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MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DEL ÁREA DE COMPRAS A TRAVÉS DEL ESTUDIO DEL TRABAJO EN LA EMPRESA LABORATORIOS SERES

LTDA

MICHAEL PARRA BERMÚDEZ

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE

FACULTAD DE INGENIERÍA DEPARTAMENTO DE OPERACIONES Y SISTEMAS

PROGRAMA INGENIERIA INDUSTRIAL SANTIAGO DE CALI

2014

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MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DEL ÁREA DE COMPRAS A TRAVÉS DEL ESTUDIO DEL TRABAJO EN LA EMPRESA LABORATORIOS SERES

LTDA

MICHAEL PARRA BERMÚDEZ

Pasantía Institucional para optar por el título de Ingeniero Industrial

Director GIOVANNI ARIAS CASTRO INGENIERO INDUSTRIAL

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE INGENIERÍA

DEPARTAMENTO DE OPERACIONES Y SISTEMAS PROGRAMA INGENIERIA INDUSTRIAL

SANTIAGO DE CALI 2014

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Santiago de Cali, Marzo 22 de 2014

Nota de aceptación: Aprobado por el comité de Grado en cumplimiento de los requisitos exigidos por la universidad Autónoma de Occidente para optar por el título de Ingeniero Industrial GIOVANNI ARIAS CASTRO ______________________________ JURADO ______________________________ JURADO GIOVANNI ARIAS CASTRO _____________________________ DIRECTOR

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CONTENIDO

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RESUMEN 4

INTRODUCCIÓN 11

1. ANTECEDENTES 13 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 17 2.1. DEFINICION DEL PROBLEMA 17 2.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 20

3. OBJETIVOS 21 3.1. OBJETIVO GENERAL 21 3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 21

4. JUSTIFICACIÓN 22

5. MARCO DE REFERENCIA 23 5.1. MARCO TEORICO 23 5.1.1. Metodología de normalización de procesos 23 5.2. METODOLOGIA DE GESTION POR PROCESOS: SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ISO 9001:2008 26 5.2.1. Etapas para implementar el sistema de gestión de calidad 26 5.3. MODELO KIRKPATRICK 31

6. METODOLOGÍA 32 6.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN 32 6.2. FUENTES PARA LA OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN 32 6.3. ETAPAS DE LA METODOLOGÍA 32

7. DIAGNÓSTICO INICIAL 36 7.1. PROCESOS ACTUALES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS 36 7.1.1. Flujo de compras en Laboratorios Seres LTDA 36 7.1.2. Proceso actual de solicitud de compra 36 7.2. ACTIVIDADES CRÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS 37 7.3. CONDICIONES DEL PUESTO DE TRABAJO 39 7.4 PERSONAL DEL AREA DE COMPRAS 39

8. ANÁLISIS DE CAUSA 40 8.1. CAUSA – EFECTO 41 8.1.1. Inadecuada gestión del área de compras 41

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9. PLAN DE ACCIÓN 43 9.1 PLAN DE MEJORAMIENTO 43

10. EJECUCIÓN 45 10.1. SOLUCION AL PROBLEMA 45 10.2. COMO LLEVARLO A CABO 45 10.3. ACTA DE REUNION 46 10.4. CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS EN EL ÁREA DE COMPRAS 46 10.5. FLUJO ANTERIOR “ACTUAL” Vs FLUJO MEJORADO 49 10.6. PROCEDIMIENTOS Y MANUALES DE FUNCIONES 52 10.7. NORMALIZACIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS 56 10.7.1. Calculo del tamaño de la muestra 56 10.7.2. Estudio de tiempo 58 10.7.3. Valoración del rítmo de trabajo 65 10.7.4. Calculo del tiempo normal 69 10.8. MONITOREO DE CUMPLIMIENTO 71 10.9. INDICADORES DE GESTIÓN 71 10.10. PLAN DE CAPACITACIÓN PARA PLANIFICACIÓN DE PROCESOS 73 10.10.1. Folleto de planificación para la capacitación 73 10.10.2. Evaluación de la capacitación con el método Kirckpatrick 77

11. CONCLUSIONES 81

12. RECOMENDACIONES 82

BIBLIOGRAFIA 83

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LISTA DE FIGURAS

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Figura 1. Árbol del problema 18 Figura 2. Diagrama de Caracterización de Procesos 28 Figura 3. Diagrama de Gantt 29 Figura 4. Ciclo PHVA 30 Figura 5. Flujo de compras de laboratorios Seres LTDA 36 Figura 6. Diagrama de Espina de Pescado del área de compras 41 Figura 7. Metodología PHVA 45 Figura 8. Diagrama de flujo mejorado del proceso de compras 50 Figura 9: Planificación de la capacitación 73

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LISTA DE CUADROS

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Cuadro 1. Simbología de los diagramas de procesos 24 Cuadro 2. Control de las actividades para la planificación de procesos 29 Cuadro 3. Cuadro integrado de mando 31 Cuadro 4. Resumen de las etapas del proyecto 34 Cuadro 5. Actividades críticas del área de compras 38 Cuadro 6. Acta de reuniones quincenales 46 Cuadro 7. Caracterización del proceso de compras 46 Cuadro 8. Procedimientos y manuales de funciones jefe de compras 52 Cuadro 9. Procedimientos y manuales de funciones auxiliar de compras 54 Cuadro 10. Cálculo del número de observaciones por actividad según el método de la fórmula 56 Cuadro 11. Tiempos observados en la primera ronda 58 Cuadro 12. Tiempos observados en la segunda ronda 60 Cuadro 13. Tiempos observados en la tercera ronda 62 Cuadro 14. Tiempos observados en la cuarta ronda 64 Cuadro 15. Valoración con el factor destreza o habilidad 66

Cuadro 16. Valoración con el factor esfuerzo o empeño 66 Cuadro 17. Valoración con el factor condiciones 67 Cuadro 18. Valoración con el factor consistencia 67 Cuadro 19. Valoración de todos los factores en cada actividad y por cada observación 67

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Cuadro 20. Cálculo del Tiempo Normal y Tiempo Estándar 69 Cuadro 21. Cálculo de los Suplementos 70 Cuadro 22. Análisis de tiempos 71 Cuadro 23. Aspectos relevantes del proceso de compras 72 Cuadro 24. Indicadores de gestión del área de compras 72 Cuadro 25. Seguimiento de los indicadores de gestión del área de compras 73 Cuadro 26. Cuestionario de evaluación de satisfacción del curso 77 Cuadro 27. Cuestionario de evaluación de aprendizaje del curso 78 Cuadro 28. Cuestionario de evaluación de satisfacción del curso para el jefe inmediato del área 79 Cuadro 29. Informe final de resultados de la capacitación 80

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LISTA DE ANEXOS

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Anexo A. Curso en Microsoft Project 2003 85

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RESUMEN

En la actualidad globalización y competitividad son dos factores importantes que brindan herramientas a las compañías industriales y de servicios para subsistir en el mercado dinámico. Para poder ser competitivos es necesario desarrollar, implementar y asegurar estándares de calidad que estén direccionados a la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes. Según lo anteriormente mencionado, con el presente proyecto se pretende orientar a la compañía Laboratorios Seres LTDA., en la normalización, gestión de los procesos del área de compras y capacitación de los trabajadores en planificación de procesos, ya que se evidencia una falta de gestión en el área de compras de la compañía, lo cual ocasiona reprocesos en las actividades, atrasos en las ordenes de producción, aumento del Lead Time, aumento de los costos de la No Calidad, actividades y procesos fuera de control, escases de producto terminado. Se busca realizar el mejoramiento de los procesos del área de compras mediante el estudio del trabajo, utilizando metodologías claves de intervención que requiere la alta gerencia, las cuales son: establecer la trazabilidad de las actividades (flujo de compras), determinar el plan de mejoramiento, normalizar los procesos, realizar el monitoreo de cumplimiento, capacitación de los trabajadores en planificación de procesos y evaluación a través de la metodología Kirkpatrick. Se emplearon herramientas propias de la ingeniería para dar apoyo y complemento a las metodologías descritas, como la caracterización por procesos y diagramas de procesos.

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INTRODUCCIÓN

En la actualidad son numerosas las compañías nacionales y multinacionales que establecen objetivos de diversa índole a nivel de empresa y en cada una de sus áreas, el cumplimiento de estos objetivos permite un crecimiento en las utilidades que representan la venta y la comercialización de un bien o un servicio, además de la sostenibilidad del negocio al largo plazo. El departamento de compras de una organización tiene la responsabilidad de realizar las adquisiciones de insumos (materias primas, material de empaque, artículos de oficina, equipos, herramientas) necesarios en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida, al precio adecuado. Sin embargo, en este departamento se desempeñan otras actividades como determinar información de precios, realizar un control y seguimiento a las entregas, realizar una planeación de las compras con base a los comportamientos pronosticados de los productos, el stock de inventario, los pedidos generados por los clientes y proyecciones del área de ventas. Lo anteriormente mencionado, no se realiza de la manera adecuada en la compañía Laboratorios Seres Ltda., ya que se evidencia la baja trazabilidad de las actividades, carencia de normalización en los procesos, un inadecuado registro y flujo de la información y una incorrecta planeación a largo, mediano y corto plazo de las compras (tiempos de entrega, actividades e insumos críticos). Lo anterior está generando en la compañía reprocesos en las actividades, atrasos en las ordenes de producción, aumento del Lead Time del proceso, aumento de los costos de la no calidad, actividades y procesos fuera de control, escases de producto terminado. Aunque no es objeto del tema de estudio, también se identificó en la compañía la falta de gestión del inventario de materias primas y producto terminado, la carencia de metodologías matemáticas y estadísticas para pronosticar la demanda con mayor exactitud, de manera que la planeación de las compras se realice de la manera más acertada. Las fallas ya determinadas en el área de compras están originando un nivel de satisfacción muy bajo en los clientes, por lo cual, prefieren buscar otras alternativas para suplir sus necesidades como adquirir productos de la competencia.

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La finalidad del presente proyecto fue identificar los factores que afectan el normal desarrollo de las actividades en el área de compras de la compañía LABORATORIOS SERES LTDA (baja trazabilidad de las actividades, carencia de normalización en los procesos, inadecuado registro y flujo de la información), reconocer los elementos que generan dichos factores (inadecuada gestión y falta de capacitación de las personas en el área), desarrollar e implementar estrategias que permitan mejorar el desempeño de los trabajadores y que a su vez que dichos resultados aporten a cumplimiento de los objetivos de la compañía. Para poder alcanzar el objetivo propuesto se realizaron los diagramas y la caracterización, lo cual facilita la normalización de los procesos, adicionalmente se establece el plan de mejoramiento y monitoreo de cumplimiento de las normas establecidas mediante visitas programadas al área de compras exigiendo informes periódicos de resultados de cumplimiento del departamento y se desarrolló un plan de capacitación en planificación de procesos dirigido al personal del departamento de compras, al cual se le medirá la eficiencia a través del método Kirkpatrick. Es relevante describir que el tipo de investigación abordada para la solución del presente problema es de carácter no experimental y aplicada, apoyada a través de dos metodologías: la gestión y normalización por procesos. En la investigación se han definido ocho etapas que son: diagnóstico inicial (proceso actual de solicitud de compra, flujo de compras y actividades críticas, condiciones del puesto, personal involucrado en el proceso de compras), análisis detallado de la situación actual (causa-efecto, represaje), plan de mejoramiento, ejecución, flujo mejorado, normalización, monitoreo de cumplimiento y ejecución del plan de capacitaciones en planificación de procesos.

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1. ANTECEDENTES

Toda compañía en la cual existan actividades industriales, necesita de materiales y suministros para su funcionamiento, por consiguiente el departamento de compras es la unidad comercial centralizada que tiene la misión de adquirir todos los productos y servicios para la empresa en el momento debido, con la cantidad solicitada, la calidad requerida y al precio adecuado, lo cual se representa mediante una gestión en el proceso de compras. Es por esto que "la administración efectiva de los materiales y las compras pueden contribuir significativamente al éxito de organizaciones más modernas"1. Según lo anteriormente descrito, para lograr que una compañía sea realmente competitiva y que pueda sostenerse en el mercado, es de gran importancia la adecuada administración y la correcta ejecución de los procesos del departamento de compras ya que es un área fundamental donde se busca el equilibrio entre el costo y beneficio de la organización, logrando así maximizar las ganancias obtenidas y conservar “la capacidad de servicio-empresa de seguir generando beneficios en el futuro. Lo cual es función de aspectos tales como el fondo de comercio o su imagen de marca (Good Will)”2. Con el fin de dar mayor solidez a la presente investigación, a continuación se mencionan las principales ideas que en la actualidad existen alrededor del tema objeto de estudio. Con el objetivo de mejorar y controlar los procesos, grandes compañías de proyección nacional e internacional han incluido entre sus inversiones tecnológicas, la adquisición de plataformas de administración de recursos empresariales las cuales facilitan la trazabilidad en toda la cadena de suministro y distribución, estas plataformas facilitan el registro y flujo de la información y la planificación de la producción y compras a largo, mediano y corto plazo; Es el caso de Bayer y Laboratorio Franco-Colombiano (Lafrancol) las cuales han adquirido algunos módulos de la plataforma SAP(Sistemas, Aplicaciones y

1 ROMÁN, Rosa Edna. Manual de compras para la micro y pequeña empresa. Trabajo de grado Maestra en Ingeniería Industrial en Sistemas de Manufactura. México D.F.: Universidad Iberoamericana. Facultad de Ingeniería, 2009. 91 p. 2 VIÑALS RIOJA, Jaume. Marketing de servicios destinados a las empresas. España Ediciones Díaz de santos, 2007. p.156. ISBN: 9788479784232.

* Paquete comercial de software ERP usado para controlar las operaciones de manufactura dentro de las compañías.

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Productos); en la planta de producción de Bayer en la ciudad de Cali, se adquirieron los módulos de producción, aseguramiento de calidad, controlling, compras y almacenamiento, los cuales reemplazaron a sistemas independientes como el Mapics* el cual llevaba 10 años de uso, la implementación del recurso tuvo un impacto positivo en diferentes aspectos como la trazabilidad de las actividades y de los productos, ya que a través del sistema se aprueban las materias primas, producto terminado, además se generan las órdenes de proceso y las de compra, entre otras características. Otro factor en el cual se centran las inversiones y que forma parte de la estrategia de mejoramiento continuo es la capacitación a los colaboradores, “el gasto en capacitación, desarrollo y educación del personal es realmente una inversión. La llamada “mano de obra” se convierte en “mente y corazón de obra”, y el personal se desarrolla para que quiera, sepa y pueda hacer bien su trabajo”3, el progreso del personal con enfoque de calidad, administración y mejora de procesos fue uno de los factores clave como parte de la solución a la problemática de competitividad, las bajas ventas y la insatisfacción de los clientes (precio, calidad, servicios, actitud de la gente y no cumplir los objetivos planeados), después del estudio realizado por García en la empresa Plásticos y Derivados, así mismo aplicó un diagnóstico al sistema de calidad por medio del Modelo Nacional para la Calidad* como resultado se llevó a cabo un plan de mejora que comprendía un cambio cultural en las personas desde su formación del ser y del hacer, la comparación con otras organizaciones de clase mundial, la ejecución de prácticas de relación integral con los clientes y la evaluación de la efectividad del liderazgo. Dado lo anterior, es importante que las compañías reconozcan la importancia de establecer políticas, estrategias y objetivos a mediano y largo plazo que permitan mejorar la satisfacción de sus clientes y cumplir en el mayor grado con sus necesidades y expectativas. Es entonces donde la Organización Internacional para la Normalización (ISO) cumple un papel importante mediante la normalización de procesos asegurando el cumplimiento de los requerimientos de los clientes, realizando una gestión proactiva, controlando los riesgos e implementando una continua mejora en el desempeño de los procesos.

3 GARCIA, José Santos. El modelo nacional para la calidad y su enfoque sistémico como estrategia para la competitividad. Trabajo de grado Maestro en Administración. México, D.F.: Universidad Iberoamericana, 2005. 202 p.

*Modelo mexicano fundamentado en la gestión por sistemas, procesos y principios, en el cual se emplean herramientas acordes a las características particulares de la organización, sin basarse en alguna teoría en particular.

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Como dice López4, la gestión en los procesos de una compañía es importante para alcanzar una mayor productividad y garantizar la satisfacción de las necesidades de los clientes, además en este proceso son de gran importancia las metodologías de normalización de procesos y gestión de la calidad, en busca del mejoramiento continuo como esencia de la calidad y la competitividad a largo plazo. Para establecer los lineamientos del proceso de mejoramiento continuo en la empresa Electrocentro S.A., López plantea una autoevaluación empleando el modelo europeo de excelencia EFQM y con base en los resultados obtenidos proponer un modelo de mejoramiento continuo para la normalización de los procesos. En el mismo sentido destaca la importancia de revisar los procesos existentes y mejorarlos continuamente mediante la implementación de un sistema de gestión de la calidad y con el objetivo alcanzar la certificación ISO 9000: 2000. Las inversiones en tecnificación de los procesos en empresas industriales, de servicios, y en metodologías que buscan la normalización de las actividades, han tenido un incremento en los últimos años en Colombia, esto es debido a las actuales exigencias de calidad, competitividad y eficiencia para mantener una activa participación en el mercado de los productos y servicios ofertados. Desde una perspectiva nacional, Hernández5 aborda la problemática del represaje de órdenes de compra y de trabajo en el área de provisiones la cuales ocasionan retraso en las entregas del producto final al cliente y paradas de máquina en la empresa Plegacol S.A., a través su estudio demuestra la utilidad de la metodología PHVA ya que se logró identificar al área de mantenimiento como la que generaba la mayor cantidad de solicitudes, por tal razón se determinó que el personal de esta área generará las ordenes y realizaran un seguimiento de las mismas, conjuntamente se hizo dotación de la tecnología y el entrenamiento necesario para la ejecución de las nuevas labores, por lo cual se logró la normalización de las áreas de provisiones y mantenimiento, cumplir con la cantidad, calidad y tiempo establecido en cada orden de trabajo y mejorar las condiciones ambientales y ergonómicas generando armonía laboral.

4 LÓPEZ CHACÓN, Froilán Fausto. El proceso de mejoramiento continúo de la calidad y su influencia en la normalización de los procesos de la empresa Electrocentro S.A. Trabajo de grado Magister en Ingeniería Industrial. Perú, Huánuco.: Universidad Nacional Hermilio Valdizan, 2005. 199 p. 5 HERNANDEZ DAVILA, Pedro Andrés. Normalizar el proceso de compras técnicas y costeo del mantenimiento en el área de provisiones de Plegacol S.A. Trabajo de grado para Ingeniero Industrial. Santiago de Cali: Universidad Autónoma de Occidente, Facultad de Ingeniería. Departamento de sistemas de producción, 2007. 105 p.

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Por su parte, González6 enfatiza sobre la importancia de medir la productividad de los operarios mediante indicadores de gestión, con el propósito de aumentarla sin sacrificar la calidad del producto, la capacidad de respuesta y el buen servicio. Entre los indicadores establecidos se encuentran: índice de productividad operativa, índice de mano de obra, índice de rechazos e índice de paradas promedio de máquinas, con los cuales se tiene un punto de comparación entre lo real vs lo teórico, determinar cuantitativamente los resultados del proceso y adoptar los cambios o las medidas de control necesarias, esta mejora hace parte de la solución al problema abordado por González en su investigación de la falta de estandarización (documentación e información) para controlar el proceso productivo en la compañía ITC ingeniería de plásticos industriales, la cual fue beneficiada por la reducción del 29,7% del tiempo de fabricación de sus productos. A partir de los planteamientos anteriormente mencionados se identifican herramientas que son de gran ayuda para lograr la competitividad en las organizaciones, como desarrollar capacitaciones en relación a los procesos productivos y actividades desempeñadas por el trabajador, ya que estas permiten que las personas se preparen en el saber y para el saber hacer, otra herramienta importante es la ejecución del modelo EFQM para lograr la correcta implementación de un sistema de calidad, también es de gran utilidad para las organizaciones incluir indicadores de gestión dentro del plan de estandarización de los procesos productivos. Estas herramientas se plantearon por diferentes autores y fueron utilizadas para dar solución a diferentes problemáticas en el campo industrial y administrativo, logrando resultados satisfactorios, por lo cual se concluye su aplicabilidad para el desarrollo del presente estudio, que tiene como propósito incrementar el cumplimiento de los objetivos en el departamento de compras de la compañía Laboratorios Seres Ltda., y de esta manera satisfacer de forma integral las necesidades del cliente.

6 GONZALEZ ESCOBAR, Diego Fernando. Estandarización de procesos de fábrica y elaboración de indicadores de producción en la empresa ITC. Trabajo de grado para Ingeniero Industrial. Santiago de Cali: Universidad Autónoma de Occidente. Facultad de Ingeniería. Departamento de sistemas de producción, 2009. 109 p.

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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA En la actualidad la competitividad a nivel mundial exige que las compañías realicen una administración efectiva de sus materiales e insumos a través de las compras, para ello deben establecer mecanismos y metodologías que les permiten asegurar la calidad de sus productos, ser más productivas y promover elementos de mejoramiento continuo, no obstante en algunas compañías especialmente en las PYMES, los resultados obtenidos en la gestión del departamento de compras no son satisfactorios, lo cual se debe a la baja trazabilidad de las actividades, carencia de normalización en los procesos, el inadecuado registro y flujo de la información y la incorrecta planeación a largo, mediano y corto plazo de las compras. La industria farmacéutica es un sector empresarial altamente competitivo en el cual influye de forma importante el trabajo desarrollado por el departamento de compras, ya que de esté depende la administración eficiente de los recursos, la gestión de cada uno de los procesos y calidad de los productos, por lo tanto las grandes organizaciones y PYMES deben tener entre sus objetivos misionales el desarrollo e implementación de planes y métodos de mejoramiento continuo, como son: diagramas de procesos, procedimientos de trabajo, manuales de funciones, identificación de las actividades e insumos críticos, alternativas de solución y mejoramiento continuo, análisis de trabajo, estándares de tiempos en los procesos, control y seguimiento en los procesos, utilización adecuada de herramientas y software para el registro de la información y planeación de las compras. Lo anteriormente descrito es objeto de estudio en la compañía Laboratorios Seres Ltda., PYME Vallecaucana del sector farmacéutico que tiene 19 años en el mercado, la cual actualmente presenta debilidades en la gestión de su departamento de compras, viéndose afectada la productividad, competitividad y la utilidad de la compañía como se puede observar en el árbol del problema de la figura 1. Esta problemática ha generado un impacto negativo en la compañía que se ve reflejado en fallas de las actividades que generan reprocesos, atrasos en las ordenes de producción, aumento del lead time del proceso, aumento de los costos de la No Calidad, actividades y procesos fuera de control, escases de producto terminado, causando una disminución en las utilidades de la organización y la pérdida de los clientes, lo que se traduce en un riesgo de sostenibilidad a largo plazo de la organización.

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Finalmente, el presente trabajo tiene como objetivo resolver las problemáticas en el departamento de compras de la compañía Laboratorios Seres Ltda., referente a la baja trazabilidad de las actividades, carencia de la normalización en los procesos, inadecuado registro y flujo de la información e incorrecta planeación de las compras lo cual está generando reproceso en las actividades, atrasos en las ordenes de producción, aumento del lead time del proceso, aumento de los costos de la NO calidad, actividades y procesos fuera de control y escases de producto terminado; Lo anterior se pretende lograr mediante las metodologías de gestión y normalización por procesos con las cuales se pretende disminuir los costos y tiempos del proceso, de tal forma que se beneficie económicamente la organización, logre la fidelización de sus clientes, mejore su competitividad y mantenga su sostenibilidad a largo plazo.

Figura 1. Árbol del problema

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2.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA De acuerdo a lo enunciado anteriormente, el interrogante que el presente proyecto pretende responder es: ¿Cómo se puede lograr el mejoramiento de los procesos del área de compras de la compañía LABORATORIOS SERES LTDA., en busca del incremento de la productividad, obteniendo un mayor beneficio económico y satisfacción de los clientes? La solución de esta pregunta genera otras preguntas: ¿Al implementar mecanismos de control en los procesos para determinar la trazabilidad, se podrá rastrear un determinado requerimiento en la cadena productiva y dar respuesta oportuna a la solicitud? ¿Al implementar indicadores de gestión, se podrá tener bajo control los procesos, logrando disminuir los costos de la No Calidad y el riesgo de pérdida de clientes por incumplimiento de pedidos? ¿Al realizar capacitaciones en planeación de procesos al personal del área de compras, se podrá tener las actividades bajo control?

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3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL Mejorar los procesos del área de compras a través del estudio de trabajo de la compañía Laboratorios Seres Ltda., ubicada en la ciudad de Cali, con el fin de incrementar la productividad. 3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS Determinar la trazabilidad de las actividades con la implementación de diagramas de proceso, caracterización de procesos y metodologías de gestión por procesos a fin de controlar, desempeñar y mejorar los procesos de la organización. Elaborar e implementar indicadores de gestión que permitan medir las actividades que generen valor en el proceso, con el propósito de evaluar el desempeño de los procesos y los resultados de las acciones de mejora. Diseñar un plan de capacitación para planificación de procesos al personal, que les permita afianzar y desarrollar conocimientos con relación a la planeación de actividades y procesos.

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4. JUSTIFICACIÓN

En la actualidad, la globalización económica ha generado altas exigencias en mercado, las cuales tienen como fin cumplir con los requerimientos, necesidades y expectativas de los clientes para mantener la satisfacción de estos en el momento de adquirir un producto o servicio, es por esto que las directivas de las organizaciones han focalizado su interés en la gestión de los diferentes departamentos de trabajo para lograr establecer mejoras en los procesos e implementar modelos que garanticen el cumplimiento de los objetivos trazados y la calidad del producto o servicio. Este es el caso del presente estudio, con el cual las poblaciones o personas que se beneficiaran son las siguientes: La compañía Laboratorios Seres Ltda.: En el aspecto económico, debido a que al implementar las metodologías propuestas en el presente estudio, la organización estará en la capacidad de disminuir los costos y el Lead Time del proceso, reducir la cantidad de reprocesos en las actividades, disminuir los Costos de la No Calidad y tener bajo control cada una de las actividades en el proceso. Los colaboradores del departamento de compras y la persona responsable de la administración de la compañía: En el aspecto personal, ya que podrán adquirir y afianzar conocimientos teórico-prácticos, relacionados a la gestión y normalización por procesos. La Universidad Autónoma de Occidente: Con la satisfactoria culminación del proyecto, esta institución confirmará y afianzará su buen nombre ante la sociedad, adicionalmente, servirá como base de información a los estudiantes que desarrollen propuestas de investigación similares.

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5. MARCO DE REFERENCIA

5.1 MARCO TEORICO Con el fin de fundamentar la presente investigación, a continuación se describen los fundamentos de las metodologías de normalización y gestión por procesos e ideas que se aplican en la actualidad para mejorar la trazabilidad de las actividades en los procesos y realizar planeación de procesos. 5.1.1 Metodología de normalización de procesos. Desde el punto de vista del estudio de métodos en el área de Ingeniería, la normalización es el registro, examen crítico y sistemático de los modos de realizar las actividades con el fin de efectuar mejoras en los procesos y establecer soluciones a situaciones repetitivas mediante la estandarización. Según el ICONTEC7, la normalización es la actividad que establece para problemas reales o potenciales, disposiciones ante usos comunes y repetitivos, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento óptimo en un contexto dado y consta de los procesos de formulación, publicación e implementación de normas. La normalización ofrece importantes beneficios, como consecuencia de adaptar los productos, procesos y servicios para los fines a los que se deben destinar, entre estos beneficios están: proteger la salud de los trabajadores y el medio ambiente, prevenir los obstáculos al comercio, facilitar la cooperación tecnológica, reducir los costos y tiempos en los procesos. 5.1.1.1 Objetivos de la normalización. La normalización busca fundamentalmente reducir las actividades en los procesos para establecer modelos más eficientes y efectivos, agrupar las actividades y tareas de tal forma que el intercambio de información entre los procesos sea el adecuado, evitar errores de identificación mediante el registro de la información, optimizar y mejorar los procesos, con el fin que el producto o servicio cumpla con las necesidades y expectativas del cliente.

7 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Concepto de Normalización. [En línea]. Bogotá: ICONTEC Internacional Colombia, 2011. [Consultado 26 de abril de 2012]. Disponible en internet: http://www.icontec.org.co/index.php?section=37

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5.1.1.2 Etapas de la normalización. Según lo descrito por Niebel y Freivalds8, las etapas se clasifican en: 5.1.1.2.1 Selección del trabajo para el estudio. Desde las consideraciones de tipo económico, se debe tener en cuenta las operaciones esenciales o costosas, los cuellos de botella, los trabajos que involucran tareas repetitivas y el movimiento de materiales o información de manera dispendiosa. Según consideraciones técnicas o tecnológicas, se debe tener en cuenta la automatización, la sistematización, y por último, el tiempo de planeación y ejecución del proyecto (PERT CPM, Microsoft Project). 5.1.1.2.2 Registro de la información. Se deben realizar diagramas con base en la simbología referenciada en el cuadro 1, establecer los procedimientos de cada actividad y desarrollar los manuales de procesos. Los diagramas para el registro de la información se clasifican en: Cursograma sinóptico del proceso o diagrama de proceso de operaciones, cursograma analítico ó diagrama de flujo del proceso (hombre, máquina, material), diagrama bimanual ó mano izquierda - mano derecha (para problemas puntuales en cada estación de trabajo), diagrama hombre-máquina ó diagrama de actividades múltiples y diagrama de recorrido (hombre, maquina, material). Cuadro 1. Simbología de los diagramas de proceso

Símbolo Significado Descripción Operación Transformación física o química.

Transporte Movimientos del hombre, máquina o

material entre estaciones de trabajo. Inspección Examinar el producto, por cantidad,

calidad, peso u otra variable. Demora Cuellos de botella.

Almacenamiento Almacenar.

8 NIEBEL, Benjamin y FREIVALDS, Andris. Ingeniería Industrial: Métodos, estándares y diseño del trabajo. 11 ed., México: Alfaomega Grupo Editor, 2004. p.22.

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Con el desarrollo de esta etapa se logra establecer la trazabilidad en los procesos de una determinada área. 5.1.1.2.3 Analizar datos. Usar los nueve enfoques principales para el análisis de la operación, cuestionar cada detalle usando el por qué, dónde, qué, quién, cuándo, cómo. 5.1.1.2.4 Establecer. Presentar alternativas de solución y mejoramiento en los procesos, mediante diagramas de proceso, técnicas matemáticas y principios de diseño del trabajo. 5.1.1.2.5 Presentar e instalar el método. En esta etapa se debe evaluar cuantitativamente y cualitativamente el método, cálculo del ROI (retorno sobre la inversión), usar herramientas de toma de decisiones, desarrollar presentaciones orales y escritas que permitan vender el método al operario, supervisor y alta gerencia para posteriormente poner en marchar el método. 5.1.1.2.6 Desarrollar el análisis del trabajo. En esta etapa se analizan y se describen los procedimientos de trabajo, además se determinan las actividades que deben desarrollar los trabajadores dependiendo de sus habilidades. 5.1.1.2.7 Establecer estándares de tiempo. Se realiza un estudio de tiempos con cronometro en horas, días, meses o años y un muestreo del trabajo para determinar los datos estándar. 5.1.1.2.8 Estudio de tiempo. En la técnica del estudio de tiempos se debe calcular el número de observaciones necesarias para medir el tiempo de los elementos que intervienen en una tarea o ciclo, existen dos métodos, el método de la tabla o cociente y el método de la formula, para este caso en particular se utilizará el método de la Fórmula. El método de la fórmula es una técnica estadística donde se toma una muestra preliminar y se aplica la siguiente expresión:

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Donde: N: Tamaño de la muestra. n: Número de observaciones del estudio preliminar. 5.1.1.2.9 Cálculo del tiempo normal. El tiempo normal que es el requerido por el operario normal para realizar la operación cuando trabaja con velocidad estándar, se calcula mediante el tiempo observado y la valoración, este tiempo normal se debe calcular por cada actividad como se evidencia a continuación en la Cuadro 18 Cálculo del Tiempo Normal. Tiempo Normal (TN) = (Tiempo Observado (TO) * Valoración (V))/ 100 5.1.2.10 Control y seguimiento. En esta etapa hay que verificar que el nuevo método este generando los resultados económicos, sociales y tecnológicos esperados, se debe asegurar que el proyecto inicie adecuadamente y que las personas están de acuerdo con el normal desarrollo del método. Posteriormente se establecen los indicadores de gestión que permiten tener bajo control el proceso y generar acciones correctivas si se requieren. 5.2 METODOLOGIA DE GESTION POR PROCESOS: SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ISO 9001:2008 "El sistema de gestión de calidad ISO 9001 es una norma internacional de aplicación voluntaria, que establece los requisitos que debe cumplir una empresa para demostrar que tiene la capacidad de cumplir los requerimientos de sus clientes, que tiene una gestión proactiva enfocada hacia las causas de falla y el control de riesgos, y que mejora continuamente en su desempeño"9. 5.2.1 Etapas para implementar el sistema de gestión de calidad 5.2.1.1 Diagnóstico inicial del estado. A continuación se describen los pasos para determinar el estado inicial:

9 POVEDA, Pedro Pablo y CAÑÓN, Germán. Herramientas para implementar un sistema de gestión de calidad: Basado en la familia de normas ISO 9000. 3 ed., Bogotá: ICONTEC y Corporación CYGA, 2009. p.20.

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Definir el equipo de trabajo y el alcance del SGC: Normalmente el equipo asignado al ejercicio de la revisión está conformado por el grupo directivo, apoyado por el consultor externo y el coordinador del proyecto. Analizar el portafolio de productos y servicios de la compañía y determinar los productos y sectores estratégicos, al igual que los clientes vitales. Determinar los atributos y características claves del producto y servicio ofrecido, el valor percibido por los clientes estratégicos, a partir de encuestas, sondeos o grupos de enfoque. Un punto clave para implantar ISO 9001:2008 es la determinación qué es lo que espera el cliente de la organización, conocer cuál es el nivel actual de satisfacción del cliente y de esta manera poder establecer objetivos reales de mejora. Identificar los procesos elementales de la compañía mediante diagrama de procesos y entender cómo se relacionan unos con otros, sus entradas y salidas mediante la caracterización de procesos. Una herramienta importante para lograr efectuar el diagnóstico inicial en la organización es realizar la caracterización de los procesos. Esta es una herramienta utilizada para describir cómo funcionan determinados procesos y cómo interactúan, es decir definir las entradas y salidas del proceso, lo cual permite determinar la trazabilidad de las actividades, hacer un seguimiento continuo y estandarizar los procesos, de tal forma que se puedan controlar, tener un orden lógico y desarrollar actividades de mejoramiento continuo.

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Figura 2. Diagrama de Caracterización de Procesos

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5.2.1.2 Planificación del sistema. Para asegurar el éxito en la implantación del SGC ISO 9001:2008 se debe realizar una planificación de los procesos, mediante la cual se establecen las actividades, los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades, los periodos de tiempo requerido, responsables. También es importante definir los objetivos, establecer las metas y el plan estratégico. La planificación de procesos es una herramienta en la cual se utiliza una tabla donde se establece un orden cronológico de las actividades, los recursos necesarios para su ejecución, la fecha de inicio y fin, su periodo de duración, como se puede observar en el cuadro 2. Cuadro 2. Control de las actividades para la planificación de procesos No Descripción Duración Inicio Fin Predecesora Recursos Responsable 1 2

Posteriormente esta información se traslada a un diagrama de Gantt para llevar un control visual de los ciclos de los procesos, como se observa en la figura 3. Para facilitar el manejo de esta herramienta se identificó un software y herramientas que son de gran ayuda “Microsoft Project y Excel”. Figura 3. Diagrama de Gantt También se puede emplear el ciclo PHVA para tener un mayor control en las actividades del proceso, como se muestra en la figura 5.

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Figura 4. Ciclo PHVA

Fuente: FONTALVO HERRERA, Tomás José. La calidad en los servicios ISO 9000:2000, Bogotá: Corporación para la gestión del conocimiento ASD 2000, 2005. p. 83. 5.2.1.3 Rediseño de los procesos. Una vez planificada la implementación se procede a establecer mecanismos de control en las actividades del mapa de procesos, que aseguren el cumplimiento de los criterios claves que afectarán los requisitos y expectativas de los clientes, en el mismo sentido se identifican los parámetros claves de cada proceso y se especifica cómo se deben controlar (indicadores de gestión, seguimiento en los procesos), y que registros se deben generar. Un indicador de gestión es una magnitud asociada a una variable o parámetro, resultado de una medición, de una actividad o proceso y que demuestra el desempeño en momentos consecutivos y con una frecuencia establecida. Son mecanismos de control y seguimiento que se utilizan para determinar si las actividades y requisitos planificados se están cumpliendo adecuadamente. Antes de desarrollar un indicador de gestión es importante determinar el objetivo estratégico de la actividad, la variable a medir, las fuentes de datos, la formula o procedimiento de cálculo, se debe establecer el límite de control y meta, asignar el responsable de la actividad, definir la frecuencia de cálculo y análisis, y por ultimo

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definir las herramientas de análisis. Los indicadores de gestión se pueden plasmar mediante un cuadro integrado de mando como se muestra en el cuadro 3. Cuadro 3. Cuadro integrado de mando

Objetivo Perspectiva Indicador Formula Frecuencia Proceso Responsable Límite

de control

Meta

Fuente: LÓPEZ CARRIZOSA, Francisco José. Indicadores de Gestión: La medición de la gestión para el éxito sostenible. Bogotá: Instituto Colombiano de normas técnicas y certificación ICONTEC, 2011. p. 55. Es importante mencionar que para cada área de las organizaciones ya existen determinados unos indicadores de gestión pero las compañías pueden desarrollarlos dependiendo de sus requerimientos. 5.2.1.5 Revisión de la alta dirección. Una vez desarrollado el SGC, la alta dirección debe hacer una revisión en la cual se analiza la eficacia del sistema para cumplir los requisitos, necesidades y expectativas de los clientes, además de promover la mejora continua de los procesos.

5.3 MODELO KIRKPATRICK Este modelo se emplea para la evaluación de acciones formativas y se presenta a través de cuatro niveles que son reacción, aprendizaje, comportamiento y resultados. En el nivel de reacción se mide la cota de satisfacción de los alumnos con respecto a la formación que acaba de recibir mediante cuestionarios. En el segundo nivel de aprendizaje se mide los conocimientos adquiridos por los alumnos a lo largo del curso, esto se logra con una evaluación antes y después de la formación. En el tercer nivel de comportamiento se mide la capacidad de los alumnos para aplicar en su trabajo los conocimientos adquiridos lo cual se puede lograr a través de entrevistas, cuestionarios y observaciones. El último nivel de resultados se intenta medir si los objetivos planteados en la formación se utilizan en la organización de forma efectiva y eficiente, esto se puede lograr a través de exámenes y entrevistas a los participantes del curso.

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6. METODOLOGÍA 6.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN La presente investigación será de carácter no experimental y aplicada, ya que inicialmente solo se realizarán observaciones en el área de compras, logrando así tener un reconocimiento sistémico del proceso e identificar las causas del problema central, posteriormente se establecerán los mecanismos de acción que ayuden a disminuir los efectos en el proceso y que faciliten el mejoramiento de los procesos del área de compras de la compañía Laboratorios Seres Ltda., a través del estudio de trabajo; Para lo cual se utilizarán herramientas y metodologías existentes como lo son la gestión y normalización por procesos. Es importante definir que el alcance del proyecto se extiende solo al área de compras de la compañía, no obstante el modelo puede ser aplicado a otros departamentos de la organización.

6.2 FUENTES PARA LA OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN La información requerida para el desarrollo del presente estudio se obtendrá de las siguientes personas: la persona responsable de la administración de la compañía, el jefe de compras y el auxiliar del departamento, a través de cuestionarios, entrevistas y observación en el proceso. Para estructurar el estado del arte y marco teórico se acudirá a fuentes de información a nivel nacional e internacional, mediante bases datos en línea. 6.3 ETAPAS DE LA METODOLOGÍA El presente proyecto se pretende culminar satisfactoriamente, mediante el desarrollo de seis etapas, utilizando investigación de tipo no experimental y aplicada en cada una de estas, de tal forma que se logre dar cumplimiento a los tres objetivos específicos planteados en el estudio, tal como se evidencia mediante el cuadro N0. 2 Resumen de las etapas del proyecto al final de la sección. Etapa 1: En esta etapa se pretende realizar un diagnóstico inicial en la compañía Laboratorios Seres LTDA., identificando como se realiza el proceso

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actual de solicitud de compra, como es el flujo de compras (trazabilidad de cada una de las actividades), cuáles son las actividades críticas, cuáles son las condiciones del puesto de trabajo e identificar el personal involucrado en el proceso de compras. Lo anterior apoyándose en la herramienta EDraw para generar los diagramas. Resultados esperados: Generar el documento con el diagrama de flujo del proceso de compras actual. Etapa 2: En esta etapa se pretende realizar el análisis detallado de la situación actual. Resultados esperados: Generar el documento con el diagrama causa-efecto. Etapa 3: Para esta etapa se desarrollara el plan de mejoramiento del proceso de compras, la secuencia para llevarlo a cabo y se establecerá el diagrama con el flujo mejorado del proceso apoyándose en la herramienta EDraw para generar los diagramas.

Resultados esperados: Generar el documento con las acciones de mejoramiento, crear el documento con el ciclo PHVA para darle solución al problema y elaborar el documento con el flujo mejorado del proceso. Etapa 4: En esta etapa se realizará la normalización del proceso de compras, estableciendo los nuevos procedimientos y estandarización del proceso, mediante la metodología de estudio de trabajo, adicionalmente se determinaran los perfiles por puesto de trabajo y se realizara la delegación de actividades y responsabilidad a cada trabajador (manual de funciones). Resultados esperados: Documento con diagramas del proceso normalizado y manual de funciones. Etapa 5: En la presente etapa se realizará el monitoreo y control de cumplimiento de las normas establecidas mediante visitas programadas al área de compras, adicionalmente el desarrollo, implementación y análisis de los indicadores de gestión.

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Resultados esperados: Informe de resultados de cumplimiento obtenidos por el área de compras con el respectivo análisis de los indicadores de gestión. Etapa 6: En esta etapa se desarrollará un cronograma de capacitación para las personas directamente relacionadas con el departamento de compras y posteriormente se ejecutará, esto con el objetivo de fortalecer habilidades y conocimientos técnicos con respecto a la planificación de procesos; lo anterior se logrará haciendo uso de la herramienta Microsoft Project y Microsoft Excel. Finalmente se medirá la eficiencia de la capacitación a través del método Kirkpatrick. Resultados esperados: Al culminar la capacitación se pretende que los trabajadores tengan la capacidad de planificar, ejecutar y controlar las actividades que generen valor en el proceso de compras. Etapa 6: En la presente etapa se realizará el informe final del proyecto, utilizando herramientas como Microsoft Word y Excel, posteriormente se sustentará el proyecto con la compañía.

Resultados esperados: Documento con el informe final del proyecto. En el cuadro 2 se relacionan las características de los elementos que hacen parte de cada una de las etapas. Cuadro 4. Resumen de las etapas del proyecto

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Cuadro 4. Resumen de las etapas del proyecto (Continuación).

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7. DIAGNÓSTICO INICIAL

7.1 PROCESOS ACTUALES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Actualmente en el departamento de compras se desempeñan las actividades de compras de materias primas y material de empaque para los medicamentos que la compañía comercializa, gestión de proveedores, gestión de inventarios de materia prima, material de empaque y productos terminados. En esta área se realiza la planeación de las compras con base a los requerimientos de productos del área de ventas, los históricos de la compañía y el inventario a la mano de productos. 7.1.1 Flujo de compras en Laboratorios Seres LTDA Figura 5. Flujo de compras de Laboratorios Seres Ltda.: Método actual.

7.1.2 Proceso actual de solicitud de compra. Aunque Laboratorio Seres Ltda., no tiene planta de fabricación para sus medicamentos, el departamento de compras juega un papel vital en la cadena productiva ya que debe garantizar que los insumos de los medicamentos lleguen a los maquiladores en el tiempo y cantidad requerida, al menor costo y con la calidad adecuada.

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En el departamento se ejecutan funciones como la planeación de productos que se deben fabricar (cantidad, punto de reorden, inventario de seguridad), para lo cual se emplea como herramienta una plantilla en Excel donde se especifica el histórico de ventas del año pasado, inventario mensual de productos terminados y de insumos que envía cada fabricante. A partir de la anterior información se establece si el inventario a la mano de producto terminado satisface los requerimientos que se han proyectado con el inventario del año anterior, de tal forma que no se tenga que ordenar la fabricación del producto o si por el contrario no se podrá satisfacer la demanda esperada y se debe ordenar la fabricación de alguna referencia. Si se requiere ordenar la fabricación de alguna referencia se verifica el inventario de insumos para confirmar disponibilidad, de existir inventario suficiente se procede con la apertura de la orden de fabricación, pero de no ser así el jefe de planeación confirma la cantidad requerida de cada insumo para suministrar dicha información a el auxiliar de compras y que él proceda con las solicitudes de cotización, análisis de las mismas y posterior elaboración de las ordenes de compras. Entre sus funciones administrativas en el departamento de compras se realiza toda la gestión de documentos en el software administrativos. 7.2 ACTIVIDADES CRÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Las siguientes actividades son críticas para el área de compras, ya que se determinó que eran las más importantes a la hora de desempañar las funciones, porque generan valor en los procesos y cualquier atraso o no realización de las mismas podría afectar el cumplimiento de los objetivos en el departamento; el análisis e identificación de las actividades se realizó junto con el personal encargado en el área y a partir de la observación.

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Cuadro 5. Actividades criticas del área de compras

ACTIVIDADES CRITICAS 1. Análisis de Inventarios 1.1 Evaluación de Inventarios 1.1.1 Inventarios de producto terminado 1.1.2 Inventarios de Insumos 2. Análisis de requerimientos 2.1 Elaboración de las ordenes de producción 2.2 Análisis de requerimientos de insumos según disponibilidad y requerimientos 3. Órdenes de compra 3.1 Solicitud de cotizaciones 3.2 Análisis de cotizaciones 3.3 Aprobación de cotizaciones 3.4 Elaboración de la órdenes de compra para los insumos 3.5 Envió de la orden de compra al proveedor 3.5.1 Verificación e impresión de la ficha técnica del producto 3.5.2 Verificación e impresión de los artes si es material de empaque 3.5.3 Firma de aprobación de todos los documentos de soporte 3.5.4 Envió de todos los documentos de soporte 4. Costeo de la producción 4.1 Recepción y revisión del Bach record 4.2 Recepción y verificación de las facturas de proveedores 4.3 Costeo por producto en software administrativo 4.3.1 Minutas de producción 4.3.2 Notas de salida 4.3.3 Traslados de materiales 5. Informes para entidades del estado 5.1 Informes del Fondo 5.2 Informes de precios 6. Informes administrativos 6.1 Informe de gestión 6.1.1 Estados de las ordenes de producción 6.1.2 Entradas de producto terminado 6.1.3 Novedades 10. Gestión de documentación 10.1 Facturas de proveedores 10.2 Certificados de calidad 10.3 Órdenes de compra 10.4 Libro de compras 10.5 Libro de producción 10.6 Paquetes de producción 10.7 Informes del fondo 10.8 Informes de precios 10.9 Cotizaciones

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7.3 CONDICIONES DEL PUESTO DE TRABAJO Las condiciones del puesto del trabajo en el área de compras son favorables, ya que el espacio es adecuado, la iluminación es apropiada, el escritorio y silla de trabajo son ergonómicos, los elementos y equipos de trabajo facilitan las funciones y labores, lo cual permite ejecutar las actividades de la manera adecuada. Adicionalmente el área de compras cuenta con aire acondicionado lo cual permite que los trabajadores no sean afectados por estrés térmico. El clima laboral en el área de compras es un poco tenso debido a que las funciones que se ejecutan en este puesto de trabajo son de gran importancia para todo el ciclo productivo de la organización y exigen unos altos niveles de responsabilidad lo cual puede generar paulatinamente estrés a los trabajadores. El área de compras cuenta con los siguientes elementos que facilitan la ejecución de las actividades: Internet WIFI que permite realizar consultas en la WEB, descargar y enviar información. Computador para ejecutar las actividades y funciones del puesto de trabajo. Escáner que facilita él envió de las órdenes de compra a los proveedores. Fotocopiadora para imprimir todos los documentos requeridos en el área.

7.4 PERSONAL DEL AREA DE COMPRAS El personal de trabajo de la compañía Laboratorios Seres Ltda., que conforma el departamento de compras son el jefe de planeación y auxiliar de compras; pero a su vez estos se relacionan de manera directa con el gerente de producción, jefe de almacén, jefe de aseguramiento y calidad de la compañía que presta el servicio de maquila para los productos.

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8. ANÁLISIS DE CAUSA

Debido a todos los inconvenientes presentes en el departamento de compras, se requiere realizar un análisis detallado de la problemática que está afectando el normal funcionamiento del área. Por tal motivo es importante recopilar la información necesaria para proponer un plan de mejora que permita resolver los problemas que afectan al área de compras. La anterior información mencionada hace referencia a la descripción de los procesos actuales del departamento de compras, las actividades críticas, condiciones del puesto de trabajo, personal del área, diagrama de causa y efecto. La caracterización del proceso y el diagrama del método actual. A partir de el diagnostico se evidencio que en la compañía Laboratorios Seres LTDA, gran parte de los procesos se desarrollan empíricamente, las personas tienen el conocimiento de los procesos pero no existen unos procedimientos escritos y metodologías de trabajo que sean guías o permitan evaluar el desempeño de las áreas, tampoco se manejan registros de información en relación la forma como se realizan las actividades y los análisis correspondientes para la toma de decisiones. El gerente general de la compañía expreso que aunque su personal de trabajo tiene una muy buena estabilidad laboral, cuando hay procesos de atracción del talento por vacantes bien sea de reemplazo o nuevas funciones, es crítico la capacitación del nuevo personal al no existir la información anteriormente descrita; a su vez no existe un plan estratégico ni indicadores de gestión que permitan diagnosticar las condiciones de la empresa en un periodo de tiempo inmediato y tomar decisiones en función de este análisis. La problemática anteriormente descrita tiene como efecto un aumento en los tiempos operativos de la organización y de los costos, por la inadecuada gestión en las áreas estructurales. También es importante mencionar que para poder obtener unos resultados óptimos a través del presente proyecto es vital realizar campañas dirigidas a generar conciencia y conducta en los respectivos trabajadores, ya que se evidencia en ellos costumbres y perspectivas que van en contra de los principios de gestión de procesos y enfoque sistémico. Normalizando el área de compras mediante diagramas de flujo, normas y procedimientos estándares, generalizando esta información y concientizando al

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personal involucrado mediante campañas y actividades de culturización, se podrá generar un cambio en la estructura del área que permita desarrollar las actividades de una manera adecuada. 8.1 CAUSA – EFECTO Una herramienta ideal para representar gráficamente las causas que generan el bajo nivel de satisfacción de los clientes internos y externos de la compañía, la pérdida de clientes por incumplimiento de pedidos, los reprocesos en el área, la reducción de la utilidad de la compañía por la inadecuada gestión del departamento de compras y el riesgo de sostenibilidad de la compañía a largo plazo, es el diagrama de espina de pescado. Figura 6. Diagrama de Espina de Pescado del área de compras.

8.1.1 Inadecuada gestión del área de compras Nivel de satisfacción bajo de los clientes internos: Los trabajadores del área de compras expresan que se sienten poco capacitados en el manejo del software administrativo de la compañía y que además requieren les brinden herramientas

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que les faciliten la planeación de las compras y la producción de los productos; igualmente se identificó que existía una carencia de procedimientos de trabajo, manuales de funciones y diagramas de proceso que permitan identificar, reconocer y ejecutar mejor las funciones en el área. Por último se evidencio que al no existir manuales de funciones existe una inadecuada distribución de la carga laboral entre los trabajadores. Pérdida de mercado “Clientes”: Los clientes en ocasiones le han expresado a la compañía que sus pedidos no llegan a tiempo o en el peor de los casos la compañía tiene agotados y se despachan los pedidos incompletos. La falta de normalización de los procesos en el área de compras genera atrasos en las órdenes de producción que afectan el LEAD TIME de los productos y esta problemática se traduce en una pérdida paulatina de clientes para la compañía. Reprocesos en el área: Inexistencia de estándares en los procesos y actividades ejecutadas por el área de compras, la falta de diagramas de proceso y reconocimiento de las variables críticas, no permiten identificar, examinar, controlar el ciclo productivo, ni realizar una correcta planeación a largo, mediano y corto plazo. Lo anterior genera la posibilidad de incurrir en errores humanos, además tener que efectuar reprocesos que afectan el Lead Time de los productos y elevan los costos productivos, reduciendo la utilidad de la compañía. Los reprocesos generan que la compañía sea menos productiva y competitiva. Metodología inapropiada en la gestión de los procesos: Actualmente el departamento de compras no realiza un seguimiento adecuado de las órdenes de compra de los insumos solicitados a los proveedores, existen muchas falencias de planeación y control de procesos, lo cual evidencia que no existe un adecuado flujo en los procesos ni una metodología eficiente. Riesgo de sostenibilidad a largo plazo: El personal del departamento de compras requiere que le brinden las herramientas y elementos suficientes que le permitan cumplir con sus funciones de la manera adecuada; se debe normalizar los procesos e implementar indicadores de gestión que permitan medir, controlar, evaluar y mejorar los procesos, de esta forma se asegura una mejor gestión en el área y se disminuirá el riesgo de sostenibilidad a largo plazo de la compañía.

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9. PLAN DE ACCIÓN

9.1 PLAN DE MEJORAMIENTO La recolección y análisis de la información de la situación actual de la compañía permitió identificar los problemas que afectan el departamento de compras. A partir de la información recolectada y la aprobación del gerente general de la compañía, se implementara un plan de mejoramiento que involucre al Jefe de Compras y el Auxiliar de compras y permita dar las soluciones adecuadas. Para poder garantizar un mejor logro con el plan de mejoramiento se requiere una campaña de culturización que permita a todos los involucrados con el área de compras de la compañía (proveedores, Jefe de almacén, Jefe de Aseguramiento y Calidad, Director Técnico, Jefe de Compras y Auxiliar de Compras) asimilar y apropiarse de la nueva propuesta. Es importante proceder ordenadamente con los siguientes pasos: Reuniones quincenales con el Jefe y Auxiliar de compras, no superiores a una

hora y media. En estas reuniones se deben definir de manera concreta los avances del plan de mejoramiento, los problemas presentados y sus posibles soluciones.

Realizar la caracterización de los procesos ejecutados en el área de compras,

identificando cada una de sus entradas y salidas.

Establecer el método mejorado del diagrama de procesos a partir de la

caracterización del mismo. Definir en un documento escrito los nuevos procedimientos y manuales de

funciones por perfiles en el área de compras. Realizar el estudio de tiempos para las actividades del área de compras.

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Diseñar y establecer mediante la herramienta Excel los indicadores de gestión que permitan evaluar el desempeño del área de compras y el progreso obtenido periódicamente con en plan de mejoramiento.

Desarrollar el cronograma de capacitación para los trabajadores del área de

compras en planeación de procesos, posteriormente ejecutarlo y evaluarlo.

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10. EJECUCIÓN 10.1 SOLUCION AL PROBLEMA Par dar solución al problema, fue necesario basarse en la metodología PHVA que corresponde al PLANEAR, HACER, VERIFICAR Y ACTUAR. Para la implementación de esta metodología se requiere considerar de manera simultánea las actividades del proceso, un resumen del proceso, los requisitos del sistema, todo esto enfocado a mantener y mejorar la Gestión de Calidad, el crecimiento y competitividad de la empresa. 10.2 COMO LLEVARLO A CABO La implementación de la metodología PHVA es un ciclo de mejora continua que permitirá planear, direccionar, iniciar, revisar, implementar mejoras, verificar y revisar constantemente todo el proyecto. Figura 7. Metodología PHVA

.

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10.3 ACTA DE REUNION Cuadro 6. Acta de reuniones quincenales. FECHA PARTICIPANTES DIAGNÓSTICO OBSERVACIONES PROCEDIMIENTOS 10.4 CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS EN EL ÁREA DE COMPRAS La caracterización es una herramienta para describir cómo funciona un proceso, por lo cual se debe construir una caracterización por cada proceso. Esta herramienta sirve para saber hasta dónde llega el proceso, como interactúan los procesos, es decir que entrega un proceso a otro y quienes son los responsables. Cuadro 7. Caracterización del proceso de compras.

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Cuadro 7. (Continuación)

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Cuadro 7. (Continuación)

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Cuadro 7. (Continuación)

10.5 FLUJO ANTERIOR “ACTUAL” Vs FLUJO MEJORADO A partir del flujo actual de las compras se plantea un modelo mejorado con su respectivo diagrama, así mismo para el proceso de costeo de la producción, informes administrativos y de gestión, informes del estado y gestión de la documentación.

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Figura 8. Diagrama de flujo mejorado del proceso de compras.

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Figura 8. Diagrama de flujo mejorado del proceso de compras (Continuación)

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10.6 PROCEDIMIENTOS Y MANUALES DE FUNCIONES

LABORATORIOS SERES LTDA EMISIÓN 08/06/2013

PAGINA 1 /2

MANUAL DE FUNCIONES

REVISIÓN 09/07/2013

N0 REV 1

GENERALIDADES INTRODUCCIÓN El departamento de compras tiene como función principal gestionar de manera adecuada la adquisición de los recursos requeridos para la fabricación de los productos y normal desarrollo de las demás áreas administrativas de la compañía. OBJETIVOS DE LOS MANUALES DE FUNCIONES (JEFE DE COMPRAS Y AUXULIAR DE COMPRAS). Establecer y determinar los procesos y procedimientos que realiza el departamento de compras para la adquisición de bienes y/o servicios requeridos por las diferentes áreas administrativas, de manera ágil, oportuna, eficaz y eficiente. Esto con el fin de proporcionar un apoyo administrativo a la compañía Laboratorios Seres LTDA en el cumplimiento de su misión social. Cuadro 8. Procedimientos y manuales de funciones jefe de compras TITULO DE CARGO: JEFE DE COMPRAS AREA: DEPARTAMENTO DE COMPRAS (ADMINISTRATIVO)

COMPETENCIA

EDUCACIÓN FORMACIÓN Profesional en carreras administrativas o Ingeniería Industrial.

Cursos de formación y actualización en procesos administrativos, gestión y planeación de recursos y Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008, Microsoft office 2010, manejo de Corel Draw 13. Conocimientos intermedios del idioma Ingles.

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HABILIDADES EXPERIENCIA Organización, Iniciativa, solución de problemas, relaciones interpersonales, compromiso por la compañía, calidad del trabajo, trabajo en equipo, dirección y liderazgo, capacidad de trabajo bajo presión.

Cuatro (4) años de experiencia relacionada en su área. Un (1) año de experiencia en el manejo de algún sistema de información contable.

FUNCIONES 1. Administrar y controlar la cadena productiva de la compañía. 2. Dirección estratégica de la compañía en su actividad operacional. 3. Análisis e interpretación de los datos estadísticos de la compañía y sus

históricos en relación a la demanda. 4. Desarrollar e implementar los pronósticos de las demanda. 5. Análisis y monitoreo de los inventarios. 6. Desarrollar y gestionar el plan maestro de producción de la compañía,

partiendo de que la actividad económica de esta es comercialización y distribución y el proceso de fabricación se subcontrata.

7. Selección, evaluación y auditoria de los proveedores. 8. Planificación y negociación de proyectos y desarrollos. 9. Tomar decisiones en relación a la mejora de la productividad, flexibilidad y

competitividad de la compañía. 10. Gestión del ciclo de vida del producto. 11. Velar por el mejoramiento continuo en la gestión de los procesos del área

de compras (indicadores de gestión, medidas de desempeño, otros). 12. Aprobación de órdenes de compra de materiales e insumos. 13. Apertura de órdenes de producción. 14. Realizar estudios y proyección de nuevos proveedores, evaluando la

calidad, precio, condiciones de entrega y de pago. 15. Realizar y presentar informes solicitados por las entidades del estado en

relación a la comercialización y distribución de los productos de la compañía.

16. Realizar el informe mensual de gestión a la gerencia general, reportando el estado de las órdenes de producción, entradas de productos terminados, solicitudes de incineración de producto terminado, análisis de costos directos e indirectos de fabricación, estado de los proyectos de productos nuevos.

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RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD Supervisión sobre personas SI Informes de gestión SI Informes a entidades del estado SI Dinero SI Equipo, maquinaria y material SI (con todos los procesos) Indirecta

(proveedores de insumos). Manejo de herramientas, técnicas (Software-hardware)

SI

Trato con el cliente externo SI ELABORO

REVISO

APROBO

NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE: CARGO: CARGO: CARGO:

Cuadro 9. Procedimientos y manuales de funciones auxiliar de compras TITULO DE CARGO: AUXILIAR DE COMPRAS AREA: DEPARTAMENTO DE COMPRAS

COMPETENCIA

EDUCACIÓN FORMACIÓN Profesional o estudiante en últimos semestres en carreras administrativas, Ingeniería Industrial, mercadeo y negocios internacionales o comercio exterior.

Cursos de formación y actualización en procesos administrativos, gestión y planeación de recursos, conocimiento del Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008, manejo de Microsoft office 2010, administración de archivo.

HABILIDADES EXPERIENCIA Organización, Iniciativa, capacidad de análisis, solución de problemas, relaciones interpersonales, compromiso por la compañía, calidad del trabajo, trabajo en equipo, planeación estratégica, atención de proveedores. Actitud de negociación y captura de datos, habilidad para trabajar bajo presión, proactivo y con enfoque de resultados.

Un (1) año de experiencia relacionada en su área. Un (1) año de experiencia en el manejo de algún sistema de información contable.

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FUNCIONES 1. Planear y coordinar las compras de los insumos requeridos para la

fabricación de los productos de la compañía y materiales o elementos necesarios en el normal desarrollo de las demás áreas de la organización.

2. Realizar el contacto con los proveedores. 3. Elaborar y mantener actualizado el registro de proveedores de la empresa

y suministrar a la gerencia y/o jefe inmediato. 4. Gestionar y hacer seguimiento a los requerimientos, cotizaciones y

órdenes de compra emitidas por la empresa. 5. Recibir y verificar la factura de compra con la respectiva orden e ingresar

la información al respectivo reporte en el sistema. 6. Verificar las especificaciones, calidad y cantidad del producto entregado

por el proveedor según orden de compra. 7. Realizar los respectivos reclamos de calidad y enviarlos a los proveedores. 8. Preparar a la gerencia y/o jefe inmediato un informe mensual de

estadísticas de compras y novedades y clasificarlas según sus diferentes rubros.

9. Realizar el presupuesto trimestral, semestral y anual de compras de la compañía.

10. Administrar, controlar y almacenar todos los documentos en relación al área de compras.

11. Gestión y control de los inventarios de materia prima 12. Revisar y depurar en el software administrativo los inventarios de las

diferentes bodegas. 13. Elaborar las solicitudes de requerimientos de insumos según el plan

maestro de producción. 14. Elaborar en el sistema los traspasos de insumos entre sucursales o

bodegas. 15. Hacer visitas a los proveedores, para efectos de negociación de insumos. 16. Realizar todos los procesos y actividades relacionados con el costeo de la

producción de los productos de la compañía (Minutas de servicios y análisis, Notas de salida de insumos).

17. Solicitud, recepción y revisión del Bach record de los productos terminados expedidos por las compañías fabricantes.

18. Mantener estricta reserva de la información confidencial por motivos de su cargo.

19. Desempeñar las demás funciones inherentes al cargo que le sean asignadas en forma regular u ocasional por su superior inmediato.

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RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD Supervisión sobre personas NO Informes de gestión SI Informes a entidades del estado NO Dinero NO Equipo, maquinaria y material SI (con todos los procesos) Indirecta

(proveedores de insumos). Manejo de herramientas, técnicas (Software-hardware)

SI

Trato con el cliente externo SI ELABORO

REVISO

APROBO

NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE: CARGO: CARGO: CARGO:

10.7 NORMALIZACIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS 10.7.1 Calculo del tamaño de la muestra A continuación se presentan los tiempos obtenidos bajo un seguimiento y observación en cada una de las actividades del área de compras, para realizar el cálculo del tamaño de la muestra o número de observaciones. Para calcular el tamaño de la muestra (N) se trabaja con una n = 3, que es el número de observaciones del estudio preliminar: Cuadro 10. Calculo del número de observaciones por actividad según el método de la formula.

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Cuadro 10. Calculo del número de observaciones por actividad según el método de la formula (Continuación).

El tamaño de la muestra está entre 1 y 4 observaciones, motivo por el cual se realiza el estudio de tiempos con un grupo de 4 observaciones.

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10.7.2 Estudio de tiempo. A continuación se presentan los tiempos obtenidos durante las cuatro observaciones por cada una de las actividades. Es importante aclarar que el cálculo de dichos datos se realizó con cronometro digital, para los lapsos de tiempo cortos y con reloj programado por computadora para las actividades que demandaban mayores tiempos. Cuadro 11. Tiempos observados en la primera ronda.

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Cuadro 11. Tiempos observados en la primera ronda (Continuación).

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Cuadro 12. Tiempos observados en la segunda ronda.

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Cuadro 12. Tiempos observados en la segunda ronda (Continuación).

62

Cuadro 13. Tiempos observados en la tercera ronda.

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Cuadro 13. Tiempos observados en la tercera ronda (Continuación).

64

Cuadro 14. Tiempos observados en la cuarta ronda.

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Cuadro 14. Tiempos observados en la cuarta ronda (Continuación).

10.7.3 Valoración del ritmo de trabajo. Para poder realizar el estudio de tiempos es necesario realizar la valoración de las actividades en el proceso de compras según la actuación normal de los trabajadores de dicha área. Para realizar esta valoración se utiliza el sistema Westinghouse, el cual considera cuatro factores para evaluar la actuación de los trabajadores (habilidad, esfuerzo, condiciones y consistencia).

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A continuación los cuadros con las cuales se evaluara cada uno de los factores:

Cuadro 15. Valoración con el factor destreza o habilidad.

Fuente: ARIAS CASTRO, Giovanni, Medición del trabajo, Cali: Universidad Autónoma de Occidente, p. 52.

Cuadro 16. Valoración con el factor esfuerzo o empeño. Fuente: ARIAS CASTRO, Giovanni, Medición del trabajo, Cali: Universidad Autónoma de Occidente, p. 52.

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Cuadro 17. Valoración con el factor condiciones. Fuente: ARIAS CASTRO, Giovanni, Medición del trabajo, Cali: Universidad Autónoma de Occidente, p. 52. Cuadro 18. Valoración con el factor consistencia.

Fuente: ARIAS CASTRO, Giovanni, Medición del trabajo, Cali: Universidad Autónoma de Occidente, p. 52. Cuadro 19. Valoración de todos los factores en cada actividad y por cada observación.

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Cuadro 19. Valoración de todos los factores en cada actividad y por cada observación (Continuación).

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Cuadro 19. Valoración de todos los factores en cada actividad y por cada observación (Continuación).

10.7.4 Calculo del tiempo normal

Cuadro 20. Calculo del Tiempo Normal y Tiempo Estándar.

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Cuadro 20. Calculo del Tiempo Normal y Tiempo Estándar (Continuación).

Cuadro 21. Calculo de los Suplementos.

A partir del estudio de métodos y tiempos, el cálculo del tiempo normal se puede concluir los siguientes puntos: Anteriormente la compañía Laboratorios Seres LTDA, no tenía una identificación de las actividades desempeñadas en el área de compras, ni unos tiempos determinados para realizar dichas actividades; con la implementación del estudio de métodos y tiempo se logró estandarizar todo los procesos y actividades desempeñadas en el área.

El cálculo del tiempo normal refleja que en promedio un operario normal deberá desempeñar todas las actividades en un periodo laboral de 61,75 horas, aproximadamente 6,86 días, antes de iniciar el presente proyecto el periodo de tiempo promedio en el cual se realizan las actividades del área de compras era de 8,5 días que son 76,5 horas, lo cual determina que hay un ahorro aproximado de 19,28% en el tiempo total de la operación lo cual se reflejara en un aumento de la productividad del área.

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Cuadro 22. Análisis de tiempos.

TOTAL TIEMPO ACTUALMENTE

TOTAL TIEMPO NORMAL

AHORRO DE TIEMPO

76.5 Hr. 61.75 Hr. 14.75 Hr. (19.28%) Es importante mencionar que dicho estudio se realizó en base a todas las actividades desempeñadas en el área de compras, pero en un ciclo, ósea que en la jornada laboral mensual dicho ciclo se puede presentar múltiples veces en el mes, según la cantidad de fabricaciones de productos, con excepción de los informes del estado, los cuales se realizan solo una vez al mes.

10.8 MONITOREO DE CUMPLIMIENTO

Una de las restricciones iniciales del proyecto es la cultura organizacional de la compañía, motivo por el cual es importante realizar un seguimiento periódico a los trabajadores del área de compras, con el ánimo de verificar el cumplimiento de los procedimientos y validad la funcionalidad del método propuesto para reevaluarlo y si es necesario proponer mejoras al proceso. La forma de realizar este monitoreo se recomienda se realice con frecuencia de una vez al mes, la persona responsable de realizar dicho monitoreo debe ser el Gerente Administrativo, el cual tendrá que revisar los informes reportados por los empleados del área de compras en relación a las actividades desempeñadas, las dificultades que se presentaron, como las solucionaron y el reporte de los indicadores de gestión.

10.9 INDICADORES DE GESTIÓN

A continuación se establecen los aspectos relevantes para el control y seguimiento de las actividades en el área de compras de la compañía Laboratorios Seres LTDA.

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Cuadro 23. Aspectos relevantes del proceso de compras.

Cuadro 24. Indicadores de gestión del área de compras.

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Cuadro 25. Seguimiento de los indicadores de gestión del área de compras.

Es importante aclarar que se identificó la información y aspectos relevantes que permiten el control de las actividades a través de los indicadores de gestión, estableciendo los cuadros de indicadores y el cuadro de seguimiento de estos, aunque actualmente su implementación está en proceso motivo por el cual no existen a la fecha registros de dicho análisis. 10.10 PLAN DE CAPACITACIÓN PARA PLANIFICACIÓN DE PROCESOS

10.10.1 Folleto de planificación para la capacitación. El presente folleto se desarrollo para establecer una guía y control en la capacitación de Microsoft Project 2003, con este los directivos y empleados tendrán un panorama del cronograma de actividades, el presupuesto, los recursos requeridos, las instalaciones donde se dictara el programa y los objetivos del proceso.

Figura 9: Planificación de la capacitación.

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Figura 9: Planificación de la capacitación (Continuación).

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Figura 9: Planificación de la capacitación (Continuación).

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Figura 9: Planificación de la capacitación (Continuación).

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Figura 9: Planificación de la capacitación (Continuación).

10.10.2 Evaluación de la capacitación con el método Kirckpatrick

Cuadro 26. Cuestionario de evaluación de satisfacción del curso.

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Cuadro 26. Cuestionario de evaluación de satisfacción del curso (Continuación).

Cuadro 27. Cuestionario de evaluación de aprendizaje del curso.

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Cuadro 28. Cuestionario de evaluación de satisfacción del curso para el jefe inmediato del área.

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Cuadro 29. Informe final de resultados de la capacitación.

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11. CONCLUSIONES

La implementación del estudio de métodos y tiempos en el departamento de compras de la compañía Laboratorios Seres LTDA permitió aumentar los índices de productividad y eficiencia en los procesos, gracias a una reducción en el tiempo total de operación en el área del 19.28%. A partir del desarrollo, implementación y socialización de los diagramas y caracterización del proceso, manuales de funciones y procedimientos, se otorgaron herramientas a los trabajadores en el área, que permitieron tener mayor control de las actividades, conocer la trazabilidad a través de los diferentes procesos y generar respuestas efectivas a anomalías, lo cual se ve reflejado en menores tiempos operativos, mayor orden y mejor asimilación en el puesto de trabajo. Los indicadores de gestión establecidos le permitirán a la compañía poder medir su desempeño especialmente en el área de compras y tomar decisiones de carácter estratégico que apunten a una mayor competitividad.

El plan de capacitación en planificación de procesos le permitirá a los jefes inmediatos en el área de compras tener un total control de las actividades a desarrollar, los objetivos propuestos, los resultados obtenidos, el presupuesto de las actividades y recursos necesarios. La capacitación en Microsoft Project 2003 le permitirá a los trabajadores desarrollar mejores capacidades de análisis, control y progreso de tareas u procesos, lo cual es muy importante para garantizar un mejor desarrollo a través de la cadena de abastecimiento de la organización y esto se reflejara en una mayor satisfacción en los clientes.

Con la presente practica universitaria se ha beneficiado la compañía laboratorios Seres LTDA, ya que ha logrado implementar herramientas en función de una mayor productividad y competitividad, la universidad Autónoma de Occidente por afianzar su buen nombre y responsabilidad con la comunidad y el estudiante ya que tuvo la oportunidad de implementar los conocimientos obtenidos a través de su formación académica y evaluar los resultados.

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12. RECOMENDACIONES

Es importante que la compañía realice los comités de evaluación según los procedimientos establecidos, ya que estos permitirán diagnosticar la evolución de los procesos, efectuar campañas de mejoramiento o corregir problemas que atenten con el normal desarrollo de las actividades. Se debe implementar los indicadores de gestión y realizarles el seguimiento ya que estos permiten reflejar el estado real de los procesos y si se está cumpliendo con los objetivos planteados, además de generar acciones correctivas. Es importante realizar la capacitación para los empleados en Microsoft Project para que desarrollen mejores competencias en el control de los procesos. Los procesos productivos son altamente variables, de manera que la compañía debe establecer unos periodos de evaluación para realizar nuevamente el estudio de métodos y tiempos (se recomienda una o dos veces en el año), evaluar la variación en el tiempo estándar y realizar ajustes que permitan optimizar dicho tiempo. Los trabajadores del departamento de compran deben seguir ordenadamente los pasos establecidos a través de los diagramas de procesos de manera que se pueda garantizar una mayor optimización de recursos y reducción de perdida de tiempos y dinero.

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BIBLIOGRAFIA

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POVEDA, Pedro Pablo y CAÑÓN, Germán. Herramientas para implementar un sistema de gestión de calidad: Basado en la familia de normas ISO 9000. 3 ed., Bogotá: ICONTEC y Corporación CYGA, 2009. p.20. ROMÁN, Rosa Edna. Manual de compras para la micro y pequeña empresa. Trabajo de grado Maestra en Ingeniería Industrial en Sistemas de Manufactura. México D.F.: Universidad Iberoamericana. Facultad de Ingeniería, 2009. 91 p. VIÑALS RIOJA, Jaume. Marketing de servicios destinados a las empresas. España Ediciones Díaz de santos, 2007. p.156. ISBN: 9788479784232. JIMÉNEZ, María Lourdes y Barchino, Roberto. Evaluación e implementación de un modelo de evaluación de acciones formativas. Alcalá de Henares, España: Universidad de Alcalá, Departamento de Ciencias de la Computación. 7 p. AULA FACIL. Cursos online gratuitos. [En línea]. Curso de Microsoft Project 2003. [Consultado 8 de diciembre de 2013]. Disponible en internet: http://www.aulafacil.com/microsoftproject/curso/Lecc-1.htm

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ANEXOS

ANEXO A. Curso en Microsoft Project 2003

LECCIÓN 1: INTRODUCCIÓN A MICROSOFT PROJECT

El presente curso está orientado a enseñar el uso de la Herramienta Microsoft Project, se mencionaran conceptos y se explicaran características o partes fundamentales de un proyecto, el curso está orientado a enseñar a utilizar la herramienta Project para hacer un proyecto. Esta herramienta está orientada para las personas encargadas de realizar proyectos y que requieren hacer una Planificación, Manejo de Recursos, Costos y un seguimiento del proyecto. Project Standard 2003, está orientado a trabajar en un entorno monousuario. Con Project Standard, podemos planear, administrar y comunicar información de los proyectos. Project Professional 2003, es una versión que posee todas las características de la versión estándar y además puede ser utilizado con Project Server provee más funcionalidad de planeación y comunicación. Project Server 2003, está orientado a trabajar en una intranet, permite colaboración, reportes de Project Web Access, está orientado a trabajar desde Internet Explorer. Juntos Project Professional 2003, Project Server 2003 y Project Web Access forman la solución de Microsoft para la Administración de proyectos empresariales conocida por sus siglas en ingles EPM, Enterprise Project Management. En este curso utilizaremos la versión Project Professional 2003. En la primera parte del curso se aprenderá el entorno de trabajo y las herramientas, a continuación se enseña a trabajar con tareas, a manejar recursos, establecer costos y finalmente se explican las opciones que se tienen para darle seguimiento al proyecto.

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LECCIÓN 2: EL ENTORNO DE TRABAJO

Luego de instalar Microsoft Project, abrimos la ventana principal, dando clic en el menú Inicio de Windows, luego clic en Programas, posicionamos el cursor en Microsoft Office y finalmente clic en Microsoft Project. La selección se vería de la siguiente manera:

Al abrir Microsoft Project aparecerá un documento nuevo en la vista del Diagrama de Gantt y la ventana de ayuda sobre el proyecto en blanco. Haga clic en el botón cerrar de la ventana de ayuda, la ventana de Project se vería así:

La Escala Temporal se encuentra disponible en algunas vistas en la parte superior que consta de dos componentes: una escala temporal principal en la parte superior y una secundaria debajo de ésta. Las escalas principal y secundaria

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se pueden ajustar de forma independiente, lo cual permite ver el proyecto con el nivel de detalle deseado.

La Tabla de Tareas muestra información acerca de las tareas del proyecto, por ejemplo, cuándo comienzan y finalizan, su longitud y los recursos asignados a ellas. Cada columna corresponde con una característica de la tarea, cada fila representa una tarea. La intersección de una fila con una columna se reconoce como Campo.

El área del gráfico de Gantt muestra gráficamente cada una de las tareas. La posición de la barra en la línea de tiempo, así como su longitud, indica cuándo comienza y finaliza esa tarea. Además, la posición de una barra de tarea en relación a otra indica si las tareas se suceden o se superponen.

La barra de herramientas, las opciones del menú, las vistas de Project y la guía de proyectos las estudiaremos a continuación. LECCIÓN 3: MENÚS DE PROJECT Los menús en Project 2003 se encuentran al tope de la pantalla:

Cuando damos clic en alguna opción del menú, se ve una pequeña selección de comandos que podemos realizar que son los más usados, además al final se encuentran unas flechas hacia abajo que ver todas las opciones del menú:

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La descripción de cada menú se muestra en el siguiente cuadro: MENÚ DESCRIPCIÓN

Archivo

Abre y cierra archivos nuevos o existentes; Guarda e imprime archivos; ajusta las propiedades de la página y las propiedades de los documentos; también puede enviar archivos por correo electrónico. Además puede buscar archivos de acuerdo a diferentes opciones

Edición

Puede Cortar, Copiar y Pegar texto u objetos. Manipula datos con los comandos Rellenar y Borrar; relaciona datos con Vincular y Dividir tareas; y localiza información con Buscar, Reemplazar e Ir a.

Ver

Selecciona diversos tipos de vista para el área de trabajo. Accede a formatos de reportes estándar. Se puede elegir que barras de herramientas queremos seleccionar. Se encuentra el comando de Zoom para disminuir o aumentar el tamaño de la ventana, y podemos insertar Encabezado y Pie de Página.

Insertar

Inserta nuevas tareas, otro proyecto, Tareas repetitivas, o Inserta columnas en el área de tareas. Inserta también Dibujos, tablas de Excel, documentos de Word y Vínculos hacia sitios Web.

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Formato Ajusta al Estilo del texto, Estilo de barras. Muestra la Escala Temporal, podemos cambiar el tipo de Cuadrícula del diagrama. Podemos modificar el formato del Dibujo.

Herramientas

Verifica la Ortografía, o permite Opciones de Autocorrección. Crea Vínculos entre proyectos, Importa tareas de Outlook. También puede cambiar el calendario laboral. Se pueden Asignar, Compartir y Redistribuir recursos. Podemos dar Seguimiento a las tareas o proyectos que estamos realizando. Graba Macros. Personaliza el área de trabajo con Opciones y Personalizar.

Proyectos

Muestra las tareas, proyectos o notas, y utiliza comandos para Ordenar, Filtrar y Agrupar las tareas para ver detalles específicos. También se puede controlar la Información de los proyectos.

Colaborar

Publica información hacia Project Server, solicita o actualiza el progreso de la información del proyecto. Podemos tener acceso al Centro de Proyectos o al Centro de Recursos. Analiza y Modifica un portafolio. Se pueden ver los Riesgos, Problemas o Documentos dentro del Project Server.

Las opciones de Ventana y Ayuda contienen comandos para manejar las ventanas de la pantalla y para acceder a la Ayuda de Windows.

LECCIÓN 4: BARRAS DE HERRAMIENTAS La barra de herramientas muestra los botones que permiten utilizar las diferentes opciones de Microsoft Project, de una manera más accesible. Por defecto se muestran la Barra de Formato y la Barra Estándar. La Barra de Formato Esta barra permite aplicar formatos específicos a los diferentes elementos de las vistas de Microsoft Project.

Botón Descripción

Anula la sangría aplicada a una tarea para situarla en un nivel superior del esquema

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Aplica una sangría a una tarea para situarla en un nivel inferior del esquema

Muestra las subtareas de la tarea resumen seleccionada

Oculta las subtareas de la tarea resumen seleccionada

Muestra todas las subtareas o por nivel.

Determina el tipo y tamaño de la fuente.

Pone en negrita, cursiva o subrayado el texto seleccionado.

Determina si el texto está alineado a la izquierda, al centro o a la derecha, respectivamente.

Aplica el filtro especificado por el usuario

Activa o desactiva el autofiltro

Activa el asistente de Diagramas de Gantt

La Barra Estándar La barra de herramientas Estándar permite iniciar las tareas más comunes tales como crear una nueva tarea, cortar, copiar y pegar texto y guardar un archivo.

Botón Nombre

Abre un archivo nuevo de Project

Abre un archivo existente

Guarda un archivo

Busca un archivo

Imprime un archivo seleccionado

Muestra la vista preliminar de la impresión.

Corrige la ortografía

Cortar, copiar o pegar un texto seleccionado en el portapapeles.

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Copiar formato

Deshacer la última acción.

Insertar un hipervínculo

Vincula o Desvincula tareas.

Divide el tiempo de una tarea en dos segmentos

Muestra el cuadro de diálogo Información de la Tarea

Muestra la ficha Notas del cuadro de diálogo Información de la Tarea

Abre el cuadro de diálogo Asignar Recursos

Publica la información del proyecto, con Project Server

Agrupa las tareas según diversos criterios

Aleja o acerca la vista

Muestra la tarea seleccionada

Copia una imagen hacia el proyecto

Muestra la ayuda de Office

Para personalizar la barra de herramientas y ver todas las que están disponibles, haga clic en el menú Ver, seleccione Barras de Herramientas y selecciones la barra que desea ver, o clic en Personalizar. LECCIÓN 5: GUÍA DE PROYECTOS Y PANEL DE TAREAS GUIA DE PROYECTOS La Guía de Proyectos es un asistente de los pasos más importantes a seguir al momento de crear un proyecto o tarea. Las opciones son las mostradas a continuación:

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La primera opción es utilizada para definir una fecha de comienzo de la tarea, y nos da a elegir si vamos a utilizar la colaboración de Project Server (véase Lección 1). Luego podemos definir los períodos laborales, con días feriados y horas laborales. Se tiene la opción de crear tareas para cada proyecto, organizarlas y programarlas. Además podemos crear vínculos entre las tareas dependientes, y establecer fecha límite para cumplirlas. Si hace falta alguna información que no aparezca en la Tabla de Tareas, utilizamos la opción "Agregar columnas de información personalizada". Las tres últimas opciones se deben utilizar con la colaboración de Project Server, esto lo decidimos en la primera opción "Definir el proyecto".

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PANEL DE TAREAS

El Panel de Tareas es similar a la guía de proyectos, nos proporciona ayuda para la creación de Tareas, definición de Recursos, dar Seguimiento a los proyectos y la preparación de Informes. El menú Tareas tiene muchas de las opciones de la Guía de Proyectos, el menú se presenta así:

En el menú Recursos podemos definir los elementos que nos ayudan a preparar el proyecto, las opciones son las siguientes:

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Con la opción Seguimiento tenemos la facilidad de actualizar las tareas o proyectos y verificar el progreso de cada proyecto.

La opción Informes nos brinda ayuda para mantenernos al tanto del progreso de nuestro proyecto, con ella tenemos la posibilidad de ver los riesgos y los costos del proyecto. También podemos cambiar el aspecto de él diagrama de Gantt o de la vista del informe.

LECCIÓN 6: VISTAS EN PROJECT La Barra de vistas muestra los iconos de las vistas más utilizadas. Aparece a lo largo del borde izquierdo de la ventana de Microsoft Project y proporciona los medios adecuados para cambiar de vista con sólo hacer clic en los iconos que aparecen en ella.

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Si la vista que desea mostrar no aparece en la Barra de vistas, haga clic en Más vistas en la Barra de vistas y, después, seleccione la que desee en el cuadro de diálogo Más vistas. Si no desea que Microsoft Project muestre la Barra de vistas, haga clic en Barra de vistas en el menú Ver.

VISTAS DESCRIPCIÓN

Calendario mensual que muestra las tareas y sus duraciones. Utilice esta vista de tareas para mostrar las tareas programadas en una semana o en un intervalo de semanas concretos.

Lista de tareas e información relacionada y un diagrama que muestra tareas y duraciones en función del tiempo.

Diagrama, anteriormente conocido como Diagrama de red, que muestra todas las tareas y sus dependencias. Crea y ajusta la programación en formato de diagrama de flujo.

Lista de tareas e información relacionada y un diagrama que muestra las barras de Gantt de línea de base y de programación de cada tarea.

Lista de tareas que muestra los recursos asignados agrupados bajo cada tarea. Asigna tareas específicas y para definir el perfil del trabajo.

Gráfico que muestra la asignación, los costos o el trabajo de los recursos. Muestra información sobre un solo recurso o sobre un grupo de recursos a lo largo del tiempo.

Lista de recursos e información relacionada. Introduce y modifica información acerca del recurso en un formato similar al de una hoja de cálculo.

Lista de recursos que muestra la asignación, el costo o la información del trabajo de cada recurso a través del tiempo. Utilice esta vista para mostrar información acerca del costo y de la asignación de trabajo de cada recurso y para definir el perfil de las asignaciones.

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Vista Calendario

Vista Diagrama de Gantt

Vista Uso de tareas

Vista Gráfico de Recursos

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Vista Hoja de Recursos

LECCIÓN 7: INNFORMES DE PROJECT Todos los informes en Project tienen características en común. Usted puede imprimir un informe o puede visualizarlo en pantalla. Los siguientes pasos nos muestran cómo debemos visualizar los informes que están disponibles: 1. En el menú Ver (Barra de menú) elija Informes. Aparecerá una ventana como la siguiente:

2. Elija la categoría que prefiera dando clic sobre ella. 3. De un clic en Seleccionar. Luego se muestran los informes disponibles en la categoría elegida. 4. Seleccione un tipo de informe.

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GENERALES Al seleccionar Informes Generales se despliega la siguiente pantalla:

1. Resumen del proyecto: Esta opción muestra información muy importante acerca de nuestro proyecto. Este informe presenta la información resumida sobre fechas, duración, costos, progreso de tareas y progreso de recursos. 2. Tareas de nivel superior: Informa sobre las tareas al nivel más alto de nuestro proyecto. Podemos observar las fechas iniciales y finales, un porcentaje completo de cada tarea, el costo y el trabajo requerido para completarla. 3. Tareas críticas: Esta opción presenta un informe de las tareas críticas del proyecto, aquellas tareas que retrasan el cumplimiento del mismo. Este informe muestra la duración programada de cada tarea, fechas iniciales y finales, los recursos asignados a las tareas y los predecesores y sucesores de cada tarea. 4. Hitos: Muestran información acerca de cada hito del proyecto. Si seleccionó que las tareas aparecieran como hitos en el cuadro de dialogo de Información de tareas, estas aparecen como hitos en los informes. Para cada hito, Project muestra la duración planeada, fecha de inicio y fin, predecesores y los recursos asignados a cada hito. 5. Días laborales: Esta opción crea el informe basado en la información del calendario del proyecto. Se puede ver el nombre del calendario base para el proyecto y las horas laborales que fueron establecidas para cada semana, junto con cualquier excepción que usted haya definido.

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ACTIVIDADES ACTUALES Al usar la opción Actividades Actuales, usted puede producir informes de acuerdo al tiempo de sus proyectos. Las opciones que muestra este informe son las que se describen a continuación:

1. Tareas sin comenzar: Esta opción lista las tareas que no han comenzado, ordenadas por la fecha de inicio programada. Para cada tarea, Project muestra la duración, predecesor y la información de los recursos. 2. Tareas que comienzan pronto: Cuando se imprime el informe de las Tareas que comienzan pronto, Project muestra el cuadro de diálogo de Rango de Fechas. La información que se proporcione en esos cuadros de diálogo le dice a Project el rango de fechas que se usarán cuando se seleccionen tareas para este informe. En el primer cuadro, se especifica la fecha más cercana y en el segundo cuadro, se especifica la más lejana, usando el formato mes/día/año. En el reporte, Project incluye tareas que comienzan o finalizan entre las dos fechas especificadas. La información que parece en el reporte es similar a la que muestra el informe de Tareas sin comenzar: la duración, fecha de inicial y final, predecesores e información de los recursos. 3. Tareas en curso: Este informe lista las tareas que están en proceso pero que no han finalizado. Usted puede ver la duración de las tareas, fecha inicial y final planificada, predecesores e información de recursos.

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4. Tareas completadas: Lista las tareas que han sido completadas. Puede observar la duración actual, las fechas inicial y final, el porcentaje completo (si la tarea no está completa el 100% no aparece), el costo y las horas de trabajo. 5. Tareas que deberían haber comenzado: Cuando se seleccione este informe, debe proporcionar una fecha en la cual las tareas deberían de haber comenzado. Project usa esta fecha para determinar cada cual tarea debe aparecer en el reporte. Para cada tarea del reporte, Project muestra la fecha inicial y final y variantes entre alguna de las fechas. La información de las tareas sucesoras aparece cuando una tarea del reporte tiene una sucesora definida. 6. Tareas pospuestas: Lista las tareas que han sido reprogramadas de la fecha de inicio. Este informe muestra la misma información de las Tareas que deberían haber comenzado, pero la presentación de la información varía. COSTOS Cuando seleccionamos informes tipo Costo, muestra el siguiente cuadro:

1. Flujo de caja: Es un reporte tabular que muestra, por tarea, el costo semanal de incremento de tiempo.

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2. Presupuesto: Este informe lista todas las tareas y muestra el presupuesto, así como la variación entre el costo y el presupuesto. Este reporte no tiene mucho significado, al menos que se tenga un presupuesto base para el proyecto. 3. Presupuesto sobrepasado: Project contiene dos informes de este tipo: uno para las tareas y otro para los recursos. Ninguno de los reportes se imprimirá si no se ha especificado que algunas tareas no han sido parcialmente completadas. Los dos tipos de reportes se describan a continuación: Tareas con presupuesto sobrepasado: Muestra costos, costos actuales e información actual de las tareas que exceden el presupuesto. Recursos con presupuesto sobrepasado: Este informe muestra los recursos cuyos costos van a exceder los costos estimados, basándose en el progreso actual del proyecto 4. Valor acumulado: Muestra el estado del costo de cada tarea cuando se comparan con el costo planeado. ASIGNACIONES Al usar el informe Asignaciones podemos producir informes acerca de las asignaciones de recursos en el proyecto. Al dar clic a Asignaciones aparece el siguiente cuadro de dialogo:

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1. Tareas y recursos humanos: Este informe lista los recursos y tareas a las cuales están asignados, las cantidades de trabajo planeadas para cada tarea, la fecha inicial y final y cualquier nota de los recursos. 2. Tareas, recursos humanos y fechas: Al igual que el anterior este informe lista los recursos y las tareas a los cuales están asignados. Sin embargo, se enfoca en el trabajo diario que está programado para cada recurso. Se puede usar el botón Modificar para cambiar la escala de tiempo del reporte. También podemos cambiar el formato de fecha. 3. Lista de tareas pendientes: Este informe muestra, con base semanal, las tareas que están asignadas al recurso seleccionado. Cuando el informe está listo para ser impreso, Project muestra primero la lista de recursos, que contiene las tareas a las que han sido asignados. Se selecciona un recurso, y después clic en OK. La lista de tareas pendientes muestra el ID de la tarea, la duración, la fecha inicial y final, predecesores y una lista de todos los recursos que son asignados a cada tarea. 4. Recursos sobre asignados: Muestra los recursos sobre asignados, las tareas a las que han sido asignados y el total de horas de trabajo que tienen programadas. Se pueden observar los detalles de cada tarea, como la cantidad de trabajo, los retrasos y la fecha inicial y final. CARGA DE TRABAJO Puede utilizar esta categoría para producir informes del uso de tareas y recursos en nuestro proyecto. Las opciones de esta categoría son:

1. Uso de tareas: Este informe muestra las tareas y los recursos asignados a cada tarea. También muestra la cantidad de trabajo que es asignada a cada recurso en incrementos semanales.

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2. Uso de recursos: Es igual que el anterior, la diferencia es que se enfoca más en los recursos que en las tareas. PERSONALIZADOS Project contiene informes personalizados. Además de imprimirlos su pueden personalizar las categorías antes vistas. Al dar clic en esta opción aparece el siguiente cuadro:

Con esta opción podemos crear un nuevo informe, de tareas, recursos, calendario y general.

1. Tarea: Como se muestra en la figura a continuación, este informe muestra el ID de la tarea, el nombre, duración, fecha inicial y final planificada, predecesores y nombre de los recursos. Posee tres características: Definición, Detalles y Ordenar.

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2. Recursos: Este informe muestra la misma información que el anterior. La diferencia es que en el cuadro de dialogo Definición la opción 'Mostrar tareas de

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resumen' está desactivada y en Ordenar en lugar de 'Conservar la estructura del esquema' aparece la selección 'Ordenar recursos por proyecto'.

3. Calendario: En este informe podemos crear un filtro para las tareas y seleccionar el tipo de calendario que se desee. El cuadro de dialogo es el siguiente:

4. General: Es un reporte tabular que muestra la información de las tareas y recursos en filas, y el incremento del tiempo en columnas.

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LECCIÓN 8: CREAR UN PROYECTO UTILIZANDO PLANTILLAS Uno de los tipos de formato con el cual podemos guardar nuestros archivos es la Plantilla. Una plantilla tiene extensión .mpt. Las plantillas son especialmente útiles para la administración de proyectos ya que muchas veces los proyectos que creamos son similares o continuos entre sí. Una plantilla mantiene todas las características de un proyecto, como el formato, las tareas comunes, macros y opciones de calendario. Mantener las plantillas puede ser de gran ayuda para los administradores de proyectos para evitar realizar el mismo trabajo varias veces. Si no desea que cierta información se encuentre en el nuevo archivo, fácilmente puede quitar estos datos al guardar el archivo como plantilla. Para crear la plantilla solamente siga los siguientes pasos: 1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como, seleccione la unidad y la carpeta donde desea guardar la plantilla. 1. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla. 2. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantilla. 3. Haga clic en Guardar.

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LECCIÓN 9: CREACIÓN DE UN PROYECTO NUEVO En esta lección aprenderemos a crear un proyecto nuevo con Project, para lo que resta del curso nos basaremos en el siguiente caso. Supongamos que una empresa nos contrata para diseñar e implementar un Sitio Web para una tienda que quiere mostrar su catálogo de velas en Internet, es importante mencionar que este es solo un ejemplo realizado con fines pedagógicos para ilustrar el uso de la herramienta Project. Ahora vamos a crear un nuevo proyecto para lo cual seguiremos los siguientes pasos. 1. Clic en el botón de Nuevo (Ctrl + U), si somos un poquito observadores nos hemos fijado que el Panel de tareas del Menú Inicio, es reemplazado por el panel de tareas. 2. Empezaremos con la primera opción Definir el proyecto. Lo primero es

establecer la fecha de inicio del proyecto , luego seleccionamos el vínculo Guardar e ir al paso 2. El siguiente paso es Colaborar en el proyecto, esta opción es utilizada si nosotros queremos que nuestro proyecto lo puedan ver y cambiar varios usuarios, para lo cual es necesario utilizar y configurar Project Server y Project Web Server, para nuestro curso no los utilizaremos, por lo que seleccionaremos la opción de NO y luego el vínculo Guardar e ir al paso 3 y posteriormente Guardar. 3. Ahora en el panel de tareas seleccionamos Definir las horas laborables generales del proyecto esta opción nos permite especificar el horario de trabajo, por defecto la plantilla estándar viene configurada de la siguiente manera.

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Existen tres tipos de plantillas: Estándar de 9:00 am 12:00 pm y de 3:00pm a 6:00pm, 24horas, Turno de la noche de 11:00 pm a 2:00 am y de 4:00 am a 8:00 am todas se pueden personalizar para acoplarlas a nuestro horario de trabajo, para ello seleccionamos el vínculo Guardar e ir al paso 2.

Ahora se seleccionan los días de trabajo del proyecto. Si no queremos usar las horas que presenta la plantilla a agregar las nuestras, elegimos la opción "Deseo ajustar las horas laborables mostradas para uno o varios días " y se desplegarán los controles para establecer los turnos para cada uno de los días.

Este botón es útil si todos los días mantienen el mismo horario, porque evita introducir el horario para cada día, luego seleccionamos el vínculo Guardar e ir al paso 3. El siguiente paso es Establecer los días festivos y días libres seleccionamos la opción: Cambiar calendario laboral... nos aparece el siguiente cuadro.

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En el podemos seleccionar 1 o varios días que consideremos que el horario de trabajo cambia para esa fecha específica, y posteriormente clic en una de las 3 opciones de la izquierda. 1. Predeterminado: a la selección de fechas le coloca el período que establecimos anteriormente. 2. Período no laborable: a los días seleccionados los convierte no laborales, por ejemplo podríamos seleccionar 24 y 25 de Diciembre. 3. Período laborable no Predet: establece un horario para los días seleccionados de acuerdo a lo que llenemos en los campos Desde: y Hasta: Una vez establecidos los días festivos, vacaciones, asuetos, etc solo queda dar clic en Aceptar y seleccionamos el vínculo Guardar e ir al paso 4. En el paso 4, se definen las unidades de tiempo a utilizar, Project recomienda que sean los más cercanas a lo establecido en los pasos anteriores y seleccionamos el vínculo Guardar e ir al paso 5. En el paso 5, Se utiliza si queremos definir más calendarios para el mismo proyecto, por ejemplo si no todos los empleados trabajan a la misma hora se

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puede crear y asignar a otro calendario, como ya aprendimos a establecer el calendario asumimos que todos tenemos el mismo horario, ahora seleccionamos el vínculo Guardar y finalizar. Ahora falta un punto muy importante Guardar el proyecto, para lo cual vamos al menú Archivo > Guardar, por ser la primera vez que lo guardamos automáticamente muestra Guardar Como. Es necesario seleccionar la ruta y el nombre del Archivo.

Con esto hemos terminado la lección, en la próxima hablaremos de las propiedades y de otra información del proyecto. LECCIÓN 10: PROPIEDADES DEL PROYECTO En esta lección continuaremos las características y propiedades del proyecto. En el menú Archivo > Propiedades y nos abre la siguiente ventana.

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Es posible que ya hemos visto esta ventana anteriormente en otras aplicaciones de Microsoft Office, sin embargo posee características de Project, a continuación describiremos de manera general las opciones. 1. General: Aparecen las opciones referentes al archivo, como Tipo, Tamaño, Ubicación, Nombre, Fechas y Atributos. 2. Resumen: Como podemos ver en la imagen mostrada, se puede escribir la información de Titulo, Asunto, Autor, Administrador, Organización, Comentarios entre otros. 3. Estadísticas: Muestra estadísticas como Número de Revisiones, Guardado Por, Tiempo de Edición. etc. 4. Contenido: Muestra a grosso modo información como fechas de inicio y fin, duraciones, costos, % completado. 5. Personalizar: Se pueden introducir propiedades de archivo personalizadas.

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Estableciendo Información del Proyecto: Seleccionamos en el menú Proyecto >Información de Proyecto... y nos Despliega la siguiente ventana.

Fecha de Comienzo: En esta fecha comenzaran todas las tareas del proyecto por defecto, a menos que se establezcan dependencias o se cambien la fecha. Fecha de Fin: Es la fecha límite donde el proyecto debe terminar. Programar a partir de: Con esta opción es posible programar el proyecto desde la fecha de inicio hacia delante o desde la fecha de fin hacia atrás. Fecha Actual: Por defecto es la fecha de la computadora, se puede cambiar seleccionando otra en el calendario. Fecha de Estado: Esta fecha sirve para efectuar cálculos de valor acumulado y ubicar líneas de progreso. Si por defecto se deja NA, la fecha actual se usa como fecha de estado.

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Calendario: Esta opción permite seleccionar los tipos de calendarios que vimos en la lección anterior, 24 horas, estándar y turno de noche. Prioridad: Esta opción permite establecer la prioridad de cada proyecto como la suma de las prioridades de las tareas y puede ser de 1 a 1000. Campos personalizados de empresa: Esta opción se utiliza si la empresa usa Project Server, esto permite agregar valores cada campo personalizado o a los códigos que están en la base de datos de Project server. Solo nos falta ver la opción de estadísticas en la cual solo se pueden ver datos de fechas, duraciones costos, programados y reales, la imagen siguiente muestra la ventana de estadísticas.

En la siguiente lección es de mucha importancia puesto que aprenderemos a trabajar con las tareas del proyecto. LECCIÓN 11: CREANDO LAS TAREAS DEL PROYECTO Para comenzar, hay que definir los pasos para completar un proyecto, y desarrollarlos en el orden que queremos que ocurran. Se puede utilizar la Guía de proyectos para crear una tarea, como vimos en la lección 5, se da clic en el botón Tareas (Panel de Tareas). Ahí se muestra una guía muy importante para la creación de tareas. Para el proyecto ejemplo del Sitio Web, seguiremos estos pasos para crear las tareas:

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1. Escriba el nombre de la tarea en la primera columna del Diagrama de Gantt. 2. Escriba el nombre Análisis. El texto aparece en la celda. 3. Presione Enter para aceptar. La información aparece en la columna de nombre y se muestra una Duración de la tarea, que por defecto es un día, y la fecha comienzo es por defecto la del día que se inició el proyecto. Aunque puede cambiarse en la columna Comienzo. Continúe así ingresando el nombre de todas las tareas. Al final quedarían así:

LECCIÓN 12: ESTABLECER DURACIONES DE LAS TAREAS Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas. Una tarea representa una cantidad de trabajo. Se especifican las tareas en el orden en que tienen lugar. Después se realiza una estimación del tiempo que llevará realizar

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cada tarea y se introduce como una duración. Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de realizarse en la tarea. No se debe especificar las fechas en los campos Comienzo y Fin de cada tarea. Microsoft Project calcula las fechas de comienzo y fin basándose en la relación existente entre las tareas. Después de haber nombrado las tareas, Microsoft Project introduce una duración estimada de un día para la tarea, seguida de un signo de interrogación. Para colocar la fecha se siguen los siguientes pasos: 1. En el campo Duración, escriba la cantidad de tiempo que llevará cada tarea en meses, semanas, días, horas o minutos, sin contar los períodos no laborables. Puede utilizar las abreviaturas siguientes: me para meses, s para semanas, d para días, h para horas y m para minutos. 2. Presione la tecla ENTER.

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LECCIÓN 13: ESTABLECER MOMENTOS CLAVES O HITOS Como ya mencionamos antes, un hito consiste simplemente en una tarea que se utiliza para identificar eventos significativos en la programación, como puede ser la finalización de una fase principal. Si escribe una duración de cero días para una tarea, Microsoft Project mostrará el símbolo de hito en el Diagrama de Gantt al comienzo de ese día. Un hito es una tarea sin duración que se utiliza para identificar sucesos significativos en la programación, como la finalización de una fase importante. Una fase es un grupo de tareas relacionadas que completa una etapa importante de un proyecto. En nuestro ejemplo las tareas hitos serán: Reunión y Presentación de propuesta, Presentación de Prototipo, Presentación del Sistema al Cliente, Revisión y Validación del Cliente, Revisión Final del Cliente y Puesta en Marcha. Para crearlas haremos lo siguiente: 1. Damos clic en la opción Crear lista de tareas, de la Guía de proyectos. Al final aparece la casilla de verificación 'Establecer la tarea seleccionada como hito'. Seleccionamos la tarea que son eventos principales, y marcamos la casilla. El diagrama se vería así:

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LECCIÓN 14: TAREAS REPETITIVAS Una tarea repetitiva es aquella que se repite cada cierto tiempo. Supongamos que en nuestro ejemplo quisiéramos repetir la tarea Determinar la información. Los pasos para repetirla son: 1. En el campo Nombre de tarea, seleccione la fila debajo de la cual desea que aparezca la tarea repetitiva.

2. En el menú Insertar, haga clic en Tarea repetitiva. 3. En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea. 4. En el cuadro Duración, escriba la duración de una realización de la tarea. En Patrón de repetición, haga clic en Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente. 5. A la derecha de Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente, especifique la frecuencia de la tarea. 6. En Intervalo de repetición, escriba la fecha de comienzo en el cuadro Comienzo y, a continuación, seleccione Terminar después de o Terminar el. 7. Si ha seleccionado Terminar después de, escriba el número de ocurrencias de la tarea. 8. Si ha seleccionado Terminar el, escriba la fecha en la que desea que termine la tarea repetitiva.

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9. Los identificadores de las tareas se vuelven a numerar automáticamente cuando se inserta una tarea.

Si desea aplicar un calendario a la tarea repetitiva, en 'Calendario para programar esta tarea', haga clic en el calendario que desee utilizar. Si no escribe una fecha en el cuadro Comienzo, Microsoft Project utilizará la fecha de comienzo del proyecto. Si la tarea repetitiva va a tener lugar en algunos días no laborables, Microsoft Project le pregunta si desea reprogramar las veces que ocurra en tales días.

LECCIÓN 15: ESTABLECER DEPENDENCIAS Una vez creada y esquematizada la lista de tareas, es el momento de ver cómo se relacionan las tareas entre sí y con fechas concretas. Project determina automáticamente las fechas de comienzo y fin de las tareas que dependen de otras tareas. La ventaja de las dependencias o tareas "vinculadas" es que cada vez que una tarea cambia, las tareas vinculadas se reprograman automáticamente. Puede definir programaciones de tareas utilizando delimitaciones, superposición o retraso de tareas, y división de tareas cuando se interrumpe temporalmente el trabajo.

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Las tareas a menudo suceden en secuencia lineal. Sin embargo, puede haber excepciones en todos los proyectos. Para crear una secuencia, se vinculan las tareas dependientes entre sí y se indica a Microsoft Project en qué consiste esa dependencia. Las dependencias entre tareas definen la naturaleza de la relación entre las dos tareas vinculadas. Las tareas se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas: 1. Fin a comienzo (FC): La tarea B no puede comenzar hasta que finalice la tarea A. 2. Comienzo a comienzo: (CC) La tarea B no puede comenzar hasta que comience la tarea A. 3. Fin a fin (FF): La tarea B no puede finalizar hasta que finalice la tarea A. 4. Comienzo a fin: (CF) La tarea B no puede finalizar hasta que comience la tarea A. La tarea cuyo comienzo o fin depende de otra tarea es la sucesora. La tarea de la que depende la sucesora es la predecesora. Los pasos para crear las dependencias son: 1. En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o más tareas que desee vincular.

2. Haga clic en Vincular tareas . De forma predeterminada, Microsoft Project crea un vínculo de tarea del tipo de fin a comienzo. Para cambiar el vínculo entre tareas, haga doble clic en la línea de vínculo entre las tareas que desee cambiar en el Diagrama de Gantt. Para nuestro ejemplo crearemos las dependencias que se muestran en la figura a continuación:

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Si desea desvincular tareas, selecciónelas en el campo Nombre de tarea y haga clic en Desvincular tareas. Las tareas se volverán a programar en función de los vínculos con otras tareas o de las delimitaciones. LECCIÓN 16: AGREGAR SUBTAREAS El uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en bloques más manejables. Puede aplicar sangrías a las tareas relacionadas para situarlas bajo una tarea más general, creando una jerarquía. Las tareas generales se denominan tareas de resumen o fases; las tareas con sangría que aparecen debajo de la tarea de resumen son subtareas. Las fechas de comienzo y fin de una tarea de resumen se determinan en función de las fechas de comienzo y fin de su primera y última subtarea. De forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y las subtareas aparecen con sangrías debajo de ellas.

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En Microsoft Project, las subtareas se sitúan bajo las tareas de resumen mediante la aplicación de sangrías. Microsoft Project determina automáticamente la información de la tarea de resumen utilizando la información de las subtareas. Para crear subtareas realizamos lo siguiente: 1. Para el ejemplo crearemos las tareas resumen Análisis, Ingeniería e Implementación. Elegimos la opción 'Organizar tareas en fases' de la Guía de proyectos. 4. Sombreamos las tareas que serán subtareas de la tarea resumen Análisis.

3. Damos clic en Aplicar sangría . 4. Repetimos para Ingeniería e Implementación. 5. Damos clic en Listo del cuadro de dialogo de Organizar tareas.

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LECCIÓN 17: NOTAS DE TAREA Al igual que en cualquier otro proyecto, Project tiene la opción de agregar notas a cada tarea. Cuando se añade una nota, se puede ver en pantalla e incluirla en el reporte impreso. Para agregar una nota realizamos lo siguiente: 1. Damos doble clic sobre la tarea a la que queremos agregar la nota. Aparece el cuadro de dialogo de Información de tarea. 2. Damos clic en la opción Notas.

3. Escriba la nota que desea en el área de escritura. Puede utilizar las herramientas que se encuentran arriba para mejorar el formato de la nota. 4. De clic en Aceptar. Las tareas con notas se verían en la Tabla de tareas de la siguiente manera:

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LECCIÓN 18: LA RUTA CRÍTICA En esta lección aprenderemos sobre la ruta crítica la cual consiste en grupo de tareas o un incluso una sola que deben completarse para que un proyecto finalice a tiempo. Las tareas críticas no se pueden retrasar sin que se altere la fecha de fin de proyecto, sin embargo existen proyectos donde es común que las tareas tengan un margen de demora y se pueden retrasar la fecha sin afectar el proyecto. En Project una tarea se considera crítica cuando cumple una de las condiciones siguientes: No tiene margen de demora. Se establece que la tarea comience o que no finalice después de una fecha determinada. Las delimitaciones son de fecha Debe comenzar el (DCE) o Debe finalizar el (DFE). Está delimitada Lo más tarde posible (LMTP) en un proyecto a partir de una fecha de comienzo. Está delimitada Lo antes posible (LAP) en un proyecto a partir de una fecha de fin. Tiene una fecha de fin que es igual o posterior a su fecha límite. Visualizando la Ruta Critica 1. Clic en el Menú Ver. 2. Seleccionar las opciones Más vistas. 3. Clic en Gantt detallado.

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4. Clic en Aplicar y a continuación la vista de Gantt debe ser similar a la siguiente imagen, donde las tareas azules representan las tareas No Criticas y las de color rojo las tareas Criticas.

Una tarea deja de ser crítica cuando está marcada como completada, ya que entonces no afecta otras tareas o la fecha de fin del proyecto. Como hemos podido notar no hemos introducido esas tareas como críticas en el proyecto, sino que Project automáticamente actualiza la información de las tareas críticas, pero normalmente no vemos los avances porque ocupamos la vista de Gantt normal. LECCIÓN 19: FECHAS LÍMITE En Project podemos programar fechas límites de una tarea específica. La programación se sigue actualizando que sea necesario, realiza un seguimiento de las fechas límite y muestra un indicador si una tarea finaliza después de su fecha límite.

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La definición de una fecha límite no afecta a la programación de las tareas. Es solamente una forma de que Project le informe de que una tarea finalizará después de su fecha límite. Así tendrá la posibilidad de ajustar la programación para cumplir dicha fecha. Para crear fechas límites siga los siguientes pasos: 1. En el campo Nombre de tarea, haga doble clic en la tarea para la que desee establecer una fecha límite para que aparezca el cuadro de dialogo de Información de la tarea. 2. Seleccione la ficha Avanzado.

3. En Delimitar tarea seleccione el tipo de delimitación. 4. Escriba o seleccione la fecha límite en el cuadro Fecha límite. 5. Haga clic en Aceptar.

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Supongamos que en nuestro ejemplo agregamos una fecha límite a Puesta en marcha. En el Diagrama de Gantt se vería de esta manera:

LECCIÓN 20: DIAGRAMA DE GANTT El diagrama de Gantt es una herramienta muy utilizada en la actualidad, su objetivo es el de mostrar el tiempo programado, las fechas de iniciación y terminación para las diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. Eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en términos de la unidad más adecuada al proyecto a ejecutar: hora, día, semana, mes, etc. Eje Vertical: Las tareas que constituyen el proyecto a ejecutar. A cada tarea se representa por una línea horizontal cuya longitud es proporcional a la duración en la escala de tiempo (eje horizontal).

Ahora explicaremos la forma de personalizar el Diagrama de Gantt.

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1. Cambiar el calendario o Escala Temporal. Imaginemos que nuestro proyecto es de 1 año, posiblemente no queremos ver cada una de las semanas, sino que sería más útil verlo por meses, para cambiarlo solo tenemos que dar doble clic sobre las fechas o en el menú Formato > Escala temporal y nos muestra la siguiente ventana.

Esta escala posee tres niveles Superior, Intermedio, Inferior, y Período no laborable. Los tres niveles poseen las siguientes opciones. Unidades: Es la unidad de tiempo de la escala, puede ser semanas, trimestres, años, etc. Etiqueta: Es el formato de fecha para la escala, puede ser D, M, L, Semana1, Semana2,...etc. Contador: Se refiere al intervalo entre las etiquetas de unidad de la escala. Alineación: Es la alineación de la etiqueta en la escala de Tiempo. Mostrar: Número de niveles a mostrar en la escala.

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Vista Previa: Aquí se pueden visualizar los cambios. 2. Cambiar el formato de la barra. Para cambiar el formato de cualquier barra de Gantt, solo es necesario darle doble clic o en el menú Formato > Barra y nos muestra la siguiente ventana.

Las opciones para personalizar el aspecto de una barra de Gantt son las siguientes. Forma: Indica la forma de la barra actual. Trama: Indica la trama de relleno del interior de la barra.

Color: Indica el color de la barra. Restablecer: El formato de la barra vuelve a su estado original. Las opciones para personalizar el texto de una barra de Gantt son que el texto aparezca en cualquiera de los cuatro lados de la barra de Gantt o incluso dentro de la barra.

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LECCIÓN 21: CALENDARIO DEL PROYECTO Otra de las vistas importantes de Project es la de calendario, puesto que muestra las tareas del proyecto, para acceder a ella se debe ir al Menú Ver > Calendario, lo cual mostrará las tareas que están definidas.

Debido a la variedad en la duración de los proyectos los cuales pueden durar desde días hasta años, vamos a ver cómo cambiar la visualización del calendario para que este se acople a nuestro proyecto, además algunas de las opciones más importantes. Posteriormente imprimiremos el calendario del proyecto algo que resulta muy útil para tener en cuenta las tareas. 1. Dar clic derecho en cualquier parte del calendario, esto nos muestra el siguiente menú desplegable. Las opciones que aparecen son las siguientes. Lista de Tareas: Muestra todas las tareas que existen para la fecha que dimos clic. Ir a: Permite ir a una tarea o fecha específica.

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Escala Temporal: Permite cambiar los encabezados de semanas, Cuadros de fecha y el sombreado de las fechas. Cuadricula: Permite cambiar el formato de las líneas de división. Estilos de Texto: Permite cambiar el formato al texto. Estilos de Barra: Permite cambiar la forma de las barras de acuerdo al tipo de tarea. Zoom: La opción de Zoom permite visualizar el calendario de acuerdo al rango establecido en la siguiente imagen, además es posible ver un calendario desde una un período de fecha especifico seleccionando la fecha Desde y Hasta.

Para imprimir un calendario se deben seguir los siguientes pasos. 1. Ir al Menú Archivo >Imprimir. 2. Seleccionar en Escala Temporal entre las opciones. Completa: Imprime todos el calendario del proyecto. Fechas: Imprime el calendario correspondiente al rango de fechas específico.

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3. Vista Previa, esta opción no es requerida pero es muy útil para ver como saldrá la impresión y evitar gastos innecesarios. 4. Dar clic en el botón Aceptar.

LECCIÓN 22: RECURSOS En esta lección aprenderemos algunas de las opciones básicas de Project para trabajar con los recursos. Los recursos en unos proyectos se refieren a personas, material y equipo necesario para completar las tareas en un proyecto. Hay dos factores importantes que manejar con Project; la disponibilidad de los recursos, que se refiere a cuando puede un recurso trabajar en una tarea y cuánto tiempo le toma en hacerla y los costos, que se refiere a cuánto dinero se necesita para pagar esos recursos. Project maneja dos tipos de recursos.

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Trabajo: Se refiere a las personas o equipos asignados a una tarea, los cuales no se consumen durante el transcurso de ésta; para nuestro ejemplo del Sitio Web, utilizaremos personas y equipos como computadoras, scanner, cámaras digitales, entre otros. Material: Se refiere a los materiales asignados a una tareas los cuales son los consumibles, para nuestro ejemplo del Sitio Web, utilizaremos materiales como impresiones y papelería. Ingresar Recursos de Trabajo. 1. En la Guía de Proyectos, clic Recursos. 2. Clic en Especificar personas y equipamiento para el proyecto.

3. Ahora el Diagrama de Gantt ha cambiado automáticamente por una cuadricula llamada Hoja de Recursos. Clic en Especificar recursos de forma manual. 4. Clic en la celda que esta abajo de Nombre de Recurso y empezamos a introducir los recursos que necesitamos.

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5. Ojo, recordemos que estamos agregando recurso que son de tipo trabajo, por lo que hay que verificar que la casilla Tipo sea Trabajo. 6. Agregar la Capacidad Máxima, si seleccionamos 100 % significa que la capacidad y el tiempo de ese recurso van a estar disponibles por completo para trabajar en las tareas que se le asigne, para nuestro Sitio Web, José Luis García es el programador asignado solo para este proyecto, por ende su capacidad Máxima será de 100%.

LECCIÓN 23: RECURSOS CONTINUACIÓN En esta lección aprenderemos, otro de los tipos de recursos los materiales y posteriormente aprenderemos a ajustar el horario de trabajo de un recurso.

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Recursos Materiales. En la mayoría de proyectos se utilizan recursos materiales en la construcción por ejemplo se utiliza el hierro, la arena, la pintura, etc. todos estos cumplen una característica fundamental y es que todos son consumibles, para nuestro ejemplo del Sitio Web utilizaremos CD puesto que es un recurso consumible que se usará para copiar información y entregar avances al cliente. Para agregar un Recurso Material los pasos son similares a los Recursos de tipo Trabajo. Una vez estamos en la cuadricula llamada Hoja de Recursos. 1. Clic en la celda en blanco que esta abajo de Nombre de Recurso y digitamos el recurso. 2. Clic en la celda tipo de recursos y se despliega un cuadro con las opciones como aparece en la imagen de abajo. 3. Seleccionamos Material. 4. Además podemos agregar una etiqueta del material con solo dar clic en la celda siguiente, esto no es necesario, sin embargo es buena práctica para identificar los recursos.

Estableciendo el horario de trabajo Aunque en la lección 9 ya configuramos el horario de trabajo para el proyecto, a menudo sucede que algún empleado no puede seguir ese horario por circunstancias diversas como por ejemplo, vacaciones, viajes, capacitaciones, etc. debido a esto es necesario establecer el horario de trabajo para ese recurso. Para lo cual seguiremos los siguientes paso. 1. En la Hoja de recursos seleccionamos el recurso para el que deseamos establecer el horario de trabajo.

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2. En el Menú de Herramientas, seleccionamos la opción Cambiar calendario laboral.

3. Nos aparece un cuadro como el de la lección 9, pero sin nos fijamos aparece el nombre del recurso en la opción Para, al dar clic se despliega una lista donde se mostrarán todos los recursos.

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Las opciones son las mismas que aprendimos en la lección 9, por lo que cualquier duda clic en link para referirse a esta, solo hay que tener en cuenta que no es posible establecer horarios de trabajo para recursos de tipo material.

LECCIÓN 24: ASIGNANDO UN RECURSO A UNA TAREA En esta lección veremos cómo asignar recursos como personas, equipos y materiales a las tareas del proyecto, lo cual permite llevar un seguimiento del trabajo de los recursos en las tareas. Para asignar un recurso a una tarea existen varios caminos uno es desde la guía de proyectos, haciendo clic en recursos, clic en asignar personas y equipamiento a tareas, después en la derecha seleccionamos el vínculo Asignar recursos....

Otro camino es seleccionar desde la vista de Gantt la tarea y en el Menú Herramientas la opción Asignar Recursos.

Ambas opciones despliegan el siguiente cuadro...

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1. En la lista se debe seleccionar el recurso que queremos asignar, en nuestro caso seleccionamos a Ricardo Antonio Fernández para la tarea Entrevistas con usuarios. 2. Clic en el botón Asignar. 3. Clic en el botón Cerrar. Ahora en la vista de Gantt el nombre del recurso aparece cerca de la tarea asignada.

En la guía de proyectos se puede ver la información que Project ha calculado para la duración y el trabajo. Además calcula la fecha de finalización de la tarea. Todo esto depende del horario del recurso y de la capacidad asignada cuando lo definimos.

En las lecciones siguientes ampliaremos un poco más la Asignación de Recursos. LECCIÓN 25: ASIGNACIÓN DE VARIOS RECURSOS A UNA TAREA En esta lección veremos cómo asignar varios recursos a una tarea del proyecto y la variación que tiene. Para esta parte nos basaremos en el ejemplo de la lección anterior, supongamos que la tarea de entrevistas se requiere realizar en menos

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tiempo y además se requiere que se grabe la entrevista en cd, para lo cual se asignará un recurso de trabajo y un recurso material. Actualmente solo Ricardo Antonio Fernández estaba asignado a esa tarea, la cual tiene una duración de 20 horas, comienza el día Miércoles 01 de Noviembre de 2006 y finaliza el viernes 03 de Noviembre de 2006, tal y como se muestra en el caso siguiente.

Para asignar varios recursos a una tarea seguiremos los siguientes pasos: 1. Seleccionar en la vista de Gantt la tarea Entrevista con usuarios. 2. En el Menú Herramientas la opción Asignar Recursos.

3. Se seleccionan los recursos que se desea asignar. 4. Clic en el botón Asignar. 5. Clic en el botón Cerrar.

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Ahora en la vista de Gantt podemos ver como Project actualizó los cambios de los recursos en la vista.

Analicemos los cambios, la duración pasa de 20h a 10 horas, esto se debe a que se asignó otro recurso José Luis García el cual posee el mismo horario y se le ha asignado una capacidad de trabajar 100% al igual que Ricardo Antonio Fernández y además, por lo que realizan el trabajo en la mitad del tiempo; los CD no afectan porque es recurso material. En la guía de proyectos se puede ver la información que Project ha calculado. LECCIÓN 26: REDISTRIBUIR RECURSOS En esta lección aprenderemos acerca de la redistribución de recursos la cual es una herramienta de Project que realiza un análisis de los recursos que este sobrecargado de trabajo y lo redistribuye. Project puede redistribuir de dos maneras una es retrasar una tarea hasta que el recurso tenga tiempo para trabajar en ella y dividir una tarea para se realice en el momento planeado. Pasos para redistribuir recursos con Project 1. Clic en el Menú herramientas. 2. Seleccionar la Redistribuir recursos.

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Se mostrará una ventana similar al gráfico siguiente.

3. Seleccionar el tipo de Redistribución, Automática o Manual. 4. El ámbito de redistribución el cual se refiere al período de fechas o al proyecto completo. 5. En la parte de resolver sobreasignaciones, se especifica cómo se va comportar Project con las sobreasignaciones, si va dividir o si va a retrasar la o las tareas del proyecto. 6. Clic en el botón Redistribuir ahora, es recomendable sacar una copia de

seguridad de nuestro trabajo antes de realizar este paso.

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LECCIÓN 27: ELIMINAR Y MODIFICAR ASIGNACIONES DE RECURSOS En esta lección aprenderemos a eliminar y a modificar las asignaciones de recursos a las tareas. Eliminar un recurso asignado 1. En la vista de Gantt debemos seleccionar la tarea. 2. Clic en el Menú Herramientas y seleccionamos la opción Asignar Recursos. 3. En la lista seleccionamos el Recurso que queremos eliminar.

4. Clic en el botón Quitar, con esto le quita el cheque al recurso. 5. Clic en el botón Cerrar. Modificar un recurso asignado En ocasiones puede ser necesario cambiar los recursos asignados entre tareas. 1. Como en el paso de eliminar, en la vista de Gantt debemos seleccionar la tarea.

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2. Clic en el Menú Herramientas y seleccionamos la opción Asignar Recursos, la cual muestra. 3. En el cuadro Asignar Recurso seleccionamos el recurso y damos clic en reemplazar, para nuestro ejemplo hemos agregado otro recurso Marta Lorena Díaz quien reemplaza a José Luis García.

4. Ahora es necesario seleccionar con el cursor en la ventana Reemplazar recurso. 5. Clic en el botón Aceptar. 6. Clic en el botón Cerrar. Note que el botón Reemplazar solo aparece activo cuando se selecciona un recurso.

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LECCIÓN 28: CANTIDADES DE TRABAJO POR RECURSOS Y TAREA En esta lección veremos cómo se puede obtener una visión más clara de los recursos asignados. 1. En la vista de Gantt debemos seleccionar la tarea. 2. Clic en el Menú Herramientas y seleccionamos la opción Asignar Recursos. 3. En la ventana de Asignar Recursos clic en el botón Gráfico.

Lo cual despliega la siguiente ventana la cual posee las siguientes opciones. Seleccionar un gráfico. Disponibilidad Restante, Trabajo y Trabajo de Asignación. Acercar y alejar el gráfico. Ayuda. Cerrar.

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El gráfico anterior se refiere a la disponibilidad restante, se utiliza para ver la disponibilidad del recurso, el área comprendida entre las barras representa el tiempo disponible del recurso, este gráfico es bastante utilizado puesto que permite ver si un recurso esta sobrecargado de trabajo o por el contrario posee tiempo libre y puede ser reasignado a otra tarea. En el gráfico siguiente es Trabajo, en él se muestra el trabajo asignado a un recurso. Como hemos utilizado el mismo recurso y la misma tarea para ambos gráfico, el resultado de este gráfico es el complemento del gráfico de disponibilidad restante que vimos anteriormente.

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LECCIÓN 29: COSTOS DE RECURSOS Ahora vamos a aprender como introducir Costos a los recursos, en otras palabras los costos de recursos son el pago a los empleados, el cálculo de horas extras, el costo por uso de algún material en el proyecto como una maquina etc. 1. Clic en el Menú Ver. 2. Clic en Hoja de Recursos, para colocarnos en la vista correcta. 3. Nuevamente clic en el Menú Ver. 4. Clic en Tabla y seleccionamos la opción Entrada. 5. Vamos a seleccionar el usuario Marta Lorena Díaz, si este usuario ya ha sido eliminado o modificado en ejercicios anteriores, lo creamos y lo asignamos a la tarea Determinar de Requisitos Técnicos, tal como se muestra en el gráfico siguiente.

6. En los campos Tasa estándar y Tasa horas extra, introducimos 10$ y 20$ respectivamente lo que significa que Marta Lorena Díaz gana 10$ por hora y $20 por hora extra trabajada.

7. Otra forma de hacerlo cuando se quiere introducir más de una tasa para cada recurso, es en la información del recurso, para acceder solo es necesario dar doble clic en el recurso al que queremos asignar y seleccionamos la ficha Costos, hasta este punto veremos una ventana similar al siguiente gráfico.

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En la ficha A aparecen los valores que se ingresaron, en las columnas Tasa estándar y Tasa de horas extras, si nos desplazamos a la siguiente fila, podemos escribir para cada columna un valor o un porcentaje de cambio respecto a la tasa previa en el campo fecha efectiva se selecciona la fecha cuando este cambio de tasas será aplicado. Project permite establecer hasta cinco tablas de tasas de costo distintas (A B C D E) para cada recurso para tareas diferentes. LECCIÓN 30: AGREGAR COSTO ASOCIADO A UNA TAREA Project permite asignar tanto costos de recursos como costos fijos a una tarea, por lo que el costo total de una tarea es la suma de los costos de recursos y de los costos fijos, en esta lección aprenderemos a configurar los costos fijos de una tarea, son ejemplos de costos fijos, los viáticos de los empleados, el alquiler de una maquinaría, un impuesto o cargo etc. En nuestro proyecto del Sitio Web, asignaremos un costo fijo a la tarea capacitación de usuarios porque será necesario alquilar equipo y un local para llevar a cabo la capacitación a los usuarios. Pasos para asignar costos fijos a una tarea.

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1. En la vista de Gantt. 2. Clic en Menú Ver. 3. Clic en la opción Tabla: Entrada y seleccionamos Costo. 4. En la vista de Gantt nuestra hoja de tareas debe estar como en la figura siguiente, sino lo vemos así, es necesario expandir la barra hasta ver las opciones que necesitamos.

5. Seleccionar la tarea e introducir el costo y presionar Enter 6. Seleccionar la opción el método en la columna de acumulación de costos fijos.

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Métodos de acumulación Comienzo: significa que el costo de la tarea se tomará en cuenta en el proyecto cuando la tarea empiece. Fin: significa que el costo de la tarea se tomará en cuenta en el proyecto cuando se termine de realizar la tarea. Prorrateo: significa que el costo de la tarea se tomará en cuenta proporcionalmente al avance de la tarea.

LECCIÓN 31: IMPRIMIR EL PROYECTO En esta lección aprenderemos a imprimir nuestro proyecto, lo cual es bastante común, útil y por suerte fácil, puesto que la mayoría estamos familiarizados a imprimir algún otro tipo de archivo de Office como documentos, hojas de cálculo etc. Por eso mencionaremos las opciones de impresión nuevas que son propias de Project. La impresión depende de la vista que queramos imprimir puesto que si estamos en la vista calendario imprimiremos un calendario para este ejemplo vamos a imprimir la vista de Gantt por ser de las más utilizadas. 1. Seleccionar la vista que deseamos en nuestro caso la Vista de Gantt. 2. Clic en Menú Archivo. 3. Clic en la opción Configurar Página.

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4. Si notamos el gráfico siguiente en el título de la ventana nos indica la vista a imprimir.

Opciones Página: Se establecen las opciones de la orientación de la página, la escala de la página y el tamaño de papel. Márgenes: Se establecen las opciones para configurar los márgenes superior e inferior, izquierdo y derecho. Encabezado y Pie de Página: Se establecen las opciones de alineación izquierda, central y derecho, números de página, fechas y horas y otros campos. Leyenda: Se establecen las opciones para escribir una leyenda en las páginas. Vista: Se establecen las opciones para imprimir las columnas y las páginas en blanco. Permite también ajustar la escala temporal. 5. Seleccionamos Aceptar, para guardar los cambios. 6. Clic en Menú Archivo.

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7. Clic en la opción Imprimir y aparecerá el siguiente cuadro.

En la opción Escala Temporal, si seleccionamos la opción Fechas, podemos especificar el intervalo de tiempo que queremos imprimir, por defecto el intervalo es la duración del proyecto. 8. La opción Vista Previa permite ver tal y como saldrá impreso el proyecto, tal y como vimos en la Lección 21. 9. Finalmente Clic en el botón Aceptar. Nota: No es necesario configurar la página para imprimir (pasos del 1 al 5) pero es importante conocer las opciones por que no siempre los valores por defecto se aplican a nuestras necesidades. LECCIÓN 32: SEGUIMIENTO DE UN PROYECTO Hasta este punto del curso hemos aprendido a planear un proyecto con tareas, recursos y costos con Project , sin embargo eso solo es una parte, puesto que falta el seguimiento, este es sumamente importante ya que nos permite hacer una comparación del progreso planeado con respecto al progreso real o con el progreso que podría suceder, ampliando el panorama de las personas encargadas del proyecto ya que permite controlar si las tareas se realizan con base a lo planeado, el impacto de las tareas en el proyecto, si lo recursos están saturados

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de trabajo o por el contrario están desperdiciando tiempo y la administración de costos a medida avanza el proyecto entre otros. Es necesario diferenciar los tipos de progreso que se pueden manejar con Project. Progreso planeado: consiste en programar las fechas de comienzo y fin de tareas y datos de costos y recursos. Progreso programado: se basa en información reciente de un proyecto, como fechas, duraciones y costos de las tareas. Progreso real: Consiste en la información que ha ocurrido realmente. El diagrama de Gantt es una valiosa herramienta en la cual se puede ver rápidamente como va el seguimiento del proyecto por medio de las tareas y su relación con la línea del tiempo.

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LECCIÓN 33: LÍNEA DE BASE En esta lección vamos a ver una actividad muy importante del seguimiento la cual es la línea de base, está actividad se basa en tomar el estado inicial o base del proyecto, como si tomáramos una fotografía de los valores importantes como fechas iniciales, finales, los costos, recursos, las asignación de las tareas, entre otros, con el objetivo de tener un punto de comparación para efectuar el seguimiento; por lo cual es recomendable que se guarde una línea de base cuando se ha terminado la planeación del proyecto y todavía no se ha empezado a introducir el progreso de las tareas. 1. Clic en el Menú Herramientas. 2. Clic en Seguimiento y seleccionamos la Guardar línea de base. 3. Clic en Guardar línea de base. la línea de base que se va a guardar. Project permite guardar hasta 11 líneas de base diferentes. 4. Clic en Proyecto Completo para tomar de base para futuras comparaciones el proyecto completo. 5. Clic en Aceptar.

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Project permite además guardar una línea de base para algunas tareas específicas para eso solo es necesario seleccionar la opción Tareas seleccionadas en lugar de Proyecto Completo. En la lección 39 Informe del proyecto utilizaremos la línea de base que acabamos de guardar. LECCIÓN 34: AGREGAR EL PROGRESO DEL PROYECTO En esta lección aprenderemos a actualizar el progreso de varias tareas esto es utilizado cuando se tiene la seguridad que para una fecha específica se han completado ciertas tareas, puesto que actualizará el progreso de esas tareas a la fecha seleccionada. Pasos para agregar el progreso a varias tareas. 1. Clic en el Menú Ver. 2. Clic en Diagrama de Gantt. 3. Seleccionamos las tareas que vamos a actualizar. 4. Clic en el menú Herramientas. 5. Seleccionar Seguimiento clic en la opción Actualizar proyecto. 6. Clic en Actualizar trabajo completado al introduzca la fecha hasta donde se actualizará el progreso del proyecto.

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Por porcentaje completado: Se establece esta opción para definir el porcentaje completado comprendido entre 0 y 100, según la fecha del cuadro Actualizar trabajo completado al. Sólo al 0% o al 100% Se establece esta opción para definir tareas que están programadas para que finalicen según la fecha del trabajo completado al 100%. 7. Para nuestro ejemplo, seleccionaremos Por porcentaje completado. 8. Puesto que solo queremos actualizar algunas tareas no todo el proyecto daremos clic en Tareas seleccionadas. 9. Clic en Aceptar. En el gráfico siguiente se muestra el progreso de las tareas seleccionadas, es importante recalcar que el progreso de la tarea "Determinar Atributos" no está completado puesto su fecha de finalización es el Miércoles 08 y nosotros actualizamos el progreso hasta el Martes 07.

LECCIÓN 35: AGREGAR EL PORCENTAJE DE PROGRESO A UNA TAREA Ahora aprenderemos otra de las actividades que hace a Project importante y diferente con respecto a otras herramientas y es el agregar el porcentaje de

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progreso a una tarea, este lección es esencial para el seguimiento de un proyecto, por suerte es muy fácil llevar la acabo. Aprenderemos dos formas de agregar el progreso a una tarea. 1. Clic en el Menú Ver, haga clic en Más vistas. 2. Seleccionar las opciones Más vistas. 3. Clic en Hoja de tareas. 4. Clic en el Menú Ver, en Tabla seleccionamos la opción Seguimiento nuestra pantalla deberá ser similar a la siguiente.

5. En el campo % completado introducimos el valor del porcentaje para completado desde 0% para nada completado hasta 100% que significa que la tarea está completada; para nuestro ejemplo introduciremos 75%, los cambios se muestran en el gráfico siguiente.

6. Project actualizó a los campos Comienzo Real, %completado, Duración Real y Duración Restante con base a los siguientes criterios. Comienzo Real: Project coloca la fecha de inicio programada, en el campo fecha real.

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Fin Real: Project coloca esta fecha hasta que se introduzca el 100% de tarea completada. %completado: es el valor que nosotros introducimos. Duración Real: es el cálculo del % introducido con respecto al valor de la duración programada. Duración Restante: es la diferencia entre la Duración programada y la Duración Real. Otra forma 1. Seleccionamos las tareas que vamos a actualizar, para nuestro ejemplo "Diseño Arquitectónico". 2. Clic en el menú Herramientas. 3. Seleccionar Seguimiento clic en la opción Actualizar tareas.

4. Nos aparece la siguiente ventana.

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5. En el cuadro de % completado introducimos el valor del porcentaje 100%, en nuestra hoja de tareas deberá ser similar a la siguiente imagen.

6. Los criterios para calcular los demás campos son los que vimos anteriormente. El lector puede agregar el % completado a otras tareas del proyecto para practicar lo aprendido, en la siguiente lección aprenderemos como agregar el progreso de una tarea por medio de las duraciones y como Project recalcula los demás valores. LECCIÓN 36: AGREGAR DURACIONES PARA UNA TAREA En esta lección continuaremos con el seguimiento del proyecto y aprenderemos como se puede agregar una duración real a las tareas con Project. 1. Clic en el Menú Ver. 2. Seleccionar las opciones Más vistas. 3. Clic en Hoja de tareas.

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4. En el menú Ver, señale Tabla seleccionamos la opción Seguimiento. 5. Agregaremos a la tarea 'Importar catálogo de artículos' 15 hrs en el campo Duración real y Project recalculará los valores % completado, comienzo real, fin real y duración restante; como se puede ver en la figura de abajo.

Project utiliza las siguientes formulas % Completado: Duración real / Duración. Duración restante: Duración - Duración real. Si la Duración real que introducimos es mayor (como en nuestro ejemplo que introducimos 25 hrs y las programadas eran 20 hrs) que la Duración programada, Project actualiza a 100% el porcentaje completado. LECCIÓN 37: AGREGAR EL TRABAJO REAL Y EL TRABAJO RESTANTE En esta lección aprenderemos a agregar el progreso del trabajo real el cual se basa en conocer la cantidad de trabajo que se ha llevado a cabo en una tarea y del trabajo restante al proyecto, este se basa en conocer si una tarea va a requerir más o menos de lo calculado por Project. Actualizar el trabajo real 1. Clic en el menú Ver. 2. Seleccionar la opción Más vista. 3. Clic en Hoja de tareas y Aplicar.

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4. En el menú Ver, señale Tabla seleccionamos la opción Trabajo y veremos los campos de la siguiente figura: Para nuestro ejemplo nos basaremos en la tarea "Programación" la cual está asignada a un recurso y posee los siguientes valores.

5. Agregaremos a la tarea "Programación" 40 hrs en el campo Real. Lo cual hará que Project recalcule el trabajo Restante y el % de trabajo completado.

Actualizar el trabajo restante 1. Nos ubicamos en la vista Hoja de tareas. 2. Clic en el menú Ver. 3. Clic en Tabla y seleccionamos Trabajo. 4. Seguiremos con la tarea "Programación" y agregaremos 20 hrs en el campo Restante, lo cual hará que Project recalcule el trabajo Real y el % de trabajo completado.

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Project utiliza las siguientes formulas Porcentaje de trabajo completado: Trabajo real / Trabajo. Trabajo restante: Trabajo - Trabajo real.

LECCIÓN 38: EXPORTAR PROYECTO A EXCEL Si desea mostrar información de fase temporal en un gráfico o diagrama de Excel, puede exportarla utilizando el Asistente para análisis de datos de escala temporal. 1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. Si corresponde, seleccione las tareas que desee exportar. 3. En el menú Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Análisis. 4. Clic en Analizar datos de escala temporal en Excel.

5. Se despliega el Asistente, el primer paso es seleccionar los datos a exportar las opciones son: Proyecto completo o las tareas seleccionadas actualmente.

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6. Seleccionar los campos que se van a exportar a Excel.

7. Seleccionar el intervalo de fecha a exportar. 8.

9. Seleccionar Si para crear un gráfico de los datos a Exportar

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10. Finalmente el último paso es Clic en el Botón Exportar Datos.

LECCIÓN 39: INFORME DEL PROYECTO En esta lección aprenderemos dos cosas muy importantes una es comparar el proyecto actual después del seguimiento y actualizaciones que hemos realizado con el plan original, el cual realizamos cuando creamos la línea de base, y la otra es obtener un informe del nuestro proyecto. Hasta este punto es muy probable que el proyecto presentado en esta lección difiera con el que han realizado, lo cual no debe preocupar al lector, puesto que el objetivo del curso es conocer y aprender a utilizar las herramientas de Project para la planeación y seguimiento de proyectos. Primero vamos a comparar el trabajo actual de las tareas con el plan original, esto se puede hacer en cualquier momento del proyecto para saber cómo es comportamiento respecto a lo planeado. 1. Clic en el menú Ver. 2. Seleccionar la opción Gantt de Seguimiento

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A continuación se despliega la vista del Diagrama de Gantt a la cual ya estamos familiarizados, con la diferencia que aparece una barra gris en la gráfica que significa la Línea de Base que nosotros hemos hecho previamente, recordemos que la línea de base funciona como una fotografía del proyecto y sirve para comparar un punto inicial con el progreso o avance del proyecto.

Informe del proyecto 1. Clic en el menú Ver, seleccionar Informes. 2. En la ventana que se despliega vamos a hacer clic en Generales y después en el botón Seleccionar.

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3. Ahora vamos a seleccionar el Informe "Resumen del Proyecto", si hacemos clic en el botón Modificar podemos cambiar formato al texto.

4. La siguiente pantalla es la vista previa del informe en la cual podemos cerrar o en imprimir el informe, en el gráfico anterior se muestra el Resumen del Proyecto.

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LECCIÓN 40: REORGANIZANDO TRABAJO INCOMPLETO En esta lección aprenderemos a como recalendarizar el trabajo, puesto que no es extraño que alguna tarea se retrase o se interrumpa, incluso el proyecto completo se puede ver afectado. Project tiene la capacidad de reprogramar el trabajo restante para que comience después una nueva fecha. 1. Clic en el Menú Ver.

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2. Clic en Diagrama de Gantt. La vista es similar al siguiente gráfico.

3. Clic en el menú Herramientas. 4. Seleccionar Seguimiento clic en la opción Actualizar proyecto.

5. En la ventana Actualizar proyecto, seleccionamos la opción "Reprogramar trabajo restante para que empiece después de:". 6. Seleccionamos la fecha Lun 27/11/06, con esto se recalendarizará el proyecto para empezar en esa fecha.

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En la siguiente gráfica se muestra el diagrama de Gantt después de reprogramar las tareas.

Si la tarea no ha comenzado a la fecha Project reprograma el trabajo y configura como fecha de comienzo la nueva fecha especificada. Si la tarea ya comenzó pero no se ha terminado todavía, Project programa la duración restante para que comience en la nueva fecha. Project puede reprogramar y dividir el trabajo no completado mediante el cuadro de diálogo Actualizar proyecto, si la división de las tareas es permitida, por defecto esta opción está habilitada.