1

MÔN: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢNBài 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG

TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN

GIẢNG VIÊNNGUYỄN TRUNG TÍN

2

1. KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ VĂN BẢN

• 1.1. Khái niệm văn bản

* Khái niệm văn bản theo nghĩa hẹp

Văn bản là các tài liệu, giấy tờ…đượchình thành trong quá trình hoạt độngcủa cơ quan, doanh nghiệp (hay còngọi là tổ chức). Bao gồm các chỉ thị,thông tư, nghị quyết, nghị định, đề áncông tác, báo cáo, đơn từ…

3

* Khái niệm văn bản theo nghĩa rộng

• Văn bản là vật mang tin được ghibằng ký hiệu hay ghi bằng ngônngữ. Ví dụ bia đá, câu đối, chúcthư, tác phẩm văn học nghệ thuật,công trình khoa học kỹ thuật, côngvăn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghiâm…ở các cơ quan doanh nghiệp.

4

1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước

• Văn bản quản lý nhà nước là những quyếtđịnh và thông tin quản lý thành văn (đượcvăn bản hóa) do các cơ quan nhà nước cóthẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục,hình thức nhất định và được nhà nước đảmbảo thi hành bằng những biện pháp khácnhau nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lýnội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhànước với các tổ chức và công dân.

5

• Các văn bản hình thành trongquản lý là phương tiện quantrọng để ghi lại và truyền đạtcác quyết định quản lý hoặccác thông tin cần thiết hìnhthành trong quá trình quản lýcủa các cơ quan.

6

• Văn bản quản lý nhà nước thể hiệný chí, mệnh lệnh của các cơ quannhà nước đối với cấp dưới. Đó làhình thức cụ thể hóa pháp luật; làphương tiện để điều chỉnh nhữngquan hệ xã hội thuộc phạm vi quảnlý của nhà nước.

7

1.2.1. Nhìn chung các văn bản quản lý thường mang một số yếu tố nổi bật sau đây trong nội

dung của chúng

• - Yếu tố pháp lý;

• - Yếu tố quản lý lãnh đạo;

• - Yếu tố kinh tế - xã hội;

• - Yếu tố văn hóa – lịch sử.

8

1.2.2. Phân biệt văn bản quản lý nhà nước và các loại tài liệu, văn bản khác

• Một trong những đặc trưng nổi bật của vănbản quản lý là hiệu lực pháp lý của chúngtrong quá trình quản lý nhà nước.

• Các văn bản quản lý nhà nước mang tínhquyền lực nhà nước.

• Văn bản quản lý nhà nước có thể thức riêng,được quy định bởi các cơ quan nhà nước cóthẩm quyền. Sự hình thành các văn bản quảnlý nhà nước được thực hiện theo một quytrình xác định.

9

1.2.3. Căn cứ vào chức năng của văn bản pháp quy trong quản lý nhà nước, người

ta còn chia ra hai loại văn bản:

• - Văn bản quy phạm pháp luật:

• Là văn bản do cơ quan nhà nước cóthẩm quyền ban hành, chứa đựng cácquy tắc xử sự chung áp dụng cho mọiđối tượng và được lặp đi lặp lại nhiềulần, áp dụng trên quy mô toàn quốchoặc từng địa phương.

10

• - Văn bản cá biệt (văn bản áp dụngpháp luật)

• Chỉ chứa đựng các quy tắc xử sự riêngdo cơ quan nhà nhà nước có thẩmquyền ban hành theo chức năng, nhiệmvụ, quyền hạn của mình để giải quyếtnhững vụ việc cụ thể đối với những đốitượng cụ thể….

11

1.2.4. Hình thức

• Văn bản do Quốc hội ban hành: Hiếnpháp, luật, nghị quyết.

• Văn bản do Uỷ ban Thường vụ Quốchội ban hành: Pháp lệnh, nghị quyết.

• Văn bản do Chủ tịch nước ban hành:Lệnh, Quyết định.

• Văn bản do Chính phủ ban hành: Nghịquyết, Nghị định; Quyết định, chỉ thịcủa Thủ tướng.

12

• Văn bản do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơquan ngang bộ: Quyết định, chỉ thị,thông tư.

• Văn bản do Hội đồng thẩm phán Toà ánnhân dân tối cao. Quyết định, chỉ thị,thông tư của Chánh án Toà án nhândân tối cao, của Viện trưởng Viện Kiểmsát nhân dân tối cao.

13

• Nghị quyết, thông tư liên tịch giữa các cơquan nhà nước có thẩm quyền, giữa các cơquan nhà nước có thẩm quyền với các tổchức chính

• Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân banhành nghị quyết và quyết định, chỉ thị để thihành văn bản quy phạm pháp luật của Quốchội và văn bản của cơ quan nhà nước cấptrên; văn bản do Uỷ ban nhân dân ban hànhcòn để thi hành nghị quyết của Hội đồngnhân dân cùng cấp.

14

1.3. Văn bản hành chính

• 1.3.1.Khái niệm

• Văn bản hành chính được sử dụng thườngxuyên trong các cơ quan, doanh nghiệp haycác tổ chức nhằm trao đổi, truyền đạt cácthông tin từ tổ chức này sang tổ chức kháchay trong nội bộ, đề ra các yêu cầu, phục vụcác quan hệ giao dịch, trao đổi công tác,phối hợp với nhau cùng giải quyết công việccủa cơ quan, tổ chức.

15

• Văn bản hành chính vừa có ýnghĩa pháp lý, vừa có ý nghĩathực tiễn trong quản lý nhànước, quản lý kinh tế - xã hội.

16

Hệ thống văn bản hành chính bao gồm các loại:

- Văn bản hành chính cá biệt;

- Văn bản hành chính thôngthường có tên gọi;

- Văn bản hành chính thôngthường không có tên gọi.

17

1.3.2. Hình thức* Văn bản hành chính thông thường có tên gọi:

• - Thông báo: là loại văn bản dùngđể thông tin về những nội dung vàkết quả hoạt động của các cơquan, tổ chức hoặc truyền đạt kịpthời các văn bản pháp quy quantrọng của các cơ quan có thẩmquyền tới các đối tượng liên quan.

18

• - Thông cáo: là loại văn bản dùngđể công bố một sự kiện quan trọngvề đối nội, đối ngoại của của Quốchội, hoặc Chính phủ, đôi khi cònđược dùng để công bố một quyếtđịnh, chỉ thị, quan trọng có tínhmệnh lệnh.

19

• - Chương trình: Là hình thức văn bảndùng để trình bày dự kiến về nhữnghoạt động trong một thời gian nhấtđịnh.

• - Kế hoạch công tác (đề án công tác):

Là hình thức văn bản nhằm trình bàycó hệ thống dự kiến về một công việctrong một thời gian nhất định

20

• - Tờ trình: là loại văn bản chủ yếu để đềxuất với cơ quan quản lý cấp trên phêchuẩn về một chủ trương hoạt động,một phương án công tác, một côngtrình xây dựng, một chính sách, chếđộ…và chỉ khi có sự phê chuẩn củacấp trên thì cơ quan trình báo mớiđược tiến hành triển khai nội dung đãtrình.

21

- Báo cáo:

• là loại văn bản hành chính có tính chấttổng hợp các thông tin trong phạm vihoạt động tác nghiệp hoặc các mốiquan hệ của chủ thể để báo cáo với cấptrên hoặc thông tin cho các chủ thểkhác theo các chủ đề, các yêu cầu địnhtrước nhằm phục vụ các yêu cầu tổngkết, rút kinh nghiệm, cá nhân điển hình,công nhận hoặc làm căn cứ để banhành một văn bản pháp quy cần thiết.

22

• Báo cáo thường có bốn loại:

• Báo cáo sơ kết,

• tổng kết định kỳ,

• báo cáo bất thường,

• báo cáo chuyên đề,

• báo cáo trước hội nghị, đại hội.

23

• - Biên bản: là loại văn bản ghichép lại đầy đủ toàn bộ thôngtin về các sự kiện thực tế xảyra trong các hoạt động quản lý,giao dịch, hợp đồng.. và cáchoạt động khác có tính pháp lý.

24

Biên bản bao gồm

• Biên bản bàn giao, tiếp nhận công tác;

• Biên bản ghi chép các sự việc đã xảyra để làm căn cứ cho những quyết địnhxử lý thích hợp;

• Biên bản hội nghị;

• Biên bản hợp đồng.

25

- Hợp đồng:

• Là hình thức văn bản dùng để ghi lạikết quả đã được thỏa thuận giữa cáccơ quan với nhau, giữa cơ quan với cánhân về một việc nào đó, trong đó ghirõ quyền lợi và nghĩa vụ của các bên kýhợp đồng phải thực hiện và các biệnpháp xử lý khi các bên không thực hiệnhợp đồng.

26

• - Công điện• Là hình thức văn bản dùng để thông tin hoặc

truyền đạt mệnh lệnh của tổ chức hoặc củangười có thẩm quyền trong những trườnghợp khẩn cấp.

• - Giấy chứng nhận• Là hình thức văn bản dùng để cấp cho cán

bộ công nhân viên đi liên hệ công tác, giaodịch để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặcgiải quyết các công việc cần thiết của bảnthân.

27

• - Giấy ủy nhiệm

Là văn bản dùng để ghi nhận sựthỏa thuận giữa người có thẩm quyền(hoặc người đại diện theo pháp luật) vàngười được ủy nhiệm. Theo đó ngườiđược ủy nhiệm thực hiện quyền hoặcnghĩa vụ thay cho người có quyền.

28

- Giấy mời

Là hình thức văn bản dùngđể mời đại diện của cơ quanhay cá nhân tham dự cuộc họphay hội nghị nào đó…

29

• - Giấy giới thiệu

Là loại văn bản dùng đểcấp cho cán bộ, công nhânviên liên hệ giao dịch haycông tác để hoàn thànhnhiệm vụ được giao.

30

• - Giấy nghỉ phép

• Là hình thức văn bản dùng để cấpcho cán bộ, công nhân viên khiđược nghỉ phép xa nơi công tác,dùng để thay giấy đi đường và làmcăn cứ để thanh toán tiền điđường và các chế độ có liên quan.

31

• - Giấy đi đường

Là hình thức văn bản cấp chocán bộ khi được cử đi công tácdùng để tính tiền công tác phítrong thời gian đi công tác.

32

• - Giấy biên nhận hồ sơ

Là loại văn bản dùng để xácnhận số lượng và loại hồ sơ,giấy tờ do cơ quan hoặc cánhân khác gởi đến.

33

• - Phiếu gởi

Là hình thức văn bản kèm theo vănbản đi (công văn đi). Người nhậnvăn bản có nhiệm vụ ký xác nhậnvào phiếu gởi và gởi trả lại cho cơquan gởi. Đây là bằng chứng choviệc gởi văn bản đi.

34

• - Phiếu chuyển

Là loại văn bản dùng đểchuyển hồ sơ, tài liệu củacơ quan, tổ chức, cá nhânđến bộ phận khác để tiếptục giải quyết.

35

* Văn bản hành chính thông thường không có tên gọi (công văn)

• Là loại văn bản dùng để làm phươngtiện giao dịch hành chính giữa các cơquan, đơn vị hoặc giữa các cơ quan,đơn vị với công dân. Phạm vi sử dụngcủa công văn rất rộng liên quan đếncác lĩnh vực, hoạt động thường xuyêncủa cơ quan doanh nghiệp.

36

• * Công văn hành chính: Là hình thứcvăn bản hành chính được sử dụng phổbiến nhằm trao đổi thông tin về quyđịnh của nhà nước trong các hoạt độnggiao dịch, trao đổi công tác với các cơquan, tổ chức, doanh nghiệp bênngoài, cấp trên và cấp dưới trực thuộc;nhằm đề nghị giải quyết, phúc đáp, yêucầu…tới các chủ thể cần giao dịch,quan hệ bao gồm một số loại hình sau:

37

• - Công văn phúc đáp: Là loại công văngiải thích hoặc trả lời các yêu cầu hoặcthắc mắc, khiếu nại của các chủ thể cóquan hệ hoặc có quyền lợi liên quantới chức năng, nhiệm vụ của tổ chứcban hành công văn.

38

• - Công văn đôn đốc: Là loạicông văn nhắc nhở tráchnhiệm, chấn chỉnh hoạt độngcủa cấp dưới hoặc các chủ thểkhác có trách nhiệm thi hànhmột nghĩa vụ pháp lý nào đó.

39

• - Công văn giao dịch: Là loại công vănthông tin cho các tổ chức bên ngoàihoặc ngang cấp cần thiết về những yêucầu và điều kiện, giải thích các lý dokhông thực hiện đúng các thỏa thuậnđã cam kết trước đó.

40

• - Công văn mời họp;

• - Công văn chỉ đạo;

• - Công văn cám ơn…

• Ngoài ra còn có các hình thức côngvăn hành chính khác như: Công vănchiêu sinh, triệu tập hội nghị, mời dựsinh hoạt…

41

2. CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN

• 2.1. Chức năng thông tin

• Đây là chức năng tổng quát nhất củavăn bản quản lý nói chung. Các hìnhthức ghi tin và truyền đạt thông tin hiệnnay rất phong phú. Tuy nhiên tronghoạt động quản lý, văn bản vẫn làphương tiện chủ yếu.

42

• Truyền đạt thông tin chủ yếu qua vănbản được xem là hình thức thuận lợi vàđáng tin cậy nhất. Đặc biệt đóng vai tròquan trọng và hiệu quả là sự ghi chépvà truyền đạt thông tin theo phươngpháp kết hợp văn bản với kỹ thuậttruyền thông hiện đại. Hiện nay, ngườita đã có thể truyền qua vô tuyến khôngchỉ nội dung mà cả hình thức một vănbản quản lý (fax).

43

Chức năng thông tin của văn bản thể hiện qua các mặt sau đây:

• Ghi lại các thông tin quản lý;

• Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi nàyđến nơi khác trong hệ thông quản lýhay từ cơ quan đến nhân dân.

• Giúp các cơ quan thu nhận nhữngthông tin cần cho hoạt động quản lý;

• Giúp các cơ quan đánh giá các thôngtin thu được qua hệ thống truyền đạtthông tin khác.

44

• Dưới dạng văn bản thông tin thường có ba loại:

• Quá khá;

• Hiện hành;

• Dự báo.

45

2.2. Chức năng pháp lý

Chức năng này thể hiện ở các phương diệndưới đây:

• Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quanhệ về mặt luật pháp tồn tại trong xã hội.

• Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơquan nhà nước, các tổ chức, đoàn thể…

• Là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạmpháp luật vào đời sống thực tế.

46

2.3. Chức năng quản lý

• Chức năng quản lý một số loại vănbản được hình thành trong hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức gắn liền vớikhả năng làm công cụ điều hành chohoạt động của các cơ quan đó. Chứcnăng này xuất hiện khi văn bản đượcsử dụng để thu thập thông tin, banhành và tổ chức thực hiện các quyếtđịnh quản lý.

47

2.4. Chức năng văn hóa

• Văn hóa biểu hiện quá trình tự pháttriển của con người và luôn luôn gắnliền với quá trình lao động nhằm nhậnthức và cải tạo hợp lý thế giới kháchquan được biểu hiện dưới nhiều hìnhthức khác nhau.

48

• Xem xét văn bản dưới quan điểm văn hóachúng ta có thể thấy văn bản cũng là sảnphẩm sáng tạo của con người được hìnhthành trong quá trình lao động và cải tạo thếgiới.

• Có thể thấy trong các văn bản quản lý đượcban hành có các chế định cơ bản của nếpsống, văn hóa trong từng thời kỳ lịch sửkhác nhau của sự phát triển xã hội.

49

2.5. Chức năng văn hóa - xã hội

• Văn bản có khả năng góp phần thúcđẩy hoặc kìm hãm sự phát triển cácquan hệ xã hội khác nhau. Văn bản banhành một cách chuẩn xác sẽ có vai tròtích cực trọng việc xây dựng và giữ gìncác chế định xã hội phù hợp với nhucầu của sự tiến bộ chung. Văn bảncũng có thể phá vỡ hoặc hình thànhnên những quan hệ xã hội mới.

50

• Ngoài ra văn bản còn có cácchức năng khác như: chứcnăng thông kê, chức nănggiao tiếp, chức năng sửliệu…

51

3. YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG CỦA VĂN BẢN

• 3.1. Tính mục đích

• Trước khi soạn thảo văn bản, cần xác địnhmục tiêu và giới hạn điều chỉnh của văn bản,phải trả lời được các vấn đề:

• - Văn bản ban hành để làm gì ?

• - Giải quyết công việc gì ?

• - Mức độ giải quyết đến đâu ?

52

• - Kết quả của việc thực hiện văn bản là gì ?

• - Văn bản chuẩn bị ban hành thuộc thẩmquyền của ai và thuộc loại nào ?

• - Phạm vi tác động của văn bản đến đâu ?

• Tính mục đích của văn bản còn thể hiện ởphương diện mức độ phản ánh các mục tiêutrong đường lối, chính sách của tổ chức.

53

3.2. Tính khoa học

• Có đủ lượng thông tin quy phạmvà thông tin thực tế.

• Các thông tin được sử dụng đểđưa vào văn bản phải được xử lývà đảm bảo chính xác các sự kiệnvà số liệu.

54

• Đảm bảo sự logic về nội dung, sự nhấtquán về chủ đề, bố cục chặt chẽ.

• Sử dụng tốt văn phong hành chính.

• Đảm bảo tính hệ thống của văn bản.

• Nội dung văn bản phải có tính dự báocao.

• Nội dung và cách thức trình bày cầnhướng tới quốc tế hóa.

55

3.3. Tính đại chúng

• Đối tượng thi hành chủ yếu củavăn bản là các tầng lớp nhândân có trình độ học vấn khácnhau, do vậy văn bản phải cónội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phùhợp với trình độ dân trí.

56

• Tính dân chủ của văn bản có được khi:

• Phản ánh được nguyện vọng của nhândân, vừa có tính thuyết phục, vừa độngviên.

• Các quy định cụ thể trong văn bảnkhông trái với các quy định trong Hiếnpháp, Luật về quyền lợi và nghĩa vụcông dân.

57

3.4. Tính công quyền

• Tính công quyền cho thấy tínhcưỡng chế, bắt buộc thực hiện ởnhững mức độ khác nhau của vănbản. Nghĩa là văn bản thể hiệnquyền lực nhà nước, đòi hỏi mọingười phải tuân theo.

58

• Tính công quyền là nội dungcủa văn bản quy phạm phápluật phải được trình bày dướidạng các quy phạm pháp luật.Nội dung của mỗi quy phạmpháp luật đều thể hiện hai mặt:Cho phép và bắt buộc.

59

3.5. Tính khả thi

• Tính khả thi là sự kết hợp đúng đắn vàhợp lý các yêu cầu vừa nêu trên.Không đảm bảo được tính mục đích,tính phổ thông đại chúng, tính khoahọc, tính quy phạm (tính pháp lý, quảnlý) thì văn bản khó có khả năng thựchiện được.

60

Ngoài ra, để các nội dung của văn bản được thihành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản còn phảihội đủ các điều kiện sau đây:

• Nội dung văn bản phải đưa ra nhữngyêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý,nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực,khả năng vật chất của chủ thể thi hành.

• Khi quy định các quyền cho chủ thểphải kèm theo các điều kiện đảm bảothực hiện quyền đó.

61

• Đồng thời phải nắm vững điềukiện, khả năng mọi mặt của đốitượng thực hiện văn bản nhằmxác lập trách nhiệm của họtrong các văn bản cụ thể.

62

4. YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC CỦA VĂN BẢN

• Khái niệm về thể thức văn bản

• Thể thức của văn bản là những yếu tốhình thức và nội dung có tính bố cụcđã được thể chế hóa. Các yếu tố thểthức tùy theo tính chất của mỗi loại vănbản mà có thể được bố trí theo nhữngmô hình kết cấu khác nhau tạo thànhcơ cấu văn bản.

63

• Cơ cấu văn bản được hiểu làbố cục các phần, các ý, các câuvà các yếu tố hình thức liên kếtvới nhau theo chủ đề nhất địnhnhằm tạo nên chỉnh thể thốngnhất của văn bản.

64

4.1. Các yếu tố thể thức văn bản

• 4.1.1. Thể thức của văn bản quy phạmpháp luật và văn bản hành chính

• Thể thức văn bản quy phạm pháp luật vàvăn bản hành chính gồm các phần sau:

65

Dấu thu hồi và chỉ về phạm vi lưu hành

1

4

2

3

5b5a

Nơi nhận

10aDấu chỉ mức

độ mật

10bDấu chỉ mức

độ khẩn

Chỉ dẫn về dự thảo v ăn bản

Nội dung VB

Nơi nhận13

Chức vụ

chữ ký

Họ tên Địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ E-mail, địa chỉ Web, số điện thoại, số FAX

Dấu

1

4

12

4

1

3

2

4

1

5b

3

2

4

1

5aTrích yếu nội dung CV

5bTên loại & Trích yếu nội dung CV

3Số ký hiệu

2Tên cơ quan

4Địa danh, ngày tháng

1Quốc hiệu

66

1. Quốc hiệu;

2. Tên cơ quan, tổ chức;

3. Số, ký hiệu của VB;

4. Địa danh, ngày tháng, năm banhành VB;

5. a. Tên loại và trích yếu nội dungvb;

5.b. Trích yếu nội dung công vănhành chính;

67

6. Nội dung văn bản;

7. a, b, c. Chức vụ, họ tên và chữ kýcủa người có thẩm quyền;

8. Dấu của cơ quan, tổ chức;

9. a, b.Nơi nhận;

10. a. Dấu chỉ mức độ mật;

10. b. Dấu chỉ mức độ khẩn;

68

11. Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưuhành.

12. Chỉ dẫn về dự thảo văn bản.

13. Ký hiệu người đánh máy và số lượngbản phát hành;

14. Địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ E-mail, địa chỉ Web, số điện thoại, số FAX

69

4.1.2. Thể thức của văn bản chuyên ngành

• Thể thức và kỹ thuật trình bàycủa văn bản chuyên ngành doBộ trưởng, Thủ trưởng cơquan quản lý ngành quy địnhsau khi thỏa thuận, thống nhấtvới Bộ trưởng Bộ Nội vụ vàVăn phòng Chính phủ.

70

4.1.3. Thể thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

• Thể thức và kỹ thuật trìnhbày của các tổ chức nàydo người đứng đầu cơquan Trung ương của cáctổ chức này quy định.

71

• 4.1.4. Thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản trao đổi với các cơ quan, tổchức, cá nhân người nước ngoài

• Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảntrao đổi với các cơ quan, tổ chức, cánhân người nước ngoài được thựchiện theo thông lệ quốc tế.

72

4.1.4. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân

người nước ngoài

• Thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản trao đổi với các cơquan, tổ chức, cá nhân ngườinước ngoài được thực hiệntheo thông lệ quốc tế.

73

4.2. Kỹ thuật trình bày văn bản

• Những quy định cụ thể về thể thức thức vàkỹ thuật trình bày văn bản được hướng dẫntheo Thông tư số 55/2005/TTLT/BNV-VPCP.

74

4.2.1. Khổ giấy

• - Văn bản quy phạm pháp luật và vănbản hành chính được trình bày trên khổgiấy A4 (210mm. 297mm).

• - Các loại văn bản như: Giấy giới thiệu,giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gởi, phiếuchuyển có thể được trình bày trên khổgiấy A5 (148mm.210mm) hoặc trên mẫugiấy in sẵn.

75

4.2.2.Kiểu trình bày

• - Văn bản quy phạm pháp luật và văn bảnhành chính được trình bày theo chiều dàicủa trang giấy khổ A4.

• - Trường hợp nội dung của văn bản cócác bảng, biểu nhưng không được làmthành các phụ lục riêng thì văn bản có thểđược trình bày theo chiều rộng của tranggiấy.

76

4.2.3. Định lề trang văn bản (khổ A4)

• Mặt trước

• - Lề trên (top) cách méptrên từ 20 – 25mm;

• - Lề dưới (Bottom) cáchmép dưới từ 20 – 25mm;

• - Lề trái (insize) cách mép tráitừ 30-35mm;

• - Lề phải (outsize) cách mépphải từ 15-20mm.

77

4.2.4. Đánh số trang văn bản

• - Nếu văn bản có một trang thìkhông cần đánh số.

• - Nếu văn bản có từ hai trangtrở lên, phải đánh số trang vănbản. Cách trình bày như sau:

78

• + Kiểu số: Sử dụng số Ả rập (1,2,3..)

• + Vị trí đánh số trang: Ngay chính giữalề trên của văn bản (phần header) hoặctại góc phải ở cuối trang giấy bằng vớicỡ chữ trình bày nội dung, kiểu chữđứng.

79

4.2.5. Phông chữ trình bày văn bản

• Phông chữ sử dụng để trình bày vănbản phải là phông chữ tiến Việt với kiểuchữ chân phương, đảm bảo tính trangtrọng, nghiêm túc của văn bản.

• Đối với những văn bản dùng để traođổi thông tin điện tử giữa các cơ quan,tổ chức phải sử dụng phong chữ củabộ mã ký tự tiến Việt (Unicode – TimesNew Roman).

80

4.3. Nội dung và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức của văn bản

• 4.3.1. Quốc hiệu• Quốc hiệu là tên nước và chế độ chính trị của

nhà nước.• Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam• Độc lập – Tự do – Hạnh phúc• Dòng trên: Chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu

đứng, in đậm.• Dòng dưới: Chữ in thường, cỡ chữ 12 – 13,

kiểu đứng, in đậm. Phía dưới có đường kẻngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài củadòng chữ.

81

4.3.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

• - Tên của cơ quan, tổ chứcchủ quản cấp trên, trực tiếpđược trình bày bằng chữ inhoa, cỡ chữ từ 12 – 13, kiểuđứng.

•

82

• - Tên của cơ quan, tổ chức ban hànhvăn bản phải được ghi đầy đủ tên gọichính thức như trong quyết định thànhlập, được trình bày bằng chữ in hoa, cỡchữ từ 12 – 13, kiểu chữ đứng, in đậm,phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền,có độ dài từ 1/3 đến ½ độ dài của dòngchữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

83

• ỦY BAN NHÂN DÂN

TP.CẦN THƠ

• BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ

84

4.3.3. Số ký hiệu của văn bản

• Số và ký hiệu của văn bản giúpcho việc vào sổ, tìm kiếm vănbản được dễ dàng.

85

4.3.3.1. Số ký hiệu văn bản quy phạm pháp luật

• Bao gồm số thứ tự được đánh theotừng loại văn bản do cơ quan ban hànhtrong 1 năm và năm ban hành văn bảnđó. Số được ghi bằng chữ Ả rập, đượcđánh liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày01/01 đến ngày 31/12 cuối năm. Nămban hành phải ghi đầy đủ các số. Ví dụ:2009.

86

Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật

• Bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bảntheo bảng chữ Viết tắt tên loại văn bảnvà bản sao phụ lục I – Thông tư55/2005/TTLT-BNV-VPCP

87

Số ký hiệu của văn bản hành chính

• Số của VBHC là số thứ tự đăng ký vănbản do cơ quan, tổ chức ban hànhtrong một năm.

• Ký hiệu văn bản hành chính

• + Ký hiệu của quyết định cá biệt, chỉ thịcá biệt và của các hình thức văn bản cótên loại khác bao gồm chữ viết tắt tênloại văn bản theo quy định của TT 55

88

• Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viếttắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chứcdanh nhà nước ban hành công văn vàchữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và chủtrì soạn thảo công văn đó.

89

• Ví dụ:

• Công văn của Chính phủ do Vụ Hànhchính Văn phòng Chính phủ soạn thảo:

• Số…./CP- HC

• Công văn của Thủ tướng do Vụ văn xãVPCP soạn thảo: Số…/TTg-VX

90

Số, ký hiệu của văn bản trình bày tại ô số 3

• Được trình bày bằng cỡ chữ thường,ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13đứng, sau có hai dấu chấm :, giữa sốlà năm ban hành và ký hiệu văn bản códấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữviết tắt trong ký hiệu văn bản có dấugạch nối (-) không cách chữ

91

• Ví dụ:

• Văn bản số: 110/2004/NĐ-CP

• Văn bản số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

• Văn bản số: 99/QĐ-FPT

• Văn bản số: 199/QĐ-FPT-VP

92

Địa danh, ngày, tháng, năm

• Địa danh

• Địa danh ghi trên văn bản của cáccơ quan, tổ chức Trung ương làtên của cấp tỉnh, nơi cơ quan, tổchức đóng trụ sở.

93

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

• Văn bản do Quốc hội, UBTV QH,HĐND là ngày thông qua.

• Văn bản quy phạm pháp luật khácvà văn bản hành chính là ngàyđược ký ban hành

94

• Ngày tháng năm ban hành phảiviết đầy đủ, bằng chữ Ả rập,đối với các số chỉ ngày nhỏhơn 10 và tháng 1, 2 phải ghithêm số 0 ở trước.

95

Tên loại, trích yếu nội dung văn bản

• Tên loại văn bản do cơ quan, tổ chứcban hành. Khi ban hành văn bản quyphạm pháp luật, văn bản hành chínhđều phải ghi tên loại, trừ công văn.

• Trích yếu nội dung văn bản

• Là câu ngắn gọn, hoặc một cụm từ,phản ánh khái quát nội dung chủ yếucủa văn bản

96

• Trích yếu nội dung văn bản phải đượcđặt căn giữa, ngay dưới tên loại vănbản, bằng chữ thường, cỡ chữ 14, kiểuđứng, in đậm. Cỡ 13, bên dưới cóđường kẻ ngang, nét liền, độ dài bằng1/3 hoặc ½ so với dòng chữ. (Trình bàytại ô 5a).

97

Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô 5 b

• Sau chữ viết tắt V/v bằng chữ thường, cỡchữ 12-13, kiểu chữ đứng.

• Ví dụ:

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY ĐÔ

Số: 88/ĐHTĐ-VP

V/v thi tuyển công chức

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Cần thơ, ngày 21 tháng 02 năm 2010

98

NỘI DUNG VĂN BẢN

• a. Nội dung văn bản

Là thành phần chủ yếu của mộtvăn bản, trong đó các quyphạm, các quy định được đặtra, các vấn đề, sự việc đượctrình bày.

99

Yêu cầu của nội dung văn bản

• Các vấn đề được trình bày ngắn gọn,chính xác.

• Sử dụng chữ viết, cách diễn đạt đơngiản, dễ hiểu.

• Dùng từ ngữ phổ thông, không dùng từđịa phương và từ ngữ nước ngoài nếukhông thật sự cần thiết.

100

• Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xácđịnh rõ nội dung thì phải được giảithích trong văn bản.

• Không viết tắt từ, cụm từ không thôngdụng. Đối với từ, cụm từ được sử dụngnhiều lần trong văn bản thì có thể viếttắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu củachúng phải được đặt trong ngoặc đơnngày sau các từ, cụm từ đó.

101

• Việc viết hoa được thực hiện theo quytắc tiếng Việt.

• Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liênquan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếunội dung văn bản, số ký hiệu văn bản,ngày tháng, năm ban hành văn bản,còn các lần viện dẫn tiếp theo chỉ ghitên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

102

BỐ CỤC CỦA VĂN BẢN

• A/ Văn bản quy phạm pháp luật

• Phần chương, mục, điều, khoản, điểm.

• Các văn bản khác như:

• Nghị quyết: Điều, khoản, điểm;

• Nghị định: Theo chương, mục, điều,khoản, điểm, các quy chế ban hànhkèm theo, hoặc theo chương, mục,điều, khoản, điểm.

103

• Quyết định: Theo điều, khoản, điểm;các quy chế (quy định) ban hành kèmtheo hoặc theo chương, mục, điều,khoản, điểm.

• Chỉ thị: Theo khoản, điểm;

• Thông tư: Theo mục, khoản, điểm

104

VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ĐƯỢC BỐ CỤC NHƯ SAU

• Quyết định (cá biệt): Theo điều,khoản, điểm, các quy chế kèm theohoặc theo chương, mục, điều,khoản, điểm.

• Chỉ thị (cá biệt): Theo khoản, điểm.

• Các hình thức văn bản hành chínhkhác: Theo phần, chương, mục,khoản, điểm.

105

Nội dung văn bản

• Phần nội dung văn bản được trình bàybằng chữ thường, cỡ chữ 13-14, khixuống dòng có thể lùi vào từ 01 tab.

• Khoản cách giữa các đoạn văn đặt tốithiểu 6 pt.

• Khoản cách giữa các dòng là đơn hoặctừ 1.5 pt trở lên.

106

CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ CỦA NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN

• A/ Quy định về việc ký văn bản

• Ở các cơ quan tổ chức làm việc theochế độ thủ trưởng thì người này cóquyền ký tất cả các văn bản.

• Thông thường Thủ trưởng phải kýnhững văn bản quan trọng như: Chínhsách, chế độ, chương trình hành động,kế hoạch công tác, báo cáo, công vănxin chỉ đạo cấp trên…

107

• Tùy theo quy mô và phương pháp quản lýmà Thủ trưởng có thể ủy quyền cho cán bộphụ trách dưới mình một cấp ký những vănbản mà pháp luật quy định phải do Thủtrưởng cơ quan ký. Việc ủy quyền phải đượclập bằng văn bản và quy định thời hạn ủyquyền. Người được ủy quyền không đượcủy quyền lại.

108

• Người ký văn bản phải chịutrách nhiệm về văn bảnmình ký. Văn bản do ngườikhông có thẩm quyền kýkhông có giá trị pháp lý.

109

Quy định về hình thức ký

• Ký trực tiếp

• Là Thủ trưởng hoặc người đạidiện theo pháp luật của cơquan, tổ chức trực tiếp ký vàovăn bản. Và phải ghi rõ chức vụcủa người ký.

110

• Trường hợp thay mặt tập thể ký:

• Thì phải ghi chữ viết tắt “TM” vào trước têntập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức. Vídụ:

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

Võ Trường Sinh

111

TRƯỜNG HỢP KÝ THAY NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU CƠ QUAN, TỔ CHỨC

• Thì phải ghi chữ “KT” vào trước chức vụ củangười đứng đầu. “KT” là hình thức được ápdụng khi người đứng đầu cơ quan, tổ chứcgiao cho cấp phó của mình phụ trách ký thaycác văn bản thuộc lĩnh vực được phân công.

Ví dụ:TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

KT. CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

Phạm Phước Như

112

TRƯỜNG HỢP KÝ THỪA LỆNH

• Phải viết tắt chữ “TL” vào trước chứcvụ của Thủ trưởng. Việc giao ký thừalệnh phải được quy định cụ thể trongquy chế hoạt động hoặc quy chế côngtác của cơ quan, tổ chức.

TL. GIÁM ĐỐC

TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH

113

TRƯỜNG HỢP THỪA UỶ QUYỀN

• Phải ghi chữ viết tắt “TUQ” vào trướcchức vụ của người đứng đầu cơ quan,tổ chức.

• Là hình thức áp dụng trong trường hợpđặc biệt, thủ trưởng có thể ủy quyềncho cán bộ phụ trách dưới mình mộtcấp ký những văn bản mà theo quyđịnh pháp luật Thủ trưởng phải ký.

114

• Việc giao ký thừa ủy quyền phải đượclập thành văn bản và giới hạn phạm viủy quyền trong một thời hạn nhất định.Và không được ủy quyền lại cho ngườikhác.

TUQ. GIÁM ĐỐC

TRƯỞNG PHÒNG

HỘ TỊCH

115

TRƯỜNG HỢP KÝ “QUYỀN”

• Là hình thức ký được áp dụng cho trườnghợp cấp phó được cơ quan có thẩm quyềngiao thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Thủtrưởng cơ quan khi Thủ trưởng vắng mặttrong thời gian dài hoặc cấp phó đó chưađược bổ nhiệm chính thức khi khuyết Thủtrưởng. Ví dụ:

Q.GIÁM ĐỐC

116

QUY ĐỊNH CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ

• Chức vụ ghi trong văn bản là chứcdanh lãnh đạo chính thức của người kývăn bản trong cơ quan, tổ chức.

• Chỉ ghi chức danh như: Bộ trưởng,Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giámđốc…không ghi lại tên cơ quan, trừ cácvăn bản liên tịch do nhiều cơ quan banhành hoặc văn bản ký thừa lệnh, thừaủy quyền vv.

117

• Về mặt pháp lý, khi một văn bản được banhành thì dù ký dưới chức danh Thủ trưởnghay cấp dưới ký hoặc thừa lệnh đều có giátrị như nhau.

• Phải ký đúng thẩm quyền, ký một lần ở mộtbản duy nhất.

• Không ký trên giấy nền để in thành nhiềubản.

• Không dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễphai nhạt để ký.

118

• Khoản cách từ yếu tố chức vụđến họ tên đầy đủ là 30 mm.

• Đối với văn bản có từ hai thẩmquyền ký trở lên như văn bảnliên tịch, hợp đồng, biênbản…thì thẩm quyền ký đượcgiàn đều sang hai bên;

119

• Thẩm quyền ký của cơ quan chủ trì,hoặc của cơ quan thẩm quyền cao nhấtđược trình bày trên cùng, bên phải,đồng thời phải nhắc lại cơ quan, tổchức ban hành.

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH

BỘ TRƯỞNG BỘ CÔNG THƯƠNG

120

HỌ TÊN NGƯỜI KÝ

• Ghi đầy đủ tên, họ của người ký vănbản với phông chữ 13-14.

• Văn bản quy phạm pháp luật không ghihọc hàm, học vị và các danh hiệu danhdự khác.

• Trừ văn bản của các tổ chức sự nghiệpgiáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học.

121

DẤU CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC

• Dấu của cơ quan, tổ chức ban hànhvăn bản phải được đóng ngay ngắn, rõràng.

• Đóng trùm lên 1/3 chữ ký, lệch về bêntrái.

• Dấu được đóng bằng màu đỏ tươi, màuquốc kỳ.

• Không được đóng dấu khống chỉ.

• Dấu phải đúng tên cơ quan, tổ chức.

122

NƠI NHẬN VĂN BẢN

• Nơi nhận văn bản phông 11 in đậm, nghiênnhằm để xác định những cơ quan, cá nhânnhận văn bản. Với ý nghĩa như sau:

• Để kiểm tra, giám sát;

• Để xem xét, giải quyết;

• Để thi hành;

• Để trao đổi công việc;

• Để báo cáo;

• Để lưu.

123

DẤU CHỈ MỨC ĐỘ MẬT, KHẨN

• Mức độ mật: Có ba cấp độ

• Tuyệt mật,

• Tối mật,

• Mật.

• Việc xác định và đóng dấu mật đối vớivăn bản có nội dung mật được thựchiện theo quy định của nhà nước về bímật nhà nước.

124

Dấu chỉ mức độ khẩn

• Tùy theo mức độ khẩn của văn bảncần được chuyển phát nhanh, văn bảnđược xác định độ khẩn như sau:

• Hỏa tốc;

• Thượng khẩn;

• Khẩn.

• Khi soạn thảo văn bản khẩn cần đềxuất và người ký văn bản quyết định.