Microsoft Project 2013 - Käytön perusteetcna.mikkeliamk.fi/.../Ornanet_materiaali/Project-2013-a-s.pdf · Miksi projektinhallintaa tarvitaan? Hallittu projektijohtaminen, -suunnittelu

Kari J Keinonen

Microsoft Project 2013 KÄYTÖN PERUSTEET

© Kari J Keinonen

Microsoft Project 2013 2

Käyttöoikeustiedot Tämän e-kirjan sisältö on suojattu tekijänoikeuslain, muiden asiaa käsittele-vien lakien ja kansainvälisten sopimusten mukaisesti. E-kirjan tekijänoikeudet omistaa Kari J Keinonen. E-kirjan ostajalle myönnetään täysi käyttöoikeus.

E-kirjaa ei saa muuttaa, eikä siitä saa sähköisesti erottaa tai kopioida osia. E-kirjan hankkijalla (käyttöoikeuden haltijalla) ei ole oikeutta muodostaa kirjasta tai sen osista uutta e-kirjaa. E-kirjasta löytyvistä virheistä kannattaa olla yhteydessä kirjan tekijään. Tekijä suorittaa asialliset korjaukset, muutokset ja lisäykset.

E-kirjan hankkijalle (organisaatio) luovutettu käyttöoikeus oikeuttaa jakele-maan kirjat yhteisön suljetussa, käyttäjätunnuksilla rajoitetussa verkossa. Ja-kelu on sallittu käyttöoikeuden piiriin kuuluville työntekijöille ja oppilaitok-sissa työntekijöille sekä opiskelijoille. E-kirjaa ei saa jaella julkisessa verkos-sa tai sen kopioita missään muodossa antaa muille, kuin käyttöoikeuden pii-riin kuuluville. Käyttöoikeuden haltijayhteisö voi jakaa e-kirjaa cd-levyillä tai muilla tallennusmedioilla. E-kirja voidaan myös tulostaa tai kopioida heille. Jokainen opiskelija ja työntekijä saa kopioida ja tulostaa tästä e-kirjasta kappa-leita vain yksityiseen, omaan henkilökohtaiseen käyttöönsä.

Kannen ja taiton suunnittelu Urpo Jalava

Copyright © Kari J Keinonen - Ornanet Koulutus.

1. painos: ISBN 978-952-5753-95-0

Ornanet Koulutuksen e-kirjat Olemme tuottaneet seuraavia e-oppikirjoja tietojenkäsittelystä osin sekä englanninkielisistä että suomenkielisistä ohjelmista kaapatuin kuvin:

Windows Vista ja 7- Käytön perusteet Windows 8 - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ja 2010 ja 2013 -ohjelmista - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ja 2010 ja 2013 -ohjelmista - Edistynyt käyttö Microsoft Office 2010 ja 2013 -ohjelmista - Edistynyt yhteiskäyttö Microsoft Project 2007 ja 2010 ja 2013 - Käytön perusteet Adobe Acrobat - Edistynyt käyttö (versio 8.1, 9.0, X tai XI) (SF kuvin)

Tutustu e-kirjojen sisältöihin tarkemmin ornanet-koulutus.fi sivustolla. Edulliset e-kirjojen yksittäiskappaleet voit hankkia eLibriksestä: Napsauta tätä linkkiä!

Apu- ja harjoitustiedostot Löydät Office 2013 e-kirjojen aputiedostot pakattuna osoitteesta: http://ornanet-koulutus.fi/secure/Apu-2013-tiedostot.zip

Käyttäjätunnus (huomaa kirjainkoko): Materiaalit ja salasana: OrnanetMalli

Pura paketti käyttämäsi levyn juureen ja säilytä kansionimet purkaessasi pakettia. Tähän e-kirjaan liittyvät tiedostot löydät Project-2013-a-s-aputiedostot-kansiosta.

http://ornanet-koulutus.fi/ekirja.htm

http://www.elibris.fi/advanced_search_result.php?kirja4_id=&pfrom=000&pto=99999&inc_subcat=1&kirja3_id=&categories_id=&kirja1_id=&manufacturers_id=5&x=17&y=5

http://ornanet-koulutus.fi/secure/Apu-2013-tiedostot.zip

© Kari J Keinonen


Sisällysluettelo Käyttöoikeustiedot ............................................................ 2

Ornanet Koulutuksen e-kirjat .................................................................................................... 2 Apu- ja harjoitustiedostot .......................................................................................................... 2

Sisällysluettelo ................................................................ 3 Johdanto ......................................................................... 5

Mikä on Microsoft Project? ........................................................................................................ 6 Miksi projektinhallintaa tarvitaan? .......................................................................................... 6 Miksi projektinhallintaa tarvitaan? .......................................................................................... 6 Mitä on projektisuunnittelu? ..................................................................................................... 7 Projektin eri osien määrittely .................................................................................................... 8

Projektitehtävien määritteleminen ....................................................................................................................... 8 Resurssien arvioiminen.......................................................................................................................................... 9

Microsoft Project suunnitteluvälineenä ................................. 9 Ohjelman aikataulutyypit .......................................................................................................... 9

Ohjelman käyttäminen .................................................... 10 Ohjelman avaaminen ................................................................................................................ 10 Ohjelman lopettaminen ............................................................................................................ 11

Ohjelmaikkuna eli käyttöli ittymä ....................................... 12 Ikkunan pääosat ja toiminnot .................................................................................................. 13

Tiedosto (File) -valikko ........................................................................................................................................ 13 Muut ikkunan osat ............................................................................................................................................... 14 Valintanauha ......................................................................................................................................................... 15 Aikajana (Timeline ) ............................................................................................................................................. 17 Valintaikkunat....................................................................................................................................................... 17 Valikoimat ............................................................................................................................................................. 19 Pikavalikko ja pikavalikoima .............................................................................................................................. 20

Näkymät (Views) ...................................................................................................................... 21 Gantt-kaavio (Gantt Chart) -näkymä ................................................................................................................. 21 Verkkokaavio (Network Diagram) -näkymä .................................................................................................... 22 Kalenteri (Calendar) -näkymä............................................................................................................................. 23 Resurssitaulukko (Resource Sheet) -näkymä .................................................................................................... 24 Gantt-seuranta (Tracking Gantt) -näkymä ........................................................................................................ 25 Muita ohjelman näkymiä ..................................................................................................................................... 25

Suunnittelutyövaiheet ..................................................... 26 Projektin määrittely .................................................................................................................. 26

Perustiedot ............................................................................................................................................................. 26 Uuden tiedoston luominen ...................................................................................................... 29 Projektin alkuasetukset ja perustiedot ................................................................................... 30

Peruskalenterin sovitus ........................................................................................................................................ 30 Perustietojen syöttäminen ................................................................................................................................... 34 Tehtävien ajoituksen asetus ................................................................................................................................ 35 Työmäärävetoiset tehtävät .................................................................................................................................. 36 Valuutta-asetus ..................................................................................................................................................... 37 Projektin yhteenvetotiedot .................................................................................................................................. 38

© Kari J Keinonen


Projektiaikataulun luominen ................................................................................................... 39 Projektin yhteenvetotehtävä ............................................................................................................................... 39 Tehtävien syöttäminen ......................................................................................................................................... 40 Tehtävien linkitys ................................................................................................................................................. 43 Aikatauluongelmien ratkaiseminen ................................................................................................................... 47 Resurssien syöttäminen ....................................................................................................................................... 50 Resurssien kiinnittäminen tehtäviin .................................................................................................................. 51 Työmääräarviointi ................................................................................................................................................ 52 Kiinteät kustannukset .......................................................................................................................................... 57

Projektiaikataulun viimeistely ................................................................................................ 60 Resurssien ylikäyttö ............................................................................................................................................. 60 Resurssien vajaakäyttö ......................................................................................................................................... 64 Kalenteri (Calendar) -näkymä............................................................................................................................. 66 Tehtävien paloittelu Gantt-kaavio (Gantt Chart) -näkymässä........................................................................ 67

Kriittinen polku ......................................................................................................................... 68 Runkosuunnitelman tallentaminen ........................................................................................ 69

Runkosuunnitelman muuttaminen .................................................................................................................... 70 Projektin seuraaminen ja raportointi .................................. 74

Projektin etenemisen kirjaaminen .......................................................................................... 74 Ensimmäinen viikko - perjantaina...................................................................................................................... 75 Toinen viikko - perjantaina ................................................................................................................................. 79 Kolmas viikko - perjantai ..................................................................................................................................... 80 Viimeinen viikko - perjantaina ........................................................................................................................... 81 Kassavirta .............................................................................................................................................................. 83

Projektin päättäminen ..................................................... 85 Testaus ........................................................................................................................................ 85 Lopettaminen ............................................................................................................................. 85 Projektin lopputuotteen käyttöönotto .................................................................................... 85

Ohje-toiminto ................................................................ 86 Hakemisto ..................................................................... 87

© Kari J Keinonen


Johdanto Edessäsi on Microsoft Project -koulutuksen e-oppikirja. Tämä e-kirja on laa-dittu siksi, ettei Sinun kurssilla opiskellessasi tarvitse tehdä jatkuvasti muis-tiinpanoja. Voit kerrata Microsoft Project -ohjelman käyttöön liittyviä asioita myöhemmin lukemalla tietokoneesi äärellä tätä e-kirjaa. E-oppikirja on suun-niteltu 16 - 32 oppitunnin koulutukseen opetuksen tueksi, mutta tukee lyhy-empiäkin kursseja.

Liilalla huutomerkillä (kuva vasemmalla) on tähän e-kirjaan merkitty kaikki todella tärkeät asiat jotka sinun tulee omaksua. Sinisellä on korostettu joitain huomautuksia, toimivia linkkejä ja hyperlinkkejä.

Ennen Microsoft Project -ohjelman opiskelua sinun on syytä perehtyä Windows-käyttöjärjestelmän käytön perusteisiin. Windows perusteisiin voit tutustua esimerkiksi Ornanet Koulutuksen tuottaman Windows 8 - Käytön perusteet e-oppikirjan avulla. Tärkeää on myös että hallitset projektinhallin-nan perusteet ja käsitteet. Projektinhallinnan perusteisiin voit halutessasi tu-tustua Ornanet Koulutuksen tuottaman Projektin suunnittelu - Tie tuloksiin e-kirjan avulla.

Oppimisesi kannalta mielestäsi tärkeiden havaintojen ja omien oivallustesi muistiin kirjaaminen on tärkeää. Kun opiskelet Microsoft Projectin käyttöä, etsi tekstistä keskeisiä asioita ja merkitse ne muistiin. Tämä sähköinen e-kirja on tehty "kulumaan käytössä".

Aseta aina tavoite oppimisellesi. Opiskellessasi Project-ohjelmaa pyri siihen että opit niin projektinhallinnan kuin Project-ohjelman perusteet. Pyri saa-maan kokonaiskuva ohjelman toiminnasta. Edistyneisiin toimintoihin ei kan-nata keskittyä, jos perusteissa on aukkoja, sillä silloin hallintasi on vaarassa jäädä pirstaleiseksi. Tutustu huolella muuhunkin jaettuun materiaaliin ja aihetta käsitteleviin Internet-sivuihin.

Project-koulutuksen jälkeen työt vasta alkavat. Oppimisesi riippuu koulutuk-sen lisäksi sinusta itsestäsi. Istu ja tutki Project-ohjelmaa, työskentele sen avulla niin osaamisesi lisääntyy päivä päivältä. Kurssilla olet päässyt hyvään alkuun ja tämän e-kirjan avulla löydät yhä uusia ja erilaisia työtapoja, joista vähitellen luot oman työskentelykäytäntösi.

Microsoft Office Project on erilaisia mahdollisuuksia täynnä, tulet varmasti viihtymään sen parissa.

Miellyttäviä ja aurinkoisia opiskeluhetkiä toivottaa Kari J Keinonen

! !

!

!

© Kari J Keinonen


Mikä on Microsoft Project? MS Project on projektinhallintaohjelmisto. Project-ohjelmalla voit tallentaa oman organisaatiosi kaikki projektitiedot joko eri tiedostoihin tai koota ne yhteen tiedostoon. Project koostuu laajasta valikoimasta erilaisia projektin-hallinnassa tarvittavia taulukoita ja kuvaajia sekä raporttityövälineitä.

Microsoft Project on tarkoitettu projektien aikataulu-, resurssi- ja kustannus-tietojen hallintaan. Ohjelmalla voit tehdä projektitiedon suodatusta, tietojen etsintää ja -lajittelua sekä tiedon päivityksiä eli lisäyksiä, poistoja ja muutok-sia. Projektien toteuttamista helpottavia lisätoimintoja Microsoft Projectissa ovat raportit ja aikataulujen kuvaajat sekä seurantatyökalut.

Project on hyvä työväline projektien resurssien hallinnassa. Projectilla luot helposti Gantt aikajanakaaviot ja budjetoit sekä seuraat kustannuksia.

Miksi projektinhallintaa tarvitaan? Hallittu projektijohtaminen, -suunnittelu ja -työskentely tuottaa tavoitteiden mukaisen ja käyttökelpoisen tuloksen aikataulullisesti oikeaan aikaan ja en-nalta budjetoiduilla kustannuksilla - jopa alle niiden. Tämä tapahtuu pienen-tämällä laatua heikentävää vaihtelua sekä määrittely-, suunnittelu-, toteutus-, viestintä-, palvelu että valvontavaiheessa ja lisäksi itsearvioinnissa.

Projektityöskentelyn hallinta ja ohjaus perustuvatkin suunnitteluun ja ihmis-ten kouluttamiseen (perehdyttäminen ja opettaminen) ryhmätyötaidoissa, suunnittelutaidoissa ja johtamistaidoissa.

Miksi projektinhallintaa tarvitaan? Hallittu projektijohtaminen, -suunnittelu ja -työskentely tuottaa tavoitteiden mukaisen ja käyttökelpoisen tuloksen aikataulullisesti oikeaan aikaan ja en-nalta budjetoiduilla kustannuksilla - jopa alle niiden. Tämä tapahtuu pienen-tämällä laatua heikentävää vaihtelua sekä määrittely-, suunnittelu-, toteutus-, viestintä-, palvelu että valvontavaiheessa ja lisäksi itsearvioinnissa.

Projektityöskentelyn hallinta ja ohjaus perustuvatkin suunnitteluun ja ihmis-ten kouluttamiseen (perehdyttäminen ja opettaminen) ryhmätyötaidoissa, suunnittelutaidoissa ja johtamistaidoissa.

!

© Kari J Keinonen


Mitä on projektisuunnittelu? Projektisuunnittelu on yhden kokonaisen projektin onnistuneeseen toteut-tamiseen tähtäävää suunnitelmallista toimintaa. Suunnittelu sisältää useita vaiheita. Laadimme projektisuunnitelman jolla kuvaamme kaikkien projektin resurssien käytön (aika, henkilöt, raha, tilat, laitteet ja koneet sekä kalusto).

”Projektisuunnitelma on toimintasuunnitelma, joka kertoo miten projektille asetetut tavoitteet saavutetaan.i”

Projektin toteuttamisen eri vaiheet on asetettava tärkeysjärjestykseen, ensin suunnitellaan ja vasta sitten aloitetaan tuotannollinen toteutus. Projektia tulee seurata ja seurannan pohjalta tehdään arviointia.

Projektin kaikki tavoitteet Työn osittaminen hierarkkisesti (Work Breakdown Structure eli WBS)

Työn aikataulutus

Suoritusorganisaatio (projektin johtoryhmä, projektiryhmä ja seurantaorganisaatio)

Rahoitus ja kustannusseuranta (määrä- ja kustannuslaskenta, resurssien hinnoittelu sekä maksupostiai-kataulu ja kustannusten seuraaminen)

Työtehtävät (tekninen ja laadullinen)

Laatu (laadun tuottamistavoitteet ja -tavat)

Dokumentointi (myös arkistointi ja vastuut)

Seurantatavat (tavoitteet, laatu, aikataulu, kustannukset)

Arvioinnin toteuttaminen (tavoitteet, laatu, aikataulu, kustannukset)

Projektin lopettaminen

T a u l u k k o 1 S u u n n i t e l t a v a t a s i a t

Projektisuunnittelussa tärkeimmät suunniteltavat asiat on kerrottu taulukossa.

Projektisuunnitelma ei saa olla este toimia projektissa innovatiivisesti. Kuten Hietalaii toteaa, elämme epätäydellisen tiedon keskellä. Projektin aikana ta-pahtuu paljon itseoppimista, siksi projektisuunnitelmaa ei saa lukea kirjaimel-lisesti. Hietalaiii pitää hyvänä suunnittelumallina tarkentuvaa (iteroiva) pro-jektiohjausmallia, jossa suunnitellaan tarkasti vain lähimmät toimintavaiheet.

!

© Kari J Keinonen


Projektin eri osien määrittely Tavoitteet ja välitavoitteet (virstanpylväät)

Projektin tehtävät ja ajoitus

Resurssit

T a u l u k k o 2 M ä ä r i t t e l y s s ä k e s k e i s t ä

Taulukossa kerrotaan projektismäärittelyssä huomioitavat kolme keskeistä tekijää.

Projektitehtävien määritteleminen Projektille asetetaan aluksi tavoite. Projekti tulee jakaa hierarkkiseksi tehtä-välistaksi osittamalla työ (Work Breakdown Structure eli WBS) yleisiksi päävaiheiksi, työtehtäviksi (tasks). Päätehtävät tulee vielä jakaa pienempiin osiin eli alitehtäviin (subtasks). Tehtävälista on eräänlainen ”askelpolku” työn loppuun suorittamiseksi.

Tehtävien ajoitus Tehtäville määritellään seuraavaksi kesto (duration). Kesto on se aika, joka tehtävän suorittamiseen kuluu. Paras tapa arvioida tehtävään käytettävä aika on aiempiin kokemuksiin perustuva tutkimustieto (rakentamisessa esim. Aikataulukirja 2004) tai projektipäällikön aiemmat vastaavat kokemukset.

Lopullinen aikataulu muodostuu tehtävien ja osatehtävien kestosta sekä niiden aloitus- (start) ja lopetusajasta (finish).

Projektiaikatauluun kannattaa merkitä myös erilaiset välitavoitteet eli virs-tanpylväät (milestone). Välitavoitteet helpottavat projektin jakamista mielek-käisiin osakokonaisuuksiin. Välitavoite kuvaa jotain hetkeä, jolloin annettu tehtäväkokonaisuus on suoritettu, joten kyseisen tehtävän kesto merkitään usein nollaksi. Jos jokin tehtävä päättyy tarkastukseen, voidaan välitavoit-teelle antaa muukin aika-arvo kuin nolla.

!

© Kari J Keinonen


Resurssien arvioiminen Tehtävien suorittamiseksi tarvitaan resursseja (resources).

Ihmiset (eri alojen ammattilaisten osaaminen ja työpanos)

Raaka-aineet, materiaalit ja tarvikkeet

Tilat, koneet, laitteet ja kalusto

Aika

Raha

T a u l u k k o 3 R e s u r s s i t

Taulukossa on esitelty joitain projektissa käytettäviä resursseja.

Samalla kun mietitään resursseja, tulee miettiä niiden käytettävyyttä. Resurs-sit eivät ole käytettävissä joka päivä tai kokopäiväisesti.

Resursseja arvioidessa kannattaa kiinnittää nimetty resurssi tehtävään aikai-sintaan, kun koko aikataulu on resursoitu yleisellä tasolla. Nimettyjen resurs-sien merkitseminen aikatauluun ja niiden käyttö voidaan jättää projektin to-teutusvaiheeseen tai jopa kokonaan tekemättä.

Microsoft Project suunnitteluvälineenä Microsoft Projectiv on projektihallintatyökalu, jonka avulla voit laatia projekti-suunnitelmia, seurata niiden ajallista etenemistä ja arvioida toteutumaa ase-tetun tavoitteen suhteen. Ohjelman avulla voit tehdä myös kustannusten ar-viointia ja seurantaa. Ohjelma laskee puolestasi projektin toteutusasteen tai tuottaa tehtävien kriittisen polun.

Ohjelman aikataulutyypit Aluksi tuotat suunnitelma-aikataulua (scheduled)

Sitten tallennat valmiin suunnitelma-aikataulun perusaikatauluksi (baseline - johon vertaamme toteu-tuma-aikataulua)

Toteutuneet tehtävät syötät toteutuma-aikatauluun (actual)

T a u l u k k o 4 A i k a t a u l u t y y p i t

Microsoft Project -ohjelmassa tallennat projektista kolmenlaista aikataulua.

© Kari J Keinonen


Ohjelman käyttäminen Ohjelman avaaminen

Avaat kaikki Windows-ohjelmat samalla tavalla. Ala kirjoittaa ohjelman ni-meä Aloitus (Start) -valikossa. Kun olet kirjoittanut nimen näet Sovellukset (Apps) lohkossa kaikki ne ohjelmat, jotka laitteestasi löytyvät. Ellei näytölle ilmesty hakemasi ohjelman kuvaketta, ei ohjelmaa ole asennettu koneeseesi, etkä sitä näin ollen voi käyttääkään.

K u v a 1 O h j e l m a n a v a a m i n e n H a e ( S e a r c h ) - v a l i k o n a v u l l a

Hakutoiminnolla on löytynyt yksi Project-sanalla (merkeillä) alkava ohjelmalaattaa, ohjelman kuvake. Jos kuvakkeita on useita, voit siirtää aktiivisuuden kuvakkeesta toiseen nuoli-näppäimillä. Avaa ohjelma painaltamalla Enter-näppäintä tai viemällä hiirellä kursorin laatan kohdalle ja napsauttamalla laattaa.

Laitteeseen asennetut ohjelmat

Haulla löytyneet ohjelmat, valittu eli aktiivinen on kehystetty

© Kari J Keinonen


Ohjelman lopettaminen Tarpeettomat ohjelmat kannattaa lopettaa, etteivät ne hidasta tietokoneen käyttöä ja muilla ohjelmilla työskentelyä.

K u v a 2 T i e d o s t o ( F i l e ) - v a l i k k o ( B a c k s t a g e )

Avoinna olevan tiedoston voit sulkea Tiedosto (File) -valikon Sulje (Close) -komennolla. Ohjelman lopetat napsauttamalla otsikkorivin oikeassa yläkulmassa näkyvää Sulje (Close) -painiketta tai painamalla Alt + F4 -näppäinyhdistelmää. Ohjelmaa lopettaessasi se kysyy muutetusta tiedostosta, että Haluatko tallentaa kohteeseen Xxxx.xxx tehdyt muutokset (Want to save your changes to Xxxxx.xxx), vastaa napsauttamalla Kyllä (Yes) -painiketta.

Asetukset (Options) -painike

Tiedosto (File) -valikko

!

Takaisin (Back) -painike

© Kari J Keinonen


Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä Käyttöliittymä on välikappale jonka avulla ohjaat tietokonetta. Project 2013 -ohjelman käyttöliittymä on täysin uusittu mukailemaan vuonna 2007 ja 2010 julkaistujen muiden Office-ohjelmien käyttöliittymää.

K u v a 3 P r o j e c t - o h j e l m a n k ä y t t ö l i i t t y m ä

Käyttöliittymä on suunniteltu tukemaan tehtäväkeskeistä työskentelyä. Käyttäjän huomio pyritään suuntaamaan projektiin. Microsoftilla on pyritty luomaan työtila jossa käyttäjät voivat mahdollisimman tehokkaasti ja keskeytyksittä keskittyä tuot-tavaan työhön. Project avautuu siten, että valintanauhassa (Ribbon) on kuvassa näkyvä Tehtävä (Task) -välilehti ja sen pai-nikkeet (komennot, toiminnot). Valintanauhan välilehti liittyy aina työn alla olevan asiakirjan luomiseen. Valintanauhassa olevaa välilehteä voit vaihtaa valitsinta napsauttamalla. Esiin tulee uusi välilehti ja sen toiminnot. Tilapalkki eli tilarivi (Sta-tus Bar) on eräs keskeisimmistä ohjelman apuvälineistä.

Varsinainen suunnitteluosa pitää sisällään kaksi ikkunan osaa, tehtävälistan (task list) vasemmalla ja oikealla Gantt-kaavion (Gantt Chart).

Näkymä-painikkeet Tilapalkki

Ruudun jako-viiva

Gantt-kaavio Tehtävälista

Laajennus-osoitin

Nuoliosoitin

Ohje-painike Välilehtien valitsimet

Vieritysjana ja vieritysruutu

Ikkunoiden hal-lintapainikkeet

Otsikkorivi

Valintanauha (Ribbon)

Pikatyökalurivi

Tiedosto-valikko

Zoomaus-liukusäädin

© Kari J Keinonen


Ikkunan pääosat ja toiminnot Tiedosto (File) -valikko Tiedosto (File) -valikko yhdistää Office-järjestelmän ominaisuudet yhdeksi käyttöliittymän aloituskohdaksi. Tiedosto (File) -painike on ohjelmaikkunan vasemmassa yläkulmassa (sivu 12). Painikkeella esiin tuodussa valikossa on kaikki tiedostojen käsittelyyn tarkoitetut toiminnot, näin sinun on helppo löytää nämä hyödylliset ominaisuudet.

K u v a 4 T i e d o s t o ( F i l e ) - v a l i k k o ( B a c k s t a g e - n ä k y m ä )

Tiedot (Info) -välilehti aktiivisena

Tulosta (Print) -välilehdelle

Ominaisuudet (Properties) -pudotusvalikko

Asetukset (Options) -valintaikkunaan

Painike uuteen välilehteen

© Kari J Keinonen


Muut ikkunan osat Näet kuvan Project-käyttöliittymästä sivulla 12. Sinne on merkitty seuraavat alla mainitut ikkunan osat.

Pikatyökalurivi (Quick Access Toolbar) sisältää eri työvaiheissa tarvittavia komentoja. Ohjelma-asennuksen jälkeen siellä ovat Tallenna (Save), Kumoa (Undo) ja Tee uudelleen (Redo) -komennot. Työkaluriviä voit itse mukauttaa.

Otsikkorivillä näet asiakirjan ja ohjelman nimen.

Ikkunan hallintapainikkeilla voit pienentää, suurentaa tai sulkea ikkunan. Ohjelman voit lopettaa Sulje (Close) -painikkeella tai painamalla Alt + F4 -näppäimiä.

Valintanauhassa (Ribbon) näet tilanteeseen sopivan välilehden ja komennot eli painikkeet. Kunkin välilehden komennot liittyvät tietyn tyyppiseen teh-tävään näin Windows 8 ja Office 2013 lähestymistapa työhön onkin tehtävä-keskeinen.

Osoitin (Cursor) on ikkunan eri osiin hiirellä siirrettävä työkalu. Osoittimen ulkonäkö muuttuu sen sijaintikohdasta riippuen. Osoittimella voit valita objekteja sekä siirtää tai kopioida niitä.

Vieritysjanat mahdollistavat ikkunan rullaamisen ylös, alas, vasemmalle tai oikealle.

Tilarivillä (Status Bar), tilapalkissa näet ohjelman käyttöä helpottavia tietoja. Tilapalkki on käyttäjän mukautettavissa.

Näkymä (Views) -painikkeilla pääset katselemaan asiakirjaa eri näkökulmista; Gantt-kaavio, Resurssitaulukko tai Tehtävien käyttö.

© Kari J Keinonen


Valintanauha Valintanauha ja siinä näytettävät välilehdet ovat oletuksena näkyvillä. Voit minimoida valintanauhan sen pikavalikon Pienennä valintanauha (Minimize the Ribbon ) -komennolla. Sen jälkeen näet näytön ylälaidassa vain välilehtien valintapainikkeet.

Tehtävä (Task)

K u v a 5 T e h t ä v ä ( T a s k ) - v ä l i l e h t i

Project-ohjelman avautuessa latautuu valintanauhaan (Ribbon) oletuksena Tehtävä (Task) -välilehti. Välilehden toiminnoilla voit lisätä, muotoilla ja käsitellä tehtäviä.

Resurssi (Resource)

K u v a 6 R e s u r s s i ( R e s o u r c e ) - v ä l i l e h t i

Välilehden toiminnoilla voit helpottaa projektissa työskentelevien resurssien hallintaa.

Raportti (Report )

K u v a 7 R a p o r t t i ( R e p o r t ) - v ä l i l e h t i

Välilehden toiminnoilla voit selailla raporttiominaisuuksia.

© Kari J Keinonen


Projekti () Project

K u v a 8 P r o j e k t i ( P r o j e c t ) - v ä l i l e h t i

Välilehden toiminnoilla voit käsitellä projektin lisätoimintoja, esimerkiksi ominaisuuksien käyttöönottoa, aikatauluja ja ra-portoimista.

Näytä (View )

K u v a 9 N ä y t ä ( V i e w ) - v ä l i l e h t i

Välilehden toiminnoilla voit valita jonkin useista näkymistä.

Tilannekohtaiset välilehdet Eri objektien muokkaamiseen tarvittavat tilannekohtaiset lisävälilehdet (Con-textual tabs) näytetään valintanauhassa vasta kun valitset kyseisen objektin ja/tai napsautat valintapainiketta. Avatessasi ohjelman on näkymänä Gantt-kaavio (Gantt Chart). Valintanauhassa näytetään nyt Gantt-kaaviotyökalut (GanttChart Tools) -ryhmä jossa on Muotoile (Format) -välilehti.

K u v a 1 0 M u o t o i l e ( F o r m a t ) - v ä l i l e h t i

Välilehden toiminnoilla voit muotoilla Gantt-kaaviota.

© Kari J Keinonen


Aikajana (Timeline ) Microsoftin ohje kertoo, että "Project voi auttaa hahmottamaan yleiskuvan (sekä mahdolliset resurssiongelmat) aikajananäkymän avulla".

K u v a 1 1 A i k a j a n a ( T i m e l i n e ) - n ä k y m ä

Näkymässä näkyy yleiskuva koko aikataulusta.

Valintaikkunat Microsoft Office -ohjelmista löytyvät perinteiset Windows-valintaikkunat (Dialog box). Valintaikkunoissa voit tehdä useita yksityiskohtaisempia toimintoja ohjaavia asetuksia.

K u v a 1 2 A v a i n p a i n i k e ( D i a l o g b o x l a u n c h e r )

Viemällä osoittimen valintanauhassa olevan ryhmän oikean alakulman avainpainikkeen (Dialog box launcher) kohdalle näet kuvauksen painikkeella avautuvasta valintaikkunasta. Napsauttaessasi avainpainiketta pääset valintaikkunaan muutta-maan asetuksia.

© Kari J Keinonen


K u v a 1 3 F o n t t i ( F o n t ) - v a l i n t a i k k u n a

Esiin tulevassa valintaikkunassa voit muokata asetuksia. Valintaikkunassa voi olla useampi välilehti. Tee mieleisesi valinnat ja hyväksy asetukset napsauttamalla OK-painiketta. Ellet halua muokkausten astuvan voimaan napsauta Peruuta (Cancel) -painiketta tai näppäimistön Esc-näppäintä.

Valittu fonttityypi

Asetusten vaikutuksen esikatseluruutu

© Kari J Keinonen


Valikoimat Näet usein välilehtien toimintopainikkeiden vieressä oikealla painikkeen jossa on kolmio musta kärki alaspäin. Kolmion napsautus tuo näkyviisi valikoiman (Galleries). Valikoima sisältää vaihtoehtoisia toimintoja joista voit valita ha-luamasi. Valikoimat ovat olennainen osa uudistettua käyttöliittymää.

K u v a 1 4 F o n t t i ( F o n t ) - v a l i k o i m a

Napsauta valikoimasta voimaan haluamasi asetus, valinta.

Kaikki asennetut fontit

© Kari J Keinonen


Pikavalikko ja pikavalikoima Project tuo mukanaan perinteisen pikavalikon (Context menu) ja sen lisäksi pikavalikoiman (Mini toolbar). Pikavalikon ja usein myös pikavalikoiman saat esiin napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella haluamaasi objektia. Pikavalikko ja pikavalikoima ovat keskeisiä ohjelman työkaluja, opettele niiden käyttö.

K u v a 1 5 P i k a v a l i k o i m a j a p i k a v a l i k k o

Hiiren kakkospainikkeella saat esiin pikavalikoiman (ylempi painikerivi) ja pikavalikon. Pikavalikko sisältää valitun objektin käsittelytoimiin tarvittavia työkaluja, komentoja. Pikavalikoima taas sisältää tekstimuotoiluissa tarvittavia perustyökaluja, toimintopainikkeita.

!

© Kari J Keinonen


Näkymät (Views) Microsoft Project 2013 -ohjelmassa on satoja näkymiä projektin tarkastele-miseksi eri näkökulmista.

Gantt-kaavio (Gantt Chart) -näkymä Gantt-kaavio (Gantt Chart) on tunnetuin projektiaikataulu, työkulun kuvaamistapa. Gantt-kaavio (Gantt Chart) -näkymä onkin ohjelman oletusnäkymä ja avautuu kuvaruudulle kun käynnistät ohjelman.

K u v a 1 6 G a n t t - k a a v i o ( G a n t t C h a r t ) - n ä k y m ä

Gantt-kaavio (Gantt Chart) oikealla ikkunassa) aikataulussa vaakajanoilla kuvataan tehtävien (task) kestoa (duration) suh-teessa aika-akseliin (timescale). Tehtävät esitetään vasemmalla ikkunassa pystysuuntaan. Usein ensin suoritettava tehtävä on ylempänä ja sen alla seuraavaksi suoritettava. Tehtävien väliin syntyneet viivat aikajanalla kuvaavat tehtävien keskinäisiä riippuvuussuhteita. Tehtävälistan tehtäväjärjestyksen ja viivojen avulla voidaan päätellä mitkä tehtävät tulee suorittaa en-nen kuin jokin myöhempi tehtävä voidaan suorittaa.

Kriittiset tehtävät ja kriittinen polku Gantt-kaaviossa ja projektinhallinnassa kutsutaan erityisen tärkeitä tehtäviä kriittisiksi. Kriittisiä tehtäviä ovat sellaiset työvaiheet, joiden viivästyminen aiheuttaisi koko toteutusaikataulun myöhästymisen. Kriittisistä tehtävistä muodostuu projektin kriittinen polku (critical path). Microsoftin Project -oh-jelma osaa laskea tuon kriittisen polun ja merkitsee siihen liittyvät tehtävät sekä suhteet Gantt-aikataulussa punaisella palkilla.

© Kari J Keinonen


Verkkokaavio (Network Diagram) -näkymä Verkkokaavioon pääset napsauttamalla Tehtävä (Task) -välilehden Näytä (View) -ryhmän pudotusvalikosta Verkkokaavio (Network Diagram) -komentoa.

K u v a 1 7 V e r k k o k a a v i o ( N e t w o r k D i a g r a m ) - n ä k y m ä

Verkkokaaviossa näet tehtävät suorakaiteina tai vinosuunnikkaina ja tehtävien väliset yhteydet näet viivoina.

Microsoft Project 98 ja sitä vanhemmissa ohjelmissa Verkkokaavio (Network Diagram) -näkymästä käytettiin nimeä PERT-kaavio.

© Kari J Keinonen


Kalenteri (Calendar) -näkymä Kalenteri (Calendar) -näkymään pääset napsauttamalla Tehtävä (Task) -väli-lehden Näytä (View) -ryhmän pudotusvalikon Kalenteri (Calendar) -komentoa.

K u v a 1 8 K a l e n t e r i ( C a l e n d a r ) - n ä k y m ä

Kalenteri (Calendar) -näkymä on perinteinen kalenterinäkymä, jossa tehtävien nimet ja kesto näkyvät tekstinä ja palkkina.

© Kari J Keinonen


Resurssitaulukko (Resource Sheet) -näkymä Resurssitaulukko-näkymään pääset napsauttamalla käyttöliittymän oikeasta alakulmasta Resurssitaulukko (Resource Sheet) -painiketta.

K u v a 1 9 R e s u r s s i t a u l u k k o ( R e s o u r c e S h e e t ) - n ä k y m ä

Resurssitaulukko (Resource Sheet) -näkymässä syötetään resurssilistaan kaikki työhön sidottavat resurssit. Näkymässä myös tarvittaessa muokataan näitä tietoja.

© Kari J Keinonen


Gantt-seuranta (Tracking Gantt) -näkymä Gantt-seuranta (Tracking Gantt) -näkymään pääset napsauttamalla Tehtävä (Task) -välilehden Näytä (View) -ryhmän pudotusvalikosta Gantt-seuranta (Tracking Gantt) -komentoa.

K u v a 2 0 G a n t t - s e u r a n t a ( T r a c k i n g G a n t t ) - n ä k y m ä

Gantt-seuranta (Tracking Gantt) -näkymässä verrataan perusaikataulun (baseline) ja toteutuneen aikataulun välisiä eroja aikajanoilla.

Muita ohjelman näkymiä Microsoft Project -ohjelmassa on satoja erilaisia näkymiä suunnitelman tar-kastelemisen avuksi. Napsauttamalla sivun 21 kuvan Lisää näkymiä (More Views) -painiketta saat esiin luettelon kaikista ohjelman näkymistä. Valitse listasta tarvitsemasi.

© Kari J Keinonen


Suunnittelutyövaiheet Teemme esimerkkinä projektisuunnitelman insinööri Kalle Kujan autotallin rakentamisesta. Tavoite on rakentaa kuuden auton kylmä autotalli ensi kesä-nä, Kalle Kujan elokuussa olevan kesäloman aikana.

Projektin määrittely Aluksi työkokonaisuus kannattaa määritellä kynällä paperille. Määrittelyvai-heessa selvitetään karkeasti kustannusarvio, resurssit, alustava aikataulu ja tehtävälista. Tämä suunnittelu on tehty seuraavilla sivuilla.

Perustiedot Autotalli on kooltaan 125 m2 ja sen rakentaminen aloitetaan elokuun alussa (maanantaina). Projektin pituudeksi sovitaan 4 viikkoa.

Autotalli suunnitellaan omana projektina. Suunnittelusta vastaa rakennusinsi-nööri Aito Unho. Autotallin arkkitehti- ja rakennepiirustukset tulee tehdyksi ja hyväksytyksi rakennusvalvonnassa kuukautta ennen projektin alkua.

Kustannuslaji Euroa Lopulliset materiaalikustannukset ovat noin 8 500 €

Työkustannukset ovat noin 11 500 €

Kokonaiskustannukset ovat yhteensä siis noin 21 000 €

T a u l u k k o 5 A l u s t a v a t k u s t a n n u t

Suunnittelun jälkeen voidaan laskea lopulliset materiaalikustannukset.

Kustannukset Euroa Alussa huomioitavat materiaalikustannukset ovat 7 500 €

T a u l u k k o 6 M a t e r i a a l i k u s t a n n u k s e t

Kalle Kuja tekee pääosin materiaalihankinnat ennen rakentamisen aloittamista. Näin materiaalitoimitukset eivät viivästytä projektia. Materiaalien toimittaminen työmaalle ei myöskään aiheuta kuluja, koska Kuja tekee kuljetukset omana työnä. Materiaalien hinnat sinun on kuitenkin huomioitava projektikustannuksissa projektin alkaessa.

Työajaksi on sovittu neljä viikkoa ja työpäivien pituudeksi 7,5 h, näin viikko-työajaksi tulee 37,5 tuntia. Päivittäinen työaika kirvesmiehillä on 7:00 - 11:00 ja 11:30 - 15:00.

© Kari J Keinonen


Kiinnitettävät resurssit Laskutusperiaate Projektipäällikkönä toimit sinä Vastaavamestari - tuntityötä

Kalle Kuja, jonkin avustavia töitä Ei aiheuta kustannuksia

Kaivinkone Kuljetus rakennuspaikalle ja työtunnit

Kaksi kirvesmiestä Tuntityötä

Apumies Tuntityötä

Raudoittaja Urakka - ei sisällä tarvikkeita

Sähkömies Sähköurakka - sisältää tarvikkeet

Maalari Maalausurakka - sisältää tarvikkeet

Rakennustarvikkeet Ilman kuljetuskustannuksia

T a u l u k k o 7 P r o j e k t i i n k i i n n i t e t t ä v ä t r e s u r s s i t

Kyseiset resurssit kiinnitetään projektiin vieressä mainituin laskutusperiaattein.

Tehtävä Suorittaja ja aika (prosentteina) jonka on sidottu tehtävään

Rakennuspaikan merkitseminen ja mittaukset 2 KM ja Apu

Perustusten kaivu Kaivinkone

Valurungon laudoitus 2 KM ja Apu 50 %

Raudoitustyö Raudoittaja ja Apu 50 %

Perustusten valu (kuivumisaika 2 pv) 2 KM ja Apu

Valurungon purkaminen 2 KM ja Apu

Sadevesiviemärien asennus 1 KM ja Apu 50 %

Maatyöt, viimeistellään piha-alue Kone ja Apu 50 %

Kantavan rungon pystytys 1 KM ja Apu 50 %

Kattotuolien asennus 2 KM ja Apu

Aluskatteen asennus ja rimoitus 1 KM ja Apu 50 %

Kattotiilien asennus 1 KM ja Apu 50 %

Ulkovuorauksen tekeminen 1 KM ja Apu 50 %

Sisäverhouksen tekeminen 1 KM ja Apu 50 %

Sisäkaton tekeminen 1 KM ja Apu 50 %

Sadevesikourujen asentaminen 1 KM ja Apu 50 %

Sähkötöiden tekeminen SM

Valaisimien asennus SM

Maalaustyöt M

T a u l u k k o 8 A l u s t a v a t e h t ä v ä l i s t a

Laadimme ensin alustavan tehtävälistan rakentamiseen liittyvistä tehtävistä. Samassa listassa voidaan ottaa kantaa siihen, kuka kyseisen tehtävän tulee tekemään. Käytä esimerkkiprojektin aikataulua suunnitellessasi tätä tehtävälistaa.

© Kari J Keinonen


Välitavoitteet Työt kannattaa aloittaa elokuun ensimmäisenä maanantaina (Kalle Kujan loma).

Valutöitä ennen on pidettävä raudoitustarkastus.

Valuu on saatava tehtyä ensimmäisen viikon perjantaina, jotta betoni ehtii kuivua kunnolla ennen run-gon rakentamista seuraavalla viikolla.

Valurungon purkaminen tulee aloittaa toisen viikon maanantaina.

Rungon on oltava valmiina toisen viikon lopussa.

Materiaalien tilaamisen ja kuljettamisen hoitaa lomansa aikana Kalle Kuja (omana työnä). Kuja on myös lupautunut apumieheksi, jos tarve vaatii.

Lopputarkastus pidetään neljännen viikon perjantaina.

Sinä tarkastat työmaan kolmesti viikossa.

Tilaat rakennustarkastuksen tarkastuskäynnit ja osallistut projektipäällikkönä rakennustarkastuksen suo-rittamiin tarkastuskäynteihin.

T a u l u k k o 9 P r o j e k t i n v ä l i t a v o i t t e e t

Luetteloon on merkitty projektille asetettavat välitavoitteet.

Kun projekti on alustavasti luonnosteltu paperille, avataan Microsoft Project -ohjelma. Luotaessa aikataulusuunnitelmaa, kannattaa Microsoft Project -ohjelmalla suunniteltaessa edetä seuraavissa vaiheissa.

© Kari J Keinonen


Uuden tiedoston luominen Uuden projektisuunnitelman luomisen aloitat Tiedosto (File) -valikon Uusi (New) -alivalikosta.

K u v a 2 1 U u s i ( N e w ) - a l i v a l i k k o

Löydät valintaikkunasta Office.com -palvelussa olevia malleja. Mallin voit avata napsauttamalla mallin laattaa.

© Kari J Keinonen


Projektin alkuasetukset ja perustiedot Peruskalenterin sovitus Viikoittainen työaika Seuraava tehtävä on sovittaa peruskalenteri projektiin sovittujen työaikojen mukaiseksi. Peruskalenteri on kaikille projektissa käytettäville resursseille yhteinen. Siihen merkitään projektin normaalit työajat ja yleiset vapaapäivät.

Napsauta Tiedosto (File) -valikon Asetukset (Options) -painiketta. Valitse valintaikkunasta Aikataulu (Schedule) -välilehti.

K u v a 2 2 A i k a t a u l u ( S c h e d u l e ) - v ä l i l e h t i

Aseta projektin kalenteriasetukset voimaan kaikissa tulevissakin projekteissa. Sen teet valitsemalla Aikataulu (Schedule) -välilehden Projektin kalenteriasetukset (Calendar options for this project) -pudotusvalikosta Kaikki uudet projektit (All New Projects) -asetuksen voimaan. Valitse ja kirjoita korostettuihin kenttiin työajat. Napsauta seuraavaksi OK-painiketta.

Vuoden aloituskuukausi

Viikon aloituspäivä

Asetusten vaikutus

!

© Kari J Keinonen


Päivittäinen työaika Muuta vielä työajat.

K u v a 2 3 T y ö a j a n m u u t t a m i n e n ( C h a n g e W o r k i n g T i m e ) - v a l i n t a -i k k u n a

Napsauta Projekti (Project) -välilehden Muuta työaikaa (Change Working Time) -painiketta. Valitse Työviikot (Work Weeks) -välilehti. Napsauta Tiedot (Details) -painiketta.

K u v a 2 4 T i e d o t ( D e t a i l s ) - v a l i n t a i k k u n a

Valitse Vaihto (Shift) - valinnalla arkipäivät. Aseta voimaan valinta Määritä päiviksi seuraavat työajat (Set day(s) to these specific working times). Kirjoita Mistä (From) ja Mihin (To) kenttiin työajat ja huomaa, se on hankalaa - mutta kärsivällisyys palkitaan. Napsauta OK-painiketta.

Valitse vapaapäivälle

© Kari J Keinonen


Vapaa-aika Merkitse kalenteriin yleiset vapaapäivät, esimerkiksi 24.12. on jouluaatto, 25.12. on joulupäivä ja 26.12. Tapaninpäivä, jne.

K u v a 2 5 P o i k k e u k s e t ( E x c e p t i o n ) - v ä l i l e h t i

Valitse vapaapäivä (esimerkissä 24.12.) kalenterista. Kirjoita vapaapäivälle nimi. Napsauta Tiedot (Details) -painiketta.

Tämä peruskalenteri on aluksi sama kaikille resursseille. Myöhemmin jokai-sen työntekijän henkilökohtaiset vapaapäivät, esimerkiksi lomat, voidaan merkitä heidän omaan uutena perustettavaan kalenteriinsa.

Kuukausi valittu rullaamalla

© Kari J Keinonen


K u v a 2 6 T i e d o t ( D e t a i l s f o r ) - v a l i n t a i k k u n a

Esiin tulevassa valintaikkunassa näet, että päivä merkitään oletusarvoisesti Vapaa-aika (Nonworking) -valinnalla. Koska va-paapäivä toistuu aina samassa kohdassa vuotta (vuosittain - yearly) kannattaa se merkitä usealle vuodelle kerralla, tässä toistokertoja (occurences) on merkitty 10.

Tehtävä Merkitse kalenteriin allakan projektiin vaikuttavat vapaapäivät.

K u v a 2 7 E x c e p t i o n ( P o i k k e u k s e t ) - v ä l i l e h t i

Kuvassa näet esimerkin muutaman kiinteäsijaintisen arkipyhän merkitsemisestä.

Tallenna projekti alla merkityllä nimellä. Tallentaminen kannattaa tehdä usein, näin ei aiheudu suuria menetyksiä ohjelman kaatuessa.

Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 1.mpp

Toistokerta

Valinta työpäiville

Tiedot-painike

© Kari J Keinonen


Perustietojen syöttäminen Syötämme projektin perustiedot. Projektin aikataulu laaditaan joko aloitus- tai lopetuspäivän mukaan. Napsauta Projekti (Project) -välilehden Ominaisuu-det (Properties) -ryhmän Tietoja projektista (Project Information) -painiketta.

K u v a 2 8 P r o j e c t I n f o r m a t i o n ( P r o j e k t i t i e d o t ) - v a l i n t a i k k u n a

Yleisimmin projektin aloituspäivä määrätään alusta alkavaksi Projektin alkamispäivä (Project Start date) -asetuksella. Mi-käli lopetuspäivä halutaan lukita asetetaan se Ajoitusperuste (Schedule from) -pudotusvalikon asetuksella Projektin päät-tymispäivä (Project Finish date). Tällöin Project-ohjelma suorittaa projektin tehtävien ja kriittisen polun laskennan lopusta alkuun. Aseta valintaikkunaan voimaan kuvassa korostetut arvot. Napsauta lopuksi OK-painiketta.

Tilastot (Statistic) -painikkeella pääset näkymään, jossa näet projektin ajantasalla olevat tilastotiedot.

Kuluva päivämäärä (Current Date) -kohdassa oleva arvo aiheuttaa sen, että Gantt-janakaavio näkyy näytöllä asetetusta päivämäärästä alkaen. Näin kuvaa ei tarvitse jokaisella avauskerralla rullata kohdalle.

!

© Kari J Keinonen


Tehtävien ajoituksen asetus Ohjelmassa oletuksena on tehtävien ajoitus manuaalisesti. Tämän ohjelma ilmoittaa tilarivillä aina ohjelmaa avatessa. Microsoft kertoo ohjeessa, että " Projektipäälliköt, jotka ovat tottuneet automaattiseen ajoitukseen Projectin aiemmissa versioissa, voivat poistaa manuaalisen ajoituksen käytöstä tietyissä tehtävissä tai kokonaisissa projekteissa".

Napsauta Tiedosto (File) -valikosta Asetukset (Options) -painiketta. Valitse valintaikkunasta Aikataulu (Schedule) -välilehti.


Kuvassa on korostettu kahta asetusta, jotka suosittelen sinun tekevän ohjelman käyttöä ohjataksesi. Valitse aluksi Projektin ajoitusasetukset (Scheduling options for this project) -pudotusvalikosta Kaikki uudet projektit (All New Projects) -asetus voimaan. Näin seuraavat asetukset vaikuttavat kaikkien tulevienkin projektien tehtäväajoitukseen. Valitse sitten Luodut uudet tehtävät (Auto scheduled tasks scheduled on) -pudotusvalikosta Auto Scheduled (Automaattisesti ajoitettu) -asetus voimaan. Hyväksy tehdyt asetukset OK-painikkeella. Tarkasta tilariviltä, että asetus jäi voimaan.

Tallenna projekti uudelleen tässä vaiheessa.


Oletustehtävälajin valinta

© Kari J Keinonen


Työmäärävetoiset tehtävät Se miten tehtävien ajoitus suunnitellaan, riippuu projektipäällikön tavoista ja tottumuksista. Me teemme ajoitukseen Uudet tehtävät ovat työmäärään pe-rustuvia (New tasks are effort driven) -asetuksen.

Napsauta Tiedosto (File) -valikosta Asetukset (Options) -painiketta. Valitse valintaikkunasta Aikataulu (Schedule) -välilehti.


Valitse Projektin ajoitusasetukset (Scheduling options for this project) -pudotusvalikosta Kaikki uudet projektit (All New Projects) -asetus voimaan. Valitse sitten Uudet tehtävät ovat työmäärään perustuvia (New tasks are effort driven) -asetus. Hyväksy tehdyt asetukset OK-painikkeella. Tee vielä seuraavan kuvan asetukset ennen kuin napsautat OK-painiketta.

Oletustehtävälajin valinta

© Kari J Keinonen


Valuutta-asetus Ohjelmassa oletuksena olevat valuutta-asetukset saattavat olla väärät. Valuut-ta-asetus riippuu käyttöjärjestelmän ja Project-ohjelman maa-asetuksista sekä ohjelmaversiosta.

Napsauta Tiedosto (File) -valikosta Asetukset (Options) -painiketta. Valitse valintaikkunasta Näyttö (Display) -välilehti.

K u v a 3 1 N ä y t t ö ( D i s p l a y ) - v ä l i l e h t i

Korjataksesi valuutta-asetuksen kirjoita euron valuuttasymboli Merkki (Symbol) -kenttään. Napsauta Sijoittelu (Placement) -pudotusvalikosta voimaan kuvassa näkyvä asetus.



Oletuskalenterityyppi

© Kari J Keinonen


Projektin yhteenvetotiedot Tiedostoille annetaan niin sanottuja metatietoja erilaisten levy- ja Internet-ha-kujen helpottamiseksi ja nopeuttamiseksi. Valitse Tiedosto (File) -valikosta Tiedot (Info) -välilehti. Napsauta Projektin tiedot (Project Information) -pu-dotusvalikosta Lisäominaisuudet (Advanced Properties) -komentoa.

K u v a 3 2 O m i n a i s u u d e t ( P r o p e r t i e s ) - v a l i n t a i k k u n a

Kirjaa Yhteenveto (Summary) -välilehdelle oman projektisi kaikki perustiedot, myös avainsanat.



© Kari J Keinonen


Projektiaikataulun luominen Voit toteuttaa seuraavan tehtävän tämän e-kirjan avulla vain, jos Ajoita auto-maattisesti (Auto Scheduled) -asetus on voimassa. Asetusmuutos tehtiin si-vun 35 ohjeen mukaan.

Projektin yhteenvetotehtävä Luo aluksi koko projektille yhteenvetotehtävä.

K u v a 3 3 A l o i t u s v a i h e

Yhteenvetotehtävän luot Tehtävä (Task) -välilehden Yhteenvetotehtävä (Summary) -painikkeella, tee se ensimmäisenä. Kirjoita seuraavaksi ensimmäiselle riville tehtävän (tässä projektin) nimeksi Kalle Kuja - autotalli. Siirry toiselle riville ja kir-joita tehtävänimi PROJEKTIN ALOITTAMINEN. Kirjaa tälle tehtävälle Kesto (Duration) arvoksi nolla (0). Valitse aloituspäivä Aloitus (Start) -kenttään.

Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä.


© Kari J Keinonen


Tehtävien syöttäminen Ensimmäisessä aikataulun luontivaiheessa kannattaa tehtävät syöttää karkeal-la tasolla, siis vain tärkeät päätehtävät. Valitse rivillä kolme (3) oleva Tehtävänimi (Task Name) -kenttä. Napsauta valintanauhan Tehtävä (Task) -välilehdellä Yhteenvetotehtävä (Summary) -painiketta.

K u v a 3 4 T e h t ä v i e n s y ö t t ä m i s e n v a i h e e t

Kirjaa Uusi yhteenvetotehtävä (New Summary Task) -kohdassa tehtävän nimeksi PERUSTUSTYÖT.

Valitse Tehtävänimi (Task Name) -sarakkeesta rivillä viisi (5) oleva kenttä ja kirjoita kenttään PERUSTUSTYÖT VALMIIT. Napsauta vielä Ulonna tehtävä (Outdent Task) -painiketta.

Valitse Task Name (Tehtävänimi) -sarakkeesta rivillä kuusi (6) oleva kenttä. Napsauta valintanauhan Task (Tehtävä) -välilehdellä Summary (Yhteenveto-tehtävä) -painiketta. Kirjoita kenttään RUNKOTYÖT. Jatka samalla periaatteella päätehtävien syöttämistä, valmiin päätehtäväluettelon näet sivulla 41.



© Kari J Keinonen


K u v a 3 5 P ä ä t e h t ä v ä l u e t t e l o

Jäsennä viimeiseksi PROJEKTI VALMIS -tehtävä hierarkiassa tasoa ylemmäs (vasemmalle) valitsemalla se hiirellä ja nap-sauttamalla Ulonna tehtävä (Outdent Task) -painiketta.

PERUSTUSTYÖT-tehtävälle luodaan kuusi alitehtävää (sivu 42). Koska tehtävällä on jo yksi alitehtävä, tehdään lisääminen seuraavasti.

K u v a 3 6 R i v i t u n n u k s e n p i k a v a l i k k o

Valitse ensiksi rivit 4 - 8. Napsauta sitten valitun rivin rivivalitsimen pikavalikosta Lisää tehtävä (Insert Task) -komentoa.

Syötä projektiin liittyvät tehtävät alkuperäisen määrittelyn mukaan (sivu 27 - 28). Syötä tehtäville myös kestot (malli sivulla 42 kuvassa).

© Kari J Keinonen


K u v a 3 7 S y ö t e t y t p r o j e k t i n t e h t ä v ä t

Kuvassa on tilanne syötön jälkeen. Syöttäessäsi Kesto (Duration) -sarakkeeseen päivän lukumääräarvon ja painettuasi En-ter-näppäintä tulostuu luvun perään päivää (days) -sana. Kun syötät soluun tunteja kirjoita ensin lukuarvo ja sitten t-kirjain (englanninkielisessä ohjelmassa h-kirjain). Painettuasi Enter-näppäintä tulostuu luvun perään h-kirjain. Syötettyäsi kaikki tehtävät ja niiden keston ohjelma laskee aloituspäivän (Alku - Start) mukaan eri tehtävien valmistumispäivän (Loppu - Fi-nish). Tämä sarake saattaa olla nyt piilossa, mutta saat sarakkeen esiin vetämällä laajennusosoittimella. Tehtävien lopullinen ajoitus syntyy kun linkität tehtävät keskenään niiden riippuvuussuhteiden perusteella.

Kaksoisnapsauta viimeistä tehtäväriviä, kenttää PROJEKTI VALMIS.

K u v a 3 8 T e h t ä v i e n t i e d o t ( T a s k I n f o r m a t i o n ) - v a l i n t a i k k u n a

Valitse Lisäasetukset (Advanced) -välilehti ja kirjoita Kesto (Duration) -kenttään 2 h. Napsauta voimaan Merkitse tehtävä välitavoitteeksi (Mark task as milestone) -valinta. Hyväksy asetukset napsauttamalla OK-painiketta.



Kesto tunteina

© Kari J Keinonen


Tehtävien linkitys Linkitä tehtävät toisiinsa valitsemalla ensin tehtävä josta toinen tehtävä riippuu. Valitse sitten Ctrl-valinnalla edellisestä riippuva tehtävä.

Tehtävän rivitunnus Suhde Viive (lag) Tehtävä 1 ja 31 LL (FF) 0 Tehtävä 2 ja 4 LA (FS) 0 Tehtävä 3 ja 10 LL (FF) 0 Tehtävä 4 ja 5 LA (FS) 0 Tehtävä 5 ja 6 LA (FS) 0 Tehtävä 6 ja 7 LA (FS) 0 Tehtävä 7 ja 8 LA (FS) 0 Tehtävä 8 ja 9 LA (FS) 0 Tehtävä 9 ja 10 LA (FS) 0 Tehtävä 9 ja 12 LA (FS) 0 Tehtävä 10 ja 11 LA (FS) 0 Tehtävä 11 ja 16 LL (FF) 0 Tehtävä 12 ja 13 LA (FS) 0 Tehtävä 12 ja 14 LA (FS) 0 Tehtävä 12 ja 15 LA (FS) 0 Tehtävä 15 ja 16 LA (FS) 0 Tehtävä 15 ja 18 LA (FS) 0 Tehtävä 16 ja 17 LA (FS) 0 Tehtävä 17 ja 21 LL (FF) 0 Tehtävä 18 ja 19 LA (FS) 0 Tehtävä 18 ja 23 LA (FS) 0 Tehtävä 19 ja 20 LA (FS) 0 Tehtävä 19 ja 24 LA (FS) 0 Tehtävä 20 ja 21 LA (FS) 0 Tehtävä 22 ja 30 LL (FF) 0 Tehtävä 23 ja 24 LA (FS) 0 Tehtävä 24 ja 25 LA (FS) 0 Tehtävä 23 ja 26 LA (FS) 0 Tehtävä 23 ja 27 LA (FS) 0 Tehtävä 23 ja 29 LA (FS) 0 Tehtävä 24 ja 28 LA (FS) 0 Tehtävä 25 ja 28 LA (FS) 0 Tehtävä 27 ja 25 LA (FS) 0 Tehtävä 29 ja 30 LA (FS) 0 Tehtävä 30 ja 31 LA (FS) 0

T a u l u k k o 1 0 T e h t ä v ä r i i p p u v u u d e t

Tee tehtävien linkitys taulukon arvojen mukaan. Suhde-sarakkeessa oleva LA merkintä tarkoitta riippuvuuden suhdetta Lo-pusta alkuun (FS - Finish-to-Start). Edellisen tehtävän on oltava valmis ennen seuraavan alkamista. LL merkintä tarkoittaa riippuvuuden suhdetta Lopusta loppuun (FF - Finish-to-Finish).

LL merkintä tarkoittaa siis tehtävän riippuvuuden suhdetta sen lopusta toisen tehtävän loppuun. Tehtävän on oltava siis valmis ennen kuin toinenkaan teh-tävä voi valmistua. LA merkintä tarkoittaa alusta loppuun ja AA on alusta al-kuun riippuvuus.

© Kari J Keinonen


Valitse aluksi rivin 1 tehtävä Kalle Kuja - autotalli. Valitse Ctrl-valinnalla vii-meinen PROJEKTI VALMIS -tehtävä. Napsauta linkki voimaan Linkitä vali-tut tehtävät (Link Task) -painikkeella, jolloin luot oletuslinkin suhteella LA - Lopusta alkuun (FS - Finish-to-Start ). Lisättyäsi linkin, muuta riippuvuuden suhde edellisessä taulukossa merkityksi eli riippuvuudeksi LL (FF).

K u v a 3 9 T e h t ä v ä r i i p p u v u u s ( T a s k D e p e n d e n c y ) - v a l i n t a i k k u n a

Kaksoisnapsauta yhteysviivaa ja valitse valintaikkunan Laji (Type) -pudotusvalikosta Lopusta loppuun (LL) (Finish-to-Finish (FF)) -tyyppinen riippuvuus.

© Kari J Keinonen


Tehtävä Tee kaikki sivun 43 taulukkoon merkityt yhteydet.

K u v a 4 0 G a n t t - k a a v i o a l u s t a v i n r i i p p u v u u k s i n

Kuvassa näet tilanteen, kun olet toteuttanut sivun 43 taulukon tehtäväriippuvuudet. Aikataulu ylittää suunnitellun 4 viikkoa. Perustusten valu on viivästynyt tavoiteviikonlopun yli, samoin runkotyöt.

Ellei kuvaruudullasi näy koko aikataulua, voit määrittää aikajanan asteikon itse. Napsauta aikajanaa toisella hiiren painikkeella.

K u v a 4 1 A i k a j a n a n z o o m a a m i n e n

Napsauta pikavalikosta Zoom (Zoomaa) -komentoa. Kirjoita Custom (Mukautettu) -kenttään arvoksi 34 - 39 päivää.

Huomaa: Suomenkielisessä ja englanninkielisessä Microsoft Project 2013 -oh-jelmassa voit muuttaa taulukkomuotoisten ikkunoiden sarakenimet.

© Kari J Keinonen


K u v a 4 2 S a r a k e n i m e n m u u t t a m i n e n

Kaksoisnapsauta sarakkeen otsaketta. Korjaa sarakenimi kirjoittamalla kenttään uusi. Voit myös valita kentälle nimen esiin tulleesta pudotusvalikosta. Antamasi otsikko näytetään kuvaruudulla.

Sarakeotsikoiden nimet voivat olla esimerkiksi seuraavat:

Task Name ↔ Tehtävän nimi

Duration ↔ Kesto

Start ↔ Aloitus

Finish ↔ Valmis

Predecessors ↔ Edeltäjät

Resource names ↔ Resurssien nimet

Tässä esimerkissä nimiä ei vaihdeta.



Kentän (sarakkeen) nimi

© Kari J Keinonen


Aikatauluongelmien ratkaiseminen Nyt mietitään keinoja aikataulun korjaamiseksi. Eräs tapa rakennusajan ly-hentämiseen on tehdä jotkin työtehtävät samaan aikaan. Rakennuspaikan merkitseminen ja Perustusten kaivuu voidaan suorittaa yhtaikaa.


Kaksoisnapsauta kyseistä yhteysviivaa ja valitse Laji (Type) -kenttään Lopusta loppuun (LL) (Finish-to-Finish (FF)) -tyyppinen riippuvuus.

Valurungon laudoitus tulee olla alkanut ennen kuin raudoitus alkaa, mutta ne voidaan suorittaa osittain yhtaikaa. Tehtävien väliselle yhteydelle voidaan asettaa viivettä -2p (päivää). Aseta Viive (Lag) kaksoisnapsauttamalla riippu-vuusviivaa, negatiivinen arvo viiveelle ja positiivinen arvo odotusajalle.


Kirjoita esiin tulevaan valintaikkunaan Viive (Lag) -kenttään -2p.

Raudoittajan tulee olla paikalla raudoitustarkastuksen ajan korjatakseen mahdolliset virheet raudoituksessa.


Korjaa riippuvuus asettamalla Laji (Type) -arvoksi Lopusta loppuun (LL) (Finish-to-Finish (FF)).

Viive

Viive

Viive

© Kari J Keinonen


Sitten mietitään tehtävien muut rajoitukset.

Tehtävän rivitunnus Rajoituslaji Pvm. Tehtävä 9 Päättymisajankohta (Must Finish On) 1. viikon perjantai

Tehtävä 15 Lopetus viimeistään (Finish No Later Than) 2. viikon perjantai

Tehtävä 18 Aloitus viimeistään (Start No Later Than) 3. viikon maanantai

Tehtävä 29 Aloitus viimeistään (Start No Later Than) 4. viikon maanantai

Tehtävä 31 Päättymisajankohta (Must Finish On) 4. viikon perjantai

T a u l u k k o 1 1 R a j o i t u k s e t

Määritä rajoitukset taulukkoon merkittyjen arvojen mukaan.

Rajoitukset tehdään tehtävänimeä kaksoisnapsauttamalla. Valitse esiin ilmestyvästä valintaikkunasta Lisäasetukset (Advanced) -välilehti.

K u v a 4 6 T a s k I n f o r m a t i o n ( T e h t ä v i e n t i e d o t ) - v a l i n t a i k k u n a

Valitse Perustusten valu -tehtävälle kuvassa kehyksellä merkittyihin kohtiin valitut asetukset.

K u v a 4 7 O h j a t t u s u u n n i t t e l u t o i m i n t o ( P l a n n i n g W i z a r d ) - v a l i n t a i k k u n a

Ohjelma kysyy varmistusta; haluatko asettaa näin voimakkaan rajoituksen tehtävälle. Napsauta voimaan Jatka. Rajoitus Päättymisajankohta määritetään. (Continue. A Must Finish On constraint will be set) -valinta. Napsauta OK-painiketta.

Tehtävän kesto

Oletusvalinta

© Kari J Keinonen


Tehtävä Tee kaikki muutkin ohjeen (sivu 48) mukaiset rajoitukset tehtäville.

Huomaa Jos haluat varmistaa betonille kuivumisajaksi 2 päivää, voit tehdä sen tehtävien Perustusten valu ja Valurungon purkaminen välisen yhteyden viiveenä 2kp (2ed). Merkinnässä k (e) tarkoittaa kahta keskeytymätöntä kalen-terivuorokautta - mukaan lukien siis viikonloput ja vapaapäivät.

K u v a 4 8 G a n t t - k a a v i o l o p u l l i s i n r i i p p u v u u k s i n j a r a j o i t u k s i n

Kuvassa näet aikataulun rajoitusten asettamisen jälkeen. Info-sarakkeeseen on ilmestynyt rajoituksia kuvaavat ikonit. Kur-sorilla ikonia osoittaessasi näet rajoituksen sanallisena vihjeenä. Nyt aikataulu toteuttaa alkuperäisen suunnitelman ja pro-jekti valmistuu neljässä viikossa.

Tehtävä Määritä vielä raudoituksen tarkastukselle alkamisajaksi ensimmäisen viikon perjantai kello 9:30. Kellonaika saadaan kirjoitettua soluun seuraavasti (kuvan tilanteessa): 5.8.2011 9:30. Siis päivämäärän ja ajan väliin kirjoitetaan välilyönti. Miten käy, pysyykö perustusten valutyö ensimmäisen viikon perjantaipäivän puolella?



© Kari J Keinonen


Resurssien syöttäminen Napsauta näytön oikeasta alakulmasta Resurssitaulukko (Resource Sheet) -näkymä painiketta. Syötä kaikki resurssit ja käytä kustannuksien valuuttana euroja seuraavan listan mukaan. Työkustannuksissa on huomioitu työnan-tajalle kohdistuvat noin 35 % suuruiset sosiaaliturvamaksut.

K u v a 4 9 R e s o u r c e S h e e t ( R e s u r s s i t a u l u k k o ) - n ä k y m ä

Syötä taulukkoon työtehtäviin sidottavat työntekijäresurssit. Resursseista kannattaa syöttää nimi (Resource Name), nimikir-jaimet (Initials), enimmäiskäyttöaste (Max. Units), normaali korvaus (Std. Rate), ylityökorvaus (Ovt. Rate), Kustannus/käyttö (Cost/Use) ja kertymä (Accrue At). Tarkasta myös, että Peruskalenteri (Base Calender) valintana on Vakio (Standard).

Kertymä (Accrue At) -sarakkeen valinnat voivat olla Jaettu (Prorated), joka tarkoittaa sitä että kustannukset muodostuvat tehtävän etenemisen myötä samassa tahdissa. Valinta Alussa (Start) tai Lopussa (End) tarkoittaa, että kustannus lasketaan tehtävään mukaan joko työn alettua tai loputtua.

Huomaa Esimerkkiprojektimme kokoisessa projektissa työkustannukset to-dennäköisesti maksettaisiin vasta työn valmistuttua. Näin kirvesmiesten ja apumiehen palkkakin voitaisiin merkitä Kertymä (Accrue At) -kohdassa Lo-pussa (End) -valinnalla. Suurissa useita kuukausi kestävissä projekteissa pal-kat kuitenkin maksetaan 2 - 4 viikon välein. Niissä tilanteissa valinta Jaettu (Prorated) olisi oikea ja me jätämme sen myös voimaan.



© Kari J Keinonen


Resurssien kiinnittäminen tehtäviin Gantt-kaavio (Gantt Chart) -näkymässä voit lisätä resurssit tehtävään nap-sauttamalla Resurssi (Resource) -välilehden Varaa resurssit (Assign Resour-ces) -painiketta. Voit käyttää ikkunaa avoinna Gantt-kaavion päällä uusia re-sursseja syöttäessäsi (Ei modaalinen -ikkuna). Tässä ikkunassa syöttö onnis-tuu tehtävän kestoa muuttamatta (asiasta enemmän kohdassa Työmääräar-viointi, sivu 52) vain, jos kaikki resurssit lisätään kerralla oletusyksikkömää-rällä (Käyttöaste (Units) = 100 %). Ikkunaa käytetään usein vain, kun tehtä-välle asetetaan yksi resurssi.

Varaa tehtävälle Rakennuspaikan merkitseminen resursseiksi molemmat kirvesmiehet ja apumies kokoaikaisesti (Käyttöaste (Units) = 100 %). Tehtävän kesto (Duration) on 1 päivä ja keston tulee säilyä koska työtehtävän Työn määrä (Work) on alun alkaen arvioitu kyseiselle työryhmälle. Valitse tehtävä ja napsauta Varaa resurssit (Assign Resources) -painiketta.

K u v a 5 0 A s s i g n R e s o u r c e ( V a r a a r e s u r s s i ) - v a l i n t a i k k u n a

Valitse tehtävälle annettavat resurssit Ctrl-valinnalla. Napsauta Varaa (Assign) -painiketta. Tässä ikkunassa usean resurssin lisääminen kerralla onnistuu tehtävän Kesto (Duration) -arvoa muuttamatta vain, koska lisättävät käyttöasteiden (Units) ar-vot ovat kaikki 100 % ja ne asetetaan tehtävälle kerralla - oletuksena. Kuvassa näet tilanteen resurssien varaamisen jälkeen.

Projektin resurssit voidaan syöttää kaksoisnapsauttamalla resurssinimeä, jol-loin esiin tulee Tehtävän tiedot (Task Information) -valintaikkuna. Syöttö ta-pahtuu Resurssit (Resources) -välilehdelle.

© Kari J Keinonen


Työmääräarviointi Kun jonkin tehtävän resurssien kiinnitystä muutetaan, päivittyvät muutokset aikatauluun heti. Käytetytv aikataulumenetelmä ja tehtävälaji -oletusasetuk-set määräävät sen, miten tehtävä muuttuu kun resursseja varataan ensimmäis-tä kertaa, niitä lisätään tai vähennetään.

Määrittelimme aiemmin (sivun 36 kuva) ohjelman tehtävien oletusarvoiseksi aikataulumenetelmäksi Työmäärään perustuva (Effort driven). Ohjelman Oletustehtävälajina (Default task type) taas on Kiinteät resurssit (Fixed Units). Nämä asetukset yhdessä vaikuttavat kaikkiin uusiin tehtäviin. Ohjel-ma käyttää Työmäärään perustuva (Effort driven) -asetusta vain, kun tehtä-vään lisätään tai siitä poistetaan resursseja. Työmäärään perustuva (Effort driven) -ajoitusmenetelmä tarkoittaa sitä, että Työn määrä (Work) pysyy vakiona riippumatta lisättävien resurssien määrästä.

Ajoituskaava Project-ohjelma laskee jatkuvasti projektiaikataulua. Aikataulua laadittaessa syötät ensin tehtävän ja sille Kesto (Duration) -arvon. Tässä vaiheessa tehtä-vällä ei lasketa vielä Työn määrä (Work) -arvoa. Työn määrä (Work) saa ar-von kun tehtävälle kiinnitetään resursseja.

Ohjelma käyttää Työn määrä (Work) -arvoa laskiessaan seuraavaa kaavaa:

Työn määrä (Work) = Kesto (Duration) * Yksikkömäärä (Units)

Kyseisessä kaavassa Yksikkömäärä (Units) -arvo lasketaan resurssien määrän ja käyttöasteen avulla käyttäen kaavaa:

Yksikkömäärä = resurssien määrä * käyttöaste

Se miten ohjelma laskee työn määrän, riippuu ohjelmassa tai tehtävässä teh-dyistä Työmäärään perustuva (Effort driven) ja Oletustehtävälaji (Default task type) -asetuksista. Suosittelen ettet muuta tekemiämme oletusasetuksia. Jos asetuksia tarvitsee muuttaa, tee se tehtäväkohtaisesti (sivu 54).

Huomaa Työmäärään perustuva (Effort driven) -asetus vaikuttaa vain, kun tehtävän olemassa olevia resursseja lisätään tai vähennetään. Vaikutus on seuraava:

Kun Työmäärään perustuva (Effort driven) -asetus on valittu ja resurssin avuksi lisätään uusi resurssi, pitää ohjelma Työn määrä (Work) -asetuk-sen samana ja lyhentää Kesto (Duration) -arvoa.

Jos Työmäärään perustuva (Effort driven) -asetus ei ole valittuna ja re-surssin avuksi lisätään uusi, pitää ohjelma Kesto (Duration) -arvon sa-mana ja kasvattaa Työn määrä (Work) -arvoa.

Varattaessa resursseja tehtävään ensimmäistä kertaa pysyy Kesto (Duration) -arvo ennallaan. Työn määrä (Work) -arvo kasvaa, se määrätään tässä vai-heessa. Työn määrä (Work) -arvolla tarkoitetaan kokonaistuntimäärää jonka resurssit käyttävät suorittaakseen tehtävän.

© Kari J Keinonen


Lisätessäsi resurssien Yksikkömäärä (Units) -arvoa Työn määrä (Work) -arvo ei enää kasva, vaan tehtävän Kesto (Duration) lyhenee.

Kun resursseja syötetään, tulee oletusarvoista muistaa seuraava:

Kun tehtävälle syötetään Kesto (Duration) ja varataan Yksikkömäärä (Units), käytetään Työn määrä (Work) -arvoa laskettaessa kaavaa:


Jos tehtävään lisätään ensimmäistä kertaa resurssiksi usea työntekijä ker-ralla, säilyy tehtävälle määritetty Kesto (Duration) mutta Työn määrä (Work) -arvo lisääntyy ja käytetään kaavaa:


Jos yhden työntekijän avuksi lisätään myöhemmin toinen työntekijä, ly-henee tehtävän Kesto (Duration) puoleen mutta Työn määrä (Work) -arvo säilyy ennallaan ja käytetään kaavaa:

Kesto (Duration) = Työn määrä (Work) / Yksikkömäärä (Units)

Tehtävälaji Myös tehtävälaji (Task type tai Default task type) asetukset vaikuttavat teh-tävän aikatauluun. Kiinnitetty arvo ei voi muuttua, mutta toinen tai molem-mat kiinnittämättömät arvot voivat muuttua. Tehtävälajeja on kolme:

Kiinteät resurssit (Fixed Units) Muuttua saa laskennassa kesto ja työn määrä. Yleensä muuttuu tehtävän kesto, mutta tähän vaikuttaa se, onko tehtävä määritelty työmäärävetoiseksi.

Kiinteä kesto (Fixed Duration) Muuttua saa ohjelman laskennassa yk-sikkömäärä ja kokonaistyömäärä.

Kiinteä työmäärä (Fixed Work) Muuttua saa ohjelman laskennassa kesto ja yksikkömäärä.

Tehtävälajien avulla hallitset kutakin seuraavan yhtälön muuttujista:


ja muutat syötettyä arvoa

Teht

äväl

aji o

n Muutat Kestoa Muutat Resursseja Muutat Työmäärää

Kiinteä kesto Työn määrä muuttuu Työn määrä muuttuu Resurssit muuttuu

Kiinteät resurssit Työn määrä muuttuu Kesto muuttuu Kesto muuttuu

Kiinteä työmäärä Resurssit muuttuu Kesto muuttuu Kesto muuttuu

T a u l u k k o 1 2 T e h t ä v ä l a j i k u n m u u t a t s y ö t e t t ä v ä ä a r v o a

Tehtävälajinvi muuttaminen vaikuttaa vain tehtävän resursseihin. Taulukossa näet käytettyjen tehtävälajien ja syötettyjen arvojen muutoksen vaikutuksen.

© Kari J Keinonen


Tehtäväkohtaiset asetukset Jos haluat vaikuttaa vain yhteen tehtävään, kaksoisnapsauta tehtävää ja nap-sauta Lisäasetukset (Advanced) -välilehden painiketta.

K u v a 5 1 A d v a n c e d ( L i s ä a s e t u k s e t ) - v ä l i l e h t i

Napsauta tarvittaessa tehtävän Työmäärään perustuva (Effort driven) -asetus pois päältä, näin vaikutat vain kyseiseen teh-tävään. Tehtävän laji (Task type) -asetuksen voit myös muuttaa.

Tehtävä Käytä tehtävässä resurssien syöttämiseen Tehtävän tiedot (Task Information) -ikkunan Resurssit (Resources) -välilehteä. Tämän ikkunan kautta voit lisätä useita resursseja eri käyttöasteella niin, ettei tehtävän kesto muutu (asiasta li-sää kohdassa Työmääräarviointi, sivu 52).

K u v a 5 2 R e s u r s s i t ( R e s o u r c e s ) - v ä l i l e h t i

Kaksoisnapsauta Rakennuspaikan merkitseminen -tehtävää. Näet että välilehdellä on jo aiemmin asetetut resurssit ja niillä käyttöasteena 100 %. Napsauta OK-painiketta.

Keston arvo

Keston arvo

© Kari J Keinonen



Aseta Valurungon laudoitus -tehtävälle resurssit kuvan mukaan.

Aseta kaikille muillekin projektitehtäville tarvittavat resurssit.

K u v a 5 4 G a n t t - k a a v i o r e s u r s s e i n

Kuvassa tilanne resurssien syöttämisen jälkeen. Muista lisätä itsesi resurssiksi viimeiseen tehtävään. Ohjelma ilmoittaa Info-sarakkeessa, että useissa tehtävissä on ylitetty resurssin työmäärä. Resurssien tasauksen teemme myöhemmin sivulla 60.

Keston arvo

© Kari J Keinonen


Napsauta Projekti (Project) -välilehden Tietoja projektista (Project Information) -painiketta tarkastaaksesi projektin kustannukset. Napsauta vielä esiin tulevassa ikkunassa Statistics (Tilastot) -painiketta.

K u v a 5 5 P r o j e k t i t i l a s t o t ( P r o j e c t S t a t i s t i c s f o r ) - v a l i n t a i k k u n a

Kuvassa näet resurssien kiinnittämisen aiheuttamat kustannukset projektiisi. Älä huolestu vaikka omat kustannuksesi eivät olekaan tarkalleen samansuuruiset. Kustannukset määräytyvät kiinnitettävien resurssien mukaan. Olet saattanut kiinnittää johonkin työtehtävään tekijäksi Kirvesmies 2 ja minä olen saattanut käyttää Kirvesmies 1. Heidän palkkansa eivät ole sa-mansuuruiset. Suuruusluokan tulee kuitenkin tässä vaiheessa olla hieman alle 11 000 euroa.



! Aloituspäivä

Valmistumispäivä

© Kari J Keinonen


Kiinteät kustannukset Kiinteitä kustannuksia on kahden tyyppisiä. Toiset kiinteät kustannukset ei-vät johdu muista tehtävän resursseista ja toiset taas johtuvat muista resurs-seista. Lisätään projektiimme molemman tyyppisiä kiinteitä kustannuksia.

Tehtävän rivitunnus Tarvike Kustannus Johtuu. Tehtävä 2 Tarvikkeet 7 500 € Ei Rj

Tehtävä 7 Teräkset 380 € Rj

Tehtävä 9 Betoni 320 € Rj

Tehtävä 13 Sadevesiviemärit 90 € Rj

Tehtävä 26 Sadevesikourut 220 € Rj

T a u l u k k o 1 3 T e h t ä v i e n k i i n t e ä t k u s t a n n u k s e t

Tässä kerrotaan harjoituksessa käytettävät tehtäviin liittyvät kiinteät kustannukset. Johtuu-sarakkeessa oleva merkintä ”Ei RJ” tarkoittaa, että tehtävän kiinteä kustannus ei ole resurssista johtuva. Merkintä ”RJ” tarkoittaa, että tehtävän kiinteä kustannus on resurssista johtuva, kustannus on siis kiinteä resurssikustannus.

Projektissa materiaalikustannus (sivu 26) muodostuu ennen projektia, koska Kalle Kuja toimittaa rakennustarvikkeet työmaalle ennen projektin alkua. Täl-laiset muut, kuin resursseista johtuvat kiinteät kustannukset lisätään projek-tiin esimerkiksi seuraavasti: Napsauta Gantt-kaavio (Gantt Chart) -näkymäs-sä esiin ikkunan vasemmassa yläkulmassa olevan suorakaiteen pikavalikko ja napsauta sieltä Kustannukset (Cost) -komentoa. Esiin tulevassa uudessa tau-lukossa näet sarakkeen Kiinteät kustannukset (Fixed Cost), siihen lisätään tähän tehtävään liittyvät kiinteät kustannukset.

K u v a 5 6 C o s t ( K u s t a n n u k s e t ) - n ä k y m ä

Syötä PROJEKTIN ALOITUS -tehtävälle 7500 euron (resurssista johtumaton) kiinteä kustannus. Valitse Kiinteiden kustan-nusten kertymä (Fixed cost Accrual) -sarakkeeseen arvo Alussa (Start), koska Kalle Kuja toimittaa tarvikkeet työmaalle en-nen projektin alkua.

© Kari J Keinonen


Muut materiaalikustannukset Muut projektin materiaalikustannukset taas ovat kiinteitä resurssikustannuk-sia. Nämä kiinteät kustannukset voit lisätä seuraavasti: Siirry Resurssitauluk-ko (Resource Sheet) -näkymään. Syötä taulukkoon materiaalikustannukset merkitsemällä ne Laji (Type) -sarakkeessa Materiaali (Material) -tyyppisiksi.

K u v a 5 7 M a t e r i a a l i k u s t a n n u s t e n s y ö t t ä m i n e n

Tässä kaikki kiinteät materiaalikustannukset on syötetty taulukkoon.

Liitä materiaalikustannukset nyt tehtäviin seuraavasti: Siirry Gantt-kaavio (Gantt Chart) -näkymään. Napsauta näkymässä kaavion puoleisessa osassa esiin pikavalikko. Napsauta valikosta Näytä jaettu (Show Split) -komentoa. Napsauta jaetun ikkunan alaosan tyhjässä kohdassa esiin pikavalikko ja sieltä Kustannukset (Cost) -komentoa.

K u v a 5 8 J a e t t u G a n t t - k a a v i o ( G a n t t C h a r t ) - n ä k y m ä

Lisää tehtäville 7, 9. 13 ja 26 kiinteät resurssikustannukset. Valitse tehtävä ja ikkunan alaosan Resurssin nimi (Resource Name) -kentän pudotusvalikosta resurssi (materiaali). Napsauta jokaisen valinnan jälkeen heti OK-painiketta, sen jälkeen painikkeen nimi vaihtuukin Edellinen (Previous) -nimeksi.

© Kari J Keinonen


Syötettyäsi kiinteät materiaalikustannukset tehtäville, voit tarkastella niiden vaikutusta projektiin. Napsauta Projekti (Project) -välilehden Tietoja projek-tista (Project Information) -painiketta. Napsauta vielä esiin tulevassa ikku-nassa Tilastot (Statistics) -painiketta.


Kuvassa näet kiinteiden kustannusten lisäämisen aiheuttamat kokonaiskustannukset.

Nyt nuo kokonaiskustannukset ovat tasan 8 510 € suuremmat kuin edellisessä vaiheessa (sivu 56). Jos aikataulun kestoarvot ovat muuttuneet joidenkin teh-tävien osalta, johtuu se siitä, ettei kiinteitä materiaalikustannuksia syötettäessä ole toimittu annettujen ohjeiden mukaan.



Aloituspäivä

Valmistumispäivä

© Kari J Keinonen


Projektiaikataulun viimeistely Resurssien ylikäyttö Resurssien käyttöä voidaan korjata useassa erilaisessa näkymässä.

Resurssikaavio (Resource Graph) -näkymä Jos resurssin käyttöaste 100 % on ylitetty tai alitettu (yli- tai vajaa-allokointi) nähdään se Resurssikaavio (Resource Graph) -näkymässä. Näkymään pääset napsauttamalla Tehtävä (Task) -välilehden Gantt-kaavio (Gantt Chart) -pu-dotusvalikosta Resurssikaavio (Resource Graph) -komentoa.

K u v a 6 0 A p u m i e h e n y l i k u o r m i t u s

Selailemalla resursseja näet, että apumiehen kyky tehdä työtä, käyttöaste, on ylitetty toisen viikon maanantaina ja tiistaina. Tilanne on tämä vain, jos olet syöttänyt resurssit juuri samalla tavalla kuin minä. Tämä yliallokointitilanne korjataan helposti käyttämällä kyseisten päivien jossakin tehtävässä aputyössä Kalle Kujaa apumiehen sijasta.

Resurssikaavio (Resource Graph) -näkymä antaa melko synkän kuvan työn-tekijöiden kuormitusylityksistä, siksi asiaa kannattaa tarkastella muissakin näkymissä.

© Kari J Keinonen


Kaksoisnapsauta Sadevesiviemärien asennus -tehtävän nimeä.


Vaihda Apumies-resurssin tilalle Kalle Kuja työntekijäksi.

Tehtävä Korjaa kaikki Apumies-resurssia koskevat yliallokointitilanteet, jos niitä edes on. Älä puutu tässä vaiheessa Kirvesmies 2 tilanteeseen lainkaan.



Tehtävän kesto

© Kari J Keinonen


Resurssien käyttö (Resource Usage) -näkymä

Avaa uudelleen aiempi tiedosto Kalle Kuja - autotalli 9. Käyttöasteen ylitys nähdään myös Resurssien käyttö (Resource Usage) -näkymässä lukuarvoina.

K u v a 6 2 R e s o u r c e U s a g e ( R e s u r s s i e n k ä y t t ö a s t e ) - n ä k y m ä

Taulukossa nähdään, että resurssinkäytön ristiriidat ovat tuntimääräisesti melko pieniä. Apumiehen osalta esimerkiksi toi-sen viikon maanantaina työmäärä ylitää tässä vaiheessa "suorituskyvyn" vain 1,25 h. Palaa Gantt-kaavio (Gantt Chart) -näkymään ja vaihda Kalle Kuja resurssiksi apumiehen tilalle Maatyöt-tehtävässä, siinä tunteja on 1,25 h. Älä puutu vielä Kirvesmies 2 -resurssin tekemisiin.

Tehtävä Korjaa kaikki Apumies-resurssia koskevat yliallokointitilanteet, jos muita edes on. Älä puutu tässä vaiheessa Kirvesmies 2 tilanteeseen lainkaan.


Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - Autotalli 10 - maatyöt.mpp


© Kari J Keinonen


Automaattinen resurssien tasaaminen

Avaa uudelleen tiedosto Kalle Kuja - autotalli 10. Resource (Resurssi) -väli-lehdeltä löytyy Tasaa kaikki (Level All) -toiminto, joka tekee tasauksen puo-lestasi. Yleensä automaattisiin toimintoihin on asennoiduttava tietyllä varauk-sella, sillä ohjelma ei osaa ajatella ja suunnitella. Napsauta nyt kuitenkin Tasaa kaikki (Level All) -painiketta.

K u v a 6 3 A u t o m a a t t i s e s t i t a s a t t u G a n t t - k a a v i o

Koska resurssien ylivaraukset olivat varsin pieniä, onnistui automaattinen tasaus hyvin. Muutokset eivät juurikaan näy.

Koska projektin kokonaisaikataulu ei pitene yli tavoitevalmistumisajan, voim-me tällä kertaa hyväksyä autotasauksen tuottaman tuloksen.


Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - Autotalli 11.mpp


© Kari J Keinonen


Resurssien vajaakäyttö Tarkastellaan vielä vajaa-allokointitilannetta. Nyt Apumies on vajaa-allokoitu projektin loppupuolella, hänen käyttöasteensa on vain 50 %.

K u v a 6 4 A p u m i e s v a j a a a l l o k o i d u s s a t i l a n t e e s s a

Kuvassa näet Apumiehelle aikatauluun merkityt työt. Hänen käyttöasteensa on osan työjaksosta vain 50 % eli hän ei ole jat-kuvasti täystyöllistetty. Projektipäällikkönä ehdotat Kalle Kujalle, että hän tekee kustannussäästöjen vuoksi apumiehen työt aina tuosta neljännen viikon tiistaista lähtien.

Näillä toimilla tarvitsemme apumiestä työmaalla lyhyemmän ajan ja säästäm-me hieman kustannuksissa. Tämä onnistuu tietysti vain, jos sovimme asian etukäteen työryhmän kanssa.

Tehtävä Kalle Kuja lupautuu tekemään projektissamme aputyöt seuraavasti:

Sisäverhous 4. viikon maanantai (tiistaista) torstaihin 50 %

Tee aikatauluun tarpeelliset korjaukset vajaa-allokoinnin osalta.



© Kari J Keinonen


Tutki miten tehdyt muutokset ovat vaikuttaneet kustannuksiin. Napsauta Projekti (Project) -välilehden Tietoja projektista (Project Information) -paini-ketta. Napsauta vielä esiin tulevassa ikkunassa Tilastot (Statistics) -painiketta.


Tässä näet kokonaiskustannukset resurssimuutosten jälkeen. Kustannussäästöä on syntynyt hieman.

K u v a 6 6 K u s t a n n u k s e t ( C o s t ) - n ä k y m ä

Tässä näkymässä kokonaiskustannus eroaa hieman edellisen kuvan Nykyinen (Current) kohdan kokonaiskustannuksesta. Projektitilastossa on mukana kaikki kustannukset, mutta tässä näkymässä PROJEKTI VALMIS tehtävän kustannusta ei ole laskettu mukaan kokonaiskustannukseksi, ties miksi.

Aloituspäivä

Valmistumispäivä

!

© Kari J Keinonen


Kalenteri (Calendar) -näkymä Kalenteri (Calendar) -näkymässä voit tarkastella projektin työtehtäviä perin-teisessä kalenterissa. Näkymään pääset napsauttamalla Tehtävä (Task) -väli-lehden Gantt-kaavio (Gantt Chart) -pudotusvalikosta Kalenteri (Calendar) -komentoa.

K u v a 6 7 C a l e n d a r ( K a l e n t e r i ) - n ä k y m ä

Kuvassa näet tämän hetkisen tilanteen Kalenteri (Calendar) -näkymässä. Tämä näkymä helpottaa joidenkin tehtävien ajoi-tuksen mietintää. Näet tehtävän Maalaustyöt loppuvan paljon ennen kuin Sisäverhouksen asentaminen. Verhouksen te-kemisen jälkeen sisäpuolikin maalataan, joten tuo 3 päivää kestävä Maalaustyöt-tehtävä tulee katkaista kahteen osaan. Viimeiset kaksi päivää siirretään noin vuorokauden tai kaksi myöhemmin alkavaksi.

© Kari J Keinonen


Tehtävien paloittelu Gantt-kaavio (Gantt Chart) -näkymässä Aluksi kannattaa aikajanan zoomaus-arvoksi asettaa 9 päivää (9 days).

K u v a 6 8 J a e t t u t e h t ä v ä

Jaa tehtävä kahteen osaan Jaa tehtävä (Split Task) -painikkeella. Kuvassa tilanne zoomauksen ja tehtäväjaon jälkeen.

Siirrä tehtävän loppuosa hiirellä puolitoista päivää eteenpäin. Näin maalaus-työ tulee oikeaan kohtaan siten, että se valmistuu ennen lopputarkastusta.

K u v a 6 9 T e h t ä v ä n o s a n s i i r t ä m i n e n

Kuvassa näet tehtäväosan siirtämisen hiirellä. Kun siirrät osaa, saat vihjeen joka kertoo alkamispäivän ja loppumispäivän päivämäärät.

Palauta Gantt-kaavion zoomaus, aseta zoomausarvoksi 34 - 39 päivää.



© Kari J Keinonen


Kriittinen polku Anna ohjelman laskea projektin kriittinen polku. Siirry Gantt-kaavio (Gantt Chart) -näkymään. Aseta Muotoile (Format) -välilehdellä voimaan Kriittiset tehtävät (Critical Tasks) -asetus.

K u v a 7 0 K a a v i o o n m e r k i t t y k r i i t t i n e n p o l k u

Tehtyäsi asetusvalinnan näet punaisella palkilla merkittynä ne tehtävät, joiden on valmistuttava aikataulun mukaan - siis kriittisen polun kriittiset tehtävät. Elleivät nämä tehtävät valmistu ajallaan koko työn valmistuminen myöhästyy.

Kriittisiä tehtäviä ovat sellaiset työvaiheet, joiden viivästyminen aiheuttaisi koko toteutusaikataulun myöhästymisen. Kriittisistä tehtävistä muodostuu projektin kriittinen polku. Kriittisellä polulla olevat tehtävät on suoritettava viimeistään suunniteltuun aikaan, sinä vastaat siitä projektipäällikkönä.



© Kari J Keinonen


Runkosuunnitelman tallentaminen Kun projektisuunnitelma on alustavasti kunnossa, kannattaa projektiaikataulu hyväksyttää eri osapuolilla. Sen jälkeen tallennetaan sekä projektin aikataulu että runkosuunnitelma. Runkosuunnitelman tallentaminen tapahtuu Projekti (Project) -välilehden Määritä perusaikataulu (Set Baseline) -pudotusvalikon Määritä perusaikataulu (Set Baseline) -komennolla.

K u v a 7 1 M ä ä r i t ä p e r u s a i k a t a u l u ( S e t B a s e l i n e ) - v a l i n t a i k k u n a

Tarkasta että valinnat ovat kuten kuvassa ja napsauta OK-painiketta.


Tilasto näyttää Nykyinen (Current) -kokonaiskustannukset ja Perusaikataulu (Baseline) -kustannukset.



Toimenpiteen vaikutusalue

Aloituspäivä

Valmistumispäivä

© Kari J Keinonen


Runkosuunnitelman muuttaminen Runkosuunnitelmaa voidaan vielä pakottavissa tilanteissa muuttaa. Runko-suunnitelman muutokset ovat tarpeen, jos on havaittu joidenkin tärkeiden tehtävien puuttuvat alkuperäisestä runkosuunnitelmasta.

Toistuva tehtävä Harjoituksessa on unohdettu työmaatarkastukset, jotka nyt lisätään suunnitel-maan. Teemme projektipäällikölle Toistuvan tehtävän (Recurring Task) joka maanantaille, keskiviikolle ja perjantaille.

K u v a 7 3 T o i s t u v a n t e h t ä v ä n t i e d o t ( R e c u r r i n g T a s k I n f o r m a t i o n ) - v a l i n t a i k k u n a

Valitse kolmas rivi, toistuva tehtävä tehdään valitun rivin yläpuolelle Tehtävä (Task) -pudotusvalikon Toistuva tehtävä (Re-curring Task) -komennolla. Tee toistuvalle tehtävälle valintaikkunassa näkyvät määritykset ja napsauta OK-painiketta. Lo-petuspäiväksi voit asettaa viimeisen viikon keskiviikon, koska lopputarkastus on jo asetettu aiemmin.

Kiinnitetään vielä resurssi projektipäällikkö jokaiseen toistuvan tehtävän alitehtävään Työmaatarkastus 1 - 11.

Avaa Työmaatarkastukset tehtävän jäsennys napsauttamalla nimen vasem-massa päässä olevaa kolmiota. Valitse kaikki alitehtävät. Napsauta Resurssit (Resource) -välilehdeltä Varaa resurssit (Assign Resources) -painiketta.

© Kari J Keinonen


K u v a 7 4 V a r a a r e s u r s s i ( A s s i g n R e s o u r c e ) - v a l i n t a i k k u n a

Valitse oman nimesi kohdalta Käyttöaste (Units) -kenttä ja aseta arvoksi 100 %.

Napsauta Projekti (Project) -välilehden Tietoja projektista (Project Informa-tion) -painiketta tarkastaaksesi projektin kustannukset. Napsauta vielä esiin tulevassa ikkunassa Tilastot (Statistics) -painiketta.


Kuvassa näet kustannukset ennen runkosuunnitelman muutoksen tallentamista. Perusaikataulu (Baseline) ja Nykyinen (Current) arvot eroavat toisistaan projektipäällikön palkkion verran.



Aloituspäivä

Valmistumispäivä

© Kari J Keinonen


Tallenna sitten runkosuunnitelma muutoksineen.

Runkosuunnitelman tallentaminen tapahtuu Projekti (Project) -välilehden Määritä perusaikataulu (Set Baseline) -pudotusvalikon Määritä perusaika-taulu (Set Baseline) -komennolla.

K u v a 7 6 S e t B a s e l i n e ( P e r u s a i k a t a u l u n m ä ä r i t t ä m i n e n ) - v a l i n t a i k k u n a

Koko runkosuunnitelman tallentaminen tapahtuu Entire project (Koko projekti) -valinnalla. Jos haluat lisätä vain yhden teh-tävän runkosuunnitelmaan, valitse tehtävä ensin ja tee sitten valinta Selected tasks (Valitut tehtävät).

K u v a 7 7 I l m o i t u s i k k u n a

Ohjelma kysyy Oletko varma, … (Are you sure …) , napsauta Kyllä (Yes) -painiketta.

Aseta oletukseksi -painike

© Kari J Keinonen



Kuvassa näet kustannukset runkosuunnitelman tallennuksen jälkeen. Perusaikataulu (Baseline) -kustannuksiin tullaan seu-rannassa vertaamaan toteutumaa eli Todellinen (Actual) rivin kustannusta.

K u v a 7 9 L o p u l l i n e n G a n t t - k a a v i o

Kuvassa näet projektisuunnitelman (aikataulun) tallennuksen jälkeen. Nyt aikataulusi on valmis.



Aloituspäivä

Valmistumispäivä

© Kari J Keinonen


Projektin seuraaminen ja raportointi Kun projekti on aloitettu, tulee sen edistymistä jatkuvasti seurata. Seuranta-prosessissa aikatauluun merkitään tehtävistä joko:

toteutuneet alku- ja päätösajat valmiusaste prosentteina toteutunut ja jäljellä oleva kesto toteutuneet tai jäljellä olevat kustannukset toteutunut tai jäljellä oleva työ

Tarkkuus kirjauksissa on avain onnistuneelle projektiseurannalle ja uusien projektien aikataulusuunnittelulle. Osaaminen projekteissa kehittyy doku-mentoiduista kokemuksista. Kunnollisen seurantatiedon pohjalta on myös helppo analysoida projektia.

Projektin etenemisen kirjaaminen Projektin käynnistyttyä aloitetaan todellisten tapahtumien kirjaaminen eli projektin seuranta. Seuranta-näkymään pääset napsauttamalla Tehtävä (Task) -välilehden Gantt-kaavio (Gantt Chart) -pudotusvalikosta Gantt-seuranta (Tracking Gantt) -komentoa.

K u v a 8 0 G a n t t - s e u r a n t a ( T r a c k i n g G a n t t ) - n ä k y m ä

Kuvassa näet tilanteen seurannan näkökulmasta. Napsauta näkymässä edelleen esiin vasemmassa yläkulmassa olevan suo-rakaiteen pikavalikko. Napsauta pikavalikosta Seuranta (Tracking) -komentoa.

K u v a 8 1 T r a c k i n g ( S e u r a n t a ) - n ä k y m ä

Nyt olet siirtynyt näkymään, jossa voit valita tehtäville tapahtuneiden töiden etenemän.

!

© Kari J Keinonen


Ensimmäinen viikko - perjantaina Syötä ensimmäisen työviikon toteutunut tilanne, joka on edennyt tarkalleen suunnitelmien mukaan. Syötä aluksi tarkastuksien etenemä seuraavasti.

K u v a 8 2 T a r k a s t u s t e n m e r k i t s e m i n e n t e h d y i k s i

Valitse tehtävät 4 - 6 ja napsauta 100 % valmiina (100 % Complete) -painiketta. Valitse tehtävät 16 - 22 ja napsauta 100 % valmiina (100 % Complete) -painiketta.

K u v a 8 3 E n s i m m ä i s e n v i i k o n t o t e u t u n e e t t y ö t

Tilanteen tulisi nyt näyttää suunnilleen kuvan mukaiselta. Koko projektin valmiusasteeksi ohjelma on laskenut 25 - 26 %. Pe-rustustyöt-päätehtävän arvoksi ohjelma on laskenut 100 % koska kaikki sen alitehtävät ovat valmiita (100 %). Ellet näe ku-varuudulla kaikkia kuvassa näytettyjä sarakkeita, tuo ne esiin vetämällä hiirellä ikkunan jakopalkista. Kaksoisnapsauta vielä lopuksi jakopalkkia, siten optimoit jakopalkin sijainnin sarakereunan kohdalle. Jos todellinen kustannus ei ole noin 11 000 euroa, on jokin tehty työ merkitsemättä tehdyksi . Tarkasta projektin aloitustehtävä, sekin on suoritettu.

© Kari J Keinonen


Seuranta työkalut Tutkitaan tilannetta tarkemmin ottamalla käyttöön edistymispalkki. Haemme kyseisen painikkeen asetuksista. Napsauta Tiedosto (File) -valikon Asetukset (Options) -painiketta. Valitse valintaikkunasta Muokkaa valintanauhaa (Customize Ribbon) -välilehti.

K u v a 8 4 M u o k k a a v a l i n t a n a u h a a ( C u s t o m i z e R i b b o n ) - v ä l i l e h t i

Mukauta valintanauhaa (Customize the Ribbon) -kohdassa on valittu päävälilehdet (Main Tabs). Tee valintanauhan mu-kauttamiseksi seuraavat toimet:

• perusta uusi välilehti Seuranta Uusi välilehti (New Tab) -painikkeella • anna edellisen alle syntyneelle ryhmälle uusi nimi Edistyminen • tarvitatessa voit perustaa uusia ryhmiä Uusi ryhmä (New Group) -painikkeella • lisää vasemmasta lohkosta Tilanneviivat (Progress Lines) -komento Edistyminen-ryhmään Lisää (Add) -painikkeella • voit poistaa valittuja komentoja tai ryhmiä Poista (Remove) -painikkeella • voit palauttaa oletusvalintanauhan sisällön Palauta (Reset) -pudotusvalikon Poista kaikki mukautukset (Reset all

Customization) -komennolla • voit viedä mukauttamasi valintanauhan tiedostoon Tuo tai vie (Import/Export) -pudotusvalikon Vie kaikki

mukautukset (Export all customizations) -komennolla • voit tuoda valmiiksi mukautetun valintanauhan Tuo tai vie (Import/Export) -pudotusvalikon Tuo mukautettu tiedosto

(Import customization file) -komennolla. • napsauta OK-painiketta.

Napsauta nyt Seuranta-välilehdelle lisättyä Tilanneviivat (Progress Lines) -painiketta.

© Kari J Keinonen


K u v a 8 5 E d i s t y m i s v i i v a t ( P r o g r e s s L i n e s ) - v a l i n t a i k k u n a

Tee kuvaan merkityt asetukset.

K u v a 8 6 V i i v a t y y l i t ( L i n e S t y l e s ) - v ä l i l e h t i

Muuta Muut edistymisviivat (All other progress lines) kohdassa viivojen väriksi jokin vahva ja silmiinpistävä väri. Hyväksy ikkunan asetukset OK-painikkeella.

Napsauta vielä Näytä (View) -välilehden Korosta (Highlight) -pudotusvali-kosta voimaan Valmiit tehtävät (Completed Tasks) -asetus.

Nykyisen edistymisviivan väri

© Kari J Keinonen


K u v a 8 7 P r o j e k t i n t i l a n n e 1 . v i i k o n j ä l k e e n

Nyt näet luettelosta ja Gantt-kaaviosta melko selkeästi olennaisen.

Jäsennä tehdyt työt piiloon napsauttamalla PERUSTUSTYÖT-päätehtävän nimikentän vasemmassa päässä olevaa kolmio-merkkiä.

K u v a 8 8 J ä s e n n e t t y p r o j e k t i a i k a t a u l u

Tehtävien jäsentämisen jälkeen tilanne näyttää tältä.


Kun nyt tarkastelet projektin kustannuksia näet, että tähän mennessä projektiin on sitoutunut noin 11 500 euroa. Kustan-nuksista on vielä erääntymättä, Jäljellä (Remaining) noin 8 700 euroa.


Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli seuranta 1.mpp

Aloituspäivä

Valmistumispäivä

© Kari J Keinonen


Toinen viikko - perjantaina Merkitsemme etenemän toisella viikolla seuraavan listan mukaan. Projekti on siis edennyt suunnitelmien mukaan, vain kattotuolien asennus alkoi hieman ennen suunnitelmassa merkittyä päivää.


Merkitse kattotuolien asennuksen aloitus Tod. alkaminen (Act. Start) -sarakkeeseen päivämääränä, näin tehtävän suoritus on aloitettu kyseisen päivän aamuna. Kuvassa tilanne toisen projektiviikon jälkeen, kun otat käyttöön edistymisviivan.

Jäsennä tehdyt työt piiloon.



© Kari J Keinonen


Kolmas viikko - perjantai Tilanne on edennyt suunnilleen suunnitelmien mukaan, kirjataankin alla ole-vat seuranta-arvot aikatauluun.


Sadevesikourujen asennus on saatu valmiiksi suunniteltua nopeammin. Kirjoita Tod. lopettaminen (Act. Finish) -kenttään kyseisen viikon perjantain päivämäärä. Korjaa muutkin päättymispäivät joita ei vielä ole merkitty kyseisen viikon perjantail-le. Sähkötöiden aloittaminen taas on viivästynyt, hommaa siis sähkömies töihin heti, mieluummin viikonlopuksi.

Jäsennä tehdyt työt piiloon.



© Kari J Keinonen


Viimeinen viikko - perjantaina


Sait sähkömiehen töihin viikonlopuksi, joten aikataulu pitää. Sähköasennuksen aloituspäivän voit muuttaa tai jättää ennal-leen. Nyt olet syöttänyt kaikki toteutuneet arvot aikatauluun.

Työ tuli tehtyä pääosin aikataulun mukaan ja se valmistui tavoitepäivään mennessä. Tutkitaan vielä projektia sen kustannusten osalta.


Projektin tilastotiedoista näet, että budjetoidut Perusaikataulu (Baseline) rivin kohdalla olevat arvot niin Kustannus (Cost) kuin Työ (Work) sarakkeessa toteutuivat (melko) tarkasti. Työ on valmis ja projektia toteutettaessa säästyi hieman rahaa budjetoituun verrattuna.



Aloituspäivä

Valmistumispäivä

© Kari J Keinonen


K u v a 9 4 T o t e u t u n u t p r o j e k t i a i k a t a u l u s e u r a n t a - n ä k y m ä s s ä

Kuvassa näet tilanteen, kun projekti on valmis. Tällaisen näkymän projektiin saat valitsemalla Näytä (View) -valikosta Gantt kaavio (Cantt Chart) -pudotusvalikosta Gantt-seuranta (Tracking Gantt) -näkymän. Sen lisäksi sinun on napsautettava tau-lukon vasemman yläkulman suorakaiteen pikavalikosta Seuranta (Tracking) -komentoa. Ja viimeksi sinun tulee piilottaa tarpeettomat sarakkeet sarakkeen pikavalikon Piilota sarake (Hide Column) -komennolla.

Tehtävä Mitä virheitä tehtiin projektisuunnitelmassa, jäikö jokin huomaamatta?

© Kari J Keinonen


Kassavirta Seuraavaksi tulostamme kustannuksia kuvaavan raportin. Napsauta Raportit (Reports) -välilehden Koontinäytöt (Dashboards) -painiketta.

K u v a 9 5 K u s t a n n u k s e t ( C o s t s ) - p u d o t u s v a l i k k o

Valitse pudotusvalikosta Kustannusten yleiskatsaus (Cost Overview) -raportti.

Aiemmissa Project-versioissa raportit syntyivät melko automaattisesti ja aina kelvollisen näköisenä. Nyt Microsoft on kehittänyt muokattavat raportit. Se taas tarkoittaa sitä, että töitä on tehtävä paljon ennen kuin raportti palvelee omia tarpeitasi. Tässä käsittelen asiaa hyvin, hyvin pintapuolisesti.

K u v a 9 6 R a p o r t t i m u o k k a u s t i l a s s a

Kuvassa näet Kustannusten yleiskatsaus (Cost Overview) -raportin muokkaustilassa. Muokkaustilassa valintanauhaan il-mestyy useita uusia välilehtiä, joilla voit muokata raporttia. Kun valitset jonkin raportin objektin (osan), ilmestyy näytön oi-keaan reunaan objektin toimintopaneeli . Toimintopaneelissa on kymmeniä asetuksia raportin muokkaamiseksi.

© Kari J Keinonen


K u v a 9 7 R a p o r t i n e s i k a t s e l u j a t u l o s t a m i n e n

Voit esikatsella raporttia napsauttamalla esiin Tiedosto (File) -valikon Tulosta (Print) -välilehden. Raportin tulostat napsaut-tamalla Tulosta (Print) -painiketta.

© Kari J Keinonen


Projektin päättäminen Projektin lopettamisen tulee olla aina ennalta suunniteltu tapahtuma, jonka edellytykset on dokumentoitava jo projektin suunnitteluvaiheessa. Lopetta-mistoimiin kuuluu testaustoimia ja varsinainen työn lopettaminen sekä muo-dollinen tulosten hyväksyminen.

Testaus Projektissa aikaansaatu tuote, prototyyppi tai 0-sarjan tuote tulee testata riit-tävin testein ja koeajoin. Testaus tulee tehdä testaussuunnitelman ja standar-dien sekä viranomaismääräysten mukaan. Testauksesta tehdään aina testaus-pöytäkirja joka arkistoidaan huolellisesti.

Eri osien tekninen testaus on myös tarpeen, mutta nämä testit on suoritettava jo työn edetessä. Näin eivät ongelmat osissa aiheuta lopettamisvaiheessa kus-tannusten osalta yllätyksiä ja aikatauluviiveitä.

Lopettaminen Projekti lopetetaan määrätietoisesti kun määritelty lopputulos, tavoite on saa-vutettu ja kaikki tehtävät on suoritettu hyväksyttävällä tavalla. Lopputuotteen laadun tulee olla kunnossa. Projekteilla on taipumusta jäädä elämään vaikka tavoite olisikin jo saavutettu. Lopettamiseen kuuluu työn tulosten dokumen-tointi, arkistointi, raportointi, tiedottaminen ja arviointi.

Käyttöönotto varmistetaan ja projektituotteen siirto käyttäjille tulee hoitaa huolella. Hyväkin projektitulos menettää käyttöarvoa, jos käyttöä ei hallita. Esimerkiksi atk-ohjelmalle tehdään käyttöopas, joka sisältää kaiken olennai-sen tuotteen käyttötoimista. Käyttäjät tulee kouluttaa tuotteen käyttöön.

Projektin lopettamista ei kannata viivästyttää pienten korjaus- ja muutostar-peiden vuoksi. Muutokset voidaan tehdä omina jatko- tai lisäprojekteina ja korjaukset ylläpitoprojekteina tai takuukorjauksina.

Projektin lopputuotteen käyttöönotto Projektityön tuloksen käyttöönotto ei ole enää projektiorganisaation tehtävä, vaan vastuu siirtyy asettajan perusorganisaatiolle. Tulosten jatkuva seuraa-minen ja itsearviointi kuuluu kuitenkin projektiorganisaatiolle.

Asettajan perusorganisaation tehtäväksi jää:

tulosten käyttöönotto ja hyväksikäytön järjestäminen jatkoprojektien ja toimien käynnistäminen tiedotustoimien organisointi tiedotussuunnitelman mukaisesti

Projektin asettajan tuotetta käyttävälle organisaatiolle on myös jätettävä teh-täväksi jatkuva tuotteen ongelmakohtien ja kehitystarpeiden kirjaaminen muistiin. Tällaiset kirjaukset antavat parhaat mahdollisuudet korjata tuotetta tarvittaessa ja hoitaa myös takuuajan loppukorjaukset.

© Kari J Keinonen


Ohje-toiminto Project on perinteinen Windows -ohjelma ja se sisältää ohjetiedoston. Ohjetta sinun kannattaa tutkia, kun tarvitset tietoa ohjelman toiminnoista tai ominai-suuksista. Ohje avautuu napsauttamalla Ohje (Help) -painiketta tai paina-malla F1-funktionäppäintä.

K u v a 9 8 P r o j e c t O h j e ( P r o j e c t H e l p ) - v a l i n t a i k k u n a

Ikkunan yläosassa on tekstiruutu, johon voit kirjoittaa etsittävän ohjeaiheen hakusanan. Sitten eikun napsautat Etsi (Search) -painiketta. Ohjeen aiheisiin voit tutustua myös Aloittaminen (Getting started) -otsakkeen alla olevaa aiheotsikkoa nap-sauttamalla. Tutustu Uuden projektin luominen (Greate a new project) -toiminnon ohjeeseen napsauttamalla hyperlinkkiä.

© Kari J Keinonen


Hakemisto A

Aikajana ................................................................................ 17 Ajoituskaava ......................................................................... 52 Alitehtävä ............................................................................... 8 Alkuasetukset ....................................................................... 30 Avainpainike ........................................................................ 17

B

Backstage ........................................................................ 11, 13

F

File-valikko ..................................................................... 13, 29

I

Ikkuna ................................................................................... 13

K

Kalenterin asetukset ............................................................ 30 Kesto ........................................................................................ 8 Kiinteä kesto ......................................................................... 53 Kiinteä resurssi..................................................................... 53 Kiinteä työmäärä ................................................................. 53 Kiinteät resurssit .................................................................. 52 Kriittinen polku.............................................................. 21, 68 Kriittinen tehtävä ........................................................... 21, 68 Käyttöliittymä ...................................................................... 12 Käyttöoikeus .......................................................................... 2

L

Lopettaminen ....................................................................... 85

M

Metatiedot ............................................................................. 38

N

Näkymät Calendar .......................................................................... 23, 66 Gantt Chart ............................................................... 21, 51, 58 Lisää näkymiä ...................................................................... 25 More Views ........................................................................... 25 Resource Sheet ................................................... 24, 50, 58, 60 Resource Usage .................................................................... 62 Timeline ................................................................................ 17 Tracking Gantt ..................................................................... 25 Tracking Gantt ..................................................................... 74

O

Ohjelmaikkuna ..................................................................... 12 Ohjelman avaaminen ........................................................... 10 Ohjelman lopettaminen ....................................................... 11 Oletusasetukset ........................................................ 32, 35, 37 Osoitin ................................................................................... 14 Otsikkorivi ............................................................................ 14

P

Perusaikataulu ........................................................................ 9 Peruskalenteri ....................................................................... 30 Perustiedot ............................................................................ 34 Pienennä valintanauha ........................................................ 15 Pikatyökalurivi ..................................................................... 14 Pikavalikko ........................................................................... 20 Pikavalikoima ....................................................................... 20 Projektiaikataulu .................................................................... 8 Projektin määrittely ............................................................. 26 Projektin päättäminen ......................................................... 85 Projektin seuranta ................................................................ 74 Projektinhallinta ..................................................................... 6 Projektisuunnitelma ............................................................... 7 Projektisuunnittelu ................................................................ 7 Päätehtävä ............................................................................... 8

R

Resurssi ................................................................................... 9 Resurssien automaattinen tasaus ....................................... 63 Resurssin kiinnittäminen .................................................... 51 Resurssin varaaminen ......................................................... 51 Riippuvuus ........................................................................... 43 Runkosuunnitelma .............................................................. 69

S

Sarakenimien muuttaminen ............................................... 45 Sarakeotsikot......................................................................... 46 Seuranta ................................................................................. 76 Suunnitelma-aikataulu .......................................................... 9

© Kari J Keinonen


T

Tallenna................................................................................. 33 Tavoite ..................................................................................... 8 Tehtävien ajoituksen asetus ............................................... 35 Tehtävien linkitys ................................................................ 43 Tehtävien syöttö................................................................... 40 Tehtävälaji ............................................................................ 53 Tehtävälista .......................................................................... 27 Testaus .................................................................................. 85 Tilapalkki ........................................................................ 12, 14 Tilarivi ................................................................................... 12 Timeline ................................................................................ 17 Toistuva tehtävä .................................................................. 70 Toteutuma-aikataulu ............................................................. 9 Tuotteen käyttöönotto ......................................................... 85 Työmääräarviointi ............................................................... 52 Työmäärävetoinen ............................................................... 52 Työmäärään perustuva ....................................................... 52

V,W

Vajaa-allokointi .................................................................... 64 Valikoima .............................................................................. 19 Valintaikkuna ....................................................................... 17 Valintanauha................................................................... 14, 15 Valuutta-asetus ..................................................................... 37 WBS .......................................................................................... 8 Virstanpylväs .......................................................................... 8 Work Breakdown Structure .................................................. 8 Välilehti

Format ................................................................................... 16 Project .................................................................................... 16 Report .................................................................................... 15 Resource ................................................................................ 15 Task ....................................................................................... 15 Tilannekohtainen välilehti .................................................. 16 View....................................................................................... 16

Välitavoitteet..................................................................... 8, 28

Y

yhteenvetotehtävä ................................................................ 39 Yhteenvetotiedot .................................................................. 38 Yhteystyyppi

Alusta alkuun ....................................................................... 43 Alusta loppuun .................................................................... 43 Lopusta alkuun .............................................................. 43, 44

Yliallokointi........................................................................... 60

i Sorsa, Mikko ja Venetjoki, Klaus, 2002, Project 2002, Docendo Finland Oy ii Hietala, Kari 2000, Projekteista menestystä PK-sektorille - Tavoite 4 -ohjelman arviointi, Oy Edita Ab iii Hietala, Kari 2000, Projekteista menestystä PK-sektorille - Tavoite 4 -ohjelman arviointi, Oy Edita Ab iv Chatfield, Carl S. ja Johnson, Timothy D., 2000, Microsoft Project 2000 Trainer, Oy Edita Ab v Microsoft Press, 1997 Opeta itsellesi Microsoft Project 98, Suomen atk-kustannus Oy vi Chatfield, Carl S. ja Johnson, Timothy D., 2000, Microsoft Project 2000 Trainer, Oy Edita Ab

Documents

Microsoft Project 2013 - Käytön perusteetcna.mikkeliamk.fi/.../Ornanet_materiaali/Project-2013-a-s.pdf · Miksi projektinhallintaa tarvitaan? Hallittu projektijohtaminen, -suunnittelu