Microsoft Project 2010 - IT Univers · Project 2010, er der mange trin, du skal igennem, før du kan følge op på projek-tets fremdrift. Registrere fremdrift og reagere på opdateringer

Microsoft

Project 2010

-Få en god start i brug af Project 2010

Lærebog for nye brugere

Marianne Sjørslev har arbejdet med IT-undervisning i mere end 25 år. Marianne er uddannet Merkonom i Personale og Organisation samt som IT instruktør.

Marianne startede sin IT-karriere i Stockholm med undervisning i brug af Main

frame terminaler, og med udvikling, udarbejdelse og oversættelse af kursusmanualer. 2 år i New York gav Marianne et førstehåndskendskab til udviklingen af

personlige computere og mange af de PC programmer vi ser i dag.

Marianne har arbejdet en årrække i SAS Data med udvikling af brugermanualer og rådgivning i

brug af PC baseret hard- og software. Desuden har Marianne mange års erhvervserfaring, bl.a. med kvalitetsstyring, dokumentation og design af databaser, samt uddannelsesplanlægning for

ledere og medarbejdere.

Projektstyring af opkvalificeringsprojekter til bedre udnyttelse af it-værktøjer herunder brugerservice og brugersupport på Microsoft programmer er også en del af erfaringerne.

De seneste 14 år har Marianne drevet sit eget firma, MiaKurser, med opgaver som spænder fra undervisning i projektstyring og Microsoft Office til DTP.

Microsoft Project er i dag kerneområdet i MiaKurser. Marianne har undervist i programmet i 8

år, og sideløbende udviklet håndbøger og kursusmaterialer til brug i sin undervisning.

MiaKurser Af: Marianne Sjørslev

Version 4, 2014

Telefon 5082 0237

Web www.miakurser.dk

E-mail [email protected]

http://www.miakurser.dk/

mailto:[email protected]

Microsoft Project 2010

MIAKURSER Side 2

MICROSOFT PROJECT 2010/ 07/14

Indholdsfortegnelse

Projektstyring med Project 2010 ............................................................................... 4

Hvis du ikke kan se målet, kan du ikke nå det! ................................................................... 5

Microsoft Project 2010 oversigt ............................................................................... 12

Præsenter projektoplysninger i Excel ............................................................................... 14

Planlægningsfasen, aktiviteter og ressourcer .................................................................... 16

Opfølgningsfasen, tjekliste .............................................................................................. 17

Microsoft Project 2010 ........................................................................................... 18

Microsoft Project 2010 kom godt i gang ........................................................................... 19

Tidslinjen ..................................................................................................................... 23

Oversigtspanel – Microsoft Project 2010 ........................................................................... 24

Gantt diagram ....................................................................................................................... 25

Opgavetabel (indtastning af opgaver) .............................................................................. 27

Diagramvisninger/zoom ................................................................................................. 28

Hjælp i Microsoft Project 2010 ........................................................................................ 30

Microsoft Project 2010 grundteknikker ..................................................................... 31

Tilpas værktøjslinjen Hurtig adgang ................................................................................. 32

Kalender og arbejdstid ................................................................................................... 34

Indtastning af opgaver ................................................................................................... 36

Det første projekt – indtast opgaver ..................................................................................... 37

Sammenkæde opgaver i projektet ................................................................................... 39

Tildel ressourcer til opgaverne ........................................................................................ 41

Vis den kritiske vej ........................................................................................................ 43

Nyt projekt med disponering af aktiviteter ........................................................................... 46

Hovedopgaver/underopgaver .......................................................................................... 50

Teamplanlægning .......................................................................................................... 53

Vis tidslinjen ................................................................................................................. 55

Projektfremdrift del 1 ............................................................................................ 56

Opfølgning/fremdrift på et projekt ................................................................................... 57

Gem oprindelig plan/estimering....................................................................................... 58

Opfølgning – Gantt ........................................................................................................ 59

Opdatering af opgaver ................................................................................................... 60

Projektrapport del 1 .............................................................................................. 62

Rapporter/projektkommunikation .................................................................................... 63

Visuelle rapporter .......................................................................................................... 64

Et større projekt planlægges ................................................................................... 65

Projektbeskrivelse ......................................................................................................... 66

Projektkalender & arbejdstid, Project 2010 ....................................................................... 68

Opret projektet med hovedgrupper (top – down) .............................................................. 70

Varighed på opgaver ...................................................................................................... 74


MIAKURSER Side 3


Sammenkædning af opgaver ................................................................................... 75

Opgavesammenhænge ................................................................................................... 76

Mellemliggende og overlappende tid ................................................................................ 77

Tilbagevendende opgaver ............................................................................................... 83

Ressourcer ........................................................................................................... 84

Ressourcetildeling .......................................................................................................... 89

Ressourcer / planlægningsfaktorer ................................................................................... 90

Ressourcekalenderen ..................................................................................................... 93

Finjustering af projektplanen .................................................................................. 94

Grundlæggende om analyse og justering .......................................................................... 95

Overallokerede ressourcer .............................................................................................. 96

Slæk i tidsplanen ......................................................................................................... 101

Opgavebetingelser ....................................................................................................... 103

Projektøkonomi ................................................................................................... 105

Ressourceomkostninger ................................................................................................ 106

Budget, faste og variable omkostninger .......................................................................... 107

Økonomisk oversigt over projektet ................................................................................ 108

Projektfremdrift del 2 .......................................................................................... 109

Opfølgning/fremdrift på projekt ..................................................................................... 110

Opdatering af opgaver ................................................................................................. 112

Projektstatistik ............................................................................................................ 114

Tjek fremdriften på projektet ........................................................................................ 115

Projektkommunikation ......................................................................................... 117

Teamplanlægning ........................................................................................................ 118

Visuelle rapporter ........................................................................................................ 122

Mere om rapporter og kommunikation ............................................................................ 123

Kalendervisning ........................................................................................................... 124

Deling af ressourcer med ressourcepulje ................................................................. 125

Hvad er en ressourcepulje? ........................................................................................... 126

Opret en ressourcepulje ............................................................................................... 127

Tildele ressourcer fra ressourcepulje .............................................................................. 129

Arbejde med multiprojekter .................................................................................. 131

Hoved- og underprojekter ............................................................................................. 132

Indsætte projekter i et eksisterende projekt ................................................................... 133

Sammenkædning på tværs af projekter .......................................................................... 136

Gem hovedprojekt med underprojekter .......................................................................... 137

Formatering ........................................................................................................ 138

Søjleformatering.......................................................................................................... 140

Opgaver i Project ................................................................................................. 142

Tastaturgenveje i Microsoft Project 2010 ........................................................................ 150


MIAKURSER Side 4


Projektstyring med Project 2010

Oversigt projektstyring

Planlæg et projekt

Projektplanens faser


MIAKURSER Side 5


Hvis du ikke kan se målet, kan du ikke nå det!

Oversigt projektstyring

Projektstyring i dens moderne form startede for kun et par årtier siden. I begyndelsen af 1960'erne begyndte virksomheder og organisationer at opdage fordelen ved at organisere arbejde omkring pro-

jekter.

Dette projektorienterede syn på organisationen udviklede sig yderlige-

re, efterhånden som organisationer begyndte at forstå, hvor vigtigt det

var, at deres medarbejdere kommunikerede og samarbejdede og sam-tidig integrerede deres arbejde på tværs af flere afdelinger og stillinger

og i nogle tilfælde hele brancher.

I dag er projektstyringens grundlæggende regler repræsenteret i pro-

jekttrekanten

Hvad er projekttrekanten?

Hvis du havde ubegrænset med tid og penge, og der ikke var nogen krav til, hvad du skulle opnå, så havde du ikke brug for projektstyring.

Desværre har de fleste projekter en specifik tidsgrænse, et specifikt budget et specifikt mål.

Det er denne kombination (tid, penge og mål), som vi kalder projekttrekanten. (Disse konkurrerende elementer kaldes også et projekts tre betingelser).

Hvis du forstår projekttrekanten, kan du foretage bedre valg, når du skal indgå kompromiser.

Projektstyring med Microsoft Project 2010

Projektoversigten beskriver tre faser i projektets livscyklus: Oprette en plan, Følge op på og

styre et projekt og Lukke et projekt.

Bliv fortrolig med denne køreplan for projektledelse ved at gennemse målene i hver af disse faser.

Definere et projekt

Inden du kan oprette et projekt, skal du afgøre nøjagtigt, hvad projektet er, hvad omfanget (omfang:

kombinationen af alle projektmålene og opgaverne og det arbejde, der kræves for

at udføre dem.) er, og hvad du gerne vil opnå med projektet.

Mål Beskrivelse

Starte et projekt I projektets planlægningsfase, der kan strække sig over en an-seelig periode eller involvere mange mennesker, er det vigtigt at definere projektets

mål, forudsætninger og betingelser.

Starte en projektplan Når du har foretaget den første planlægning, kan du oprette projektfilen og

angive de første projektdata og vedhæfte planlægningsdokumenterne til filen.

Definere projektets resultater Når du har fastlagt projektets mål, skal du definere de produkter

eller tjenester, der opfylder målene.

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=HA010963241030&CTT=5&Origin=HA010745311030




MIAKURSER Side 6


Planlægge projektaktiviteter

Mål Beskrivelse

Når du har defineret, hvad projektet er, skal du undersøge de vigtigste akti-

viteter i det for at sikre, at projektet lykkes. Mange projekter er mislykkedes, fordi en projektleder ikke tidligt nok tog højde for det fulde omfang af det

arbejde, der var involveret i at oprette projektet.

Definere faser og opgaver Når du har fastlagt, hvor meget arbejde der kræves på projektet, kan du organisere det i milepæle, faser og opgaver og

angive det i en Project-plan.

Få vist projektets struktur Når du har lavet en disposition for opgaver, kan du også få vist projek-

tets struktur ved hjælp af indbyggede eller brugerdefinerede WBS-koder (Work breakdown structure) eller dispositionskoder.

Anslå opgavevarighed Project 2010 kan beregne en realistisk plan for dig, ofte baseret udelukken-

de på de opgavevarigheder og opgaveafhængigheder, som du indtaster.

Planlægge projektopgaver Når du har angivet opgavevarigheder, skal du finde sammenhængen

mellem opgaverne og finde ud af, hvordan opgaverne er knyttet til bestemte datoer.

Oprette sammenhænge mellem projekter Hvis du opretter opgaveafhængigheder mellem opga-

ver i forskellige projekter, kan du vurdere, hvordan ændringer og aktiviteter i ét projekt påvirker andre

projekter.

Planlægge og fremskaffe ressourcer

Mål Beskrivelse

På dette tidspunkt i projektplanlægningen har du fastlagt projek-

tets omfang, oprettet opgavelisten og anslået opgavernes varig-

hed.

Anslå ressourcebehov På dette tidspunkt har du fastlagt projektets omfang, herunder oprettelse af

opgavelisten og estimering af opgavernes varigheder. Du kan bruge disse oplysninger til at udarbejde foreløbige estimater, fastlægge krav og begynde at reservere medarbejdere og foretage indkøb for at

sikre dig de nødvendige ressourcer.

Oprette projektteamet Alle dine ressourcer er identificeret, godkendt og fremskaffet. Du kan ny

opbygge projektteamet ved at indtaste ressourceoplysninger i projektplanen.

Dele ressourcer mellem projekter Project 2010 gør det lettere for dig at dele ressourcer mellem flere projekter, hvor der benyttes de samme medarbejdere og materialer og det samme udstyr.

Tildele ressourcer til opgaver Når ressourceoplysninger er angivet i projektet, kan du tildele res-sourcer til de specifikke opgaver, du har angivet som arbejdet på projektet.

Planlægge projektomkostninger

Mål Beskrivelse

Uden en grundig forståelse af, hvor omkostningerne findes i et projekt, kan

projektet hurtigt mislykkes og blive urentabelt.

Omkostninger består af alle de ressourcer, der er nødvendige for gennemfø-

relsen af et projekt, herunder mennesker og udstyr, der udfører arbejdet, og de materialer, der forbruges, efterhånden som arbejdet udføresAnslå omkostninger At anslå om-

kostninger vil sige at finde frem til de omtrentlige omkostninger forbundet med de ressourcer og/eller

opgaver, der er nødvendige for at fuldføre projektets aktiviteter.

Definere og dele oplysninger om omkostninger Når du har angivet omkostningspriserne, kan du

gemme dem som et budget, før du begynder at holde styr på og administrere planen. Du bør muligvis også tilføje vigtige noter om budgetbeslutninger, dele budgetoplysningerne med andre eller overføre

oplysningerne til andre filformater.













MIAKURSER Side 7


Forberede omkostningsstyring Når du har oprettet omkostningerne, kan du foretage de nødven-

dige forberedelser for at kunne følge op på og styre dem for at sikre, at projektets budget holder. Du kan angive en startdato på regnskabsåret, kontrollere beregningsmulighederne og bestemme, hvornår

omkostningerne skal betales.

Planlægge kvalitet og forudse risici

Mål Beskrivelse

Kvalitet er et centralt anliggende, der påvirker dine kunder og brugere direkte.

Uden en risikostyringsplan kan projektet lide skade på uventede måder.

Planlægge kvalitet Før et projekt starter, skal du fastlægge de kvalitetsstandarder, der skal efterleves for at nå projektets mål.

Identificere og forudse risici Planlægning med henblik på, identifikation af og reduktion af risici på

forskellige tidspunkter under et projekt hjælper dig med at holde projektet på sporet uden at over-

skride budgettet.

Planlægge kommunikation og sikkerhed

Mål Beskrivelse

Kommunikationen og den sikkerhed, der omgiver den, er vigtige aspekter, når du skal

oprette en gruppe, der samarbejder godt.

Angive metoder til at kommunikere projektoplysninger Udarbejd en metode til videregivelse af projektoplysninger til projektgruppen og til at holde projektet opdateret.

Beskytte projektoplysninger bedre I Project 2010 og Project 2010 Server findes grundlæggende sikkerhedsfunktioner til at beskytte projektoplysningerne bedre mod uautoriseret adgang.

Optimere en projektplan

Mål Beskrivelse

Når projektet er begyndt, har du muligvis behov for at gennemgå, hvordan det går, og finjustere op-

gaverne, ressourcerne eller omkostningerne.

Optimere projektplanen for ikke at overskride slutdatoen Når projektplanen er oprettet, kan du

gennemgå og finjustere den for at sikre, at den planlagte slutdato overholdes.

Optimere projektplanen ud fra ressourcer Når du har oprettet projektplanen, skal du gennemgå

ressourceallokeringerne for at optimere arbejdsbyrden.

Optimere projektplanen for at holde budgettet Gennemgå de planlagte omkostninger i den færdige projektplan for at sikre, at budgettet ikke overskrides.



MIAKURSER Side 8


Fordele en projektplan

Mål Beskrivelse

Hold gruppemedlemmer og andre involverede parter orienteret om projektets frem-

drift ved at give dem adgang til online- eller udskrevne visninger og rapporter.

Fordele projektoplysninger i udskrevet format Når projektet er planlagt, kan

du distribuere udskrevne kopier af de mest aktuelle projektoplysninger til gruppe-

medlemmer eller andre involverede.

Fordele projektoplysninger online Du kan også distribuere de mest aktuelle projektoplysninger

online til gruppemedlemmer eller andre involverede.

Følge op på og styre et projekt

Mål Beskrivelse

Vælg de elementer, du vil holde styr på, og vælg opfølgningsmetoden, og begynd

derefter at holde øje med projektets status.

Konfigurere et projekt til opfølgning Selvom det er nemt at foretage opfølgning i Project 2010, er der mange trin, du skal igennem, før du kan følge op på projek-

tets fremdrift.

Registrere fremdrift og reagere på opdateringer Når du har valgt de emner, der skal følges op

på, og en metode til opfølgning, kan du begynde at følge op på emnerne.

Styre en tidsplan

Mål Beskrivelse

Styr projektet ved at identificere problemer, finjustere tidsplanen og rapportere projek-tets fremdrift til gruppemedlemmer og andre involverede parter.

Identificere problemer med tidsplan Når du følger op på opgavers faktiske frem-

drift, kan du gennemgå tidsplanen for at identificere problemer eller mulige problemer med tidsplaner for opgaver.

Få opgaver, faser eller projektet til at følge tidsplanen Hvis du identificerer problemer i tidspla-nen, kan du bruge en række strategier til at håndtere projektets tidsplan.

Fordele projektoplysninger i udskrevet format Hvis du har ændret opgaver, ressourcer eller tildelinger, kan du distribuere udskrevne kopier af de mest aktuelle projektoplysninger til gruppemed-

lemmer eller andre involverede parter.

Fordele projektoplysninger online Hvis du har ændret opgaver, ressourcer eller tildelinger, kan du også distribuere onlineversioner af de mest aktuelle projektoplysninger til gruppemedlemmer eller

andre involverede.


MIAKURSER Side 9


Styre ressourcer

Mål Beskrivelse

Styr ressourcerne ved at følge op på fremdriften, identificer og løse allo-

keringsproblemer, styr delte ressourcer, og rapporter projektets fremdrift til gruppemedlemmer og andre involverede parter.

Følge op på ressourcernes fremdrift Den bedste måde at måle fremdriften for ressourcers arbej-

de i et projekt på er at skabe balance i arbejdsmængden og følge op på opgavernes fremdrift.

Identificere problemer med ressourceallokering Ved at gennemse ressourceoplysninger som

tildelinger, over- eller underallokeringer, ressourceomkostninger og afvigelser mellem planlagt og fak-tisk arbejde kan du bekræfte, at ressourcer er tildelt optimalt til opgaver for at opnå det ønskede re-

sultat.

Løse problemer med ressourceallokering Hvis du vil opnå de bedste præstationer og resultater

fra ressourcerne, skal du håndtere arbejdsbyrden for at styre over- og underallokeringer.

Styre delte ressourcer Når du har oprettet ressourcedeling mellem projekterne med en ressource-pulje, kan du opdatere og gennemgå oplysninger om delte ressourcer.

Fordele projektoplysninger i udskrevet format Du kan distribuere udskrevne kopier af de mest aktuelle projektoplysninger til gruppemedlemmer eller andre involverede, efterhånden som ressour-

cerne udfører arbejde på projektet.

Fordele projektoplysninger online Du kan også distribuere onlineversioner af de mest aktuelle projektoplysninger til gruppemedlemmer eller andre involverede, efterhånden som ressourcernes ar-

bejde skrider frem.

Styre omkostninger

Mål Beskrivelse

Du styrer omkostninger ved at holde omkostningerne inden for budgettet. Omkostninger er alle de ressourcer, der er nødvendige for at gennemføre et

projekt, herunder de mennesker og det udstyr, der udfører arbejdet, og de materialer, der forbruges, efterhånden som arbejdet udføres.

Identificere problemer med omkostninger Identificer problemer i forbindelse med omkostninger ved at gennemgå omkostningstotaler og omkostningsafvigelser, der opstår over tid, så du kan foreta-

ge de nødvendige justeringer.

Holde omkostninger inden for budgettet Hvis du vil holde omkostninger inden for budgettet, skal du gennemse omkostningsafvigelser, der forekommer over en periode, så du kan foretage de nød-

vendige justeringer.


MIAKURSER Side 10


Styre omfang

Mål Beskrivelse

Et projekts omfang består af de produkter eller serviceydelser, der skal leveres, og

det nødvendige arbejde. Efterhånden som projektet skrider frem, er det muligt, at nogle dele af produktet eller serviceydelsen skal justeres eller fjernes.

Reagere på ændringer af omfang Når projektet er startet, skal du muligvis forøge

eller begrænse projektets omfang, så det holder budgettet eller tidsplanen.

Fordele projektoplysninger i udskrevet format Hvis projektets omfang ændres, og du har æn-

dret opgaver, ressourcer eller tildelinger, kan du distribuere udskrevne kopier af de mest aktuelle pro-jektoplysninger.

Fordele projektoplysninger online Du kan også distribuere onlineversioner af de mest aktuelle projektoplysninger.

Styre risici

Mål Beskrivelse

Identificer potentielle problemområder ved at forudse risici og reagere på risikohæn-

delser, og rapporter om projektets fremdrift til gruppemedlemmer og andre involvere-de parter.

Identificere nye risici Når et projekt er startet, kan hændelser, der er vanskelige at

forudse, skabe nye risici, som du skal håndtere.

Reagere på risikohændelser Hvis du identificerer nye risici i løbet af projektet, skal du reagere på

dem.

Fordele projektoplysninger i udskrevet format Hvis du reagerer på risici ved at ændre opgaver,

ressourcer eller tildelinger, kan du distribuere udskrevne kopier af de mest aktuelle projektoplysninger

til gruppemedlemmer eller andre involverede.

Fordele projektoplysninger online I stedet for at distribuere udskrevne kopier kan du gøre de

mest aktuelle projektoplysninger tilgængelige online for gruppemedlemmer eller andre involverede parter.

Rapportere projektstatus

Mål Beskrivelse

Hold gruppemedlemmer og andre involverede parter orienteret om projektets

fremdrift ved at gøre oplysninger tilgængelige ved hjælp af online eller ud-skrevne visninger eller rapporter.

Rapportere projektstatus skriftligt Du kan distribuere udskrevne kopier af oplysninger om projektets status til gruppemedlemmer eller andre involverede.

Rapportere projektstatus online Du kan også gøre oplysninger tilgængelige online for gruppe-

medlemmer eller andre involverede parter, med jævne mellemrum eller efter behov.


MIAKURSER Side 11


Afslutte et projekt

Gennemse endelige projektoplysninger

Mål Beskrivelse

Afslutningen af et projekt er et godt tidspunkt for gruppemedlemmer og andre in-volverede parter at samles for at analysere, hvad der gik godt, og hvad der gik galt,

og fremstille endelige online- eller udskrevne visninger og rapporter.

Gennemse endelige projektoplysninger Ved afslutningen af et projekt har du mulighed for at samle og registrere projektoplysninger og dele dem med gruppemedlemmer og andre involverede

parter.

Fordele projektoplysninger online Hvis du reagerer på risici ved at ændre opgaver, ressourcer

eller tildelinger, kan du gøre de mest aktuelle projektoplysninger tilgængelige online for gruppemed-lemmer eller andre involverede parter.

Fordele projektoplysninger i udskrevet format I stedet for at gøre projektdataene tilgængelige

online kan du distribuere udskrevne kopier af de mest aktuelle oplysninger til gruppemedlemmer eller andre involverede parter.

Disposition af opgaver (nedbrydning)

Du kan få vist projektets struktur på forskellige

måder ved hjælp af indbyggede eller brugerdefi-

nerede WBS-koder eller dispositionskoder. Du kan f.eks. få vist det hierarki af opgaver og un-

deropgaver, du oprettede, da du indtastede opgavelisten.

Når arbejdsomfanget er fastlagt og forudsætnin-

gerne for projektet er fastlagt, kan selve detalje-planlægningen af arbejdsopgaverne begynde.

Derfor opdeles projektet i en række mindre op-gaver.

Ofte vil projektlederen kræve et større detaljeringsniveau end ledelsen/kunden. Omvendt vil projekt-

lederen kræve mindre detaljeringsniveau end de personer, der kun er ansvarlige for en del af projek-

tet. Graden skal afspejle de behov, der er for planlægning og kontrol af projektet.

Hvad er en WBS-kode?

WBS-koder (Work Breakdown Structure) er alfanumeriske koder, der identificerer de enkelte opgavers entydige placering i projektets dispositionsstruktur. WBS-koder kan bruges til at rapportere

tidsplaner og følge op på omkostninger. Der er to typer WBS-koder i Microsoft Project 2010. Dispositi-

onsnumre er den mest enkle type WBS-kode. Dispositionsnumre beregnes for alle opgaver på basis af opgavelistens dispositionsstruktur. Dispositionsnumre består kun af numre, og du kan ikke redigere

dem, men de ændres automatisk, når du flytter en opgave op eller ned på opgavelisten eller rykker en opgave ind eller ud.

Delopg

3.1Delopg

1.1

Delopg

1.3

Delopg

1.4

Delopg

1.2

Delopg

2.2

Delopg

2.3

Delopg

2.4

Delopg

2.1

Opgave 3Opgave 2Opgave 1

Projekt

Delopg

3.2

Delopg

3.3

Delopg

3.4

Nedbrydning af projekt

1.1.1

1.1.2

1.1.3

1.3.1

1.3.2

2.2.1

2.2.2

2.2.3

2.2.4

3.3.1

3.3.2

3.3.3

3.3.4

3.3.5


MIAKURSER Side 12


Microsoft Project 2010 oversigt Programoversigt

Planlægningsfasen

Opfølgningsfasen


MIAKURSER Side 13


Microsoft Project 2010 – programoversigt

Forstå og styre projekttidsplaner og -økonomi

Få vist effekten af en ændring. I Microsoft Project 2010 fremhæves automatisk alle elementer, der ændres som følge af den seneste ændring, du foretager. Med Fremhæv ændringer opnår du en bedre

forståelse af virkningerne af dine valg.

Eksperimenter med hvad nu hvis-scenarier. Du kan også fortryde handlinger eller sæt af handlinger

fra makroer, så du kan afprøve og fortryde flere hvad nu hvis-scenarier for at opnå en bedre forståel-

se af virkningerne af hvert enkelt valg, mens du foretager ændringer i projektomfang.

Velkommen til Teamplanlægning, som er en ny funktion til Project 2010. Funktionen giver projekt-

lederne bedre oversigt og styr over deres teams arbejde.

Kontroller let økonomien. Med budgetfeltet kan du tildele projekter og programmer budgetter. Med den nye ressourcetype "Omkostning" forbedres omkostningsvurderingen og -opfølgningen. Andre

omkostningsforbedringer omfatter flere foruddefinerede felter, f.eks. omkostningskode, som er knyttet til finansielle felter, der følges op på i projektets regnskabssystemer.

Fleksibel projektopfølgning og -analyse. Beregn og følg op på grundlæggende måleparametre, der

er unikke for dit projekt, ved at definere brugerdefinerede felter, der er baseret på dine formler. Du kan via grafiske indikatorer få besked, når bestemte betingelser opfyldes.


MIAKURSER Side 14


Præsenter projektoplysninger i Excel

Funktionen Visuelle rapporter anvender Microsoft Excel og Microsoft Visio Professional til at oprette

diagrammer og grafer ud fra givne projektdata.

Oversigt over formatering af Gantt-diagramvisningen

I Gantt-diagramvisningen kan du hurtigt få et overblik over opgaveoplysninger i kolonner og rækker med tilhørende søjler langs en tidslinje. Du kan tilpasse diagramdelen i disse visninger i Project, så

det bedre passer til dine behov

Husk, at de ændringer, du foretager i en Gantt-diagramvisning, ikke ændrer udseendet for en anden

Gantt-diagramvisning.

Med de nye forbedringer af kalendergrænsefladen og tilføjelsen af 3D-Gantt-søjle kan du oprette rap-porter med større visuel effektivitet.


MIAKURSER Side 15


Opfølgning og fremdrift visning og opdatering af den faktiske fremdrift for opgaver, så du kan se

fremdriften over tid, evaluere overskredne opgaver, sammenligne planlagte eller oprindelige oplysnin-ger med faktiske oplysninger og kontrollere den afsluttede procentdel af opgaver og projektet.

Gantt-visning her er opfølgning på projektets fremdrift

Få hjælp, når det er nødvendigt. Få adgang til integreret onlinehjælp for at få de seneste artikler,

skabeloner og ressourcer. Få aktuel og relevant assistance under arbejdet via i-mærker, der fortæller dig om mulighederne, når du foretager ændringer i planen.

Spar tid med skabeloner. Start med projekter, der er udfyldt på forhånd, ved hjælp af en skabelon for at spare tid. Opret din egen brugerdefinerede skabelon, eller brug en af de mange nye, produkti-

onsklare skabeloner, der følger med Project 2010. Du kan også hente skabeloner fra internettet hos

Microsoft Online.


MIAKURSER Side 16


Planlægningsfasen, aktiviteter og ressourcer

Oprette en detaljeret liste over de opgaver/aktiviteter der skal udføres

Oprette varigheder for de enkelte opgaver

Oprette tidsplaner over deadlines/milepæle

Planlæg opgaverne i passende sammenhænge

Alloker ressourcer og omkostninger

Styre ressourcers tidsforbrug og timebetaling

Oprette individuelle kalendere for ressourcer

Finjustere tidsplanen så den opfylder givne tidskrav

Få overblik over eventuelt slæk i planen

Se den kritiske vej i projektet

Udarbejde professionelle rapporter til alle implicerede parter i projektet


MIAKURSER Side 17


Opfølgningsfasen, tjekliste

Holde øje med fremdriften i projektet og sammenligne med det planlagte forløb

Tilpasse tidsplanen til nye krav

Vise grafisk planlægning og fremdrift i sammenlignelige søjler

Se på forskellige scenarier ”Hvad nu hvis” før selve planen ændres

Kommuniker ændringer til alle parter i projektet

Placere opdaterede projektrapporter på Internet/Intranet

Evaluer projektet løbende og brug eventuelle faldgrupper som grundlag for fremtidige projekter

Den løbende evaluering af et projekt har til formål at identificere og løse problemer

efterhånden som de opstår. Der kan f.eks. være problemer med at:

Opgaver er forsinkede i start og slutning

Opgaverne skrider ikke så hurtigt frem som planlagt

Ressourceforbruget er større end planlagt

Omkostningerne afviger væsentligt fra det budgetterede

Det er naturligvis projektforudsætningerne der er afgørende for hvordan vi ændrer i fremdriften på et kørende projekt.

Ved løbende evaluering er der mulighed for at kommunikere statusrapporter til projektets interessen-ter – kunder, ledere, medarbejdere, leverandører osv. Herved opnås større erfaringsgrundlag til brug

ved fremtidig planlægning.


MIAKURSER Side 18


Microsoft Project 2010 Programmets opbygning

Båndet og kommandoer

Fanen Filer

Oversigtpanel

Gantt Diagram

Disposition af opgaver

Tabeller

Visninger

Hjælp i Microsoft Project 2010

Inden du skal til at oprette projekter, vil vi tage udgangspunkt i et eksisterende projekt. Det giver dig mulighed for at se, hvordan et projekt er bygget op, samt at få afprøvet en række af Projects visualiseringsmuligheder.


MIAKURSER Side 19


Microsoft Project 2010 kom godt i gang

Project 2010 hovedskærmbillede består af 3 elementer, Oversigtspanel med adgang til de mest

anvendte tabeller og visninger, opgave tabellen hvor aktiviteter indtastes og siden Gantt-diagrammet der viser aktiviteternes varighed i tidssøjler samt sammenhænge mellem opgaver.

Ved hjælp af højre musetast kan du finde genveje til andre visninger eller funktioner i de nævnte elementer

Oversigtspanel. Genveje til de mest anvendte visnin-ger. Højre klik i panelet, hvis du vil skjule det

Gantt diagram

Skærmdeling. Bjælken kan flyttes efter behov i begge retninger

Faner


MIAKURSER Side 20


Brugergrænsefladen i Project 2010

Båndet i Project 2010

Når du starter Project 2010 er den øverste del med menuerne kaldet Båndet, hvor du finder de kommandoer, du behøver for arbejde med Project 2010. Kommandoer er samlet i logiske grupper,

som igen er samlet under de navngivne faner.

Fanen Filer

Fanen Filer erstatter Microsoft Office-knappen, der blev anvendt i tidligere versioner af Microsoft Offi-ce.

Fanen Oplysninger: Få vist oplysninger om dit projekt og opret dokumentegenskaber.

Fanen Seneste: få vist en liste over senest gemte projekter. Du kan ”fastgøre” filnavne til listen ved

at klikke på tegnestiften ud for filnavnet. Fastgjorte filer ligger altid øverst på liste over seneste filer.

Fanen Nyt: Indeholder muligheder for at oprette nye projekter på basis af Excel regneark eller pro-jektfiler samt skabeloner og her kan egne skabeloner åbnes fra.

Fanen Udskrivning: Indeholder Vis udskrift samt mulighed for sideopsætning

Fanen Gem og send: Indeholder en række indstillinger og genveje til at sende og gemme filer i

forskellige formater.

Tabel Grafik

Bånd

Na

vig

ati

on


MIAKURSER Side 21


Kommandoen Indstillinger, der tidligere fandtes i fanen Funktioner, er blevet flyttet til fanen Filer.

Denne kommando viser også dialogboksen indstillinger, hvor du kan indtaste, gennemse eller æn-dre de præferencer, der kontrollerer, hvordan Microsoft Project kan indstilles.

Find kommandoer hurtigt, nem genvej

De hyppigst anvendte kommandoer kan nu findes med ét klik dvs. et højre klik. Når du højre klikker på et vilkårligt element i en visning, f.eks. en linje, en tabelcelle eller et diagram, vises en mini-

værktøjslinje med en liste over de hyppigst anvendte kommandoer.


MIAKURSER Side 22


Tilføj nye kolonner

Tilføjelse af nye kolonner i Microsoft Project er stærkt forenklet. Klik med højre mus knap i kolonne-overskriften og vælg Indsæt kolonne i arkdelen af en visning, og skriv eller vælg navnet på en ko-lonne.

En eksisterende kolonne kan også hurtigt omdøbes ved at klikke på dens overskrift og skrive et andet kolonnenavn.

Skift til en anden tabel, klik med højre mus knap i det tomme felt mellem række og kolonne


MIAKURSER Side 23


Tidslinjen

Project 2010 inkluderer en tidslinje, som automatisk vises over Gantt-diagrammet, og viser en kort-

fattet oversigt over hele planen.

Du kan føje opgaver til tidslinjen og endog udskrive den som en attraktiv oversigtsrapport for hele

projektet. Eller du kan indsætte den i en e-mail som en umiddelbar rapport.

Zoomskyderen

Project 2010 giver dig mulighed for hurtigt at zoome i tidsfasedelen af en visning ved brug af en

zoomskyder på statuslinjen.

Flyt blot skyderen til højre for at zoome ind (vise kortere tidsintervaller, f.eks. dage eller timer) i pla-

nen og til venstre for at zoome ud (vise længere intervaller, f.eks. uger eller måneder). Zoomskyderen arbejder i Gantt-diagrammet, netværksdiagrammet og kalendervisningerne såvel som i alle grafvisnin-

gerne.


MIAKURSER Side 24


Oversigtspanel – Microsoft Project 2010

Skjul Panel

Højre klik i Oversigtspanel og klik på Oversigtspanel

Vis Panel

Højre klik på den lodrette titellinje. Klik på Oversigts-

panel

Kalender bruges mest til at præsentere projektet for andre, som ikke har erfaring med Gantt diagrammer

Opfølgning Gantt benyttes i opfølgningsfasen. Her kan du sammenligne dit aktuelle projekt, med den oprindelige plan

Her kan du se hvad opgaver forbruger af ressourcer og evt. æn-dre i tildelingerne

Netværksdiagram viser

projektet som bokse med udvalgte informationer. Det kan i visse tilfælde give et bedre overblik end f.eks. Gantt diagrammet

I Ressourcearket indtaster og redigerer du oplysningerne ved-rørende ressourcerne. Det kunne f.eks. være prisen, arbejdstider, bemærkninger osv.

En grafisk visning af, hvor meget en ressource udfører og om res-sourcen er overbelastet i perioder

Ressourceark, her administre-res ressourceoplysninger

Gantt diagram er den mest an-vendte visning. Du kommer til at betragte diagrammet som din ”arbejdsvisning”

Tidslinjen viser en kortfattet oversigt over hele projektpla-nen


MIAKURSER Side 25


Gantt diagram

Gantt diagrammet, hvis opfinder hed Henry Gantt, er den visning, som vi kommer til at bruge mest.

Det er en grafisk afbildning af projektet. De blå bjælker er tidsforløb.

Opgavebjælker

Den primære del af Gantt diagrammet består af opgavebjælker. Længden afhænger af opgavens

varighed. Dog kan afbildningen godt snyde engang i mellem.

Opgavesøjlerne er almindeligvis blå, men kan ændres efter behag.

Milepæle

En milepæl er en opgave uden varighed, defineret med 0 dage som standard. En milepæl kan også

kombinere varighed og milepælens symbol med dato.

Ofte inddeler du milepæle i to kategorier; de moralske, der bruges til at markere en begivenhed, som f.eks. afslutningen af en større opgave og de kontraktlige som kunne være en dato, hvor der er aftalt

færdiggørelse af en bestemt del af projektet med en kunde.

Opgaveafhængighed

Opgaverne er bundet sammen af kæder. Det er kæderne der afgør, i hvilken rækkefølge opgaverne

skal udføres. Det betyder også, at hvis en opgave forlænges, så vil alle de efterfølgende opgaver blive skubbet og projektets slutdato forskydes tilsvarende.

Der findes forskellige typer af sammenkædninger, som vi vender tilbage til.

Ressourcer

Ud for hver opgave, kan du se hvilke ressourcer der er tilknyttet opgaven. En ressource kan være en person, et arbejdshold eller f.eks. en maskine.

Du kan godt oprette et projekt uden at benytte ressourcer.

Opgavebjælke

Milepæl Opgaveafhængighed Ressource


MIAKURSER Side 26


Disponering af opgaver

En opgave, kan bestå af en hovedopgavebjælke der opsummerer underopgaver. Du kan bruge

dispositionsfunktionen i Microsoft Project til at oprette hoved/underopgaver. Oplysningerne om ho-vedopgaver (varighed, omkostninger osv.) bestemmes automatisk ved hjælp af oplysningerne fra

underopgaverne.

Hovedopgavernes varighed svarer til de tilhørende opgavers varighed. Den bliver automatisk be-

regnet og bliver som standard vist i antal dage. Du har altså ikke mulighed for selv at angive en ho-

vedopgaves varighed. En hovedopgaves varighed svarer ikke til summen af de underliggende opga-ver, men derimod varigheden fra den første opgave starter til den sidste opgaver slutter.

Du har også mulighed for at indsætte projektets hovedopgave. Det er en overordnet hovedopgave

som oprettes via programmets indstillinger. Projektets hovedopgave viser det samlede projekts varig-hed og er angivet med en mørkegrå farve. Den får automatisk ID nummer 0.

Vis og skjul opgaver

Hvis dit projekt består af mange opgaver, som er organiseret under hovedopgaver, kan du vælge kun

at få vist hovedopgaverne. Herefter kan du ”udvide” en enkelt hovedopgave, for at se selve opgaver-ne. På den måde har du lettere ved at få overblik og samtidig kunne ændre i dit projekt.

Disponering, gruppering af aktiviteter, giver et godt over-blik

Brug plus og minus til at sammenklappe eller udvide hoved og underopgaver

hovedopgaverne


MIAKURSER Side 27


Opgavetabel (indtastning af opgaver)

Opgavetabellen er udformet som et regneark. Hver række symboliserer en opgave og hver kolonne

viser en oplysningstype som f.eks. varigheden. Opgaverne kan være grupperet i hovedopgaver.

ID numre

I den yderste kolonne til venstre vises en opgaves ID nummer. Denne kolonne er altid synlig. Hvis du flytter en opgave, vil Microsoft Project renummerere opgaverne. Hvis du derimod ændrer sorterings-

rækkefølgen til at være f.eks. alfabetisk, vil opgaverne beholde deres ID nummer. Dette er for at du

så senere kan vende tilbage til den oprindelige sorteringsrækkefølge; ID numrene.

Skift tabel

Som standard er det tabellen Ind-tastning, som bliver vist. Her kan du

indtaste oplysninger i forbindelse

med oprettelsen af aktiviteter.

Men du kan også vælge andre tabel-

ler, afhængig af hvad du ønsker at få vist af oplysninger.

I virkeligheden er hver tabel et ud-drag af én stor tabel, der indeholder

alle de oplysninger, som du har regi-

streret på en opgave.

Skift tabel

Højre klik i øverste venstre hjørne af opgavetabellen eller vælg ikonet Tabeller i fanen Vis.

Vælg blandt de forskellige tabeller

Når du vil ”tilbage”, efter at du har åbnet en anden tabel skal du vælge Indtastning

Rul til markeret opgave

Når du markerer en opgave i opgavetabellen, bliver opgavebjælken ikke automatisk vist i Gantt dia-grammet. Ikonet ” Rul til markeret opgave ” bruges, når du ikke kan se hele projektet i Gantt dia-

grammet.


Marker den opgave, som skal vises i Gantt diagrammet

Klik på ikonet Rul til markeret opgave i fanen Opgave eller klik på højre mus knap i

opgavetabellen.



MIAKURSER Side 28


Diagramvisninger/zoom

Zoom i fanen Vis

Hvis du skal se en større eller mindre del af diagrammet, kan du benytte Zoom knapperne. Vælger du Zoom

knappen kan du definere hvilken periode der skal vises.

Benytter du Hele projektet vil Project forsøge at vise

alle ganttsøjler i projektet på skærmen.

Tidsskala

Tidsskalaen kan ændres efter behag. Der er en hovedskala og en underskala. Højre klik (eller dob-

beltklik) på skalaen, for at ændre på opdelingen.

Vær opmærksom på, at dine indstillinger forsvinder, når du efterfølgende bruger zoom.

Tidsskalaen kan indstilles yderligere via fanen Vis og gruppen Zoom.

Visning af arbejdsfri dage

Du har også mulighed for at definere, hvordan

fridage og weekender bliver vist. Normalt vises fridage med en farvet markering bag opgavesøj-

lerne. Men du kan f.eks. vælge, at opgavesøjlerne skal ligge bag fridagene.

Klik med højre mus knap i gantt-diagrammet og

vælg Fritid og eventuelt Foran opgavesøjler.

Du kan zoome Gantt dia-grammet, så du kan se hele projektet. Dette bruges kun ved mindre projekter. Typisk vil du gerne se en tidsperiode som f.eks. 1-2 uger


MIAKURSER Side 29


Opgave med skabeloner

Et antal af færdige skabeloner medfølger ved installationen af Microsoft Project 2010, hvor du kan få

inspiration til, hvordan et projekt kan etableres i detaljeringsgrad med hoved- og underopgaver. Vi skal kigge på et af disse eksempler.

Start på et nyt projekt i fanen Filer, Nyt

Vælg Office.com skabeloner, Planer og Erhverv

Klik på Implementering af HR-informationssystem

Skjul Oversigtspanel

Højre klik i opgavetabellens øverste venstre hjørne og skift tabellen Indtastning ud med

Omkostninger eller vælg Tabeller i fanen Vis

Skjul alle underopgaverne med +- værktøjet i fanen Vis

Zoom diagrammet, så du kun ser 3 måneder ad gangen

Zoom tilbage så du kan se hele projektet

Skift Tidsskala, så der står ugenumre i nederste niveau

Luk uden at gemme


MIAKURSER Side 30


Hjælp i Microsoft Project 2010

Du kan hente hjælp i Microsoft Project 2010 på følgende måder:

Du kan klikke på knappen på menulinjen eller trykke på F1 på tastaturet.

Hjælpen hentes også i fanen Filer og Hjælp.


MIAKURSER Side 31


Microsoft Project 2010 grundteknikker Værktøjslinjen ”Hurtig adgang”

Kalenderindstilling

Start et nyt projekt

Projektinformation

Indtastning af opgaver

Sammenkæd opgaver

Indsæt, slet og flyt opgaver

Fremdrift på projektet

Gem projektet

http://blog.knowledgewave.com/


MIAKURSER Side 32


Tilpas værktøjslinjen Hurtig adgang

Værktøjslinjen Hurtig adgang er en ekstra værktøjslinje, du kan tilpasse som du vil, og kan indehol-

der et sæt kommandoer, som er uafhængige af den fane på båndet, der aktuelt vises.

Du kan flytte værktøjslinjen Hurtig adgang fra en af de to mulige placeringer, og du kan føje knap-

per, der repræsenterer kommandoer, til værktøjslinjen Hurtig adgang.

Klik på den lille pil i værktøjslinjen

Vælg de kommandoer der kan være relevante, fra listen

Vælg Flere kommandoer hvis du vil tilføje yderligere

knapper

Tilføj de funktioner du vil have vist på værktøjslinjen

Opgave

Værktøjslinjen Hurtig adgang placeres under båndet!

Fra fanen Projekt tilføjes knappen Projektoplysninger

TIP du kan også højre klikke på en given funktion på båndet som du vil tilføje og vælge Føj til

værktøjslinjen Hurtig adgang.


MIAKURSER Side 33


Introduktion til at starte et nyt projekt

Planlæg og opret et nyt projekt

Klik på fanen Filer, og klik derefter på Nyt.

Kontrollér, at Tomt projekt er valgt, og klik derefter på Opret i ruden til højre.

Angiv projektoplysninger

Klik på Projektoplysninger på Hurtig adgang værktøjslinjen.

Planlæg projektet i dialogboksen Projektoplysninger:

Hvis du vil planlægge fra startdatoen, skal du klikke på Projektets startdato i feltet Planlæg

fra og derefter vælge startdatoen i feltet Startdato.

Hvis du vil planlægge et projekt ud fra afslutningsdatoen, skal du klikke på Projektets slut-

dato i feltet Planlæg fra og derefter vælge den dato, hvor du ønsker, projektet skal slutte, i

feltet Slutdato.

Klik derefter på OK.

I denne opgave planlægger vi fra projektets Startdato og vores projekt starter

næste mandag!


MIAKURSER Side 34


Kalender og arbejdstid

Vi skal også indstille projekt kalenderen – som standardkalender bruger Project en amerikansk stan-

dard og det bør vi ændre. Vi skal definere hvor mange timer pr dag ressourcerne arbejder og kan fakturere timer for.

Det er selvfølgelig muligt at ændre standarderne under hele forløbet, men det kan få konsekvenser for din planlægning.

Vælg på fanen Projekt

Klik på skift arbejdstid

Her indstiller du projektets arbejdstid ved at

vælge Arbejdsuger og klikker på Detaljer,

marker hverdagene og skriv i fra og til når ar-bejdstiden starter og afsluttes.

Project 2010 medtager ikke officielle helligdage,

men du kan tilføje dem på samme måde som med feriedage.

Vælg Undtagelser hvor du kan registrere officielle helligdage eller ferier i kalenderen.

Du kan vælge startdato i Start kolonnen og slutdato i Slut kolonnen.

Vælg funktionen Detaljer hvis du vil foretage gen-

tagelser med faste intervaller.

Klik herefter på Indstillinger. Denne dialogboks

kan også hentes ved at klikke på fanen Filer og der-efter på Indstillinger, Tidsplan


MIAKURSER Side 35


Det er meget vigtigt at indtaste de korrekte data, da der ikke er en automatisk funktion i Project der

efterfølgende kan rette på disse grundlæggende data.

Hvis du senere ændrer disse kalenderdata, så vil Project rette varighed på aktiviteter ind efter de æn-

drede data.

Har du fx sat en arbejdsdags længde til 8 timer fra kl. 8 til 16 og senere retter arbejdsdagen til 6

timer, så vil en opgave der tidl. varede en hel dag nu slutte næste dag kl. 10.

Vi sætter arbejdstiden fra 8.30 til 16.00 og 7,5 timer

Afslut med OK

Ugens start defineres

Regnskabsårets start defineres

Arbejdsdagens længde

Arbejdstimer pr. dag

Arbejdstimer pr. uge

Arbejdsdage pr. måned


MIAKURSER Side 36


Indtastning af opgaver

Bemærk, at når nu starter et nyt projekt vil denne fane vises nederst i venstre hjørne.

Standard er manuel plan-lægning Opgaver planlægges

som standard manuelt med en startdato, slutdato og varighed,

som skal defineres, ellers ingen

værdi.

Microsoft Project ændrer aldrig datoerne for en manuelt planlagt opgave, men du kan måske

se advarsler, hvis der er potentielle problemer med de angivne værdier. Du kan ændre en opgave til at være automatisk planlagt, hvilket får Project til at planlægge opgaven ud fra afhængigheder, be-

grænsninger, kalendere og andre faktorer.

Planlæg automatisk: Project angiver anslået varighed og beregner værdier tilpasset opgaveaf-hængigheder, kalender og eventuelle begrænsninger.

Eksempel

Definér opgaver effektivt

Opdel opgaverne ned til det detaljeringsniveau, du vil kunne følge op på. Det er en god ide

at opdele dem yderligere på risikofyldte områder.

Sørg for, at opgaverne har tydelige afslutningskriterier.

Definer opgaverne, der er korte, sammenlignet med det samlede projekts varighed. Korte

opgaver gør det nemmere at vurdere tid og ressourcer.

Undgå at definere ting som ferie eller uddannelse som opgaver. I stedet for kan du indstille

ressourcekalendere. En ressourcekalender adskiller sig fra en basiskalender, som angiver ar-

bejdstid og fritid for mere end én ressource.

Detaljeringsniveau

Du skal tage stilling til, hvor deltaljerede dine opgaver skal være. Er det for lidt at skrive ”bygge et hus” og er det for meget at skrive ”hamre søm i væggen”. Det afhænger af projektets størrelse og

hvem der skal udføre opgaverne.


MIAKURSER Side 37


Det første projekt – indtast opgaver

Gennemgang af de mest anvendte grundteknikker. De enkelte emner vil ikke blive gennemgået i de-

taljer, det gør vi i de efterfølgende kapitler.

Fanen Opgave vil være den mest relevante fane ved registrering og planlægning af opgaver

Sådan gør du:

Planlæg projektet i dialogboksen Projektoplysninger: projektet starter næste mandag.

Vælg at Nye opgaver planlægges automatisk i nederste venstre hjørne

Indtast nedenstående aktiviteter

Milepælen køkkenrenovering færdig angives med 0 dage

Gem filen på skrivebordet, køkkenrenovering

Benyt piletasterne til at hoppe til ny række eller næste felt

Varighed sættes automatisk til en dag af Project, og betyder at det er Project standard varighed

der benyttes i den automatiske planlægning.


MIAKURSER Side 38


Opdater derefter feltet varighed med antal dage som nedenstående

Opret en milepæl

Skriv navnet på den nye milepæl i feltet Opgavenavn for den første tomme række på listen.

Hvis du gør en eksisterende opgave til en milepæl, kan du springe over dette trin.

Skriv 0 i feltet Varighed for milepælen, og tryk derefter på Enter.

Du kan også vælge milepæl symbolet fra Indsæt menuen i fanen Opga-

ve.

Når du skriver varigheden på nul for en opgave, viser Project 2010 automatisk milepæl symbolet i diagramafsnittet i Gantt-diagramvisningen på denne dag.


MIAKURSER Side 39


Sammenkæde opgaver i projektet

Project opretter som standard en simpel afslutning-til-start-sammenkædning, (AS) hvilket bety-

der, at den første opgave skal afsluttes, før den efterfølgende opgave kan starte.

Når du indtaster en opgave planlægges den til at starte på projektets startdato. Hvis du vil sætte op-

gaver i rækkefølge, så de udføres på det rigtigt tidspunkt, skal du sammenkæde afhængige opgaver og angive afhængighedstypen, hvorefter Project forskyder de berørte Ganttsøjler (ved at beregne

opgavernes tidligste startdato)

Nedenfor beskrives nogle af de mest anvendte sammenkædningsfunktioner.

Opgaveafhængigheder er relationen mellem to sammenkædede opgaver, der er forbundet via en afhængighed mellem start- og slutdatoer. Der findes fire afhængighedstyper: Afslutning-til-Start

[AS], Start-til-Start [SS], Afslutning-til-Afslutning [AA] og Start-til-Afslutning [SA]

Sammenkædningsknappen

Marker de opgaver som skal sammenkædes.

Herefter vælger du sammenkædningsknappen i fanen Opgave og gruppen Tidsplan.

Træk med musen

Når du bruger musen, trækker du en kæde fra en opgave til dens efterfølger. Denne metode er bedst

ved mindre og overskuelige projekter. Metoden kan være noget usikker og kan ikke anbefales ved større projekter.

CTRL tasten

Med CTRL tasten trykket ned kan du udvælge givne aktiviteter og kæde dem indbyrdes.


MIAKURSER Side 40


Sammenkædning af opgaver i projekt køkkenrenovering

Sammenkæd opgaverne som vist i eksemplet

Marker alle opgaver og klik på

Overskriften i opgavekolonnen skal ændres til aktiviteter

Indsæt en Note om hvilken farve væggene i gangen skal have

Vælg Vis udskrift i værktøjslinjen Hurtig adgang for at se hvordan dit projekt ser ud til ud-

skrift

Gem projektet med navnet Køkkenrenovering

Note:

Denne sammenkædning forudsætter at alle opgaver skal udføres efter hinanden i en såkaldt afslut-ning til start, hvilket vil sige at den foregående opgave skal være afsluttet før den efterfølgende kan

starte. Sådan er virkeligheden måske ikke, men du kommer til at høre mere om dette i det efterføl-

gende.

Vil du begynde forfra med sammenkædning kan du ophæve den igen ved at markere opgaverne og

trykke på


MIAKURSER Side 41


Tildel ressourcer til opgaverne

Da opgaverne desværre ikke udføres af sig selv, skal vi have allokeret/valgt ressourcer til at udføre

opgaverne og da vi ikke har så mange ressourcer må vi udføre noget af arbejdet selv.

Fanen Ressource

Marker den første opgave og vælg Ressourcetildeling i Fanen Ressourcer og

gruppen Tildelinger.

Klik med højre musknap og tilføj til værktøjslinjen Hurtig adgang


MIAKURSER Side 42


Tildel ressourcer

Indtast ressourcenavnet i feltet Navn, klik derefter på Tildel. Alloker naboen til hjælp med at

rydde de hårde hvidevarer, Mia til malearbejdet og VVS manden til installation af hårde hvi-devarer. Bemærk at en fuldtids ressource er 100 %

Luk dialogboksen når du er færdig


MIAKURSER Side 43


Vis den kritiske vej

Den kritiske vej er den række af opgaver, der skal være færdige til tiden så projektet kan afsluttes

som planlagt. Dette er en indikering af hvilke opgaver der kan påvirke projektets færdiggørelsesdato. Alle opgaver på den kritiske vej bliver markeret med rød farve.

Vis kritisk vej:

I fanen Formater i gruppen Søjleformater vælger du Kritiske opgaver.

I fanen Formater kan der også vælges forskellige farveskemaer til gantt søjler, tilføjes dispositions-

nummer, visning af hovedopgave, projektets fremdrift samt detaljeret formatering af søjler.

Tilføj Dispositionsnummer og Projektets Hovedopgave til projektet Køkkenrenovering.

Vælg også en anden Diagramtypografi

Bemærk! Du kan ikke skifte diagramfarve så længe de kritiske opgaver er vist!


MIAKURSER Side 44


Kolonner i tabeller

Vise en kolonne

Hvis du vil vise en ny kolonne, skal du indsætte kolonnen på samme måde, som du ville gøre med

enhver ny kolonne. Evt. brugerdefineret formatering, du har anvendt på en tidligere skjult kolonne,

skal angives igen for den indsatte kolonne.

Klik på fanen Format. Klik på Indsæt kolonne i gruppen Kolonner.

En ny, tom kolonne vises til venstre for den markerede kolonne

sammen med en liste med mulige kolonnetyper (eller felter),

hvor du kan angive, hvilke oplysninger kolonnen skal indeholde.

Vælg kolonnen Opgavetilstand

TIP! Du kan også højre klikke på kolonnetitlen og derefter klikke på Indsæt kolonne.

Højre klik på kolonnetitlen, og klik derefter på Feltindstillinger for at definere, hvordan ko-

lonnen skal vises (f.eks. justering og tekstombrydning).

BEMÆRK!

Hvis du hurtigt vil justere bredden på en kolonne i arkvisning efter det længste element i ko-

lonne, skal du højre klikke på kolonnetitlens højre ramme. Kolonnebredden tilpasses automa-tik efter den bredeste tekst i en celle.

Hvis du vil flytte en kolonne, skal du klikke på dens titel. Når markøren ændres til en firdob-

belt pil, skal du trække kolonnen til en ny placering.

Skjule en kolonne

Markér den kolonne. Klik på fanen Format. I gruppen Kolonner skal du klikke Kolonneind-

stillinger og derefter klikke på Skjul kolonne.


MIAKURSER Side 45


Opgave, tabeller i Microsoft Project

Vælg Kalender, Opgaveforbrug og Ressourceforbrug i Oversigtspanelet for at se hvor-

dan dine aktiviteter præsenteres

Skift til tabellen Omkostninger via fanen Vis, Tabeller og indtast kr. 50.000 som fast om-

kostning for hårde hvidevarer

Skift tilbage igen til tabellen Indtastning

Vælg Filer, Udskrivning, indstil Sidefod med dine initialer og udskriv projektet

Gem projektet og luk

TIPS: Opret dine favoritfunktioner på Værktøjslinjen Hurtig adgang. Peg på ikonet og klik på højre mus knap, vælg tilføj til Værktøjslinjen Hurtig adgang, eller klik på Tilpas til Værktøjslin-

jen Hurtig adgang


MIAKURSER Side 46


Nyt projekt med disponering af aktiviteter

Opret et nyt projekt med startdato næste mandag og indtast følgende aktiviteter.

I fanen Projekt angiver du startdato under Projektoplysninger. Start med at registrere informatio-ner om projektet i fanen Filer og Projektoplysninger. Vælg vis dispositionsnummer og projektets

hovedopgave i fanen Format..

Fanen Projekt

Projektfilnavn nyt køkken som du gemmer på skrivebordet

Projektets hovedopgave og dispositionsnummer

Via dispositionsindstillingerne kan du bestemme om projektets hovedopgave skal vises. På den måde

kan du hele tiden følge projektets samlede varighed. Projektets hovedopgave får automatisk ID num-mer 0. Hovedopgavenavnet kommer fra informationerne i Projektoplysninger.

Du finder afkrydsningsfelterne i fanen Format.

Dispositionsnumre benyttes til at vise nummerering af hoved og undergrupper.

Definere filegenskaber for dit projekt

Klik på fanen Filer, og klik derefter på Oplysninger.

Vælg Projektoplysninger i den højre rude, og klik deref-

ter på Avancerede egenskaber.

Indtast de relevante projektoplysninger i felterne under fa-

nen Dokumentinfo.

Klik på OK.

Bemærk! Du kan også føje projektoplysninger til sidehoved eller

sidefod i Fanen Filer og Udskrivning. Vælg derefter Sideopsæt-ning.

Dispositionsnummeret hvor opgaverne nummereres efter den hovedopgave den står under – ligesom en indholds-fortegnelse


MIAKURSER Side 47


Skift til fanen Opgave Opret aktiviteterne med varigheder. Afslut med en milepæl

Varigheder kan angives i m(minutter), t(timer), d(dage), og u(uger), md (måneder)

Opgaveoplysninger

Brug dialogboksen Opgaveoplysninger til at indtaste, gennemse eller ændre detaljerede oplysninger

om en markeret opgave. Når du dobbeltklikker på en enkelt opgave og åbner dialogboksen Opgaveop-

lysninger. Dobbeltklik på en hovedopgave, vises "Oplysninger om hovedopgave".

Dermed kan du få et samlet overblik over de oplysninger, som du har registreret på en opgave og

ændre dem ét sted.

Du kan også vælge knappen Oplysninger i fanen Opgave og gruppen Egenskaber.


MIAKURSER Side 48


Noter til en opgave

Der kan være tilknyttet bemærkninger til hver opgave. Du kan altid se, om en opgave indeholder be-mærkninger på bemærkningsindikatoren. Bemærkningerne kan aflæses ved at holde musen hen over

bemærkningsindikatoren.

Ved at bruge noteknappen, bliver Opgaveoplysninger i fanebladet bemærkninger

Noteknappen finder du i fanen Opgave og gruppen Egenskaber.

Læs noter

Flyt musen henover indikatoren, som viser, at der er knyttet en bemærkning til opgaven

Du kan også finde genveje til Opgaveoplysninger ved at klikke på højre mus knap

Fortryd

Ligesom i de øvrige programmer er det muligt at fortryde. Du kan fortryde flere handlinger ved at

markere dem på oversigten under fortryd ikonet

Indikatoren viser, at der er knyttet en bemærkning til opgaven. Hold musen hen over feltet for at læse bemærkningen


MIAKURSER Side 49


Formularer - detaljevisninger

I formularen nederst på skærmen har du også adgang til en række oplysninger. Fordelen ved formu-laren er, at du kan have den vist på skærmen mens du arbejder. Den vil altid vise den opgave, som

du har markeret og du kan skifte til en anden opgave uden at lukke formularen. Ved større projekter vil du få god gavn af formularen.

Formularvisningen kan også skiftes ved at højre klikke i det tomme felt til højre.

Vis formularvisning/detaljer

I fanen Opgave og gruppen Egenskaber vælger du Vis opgavedetaljer

eller

I fanen Vis og gruppen Opdel Visning vælger du Detaljer

Her kan du se navnet på den markerede opgave


MIAKURSER Side 50


Hovedopgaver/underopgaver

En hovedopgave opstår, når en eller flere af de efterfølgende opgaver bliver indrykket. Det er således

underopgaverne, der skaber en hovedopgave og ikke omvendt.

Hovedopgavens varighed afhænger af underopgaverne og deres sammenkædning.

Tilføje opgaver under hovedopgaven

Skriv opgaver til en hovedopgave (eller fase), som du har oprettet

Markér alle opgaverne under hovedopgaven, og indryk dem med den grønne pil

Bemærk: Hvis en hovedopgave slettes, slettes underopgaverne også.

Du kan også benytte funktionen Hovedopgave i fanen Opgave.

Marker de aktiviteter ser skal med i gruppen og klik på Hoved-

opgave. Så indsættes der en tom linje over den markerede op-

gave hvor du nu kan skrive navn på hovedopgaven.

Her kan du også indsætte milepæle og opgaver ved at placere

markøren på en opgave og den nye række indsættes over den markerede.

Indsæt, slet og flyt opgaver med brug af tastaturet

Ønsker du at indsætte en opgave blandt eksisterende, bruger du Insert tasten. Delete tasten slet-

ter hele opgaven og ikke kun cellen. Hvis du kun vil slette den aktuelle celle, skal du benytte Ctrl+Delete.

En opgave kan flyttes ved at klikke og holde museknappen nede på ID nummeret og trække til den rigtige position eller ved at bruge Klip og Sæt ind.

Flyt en opgave

Marker hele opgaven på ID nummeret og træk til den ønskede placering

Markér underopgaverne

og tryk på pilen (højre) Herefter dannes hoved-opgaven


MIAKURSER Side 51


Projekt med disponering af aktiviteter

Se eksemplet.

Angiv projektets hovedopgave som skal være Nyt køkken, Filer, Oplysninger og Pro-

jektoplysninger

Vis dispositionsnumre og hovedopgave i fanen Format

Byt om på opgave 7 og 8

Disponer aktiviteterne til hovedopgaverne, Indsæt følgende hovedopgaver: Afmontering,

Montering og Rengøring

Sammenkæd opgaverne i de enkelte grupper først

Sammenkæd derefter opgavegrupperne ved at trække kæde mellem opgaver

Indtast en bemærkning om, at du skal huske at ringe til rengøringsselskabet ved opgaven

Gør rent

Gem projektet


MIAKURSER Side 52


Alloker ressourcer til dit projekt

Opret ressourcer som du selv vælger til projektet. Skift til fanen Ressource og vælg Ressourcetil-deling

Se eksemplet


MIAKURSER Side 53


Teamplanlægning

Det er vigtigt for projektledere at hurtigt få et overblik over, hvad et projektteam arbejder med på et

givet tidspunkt i projektplanen.

Teamplanlægning giver projektlederne oversigten over teamets arbejde fordelt på ressourcer. Team-

planlægning er brugerkontrolleret og du kan flytte aktiviteterne efter behov.

Klik på fanen Ressource på båndet.

Klik på Teamplanlægning i gruppen Vis.

Der vises en række for hver ressource i projektet. I venstre side vises ressourcenavnene.

Alle de opgaver, som en ressource er tildelt, vises i højre side på den samme række. De ressourceop-

gaver, der ikke har en start- eller slutdato, vises i venstre side ud for ressourcenavnet.

Nederst vises opgaver, der ikke er tildelt nogen ressource.

Flere opgaver er tildelt ressourcen i samme arbejdsperiode hvilket betyder overallokering som angives

med røde streger. Begge opgaver kan flyttes til et andet tidspunkt i tidsplanen (eller tildeles en anden person) for at løse overallokeringen.

En ikke-tildelt opgave. Denne opgave er ikke blevet tildelt nogen ressource. Du kan tildele den ved

at trække den til en persons tidsplan i højre sektion. Hvis opgaven fortsat skal være ikke-planlagt, men tildelt en person, skal du trække den lodret til en persons navn i sektionen øverst til venstre.

TIP: Kan du ikke se opgaverne til de enkelte ressourcer, peg på ressourcenavnet, klik med højre mus

knap og vælg Rul til opgave!


MIAKURSER Side 54


Flytte en opgave til et andet tidspunkt i tidsplanen

Der kan være forskellige årsager til, at en opgave skal flyttes. En person kan f.eks. være blevet tildelt for meget arbejde. Eller du vil måske omfordele noget arbejde til en anden person.

Ved hjælp af Teamplanlægning kan du ændre planlægning af en opgave ved at trække den til en anden placering og til en anden ressource.

En opgave kan planlægges, så der arbejdes på den på et senere tidspunkt i en projektmedarbejders

tidsplan.

Opdater dit projekt med de ændringer du må have behov for. Er der en overallokeret ressource?

Eller er der en opgave der ikke har fået tildelt en ressource?


MIAKURSER Side 55


Vis tidslinjen

Tidslinjen viser en grafisk gruppering af hoved og underopgaver, opgaver med start og slut tidspunkt i

projektet, og du kan vælge hvilke aktiviteter der skal vises, samt formatere i farver, eksportere direkte

til en præsentation eller til en mail.

Klik på fanen Vis og Tidslinje i gruppen Opdel visning. Marker tidslinjen.

Formater tidslinjen

Klik på Eksisterende opgaver og vælg de aktiviteter du vil have vist på tidslinjen med navn.

Du kan farvelægge de enkelte aktiviteter med funktioner i fanen Skrifttype.

Tidslinjen kan tilpasses og kopieres til andre programmer, f.eks. Præsentation eller E-mail.

Klik et vilkårligt sted på tidslinjen.

Klik på Formatér, Kopiér tidslinje, og vælg en størrelse:

Til mail. Lille. Passer perfekt i en Outlook-mailmeddelelse.

Til præsentation. Middelstor. Beregnet til at fungere på en PowerPoint-slide.

Fuld størrelse. Stor. Samme størrelse, som den vises med i Project.

Tidslinjen kan indsætte i alle programmer der kan vise grafik.

Når du indsætter en tidslinje i Word, PowerPoint, Outlook, Excel eller Visio, får du endnu flere avance-rede formateringsmuligheder. Du kan tilføje spejlinger, 3D-effekter, gradueringer og meget mere på

din tidslinje.


MIAKURSER Side 56


Projektfremdrift del 1

Opfølgning på projekt

Gem oprindelig plan/estimering

Opfølgning – Gantt

Opdatering/fremdrift af opgaver


MIAKURSER Side 57


Opfølgning/fremdrift på et projekt

Når du har oprettet både en tidsplan og en oprindelig plan, kan du opdatere tidsplanen så ofte, du

ønsker. Når du opdaterer tidsplanen, kan du evaluere status for hver opgave og opdatere de relevante oplysninger i tidsplanen.

Opdatere arbejde på et projekt, introduktion til opfølgning på aktiviteter

Du kan følge op på hvilken som helst oplysning i den oprindelige plan, på et større eller mindre detal-

jeringsniveau, og det hele kan ses i en enkelt visning.

De tre datosæt

Aktuelle Dette er altid planen, som den ser ud lige nu (aktuelle datoer) Disse datoer kan ændre sig løbende i projektforløbet.

Oprindelige Dette er de oprindeligt planlagte datoer og aktiviteter. Disse datoer bruges til at sam-

menligne de aktuelle og de faktiske datoer med den oprindelige plan.

Faktiske Dette er et billede af virkeligheden, idet aktiviteterne er registreret som udført/afsluttet.

Analysere oprindelige og midlertidige data

Du kan sammenligne oplysninger i oprindelig plan og aktuelle data på to måder:

Hvis du vil se oplysninger om afvigelser i en arkvisning, skal du klikke på fanen Vis. Klik på

Tabeller i gruppen Data, og klik derefter på Afgivelse.

Hvis du vil have vist oplysninger om afvigelser grafisk, skal du klikke på fanen Vis. Klik på

Gantt-diagram i gruppen Opgavevisninger, og klik derefter på Opfølgning – Gantt.

Afvigelsestabellen viser start- og slutdatoer for både planlagte oplysninger og oplysninger fra oprinde-

lig plan, hvilket gør det muligt at evaluere din planlægning for, hvordan projektet vil forløbe (oprinde-lig plan) ved at sammenligne med, hvordan projektet faktisk forløber.


MIAKURSER Side 58



Når du går fra projekteringsfasen til udførelsesfasen, skal du gemme oprindelige/estimering plan.

Således har du et sammenligningsgrundlag og kan vise eventuelle afvigelser fra planlagte datoer og varigheder. Det gælder både varigheder og omkostninger. I Project kan du gemme 10 oprindelige

planer. 3 kan vises samtidigt.

Du kan enten gemme hele projektet igen med oprindelig plan eller du kan tilføje enkelte opgaver.

Gem oprindelig plan

Vælg Fanen Projekt og Angiv oprindelig plan…

Angiv om det er hele projektet eller kun de markerede opgaver, som skal gemmes

Genvej til opdatering af afsluttede opgaver i et projekt

I fanen Projekt og gruppen Status vælger du Opdater Projekt.

Markér at du vil gemme den oprindelige plan eller en midlertidig plan.


MIAKURSER Side 59



Opfølgning – Gantt giver dig et billede af, hvordan dit projekt kan ændre sig i forhold til den oprin-

delige plan. Søjlerne i Gantt diagrammet er splittet op i to dele. Det øverste lag viser den aktuelle plan, mens den nederste (grå) viser den oprindelig plan.

Herudover er der en procentsats ud for hver opgave og hovedopgaver, som viser hvor meget af opga-ven, som er fuldført.


I fanen Opgave og gruppen Tidsplan har du genveje til at opdatere opgavers fremdrift.


MIAKURSER Side 60


Opdatering af opgaver

Opdateringen af opgaverne foregår efter tilbagemelding fra dem, som udfører opgaverne. Som det

kan ses på Opfølgning–Gantt, bliver fremdriften angivet i procent. Men det er ikke særlig sandsyn-ligt, at det er procenter du får opgivet fra dine ressourcer.

Her er det nærmere hvor lang tid, de har forbrugt og måske også, hvor meget de mangler.

I dialogboksen Opdatere opgaver kan du indtaste de faktiske oplysninger.

Hvis du angiver en faktisk varighed, som er mindre en den oprindelige, vil den resterende varighed blive beregnet, med mindre du samtidig angiver den til at være 0.

Du kan også indtaste faktisk start- og slutdato, så vil varigheden blive beregnet.

Tabellen Opfølgning

Højre klik på den grå firkant i øverste venstre hjørne af arket

Vælg Opfølgning i genvejsfanen

Her kan du også indtaste faktisk start- og slutdato, % færdigt samt faktisk varighed


MIAKURSER Side 61


Fremdrift på projekt Nyt køkken

Vi skal angive Oprindelig plan, fanen Projekt

Vi benytter dialogboksen Opdater opgaver som du finder under Marker som følger……..

De første 3 opgaver følger planen

Fjerne linoleum tager 2 dage

Rens vægge og gulv starter 2 dage senere end planlagt

Opdater opgave 7 til at følge planen

Monter borde ændres til manuelt planlagt

Indsæt kolonnen der viser afvigelser i antal timer

Få et hurtigt overblik med Projektstatistik

I Projektoplysninger i fanen Projekt finder du en genvej til projektstatistik.


MIAKURSER Side 62


Projektrapport del 1 Rapporter og udskrifter

Eksporter projektdata til Excel

Projektkommunikation


MIAKURSER Side 63


Rapporter/projektkommunikation

Rapporterne giver et skematisk overblik over forskellige dele af projektet. De er især anvendelige, når

projektet skal kommunikeres til andre, som ikke lige har adgang til Microsoft Project 2010.

I fanen Projekt vælger du Rapporter

Rapport oversigt

Der er forskellige rapporter til de forskellige stadier i projektet. Nedenstående dialogboks viser de

hovedområder, som rapporterne er inddelt i. Herfra kan du gå videre til de underliggende rapporter, som er vist længere nede på siden.

Du har også mulighed for at designe dine egne rapporter, hvis Microsoft Project 2010s standarder ikke

er fyldestgørende.

Hvis du vil redigere en rapport, kan du klikke på Rediger


MIAKURSER Side 64


Visuelle rapporter

Med visuelle rapporter kan du få vist dataene i dit projekt i en pivotta-

bel i Excel, som er en interaktiv tabel, der opsummerer eller krydsta-bulerer store mængder data.

Desuden kan du hurtigt ændre den måde, som rapporten vises på uden at skulle generere den igen fra Microsoft Project 2010.

I fanen Projekt vælger du Visuelle Rapporter

TIP tilføj knappen Visuelle rapporter til værktøjslinjen Hurtig adgang ved at klikke med højre

mus knap.


MIAKURSER Side 65


Et større projekt planlægges Opret en projektplan

Projektkalender og arbejdstid

Top – Down planlægning

Disponering af aktiviteter

Varighed på opgaver

Milepæle


MIAKURSER Side 66


Projektbeskrivelse

Du skal som projektleder stå for implementeringen af 100 nye Pc’er på din arbejdsplads.

De gamle maskiner skal ud, der skal opsættes borde, der tager hensyn til ergonomi og forebygger arbejdsskader. Derudover skal alle brugere have uddannelse i de nye programmer.

Din overordnede plan er:

Gamle computere fjernes

Nye borde sættes op

Nye computere installeres

Uddannelse

Projektet skal starte om 3 måneder. En uge efter opstilling af Pc’er, skal uddannelsen påbegyndes. I

den mellemliggende uge er der brugersupport. Dvs. medarbejderne får 2 og 2 en kort introduktion af

det nye system.

Budget 1 million kroner. Der vil være 6 personressourcer og en materialeressource til rådighed.

Aktiviteternes indbyrdes sammenhænge:

Aktiviteterne levering op opstilling af borde starter samtidigt, og efter 1 dag med at fjerne gamle ma-

skiner skal aktiviteten fjern gamle borde påbegyndes.

Aktiviteten trækning af ledninger kan starte når der er en dag tilbage af varigheden på opsætning af kabelbakker

Aktiviteterne planlægning af uddannelse og indkøb af nye borde kan udføres fra projektets start-dato.

Konfigurering af netværk og opstilling af nye pc kan starte samtidigt.

Din opgave er at planlægge forløbet og fortælle ledelsen en forventet slutdato. Derefter skal du som

projektleder gennemføre projektet og holde øje med eventuelle tidsoverskridelser.

Der skal udskrives en projektplan, en oversigt over pengestrøm, og en liste med ressourceforbrug.


MIAKURSER Side 67


Start nyt projekt

Vælg Filer, Ny eller klik på ikonet Nyt, og vælg Tomt Projekt. Gem filen med navnet

computerskift.

Angiv datoen for hvornår projekt computerskift skal starte, i fanen Projekt og Projektoplysnin-

ger.

I fanen Filer vælger du Oplysninger og projektoplysninger og skriver en kort projektbe-

skrivelse, se projektforudsætningerne!

PS her kan du også finde en genvej til projektstatistik!

I fanen Format sætter vi flueben i Dispositionsnummer og Projektets hovedopgave


MIAKURSER Side 68


Projektkalender & arbejdstid, Project 2010

Basiskalenderen er Projekts standardkalender. Foretager du ændringer i standardkalenderen vil de

som udgangspunkt slå igennem på alle de øvrige kalendere i projektet, f.eks. ressourcekalendere.

Du kan oprette en speciel projekt/basiskalender ved behov, hvor du benytter en kopi af standardka-

lenderen og tilpasser med den aktuelle arbejdstid for dit projekt. Det kan f.eks. være i situationer, hvor der er specielle arbejdstider.

Projektkalender Denne kalender bruges til at angive standardarbejdsplanen for alle opgaver i et

projekt.

Ressourcekalender For hver ressource, du angiver, opretter Project individuelle ressourcekalendere

baseret på indstillingerne i standardkalenderen. Du kan ændre disse kalendere ved at klikke på Skift arbejdstid under fanen Generelt i dialogboksen Ressourceoplysninger. Du kan også oprette og

knytte ressourcekalendere til individuelle ressourcer eller ressourcegrupper for at angive bestemte

arbejdstider.

I din projektkalender skal du oprette de generelle fridage i dette projekt. Det drejer sig om helligdage

og lignende.

Vælg fanen Projekt og Skift arbejdstid

Klik på knappen Opret ny kalender

Navngiv den ny kalender computerskift og klik OK (kalenderen er generel for projektet)


MIAKURSER Side 69


Tilpas kalenderens arbejdstid i fanen arbejdsuge, indtast fridage i fanen undtagelser

Husk at markere alle hverdage

Vælg arbejdstiden i knappen Detaljer for arbejdsugen

8:30 til 16:00

Klik på Ok.

Klik på knappen Indstillinger og tilpas arbejdstiden som ovenstående i timer. Det er vigtigt

at huske dette.

Klik på OK

Tilknyt kalenderen til projekt computerskift

Vælg fanen Projekt og Projektoplysninger og skift kalender til computerskift


MIAKURSER Side 70


Opret projektet med hovedgrupper (top – down)

Brug af top-down-planlægning til at oprette hovedopgaver

Med top-down-metoden til planlægning af projektarbejdet starter du med at identificere de vigtigste faser (eller hovedopgaver) og deler derefter faserne op i individuelle opgaver, frem for at gøre det

omvendt.

Oprette en hovedopgave

I nedenstående grafik er det f.eks. vist, at alle tre underopgaver i den nederste del af oversigtssøjlen

til fasen Udvikling ligger inden for fasens oprindelige budget. I den øverste halvdel af søjlen er vist det oprindelige top-down-estimat.

Som det første trin i top-down-planlægning skal du oprette overordnede hovedopgaver (eller faser)

med et estimat for, hvor lang tid disse hovedopgaver tager.

Estimatet kan f.eks. være et budget for, hvor lang tid afdelingen må bruge på en bestemt fase i et

stort projekt uden at kende detaljerne i de opgaver, der falder ind under faserne.

Benyt en af følgende fremgangsmåder

Angiv en estimeret varighed, f.eks. 20d, i feltet Varighed til denne opgave, eller

Angiv en start- eller slutdato på en fase, hvis du ikke ved, præcis hvor lang tid fasen varer.

Hvis du ikke angiver en varighed, en startdato eller en slutdato, kan du ikke oprette en top-down-fase. Men hvis du har oprettet en hovedopgave uden en varighed, en startdato eller en slutdato, kan du

senere tilføje disse oplysninger, så hovedopgaven bliver en top-down-fase.

Tilføje opgaver under hovedopgaven

Angiv opgaver under en hovedopgave som du har oprettet

Markér alle opgaverne under hovedopgaven, og indryk dem.


MIAKURSER Side 71


Opgaver, milepæle og disponering

Opret følgende hovedgrupper, Lokalerne ryddes, nye borde sættes op, nye computere installeres og uddannelse

Husk at sætte startdato for projektet 3 måneder frem!

Vi benytter top – down metoden til at etablere hovedgrupper i projektet. Det betyder at vi estimerer den samlede varighed på en gruppe af aktiviteter. Nye opgaver skal være manuelt planlagt.

Vi skal tilføje en ny kolonne til venstre for symbolkolonnen som har navnet Opgavetilstand. Den

viser hvordan opgaver planlægges og andre informationer om opgaverne.

Se eksemplet herunder:

For at disponere aktiviteterne i grupperne markerer du aktiviteterne til en hovedgruppe og vælger Ryk opgave ind.

OBS: Er der gået kludder i disponeringen af aktiviteterne benyttes Ryk opgaver ud for at ”starte

forfra”.


MIAKURSER Side 72


Tilføj aktiviteter til hovedgrupperne som vist i eksemplet.

Skift til automatisk planlagt projekt

Beregner værdier automatisk for opgaverne baseret på afhængigheder, kalendere og begrænsninger.

Marker derefter alle opgaverne og skift til Planlæg automatisk, fanen Opgave.

Senere vil vi ændre givne aktiviteter til at være manuelt planlagt.


MIAKURSER Side 73


Indsæt følgende milepæle

Kontrol - efter oprydning og rengøring Test af net netværk - efter konfigurering af netværk, Evaluering - efter gennemførelse af brugerkurser samt en projekt-slut milepæl. Marker dem

gerne med fed skrift så er de nemme at se!

Projekt slut milepælen skal disponeres til 1 niveau.

Opret milepæl

Skriv navnet på milepælen

Angiv varigheden til 0

Opgavesøjlen vil ændre sig til et rudetegn

Etablering af milepæle giver et godt overblik i projektet da de viser dato for statuspunkter.

Opret gerne milepælene med fed skrift så skiller de sig ud fra de øvrige aktiviteter.


MIAKURSER Side 74


Varighed på opgaver

Når du indtaster varigheder på en opgave, vil opgavesøjlen ændre længde og afspejle den angivne

varighed. Hvis du ikke angiver en enhed, vil Microsoft Project gå ud fra, at der er tale om dage, med mindre du har ændret dette i programmets indstillinger.

Varigheder kan angives i m(minutter), t(timer), d(dage), og u(uger), md (måneder)

Ændring af standarden

Hvis du ofte bruger enheden uger eller måske timer, kan det betale sig at ændre standarden, så du

ikke behøver skal skrive enhed på hele tiden. Dette gøres i fanen Filer, Indstillinger og Tidsplan.

Milepæle

Milepæle er opgaver uden varighed. Milepæle opdeles i moralske milepæle; hvor langt er vi nået og

hvordan går det? eller kontraktlige; kunden forventer en tilbagemelding eller der er bøde på overskri-

delsen. De vises som ruder.

Forløbet varighed

Begrebet Forløbet varighed, bruges i forbindelse med opgaver, som ikke er begrænset til en almin-

delig arbejdsdag. 1 fd svarer altså til 24 timer.

Forløbet varighed kunne f.eks. bruges i forbindelse med noget cement, som skal tørre. Her fortsættes

processen jo også efter arbejdstidens slut.

Opdeling af opgaver

En opgave kan opdeles i flere dele. På den måde forøges tidsbjælken men ikke arbejdsindsatsen. Det kunne f.eks. være i en situation, hvor en opgave afventer bedre vejr, nye maskiner eller flere ressour-

cer.

Angiv forløbet varighed

Skriv varigheden og skriv et ”fd” foran enheden f.eks. ”d” for dage


MIAKURSER Side 75


Sammenkædning af opgaver Opgaveafhængigheder

Sammenkædning af opgaver

Sammenkædningstyper

Planlægningsfaktorer

Tilbagevendende opgaver


MIAKURSER Side 76


Opgavesammenhænge

Opgaverne kan sammenkædes for at vise deres indbyrdes afhængighed. På den måde viser du f.eks.

hvilke opgaver, der skal være færdige, for at en anden kan begynde. Den bedste måde at bestemme, hvordan opgaverne skal sammenkædes, er at fokusere på, hvilke opgaver der skal være færdige, før

du påbegynder den aktuelle opgave.

Sammenkædningen af opgaverne kan foretages på flere forskellige måder. Nedenfor beskrives nogle

af de mest anvendte funktioner.

Sammenkædningsknappen

Her markeres opgaverne i opgavearket i den rækkefølge, som de skal sammenkædes. Herefter bruges

sammenkædningsknappen i fanen Opgave og gruppen Tidsplan.

Du kan også sammenkæde udvalgte opgaver der ikke er placeret i rækkefølge.

Hold CTRL tasten nede og vælg opgaverne på ID numrene. Klik på sammenkædningsknappen.

Træk manuelt en kæde mellem opgaver, ved at markere, hold mus knap nede (kædesymbolet vises)

og trække ned eller op til den ønskede opgave.

TIP: Klik med højre mus knap og få nem adgang til aktive funktioner i tabellen.

Markér opgaverne i den rækkefølge, som de skal sammenkædes og klik på ikonet Kæd opgaver


MIAKURSER Side 77


Mellemliggende og overlappende tid

Mellemliggende tid

Dette er en forskydning mellem to opgaver, der er kædet sammen af en afhængighed. Hvis der f.eks. skal være en forskydning på to dage mellem afslutningen på én opgave og starten på en anden, kan

du oprette afhængigheden Afslutning-til-Start og angive en mellemliggende tid på to dage for den efterfølgende opgave. Du angiver den mellemliggende tid som en positiv værdi.

Overlappende tid

Dette er en overlapning mellem to opgaver, der er kædet sammen af en afhængighed. Hvis f.eks. en opgave kan starte, når dens foregående opgave er halvt færdig, kan du etablere en Afslutning-til-

Start-afhængighed og angive en overlappende tid på 50 % for den efterfølgende opgave. Du angiver

den overlappende tid som en negativ værdi.

Overlappende eller mellemliggende tid, opgaveafhængighed

Dobbeltklik på kæden mellem opgaverne og

i feltet Mellemliggende tid kan du indta-ste et antal dage som mellemliggende tid.

Hvis du bruger – foran antal dage vil der etableres overlappende tid mellem opgaver-

ne.

Her er mellemliggende

tid på 6 dage

Den overlap-

pende tid er sat til minus 1 dag


MIAKURSER Side 78


Sammenkædningstyper

Når du foretager sammenkædning af opgaver, skal du gøre dig klart hvilke opgaver, der er afhængige

af hvilke. Nedenfor er vist de forskellige sammenkædningstyper. Disse sammenkædninger er supple-ret med mellemliggende og overlappende tid, så det ønskede resultat opnås.

Afslutning til start (AS):

Den ene opgave kan ikke begynde, før den anden er afsluttet. Dette er den mest almindelige form for

sammenkædning.

Start-til-Start (SS):

Opgaver starter samtidigt.

Afslutning-til- Afslutning (AA):

Begge opgaver afsluttes samtidigt.

Skift sammenkædningstype

Dobbeltklik på kæden mellem opgaverne og i feltet Type kan du vælge, hvilken

afhængighedstype der skal benyttes.

Sådan gør du

Marker alle opgaver i en gruppe, undtagen disponeringsoversigten.

Kæde sammen med ikonet , alle opgaver får en AS kædning

Dobbeltklik på kæden mellem to opgaver og tilpas med overlappende eller mellemliggende tid.

Prøv f.eks. 2d, 6t, 15t, 50 %, -50 %, -1d.


MIAKURSER Side 79


Sammenkædning i opgaveformularen.

Fordelen ved opgaveformularen ved sammenkædning er, at du kan vælge den foregående opgave i en rulleliste, uden at du behøver at kende til opgavens nummer. Du har samtidig også muligheden for

at bruge ID nummeret. Husk altid at klikke OK for at godkende ændringer

Opdel vinduet til formularvisning, klik på knappen Detaljer i fanen Opgave og åbn formu-

larvisningen Foregående og Næste Opgave ved at klikke på højre mus knap i det tomme felt til højre for formularen

Lav om på sammenkædningstyperne via formularen – husk at klikke på OK for hver opdatering

eller

Marker en opgave og indtast i formularen hvad den overlappende tid skal være i forhold til den

foregående opgave

Opgaver i formularvisning


MIAKURSER Side 80


Opgave, se eksemplet

Vi fortsætter med Planlagt automatisk i sammenkædningen af aktiviteterne i computerskift.

Kig i projektets forudsætninger på side 67

Marker gerne milepæle med fed skrift

Kæd først opgaver sammen i de enkelte grupper

Vurder hvilke opgaver der kan udføres samtidigt eller som overlappende opgaver i de enkelte

grupper

Hvor kan der være behov for mellemliggende tid?

Kæd til sidst grupperne af opgaver til en samlet kæde

Indsæt en Note om hvilken type computer og hvilke

programmer der skal installeres

Indsæt et hyperlink med en Internetadresse til en leverandør (klik med højre mus knap

i rækken hvor du vil indsætte hyperlink)

Gem projektet


MIAKURSER Side 81


Få vist og registrere planlægningsfaktorer

Du kan bruge Opgavefremviser i Project 2010 til at se, hvordan ændringer til én opgave påvirker re-

sten af projektet. Du kan også bruge den til at registrere ændringer til en projektplan.

Markér en eller flere opgaver. Klik derefter på Inspicer opgave i knappen Undersøg i gruppen Op-

gaver.

Ruden Opgavefremviser vises til venstre for projektoplysninger.

TIP! Du kan klikke på forskellige opgaver uden at lukke ruden Opgavefremviser.

Følgende oplysninger vises i ruden Opgavefremviser efter relevans.

Faktisk startdato og Tildelinger

Hvis der blev angivet faktiske data for opgaven, vises den faktiske startdato, sammen med de data, der startede opgaven.

Hovedopgave

Hvis der findes betingelser på en hovedopgave, som påvirker datoerne for underopgaverne, vises hovedopgaven på listen i ruden Opgavefremviser, når underopgaven er markeret.

Foregående opgave

Hvis du sammenkædede dine opgaver, vises de foregående opgaver i ruden Opgavefremviser med

deres betingelsestyper og mængden af den indbyggede mellemliggende tid eller overlappende tid. Du kan klikke på navnet på en foregående opgave for at se dets drivkraft.

Underopgaver

Hvis du valgte en hovedopgave, vises underopgaverne og hovedopgaverne, der er drivkraft for tids-planen, i ruden Opgavens drivkraft.

Vælg her Inspicer Opgave, f.eks. nye computere installeres

Project viser forslag til tilpasning af opgaven så den passer til den manuelt planlagte tid.


MIAKURSER Side 82


OBS Manuelt planlagte opgaver flyttes ikke automatisk i forhold til sammenkædning såfremt der

ændres i varighed!


MIAKURSER Side 83


Tilbagevendende opgaver

Du kan oprette en gentagende opgave, der skal forekomme hver dag, hver uge, hver måned eller

hvert år.

Du angiver varigheden af hver forekomst, det tidspunkt, hvor opgaven skal forekomme og i hvor lang

tid den skal gentages.

Denne funktion kan anbefales til at planlægge projekt-, status- eller byggemøder der kan aftales på forhånd i starten af projektet. Felterne kan redigeres i hver forekomst, uden at påvirke de andre fore-

komster.

Opret en tilbagevendende opgave i projektet computerskift, som kan være statusmøder en gang om ugen i projektets forløb af to timers varighed.

Indsæt tilbagevendende opgave

Vælg en tom række sidst i projektet

Vælg Indsæt, Tilbagevendende opgave

Indtast opgavebeskrivelsen i feltet Navn

Angiv varigheden af en enkelt forekomst i feltet Varighed

Vælg det interval opgaven skal gentages i under afsnittet Gentagelse

Angiv hyppigheden

Angiv antal gange mødet skal forekomme (Project 2010 foreslår en slutdato)

Klik på OK

Gem projektet


MIAKURSER Side 84


Ressourcer Ressourcer

Ressourcearket

Ressourceallokering

Ressourcekalender

Ressourcer/indsatsbaseret planlægning


MIAKURSER Side 85


Styring af ressourcer

En ressource defineres normalt som en person, udstyr eller materialer, der bruges til at udføre de

opgaver, der udgør projektet.

For at få den mest nøjagtige planlægning skal du først føje ressourcer til et projekt og derefter tilknyt-

te dem til opgaver. Opgaverne planlægges derefter i henhold til ressourcearbejde, tildelingsenheder og ressourcekalendere.

Når det drejer sig om flere personer, som kan udføre det samme arbejde, skal du beslutte, om res-

sourcerne skal oprettes som navngivne personer eller som en gruppe.

Hvis det er navngivne personer, så ved du præcis, hvem der gør hvad, men hvis det er som en del af

en gruppe, giver det dig bedre mulighed for senere at udjævne dit projekt ved hjælp af Microsoft Projekts automatiske udjævning.

Hvis du kun skal bruge ressourcerne til at vise, hvem der udfører hvilke opgaver og ikke vil se nærme-

re på allokeringerne, omkostninger mv., kan du oprette ressourcerne direkte i Gantt diagrammet.

Du bruger knappen Ressourcetildeling til at allokere ressourcer eller formularen i knappen Detal-

jer i fanen Opgave hvor du kan styre allokering af ressourcer mere detaljeret.

Fanen Ressource

Brug af genvejen Ressourcetildeling

Her kan du indtaste og tildele ressourcer. Bok-sen er åben, mens du arbejder videre


MIAKURSER Side 86


Ressourcearket

I Ressourcearket kan du enten oprette eller indtaste oplysninger om ressourcen og dens omkostnin-

ger.

Skift til Ressourcearket

Vælg Ressourceark i Oversigtspanel

Ressourcenavn

Ressourcenavnet indtastes og Project 2010 foreslår selv et bogstav, som kan rettes efter behag. Ini-

tialer kan benyttes frem for det fulde navn i Gantt-diagrammet. Tip: benyt gerne 3 bogstavs initi-aler der er nemme at genkende.

Type

Materialeressourcer er leverancer, varelagre eller andre forbrugsvarer, der bruges til at udføre opga-

ver i projektet. Materialeressourcer kan f.eks. være beton, stål, rør, træ og glas. Materialeressourcer

adskiller sig fra arbejdsressourcer, f.eks. mennesker og udstyr, der bruger tid og ikke materialer til at udføre opgaverne. Du kan også her vælge at vise omkostninger i brug af denne ressource

I feltet Type skelnes imellem om en ressource er materiale, maskine eller værktøj eller en ressource-person der skal have timebetaling. Når feltet type benyttes til materiale, vil der ikke angives maks.

antal enheder og der beregnes ikke timeomkostninger. Feltet Materialeetiket benyttes til at angive mål eller mængder.

På materiale ressourcer kan der oprettes omkostninger pr. gang, hvilket betyder at hver gang mate-

rialeressourcer benyttes, vil omkostninger påføres.

Materialeetiket

Her kan angives mængder eller mål.

Gruppe

Indtast et gruppenavn efter eget valg. Disse kan senere bruges til filtrering eller til beregning af om-

kostninger for en gruppe. En ressource kan godt være tilknyttet flere grupper. Disse adskilles ved indtastning med et (;).

Maks. antal enheder

En ressource kan bestå af flere enheder f.eks. et sjak. Antallet af enheder for ressourcen angives i

procent dvs. 100 % betyder én enhed.

Antallet af enheder bruges til at måle om en ressource er overallokeret.

Standardsats

Kan angives som time-, uge-, måneds- og årsløn. Project 2010 omregner selv til de aktuelle omkost-ninger på timebasis, i beregnet på antal arbejdstimer pr. dag.

Overtidssats

Bruges når der arbejdes uden for normal arbejdstid. Du skal selv tildele ressourcen overarbejde, hvis

den er overbelastet. Overarbejde nedbringer eller fjerner overbelastningen.


MIAKURSER Side 87


Omkostninger pr gang

Omkostninger som ikke er afhængig af opgavens varighed. Det kunne f.eks. være levering af varer.

Periodiseres

Hvis ikke omkostningerne skal påføres Proportionelt, som er standarden, kan du ændre det til Startdato eller Afslutningsdato. Dette påvirker projektets pengestrøm.

Basiskalender

Er den projektkalender som ressourcen tidsforbrug beregnes efter.

Detaljerede ressourceoplysninger

Detaljerede oplysninger om den enkelte ressource kan oprettes her. Du kan bl.a. ændre ressourcens

tilgængelighed dvs. hvis ressourcen kun kan benyttes i en bestemt periode.

Vis Ressourceoplysninger

Dobbeltklik på ressourcenavnet i ressourcearket

Under Omkostninger kan du indtaste forskellige timesatser. Satserne kan være afhængige af en tidsperiode og træder dermed automatisk i kraft på det angivne tidspunkt. Du kan også bruge en helt

anden satstabel. Det kunne f.eks. være i situationer, hvor ressourcen udfører en anden type arbejde.

Dialogboksen Ressource Oplysninger kan i lighed med Opgave Information bruges, når du skal indtaste de samme oplysninger for flere ressourcer. Det kunne f.eks. være oplysninger til feltet Grup-

pe.

Her kan du ændre i ressourcens kalen-der f.eks. individu-elle fridage

Hvis omkostningen til ressourcen stiger hen over perioden, kan det indtastes her

Skriv bemærkninger eller tilføj objekter her


MIAKURSER Side 88


Tilføj ressourcer til projektet computerskift

Skift til Ressourceark i oversigtspanelet.

Ressourcer kan også hentes fra Outlook adressekartotek eller Active Directory.

Opret nedenstående ressourcer i ressourcearket i projektet computerskift.

Skift også ressourcernes kalender til computerskift

Gem projektet og skift til Gantt-diagrammet.


MIAKURSER Side 89


Ressourcetildeling

Måden at tildele ressourcer på afhænger af, hvordan du tidligere estimerede opgavernes varighed.

Har du estimeret varighed efter et bestemt antal personer eller har du estimeret efter, hvor lang tid det vil tage én person at udføre opgaven.

Hvis du tildeler flere ressourcer til en opgave på én gang, vil varigheden bevares (og det medfører, at der lægges flere arbejdstimer i opgaven).

I fanen Opgave vælger du Detaljer for at åbne formularen til ressourcetildeling:

Ressourcetildeling med formular

Når der er tildelt ressource til en opgave, vil du i formularen kunne se, hvor mange timer, hver res-

source skal bruge.

Du kan også aflæse, hvor mange enheder der bliver anvendt og hvor lang tid opgaven tager at udfø-

re.


MIAKURSER Side 90


Ressourcer / planlægningsfaktorer

Grundlæggende planlægning i Microsoft Project 2010

De grundlæggende formler og funktioner køres bagved i Project 2010, hver

gang du opretter en projekttidsplan.

Formlen ser således ud:

Enheder * Varighed = Arbejde

Definition:

Varighed Varighed er den faktiske mængde tid, der skal til, før opgaven er udført.

Arbejde Arbejde er den indsats, ressourcer foretager for at udføre opgaven. Hvis to malere f.eks.

arbejder i to dage á otte timer, er den totale arbejdstid for opgaven 32 timer. Arbejde fungerer som beregning af det antal timer en ressource arbejder for at udføre en opgave.

Enheder Enheder er det antal enheder eller den del af en ressource (personer eller materiel), der er tildelt opgaven.

Indsatsbaseret planlægning

Indsatsbaseret betyder, at når du tildeler personer til eller tager personer af en opgave, afkortes

eller forlænges varigheden af opgaven i Project 2010 baseret på den mængde ressourceenheder, der er tildelt til den, men det ændrer ikke den samlede mængde arbejde på opgaven.

OBS: Hvis du arbejder med Indsatsbaseret planlægning skal du være opmærksom på følgende:

Den indsatsbaserede beregning gælder først efter, at den eller de første ressourcer er tildelt

opgaven

Hvis du har defineret opgavetypen som Faste enheder, vil tildeling af ekstra ressourcer afkor-

te opgavens varighed

Hvis du har defineret opgavetypen som Fast varighed, vil tildeling af ekstra ressourcer for-mindske den enkelte enhedsværdi for ressourcerne

Hvis du har defineret opgavetypen som Fast arbejde, vil tildeling af ekstra ressourcer afkorte opgavens varighed

Opgave

I projektet computerskift skal ressourcer tildeles til følgende opgaver:


MIAKURSER Side 91


Aktiver formularen for tildeling af ressourcer, se ovenstående vejledning.

Ressourceliste

Opgave Ressource

Fjern gamle computere Palle Nielsen, Ole Olesen

Fjern gamle borde Palle Nielsen, Ole Olesen

Indkøb nye borde konsulenten

Opstilling af nye borde Palle Nielsen, Ole Olesen

Oprydning og rengøring Palle Nielsen

Opsætning af Kabelbakker Elektriker

Trækning af ledninger Elektriker

Opstilling af Servere Konsulent, Anne Petersen

Konfigurering af Netværk IT medarbejder, Anne Peter-

sen, testcomputer

Test af netværk IT medarbejder

Opstilling af nye computere Palle Nielsen, testcomputer

Installation af programmer på

Pc’er

Anne Petersen, Ole Olesen,

Planlægning af uddannelse Konsulent, Anne Petersen

Installationssupport Anne Petersen, IT medarbej-

der

Brugerkurser Anne Petersen, IT medarbej-

der

Gem projektet


MIAKURSER Side 92


Projektet computerskift kan derefter se således ud:

Bemærk overbookede ressourcer er markeret med rød gubbe i infokolonnen!


MIAKURSER Side 93


Ressourcekalenderen

For hver ressource der oprettes, er der tilknyttet en kalender. Denne kalender tager udgangspunkt i

standardkalenderen, dvs. enhver rettelse i standardkalenderen også vil kunne ses i ressourcekalende-ren.

Dobbeltklik på ressourcenavn.. Eller også ved at åbne dialogboksen Ressourceoplysninger i Res-sourcearket.

TIP Tilføj knappen Skift arbejdstid fra fanen Projekt til Værktøjslinjen Hurtig adgang, så er det

nemt at finde ressourcekalendere.

Ændre en ressourcekalender

Palle Nielsen har to fridage, tirsdag og onsdag i den første uge af projektforløbet. Det skal markeres

i hans kalender.

Ændringer i en ressourcekalender

Dobbeltklik på ressourcen Palle Nielsen i formularen når han er tildelt en opgave, eller gå til

Ressourcearket og dobbeltklik på Palle Nielsen.

Eller

I fanen Projekt vælges Skift arbejdstid

Klik på Skift arbejdstid og opret en Undtagelse på de to dage Palle ikke er tilgængelig for

projektet

Gem projektet

Bemærk konsekvensen af Palles ferie!

Dette betyder, at Palles opgaver tager længere tid, hvis du har lagt fridagene i den periode, hvor han

skal fjerne gamle borde. Det gælder også for øvrige ressourcer der er allokeret til samme opgave.


MIAKURSER Side 94


Finjustering af projektplanen Grundlæggende om analyse og justering

Overallokerede ressourcer

Ressourceudjævning, automatisk

Manuel udjævning af overallokerede res-sourcer

Slæk i projektplanen

Opgavebetingelser


MIAKURSER Side 95


Grundlæggende om analyse og justering

Det er hensigtsmæssigt at analysere projektplanen og foretage ændringer tidligt i planlægningspro-

cessen, helst før projektet går i gang. Når projektet er i gang, kan du kontrollere tidsplanen og justere efter behov.

De aspekter du analyserer, afhænger af oplysninger i tidsplanen og på hvilket detaljeringsniveau du leder projektet. Når du evaluerer, bør du være opmærksom på følgende:

Den kritiske vej

Projektets slutdato

Opgavesammenhænge

Opgaver uden afhængigheder der starter i begyndelsen af tidsplanen

Opgaver der ikke står i rækkefølge

Ressourcer der er tildelt til de forkerte opgaver

Opgaver uden ressourcer

Ressourcernes arbejdsmængde (overallokering)

Projektets omkostninger

Her i denne fase bør du også

Analysere tidsplanen for fejl og uoverensstemmelser

Analysere og omstrukturere opgaver

Fremrykke slutdatoen

Reducere overskydende arbejdsmængde for ressourcer

Reducere omkostninger og styre pengestrømmen


MIAKURSER Side 96


Overallokerede ressourcer

Når en ressource er overallokeret, betyder det, at ressourcen skal udføre mere arbejde pr. dag, end

der er til rådighed i henhold til den definerede arbejdstid i projektkalendere.

Programmet afgør, hvilke ressourcer der er overallokerede, på basis af arbejds- og varighedsværdier-

ne for de tildelte opgaver, det maksimale antal enheder, der er til rådighed for ressourcen, og den kalender, ressourcen anvender.

I ressourcearket vil en overbelastet ressource blive vist med rød og fremhævet skrift.

Ressourcediagram

Ressourcediagrammet giver en grafisk visning af ressourcernes belastning.

Brug rullepanelet til at skifte

mellem ressourcerne

Den del der ligger over 100 % viser overbelastnin-gen

Overallokeret ressource


MIAKURSER Side 97


Ressourceudjævning

Når der er overbelastede ressourcer i et projekt, kan du vælge selv at flytte nogle af opgaverne, så

der ikke arbejdes mere end det antal timer der er angivet i dagsplanen. Men Microsoft Project 2010 kan også udføre arbejdet for dig.

Du bestemmer selv, hvor meget styring du vil have over udjævningen. Hvis du har sat prioriteter på dine opgaver, kan du sikre dig, at nogle opgaver udføres før andre og du kan bestemme, om der er

opgaver, som ikke må flyttes.

Fanen Ressource

Udjævningsberegning

Du kan sætte udjævning til at foregå automatisk. Det betyder, at så snart en ressource overallokeres,

så vil Microsoft Project 2010 flytte opgaverne med det samme. Alternativt sker det først, når du klikker på Udjævn alle nederst i dialogboksen.

Udjævningsrækkefølge

Udjævn kun indenfor tilgængeligt slæk betyder, at udjævningen ikke må ændre på projektets

slutdato.

Udjævning kan tilpasses… betyder, at hvis 2 personer skal arbejde 1 dag på en opgave, så er der ikke noget i vejen for, at den ene person arbejder den ene dag og den anden arbejder videre den

næste dag.

Udjævning kan oprette…. betyder, at Microsoft Project 2010 gerne må opdele opgaverne i mindre

stykker.


MIAKURSER Side 98


Udjævn overallokerede ressourcer med forskellige funktioner

Udjævn markeringen, udjævner ressourcer i de markerede opgaver. Project kan flytte opga-

ver og påvirke slutdato

Udjævn ressource, Udjævner en given ressource, kan påvirke slutdato for projektet

Foretag eventuelt justeringer i dialogboksen Udjævningsindstillinger

Udjævn alle, Udjævner hele projektet der kan påvirke slutdato

Tip: Fortryder du den udjævning Project 2010 foretager kan du klikke på Fjern udjævning og gå

tilbage til udgangspunktet..

Vi vælger at fortryde igen og foretage manuel udjævning.

Ressourcearket, manuel udjævning

Flere ressourcer kan tilføjes i feltet Maks. antal enheder, således at du øger antallet til 200 % hvilket er 2 personer, osv. Dette er dog kun hensigtsmæssigt ved f.eks. elektriker, konsulent og IT medar-

bejder.

Opdeling af opgaver

En opgave kan opdeles i flere bidder. På den måde forøges varigheden men ikke arbejdsindsatsen.

Det kunne f.eks. være i en situation, hvor et byggeri står stille på grund af dårligt vejr.

Når du opdeler en opgave, kan den opdeles helt ned på minutter. Dette kræver, at du zoomer kraftigt

ind på opgaven, inden du opdeler den.


MIAKURSER Side 99


Registrere overtidstimer

Kolonnen overarbejde viser, hvor stor en del af arbejdet i tildelingen der er angivet som overarbejde,

hvis vi vælger at udjævne en overallokering ved at angive overarbejdstimer. Disse overarbejdstimer bliver beregnet på satsen for overtid fra Ressourcearket.

Bemærk! Den mængde overarbejde, som du angiver, føjes ikke til arbejdsmængden for opgaven, fordi arbejde altid repræsenterer den samlede arbejdsmængde.

Overarbejde repræsenterer kun den del af den samlede arbejdsmængde, der skal betragtes og klassi-

ficeres som overtid.

Bemærk: Når du angiver overarbejde, kan varigheden af opgaven afkortes, medmindre opgaven er

en opgavetype med fast varighed.

Kolonnen overarbejde viser, hvor stor en del af arbejdet i tildelingen der er angivet som overarbejde,

hvis vi vælger at udjævne en overallokering ved at angive overarbejdstimer. Disse overarbejdstimer

bliver beregnet på satsen for overtid fra Ressourcearket.

I fanen Ressource vælger du Detaljer

I det tomme felt til højre for formularen vælg Arbejde

I feltet Overarbejde indtaster du det antal timer der skal registreres som overarbejde.

Bemærk! Den mængde overarbejde, som du angiver, føjes ikke til arbejdsmængden for opgaven,

fordi arbejde altid repræsenterer den samlede arbejdsmængde.

Overarbejde repræsenterer kun den del af den samlede arbejdsmængde, der skal klassificeres som

overtid.

Ressourceforbrug, timer og overtid

En kombinationsvisning af Ressourceforbrug øverst og Arbejde i formularvisning nederst, kan

overallokering også udjævnes ved at registrere overtid.


MIAKURSER Side 100


Overallokerede timer er markeret med rødt.

Tip: Klik på tilføj ny kolonne. Tilføj Omkostninger, så du kan følge med i ændringen af omkostnin-ger når du registrerer overtid.

Opgave

I projektet Computerskift skal de overallokerede ressourcer udjævnes. Benyt en eller flere af de beskrevne funktioner til opgaven. Bemærk hvor du har et slæk som du kan udnytte. Er der behov for

flere ressourcer? Kan opgaver forskydes?

Start med at udjævne overallokerede ressourcer automatisk.

Se resultatet. Fjern udjævningen igen

Palle accepterer overarbejde med 7,5 timer i opgaven fjerne gamle borde

Vi tilføjer en elektriker mere

Vi flytter planlægning af uddannelse til et senere tidspunkt

Tilføj et slæk i tidsplanen

Skriv en bemærkning om at der er indsat slæk

Tilføj gerne et hyperlink til en computerleverandør

Gem projektet


MIAKURSER Side 101


Slæk i tidsplanen

Slæk er det tidsrum, en opgave kan forsinkes, før det får indflydelse på en anden opgave eller projek-

tets slutdato. Brug felterne Tidlig startdato, Tidlig slutdato, Sen startdato, Sen slutdato, Slæk i forhold til startdato og Slæk i forhold til slutdato til at analysere forsinkelser af projekttidsplaner og til at finde

tilgængelig slæk i tidsplanen.

Når Microsoft Project 2010 udjævner et projekt kan du vælge at udjævningen skal holdes indenfor

tilladt slæk. Slækket er inddelt i to typer:

Tilladt slæk viser, hvor meget en opgave kan flyttes, uden at det har betydning for den efterfølgen-de opgave

Brug visningen Detalje - Gantt til at finde slæk

I oversigtspanelet vælges Detalje – Gantt

Eller klik med højre mus knap i oversigtspanelet og vælg Flere visninger

TIP Denne visning kan også benyttes til udjævning af overallokerede ressourcer ved at forskyde

/flytte opgaver!

Bemærk!

Hvis du ved, hvor der er slæk i din tidsplan, kan du flytte opgaver, når bestemte faser i tidsplanen ikke har slæk, og andre faser har for meget.

Slækværdier kan også indikere en uoverensstemmelse i tidsplanen. Der forekommer f.eks. en nega-

tiv slækværdi, når en opgave har en Afslutning-til-Start-afhængighed med en efterfølgende opgave, men den efterfølgende opgave har en

Skal starte den-betingelse, der ligger tidligere end slutningen af den første opgave. Negativ slæk kan også forekomme, når en opgave er planlagt til at slutte efter sin deadline.


MIAKURSER Side 102


I fanen Format, under søjleformater kan du også vise f.eks. slæk og forsinkede opgaver

Indsæt f.eks. en ny kolonne med Tilladt slæk

I visningens diagramdel vises slæk som tynde søjler til højre for opgaver med slækværdier ved siden

af de almindelige Ganttsøjler.

I eksemplet er der markeret visning af kritisk vej i projektet samt visning af muligt slæk.

Her kan du også ændre form på opgavesøjler eller ændre på farvesammensætningen i Gantt-

diagrammet.

Disse streger viser, hvor stort et tilladt slæk der er på opga-ven


MIAKURSER Side 103


Opgavebetingelser

Nogle opgaver har tilknyttet andre betingelser end lige

forholdet til den foregående opgave. Som regel er opga-ven af typen Så tidligt som muligt. De øvrige betingelser

er

Nogle betingelser betegnes som ikke-fleksible. Når du vil

følge op på en deadline på en bestemt opgave, men ikke

vil låse tidsplanen ved at angive en ikke-fleksibel betin-gelse, kan du angive en deadlinedato til opgaven i ste-

det.

Hvis der er knyttet en betingelse til en opgave, vil det kunne ses i informationsfeltet i opgavearket.

Fleksible og ikke-fleksible betingelser

Betingelserne er delt op i fleksible og ikke-fleksible. En betingelse er ikke-fleksibel, når der planlægges

ud fra en fast startdato og betingelserne er én af følgende: SSD, SAD, SS, AS. Disse betingelser har det tilfælles, at der er en begrænsning på, hvor langt ud i fremtiden de kan skubbes.


MIAKURSER Side 104


Tilføj en betingelse

Dobbeltklik på opgaven i opgavearket eller vælg knappen Oplysninger i fanen Opgave

Skift til fanebladet Avanceret i dialogboksen Opgave oplysninger

Under Betingelsestype kan du skifte typen og sætte en dato på

Opgave

Tilføj betingelser på to relevante opgaver i projektet

Gem projektet

Denne opgave er trukket med musen til en anden dato. Dermed får den en start-tidligst betingelse

Du kan se om en opgave har en betingelse på indikatoren. Hvis betingelsen er fleksibel, vil der være en blå firkant og hvis den er ufleksi-bel, vil den være rød.


MIAKURSER Side 105


Projektøkonomi Ressourceomkostninger

Budget, faste og variable omkostninger

Pengestrømme

Projektstatistik


MIAKURSER Side 106


Ressourceomkostninger

De omkostninger, som bliver påført projektet i brug af ressourcer, baseret på timesats kaldes for res-

sourceomkostninger. Timesatsen kan indtastes i Ressourcearket eller i dialogboksen Ressourceop-lysninger.

Her kan du også registrere ny timesats med ikrafttræden på et givet tidspunkt.

Påføring af omkostninger

Som standard påføres omkostningerne proportionelt, dvs. lineært over perioden. Du kan i stedet væl-

ge, at omkostningerne skal påføres ved start eller afslutning af opgaven. Det har ingen betydning for de samlede omkostninger, men kan være væsentligt, hvis du skal lave en pengestrømsanalyse, hvor

du kan se, hvornår du skal bruge penge til hvad.

Ressourceomkostninger

Skift til Ressourceark og dobbeltklik på den ressource der skal ændres timesats for

Klik på fanen Omkostninger

Eller

Klik på ressourcetildeling og vælg ressourcer her

Her kan du indta-ste satsen

Hvis ressourcen har flere satser afhængig af opgavetypen, kan satserne indtastes på de øvrige faneblade


MIAKURSER Side 107


Budget, faste og variable omkostninger

Visse omkostninger har ikke direkte med ressourcen at gøre. Dvs. at omkostningen ikke er påvirket af,

hvor meget vi bruger en ressource eller hvor mange gange.

Det kunne f.eks. være i forbindelse med et tilbud, hvor du har fået en fast pris fra en ekstern leveran-

dør og en varighed på opgaven. En forøgelse af varighed skal i dette tilfælde ikke betyde, at omkost-ningerne, for dit vedkommende, vil stige.

I det tilfælde kan du vælge at lægge omkostningen på opgaven, i stedet for på ressourcen.

Dette gør du i Omkostningstabellen.

Som til ressourcerne, kan du angive, hvordan omkostningen skal påføres. Standarden er proportionel.

Skift til omkostningstabellen

Vælg fanen Vis og Tabeller

Klik på tabellen Omkostninger

Eller Højre klik i Oversigtspanelet

Opgave

I projektet computerskift, er det ikke kun ressourcerne der giver omkostninger. Så for at få et overblik

over projektets samlede omkostninger, er vi nødt til også at tilføje de faste omkostninger i projektpla-nen.

Det koster 6.000 kr. at komme af med de gamle maskiner og de gamle borde

Projektet er budgetteret til 1 million kr.

Serverne koster 150.000 kr.

Pc’erne koster 475.000 kr.

Kabelbakker og kabler koster 3450 kr.

Gem projektet

Her indtaster du faste omkostninger

Her kan du se de samlede om-kostninger, dvs. også ressource-omkostningerne


MIAKURSER Side 108


Økonomisk oversigt over projektet

Udskriv pengestrømme

I fanen Projekt vælger du Rapporter

Dobbeltklik på Omkostninger og vælg Pengestrømme

Klik på Vis Udskrift

Hvis du vil se, hvornår du skal betale penge i projektet, kan du udskrive en rapport over pengestrøm-mene. Her kan du tidsfæste dine betalinger.

TIP, tilføj også knappen Rapport til værktøjslinjen Hurtig adgang!

Eksemplet er fordelt på uger


MIAKURSER Side 109


Projektfremdrift del 2

Opfølgning på projekt


Opdatering/fremdrift af opgaver

Følges tidsplanen?

Filtre og grupper

Projektstatistik


MIAKURSER Side 110


Opfølgning/fremdrift på projekt

Når du har oprettet både en tidsplan og en oprindelig plan, kan du opdatere tidsplanen så ofte, du

ønsker. Når du opdaterer tidsplanen, skal du evaluere status for hver opgave og opdatere de relevan-te oplysninger i tidsplanen. Du kan følge op på hvilken som helst oplysning i den oprindelige plan, på

et større eller mindre detaljeringsniveau, og det hele kan ses i en enkelt visning.

Evaluering/Justering

Efter opdatering af planen er det vigtigt at evaluere den.

Hvis du forskyder en opgave, forskydes de efterfølgende opgavers startdatoer også, og det kan påvir-ke tidsplanens slutdato. Den kritiske vej kan have ændret sig og ressourcerne blevet hhv. under- og

overallokerede. Omkostningerne kan ligeledes ændre sig således, at du måske overskrider tilladte budgetter.

Ovenstående skal justeres ved udjævning af ressourcerne samt revurdering af den kritiske vej. Det

kan desuden blive nødvendigt at få godkendt nyt budget, alternativt reducere i opgaverne.


MIAKURSER Side 111



Når du går fra projekteringsfasen til udførelsesfasen, skal du gemme din oprindelige plan. Således har

du et sammenligningsgrundlag og kan vise eventuelle afvigelser fra planlagte datoer og varigheder. Det gælder både varigheder og omkostninger. I Project kan du gemme 10 oprindelige planer. 3 kan

vises samtidigt.

Hvis du senere tilfører opgaver eller ændringer, som du gerne vil have med i den oprindelige plan, kan

dette godt lade sig gøre. Det kunne være i tilfælde, hvor projektmålet ændrer sig eller fordi, der er

foretaget en fejlberegning i forbindelse med udmåling af varigheder.

Du kan enten gemme hele projektet igen med oprindelig plan eller du kan tilføje enkelte opgaver.

Gem oprindelig plan

I fanen Projekt vælger du Angiv oprindelig plan…

Angiv om det er hele projektet eller kun de markerede opgaver, som skal gemmes


I oversigtspanelet vælges Opfølgning – Gantt

Opfølgning – Gantt er et godt værktøj, hvis fokus er på ændringer. Men i den daglige opdatering,

er det mere overskueligt at benytte det almindelige Gantt diagram.

I visningen Opfølgning - Gantt ses to opgavesøjler, den ene oven på den anden, for hver opgave.

Den nederste søjle viser planlagte start- og slutdatoer, og den øverste søjle viser faktiske start- og slutdatoer, så du kan se forskellen mellem din plan og den aktuelle tidsplan. Du kan desuden

klikke på Oprindelig plan under fanen Gantt-diagramformater for at få vist diagramgrundlinjer.

Opfølgning – Gantt giver dig et billede af, hvordan dit projekt kan ændre sig i forhold til den oprin-

delige plan.

Herudover er der en procentsats ud for hver opgave og hovedopgaver, som viser hvor meget af opga-ven, som er fuldført på en given statusdato.


MIAKURSER Side 112


Opdatering af opgaver

Opdateringen af opgaverne foregår efter tilbagemelding fra dem, som udfører opgaverne. Som det

kan ses på Opfølgning–Gantt, bliver fremdriften angivet i procent. Men det er ikke særlig sandsynligt, at det er procenter du får opgivet fra dine ressourcer.

Her er det nærmere hvor lang tid, de har forbrugt og måske også, hvor meget de mangler.

Dialogboksen Opdater projekt

Opdater statusoplysninger for de markerede opgaver

Dialogboksen opdater opgaver

I Opdater opgaver kan du indtaste de samme oplysninger. Fordelen ved denne visning er, at du kan

opdatere flere opgaver på en gang, frem for dialogboksen, hvor du kun kan arbejde med en opgave.

Via dialogboksen Opdatere opgaver kan du indtaste de faktiske oplysninger.

Det kan være en ændret

startdato på en opgave, en ændret varighed på opgave

eller fremdrift på en opgave,

enten delvis eller helt afslut-tet.


MIAKURSER Side 113


Tabellen Opfølgning

Højre klik på den grå firkant i øverste venstre hjørne af projektarket

Vælg Opfølgning i genvejsfanen

Opgave

Projektet computerskift skal opdateres med forbrugt tid på afsluttede opgaver eller fremdrift i opga-

ver.

Du skal indtaste, hvornår de enkelte opgaver er startet og hvornår de er afsluttet, i felterne startdato

og slutdato.

Du kan også indtaste, hvor langt arbejdet er med opgaven i % fuldført.

Lav følgende fremdrift på projektet:

Fjernelse af gamle maskiner og borde gik efter planen

Indkøb af nye borde ok, levering af bordene blev forsinket en dag

Opstilling af bordene gik efter planen

Oprydning og rengøring tog 3 dage

Manglende leveringer af kabelbakker betød en forsinkelse på 1 dag

Trækning af ledninger og opstilling af servere gik som planlagt

Konfigurering af netværk blev klaret på 2 dage

Test af netværk ok.

Opstille nye pc ok

Installation af programmer forventes at tage 7 dage.

Planlægning af uddannelse, support og brugerkurser skal gennemføres som planlagt.

Udskriv rapporter på omkostninger og afsluttede opgaver samt forsinkede opgaver.

Kig i projektstatistikken

Gem projektet


MIAKURSER Side 114


Projektstatistik

I den løbende projektstatistik kan du se, hvad projektets samlede omkostninger er. Du har her mulig-

hed for at sammenligne med de oprindelige omkostninger senere.

Projektstatistik

Vælg Projekt, Projektoplysninger

Klik på knappen Projektstatistik i boksen

Her kan du se, hvad det aktuelle budget er, det oprin-delige, hvor meget der er forbrugt og evt. afvigelser


MIAKURSER Side 115


Tjek fremdriften på projektet

Den letteste måde at sammenligne arbejdsmængder med din oprindelige plan på er ved at an-

vende tabellen Arbejde.

I hver række er der angivet en enkelt opgave eller ressource. I hver kolonne er der angivet en be-

stemt type oplysninger, f.eks. startdatoer eller standardsatser., som f.eks. visningen Gantt-diagram eller Ressourceforbrug.

Værdien i feltet Arbejde repræsenterer den aktuelle planlagte arbejdsværdi, der viser det samlede

faktiske og resterende arbejde for opgaver, der er startet, og viser værdien af det seneste planlag-te arbejde for opgaver, der endnu ikke er startet.

Statusdatoen som du vælger, vil være afgørende for hvordan Project 2010 angiver fremdrift for opgaver. F.eks. angiver programmet om opgaver er forsinkede baseret på fremdriften ud fra statusda-

toen.

Du kan f.eks. se, om der er budgetoverskridende arbejde. Dette filter viser aktiviteter, der er overskredne i antal timer sammenlignet med Oprindelig plan.

Du skal have gemt en Oprindelig plan for at bruge dette filter.

Klik på Ressourceforbrug under fanen Vis.

Vælg Budgetoverskridende arbejde på listen Fremhæv i gruppen Data.


MIAKURSER Side 116


Filter og gruppering

I fanen Vis og grupper efter vælges afsluttede og uafsluttede opgaver

Vælg i filteret at du vil se forsinkede opgaver

Når du er klar med disse visninger, slå filter og gruppering fra igen!

Visning af slæk i tidsplanen

Vælg Detalje Gantt i fanen Vis Gantt - diagram

Denne visning giver et godt overblik over antal forsinkede dage. Dette beskrives også som ne-

gativt slæk, idet linjen til venstre for en opgave markerer negativ værdi.

Positivt slæk vises på højre side af opgaven og angiver det antal dage der er til rådighed frem

til slutdato


MIAKURSER Side 117


Projektkommunikation

Teamplanlægning

Tidslinje

Eksporter data til Excel

Udskriv projektoversigter

Se projektet i kalendervisning


MIAKURSER Side 118


Teamplanlægning

Med visningen teamplanlægning kan du få et billede af forsinkede opgaver ved at markere med farver

der er nemt at se på en eventuel udskrift.

I fanen Vis vælger du Teamplanlægning og i Teamplanlægningsværktøjer klikkes på

Format

I funktionen Forsinkede opgaver kan du vælge en farve til at fremhæve f.eks. forsinkede opgaver


MIAKURSER Side 119


Udskrivning af Projektdata

Vis udskrift og udskriv teamplanlægningen

I fanen Filer vælges Udskrivning

Udskriftsstyringen er den samme, som du kender fra andre Office-programmer

Brug altid Vis udskrift først, så du har indtryk af, hvordan resultatet bliver. Når du får vist din ud-

skrift, har du direkte adgang til dialogboksen, hvor du kan ændre sideopsætning.

Sideopsætning

I dialogboksen Sideopsætning kan du bestemme sidens margener, opsætte sidehoved og sidefod med bl.a. oplysninger fra filens egenskaber, såsom sidste redigeringsdato, forfatter og titel.


MIAKURSER Side 120


Fanen Filer

Gem og Send, hvad kan det bruges til?

I Gem og Send kan du sende projektfilen direkte via mail. Her kan du også gemme I PDF format

samt gemme skabeloner i Project 2010.


MIAKURSER Side 121


Tidslinjen

Tidslinjen kan direkte kopieres så den kan indsættes i et andet program f.eks. Word, Outlook, Excel

eller PowerPoint.

Opgave

Vis tidslinjen med hovedopgaver fra projekt computerskift.

Du kan tilføje opgaver til Tidslinjen ved at vælge Eksisterende opgaver og markere dem der skal

med på linjen. Du kan også klikke på højre mus knap og vælge genvejen her, efter at du har markeret den opgave der skal med.

Opret en ”fuld størrelse” som lægges i klippebordet og indsæt i Word.


MIAKURSER Side 122


Visuelle rapporter

Med visuelle rapporter kan du få vist dataene i dit projekt i en pivottabel i Excel, som er en interaktiv

tabel, der opsummerer eller krydstabulerer store mængder data.

Desuden kan du hurtigt ændre den måde, som rapporten vises på uden at skulle generere den igen

fra Microsoft Project 2010. Denne fleksibilitet gør visuelle rapporter til et mere alsidig og smidig rap-porteringsløsning end grundlæggende rapporter

I fanen Projekt vælges Visuelle Rapporter

Klik på Rapport over ressourcers arbejdsoversigt

Klik på Vis…

Tilpas visningen i Excel med felterne Arbejde, Faktisk arbejde og Ressourcenavne


MIAKURSER Side 123


Mere om rapporter og kommunikation

Opret og udskriv en grundlæggende og foruddefineret opgave, ressource eller krydstabuleringsrapport

som hjælp til at præsentere projektdata for andre.

Der er forskellige typer af færdige rapporter under de enkelte grupper.

Vælg og udskriv Ressourceforbrug fra knappen Arbejdsmængde

Vælg og udskriv Forsinkede opgaver fra knappen Igangværende aktiviteter


MIAKURSER Side 124


Kalendervisning

Vis opgaverne fra projektet i en kalendervisning, knappen findes i oversigtpanelet.

Klik på fanen Format for at få adgang til visning af Opgaveliste eller design af kalenderen.


MIAKURSER Side 125


Deling af ressourcer med ressourcepulje

Etablering af ressourcepulje

Brug af ressourcepulje

Ressourcernes tilgængelighed til flere projekter

Ressourceallokering på tværs af projekter


MIAKURSER Side 126


Hvad er en ressourcepulje?

En ressourcepulje giver mulighed for at dele ressourcer mellem flere projekter.

Du kommer måske ud for, at du skal være projektleder på flere projekter samtidig, hvor de samme ressourcer skal bruges i flere projekter.

Ved at bruge en fælles ressourcepulje har du mulighed for at

Gennemse ressourceforbrug og – omkostninger på tværs af projekter.

Identificere og løse problemer med overallokering af ressourcer.

Udskriv ressourcerapporter om forbrug på tværs af projekter.

Hvis du bruger en ressourcepulje, kan du planlægge ressourcers arbejde på tværs af projekter, identi-

ficere konflikter mellem tildelinger i forskellige projekter og se, hvordan en ressources tid bruges i flere projekter.

Hvis du har personer eller udstyr, der arbejder på opgaver i flere projektfiler, kan du bruge ressource-

puljen til at samle ressourceoplysninger, f.eks. ressourcenavn, anvendt kalender, ressourceenheder og tabeller over omkostningssatser, så de bliver lettere at administrere.

De projekter, der bruger ressourcer fra ressourcepuljen, kaldes delefiler. Du kan bruge en anden eksi-sterende projektfil som ressourcepulje, men det anbefales, at du opretter en ny projektfil kun

til ressourceoplysninger, så det bliver lettere at styre ressourceoplysninger og opgavetildelinger mellem delefiler og ressourcepuljen.

Eksempel på ressourcepulje

Alternativt kan du, hvis du kun har brug for at låne ressourcer fra et andet projekt anvende et andets

projekts ressourcer ved blot at angive, hvilken fil de skal tildeles fra.

Når du ikke længere har brug for at dele ressourcer på tværs af filer, kan du gå tilbage til kun at bru-

ge ressourcerne i det projekt.


MIAKURSER Side 127


Opret en ressourcepulje

Du starter med en almindelig Microsoft Project-fil, hvor du kun indtaster ressourceoplysninger og

gemmer den under et navn, der angiver, at det er ressourcepuljefil, f.eks. Respuljeproj.mpp.

Når du tildeler delte ressourcer til opgaver i en delefil, gemmer delefilen alle oplysninger om opgave-tildelingen, f.eks. tildelingsenhederne, arbejdet og arbejdsprofilen.

Disse oplysninger kopieres derefter til ressourcepuljen, så hver delefil har adgang til tildelingsoplys-

ningerne i andre delefiler. Når både ressourcepuljen og delefiler er åbne, er de samme oplysninger tilgængelige i alle filerne

Opret en Ressourcepulje

Opret en projektfil. Filer, Nyt og tomt projekt

Åbn Ressourceark visningen i oversigtspanelet

Indtast ressourcerne og tilret ressourcernes kalender

Vælg Filer, Gem

Tip, du kan kopiere ressourcer fra eksisterende projekter og samle dem i en selvstændig ressourcefil, ved at benytte kopier og indsæt.

Brug af ressourcepulje

Når ressourcepuljen er oprettet og gemt, skal du knytte de filer, der skal benytte den fælles ressour-

celiste til filen.

For at etablere delingen skal både puljefil og projektfilen være åbne.

Anvendelse af ressource pulje

Åbn den fil der er oprettet som ressourcepulje

Åbn projektfilen eller filerne

Vælg fanen Ressource, Ressourcepulje.

Vælg Del Ressourcer fra i dialogboksen

Her skal du angive hvilken fil ressour-cerne skal hentes

fra


MIAKURSER Side 128


Bemærk felterne anvend oplysninger fra puljen eller dette projekt, og som har betydning om der skal benyttes timesatser fra ressourcerne i puljen.

Kalenderkonflikt i ressourcepuljen

Som standard overskriver ressourcepuljen ressourceoplysninger i delefilerne, hvis disse oplysninger

er i konflikt.

Hvis f.eks. navnet på en ressource indtastes som JaneO i ressourcepuljen, og du ændrer det til JOlsen i delefilen, ændres det tilbage til JaneO, næste gang du åbner delefilen.

Dette forhindrer, at ressourceoplysningerne i ressourcepuljen beskadiges ved tilfældige ændringer, som ville være svært at fange, før ændringen havde påvirket andre filer.

I nogle tilfælde skal ressourceoplysningerne i delefilen dog tilsidesætte ressourcepuljen og dermed de andre delefiler.

Hvis du ikke ejer ressourcepuljen og har brug for at overskrive oplysningerne, kan du ændre en

delefil, så den får forrang i forhold til ressourcepuljen.

Hvis du f.eks. har valgt kommandoen Anvend oplysninger fra dette projekt i dialogboksen Res-

sourcedeling, kan du ændre et ressourcenavn fra JaneO til JOlsen, hvorefter ressourcepuljen og andre delefiler også ændrer det til JOlsen.


MIAKURSER Side 129


Tildele ressourcer fra ressourcepulje

Du tildeler ressourcer til opgaver for at tydeliggøre hvem, der har ansvaret for at fuldføre disse opga-

ver.

Tildeling af ressourcer til en opgave hjælper dig også med at finde ud af, hvor lang tid det vil tage at

fuldføre opgaven og hvis du registrerer omkostningerne, hvor meget opgaven vil koste.

En ressource kan være en enkelt person, en gruppe personer (f.eks. programmører), en udstyrsdel

(f.eks. en kran eller en computer), materialeressourcer (materialeressourcer: forbrugsvarer eller hjæl-

pematerialer, f.eks. beton, træ eller søm.), der forbruges i løbet af opgavens fuldførelse, eller en-gangsudgifter, f.eks. en flybillet eller indlogering.

Tildele en arbejdsressource til en opgave på fuld tid eller på deltid

Vi arbejder i Gantt-diagrammet

Marker den opgave, du vil tildele en ressource til, i feltet Opgavenavn.

Klik på Ressourcetildeling .

Klik på navnet på den arbejdsressource som du vil tildele, i feltet Ressourcenavn i dialogbok-

sen

Luk dialogboksen

Hvis du har en lang liste med ressourcer, er det hensigtsmæssigt at filtrere ressourceoversigten.

Du kan filtrere efter tilgængelighed, disponibel tid der angiver, hvornår og i hvilket omfang en ressources tid kan planlægges til tildelt arbejde.


MIAKURSER Side 130


Disponibel tid afgøres af projekt- og ressourcekalendere, ressourcens start- og slutdatoer eller det

omfang, ressourcen er disponibel.

Klik på i dialogboksen Ressourcetildeling for at udvide indstillingerne for Ressource-

lister, og vælg derefter de ønskede filterindstillinger under Filtrer efter:

Marker afkrydsningsfeltet Filtrer efter, og vælg derefter det ønskede filter.

Hvis du ikke kan se det ønskede filter, skal du klikke på Flere filtre.

Hvis du vil se en graf over ressourcetilgængelighed, skal du markere ressourcerne, du vil se

på grafen, og derefter klikke på Diagrammer.

TIP Hvis du vil tildele ressourcer, efter du har udført andet arbejde på din tidsplan, kan du fortsætte

med at få vist dialogboksen Tildel ressourcer, mens du arbejder med Gantt-diagrammet og i andre

Microsoft Project-visninger.

Hvis du markerer afkrydsningsfelterne Filtrer efter og Ledig til arbejde, vises kun de ressourcer,

der opfylder begge filterbetingelser.

Hvis du tildeler en ressource på fuld tid til en hovedopgave, kan du ikke tildele den samme ressource på fuld tid til underopgaver under denne hovedopgave, da du risikerer at forårsage unødige over-

allokeringer.


MIAKURSER Side 131


Arbejde med multiprojekter

Hovedprojekter og underprojekter

Sammenkædning på tværs af projekter

Store projekter


MIAKURSER Side 132


Hoved- og underprojekter

Projekter kan hurtigt løbe løbsk. Inden du ved af det, kan et helt simpelt byggeprojekt blive en kollage

af mindre projekt, f.eks. design, udgravning, fundament og marketing. Du kan få bedre styr på pro-jektet, hvis du opretter mindre projekter i Microsoft Project 2010 og derefter knytter dem samme i en

enkelt Project-fil, hvor du kan tilpasse de små projekter ind i hovedprojekt

Hvorfor er det en god ide at bruge et hovedprojekt og underprojekter?

Oprettelse af et hovedprojekt og underprojekter gør det muligt for dig at opdele et stort projekt

og uddelegere de forskellige dele til de relevante personer.

Udtrykt i Microsoft Project-terminologi gør oprettelse af underprojekter i et hovedprojekt det lettere

for den enkelte projektleder at få et samlet overblik over aktivitetsplanen, hvor flere medarbejdere har ansvar for dele af et projekt.

Opbrydning af et stort projekt

Nogle gange vil du opleve at dit projekt bliver så stort at det er svært at overskue. Dette kan du løse ved at opbryde projektet til flere mindre projekter.

Fremgangsmåden er, at du vælger en gruppe af opgaver, der logisk set bør være samlet i en adskilt fil. Opgaverne klipper du ud af en stor projektfil. Derefter opretter du en ny fil, hvor du indsætter det

udklippede data.

Du skal være opmærksom på at de oprindelige afhængigheder ikke er videreført. Disse kæder skal genetableres som eksterne kæder til de øvrige små filer.

Du kan stadig sammenkæde opgaver i forskellige underprojekter på samme måde, som du ville gøre

med opgaver i et enkelt projekt, men det kan være lettere at opdele de faser, der har færrest af-hængigheder i forhold til opgaver i andre faser, i underprojekter.


MIAKURSER Side 133


Indsætte projekter i et eksisterende projekt

Sammenflettet projektfil

En fil, der indeholder en eller flere indsatte projektfiler, som også kaldes underprojekter. De indsatte projekter kan bibeholde kæder til de tilhørende kildeprojekter, så ændringer af de indsatte projekter i

den sammenflettede fil overføres til kildefilen.

De indsatte projekter kan være kædet sammen. En sammenflettet fil kaldes også en hovedprojektfil.

Eksempel på sammenflettede projekter

Du opretter et sammenflettet projekt ved at indsætte kopier af individuelle projekter på et hvilket som helst dispositionsniveau i en enkelt projektfil.

Med et sammenflettet projekt kan du få vist, udskrive og ændre oplysninger for alle de aktiviteter, du

arbejder med – også de, der ”tilhører” andre projektledere som om de er et enkelt projekt.

Indsæt projekter

Oprettelse af en sammenflettet projektfil ved at indsætte flere filer i samme hovedfil.

Opret en ny fil eller åbn en eksisterende fil, som underprojektet skal indsættes i.

Klik på den opgaverække hvor det indsatte projekt skal indsættes

Vælg fanen Projekt og klik på Underprojekt

Marker filen

Klik på Indsæt knappen

Indsat projektfil


MIAKURSER Side 134


De individuelle filer behøver ikke at være åbne. Du ser blot mapperne igennem for at finde filer, der

skal indsættes.

Dispositionsniveauet, som projekterne indsættes på, bestemmes af følgende regler:

Projekter indsættes på niveau med opgaven umiddelbart ovenover, hvis denne opgave ikke er en hovedopgave.

Projekter, der indsættes under en hovedopgave, rykkes yderligere et niveau til højre.

Projekter, der indsættes i bunden af filen, hvor der kun er tomme rækker nedenunder, indsættes på samme niveau som den sidste opgave ovenover.

Er den sidste opgaverække en sammenfoldet hovedopgave, får det indsatte projekt samme niveau som hovedopgaven og ikke som den sidste, skjulte underopgave.

Skrivebeskyttet betyder, at den senest gemte fil indsættes, når den sammenflettede åbnes. Men ændringerne i den sammenflet-tede fil forplanter sig ikke tilbage til den individuelle fil

Hvis du sætter en afkrydsning her påvirker ændringer i den individuelle og den sammenflettede fil gensidigt hinanden

Marker de(n) projektfil du vil indsætte


MIAKURSER Side 135


Arbejde med underprojekter

Når du indsætter en fil i et hovedprojekt, repræsenteres underprojektet som en hovedopgave på op-

gavelisten, og der vises et symbol i feltet Symboler.

Underprojektet indrykkes på dispositionsniveauet for den række, du indsætter den i, men du kan ryk-

ke det ind eller ud ligesom alle andre opgaver. Da underprojektet repræsenteres som en hovedopga-ve, kan du ikke redigere oversigtsoplysningerne. Men du kan udvide dispositionen for at få vist under-

projektets opgaver og redigere projektoplysningerne i hovedprojektfilen.

Når du gemmer hovedprojektet, gemmes ændringer af underprojektet i underprojektets kildefil også. Hvis du vil arbejde direkte i kildefilen uden at åbne hovedprojektfilen, opdateres ændringer af

underprojektets kildefil automatisk i hovedprojektfilen.

Hierarkier

De sammenflettede (indsatte) filer kan du indsætte i andre sammenflettede filer. Dette er en effektiv måde at lave et hierarki af projekter. Programmets øverste grænse er 1.000 sammenflettede filer, så

det er kun din computers kapacitet, der begrænser omfanget.

Sletning af indsatte projekter

Hvis du ønsker at slette en indsat fil, skal du blot slette dens hovedopgave. Du skal være opmærksom

på, at hvis du sletter enten individuelle opgaver eller andre hovedopgaver, fjernes disse filer også fra den oprindelige fil. Dette er ikke tilfældet, hvis du sletter hele det indsatte projekt.

Slet et indsat projekt

Marker projektets hovedopgave

Tryk på Delete på tastaturet

Klik på OK i dialogboksen

Bemærk at data i de enkelte underprojekter ikke slettes.

Bemærk nummerering af det indsatte projekt


MIAKURSER Side 136


Sammenkædning på tværs af projekter

Du kan oprette en opgaveafhængighed mellem opgaver i forskellige projekter.

Den eksternt sammenkædede opgave bliver vist på opgavelisten som en ”skyggeopgave”, hvilket indikeres ved at opgaven er farvet lysegrå.

Hvis du dobbeltklikker på en opgave med en ekstern efterfølgende opgave eller en ekstern fore-gående opgave, åbnes den fil, der indeholder den eksterne opgave, hvis filen er tilgængelig.

Eksempel på kæder i mellem opgaver i to projekter

Opret sammenkædning på tværs af projekter

Hovedprojektfiler med de indsatte projekter skal åbnes.

Benyt dispositionsvisningen til at folde hovedopgaver ud eller sammen så du bedre kan få et overblik

og vælg hovedopgaver hvor du vil sammenkæde aktiviteter

Fold det indsatte projekt ud ved at klikke på + tegnet i disponeringen

Klik med musen på første opgave og træk en ”snor” til den anden opgave

Hvis du vil ændre afhængigheden til en anden type end afslutning-til-start, skal du vælge en anden

afhængighedstype i feltet Type.

Hop mellem projekter med ekstern kobling

Dobbeltklik på ”skyggeopgaven” og du hopper til det projekt som indeholder den kædede aktivitet.

skyggeopgave


MIAKURSER Side 137


Gem hovedprojekt med underprojekter

Når du arbejder i den sammenflettede fil og ændrer oplysninger i et underprojekt, når du gemmer

hovedprojektet, gemmes ændringerne som standard i underprojekternes kildefil.

Du kan vælge at sige ja eller nej til at gemme i underprojekter når du gemmer hovedprojektet.

Gem hoved- og underprojekt

I fanen Filer vælger du Gem

Vælg ja eller nej til de underprojekter der skal gemmes


MIAKURSER Side 138


Formatering Den kritiske vej

Formatering af gantt-diagram

Tekstformatering

Søjleformatering


MIAKURSER Side 139


Den kritiske vej

I projektplanlægning benyttes begrebet ”Den kritiske vej”. Den kritiske vej består af de opgaver, som

har betydning for projektets slutdato. Ændres varigheden af en opgave på den kritiske vej, vil slutda-toen også blive ændret.

Når du har identificeret den kritiske vej, har du også mulighed for at se de ikke-kritiske opgaver. Det er altså opgaver, som du kan flytte rundt på, uden at det umiddelbart har en betydning for projektets

slutdato.

Vis den kritiske vej

Vælg fanen Format

Klik på Kritiske opgaver i gruppen Søjleformater

Bemærk, at visningen Opfølgning Gantt vil altid vise kritisk vej i projektet.

Tekstformatering

Teksten i opgavearket kan formateres, som i alle andre programmer. Du kan også ændre på typogra-fien, så f.eks. alle hovedopgaver vises i en anden farve eller størrelse.

Ændring af markerede opgaver

Du kan vælge at ændre på udseende på enkelte opgaver, som skal fremtræde anderledes end de

øvrige. Det kræver, at du markerer opgaverne og derefter foretager ændringerne.

Hvis du senere vil nulstille formatet til standard, kan du altid vælge at rydde formatet.

Ændring af formater

Med ændring af formater menes, at du f.eks. kan ændre alle milepæle eller hovedopgaver eller kriti-ske opgaver for hele projektet. På den måde kan du via farver eller skriftstørrelser forbedre visualise-

ringen af opgavearket.

Formater tekst

I fanen Format vælger du

Formatere kategorier af opgaver

Højre klik på kolonneoverskriften Opgave-

navn

Vælg Skrifttype eller tekstformater i gen-

vejsmenuen


MIAKURSER Side 140


Søjleformatering

På samme måde, som du ændrer tekstens udseende, kan du ændre opgavesøjlernes udseende i

Gantt-diagrammet. Du kan altså både ændre en specifik søjle eller en kategori af søjler.

Gantt- diagramtypografi finder du i fanen Format.

-

Nedenfor er vist dialogboksen, som benyttes ved ændring af en bestemt kategori af opgavesøjler. Du

kan ændre alt fra søjlefarver, form og mønster til symbolet for milepæle og start og slutsymbol på hovedopgaver.


MIAKURSER Side 141


Søjletekster

Du har også mulighed for at ændre på de tekster, som vises i forbindelse med en søjle. Når du har koblet en ressource på en opgave, vil hele ressourcenavnet almindeligvis blive vist. Men her kan du

f.eks. vælge, at det kun er initialerne, der jo fylder noget mindre, som bliver vist.

Ændre søjletekster

Ressourcenavne kan udskiftes med initialer for at spare plads i diagrammet.

Højre klik i diagramområdet

Vælg Søjleformater i genvejsmenuen

I dialogboksen vælger du fanebladet Tekst

Blad i Ressource navne og vælg Ressource initialer

Du kan også formatere søjlernes sammenkædning.

I fanen Format vælger du Layout.


MIAKURSER Side 142


Opgaver i Project Udstilling på messe

Madlavning til 8 personer

Produktion af DVD


MIAKURSER Side 143


Øvelse 1

Opgave, udstilling på messe

Dit firma SuperComp ApS. skal deltage på en messe i München og du er

projektansvarlig.

I skal være klar kl. 8.00, når messen starter om 1 måned fra d.d.

Messen har en varighed på 6 dage.

Opret en ny projektfil under navnet Messe

Projektet starter og slutter med en milepæl

Opret følgende opgaver, find gerne på flere, og kæd dem sammen med de relevante sam-

menkædningstyper, indlæg ligeledes overlappende- og mellemliggende tid, hvis der er be-hov for det.

Opgave Varighed

Pakke computere til udstillin-

gen

2 dage

Udarbejde plancher til udstil-lingen

8 dage

Trykke udenlandske visitkort 4 dage

Bestille glasskabe og flyttebil 1 dage

Modtage glasskabe 0,5 dag

Pakke biler 3 dage

Køre til messen 2 dage

Opstille messestanden 5 dage

Inddelt opgaverne i hovedgrupper f.eks. kan du bruge nedenstående

Udstyr

Reklamer og præsentation

Klargøre til transport

Afgang og opstilling

Du deltager selv på messen sammen med to sekretærer og en eksportassistent. Til forbere-

delsen får du derudover hjælp af 2 håndværkere, den ene dog kun på halv tid, en fotograf

og en grafisk designer

Opret ressourcerne

Tildel, efter eget skøn, ressourcerne til de opgaver de varetager

Foretag ressourceudjævning, hvis det er nødvendigt

Når du er færdig med planlægningen skal du gemme projektet


MIAKURSER Side 144


Opfølgning

Skift til Opfølgning Gantt i oversigtspanelet

Indfør følgende ting der skete under projektets udførelse

- Computerne var nemme at pakke, det tog kun 1,5 dag

- Plancherne blev forsinket 1 dag

- Visitkortene blev færdige 7 timer før tiden

- Et glasskab gik i stykker og et nyt skulle hentes, det tog 0,75 dag

- Flyttebilen brød sammen og skulle repareres, det tog 6 timer

Alle andre opgaver forløb efter planen

Brug filte- eller grupperingsfunktionen til at vise fremdrift status

Kig på dit projekt og se om du blev færdig til tiden, hvad kunne du have gjort, da der indløb

meddelelser om forsinkelser?

Udskriv rapporterne Hvem gør hvad hvornår og Ressourceforbrug

Gem projektet


MIAKURSER Side 145


Øvelse 2, mad til 8 personer, dyreryg

Du skal lave mad til 8 personer. De kommer på lørdag og skal gå til bords kl. 19.00.

Du skal kun lave hovedret, resten kommer udefra. Projektet hedder dyreryg.

Hovedretten er:

Dyreryg, med:

- Kartoffel kroketter

- Gemyse

- Syltede pærer

- Waldorfsalat

I Filer vælg Indstillinger, og i Generelt vælg datoformat, f.eks. ” 28 januar 2009 12:33”.

I menulinjen vælg Projekt, Projekt Information planlæg fra projektets slutdato og sæt slut-

dato til nærmeste lørdag kl. 19.00.

Vælg Projekt, Skift arbejdstid, marker den pågældende lørdag og opret en arbejdsdag fra

00:00 til 23:59


MIAKURSER Side 146


Opret følgende opgaver:

Opgave Varighed

Waldorfsalat 3t

Syltede pærer 10m

Kartoffelkroketter 3t

Gemyse 1t

Sauce 0,5t

Klargøring af ryg 0,5t

Stegning af ryg 75m

Ryg / hvile 20m

Anrette ryg 10m

Servering 5m

Kæd opgaverne med de kendte sammenkædningstyper og ved brug af mellemliggende tid

og overlappende tid

Nogle opgaver er afhængige af hinanden og nogle kan laves samtidig

Hvornår skal første opgave startes?

Udskriv projektet


MIAKURSER Side 147


Øvelse 3, DVD produktion

Du befinder dig i en virksomhed, som står overfor at skulle lancere et nyt produkt.

Produktet skal bl.a. markedsføres ved hjælp af en multimedie DVD. Det er denne du har ansvaret for

at fremstille. Projektet skal starte den første hverdag i næste måned.

Dvd’en findes allerede i en engelsk udgave og skal nu oversættes til dansk.

Virksomheden du arbejder i, beregner en 35 timers arbejdsuge, en arbejdsdag på 7 timer og en ar-

bejdstid fra 8 til16, med en times frokost.

Ressourcer

Opret følgende ressourcer:

Dig selv

Marketingdirektør

Translatør

Grafiker

MM. bureau

HH Rotation

A/S Jydedisk

Gem projektet med navn dvd_produktion

Aktiviteter

Opret opgaver og tildel ressourcer, foretag relevante sammenkædninger.

Du har opdelt projektet i følgende opgaver:

Møde med marketing direktøren, hvor det samlede projekt og budget fremlægges; 3 timer

Møde med de implicerede interne parter, hvor der redegøres for projektet. Det drejer sig om

Jeres translatør, grafiker og dig selv. Mødes sættes til at vare 4 timer.

Oversættelse af tekster, som skal indtales tager ca. 1 dag og varetages af translatøren.

Du har selv ansvaret for at læse korrektur på oversætterens arbejde og tilretning af fagbe-

greber. Det bruger du 3 timer på.

Grafikeren skal dels stå for fordanskning af grafikken og lydene på Dvd’en; 3 dage og frem-

stilling af et nyt omslag; 1,5 dag

Indspilningen af Videosekvenserne ud fra de danske tekster tager 3 dage. Dette arbejde ud-

føres af Grafikeren.

Sammenklipning af Video, grafik og lyd på MM bureauet; 2,5 dag

Møde mellem dig selv og Marketingdirektøren, hvor det færdige produkt godkendes; 4 timer.

Trykning af omslag hos HH Rotation; 3 dage

Produktion af Dvd’er hos A/S Jydedisk; 4 dage

Der skal købes labels ind med firmalogo, som A/S Jydedisk senere klistrer på Dvd’erne. Det

skal du såmænd også klare på en ½ dag

Samling af Dvd’erne og omslag hos A/S Jydedisk; 1 dag


MIAKURSER Side 148


Inddel projektet i nogle hovedopgaver

Indsæt milepæle på relevante steder

Formatér Gantt diagrammet, så du kan se den kritiske vej

Du beslutter dig efterfølgende for, at Marketing direktøren også skal med på redegørelsesmødet.

Indspilningen af videosekvenser tager for lang tid. Du sætter dig selv på opgaven sammen med grafi-keren, for at halvere tidsforbruget. Brug gerne indsatsbaseret planlægning.

Udjævn projektet hvis der er overallokerede ressourcer

Opgaverne må ikke opdeles og der må ikke ændres på tildelingerne i de enkelte opgaver

Udskriv følgende rapporter:

Hvem gør hvad

Opgaveforbruget

En liste med de opgaver, som du skal udføre

I DVD projektet arbejdes der ud fra følgende lønninger:

Opdatér i ressourcearket

Dig selv kr. 300.000/år

Grafikeren kr. 410/t

Translatøren kr. 320/t

Marketing direktøren kr. 550.000/år

MM-bureauet kr. 710/t

Herudover er der aftalt følgende priser:

Opdatér i tabellen omkostninger

Trykning kr. 26.000,-

DVD fremstilling kr. 37.000,-

Labels kr. 1.200,-

Samling kr. 7.000,-

Udskriv et budget for projektet


MIAKURSER Side 149


Opfølgning på projekt DVD-produktion

Gem DVD projektet med den oprindelige plan

Starten af projektet forløbet planmæssigt.

Opgaverne til og med Grafik og lyde bliver udført til tiden.

Da du og grafikeren har arbejdet med indspilningen i 1,5 dag, finder I ud af, at I stadig

mangler en dag for at blive færdige.

Det betyder, at omslaget først kan påbegyndes ni dage efter projektstart

Opdatér projektet med ovenstående ændringer

A/S Jydedisk tilbyder at færdiggøre DVD fremstillingen 1 dag hurtigere mod en merbetaling på kr.

7.500,-.

Dette indtastes som overarbejde.

Opdatér ovenstående oplysning

Markér alle opgaver som værende udførte

Fremdrift

Sæt statusdato til 10 dage efter projektstart

Vis afsluttede opgaver via filtret

Vis forsinkede opgaver

Grupper afsluttede og ikke afsluttede opgaver

Rapporter

Opret en visuel rapport der viser planlagt og faktisk arbejde for ressourcerne

Udskriv en projektoversigt

Udskriv en økonomisk oversigt


MIAKURSER Side 150


Tastaturgenveje i Microsoft Project 2010

HVIS DU VIL SKAL DU TRYKKE PÅ

Flytte til et andet netværksdiagramfelt. Piletaster

Føje netværksdiagramfelter til markeringen. Skift+piletaster

Flyt et netværksdiagramfelt.

Bemærk! Manuel placering skal indstilles først. Vælg det felt, der skal

flyttes. Klik på Layout i gruppen Formatér under fanen Formatér, og klik derefter på Tillad manuel placering af et felt.

Ctrl+piletaster

Flytte til det øverste netværksdiagramfelt i visningen eller projektet. Ctrl+Home eller

Skift+Ctrl+Home

Flytte til det nederste netværksdiagramfelt i projektet. Ctrl+End eller

Skift+Ctrl+End

Flytte til netværksdiagramfeltet længst til venstre i projektet. Home eller Skift+Home

Flytte til netværksdiagramfeltet længst til højre i projektet. End eller Skift+End

Flytter et vindue opad. PgUp eller Skift+PgUp

Flytter et vindue nedad. PgDn eller Skift+PgDn

Flytter et vindue til venstre. Ctrl+PgUp eller Skift+Ctrl+PgUp

Flytte et vindue til højre. Ctrl+PgDn eller

Skift+Ctrl+PgDn

Markere det næste felt i netværksdiagramfeltet. Enter eller Tab

Vælge det forrige felt i netværksdiagramfeltet. Skift+Enter

Navigere i visninger og vinduer

Hvis du vil Skal du trykke på

Aktivere kontrolfanen. Alt+mellemrum

Aktivere indtastningslinjen for at redigere tekst i et felt. F2

Aktivere menulinjen. F10 eller Alt

Aktivere projektstyringsfanen. Alt+bindestreg

Aktivere delelinjen. Skift+F6

Lukke programvinduet. Alt+F4

Vise alle filtrerede opgaver eller alle filtrerede ressourcer. F3

Vise dialogboksen Feltindstillinger. Alt+F3

Åbne et nyt vindue. Skift+F11

Reducere en markering til et enkelt felt. Skift+tilbage


MIAKURSER Side 151


Nulstille sorteringsrækkefølgen til id-rækkefølgen og slå gruppering fra. Skift+F3

Markere et tegneobjekt. F6

Vise opgaveoplysninger. Skift+F2

Vise ressourceoplysninger. Skift+F2

Vise tildelingsoplysninger. Skift+F2

Slå tilstanden Føj til markering til eller fra. Skift+F8

Slå Automatisk beregning til eller fra. Ctrl+F9

Slå tilstanden Udvid markering til eller fra. F8

Flytte til venstre, højre, opad eller nedad for at få vist forskellige sider i

vinduet Vis udskrift.

Alt+piletaster

Oprette en disposition for et projekt


Skjule underopgaver. Alt+Skift+- (bindestreg) eller Alt+Skift+- (minustegn på det numeriske tastatur)

Rykke den markerede opgave ind.

Alt+Skift+højre pil

Vise underopgaver. Alt+Skift+= (lig med) eller Alt+Skift++ (plustegn på det numeriske ta-

statur)

Vise alle opgaver. Alt+Skift+* (stjerne på det numeriske tastatur)

Rykke den markerede opgave

ud.

Alt+Skift+venstre pil

Markere og redigere i en dialogboks


Flytte mellem felter nederst i en formular. Piletaster

Flytte ind i tabeller nederst i en formular. Alt+1 (venstre) eller Alt+2 (højre)

Flytte til den næste opgave eller ressource. Enter

Flytte til den forrige opgave eller ressource. Skift+Enter

Markere og redigere i en arkvisning

Redigere i en visning


Annullerer en indtastning. Esc

Rydde eller nulstille det markerede felt. Ctrl+Del

Kopiere de markerede data. Ctrl+C


MIAKURSER Side 152


Klippe de markerede data ud. Ctrl+X

Slette de markerede data. Del

Slette den række, der indeholder en valgt celle. Ctrl+- (minustegn på det numeriske ta-statur)

Udfylde nedad. Ctrl+D

Vise dialogboksen Søg. Ctrl+B eller Skift+F5

Fortsætte til næste forekomst af søgeresultater i dialogboksen Søg.

Skift+F4

Brug af kommandoen Gå til (fanen Rediger). F5

Sammenkæde opgaver. Ctrl+F2

Indsætte de kopierede eller udklippede data. Ctrl+V

Reducere markeringen til ét felt. Skift+tilbage

Fortryde den seneste handling. Ctrl+Z

Ophæve sammenkædningen af opgaver. Ctrl+Skift+F2

Angive opgaven til manuel planlægning. Ctrl+Skift+M

Angive opgaven til automatisk planlægning. Ctrl+Skift+A

Flytte rundt i en visning


Flytte til starten af et projekt (tidsskala). Alt+Home

Flytte til slutningen af et projekt (tidsskala). Alt+End

Flytte tidsskalaen til venstre. Alt+venstre pil

Flytte tidsskalaen til højre. Alt+højre pil

Flytte til det første felt i en række. Home eller Ctrl+venstre pil

Flytte til den første række. Ctrl+pil op

Flytte til det første felt i den første række. Ctrl+Home

Flytte til det sidste felt i en række. End eller Ctrl+højre pil

Flytte til det sidste felt i den sidste række. Ctrl+End

Flytte til den sidste række. Ctrl+pil ned


MIAKURSER Side 153


Flytte rundt i sideruden


Flytte fokus mellem sideruden og visningen til højre. Ctrl+Tab eller

Ctrl+Skift+Tab

Vælge forskellige kontrolelementer i sideruden, hvis sideruden er aktiv. Tab

Markere eller fjerne markeringen i afkrydsningsfelter og alternativknapper, hvis

sideruden er aktiv.

Mellemrum

Markere i en visning


Udvide markeringen nedad med en side. Skift+PgDn

Udvide markeringen opad med en side. Skift+PgUp

Udvide markeringen nedad med en række. Skift+pil ned

Udvide markeringen opad med en række. Skift+pil op

Udvide markeringen til det første felt i en række. Skift+Home

Udvide markeringen til det sidste felt i en række. Skift+End

Udvide markeringen til starten af oplysningerne. Ctrl+Skift+Home

Udvide markeringen til slutningen af oplysningerne. Ctrl+Skift+End

Udvide markeringen til den første række. Ctrl+Skift+pil op

Udvide markeringen til den sidste række. Ctrl+Skift+pil ned

Udvide markeringen til det første felt i den første række. Ctrl+Skift+Home

Udvide markeringen til det sidste felt i den sidste række. Ctrl+Skift+End

Markere alle rækker og kolonner. Ctrl+Skift+mellemrum

Markere en kolonne. Ctrl+mellemrum

Markere en række. Skift+mellemrum

Flytte et felt nedad i en markering. Enter

Flytte et felt opad i en markering. Skift+Enter

Flytte et felt til højre i en markering. Tab

Flytte et felt til venstre i en markering. Skift+Tab

Markere og redigere på indtastningslinjen


Acceptere en indtastning. Enter

Annullere en indtastning. Esc


MIAKURSER Side 154


Slette ét tegn til venstre. Tilbage

Slette ét tegn til højre. Del

Slette ét ord til højre. Ctrl+Del

Udvide markeringen til slutningen af teksten. Skift+End

Udvide markeringen til starten af teksten. Skift+Home

Slå overskrivningstilstand til eller fra. Insert

Brug af en tidsskala


Flytte tidsskalaen en side til venstre. Alt+PgUp

Flytte tidsskalaen en side til højre. Alt+PgDn

Flytte tidsskalaen til starten af projektet. Alt+Home

Flytte tidsskalaen til slutningen af projektet. Alt+End

Rulle tidsskalaen til venstre. Alt+venstre pil

Rulle tidsskalaen til højre. Alt+højre pil

Vise mindre tidsenheder. Ctrl+ / (skråstreg på det

numeriske tastatur)

Vise større tidsenheder. Ctrl+* (stjerne på det numeriske tastatur)


MIAKURSER Side 155


Noter:

Læs om projektstyringens grundbegreber

Hvad er projekttrekanten?

Se hvor enkelt det er at opbygge et projekt

Se aktiviteterne i grafisk tidsbjælke i GANTT diagrammet

Hold nemt styr på aktiviteter og ressourcer i dit projekt

Få et godt overblik over fremdriften i dit projekt

Enkel og hurtig opdatering

Kommunikation med professionelle værktøjer

Eksport af projektdata til Excel

Hold øje med projektøkonomien

Se hvordan du arbejder med ressourcepuljer

Sådan holder du styr på de store projekter


ISBN: 978-87-91642-14-2

IT Instruktør Marianne Sjørslev

Documents

Microsoft Project 2010 - IT Univers · Project 2010, er der mange trin, du skal igennem, før du kan følge op på projek-tets fremdrift. Registrere fremdrift og reagere på opdateringer