NCDLS_Ứng dụng CNTT tại Khoa Dược - BV Quận 11, Tp HCM

Nhịp cầu Dược lâm sàng

1

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ

CÁC HOẠT ĐỘNG LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG TÁC DƯỢC

TẠI BỆNH VIỆN QUẬN 11, TP. HỒ CHÍ MINH

DSCKII. Đào Duy Kim Ngà

Trưởng Khoa Dược, BV Quận 11

Bắt đầu từ năm 2009, Bệnh viện Quận 11 (BVQ11) đã ứng dụng Công nghệ thông

tin (CNTT) trong quản lý các hoạt động liên quan đến công tác dược được thực

hiện theo nội dung hướng dẫn của các Thông tư Bộ Y tế ban hành như Thông tư

15, 22, 23…và các biểu mẫu của Bảo hiểm xã hội như biểu mẫu 03, 20,

BV01/BHXH (các mẫu quyết toán)… đến nay đã có những hiệu quả nhất định.

Bảng dưới đây tóm tắt một số ứng dụng của phần mềm (PM) đã thực hiện từ năm

2009 đến nay.

Stt Nội dung

1 Danh mục thuốc cho từng chuyên khoa

2 Bác sĩ (BS) kê đơn thuốc theo tên thuốc, tên hoạt chất

3 BS biết trước tiền thanh toán

4 BS xem lịch sử dùng thuốc của bệnh nhân (BN)

5 BS sử dụng lại đơn thuốc trước đó

6 BS xem đơn thuốc của phòng khám trước

7 Cảnh báo BS hai đơn kê tên thuốc trùng nhau

8 Cảnh báo BS hai đơn thuốc kê hoạt chất trùng nhau

9 Bảng nhắc thông tin tương tác thuốc cho BS

10 Kiểm tra và giám định đơn thuốc tại bộ phận cấp phát ngoại trú Bảo hiểm y tế (BHYT)

11 Thống kê thời gian chờ hoàn tất quy trình khám bệnh của BN

12 Quản lý xuất nhập thuốc nội trú

13 Quản lý xuất nhập thuốc nhà thuốc


2

14 Theo dõi hạn sử dụng thuốc

15 Theo dõi giá và số lượng thuốc đã kí hợp đồng

16 Theo dõi thuốc xuất từng ngày và dự trù thuốc

17 Cân đối tồn kho và chốt tồn kho cuối tháng

18 Các biểu mẫu báo cáo

19 Thống kê số lượng xuất theo hoạt chất, tên thuốc

20 Thống kê sử dụng thuốc nội, ngoại

21 Thống kê xuất thuốc theo thặng số bán lẻ

22 Thống kê xuất thuốc bình ổn

23 Tìm kiếm thông tin của BN

Có thể thấy, 23 nội dung trên được thực hiện thông qua PM đã thể hiện rõ việc ứng

dụng sâu rộng của CNTT trong quản lý các hoạt động liên quan đến công tác dược

tại BVQ11. Dưới đây sẽ tiến hành đánh giá ưu nhược điểm của từng nội dung:

1. Danh mục thuốc cho từng chuyên khoa

BVQ11 là bệnh viện đa khoa hạng 3, danh mục thuốc và điều trị rất đa dạng, có

khoảng ba trăm tên thuốc sử dụng chung cho tất cả các khoa nội tổng hợp, khoa

ngoại, khoa sản, khoa nhi, khoa tai mũi họng, khoa răng hàm mặt…Việc sử dụng

danh mục chung nhiều thuốc này gây rất nhiều khó khăn cho BS vì mỗi lần kê đơn

phải mở toàn bộ hơn ba trăm tên thuốc ra để lựa chọn, thêm nữa một số chuyên

khoa như mắt, răng hàm mặt, sản cần rất ít thuốc (vài thuốc). Ứng dụng CNTT,

thực hiện trên PM cho phép hiển thị hai loại danh mục là danh mục chung và danh

mục riêng của từng BS. BS có thể tùy chọn loại danh mục theo yêu cầu của mình

khi sử dụng.

Ví dụ: BS. Nguyễn Văn A của khoa mắt thường kê đơn chỉ sử dụng trong số 6 thuốc

sau: Natri chloride 0.9% 10ml, Neocin 0.5% 5ml, Ofloxacin 200mg tab, Pataday

0.2% 2.5ml, Scanax 500mg, Vigamox Drop 0.5% 5ml thì khi kê đơn chỉ cần chuyển


3

từ danh mục thuốc chung (ba trăm thuốc) sang danh mục thuốc riêng của BS. Nguyễn

Văn A (chỉ có sáu thuốc) để việc kê đơn nhanh hơn.

Hình 1: Danh mục thuốc chung và Danh mục thuốc riêng của một bác sĩ khi kê đơn

Ưu điểm: Việc bổ sung danh mục thuốc riêng cho từng chuyên khoa như trên giúp

cho công tác kê đơn thuốc dễ dàng, thuận lợi và nhanh chóng hơn.

Nhược điểm: Để có danh mục thuốc riêng, từng BS phải chuyển thuốc cần kê đơn

từ danh mục chung sang danh mục riêng của mình. Việc chuyển thuốc này phải

thực hiện thường xuyêntùy theo thông tin cung ứng thuốc của khoa dược. Nếu

thông tin được cập nhật nhanh chóng thì việc này cũng không tốn nhiều thời gian.


4

2. Kê đơn thuốc theo tên thuốc, tên hoạt chất

Hàng năm theo quy định phải thực hiện đấu thầu mua sắm thuốc. Những năm trước

thì mỗi BV tự tổ chức đấu thầu nhưng kể từ năm 2014 đã tổ chức đấu thầu tập

trung tại Trung tâm mua sắm hàng hóa và tài sản công của ngành y tế Thành Phố

Hồ Chí Minh. Chính vì hàng năm đều phải tổ chức đấu thầu mua sắm nên danh

mục thuốc của BV cũng thay đổi theo. Điều này dẫn đên tình trạng BS không cập

nhật hay nhớ rõ tên thuốc mới khiến công tác kê đơn gặp trở ngại. Chính vì thế,

PM đã hiển thị hai lựa chọn như sau:

- Lựa chọn 1: là kê theo tên thuốc trong trường hợp BS nhớ tên thuốc. PM sẽ

hiển thị tên thuốc và hoạt chất kèm theo để BS có thể kiểm tra lại.

Ví dụ: BS chọn tên thuốc là Travinat và tên hoạt chất cefuroxim 250mg sẽ

xuất hiện kèm theo.

Hình 2: Chọn kê đơn thuốc theo tên thuốc


5

- Lựa chọn 2: là BS kê hoạt chất. PM sẽ hiển thị ra tên các thuốc có hoạt chất

đó để BS lựa chọn thuốc cần kê.

Ví dụ: BS chọn hoạt chất cefuroxim 250mg, PM sẽ hiển thị hai thuốc là Travinat

và Cefuroxim 250mg. BS có thể chọn Travinat hoặc Cefuroxim 250mg để kê

đơn.

Hình 3: Kê đơn thuốc theo tên hoạt chất

Ưu điểm: BS không cần nhớ tên thuốc, chỉ cần nhớ tên hoạt chất và thao tác lựa chọn

thuốc hiển thị của PM.

Nhược điểm: Trong một số trường hợp, do có nhiều lựa chọn thuốc nên BS có thể

lúng túng mất thời gian.

3. Bác sĩ biết trước tiền thanh toán

Một trong những trường hợp gây ách tắc ảnh hưởng đến quy trình phát thuốc của

BV đó là BN không đủ tiền thanh toán khi đến khâu cuối cùng là khâu thanh toán.

Trường hợp này BN có thể bỏ không lấy thuốc hoặc phải quay lại phòng khám BS

để xin điều chỉnh lại đơn thuốc để giảm bớt tiền thanh toán. Với áp lực trên 800


6

BN/ngày tại khâu thanh toán phát thuốc và tại phòng khám BS thì việc BN quay

trở lại phải chờ đợi ở cả hai khâu (kê đơn + thanh toán) rất mất thời gian, ảnh

hưởng đến sức khỏe và tinh thần của BN và nhân viên y tế. Cho nên, trên giao diện

PM khám bệnh của BS cho phép hiển thị tổng tiền cần thanh toán (bao gồm thuốc,

cận lâm sàng và công khám). BN sau khi được BS khám và cho thực hiện cận lâm

sàng, nếu cần thì kê đơn thuốc. Và cuối cùng BS sẽ thông báo cho BN biết tổng số

tiền cần thanh toán. Nếu BN không đủ tiền thì BS sẽ cân nhắc tiết giảm thuốc hay

chọn lựa thuốc rẻ tiền hơn.

Ví dụ: Tồng tiền thuốc và cận lâm sàng của BN Phạm Thị Cẩm Hồng sử dụng là

252.751 đồng. BS sẽ báo cho BN số tiền chênh lệch 20% là 50,550 đồng.

Hình 4: PM cho phép hiển thị tổng số tiền thanh toán của BN và 20% chênh lệch

Ưu điểm: Chức năng của PM giúp cải tiến chất lượng phục vụ BN ngày càng tốt

hơn (giảm thiểu tối đa việc đi lại để chỉnh sửa và chờ đợi cho BN), giúp cho bộ

máy hoạt động khám chữa bệnh - phát thuốc của BV không bị đình trệ.


7

Nhược điểm: BS sẽ mất thêm thời gian (nhưng không đáng kể,khoảng 10 giây) chờ

đợi tổng tiền cần thanh toán của BN hiện ra, thời gian nhanh hay chậm tùy thuộc vào

tải trọng của máy chủ.

4. Bác sĩ xem lịch sử dùng thuốc của bệnh nhân

Một trong những khó khăn lớn nhất của BS trong việc khám và kê đơn thuốc đó là

khó biết được lịch sử dùng thuốc của BN. BN có thể báo cho BS biết trước đây

dùng thuốc gì hoặc có thể xem sổ khám bệnh trước đó nhưng thường thì có những

trường hợp BN không lưu đơn thuốc trước đó hoặc mất sổ… BS cần những thông

tin chính xác để kê đơn phù hợp với tình trạng sức khỏe của BN. Giao diện PM

khám bệnh của BS cho phép hiển thị ba đơn thuốc gần nhất mà BN đã được BS kê

đơn bằng PM trước đó.

Hình 4: PM có phép hiện thị 3 đơn thuốc được kê gần đây nhất để BS nắm bắt được

lịch sử dùng thuốc của BN trước khi kê đơn thuốc mới


8

Ưu điểm: Vấn đề này tuy đơn giản nhưng đem lại lợi ích rất lớn vì cung cấp thêm

thông tin lịch sử dùng thuốc của BN nhằm hỗ trợ BS trong việc kê đơn hợp lý.

Nhược điểm: BS sẽ mất thêm thời gian chờ đợi thông tin đơn thuốc hiện ra (khoảng

10 giây), thời gian nhanh hay chậm tùy thuộc vào mức độ xử lý của máy chủ mạnh

hay yếu. PM chỉ cho phép hiện thị 3 đơn thuốc được kê gần đây cho BN. Tuy nhiên,

để có thông tin đầy đủ, chính xác về lịch sử dùng thuốc của BN cần tiến hành phỏng

vấn sâu BN về tuân thủ điều trị của BN theo đơn thuốc đã kê, về các thuốc ngoài.

5. Bác sĩ sử dụng lại đơn thuốc trước đó

Sau khi BS xem lịch sử dùng thuốc của BN, BS có thể bấm nút “sử dụng lại đơn

thuốc này” để giảm thời gian và thao tác chọn thuốc kê đơn mới.

Ưu điểm: Thông thường BS kê đơn mất thời gian khoảng 2 phút để chọn thuốc trên

PM nhưng khi BS bấm nút lựa chọn trên thì chỉ mất khoảng vài chục giây tùy

thuộc thuốc trong đơn nhiều hay ít. Trường hợp thuốc trong đơn thuốc hết lượng

tồn thì sẽ hiện ra bảng nhắc để BS có thể chọn lại tên thuốc khác.

Nhược điểm: Thời gian thông tin đơn thuốc hiện ra nhanh hay chậm tùy thuộc vào

mức độ xử lý của máy chủ mạnh hay yếu.

6. Bác sĩ xem đơn thuốc của phòng khám trước

Trường hợp BN đi khám hai khoa cũng khá phổ biến trong BV. Tại mỗi khoa điều

trị, BN lại được BS kê một đơn thuốc khác nhau. Nhưng vấn đề đặt ra là cả hai BS

ở hai khoa không biết được khoa kia đã những thuốc gì. . Do áp lực bệnh nhân

đông nên BS có thể không xem đơn thuốc của BS khám trước mình đã in và kẹp

trong sổ khám bệnh của BN. Chỉ đến khi bộ phận của khoa dược kiểm tra đơn

thuốc mới phát hiện một số trường hợp cả hai khoa cho thuốc trùng hoạt chất hoặc

cùng nhóm thuốc hoặc cho nhiều thuốc hơn quy định của BV. Do đó, trên giao


9

diện khám bệnh của PM đã bổ sung chức năng cho phép BS khám sau thấy được

đơn thuốc của BS đã khám trước.

Ví dụ: BN. Phan Thị Trừ đã khám ở khoa nội BHYT và sau đó đi khám tiếp ở khoa

thứ hai là khoa ngoại tổng hợp. BS khoa ngoại sẽ nhìn thấy đơn thuốc gồm 5 thuốc

đã cho trước đó của BS khoa nội BHYT.

Hình 6: PM hiển thị đơn thuốc của 2 khoa khám bệnh khác nhau của một BN.

Ưu điểm: Giúp cho việc kê đơn an toàn hơn.

Nhược điểm: Thông tin hiện ra trên giao diện khám bệnh nhiều có thể làm cho BS rối

mắt.

7. Cảnh báo hai đơn cho tên thuốc trùng nhau.

Trong trường hợp BN đi khám hai khoa, BS của phòng khám sau có thể kê tên

thuốc trùng với thuốc trong đơn thuốc của phòng khám thứ nhất. PM có hệ thống

cảnh báo bằng thông báo “Tên thuốc này đã được BS khác chỉ định” cho BS.


10

Ví dụ: BN đã được khám ở khoa ngoại đã cho Amoxicilin 500mg- TW2, sau đó

BN khám tiếp ở khoa nội tổng hợp, BS cho tiếp Amoxicilin 500mg- TW2 thì thuốc

sẽ không thể kê được và hiện ra cảnh báo “Tên thuốc này đã được BS khác chỉ

định! Số lượng: 15”.

Hình 7: Cảnh báo BS khi có sự trùng tên thuốc của 2 đơn thuốc của 2 khoa khám

bệnh khác nhau

Ưu điểm: Bảo đảm kê đơn thuốc của BS được an toàn hơn, tránh sai sót trong kê đơn,

và tiết kiệm hơn.

Nhược điểm: Bảng cảnh báo hiện ra có thể làm mất thời gian của BS. 8. Cảnh báo

hai đơn thuốc kê hoạt chất trùng nhau

Trước đây, hệ thống nhắc trên PM chỉ nhắc hai thuốc cùng tên thuốc, chưa thực

hiện cảnh báo hai thuốc cùng hoạt chất. Nên PM đã bổ sung thêm chức năng cảnh

báo “Cảnh báo hoạt chất trùng” cho BS. Ví dụ: BN đi khám ở khoa ngoại tổng hợp

được BS kê Cefuroxim 500mg, BN lại đi khám tiếp khoa tai mũi họng, BS khoa


11

này lại kê Cefuroxim 250mg thì hai thuốc cùng hoạt chất không thể kê được và

hiện ra “Cảnh báo hoạt chất trùng”.

Hình 8: PM có chức năng cảnh báo BS khi kê đơn thuốc trùng hoạt chất với đơn của

khoa điều trị khác

Ưu điểm: Bảo đảm việc kê đơn của BS an toàn, kinh tế hơn, giảm thiểu sai sót, đồng

thời tiết kiệm thời gian của Khoa Dược trong việc kiểm tra đơn thuốc.

Nhược điểm: Bảng cảnh báo hiện ra có thể làm mất thời gian của BS.

9. Bảng nhắc thông tin tương tác thuốc cho bác sĩ

Hiện tại, PM của BV chưa thực hiện được việc phát hiện và cảnh báo tương tác

thuốc. Khó khăn lớn nhất là do máy chủ phải đủ lớn để tải thông tin, dữ liệu, tìm

kiếm sau đó thực hiện cảnh báo cho BS. Do máy chủ của BV hiện không đủ khả


12

năng tải để thực hiện chức năng này nên PM chỉ tiến hành thực hiện chức năng

nhắc thông tin thuốc để hỗ trợ BS trong công tác kê đơn với các nội dung đơn giản

như cách dùng thuốc và thông tin tương tác thuốc.

Ví dụ: BS cần biết thông tin tương tác của thuốc Captopril 25mg thì bấm nút “Xem

tương tác hoạt chất”, bảng thông tin sẽ hiện ra với nội dung liều lượng và tương tác

thuốc của Captopril.

Hình 9: PM có chức năng nhắc thông tin thuốc để hỗ trợ kê đơn cho BS

Ưu điểm: Đây là cơ sở đảm bảo cho việc kê đơn của BS thêm chính xác, hợp

lý.Nhược điểm: Bảng thông tin thuốc được thiết kế nhỏ vừa đủ trong giao diện kê đơn

nên chỉ có thể điền được một số thông tin quan trọng nhất (từ 3 đến 4 dòng).

10. Kiểm tra và giám định đơn thuốc tại bộ phận cấp phát ngoại trú BHYT

Quy trình khám chữa bệnh ngoại trú BHYT gồm: nhận bệnh, BS khám bệnh, cuối

cùng là khâu BN thanh toán và nhận thuốc. Khâu cuối cùng này thường là khâu bị

ách tắc nhiều nhất trong toàn bộ quy trình. Và đây cũng là khâu cực kì quan trọng


13

vì nó là cánh cửa cuối cùng để kiểm tra việc thực hiện các quy định để điều chỉnh

kịp thời trước khi BN thanh toán nhận thuốc ra về. Tại đây có một nhân viên khoa

dược kiểm tra và giám định đơn thuốc . Việc thực hiện nhiệm vụ này hết sức áp lực

vì nhân viên này vừa giám định đơn thuốc, vừa phải giao đơn thuốc cho kế toán in

mẫu thanh toán (mẫu quyết toán với Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh), vừa

giao đơn thuốc cho bộ phận khoa dược chuẩn bị thuốc. Nếu nhân viên khoa dược

phát hiện đơn thuốc không đúng quy định, nhân viên này sẽ phải trực tiếp đi qua

phòng khám BS để điều chỉnh gây ách tắc ngay tại bộ phận thanh toán phát thuốc.

Chính vì vậy, PM đã bổ sung một số chức năng cho phép giảm bớt áp lực tại vị trí

này như: (1) cho biết tổng số đơn thuốc được phát trên PM để so sánh đối chiếu

với số đơn thuốc phát trên thực tế nhằm phát hiện và xử lý kịp thời những trường

hợp mất đơn thuốc nhưng thuốc đã phát và trừ kho, (2) cho biết còn lại bao nhiêu

BN chưa đến lãnh thuốc để dự đoán được thời gian và sự phân công nhân sự của

Khoa Dược. Trường hợp BN đã thanh toán nhưng phát hiện sai sót cần phải điều

chỉnh thì nhân viên giám định đơn thuốc phải gỡ dấu cho phép, khi đó kế toán mới

xóa được phiếu thanh toán và BS mới điều chỉnh đơn thuốc được.


14

Hình 10-1: Chức năng kiểm tra và thẩm định đơn thuốc ở bộ phận cấp phát thuốc

ngoại trú BHYT

Ngoài ra có trường hợp BN không chờ đợi được nên yêu cầu không lãnh thuốc và

cần thanh toán ngay, nhân viên giám định đơn thuốc sẽ chọn tên BN và chọn mục

BN không lãnh thuốc. Kế toán in ra phiếu thanh toán không kèm tiền thuốc để BN

thanh toán.


15

Hình 10-2: PM cho phép in ra phiếu thanh toán trong trường hợp BN chọn không

lãnh thuốc

Ưu điểm: Đây là cơ sở đảm bảo cho việc kê đơn của BS thêm chính xác và có sự

giám định lại đơn thuốc bởi nhân viên khoa dược trước khi phát thuốc cho BN.

Nhược điểm: Khi cần điều chỉnh sai sót thì sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ khâu thanh

toán phát thuốc. Tuy nhiên, cần ràng buộc như thế để hạn chế được việc tự ý xóa

dữ liệu thuốc và dữ liệu thanh toán sẽ không bị lệch số liệu tiền của kế toán và

lượng tồn thuốc của khoa dược.

11.Thống kê thời gian chờ hoàn tất quy trình khám bệnh và nhận thuốc của

BN

Cơ sở để cải tiến chất lượng BV theo thông tư 19 của BYT đó là xây dựng quy

trình khám chữa bệnh hợp lý và phải giảm thời gian chờ của BN. Từ nhiều năm

qua, khoa dược đã tiến hành khảo sát thời gian chờ của BN bằng cách đi theo BN

để tính thời gian. Dựa vào cơ sở này để cải tiến rất nhiều quy trình đặc biệt là cải

tiến quy trình chờ đợi ở khâu thanh toán và nhận thuốc để giảm thời gian chờ đợi


16

của BN. Sau nhiều năm thực hiện, nhận thấy việc này rất mất thời gian của nhân

viên khoa dược vì mỗi ngày chỉ có thể đi theo khoảng hai đến ba BN. Khoa dược

đề nghị tiến hành thực hiện tính toàn trên PM. Thời gian chờ đươc tính từ thời

điểm BN được được chẩn đoán bệnh (giờ nhận bệnh) đến thời điểm BN thanh

toán nhận thuốc cuối cùng. So sánh hai phương pháp (trên phần mềm và đi thực tế)

cho kết quả tính toán về thời gian chờ đợi tương tự nhau.

Ví dụ: Trong ngày 22/4/2014 có tổng cộng 781 BN khám bệnh lãnh thuốc, thời

gian chờ đợi hoàn tất quy trình của tất cả BN là từ 4 phút tới 172 phút.

Hình 11: PM hiện thị thời gian chờ của BN

Ưu điểm: đây là cơ sở để cải tiến chất lượng BV theo Thông tư 19 của BYT về

giám sát thường xuyên sự hợp lý của quy trình khám chữa bệnh và thời gian chờ

đợi của BN.

Nhược điểm: Thời gian hiện ra bảng thống kê nhanh hay chậm tùy thuộc vào mức độ

xử lý của máy chủ mạnh hay yếu.


17

12. Quản lý xuất nhập thuốc nội trú

Khoa dược thực hiện quản lý xuất nhập thuốc, hóa chất, vật tư tiêu hao nội trú qua

PM. Trong khi các khoa chọn và điền đầy đủ thông tin BN và y lệnh của BS trên

PM, in ra để trình ký phiếu lĩnh tổng hợp thì tất cả dữ liệu này đã tự động chuyển

xuống khoa dược. Tại Kho nội trú, thủ kho nội trú sẽ soạn thuốc, hóa chất, vật tư

tiêu hao và xuất kho ngay mà không cần phải đợi phiếu lĩnh tổng hợp đã ký. Thủ

kho nội trú sẽ khóa phiếu không cho chỉnh sửa dữ liệu để làm cơ sở tính tiền bệnh

nhân.

Còn nhập hàng nội trú từ kho chẵn hoặc các kho nội bộ khác thì chỉ cần thao tác

chuyển kho trên PM. Cụ thể, khi có chỉnh sửa, các khoa sẽ báo với thủ kho nội trú

để thủ kho tìm theo tên BN, đánh dấu vào những thuốc trả ở cột xác nhận trả. Sau

đó thủ kho sẽ in ra phiếu trả hàng để trưởng khoa dược, người trả, trưởng khoa

phòng, trưởng phòng tài chính – kế toán ký tên vào phiếu này.

Ví dụ: Ngày 5/8/2014 khoa nội lập hai phiếu lãnh 1511 và 1512 thìbộ phận kho nội

trú sẽ thấy ngay hai phiếu này trên PM.Thủ kho sau khi soạn hàng hóa sẽ khóa

phiếu lại và đánh dấu vào các ô trên phiếu đã lãnh để các khoa lưu bệnh có cơ sở

tính tiền cho BN.


18

Hình 12: PM với chức năng quản lý xuất nhập thuốc nội trú

Ưu điểm: Quản lý hiệu quả, nhanh chóng xuất nhập tồn của kho nội trú.

Nhược điểm: Thời gian thao tác xuất nhập nhanh hay chậm tùy thuộc mức độ xử lý

của máy chủ mạnh hay yếu.

13. Quản lý xuất nhập thuốc nhà thuốc

PM quản lý xuất nhập thuốc, hóa chất, vật tư tiêu hao nhà thuốc kết nối cùng hệ

thống quản lý PM của cả BV. Tại nhà thuốc, khi bệnh nhân đến mua thuốc thì đơn

thuốc đã chuyển thẳng xuống nhà thuốc trên phần mềm, chỉ cần gõ mã số sẽ hiện

đầy đủ tên thuốc thông tin BN và đơn thuốc.

Ví dụ: Trong ngày 5/8/2014 nhà thuốc đã xuất bán cho 141 BN.


19

Hình 13: PM với chức năng quản lý xuất nhập thuốc nhà thuốc

Ưu điểm: Quản lý hiệu quả xuất nhập tồn của nhà thuốc

Nhược điểm: Thời gian thao tác xuất nhập nhanh hay chậm tùy thuộc vào mức độ xử

lý của máy chủ mạnh hay yếu.

14. Theo dõi hạn sử dụng của thuốc

Công việc hàng ngày của các thủ kho và cung tiêu dược đó là theo dõi hạn sử dụng

của thuốc. Để công việc này được thực hiện mỗi ngày, bảng cảnh báo hạn sử dụng

thuốc sẽ tự động hiển thị lên sau khi các thủ kho đăng nhập. Các thủ kho có thể cài

đặt cảnh báo hạn dùng trước một năm hoặc sáu tháng tùy theo từng loại thuốc

cũng như mức độ sử dụng thuốc đó trên lâm sàng.

Ví dụ: Ngày 22/5/2014 PM thông báo cso 11 thuốc sắp hết hạn sử dụng tại kho

cấp phát ngoại viện.


20

Hình 14: Chức năng cẩn báo thuốc gần hết hạn của PM

Ưu điểm: Thực hiện công tác theo dõi hạn sử dụng của thuốc này có ý nghĩa rất lớn

là tiết kiệm chi phí cho đơn vị, hạn chế việc hủy thuốc gây lãng phí. Khi theo dõi

thường xuyên, Kho Dược có thể điều chuyển những thuốc khoa nào ít sử dụng

sang khoa sử dụng nhiều, kho nào sử dụng thường xuyên sẽ nhận những thuốc của

kho ít sử dụng có hạn sử dụng cận. Đa số thuốc được cài đặt hệ thống nhắc hạn sử

dụng từ 6 tháng trở lên để kịp thời xử lý như điều chuyển thuốc giữa các khoa hay

giữa các kho, gửi thông tin nhắc BS lưu ý sử dụng, đổi thuốc có hạn sử dụng xa

với công ty, trả thuốc lại cho công ty…

Nhược điểm: Thời gian hiện ra bảng cảnh báo những thuốc hết hạn sử dụng nhanh

hay chậm tùy thuộc vào mức độ xử lý của máy chủ mạnh hay yếu.

15. Theo dõi giá và số lượng thuốc đã ký hợp đồng.

Hàng năm, sau khi BV đấu thầu mua sắm thuốc sẽ có một danh mục thuốc sử dụng

tại BV với đầy đủ thông tin giá thuốc, số lượng để ký hợp đồng với các công ty

dược. Sau đó, công ty dược giao thuốc và hóa đơn cho bộ phận kiểm nhập thuốc


21

của BV để bảo đảm đúng giá và đủ số lượng thuốc. Tiếp theo, bộ phận cung tiêu

dược sẽ nhập chi tiết hóa đơn vào PM. Tuy nhiên, trong thực tế có thể xảy ra một

số sai sót như nhập vào PM giá không đúng như trong hóa đơn mua và tiến hành

cấp phát thuốc cho BN với giá sai mà không biết. Khi cơ quan bảo hiểm phát hiện

ra giá sai sẽ không thanh toán chi phí chênh lệch nếu giá thuốc cao hơn giá đã được

duyệt. Các trường hợp khác cũng không được BHYT thanh toán như mua số

lượng cao hơn số lượng đã được duyệt, hóa đơn xuất bán thuốc của công ty sau

ngày kết thúc hợp đồng. Để giải quyết những khó khăn vướng mắc về mặt kỹ thuật

trên, mỗi năm khoa dược sẽ cài đặt mặc định vào PM giao diện nhập hàng về giá

thuốc, số lượng được duyệt, số lượng thuốc còn lại có thể mua tiếp. Trong các đợt

mua thuốc, nếu số lượng thuốc còn lại có thể mua tiếp bằng không thì PM sẽ

không cho nhập tiếp mà xuất hiện bảng cảnh báo “Quá số lượng đặt hàng”. Và đặc

biệt PM chỉ cho nhập nếu giá thuốc đúng, nếu giá thuốc không đúng với giá cài đặt

sẵn sẽ không cho nhập tiếp mà xuất hiện bảng cảnh báo “Đơn giá VAT lớn hơn giá

áp thầu”. Tương tự, nếu ngày xuất hóa đơn sau ngày kết thúc hợp đồng thì PM

cũng không cho nhập.

Hình 15: PM có chức năng theo dõi giá và số lượng thuốc đã ký hợp đồng


22

Ưu điểm: Các yêu cầu kỹ thuật này được thực hiện đã giảm xuất toán tiền thuốc

của BV, tiết kiệm thời gian, giảm thao tác thủ công dò giá, dò số lượng trên giấy

của nhân viên.

Nhược điểm: Để thực hiện được việc quản lý như trên phải mất thời gian thực hiện

nhập các dữ liệu thuốc từ danh mục ban đầu vào PM hàng năm khi có sự thay đổi

danh mục thuốc.

16. Theo dõi thuốc xuất từng ngày của tháng và dự trù thuốc

Hàng ngày, cung tiêu dược phải dành ra năm phút để theo dõi việc xuất thuốc tại

các kho xem lượng xuất theo ngày có đột biến tăng hay để điều tiết chuyển hàng

hóa giữa các kho và có kế hoạch dự trù hàng. Thông thường, khoa dược lên kế

hoạch dự trù thuốc mỗi tháng một lần để đảm bảo trong kho luôn có lượng xuất

một tháng và số lượng cơ số trữ một tháng. Giao diện dự trù thuốc hiển thị đầy đủ

các dữ liệu cần thiết cho công tác dự trù như số lượng xuất trong tháng tính từ đầu

tháng tới thời điểm hiện tại, số lượng xuất của tháng trước, số lượng tồn củacác

kho, số lượng thuốc được duyệt còn lại… để lên kế hoạch số lượng thuốc cần dự

trù và in ra bảng trình ký theo quy định.


23

Hình 16: PM cho phép theo dõi số lượng xuất thuốc hàng ngày của các kho và lên kế

hoạch dự trù thuốc

Ưu điểm: Công tác kiểm tra hàng hóa và kế hoạch dự trù mục thuốc được thực hiện

hết sức nhẹ nhàng, đơn giản, nhanh chóng, tiết kiệm nhân lực và thời gian.

Nhược điểm: Thời gian hiện ra bảng theo dõi thuốc xuất từng ngày của tháng và dự

trù thuốc nhanh hay chậm tùy thuộc vào mức độ xử lý của máy chủ mạnh hay yếu.

17. Cân đối tồn kho và chốt tồn kho

Khoa dược thường kiểm kê vào cuối tháng theo từng kho. Hiện có 6 kho gồm: kho

chẵn, kho lẻ nội viện, kho thuốc gây nghiện- hướng tâm thần, kho cấp phát thuốc

tân dược ngoại trú BHYT, kho cấp phát dược liệu ngoại trú BHYT, kho nhà thuốc.

Công tác kiểm kê được thực hiện hết sức nghiêm ngặt theo đúng quy định của

Thông tư 22/2011/BYT của BYT bao gồm thành phần kiểm kê, biên bản kiểm kê,

cách thức kiểm kê đếm đúng số lượng thuốc…Sau kiểm kê, thường thì kho chẵn,

kho lẻ nội viện, kho thuốc gây nghiện- hướng tâm thần không bị lệch số lượng. Chỉ

có kho cấp phát thuốc tân dược ngoại trú BHYT, kho cấp phát dược liệu ngoại trú


24

BHYT, kho nhà thuốc là thường xuyên chênh lệch thừa thiếu do cấp phát và bán

thuốc với số lượng lớn.Các kho bị thừa thiếu thuốc ghi đúng số lượng chênh lệch,

ký biên bản trình Trưởng khoa dược để duyệt. Sau đó bộ phận thống kê dược vào

giao diện cân đối trên PM xuất thuốc ra nếu thiếu hay nhập thuốc vào nếu thừa, và

in ra phiếu giá trị thừa thiếu đưa các kho xác nhận và trình Trưởng khoa dược, kế

toán trưởng và Giám Đốc ký phê duyệt. Cân đối tồn kho trên PM xong, bộ phận

thống kê dược sẽ in ra báo cáo của các kho và chốt tồn kho.

Hình 17-1: Cân đối tồn kho


25

Hình 17: Chốt tồn kho

Ưu điểm: Việc chốt số liệu tồn kho có ý nghĩa rất lớn về mặt quản lý để bảo đảm

không thể làm thay đổi số liệu của khoa dược sau khi đã được chốt tồn kho. Khi có

sự thay đổi cần chỉnh sửa, bộ phận thống kê phải xin ý kiến của Trưởng khoa dược,

trình Giám đốc thì tổ CNTT mới mở chốt tồn kho cho nhân viên thống kê dược.

Thường lý do để phải chỉnh sửa lại là do khoa lưu bệnh trả lại thuốc do BS thay đổi

y lệnh, BN trả lại thuốc…

Nhược điểm: Việc đóng và mở chốt tồn kho rất quan trọng phải thông qua ý kiến của

lãnh đạo cho phép thì mới mở chốt tồn kho, như vậy phải thông qua rất nhiều giai

đoạn.

18. Các biểu mẫu báo cáo

Trước năm 2009, BV chưa có PM quản lý khám chữa bệnh nội ngoại trú, khoa

dược thực hiện xuất nhập thuốc qua thẻ kho theo phương pháp thủ công trên giấy

và Excel. Với số lượng 800 BN mỗi ngày, việc kiểm tra và quản lý về dược đòi hỏi


26

nhiều thời gian và nhân lực đặc biệt là phải thực hiện hệ thống báo cáo theo tháng,

quý, năm rất khó khăn và phức tạp. Từ tháng 6 năm 2009 khoa dược đã tiến hành

thực hiện xuất nhập thuốc trên PM, kết nối hệ thống nhận bệnh, khám bệnh, thanh

toán và cấp phát thuốc nội ngoại trú với nhau nên việc lấy dữ liệu để kiểm kê, báo

cáo theo tháng, quý, năm rất dễ dàng, nhanh chóng. Ngày 16 tháng 6 năm 2011

BYT ban hành thông tư 22 làm cơ sở để thực hiện các biểu mẫu và báo cáo như thẻ

kho, báo cáo sử dụng thuốc, báo cáo sử dụng kháng sinh, báo cáo sử dụng hoạt

chất, biên bản kiểm nhập, biên bản kiểm kê thuốc, biên bản kiểm kê hóa chất, biên

bản thanh lý thuốc… Khoa dược đã tiến hành đưa vào PM các biểu mẫu trên, yêu

cầu truy xuất dữ liệu theo đúng mẫu quy định và áp dụng cho từng kho dược như

kho chẵn, kho lẻ ngoại viện, kho lẻ cấp phát ngoại trú BHYT, kho nhà thuốc.

Hình 18-1: Xuất biểu mẫu "Báo cáo sử dụng thuốc"


27

Hình 18-2: Xuất biểu mẫu "Báo cáo thuốc kháng sinh"

Hình 18-3: Xuất biểu mẫu "Biên bản kiểm nhập thuốc, hóa chất, vật tư y tế tiêu

hao"


28

Ngoài ra, KD còn đưa vào PM hầu hết các báo cáo của Bảo hiểm xã hội như biểu

mẫu 20/BHYT/TT31/2012, 21/BHYT/TT31/2012 ( mẫu báo cáo quyết toán) …của

thuốc tân dược, dược liệu, thành phẩm đông y, vật tư tiêu hao.

Hình 18-4: Xuất biểu mẫu "Thống kê tổng hợp thuốc tân dược"

Ưu điểm: Hệ thống báo cáo của khoa dược hàng năm, hàng quý, hàng tháng,

thường quy và đột xuất hàng trăm báo cáo một năm đòi hỏi sự chính xác cao nhất

thì việc ứng dụng CNTT vào công tác dược là tất yếu và cần phải thực hiện để tiết

kiệm thời gian, nhân lực cũng là cách tiết kiệm chi phí, đóng góp vào kế hoạch cải

tiến chất lượng BV.

Nhược điểm: Thời gian hiện ra các báo cáo nhanh hay chậm tùy thuộc vào mức độ xử

lý của máy chủ mạnh hay yếu và yêu cầu chiết xuất dữ liệu thông tin của mẫu báo

cáo.


29

19. Thống kê số lượng xuất theo hoạt chất, tên thuốc

Hằng năm, khoa dược thường dự trù số lượng của thuốc theo tên hoạt chất trong

năm để làm cơ sở sử dụng thuốc cho năm sau. Công tác này nếu thực hiện bằng thủ

công trên excel đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Khoa dược đã yêu cầu truy

xuất dữ liệu xuất theo mẫu chỉ cần in ra là có số liệu để điền vào mẫu dự trù trình

kí gửi Sở y tế thành phố Hồ Chí Minh phê duyệt hoặc hỗ trợ cho một số báo cáo có

liên quan.

Hình 19-1: Thống kê số lượng xuất theo hoạt chất


30

Hình 19-2: Thống kê số lượng xuất theo hoạt chất - tên thuốc

Hiện nay, công tác mua sắm đã được Trung tâm mua sắm hàng hóa và tài sản công

của ngành y tế thành phố Hồ Chí Minh thực hiện đấu thầu tập trung. Do Thành phố

Hồ Chí Minh là thành phố lớn, việc kế hoạch mua sắm rất phức tạp nên Trung tâm

thường xuyên gửi các biểu mẫu báo cáo dự trù theo tháng, theo năm, theo hoạt

chất, theo tên thuốc… yêu cầu phải làm và nộp trong thời gian rất ngắn trong khi

danh mục khoảng hàng trăm hoạt chất nên cần phải ứng dụng CNTT mới đáp ứng

được cho công tác mua sắm thuốc hiện nay.

Ưu điểm: Nhờ đã thực hiện được trên PM bảng thống kê số lượng xuất theo hoạt

chất nên khoa dược cũng đã thực hiện rất nhanh chóng và kịp thời hạn quy định.

Ngoài ra, đây cũng là cơ sở truy xuất dữ liệu danh mục thuốc để dựa vào đây Hội

đồng thuốc và điều trị sẽ xây dựng được phác đồ điều trị phù hợp tại BV.




31

20. Thống kê sử dụng thuốc nội, ngoại nhập

Tiếp theo nội dung kế hoạch mua sắm thuốc của Trung tâm mua sắm hàng hóa và

tài sản công của ngành y tế thành phố Hồ Chí Minh, theo Thông Tư 01/2013/BYT

thuốc được phân chia theo nhiều gói PIC, gói GMP- WHO, gói tương đương sinh

học, gói thuốc khác và gói thuốc. Để kịp thời báo cáo kế hoạch dự trù, khoa dược

sử dụng bảng thống kê sử dụng thuốc nội để lấy số lượng hoạt chất sử dụng trong

một năm làm cơ sở điền số lượng vào gói GMP- WHO, gói tương tương sinh

học.Còn gói PIC và gói thuốc thì sử dụng bảng thống kê sử dụng thuốc ngoại để

kịp tiến độ báo cáo.Những năm trước, khoa dược áp dụng bảng thống kê này để

làm báo cáo tình hình sử dụng thuốc trong nước cho Sở y tế và báo cáo trình

HĐT& ĐT hàng quý, hàng năm để có kế hoạch gia tăng dùng thuốc trong nước.

Hình 20: Thống kê thuốc đã sử dụng

Ưu điểm: Nhờ đã thực hiện được trên PM bảng thống kê sử dụng thuốc nội ngoại

nhập nên khoa dược cũng đã thực hiện rất nhanh chóng và kịp thời hạn quy định.

Ngoài ra, đây cũng là cơ sở truy xuất dữ liệu để dựa vào đây HĐT & ĐT sẽ có lộ

trình sử dụng thuốc trong nước phù hợp tại BV.


32



21. Thống kê xuất thuốc theo thặng số bán lẻ

Theo hướng dẫn của Thông tư 15/2011/BYT quy định về thặng số bán lẻ tại nhà

thuốc BV, ngay từ khâu nhập hàng PM đã cài đặt sẵn công thức để giá thuốc nhập

vào sẽ có tương ứng thặng số bán lẻ theo đúng quy định. Các đoàn kiểm tra hàng

quý, hàng năm thường xuyên kiểm tra nội dung tuân thủ thặng số bán lẻ này như

so giá thuốc trên hộp thuốc với giá trên PM, giá bán ra có thặng số bán lẻ có đúng

quy định của BYT. Do các đoàn kiểm tra thường xuyên nên Khoa dược đã thực

hiện bảng thống kê xuất thuốc theo thặng số bán lẻ để làm cơ sở cho các đoàn kiểm

tra cũng như để bộ phận nhà thuốc dễ dàng kiểm tra nhanh chóng.

Hình 21: Thống kê xuất thuốc theo thặng số bán lẻ

Ưu điểm: Đây là bảng thống kê nhỏ nhưng cũng tạo tiền đề cho công tác quản lý về

dược ngày càng chặt chẽ hơn.


33



22. Thống kê xuất thuốc bình ổn

Chương trình bán thuốc bình ổn tại BV được thực hiện từ nhiều năm nay, chương

trình này có ý nghĩa rất lớn từ Bộ Y tế. Đây là công việc thường ngày tại nhà thuốc

BV trong đó cần nhập giá bán ra của thuốc bình ổn đúng với bảng giá chương

trình.Tuy nhiên, khi nhập có 3 trường hợp xảy ra: (1) thuốc có giá nhập bằng giá

trong chương trình: trường hợp này thì nhà thuốc không có lời; (2) thuốc sau khi

nhập thì giá bán ra có thặng số bán lẻ thấp hơn quy định của BYT: trường hợp này

thì nhà thuốc lời ít; (3) thuốc sau khi nhập vào có giá bán thấp hơn giá trong bảng

giá chương trình: trường hợp này thì nhà thuốc sẽ vi phạm quy định thặng số bán lẻ

nên nhà thuốc lựa chọn giá bán có giá bằng với giá có tính thặng số bán lẻ. Ngoài

ra, hàng tháng nhà thuốc phải báo cáo công tác thực hiện bán thuốc bình ổn cho Sở

y tế, Ủy ban nhân dân quận 11. Việc sử dụng PM trong công tác nhằm bảo đảm

không bị sai giá bán, sai thặng số bán lẻ theo qui định. PM cho phép chỉ bằng thao

tác chọn thời gian lấy dữ liệu là có thể xuất được bảng số liệu báo cáo chi phí bán,

số lượng theo đơn vị tính đã bán được của thuốc bình ổn trong thời gian vài giây.


34

Hình 22: Thống kê xuất thuốc bình ổn

Ưu điểm: Đây là bảng thống kê nhỏ nhưng cũng tạo tiền đề cho công tác quản lý về

dược ngày càng chặt chẽ hơn.



23. Tìm kiếm thông tin dùng thuốc trong bệnh viện

Trong quá trình khám và điều trị tại BV, có thể xảy ra trường hợp BN có những

thắc mắc hay khiếu nại qua đường dây nóng, trong đó có nhiều nội dung thắc mắc

về đơn thuốc, về thuốc… Để giải đáp, khoa dược cần tìm hiểu nội dung thắc mắc,

sau đó tiến hành dùng chức năng tìm kiếm thông tin dùng thuốc của BN bởi PM để

xác minh thông tin trong quá trình khám và điều trị như xem lịch sử dùng thuốc

theo thời gian cần tìm hiểu, BS nào đã từng khám, đã từng dùng thuốc gì…để giải

đáp các khiếu nại của BN.

Ví dụ: BN Quảng Thị Ngôn khiếu nại về toa thuốc ngày 3/1/2014 thì cần truy cập

PM vào giao diện "tìm kiếm thông tin", gõ ngày 3/1/2014, nhập mã BN sau đó

nhấn nút tìm kiếm, tiếp theo bấm nút lệnh thì toa thuốc sẽ hiện ra, có đầy đủ thông

tin thuốc được kê, BS khám. Cũng có thể xem lịch sử khám bệnh của BN trên giao

diện tìm kiếm thông tin bằng cách gõ khoảng thời gian và mã BN.

Hình minh họa


35

Hình 23: Chức năng tìm kiếm thông tin

Ưu điểm: Nhờ giao diện tìm kiếm trên, khoa dược đã giải quyết kịp thời các thắc

mắc của người bệnh, tạo lòng tin của BN đối với BV, thêm an tâm mỗi khi đến

BV.

Nhược điểm: Thời gian hiện ra bảng thông tin dùng thuốc của BN nhanh hay chậm

tùy thuộc mức độ xử lý của máy chủ mạnh hay yếu.

Documents

NCDLS_Ứng dụng CNTT tại Khoa Dược - BV Quận 11, Tp HCM