Upload
dian
View
121
Download
2
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Metoddokument ”Processorienterat arbetssätt”. Varför processorienterat arbetssätt?. Samsyn - Gemensam bild av mål och arbetsflöde Patientfokus - Endast aktiviteter som ger mervärde till patienten Minskad variation - Samma behandling oavsett vårdgivare - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
Metoddokument ”Processorienterat arbetssätt”
Varför processorienterat arbetssätt? • Samsyn - Gemensam bild av mål och arbetsflöde
• Patientfokus - Endast aktiviteter som ger mervärde till patienten
• Minskad variation - Samma behandling oavsett vårdgivare
• Systemsyn - Insikt om den egna insatsens plats i helheten
• Ökad säkerhet - Alla ”lämnar ifrån sig rätt saker”
• Ökad effektivitet - Handläggning kan standardiseras
• Planering förenklas – Ta bort dubbelarbete och kostnader för kvalitetsbrister
Varför har vi tagit fram ett metoddokument?
E - ffektivt
N - ytt sätt att arbeta
K - valitet
E - nhetligt
L - ätt
T - ydligt
Olika perspektiv på processen…
Steg 1 Identifiera verksamhetens processer
Systemkarta•Är en grund för en gemensam bild av verksamheten. Den synliggör vilka processer som finns i verksamheten, deras namn och koppling till varandra. Systemkartan delas upp i ledningsprocesser, huvudprocesser och stödprocesser.•När systemkartan är klar kan den fungera som ett verktyg för processledning och ett stöd vid prioriteringar.
23-04-21
Processverktyg: Systemkarta
• Vilka är verksamhetens processer? (se systemkarta)• Vilken/vilka processer ska prioriteras och varför?• När ska arbetet genomföras?• Hur gör vi processarbetet tydligt prioriterat?• Hur finner vi tid för möten i processteamet?
23-04-21
Steg 2 – Prioritera processer som ska kartläggas
Processverktyg: PICK graf/prioriteringsmall/Multiröstning
23-04-21
Steg 3 Identifiera personer till processteam
• Processägare• Processledare • Processteam
Processverktyg: Dokumentation - Rollfördelning i teamet
Uppdrag/ansvar för processteamet• Kartlägga och beskriva processen• Driva förbättringsarbete som berör processen• Kontinuerligt (minst 1ggn/år) följa upp och utvärdera processens mål• Årligen eller oftare vid behov revidera processens dokument• Årlig genomgång med verksamhetschef och klinikledning avseende hur
processen fungerar, resultat, aktuella förbättringar, resursbehov etc.• Regelbundet följa upp vad som händer i omvärlden och som berör
processen• Ansvara för att berörda medarbetare informeras om aktuella riktlinjer och
rutiner runt processen.
23-04-21
• Beräkning av tidsåtgång och uppgift om när kartläggningen ska var klar. – Processens storlek och detaljeringsgraden avgör hur
lång tid kartläggningen tar.• För att arbetet ska bli effektivt och inte tappa tempo krävs
att deltagarna får avsatt tid för att medverka i arbetet och gärna att mötesträffarna kommer relativt tätt.
• Behövs handledare?
Steg 4 - Planering av kartläggning
processverktyg:Dokumentation - Dagordning / MinnesanteckningarTidplan / arbetsgång
• Bakgrund / fakta - vilken fakta finns runt processen?• Definiera kund/vara• Mål/syfte med processkartläggningen• Var startar och slutar processen?• Vilka samarbetspartner finns?• Hur kan vi inhämta synpunkter från patienter/patientföreningar?• Hur detaljerad ska kartläggningen vara?• Tider för de närmaste mötena
Steg 5 – Processarbetet börjar – första mötet
Processverktyg: Dokumentation - ProcessrapportTidplan / arbetsgång
• Fokusera på kunden/varan• Börja med att namnge aktiviteterna• Gå igenom aktiviteterna gemensamt så att alla förstår
innebörden• Ordna aktiviteterna i kronologisk tidsordning• Skriv vid varje aktivitet vem som är inblandad, vilka
dokument/vilken information som är aktuell. Man kan även hänvisa till t.ex. datasystem, kliniska riktlinjer, rutiner eller andra informationskällor. Om de saknas/ej är aktuella leder detta till förbättringsarbeten
23-04-21
Steg 6 - Kartläggning
Processverktyg: Flödesschema
• I detta steg används processkartan för att hitta mätetal som följer upp processens mål.
• Utgå från värdekompassens fyra perspektiv. Ta ett perspektiv i taget.
Ställ gärna följande frågor:• Vad vill vi uppnå? Vad är vårt mål?• Vad ska vi mäta? Hur säkerställer vi att målet uppfylls?• Hur ska vi mäta? Vilken mätmetod ska vi använda?
23-04-21
Steg 7 Mål och mätetal
Processverktyg: Värdekompass / Mätmatris
Tänk på att prioritera förbättringsområden som är:•högriskområde•viktiga för kund/vara•viktiga för alla i gruppen att arbeta med•något som ni själva kan påverka•möjliga att se resultat av inom rimlig tid (ca 6 mån)
23-04-21
Steg 8 – Identifiera förbättringsområden
Processverktyg: PICK-graf / Prioriteringsmall / Multiröstning
När processkartläggningen är klar och man tagit fram mål och mätningar för processen och förbättringsarbeten är prioriterade ska detta presenteras i en skriftlig rapport till ledningen.
23-04-21
Steg 9 – Dokumentera och kommunicera
Förbättringsverktyg: Dokumentation - Processrapport
Processteamet är en styrgrupp för processens arbete och har en övergripande funktion att se till att processen kontinuerligt utvecklas, utvärderas och följs upp.
Det ligger även på processgruppens ansvar att ta fram och redovisa till ledningen de mätningar, förändringar och förbättringsarbeten som genomförts under året.
23-04-21
Steg 10 - Processarbetets fortsättning
Förbättringsverktyg: Dokumentation - Årsrapport
• Utifrån identifierade förbättringsområdena initieras förbättringsarbeten.
• Inspiration till förbättringsarbeten kan även komma från andra håll exempelvis rapporterade avvikelser, publikationer, jämförelser med andra eller idéer som kommer från medarbetare.
• Förbättringsarbeten ska dokumenteras och kan med fördel publiceras på intranätet så alla har möjlighet att se vad som pågår.
Steg 11 - Förbättringsarbete
Processverktyg: A3 formulär, Fiskbensdiagram, Handlingsplan / aktivitetsplan, PGSA-hjul, Påverkansanalys
Egenkontroll Systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att den bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem
”Processorientering ger oss möjlighet att ta fram mätetal för egenkontroll”
(SOSFS 2011:9 5 kap. §2)
Det kostar på, det tar lite tid…Framgångsfaktorer
– Ledningens engagemang– Uppföljning– Uthållighet– Kommunikation – samma budskap i process och linje– Tydligt mål och syfte – gå från plan till handling– Processteamets sammansättning– Kontinuerliga mätningar, avstämningar– Kulturförändring tar tid!!