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2010 ProjectWizards GmbH, Melle, Allemagne. Tous droits rservs.

MERLIN

Guide de dmarrage rapide Gestion de projet professionnelle

2010 ProjectWizards GmbH, Melle, Germany. Tous droits rservs.Guide de dmarrage rapide Merlin

INTRODUCTION

Bienvenue dans le guide de dmarrage rapide de Merlin! Merci davoir choisi la solution logicielle de gestion de projets leader sur le march Mac. Ce document vous prsentera les fonctions de base de Merlin.

Configuration systmePour utiliser Merlin vous avez besoin dun ordinateur Apple Macintosh avec processeur G4 et Mac OS X 10.4.9 ou plus rcents. Nous recommandons vivement la dernire version de Mac OS X 10.6.

Merlin version dvaluation gratuiteLa version dvaluation gratuite de Merlin vous permet de lvaluer le produit pour un temps indtermin. Il sagit dune version totalement fonctionnelle qui supporte les projets ne contenant pas plus de 40 activits. Pour les projets de plus de 40 activits, certaines fonctionnalits sont dsactives comme enregistrer, imprimer, exporter et publier un projet.

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AIDE ET SUPPORT

Pour accder lassistance et au support merci de vous rendre sur notre site web:

www.projectwizards.net

Nous vous suggrons galement de consulter les ressources de support additionnelles suivantes:

Aide Merlin 2

Groupes Google (en Anglais et Allemand)

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Ou contactez directement notre quipe de support technique: [email protected]


INSTALLATION DE LA LICENCE

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Contactez directement lquipe de support technique: [email protected]


DMARRAGE DE MERLINAu dmarrage de Merlin, la fentre daccueil apparat avec les options suivantes. Veuillez en slectionner une:

Acher le Tutoriel

Ouvrir un projet existant

Crer un nouveau projet depuis un modle

Crer un projet vide

Vous accdez galement aux options suivantes:

Vrifier les mises jour au dmarrage

Options dachage au dmarrage de Merlin, ex. Projets rcents

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MERLIN 2 - FENTRE PRINCIPALE

Vue de synthse

Diagramme de Gantt

Vuesslectionnez les vues pour la zone de contenu principale

Zone principalecest ici que vous travaillez sur vos projets!

Icnesdes fonctions

utilises frquemment

Inspecteurcontrlez tous vos

lments de projet en fonction du

contexte

Champ Supplmentaire pour les conflits de

ressources et de planning

Configure la zone de contenu principaleorganisez, agrandissez, rduisez et synthtisez

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LInspecteur vous permet de contrler toutes sortes dobjets utiliss dans Merlin.Tous les objets pouvant tre slectionns dans Merlin peuvent tre visualiss avec lInspecteur. LInspecteur donne accs aux objets suivants:

projets

activits

ressources

lments

dpendances

L'INSPECTEUR

Onglets

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Cliquez sur le projet* pour ouvrir lInspecteur. Chaque Inspecteur contient plusieurs onglets donnant accs aux options disponibles.

* Le projet est toujours llment le premier lment dans la vue de synthse.


VUES

Merlin propose quatre vues projets:

activits

vue plan

ressources

utilisation

Cliquez simplement sur les boutons correspondants pour naviguer dune vue lautre.

Chaque vue possde sa propre structure qui peut tre configure par lutilisateur en modifiant ses options dachage.

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ACTIVITSLa vue Activits est en gnral la plus utilise lorsque vous organisez vos projets. Pour ce faire, les activits et les allocations peuvent tre modifies dans la vue de synthse et dans le graphique. Vous pouvez personnaliser les paramtres de votre colonne en fonction des informations que vous souhaitez acher et les modifier dans la vue de synthse. Vous pouvez galement dfinir des groupes de colonnes, qui peuvent tre enregistrs individuellement pour rfrence future. Il sut de faire un click droit sur les colonnes pour les personnaliser.

Les colonnes standard de Merlin

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VUE PLANLa Vue Plan propose une visualisation claire et totalement ditable des liens logiques et structure de votre projet du dbut la fin.

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RESSOURCES

La vue Ressources vous aide grer lensemble des ressources disponibles et attribues au projet. Une ressource peut tre de lun des types suivants:

personne

matrielle

compagnie

quipement

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UTILISATION

La vue Utilisation contient une liste de toutes les ressources attribues un projet. Le diagramme prsente la valeur dutilisation quotidienne des direntes ressources. Vous avez ainsi une vue globale de lutilisation de chaque ressource et pouvez ainsi dtecter et rsoudre les surcharge des ressources potentielles.*

Vert:Utilisation optimale

Jaune:Sous utilisation

Rouge:Sur utilisation, il faut faire quelque chose!

*Pour ajuster les paramtres de surcharge et de dclassement allez dans le menu Edition> Mise niveau de ressource > Paramtres de niveau.

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LA BARRE DOUTILS

La barre d'outils ore un accs immdiat aux fonctions Merlin utilises le plus souvent. l'aide des icnes suivantes vous aurez accs des fonctionnalits cls trs rapidement:

Publier: ache la bote de dialogue pour les publications. [cmd + maj +P]

Paramtres: ache le dialogue des paramtres du projet. [cmd + maj + , ]

Bibliothque: active/dsactive lachage de la fentre de la bibliothque. [F3]

lments: active/dsactive l'achage du champ lments. [F2]

Inspecteur: active/dsactive l'achage de l'inspecteur. [F1]]

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LE CHAMP SUPPLEMENTAIRELe champ supplmentaire est divis en deux zones, modifiables dans la barre de titre:

Ressources: Toutes les ressources impliques dans le projet sont rpertoris. Il sut de cliquer sur le bouton + pour en ajouter de nouvelles. Les aectations de ressources peuvent alors tre ralises par simple glisser-dposer partir de cette zone sur le diagramme de Gantt ou la vue de synthse.

Conflits de planning: les alertes de conflits potentiels de calendrier sont aches. En cliquant sur une entre, vous verrez automatiquement l'activit et le conflit qui lui sont associs.

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Dans la zone "lments", vous allouez vos informations pendant ou aprs un projet. Bien que ntant pas ache par dfaut, la zone peut tre consulte en cliquant sur l'icne trombone dans la partie droite de la barre d'outils, en appuyant sur F2, ou en slectionnant le menu "Fentre> Acher les lments". Les lments peuvent tre rattachs des activits, des tapes, des projets entiers ou des ressources.

Mettez en vidence activit / ressource / projet pour y associer un nouvel lment. Vous pouvez choisir parmi les six types d'lments suivants:

LES LMENTS

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Dans la section suivante, nous allons rapidement vous montrer avec quelle simplicit vous pouvez crer un projet avec Merlin. En particulier nous allons

crer une structure de projet

concevoir des phases crer des tapes inclure des activits

crer des dpendances

attribuer des ressources

optimiser lutilisation des ressources

entrer des donnes relles

gnrer un rapport d'tape

envoyer des e-mails

FLUX DE TRAVAIL MERLIN

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UN NOUVEAU PROJET

Un nouveau projet peut tre cr partir dun modle.

Pour plus dinformation sur le projet slectionn cliquez, ici.

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DE ZRO CENT EN UNE TAPE...Slectionnez le menu Fichier > Nouveau projet vide ou utilisez le raccourci [cmd + alt + N].

La Bibliothque peut tre trs utile pour glisser-dposer des activits pr-paramtres et vous aider aller plus vite

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Gnral

Activits

Carnet dadressesDocuments


UTILISER LA BIBLIOTHQUESi vous cliquez sur licne la bibliothque apparat.

La bibliothque contient des activits pr-paramtres et des groupes dactivits qui simplifient et acclrent la cration dun projet.

Le contenu de la bibliothque peut simplement tre gliss-dpos dans la fentre projet. Cest aussi simple que cela!

Cherchez Dbut-projet et collez le dans la vue de synthse.

Pour plus dinformations sur la bibliothque, cliquez ici.

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Carnet dadresses

Gnral

Activits

Documents


RSULTATS PRLIMINAIRESUne fois les activits transfres de la bibliothque, le fond bleu dans le plan indique la dernire modification du projet.

Maintenant, nous allons aner la structure de base avec de nouvelles activits et des tapes.

Maintenant nous allons crer de nouvelles activits

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CRER DE NOUVELLES ACTIVITSSlectionnez un type dactivit du menu Insrer ou faites un click droit sur lactivit et slectionnez

lentre Insrer du menu contextuel*.

Ainsi, vous pouvez (par exemple) crer une nouvelle tape intitule Dbut.Pour cela, vous pouvez galement utiliser le raccourci clavier [alt + cmd + M].

* La nouvelle activit est toujours place sous lactivit slectionne.

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LIER LES ACTIVITSQuatre types de dpendances peuvent tre tablis pour lier les activits. Le type le plus couramment utilis est "fin - dbut".

Pour crer un nouveau lien dans Merlin, vous devez slectionner deux activits (ou plus) et cliquer sur licne Chaner les activits. Les activits seront alors lies en utilisant le lien fin - dbut. Vous pouvez galement le faire en slectionnant Edition > Lier des activits partir du menu ou avec le raccourci clavier [ctrl + cmd + L].

Plus dinformation sur ce sujet

"fin - dbut"

"dbut - dbut"

"fin - fin"

"dbut - fin"

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prdcesseur

successeur

prdcesseur

successeur

prdcesseur

successeur

prdcesseur

successeur


La couleur des drapeaux indique le statut des activits. Le statut est gnralement mis jour automatiquement mais il peut galement tre modifi manuellement par l'utilisateur.

Il existe trois types de statuts refltant ltat davancement de lactivit. Il sagit de:

Vert = l'activit est termine

Jaune = l'activit est en cours de ralisation

Rouge = lactivit est en retard

Les drapeaux peuvent galement tre utiliss comme marqueurs pour mettre en avant des informations selon le contexte souhait par lutilisateur.

STATUT DES DRAPEAUX

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Merlin ache dans la colonne info plusieurs symboles informatifs:

La date de fin de lactivit est ds que possible

La date de fin de lactivit est aussi tard que possible

Un calendrier est dfini pour le projet

Les contraintes de dure/date sont dfinies

Il existe au moins un conflit de planning

Il existe au moins une alerte de planning

Un lment est attach

Notes dfinies

SYMBOLES DANS LA COLONNE INFO

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!!!

!


ALLOCATION DES RESSOURCESJusqu' prsent, nous avons cr des activits, des groupes, des tapes, des liens et des lments. ce stade, vous devez matriser la conception gnrale de votre projet. La prochaine tape logique consiste attribuer des ressources. Vous pouvez simplement glisser-dposer toutes les ressources directement sur une ou plusieurs activits visant tablir les aectations de ressources pour les activits choisies.

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PRIODE TRAVAILLELutilisation de l'Inspecteur pour la Priode travaille vous permet de planifier le temps que vous passez rgulirement sur vos projets et de dfinir les priodes exonres, les temps de non-travail. Mettez en surbrillance le projet et slectionnez l onglet "Priode travaille". Avec la souris, le temps de travail peut tre dfini dans le champ "Rgulier" et dans les sections "Jours de la semaine" et "Intervalles de travail":

cliquez sur une journe ache dans " Jours de la semaine" pour la slectionner

faites glisser la souris pour insrer autant de priodes de travail de 30 minutes que le dsirez

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Astuce: appuyez sur la touche Alt pour crer des intervalles de 15 minutes.


DONNES DE PLANNINGPour garder le contrle de votre projet, vous pouvez en documenter la progression. Pour ce faire, vous pouvez vous appuyer sur les types de donnes suivants:

donnes planifies: valeurs prvisionnelles envisages

donnes attendues: valeurs relles saisies selon lavancement du projet. Les valeurs prvisionnelles apparaissent en gris.

donnes actualises: les valeurs rsultants des modifications faites aux donnes prvisionnelles

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TEMPS DE TRAVAIL ET DURELa dirence entre travail et dure doit tre prcise pour les activits. Ces deux facteurs sont mesurs en temps mais ont une signification dirente.

travail est le temps qui est consacr vos projets pendant les heures de travail dfinies, les jours ouvrables et mois de travail. Il sagit donc dun temps de travail net, o les jours fris, jours de congs et jours de maladie ne sont pas inclus. En outre, aucun des retards et des dlais d'attente causs par certaines activits ne sont reflts dans la valeur travail.

dure est le temps total qui reflte la fois le temps de travail et le temps restant pour terminer l'activit; ce qui est de la dure planifie et prdfinie et ne doit pas tre confondue avec la dure attendue.

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Exemple: il faut une journe de travail pour accomplir une tche. Cependant la tche sera peut-tre ralise dans les deux semaines venir.


Dans l'exemple suivant, l'activit s'tend du 1er Janvier 2009 8 h au 1er Janvier 2010 8 heures. La barre dactivit dans le diagramme de Gantt indique 1,08 annes. Pourquoi ce nombre trange? Cela est d au calcul du temps net, qui est dfini pour un mois de travail de 20 jours dans Merlin (qui peut tre modifi dans les paramtres du projet).

Un an de travail compte 240 jours de travail (20 x 12 mois). En ralit, une anne se compose de 261 jours de travail possibles et donc, par dfinition, a une longueur de 1,08 annes de travail.

Astuce: Modifiez le contenu de ltiquette du milieu dans Vue > Acher les Options de Vue onglet Styles, de Dure attendue vers Dure ecoule attendue

LA DURE PLANIFIE

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PARAMTRES PROJET

Le menu Fichier > Paramtres du projet contient tous les paramtres concernant votre projet. Ceux-ci peuvent tre modifis et enregistrs directement dans le fichier de projet. Les paramtres projet sont rpartis en trois groupes: Gnral, Listes de valeurs et Divers.

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PARAMTRES PROJET - GNRAL

Longlet projet Gnral est divis en trois sections:

Finance: entrez le symbole de la monnaie de votre pays, le cot horaire par dfaut, le cot des heures supplmentaires

Units de travail: dfinissez lunit de temps utiliser pour le travail standard. Ces valeurs sont utilises comme base de calcul des dures prvisionnelles des activits lors de lachage des dures dactivit

Prslection de dates: cest ici que vous dfinissez le dplacement dynamique, la date de statut et le premier jour de la semaine

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PARAMTRES PROJET - LISTE DE VALEURSCet onglet vous permet dajouter et de dfinir des types pour les aspects suivants associs au projet:

Cot Fichier Information Problme Ressource Risque

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Double-cliquez sur une entre pour la modifier; ou cliquez sur Ajouter pour crer une nouvelle entre.


PARAMTRES PROJET - DIVERS

Longlet Divers est divis en trois sections:

Ressources: dfinissez le style des initiales pour les ressources et si les ressources peuvent partager leur travail

Scurit: afin de supprimer laccs de votre projet aux utilisateurs anonymes, dcochez loption

Image du projet: placez le logo de votre socit ou client. Il sera utilis sur les impressions et les rapports

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monlogo

mon logo


RECHERCHE AVANCEEn complment de la fonction de recherche standard de Merlin, loption Recherche avance vous aide dans votre travail:

pour louvrir, cliquez simplement sur la loupe dans la bote de recherche vous pouvez slectionner dirents critres partir du menu pop-up et en ajouter ou en supprimer

en utilisant les boutons + ou -. Lajout de conditions de recherche supplmentaires vous aide eectuer des recherches plus prcises en cliquant sur OK

En cliquant sur le petit symbole x dans le champ de recherche, vous annulez loption de recherche avance

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Les recherches avances peuvent tre nommes et sauvegardes pour une utilisation future. Pour enregistrer votre recherche, cliquez sur le symbole de fentre tiroir puis sur nouvelle recherche.


LIMITER LINTERVALLE DE DATE

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La recherche avance aide dfinir les contraintes verticales de votre projet. En limitant lintervalle de date vous pouvez galement limiter la vue horizontale de votre projet.

Cliquez sur le bouton Limiter lintervalle de date visible puis sur le bouton radio Un intervalle du projet. Ensuite, dfinissez un intervalle de date qui limite le projet global et la vue du diagramme de Gantt correspondante.

Astuce: Le bouton pour cette option possde une fonction spciale: il sera bleu si lintervalle de date visible a t limit.


IMPRIMERMerlin offre des possibilits d'impression puissantes et flexibles. Il suffit de slectionner Fichier> Imprimer "dans le menu ou utiliser le raccourci clavier "cmd + P"pour commencer votre travail d'impression.

Les fonctions d'impression de Merlin reproduisent prcisment le contenu affich sur l'cran Merlin. Cela signifie que vous obtenez du vrai WYSIWYG - "A lcrit comme lcran", tant dans le fentre de prvisualisation que dans limpression finale!

Vous pouvez personnaliser votre travail d'impression, modifier sa taille, ajouter des en-ttes et pieds de page, limiter limpression au diagramme de Gantt ou la vue de synthse.

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CRER DES RAPPORTS

Merlin propose un systme de rapport distinct pour la cration et l'envoi de rapports, fond sur les modles de rapports fournis. Ceux-ci peuvent tre modifies avec les options de rapport disponibles avec chaque modle pr-dfini.

cliquez sur Fichier> Nouveau rapport" pour accder aux rapports

puis choisissez simplement le modle de rapport que vous dsirez

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Un rapport peut tre envoy par email, imprim, publi au format HTML ou en fichier PDF afin que vous puissiez communiquer facilement l'tat du projet avec les membres de l'quipe.


IMPORT ET EXPORTMerlin prend en charge une vaste gamme de formats d'import et d'export, y compris les formats de fichiers pour Microsoft Project *, Microsoft Excel, les cartes mentales et de nombreuses autres applications tierces.

pour importer dirents formats de fichiers, slectionnez l'option "Fichier> Ouvrir" ou faites simplement glisser le fichier sur l'icne de l'application Merlin

pour exporter dirents formats de fichiers, slectionnez l'option "Fichier> Exporter".

*Notre recommandation:Utilisez le format XML pour de meilleurs rsultats lors de limport/export de fichiers MS Project.

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COMBINER VOS PROJETS

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Merlin vous demande si vous souhaitez copier ou lier les projets combins. Les modifications enregistres pour les projets lis apparaissent dans le master et vise-versa.

Vous voulez observer et grer plusieurs projets en mme temps dans un master-projet? Vous pouvez le faire en utilisant loption Fichier > Combiner les projets

Cliquez sur Fichier > Combiner les projets... pour slectionner les projets que vous souhaitez combiner avec laide du dialogue suivant.

Ou utiliser le glisser-dposer. Localisez les fichiers projet dans le Finder, slectionnez les et dposez les dans la vue activits dun projet vide.


PUBLIER VOTRE PROJETEn publiant vos projets, vous les rendez accessibles aux autres travers le rseau ou sur Internet. Le module Web optionnel permet aux projets d'tre modifis par d'autres, indpendamment du systme d'exploitation, partir dun navigateur Web. En outre, les projets peuvent tre synchronises avec iCal et publis en tant que calendriers.

pour publier votre projet, il doit d'abord tre sauvegard, sinon la fonction n'est pas disponible en utilisant l'icne proxy, l'adresse IP de votre ordinateur peut tre transmise d'autres utilisateurs

impliqus dans votre projet ou sur le web * pour publier sur Internet votre routeur doit tre configur correctement avec UPnP ou NAT / SMP

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* Glissez le symbole proxy vers votre client mail, iChat ou autre application pour partager votre projet


PUBLIER VOTRE PROJETSi vous slectionnez "Projet" le projet est activ pour une utilisation partage sur les rseaux et sur Internet.

Si vous cliquez sur "Dmarrer" le projet devient accessible. A partir de l'adresse IP attribue, il peut tre consult par dautres utilisateurs Merlin via des rseaux locaux ainsi que sur Internet *.

Le menu "Fichier> Ouvrir distant" liste tous les projets disponibles qui peuvent tre ouverts sur un rseau local.

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* pour publier sur Internet votre routeur doit tre configur correctement avec UPnP ou NAT / SMP

Mon projet


MODULE WEBLe module Web est disponible comme option spare pour la publication de votre projet afin qu'il puisse tre ouvert et utilis via l'utilisation d'un navigateur web, ce qui signifie que Merlin peut devenir indpendant de la plateforme. Les navigateurs suivants sont supports:

Safari 3 ou plus pour Mac OS X ou Windows Firefox 3 ou plus pour Mac OS X ou Windows Internet Explorer 7 sur Windows Internet Explorer 8 (seulement en mode compatibilit) sur Windows

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IPHONE

La gestion de projet est maintenant ociellement disponible en version mobile!

Le module iPhone est une option spare ncessaire la publication de votre projet afin qu'il puisse tre ouvert et utilis sur un iPhone ou iPod touch dApple. Outre ce module, vous aurez besoin de l'application iPhone Merlin installe sur votre iPhone ou votre iPod touch.


PUBLICATION ICALAvec la publication iCal, vous pouvez synchroniser des projets ainsi que les calendriers des ressources sous la forme dvnements jour entier, dvnements horaires, et de tches.

Attention: Nous vous recommandons d'viter d'utiliser l'option "Accepter les modifications faites dans iCal", car cela conduit souvent des modifications accidentelles et non dsires votre projet.

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Jour entier

vnements horaires

Dans Mac OS Leopard les tches peuvent galement tre utilises dans Mail.

Tches


Utilisez les options d'affichage pour configurer les colonnes affiches dans la vue de synthse, le diagramme de Gantt, et le style d'affichage du diagramme de Gantt. Slectionnez avec la souris l'lment modifier. Vous pouvez galement configurer les options de couleur de premier plan, de police, et d'autres types de contenu affich.

Astuce: Les paramtres de colonne ainsi que les styles personnaliss peuvent tre enregistrs en tant que paramtres personnels pour une utilisation ultrieure.

OPTIONS DE VUES

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ESPACES DE TRAVAILEn raison de sa flexibilit inhrente, la fentre de Merlin et son interface peuvent tre modifies de nombreux gards. Pour conserver vos paramtres d'achage prfrs (tels que les colonnes aches), ceux-ci peuvent tre enregistrs en tant qu "espace de travail".

partir du menu"Fentre> Espaces de travail", vous trouverez des espaces de travail pr-dfinis; en utilisant la commande "Fentre> Enregistrer l'espace de travail" ou en utilisant le raccourci clavier "ctrl + cmd + S", vous pouvez nommer et enregistrer la configuration actuelle de votre fentre.

Le menu "Fentre> Grer les espaces de travail" ou le raccourci clavier "ctrl + cmd + W clavier" ouvrira un menu spar pour visualiser et grer tous les environnements sauvegards.

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PRIVILGES DACCSDans Merlin, vous pouvez attribuer des privilges d'accs aux ressources, si vous souhaitez limiter l'accs au projet pour des raisons de scurit.

Pour cela,slectionnez une ressource et cliquez sur longlet "Permissions" de l'inspecteur. Activez la case cocher "Est un utilisateur". Par dfaut, un nouvel utilisateur a les permissions "Lire et crire" sur l'ensemble du projet. Cet utilisateur pourrait tre lutilisateur principal de ce projet, vous n'avez donc pas besoin de faire de modifications. Cliquez sur "Changer le mot de passe ..." pour dfinir un mot de passe pour cet utilisateur et protger ainsi lensemble du projet.

Maintenant, vous pouvez dcider si vous souhaitez attribuer davantage de ressources aux utilisateurs ayant des permissions daccs limites. Ces paramtres s'appliquent toutes les applications Merlin, limitent l'accs au projet pour les utilisateurs autoriss et, si ncessaire, certaines fonctions seulement.

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2010 ProjectWizards GmbH, Melle, Allemagne. Tous droits rservs.

ProjectWizards GmbHLichtenrader Strasse 1149324 MelleAllemagne

[email protected]

Version 2.7.7 / du 01.06.2010