.

10. En reas o trabajos con responsabilidades de alto riesgo, es conveniente que aquellos empleados que han recibido su capacitacin bsica o que han tenido perodos de ausencia prolongados, a criterio de la supervisin, efecten las correspondientes revisiones de ciclos de trabajo previo a la incorporacin a sus funciones normales.

Programa de Revisin de Ciclos de Trabajo por Procedimientos.Formato DO-CUM-01

Programa de Revisin de Ciclos de Trabajo por rea.Formato DO-CUM-02

Hoja de Revisin de Ciclos de Trabajo.Formato DO-CUM-03

EVALUACIN.

Contenido:

Gua para realizar auditoras de Disciplina Operativa. Propsito. Planeacin. Aviso de auditora. Confirmacin. Reporte de auditora anterior. Ejecucin de la auditora. Reunin inicial. Recopilacin de informacin. Reporte de resultados. Seguimiento. Gua de integrantes de los Grupos de Evaluacin de Disciplina Operativa. Externos. Internos. Guas para elaborar un programa de Disciplina Operativa. Puntos de referencia. Parmetros de medicin. ndice de Disciplina Operativa. ndice de Disponibilidad de procedimientos. ndice de Calidad del contenido de los procedimientos. ndice de Comunicacin. ndice de Cumplimiento. Etapas de implementacin. Cuestionario de evaluacin de Disciplina Operativa. Cuestionario de evaluacin de la etapa de Disponibilidad. Cuestionario de evaluacin de la etapa de Calidad. Cuestionario de evaluacin de la etapa de Comunicacin. Cuestionario de evaluacin de la etapa de Cumplimiento. Papel del evaluador. Aspectos del Proceso de Disciplina Operativa. Proceso de Evaluacin. Evidencia objetiva. Cuestionario por etapas del proceso de Disciplina Operativa. Objetivo Disciplina Operativa. Disponibilidad de los Procedimientos. Calidad de los Procedimientos. Comunicacin de los procedimientos. Cumplimiento de los procedimientos. Lineamientos a seguir para calificar evaluaciones de Disciplina Operativa. Evaluacin del Proceso de Disciplina Operativa.

Gua para realizar auditoras de disciplina operativa.

Propsito.

Verificar que las etapas involucradas en el Proceso de Disciplina Operativa estn siendo cumplidas, y en base a esto, desarrollar planes de accin especficos para lograr las reas de oportunidad de mejora encontradas.

La auditora consta de tres pasos.

Planeacin. Ejecucin. Seguimiento.

Planeacin.

Las auditorias de Disciplina Operativa se llevarn a cabo anualmente y ser responsabilidad del Grupo Externo de Evaluacin de Disciplina Operativa, elaborar en conjunto con los representantes de la Gerencia el programa respectivo.

Los lineamientos para la planeacin de las auditorias incluyen:

a) Aviso de auditoria.

Los integrantes del Grupo Externo de Evaluacin de Disciplina Operativa asignados para llevar a cabo la auditoria, enviarn un aviso de auditoria a la Gerencia y/o Centro de Trabajo a auditar con 15 das de anticipacin, el cual deber contener como mnimo la siguiente informacin:

Propsito de la auditoria. Alcances. Fecha para realizar la auditoria. Integrantes del Grupo Externo de Evaluacin de Disciplina Operativa. Cuestionario que ser aplicado. Logstica de hospedaje y comidas (si se requiere).

b) Confirmacin.

La Gerencia y/o Centro de Trabajo, debern responder a la brevedad posible el Aviso de Auditoria, confirmando la informacin o sealando las modificaciones que considere necesarias.

Ser responsabilidad del auditado, elaborar la agenda respectiva la cual deber incluir:

Reunin con Grupo Interno de Evaluacin Permanente de Disciplina Operativa. Programa de trabajo. Programa de visitas a las reas (tiempos estimados incluidos). Personal de la Gerencia y/o Centro de Trabajo dedicado en tiempo completo a la auditoria. Horarios de Comida/Descanso. Reporte final de evaluacin.

c) Reporte de auditora anterior.

El reporte de la ltima auditoria ser enviado al auditor por el auditado antes de iniciar la auditoria para que pueda revisar las reas de oportunidad de mejora identificadas y de esta manera darles seguimiento.

Ejecucin de la auditora.

Una vez que se ha hecho el trabajo anterior, la auditoria ser iniciada bajo el siguiente formato:

Reunin inicial. Recopilacin de informacin. Reporte de resultados.

Reunin inicial.

El Grupo Externo de Evaluacin de Disciplina Operativa tendr una reunin inicial con la Gerencia y/o Superintendencia del Centro de Trabajo a fin de presentar al Grupo Interno de Evaluacin Permanente de Disciplina Operativa el programa de actividades que se llevar a cabo durante la auditoria, el proceso de evaluacin y el alcance del reporte de auditoria.

Recopilacin de informacin.

El Grupo Externo de Evaluacin de Disciplina Operativa, basado en el Cuestionario de Evaluacin de Disciplina Operativa obtendr informacin mediante observaciones, entrevistas y revisin documental.

La mayora de la informacin se verificar contra las actividades reales cuando sea posible.

Todas las desviaciones encontradas se irn registrando y debern ser comentadas al momento con los integrantes del Grupo Externo de Evaluacin de Disciplina Operativa y el responsable del rea.

Durante la auditoria, se deber verificar el avance de las recomendaciones de las pasadas auditorias, las cuales debern estar concluidas o en su defecto tendrn una nota de atencin especial que se incluir en la evaluacin final.

Despus de auditada cada rea, debern presentarse los resultados obtenidos al responsable del rea auditada por parte del Grupo Externo de Evaluacin de Disciplina Operativa, para que todos los conozcan y se aclaren dudas, antes de que se realice el reporte ejecutivo.

Reporte de resultados.

El Grupo Externo de Evaluacin de Disciplina Operativa se reunir con la Gerencia, presentando los resultados de la auditoria que incluir: calificaciones finales, reas de oportunidad de mejora, recomendaciones y conclusiones.

Los integrantes del Grupo Externo de Evaluacin de Disciplina Operativa que realizaron la auditoria, sern responsables de emitir el reporte final en un plazo no mayor de 15 das hbiles, el cual deber incluir como mnimo:

Propsito. Integrantes del Grupo Externo de Evaluacin de Disciplina Operativa. Grficas de resultados. Tabla de calificaciones por rea y Centro de Trabajo. Cuestionario de evaluaciones de cada rea. reas de oportunidad de mejora. Conclusiones generales.

El reporte final ser enviado al Centro de Trabajo auditado y a las entidades que la Gerencia considere.

Seguimiento.

Ser responsabilidad de la Gerencia respectiva y Centro de Trabajo, ver que se tomen las acciones correctivas necesarias para las desviaciones detectadas, ya que ser un punto ms a considerar en las siguientes auditorias.

Gua de integrantes de los Grupos de Evaluacin de Disciplina Operativa.

Externos: Grupo Externo de Evaluacin de Disciplina Operativa.

Representantes designados por la Gerencia.

Internos: Grupo Interno de Evaluacin Permanente de Disciplina Operativa.

Supervisor de seguridad.

Se recomienda la participacin del representante de seguridad del Centro de Trabajo.

Personal sindicalizado (uno).

Se recomienda la participacin del coordinador o secretario de la Comisin Mixta de Seguridad e Higiene.

Coordinador del Grupo Interno de Evaluacin Permanente de Disciplina Operativa.

Se recomienda la participacin del Coordinador del E-17.

Coordinador de calidad de ISO-9000.

Se recomienda la participacin del Coordinador del E-9.

Supervisores, Tcnicos, Jefes operativos o Contramaestres, del rea a evaluar.

Gua para elaborar un programa de Disciplina Operativa.

Para asegurar que las actividades sean llevadas correcta y consistentemente a travs del Proceso de Disciplina Operativa, es muy importante contar con un programa que considere cada una de las etapas que integren dicho proceso (Disponibilidad, Calidad, Comunicacin y Cumplimiento).

Para elaborar un programa efectivo de Disciplina Operativa, se deben contemplar los aspectos bsicos de cada una de las etapas mencionadas que se realizan en forma peridica y los parmetros de medicin del Proceso de Disciplina Operativa, los cuales son indicadores objetivos que nos permitirn detectar reas de oportunidad de mejora a considerar para mejorar continuamente la Disciplina Operativa.

En virtud de lo anterior, a continuacin se presenta un esquema que muestra cada una de las etapas del proceso con su objetivo, los programas requeridos, los recursos y los parmetros de medicin. Todos ellos elementos necesarios para estructurar un programa de Disciplina Operativa.

Puntos de Referencia. Una vez analizados los indicadores de Disciplina Operativa se tiene un mejor conocimiento de la situacin actual, por lo que se puede identificar las reas de oportunidad de mejora del proceso. Consulte el esquema para elaborar un programa de Disciplina Operativa y desarrolle en conjunto con su personal los programas requeridos que se indican. Utilice los recursos que correspondan al Manual de Disciplina Operativa como una gua que facilitar el desarrollo de sus programas. Asigne responsabilidades y desarrolle el sistema de medicin y evaluacin de ejecucin basada en los parmetros de Disciplina Operativa. Integre el programa de su rea al programa general del Centro de Trabajo.

Parmetros de medicin.

ndice de Disciplina Operativa.

Interpretacin.

El ndice de Disciplina Operativa refleja el desempeo que el Centro de Trabajo est teniendo en un rea determinada, de acuerdo a la siguiente escala:

Nota: El ndice de Disciplina Operativa puede ser calculado en cualquier rea o divisin, considerando los incidentes que tengan un impacto en el negocio y que fueron originados por desviaciones a la Disciplina Operativa.

Se recomienda que cada rea establezca los criterios a seguir para calcular su ndice de Disciplina Operativa.

ndice de Disponibilidad de procedimientos.

Definiciones.

Interpretacin.

El ndice de Disponibilidad = 100, indica que el Centro de Trabajo mantiene sus procedimientos actualizados y vigentes, de acuerdo a sus programas de revisin.

Si se emiten nuevos procedimientos, stos se sumarn al nmero total de procedimientos.

El ndice puede calcularse por rea, y para fines del reporte corporativo por Centro de Trabajo.

ndice de Calidad del contenido de los procedimientos.

Para obtener el ndice de la Calidad del contenido de los procedimientos, ya sea de uno en particular o del total de procedimientos del rea o departamento, se emplea la o las calificaciones de los parmetros del Formato DO-CAL-01.

ndice de Comunicacin.

Definiciones.

No. Personas Capacitadas: Son aqullas a quienes se les aplica el cuestionario adjunto en el procedimiento y lo contestan correctamente, con lo que se confirma su entendimiento. Una vez comunicados todos los procedimientos, este ndice se calcular sobre la base del programa de comunicacin de procedimientos.

No. Total de Personas a Capacitar: Son el total de personas a quienes se les comunicarn los procedimientos.

Interpretacin.

I COM. = 100, indica que los mecanismos de capacitacin en los procedimientos que se estn aplicando, son lo suficientemente efectivos, lo que permite que el personal cumpla con los procedimientos.

I COM. < 100, indica que se deber reforzar los mecanismos de comunicacin / capacitacin de procedimientos a manera de asegurar que el personal pueda cumplir con ellos en un 100%.

ndice de Cumplimiento.

Definiciones.

No. Personas Certificadas: Son aquellas a quienes se les aplica una revisin de ciclo de trabajo y cumplen totalmente con lo establecido en el procedimiento.

No. Total de Personas a Evaluar: Es el nmero total de personas a quienes se les evaluar su desempeo en el cumplimiento de los procedimientos que ejecuta.

Una vez que se haya aplicado al menos una revisin de ciclo de trabajo a cada trabajador en cada uno de los procedimientos que ejecuta, este nmero total se determinar sobre la base del programa de revisiones de ciclo de trabajo.

Interpretacin.

I CUM = 100, indica que los mecanismos de Disponibilidad, Calidad y Comunicacin, Supervisin y Auditoria en los procedimientos que se estn aplicando, son lo suficientemente efectivos, lo que permite que el personal cumpla con los procedimientos.

I CUM < 100, indica que se deber reforzar los mecanismos de Disponibilidad, Calidad, Comunicacin / Capacitacin, Supervisin y Auditoria de procedimientos a manera de asegurar que el personal pueda cumplir con ellos en un 100%.

Etapas de implementacin.

0. Sin accin.

1. Concientizacin.- Si se estn evaluando el Proceso de Disciplina Operativa y las Guas, para determinar su aplicacin en la Gerencia o Centro de Trabajo.

2. Diseo y Desarrollo.- Si se ha revisado el Proceso de Disciplina Operativa y las Guas, se est desarrollando un plan de comunicacin y organizacin.

3. En Proceso de Implantacin.- Si el Proceso de Disciplina Operativa ha sido establecido, pero todava no se ha implementado completamente.

4. Prctica Implantada.- Si el Proceso de Disciplina Operativa ha sido totalmente implementado en base a las guas y se ha involucrado a todos los empleados, y asignado los recursos necesarios para dicha implantacin.

5. Mejora Continua.- Si la prctica est establecida y ha sido reevaluada durante el ltimo ao, para asegurar su efectividad y mejora continua.

Cuestionario de evaluacin del Proceso de Disciplina Operativa.

1.- Existe publicada una definicin del concepto y Proceso Disciplina Operativa en el rea? Verificar que en el rea haya evidencias de la difusin del concepto y Proceso de Disciplina Operativa (carteles, boletines, correo electrnico, folletos) Entrevistar al personal del rea para verificar si se conoce el concepto y el proceso y hace cunto se difundi. Asegurar que haya un claro entendimiento del concepto y proceso, ms que RECITAR las definiciones.

2.- Se incluye dentro de los programas de Centro de Trabajo la difusin y evaluacin del concepto y Proceso de Disciplina Operativa? Verificar si se tiene un programa de Disciplina Operativa y si dentro de ste se incluye la difusin del concepto y proceso. Verificar si se tiene evidencias escritas de la evaluacin del concepto y proceso. Solicitar registros de participacin del personal a este proceso. Cuestionar al personal sobre cuando se le hizo la evaluacin de Disciplina Operativa. Y si se le retroalimenta de los resultados que obtuvo.

3.- Se cuenta con un programa de Disciplina Operativa que involucre cada una de las etapas del proceso?

Verificar si se tiene un programa de Disciplina Operativa y si se incluyeron planes de accin definidos para cumplir con cada una de las cuatro etapas del Proceso de Disciplina Operativa. Asegurar que el plan de accin de cada etapa est alineado con los objetivos establecidos en el manual de Disciplina Operativa (ver guas para cada etapa) Verificar que el programa de Disciplina Operativa cumpla con lo establecido en la gua para elaborar un programa de Disciplina Operativa.

4.- Se tienen parmetros de medicin del Proceso de Disciplina Operativa?

Verificar cmo se mide el avance del Proceso de Disciplina Operativa. Solicitar registros de los parmetros de medicin del avance del Proceso de Disciplina Operativa del ao en curso. Verificar si el resultado del avance del Proceso de Disciplina Operativa es compartido con el personal del Centro de Trabajo; solicitar evidencias y/o entrevistas al personal. Verificar qu acciones han sido tomadas en funcin de los resultados obtenidos en el avance del Proceso de Disciplina Operativa (reconocimientos, re-orientacin, cambio de planes y asignaciones de recursos). Verificar con qu frecuencia se revisan los parmetros de medicin del avance del Proceso de Disciplina Operativa.

5.- Se tiene un objetivo de Disciplina Operativa en el Centro de Trabajo?

Cuestionar cual es el objetivo de Disciplina Operativa para el ao en curso para el Centro de Trabajo y bajo qu bases y qu nivel se estableci. Verificar si el objetivo de Disciplina Operativa ha sido compartido con el personal del Centro de Trabajo. Solicitar evidencias y entrevistar al personal. Revisar que los programas de Disciplina Operativa estn alineados con el objetivo establecido.

6.- Existe una estructura formal (Grupo Interno de Evaluacin Permanente de Disciplina Operativa), responsable de coordinar los esfuerzos de Disciplina Operativa?

Verificar que s se tiene una estructura formal para Disciplina Operativa, solicitar evidencias de sus procesos de interaccin como equipo (minutas, agendas y programas de trabajo), se deber entrevistar para conocer sus planes de accin. Entrevistar personal del Centro de Trabajo para verificar cual es el soporte que recibe de sta estructura (gua, orientacin e informacin). Verificar que l o los coordinadores de Disciplina Operativa conocen los objetivos, programas y parmetros del Proceso de Disciplina Operativa, as como el Manual de Disciplina Operativa.

7.- Se llevan a cabo peridicamente evaluaciones de Disciplina Operativa en el Centro de Trabajo?

Verificar los registros de las evaluaciones externas de Disciplina Operativa que se han hecho al Centro de Trabajo (ltimos 2 aos). Verificar los registros de las evaluaciones internas de Disciplina Operativa que se han hecho a las reas del Centro de Trabajo en el presente ao. Verificar cmo se da seguimiento a las recomendaciones de las evidencias de Disciplina Operativa.

Cuestionario de evaluacin de la etapa de Disponibilidad

1.- Se cuenta con los procedimientos necesarios para las actividades que se realizan en el rea?

Verificar el mecanismo que se sigue para definir cundo se requiere de un procedimiento (investigar cundo fue la ltima vez que se aplic). Entrevistar al personal para conocer qu requerimientos de procedimientos existen o cuales se consideran obsoletos, o que no aplican. Verificar si en los incidentes o auditorias de calidad, seguridad, control interno u otras han surgido recomendaciones para tener disponibles nuevos procedimientos. Revisar registros del ao en curso.

2.- Estn disponibles los procedimientos para el personal que lo requiera? Verificar en las reas donde se encuentran los manuales de procedimientos y si estn accesibles al personal. Cuestionar al personal si conoce la ubicacin de los manuales de procedimientos y con qu frecuencia los utiliza.

3.- Se cuenta con un sistema para asegurar que se elaboren procedimientos para actividades, instalaciones o equipos nuevos?

Verificar cules han sido los procedimientos ms recientes elaborados para actividades, instalaciones o equipos nuevos. Cuestionar al personal sobre los procesos nuevos y solicitar los procedimientos que se desarrollaron. Entrevistar al personal en las reas para confirmar si se tienen los procedimientos disponibles.

4.- Se realizan auditoras para asegurar que los manuales de procedimientos estn completos y actualizados? Es importante verificar:

Si se tiene establecido un programa formal de auditoras. Los registros de auditoras que se han realizado en los ltimos 6 meses. Qu acciones han sido tomadas en funcin de los resultados de las auditoras. Que los manuales contengan slo la informacin que se indica en el contenido.

5.- Se tiene claramente establecido un sistema para realizar cambios a los procedimientos? Verificar:

Mediante entrevistas con el personal cmo se realizan los cambios a los procedimientos y quien los autoriza. Si se tiene por escrito el mecanismo para realizar los cambios a procedimientos. Evidencias de los ltimos cambios que se han hecho a procedimientos en funcin de recomendaciones de cualquier tipo (seguridad, calidad, control interno u otras).

6.- Se tiene un mecanismo mediante el cual se asegura que todos los cambios que se hacen a los procedimientos son difundidos al personal requerido?

Verificar registros de difusin de los cambios ms recientes que se han hecho a los procedimientos. Si el personal tiene conocimiento de los cambios ms recientes que se han hecho a los procedimientos.

7.- Se tiene claramente establecidos los lmites de autorizacin para cambios en los procedimientos para las diferentes reas?

8.- Se cuenta con un mecanismo adecuado para el resguardo de los procedimientos que asegure que no puedan ser modificados o alterados por personal no autorizado?

Verificar cmo se tienen resguardados los procedimientos autorizados; y quin tiene acceso a los mismos. Verificar que los procedimientos en las reas concuerden con los que estn en el manual de procedimientos autorizados. Entrevistar al personal responsable del resguardo de los procedimientos para verificar el cumplimiento del mecanismo. Entrevistar al personal de las reas para verificar si conocen el mecanismo de resguardo de los procedimientos.

Cuestionario de evaluacin de la etapa de Calidad.

1.- Se cuenta con los lineamientos claramente establecidos para elaborar procedimientos?

Verificar que los procedimientos siguen lo establecido por el Procedimiento para Elaborar Procedimientos e Instructivos de Trabajo en PEMEX Exploracin y Produccin Clave: PG-NO-OP-001-2007, Versin Tercera.

2.- Son los procedimientos claros y concretos y reflejan el estado actual de los procesos?

Verificar que los procedimientos no contengan palabras tcnicas, en ingls, abreviadas o con siglas, que el personal que requiere conocer los procedimientos no conoce o no entiende.

3.- Se resaltan en los procedimientos todos los puntos crticos y los lmites de la actividad que describen?

Verificar en procedimientos escogidos aleatoriamente que los puntos crticos de una actividad o de un proceso estn resaltados de algunas maneras (negrillas, subrayadas, maysculas).

4.- Se tiene definido un proceso de autorizacin donde se establezca quienes deben en cada rea autorizar procedimientos y cambios a los procedimientos?

Verificar que los procedimientos estn autorizados de manera consistente de acuerdo a las jerarquas del rea.

5.- Los anexos, formatos, planos, dibujos y diagramas incluidos en los procedimientos estn acordes a las actividades que se desarrollan en las reas?

Verificar que los formatos, dibujos y planos sean congruentes con las actividades o equipos descritos en los procedimientos y que los cambios realizados estn reflejados en dichos anexos.

6.- Cuentan los procedimientos con el soporte tcnico adecuado?

Verificar que los procedimientos son elaborados por personal con experiencia en el puesto y actividad, que se utilizan los estndares y recursos adecuados.

7.- Se tiene establecido un criterio para asignar frecuencia de revisin de los procedimientos?

Verificar que los procedimientos se revisan de acuerdo a la periodicidad establecida en la gua de revisin de procedimientos descrita en este manual, segn se realicen cambios en los procedimientos.

8.- Se cuenta con un mecanismo para verificar la calidad de los procedimientos?

Verificar que las personas que revisan y autorizan los procedimientos tienen la experiencia y conocimientos requeridos para validar la Calidad de los procedimientos.

Cuestionario de evaluacin de la etapa de Comunicacin.

1.- Se cuenta con un mecanismo para conocer qu procedimientos aplican a cada puesto?

Verificar los mecanismos que se utilizan para conocer los procedimientos aplicables a cada puesto.

2.- Se tiene una definicin clara de cuales procedimientos deben ser conocidos por el personal dependiendo de su rea de responsabilidad?

Verificar si existe una matriz de procedimientos del rea contra puestos. Verificar si existe una matriz actualizada de los procedimientos aplicables al puesto contra el personal que actualmente ocupa el puesto de trabajo, (matriz de conocimientos). Para stos, solicitar una copia de la organizacin del rea o departamento evaluado.

3.- Hay un claro proceso formal para la difusin de procedimientos?

Verificar que el proceso utilizado para la difusin y/o comunicacin de procedimientos es formal y efectivo. Verificar, en su caso, los registros de difusin y/o comunicacin de procedimientos, plticas, seminarios, que incluyan a todo el personal del rea / departamento.

4.- Se tienen mecanismos de evaluacin que aseguren que el personal conoce los procedimientos de su rea?

Verificar si se tiene evidencias que el personal es evaluado despus de una comunicacin de procedimientos. Verificar los resultados de las evaluaciones. Verificar las acciones que se toman en los casos de poca o baja comprensin o aprendizaje.

5.- Mantiene el Centro de Proceso un programa de re-entrenamiento al personal en procedimientos?

Verificar si existe un programa de re-entrenamiento en las difusiones de procedimientos. Verificar si se ha cumplido con el programa de re-entrenamiento en procedimientos al personal.

6.- Existe un proceso formal para entrenar en los procedimientos que requiera el personal de nuevo ingreso o aquellos que cambian de puesto?

Verificar que exista un procedimiento de induccin al personal de nuevo ingreso o cambio de puesto. Verificar que se cumpla con ste en cuanto a: Registros de entrenamiento. Fechas de cumplimiento. Evaluaciones de la efectividad del entrenamiento en los procedimientos.

7.- Hay un mecanismo para asegurar que se cumplan con las recomendaciones de cualquier rea que involucre entrenamiento o re-entrenamiento del personal?

Verificar que exista un mecanismo para cumplir con las recomendaciones que involucren entrenamiento o re-entrenamiento del personal del rea.

8.- Se realizan auditorias peridicas para asegurar que las matrices de conocimientos y por rea son de calidad y estn actualizadas?

Verificar el mecanismo que existe para llevar el control de las difusiones de nuevos procedimientos, en cuanto a que se incluyeron en la matriz de procedimientos. Verificar que existen registros de la auditora realizada, con el fin de verificar la actualizacin de las matrices de procedimientos del rea. Verificar en campo esta evaluacin mediante entrevistas directas al personal, el conocimiento sobre algn o algunos procedimientos del rea que hayan sido difundidos.

Cuestionario de evaluacin de la etapa de Cumplimiento.

1.- Se tienen sistemas para detectar desviaciones en el cumplimiento de los procedimientos?

Verificar cuales son los sistemas que se tienen para detectar desviaciones a los procedimientos. Verificar como se aplican los sistemas para detectar desviaciones a los procedimientos. Verificar que el sistema cubra lo establecido en la gua para verificar el cumplimiento de los procedimientos.

2.- Se cuenta con un programa formal para aplicar los sistemas para detectar desviaciones a los procedimientos?

Verificar que se tiene un programa formal de aplicacin del sistema para detectar desviaciones a los procedimientos y si involucra a todo el personal del rea. Verificar en campo que los sistemas que se utilizan para detectar desviaciones se aplican en todas las reas, tanto operativas, de mantenimiento y administrativas. Solicitar registros de las recomendaciones establecidas en base a las desviaciones detectadas.

3.- Existe un mecanismo mediante el cual se notifica al personal las desviaciones detectadas en los procedimientos?

Solicitar evidencias de notificacin de desviaciones de procedimientos al personal. Verificar con el personal si es efectivo el mecanismo para notificar las desviaciones.

4.- Se analizan las desviaciones para determinar causas, y en base a ellas se actualizan y mejoran los procedimientos?

Verificar las ltimas recomendaciones surgidas de la deteccin de desviaciones, si stas fueron aplicadas oportunamente y se mejoraron.

5.- Existe un mecanismo para dar seguimiento a las recomendaciones surgidas de las desviaciones a los procedimientos?

Verificar el mecanismo para dar seguimiento a las recomendaciones surgidas de desviaciones. Verificar el control que se tiene sobre las recomendaciones a travs de: Registros de las recomendaciones con responsables y fechas de implantacin Revisar peridicamente su avance. Estado del cumplimiento. Verificar el cumplimiento de las recomendaciones mediante el seguimiento de algunas de ellas para un procedimiento especfico.

6.- Se conoce y se aplica el procedimiento de re-orientacin como accin correctiva al detectarse desviaciones a los procedimientos?

Verificar evidencias de la aplicacin del procedimiento de re-orientacin en los casos que se haya detectado una desviacin a los procedimientos (seguridad, calidad, control interno) que haya requerido esta medida.

7.- Se actualizan los procedimientos en base a las desviaciones detectadas?

8.- Se re-entrena al personal como consecuencia de alguna desviacin a procedimientos?

Verificar que existan planes y registros de re-entrenamiento al personal como consecuencia de recomendaciones surgidas por desviaciones a procedimientos. Verificar que esto se cumpla a corto plazo. Entrevistar a personal entrenado para verificar la efectividad del proceso.

Papel del evaluador.

Aspectos del proceso de Disciplina Operativa.

Todo auditor debe encontrar respuesta a estas preguntas: Tiene el Centro de Trabajo documentado el Proceso de Disciplina Operativa y cumple con los requerimientos establecidos en las guas de Disciplina Operativa? Es el proceso conocido, entendido, mantenido y documentado en todas las reas? Los procedimientos, controles y registros demuestran que el proceso trabaja efectivamente? No dar un juicio si est bien o mal el proceso, debe buscar si existe documentacin de soporte que demuestre que el proceso est aplicado y los procedimientos se siguen y usan efectivamente.

Proceso de Evaluacin.

El evaluador compara lo que se est haciendo contra lo que se dijo que se hace y lo que se requiere hacer segn las guas. El evaluador revisa las actividades y registros contra los requerimientos de documentacin del proceso y las guas. El evaluador busca solamente evidencia objetiva, es decir, toda la informacin que se pueda verificar. El evaluador no da opiniones, slo reporta puntos fuertes y desviaciones detectadas.

Evidencia objetiva.

El evaluador debe ser capaz de decidir slo con evidencia objetiva y soporte de sus juicios. No influenciarse por rumores o informacin de segunda mano. La informacin debe ser revisada con hechos y resultados, proporcionada por la gente responsable por ellos.

Cuestionario por etapas del Proceso de Disciplina Operativa.

Objetivo Disciplina Operativa.

Promover la mejora continua en todas las actividades que son efectuadas en todas las funciones dentro de la organizacin y que requieren un procedimiento para su realizacin.

Para promover, evaluar, dirigir y medir uniformemente el Proceso de Disciplina Operativa, se ha diseado un cuestionario de evaluacin para determinar el estado actual, la actitud y el compromiso hacia la Disciplina Operativa en todas nuestras actividades, para de esta forma detectar y evaluar aquellas reas de oportunidad que nos ayuden a la mejora continua y al logro de la excelencia de nuestro personal y de las instalaciones.

Disponibilidad de los Procedimientos.

Objetivo.

En esta etapa del proceso, este cuestionario est enfocado a evaluar el que todos los procedimientos que son requeridos para que las actividades estn disponibles y en lugares accesibles para todo el personal usuario de los mismos.

Calidad de los Procedimientos.

Objetivo.

En esta etapa del proceso, este cuestionario est enfocado a conocer en qu nivel de calidad se encuentran los procedimientos en su edicin y en su contenido y de igual forma, evaluar la Calidad con la que son revisados y ejecutados.

Comunicacin de los Procedimientos.

Objetivo.

En esta etapa del proceso, este cuestionario est enfocado a revisar los mecanismos de Comunicacin usados para la difusin de los procedimientos; basados en la definicin de requerimientos de procedimientos por puesto de trabajo y en los sistemas de evaluacin aplicados al personal para asegurar el conocimiento y entendimiento de los diferentes niveles.

Cumplimiento de los Procedimientos.

Objetivo.

En esta etapa del proceso, este cuestionario est enfocado a asegurar que se cuente con mtodos adecuados, para detectar desviaciones en el Cumplimiento de los procedimientos (operativo, mantenimiento y administrativo), de tal manera que al detectarse dichas desviaciones se efecte un anlisis para determinar las causas de las desviaciones y se corrijan.

Lineamientos a seguir para calificar evaluaciones de Disciplina Operativa.

1. Darle un valor numrico a las etapas de implementacin, segn se muestra a continuacin:

2. Identificar todas las reas que se van a auditar.

3. Segn se vaya realizando (formato anexo) la evaluacin, ir llenando el formato de evaluacin del Proceso de Disciplina Operativa.

4. Obtener los promedios correspondientes para cada rea en sus diferentes etapas del Proceso de Disciplina Operativa e instalar el resultado al final de cada rengln.

5. Obtener los promedios correspondientes para cada prctica administrativa e instalar el resultado en la parte inferior de la columna.

6. Calcular el promedio de los promedios de las reas y prcticas e instalarlo en el cuadro inferior derecho donde se cruzan los promedios.

7. El resultado obtenido anteriormente ser el nivel de compromiso que tiene el Centro de Trabajo, Subgerencia o Gerencia con Disciplina operativa.

8. Obtener el ndice de las diferentes etapas de Disciplina Operativa.

Evaluacin del Proceso de Disciplina Operativa.

Bibliografa.

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIN DE LA SEGURIDAD Y LA PROTECCIN AMBIENTAL.PETRLEOS MEXICANOSOctubre de 1998

MANUAL SISTEMA DE PERMISOS PARA TRABAJOS CON RIESGO (SPPTR).SUBDIRECCIN DE AUDITORIA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y PROTECCIN AMBIENTAL. PEMEX EXPLORACIN Y PRODUCCINAbril del 2004

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS DE TRABAJO EN PEMEX EXPLORACIN Y PRODUCCIN SUBDIRECCION DE SEG. INDUSTRIAL, PROTECCION AMBIENTAL Y CALIDAD.Clave: PG-NO-OP-001-2007Febrero de 2007Versin: Tercera