Nota Taklimat Proses Submodul Pengurusan Cuti

BAHAGIAN PENGURUSAN MAKLUMATJABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

1ANJURAN :BAHAGIAN PENGURUSAN MAKLUMAT

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM


2

Menyeragamkan proses pengurusan cuti di sektor awam Membolehkan pengguna mengendalikan semua jenis cuti secara ‘on-line’Proses permohonan cuti lebih mudah, cepat dan sistematikProses penyelenggaraan dan pemantauan urusan cuti lebih berkesan dan efektif

OBJEKTIF


3

39 JENISCUTI

CUTIKERANA

PERKHIDMATAN

CUTIKERANA

PERUBATAN

CUTITANPAREKOD

CUTI-CUTI LAIN

KEBENARAN TIDAK HADIR BEKERJA ATAS SEBAB KECEMASAN AM

KATEGORI CUTI

CUTI TERBAHAGI KEPADA 5 KATEGORI CUTI IAITU:


4

CONTOH JENIS-JENIS CUTI MENGIKUT KATEGORI CUTI IAITU:

Cuti Rehat

Cuti Separuh Gaji

Cuti Tanpa Gaji

Cuti Rehat Khas – Guru

Cuti Penggal

Cuti Sakit

Cuti Bersalin

Cuti Kecederaan

Cuti Barah

Cuti Kerantina

Dll

JENIS CUTI

CUTIKERANA

PERKHIDMATAN

CUTIKERANA

PERUBATAN


5

Cuti Gantian

Cuti Menghadiri Latihan

Cuti Isteri Bersalin

Cuti Masuk Peperiksaan

Cuti Kursus Intensif

Dll

Cuti Haji

Cuti Berkursus/Belajar

Cuti Menjaga Anak

Cuti Sabbatical

Dll

CUTITANPAREKOD

CUTI-CUTI LAIN

KEBENARAN TIDAK HADIR BEKERJA ATAS SEBAB KECEMASAN AM

JENIS CUTI

CONTOH JENIS-JENIS CUTI MENGIKUT KATEGORI CUTI IAITU:


6

PERANAN-PERANAN DALAM

SUBMODUL PENGURUSAN CUTI

PERANAN


7

CENTRAL LEAVE ADMINISTRATOR

PENYOKONG CUTI

PELULUS CUTI 2PELULUS CUTI 1

LEAVE VIEWER

PEMOHON CUTI

AktivitiPermohonanCuti

AktivitiPenyelenggaraanCuti

KEDUDUKAN PERANAN

AGENCY LEAVE ADMINISTRATOR

SECURITY ADMINISTRATOR

WORKFLOW ADMINISTRATOR

(LEAVE)

SYSTEM ADMINISTRATOR

(LEAVE)

LEAVE ADMINITRATOR

HISTORICAL DATA ADMINISTRATOR

(LEAVE)

Pentadbir IT

Pengurus Cuti


8

CAPAIAN PERANAN

PEMOHON CUTI/PEMILIK KOMPETENSI (CO)

Seseorang pengguna hanya boleh mencapai sesuatu tahap dan jenis modul aplikasi HRMIS berdasarkan peranan yang telah ditentukan kepadanya sahaja.

PENYOKONG/PENGESAH CUTI (LEAVE VERIFIER)

Cadangan Peranan: Semua pegawai yang ditugaskan

sebagai Penyokong Cuti

Cadangan Peranan: Default: semua pegawai

adalah pemohon cuti


9

PELULUS CUTI (LEAVE APPROVER)

PELULUS CUTI KE 2 (SECOND LEAVE APPROVER)

MAKLUMAN PENTING: PELULUS CUTI KE-2 - MELULUSKAN CUTI YANG DIPOHON OLEH PEMILIK KOMPETENSI YANG MANA MEMERLUKAN KELULUSAN KUASA TERTENTU BAGI JENIS DAN BILANGAN HARI CUTI-CUTI TERTENTU SEPERTIMANA YANG TERDAPAT DALAM PERINTAH AM BAB C

Menu bagi Pelulus Cuti Ke-2 sama dengan Pelulus Cuti, cuma perbezaannya dari segi STATUS KELULUSAN = DILULUSKAN OLEH SUK/KPPA

Cadangan Peranan: Ketua Perkhidmatan/

Kuasa-kuasa Tertentu Yang Boleh Meluluskan Cuti-cuti Tertentu.

(cth: KPPA/KSN/KSU/SUK)

Cadangan Peranan: Semua pegawai yang ditugaskan

sebagai Pelulus Cuti

CAPAIAN PERANAN


10

PENTADBIR SISTEM (CUTI)/SYSTEM ADMINISTRATOR (LEAVE)

Cadangan Peranan: BPM,JPA

CAPAIAN PERANAN

PENTADBIR CUTI PUSAT (CENTRAL LEAVE ADMINISTRATOR)

Cadangan Peranan: B.SARAAN,JPA

PENTING!PERANAN INI HANYA

DIBERIKAN/ DIPEGANG OLEH

JPA SAHAJA


11

PENTADBIR CUTI AGENSI (AGENCY LEAVE ADMINISTRATOR)

Cadangan Peranan: Agensi: Pegawai yang mentadbir

cuti diperingkat Kementerian/Jabatan

CAPAIAN PERANAN

PENTADBIR CUTI (LEAVE ADMINISTRATOR)

Cadangan Peranan: Agensi: Pegawai yang

mentadbir cuti diperingkat Bahagian/Cawangan/

Seksyen/Unit/Pasukan


12

PEMANTAU CUTI ( LEAVE VIEWER) Cadangan Peranan:

Agensi: Pegawai yang mentadbir cuti diperingkat

Bahagian/Cawangan/Seksyen/Unit/Pasukan

CAPAIAN PERANAN

PENTADBIR SEJARAH (CUTI)/ (HISTORICAL DATA ADMINISTRATOR (LEAVE)

Cadangan Peranan: Agensi:

Pegawai yang mentadbir cuti diperingkat Bahagian/Cawangan/

Seksyen/Unit/Pasukan


13

Cadangan Peranan: Agensi: Pentadbir IT peringkat

Bahagian/Cawangan/Seksyen/Unit/Pasukan

PENTADBIR ALIRAN KERJA (CUTI)/ (WORKFLOW ADMINISTRATOR (LEAVE)

CAPAIAN PERANAN

Penghantar Penerima

Laluan Penghantaran (Route)


14

PENTADBIR ALIRAN KERJA (CUTI)/ (WORKFLOW ADMINISTRATOR (LEAVE)

Penghantar Penerima

Laluan Penghantaran (Route)

Memasukkan aliran kerja atau workflow (WF) yang telah ditetapkan oleh PSM ke dalam sistem HRMIS iaitu:

Dari pemohon cuti kepada penyokong cuti Dari penyokong cuti kepada pelulus cuti 1Dari pelulus cuti 1 kepada pelulus cuti 2 (SEKIRANYA PERLU SAHAJA)

MAKSUD PERANAN


15

MOHON

GCR &

BAWA KE

HADAPAN

PINDA/

BATAL

CUTI

TAMAT

LULUS

BAKI

CUTI

SEMUA PERANAN PADA SETIAP PERINGKATPENYEMAKAN

PROSES PERMOHONAN CUTI SECARA GENERIK

LULUS

CUTI

SOKONG

CUTI

MOHON

CUTIMULA


16

LANGKAH-LANGKAH AWAL

MELAKSANAKANSUBMODUL

PENGURUSAN CUTI

LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN


17

LENGKAPKAN

MAKLUMAT

ASAS

OVERVIEW LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN

LENGKAPKAN

TEMPLET

PERANAN

LENGKAPKAN

TEMPLET

WF

ALIH

MAKLUMAT

SISPEN

KEMASKINI

BAKI CUTI

CO

JANA

KELAYAKAN

CUTI CO

OPERASI

MOHON

CUTI

PANTAU PELAKSANAAN

E N V I R O N M E N T

SETKAN

PERANAN

DALAM SISTEM

SETKAN WF

DALAM

SISTEM

TINDAKAN

BPM

MAKLUMBALAS


18

Lengkapkan Modul Data Perjawatan, Modul Pengurusan Rekod Peribadi dan Profil Perkhidmatan bagi semua Pemilik Kompetensi( sila rujuk Lampiran 1) L1-CUTI

Lengkapkan Templet Profil Pengguna (CUTI-PP01/2005) bagi penetapan peranan Pemilik Kompetensi(sila rujuk Lampiran 2A L2A-CUTI

TINDAKAN SEBELUM PELAKSANAAN

PSM

PSM

AKTIVITI T/JAWAB

1.

2.

3.Masukkan peranan Pemilik Kompetensi mengikut Templet Profil Pengguna(CUTI-PP01/2005) yang telah dilengkapkan ke dalam sistem

PENTADBIRIT


19

Lengkapkan templet peranan yang harus dilaksanakan oleh Pemilik Kompetensi (CUTI-PP03/2005) iaitu:–

Penyokong Cuti Pelulus Cuti 1Pelulus Cuti 2

(sila rujuk Lampiran 3) L3-CUTI

PSM


AKTIVITI T/JAWAB

4.

5.

6.

Masukkan peranan ke dalam sistem bagi Penyokong Cuti, Pelulus Cuti 1 dan Pelulus Cuti 2 mengikut Templet (CUTI-PP03/2005) di Langkah 4

PENTADBIRIT

Melengkapkan Templet Aliran Kerja bagi Pemilik Kompetensi (CUTI-WF01/2005), Penyokong Cuti, Pelulus Cuti 1 dan Pelulus Cuti 2 (CUTI-WF02/2005),(sila rujuk Lampiran 4, Lampiran 5 dan Lampiran 6 ) L4-CUTI, L5-CUTI, L6-CUTI

PSM


20

Tetapkan Aliran Kerja (Cuti) di dalam sistem berdasarkan templet aliran kerja (CUTI-WF01/2005) dan (CUTI-WF02/ 2005, yang telah disiapkan

Alihkan Data Sejarah cuti SISPEN bagi agensi yang melaksanakan Sistem e-Cuti

DATA CONVERSION

TEAM, JPAMenjana kelayakan cuti sehingga ke tarikh pelaksanaan Submodul Pengurusan Cuti bagi membolehkan setiap Pemilik Kompetensi layak memohon cuti

PENTADBIRCUTI


AKTIVITI T/JAWAB

7.

9.

10.

8.

Menyemak dan mengemaskini Kelayakan cuti setiap Pemilik Kompetensi (Sila rujuk Lampiran 7 dan Lampiran 8) L7-CUTI, L8-CUTI

PENTADBIRCUTI

PENTADBIR

ALIRAN

KERJA


21

Menyemak rekod baki cuti. Jika ada pindaan, maklumkan kepada Pentadbir Cuti

Perakuan agensi bahawa Data Asas Submodul Pengurusan Cuti adalah lengkap AGENSI

PEMILIK KOMPETENSI


AKTIVITI T/JAWAB

Merekodkan tarikh mula pelaksanaan Submodul Pengurusan Cuti di setiap Bahagian/Unit atau Cawangan

PSM

11.

13.

14.

12.

PENTADBIRCUTI

Memantau pelaksanaan Submodul Pengurusan Cuti secara berterusan

Log isu/masalah kepada Helpdesk di Kementerian/JPA


22

SEKIAN,

TERIMA KASIH

Documents

Nota Taklimat Proses Submodul Pengurusan Cuti