Mop-8

Managementul operaional al proiectelor

96

8. TEHNICI DE URMRIRE A PROIECTELOR

8.1 Noiuni introductive n urmrirea proiectelor

Orice proiect este constituit dintr-un ansamblu de activiti ce se desfoar pentru obinerea unui rezultat bine definit, cunoscut i msurabil, denumit produs.

Urmrirea unui proiect are drept scop asigurarea tuturor condiiilor necesare pentru atingerea obiectivului (realizarea produsului).

n general, urmrirea proiectelor se desfoar n reuniuni periodice (zilnice, sptmnale etc.), organizate de eful de proiect cu responsabilii tuturor activitilor. Aceste reuniuni sunt denumite reuniuni de urmrire a proiectului. n cadrul unei astfel de reuniuni, fiecare responsabil de activitate

prezint stadiul activitii respective: ceea ce a fost realizat, ceea ce rmne de fcut i modul de ncadrare n termenele planificate. La nivel elementar al unei activiti, modul de avansare a proiectului poate fi prezentat n mai multe moduri:

ct rmne de fcut, exprimat n sarcini;

ct rmne de fcut, exprimat n durate;

procentul avansrii, exprimat n sarcini;

procentul avansrii, exprimat n durate;

procentul avansrii, exprimat n coninut tehnic. Aceste moduri de evaluare pot fi exprimate grafic ca n fig.8.1.

tn-2

timp

tn+3tn+2tn+1tntn-1

Fig. 8.1

Pe scara de timp , tn reprezint prezentul: data de analiz a avansrii (pe scurt, punct de avansare).

Ceea ce este la stnga datei tn reprezint trecutul, iar ceea ce este la dreapta viitorul.

8.Tehnici de urmrire a proiectelor

97

Activitatea reprezentat n figur a debutat cu dou sptmni n urm. Resursa alocat activitii a lucrat timp de o sptmn (n intervalul tn-2 - tn-1). ncepnd cu data tn-1, resursa este indisponibil pn la data tn+2. Apoi, se prevede terminarea activitii n perioada tn+2 tn+3. Considernd c resursa este o persoan, n activitatea de urmrire a activitii, se pot face urmtoarele evaluri:

ceea ce rmne de fcut, exprimat n sarcini, reprezint o sptmn persoan (1 sp.);

ceea ce rmne de fcut, exprimat n durate, reprezint trei sptmni;

procentul avansrii, exprimat n sarcini, este de 50%; procentul avansrii, exprimat n durate, este de 40%: activitatea a

debutat acum dou sptmni i data planificat pentru sfrit este peste trei sptmni; durata total fiind de 5 sptmni, din care s-a lucrat numai 2,

procentul avansrii este de %40100x5

2 ;

procentul avansrii, exprimat n coninut tehnic, nu este vizibil pe reprezentarea grafic din fig.8.1; el este determinat de cota parte din produsul activitii care a fost realizat pn la data punctului de avansare; iat cteva consideraii privind aspectul analizat:

dac rezultatul muncii efectuate pn la punctul de avansare este necorespunztor, fapt ce impune refacerea activitii n ntregime, procentul avansrii tehnice este de 0% (sau poate 5%, cci acum se tie ceea ce nu trebuie fcut !)

dac rezultatul muncii efectuate reprezint efectiv jumtate din produsul activitii, atunci procentul avansrii tehnice este de 50%.

i un caz mai puin comun dac activitatea a fost evaluat iniial la 10 sp., iar n 1 sp. s-a realizat ceea ce era planificat pentru 9 sp.,

atunci procentul avansrii tehnice este de 90%. Indicatorul avansrii proiectului (durat, sarcin etc.) este n funcie de tipul softului de urmrire i de conveniile stabilite n cadrul activitilor de programare i conducere a proiectului. Un proiect reprezint, n fapt, un angajament pentru obinerea unui rezultat. Rezultatul asupra cruia se face acest angajament trebuie s fie cunoscut i invariabil.

n aceste condiii, problema pilotrii (urmririi) unui proiect nseamn asigurarea condiiilor de realizare a produsului proiectului.


98

Esena pilotrii unui proiect const n punerea n micare a mecanismelor prin care sunt detectate abaterile dintre realitatea proiectului i ruta sa nominal (abaterile dintre planificat i realizat). Aceste mecanisme se declaneaz n cadrul reuniunilor de urmrire, fiind fondate pe urmtoarele elemente:

decuparea proiectului n activiti caracterizate printr-un produs propriu (final pentru activiti i intermediar pentru proiect); aceste activiti trebuie s poat fi identificate n planul director de dezvoltare a proiectului;

plannig-ul (programul de lucru) pentru realizarea proiectului,

coninut n planul director; ritmul punctelor de avansare, care sunt aceleai pentru toate

activitile din proiect (definite n cadrul planului director); analiza tuturor activitilor n curs, prezentat de responsabilii n

cauz, cu prilejul fiecrui punct de avansare; traducerea fiecrei analize ntr-o cuantificare a avansrii, exprimat

n durate, sarcini, coninut tehnic etc.; reevaluarea periodic a desfurrii proiectului, n funcie de

valorile stabilite n cuantificarea avansrii.

8.2 Diagrama datelor ortogonale (DDO)

Plannig-ul unui proiect are un caracter dinamic. El este reactualizat

cu prilejul fiecrui punct de avansare, n funcie de abaterile dintre planificat i realizat. Unul dintre mijloacele cele mai eficiente de vizualizare a dinamicii

unui proiect l constituie Diagrama Datelor Ortogonale (DDO), numit i Diagrama Derivei Jaloanelor (DDJ).

n abscisa diagramei se indic datele punctelor de avansare, stabilite n funcie de evoluia proiectului, iar n ordonat datele proiectate, ce corespund jaloanelor cheie din proiect.

Pentru o mai bun nelegere, construcia DDO va fi ilustrat cu ajutorul unui exemplu. Acest exemplu are n vedere plannig-ul general al

unui proiect, reprezentat sub forma de barete (fig. 8.2)


99

Fig. 8.2

Extremitile fiecreia dintre barete reprezint un jalon cheie din proiect. Aceste jaloane au urmtoarele semnificaii (fig. 8.3):

J1 = nceputul etapei de proiectare a sistemului;

J2 = sfritul etapei se proiectare a sistemului i nceputul etapei de realizare a subsistemelor;

J3 = sfritul etapei de realizare a subsistemelor i nceputul etapei de asamblare a sistemului;

J4 = sfritul etapei de asamblare a sistemului; Prezena jaloanelor cheie permite transformarea plannig-ului iniial,

astfel nct acesta s poat fi reprezentat printr-o unic baret orizontal, ca n fig. 8.3.

Fig. 8.3

Proiectarea

sistemului

Realizarea subsistemelor

Asamblarea

sistemului

J1 J2 J3 J4

Proiectarea

sistemului


Asamblarea

sistemului


100

Apoi, aceast baret unic este plasat ntr-o poziie vertical (fig.8.4).

Fig. 8.4

Este evident c reprezentarea baretei n poziie vertical furnizeaz aceleai informaii ca plannig-ul iniial, sub form de barete independente. n condiii reale, proiectul demareaz la o dat iniial t0, i un prim punct de avansare este stabilit la o dat t1 (fig. 8.5).

Fig.8.5

J1 J2 J3 J4

J1

J2

J3

J4

Proiectarea

sistemului


Asamblarea

sistemului Trecut Viitor

t1 (data primului punct de avansare)


101

Analiza efectuat cu prilejul primului punct de avansare conduce la o prim concluzie privind derularea proiectului. Astfel, o vertical dus prin punctul t1 (data primului punct de avansare fig. 8.5) separ trecutul de viitor. Baretele gri reprezint plannig-ul iniial (de referin), iar cele negre plannig-ul real, la momentul t1. Diferenele ce exist ntre cele dou tipuri de barete pun n eviden deriva proiectului, constatat cu prilejul primului punct de avansare (la momentul t1).

n fig.8.6 se reprezint proiecia noului planning pe o unic baret orizontal, pe care sunt marcate jaloanele (triunghiurile nnegrite) i primul punct de avansare (triunghiul alb).

Fig. 8.6

Proiecia noului plannig pe axa absciselor va fi tratat n acelai fel cu cea a plannig-ului de referin. Astfel, bareta orizontal, pe care sunt figurate jaloanele (triunghiuri nnegrite) i primul punct de avansare (triunghiul alb), este rotit n poziie vertical alturi de bareta plannig-ului iniial (fig. 8.7).

Proiectul se deruleaz i un al doilea punct de avansare este stabilit la momentul t2 (fig.8.8).

Ca i n cazul precedent, baretele gri reprezint plannig-ul de referin, iar cele nnegrite plannig-ul real (la momentul t2). Pe aceast schem nu se reprezint proiecia precedent (plannig-ul de la momentul t1).

Proiectarea

sistemului


Asamblarea

sistemului

J1 J2 J3 J4


102

Fig. 8.7

Fig. 8.8

Pe baza aceleiai convenii, ca n cazul primului punct de avansare, plannig-ul sub form de barete este adus la forma baretei orizontale unice (fig.8.9).

J1 J2 J3 J4

J1

J2

J3

J4

Proiectarea

sistemului


Asamblarea

sistemului

t2 (data celui de-al doilea punct de avansare)

Trecut Viitor


103

Fig. 8.9

Aceasta din urm va fi rotit i aezat n poziie vertical, alturi de celelalte dou precedente (fig. 8.10).

Fig. 8.10

Fiecare dintre punctele de avansare ce urmeaz va fi tratat n aceleai mod: o baret vertical unic pe care sunt reprezentate jaloanele cheie.

Proiectarea

sistemului


Asamblarea

sistemului

J1

J2

J3

J4


104

Dou barete verticale succesive vor fi plasate una lng alta la o distan ce corespunde punctelor de avansare stabilite. ntruct att axa absciselor ct i axa ordonatelor se dimensioneaz pe uniti de timp, reprezentarea grafic obinut se numete Diagrama Datelor Ortogonale (DDO).

Fiecare dintre jaloanele cheie din proiect se reprezint pe fiecare dintre baretele verticale cu ajutorul unui triunghi nnegrit. Astfel, pe

mulimea baretelor verticale, unul i acelai jalon este reprezentat printr-un ansamblu de triunghiuri nnegrite. Pentru a arta c acest ansamblu reprezint, n realitate, acelai jalon, vzut la momente diferite, triunghiurile corespunztoare jalonului respectiv sunt unite cu o linie frnt (fig. 8.11). De la aceast reprezentare grafic provine cel de al doilea nume: Diagrama Derivei jaloanelor (DDJ).

Fig. 8.11

Dac segmentul de dreapt ce unete dou poziii succesive ale jalonului este ascendent, nseamn ca data proiectat a jalonului respectiv este decalat spre viitor. n cazul n care segmentul este descendent, data proiectat a jalonului este decalat spre trecut Dac abscisele i ordonatele sunt reprezentate la aceiai scar, triunghiul alb, care marcheaz punctele de avansare, se va gsi, ntotdeauna, pe prima bisectoare a sistemului de axe.

J1

J2

J3

J4


105

Dac cele dou scri sunt diferite triunghiul punctelor de avansare se va plasa pe o dreapt oarecare ce trece prin origine (fig. 8.12).

Fig.8.12

Dreapta pe care se deplaseaz triunghiul alb (datele punctelor de avansare) se numete dreapta prezentului. Ea separ primul cadran n dou pri: cea de sus reprezint viitorul, iar cea de jos reprezint trecutul (fig. 8.12). Reprezentarea final a DDO, ce corespunde celui de al doilea punct de avansare, este redat n fig. 8.13.

J1

J2

J3

J4

Datele proieciilor succesive

(puncte de avansare)

Dat

ele

pro

iect

ate

(jal

oan

e)

viitor

trecut


106

Fig. 8.13

8.3 Utilizarea DDO

DDO permite vizualizarea evoluiei derivelor unui proiect. Aceast evoluie este chiar mai important dect deriva nsi.

Iat un exemplu care poate ilustra aceast afirmaie (fig. 8.14).

Fig. 8.14

J1

J2

J3

J4

tim

p

timp


107

Baretele gri reprezint plannig-ul de referin, cele negre trecutul proiectului, iar cele haurate viitorul proiectului, adus la zi, cu ocazia primului punct de avansare.

Transpunerea situaiei proiectului n DDO este redat n fig. 8.15. Ceea ce se poate constata din analiza diagramei poate fi urmarea a dou situaii diferite:

Fig. 8.15

Prima dintre acestea (fig. 8.16) arat o perturbaie grav n derularea proiectului, fapt ce impune o analiz minuioas, pentru a declana aciuni de corecie a derivelor.

Fig. 8.16


108

A doua situaie (fig. 8.17), din contr, arat c o anumit perturbaie a fost detectat n trecut, iar acum se ntreprind aciuni de corectare a derivelor.

Din cele artate se deduce c DDO este un mijloc de evideniere a dinamicii derivelor.

Vizualizarea acestei dinamici permite declanarea unor aciuni de corecie a derivelor.

Fig. 8.17

8.4 Exemplu de urmrire a unui proiect

Exemplu se refer la un proiect de cercetare ce are ca obiect

determinarea regimurilor optime de honuire, cu scule diamantate, a

cilindrilor motoarelor termice. Proiectul este realizat n cadrul Universitii POLITEHNICA Bucureti de o echip format din dou cadre didactice i doi studeni. Beneficiarul proiectului este o ntreprindere productoare de motoare termice.

n cadrul proiectului se stabilesc dou jaloane cheie: realizarea standului experimental (prevzut dup trei luni) i livrarea ctre beneficiar a catalogului de utilizare, sub form de brour i CD (prevzut peste 6 luni). Practic, al doilea jalon marcheaz sfritul proiectului de cercetare.

Urmrirea proiectului va fi efectuat cu ajutorul DDO, stabilind puncte de avansare din lun n lun (fig. 8.18);


109

6

5

4

3

2

1

t 1 2 3 4 5 60 Fig. 8.18.

Analiza efectuat cu prilejul primului punct de avansare (fig. 8.19) arat c, din lips de resurse, nu s-a realizat nimic din proiect, fapt ce conduce la o deriv spre viitor egal cu o lun.

4

2

1

3

1 2 3 4 5

6

5

6

7

7t 0

Fig.8.19


110

n aceste condiii, realizarea standului experimental, prevzut a fi peste trei luni, va avea loc la momentul t0 + 4 luni; livrarea ctre beneficiar a catalogului de utilizare se decaleaz, de asemenea, cu o lun, fiind prevzut la t0 + 7 luni.

Analiza efectuat la al doilea punct de avansare arat c echipa de lucru, primind resursele necesare, reuete s execute 1/3 din lucrrile prevzute pentru terminarea standului experimental (fig. 8.20).

4

1 2

2

1

3

43 5 6 7

6

5

7

t 0

Fig.8.20

n felul acesta se poate estima c standul experimental va fi terminat peste dou luni, adic la momentul t0 + 4 luni. Presupunnd c programul experimental se va derula conform planning-ului iniial, se estimeaz c livrarea ctre beneficiar a catalogului de utilizare va avea loc la t0 + 7 luni.

Se poate constata c, dei proiectul a demarat, el se afl n urma programrii, cu o lun.

La al treilea punct de avansare (fig. 8.21) se constat c echipa de lucru, printr-un efort susinut, reuete s termine standul experimental. n felul acesta, se recupereaz ntrzierea constatat la precedentele puncte de avansare i se ntrevede posibilitatea livrrii ctre beneficiar a catalogului de utilizare la termenul stabilit conform planning-ului iniial (t0 + 6 luni).


111

21 3 4

2

1

3

5 6 7

4

5

6

7

t 0 Fig. 8.21

Al patrulea punct de avansare, stabilit la t0 + 4 luni (fig.8.22), relev faptul c, dei exist standul experimental , cercetrile experimentale nu au demarat nc.

3

1

2

1 2 43 5 6 7

4

5

6

7

t 0 Fig.8.22


112

Fiind n sarcina celor doi studeni, au fost amnate cu o lun, datorit sesiunii de examene. n felul acesta, dei n grafic cu realizarea standului experimental, livrarea ctre beneficiar a catalogului se amn cu o lun (la momentul t0 + 7 luni).

Al cincilea punct de avansare (fig. 8.23) relev o situaie destul de grav. Experimentrile au fost realizate, ns, la prelucrarea datelor experimentale cu ajutorul unei reele neuronale, se constat c datele experimentale sunt afectate de erori grosolane i algoritmul nu converge.

1

1

2

6

4

3

5

7

2 3 4 5 6 7

8

8t 0 Fig. 8.23

Coordonatorul de proiect hotrte reluarea experimentrilor, sub directa lui supraveghere. Aceast reluare decaleaz sfritul de proiect cu nc o lun, la momentul t0 + 8 luni (fig. 8.23).

La al aselea punct de avansare (fig. 8.24) experimentrile au fost ncheiate i datele experimentale prelucrate cu ajutorul reelei neuronale. Rezultatele obinute, fiind considerate optime, se ntrevede posibilitatea livrrii ctre beneficiar a catalogului de utilizare la momentul t0 + 7 luni. Astfel, se ncearc o recuperare a unei luni din ntrzierea pe care o are proiectul n raport cu planning-ul iniial.


113

5

2

1

3

4

8

6

7

631 2 4 5 7 8t 0 Fig. 8.24

La al aptelea punct de avansare (fig.8.25) se constat o ntrziere n sistematizarea rezultatelor cercetrii i editarea catalogului de utilizare. Coordonatorul de proiect, fiind plecat n strintate, echipa nu reuete s definitiveze proiectul, nregistrnd nc o lun de ntrziere (t0 + 8 luni).

5

2

21

1

3

4

8

6

7

3 54 6 87t 0 Fig. 8.25


114

La al optulea punct de avansare (fig.8.26) se constat c problemele ntlnite la sistematizarea rezultatelor cercetrii i editarea catalogului de utilizare sunt mai complexe dect s-a estimat, fapt ce ntrzie

livrarea ctre beneficiar cu nc dou sptmni (t0 + 8,5 luni).

4

5

2

1

1

2 3

3

4

8

6

7

75 6 8

9

9t 0 Fig. 8.26

La data t0 + 9 luni catalogul de utilizare este livrat ctre beneficiar (fig. 8.27), proiectul fiind ncheiat cu o ntrziere de 3 luni.

4

4

1

1

32

2

3

7

5

6

8

9

765 98t 0 Fig. 8.27


115

8.5 Situaii tipice i interpretri

Una din situaiile tipice ntlnite la urmrirea proiectelor este cea n care data final a proiectului se respect, ns jaloanele intermediare prezint derive spre viitor (fig.8.28).

timp

tim

p

Fig.8.28

Dac aceast constatare este fcut cu prilejul punctelor de avansare din prima parte a proiectului, ne putem atepta ca i data final s prezinte aceeai tendin, cu toate c, la momentul respectiv, aceasta nu este nc evideniat. O asemenea situaie poate reflecta i faptul c ultimele etape de realizare a proiectului vor fi comprimate. Prin comprimarea etapelor finale,

riscurile n domeniul calitii produsului cresc considerabil. O alt situaie ce poate fi ntlnit la urmrirea proiectelor, este cea n care deriva unui jalon cheie (de exemplu sfritul proiectului) are loc paralel cu linia prezentului (fig. 8.29).

Aceast tendin arat c proiectul nu avanseaz (din lips de resurse, de exemplu) sau vizibilitatea n derularea proiectului nu depete mersul efectiv al acestuia.

Fie ntr-un caz, fie n cellalt, se impune o analiz amnunit a proiectului, n prezena tuturor factorilor implicai, sau chiar regndirea planului de dezvoltare a proiectului.


116

tim

p

timp

Fig. 8.29

Exemplul din fig. 8.30 arat cazul unui proiect la care deviaia unuia din jaloanele cheie (de exemplu sfritul proiectului) are tendina de ndeprtare continu fa de linia prezentului.

timp

tim

p

Fig.8.30


117

Aceast tendin arat c ritmul de apariie a perturbaiilor neprevzute este mai mare dect ritmul de ndeprtare a acestora . O astfel de situaie poate fi generat de, de exemplu, de incompetena echipei de realizare a proiectului. ntr-un astfel de caz, rencadrarea proiectului cu

personal competent este o prim msur, ce se impune cu maxim urgen. Implantarea DDO n activitatea de urmrire a proiectelor impune definirea clar a jaloanelor cheie, ce vor fi urmrite cu prilejul fiecrui punct de avansare

Pentru ca vizibilitatea oferit de diagram s fie pertinent, este necesar ca numrul jaloanelor s nu fie prea mare. Un numr de maximum 5 6 jaloane este suficient pentru urmrirea eficient i sigur a derulrii proiectului.

n cazul n care DDO este utilizat la urmrirea multiproiect, se impune ca jaloanele cheie s fie aceleai pentru toate proiectele.

8.6. Verificarea cunotinelor

1) n ce cadru organizatoric se desfoar urmrirea unui proiect? 2) Cum poate fi evaluat modul de avansare a unui proiect, la nivelul

elementar al unei activiti? S se dea un exemplu, n acest sens, diferit de cel prezentat n lucrare.

3) Cum poate fi definit punctul de avansare? 4) Ce uniti de msur are, n abscis i ordonat, Diagrama datelor

Ortogonale (DDO)? Denumirea diagramei este legat de tipul acestor uniti?

5) De ce DDO mai este denumit i Diagrama Derivei Jaloanelor (DDJ)?

6) Ce reprezint jaloanele, n activitatea de urmrire a unui proiect? 7) Cum se numete dreapta generat de triunghiul punctelor de

avansare? Ce reprezint cele dou semicadrane departajate de aceast dreapt?

8) S se prezinte unele situaii tipice ce pot aprea la urmrirea unui proiect cu DDO.

9) S se prezinte un exemplu de urmrire a unui proiect cu ajutorul DDO (altul dect cel tratat n lucrare).

Documents

Mop-8