Microsoft Access 2003

Upravljanje relacionim bazama podataka (Access) _ IKol2011 Prof. dr Jadranka Radović ________________________________________________________________________________________________________

-1-

I.1 BAZE PODATAKA U ACCESS-U (osnovne karakteristike)

ACCESS (engl. Access - pristup) je jedan od aplikativnih programa iz Microsoft programskog paketa Office, kojem pripadaju još i Word, Excel, Internet Explorer, Power Point, Outlook,…, između kojih postoji potpuna kompatibilnost. Access je namijenjen za poslove kreiranja i upravljanja bazama podataka (engl. Database, skraćenica DB). Microsoft ACCESS je sistem za upravljanje relacionim bazama podataka (Relational Database Management System - RDBMS). Baza podataka je skup informacija o određenoj temi, odnosno sistemu. Temu, odnosno sistem čine određeni subjekti i procesi. To su entiteti baze podataka. Podaci u okviru DB nisu raspoređeni haotično, nego su grupisani po entitetima. Svaki entitet sa sobom nosi određene vrste podataka, koji ga karakterišu. To su atributi entiteta. Skladištenje (čuvanje) podataka vrši se u tabelama. U relacionim DB, a Access je upravo sistem za upravljane relacionim bazama podataka, to je obično više tabela koje nose podatke o entitetima DB. Tabele su međusobno povezane i funkcionišu kao cjelina. Relacioni model DB, omogućava maksimalnu fleksibilnost i ekonomičnost u čuvanju i korišćenju podataka. Primjeri DB:

1. DB Studije 2. DB Biblioteka

ENTITETI:

1. U DB Studije: - Studenti - Predmeti - Indeksi - Nastavnici - ...

2. U DB Biblioteka: - Čitaoci - Knjige - Autori - Izdavači - Iznajmljivanje


-2-

- ...

ATRIBUTI entiteta u DB Studije: 1. Za entitet Studenti:

- Ime - Prezime - Ime oca - Adresa stanovanja - Grad - Poštanski broj - Email - Datum rođenja - Godina upisa - Evidencioni broj - Broj indeksa - ...

2. Za entitet Predmeti: - Naziv predmeta - Studijski program - Godina studija - Semestar - ECTS krediti - Nastavnik - Program - Način polaganje - ...

3. Za entitet Nastavnici: - Ime - Prezime - Zvanje - Broj kabineta - Radna biografija - Email - ...

4. Za entitet Indeksi: - Student - Predmet - Datum polaganja - Ocjena - ...

ATRIBUTI entiteta u DB Biblioteka: 1. Za entitet Knjige:

- Inventarski broj knjige - Naziv knjige - Autor


-3-

- Izdavač - Godina izdavanja - Žanr - ...

2. Za entitet Čitaoci: - Broj članske karte - Ime - Prezime - Ime oca - Broj telefona - Adresa stanovanja - Grad - Poštanski broj - Email - Napomena - ...

2. Za entitet Autori: - Ime - Prezime - Pseudoniom - Državljanstvo (nacionalnost) - Biografija - Fotografija - ...

3. Za entitet Izdavači: - Naziv - Adresa - Grad - Poštanski broj - Kontakt telefon - Email - Sajt - Aktivan - Spisak literature - ...

4. Za entitet Iznajmljivanje: - Knjiga - Čitalac - Datum izdavanja - Datum vraćanja - ...

Napomena: Informacije o entitetima se smještaju u tabelama. Za svaki entitet se formira posebna tabela. Entitet čini mnoštvo subjekata, npr. studenata. Atributima se određuju karakteristični podaci za sve subjekte entiteta.


-4-

U tabeli svaki subjekat mora biti jednoznačno određen, što podrazumijeva postojanje vrste podatka, odnosno atributa koji to omogućava. Polje jedinstvenih vrijednosti definiše se kao polje primarnog ključa (Primary Key). Na osnovu te vrste podatka, odnosno preko polja primarnog ključa vrši se povezivanje tabela. U predhodnim primjerima, svi entiteti ne sadrže atribute (polja) koji bi se mogli odabrati za polje primarnog ključa. Oni postoj npr. kod entiteta:

• Studenti - Broj indeksa

• Čitaoci - Broj članske karte

• Knjige - Inventarski broj knjge. Za ostale entitete, u daljem postupku kreiranja tabela ih treba obavezno identifikovati i postaviti.

Baza podataka u Access-u se sastoji od skupa :

- tabela (Tables), - upita (Queries), - formi ili obrazaca (Forms), - izvještaja (Reports), - web stranica (Pages), - makro naredbi (Macros) i - programskih modula u Visual Basicu (Module).

Tabele, upiti, forme (obasci), izvještaji, stranice, makroi i moduli su objekti Access DB. Objekti (Objects) su programska sredstva za upravljanje bazama podataka.

Objekti Access DB 1. TABELE (Tables) su objekti za programski uređeno pamćenje (čuvanje - skladištenje) podataka. Za svaku tabelu se definiše ime (npr."Studenti") koje se pojavljuje u naslovnoj liniji prozora tabele (slika I.1). Ime se uobičajeno podudara sa nazivom entiteta, čime se automatski prepoznaju podaci koji će biti smješteni u tu tabelu. Skladištenje podataka u Access tabelama je organizovano po:

- vrstama ili redovima (zapisi tabele) i - kolonama (polja tabele).

Zapis (Record) čine svi podaci o jednom subjektu tabele. Polje (Field) čine podaci iste vrste za sve subjekte tabele (atributi entiteta).


-5-

Svako polje može da sadrži samo unaprijed određen tip podatka (Data Type: tekst, broj, datum i dr.) i ima zadata svojstva (Field Properties: veličinu, format, i dr.). Svako polje ima ime. Ime polja opisuje vrsta podataka u polju. Presjek reda i kolone određuje jedan podatak i naziva se vrijednost (Value). Sva polja sa podacima o jednom subjektu tabele nalaze se unutar jednog zapisa. U tabeli mora postojati polje čija je vrijednost jedinstvena, različita, za svaki zapis. Takvo polje, koje jednoznačno određuje zapise, odabira se za polje primarnog ključa (Primary Key) tabele. U primjeru tabele "Studenti" zapisi su jednoznačno određeni (adresirani) podatkom iz prvog polja, a to je broj indeksa. Taj podatak se pojavljuje samo u tom polju tog zapisa. Ne može se pojaviti ni u jednom drugom zapisu Ponekad je potrebno više od jednog polja da bismo odredili jedinstvenu vrijednost. Tada je i primarni ključ tabele (adresa zapisa) određen sa tim poljima koja definišu jedinstvenu vrijednost. 2. OBRASCI ili FORME (Forms) služe za unos novih podataka, kao i pregledanje i izmjene postojećih podataka. Poseban vid obrazaca su komandne table (Switchboard), specifični obrasci prilagođeni korisniku za što jednostavnije upravljanje bazom podataka. 3. UPITI (Queries) su programska sredstva za pretraživanje baze, izdvajanje (selekciju) podataka na osnovu zadatih kriterijuma, obrada podataka i izvođenje drugih operacija nad podacima.

Polja

Zap

isi

Ime tabele

Nazivi polja

Sl.I.1


-6-

Osnovna uloga upita je pripremanje podataka za izvještaje, ali isto tako, upitima se vrši izbor obrazaca koji će se pojavljivati na ekranu, a takođe se koriste i u procedurama za promjenu, brisanje ili dodavanje novih zapisa u tabelama. 4. IZVJEŠTAJI (Reports) su krajnji cilj rada na bazama podataka, jer omogućavaju korisniku da koristi potrebne informacije iz baze. Izvještaji se kreiraju za prikazivanje u štampanoj formi, a javljaju se, najčešće, kao uređene liste ili tabele sa podacima, računi za izvršene usluge, naljepnice sa adresom za poštanske pošiljke i sl. Posebna pažnja se mora posvetiti dizajniranju izvještaja. 5. STRANICE (Pages) su objekti Access DB koji omogućavaju korisniku da komunicira i upravlja bazama podataka posredstvom Intraneta (lokalne - regionalne računarske mreže svoje kompanije), odnosno Interneta (globalne računarske mreže). Stranice za pristup podacima se smještaju na disku kao odvojene datoteke, izvan datoteke u kojoj je pripadna Access baza podataka. U okviru baze se obično izvode prečice za pristup stranicama U okviru stranica su obrasci i izvještaji napravljeni kao HTML dokumenti koji su neposredno na raspolaganju WEB čitačima (Windows Explorer 5.0 ili novije verzije čitača). 6. MAKROI (Macros) obezbjeđuju automatsko izvršavanje poslova (akcija) koji se često ponavljaju. Makroi se prave kao jednostavni programi u vidu zapisa niza komandi koje se, aktiviranjem makroa, izvršavaju po redosledu kako su zapisane. 7. MODULI (Modules), kao i makroi, omogućavaju automatizaciju i prilagođavanje Access-a korisniku. Međutim, za razliku od makroa, moduli omogućavaju precizniju kontrolu nad preduzetim akcijama, ali zahtijevaju poznavanje programiranja u Visual Basic-u. Napomena: Svaka kreirana Access DB je jedna datoteka. Objekti DB koji se kreiraju smještaju se unutar datoteke baze podataka. Oni, dakle, nisu samostalne datoteke (kao u DOS-u) već uskladišteni objekti unutar datoteke Access DB. Početna veličina datoteke baze podataka je oko 100 KB i raste sa svakim novim objektom (tabelom, upitom, formom, izvještajem, makroom i modulom) koji se kreira. Unošenje podataka u Access DB dalje povećava njenu veličinu. Kako se u postupcima kreiranja, unošenja podataka i ažuriranja baze podataka obično vrše izmjene i brisanja objekata i podataka, treba vršiti periodično sažimanje baze podataka. Time se smanjuje veličina, odnosno zauzeti prostor na disku računara. Naime, dok se dodaju i brišu vrijednosti podataka, zapisi, tabele, makroi i ostali objekti u bazu podataka, prostor na disku koji su predhodno zauzimali izbrisani podaci i objekti ostaje "zarobljen".


-7-

Sažimanjem se reorganizuje prostor koji zauzima Access baza podataka i "zarobljeni" prostor oslobađa. Sažimanje se realizuje sa Menubar-a prozora baze podataka, procedurom:

•••• (LTM-1x) Tools Database Utilities �Compact and Repair Database

I.2 STARTOVANJE ACCESS-A Startovanje (pokretanje) Access-a može se ostvariti na više načina. 1. Startovanje direktnim aktiviranjem programske datoteke MSACCESS koja je smještena u podfolderu diska [C:] Sa Desktop-a: •••• (LTM-2x) My Computer C: Program Files Microsoft Office Office MSACCESS ⇒ Prozor Microsoft Access sa Getting Started menijem na desnoj strani ekrana (slika I. 2). 2. Startovanje iz Windows-ovog menija Start Kada se instalira Access pod Windows-om, on automatski dodaje Access u grupu programa koji se pokreću iz menija Start, poznatom procedurom: Sa Taskbar-a: •••• (LTM-1x) Start All Programs ► Microsoft Office ► Microsoft Office

Access 2003 ⇒⇒⇒⇒ Prozor Microsoft Access sa Getting Started menijem na desnoj strani ekrana (slika I.2). 3. Preko ikonice-prečice "Microsoft Access" na Windows Destop-u MS Access je najjednostavnije pokrenuti direktno sa Desktopa. U tu svrhu je potrebno predhodno na Desktop izvesti Access programsku komandu za startovanje: ikonicu-prečicu (Shortcut) "Microsoft Access", a što se može izvesti nekom od sljedećih procedura: Sa Desktop-a: •••• (LTM-2x) My ComputerC:Program Files Microsoft Office Office (DTM-1x) MSACCESS Send To ► (LTM-1x) Desktop (Create Shortcut) ⇒ na Desktop-u


-8-

Sa Taskbar-a: •••• (LTM-1x) Start All Programs ► Microsoft Office ► (DTM-1x) Microsoft

Office Access 2003 Send To ► (LTM-1x) Desktop (Create Shortcut) ⇒ na Desktop-u Izvedena ikonica-prečica "Microsoft Access" na Desktop-u omogućava najjednostavnije startovanje Access-a: Sa Desktop-a: •••• (LTM-2x) ⇒ Prozor Microsoft Access sa Getting Started menijem na desnoj strani ekrana (slika I.2). 4. Preko ikonice-prečice "Microsoft Access" na Taskbar-u Ikonica-prečica "Microsoft Access" se može izvesti i na Taskbar: • Prevlačenjem ikonice "Microsoft Access" sa Desktop-a na Taskbar . Izvedena ikonica-prečica "Microsoft Access" na Taskbar-u omogućava jednostavno startovanje Access-a: Sa Taskbara-a: • (LTM-1x) ⇒ Prozor Microsoft Access sa Getting Started menijem na desnoj strani ekrana (slika I.2).

I.3 PROZOR Microsoft Access SA Getting Started MENIJEM

Nakon uspješnog startovanja Access-a na ekranu se prikazuje prozor Microsoft Access sa Getting Started menijem (slika I.2). Getting Started meni u opcji Open omogućava: 1. Direktno otvaranje DB sa kojima se predhodno radilo:

• (LTM-1x) na ime DB koje je prikazano


-9-

2. Otvaranje DBOX-a Open koji nam dalje omogućava otvaranje bilo koje postojeće DB:

• (LTM-1x) 3. Kreiranje nove DB:

• (LTM-1x)

I.3. KREIRANJE NOVE BAZE PODATAKA Korišćenjem velikih mogućnosti objekata, Access DB se mogu kreirati kao moćne aplikacije. Kada se pravi Access aplikacija, prvi korak uvijek mora biti analiza i struktuiranje, odnosno izrada projekta DB na papiru, nakon čega slijedi kreiranje, odnosno postavljanje Access DB (aplikacije) na računaru. Analiza i struktuiranje DB predstavlja postupak:

• detaljne analize teme, odnosno sistema za koji se postavlja DB,

Naslovna linija (Titlebar)

Paleta sa alatkama (Toolbar)

Kontrolna dugmad (za minimizovanje, za vraćanje na prvobitnu veličinu, za zatvaranje)

Linija menija (Menubar)

Statusna linija (Statusbar) Linija poslova (Taskbar)

Sl.I.2


-10-

• prepoznavanje i analiza svih subjekata i procesa (entiteta DB) koji u njemu učestvuju,

• sagledavanje veza između entiteta, • prepoznavanje svih informacija koje opisuju i karakterišu subjekte i

procese (atributi entiteta) • analiza podataka, • prepoznavanje informacija, odnosno izvještaja koje DB mora da pruži, • formatiranje oblika izvještaja, • sprovođenje niza drugih analiza koje treba da doprinesu funkcionalnosti

aplikacje. Nakon sprovedene analize i struktuiranja DB, odnosno izrade projekat DB, može se pristupiti kreiranju nove DB u Access-u. Kreiranje nove Access DB (aplikacije) Za kreiranje nove baze podataka Access nam pruža dvije mogućnosti:

1. Kreiranje DB pomoću čarobnjaka (Database Wizard), 2. Neposredno kreiranje DB (kreiranje prazne DB)

1. Kreiranje DB pomoću čarobnjaka (Database Wizard):

U prozoru Microsoft Access sa Getting Started menijem, odabiramo opciju za kreiranje nove DB:

• (LTM-1x ) ⇒ Prozor Microsoft Access sa New File menijem na desnoj strani ekrana (slika I.3). U New File meniju, ispod Templates, odabiramo opciju:

• (LTM-1x) ⇒ DBOX Templates sa dvije kartice: General i Database. Otvaramo karticu Database (LTM-1x) i iz njenog sadržaja odabiramo odgovarajuću DB, npr. DB "Contact Management" :

• (LTM-1x) Contact Management OK , ili • (LTM-2x) Contact Management

Sl.I.3


-11-

⇒ DBOX File New Database. U okviru DBOX-a File New Database: U polju padajuće liste Save In: možemo izabrati drugačiju lokaciju za novu DB, ako hoćemo da je snimimo u neki drugi folder u odnosu na standardni ([C:]\My Document). • (LTM-1x) u polje File name: se upisuje ime DB, npr. Evidencija kontakata (ili zadržava predloženo, pr. Contact Management) Create ⇒ DBOX Database Wizard. Ovim je završen prvi korak u kreiranju nove DB pomoću čarobnjaka. Njime je aktiviran čarobnjak Database Wizard koji dalje u nizu koraka (više DBOX-ova Database Wizard) kreira sve objekte (tabele, obrasce, izvještaje...) kao i komandnu tablu (komandne table) nove DB. Kreirana DB je snimljena u izabranom folderu i može se koristiti otvaranjem fajla zadatog naziva, odnosno imena kreirane DB, pr. "Evidencija kontakata". Slijedi unošenje podataka i štampanje izvještaja po potrebi. Napomena: Access nudi mnoštvo automatizovanih programa - čarobnjaka (Wizards) koji pomažu postavljanje novih DB, tabela, obrazaca, stranica za pristup podacima, izvještaja, upita i dr. U okviru Access programskog sistema razvijeno je preko 100 Wizards programa, napisanih na jeziku Visual Basic (VBA - Visual Basic for Applications), i to: - Za baze podataka (Database Wizards) - Za pojedine objekte DB (Table Wizard, Query Wizard, Form Wizard, Report Wizard, i dr.) - Za podešavanje svojstava polja u tabelama (Input Mask Wizard - program "čarobnjak" za ulaznu masku i sl.) - Za postavljanje kontrolnih objekata na obrasce i izvještaje i dr. U Access-u 2000 i 2003 na raspolaganju je 10 Database Wizard programa (DB čarobnjaka) za sljedeće DB: 1. Asset Tracking (Praćenje osnovnih sredstava):DB informacija o poslovanju preduzeća. 2. Contact Management (Evidentiranje poslovnih kontakata): DB informacija o poslovnim kontaktima, telefonskim pozivima i automatsko pozivanje pomoću modema računara. 3. Event Management (Praćenje važnih događaja): DB administrativnih podataka o poslovnim događajima, kao što su seminari, kursevi, sastanci, koncerti i sl. 4. Expenses (Troškovi): DB izvještaja o troškovima zaposlenih. 5. Inventory Control (Upravljanje zalihama): DB informacija o zalihama proizvoda preduzeća. 6. Ledger (Glavna knjiga): DB održavanja naloga i informacija o transakcijama po nalozima.


-12-

7. Order Entry (Evidencija porudžbina): DB informacija o porudžbinama, sa podacima o kupcima, proizvodima, narudžbinama, plačanju i porezu. 8. Resourse Scheduling (Upravljanje resursima): DB informacija za planiranje upotrebe resursa preduzeća, kao što su sale za sastanke, službeni automobili, projektori, avioni i druga oprema, i o dodjeli resursa korisnicima. 9. Service call Management (Evidentiranje obavljenih usluga): DB u servisnim kompanijama za evidentiranje obavljenih usluga sa podacima o potražiocima usluga (kupcima), izvršiocima usluga (zaposlenim), radnim nalozima, fakturama, plaćanjima idr. 10. Time and Billing (Fakturisano vrijeme): DB za upravljanje poslovanjem konsultanata, advokata i drugih poslovnih ljudi koji svoj rad naplaćuju po satu. Napomena: Postupak kreranja DB preko čarabnaka-Database Wizard je svrsishodno primijeniti samo ako kreiramo DB na temu za koju u okviru Accessa postoji izrađen Templates. Na primjer,

DB "Evidencija kontakata" možemo kreirati postupkom Database Wizard koristeći gotovi

DB "Contact Management ". I tada, postupak prevođenja i prilagođavanja DB za naše uslove može biti veoma komplikovan i često teži nego ako primijenimo postupak neposrednog (direktnog) kreiranja DB.

2. Neposredno kreiranje DB (kreiranje prazne DB)

U prozoru Microsoft Access sa Getting Started menijem, odabiramo opciju za kreiranje nove DB: • (LTM-1x ) ⇒ Prozor Microsoft Access sa New File menijem na desnoj strani ekrana (slika I.2) u kojem, ispod New, odabiramo opciju: • (LTM-1x)

⇒ DBOX File New Database (slika I.4). DBOX File New Database nam omogućava da: 1. izaberemo lokaciju (zadržimo predloženu), 2. damo ime (zadržimo predloženo) i 3. postavimo datoteku (praznu) nove DB.

1. Lociranje nove DB vrši se preko polja padajuće liste Save In: .

Sl.I.4


-13-

- Access obično predlaže snimanje nove DB u folder My Document: Save In: My Document ▼. - Za snimanje DB u neki drugi folder, treba iz padajuće liste Save In: izabrati stavku tog foldera. - Po potrebi, može se uz pomoć alatke Create New Folder sa pripadnog Toolbar-a, unutar izabranog foldera (obično My Document) otvoriti novi (pod)folder u koji će se snimiti nova DB: • (LTM-1x) ⇒ DBOX New Folder: • (LTM-1x) u polje Name: upisuje se ime (pod)foldera, npr. Access OK

2. Davanje imena novoj DB vrši se upisivanjem (ili zadržavanjem predloženog) imena u tekst polje File name:, npr: • (LTM-1x) u polje File name: upisuje se ime nove DB, npr. SPR

3. Nakon izbora lokacije i davanja imena novoj DB, za kreiranje datoteke nove DB aktiviramo komandu Create: • (LTM-1x) Create ⇒ Glavni prozor DB - Prozor Database Ovim je završen prvi korak neposrednog kreiranja DB, u kojem je kreirana prazna datoteka nove DB. U okviru otvorenog glavnog prozora DB (prozor Database), dalje slijedi niz koraka kreiranja nove DB, odnosno aplikacije:

- Kreiranje tabela - Povezivanje tabela - Kreiranje upita - Kreiranje obrazaca za unos i pregled podataka - Kreiranje izvještaja - Pretvaranje DB u funkcionalnu i korisniku prilagođenu

aplikaciju (kreiranje komandne table, odnosno komandnih tabli, kreiranje makroa, kreiranje modula, povezivanje sa internetom, odnosno kreiranje stranica,...)

- Postavljanje i zaštita Aplikacije - Testiranje Aplikacije


-14-

- Korisnička primjena Aplikacije (registracija, unos podataka, pregled podataka, štampanje izvještaja,...)

Imena datoteka baza podataka treba da zadovoljavaju sljedeća pravila: - Ime DB može da ima najviše 255 znakova. - Ime DB može da sadrži razmake, ali treba izbjegavati korišćenje specijalnih znakova kao što su: zvjezdica, tačka zarez, zarez i dr. - Access bazama podataka pridružuje ekstenziju .MDB

I.4. GLAVNI PROZOR BAZE PODATAKA - PROZOR Database (slika I.5) -

Sve akcije kreiranja, modifikovanja, odnosno sve komande stručnih lica za DB (projektanata, kreatora-dizajnera, administratora) polaze iz prozora Database. Prozor Database je upravljačko mjesto DB. Na slici I.5 je prikazan Microsoft Access prozor sa prozorom Database za novokreiranu (praznu) datoteku DB "SPR".

Paleta sa alatkama: "Open" "Design" "New" "Delete" "Views" (4)

Radna površina prozora

"Ob

ject

s m

eni "

Sl.I.5


-15-

Naslovna linija prozora Microsoft Access je standardna, a Menubar i Toolbars odgovaraju otvorenom sadržaju prozora Database. Ime otvorene DB uvijek se pojavljuje u naslovnoj liniji prozora Database, konkretno SPR: Database (slika I.5). Prozor Database ima tri osnovna dijela:

1. Objects meni; 2. Paleta sa alatkama i 3. Radna površ.

1. Objects meni omogućava izbor vrste objekta. Sadrži sedam opcija (komandnih dugmadi) pomoću kojih biramo (LTM-1x) vrstu objekata koji želimo da kreiramo, koristimo ili modifikujemo:

Tabele (Tables) Upiti (Queries) Obrasci (Forms) Izvještaji (Reports) Stranice (Pages) Makroi (Macros) Moduli (Modules).

Na primjer, ako želimo da radimo sa tabelama iz Objects menija odaberemo opciju Tables: • (LTM-1x) ⇒ Mogućnost kreiranja nove tabele ili rada sa postojećim tabelama čiji spisak se pojavljuje u okviru radne površine prozora Database. Napomena: U prozoru Database prikazanom na slici I.5 mogu se samo kreirati nove tabele, odnosno novi objekti, jer je to Database prozor prazne DB u kojoj nije još kreirana ni jedna tabela, odnosno ni jedan objekat.

Analogno, ako želimo da radimo sa nekim drugim objektom, iz menija Objects odaberemo opciju tog objekta. 2. Paleta sa alatkama sadrži komandnu dugmad (alatke) za rad sa objektima DB:

Open (otvaranje) - otvara postojeći objekat (Datasheet View za tabele i upite, Form View za obrasce)


-16-

Design (oblikovanje) - otvara postojeći objekat u prikazu za oblikovanje ili dizajniranje (Design View), a koji omogućava struktuiranje i promjenu strukture objekta. New (novi) - pravljenje novog objekta.

Sadržaj palete sa alatkama se u odnosu na ove tri alatke mijenja u zavisnosti od izabrane vrste objekta. Isti je kod tabela, upita, obrazaca i stranica (Open, Design, New). Kod izvještaja umjesto Open imamo Preview (pregledanje) - za Print Preview prikaz izvještaja, a kod makroa i modula Run (izvršavanje) - za izvršavanje. Preostale alatke se pojavljuju kod svih objekata:

Delete (brisanje) - briše selektovani objekat.

Napomena: Alatka Undo Delete, odnosno opcija Undo Delete u Edit meniju Accessovog prozora aktivna je samo kod tabela i obrazaca, pa pri brisanju objekata treba biti oprezan;

Oblik u kome se prikazuje lista objekata izabrane vrste bira se preko više opcija alatke View:

Large Icons - Uz ime objekta prikazuje se velika ikona (po vrstama-kolonama);

Small Icons - Uz ime objekta prikazuje se mala ikonica (po vrstama-kolonama);

List - Daje listu objekata (po kolonama), sa imenom objekta pored male ikonice;

Details - Pored ikonice prikazuje ime objekta, opis, datum modifikacije, datum kreiranja ,...

3. Radna površina prozora Database je bijeli dio (okno) prozora. Po difoltu, na početku radne površine data je ponuda komandi-prečica (sa znakom ključa) za izbor jednog od načina za pravljenje novog objekta (New object shortcuts). Npr., ako smo odabrali objekat Tables to su komande za: - Pravljenje tabele u Design prikazu (Create table in design view); - Pravljenje tabele pomoću čarobnjaka (Create table by using wizard); - Pravljenje tabele neposrednim unošenjem podataka (Create table by entering data).

Ove komande se mogu izostaviti ako se poništi čekiranje opcije New object shortcuts u meniju Tools/Options/View: Sa Menubar-a prozora Microsoft Access:


-17-

• (LTM-1x) Tools Options kartica View rasčekirati New object shortcuts Aply OK ⇒ Prozor Database čija radna površina ne sadrži prečice za izbor načina pravljenja objekta (prazan prozor Database ako se otvara nova DB – kao na slici I.5, ili prozor Database sa listom postojećih objekata izabrane vrste, ako se otvara postojeća-kreirana DB) . Preporučujemo da se komande-prečice sa ključem izostave (što je urađeno u prikazu prozora na slici I.5), jer praktično otežavaju da se jasno i precizno razgraniče tri osnovne grupe komandi nad objektima DB: - otvaranje postojećeg objekta (Open), - otvaranje postojećeg objekta u prikazu za oblikovanje (Design), radi pregleda ili modifikovanja objekta, - pravljenje novog objekta (New). Ispod komandi sa ključem prikazuje se meni-lista postojećih objekata izabrane vrste Ako se komande sa ključem izostave, radna površina prozora Database nove DB je prazna (kao na slici I.5), a na radnoj površini postojeće-kreirane DB prikazuje se lista kreiranih objekata izabrane vrste.

I.5. SHORTCUT MENIJI U PROZORU Database Access nudi više menija sa prečicama koji se dobijaju preko desnog tastera miša (DTMx1). Uobičajeni naziv za ovu vrstu menija je MENI PREČICA, odnosno SHORTCUT MENI (skraćeno SHMENI), a prikladni su i nazivi brzi meni ili priručni meni. SHMENI omogućava brzo izvršavanje najčešće korišćenih komandi, bez pretraživanja po Menubar-u ili Toolbar-u. U prozoru Database mogu se otvoriti (DTMx1) tri oblika SHMENI-ja: - sa selektovanog objekta DB, - unutar radne površine (bijela površina) prozora DB i - na okvir (siva površina) prozora DB. SHMENI (DTMx1) na selektovanu tabelu sadrži komande:

Open - Otvaranje objekta u Datasheet prikazu; Design View - Otvaranje objekta u prikazu za oblikovanje, radi pregledanja, modifikovaja ili promjene strukture objekta;


-18-

Print - Štampanje naznačenog objekta; Print Preview - Pregled prije štampanja; Cut - Isjecanje; Copy - Kopiranje Save As - Pravljenje kopije objekta, sa mogućnošću prevođenja npr. tabela u obrasce i izvještaje i sl; Export - Izvoz objekta u drugu Access-ovu DB ili u datoteku drugog programa; Send To ► Mail Recipient (as Attachment ) - Pridruživanje tekućeg objekta pošiljci e-mail; Add to Group ►Favorites - Pridruživanje objekta grupi Favorites ili New Group - novoformiranoj grupi; Create Shortcut - Pravljenje prečice komande za otvaranje datog objekta sa lokacije gdje je smještena pripadna DB; Delete - Brisanje naznačenog objekta ; Rename - Promjena imena objekta; Properties - Uvid u svojstva objekta.

U okviru drugih SHMENI-ja prozora Database, pojavljuju se još i komande:

Import - Uvoz nekog od objekata (tabele, upiti i dr. ); Link Tables - Povezivanje sa nekom od tabela iz druge Access DB ili drugog programskog ambijenta (MS Excel, dBASE 5 i sl.); Relationships – Otvaranje prozora za povezivanje tabela i pregled tabelarne strukture pripadne baze podataka; Visual Basic Editor - ulaz Visual Basic editor jeziku (za module) i dr.

I.6. Rad sa objektima DB u prozoru Database

U okviru prozora Database, možemo, pored prostog otvaranja objekata, da nad neotvorenim postojećim objektima DB obavljamo i niz drugih poslova: štampanje, prikazivanje prije štampanja, brisanje, preimenovanje, kopiranje, importovanje, eksportovanje i dr.: 1. Brisanje objekta, npr. tabele "tblKnjige", moguće je na više načina: Preko tastature:

• (LTM-1x) Objects Tables tabela "tblKnjige" (taster) Delete Preko Menubar-a prozora Microsoft Access:

• (LTM-1x) Objects Tables tabela "tblKnjige" Menudar Edit Delete Preko Toolbar-a prozora Database:


-19-

• (LTM-1x) Objects Tables tabela "tblKnjige" Toolbar Preko SHMENI-ja:

• (LTM-1x) Objects Tables (DTMx1) tabela "tblKnjige"SHMENI (LTM-1x) Delete

⇒ DBOX Do you want to delete the table tblKnjige:

• (LTM-1x) Yes Pri brisanju tabele koja je povezana sa drugom(im) tabelom(ama) DB (tabela iz Relationships) nakon aktiviranja komande Delete i potvrdnog odgovora na pitanje Do you want to delete the table "Ime tabele", slijedi pitanje Do yo want Microsoft Access to delete the relationsheep now. Potvrdnim odgovorom ((LTM-1x) Yes ) briše se veza ove tabele sa drugom(im) tabelom(ama) i sama tabela. Ako se predomislimo, nakon brisanja, tabelu možemo povratiti: Sa Menubar-a prozora Microsoft Access:

• (LTM-1x) Edit Undo Delete , ili sa Toolbar-a prozora Microsoft Access:

• (LTM-1x)

Napomena: Pri brisanju objekata treba biti izuzetno obazriv, jer komanda Undo Delete nije raspoloživa kod svih objekata (standardno samo kod tabela i upita).

2. Preimenovanje objekta (promjena imena objekta), npr. imena tabele "Knjige" u "tblKnjige ": Preko Menubar-a prozora Microsoft Access:

• (LTM-1x) Objects Tables tabela "Knjige" Edit Rename (upisuje se novo ime tabele) "tblKnjige"tipka Enter, ili

preko SHMENI-ja prozora Database: • (LTM-1x) Objects Tables (DTMx1) tabela "KnjigeSHMENI (LTM-1x)

Rename (upisuje se novo ime tabele) "tblKnjige"tipka Enter

Nakon preimenovanja objekta, za povratak na staro ime na raspolaganju je komanda Undo Rename u okviru menija Edit ili alatka Undo na Toolbar-u prozora Microsoft Access.

3. Kopiranje objekta u istu DB, npr. tabele "tblKnjige": Preko Menubar-a prozora Microsoft Access:


-20-

• (LTM-1x) Objects Tables tabela "tblKnjige" Edi Copy Edi Past , ili

preko SHMENI-ja prozora Database: • (LTM-1x) Objects Tables (DTMx1) tabela "tblKnjige" SHMENI

(LTM-1x) Copy(DTMx1) na radnu površ SHMENI (LTM-1x) Past

⇒ DBOX Paste Table As u čijem tekstualnom polju Titl Name se upisuje novo ime za kopiju tabele ("tblKnjige-kopija") i bira neka od tri ponuđene opcije za kopiranje:

� Structure Only (samo struktura) � Structure and Data (struktura i podaci) � Apend Data to Existing Table (pridružiti podatke postojećoj tabeli ),

nakon čega slijedi komanda OK za izvršenje akcije kopiranja. DBOX sa predhodne tri opcije javlja se samo kod tabela. Kod ostalih objekata nakon komande Past slijedi zadavanje samo imena za kopiju objekta. Nakon kopiranja objekta, za poništenje kopije objekta na raspolaganju je komanda Undo Copy u okviru menija Edit, kao i alatka Undo na Toolbar-u prozora Microsoft Access. Kopiranje može da posluži kao početak dizajniranja tabele, obrasca, izvještaja ili drugog objekta sličnog iskopiranom objektu. 4. Eksportovanje objekta na Web stanicu, drugi Windows program ili drugu MS Access DB vrši se preko komande Export iz menija File prozora Microsoft Access ili iz SHMENI-ja prozora Database. Nakon ovih komandi treba kompletirati DBOX-ove koji se pojavljuju i čitavi postupak potvrditi sa komandom OK. Eksportovanje tabela omogućava kopiranje podataka iz Access tabela u neki drugi program, ili drugi format fajla, kao što su Microsoft Excel ili Mikrosoft Word, ili u neku drugu DB. Eksportovanje podataka daje u potpunosti nezavisnu kopiju koja nije povezana sa originalnim podacima u Access-u ni na koji način. 5. Iportovanje, ili povezivanje podataka iz drugog programa, ili DB: Preko Menubar-a prozora Microsoft Access:

• (LTM-1x) File Get External Data Import ili Link Tables , ili Preko SHMENI-ja prozora Database:

• (LTM-1x) Import ili Link Tables


-21-

Nakon ovih komandi treba kompletirati DBOX-ove koji se pojavljuju i čitavi postupak potvrditi sa komandom Import ili Link Tables. Povezivanje omogućava direktni pristup drugoj bazi podataka. Sve promjene koje se izvode pomoću Access-a odražavaju se u izvornoj (povezanoj) tabeli. Specijalna strelica na povezanoj tabeli u prozoru Database ukazuje da podaci nisu izvorno smješteni,odnosno zapamćeni u Access-u. Importovanje omogućava formiranje posebne kopije podataka iz drugog programa, ili formata fajlova i njeno pamćenje u Access tabeli. Promjene izvršene u Access-u se ne odražavaju na originalne podatke.

I.7. Pravila za imenovanje objekata Access DB

Pri kreiranju objekata, neophodno je svakom objektu dodijeliti ime. Access daje veliku slobodu u dodeljivanju imena objektima DB (tabelama, poljima, obrascima, upitima, izvještajima, makroima, modulima i stranicama). Ipak, pri davanju imena objektima DB, treba slijediti neka opšta pravila: - Ime može da bude dugačko najviše 64 karaktera, uključujući prazne karaktere. - Ime ne može da počinje praznim karakterom; - Ime može da uključuje interpukcijske znake, osim tačke (.), uzvičnika (!), gravisa (è), ili uglastih zagrada([]); - Ime ne može da bude isto kao kod drugog objekta iste vrste iste DB. Konkretno, dvije tabele u DB "SPR" ne mogu nositi ime "Studenti". Ali, ako dvije tabele sadrže podatke koji se odnose (vezuju) na isti tip subjekta one mogu nositi isto ime subjekta sa dodatkom npr. u jednoj tabeli oznake 1, a u drugoj 2, ili ma koji drugi dodatak uz istu osnovicu imena. Konkretno, u DB "SPR" mogu postojati tabele pod nazivima "Studenti1" i "Studenti2"; - Tabele i upiti ne mogu imati isto ime; - Pri davanju imena objektu, polju ili kontroli ne treba koristiti nazive svojstava, ili nekog drugog elementa koje Access programski koristi; - Nazive polja treba pisati bez razmaka između riječi, npr. polje "BrojIndeksa", a ne "Broj indeksa". Pri tom svaku novu riječ treba pisati sa velikim početnim slovom, radi jasnoće. - Takođe, ne treba koristiti naša slova: č,ć,đ,š,ž. Napomena: Posljednja dva uslova ne postavlja sam Acces već kompatibilnost sa nekim programima DB i olakšanja pri programiranju. Isto tako, ako se namjerava pisanje programa za DB, prazne


-22-

karaktere treba izbjegavati i u nazivima objekata. Programiranje je lakše ako u nazivima nema praznih karaktera.

U imenima objekata uobičajeno je dodavanje prefiksa koji govori o kom tipu objekta se radi objekata. Prefiksi se pišu malim slovima. Za objekte Access DB usvojeni su sljedeći prefiksi:

- tebela (Table) - tbl - upiti (Query) - qry - forme (Form) - frm - izvještaji (Report) - rpt - makro (Macro) - mcr - stranica (DataAccessPage) - dap - moduo (Module) - bas


-23-

PRILOG 1. KREIRANJE BAZE PODATAKA POMOĆU Database Wizard-a

Kreiranje DB "Contact Management"

DB "Contact Management" ima funkciju upravljanja informacijama o svim poslovnim kontaktima (neposrednim ili putem telefona), sa mogućnošću automatskog pozivanja pomoću modema računara.. Tabele baze: "Calls" (Pozivi), "Contacts" (Kontakti) i "Contact Types" (Tip kontakata). Najvažniji obrasci: "Contacts" (Kontakti) i "Contact Types" (Tip kontakata). Najvažniji izvještaji: "Alphabetical Contact Listing" (Alfabetski listing kontakata), "Weeckly Call Summary" (Sumarni sedmični pozivi).

Za kreiranje nove DB, konkretno DB "Contact Management", nakon realizovanog postupka za otvaranje nove DB pomoću Wizard-a, iz sadržaja kartice Database prozora New (slika I.6)

izabere se ime DB koja se kreira. Prozor New sa otvorenom karticom Databases, sadrži 10 DB za koje postoje Wizard programi za automatsko kreiranje. Oblik prikaza sadržaja kartice Databases se odabira preko alatki: Large Icons (veće ikone sa imenom DB ispod njih), List (lista DB sa malim ikonama i imenom pored njih) i Details (lista DB sa malim ikonama uz koje je dato ime, veličina, tip i datum posljednje modifikacije)

(LTM-2x) ili (LTM-2x) OK na ikonicu DB koju želimo da kreiramo, prelazi se u DBOX File New Database. • (LTM-1x) Contact Management OK ili • Contact Management (LTM-2x) ⇒ DBOX File New Database (slika I.7). DBOX File New Database je tzv. DBOX LOKACIJE DATOTEKA. Ovo je tipski DBOX, prisutan u mnogim situacijama u Access-u i drugim Office programima, kada je potrebno odrediti lokaciju, ime i tip datoteke: - Novootvorene (Open, New Database) - Modifikovane, kopirane (Save As ) - Uvezene (Import) - Izvezene (Export to ) - Povezane (Link)

Sl. I.6


-24-

- Pridružene e-mailu (Save Attachment As ) i sl. U DBOX-u File New Database (slika I.7) uočava se:

1 - Polje padajuće liste Save in: za izbor lokacije nove baze podataka. Program, inače, u startu nudi smještaj nove datoteke u My Documents;

2 - Komanda (alatka) Create New Folder za, po potrebi, otvaranje novog podfoldera u koji će se smjestiti datoteka nove DB;

3 - Polje File name: za definisanje imena nove baze podataka. Program nudi ime iz predhodnog prozora New, konkretno "Contact Menagement". Ono se može promijeniti upisivanjem novog imena (npr. "Evidencija kontakata" ) na mjesto predloženog;

4 - Polje padajuće liste Save as type: za izbor tipa datoteke. U DBOX-u File

New Database ono nije interesantno jer uvijek zadržava predloženu opciju (Microsoft Access Database);

5 - Komandno dugme Create, kojim se potvrđuje realizacija izabranih (upisanih) opcija. Dakle, završna komanda u DBOX-u File New Database (nakon izbora lokacije i upisivanja naziva nove DB) je: • Create (LTM-1x) ⇒⇒⇒⇒ Startovanje programa Database Wizard . Rad programa Database Wizard (Čarobnjaka za DB) se manifestuje u vidu niza DBOX-ova istog naziva (Database Wizard) za koje je uočljivo sljedeće: - DBOX-ovi nude kreatoru DB mogućnost da podešava određena svojstva njenih objekata: tabela, obrazaca i izvještaja. - Komandom Next se otvara novi DBOX. - Od početnog DBOX-a, uz komandu Next je i komanda Finish, a u završnom DBOX-u samo komanda Finish. - Odrađivanje komande Finish završava se rad programa Database Wizard. - Komanda Finish se može odraditi, već u početnom DBOX-u Databse Wizard. U tom slučaju izostaju svi naredni DBOX-ovi, a svojstva objekata baze su podešena programski (po default- u). - Komanda Cancel je prisutna u svim DBOX-ovima Databse Wizard. Ona otkazuje čarobnjaka i vraća na početnu poziciju, odnosno u prazan prozor Microsoft Access sa New File menijem iz kojeg možemo ponovo da počnemo kreiranje nove DB ili pak da otvorimo neku od postojećih DB: Sa Toolbar-a: • (LTM-1x) Open, ili sa Menubar-a: • (LTM-1x) File Open . - Komanda Back je prisutna u svim DBOX-ovima Databse Wizard, a nije raspoloživa samo u početnom, i ima funkciju vraćanja na predhodni DBOX Databse Wizard.

Sl. I.7

1 2

3 4 5


-25-

Sl. I.8

Next Finish

2

Sl.I.10

1

Pri kreiranju DB "Contact Management", nakon startovanja programa Databse Wizard, pojavljuje se nakratko samo prazan prozor Database sa naslovom Conctact Management: Database.

Odmah zatim, pojavljuje se i prvi DBOX "Database Wizard" (slika I.8), koji sasvim kratko upoznaje sa sadržajem DB: U DB "Contact Management" se čuvaju informacije o kontaktima i telefonskim pozivima. • Next (LTM-1x) ⇒⇒⇒⇒

Sledeći DBOX DatabaseWizard (slika I.9), koji omogućava dodavanje polja u tabelama (Do you want to add any optional fields ?).

DBOX sa slici I.9: u oknu 1 (Tables in the database) prikazuje se lista tabela koje stoje na raspolaganju, a u oknu sa klizačem 2 ("Fields in the table") se nudi izbor polja (čekiranjem odabranog polja) za tabelu čije je ime označeno. Database Wizard ne dozvoljava da se modifikuje jezgro liste polja (čekirana

polja) koje dolazi sa svakim uzorkom tabele, ali omogućava uključivanje u tabelu nečekiranih polja. Samo polja čija su imena ispisana Italic-om su opciona i njih možemo uključiti (čekiranjem: DTMx1 na prazno polje za potvrdu) u tabelu ili izostaviti. • Next (LTM-1x) ⇒⇒⇒⇒ Sledeći DBOX Database Wizard (slika I.10), koji omogućava biranje stila za obrasce (What style would you like for screen displays ?).

U DBOX-u sa slike I.10, vrši se izbor stila za obrasce (forme). Lista stilova data je u oknu 2, a u oknu 1 se prikazuje izabrani stil. U primjeru na slici je izabran "International" stil. • Next (LTM-1x) ⇒⇒⇒⇒ Sledeći DBOX "Database Wizard", koji

omogućava biranje stila za izvještaje (What style would you like for screen displays ?). Postupak izbora stila za izvještaje (štampane), analogan je predhodnom postupku izbora stila za obrasce. U oba slučaja mogu se predhodno pregledati pojedini stilovi preko prikaza u oknu 1 i nakon toga izvršiti izbor onog koji nam se najviše dopada.

1

2 Sl. I.9


-26-

2 3

1

4

Sl. I.11

Slijedi komanda potvrde i prelaska na sledeći Database Wizard: • Next (LTM-1x) ⇒⇒⇒⇒ Sledeći DBOX "Database Wizard" (slika I.11) je za biranje naslova DB (What would you like the title of the database to be ?) i dodavanje slike na izvještaje (Do you want a picture on all reports ?).

DBOX sa slike I.11 nudi promjenu naziva DB, upisivanjem novog imena u tekst polje 1. Novo ime koje smo upisali, pojavljuje se u objektima (i na komandnim tablama) DB, a nije ime datoteke (fajla) DB. Ovaj DBOX Database Wizard nudi i postavljanje slike na izvještaje: čekiranjem opcije 2 (Yes, I´d like to include a picture.) i potvrdom komande 3 (dugmeta Picture):

⇒⇒⇒⇒ DBOX Insert Picture To je DBOX Lokacije datoteka, u kojem se, na isti način kao na slici I.7, pronalazi željena slika (u ovom slučaju u C: \ Programs Files \ Microsoft Office \ Office \ Bitmaps \ Dbwiz) i postavlja na izvještaj. Primjerak slike (4) će se pojaviti u Database Wizard-u. • Next (LTM-1x) ⇒⇒⇒⇒ Završni DBOX Database Wizard (slika I.12)

U završnom DBOX-u Database Wizard (slika I.12) pojavljuje se opcija: Yes, started the database, koja je potvrđena (čekirana), što znači da se direktno prelazi u Glavnu komandnu tablu - Main Switchboard, koja predstavlja ulaz u DB za sve njene korisnike. Brisanjem potvrde za ovu opciju, direktno se prelazi u prozor Database, zaobilazeći Glavnu komandnu tablu. Tada se otvaranje Glavne komandne table vrši otvaranjem obrasca Main

Switchboard. Druga opcija u ovom DBOX-u Display Help on using a database pojavljuje se kao nepotvrđena, što znači da se neće online prikazivati dodatna pomoć (Help Access-a). Finish je zadnja komanda u kreiranju DB. Nakon nje slijedi sam proces kreiranja DB sa svim tabelama, obrascima, izvještajima i ostalim objektima (linija na ekranu će obavještavati o tom procesu). Kada čarobnjak (Database Wizard) završi posao, pojavljuje se Glavna komandna tabla (Main Switchboard) nove DB (slika I.13).

Sl. I.12


-27-

Sl. I.14

Glavna KOMANDNA TABLA za DB "Contact Management": Glavna KOMANDNA TABLA (Main Switchboard) je prvo sa čim se korisnik susreće prilikom otvaranja DB. To je, ustvari, glavni obrazac, čija je osnovna namjena da korisniku omogući jednostavan pristup obrascima za unos i pregled podataka, kao i pregled i štampanje izvještaja sa obrađinim podacima. Pored opisanih osnovnih funkcija, komandne table mogu da odgovore i nekim drugim zahtjevima, a kolika će biti složenost komandne table, zavisi od složenosti same baze podataka.

DB "Conctact Management" je kreirana pomoću čarobnjaka. Pri tome je čarobnjak kreirao i prozor Glavne komandne table (slika I.13). To je obrazac Main Switchboard, sa ulogom menija pomoću koga se može pozicionirati sa jednog na drugo mjesto u DB. Glavna komandna tabla (Main Switchboard) za DB "Contact Menagement" je jednostavne izrade, sa nekoliko opcija, odnosno komandnih dugmadi.

1: Opcija Enter/View Contacts (Unos/Pregled Kontakata) otvara glavni obrazac "Contacts" koji omogućava unos, promjenu i pregled informacija za svaki kontakt, kao i za biranje broja telefona pomoću modema računara. 2: Izborom opcije Enter/View Other Information (Unos/Pregled Ostalih informacija), ulazi se u Forms Switchboard (slika I.14).

Forms Switchboard je Komandna tabla za ostale obrasce. U ovom slučaju postoji samo još jedan obrazac "Contact Types" (Tip kontakata). Za unos i pregled podataka ovog obrazca na Forms Switchboard se odabira opcija Enter/ View Contact Types, a za povratak na Glavnu komandnu tablu opcija Return to Main

Switchboard. 3: Opcija Preview Reports (Pregled izvještaja), omogućava pregledanje i štampanje različitih izvještaja o kontaktima. Njenim izborom ulazi se u Reports Switchboard (slika I.15). Reports Switchboard je Komandna tabla za izvještaje koja omogućava: - Pregled izvještaja "Listing kontakata po abecednom redu" (Preview the Alphabetical listing repor);

- Pregled izvještaja "Sumarni sedmični pozivi" (Preview the Weekly Call Summary Report); - Povratak na Glavnu komandnu tablu (Return to Main Switchboard).

Sl. I.13

1

2

3 4

5

Close

Sl. I.15


-28-

4: Opcija Change Switchboard Items (Promjena opcija komandnih tabli) omogućava prelaz u strukturu svih komandnih tabli posredstvom DBOX-a Switchboard Manager (slika I.16). i promjene i brisanja na switcdboard obrascima i kreiranje novih.

A: Main Switchboard (Default) - Glavna komandna tabla; B: Forms Switchboard - Komandna tabla za obrasce; C: Reports Switchboard - Komandna tabla za izvještaje. 5: Opcija Exit this Database (Izlaz iz baze podataka) omogućava zatvaranje Main Switchboard obrasca i prozora Database: Contact Magamenet u jednom koraku i

direktni povratak u ulazni prozor Microsoft Access. TABELE I POVEZANA TABELARNA STRUKTURA DB (Relationships) Tabele su objekti DB u koje se skladište, odnosno čuvaju podaci. Korisnici DB obično ne komuniciraju sa tabelama, već se unos, izmjena i po potrebi pregled podataka vrši preko formi (obrazaca), a za pregled i štampanje podataka u željenom obliku kreiraju se izvještaji. Dva osnovna prikaza tabele u Assess-u su: Design View (dizajn prikaz - prikaz za oblikovanje i struktuiranje) i Datasheet View (tabelarni prikaz - prikaz za unos i pregled podataka). U kreiranoj DB "Contact Management" rad sa tabelama se može ostvariti samo iz glavnog prozora Contact Management: Database.

Prikaz povezanih tabela dat je u prozoru Relationships (slika I.17). U prozoru Relationships povezane tabele: "Contacts" (polje vezivanja "ContactID"), "Calls" (polje vezivanja "CallID") i "Contact Types" (polje vezivanja "ContactTypeID") prikazane su sa listama svih polja ovih tabela. Nazivi polja primarnih ključeva tabela prikazuju se Bold. Sa slike se vidi, da se između dvije tabele uspostavlja relacija posredstvom polja istih naziva: "ContactTypeID" - "ContactTypeID", "ContactID" - "ContactID", s tim što je u jednoj od dvije tabele polje povezivanja uvijek polje

primarnog ključa. Veza između dvije tabele se uspostavlja posredstvom podataka istih vrijednosti u poljima povezivanja. Nazivi polja ne moraju biti isti. Između tabele "Contacts" i tabele "Calls" uspostavljena je veza jedan - prema – više, jer jedna osoba iz tabele "Contacts" može biti evidentirana neograničenim brojem kontakata-poziva u tabeli "Calls".

A B C

Sl.I.16

Sl. I.17


-29-

OBRASCI - IZVJEŠTAJI Pri otvaranju DB, Prozor Microsoft Access sadži komandnu tablu Main Switchboard i minimizovani prozor Database: Contact Management: Database. Korisnici za manipulacije koriste komandnu tablu Main Switchboard, preko koje mogu otvarati sve forme (unošenje podataka) i sve izvještaje (pregled i štampanje podataka). U Accessu za obrasce postoje tri moguća prikaza: - Form View (form prikaz ili korisnički prikaz), - Design View (dizajn prikaz ili prikaz za oblikovanje) i - Datasheet View (tabelarni prikaz). Korisnicima je uobičajeno na raspolaganju samo Form prikaz obrazaca. Promjena strukture forme i njenih komponenti može se vršiti samo u Design prikazu. Najčešće je korisnicima onemogućen pristup ovom prikazu, a što se ostvaruje izbacivanjem iz menija prozora Microsoft Access opcije View i skrivanjem glavnog prozora Database. U Accessu za izvještaje postoje dva prikaza: - Print Preview (korisnički prikaz pred štampanje), - Design View (dizajn prikaz ili prikaz za oblikovanje) i Korisnicima je uoičajeno na raspolaganju Print Preview prikaz izvještaja i opcija štampanja. Promjena strukture izvještaja i njihovih komponenti može se vršiti samo u Design prikazu izvještaja. U DB "Contact Management" kreiranoj preko Wizard-a mogu se dobiti svi oblici prikaza i za forme i za izvještaje jer se predpostavlja da se na kreiranoj bazi moraju vršiti određene promjene i prilagođavanja. Ovdje se sa obrascima i izvještajima može raditi (u svim prikazima) i iz početnog prozora Microsoft Access sa Main Switchboard, a takođe i prozora Contact Management: Database koji je minimizovan u okviru početnog prozora Microsoft Access. Napomena: Korisnici DB rade sa formama (unos podataka) i izvještajima (prikaz podataka u željenom obliku) do kojih se dolazi preko Komandne table. Komandna tabla mora biti pregledna sa svim natpisima na našem jeziku. Takođe i svi natpisi na formama i izvještajima moraju biti na našem jeziku kako bi korisnik jednostavno mogao da upisuje podatke u bazu podataka i kako bi izvještaji bili razumljivi. Prevod ostalih kontrolnih objekata, polja i dr., koje korisnik baze podataka ne vidi, nije potreban.

PRILAGOĐAVANJE BAZE ZA NAŠE GOVORNO PODRUČJE 1. PROMJENA IMENA datoteke BAZE PODATAKA "Contact Management" u "Evidencija kontakata" vrši se na samom startu kreiranja DB u okviru DBOX-a File New Database (slika I.7). 2. PROMJENA NAZIVA BAZE PODATAKA na komandnim tablama, konkretno naziva "Contact Management" u "EVIDENCIJA KONTAKATA", vrši se tokom kreiranja DB preko Wizard programa u okviru predposljednjeg DBOX Database Wizard (slika I.11).


-30-

3. Promjena tekstualnih natpisa na komandnim tablama (Main Switchboard, Forms Switchboard i Report Switchboard), najjednostavnije se ostvaruje preko DBOX-a Switchboard Menager, a koji možemo otvoriti odabirom opcije Change Switchboard Items na Main Switchboard:

⇒ DBOX Switchboard Menager (slika I.16.a): • (LTM-1x) Main Switchboard (Default) Edit...

⇒ DBOX Edit Switchboard Page(slika I.18.b):

• (LTM-1x) u polje Switchboard Name: upisuje se novi naziv "GLAVNA KOMANDNA TABLA u oknu Item on this Switchboard: mijenjaju se nazivi komandi, prvo Enter/View

ContactsEdit...

⇒ DBOX Edit Switchboard Item(slika I.18.c):

• (LTM-1x) u polje Text: unosi se novi tekst (prevod) "Unos/Pregled - Kontakti" OK

Ovaj postupak treba sprovesti za sve tekstualne natpise svih komandnih tabli. 3. PROMJENA NATPISA (Label ) NA OBRASCIMA I IZVJEŠTAJIMA Tekstualni natpisi ili labele (Label) na obrascima i izvještajima imaju ulogu naslova, naziva, opisa ili uputstva. Tu spadaju i nazivi polja iz pripadnih tabela (vezana polja) i drugih polja (nevezana polja, izračunata polja) . Svi oni moraju biti prevedeni na naš jezik, da bi korisnik DB mogao da unosi podatke ili da ih koristi.

Sl.I.18

a)

b)

c)


-31-

Sl. I.19

Napomena: 1. Tekstualni natpisi – labele, koji se postavljaju na obrascima i izvještajima, pripadaju klasi tzv. KONTROLNIH OBJEKATA, u koje, pored labela, spadaju još i tekst boksovi, kartice, padajuće liste, komandna dugmad i dr.

1. ( ▪ ) Označavanje (selektovanje) labele vrši se pomoću (LTM-1x) na tekst labele.

Promjene u strukturi forme, promjene svojstava forme i kontrolnih objekata kao i promjene natpisa u labelama (konkretno, prevode se na naš jezik) vrši se u Design prikazu obrasca. Design prikaz forme (obrasca) dobija se iz prozora Database: • (LTM-1x) meni Objects Forms u okviru radne površine Ime forme sa Toolbar-a

Design ⇒ Design prikaz forme. U DB " Evidencija kontakata" prelaz na Design prikaz forme moguć je i otvaranjem te forme preko Komandne table: (LTM-1x) opcija Unos/Pregled – Kontakti

⇒ Form prikaz obrasca "Contacts" Sa Menubar-a: (LTM-1x) View Design View ⇒ Design prikaz obrasca " Contacts ".

Na slici I.19 dat je Design prikaz obrasca " Contacts " sa selektovanom (▪) tekst labelom "City". Promjena teksta "City" u tekst "Grad": • (LTM-1x) na tekst labelu Work Phone briše se postojeći tekst i upisuje novi "Grad"


-32-

Promjena naslova forme u naslovnoj liniji Form prikaza ostvaruje se otvaranjem prozora Properties forme: • U Design prikazu obrasca " Contacts " (DTM-1x) na crni kvadratić u gornjem lijevom

ugluopcija Properties

⇒ Prozor svojstava Form (slika I.20)

• (LTMx1) u okviru kartice Format svojstvo Caption ... upisuje se "KONTAKTI" Analogno se vrši promjena natpisa u izvještajima. 4. Opis primjene baze podataka "Evidencija kontakata"

Baza podataka "Evidencija kontakata" je namijenjena evidenciji kontakata koje je korisnik ostvario. Baza podataka na jednostavan način omogućava pregled ranije ostvarenih kontakata, kao i evidenciju novih. Takođe, moguće je realizovati i telefonske pozive ukoliko računar posjeduje telefonski modem. Baza je kreirana korišćenjem Access-ovog Wizard-a. Radi jednostavnosti korišćenja, baza je u onim segmentima kojima upravljaju korisnici DB prevedena na naš jezik. Radi jednostavnije navigacije u bazi i realizacije interfejsa prema krajnjem korisniku, u posmatranoj bazi podataka je kreirana komandna tabla "GLAVNA KOMANDNA TABLA" (forma pod nazivom "Switchboard") koja se automatski startuje nakon otvaranja fajla pod kojim je snimljena ova baza podataka. Prikaz komandne table i njenih pojedinih elemenata dat je na slici I.21.

Sl.I.20


-33-

Na slici I. 21 pojedini komandni tasteri imaju sljedeće uloge:

Naziv komandnog tastera Uloga

Unos/pregled - Kontakti Kontakte

Poziva formu "Contacts" (Kontakti) koja je realizovana na bazi tabele "Contacts" i omogućava pregled pojedinih postojećih kontakata, kao i formiranje novih. Prikaz ove forme (koja je urađena na dvije strane) dat je na slici I.21.

Unos/Pregled – Druge informacije

Poziva komandnu tablu za otvaranje drugih formi "KOMANDNA TABLA za FORME". Odavde se, preko komandnog tastera "Unos/pregled – Tip kontakta", otvara forma "ContactTypes" (Tipovi kontakata) koja je realizovana na bazi tabele "ContactTypes". Prikaz ove forme je dat na sliciI.22. Drugi komandni taster je za povratak na glavnu komandnu tablu.

Pregled - Izvještaji

Poziva prozor komandne table "KOMANDNA TABLA za IZVJEŠTAJE", sa tasterima za izbor izvještaja koji se želi pogledati i/ili štampati. Odavde se preko komandnog tastera "Pregled – Alfabetski listing kontakata" , poziva izvještaj "Alphabetical Contact Listing" (slika 6), a preko tastera "Pregled – Nedeljni listing poziva" poziva se izvještaj "Weeckly Call Summary" (slika 6) Treći komandni taster je za povratak na glavnu komandnu tablu.

Promjena stavki Komandne table Omogućava izmjenu, npr. prevod, elemenata komandne table prema potrebama korisnika.

Izlaz Izlazak iz baze podataka

Sl.I.21


-34-

Dodavanje novog kontakta u bazu podataka ostvaruje se primjenom forme "Contacts" (Kontakti) (slika I.22). Nakon unošenja potrebnih podataka u textbox-ove na ovoj formi (vezani kontrolni objekti), moguće je ostvariti telefonski poziv ka željenoj osobi pritiskom na taster "Nazovi...". Bilo da je kontakt ostvaren na ovaj ili neki drugi način, evidentira se u tabeli "Calls" preko forme "Calls" (Pozivi) koja se startuje pritiskom na taster "Pozivi..." . Prikaz forme "Calls" (Pozivi) koja se pri tome startuje dat je na slici I.23.

Na formi "Pozivi" automatski se popunjavaju polja "Ime i prezime" (izračunati kontrolni objekat) kao i "Datum poziva" i "Vrijeme Poziva" (što je realizovano programiranjem komandnih objekata na ovoj formi). Pregled prezimena i imena svih osoba koje se nalaze u bazi podataka moguće je dobiti startovanjem izvještaja "Alfabetski listing kontakata" u kome su podaci sortirani prema alfabetu. Prikaz ovog izvještaja dat je na slici I.24.

Sl.I.22

Sl.I.23

Sl.I.24


-35-

Detaljan izvještaj svih poziva ostvarenih u određenom periodu (npr. u toku jedne sedmice) može se ostvariti startovanjem izvještaja "Nedjeljni izvještaj". Prije prikaza ovog izvještaja startuje se forma "Opseg izvještaja" koja omogućava unošenje početnog i krajnjeg datuma između kojih se žele dobiti informacije o ostvarenim pozivima. Prikazi forme "Opseg izvještaja" i izvještaja "Nedjeljni izvještaj" dati su na slikama I.25 i I.26.

Sl.I.26

Sl.I.25


-36-

PRILOG 2. Značenje opcija u menijima Menubar-a prozora Microsoft Access FILE New kreiranje nove baze (CTRL+N) Open otvaranje postojeće baze sa određene lokacije (CTRL+O)

Get External Data uvoz podataka iz različitih formata datoteka i povezivanje s tabelom iz druge Access baze

Close zatvaranje baze bez zatvaranja programa Access

Save spremanje (snimanje, memorisanje) odabranog objekta na disk ili određenu lokaciju

Save As

spremanje (snimanje, memorisanje) odabranog objekta na disk ili određenu lokaciju ali pod drugim imenom (možemo koristiti i za snimanje nove datoteke)

Export exportovanje baze u drugu bazu ili neku drugu aplikaciju (npr Excel) File Search pretraživanje diskova i mapa prema ključnoj riječi Web Page Preview pregled u obliku web stranice Page Setup određivanje margina, veličine i izgleda stranice baze Print Preview pregled prije štampanja Print štampanje na štampač ili u datoteku Send To slanje objekta baze e-mailom Database Properties

uvid u podatke o bazi - objekte, kada je napravljena, datum zadnje izmjene…

Exit izlaz iz programa Access (ujedno i zatvaranje programa) (ALT+F4 ) EDIT (popis naredbi zavisi od toga šta smo otvorili ili selektirali ; objekat ili tabelu) Undo poništavanje zadnjeg učinjenog koraka u Accessu (CTRL+Z) Cut isjecanje ( premještanje ) označenog dijela u Clipboard (CTRL+X) Copy kopiranje označenog dijela u Clipboard (CTRL+C) Office Clipboard prikaz Međuspremnika Office-a kao prozora u prozoru Accessa

Paste postavljanje ili lijepljenje, kopiranog ili izrezanog sadržaja, iz Clipboarda (CTRL+V)

Create Shortcut kreiranje prečica odabranog objekta Delete brisanje označenog objekta ( DEL ) Rename preimenovanje odabranog objekta baze Groups kreiranje nove grupe u prozoru baze Add to Group dodavanje prečica odabranog objekta grupi

VIEW Database Objects odabir objekta baze Large Icons prikaz velikih ikona objekata Small Icons prikaz malih ikona objekata List prikaz liste objekata Details prikaz detalja liste objekata


-37-

Arrange Icons slaganje ikona po imenu, datumu, tipu i nastanku Line Up Icons poravnanje ikona Properties prikaz svojstava objekta Object Dependencies zavisnost objekata Code prikaz sadržaja VBA modula u prozoru Module Task Pane otvaranje okna u prozoru Accessa (CTRL+F1) Toolbars prikaz alatnih traka u prozoru programa i njihovo uklanjanje Refresh osvježavanje prikaza na zaslonu monitora F5

INSERT (zavisi od odabranog objekta) Table kreiranje nove tabele Query kreiranje novog upita Form kreiranje novog obrasca Report kreiranje novog izvještaja Page kreiranje nove stranice

Macro kreiranje novog makroa (objekata koji predstavlja akciju koju treba izvršiti kao odgovor na određeni događaj )

Module kreiranje novog modula (objekata koji sadrže korisničke procedure pisane u VBA)

Class Module kreiranje Class Modula (modul koji može sadržavati definiciju novog objekta)

Auto Form kreiranje jednostavne forme (obrasca) Auto report kreiranje jednostavnog izvještaja

TOOLS Spelling provjera pravopisa i gramatike (F7) Office Links povezivanje s drugim Office aplikacijama Online Colaboration sastanci na mreži i Web raspravama Relationships prikaz, definisanje ili mjenjanje veza između tabela u bazi Analyze analiza tabela ili performansi objekata baze

Database Utilities pokretanje pomoćnih programa baze (konverzije, sažimanje i opravak baze …)

Security postavljanje sigurnosnih opcija (lozinke, pravo pristupa, administriranje, enkripcija baze…)

Replication izradu replike (kopije) baze Startup automatsko pokretanje izrađene aplikacije Macro snimanje i rad s makro naredbama Tools on the Web povezivanje s mrežnim servisima vezanim uz Microsoft Office Active X Controls upotreba Active X korisničkih kontrola Add Ins instalacija dodatnih alata AutoCorrect Options podešavanje opcija samoispravka Customize prilagođavanje alatnih traka i ikonica alata na njima Options određivanje izgleda (prikaz dijelova prozora) i ponašanja Accessa


-38-

WINDOW Tile Horizontally horizontalno slaganje otvorenih prozora (bez preklapanja) Tile Vertically vertikalno slaganje otvorenih prozora (bez preklapanja) Cascade slaganje prozora preklapanjem (kaskadno) Arrange Icons raspoređivanje ikona Hide sakrivanje otvorenih objekata na zaslonu Unhide otkrivanje sakrivenih objekata na zaslonu

HELP Microsoft Access Help dobivanje pomoći Show the Ofice Assistent prikaz Officeovog pomoćnika Microsoft Office Online dobivanje pomoći putem interneta na webu Access Developer Resources Istraživanje putem web browsera Contact Us kontaktiranje MS podrške Sample Database primjeri baze Check for Updates provjera novosti u Accessu Detect and Repair pretraživanje i popravak oštećenih datoteka Accessa Activate Product aktiviranje licence MS Accessa Customer Feedback Options Učestvovanje u istraživanjima s ostalim korisnicima About Microsoft Office Access informacije o licenci

Paleta alatki (Toolbar) u prozoru Microsoft Access Paleta alatki (Toolbar) u prozoru Microsoft Access (Sl.I.27), omogućava brzo pokretanje određenih poslova, bez upotrebe menija. Alatke koje trenutno nisu raspoložive, prikazane su blijedosivom bojom. Kada kursor postavimo na jedno od dugmadi i ne pritisnemo taster miša, poslije kraćeg vremena (sekunda do dve) pojavljuje se pomoć u vidu kratkog opisa (engl. Tool Tip), neposredno ispod dugmeta.

� New (sličica praznog lista papira) Otvara meni New File. � Open (sličica otvorene omotnice) Otvara neku od baza podataka iz prozora Open. � Save (sličica diskete) Snima objekat na disk. � File Search (sličica Windowsovog logotipa preko lista papira i lupe) Traži datoteku na disku. � Print (sličica štampačåa) Štampa objekat na štampaču.

Sl.II.27


-39-

� Print Preview (sličica lista papira s lupom) Prikazuje objekat na ekranu onako kako bi izgledao odštampan na papiru. � Spelling (sličica znaka za potvrdu pored slova ABC) Kontrola pravopisa. � Cut (sličica makaza) Isjeca izabrani objekat. � Copy (sličica dva lista papira jedan iznad drugog) Kopira izabrani objekat. � Paste (sličica table s listom papira) Umeće sadržaj Clipboarda. � Undo (sličica strelice zakrivljene u smeru suprotnom kazaljkama na satu) Poništava rezultat poslednje akcije. � Office Links (ikonica s velikim slovom W, kovertom i strelicom za otvaranje menija) Prikazuje veze ka Wordu i Excelu. � Analyze (sličica tabele preko koje su nacrtane dve manje tabele i strelica za otvaranje menija) Prikazuje komande iz grupe Analyze. � Code (sličica pravougaonika s crvenim, plavim i žutim kvadratima). Prikazuje prozor za programski kod. Ovo dugme je vidljivo samo kada je učitan objekat koji sadrži programski kod. � Microsoft Script Editor (sličica osmice unutar druge osmice) Prikazuje prozor Microsoft Script Editora – pojavljuje se samo kada je MSE dostupan. Ovaj editor služi za pisanje skriptova u jezicima VBScript ili JScript koji se ugrađuju u stranice za pristupanje podacima. � Properties (sličica šake koja drži list papira) Prikazuje prozor Properties. � Relationships (sličica tri tabele povezane linijama) Prikazuje prozor Relationships. � New Object (sličica zvezde iznad levog gornjeg ugla ikonice tabele i strelicom za otvaranje menija) Prikazuje opcije za izradu novog objekta. � Microsoft Access Help (sličica okvira u kojem se nalazi znak pitanja) Prikazuje prozor Accessovog sistema za pomoć. � Toolbar Options (sličica strelice za otvaranje menija okrenuta nadole) Omogućava dodavanje i uklanjanje dugmadi na paleti alatki.


-40-

II. KREIRANJE TABELA Da bi mogli upravljati podacima u Access-u, najprije ih moramo uskladištiti (pamtiti) u tabelama DB. Ako su podaci, odnosno informacije kojima se bavi DB, već smještene u nekoj DB na računaru, Access omogučava da ih prenesemo (importujemo) u tabele nove DB koju kreiramo, ili pak, da ih povezivanjem direktno koristimo iz DB u kojoj su izvorno smještene. Međutim, ako podaci postoje samo na "papiru" ili ako su zapamćeni u formatu koji Access ne podržava, prvi korak u kreiranju DB je kreiranje tabela u kojima će se podaci skladištiti (pamtiti).

II.1 STRUKTURA TABELE U sistemima za upravljanje relacionim bazama podataka tabele su fundament strukture DB. Praktično, Access DB u strukturalnom smislu čine tabele (više tabela koje se među sobom povezuju) u koje se skladište podaci. Skladištenje podataka u Access tabelama je organizovano po:

- vrstama ili redovima (zapisi tabele) i - kolonama (polja tabele).

Na Sl.II.1 je dat tabelarni prikaz (Datasheet View) tabele "Studenti". Za svaku tabelu se definiše ime (npr. "Studenti") koje se pojavljuje u naslovnoj liniji prozora tabele, i imenuje taj objekat (tabelu) DB. Zapise (records) čine svi podaci o jednom subjektu tabele. U datom primjeru subjekti tabele su studenti. Svaki od osam studenata ima svoj zapis. Subjekti tabele, po pravilu, određuju ime tabele.

Polja

Zap

isi

Sl.II.1

Ime tabele

Nazivi polja


-41-

Polja (fields) čine podaci iste vrste za sve subjekte tabele. Tabela u primjeru ima pet polja (pet kolona). Svako polje može da sadrži samo unaprijed određen tip podatka (tekst, broj, datum i dr.) i ima zadata svojstva (veličinu, format, i dr.). Svako polje ima ime. Ime polja opisuje vrsta podataka u polju. Presjek reda i kolone određuje jedan podatak i naziva se vrijednost (Value). Sva polja sa podacima o jednom subjektu tabele nalaze se unutar jednog zapisa. U primjeru tabele sa Sl.II.1 svi podaci o jednom studentu smješteni su u zapisu za tog studenta. U tabeli mora postojati polje čija je vrijednost jedinstvena, različita, za svaki zapis. U prikazanom primjeru zapisi su jednoznačno određeni (adresirani) podatkom iz prvog polja, a to je broj indeksa. Taj podatak se pojavljuje samo u tom polju tog zapisa. Ne može se pojaviti ni u jednom drugom zapisu. Takvo polje, koja jednoznačno određuje svaki zapis odabira se za polje primarnog ključa (Primary Key) tabele. Ponekad je potrebno više od jednog polja da bismo jednoznačno odredili svaki zapis. Tada primarni ključ tabele (adresa zapisa) čine ta polja koja jednoznačno određuju svaki zapis u tabeli. U Access-u tabele se mogu prikazati u dva oblika: 1. Datasheet View – tabelarni prikaz (Sl.II.1) i 2. Design View – dizajn prikaz ili prikaz za oblikovanje (Sl.II.1.a)

Sl.II.1.a


-42-

II.2 KREIRANJE NOVE TABELE Pošto je završeno projektovanje DB i u sklopu njega projektovanje tabela DB na papiru, slijedi kreiranje, odnosno postavljanje DB na računaru. Prvo se u okviru otvorenog prozora Database kreiraju tabele DB. Kreiranje tabela u Access-u je postupak koji se sastoji iz više koraka, sljedećeg redosljeda:

� Otvaranje nove tabele; � Zadavanje imena (Field Name), tipa podadatka (Data Type) i opis (Description) za svako pojedinačno polje; � Zadavanje svojstava (Field Properties) za svako pojedinačno polje; � Definisanje primarnog ključa; � Zadavanje imena i snimanje strukture tabele na disk; � Povezivanje tabela i � Unošenje podataka, koje se može realizovati u Datasheet prikazu tabele, a uobičajeno je da se podaci unose preko formi (obrazaca) koje treba kreirati..

Kreiranje nove tabele u Access-u otpočinje u prozoru Database: • (LTMx1) Objects Tables , ili sa Menubar-a prozora Microsft Access: • (LTMx1) Insert ⇒ DBOX New Table (Sl.II.2), koji nudi pet načina pravljenja nove tabele:

1. Datasheet View - Unošenje podataka neposredno u tabelarni prikaz (Create a new table in Datasheet view); 2. Design View – Kreiranje strukture (dizajniranje) tabele (Create a new table in Design view); 3. Table Wizard - Pravljenje tabele pomoću "čarobnjaka za tabele", na osnovu uzorka (šablona) sa unaprijed definisanim poljima (This wizard

create a new table to store data) 4. Import table - Uvoz tabele (This wizard imports tables and objets from an external file into the current database); 5. Link Table - uspostavljanje veze sa spoljnom tabelom (This wizard creates tables in the curent database that are linked to tables in external file).

Sl.II.2


-43-

Kada se podaci tabele nalaze samo na "papiru", primijenićemo postupak neposrednog-direktnog kreiranja tabele, a koji se bazira na opciji Design View DBOX-a New Table. Ovdje se najprije postavlja struktura tabele (imena, tip i svojstva polja), a zatim u nju unose podaci. To je najkompletniji postupak kreiranja tabela i dobri poznavaoci Access-a se u principu opredjeljuju za njega. Ako u listi gotovih tabela koje nam Access nudi možemo pronaći tabelu slične strukture i sadržaja informacija, možemo novu tabelu kreirati pomoću čarobnjaka za pravljenje tabela, opcija Table Wizard DBOX-a New Table. Izborom opcije Datasheet View podaci se direktno unose u prozor tabelarnog prikaza. Access automatski, na osnovu unešenih podataka dodjeljuje tip podataka i svojstva za svako polje. Ovaj postupak kreiranja tabela obično kasnije zahtjeva dodatne intervencije, odnosno dopune u strukturi tabele. Praktično ga treba izostaviti. Ako na računaru postoji neki spoljni izvor podataka možemo upotrebiti čarobnjaka za uvoz tabele (Import Table Wizard), koji će nam u Access DB napraviti novu tabelu, kopiju izvorne tabele. Pri tome nas čarobnjak vodi kroz cjelokupni postupak uvoženja. Za ovaj postupak kreiranja tabele u okviru DBOX-a New Table odabiramo opciju Import Table. Takođe, možemo (izborom opcije Link Table) upotrijebiti čarobnjaka za pridruživanje tabele (Link Table Wizard), koji radi slično čarobnjaku za uvoz tabele, s tom razlikom što podaci ostaju na izvornoj lokaciji, a Access uspostavlja vezu sa njima iz nove tabele.

II.2.1 NEPOSREDNO-DIREKTNO KREIRANJE TABELA Dobri poznavaoci Access-a će se rijetko opredjeliti za korišćenje čarobnjaka za kreiranje baze podataka ili tabela, čak i kada Access nudi odgovarajuću gotovu DB ili tabele. U našim uslovima, korišćenje čarobnjaka Database Wizard ili Table Wizard je dodatno usložnjeno zbog neophodnosti prilagođavanja-prevođenja kako u toku kreiranja tako i naknadno preko Design prikaza. Kroz fazu projektovanja DB definišu se sve tabele koje treba kreirati u DB, kao i veze između tabela. Za svaku tabelu se identifikuju podaci koji se u nju smještaju i na osnovu njih definišu polja u tabelema. Slijedi neposredno kreiranje tabela na računaru i njihovo međusobno povezivanje. Neposredno-direktno kreiranje tabela ostvaruje se u Design prikazu tabele.


-44-

Kreiranje tabela u Design prikazu (prikaz za oblikovanje) je profesinalni način pravljenja tabela. Ovaj prikaz nam omogućava potpunu kontrolu nad izradom tabela (definisanje polja, tipa podataka i svojstava polja) i modifikovanje tabelarne strukture. Prvi korak kreiranju tabele u Design prikazu je izbor odgovarajuće opcije u prozoru New Table: • (LTMx2) Design View , ili • (LTMx1) Design View OK ⇒ prozor Design prikaza tabele (Sl.II.3), koji se sastoji is dva dijela:

1 - Okno za polja i 2 - Okno za svojstva polja (Field Properties). U okno za polja, za svako polje pojedinačno, unosi se: - Ime polja u koloni Field Name, - Tip podataka u koloni Data Type i - Opis polja u koloni Description

(nije obavezno). Okno za svojstva polja (Field Properties) sadrži kartice General i Lookup. U okviru kartice General se za svako polje pojedinačno definišu svojstva (properties), a njen sadržaj zavisi od tipa podatka polja. Kartica Lookup je aktivna za polje tipa Yes/No i za postavljanje svojstava polja tipa Lookup Wizard. Napomena Na Sl.II.3 prikazana kartica General je prazna, jer se nije otpočelo sa postavljanjem polja. Kartice okna Field Properties se aktiviraju kada se u Data Type odabere neki tip podataka.

Postavljanje polja u Design prikazu U prozoru Design prikaza, kreiranje tabele počinje postavljanjem (definisanjem) prvog polja:

1

2

Sl.II.3


-45-

1. U odabrani-prvi red (►) okna za polja se: U prvu kolonu (Field Name - ime polja) upiše ime polja i pređe (Tab – tastatura ili (LTMx1) u okvir druge kolone) na drugu kolonu (Data Type - tip podatka) u koju se unosi tip podataka (odabira odgovarajući tip iz padajuće liste, (LTMx1) ▼) za polje. Slijedi, ne obavezno već po sopstvenom opredeljenju, prelazak (Tab – tastatura ili (LTMx1) u okvir treće kolone) na treću-posljednju kolonu u oknu za polja (Description - opis polja) u koju se unosi tekstualni opis polja, a koji se kasnije, prilikom unošenja podataka, pojavljuje na statusnoj liniji. 2. Nakon definisanja imena i tipa podataka za polje, prelazi se (F6 – tastatura ili (LTMx1) u okvir nekog svojstva) na karticu General okna za svojstva polja (Field Properties) gdje se specificiraju potrebna svojstva polja. Ovim je završeno postavljanje (definisanje) prvog polja. • Predhodni postupak se ponavlja za ostala polja, sve dok se ne postave (definišu) sva polja u tabeli. ZADAVANJE IMENA POLJA Ime polja se upisuje u kolonu Field Name selektovanog reda prozorora Design prikaza tabele. Ime polja treba da opisuje namjenu polja, odnosno podatke koji se u njemu nalaze. Ono treba da bude dovoljno dugačko da bi njime mogao iskazati potreban opis, ali ne i predugačko da zahtjeva "prevelik trud" za njegovo upisivanje. Pri zadavanju imena polja moramo voditi računa o sledećem: � Ime može biti dugačko nakviše 64 karaktera; � Ime polja može da sadrži slova, brojeve, prazne karaktere (razmak) i interpukcijske i druge znakove isključujući tačku, znak uzvika, apostrof i uglastu zagradu; � Ime polja ne smije da počinje praznim karakterom (razmakom); � Ako se ime polja sastoji iz više riječi, riječi treba pisati sastavljeno, a takođe treba izbjegavati primjenu naših slova: č,š,ć,đ,ž ; zbog pogodnosti u programiranju i kompatibilnosti sa DB u drugim programima; � Imena polja mogu da se pišu velikim, malim ili mješovitim slovima. � Ukoliko se napravi greška pri upisivanju imena polja, ista se jednostavno ispravlja postavljanjem pokazivača na mjesto na koje želimo da unesemo ispravku i upisivanjem izmjene. � U Design prikazu tabele, ime polja može da se promjeni, čak i ako ono pripada tabeli koja je popunjena podacima. Međutim, pošto se struktura tabele snimi na disk, ukoliko se mijenja ime polja koje se koristi i u upitima, obrascima ili izvještajima, ime polja mora da se izmjeni i u tim objektima.


-46-

ZADAVANJE TIPA PODATAKA Pošto se upiše ime polja, mora se zadati i tip podataka koji će se čuvati u polju. Tipa podataka se upisuje u kolonu Field Name selektovanog reda prozora Design prikaza tabele. Po difoltu u koloni Data Type se pojavljuje Text tip podataka, a upis odgovarajćeg tipa podatka vrši se preko padajuće liste u okviru koje su dati svi tipovi podataka u Access-u: • (LTMx1) Text ▼ ⇒

(LTMx1) ⇒ za tekuće polje je upisan tip podatka Number

Tipovi podataka u Access-u U tabeli II.1 prikazani su osnovni tipovi podataka u Access-u. Za pojedine tipove podataka, kao što su brojevi, postoji više opcija. Tabela II.1.

Tip podatka Način prikazivanja Veličina Text Alfanumerički znaci 0-255 znakova Memo Alfanumerički znaci 0-64000 znakova Number Numeričke vrijednosti 1,2,4 ili 8 bajtova Date/Time Datum i vrijeme 8 bajtova Currency Vrijednosti izražene u tekućoj valiti 8 bajtova AutoNumber Automatsko povećanje brojača 4 bajta Yes/No Logičke vrijednosti da/ne, istinito/neistinito 1 bit (0 ili 1) OLE Object Slike, dijagrami, zvučni i video zapisi Do 1 GB Hyperlink Veza ka određenom resursu na Internetu 0-6144 znakova Lookup Wizard Podaci u vidu padajuće liste Obično 4 bajta

Tekstualna (Text) polja sadrže podatke koji se iskazuju tekstom, pri čemu se mogu koristiti slova, brojevi i drugi znaci. Brojevi u tekstualnom polju se više ne smatraju brojevima koji se mogu koristiti za aritmetička izračunavanja, već nizom cifara koje se nalaze u polju. Poljima kao što su telefonski i faks brojevi, matični brojevi građana, poštanski brojevi i sl. obavezno treba dodjeliti tip Text (a ne Number): jer, za razliku od Number tipa podataka, tip Text omogućava unošenje pored brojeva i interpukcijskih i drugih znakova i slova. Praktično, svim poljima sa numeričkim podacima koji se ne koriste u proračunima treba za tip podataka dodjeliti Text tip.


-47-

Tekstualno polje ne može da sadrži podatak duži od 255 znakova. Prilikom definisanja tekstualnog polja treba odrediti njegovu veličinu, odnosno broj znakova u polju (širinu polja). Zadavanje veličine svakog tekstualnog (i drugog) polje vrši se u okviru okna svojstava polja (Field Properties) preko opcije Field Size. Podrazumijevana veličina za tekstualna polja koju dodjeljuje Access je 50 znakova. U principu, ne treba prepustiti Access-u da svakom tekstualnom polju dodjeljuje podrazumijevanu veličinu od 50 znakova ili maksimalnih 255 znakova. Veličinu treba zadati nešto veću od maksimuma koji smatramo da će biti potreban za podatke u polju. U ograničavanju veličine za polja treba biti obazriv; jer, kada ograničavamo broj znakova u polju, time ograničavamo i broj znakova koje korisnik može da upiše kada se polje koristi za unos podataka, odnosno u obrascu Memo tip podataka dodjeljuje se poljima u koja se smještaju veći tekstovi, dužine do 64000 znakova (oko 18 strana teksta). Pri tome se, naravno mogu sem slova koristiti i brojevi i drugi znaci za oblikovanje teksta. Polja ovog tipa veoma su pogodna za unošenje opštih napomena, detaljnih opisa i svega drugog što zahtijeva veliki prostor. Podaci u Memo polju zauzimaju u memoriji računara prostor saglasno njihovoj stvarnoj veličini. To znači da, ukoliko jedan zapis sadrži 150 znakova, a drugom je potrebno samo 20 znakova, dok treći sadrži 2700 znakova, zauzima se samo onoliko prostora koliko je potrebno za svaki zapis pojedinačno. Numeričko (Number) polje omogućava čuvanje numeričkih (brojčanih) podataka, odnosno brojeva koji se mogu koristiti u matematičkim proračunima. Za kontrolu veličine i načina prikazivanja podata Number tipa treba koristiti Field Size, Format i Decimal Places svojstva polja u okviru kartice General okna Field Properties. Novčani (Currency) tip podataka treba dodjeliti poljima sa numeričkim podacima koji predstavljaju novčane vrijednosti (novčani iznosi, cijene, fakturisane vrijednosti). Ovi podaci se mogu koristiti u raznovrsnim novčanim izračunavanjima. Datum/Vrijeme (Date/Time) tip podataka dodjeljuje se poljima sa podacima za datum, za vrijeme ili za oboje istovremeno. To znači da možemo da upišemo datum, vrijeme ili kombinaciju datuma i vremena. U oknu svojstava polja (Field Properties, kartica General, svojstvo Format) može da se izabere odgovarajući format, između više predloženih formata za prikazivanje podataka polja Date/Time tipa.


-48-

Auto/Number tip polja sadrži kao podatke brojeve koji se automatski dodjeljuju i nikad se ne ponavljaju. Podaci u poljima tipa AutoNumber su cjelobrojne vrijednosti koje Access automatski povećava kad god se doda novi zapis. Ovaj tip podataka može se koristiti za jedinstvenu identifikaciju zapisa u tabelama koje nemaju drugu jedinstvenu vrijednost, odnosno za polje primarnog ključa. Logičko (Yes/No) polje sadrži podatke koji imaju samo jednu od dvije moguće vrijednosti, tj. koji predstavljaju neko binarno stanje. Stvarne vrijednosti koje se čuvaju u tabeli su -1, koja predstavlja vrijednost "tačno" ili "istinito", odnosno 0, koja predstavlja vrijednost "netačno" ili "neistinito". Format u okviru okna Field Properties može da se podesi tako da se podaci prikazuju preko vrijednosti Yes/No (da/ne), True/False (tačno/netačno) i On/Off (uključeno/isključeno). Kada se koriste podaci logičkog tipa, na obrascu mogu da se postave razni kontrolni objekti koji su posebno namijenjeni za rad sa ovim tipom podataka. OLE Object polje (OLE: Object Linking and Embedding - ugrađivanje i povezivanje objekata) omogućava da se u Access tabele uključe slike, zvučni i video zapisi, grafikoni i bilo koji drugi OLE objekti. Ne treba miješati OLE objekat (grafikoni, zvučni zapisi, crteži i dr.) sa objektima Access DB (tabele, obrasci, izvještaji, makroi i dr). OLE objekat se ne kreira u Access-u, već u nekom drugom programu. Kada se ugradi ili poveže OLE objekat u polje Access tabele (u polje tipa OLE Object) on postaje njegov podatak i stoji na raspolaganju za korišćenje i po potrebi ažuriranje. Predpostavimo da kreiramo tabelu za pamćenje informacija o zaposlenim i da želimo da zapamtimo biografije zaposlenih u svakom zapisu, pri čemu za kreiranje i editovanje biografija hoćemo da koristimo npr. WordPerfekt, Microsoft Word ili Windows WordPad. Tada je neophodno da se u okviru tabele o zaposlenim definiše polje u koje će se unositi biografije kao OLE Object tip podataka, ne kao Text ili Memo tip podatka. Hyperlink polje sadrži adrese hiperveza, odnosno Hyperlink adrese. Kada se pritisne podatak u polju tipa Hyperlink, Access prelazi na neki objekat, dokument, Web stanicu ili neko drugo odredište.To su dominantno polja za unošnje Web adresa ili E-mail adresa, tj. adresa za direktno uspostavljanje hiperveza na Internet. Zahvaljujući svojim prilagodljivim oznakama, hiperveze prepoznaju stranice na Web-u, servere na Intranetu, objekte u DB (izvještaje, obrasce i sl.), kao i obične Office-ove dokumente na istom računaru ili nekom drugom računaru povezanom u istu mrežu.


-49-

Lookup Wizard nije tip podatka već mogućnost da se u okviru tekućeg polja za podatke formira padajuća lista sa mogućim vrijednostima podataka. Lookup Wizard nam omogućava da formitamo polje u kome pomoću padajuće liste možemo da biramo vrijednosti iz druge tabele ili iz skupa ponuđenih vrijednosti. To je posebno korisno kada se u tabeli drže vrijednosti polja primarnog ključa iz neke druge tabele da biste uspostavili vezu s podacima iz te tabele. Ova osobina značajno ubrzava unošenje podataka i smanjuje mogućnost greške pri unošenju podataka. OPIS POLJA Opis polja se upisuje u kolonu Description selektovanog reda prozorora Design prikaza tabele. Opis (description) polja nije obavezan. Njegova namjena je da podsjeti na svrhu polja, ili da je objasni korisniku. Kolona za opis se obično ne popunjava za sva polja, već samo za ona polja čija namjena ne može da se utvrdi na osnovu imena polja. Ako je ova kolona popunjena, opis polja će se pojaviti u statusnoj liniji kad god se nađemo u ovom polju, npr. pri unosu podataka. SVOJSTVA POLJA Pri kreiranju tabela, najprije se postavlja svako polje pojedinačno: definišu se ime polja, tip podataka i opis u oknu za polja (neobavezno), a zatim i svojstva polja u oknu za svojstva polja (Field Properties). Svojstva polja su: veličina, format, ulazna maska, natpis koji će se pojavljivati pored polja na formama i obrascima, podrazumijevana vrijednost, pravila ispravnosti podataka, tekst poruke u slučaju unošenja neprihvatljive vrijednosti, da li je popunjavanje polja obavezno ili ne, da li je dozvoljena vrednost Null ili ne, da li je polje indeksirano ili ne, da li se primenjuje Unicode kompresija ili ne,… . Tip podataka polja određuje svojstva koja mogu da se postave, odnosno sadržaj kertica svojstava. Na Sl.II.4.a je prikazan izgled General karice okna Field Properties za Text, a na Sl.II.4.b za Number polje. Pritiskom na taster F6 prelazi se iz okna za polja u okno za svojstva polja i obrnuto. Prelazak se može ostvariti i (LTMx1) unutar okvira odgovarajućeg svojstva. Okno Field Properties prozora Design prikaza tabela može da prikaže svojstva samo jednog (odabranog u oknu za polja) polja tabele u jednom trenutku. Za neka svojstva, kada se postavi pokazivač u okvir svojstva pojavljuje se strelica nadole. Kada se pritisne strelica otvara se meni sa mogućim opcijama.


-50-

Podešavanjem svojstava polja postižu se sljedeće prednosti: - Olakšava unos i kontroliše izgled podataka; - Bolja kontrola tačnosti unešenih podataka; - Brže pretraživanje i sortiranje u tabelama. Field Size (veličina polja) svojstvo Svojstvo Field Size postoji samo za polja tipa Text , Number i Auto Number. Omogućava specificiranje maksimalne dužine teksta u polju ili maksimalnog opsega brojeva. Podrazumijevana veličina teksta je 50 znakova, a ograničenja širine Text polja mogu se specificirati u opsegu (1-225). Preporučljivo je da se za svako tekstualno polje zada širina i to tako da bude jednaka (nešto veća) najvećem broju znakova koji očekujemo u polju. Time se može uštedjeti u memoriji i ubrzati procesi. Podrazumijevana veličina za brojeve je Long Integer. U numeričkim poljima širina polja omogućava da preciznije definišete tip broja. Svojstvo Field Size za numerička polja ima obično sljedeće vrijednosti:

Byte (0-255), Integer (cijeli brojevi od -32768 do 32767), Long Integer (cijeli brojevi od -2147483648 do 2147483647), Single (realni broj sa do 7 decimalnih mjesta, iz opsega -3.4x1038 do 3.4x1038), Double (realni broj sa do 15 decimalnih mjesta, iz opsega 1.797x10308 do 1.797x1030 ; Opciju Double traba koristiti uvijek kada se radi sa velikim brojevima i kada je potrebno mnogo decimalnih mjesta), Replication ID (ovaj tip podataka koristi se ako korisnik namjerava napraviti kopije baze tako da se kopije mogu međusobno nadograđivati (sinhronizovati), ako se u bazu dodaje više od 100 zapisa između

Sl.II.4.a Sl.II.4b


-51-

sinhronizacije kopija kao primarni ključ se stavlja Replication ID, ako pak je riječ o manje od 100 zapisa kao primarni ključ se postavlja AutoNumber), Decimal (decimalni broj sa do 28 decimalnih mjesta).

Da bi pravilno definisali numerički tip podatke, mora se odabrati neki od podtipova podataka iz padajuće liste svojstva Field Size. Format (izgled) svojstvo Svojstvo Format postoji za sve tipove polja osim za polja tipa OLE Object. Ovo svojstvo omogućava definisanje izgleda podataka u polju, odnosno prikazivanje podataka u odabranom obliku, bez obzira kako su unešeni. Svaki tip polja ima sopstveni skup formata. Formati se razlikuju u zavisnosti od tipa podataka koji se koriste. Za neke tipove podataka postoje unaprijed definisani formati, za druge ih definišemo neposredno-samostalno, dok za treće tipove podataka postoje obje mogućnosti. Formati utiču isključivo na oblik prikazivanja podataka, a ne na oblik u kome se smještaju u tabele ili u kome bi trebalo da se unose. Format svojstvo za Text i Memo tip podataka ne nudi listu gotovih formata, već samo određeni broj simbola za formatiranje tekstualnih i Memo tipova polja, kao što su: � Simbol "veće od" ( >>>> ) znači da se sav tekst u polju ispisuje velikim slovima, bez obzira na način na koji korisnik unosi podatke. Iako Access čuva podatke u istom onom obliku u kome se unose, oni se prikazuju isključivo velikim slovima. Za zadavanje ovog svojstva potrebno je za tekuće (odabrano ►) Text polje: • U oknuo Field Properties, kartica General, svojstva Format upisati simbol >>>> � Simbol "manje od" ( <<<< ) sav tekst u polju ispisuje malim slovima. Bez obzira na mala ili velika slova koja se upotrebljavaju pri unosu podataka, podaci će biti prikazani malim slovima, pri čemu se mijenja samo prikaz, dok se podaci čuvaju u izvornom obliku. Znaci > i < djeluju na cijeli sadržaj polja. � Simbol @ znači obezbijeđeno mjesto za znak ili razmak u polju, upis obavezan. Djeluje na pojedinačne znakove koje unosimo.

Primjer: 1. Za polje Grad, obezbijediti prikaz naziva grada sa svim velikim slovima. U oknu Field Properties, kartica General:

• (LTMx1) svojstvo Format upiše se znak >


-52-

Napomena : Kada se definiše sopstveni format, moraju se zadati dva dijela formata koji su razdvojeni znakom tačka i zarez (;). Prvi dio je format koji se primjenjuje kada polje sadrži tekst, dok je

drugi dio za polja koja sadrže vrijednost veličine nula (prazan string ""), odnosno za polja koja sadrže vrednost Null (vrijednost nije upiana). Nestandardne formate definišemo tako da u prvom dijelu upotrijebimo neke od simbola @ (znak je obavezan), & (znak nije obavezan), < (pretvaranje u mala slova), ili > (pretvaranje u velika slova), dok drugi dio formata može da sadrži tekst (između navodnika) koji želimo da se prikazuje. Na primjer, format @@@-@@;“Nepoznato”[Red] prikazuje podatke razdvojene crticom koju ne treba ručno upisivati, a ako je polje prazno, prikazuje se Nepoznato ispisana crvenim slovima. U lijevom dijelu formata znake koje želimo da prenesemo u polje kao dio vrijednosti polja stavljamo pod navodnicima.

Format svojstvo za Number i Currency tip podataka nudi sedam unaprijed definisanih formata podataka. Za zadavanje formata za tekuće Number ili Currency polje (odabrano selektovanjem ► reda polja u oknu za polja prozoru Design prikaza tabele), potrebno je: • U oknu Field Properties, kartica General, svojstvo Format otvoriti padajuću listu ▼ sa gotovim formatima i odabirtia onaj u kojem želimo da se prikazuju podaci.

Padajuća lista sa gotovim formatima prikazana je na Sl.II.5. U lijevoj polovini menija nalazi se ime formata. U desnoj polovini su dati primjeri brojeva prikazani u tom formatu. Opcije koje se najčešće koriste su:

General Number je podrazumijevani format u Access-u. On prikazuje podatke onako kako su unešeni, bez ikakvih promjena ili prilagođavanja. Currency format numeričko polje prevodi u oblik novčanog. Podatke prikazuje sa dvije decimale (podaci iza tačke). Umjesto decimala, ako ih nema, ispisuje nule. Ovaj format dodaje i odgovarajući znak za valutu ( £ ), u skladu sa parametrima Regional and Lanquage Options u Windowsov-om Control Panel, kao i znak za razdvajanje hiljada. Euro je format, praktično identičan predhodnom, s tim što dodaje znak za Euro valutu. Fixed format prikazuje podatke u polju sa određenim brojem decimala. Standardno, brojevi se zaokružuju na dvije decimale. Za promjenu broja decimalnih mjesta, potrebno je promjeniti parametar Decimal Places, odmah ispod opcije Format. Dakle, ako brojeve u tekućem polju hoćemo da prikazujemo

Sl.II.5.


-53-

kao decimalne sa zaokruživanjem na npr. tri decimalna mjesta zadaćemo sljedeće opcije za svojstva: • svojstvo Fied Size (LTMx1) padajuća lista▼ opcija Single ili Double • svojstvo Format (LTMx1) padajuća lista▼ opcija Fixed • svojstvo Decimal Places (LTMx1) padajuća lista ▼ 3 Standard je format, praktično identičan predhodnom, samo što dodaje znak za razdvajanje hiljada: . ili , (u skladu sa parametrima Regional and Lanquage Options u Windowsov-om Control Panel). Percent format je namijenjen za polja čiji podaci izražavaju procente, pri čemu ih izražava u klasičnom procentualnom obliku sa znakom procenta ( % ). Npr. ako smo smo podatke za tekuće Number polje unijeli u obliku: 0.34 0.005 0.017 a za to polje je u kartici svojstava General definisano: - svojstvo Fied Size: Single ili Double - svojstvo Format: Percent - svojstvo Decimal Places: 5, podaci će se prikazati u obliku: 34,00000%

0,50000% 1,70000% Primjeri: 1. Za polje NabavnaCijenaKnjige, obezbijediti prikaz u Evrima. U oknu Field Properties, kartica General: • svojstvo Format (LTMx1) padajuća lista ▼ odabira se opcija Euro 2. Za polje NabavnaCijenaKnjige, obezbijediti prikaz u Dinarima.

U oknu Field Properties, kartica General: • svojstvo Format (LTMx1) padajuća lista ▼ odabira se opcija Cuurency a predhodno se u Windowsovom Control Panel opcija Date, Time, Language and Regional Opions, postavi na Serbian.

3. Za polje BrojPoena, obezbijediti prikaz u obliku decimalnog broja sa tri decimalna mjesta i znakom (,) za razdvajanje decimalnih mjesta:

U oknu Field Properties, kartica General: • svojstvo Field Size (LTMx1) padajuća lista ▼ odabira se opcija Singl •••• svojstvo Format (LTMx1) padajuća lista ▼ odabira se opcija Fixed •••• svojstvo Decimal Places (LTMx1) upisuje se 3 ili (LTMx1) padajuća lista ▼ odabira se vrijednost 3 a predhodno se u Windowsovom Control Panel opcija Date, Time, Language and Regional Opions, postavi na Serbian.


-54-

Napomena: Za polje tipa Number, mogu se definisati sopstveni, nestandardni formati. Nestandardni formati za numeričke podatke sastoje se od četiri dijela: (1) za pozitivne vrijednosti, (2) za negativne vrijednosti, (3) za nulu i (4) za vrijednost Null. Na primer, za podatke tipa Currency možemo napraviti format: $#.##0,00[Green];($#.##0,00)[Red];"nula"; "nepoznato" Format se sastoji od sve četiri komponente. On će sve pozitivne vrijednosti prikazivati u zelenoj boji, a sve negativne vrijednosti u crvenoj. Ako polje sadrži vrijednost 0, prikazaće se riječ “nula”, a ako polje ne sadrži nikakvu vrednost, prikazaće se riječ “nepoznato”. Nestandardni formati za numerička polja mogu da sadrže sljedeće simbole: tačku (.), zarez (,), 0 (mjesto za cifru na kojem se prikazuje cifra ili 0), # (mjesto za cifru na kojem se prikazuje cifra ili razmak), $ (prikazuje se znak $), % (prikazuje se znak za procenat), E- ili e- (znak minus u naučånoj notaciji) i E+ ili e+ (ispred negativnih brojeva prikazuje se znak minus, a ispred pozitivnih znak plus). Primer nestandardnog formata za podatke tipa Currency može da se uprosti u: #.##0.00; (#.##0,00);;“Null” Ovaj format negativne brojeve prikazuje između zagrada, nulu kao 0,00, a za polja koja sadrže vrijednost Null prikazaće se riječ Null. Odeljak za nulu nije definisan jer je minimalna vrednost koja se prikazuje ionako 0,00. Format svojstvo za Date/Time tip podatka Formati za tip podataka Date/Time su najraznovrsniji od svih. Na raspolaganju je sedam unaprijed definisanih opcija: U oknu Field Properties, kartica General: • svojstvo Format (LTMx1) padajuća lista odabira se opcija Padajuća lista formata za datuma (Sl.II.6) u lijevoj polovini menija sadrži ime formata, a u desnoj polovini su dati primjeri datuma prikazani u tom formatu. Napomena - Kada se koristi neki od dužih formata, kao što su General Date ili Long Date, treba provjeriti da li je kolona u tabelarnom prikazu dovoljno široka da prikaže cio datum. - Ako DB koristi više osoba, bolje je izabrati format koji daje više informacija. Npr. u formatu Medium Date se jasno vidi koji je mjesec i koji je dan.

- Oblik prikazivanja u opcijama Long Date, Short Date i Long Time zavisi od toga kako su definisani ovi formati u Windowsovom Control Panel - opcija Date, Time, Language, and Regional Opions.

Sl.II.6


-55-

Za Date/Time tip podatka mogu se neposredno formirati mnogobrojni formati korišćenjem sljedećih simbola: : (dvotačka) Znak za razdvajanje grupe cifara u prikazu vremena (Zavisi od toga koji je

znak zadat na kartici Separator u Windows-ovom DBOX-u Regional Settings).

/ Znak za razdvajanje grupa cifara u prikazu datuma c Isto kao format General Date d Dan u mjesecu sa jednom cifrom (1 – 31) dd Dan u mjesecu sa dvije cifre (01 – 31) ddd Prva tri slova dana u mjesecu (pon,… ned) dddd Puno ime dana u mjesecu (ponedeljak,… nedelja) ddddd Isto kao format Short Date w Dan u nedelji (1-7) ww Nedelja u godini (1 - 52) m Mjesec u godini sa jednom cifrom (1 - 12) mm Mjesec u godini sa dvije cifre (01 - 12) mmm Prva tri slova imena mjeseca (jan, … dec) mmmm Puno ime mjeseca (januar,… decembar) q Datum se prikazuje kao kvartal u godini (1 - 4) y Redni broj dana u godini yy Posljednje dvije cifre godine (01 - 99) yyyy Sve cifre godine (0100 - 9999) h, hh Časovi - sa jednom ili dvije cifre (0 - 23) n, nn Minuti - sa jednom ili dvije cifre (0 - 59) s, ss Sekundi - sa jednom ili dvije cifre (0 - 59) ttttt Isto kao format Long Time AM/PM ili A/P Dvanaestčasovno vrijeme sa odgovarajućom oznakom AM/PM velikim

slovima am/pm ili a/p Dvanaestčasovno vrijeme sa odgovarajućom oznakom am/pm malim slovima AMPM Dvanaestčasovno vrijeme sa oznakom prije/po podne, kako je definisano u

Windows-ovom DBOX-u Regional Settings (parametar Forenoon/Afternoon). Napomena: Ako se u Format svojstvo polja pod znacima navoda upiše tekst, odnosno određeni sadržaj znakova taj sadržaj se prenosi u to polje za svaki zapis.

Pri definisanju sopstvenog formata, može se za razdvajanje elementa datuma postaviti znak (npr. , ) različit od onog koji je postavljen u Windowsovom Control Pane l- opcija Date,Time, Language and Regional Opions, ali on mora da bude dat pod navodnicima ili sa znakom \ ispred zareza. Na primjer, format mmmm dd", "yyyy datum 04.02.2003 prikazuje u obliku februar 04, 2003. Primjeri: 1. Za polje DatumIznajmljivanja, obezbijediti prikaz u obliku npr.: četvrtak, 14.03.2008


-56-

U oknu Field Properties, kartica General: • svojstvao Field Size (LTMx1) upisuje se dddd “, “ dd.mm.yyyy a predhodno se u Windowsovom Control Panel opcija Date,Time, Language and Regional Opions, postavi na Serbian. 2. Za polje DatumIznajmljivanja, obezbijediti prikaz u obliku npr.: 07. mar. 2008 god. U oknu Field Properties, kartica General: • svojstvao Field Size (LTMx1) upisuje se dd. mmm. yyyy“ god.” a predhodno se u Windowsovom Control Panel opcija Date,Time, Language and Regional Opions, postavi na Serbian. 3. Za polje DatumIznajmljivanja, obezbijediti prikaz u obliku npr.: 07. mart, 2008 god. U oknu Field Properties, kartica General: • svojstvao Field Size (LTMx1) upisuje se dd. mmmm, yyyy“ god.” a predhodno se u Windowsovom Control Panel opcija Date, Time, Language and Regional Opions, postavi na Serbian. 4. Za polje DatumIznajmljivanja, obezbijediti prikaz u obliku npr.: 7.2.2008 U oknu Field Properties, kartica General: • svojstvao Field Size (LTMx1) padajuća lista ▼ odabira se format Short Date Važi ako je u Windowsovom Control Panel opcija Date,Time, Language and Regional Opions, postavljena na Serbian. 5. Za polje DatumIznajmljivanja, obezbijediti prikaz u obliku npr.: 7. februar 2008 U oknu Field Properties, kartica General: • svojstvo Format (LTMx1) padajuća lista ▼ odabira se format Long Date Važi ako je u Windowsovom Control Panel opcija Date,Time, Language and Regional Opions, postavljena na Serbian.

Format svojstvo za Yes/No tip podataka Access podatke logičkog tipa Yes/No čuva tako što Yes čuva kao -1, a vrijednost No kao 0. Ako se ne zada format, mora se upisivati -1 ili 0, a ti podaci će biti tako i prikazani Ovo važi ako je u okviru kartici Lookup okna Field Properties postavljena opcija Text Box, a ako je postavljena opcija Check Box podaci se upisuju čekiranjem za vrijednost Yes i bez čekiranja za vrijednost No I tako se prikazuju. Kada se zada format, podaci logičkog tipa mogu da se prikazuju u prepoznatljivom (razumljivom) obliku. Postoje tri unaprijed definisana formata: Yes/No (da/ne:-1/0), True/False (istina/neistina:-1/0), On/Off (uključeno/isključeno: -1/0). Za polja sa podacima tipa Yes/No može se samostalno kreirati formati, pri čemu treba znati da ispred znaka ili izraza vrijednosti potvrde (Yes, odnosno -1) i


-57-

vrijednosti negiranja (No , odnosno 0) treba staviti znak ( ; ), a pod znacima navoda novi znak ili izraz za vrijednost potvrde (Yes, odnosno -1) i vrijednost negiranja (No, odnosno 0), npr.:

1. ;"Da";"Ne" 2. ;"Položio";"Nije položio" 3. ;"+";"-" 4. ;"+";" "

Znaci potvrde (Yes, odnosno -1) i negiranja mogu se prikazivati u boji, npr.: 5. ;"Da"[Red];"Ne"[Green].

Napomena: Kada se na nivou tabele promeni format prikazivanja polja logičkog tipa, to može da bude uzrok dva problema. Prvo, ako definišemo sopstveni format, sličan pedhodnim, moramo da izmjenimo i vrijednost svojstva Display Control u kartici Lookup iz Checkbox u Textbox da bi novi format mogao da se prikazuje. Drugo, pošto definišemo nov format, podatci u tekst polju tabele, kao i u vezanoj kontroli na formi (Text Box) mogu da se upisuju samo kao vrijednosti 0 ili -1. Ti podaci će se prikazivati u obliku zadatom u Format svojstvu polja tabele. Svojstvo Format utiče samo na oblik prikazivanja vrijednosti podataka, ali ne i na oblik u kojem se vrednosti podataka upisuju. Primjeri 1. Za polje Diplomirao, obezbijediti prikaz u obliku Da/Ne. U oknu Field Properties, kartica General: • svojstvo Format (LTMx1) upisuje se ;"Da";"Ne" i u oknu Field Properties, kartica Lookup

• (LTMx1) padajuća lista ▼ odabira se opcija Text Box Format svojstvo za tip podataka Hyperlink Format za tip podataka Hiperlink može da se sastoji od dva ili od tri dijela: - Vidljivi tekst - Tekst koji se prikazuje unutar polja ili kontrole. - Adresa - Putanjnja do datoteke (UNC) ili stranice (URL) na Internetu. - Podadresa - Odreođeno mjesto unutar datoteke ili na stranici. Djelovi podatka su razdvojeni znacima “taraba” (#). Vidljivi tekst se prikazuje unutar polja ili kontrolnog objekta, dok su adresa i podadresa skrivene. Na primjer: Microsoft Net Home Page#http://www.msn.com.

Input Mask (ulazna maska) svojstvo Maska omogućava bolju kontrolu pri unošenju podataka. Ovo svojstvo se upotrebljava da bi se kontrolisalo, znak po znak, kakvi se znaci unose u polje. Za svaki znak se u masci definiše simbol koji ga određuje.


-58-

Access definiše sledeće simbole za formiranje Input Mask: 0 Cifra ( 0 – 9 ), obavezno upisivanje, za svaki simbol nule mora se upisati

cifra, znaci + i – nisu dozvoljeni 9 Cifra ( 0 – 9 ) ili razmak, upis nije obavezan, znaci + i – nisu dozvoljeni # Cifra ( 0 – 9 ) ili razmak, upis nije obavezan, znaci + i – su dozvoljeni L Slovo ( A – Ž ), upis obavezan ? Slovo ( A –Ž ), upis nije obavezan A Slovo ili cifra ( A – Ž; 0 - 9 ), upis obavezan a Slovo ili cifra ( A – Ž; 0 - 9 ), upis nije obavezan & Bilo koji znak ili razmak, upis obavezan C Bilo koji znak ili razmak, upis nije obavezan > Pretvara sva slova koja slede u velika slova < Pretvara sva slova koja slede u mala slova ! Podaci se popunjavaju popunjava s desna u lijevo – kada popunjavanje

lijevog dijela maske nije obavezno \ Znak koji slijedi prikazuje kao literal (Primjer: \A se prikazuje kao slovo A) Password Znaci koji se upisuju prikazuju se kao zvjezdice (*****). . - / () Znaci (literali) za razdvajanje grupe cifara, djelova datuma i dr. " " Čitav sadržaj koji je pod znacima navoda se prenosi u svako polje. Ulazna maska može da se sastoji najviše od tri dijela međusobno razdvojena znacima tačka zarez ( ; ). Primjeri: 1. Maska za telefon: \(999") "000\-000;;_

- Masku čini sve ispred prvog znaka ; - Znak \ definiše da se znak (zagrada) iza njega direktno prenosi u polje - 9 znači da se može ali ne moraju unijeti cifre pozivnog broja (tri cifre) - Navodnici definišu da se sve što je pod navodnicima direktno prenosi u polje - 0 definiše obavezan unos cifara - Dio desno od prvog znaka (može se izostaviti) do drugog definiše da li će Assess čuvati podatke sa svim znacima koji su postavljeni u masci (literali) ili onako kako ih je korisnik unio. Ako se između unese 0 Access će u polje zapisivati litrale, a ako se ne unese ništa ili 1 neće. Posljednja pozicija određuje znak koji će Access prikazati na mjesto gdje korisnik treba da unese zak podatka.

Predhodno definisana maska ima nedostatak jer će ukoliko se ne unesu cifre pozivnog broja pomjeriti, odnosno izravnati brojeve telefona sa lijeve strane (npr. (234) 234- ). Zato je neophodno u masku dodati znak !, odnosno kompletirati masku u obliku: ! \(999") "000\-000;;_ 2. Maska za poštanski broj: 00" "000;;_ (Broj se prikazuje u oliku, npr. 81 000) 3. Maska za broj indeksa: !990"/"0000;;_ (Broj indeksa se prikazuje u oliku, npr. 1/2007) 4. Maska za obezbjeđenje da uvijek prvo slovo npr. Imena bude veliko: >L<??????????????????????


-59-

Napomena: Kada se za polje tabele definiše i ulaznu masku i zada vrednost svojstva Format, vrijednost svojstva Format ima prioritet kada Access prikazuje sadržaj polja. Čarobnjak za ulazne maske (Input Mask Wizard) Iako se ulazne maske mogu ručno praviti, pomoću čarobnjaka za ulazne maske (Input Mask Wizard) lako možemo napraviti ulazne maske za polja tekstualnog ili datumskog tipa. Kada izaberemo svojstvo Input Mask, na kraju okna svojstva pojaviće se dugme Build (sa tri tačkice). (LTMx1) na to dugme pokreće se čarobnjak za kreiranje maske.

Prvi prozor Wizard-a (1) prikazuje imena svih gotovih ulaznih maski (Input mask) i primere izgleda podataka unešenih preko njih (Data Look). U ovom prozoru vršimo izbor jedne od gotovih maski: • u oknu Input Mask (LTMx1) na ime maske , a u polju Try It (isprobaj) se može videli kako će podatak izgledati.

Sljedeći prozor Wizard-a (2) omogućava prilagođavanje maske konkretnim potrebama (polje Input Mask:), izbor simbola za upis podataka (polje Placesholder Characters:) i preled izgleda podataka (polje Try It:). U posljednjem prozoru Wizard-a zadaje se da li da se znaci maske čuvaju zajedno sa podacima ili ne. Komandom Finisch zvršava se kreiranje maske i Access upisuje

znakove ulazne maske kao vrednost svojstva Input Mask na listi svojstava polja.

(1)


-60-

Možemo napraviti sopstvenu masku koja će se pojavljivati u prozoru Input Mask Wizard-a: • (LTMx1) na dugme Edit List ⇒⇒⇒⇒ prozor Customize Input Mask Wzard (3).

U polju Description: se upisuje tekst opisa maske (ime). U polju Input Mask: se upisuje sama maska. U polju Placeholder: se upisuje simbol za upis podataka. U polju Sample Data može se vidjeti primjer popunjene maske. Komandom Close završava se

postavljanje sopstvene maske u Input Mask Wizard i ona će se pojaviti na spisku gotovih maski kada sledeći put pokrenemo Input Mask Wizard . Možemo da definišemo neograničen broj maski. Osim toga, možemo da zadamo i maske podešene za različite zemlje. Caption (natpis) svojstvo Unošenje naziva polja u obliku u kojem treba da se pojavi u Datasheet prikazu tabele (zaglavljea tabele), na izvještajima i u formama (labele uz vezana polja). Svojstvo Caption postaje značajno uvijek kada je ime polja formirano od više riječi bez razmaka, ili sa nekom nedovoljno jasnom skraćenicom, ili bez slova š, č,... koja su prisutna u riječi koja definiše ime polja i sl. Primjeri: 1. Za polje BrojIndeksa: U oknu Field Properties, kartica General: • svojstvo Caption (LTMx1) upisuje se tekst Broj indeksa 2. Za polje Zanr: U oknu Field Properties, kartica General: • svojstvo Caption (LTMx1) upisuje se tekst Žanr Napomena Veoma je važno u svojstvo Caption polja zapisati informaciju prije nego što se napravi forma ili izvještaj u kojima se polja koriste. Kada se pravi forma ili izvještaj Access provjerava sadržaj svojstva i prenosi ga u labele formi ili izvještaja. Ukoliko se nakon formiranja formi ili izvještaja promjeni svojstvo u Caption polju, Access te promjene neće prenjeti u labele formi ili izvještaja. Tada je neophodno to uraditi direktno u odgovarajuće labele polja na formama ili izvještajima.

(3)


-61-

Default Value (podrazumijevana, difoltna vrijednost) svojstvo U okvir ovog svojstva se unosi vrijednost koja se često pojavljuje (podrazumijevana vrijednost) u pripadnom polju. Ova vrijednost će se automatski pojavljivati u svakom novom zapisu. Podrazumevana vrednost može da bude izraz, broj ili tekst. Primjeri: 1. Za polje Email: U oknu Field Properties, kartica General: • svojstvo Default Value (LTMx1) upisuje se "emailto: " 3. Za polje DatumKontakta: U oknu Field Properties, kartica General: • svojstvo Default Value (LTMx1) upisuje se Date() 4. Za polje VrijemeKontakta: U oknu Field Properties, kartica General: • svojstvo Default Value (LTMx1) upisuje se Time() 3. Za polje DatumIVrijemeKontakta: U oknu Field Properties, kartica General: • svojstvo Format (LTMx1) padajuća lista ▼ odabira se opcija General Date • svojstvo Default Value (LTMx1) upisuje se Now() Napomena 1. Access automatski prenosi unaprijed definisane (Default) vrijednosti u upite i forme u kojima se polja koriste. Za razliku od onoga što se dešava sa svojstvom Caption, ovo prosleđivanje se dešava bilo da se vrijednost definiše prije ili poslije pravljenja upita ili forme. 2. Access unaprijed definisane podatke u svojstvu Default Value ne koristi za provjeru podataka. 3. Vrijednost definisana u svojstvu Default se po potrebi u određenom zapisu može izmjeniti, jednostavno brisanjem default vrijednosti i upisivanjem nove. 4. Funkcije Date(), Time() i Now() su funkcije koje su ugrađene u programski jezik VBA (Visual Basic for Applications), a rezultati su tekući datum, tekuće vrijeme i tekući datum i vrijeme, respektivno. 5. Za Text polje Default Value treba pisati pod navodnicima 6. Access za polja tipa Number i Currency postavlja 0 kao difoltnu vrijednost.

Validation Rule (pravilo ispravnosti) svojstvo Ovim svojstvom se definišu pravila prema kojima se moraju unositi podaci u polje. Pravilo se definišu odgovarajućim izrazom. Izraz se unosi u okvir svojstva Validation Rule. Ako pravilo nije zadovoljeno Access javlja grešku i ne dopušta prelazak u novo polje. Kada u izrazima za proveru ispravnosti koristimo datume, moramo ih uokviriti između znakova "taraba" (#).


-62-

Validation Text (tekst poruke) svojstvo Ovo svojstvo je prateće prethodnom, i kroz njega se definiše tekst upozorenja koji će se pojaviti ukoliko unešena vrijednost u polju nije u saglasnosti sa uslovom definisanim pomoću izraza u Validation Rule. Primjeri: Validation Rule Validation Text <>0 Vrijednost mora biti različita od nule

0 or >100 Vrijednost mora biti jednaka nuli, ili veća od 100 Like K??? Podatak mora biti dug 4 znaka i počinjati slovom K

<#1/1/02# Unesite datum prije početka 2002. godine >=#1/1/99# And <#1/1/02# Datum mora biti iz 1999, 2000 ili 2001 god.

<=Date() Datum mora biti prije tekućeg Between 0 And 50 Vrijednost mora biti iz intervala 0-5000 <=Year(Date()) Vrijednost mora biti godina jednaka ili manja od tekuće

In (CA, BA, DA) Vrijednosti moraju biti CA ili BA ili DA ________________________________________________________________ Napomena: 1. Tekst u polju svojstva Validation Text je proizvoljan, sa smislom i ciljem upozorenja i pojavljuje se uvijek kad uslov definisan u polju svojstva Validation Rule nije zadovoljen. 2. Pravila provjere koja su zadata na nivou tabele se automatski primjenjuju u formama i upitima u kojim se tabela koristi. Pravila se prenose i kada se naprave prije i kada se naprave poslije pravljenja formi ili upita. 3. Ukoliko se za polje napravi pravilo provjere, Access neće dozvoliti da se u polje unosi vrijednost Null, što znači da polje ne može biti prazno. Ukoliko hoćemo pak da polje može biti i prazno, izrazu pomoću kojega se vrši provjera treba dodati vrijednost Null, npr. In (CA, BA, DA) or Is Null.

Required (obavezno) svojstvo Određuje da li polje mora da bude popunjeno ili ne. Podrazumijevana vrijednost je No. Ukoliko se izabere Yes onda se mora unijeti podatak, inače slijedi poruka upozorenja. Alow Zero Length (dozvoljena dužina nula) svojstvo Određuje da je u tekstualno polje dozvoljen upis vrednosti "" radi razlikovanja od vrednosti Null (nije upisan podatak) . "" (dva znaka navoda, bez karaktera između - prazan string) je tekst nulte dužine, odnosno prazan tekst. Podrazumijevana vrijednost za svojstvo Alow Zero Length je No.


-63-

Napomena: Prazan string ("") nije isto što i vrijednost Null, koja označava da u polje nije ništa unešeno.

Indexed svojstvo Kroz ovo svojstvo se vrši indeksiranje polja: No - nije indeksirano; Yes (Duplicates Ok) - polje sa indeksom, dozvoljene iste vrijednosti u polju; Yes (No Duplicates) - indeksirano polje, nijesu dozvoljene iste vrijednosti. Ovo je uvijek opcija za polje primarnog ključa. Napomena: Indeksiranje polja se koristi uvijek kada se pomoću tog polja pretražuje tabela.

Decimal Places (broj decimalnih mjesta) svojstvo Definiše se broj decimalnih mjesta u prikazu broja. Opcija Auto prikazuje broj sa brojem decimala propisanih osobinom Format. New Value (nove vrijednosti) svojstvo Ovo svojstvo se odnosi na polje tipa Auto Number i propisuje način formiranja ove vrijednosti: Random - slučajna vrijednost i Increment - uređenim poretkom. Unicode Compression (komprimovanje Unicode znakova) sojstvo Određuje se kako će se komprimovati tekst (Text, Memo, Hyperlink), ako je postavljena opcija Yes za spremanje teksta je potrebno 2 byte, u protivnom potrebno je 4 byta. Koristi se u aplikacijama koje treba da rade na više jezika. Zahtjeva približno dvaput više prostora za smještanje podataka, ali omogućava prikazivanje Officeovih dokumenata, uključujući i Accessove izveštaje, sa ispravnim znakovima bez obzira na jezik ili pismo koje se koristi. IME Mode i IME Sentence Mode – služi pa postavljenje karakteristika unosa znakova abecede Dalekog istoka. II.2 Rad sa podacima u tabelama Uobičajeno se podaci unose, pregledaju i mijenjaju preko obrazaca (formi). Podaci se mogu unositi, pregledati i mijenjati i direktno u tabele i to isključivo u tabelarnom (Datasheet) prikazu.


-64-

Otvaranje tabele u Detasheet prikazu: U prozoru Database: • (LTMx1) Object Tables u okviru radne površine (LTMx2) Ime tabele ili • (LTMx1) Object Tables u okviru radne površine Ime tabele sa Toolbar-a

Prelazak iz Design prikaza u Datasheet prikaz: • sa Toolbar-a prozora Database (LTMx1) • sa Toolbar-a prozora Microsoft Access (LTMx1) alatka View opcija

• sa Menubar-a prozora Microsoft Access (LTMx1) meni View opcija

Upisivanje podataka u Datasheet prikazu tabele: Da da bi se podatak mogao upisati u određenu ćeliju, pokazivač miša se mora pozicionirati (LTMx1) unutar ćelije, odnosno (LTMx1) na početak linije koja predstavlja rezervisana mjesta. Prelazak s čelije na čeliju u istom redu može se ostvariri i preko tastatue: Tab (Enter) ili strelica desno. Vraćanje na prethodnu čeliju u istom redu – tastatura: Shift + Tab (Enter) ili strelica lijevo. Kad se popuni cijeli red u novi red se može preći sa: – tastatura: Enter ili Tab; na taj način podaci koju su upisani u taj red su automatski snimljeni pa ne treba raditi dodatno snimanje. Pozicioniranje u zadnju čeliju zadnjeg reda – tastatura: Ctrl + End. Pozicioniranje u prvu čeliju prvog reda – tastatura: Ctrl + Home. Sortiranje i filtriranje podataka u Datasheet prikazu tabele Podaci koji su snimljeni u tabelu, u tabelarnom prikazu – Datasheet View se mogu: 1. Sortirati – poredak zapisa prema rasporedu podataka odabranog(ih) polja : U Datashet prikazu tabele : • Selektuje se polje ((LTMx1) na zaglavlje) po kojen želimo da sortiramo zapise


-65-

U Menubar-u prozora Microsoft Access odabere se (LTMx1) meni Records, opcija Sort, koja može biti Sort Ascending uzlazno sortiranje i Sort Descending silazno sortiranje Ili Selektuje se polje ((DLTMx1) na zaglavlje) po kojen želimo da sortiramo zapise U SHMENI-ju odabere se (LTMx1) uzlazno sortiranje Sort Ascending ili silazno sortiranje Sort Descending Ili Selektuje se polje ((LTMx1) na zaglavlje) po kojen želimo da sortiramo zapise

U Toolbar-u prozora Microsoft Access odabere se (LTMx1) alatka za uzlazno

sortiranje (Sort Ascending) ili alatka za silazno sortiranje (Sort Descending) 2. Filtrirati – iz niza zapisa u tabeli se izdvajaju samo oni koji zadovoljavaju postavljeni uslov. Postoje više vrsta filtriranja: opcija Sort, koja može biti Sort Ascending uzlazno sortiranje i Sort Descending silazno sortiranje Filter by Selection – rezultat su zapisi koji u odabranom polju sadrže odabranu vrijednost. U Datashet prikazu tabele : • U odabranom polju selektuje se ćelija ((LTMx1) na početku ćelije gdje se pojavljuje znak � ) sa odabranom vrjednošću U Menubar-u prozora Microsoft

Access odabere se (LTMx1) meni Records, opcija Filter, Filter by Selection Ili • U odabranom polju selektuje se ćelija ((LTMx1) na početku ćelije gdje se pojavljuje znak � ) sa odabranom vrjednošću U SHMENI-ju odabere se

(LTMx1) opcija Ili • U odabranom polju selektuje se ćelija ((LTMx1) na početku ćelije gdje se pojavljuje znak � ) sa odabranom vrjednošću U Toolbaru prozora Microsoft

Access odabere se (LTMx1) alatka Filter by Selection

Filter Excluding Selection – rezultat je suprotan rezultatu primjene Filter by Selection. Dobiju se zapisi koji u odabranom polju ne sadrže odabranu vrijednost. Postupak filtriranja je identičan predhodnom, s tim što se odabira opcija menija Filter Excluding Selection.


-66-

Filter by Form – Access ovim filtrom dozvoljava korisniku da sam definira uslov koji mora biti zadovoljen. U Datashet prikazu tabele : • U Menubar-u prozora Microsoft Access odabere se (LTMx1) meni Records, opcija Filter, Filter by Form ili

• U Toolbar-u prozora Microsoft Access odabere se (LTMx1) alatka Filter by

Form ⇒ Prozor Filter by Form koji nudi korisniku da sam definiše uslove u odabranom polju (Sl.II.7).

Rezultat filtriranja za primjer na Sl.II.7 je tabela sa izdvojenim čitaocima iz Podgorice (Sl.II.8). Do te tabele se dolazi aktiviranjem filtra : • U Toolbar-u prozora Microsoft Access odabere se (LTMx1) alatka Apply

Filter ili • U Menubar-u prozora Microsoft Access odabere se (LTMx1) meni Records, opcija Apply Filter/Sort

Remove Filter/Sort – uklanjanje filtera ili sortiranja [Records-Remove Filter/Sort].

Advanced Filter/Sort – otvara ekran za izradu upita koji će biti obrađeni kasnijena [Records-Filter-Advanced Filter/Sort].

Sl.II.7

Sl.II.7


-67-

II.3 PRIMARNI KLJUČ TABELE

Pravilnim izborom polja u tabelama treba stvoriti uslove za njihovo međusobno povezivanje u harmoničnu tabelarnu strukturu, koja će omogućiti povezivanje podataka iz više tabela kroz upite, obrasce i izvještaje. Ključnu ulogu u povezivanju tabela igra polje primarnog ključa u tabeli � Najčešće je primarni ključ tabele definisan pomoću jednog polja jedinstvenih vrijednosti u svakom zapisu. � Ređi je slučaj da se primarni ključ mora definisati pomoću dva i više polja i u tom slučaju je riječ o složenom primarnom ključu. � Vrijednosti u polju primarnog ključa se najčešće prikazuju pomoću brojčanih šifri: broj indeksa, matični broj, broj socijalnog osiguranja, razne šifre propisane posebnim šifrarnicima (šifre zanimanja, šifre proizvoda, šifre tehnoloških operacija, šifre tipova tehničkih uređaja, šifre administrativnih jedinica: šifre opština i dr. ) i sl. � Polje primarnog ključa može biti formirano automatski, od strane Access programa, u slučaju da ga dizajner baze ne može na drugi način definisati. Ovdje je u pitanju polje tipa AutoNumber, koje u svakom novom zapisu dobija jedinstvenu cjelobrojnu vrijednost. Nova vrijednost se može formirati na dva načina, a što se reguliše podešavanjem svojstva New Value: - Nova vrijednost se povećava za 1 u odnosu na prethodnu (U okno Field

Properties, kartica General, svojstvo New Value (LTMx1) odabira se opcija Increment ) - Nova vrijednost je jedinstvena, ali slučajno odabrana (U okno Field Properties, kartica General svojstvo New Value (LTMx1) odabira se opcija Random ) � Ulogu polja primarnog ključa mogu uzeti polja sledećih tipova podataka: Text, Number, AutoNumber, Currency, Date/Time i Yes/No, a najčešće su to polja tipa: Text, Number i AutoNumber. � Polje primarnog ključa ne može biti tipa: Memo, OLE object i Hyperlink. � Zapisi u tabeli se automatski sortiraju prema polju primarnog ključa. � Polje primarnog ključa igra ključnu ulogu u povezivanju tabela, to je najvažnija uloga ovog polja. Postavljanje primarnog ključa: U Design prikazu tabele: • Selektuje se (LTMx1→) red polja koje se postavlja za primarni ključ sa

Toolbar-a


-68-

ili • Selektuje se (DLTMx1→) red polja koje se postavlja za primarni ključ iz

SHMEN-ja odabira se opcija ⇒⇒⇒⇒ Ispred imena polja pojavljuje se znak primarnog ključa, npr. Ako primarni ključ čini više polja, postupak postavljanja primarnog ključa je isti, samo što se istovremeno selektuju redovi svih polja koja čine primarni ključ: taster Ctrl+ (DLTMx1→) Napomena Postavljeni primarni ključ se može poništiti, analognom procedurom. Ako je tabela povezana, postavljeni primarni ključ se može poništiti tek nakon raskidanja veze koja je usostavljena preko ovog primarnog ključa.

II.4 USPOSTAVLJANJE RELACIJA IZMEĐU TABELA

Relacione baze podataka prave se pomoću više tabela, između kojih se mogu uspostaviti veze - relacije. Da bi se između dvije tabele mogla uspostaviti veza-relacija, potrebno je da ispunjavaju sledeće uslove:

1. Obadvije tabele treba da imaju polje istih podataka (po vrsti i tipu), i to će biti njihova polja povezivanja. Ova dva polja, po pravilu, imaju iste nazive.

2. Povezivanje podataka iz jedne tabele sa podacima druge tabele moguće je samo između zapisa dvije tabele koji imaju iste vrijednosti u poljima povezivanja (vidjeti Sl. II.8).

3. U jednoj od tabela polje povezivanja je polje primarnog ključa za tu tabelu. Ovo polje povezivanja nazivamo referentnim poljem povezivanja. Svaka od vrijednosti ovog polja je adresa pripadnog zapisa podataka, pa ovo polje omogućava jednoznačno povezivanje podataka u dvije tabelama između kojih je uspostavljena relacija.

Napomena: Za neke tabele polje primarnog ključa nije jedino polje jedinstvenih vrijednosti. U našem primjeru tabela „Studenti“ može imati dva takva polja: „Broj indeksa“ i „Matični broj studenta“. U ovom slučaju referentno polje povezivanja može da bude i ono polje jedinsvenih vrijednosti koje nije izabrano kao primarni ključ tabele.


-69-

4. U drugoj tabeli polje povezivanja, najčešće, nije polje jedinstvenih vrijednosti (osim u slučaju veze tipa "1" prema "1"). Ovo polje se naziva polje spoljašnjeg ključa i dozvoljeno je da ima samo vrijednosti koje su zastupljene u polju povezivanja naspramne tabele, tj referentnom polju povezivanja. U drugoj tabeli se vrijednosti mogu ponavljati.

5. U slučaju da se povezuje tabela posredstvom polja primarnog ključa tipa AutoNumber, polje spoljašnjeg ključa u drugoj tabeli mora biti podešeno kao Number - Long Integer.

6. TIPOVI RELACIJA IZMEĐU TABELA Razlikujemo sledeće tipove relacija između dvije tabele:

1. "1" prema "više" (1- ∞) , dominantan oblik veze; 2. "više" prema "1" (∞ - 1) prethodni slučaj posmatran u obrnutom smjeru; 3. "1" prema "1" (1 - 1), slučaj veze između dvije tabele koje su povezuju

pomoću polja primarnih ključeva tih tabelaa te dvije tabele. 4. "više" prema "više" (∞ - ∞), povezivanje ovakve dvije tabele mora biti

riješeno posredstvom treće tabele, što zahtijeva doraduiti tabelarneu strukture.

Većina uspostavljenih relacijabela između tabela je tipa "1" prema "više": "1" je na strani tabele čije vezno polje je polje jedinstvenih vrijednosti, a to je polje

Sl. II.8


-70-

primarnog ključa za tu tabelu. Na strani "više" je tabela u čijem veznom polju se može više puta pojavljivati neka od vrijednosti koje su zastupljene u polju primarnog ključa naspramne tabele. Primjeri:

1. Veza između tabela „Čitaoci“ i „Iznajmljivanje“ (jedan čitalac iznajmljuje knjige više puta) je tipa 1- ∞.

2. Veza između tabela „Knjuge“ i „Iznajmljivanje“ (jedna knjiga se iznajmljuje više puta) je tipa 1- ∞.

Tabele koje su povezane relacijom tipa "1" prema "1" su, ustvari, dva dijela jedne iste tabele, a razdvajanje je urađeno prema dinamici promjenjivosti podataka u njihovim poljima, tj. razdvajaju se polja u kojima se podaci ređe mijenjaju od polja sa češće promjenjivim podacima. USPOSTAVLJANJE RELACIJA Da bi se uspostavile relacije između tabela mora se pozvati u prozoru Microsoft Access sa prozorom database pozvati prozor Relationships, a što se može realizovati na više načina: Preko Menubar-a: • (LTM-1x) Tools Relationships ili preko Toolbar-a: • (LTM-1x) ili iz SHMENI-ja (DTM-1x):

• (LTM-1x) ⇒ prozor Relationships

Ukoliko u okviru prozora Relationships nije uspostavljena ni jedna veza između tabela pojaviće se prazan prozor sa DBOX Show Table (Sl.II.9). Ako se DBOX Show Table ne pojavi, treba ga pozvati sa Toolbar-a: • (LTM-1x) Show Table U DBOX-u Show Table: • Bira se jedna od kartica: Tables - tabele, Queries - upiti, ili Both - oboje

Sl. II.9


-71-

Tabele i upite koje povezujemo, treba postaviti u prozoru Reletionships: • (LTM-1x) Ime objekta Add Predhodna procedura se odradi za sve objekte koje učestvuju u povezivanju, nakon čega se DBOX Show Table zatvara: • (LTM-1x) Close

Slijedi postupak kreiranja relacija između tabela (relacija se uspostavlja između veznih polja dvije tabele ). Povezivanje tabela se vrši prema smislu funkcionisanja procesa za koji se pravi baza podataka, pri čemu važe sledeća opšta pravila: 1. Veze (pojedinačne ili kaskadne) polaze od tabela opštih podataka, a završavaju se u tabelama detaljnih podataka. 2. U tabelama opštih podataka podaci su nepromjenjivi ili slabo promjenjivi, dok su podaci detaljnijih tabela često promjenjivi.

3. Za relacije "1" prema "više": "1" je na strani tabele opštijih podataka, a "više" na strani tabele detaljnijih i češće promjenjivih podataka.

Kreiranje relacije između dvije tabele biće prikazano na primjeru povezivanja tabele "Studenti" sa tabelom "Indeksi" (podaci o položenim ispitima) Povezivanje ove dvije tabele se ostvaruje posredstvom veznih polja "BrojIndeksa" u jednoj i drugoj tabeli. U pitanju je relacija tipa "1" prema "više". "1" je na strani tabele "Studenti", što znači da je vezno polje "BrojIndeksa" za tabelu "Studenti" njen primarni ključ (broj indeksa svakog studenta je jedinstvena vrijednost). Tabela "Indeksi" je na strani "više", što znači da će se u veznom polju ove tabele (takođe polje "BrojIndeksa") broj indeksa svakog studenta pojavljivati više puta, za svaki položeni ispit. Svaki položeni ispit se povezuje sa odgovarajućim zapisom o studentu u tabelie "Studenti". Povezivanje dvije tabela se odvija sledećom procedurom: • (LTMx1) na vezno polje BrojIndeksa u tabeli Studenti drži se pritisnut LTM i prevlači se pravougaoni kursor miša na vezno polje druge tabele, tj polje BrojIndeksa u tabeli Indeksi otpusti se LTM-a ⇒ DBOX Edit Relationships (Sl.II.10). Akcije u ovom DBOX-u omogućavaju primjenu Pravila referencijalnog integriteta (Enforce Referential Integrity, skraćeno RI) na relacije između tabela.


-72-

Pravilo RI Pravilo RI se primjenjuje na relacije između tabela. Primjenom ovog pravila se uspostavlja kontrola ispravnosti tih relacija. Kontrola se sastoji u tome što se onemogućavaju oni postupci pri unošenje novih, odnosno brisanju ili promjeni postojećih podataka koji bi poremetili ispravnost tih veza.

Za stavljanje na snagu Pravila RI potrebno je: • čekirati (LTMx1) opciju Enforce Referential Integriti Primjenom ovog pravila na kraju relacije na strani tabele "Studenti" pojavljuje se "1", a na strani tabele "Indeksi" "∝∝∝∝". Ukoliko se ne primijeni Pravilo RI, relacija (linija) će biti neodređena (bez oznaka na krajevima ). Uspostavljeni referencijalni integritet znači: � U polju povezivanja tabele na strani "više" biće dozvoljen unos samo vrijednosti podataka koje su prisutne u polju povezivanja tabele na strani "1". Konkretno, to znači da u polju "BrojIndeksa" tabele "Indeksi" mogu figurisati samo vrijednosti iz polja "BrojIndeksa" tabele "Studenti". � Polje na strani "1" (polje primarnog ključa) ne može biti prazno. � Polje na strani "više" može ostati prazno. � Vrijednost u polju povezivanja na strani "1" ne može se izbrisati, ili promijeniti, ukoliko vrijednost identična ovoj već postoji u polju povezivanja tabele na strani "više". Ovo važi samo u slučaju da ostale dvije opcije iz DBOX-a Edit Relationships nisu čekirane. Potvrđivanjem Pravila za RI otvaraju se dvije nove opcije (Sl.II.11):

Sl. II.10


-73-

1. Kaskadno ažuriranje povezanih polja (Cascade Update Related Fields) Potvrdom ove opcije postiže se sljedeće: Promjena neke vrijednosti u polju povezivanja na strani "1" ima za posljedicu identičnu promjenu istih vrijednosti u polju povezivanja na strani "više". Ovo važi za stranu "više" svih veza za koje je potvrđena ova opcija u odnosu na

zajedničku tabelu na strani "1".

2. Kaskadno brisanje povezanih zapisa (Cascade Delete Related Records) Potvrda ove opcije uslovljava sljedeće: Brisanje neke vrijednosti u veznom polju na strani "1" ima za posljedicu brisanje svih takvih vrijednosti u polju povezivanja tabele na strani "više". Ovo važi za stranu "više" svih čekiranih veza sa zajedničkom tabelom na strani "1". Izmjena i brisanje relacija

U prozoru "Relationships": • DTMx1 na liniju relacije ⇒ MENI koji nudi (Sl. II.12) 1. Edit Relationship - izmjenu relacije 2. Delete - brisanje relacije

Sl. II.12

Sl. II.11


-74-

Prilog 3 P3.1 Korišćenje Table Wizard-a za kreiranje tabela Acces nudi više "gotovih" tabela koje nam, uz pomoć čarobnjaka Table Wizard, mogu značajno olakšati posao kreiranja tabela, naravno ako među gotovim tabelama možemo da pronađemo tabelu koja po strukturi i sadržaju informacija odgovara tabeli koju kreiramo. Gotove tabele svrstane su u dvije liste: - Business (poslovne tabele) i - Personal (tabele za ličnu upotrebu). Među tabelama na listi Business nalaze se i sledeće:

- Mailing list (lista poštanskih adresa), - Contacts (poslovni kontakti), - Employees (zaposleni), - Product (proizvodi), - Orders (porudžbine), - Suppliers (dobavljači), - Payments (uplate), - Invoice (računi/fakture), - Assets (osnovna sredstva) - Students (studenti- učenici)...

Na listi Personal nalaze se tabele:

- Guestss (gosti), - Recipes (recepti), - Exercise Log (plan treninga), - Plants (biljke), - Wine List (vinska karta), - Photographs (fotografije), - Video Collection (video kolekcija) i druge.

Table Wizard radi na istom principu kao i Database Wizard, vodeći nas kroz niz DBOX-ova sa pitanjima o tome koju opciju, odnosno koja rješenja i varijante u pojedinim fazama kreiranja tabele želimo da odaberemo. Pri tome se odgovori realizuju pritiskom na dugmad, izborom polja, unošenjem teksta ili odgovorom da/ne. Kreiranje tabele pomoću čarobnjaka otpočinje izborom odgovarajuće opcije u DBOX-u "New Table":


-75-

• (LTMx2) opcija Table Wizard ⇒ prvi DBOX "Table Wizard" U prvom DBOX-u (Sl.II.13 i Sl.II.13.a): 1 su opciona dugmad pomoću kojih se bira lista tabela, Business (poslovne) ili Personal (lične); 2 je okno "Sample Tables:" u okviru

kojeg se prikazuje lista raspoloživih tabela, poslovnih, ako smo predhodno odabrali opciju Business, ili tabela za ličnu upotrebu, ako smo predhodno izabrali opciju Personal; 3 je okno "Sample Fields:" sa listom polja koja pripadaju tabeli selektovanoj u oknu "Sample Tables:". 4 je okno "Fields in my new table:" sa listom polja u novoj tabeli, a koja smo prenjeli iz okna 3, odnosno iz odabrane gotove tabele-tabele uzorka. Polja se po želji (našem odabiru) prenose u novu tabelu koju kreiramo: • (LTMx1) Ime polja ⇒ Ime polja u oknu "Fields in my new table:". Postupak se ponavlja za sva polja koja prenosimo u novu tabelu, a lista njihovih imena se pojavljuju u oknu "Fields in my new table:". Prako dugmeta (LTMx1) se mogu istovremno prenjeti sva polja prikazana u oknu "Sample Fields:" u okno "Fields in my new table:", odnosno sva polja iz odabrane gotove tabele u novu tabelu koju kreiramo. Imena polja se mogu promjeniti. Promjena imena polja iz okna "Fields in my new table:" vrši se preko komandnog dugmeta 5 ("Rename Field..."): • (LTMx1) Ime polja Rename Field...

⇒ DBOX "Rename Field", gdje se u "Rename Field:" umjesto starog imena polja upisuje novo i promjena potvrđuje sa OK. Postupak se ponavlja za sva polja čija imana želimo da promjenimo.

1

4

5

Sl.II.13

2 3

1

Sl.II.13a

2 3 4

5


-76-

U oknu "Fields in my new table:" pojavljuje se lista imena (promjenjena) polja nove tabele (Sl.II.3.a). Polja koja su postavljena za novu tabelu mogu se u po potrebi vratiti (ukloniti): • (LTMx1) na ime polja (selektuje se polje) komandno dugme Uklanjanje svih postavljenih polja nove tabele vrši se preko komandnog dugmeta

(LTMx1). Nakon izbora polja i, po potrebi, promjena imena polja, npr. prevod na srpski jezik, prelazi se na sledeći korak Table Wizard-a: • (LTMx1) Next ⇒ sljedeći DBOX "Table Wizard" (Sl.II.14). U ovom koraku "Table Wizard"-a zadaje se ime tabele i podešava primarni ključ (odabira polje primarnog ključa). Primarni ključ je veoma važan u konceptu relacionih DB. Polje primarnog ključa obezbjeđuje jedinstvenu vrijednost za svaki zapis u tabeli. Access koristi primarni ključ za povezivanje podataka iz tekuće tabele sa drugom(im) tabelom(ama) u DB.

U DBOX-u sa Sl.II.14 su: 1 - okvir "What do you want to name your table?" u koje se upisuje ime nove tabele. 2 - opcije za izbor načina podešavanje primarnog ključa: a) Izborom opcije "Yes, set a primaty key for me." (Da, podesi primarni ključ za mene) primarni ključ će biti automatski podešen.

Prelazi se na sledeći korak Table Wizard-a: • (LTMx1) Next ⇒ DBOX "Table Wizard" u kojem se uspostavlja veza sa drugim tabelama DB

(Sl.II.16), ili završni DBOX "Table Wizard" ako je ovo prva tabela u DB (Sl.II.17). b) Izborom opcije "No, I′′′′ll set the primary key" (Ne, ja ću podesiti primarni ključ), opredijelili smo se da sami podesimo primari ključ preko

Sl.II.14

1

2

1

2

Sl.II.15


-77-

opcija koje nam nudi sledeći DBOX "Table Wizard" u koji prelazimo sa: • (LTMx1) Next ⇒ DBOX "Table Wizard" u kojem treba izvršiti izbor polja primarnog ključa (Sl.II.15). U DBOX-u sa Sl.II.15 su: 1 - okvir "What field will hold data that is unique for each record?" sa padajućom listom u kojoj su sva polja nove tabeli, između kojih se selektovanjem izdvaja polje jedinstvenih vrijednosti za svaki zapis koje želimo da postavimo za polje primarnog ključa. 2 - opcije za izbor tipa podataka u polju primarnog ključa: - brojevi koje dodjeljuje Access, - brojevi koji se unose kad se dodaje novi zapis, ili - brojevi i/ili slova koja se unose kada se dodaje novi zapis. Nakon izbora opcija za primarni ključ prelazimo na sledeći korak Table Wizard-a: • (LTMx1) Next ⇒ DBOX "Table Wizard" u kojem se uspostavlja veza sa drugim tabelama DB

(Sl.II.16), ili završni DBOX "Table Wizard" ako je ovo prva tabela u DB (Sl.II.17). Dakle, ako DB već sadrži bar jednu tabelu, pojavljuje se DBOX "Table Wizard", koji omogućava povezivanja nove tabele sa ostalim tabelama (Sl.II.16). U DBOX-u sa Sl.II.16: U oknu 1 se pojavljuje lista postojećih

tabela ispred kojih stoji "related to", ako se mogu povezati sa novom tabelom i "non related to" ako ne mogu da se povežu sa novom tabelom. Za uspostavljanje veze potrebno je: • (LTMx1) related to "Ime tabele" Relationship ⇒ DBOX "Table Wizard" u okviru kojeg se određuje (potvrđuje) tip vez (relacija jedan prema više: jednom zapisu u Tabeli1 odgovara više zapisa u Tabeli2 ili obrnuto) i uspostavljena veza potvrđuje sa: • (LTMx1) OK

1

Sl.II.16


-78-

⇒ povratak u DBOX "Table Wizard" (Sl.II.16). Nakon uspostavljanja veza između tabela, prelazimo na sledeći korak Table Wizard-a: • (LTMx1) Next ⇒ završni DBOX "Table Wizard" (Sl.II.17). Povezivanje tabela se može ostaviti za kasnije. Tada se u okviru DBOX-a na Sl.II.16 odmah ide na sledeći korak Table Wizard-a: • (LTMx1) Next ⇒ završni DBOX "Table Wizard" (Sl.II.17). U posljednjem koraku Table Wizard-a određuje se način na koji se pojavljuje kreirana tabela.

Izborom opcija "Modity the table desing" (modifikovanje dizajna tabele) kreirana tabela se pojavljuje u Design prikazu u kojem može da se mijenja struktura tabele; Izborom opcija "Enter data directly into the table" (unošenje podataka direktno u tabelu) kreirana tabela se pojavljuje u Dathashet prikazu; Izborom opcija "Enter data into the table

using a form the wizard creates for me" (unošenje podataka preko obrasca koji je kreirao čarobnjak) kreiraće se obrazac za unos podataka. Prelaz između raznih oblika prikaza, kasnije je sasvim jednostavan. P3.2 Kreiranje tabela u Datasheet prikazu Datasheet (tabelarni) prikaz omogućava da se na jednostavan, ali prilično uprošćen, način kreira nova tabela. Ovaj postupak kreiranja tabela, praktično ne obezbjeđuje nikakvu kontrolu i upravljanje procesom kreiranja, a kasnije zahtjeva najviše korekcija i dopuna. Zato ga dobri poznavaoci Access-a isključuju iz primjene za kreiranje tabela. Može biti interesantan samo početnicima jer postupak kreiranja tabela u osnovi svodi na unos podataka u polja Datasheet prikaza tabele. Access sam dodaje tip podatka (tekst, broj, datum i sl.) u zavisnosti od podataka koji su unešeni.

Sl.II.17


-79-

Kreiranje nove tabele u Datasheet prikazu započinje izborom odgovarajuće opcije u DBOX-u New Table : • (LTMx1) Datasheet Wiew OK ⇒ prozor prazne tabele u Datasheet prikazu (Sl.II.18).

Svaka kolona je jedno polje, a svaki red (vrsta) će postati zapis tabele. Zaglavlja kolona označena su kao Field1, Field2, Field3, Field4, ...i ona predstavljaju imena polja. Natpisi u zaglavljima se mogu promjeniti, npr. u ime polja koja smo odredili na

osnovu sadržaja podataka koji su smješteni u okviru polja. Promjenjeni nazivi će postati imena polja u strukturi tabele. Imena polja mogu se promjeniti i naknadno, kada se završi kreiranje tabele. Datasheet prikaz tabele na početku ima ime Table iza koga slijedi redni broj. Ako neme ni jedne druge tabele čiji je ime Table s nekim rednim brojem, Access zadaje ime Table1; sledeća tabela se zove Table2, itd. Ime tabele može da se promjeni kada se tabela upisuje na disk. Tabele koje se kreiraju u Datasheet prikazu standardno imaju deset polja (kolona). Ako nije potrebno svih deset polja, može se izvršiti brisanje suvišnih kolona, npr. kolone Field10: • (LTMx1) Field10 Menubar prozora Microsoft Access Edit Delete Column

Yes ili • (DTMx1) Field10 ⇒ SHMENI: (LTMx1) Yes Kada se snimi tabela i zatvori prozor "Table1 : Table", Access automatski briše kolone koje nisu imenovane, tako da praktično nema potrebe da se suvišne kolone brišu, kako je to predhodno naznačeno. Ako nova tabela sadrži više od deset polja, dodavanje novih kolona (Field11,...), odnosno polja je jednostavno: Postavi se kursor na mjesto gdje želimo da nam se pojavi nova kolona:

Sl.II.18


-80-

• Menubar prozora Microsoft Access (LTMx1) Insert Column ili • (DTMx1) ⇒ SHMENI: (LTMx1) Poslije otvaranja Datasheet prikaza (Sl.II.18), kreiranje nove tabele nastavlja se unošenjem podataka u polja. Što veći broj zapisa unesemo, to će Access tačnije odrediti tip podataka i svojstva polja. Pri tome, uvijek postoji bojazan da Access nije pravilno procjenio tip podatka ili svojstva polja, što kasnije može rezultirati greškama u prikazivanjima ili pak u izračunavanjima koja se vrše nad podacima i sl. Ilustrujmo to kroz tabelu "Studenti" u kojoj su podaci o studentima razvrstani u polja: Broj indeksa, Ime, Prezime, Godina rođenja i dr. Pri kreiranju tabele Studenti" u Datasheet prikazu u prvo polje (Field1) unosimo broj indeksa u, za nas, uobičajenoj formi: 1/1988, 2/1988,... . Ako nakon unošenja npr. osam zapisa prikazanih na Sl.II.1 završimo postupak kreiranja tabele u Datasheet prikazu, vidjećemo da Access nije pravilno procjenio tip podatka za Broj indeksa. Za njega je to podatak tipa Data/Time, što za posljedicu ima neupotrebljivost kreirane tabele. Ako unesemo sve podatke, npr. za hiljadu studenata, Access će izvršiti drugačiju procjenu. Za podatake u polju "Field1" (polje "BrojIndeksa") dodjeliće tip Text, upravo onako kako treba uraditi. Pri tome ipak neće obezbijediti apsolutno pravilan prikaz koji npr. obezbjeđuje pregledno sortiranje po tom polju. Za to je potrebno formirati odgovarajuću "masku" (Input Mask) za unos ovog podatka, a što nam kreiranje tabele u Datasheet prikazu ne omogućava. Nakon unošenja podataka, može se odmah preći na zatvaranje tabele ili se pak predhodno izvršiti preimenovanje naziva polja u stvarne: npr. naziv polja Field1 želimo da promjenimo u BrojIndeksa: • (LTMx1) Field1 Menubar prozora Microsoft Access Format Rename

Column upisiuje sa tekst-novo ime polja BrojIndeksa (tastatura) Enter ili • (DTMx1) Field1 ⇒ SHMENI: (LTMx1) Rename upisiuje sa tekst-novo ime polja BrojIndeksa (tastatura) Enter

Slijedi zatvaranje tabe koja čuva unešene podatke: • Menubar prozora Microsoft Access (LTMx1) File Close ili • Titlebar prozora Table1:Table (LTMx1)


-81-

⇒ DBOX Microsoft OfficeAccess koji traži odgovor na pitanje da li hoćemo da snimimo promjene u Table1: • (LTMx1) Yes ⇒ prozor Save As za zadavanje imena i snimanje tabele na disk. • (LTMx1) u okvir Table Name:, briše se postojeće ime Table1 i upisuje se tekst-novo ime tabele tblStudenti OK ⇒ DBOX Microsoft Office Access za definisanje primarnog ključa, odnosno jedinstvenog identifikatora svakog pojedinačnog zapisa: • (LTMx1) Yes ⇒ prozor Database unutar kojeg se nalazi i novoformirana tabela tblStudenti. U strukturi tabele tblStudenti je i novo polje naziva ID, tipa Auto Number, a koje je Access odredio za primarni ključ. Novoformirana tabela se sada može otvoriti u Design prikazu u kojem se može pregledati struktura tabele i opcije koje je Access dodijelio podacima i poljima. U ovom prikazu se mogu vršiti, eventualno potrebne, promjene u strukturi tabele, promjene tipa podataka, promjene svojstava polja, kao i dodavanja opisa poljima. U Design prikazu ne može se vršiti upravljanje (unos, pregledanje, modifikovanje, pretraživanje,...) podacima. Za to je potrebno preći u Datasheet prikaz ili Form prikaz.


-82-

III. UPITI

Upiti (Queries) su glavno programsko sredstvo za obradu podataka u Access DB. Upiti su objekti Access DB koji imaju sljedeće osnovne funkcije: 1. sortiranje podataka, 2. selekcija podataka, 3. kombinovanje podataka i 4. generisanje novih podataka na temelju postojećih. Postoji više vrsta upita: • Select Query - za selekciju, odnosno izdvajanje podataka i njihovo prikazivanje na uobičajeni način; • Crosstab Query - za prikazivanje podataka na poseban način; • Update Query - za ažuriranje podataka; • Make table Query - za kreiranje nove tabele i kopiranje skupine zapisa iz tekuće tabele u novu tabelu; • Append Query - za dodavanje skupine zapisa iz druge tabele; • Delete Query – za brisanje skupine zapisa; ... Selekt upit je osnovni tip upita na kojemu se zasnivaju sve ostale vrste upita. Funkcija mu je izdvajanje zapisa sa podacima iz jedne ili više povezanih tabela, na osnovu zadatih kriterijuma. Select upit je poznat i pod imenom Simple Query (običan upit). Napomena: Select Query je jedan od 4 tipa upita koji se mogu realizovati pomoću Query Wizarda: 1. Select (Simple) Query 2. Crosstab Query (za prikazivanje podataka na poseban način) 3. Find Duplicates – izdvaja zapise iz jedne tabele koji imaju iste vrijednosti u izabranim poljima. Pored ostalog, ovaj upit može da provjeri da li u nekoj tabeli postoje zapisi sa istom vrijednošću za primarni ključ (definisanim sa jednim ili više polja ) 4. Find Unmatched – pronalazi zapise u jednoj tabeli čije vrijednosti u polju povezivanja sa drugom tabelom nemaju parnjaka (tj. istu vrijednost ) u polju povezivanja te druge tabele. Ova vrsta upita omogućava pronalaženje zapisa koji kvare referencijalni integritet povezivanja dvaju tabela. Upiti Find Duplicates i Find Unmatched se isključivo prave pomoću Query Wizarda.

III.1 Kreiranje upita u Design prikazu Postupak kreiranja nekog upita počinje iz Objects menija glavnog prozora Database:


-83-

• meni Objects (LTM-1x ) Query New ⇒⇒⇒⇒ DBOX New Query • (LTM-1x ) opcija Design ViewOK ⇒⇒⇒⇒ Prozor Select Query za dizajniranje upita sa DBOX Show Table (slika IV.1).

Naslov prozora govori da se radi o upitu koji se kreira u Access-u te mu je dodijeljeno ime Query2 (Access mu automatski dodjeljuje ime), a Select Query je vrsta upita. Navedeni prozor sastoji se od dva dijela: donjeg dijela koji je neaktivan i gornjeg aktivnog dijela. Aktivni dio je podprozor Show Table. U Show Table se odabira izvor upita. Izvor upita mogu bili tabele koje su napravljene u bazi ili upiti koji su do sad napravljeni u bazi. Izvori u podprozoru Show Table grupisani su u tri grupe:

• Tables (popis svih tabela koje postoje u bazi), • Queries (popis svih upita koji postoje u bazi) i • Both (popis svih tabela i upita koji postoje u bazi).


-84-

Izvor se može odabrati iz bilo koje grupe (zavisno o kakvoj se vrsti radi: tabeli ili upitu) odabirom naziva izvora i (LTMx1) na komandno dugme Add ili (LTMx2) na naziv izvora. Kao izvor može se odabati jedna tabela/upit ili više njih. Upiti koji kao izvor imaju jedan izvor su jednostavni upiti dok oni koji imaju dva i više izvora su složeni upiti. Kada su odabrani svi željeni izvori novog upita, prozor Show Table se zatvara (LTMx1) na tipku X u desnom gornjem uglu ili (LTMx1) na komandno dugme Close. Zatvaranjem podprozora Show Table aktivira se donji dio prozora Query1:Select Query. To je prozor za dizajniranje upita.

Prozor za dizajniranje, odnosno za kreiranje i preuređivanje upita sastoji se iz dva okna: Gornje okno - za prikazivanje i povezivanje izabranih tabela koje predstavljaju izvore podataka, odnosno iz kojih se izdvajaju podaci za upit. Tabele se pojavljuju u obliku pravougaonika sa popisom polja. Veličine i položaj pravougaonika mogu se mijenjati. Najlakši način za brisanje izabranih tabela je da se selektuje zvijezdica koja se nalazi na vrhu popisa polja te obabere tipke Del na tastaturi ili s menija [Query] odabre opcija [Remove Table]. Da bi se naknadno dodao novi izvor za upit

potrebno je ponovno uključiti podprozor Show Table: s menija [Query] odabrati opciju [Show Table] ili na Toolbaru prozora odabrati ikonu .

Donje okno – čini mreža za sastavljanje upita. Ova mreža se sastoji od redova, od kojih su neki stalni redovi tj. prisutni su u Design mreži za pravljenje bilo koje vrste upita, dok se neki prisutni samo za određenu vrstu upita. Stalni redovi su: Field - naziv izabranih polja


-85-

Table - naziv tabele kojoj pripada izabrano polje Sort - regulisanje akcije sortiranja zapisa u rezultantnoj tabeli upita. Izbor polja za sortiranje i tip sortiranja (Ascending- uzlazno, Descending- silazno) vrši se pomoću padajuće liste u pripadnom polju. Sortiranje zapisa u tabeli se može izvesti pomoću više polja. U tom slučaju prioritetni redosled sortiranja je s lijeva u desno. Često je potrebno izvršiti premještanje polja da bi se postigao željeni redosled sortiranja. Show - izbor (čekiranjem) polja koja će biti prikazana (vidljiva) u rezultantnoj tabeli upita Criteria (i or ) - redovi za upisivanje operacionih izraza kojima se definiše kriterijum za obradu podataka. Kod Select upita to su kriterijumski izrazi za izdvajanje zapisa iz tabela. Za kriterijumske redove (Criteria i or - proizvoljan broj redova ) važe sljedeća pravila: � Ukoliko su u redu Criteria postavljeni kriterijumski izrazi za više polja, ti izrazi su međusobno povezani I (And) logičkom funkcijom, tj biće izdvojeni samo oni zapisi iz tabela za koje su ispunjeni svi zadati kriterijumski izrazi (I prvi, I drugi ... I svaki kriterijum zadovoljen ) � Ako su kriterijumski izrazi zadati za određena polja i u redu or, onda važi pravilo: Iz tabela će biti izdvojeni zapisi za koje su ispunjeni svi uslovi iz reda Criteria ili (or) svi uslovi iz reda or. � Popunjavanjem jednog reda or, otvara se novi red or, i tako svaki put Napomena: Klizačima (dolje i desno) i razvlačenjem pomoću LTM (krstasti pointer na donjoj ivici gornjeg okna, odnosno gornjoj ivici donjeg okna) može se vršiti promjena dimenzija gornjeg i donjeg okna u Design prozoru upita.

Nakon izbora izvora slijedeći korak u kreiranju upita je odabir polja iz izvora koji se žele koristiti u upitu. Radi se zapravo o postavljanju polja iz izvora u mrežu upita. POSTAVLJANJE POLJA u red Field mreže upita izvodi se na jedan od sljedećih načina: • (LTM-2x) na ime polja u pravougaoniku tabele ; • Prevlačenje izabranog polja sa LTM iz pravougaonika tabele u odgovarajuću ćeliju reda Field mreže upita ; • Pozicioniranjem u željenu kolonu reda Field mreže upita s desne strane odabrane čelije pojavljuje se strelica prema dolje. (LTMx1) na strelicu, otvara se padajući meni koji sadrži popis svih polja izvora. Polje se odabira (LTMx1) na


-86-

njegov naziv. Naziv polja sastoji se od : NazivIzvora.NazivPolja, npr. : tblStudenti.BrojIndeksa. • Postupkom (LTM-2x) na zvezdicu (*) pri vrhu tabele, grupno se prenose sva polja pripadne tabele u ćelije reda Field mreže upita. Ovo se izvodi u slučaju da je potrebno da se u rezultantnoj tabeli upita prikažu sva polja predmetne tabele. Postavljanjem određenog broja polja izvora u mrežu upita automatski se popunjavaju red Field i red Tabl. U redu Field nalazi se naziv preuzetog polja, a u redu Table naziv izvora iz koje je polje preuzeto. Takođe se u polju Show u check box upisuje kvačica koja oznanačava da se određeno polje vidi u svim prikazima . Postoje dva prikaza upita:

• Design View (dizajn prikaz) i • Datasheet View (tabelarni prikaz).

Navedeni prikazi se mogu aktivirati s menija [View] ili odabirom ikone u gornjem lijevom uglu ekrana. Ikona se mijenja zavisno o prikazu u kojem se gleda upit, ako je uključen prikaz Design View pojavit će se ikona Datasheet view-a i obratno. III.2 Sortiranje podataka u upitima Funkcija sortiranja podataka može se primjenjivati na jednostavnim i složenim upitima. Funkcija sortiranja u upitu uključuje se za svako pojedinačno polje upita u redu Sort. Pozicioniranjem u redu Sort u bilo koje polje, s desne strane ćelije pojavljuje se strelica prema dolje kojom se otvara meni s ponuđenim vrstama sortiranja: 1. Ascending – uzlazni poredak, 2. Descending – silazni poredak i 3. Not sorted - nema sortiranja. Sortiranje se može primijeniti na svim vrstama podataka. Kod sortiranja Access najprije uvažava sortiranje prvog polja, nakon toga radi kombinaciju s sortiranjem slijedećeg polja itd.


-87-

Napomena: U rezultantnoj tabeli upita polja će se pojaviti u istom redosledu kako su postavljena u mreži za sastavljanje upita. Potrebno je učiniti ovaj redosled logičkim i prilagoditi ga zahtijevanom redosledu sortiranja. Iz tih razloga potrebno je, nekada, promijeniti redosled prikaza polja u dizajn – mreži, a to se izvodi sledećim postupkom:

• Kursor miša se postavi na vrh kolone (polje) koja se premješta, iznad naziva polja pojavi se kratka strelica okrenuta na dolje; (LTM-1x)- polje se zatamni; drži se pritisnut (LTM) i kolona prevuče na novu poziciju. Crna vertikalna pokretna linija ukazuje na mjesto gdje će se polje smjestiti kada se otpusti taster miša.

Kombinacija podataka u upitima Osim jednostavnih upita koji imaju samo jedan izvor postoje i složeni upiti koji imaju dva ili više izvora. Kombinacija podataka znači da se kombinuju podaci iz više izvora da bi se dobio odgovor na upit. Primjer složenog upita koji ima više izvora. 1. Formirati selekt upit za izdvajanje podataka o položenim ispitima za studente SPR. Upit treba da sadrži sljedeće podatke: Broj indeksa, Ime, Prezime; Naziv predmeta, Semestar; Ocjena, Datum polaganja, Nastavnik . Traženi podaci se nalaze u tabelama: tblStudenti (BrojIndeksa, Ime, Prezime), tblPredmeti (NazivPredmeta, Semestar), tblOcjene i tblNastavnici (Nastavnik). Da bi se dobio dobar odgovor na postavljeni upit izvori upita (tabele) OBAVEZNO moraju biti povezani. Ako su tabele već povezane u Relationshipsep, ta veza se prenosi u prozor upita. Tabele možemo povezati i u prozoru upita, istom procedurom kao u prozoru Relationships. Takođe se mogu vršiti promjene i brisanja veza.


-88-

III.3 Selekcija (izdvajanje) podataka u upitima Selekcija podataka je postupak kojim se traže podaci baze koji zadovoljavaju određene uslove (kriterijume) Red koji se koristi za selektovanje podataka u upitima je red Criteria. Pravila postavljanja uslova u tom redu zavise od tipa podataka polja (kolone) u kojem se postavljaju uslovi. Postavljanje uslova u numerička polja (Number, Text/za brojeve, AutoNumber): � Ako se zna cijeli broj koji se traži u određenom polju on se upisuje u red Criteria pod navodnicima. � Ako se ne zna cijeli broj (zna se njegov početak, kraj) onaj dio koji se ne zna označava se sa zvjezdicom *. Jedna * označava sve brojeve (jedan, dva ili više) koji su nepoznati, od mjesta gdje je postavljena. Primjeri : 1. Zna se da broj započinje na 2, uslov se upisuje kao "2*". � Može se postaviti numerički interval.

Primjeri : 1. Traže se svi brojevi između 150 i 500. Uslov će se postaviti kao: ">150 And <500". 2. Traže se brojevi veći od 200 ili manji od 100. Uslov se postavlja: ">200 Or <100".

Operator And znači "i", a operator Or znači "ili". Postavljanje uslova u tekstualna polja (Text, Memo) � Ako se zna cijeli tekst koji se traži u određenom polju on se upisuje u red Criteria pod navodnicima. � Ako se ne zna cijeli tekst sa zvijezdicom se označuje sve ono što se nezna. Postavljanje uslova u polju datuma (Date/Time) � Ako se zna cijeli datum on se u redu Criteria treba napisati u slijedećem obliku #dd.mm.yyyy# . Primjer: Traži se datum 12.10.2005. Uslov u redu Criteria izgledao bi : #12.10.2005# (bez tačke na kraju godine). � Može se definisati i vremenski interval koji se traži. Primjer:


-89-

Traži se datum između 01.06.2005. i 01.12.2005., Uslov u redu Criteria izgledao bi: >#01.06.2005# And <#01.12.2005# Napomena: Pri postavljanju kriterijuma za datum treba voditi računa o Format svojstvu koje je primijenjeno za posmatrano polje.

Za potrebe selekcije podataka može se u kombinaciji s redom Criteria koristiti i red Or. Kada su postavljeni uslovi u oba reda, najprije se poštuju uslov definisan u redu Criteria, a onda u redu Or. Primjer formiranja selekt upita: 1. Formirati upit za prikaz svih studenata koji su tokom 2003 godine, položili predmet Access sa ocjenom iznad 7. U tabeli upita prikazati podatke: broj indeksa, prezime, ime, ocjena i datum polaganja. Podatke sortirati prema polju Ocjene u rastućem redosljedu. U prozor za dizajniranje upita se postavljaju tabele tblStudenti i tblIndeksi. Tabele su povezane u prozoru Relationships, pa se ta veza prenosi i u upit. U mrežu upita se iz tabele tblStudenti prenose polja: BrojIndeksa, Prezime i Ime, a iz tabele tblIndeksi polja: NazivPredmeta, Ocjena i DatumPolaganja. U redu Sort mreže upita se u polju Ocjene iz padajuće liste odabira opcija Ascending. U redu Show mreže upita se u polju NazivPredmeta, rasčekira ChechBox.

Kao što se vidi na slici, u redu Criteria mreže upita postavljeni su kriterijumski izrazi za polja NazivPredmeta, Ocjena i DatumPolaganja prema uslovima definisanim u zadatku:

1. Field: NazivPremeta Criteria: “Access”


-90-

2. Field: Ocjena Criteria: >7

3. Field: DatumPolaganja Criteria: Like “*2003”

REZULTANTNA TABELA UPITA (Dinaset) U rezultantnoj tabeli upita (Dinaset - Dinamički skup) prikazuju se vrijednosti polja čekiranih u redu Show u zapisima izdvojenim na osnovu postavljenih kriterijumskih izraza (redovi Criteria i or). Tabela se prikazuje prelaskom u Datasheet View (tabelarni prikaz) upita. Rezultantna tabela za upit definisan predhodnim zadatkom prikazana je na slici.

Parametarski upit U redu Criteria može se postaviti i drugačiji uslovi, korištenjem [] zagrada. Ovime se zapravo definiše vrijednost koja se traži svaki put kad korisnik pokreće upit, dakle ne mora se svaki put tražiti isti uslov nego se pokretanjem upita definiše tražena vrijednost. Uslov postavljen u redu Criteria polja NazivPredmeta sa [] rezultirati će time da se pri pokretanju upita otvara dijalog prozor Enter Parameter Value koji traži unos naziva predmeta. U uglastim zagradama se upisuje tekst koji se pojavljuje iznad polja za unos parametara, kao naslov. Stoga taj tekst treba da sugeriše unos parametra.


-91-

Pri izvođenju parametarskog upita, tekst se u dijalog prozoru Enter Parameter

Value pojavljuje bez uglastih zagrada.

Parametarski upit se može formirati i na osnovu parametra dijela vrijednosti polja.Tada se u red Criteria polja na koje želimo primijniti parametar upiše:

Like "*"&[upisati naziv za dijalog prozor]&"*" . Pri izvođenju parametarskog upita, tekst se u dijalog prozoru Enter Parameter Value pojavljuje bez uglastih zagrada, bez ključne riječi Like, i bez zamjenskih znakova i znaka povezivanja. Ključna riječ Like i zamjenska znakovi mogu se koristiti i kada želite odrediti hoće li se parametar podudarati s početkom ili završetkom vrijednosti polja. Za podudaranje s početnim dijelom vrijednosti polja u red Criteria polja na koje želimo primijniti parametar upiše se: Like [upisati naziv za dijaloški prozor]&"*" Za podudaranje sa završnim dijelom vrijednosti polja u red Criteria polja na koje želimo primijniti parametar upiše se: Like "*"&[upisati naziv za dijaloški prozor]


-92-

Parametarski upit se može formirati i preko operatora poređenja. Na primjer, ukoliko želimo u dijalog prozor Enter Parameter Value kao parametar da upisujemo godinu, a da nam upit izdvoji : sve zapise sa godinama prije unijete u red Criteria polja na koje želimo primijniti parametar upiše se: <[ Godine prije] ili sa godinama prije i tokom unijete godine u red Criteria polja na koje želimo primijniti parametar upiše se: <=[Godine prije i jednake] ili sa godinama poslije unijete godine, u red Criteria polja na koje želimo primijniti parametar upiše se: >[Godine poslije] Formiranje novih polja u upitima, spajanjem postojećih polja Za formiranje novih polja u red Field, tj. red za naziv polja, u prazno polje se upisuje: Naziv izračunatog polja, Dvotačka(:),Izraz koji definiše novo polje. Primjeri formiranja novog polja spajanjem sadržaja postojećih polja: 1. U upitu koji sadrži tabelu tblStudenti i u njoj polja Prezime i Ime, formirati novo polje Student koje daje podatke Prezime i ime studenta (npr. Marković Marko): Field: Student: [tblStudenti]![Prezime]& “ ”&[tblStudenti]![Ime] 2. U uitu koji sadrži tabelu tblStudenti i u njoj polja Prezime, ImeOca i Ime, formirati novo polje Student koje daje podatke Ime, početno slovo imena oca i prezime studenta (npr. Marko M. Marković): Field: Student: [tblStudenti]![Ime]&“ ”& Left ([tblStudenti]![ImeOca];1) &”. “ &[tblStudenti]![Prezime] 3. U upitu koji sadrži tabelu tblStudenti i u njoj polja Ulica, Broj,…, formirati novo polje naziva Adresa sa podacima ulica i broj (npr. Vuka Karadžića 2) : Field: Adresa: [tblStudenti]![Ulica]&“ ”&[tblStudenti]![Broj] Napomena: 1. Ako je u izrazu sa operatorom & vrijednost oba polja Null i rezultat spajanja je Null. Ako samo jedno polje ima vrijednost Null, Access to polje pretvara u znakovni niz dužine 0 (prazan string ” ”). 2. Za spajanje znakovnih nizova može da se koristi i matematički operator sabiranja (+) Npr. mogu da se kombinuju polja Prezime i Ime i da ih prikazujemo kao jedno polje. Student: [Ime]+ " "+[Prezime] . Student je ime novog polja. 3. Za spajanje znakovnih nizova treba koristiti tekstualni operator ampersand (&). 4. Ako je u izrazu sa matematičkim operatrima bilo koja vrijednost Null rezultat će biti Null.


-93-

Total upiti Total upiti omogućavaju da na temelju postojećih podataka u izvorima izračuna nove podatke. Da bi se mogla koristiti ova funkcija treba na meniju [View] uključiti opciju [Totals]. Uključivanjem ove opcije u donjem dijelu ekrana gdje se nalazi tabela upita s redovima Field, Table, Sort, Show, Criteria i Or, između reda Table i Sort pojavljuje se red Total koji može poprimiti slijedeće vrijednosti:

Funkcije Izračunava Tip podataka na kojima se primjenjije

Sum Sabiranje Number, Date/Time, Currency, and AutoNumber

Avg Aritmetičke sredina Number, Date/Time, Currency, and AutoNumber

Min Najmanja vrijednost Text, Number, Date/Time, Currency, and AutoNumber

Max Najveća vrijednost Text, Number, Date/Time, Currency, and AutoNumber

Count Prebrojavanje Text, Memo, Number, Date/Time, Currency, AutoNumber, Yes/No, and OLE Object

… Primjeri Total upita: 1. Od ukupnog broja studenta evidentiranih u bazi koliko studenta je iz pojedinih gradova ?: Izvor: tblStudenti Total: BrojIndeksa (Count), Grad (Group by) 2. Od ukupnog broja studenta evidentiranih u bazi koliko studenta je diplomiralo, a koliko nije ? Izvor: tblStudenti Total: BrojIndeksa (Count), Diplomirao (Group by) 3. Od ukupnog broja studenta evidentiranih u bazi koliko studenta je položilo Access i koja je prosječna ocjena ? Prosječnu ocjenu prikazati sa dvije decimale. Izvor: tblIndeksi Criteria: NazivPredmata (“Access”) Total: BrojIndeksa (Count), Ocjena (Avg) DTMx1 na polje Ocjena, opcija Properties, kartica General, svojstva:


-94-

Format: Fixed Decimal Places: 2 4. Kolike su prosječne ocjene za pojedine predmete ? Prosječnu ocjenu prikazati sa jednom decimalom. Izvor: tblIndeksi Naziv predmata (“Access”) Total: BrojIndeksa (Count), NazivPredmata (Group by),Ocjena (Avg) DTMx1 na polje Ocjena, opcija Properties, kartica General, svojstva: Format: Fixed Decimal Places: 1 5. Formirati parametarski upit (naziv predmeta parametarski kriterijum) za određivanje prosječne ocjene za pojedine predmete ? Prosječnu ocjenu prikazati sa dvije decimale.

Napomena: Ako uvijek ne znamo puni naziv, konkretno predmeta, kao parametarski kriterijum možemo upisati izraz: Criteria: Like “*”&[Upisati naziv (DIO) predmeta]&”*” Korištenje Sastavljača izraza (Expression Builder) za sastavljanje izraza Sastavljač izraza može pomoći u stvaranju izraza. Sastavljač izraza omogućava brz pristup nazivima polja i kontrola u bazi podataka, kao i mnogim ugrađenim funkcijama koje su na raspolaganju tokom pisanja izraza..


-95-

Sastavljača izraza možemo pokrenuti s većine mjesta gdje postoji potreba za pisanje izraza, kao što je svojstvo kontrole Izvor kontrole (Control Source), svojstvo polja tabele Validation Rule i dr. Kao pravilo, ako postoji dugme Build ( ), možemo ga pritisnuti i pokrenuti Sastavljača izraza (Sl. ).

Okno za izraza Gornji dio sastavljača sadrži okvir izraza u kojem se slaže izraz. Možemo ručno unijeti izraz u okvir ili možemo odabrati elemente iz tri okna u donjem dijelu Sastavljača izraza i dodati ih u okno izraza. Elemente dodajemo (LTMx2) na element ili (LTMx1) i Paste.

Alatke (dugmad) operatora

Srednji dio Sastavljača izraza prikazuje dugmad za umetanje uobičajenih aritmetičkih operatora u izraz. Za umetanje operatora u okvir izraza (LTMx1) na odgovarajućei dugme. Za prikaz dužeg popisa operatora koje možemo koristiti u izrazu otvaramo mapu Operatori (Operators) u donjem lijevom oknu i zatim u srednjem oknu pritisnemo kategoriju koju želimo. Desno okno će zatim prikazati sve operatore u odabranoj kategoriji. Za umetanje operatora (LTMx2) ili (LTMx1) i Paste .

Elementi izraza Donji dio sadrži tri okna: Lijevo okno prikazuje mape u kojima su popisi polja tabela, upita, obrazaca i izvještaja u bazi podataka, kao i dostupne ugrađene funkcije, konstante, operatori i uobičajeni izrazi. Srednje okno prikazuje određene elemente ili kategorije za mapu odabranu u lijevom oknu. Na primjer, ako pritisnemo Ugrađene funkcije (Built-In Functions) u lijevom oknu, srednje okno prikazuje kategorije funkcija.

1

2

3


-96-

U desnom oknu se prikazuju vrijednosti, ako ih ima, za elemente koji su odabrani u lijevom i srednjem oknu . Na primjer, ako pritisnemo Ugrađene funkcije u lijevom oknu i zatim kategoriju funkcije u srednjem oknu, desno okno prikazuje sve ugrađene funkcije u odabranoj kategoriji. Izraze sastavljamo unoseći tekst u okno izraza i postavljanjem (Past) elemenata iz drugih dijelova Sastavljača izraza. Na primjer, možemo pritisnuti donje lijevo okno za pregled objekata iz baze podataka, kao i funkcije, konstante, operatore i uobičajene izraze. Kad pritisnemo stavku u lijevom oknu, ostala okna će se promijeniti saglasno tome. Na primjer, kad pritisnemo naziv tabele (Tables) u lijevom oknu, srednje okno prikazuje polja u toj tabeli. Kad dvaput pritisnemo Funkcije (Functions) i zatim pritisnemo Ugrađene funkcije (Built-In Functions), srednje okno prikazuje sve kategorije funkcija, a desno okno sve funkcije u tim kategorijama. Kad dvaput pritisnemo funkciju kako bismo je umetnuli u izraz, funkcija i tekst koji navodi argumente potrebne za tu funkciju pojavljuju se kao tekst rezerviranog mjesta u okviru izraza. Nakon toga možemo zamijeniti tekst vrijednostima argumenata. Kad postavljamo identifikator (naziv polja tabele ili kontrole) u izraz, Sastavljač izraza umeće samo dijelove identifikatora koji su nužni u trenutnom kontekstu. Na primjer, ako pokrenemo Sastavljača izraza za svojstva obrasca s nazivom Kupci i zatim postavimo identifikator za svojstvo obrasca Visible u izrazu, Sastavljač izraza će postaviti samo naziv svojstva Visible. Ako koristimo izraz van konteksta obrasca, mora se uključiti čitavi identifikator: Forms![Kupci].Visible


-97-