MS Word 2016 - Haaga-Helia ammattikorkeakoulumyy.haaga-helia.fi/~Mitan/Virtuaalialmo/Word/Word2016ohje.pdfWord 2016-ohjelmaikkunan osia Pikatyökalut 1 Asiakirjan asetukset Suomen

MS Word 2016

Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Ohje RN 16.8.2016

Sisällys 1 Asiakirjan asetukset ........................................................................................................... 1

1.1 Reunukset .................................................................................................................. 1

1.2 Tulostussuunta ........................................................................................................... 1

1.3 Viivain ........................................................................................................................ 1

1.4 Sarkaimet ................................................................................................................... 2

1.5 Riviväli ....................................................................................................................... 2

1.6 Tyhjä rivi tekstin ylä- ja alapuolella ............................................................................. 2

1.7 Vasen sisennys .......................................................................................................... 2

1.8 Riippuva sisennys ...................................................................................................... 2

1.9 Kirjasin ....................................................................................................................... 2

1.10 Ylä- ja alaindeksi ........................................................................................................ 2

1.11 Ajatusviiva .................................................................................................................. 2

1.12 Ohjausmerkit .............................................................................................................. 3

1.13 Tilapalkki .................................................................................................................... 3

2 File-valintanauha ................................................................................................................ 3

2.1 Tallenna eri nimellä tai tiedostomuodossa .................................................................. 3

2.2 Tallennusasetukset .................................................................................................... 3

3 Tunnisteet .......................................................................................................................... 3

3.1 Ylätunniste ja sivunumerointi ...................................................................................... 3

3.2 Alatunniste ................................................................................................................. 4

3.3 Tiedoston lisääminen asiakirjaan ............................................................................... 4

4 Rakenneosat ...................................................................................................................... 4

4.1 Ylätunnisteen tallennus rakenneosaksi ...................................................................... 4

5 Tekstin kopiointi ja siirtäminen ............................................................................................ 4

6 Asiakirjan kieliasu ............................................................................................................... 5

6.1 Tavutus ...................................................................................................................... 5

6.2 Oikeinkirjoitus ja kielioppi ........................................................................................... 5

6.3 Automaattinen korjaus ................................................................................................ 5

7 Liikkuminen asiakirjassa ..................................................................................................... 5

7.1 Siirry-toiminto ............................................................................................................. 5

7.2 Näppäinkomentoja siirtymiseen .................................................................................. 6

7.3 Etsi/korvaa ................................................................................................................. 6

8 Palstat ................................................................................................................................ 6

8.1 Palstojen tasaus ......................................................................................................... 6

9 Taulukot ............................................................................................................................. 6

Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Ohje RN 16.8.2016

9.1 Taulukon lisääminen .................................................................................................. 6

9.2 Taulukon muotoilut ..................................................................................................... 6

10 Kuvat .................................................................................................................................. 6

11 Kuviot ................................................................................................................................. 7

12 Valmiit kuviot, kaaviot, WordArt, SmartArt, Anfangi ja symbolit ........................................... 7

13 Tyylit ................................................................................................................................... 7

13.1 Tyylin käyttö ............................................................................................................... 7

13.2 Tyylillä muotoiltujen tekstien valinta ja tyylin korvaaminen .......................................... 8

13.3 Tyylin muokkaaminen................................................................................................. 8

13.4 Kuvaotsikot ................................................................................................................ 8

14 Sisällysluettelo.................................................................................................................... 9

14.1 Osan vaihto ................................................................................................................ 9

14.2 Sivun vaihto ............................................................................................................... 9

14.3 Erilainen ylä- tai alatunniste...................................................................................... 10

14.4 Sivunumerointi alkaen tietyltä sivulta ........................................................................ 10

14.5 Otsikoiden numerointi............................................................................................... 10

14.6 Numeroimaton otsikko .............................................................................................. 11

14.7 Sisällysluettelon lisääminen...................................................................................... 11

14.8 Sisällysluettelon päivitys ........................................................................................... 11

Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Ohje 1 (11) RN 16.8.2016

Word 2016-ohjelmaikkunan osia

1 Asiakirjan asetukset Suomen Standardisoimisliiton julkaisema Standardi SFS 2487 sisältää oh-jeet asiakirjan tunnistetiedoista ja tekstin vakioasettelusta.

Hyvä tapa on tehdä asiakirjat voimassa olevan standardin mukaisesti.

Haaga-Heliassa on laadittu ohjeet harjoitustöiden, raporttien ja opinnäyte-työn kirjoittamiseen. Ohjeet perustuvat SFS 2487 -standardiin.

1.1 Reunukset Asiakirjan marginaalit ovat seuraavat: ylämarginaali 1 cm, vasen 2 cm, ala

vähintään 1 cm ja oikea 1 - 1,5 cm. Marginaalit laitetaan Layout -valinta-nauhasta > Margins > Custom Margins. Oletusmarginaalit asetetaan koh-dasta Set As Default.

1.2 Tulostussuunta Layout >Orientation > Portrait (pysty) tai Landscape (vaaka). 1.3 Viivain Viivaimen saa esille View-valintanauhan Ruler-painikkeesta.

Pikatyökalut Valintanauhat

Avainpainike Zoomaus -liukusäädin Viivain

Tilapalkki


1.4 Sarkaimet Sarkaimet näkyvät viivaimessa. Sarkaimet voi asettaa suoraan hiirellä nap-

sauttamalla viivaimen päällä tai Layout > Paragraph-ryhmän avainpainik-keesta (oikeasta alanurkasta) > Tabs.

1.5 Riviväli

Home > Paragraph-ryhmän painike Line and Paragraph Spacing tai Home > Paragraph-ryhmän avainpainike > Line Spacing tai Layout > Paragraph-ryhmän oikeasta alanurkasta > Line Spacing.

1.6 Tyhjä rivi tekstin ylä- ja alapuolella Home > Paragraph-ryhmän avainpainike > Spacing > Before- ja After-

kohdissa voidaan määritellä tekstin ylä- ja alapuolelle tyhjäksi jätettävä tila. Kun käytetään riviväliä 1, kohdissa tulee olla 0 pt.

1.7 Vasen sisennys

Vasen sisennys sisentää koko kappaleen vasemmalta Ctrl + M. Sisennyk-sen poisto tapahtuu Ctrl + Vaihto + M. Toinen vaihtoehto on Home > Pa-ragraph-ryhmän avainpainike > Indentation > Left 4,6 cm. Asiakirjoissa teksti sisennetään kohtaan 4,6 cm.

1.8 Riippuva sisennys Riippuvassa sisennyksessä teksti sisentyy niin, että Enter-näppäimellä

kohdistin palaa takaisin vasempaan reunaan. Jokaisen kappaleen alussa teksti sisennetään sisennettävään kohtaan sarkainnäppäimellä.

Riippuva sisennys laitetaan Ctrl + T tai Home > Paragraph-ryhmän avain-painike > Special > Hanging By 4,6 cm. Asiakirjoissa teksti sisennetään kohtaan 4,6 cm. Riippuva sisennys poistetaan Ctrl + Vaihto + T.

1.9 Kirjasin Oletuskirjasin laitetaan Home > Font-ryhmän avainpainike > Valitaan kirja-

sin ja määritellään oletuskirjasimeksi Set As Default. 1.10 Ylä- ja alaindeksi

Kirjoita teksti ja valitse ennen indeksiä Home > Font-ryhmästä joko Su-perscript tai Subscript.

1.11 Ajatusviiva

Ajatusviivaa käytetään virkkeissä välimerkkinä, rajakohtia ilmaistaessa (2–5 metriä) tai osoittamaan poisjätettyä tekstinosaa. Ajatusviiva lisätään teks-tiin joko näppäinyhdistelmällä Ctrl+- tai Alt +0150 (molemmissa käytetään numeronäppäimistöä). Yhdysmerkkiä käytetään puolestaan tavuviivana ja yhdyssanoissa.


1.12 Ohjausmerkit Ohjausmerkit saa näkyviin Home > Show /Hide. Ohjausmerkit eivät näy

tulostettaessa. 1.13 Tilapalkki Kuvaruudun alareunan tilapalkissa näkyy tietoja esillä olevasta asiakirjasta

(sivujen määrä, sanojen määrä, etäisyys yläreunasta jne.). Näkyvät tiedot voi itse valita tilapalkin päällä hiiren oikealla painikkeella.

2 File-valintanauha Ensimmäisenä valintanauhana on File, jonka alta löytyvät monet perustoi-

minnot: tallennus, asiakirjan avaaminen uusi asiakirja, asiakirjan sulkemi-nen, tietoa asiakirjasta, aiemmin tehtyjä asiakirjoja, uusi asiakirja, tulostus ja tiedoston jakaminen ryhmälle ja sähköpostiin.

2.1 Tallenna eri nimellä tai tiedostomuodossa

File > Save as tai Save as. Kohdasta Save as type voi valita tallennusver-sion.

2.2 Tallennusasetukset

File-valintanauhasta Options-kohdasta Save-välilehden alta löytyvät tallen-tamiseen liittyvät asetukset, kuten oletustallennusmuoto sekä kuinka usein suoritetaan automaattinen tallennus. Options-kohdasta löytyy monia muita-kin asetuksia esim. Quick Access Toolbar -kohdasta voi muokata pikatyö-kaluja.

3 Tunnisteet 3.1 Ylätunniste ja sivunumerointi Insert > Header > Edit Header > Poista ylätunnisteesta ylimääräiset sarkai-

met (vedä hiirellä alaspäin ja pudota) ja kirjoita ylätunnistetiedot (asiakirjan nimi kohtaan 9,2 cm).

Juokseva sivunumero (sarkainkohtaan 16,1 cm) laitetaan kohdasta Header & Footer Tools/Insert > Page Number > Current Position > Plain Number. Juoksevan sivunumeron jälkeen laitetaan välilyönti ja sulkuihin kokonaissivumäärä.

Kokonaissivumäärä löytyy Header & Footer Tools /Insert > Quick Parts > Field > NumPages. Päiväys tulee riville 4 sarkainkohtaan 9,2 cm (Header & Footer Tools/Insert > Date and Time) ja sen jälkeen laitetaan ylätunnis-teeseen kolme tyhjää riviä, jolloin vastaanottajatiedot tai varsinainen teksti (myös seuraavilla sivuilla) alkavat aina oikeasta kohdasta.


Kuva 1. Ylätunniste 3.2 Alatunniste Insert > Footer > Edit Footer, poista tarvittaessa ylimääräiset sarkaimet

(vedä hiirellä ala ja ”pudota”) ja laita alkuun kolme tyhjää riviä. Kirjoita osoite ja muut tiedot sarkainkohtiin. Alatunnisteen kirjainkoko voi olla 1–2 pistettä pienempi kuin asiakirjan tekstin. Viiva tekstin ja alatunnisteen väliin saadaan Home > Paragraph-ryhmästä Borders > Bottom/Top Border.

3.3 Tiedoston lisääminen asiakirjaan Insert > Object > Create from File.

4 Rakenneosat

Rakenneosat ovat valmiita asiakirjan osia, joita voidaan käyttää tavallisissa asiakirjoissa ja malleissa. Esim. ylä- ja alatunnisteet ovat tyypillisiä raken-neosia.

4.1 Ylätunnisteen tallennus rakenneosaksi

Kirjoita ylätunnisteen tiedot ja aktivoi teksti > Insert > Quick Parts > Save Selection to Quick Part Gallery. Kirjoita rakenneosan nimi Name-ruutuun. Valitse valikoimaksi Headers ja luokaksi General. Hyväksy oletustallennus-sijainti.

Kun ylätunnistetta tarvitaan, valitaan Insert > Header > oma malli on valmii-den mallien lopussa.

5 Tekstin kopiointi ja siirtäminen

Kopioinnissa teksti aktivoidaan > Copy (Ctrl + C) > Paste (Ctrl + V). Kun teksti halutaan siirtää, aktivoidaan teksti > Cut (Ctrl + X)> Paste (Ctrl + V).


6 Asiakirjan kieliasu 6.1 Tavutus Oletuksena tavutus ei ole käytössä. Tavutus otetaan käyttöön Layout-väli-

lehdeltä > Page Setup > Hyphenation > Automatic tai Hyphenation Options > rastita kohta ”Automatically hyphenate document”.

Kun tekstiin laitetaan molempien reunojen tasaus, on tärkeää, että teksti

on tavutettu hyvin. Joskus on tarpeellista lisätä itse tavuviivoja, jotta sano-jen väleihin ei jää suuria välejä. Valitse seuraavan rivin ensimmäisen sa-nan tavutuskohta ja lisää siihen itse tavuviiva Ctrl + tavuviiva. Tavuviiva poistuu automaattisesti, jos tekstiä muokataan ja tavuviiva on tarpeeton.

6.2 Oikeinkirjoitus ja kielioppi

Oletuksena Word näyttää virheellisesti kirjoitetut sanat punaisella allevii-vauksella, jonka kohdalla avattavasta (hiiren oikea puoli) pikavalikosta voi tarkistaa ohjelman korjausehdotukset. Jos sopiva korjaus löytyy, valitaan se, jolloin virhe korjataan tekstiin. Kieliasu voidaan tarkistaa myös, kun koko asiakirja on valmis. Tarkistuksen voi aloittaa mistä kohtaa tekstiä tahansa F7-painikkeella tai Review > Spel-ling and Grammar > Spelling-luettelossa tarjotaan vaihtoehtoja sanalle. Jos vaihtoehtoja ei ole, kirjoitetaan uusi sana vanhan päälle ja valitaan Re-sume. Ignore-painikkeella ohitetaan korjaus ja Ignore All -panikkeella ohi-tetaan tekstissä olevat kaikki vastaavat kohdat. Kielioppivirheet näkyvät sinisellä alleviivauksella. Myös kieliopin korjauseh-dotukset näkyvät pikavalikossa. Asiakirjan oikeinkirjoitus- ja kielioppivirheitä voidaan käsitellä myös nap-sauttamalla tilarivillä näkyvää kieliasun tarkistuksen kuvaketta, mikäli se on näkyvissä. Tällöin avataan pikavalikko, jossa on korjausehdotus tai selitys tekstikohdistinta lähinnä olevalle virheelle. Kuvakkeen uusi napsautus tuo näkyviin korjausehdotuksen seuraavalle virheelle jne. Kieliasuun liittyvät korjausasetukset löytyvät File > Options > Proofing-työ-kalut.

6.3 Automaattinen korjaus

Automaattisia korjauksia voidaan määritellä File > Options > Proofing > AutoCorrect Options.

7 Liikkuminen asiakirjassa 7.1 Siirry-toiminto

Home-valintanauha > Editing-ryhmässä Find > Go To > Go To -välilehti > valitse esim. Page ja anna sivun numero.


7.2 Näppäinkomentoja siirtymiseen Ctrl + Home – asiakirjan alkuun Ctrl + End – asiakirjan loppuun Ctrl + Page Up – edellisen sivun alkuun Ctrl + Page Down – seuraavan sivun alkuun Vaihto + F5 – edelliseen tekstin muokkauskohtaan.

7.3 Etsi/korvaa

Etsi ja korvaa -toiminnon avulla voidaan etsiä merkkijono tai korvata se tar-vittaessa toisella. Home-valintanauha Find tai Replace > Find What, kirjoita etsittävä merkki-jono Find What -ruutuun. Kirjoita Replace with -kohtaan korvaava ilmaus. More-painikkeesta saat lisävalintoja.

8 Palstat

Valitse tekstin kohdalla (aktivoi haluttu teksti) Layout-valintanauha > Co-lumns > valitse palstojen määrä.

8.1 Palstojen tasaus Palstat voidaan tasata niin, että siirretään tekstiä toiseen palstaan. Kohdis-

tin laitetaan kohtaan, mikä halutaan siirtää seuraavalle palstalle > Ctrl + Vaihto + Enter tai Layout > Breaks > Column.

9 Taulukot 9.1 Taulukon lisääminen

Insert-välilehti > Table. Aktivoi tarvittava määrä rivejä ja sarakkeita.

9.2 Taulukon muotoilut

Kun taulukko on tehty ja kohdistin on taulukon sisäpuolella, tulee valinta-nauhariville Table Tools > Design ja Layout. Layout-valintalehdeltä lisä-tään, poistetaan, yhdistetään ja jaetaan rivejä ja sarakkeita. Design-välilehdellä on taulukon muotoiluun tarvittavia työkaluja. Taulukossa liikutaan joko nuolinäppäimillä tai sarkain (Tab)-näppäimellä.

10 Kuvat

Kuvat lisätään Insert-välilehdeltä > Picture > haetaan kuva tietokoneelta tai Officen Online-sivuilta Insert > Online Pictures > Insert Pictures > kirjoite-taan hakusana.


Kun kuva on aktiivinen, valintanauhoihin tulee Picture Tools -työkalut. Wrap Text -kohdasta valitaan sopiva tekstin rivitys, jolloin kuva pysyy pai-kallaan tai sen voi helposti siirtää tekstiin oikeaan paikkaan.

Kuvan väritys voidaan vaihtaa Picture Tools > Color. Valinnoista löytyy mm. Washout.

11 Kuviot Erilaisia valmiita kuvioita löytyy kohdasta Insert > Shapes. Valitaan kuvio

ja piirretään se hiirellä oikeaan kohtaan. Kun kuvio halutaan kopioida samalle kohdalle vertikaalisesti tai horisontaa-

lisesti, vedetään se hiirellä Ctrl + Vaihto -näppäimet alhaalla. Kuvioon voi kirjoittaa tekstiä. Useita kuvioita saa aktiiviseksi valitsemalla ne Vaihto- tai Ctrl-näppäintä

alhaalla pitäen.

Kuvioiden värejä voi muuttaa Drawing Tools > Shape Styles -työkalut. Kuvioiden sijaintia tai paikkoja voi tasata tai siirtää kohdasta Drawing Tools

> Arrange-ryhmä > Align.

12 Valmiit kuviot, kaaviot, WordArt, SmartArt, Anfangi ja symbolit

Insert-valintanauha> Shapes, SmartArt, Chart, WordArt, DropCap (anfangi eli kappaleen alussa oleva iso kirjain) tai Symbol

Lisää elementtejä SmartArt-kuvioihin saa SmartArt Tools > Design > Add Shape.

13 Tyylit 13.1 Tyylin käyttö

Tekstin muotoilussa voidaan käyttää valmiita tyylejä. Tyylejä voi myös muokata itse omaan käyttöön sopiviksi. Sisällysluettelon tekeminen edellyt-tää otsikkotyylien käyttöä.

Haluttu tyyli valitaan otsikkoon tai tekstiin klikkaamalla tekstiin > Home-va-lintanauha > valitaan Styles-vaihtoehdoista esim. Heading 1 tai Heading 2.

Mikäli sama tyyli valitaan peräjälkeen useampaan paikkaan, valinnan voi tehdä F4-painikkeella.


13.2 Tyylillä muotoiltujen tekstien valinta ja tyylin korvaaminen

Avataan pikavalikko (hiiren oikea puoli) tyylin päällä Styles-ryhmässä. > Select All (valitaan kaikki esiintymät). Kaikki samalla tyylillä tehdyt tekstit on nyt valittu. Valitaan tyylivaihtoehdoista uusi tyyli.

13.3 Tyylin muokkaaminen

Tyylejä voi muokata. Avaa pikavalikko Styles-pikatyylivaihtoehdoista oi-kean tyylin päällä > Modify > Format > muutoksia voi tehdä mm. kirja-simeen, kappale-, sarkain-, reunus- ja numerointimäärityksiin.

Kuva 2. Tyylin muokkaaminen

Tyylejä voi muokata myös seuraavasti: Laita kohdistin sellaisen tekstin päälle, jossa on muutettava tyylin malli jo voimassa. Home > mene Styles –ryhmän oikean vaihtoehdon päälle > hiiren vasen puoli >Update xxx to Match Selection.

13.4 Kuvaotsikot

Taulukoille, kuvioille ja kuville lisätään kuvaotsikot. Taulukon otsikko tulee taulukon yläpuolelle ja kuvioiden ja kuvien otsikot niiden alapuolelle. References-valintanauha > Insert Caption > Label-kohdasta valitaan oikea vaihtoehto tai New Label -kohdasta kirjoitetaan uusi vaihtoehto > Ok. Oh-jelma numeroi taulukot, kuviot ja kuvat omiksi numerosarjoiksi. Numeron jälkeen tulee piste ja kirjoitetaan otsikko. Jos kuva/taulukko jne. on akti-voitu ennen otsikon lisäämistä, voi otsikon sijainnin valita kohdasta Posi-tion.


Kuva 3. Kuvaotsikko

14 Sisällysluettelo 14.1 Osan vaihto

Sisällysluetteloa varten lisätään uusi sivu tekstin alkuun Layout > Breaks > Section Breaks: Next Page. Opinnäytetyöt ja muut raportit voivat jakautua osiin esimerkiksi seuraa-vasti:

Kuvio 1. Raportin osajakoesimerkki

14.2 Sivun vaihto

Ctrl + Enter tai Layout > Breaks > Page

Kansilehti Osa 1

Sisällys- luettelo

Varsinai- nen teksti alkaa Osa 2

Teksti jat- kuu

Sivun vaihto Osan vaihto Osan vaihto

Liitteet Osa 3


14.3 Erilainen ylä- tai alatunniste

Asiakirjaan voidaan laittaa erilainen ylä- tai alatunniste eri sivuille. Asiakirja jaetaan osiin käyttämällä osan vaihtoa Page Layout > Breaks > Next Page. Lisätään tunniste esim. asiakirjan toiselle sivulle. Ylä- tai alatunnisteessa valitaan Header and Footer Tools -työkaluista Link To Previous -kohdasta yhteys edelliseen tunnisteeseen pois. Sen jälkeen voidaan tehdä erilainen tunniste.

Kuva 4. Yhteys edellisiin tunnisteisiin

14.4 Sivunumerointi alkaen tietyltä sivulta

Lisätään sivunumerointi alatunnisteeseen Header & Footer Tools > Page Number > Current Position > Plain Number. Numerointi saadaan alkamaan halutusta numerosta Page Number > Format Page Numbers > Start at.

Kuva 5. Sivunumeroinnin alkaminen 14.5 Otsikoiden numerointi

Määritellään tekstin otsikot otsikkotyyleillä Heading 1, Heading 2 jne. Otsi-koiden numeronniksi valitaan Home > Paragraph-ryhmästä Multilevel List -työkalusta oikea numerointivaihtoehto.


Kuva 6. Otsikkotyylien numerointi Tarvittaessa otsikkotyylejä voi muokata.

14.6 Numeroimaton otsikko Raporteissa ja opinnäytetöissä sekä Lähteet- että Liitteet-otsikot ovat mu-

kana sisällysluettelossa, mutta niissä ei ole otsikkonumerointia. Lähteet- ja Liitteet-otsikot saadaan sisällysluetteloon laittamalla niille otsikkotyyli Hea-ding 1. Liite 1, Liite 2 jne. saadaan sisällysluetteloon laittamalla niille otsik-kotyyli Heading 2. Numeroinnit otetaan pois Home > Paragraph-ryhmä > Multilevel List -kohdasta.

14.7 Sisällysluettelon lisääminen

Lisätään sisällysluettelo References > Table of Contents> valitaan val-miista malleista sopiva. Sisällysluettelo koostuu useasta tyylistä TOC1, TOC 2 jne. Jos halutaan muutoksia asetteluihin, ne tehdään tyyleihin.

14.8 Sisällysluettelon päivitys

Sisällysluettelon yläpuolelta tai hiiren oikealta puolelta valitaan Update Table. Voidaan päivittää sivunumerot tai koko sisällysluettelo.

Documents

MS Word 2016 - Haaga-Helia ammattikorkeakoulumyy.haaga-helia.fi/~Mitan/Virtuaalialmo/Word/Word2016ohje.pdfWord 2016-ohjelmaikkunan osia Pikatyökalut 1 Asiakirjan asetukset Suomen