ANALISA SISTEM INFORMASI PEMBELIAN MATERIAL PADA PT.

PRIMA PERKASA MANDIRI

LAPORAN RISETDiajukan untuk memenuhi mata kuliah APSI

pada Program Diploma Tiga (D.III)

Nama NIM

Fitriah 11120653Qurrota A’yun 11121345Baiatun Nisa 11121661Nurhasanah M. Lubis 11121689Faizah Nurhidayati 11121817

Jurusan Komputerisasi AkuntansiAkademi Manajemen Informatika dan Komputer

Bina Sarana Informatika2013

BAB IPENDAHULUAN

1.1 UmumPT. Prima Perkasa Mandiri adalah

perusahaan yang bergerak dibidang industri jasa konstruksi. Sesuai dengan perkembangan zaman yang semakin cepat, saat ini banyak perusahaan baik pemerintah maupun swasta telah menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam menyelesaikan pekerjaan.

Kehadiran komputer tentu sangat menguntungkan bagi semua pihak, karena komputer lebih cepat menerima dan mengakses data dan informasi, serta kemampuannya dalam mengolah data dan informasi menjadikan suatu pekerjaan lebih efektif dan efisien.

1.2 Maksud dan Tujuan

Maksud dari penulisan laporan ini adalah :1.Untuk mengetahui sistem pembelian material yang sedang berjalan di PT. Prima Perkasa Mandiri.2.Menambah pengetahuan dan pengalaman penulis baik itu dari segi teori maupun praktek secara langsung sehingga mampu menyesuaikan diri apabila ditempatkan di dunia kerja.Tujuan dari penulisan Laporan Riset ini adalah untuk memenuhi nilai UAS mata kuliah Analisa & Perancangan Sistem Informasi, jurusan Komputerisasi Akuntansi semester III (AMIK BSI).

1.4 Ruang Lingkup

Agar tidak menyimpang dari pokok permasalahan, kami membuat batasan permasalahan yaitu mengenai analisa sistem informasi pembelian meterial yang meliputi prosedur pemesanan material, pengambilan material, pembuatan Account Payabe Payment, serta pembukaan dan penyerahan giro.

BAB IILANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem

Menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo:

Mengemukakan bahwa sistem adalah terdiri atas objek-objek atau unsur-unsur atau komponen-komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu.

2.1.1 Karakteristik Sistem

1. Komponen Sistem (Components)

2. Batas Sistem (Boundry)

3. Lingkungan Luar Sistem (Environmen)

4. Penghubung (Interface)

5. Masukan Sistem (Input)

6. Keluaran (Output)

7. Pengolah Sistem (Process)

8. Sasaran Sistem (Objective)

2.1.2 Klasifikasi Sistem1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan

Manusia3. Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu4. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

2.1.3 Pengendalian Sistem1. Feed Back Control Sistem2. Feed Forward Control Sistem3. Preventive Control Sistem

2.1.4 Daur Hidup Sistem1. Mengenali adanya kebutuhan2. Pembangunan Sistem3. Pemasangan Sistem4. Pengoperasian Sistem5. Sistem menjadi usang

2.2 Peralatan Pendukung (Tools System)2.2.1 Diagram Alir Data (DAD)

1. Simbol DAD :a. External Entityb. Prosesc. Data Stored. Data Flow

2. Aturan Main Pembuatan DAD1. Dalam DAD tidak boleh menghubungkan

External Entity dengan External Entity secara langsung.

2. Dalam DAD tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan Data Store secara langsung.

3. Dalam DAD tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan External Entity secara langsung.

4. Setiap Proses harus ada Data Flow yang masuk dan ada Data Flow yang keluar.

5. Aliran data tidak boleh terbelah menjadi dua atau lebih aliran data yang berbeda.

3. Tahapan Proses Pembuatan DADa. Diagram Konteksb. Diagram Nolc. Diagram Detail

2.2.2 Normalisasi1. Key Field / Atribut Kunci

a. Super Keyb. Kunci Utama (Primary Key)c. Kunci Calon (Candidate Key)d. Kunci Alternatif (Alternative Key)e. Kunci Tamu (Foreign Key)

2. Ketergantungan Fungsia. Ketergantungan Fungsional (Fungsional Dependent)b. Fully Functionaly Dependent (FFD)c. Ketergantungan Partiald. Ketergantungan Transitife. Determinan

3. Tahapan Dalam Normalisasia. Bantuk Tidak Normal (Unnormalized Form)b. Bentuk Normal Kesatu (First Normal Form)c. Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form)d. Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form)e. Boyce – Codd Normal Form (BCNF)f. Bentuk Normal Keempat (4 NF)g. Bentuk Normal Kelima (5NF)

2.2.3 Kamus DataHal yang harus dimuat dalam kamus data : 1. Nama Arus Data2. Alias3. Bentuk Data4. Arus Data5. Penjelasan6. Periode7. Volume8. Struktur Data

1. Notasi Tipe Data

Notasi Keterangan

X9AZ

.,-/

Untuk setiap karakterAngka numerikKarakter alphabetAngka nol yg ditampilkan dalam spasi kosongPemisah ribuanPemisah pecahanTanda penghubungpembagi

2. Notasi Struktur Data

Notasi Keterangan

=+( ){ }[ ]|* ............. *@

Terdiri dariDan atau andPilihan optionalIterasi (perulangan proses)Pilih salah satu pilihan yang adaPemisah pilihan didalam tanda [ ]Keterangan atau catatanField kunci/primary key

2.2.4 Pengkodean1. Petunjuk pembuatan kode

a. Mudah diingatb. Unikc. Fleksibeld. Efisiene. Konsistenf. Distandarisasig. Spasi dihindarih. Hindari karakter yang miripi. Panjang kode sama

2. Tipe Kodea. Kode Mnemonikb. Kode Urut (Sequential Code)c. Kode Blok (Block Code)d. Kode Grupe. Kode Desimal

BAB IIIANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 UmumData umum perusahaan :Nama Perusahaan : PT. Prima Perkasa MandiriAlamat Perusahaan: Kompleks Sentra Industri,

PIK (Pergudangan Elang Laut) Blok 11 No. 2, Kamal Muara, Penjarignan, Jakarta Utara

Telepon : 021-56983071-72Fax : 021-56983211Akte pendirian : 31 Agustus 2004 No. 83

Notaris : DR. Teddy Anwar, SHNPWP : 02.386.413.5-047.000

3.2 Tinjauan Perusahaan

3.2.1Sejarah Perusahaan

PT. Prima Perkasa Mandiri berdiri sejak tahun 2004, dibentuk oleh orang-orang yang telah berpengalaman menangani proyek baik kecil maupun yang berskala nasional. Pengalaman yang cukup dijadikan dasar untuk mengembangkan perusahaan jasa konstruksi agar dapat bersaing dengan perusahaan-perusahaan sejenis.

3.2.2 Struktur Organisasi Perusahaan

3.3 Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur pembelian material yang selama ini terjadi pada PT. Prima Perkas Mandiri yaitu :1. Prosedur pemesanan material

Bagian proyek mengajukan FPM (Form Pembelian Material) ke bagian PO, setelah menyetujui FPM (Form Pembelian Material) yang diterima, bagian PO membuat PO (Purchase Order) diserahkan kepada supplier via fax dan kemudian mendapat konfirmasi via telepon, setelah itu PO (Purchase Order) dicopy. PO asli diserahkan ke bagian Tanda Terima, copy PO diarsipkan. FPM yang yang telah disetujui diarsipkan oleh bagian PO.

2. Prosedur pengambilan materialBerdasarkan PO (Purchase order) yang diterima, bagian Tanda

Terima membuat tanda terima (rangkap 3). Lembar 1,2 Tanda Terima dan PO diserahkan ke bagian Surat Jalan dan Penerimaan Barang, lembar 3 diarsipkan. Setelah itu bagian Surat Jalan dan Penerimaan Barang membuat Surat jalan dan Bukti Penerimaan Barang (rangkap 3) dan didistribusikan ke :Lembar 1 dilampirkan pada dokumen PO dan Tanda Terima, diserahkan ke bagian Account Payable. Lembar 2 dan 3 diarsipkan.Untuk proses pengambilan material, bagian PO membuat Memo pengambilan material (berdasarkan arsip copy PO) kemudian diserahkan ke supir. Pada saat pengambilan barang, barang dicek berdasarkan Memo pengambilan material. Memo diserahkan kepada supplier sebagai bukti barang sudah diambil, dan supir mendapat copy surat jalan supplier diserahkan ke bagian Surat Jalan dan Penerimaan Barang dan diarsipkan.

3. Prosedur pembuatan Account Payable PaymentBerdasarkan dokumen yang diterima dari bagian Surat Jalan dan Penerimaan Barang, bagian Account Payable membuat Account Payable kemudian diserahkan ke bagian Finance (dokumen yang diterima diarsipkan). Jika bagian Finance memberitahukan akan ada pembayaran maka bagian Account Payable membuat Account Payable Payment dan diserahkan ke bagian Finance untuk membukakan Giro.

4. Prosedur pembukaan dan penyerahan giroSetelah menerima Account payable payment, bagian finance membuka giro. Sebelum giro disetorkan, bagian Finance mengcopy Giro tersebut (sebagai arsip). Kemudian meng-fax dan mengkonfirmasikan kepada Supplier apakah giro sudah diterima. Untuk Supplier yang mengambil giro harus disertakan Faktur Pajak, Nota Faktur, dan Surat Jalan Supplier, kemudian Account Payable Payment ditanda tangani oleh Supplier.  

Prosedur pemesanan materialPelaku / Actor Dokumen

MasukanDokumen Keluaran Proses

Internal External      

Bagian Pembelian (bag. PO, bag. Tanda Terima)

Bagian proyek, Supplier

FPM, acc PO PO, acc FPM, copy acc PO Pembuatan PO

Prosedur pengambilan materialBagian Pembelian (Bag. Tanda terima, bag. SJ & Penerimaan brg, bag. PO, bag. AP, supir)

Supplier PO, Tanda Terima, copy SJS, copy acc PO

TT (rangkap 3), SJ, BPB (rangkap 3), memo

- Pembuatan tanda terima- Pembuatan SJ, dan BPB- Pemeriksaan barang

Prosedur pembuatan account payable paymentBagian Pembelian (Bag. AP)

Bagian finance

SJ, BPB, Tanda Terima,

AP, AP Payment, Giro - Pembuatan AP- Pembuatan AP Payment 

Prosedur penyetoran giroBagian Finance Supplier

, NF, FP, SJS, Acc AP Payment

Giro, AP Payment - Pembukaan Giro

- Penyerahan Giro

3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem BerjalanAnalisa Terlebih dahulu kebutuhan sistemnya

1. Diagram Konteks

2. Diagram Nol

 

E-1 Bag. Proyek 

1.0 prosedur 

pemesanan material 

E-2 supplier 

S-1  Arsip FPM 

S-2  Arsip Copy Acc PO 

S-3  Arsip TT 2.0 

prosedur pengambilan material 

S-4  Arsip BPB 

3.0 prosedur pembuatan 

account payable payment 

4.0 prosedur 

pembukaan dan penyerahan giro 

FPM 

Acc FPM 

PO 

Acc PO 

FPM 

Copy Acc PO, PO 

PO, copy acc PO 

TT 

BPB 

SJ 

copy SJS 

Copy SJS 

TT 

BPB 

PO 

SJ 

AP 

AP Payment 

AP Payment AP 

giro, AP Payment 

faktur pajak, nota faktur, SJS, acc AP Payment 

acc AP payment 

FP 

NF 

SJS 

memo 

copy giro 

BPB 

TT 

PO 

S-5 Arsip SJ

S-6 Arsip Copy SJS

S-9 Arsip FP

S-10 Arsip NF

S-11 Arsip SJS

S-12 Arsip copy giro

S-7 Arsip AP

S-8 Arsip AP Pay ment

3. Diagram Detail 1. Diagram Detail Prosedur pengambilan barang

E-2

supplierS-2 Arsip copy acc PO

S-3 Arsip TT

S-4 Arsip BPBS-5 Arsip SJ

S-6 Arsip Copy SJS

2. Diagram Detail Prosedur Pembuatan Account Payable Payment

S-5 Arsip SJS-2 Arsip Copy Acc PO

S-3 Arsip TT

S-4 Arsip BPB

S-7 Arsip AP

AP

4.0

prosedurpembukaan danpenyerahan giro

4. Prosedur pembukaan dan penyerahan giro

4.1

pembukaan giro

4.2

Penyerahan Giro

AP Payment

FP, NF, SJS, acc AP Payment

Giro, AP Payment

copy giro

Giro, APPayment

Acc Ap payment

SJS

FP

NF

E-2

supplier

3

prosedur pembuatanaccount payable

payment

S-8 Arsip AP Payment

S-9 Arsip FP

S-10 Arsip NF

S-11 Arsip SJS

S-12 Arsip copy giro

Kamus Data1.  Nama Arus Data : Form Pembelian Material Alias : FPM Bentuk Data : Cetak Manual Arus Data : Bagian Proyek – Proses 1.0

Proses 1.0 – arsip FPM Penjelasan : Untuk permintaan pembelian material Periode : Setiap terjadi permintaan pembelian material Volume : Diterima 10 FPM per hari Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = NO_FPM + TGL + NO_SO + NO_PPB + Pek + Lokasi + Order_by TGL = Tgl + Bulan + Tahun NO_FPM *Terdiri dari 9 digit* NO_SO *Terdiri dari 7 digit* NO_PPB *No Permintaan Pengadaan Barang Terdiri dari

10 digit* Isi = 1{No_Tgl + Material + Spesifikasi + QTY + Unit + Total_Weight + Keterangan + NO_PO}14 Footer = Penerima_Order + Admin_Teknik + Mengetahui +

Purchasing

2. Nama Arus Data : Purcase Order Alias : PO Bentuk Data : Cetak Manual Arus Data : Bag. Pembelian (bagian PO – proses 1.0)

Proses 1.0 – supplier Proses 1.0 – arsip Copy Acc PO

Penjelasan : Untuk pemesanan pembelian material Periode : Setiap terjadi pemesanan pembelian material Volume : Dibuat 10 PO per hari Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = NO_PO + Date + TOP + Currency + Valid_Until + Deliver_To + Project_List + Attn + ETD + To

Order_No *Terdiri dari 10 digit* Date = Tgl + Bulan + Tahun ETD = Tgl + Bulan + Tahun Currency *Dipilih IDR* Valid_Until = Tgl + Bulan + Tahun Isi = 1{No + Part_No + Product_Name + Remarks + Quantity + Unit_Price + Ammount }14 + Catatan + Total

+ Disc + Netto + Tax + Grand_Total Remarks *Satuan* Footer = Menyetujui + Mengetahui + Hormat_Kami

3. Nama Arus Data : Tanda Terima Alias : TT Bentuk Data : Cetak Manual Arus Data : Bagian Pembelian (bagian tanda terima – proses 2.0) Proses 2.0 – arsip TT Penjelasan : Untuk membuat Surat Jalan dan Bukti Penerimaan Barang Periode : Setiap ada penerimaan PO dari bagian PO Volume : Dibuat 10 tanda terima per hari Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = No + Nama_Supplier + Berupa No *Terdiri dari 10 digit* Berupa *Diisi PO* Isi = 1{No + Keterangan + Invoice + Tgl_Inv + NO_PO +

Jumlah_RP}10 + Total Tgl_Inv = Tanggal + Bulan + Tahun Footer = Yang_Menerima + Tanggal + Yang_Menyerahkan +

Kembali_Tanggal + Penyerahan_Faktur + Pembayaran Tanggal = Tanggal + Bulan + Tahun Penyerahan_Faktur= Hari + Jam Pembayaran = Hari + Jam

4. Nama Arus Data : Bukti Penerimaan Barang (Material Receive) Alias : BPB Bentuk Data : Cetak Manual Arus Data : Bagian Pembelian (bag. Surat Jalan & Penerimaan Barang) – proses 1.2 Proses 1.2 – bagian pembelian (bag. Account Payable) Penjelasan : Untuk membuat Account Payable Periode : Setiap akan membuat Account Payable Volume : Dibuat 10 buah per hari Strukture Data : Header + Isi + Footer Header = GR_No + Date + Ref + Ref_Date + Project_List + Lokasi +

From GR_No *Terdiri dari 10 digit* Date = Tgl + Bulan + Tahun Ref *Diisi PO* Ref_Date *Diisi tanggal PO* Isi = 1{No + Description + CUR + Part_No + Quantity + S_N +

Order_No}10 CUR *Diisi IDR* Part_No *Kode barang* S_N *No RV 2 angka proyek 5 angka kode barang* Order_No *Diisi No_PO* Footer = Dibuat_Oleh + Diterima_Oleh + Kepala_Gudang + Mengetahui

+ Notes

5. Nama Arus Data : Surat Jalan Alias : SJ Bentuk Data : Cetak Manual Arus Data : Bagian Pembelian (bagian surat jalan dan penerimaan

barang) – proses 2.0 Proses 2.0 – bagian pembelian (bag. Account Payable) Penjelasan : Untuk membuat Account Payable Periode : Setiap akan membuat Account Payable Volume : Dibuat 10 buah per hari Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = Nomor + Tanggal + No_BPB + Proyek + No_Proyek +

Alamat_Kirim + Penerima Nomor *Terdiri dari 10 digit* Tanggal = Tgl + Bulan + Tahun Isi = 1{No + Kode + Nama_Barang + GRA + Jumlah +

Keterangan}10 GRA *No RV 2 anggka proyek 5angka kode barang* Footer = Keterangan + Tanggal_Terima + Tanda_Terima +

Menyetujui + Ekspedisi + Kep_Gudang + Hormat_Kami Keterangan *Diisi Nomor Material Receive* Tanggal_Terima = Tgl + Bulan + Tahun

6. Nama Arus Data : Memo Alias : - Bentuk Data : Cetak Manual Arus Data : Bagian pembelian (bagian PO) – proses 2.0

Proses 2.0 – supplier Penjelasan : sebagai bukti pengambilan barang kepada supplier Periode : setiap pengambilan barang ke supplier Volume : Dibuat 10 buah per hari Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = Tanggal + Kepada Isi = No_PO + Keterangan_Barang + Jumlah

Footer = Nama_Supir + No_Mobil + Dari

7. Nama Arus Data : Copy Surat Jalan Supplier Alias : Copy SJS Bentuk Data : Cetak Manual Arus Data : Supplier – proses 2.0

Proses 2.0 – arsip Copy SJS Penjelasan : Sebagai bukti telah melakukan pengambilan material Periode : Setiap pengambilan barang Volume : Diterima 10 buah per hari Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = No_SJ + Tanggal + Penerima + No_Kendaraan Tanggal = Tanggal + Bulan + Tahun Isi = Banyaknya + Nama_Barang Footer = Tanda_Terima + Bagian_Gudang + Hormat_Kami Bagian_Gudang = Pemeriksa + Kep_Gudang

8. Nama Arus Data : Accounts Payable Alias : AP Bentuk Data : Cetak Manual Arus Data : Bagian Pembelian (bag. Account payable) – proses 3.0 Proses 3.0 – bagian pembelian (bagian finance) Penjelasan : Dibuat untuk mengetahui jumlah hutang kepada supplier Periode : Dibuat setiap ada penerimaan dokumen (Surat Jalan, Bukti penerimaan barang, Tanda terima, dan purchase order) Volume : Dibuat 10 account payable per hari Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = No_AP + Date + CUR + Payment_Term + Ref + Ref_Date +

Due_Date + To No_AP *Terdiri dari 10 digit* Date = Tgl + Bulan + Tahun CUR *Diisi IDR* Ref *Diisi No_PO* Ref_Date *Diisi tanggal PO* Due_Date = Tanggal + Bulan + Tahun Isi = 1{NO + Part_No + Nama_Barang + RAPP + GR_No + Quantity +

Unit_Price + Amount}10 Part_No *Diisi Kode Barang* RAPP *Diisi Nomor Rencana Anggaran Pelaksanaan Proyek* GR_No *Diisi Nomor Material Receive* Footer = Notes + Dibuat_Oleh + Mengetahui + Menyetujui + Total + Disc +

Netto + Tax + Grand_Total Notes *Diisi Nomor Tanda Teriama*

9. Nama Arus Data : Account Payable Payment Alias : AP Payment Bentuk Data : Cetak Manual Arus Data : Bagian Pembelian (bag. Account Payable) – Proses 2

Proses 2 – Bagian finance Penjelasan : Dibuat setelah mendapat pemberitahuan akan ada pembayaran, untuk

membuka giro Periode : Setiap akan ada pembayaran Volume : Dibuat 5 account payable payment per hari Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = Nomor + Tanggal + Jenis + Kas_Bank + Referensi + Due_Date +

Rek_Tjn + Jumlah + Supplier Nomor *Terdiri dari 10 digit* Tanggal = Tanggal + Bulan + Tahun Due_Date = Tgl + Bulan + Tahun Jenis = [Giro | Cek | Transfer ] Isi = Referensi_Pembelian + Pembayaran Referensi_Pembelian = 1{No_AP + SPL_INV + Kat + DUE + KURS + Nilai_AP +

Rincian_Tambahan + JRN + Proyek + Jumlah}10 No_AP *Diisi Nomor AP* SPL_INV *Diisi Nomor PO* KURS *Diisi IDR* Pembayaran = 1{Jenis + Remarks + Pembayaran + Pembayaran_AP + Pembayaran_Via

+ Biaya_Tambahan + Jumlah_Pembayaran}10Remarks *Diisi Nama Barang*Footer = Keterangan + Prepared_by + Checked_By + Approved_By + Paid_By +

Received_ByKeterangan *Diisi Nomor Tanda Terima*

10. Nama Arus Data : Nota Faktur Alias : NF Bentuk data : Cetak Manual Arus Data : Supplier – proses 4.0

Proses 4.0 – arsip NF Penjelasan : Sebagai bukti pengambilan Giro Periode : Setiap Pengambilan Giro Volume : Diterima 5 nota faktur per hari Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = Nomor_Nota + Tanggal + Penerima Tanggal = Tanggal + Bulan + Tahun Isi = 1{Banyaknya + Nama_Barang + Harga_Satuan +

Jumlah}10 Footer = Tanda_Terima + Hormat_Kami + Total Tanda_Terima *Diisi Nomor Faktur*

11. Nama Arus Data : Faktur Pajak Alias : FP Bentuk Data : Cetak Manual Arus Data : Supplier – proses 4.0

Proses 4.0 – arsip FP Penjelasan : Sebagai bukti pengambilan Giro Periode : Setiap terjadi pengambilan Giro Volume : Diterima 5 faktur pajak per hari Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = Kode_Faktur + PKP + Pembeli_BKP PKP = Nama + Alamat + NPWP Pembeli_BKP = Nama + Alamat + NPWP Isi = 1{No_Urut + Nama_BKP + Harga_Jual}10 + Total_Harga + Pot_Harga + Uang_Muka + DPP + PPN Footer = PPn_BM + Tanggal + Supplier

12. Nama Arus Data : Surat Jalan Supplier Alias : SJ Supplier Bentuk Data : Cetak Manual Arus Data : Supplier – proses 4.0

Proses 4.0 – arsip SJS Penjelasan : Sebagai bukti pengambilan Giro Periode : setiap terjadi pengambilan Giro Volume : Diterima 5 surat jalan supplier per hari Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = No_SJ + Penerima + No_Kendaraan Isi = 1{Banyaknya + Nama_Barang}10 Footer = Tanda_Terima + Hormat_Kami

Spesifikasi Sistem Berjalan

1. Nama Dokumen : Form Pembelian Material Fungsi : Untuk permintaan pembelian material dari bagian proyek Sumber : Bagian proyek Tujuan : Bagian PO Media : Kertas Cetakan Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap terjadi permintaan pembelian material Bentuk : Lihat lampiran 1

2. Nama Dokumen : Purchase Order Fungsi : Untuk melakukan pemesanan pembelian material Sumber : Bagian PO Tujuan : Supplier, Bagian Tanda Terima Media : Kertas Cetakan Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan pembelian material Bentuk : Lihat lampiran 2

3. Nama Dokumen : Tanda Terima Fungsi : Untuk membuat Surat Jalan dan Bukti Penerimaan Barang Sumber : Bagian Tanda Terima Tujuan : Bagian Surat Jalan dan Penerimaan Barang Media : Kertas Cetakan Jumlah : Tiga lembar Frekuensi : Setiap terjadi transaksi pemesanan barang pada Supplier Bentuk : Lihat lampiran 3

4. Nama Dokumen : Bukti Penerimaan Barang (Material Receive) Fungsi : Untuk membuat Account Payable Sumber : Bagian Surat Jalan dan Penerimaan Barang Tujuan : Bagian Account Payable Media : Kertas Cetakan Jumlah : Tiga lembar Frekuensi : Setiap menerima tanda terima dari bagian tanda terima Bentuk : Lihat lampiran 4

5. Nama Dokumen : Surat Jalan Fungsi : Untuk membuat Account Payable Sumber : Bagian Surat Jalan dan Penerimaan Barang Tujuan : Bagian Account Payable Media : Kertas Cetakan Jumlah : Tiga lembar Frekuensi : Setiap menerima tanda terima dari bagian tanda terima Bentuk : Lihat lampiran 5 6. Nama Dokumen : Memo Fungsi : Untuk bukti pengambilan barang kepada supplier Sumber : Bagian PO Tujuan : Supplier Media : Kertas Cetakan Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap mengambil barang kepada supplier Bentuk : Lihat lampiran 6 

7. Nama Dokumen : Copy Surat Jalan Fungsi : Untuk bukti telah melakukan pengambilan material Sumber : Supplier Tujuan : Bagian Finance Media : Kertas Cetakan Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap pengambilan material Bentuk : Lihat lampiran 7 8. Nama Dokumen : Account Payable Fungsi : Untuk mengetahui jumlah hutang kepada supplier Sumber : Bagian Account Payable Tujuan : Bagian Finance Media : Kertas Cetakan Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap terjadi transaksi pembelian material kepada supplier Bentuk : Lihat lampiran 8 

9. Nama Dokumen : Account Payable payment Fungsi : Untuk membayar hutang Sumber : Bagian Account Payable Tujuan : Bagian Finance Media : Kertas Cetakan Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap terjadi transaksi pembayaran hutang Bentuk : Lihat lampiran 9 10. Nama Dokumen : Nota Faktur Fungsi : Untuk bukti telah melakukan pengambilan Giro oleh

Supplier Sumber : Supplier Tujuan : Bagian Finance Media : Kertas Cetakan Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap pengambilan Giro oleh Supplier Bentuk : Lihat lampiran 10

11. Nama Dokumen : Faktur Pajak Fungsi : Untuk bukti pengambilan Giro oleh Supplier Sumber : Supplier Tujuan : Bagian Finance Media : Kertas Cetakan Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap pengambilan Giro oleh Supplier Bentuk : Lihat lampiran 11 12. Nama Dokumen : Surat Jalan Supplier Fungsi : Untuk bukti pengambilan Giro oleh Supplier Sumber : Supplier Tujuan : Bagian Finance Media : Kertas Cetakan Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap pengambilan Giro oleh Supplier Bentuk : Lihat lampiran 12

3.6.2 Normalisasi1. Bentuk Tidak Normal

2. Bentuk Normal Kesatu

3. Bentuk Normal Kedua

Tabel BPB

Tabel FPM Tabel PO Tabel TT Tabel copy SJS

Tabel SJ

Memo

Tabel AP

Tabel NF

Tabel NF

Tabel SJS

AP Payment

3.7 Spesifikasi Sistem Komputer

1. Perangkat lunak

Sistem Operasi : Microsoft Windows 7

Paket Program : X – Trade Interactive Sistem

2. Perangkat keras

Processor : Core 2 duo

RAM : 2 GB

Hardisk : 500 GB

Mouse : Standard Mouse

Keyboard : 101/102

Monitor : Super VGA 14“

Printer : Dot Matrik

Konfigurasi Sistem Komputer

Permasalahan Selama melakukan riset, penulis menemui kendala sebagai berikut :

1. Tidak ada pemisahan antara bagian yang membuat account payable dan account payable payment.

2. Terlalu banyaknya dokumen yang dikeluarkan untuk proses pengambilan material.

3. Adanya keluar masuk arus dokumen yang berulang.

Alternatif Pemecahan Masalah

Pemecahan masalah yang diusulkan penulis dalam memecahkan masalah yang ada pada sistem pembelian material pada PT. Prima Perkasa Mandiri adalah :

1.Sebaiknya dilakukan pemisahan antara bagian yang membuat account payable dan accunt payable payment.

2.Sebaiknya tidak perlu ada pencetakan tanda terima pada saat proses pengambilan material.

3.Sebaiknya untuk melanjutkan setiap proses data yang dicetak tidak perlu terus berjalan tapi setiap bagian hanya perlu memeriksa data yang sudah diarsipkan.