NÁSTROJE PRO EFEKTIVNÍ PRÁCI NA DÁLKULektor: Ing. Michal Martoch

pracenadalku.cz

O lektoroviIng. Michal Martoch

Specialista na podporu práce a vzdělávání

na dálku, konzultant talent managementu

a komunitního bydlení

Tel: 604 372 052

Email: michal.martoch@pracenadalku.cz

Web: www.pracenadalku.cz

pracenadalku.cz

Obsah webináře• Úvod do Cloud computingu a jeho význam pro budoucnost podnikání.

• Základní hardware pro zaměstnance na dálku a náklady na jeho pořízení.

• Jakou potřebujete rychlost připojení k internetu pro práci na dálku?

• Online kancelář přístupná odkudkoliv jako základ pro práci na dálku ve firmě.

• Co by měla online kancelář splňovat v obecné rovině včetně konkrétních ukázek Google Apps?

• Jak chránit počítačová data při práci na dálku?

• Test: Jaké máte počítačové znalosti pro práci na dálku?

• Jak řešit technické problémy se softwarem na dálku?

• Jak účinně ukládat soubory, obrázky a videa přímo na internetu a sdílet je s ostatními?

• Jaké používat komunikační nástroje pro práci na dálku

• Další služby pro podporu vzdálené práce

pracenadalku.cz

pracenadalku.cz

Časy se mění…sen nebo realita trhu práce?

V čem se liší práce na dálku od práce z domova?

Práce na dálku Pracujte od zákazníka, z coworking centra, kavárny, hotelu, autobusu či odkudkoliv.

pracenadalku.cz

Práce z domova Pracujte z domova či zahrady.

pracenadalku.cz

Anketa č. 1: Jaký je váš současný pracovní stav?Anketa: Jaké máte zkušenosti s prací na dálku?

Úvod do cloud computingu

Přenechejte starost o email, zabezpečení a data na profesionálech, abyste se mohli zaměřit na projekty, které

přináší vaší organizaci přidanou hodnotu.

pracenadalku.cz

Výhody a nevýhody cloud computingu

• Vysoká bezpečnost a dostupnost

• Nová verze bez instalace

• Nepotřebujete udržovat žádný hardware ani software

• Data jsou aktuální v reálném čase

• Řada služeb je poskytována zdarma

• Snadný přístup přes mobilní zařízení (tablet, smartphone, notebook)

• Závislost na internetu

• Data mohou být zneužita provozovatelem služby

• Platby za některé služby mohou převýšit náklady na klasický software

• Poskytovatel může mít výpadek nebo zbankrotovat

• Většinou méně funkcí než desktopové verze

pracenadalku.cz

Příklady cloud aplikací pro práci na dálku

• Databázové online systému (formulářové systémy, ERP, CRM)

• Online kancelář Google Apps nebo Microsoft Office 365

• Videokonference a webináře

• Online projektové řízení

• Online účetnictví

• Online zálohování dat

• Online mapy

• E-learning

• Stovky dalších

pracenadalku.cz

Význam cloud computingu pro budoucnost podnikání

• Kritický význam pro udržení konkurenceschopnosti organizace – mobilní přístup bude nezbytný v mnoha oblastech lidské činnosti!

• Snížení nákladů na komunikaci se spolupracovníky, zákazníky a dodavateli

• Výrazné omezení finančně nákladného a časově náročného cestování

• Firemní data dostupná v reálném čase odkudkoliv a kdykoliv

• Důležitá podmínka pro plnohodnotnou práci zaměstnanců na dálku

• Základ spolupráce s odborníky mimo oblast vašeho fyzického působení

pracenadalku.cz

Co když firma na cloud computing a práci na dálku nepřejde?

Konkurence bude mít:

• Nižší náklady na cestování a komunikaci než Vy

• Nižší náklady na kanceláře

• Nižší ceny služeb nebo výrobků, ale se stejnou nebo lepší kvalitou

• Flexibilnější zaměstnance schopné pracovat kdykoliv a odkudkoliv podle aktuálních potřeb firmy

• Zaměstnance s vyšší kvalifikací, protože se nebude omezovat jen na lokální pracovníky

pracenadalku.cz

Počítačové nástroje a další podmínky pro práci na dálku

pracenadalku.cz

Anketa: Máte dostatečné počítačové znalosti ?

Za každé Ano si připočítejte 1 bod.

1) Umím instalovat software

2) Používám více než 1 prohlížeč (IE, Mozilla Firefox, Chrome)

3) Mám notebook

4) Mám „chytrý“ telefon nebo tablet

5) Email

6) Chat (skype, google hangout, jiný)

7) Skype

8) Videokonference (softwarové)

9) Webináře

10) Online kancelář Google Apps nebo Microsoft Office 365

pracenadalku.cz

Anketa: Máte dostatečné počítačové znalosti ?

Část 2 - Za každé Ano si připočítejte 1 bod.

11) Sdílení pracovní plochy počítače na dálku

12) Sdílený online kalendář

13) Sdílené online dokumenty

14) Online zálohování dat

15) Diskusní fórum

16) E-learning (LMS) systém

17) CRM systém

18) Projektové řízení

19) E-shop

20) Komunitní sítě (Facebook, Linkedin)

pracenadalku.cz

Vyhodnocení: Máte dostatečné počítačové znalosti ?

Spočítejte si body…

pracenadalku.cz

Základní počítačové vybavení pro efektivní práci na dálku

• Stolní PC nebo notebook

• Sluchátka s mikrofonem

• Webová kamera

• Tiskárna, skener a kopírka

• Pevné internetové připojení

pracenadalku.cz

Rozšířené počítačové vybavení pro efektivní práci na dálku

• Druhý monitor

• Smartphone s dostatečným výkonem

• Tablet s dostatečným výkonem

• Mobilní internetové připojení

• Externí disk pro zálohování

pracenadalku.cz

Ceny počítačového vybavení pro práci na dálku

• Stolní PC nebo notebook od 8 000 Kč

• Sluchátka s mikrofonem od 100 Kč

• Webová kamera součástí notebooku

• Tiskárna, skener a kopírka od 1 000 Kč

• Pevné internetové připojení od 200 Kč/měsíčně

• Druhý monitor od 2 000 Kč

• Smartphone s dostatečným výkonem od 4 000 Kč

• Tablet s dostatečným výkonem od 6 000 Kč

• Mobilní internetové připojení od 200 Kč/měsíčně

• Externí disk pro zálohování od 1 500 Kč

CELKEM:od 23 000 Kč

pracenadalku.cz

Rychlost připojení k internetu pro práci na dálku

• Download (stahování) nebo Upload (odesílání)

• Pozor na agregaci 1:X a odezvu

• Minimálně 512 kb/s pro běžnou práci (odesílání i stahování dat)

• Minimálně 1Mb/s pro videokonference a webináře nebo větší přenosy dat

• Rychlost lze změřit na www.rychlost.cz nebo www.speedmeter.cz

• Možnosti připojení:

– ADSL

– Kabelová televize

– Bezdrátové wi-fi

– Mobilní internet

pracenadalku.cz

Mapa pokrytí mobilním internetem

Mapa pokrytí jednotlivých operátorů

• http://www.vodafone.cz/mapa-pokryti/

• http://www.o2.cz/osobni/199436-mapa_pokryti_a_prodejen/

• https://coverage-tmcz.position.cz/

pracenadalku.cz

Ochrana firemních dat:

• Vytvoření vnitrofiremní bezpečnostní politiku pro:

– práci s daty

– práci s dokumenty

– „surfování“ na internetu (příliš velké restrikce škodí)

• Proškolení zaměstnanců

• Přechod do „bezpečného“ cloudu => zvýšení ochrany svých dat ve srovnání se serverem umístěným ve firmě

• Budování loajality v zaměstnancích => nejčastější příčinou krádeže nebo zneužití dat bývají nespokojení zaměstnanci

Ochrana počítačových dat při práci na dálku

pracenadalku.cz

• Automatické uzamknutí přístupu do počítačů při nečinnosti

• Politika bezpečných hesel a jejich pravidelné změny

• Školení zaměstnanců o bezpečném chování a zabezpečení (např. hesla se nikomu neříkají – ani správci)

• Automatické zálohování osobních počítačů a zařízení i firemních dat

• Automatické aktualizace operačního systému, antiviru, antispamu a firewallu

• Zákaz používání firemních počítačů rodinnými příslušníky zaměstnance

• Omezení přístupu na nebezpečné stránky

ALE POZOR, NIC SE NESMÍ PŘEHÁNĚT!

ZAKAZOVÁNÍ KOMUNITNÍCH SÍTÍ NEBO VIDEO SERVERŮ MŮŽE BÝT KONTRAPRODUKTIVNÍ.

Na co by se nemělo zapomenout v bezpečnostní politice firmy

pracenadalku.cz

Anketa: Umíte se připojit na jiný počítač na dálku?

1) Ano, máme ve firmě na to speciální software

2) Ano, přes Skype

3) Ano, přes TeamViewer

4) Ne, ale slyšel/a jsem o tom

5) Ne, nikdy jsem o tom neslyšel/a

6) Jiná odpověď – napište jaká

pracenadalku.cz

Jak řešit technické problémy se softwarem na dálku?

• Umět samostatně přeinstalovat software nebo celý operační systém

• Nechat se navádět přes telefon nebo telekonferenci od správce

• Vzdálené sdílení plochy počítače a navádění od správce co dělat (skype, yuuguu.com, videokonferenční software)

• Vzdálený přístup kolegy/správce na váš počítač (např. logmein.com, teamviewer.com, apod.)

• Automatická vzdálená reinstalace systému do základního nastavení

pracenadalku.cz

Jak se vzdáleně připojit na počítač kohokoliv za 5 minut:

• Zavolejte druhé straně na mobil, Skype nebo přes videokonferenci

• Naveďte je na instalaci programu pro vzdálené připojení (např. Team Viewer z www.teamviewer.com )

• Po stažení jim řekněte, jak mají

software nainstalovat a spustit

• Nechte si nadiktovat ID a heslo

• Připojte se k němu

• Pracujte s jeho počítačem jako by

byl váš (nesmí hýbat s myší)

pracenadalku.cz

Online kancelář = základ pro práci na dálku

Profesionální řešení pro emaily, data, chat/videokonference, kalendář a weby s přístupností kdykoliv a odkudkoliv.

pracenadalku.cz

Hlavní řešení pro online kancelář v ČR

Google Apps Microsoft Office 365

Více na: www.worklinesluzby.cz/

pracenadalku.cz

Anketa: Jaké máte zkušenosti s online kanceláří?

1) Google Apps již používáme

2) Google Apps jsme již viděli a chceme je zavádět

3) Zvažujeme, že začneme Google Apps používat

4) Nevím nic o Google Apps

5) Office 365 již používáme

6) Office 365 jsme již viděli a chceme je zavádět

7) Zvažujeme, že začneme Office 365 používat

8) Nevím nic o Office 365

9) Jiná odpověď – jaká?

pracenadalku.cz

Online kancelář Google Apps v detailu

pracenadalku.cz

Co to je online kancelář Google Apps

• Skupina více než 60 online aplikací pomáhající zajistit každodenní chod organizace

• Všechny aplikace jsou dostupné pomocí webového prohlížeče

• Cílem aplikací je efektivní online komunikace a spolupráce uživatelů

• Většina aplikací je v českém jazyce

• Cena: 40 Euro/uživatel/rok

pracenadalku.cz

Google Apps v práci

• Úspory nákladů na IT infrastrukturu

• Zvýšení produktivity práce

• Zrychlení komunikaci díky napojení na mobilní technologie

• Okamžité informace o změnách přes email, kalendáře, google dokumenty

• Automatické zálohování

• Jednoduchý přístup ke všem datům firmy z jakéhokoliv počítače

• Přehled o aktivitách kolegů a podřízených

• Spolupráce s obchodními partnery (výkazy práce, práce na společných projektech v reálném čase, sdílení schůzek)

• Podpora marketingu firmy

• Firemní průzkumy a přihlašovací formuláře

pracenadalku.cz

Google Apps v osobním životě

• Plánování rodinných a osobních aktivit

• Rodinný rozpočet online

• Sdílení informací s přáteli

• Zálohování osobním emailů a osobních dat

pracenadalku.cz

Kdo používá Google Apps?

• Milióny firem od 5 do 300 000 uživatelů

• Celé australské školství – 1,4 miliony žáků a učitelů

• Od 2010 všechny úřady Spojených států přes iniciativu apps.gov

• A samozřejmě www.pracenadalku.cz ;-)

Zahraniční příklady uživatelů Google Apps:

České příklady uživatelů Google Apps:

pracenadalku.cz

Anketa: Jakou máte velikost emailové schránky?

1) Méně než 100 MB

2) 101 – 500 MB

3) 501 – 1000 MB

4) Více

5) Nevím

pracenadalku.cz

Emailový účet Gmail• Velikost schránky 15 – 25 GB na osobu – už

nikdy nemusíte řešit velikost emailové schránky

• Automatická antivirová kontrola všech příloh a špičkový antispamový filtr

• Integrovaný chat a videohovory pro rychlou komunikaci a přehled dostupnosti

• Snadné a rychlé vyhledávání v textu emailů

• Možnost stahování pošty do lokálního klienta

• Funkce vrácení zpět, předpřipravené zprávy

• Spojování více emailů do jednoho, spojování emailových adres

pracenadalku.cz

Emailový účet Gmail

Možnost chatu, telefonování a videohovorů přímo z prostředí emailu

Fultextové vyhledávání v celém obsahu emailu

Kvalitní antispamový filtr – žádné nevyžádané emaily

pracenadalku.cz

Sdílené kalendáře – Google kalendář

• Plánování termínů a programu schůzek

• Možnost sdílení kalendáře s kolegy nebo veřejností

• Rezervace zasedacích místností a dalších zdrojů

• Propojení pozvánek kalendáře s emailem

• Odesílání upozornění na schůzky pomocí SMS zpráv

pracenadalku.cz

Sdílené kalendáře – Google kalendář

Vlastní kalendář uživatele + možnost vytvořit neomezenémnožství veřejných kalendářů

Přehled kalendářů vašich kolegů nebo veřejných kalendářů

Fultextové vyhledávání v kalendářích

pracenadalku.cz

Sdílené kalendáře – Google kalendář

Automatické vyhledání volných termínů pro schůzky

Přizvání spolupracovníků na schůzku pomocí emailu

Efektivní připomenutí schůzkypomocí emailu nebo SMS

pracenadalku.cz

Anketa: Při práci se společnými dokumenty si soubory předáváte:

1) Soubory ukládáme na síťovém disku s přístupem i mimo firmu

2) Soubory ukládáme na síťovém disku s přístupem ve firmě

3) Soubory si posíláme emailem

4) Soubory si předáváme na flash disku

5) Žádné společné dokumenty nemáme

6) Jinak – jak?

pracenadalku.cz

Google dokumenty

• Vytváření textových dokumentů, tabulek a prezentací se všemi běžnými funkcemi jako v Microsoft Office

• Chatování a společná práce přímo v dokumentech pro více uživatelů

• Nahrávání a stahování dokumentů ve více formátech jako pdf, doc, xls a další

• Publikování dokumentů jako veřejné stránky

• Až 100 GB dokumentů pro každého uživatele (lze zakoupit extra datový prostor)

• Historie dokumentů

• Upozornění na změny

pracenadalku.cz

Google dokumenty

Přehledné vytváření a třídění dokumentů

Fultextové vyhledávání v dokumentech

pracenadalku.cz

Google dokumenty

Sdílení dokumentů s ostatními nebo publikování na webuna několik kliknutí myši

pracenadalku.cz

Google dokumenty - formuláře

Snadné vytvoření webového formulářebez znalosti programování a webovýchtechnologií

pracenadalku.cz

Google dokumenty - formuláře

pracenadalku.cz

Google weby

• Vytváření webových stránek s prostorem až 100 GB bez znalostí programování

• Stránky ve tvaru intranet.Nazevfirmy.cz

• Vytváření elektronické nástěnky, intranetu, databáze znalostí (wiki), diskusního fóra a další

• Sdílení kalendářů a dokumentů

• Publikování stránek na veřejném Internetu

pracenadalku.cz

Google weby

Využití Weby Google pro firmu i uživatele mimo organizaci

pracenadalku.cz

Jak je zajištěna bezpečnost dat

Vlastní server Google Apps

Nezávislý pravidelný bezpečnostní IT audit ? ANO

Data na serverech jsou zašifrovaná ? ANO

Data jsou zálohována na více fyzických strojích ? ANO

Servery jsou fyzicky chráněny? ANO

Aktualizace se instalují automaticky ? ANO

Pohotovostní tým bezpečnostních expertů k dispozici 24/7

? ANO

pracenadalku.cz

Hlavní plusy online kanceláří (Google Apps / Office 365)

Uživatelé mohou pracovat s emailem, sdílet kalendáře a dokumenty a spolupracovat se svými kolegy na společných projektech kdykoliv a odkudkoliv

Firma nemusí kupovat ani udržovat žádný hardware Veškeré provozování, zabezpečení a aktualizace systémů za firmu

převezme provozovatel Není třeba instalovat žádný software Uživatele používají vždy tu nejaktuálnější verzi Zaručená dostupnost a bezpečnost služby

Pro bezplatnou ukázku kontaktujte: www.worklinesluzby.cz

pracenadalku.cz

Microsoft Office 365 vs Google Apps

Microsoft Office 365

• Plně kompatibilní s MS Office

• Podobný vzhled jako desktopové apliace

• Jednoduchý přechod pro firmy s klasickým Microsoft Exchange serverem

Google Apps

• Plná integrace dalších často používaných služeb (Mapy, Blogger, YouTube, AdWords, AdSense, Analytics.)

• Snadné napojení služeb třetích stran z MarketPlace

• Efektivnější spolupráce v dokumentech

• Levnější

pracenadalku.cz

Nástroje pro komunikaci a spolupráci na dálku

pracenadalku.cz

Anketa: Používáte SMSky?

1) Nemám mobil

2) Nepíšu je, pouze dostávám

3) Píšu jen občas (1-3 měsíčně)

4) Píšu téměř každý den

5) Píšu minimálně 1x denně

6) Píšu více než 5 denně

7) Píšu více než 10 denně

pracenadalku.cz

SMSky

• Nízké náklady

• Levný způsob komunikace např. ze zahraničí

• Možnost zasílat odkudkoliv přes telefon

• Nerušíte své okolí

• Nejsou závislé na internetu

• Omezeno 160 znaky

• Neosobní

• Nelze se rozepsat v detailu

• Časově náročnější než hovor

pracenadalku.cz

SMSky a zásady jejich použití při práci

• Vhodné pro informační zprávy bez emocí (zaslání telefonního čísla, adresy apod.) ve formě vizitek

• Než psát 3 smsky, raději volejte

• Naučte se rozpoznat, kdy již smska není vhodná

• Vždy lidi oslovujte (dobrý den, zdravím, ahoj) a podepisujte se

• Neočekávejte na smsku odpověď. Pro řadu lidí jsou neosobní a proto na ně neodpovídají

pracenadalku.cz

Anketa: Používáte emaily?

1) Nepoužívám email

2) Chodím na email méně než 1x týdně

3) Chodím na email několikrát týdně

4) Jsem na emailu každý den

5) Jsem na emailu skoro pořád

6) Dostávám 1-2 emaily denně (mimo spam)

7) Dostávám více než 10 emailů denně (mimo spam)

8) Dostávám více než 50 emailů denně (mimo spam)

Není právě zde prostor pro růst vaší

produktivity práce nebo úspory nákladů a času?

pracenadalku.cz

Emaily

• „Nulové“ náklady

• Komunikace s celým světem odkudkoliv přes mobilní internet

• Nerušíte své okolí

• Odložení reakce na později / možnost promyslet si odpověď

• Lze přiložit libovolné soubory

• Uchování informace v čase

• Závislost na internetu

• Časově náročnější než hovor (obzvláště pokud pisatel neumí psát všemi deseti)

• Nelze vysvětlovat některé souvislosti

• Chybí osobní kontakt

• Nečekejte okamžitou odpověď

pracenadalku.cz

Emaily a zásady jejich využití při práci

• Složité nebo emocionální záležitosti vyřizujte hlasově (telefon, videokonference, osobně)

• Uchovávejte si staré emailové komunikace (80% firemního know-how je v emailech)

• Velké soubory zasílejte přes úschovny nebo FTP

• Druhou stranu vždy oslovujte a podepisujte se

• Nepoužívejte pro urgentní záležitosti

• Na email odpovídejte do 1 pracovního dne

• Pokud jste delší dobu pryč, tak si nastavte upozornění na nedostupnost

• Kontrolujte pravidelně SPAM

• Dejte si pozor na závislost (mobilní internet)

pracenadalku.cz

Anketa: Používáte diskusní fóra?

1) Nepoužívám vůbec

2) Jen když na to náhodně narazím

3) Když na něco hledám odpověď, tak jdu na fórum

4) Aktivně odpovídám na dotazy ve fórech

Není právě zde prostor pro růst vaší

produktivity práce nebo úspory nákladů a času?

pracenadalku.cz

Diskusní fórum

• Cesta pro získání odpovědi na neznámou otázku

• Možnost sledovat odpovědi ostatních účastníků a vytvořit si názor

• Uchování informací v čase

• Závislost na připojení k internetu

• Není vhodné pro přímou komunikaci s konkrétní osobou

• Nečekejte okamžitou odpověď

pracenadalku.cz

Diskusní fóra a zásady jejich využití při práci

• Místo hledání neznámého řešení získejte odpověď na diskusním fóru

• Nejdříve prohledejte historické odpovědi a teprve pak vytvářejte nový dotaz

• Kvalifikovaným odpovídáním na otázky jiných lidí zvyšujete svůj profesní kredit

• Chovejte se slušně (všichni to vidí)

• Vždy diskutujte pod svým pravým jménem (nebo se za svůj názor stydíte?)

• Pokud se nejedná o soukromé diskusní fórum, vynechejte osobní informace, které by vás mohly poškodit

pracenadalku.cz

Anketa: Používáte komunitní sítě?

1) Ne, nikdy nebudu

2) Ne, ale plánuji to

3) Ano, ale jen pracovně

4) Ano, ale jen soukromě

5) Pracovně i soukromě

6) Používám je pouze občas (méně než 1x týdně)

7) Používám je téměř každý den

8) Jsem na nich trvale připojen/a

Není právě zde prostor pro růst vaší

produktivity práce nebo úspory nákladů a času?

pracenadalku.cz

Komunitní sítě

• Okamžitý přehled o ostatních lidech

• Ucelený přehled o společných zájmech lidí

• Udržování kontaktů a vztahů

• Vyhledání „ztracených“ kontaktů

• Propagace firmy a značky

• Nahrazuje email

• Závislost na připojení k internetu

• Velký „žrout“ času

• Nevhodné použití vám může pracovně i osobně velice uškodit

• Nečekejte okamžitou odpověď

pracenadalku.cz

Komunitní sítě a zásady jejich využití při práci

• Vynechejte při práci prohlížení soukromých stránek a profilů

• Umísťujte zde pouze informace, o kterých víte, že vám nevadí, aby je věděl kdokoliv

• Nevymýšlejte si – každý se dívá

• Pečlivě zvažte každou zveřejněnou větu nebo obrázek (lze dohledat i po několika letech)

• Sdílejte příspěvky na přínosné / vzdělávací články, videa a texty

• Udržujte svůj profesní profil aktuální

• Vytvořte si vnitrofiremní komunitní síť, kde nehrozí únik interních informací a všichni spolupracovníci mají prostor se vyjádřit.

pracenadalku.cz

Komunitní sítě v práci

• Propagace firmy - vizitka co firma poskytuje

• Prezentování názorů firmy na venek nebo uvnitř (interní soc. síť)

• Vyhledávání nových zákazníků a nábor zaměstnanců

• Přímé získávání zakázek

• Každý člověk se stává „marketingovým nástrojem“ firmy

• Zdroj informací v rámci profesních skupin a pracovních „přátel“

• Vytváření statusu odbornosti v rámci odpovědí v diskusních skupinách

• Vytváření a udržování pracovních kontaktů

pracenadalku.cz

Komunitní sítě v osobním životě

• Prezentování vlastních názorů

• Zdroj zájmových informací od přátel

• Sdílení informací v rámci skupin

• Rychlý způsob šíření informací o čemkoliv mezi zájmovou skupinu

• Vytváření a udržování osobních kontaktů (teplých i studených)

• Vyhledávání nabídek práce

• Osobní profil na sociální síti - vizitka co umím – živé CV

pracenadalku.cz

Anketa: Používáte chat?

1) Ne

2) Ano, ale jen pracovně

3) Ano, ale jen soukromě

4) Pracovně i soukromě

5) Používám pouze občas

6) Používám téměř každý den

7) Jsem na něm trvale připojen/a

JAKÝ SOTWARE PRO CHAT POUŽÍVÁTE?

pracenadalku.cz

Chat

• Okamžitý přehled o dostupnosti ostatních

• Nahrazuje telefon pro jednoduché zprávy

• „Nulové“ náklady

• Nerušíte své okolí

• Uchování informace v čase

• Zanechání vzkazu

• Paralelní komunikace více skupin

• Každý má prostor k vyjádření

• Závislost na připojení k internetu

• „Žrout“ času, když si to nehlídáte

• Nemusí být vhodné pro okamžitou odpověď

pracenadalku.cz

Chat a zásady jeho využití při práci

• 1 software pro celou organizaci

• Používejte statusy pro zjištění kdo je/není k dispozici

• Pro komunikaci více lidí používejte skupinový chat

• Paralelní komunikace při hovoru/videokonferenci

• Paralelní komunikace ve více skupinách

• Přeposílání souborů při komunikaci

• Co je nutné uchovávat trvale posílejte emailem

• Naučte se odstranit nevhodné zprávy

• Když to přes chat nevyřešíte do 3 minut, volejte

• Zápisky z porad dostupné pro všechny

pracenadalku.cz

Anketa: Telefonujete?

1) Ne

2) Ano, ale jen soukromě

3) Ano, soukromě (méně než 60 minut měsíčně)

4) Ano, soukromě (61-500 minut měsíčně)

5) Ano, soukromě (více než 500 minut měsíčně)

6) Ano, pracovně (méně než 60 minut měsíčně)

7) Ano, pracovně (61-500 minut měsíčně)

8) Ano, pracovně (více než 500 minut měsíčně)

pracenadalku.cz

Telefon

• Dostupný (téměř) kdekoliv, není závislý na internetu

• Vhodné pro urgentní problémy

• Udržování osobních kontaktů a vztahů

• Poznáte náladu volajícího a můžete na ni reagovat

• Špatně se zanechává vzkaz, když danou osobu nedostihnete

• Nemůžete předávat obrazové materiály

• Můžete volaného vyrušit v nevhodnou dobu

• Složitě se řeší skupinové záležitosti pro více lidí

pracenadalku.cz

Telefon a zásady jeho využití při práci

• Neprotahujte pracovní telefonáty, mohou být velkých „žroutem“ času

• Ptejte se, jestli má volaný právě teď na vás čas

• Než něco vysvětlovat 15 minut abstraktně, raději pošlete email s obrázky a nad těmi diskutujte

• Pokud chcete volat po 20 hodině nebo o víkendu, tak to raději 2x promyslete, jestli nebudete rušit

• Mějte oddělený pracovní a soukromý telefon

• Pokud volanému dáváte úkoly a on nemá možnost si to poznačit, pošlete mu po dohodě email

• Vyjednejte si s operátory skupinovou slevu pro firmu i organizaci

pracenadalku.cz

Smartphony a tablety v pracovním životě

• Firemní data a emaily přístupná kdekoliv

• Nahrávání videí a fotek v reálném čase a jejich okamžitý přenos do firmy nebo sociální sítě

• Přístup na sociální sítě odkudkoliv

• Levný nástroj na telefonování a chatování

• Nástroj pro připojení notebooku k internetu

• Kompletní Google Apps a Skype

• Geolokační a navigační služby

• Využití široké palety dalších aplikací - doplňte do chatu další…

pracenadalku.cz

Smartphony a tablety v osobním životě

• Emaily a osobní dostupné i na dovolené

• Fotoaparát

• Nahrávání videí a fotek

• Zdroj zábavy

• Čtečka novin + elektronických knih

• Navigace na cestě

• Hodinky a budík

• Baterka

• MP3 a video přehrávač

• Diktafón

• Poznámkový blok

• Další – doplňte do chatu další…

pracenadalku.cz

Rizika smartphonů a tabletů

• Závislost (pracovní, herní, osobní)

• Noční buzení

• Šéf si může myslet, že jsme k dispozici 24 hodin

• Nutnost vytvoření osobních i firemních pravidel používání

• Kdy (do kdy) ano

• Kdy (do kdy) ne

pracenadalku.cz

Zajímavé aplikace pro tablety a smartphony

• Sociální sítě a Messengery

• Jízdní řády

• Chůvička

• Počasí (meteor + aladin)

• Prohlížeč dat – např. Total Commander

• Vzdálená plocha

• Memory Usage a Clean Master

• Organizátor poznámek – např. Evernote

• Překladač

• Řada dalších aplikací – doplňte do chatu další…

pracenadalku.cz

Anketa: Používáte telekonference?

1) Ne

2) Ne, ale plánujeme to

3) Ano, ale jen soukromě

4) Ano, pracovně (méně než 1 hodinu měsíčně)

5) Ano, pracovně (2-10 hodin měsíčně)

6) Ano, pracovně (více než 10 hodin měsíčně)

7) Ano, pracovně i soukromě

Není právě zde prostor pro růst vaší

produktivity práce nebo úspory nákladů a času?

pracenadalku.cz

Telekonference

• Dostupné (téměř) kdekoliv

• Není závislé na internetu

• Nahrazuje skupinové schůzky

• Není potřeba tlumočit závěry ostatním (každý se může zúčastnit)

• Probrání všech dotazů a nejasností

• Vysoké náklady v případě telefonické telekonference

• Lze je organizovat pouze v předem domluvenou dobu

• Nevhodné pro urgentní problémy

• Nemůžete předávat obrazové materiály

• Nutné moderovat

• Nepoznáte náladu jednotlivců

pracenadalku.cz

Telekonference a zásady jejich využití při práci

• Předem rozešlete případný potřebný obrazový materiál

• Připojujte se1-5 minut předem, abyste nezdržovali ostatní nebo vám neutekl úvod

• Určete si moderátora, který předává slovo

• Dejte prostor všem pro vyjádření

• Zašlete shrnutí případných úkolů všem zúčastněným na email

• Pokud to lze, kombinujte s chatem

pracenadalku.cz

Anketa: Používáte videokonference (nebo telepresence)?

1) Ne

2) Ne, ale plánujeme to

3) Ano, ale jen soukromě pro komunikaci s rodinou a přáteli

4) Ano, pracovně (méně než 1 hodinu měsíčně)

5) Ano, pracovně (2-10 hodin měsíčně)

6) Ano, pracovně (více než 10 hodin měsíčně)

7) Ano, pracovně i soukromě

Není právě zde prostor pro růst vaší

produktivity práce nebo úspory nákladů a času?

pracenadalku.cz

Videokonference a telepresence

• Téměř „nulové“ náklady na spojení

• Nahrazuje osobní schůzky

• Poznáte náladu skupiny / jednotlivce a můžete na ni reagovat

• Není potřeba tlumočit závěry ostatním (každý se může zúčastnit)

• Probrání všech dotazů a nejasností

• Můžete předávat obrazové materiály

• Závislé na rychlém připojení k internetu

• Lze je organizovat pouze v předem domluvenou dobu

• Nevhodné pro urgentní problémy

• Nutné moderovat

• Náklady na pořízení

pracenadalku.cz

Videokonference a zásady jejich využití při práci

• Softwarové nebo hardwarové?

• Mějte odzkoušený hardware (sluchátka, mikrofon, kamera apod.)

• Připojujte se 1-5 minut předem, abyste nezdržovali nebo vám neutekl úvod

• Určete si moderátora, který předává slovo a dává prostor všem pro vyjádření

• Zašlete shrnutí případných úkolů všem zúčastněným na email

• Sdílejte obrazový materiál, o kterém hovoříte

• Z důležitých schůzek pořizujte videozáznam

pracenadalku.cz

Úspory při komunikaci na dálku místo fyzického cestování

Obchodní schůzka v Praze

• 1. účastník Praha – vzdálenost 20 km

• 2. účastník Liberec – vzdálenost 110 km

• 3. účastník Ostrava – vzdálenost 380 km

• celková vzdálenost – 1020 km

• celkový čas strávený na cestě – 12:45 h

• celkové náklady – 8480 Kč

pracenadalku.cz

Příklady z naší praxe přímo od zákazníka

Výchozí situace:

Firma má 160 „kamenných“ poboček s 320 pracovníky, kteří musí

1x měsíčně absolvovat celodenní/půldenní produktové školení.

Dříve:

• Na školení jel 1 pouze zástupce pobočky

• Každé 2 měsíce se střídali

• Druhý zástupce získal informace zprostředkovaně

Náklady na 1 denní fyzické setkání pro 160 osob: 247 920 Kč

pracenadalku.cz

Příklady z naší praxe přímo od zákazníka

Nyní:

Probíhají v jednom měsíci 2 webináře, každý pro max 160 osob,

pro každou „směnu“ zvlášť.

Dříve:

• Žádná doprava a čas na cestě

• Žádné diety a pronajaté sály

• Všichni mají informace přímo „od zdroje“

Náklady na 2 webináře pro 320 osob: 25 500 Kč

pracenadalku.cz

Hlavní funkce systémů pro videokonference

• Hlasová komunikace desítek až stovek účastníků

• Video přenos jednotlivých účastníků

• Chat (otevřený/moderovaný)

• Sdílení dokumentů, prezentací a videa

• Sdílení plochy nebo aplikace na počítači pořadatele

• Psaní textů a kreslení na elektronické tabuli

• Zapojení účastníků do anket a dotazníků

• Videozáznam videokonference pro pozdější použití

pracenadalku.cz

Výběr vhodného systému pro komunikaci na dálku

• Podle velikosti organizace

• Podle frekvence použití

• Podle funkcionalit systému

• Podle požadavku na SW a HW

• Podle jednoduchosti přihlášení

• Podle požadavků na jazykovou mutaci

• Podle ceny

Více na www.webinare.cz/sluzby.aspx

pracenadalku.cz

Přínosy a negativa hardwarových videokonferencí

• Kvalitní zvuk a obraz

• Vysoké rozlišení obrazu (telepresence umí „téměř“ nahradit fyzické setkání)

• Vysoká spolehlivost přenosu

• Šetří náklady na cestování podobně jako softwarové videokonference

• Extrémně nákladné

• Nutnost vyhrazené obousměrné datové linky se stabilním datovým přenosem

• Vázané na konkrétní místnost -> výrazně omezuje možnosti použití

• Neřeší potřeby běžného pracovníka (zaměřeno na Top Management)

• Nelze se k nim připojit veřejně odkudkoliv

pracenadalku.cz

Anketa: Jaké nástroje pro komunikaci na dálku používáte?

1) SMSky

2) Email

3) Diskusní fórum

4) Komunitní sítě

5) Chat

6) Telefonování

7) Telekonference

8) Softwarové videokonference

9) Telepresence nebo hardwarové videokonference

10) Sdílení plochy / vzdálené připojení

11) Chytrý telefon

12) Tablet

13) Jiné – jaké?

pracenadalku.cz

Síťování ve firmě s využitím nástrojů pro práci na dálku

• Kontakt listy

– Emaily

– Telefony

– Chat login

• Diskusní fóra

• Sdílené online kalendáře

• Sdílené dokumenty

• Komunitní sítě (interní nebo externí)

• Databáze znalostí

• Zaměstnanecký blog

pracenadalku.cz

Jak přenést firemní/osobní data do cloudu

• Výběr spolehlivého poskytovatele datových úložišť

• Požadavky na úložiště:

• Snadná synchronizace mezi počítači

• Zálohování v cloud úložišti

• Lokální klient pro snadnou správu souborů, které by měly/neměly být sdílené

• Dostatečný datový prostor s možností neomezeného rozšíření podle požadavků organizace

• Nezávislost na platformě (Win, Linux, Mac)

• Snadný přístup přes mobilní telefony

• Nejdříve vše otestovat a teprve pak přecházet s celou organizací

pracenadalku.cz

Tipy na spolehlivé datové úložiště

• Google Disk (drive) – drive.google.com – česky

• Microsoft one drive – onedrive.live.com - česky

• DropBox – www.dropbox.com

• Box – www.box.com

pracenadalku.cz

Vytváření databázových online aplikací

• Využití některého ze systémů pro programování v cloudu

– např. Zoho Creator (creator.zoho.com)

• Klasické programování a umístění aplikace do cloudu

• Cloud computing platformy

• Amazon Web Services (aws.amazon.com )

• Windows Azure Platform (www.windowsazure.com )

• Force od Sales Force (www.force.com)

• Google Apps Engine (appengine.google.com )

• Propojování aplikací přes API

pracenadalku.cz

Online řešení pro projektové řízení na dálku

• EasyProject (www.easyproject.cz) - česky

• FengOffice (www.fengoffice.com)

• Freedcamp (www.freedcamp.com)

• Podio (www.podio.com)

• Assembla (www.assembla.com)

• BaseCamp (www.basecamp.com)

Celkem 18 různých řešení naleznete v katalogu online služeb:

www.workline.cz/katalog/kategorie/projektove-rizeni.aspx

pracenadalku.cz

Výběr dalších online služeb pro firemní použití

• Vnitrofiremní komunitní síť Yammer (www.yammer.com) - česky

pracenadalku.cz

Výběr dalších online služeb pro firemní použití

• Portály pro freelancery

• Elance (www.elance.com)

• Odesk (www.odesk.com)

• Freelancer (www.freelancer.com) – částečně česky

• Easy Task (www.easytask.cz) – česky

• F6S (www.f6s.com)

pracenadalku.cz

Výběr dalších online služeb pro firemní použití

• CRM – Systémy pro řízení vztahů se zákazníky

• SalesForce (www.salesforce.com)

• ZohoCRM (www.zoho.com/crm)

• SprinxCRM (www.sprinxcrm.cz) - česky

• Mini CRM HighRise (www.highrisehq.com)

pracenadalku.cz

Výběr dalších online služeb pro firemní použití

Online účetnictví – všechny jsou česky

• Oslovte svého dodavatele účetního softwaru jestli nemá online verzi

• PohodaOnline (www.pohodaonline.cz)

• FlexiBee (www.flexibee.eu)

• Fakturoid (www.fakturoid.cz)

• Súčto (www.sucto.cz)

pracenadalku.cz

Výběr dalších online služeb pro firemní použití

• Online marketing

• SmartEmailing (www.smartemailing.cz) - česky

• GetResponse (www.getresponse.com)

• MailChimp (www.mailchimp.com)

pracenadalku.cz

Jak začít pracovat na dálku ve firmě?

• Audit procesů a nákladů organizace

• Vytipování oblastí s největším potenciálem úspor / nefinančních přínosů vyplývajících z podpory práce na dálku

• Komunikace záměrů napříč organizací a vysvětlení důvodů PROČ a dále přínosy pro organizaci i pracovníky

• Nalezení příznivců myšlenky

• Vyhledání vhodného podpůrného softwaru a hardwaru

• Pilotní ověření s příznivci

• Plošné zavádění až po pilotním ověření

• Proškolení zaměstnanců (fyzicky, vzdáleně nebo automaticky pomocí návodů a video školení)

pracenadalku.cz

Bezpečný přechod na práci na dálku

• Audit vnitrofiremních procesů a návrhy úspor a zlepšení

• Zavádění online kanceláře Google Apps a Microsoft Office 365

• Programování webových a databázových aplikací na zakázku

• Vzdělávání na dálku přes e-learning a webináře

• Komunikace na dálku přes videokonference

• Školení a konzultace

www.worklinesluzby.cz

pracenadalku.cz

Začněte se již dnes připravovat na práci na dálku

pracenadalku.cz

KontaktyIng. Michal Martoch

Specialista na podporu práce a vzdělávání

na dálku, konzultant talent managementu

a komunitního bydlení

Tel: 604 372 052

Email: michal.martoch@pracenadalku.cz

Web: www.pracenadalku.cz

pracenadalku.cz

Prostor pro vaše dotazy

pracenadalku.cz