Nowoczesne Zarzadzanie 2/2007

www.comarch.pl /cdn

Nr 2/2007

Jak dotrzeć do klientów z całej Polski i nie tylko?

Nie taki diabeł straszny, czyli prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów

e-Możliwości, czyli CDN OPT!MA i Internet

Kiedy już „wyrośniemy” z uproszczonej księgowości

Oddajmy się w ręce biura rachunkowego

Kadry i Płace – nierozłączna para

Czas to pieniądz – zorganizuj pracę swojej firmy

Prosta produkcja i usługi serwisowe

Podnosimy jakość produktu i usług posprzedażowych

sięgając po rozwiązania klasy ERP

Obsługa sprzedaży w CDN OPT!MA

Rozwój i zarządzanie siecią sprzedaży detalicznej

Zamówienia przez Internet – rozwiązanie dla stałych

klientów i sieci partnerskiej

Informacja na każdym poziomie – struktura firmy

Jak zdobyć lojalność klienta?

Zakładamy firmę

Rozszerzenie działalności na rynki zagraniczne

Zarządzanie łańcuchem dostaw

Jak na bieżąco wiedzieć, co tak naprawdę dzieje się w firmie,

czyli Business Intelligence

Zakładamy firmę 4

6

8

9

10

11

13

14

16

17

30

29

27

24

23

22

20

18

mik

rofirm

a

ha

Nd

el

iNterN

et

księg

ow

ość

pra

cow

Nik

wo

rk

flow

serwis

prod

ukc

ja

log

istyk

a

sieć deta

liczN

a

bu

siNess

iNtellig

eNce

klieN

t

ryN

ki

zag

ra

Nic

zNe

kor

por

ac

ja

�

Szanowni Państwo,

Jak z sześciu zapałek zbudować cztery trójkąty równoboczne? Rozwiązanie tej łamigłówki okazuje się genialnie proste, gdy ktoś nam je pokaże. Podobnie jest z odpowiedzią na pytania, z którymi spotykamy się na wszystkich poziomach prowadzenia biznesu. Poczynając od momentu założenia firmy, każdego dnia głowimy się nad podniesieniem zyskowności i zdobyciem nowych rynków. Szukamy odpowiedzi gdzieś daleko, po omacku, nie zdając sobie sprawy z tego, jak łatwo i wręcz intuicyjnie można rozwiązać owe problemy dzięki systemom informatycznym.

Wydanie „Nowoczesnego Zarządzania”, które oddajemy w Państwa ręce, ma za zadanie pomóc Państwu w znalezieniu właściwego rozwiązania. Systemy informatyczne do zarządzania firmą zostały zaprojektowane po to, by wspierać przedsiębiorstwo na każdym etapie jego rozwoju, dostosowując się elastycznie do specyfiki jego działalności. Kluczem do sukcesu jest zatem dobranie właściwego systemu, odpowiadającego wielkości firmy i jego wymaganiom funkcjonalnym.

Na kolejnych stronach kwartalnika przedstawiamy Państwu historię Jana CuDNego i jego firmy BULB, która rozwija się od mikroprzedsiębiorstwa, aż po korporację. Dla naszego bohatera kolejne sekcje publikacji to poszczególne etapy rozwoju jego biznesu oraz pytania o zagadnienia z nimi związane. Jan znajduje odpowiedzi w Systemach CDN.

Wszystkim zainteresowanym tematyką IT oraz tym, którzy szukają rozwiązań łamigłówek biznesowych, życzymy przyjemnej lektury

Redakcja

Nowoczesne zarządzanieNr 2/2007

Nowoczesne zarządzanieKwartalnik

numer 2/2007

RedakcjaDaniel Nosiadek

Joanna Reich

korekta Magdalena Grochala

GrafikiMaria BodnarAnna Padalis

SkładAdam Dąbrowski

WydawcaComarch SA

Al. Jana Pawła II 41g31-864 Kraków

tel.: 0 12 681 43 00fax: 0 12 681 43 01

kontakt dla czytelnikó[email protected]

www.comarch.pl/cdn

Nakład3 000 egz.

Nowoczesne zarządzaniejest wydawnictwem bezpłatnym

dostępnym w subskrypcji. Artykuły publikowane

w niniejszym wydawnictwie mogą być kopiowane

i przedrukowywane za wiedzą i zgodą redakcji.

Nazwy produktów i firm wymienione

w niniejszym wydawnictwie są znakami handlowymi i nazwami towarowymi

odpowiednich producentów.

Zakładamy firmę

Jednym z pierwszych pytań, jakie się pojawiają przed przedsiębiorcą zakła-dającym własną firmę, jest pytanie o program komputerowy, którego będzie on używać przy wystawianiu faktur. Na pozór mało istotna decyzja może okazać się kluczowa dla dal-szych losów przedsiębiorstwa.

Zakładanie własnego przedsiębior-stwa to niełatwa sprawa. Wie o tym każdy, kto próbował. Masa formalno-ści w różnych urzędach, procedury, którym trzeba się poddać, terminy i konkretne zobowiązania finansowe. Od samego myślenia można się zmęczyć, a w perspektywie jeszcze kolejki w “klimatyzowanych” urzę-dach i sami wyrozumiali urzędnicy. Wszystko to przeważnie w momencie, gdy nie ma jeszcze ani krzty pewno-ści, że pomysł na firmę jest trafiony i że przyniesie jakiekolwiek zyski. Mimo zapewnień kolejnych rządów o wpro-wadzaniu ułatwień, zmienia się wciąż niewiele. Czy da się jakoś inaczej? Nie trzeba daleko szukać, aby dowie-dzieć się, że tak. Jak? Gdzie?

Rozwiązaniem jest inkubator przed-siębiorczości. Tego typu inkubatory przeważnie funkcjonują w większych miastach przy wyższych uczelniach ekonomicznych, ale nie tylko. Po pro-stu tam, gdzie są młodzi ludzie chcący spróbować własnych sił w biznesie.

Jak to działa? Zasada jest prosta. Jedynym podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą jest inkuba-

tor (przeważnie w formie stowarzysze-nia), a “inkubowane” firmy to tak jakby wydziały inkubatora. Na wszelkich dokumentach handlowych wystawia-nych przez „inkubowane firmy” stroną jest właśnie inkubator. Formalności z urzędami są tylko po jego stro-nie. Podpisuje się jedynie umowę z inkubatorem i można startować z własną działalnością zupełnie legal-nie; handlować, wytwarzać, świadczyć usługi. Wypracowane zyski inkubator wypłaca na podstawie umowy zle-cenia. Metoda prosta i sprawdzona w dziesiątkach miejsc w Polsce.

Gdy interes zaczyna kręcić się coraz lepiej i początkowo minimalne zyski zaczynają rosnąć, nadchodzi w końcu moment opuszczenia „przytulnego” inkubatora. Powód jest przeważnie pro-sty – koszt czasu spędzanego na biega-nie do inkubatora w celu podpisywa-nia, przekazywania dokumentów itp. jest na tyle wysoki, że opłaca się zareje-strować działalność, ponosić wszelkie opłaty, ale mieć wszystko u siebie.

Pierwsza poważna decyzja: wysta-wiać faktury ręcznie czy w programie komputerowym, a jeśli w programie, to w jakim? Chwila szukania w zaso-bach Internetu i znajdujemy darmowe programy fakturujące. No i niby „szafa gra”, ale czy nie warto zastanowić się chwilę? Czy nie lepszą okaże się decy-zja o zakupie komercyjnego systemu? Płacąc, otrzymujemy profesjonalne roz-wiązanie, zawsze zgodne z przepisami

i na bieżąco aktualizowane. A skoro celem każdego przedsiębiorcy jest osią-ganie zysku, to z pewnością profe-sjonalizm w każdym aspekcie sprzyja jego realizacji. Należy cały czas myśleć o przyszłości. Dlaczego nie brać pod uwagę najbardziej optymistycznego wariantu rozwoju firmy, który zakłada, że będzie ona szybko rosła i wchodziła na nowe rynki, poszerzała ofertę oraz zdobywała uznanie wśród klientów? Patrząc z tej perspektywy, łatwo dojść do wniosku, że już na samym początku dobrze jest wybrać takie rozwiązanie zintegrowane, które pozwoli firmie ros-nąć bez żadnych ograniczeń. Pomoże to uniknąć wielu niepotrzebnych kłopotów, kosztów i skupić energię na prowadzeniu przedsiębiorstwa. Podstawową cechą systemu powinna być integracja, pociągająca za sobą zapisywanie wszelkich danych w jed-nej stabilnej bazie, której zawartość można dalej przetwarzać. Druga rzecz to funkcjonalność. Oczywiście mała jednoosobowa firma nie musi być zainteresowana zaawansowanymi funkcjami controllingowymi, jednak powinna mieć możliwość łatwego dodania takich funkcji pozwalających obsługiwać coraz bardziej złożone pro-cesy biznesowe.

No i w końcu stabilność. Liczy się nie tylko ta, rozumiana w sensie infor-matycznym jako niczym niezakłócone funkcjonowanie systemu, ale również ta oznaczająca stabilność producenta

mikro

firma

Cześć! Nazywam się Jan CuDNy. Jestem studentem elektrotechniki na AGH w Krakowie. Pochodzę ze Świecka. Niedawno wystartowałem z moją pierwszą firmą. Właściwie to jeszcze nie do końca wystartowa-łem, bo firma działa w Akademickim Inkubatorze Przedsiębiorczości.

Tam doradzają mi, co i jak, oraz załatwiają wszystkie formalności z urzędami. Czym się zajmuję? Światłem. Sprzedaję nietypowe żarówki

i neony do różnych zastosowań – domowych, reklamowych, tuningo-wych. Co kto chce. Na razie działam w niewielkiej budce, która kiedyś była kioskiem. Skąd pomysł? Potrzeba matką wynalazku. Za każdym

razem, gdy spalała mi się żarówka w mojej ciemni fotograficznej czy latarce halogenowej, miałem problem. Na moim osiedlu nie było takiego sklepu. Musiałem jechać tramwajem przez pół miasta, żeby

dostać odpowiednią żarówkę w jedynym w okolicy sensownie zaopa-trzonym sklepie. A i tak czasem trzeba było czekać nawet dwa tygodnie

na dostawę. Zatem zaczynam. Czy moja firma sobie poradzi? Jestem przekonany, że tak, mimo że koledzy z akademika są sceptyczni.

Nie wspomniałem jeszcze, że moja firma nazywa się BULB. Hasło prze-wodnie brzmi „Z nami zabłyśniesz”. Fajne? Sam to wymyśliłem.

� Nowoczesne zarządzanie Nr 2/2007

mikro

firma

systemu. Producenta, który występuje w roli istotnego partnera zabezpiecza-jącego funkcjonowanie najważniej-szych sfer przedsiębiorstwa. Istotne jest to, że jego produkt nie jest dzie-łem przypadku, a przemyślanym, dopracowanym projektem mającym swój wyraźny dalszy ciąg.

Działalność inkubatorów wspiera rozwiązanie CDN Online zapewnia-jące dostęp do Systemu CDN OPT!MA z każdego miejsca na Ziemi, w którym można połączyć się z Internetem. Rozwiązanie to często wybierane jest przez firmy prowadzące wiele oddziałów w różnych lokalizacjach, ponieważ nie ma potrzeby zakupu serwerów, licencji systemu księgo-wego, instalacji i jego ciągłej aktu-alizacji. Co ważniejsze, nie trzeba martwić się o bezpieczeństwo danych i ich archiwizację. Za całość odpowiada producent Systemu CDN. Przesył danych jest szyfrowany, a kopie bezpieczeństwa baz danych wykonywane są automatycznie co 24 godziny. Nie ma tu mowy o jakichkol-wiek innych firmach odpowiedzial-nych za obsługę zaplecza CDN Online i jego aktualizację, dzięki czemu użyt-kownicy pracują na najnowszej wersji Systemu CDN, nie martwiąc się o nic. A wszystko to za stałą miesięczną opłatą abonamentową. Właśnie! Nowo powstałe firmy nie zawsze posiadają fundusze na zakup licencji, dlatego wybierają rozwiązanie CDN Online, w którym jedynym kosztem rozpoczę-cia pracy z Systemem jest dużo niższy abonament.

Jaką zatem funkcjonalność wybrać? Może „coś” do wystawiania dokumen-tów handlowych? Moduł CDN OPT!MA Faktury pomoże nam prowadzić bazę danych na temat kontrahentów oraz kartotekę towarów i usług. Wszystko po to, aby szybko i sprawnie wprowa-dzać faktury zakupu (również od rol-nika ryczałtowego), wystawiać faktury sprzedaży i paragony oraz je fiskali-zować. Funkcjonalność wzbogacona jest również o możliwość wystawiania dokumentów tax free, faktur wewnętrz-nych, a nawet faktur Pro Forma (związanych z procesem przedsprze-daży) z możliwością przekształcenia ich w faktury zaliczkowe. Wygląd gra-ficzny faktur można samemu zmieniać.

Istnieje także możliwość wystawia-nia dokumentów w walutach obcych. Mówiąc o walutach, należy wspomnieć o kluczowym elemencie CDN OPT!MA, czyli o module Kasa/Bank, który pomoże nam prowadzić rozliczenia, automatycznie generować doku-menty kasowe do wystawianych przez nas dokumentów płatnych gotówką i zapisywać informacje o przepływie środków pieniężnych, których możemy się spodziewać za dokumenty z odro-czonym terminem płatności. Innymi słowy moduł Kasa/Bank pozwoli nam odpowiedzieć na pytania:• jak wygląda przepływ środków

pieniężnych w firmie,• jak wygląda preliminarz naszych

płatności,

• jak wyglądają rozliczenia z dłużni-kami i wierzycielami,

• co tak naprawdę przynosi nam zysk, w co inwestujemy oraz co i dlaczego nas tak dużo kosztuje.

Moduł Kasa/Bank współpracuje z systemami homebankingowymi, dzięki czemu automatycznie możemy zaczytywać wyciągi bankowe i wysy-łać polecenia przelewów.

A co, jeśli będziemy chcieli zre-zygnować z CDN Online i rozpocząć pracę z wersją stacjonarną, czyli CDN OPT!MA? Nie ma żadnego prob-lemu. W końcu to ten sam System CDN i ta sama baza danych. Wszystko zależy od nas.

Rys. 1 Wystawienie faktury sprzedaży

Rys. 2 Podgląd stanu rozliczeń z wybranym kontrahentem

�Nowoczesne zarządzanieNr 2/2007

ha

Nd

el

Interes się rozkręca. Coraz więcej klientów chce „zabłysnąć

z moją firmą”. Moja budka jest już rozpoznawalnym punktem

w dzielnicy (może dlatego, że na dachu ma wielki pulsujący

turkusowy neon). Sporo dowie-działem się na temat żarówek,

diod świecących, neonów. Dodatkowo cały czas poszerzam mój asortyment. Opuściłem już

inkubator, a żeby się usamo-dzielnić, kupiłem komputerowy

program finansowo-księgowy – podobno dobry.

Rys. 1 Kartoteka towarów i usług

Rys. 2.Wystawianie faktury sprzedaży (do bufora)

System CDN OPT!MA wspiera prowa-dzenie nowoczesnej gospodarki han-dlowo-magazynowej, dzięki pełnej integracji z pozostałymi modułami Systemu minimalizuje konieczność wprowadzania dokumentów kilka-krotnie. Niezmiernie ważną rzeczą z punktu widzenia firmy prowadzącej magazyn jest rozliczanie kosztu włas-nego sprzedaży (FIFO, LIFO, AVCO, QUAN). Bieżące i poprawne rozlicze-nie magazynu gwarantuje pełną infor-mację o sprzedaży. Cały proces bizne-sowy zaczyna się w module Handel od zdefiniowania karty cennikowej.

System umożliwia pracę z wyko-rzystaniem kart typu usługa lub towar, a więc pozwala zdecydować, czy będziemy prowadzić gospo-darkę magazynową dla poszcze-gólnych kart cennikowych, czy też nie. Mając już zdefiniowany cennik, którym będziemy często posługiwać się w czasie pracy, możemy przejść do kolejnego etapu, czyli wystawienia dokumentu handlowego i maga‑zynowego. Szeroki wachlarz możli-wości, jakie nam daje program CDN OPT!MA, w pełni zaspokaja potrzeby małej firmy, a zatem pozwala wystawić m.in. fakturę sprzedaży, paragon, rezerwację, zamówienie, fakturę zakupu, wydanie zewnętrzne, przyjęcia zewnętrzne, rozchód wewnętrzny.

Jak wiadomo, człowiek nie jest nie-omylny, dlatego też system został

Obsługa sprzedaży w CDN OPT!MA


ha

Nd

el

wyposażony w możliwość zapisu dokumentu do bufora. Ta przy-datna funkcja pozwala na genero-wanie dokumentów, a następnie ich poprawę czy usunięcie, jeśli zajdzie taka potrzeba. Generacja dokumen‑tów magazynowych jest nie mniej łatwa niż zapis dokumentu do bufora, ponieważ każdy z dokumentów han-dlowych (faktura sprzedaży, faktura pro-forma, rezerwacja, paragon itd.) został wyposażony w możliwość automatycznego generowania dokumentu za pomocą jednego kliknięcia.

Okno sprzedaży dedykowanej w Systemie umożliwia zebranie infor-macji o sprzedaży dla kontrahenta w jednym miejscu oraz pozwala na wystawienie dokumentów sprze-daży.

CDN Detal dopełnia możliwość szybkiej sprzedaży w punktach detalicznych, jako że jest to narzę-dzie dedykowane i projektowane właśnie do tego typu rozwiązań. Funkcjonalność oraz ergonomia pracy powodują, że praca z oknem Detal staje się łatwa i niezwykle intuicyjna.

Użytkownik CDN OPT!MA będzie mógł skorzystać z takich urządzeń, jak kolektory danych, ekrany doty‑kowe (CDN Detal), czytniki kodów kreskowych, które ułatwią mu dzia-łanie zarówno w momencie wykony-wania inwentaryzacji, jak i w trakcie pracy z dokumentami handlowymi oraz magazynowymi. Dodatkowo wydruki faktur są w pełni modyfi‑kowalne, ponieważ można wykorzy-stać bezpłatne narzędzie GenRap.

Ponadto CDN OPT!MA Handel to:• ewidencja dokumentów

handlowych związanych zarówno z rezerwacjami i zamówieniami towarów, jak również ze sprzedażą i zakupami,

• obsługa faktur zaliczkowych, • ewidencja dokumentów magazy-

nowych zewnętrznych (PZ, WZ), wewnętrznych (BO, PW, RW, MM, AI – arkusze inwentaryzacyjne), z możliwością zapisu do bufora,

• kompletacja i dekompletacja towarów,

• kontrola ilości na dokumentach rozchodowych,

• wielomagazynowość,

• obsługa przesunięć międzymaga-zynowych zarówno w magazynach lokalnych, jak i w oddziałach rozproszonych,

• obrót opakowaniami kaucjonowa-nymi z możliwością fakturowania opakowań niezwróconych w ter-minie,

• szeroki system rabatowania,

• pełna informacja o stanach magazynowych (ilości towaru, jego rezerwacjach i brakach, zamówie-niach itp.),

• rozbudowany system korygowania dokumentów.

Rys. 3 Okno sprzedaży dedykowanej przedstawiające w jednym miejscu wszystkie kluczowe informacje na temat klienta

Rys. 4 Okno CDN Detal zaprojektowane do współpracy z panelami dedykowanymi

�Nowoczesne zarządzanieNr 2/2007

ha

Nd

el

Nie taki diabeł straszny, czyli prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów

CDN OPT!MA wspiera prowadzenie księgowości każdego rodzaju, nie-zależnie czy mówimy o Ewidencji Ryczałtowej, Księdze Przychodów i Rozchodów, czy pełnej księgowości. Dzięki całkowitej integracji danych i zmyślnie zaprojektowanej polityce rachunkowości użytkownik CDN OPT!MA wprowadza dane do Systemu tylko jeden raz, minimalizując ryzyko błędnego wpisania informacji. I tak faktury sprzedaży i zakupu wysta-wione w module Faktury można jednym ruchem przenieść do odpo-wiedniego rejestru VAT zakupu oraz rejestru VAT sprzedaży. W zależności od wymogów informacyjnych można zdefiniować dowolną liczbę podre-jestrów, np. rejestr VAT zakupu rozbić na faktury związane z zakupem mate-riałów i energii.

Mówiąc o fakturach zakupu, należy zwrócić uwagę, iż użytkownik nie musi faktur kosztowych np. za prąd, gaz, telefon wprowadzać przez moduł Faktury i przenosić do Rejestru VAT. Jeśli miesięcznie otrzymujemy wiele faktur kosztowych, być może wygod-niej będzie wprowadzać je bezpośred-nio do Rejestru VAT, korzystając przy tym z opcji seryjnego wprowadzania dokumentów.

Głównym celem prowadze-nia Rejestrów VAT jest dostar-czenie informacji do wyliczenia deklaracji VAT‑7 oraz VAT‑UE, na co pozwala CDN OPT!MA moduł Księga Podatkowa. Wyliczenie dekla-racji VAT-7 z poziomu Rejestrów VAT umożliwia sprawdzenie, ile podatku VAT jest do zapłaty lub zwrotu jesz-cze przed zaksięgowaniem faktur. Prognozę obciążenia można wyliczać każdego dnia, uwzględniając również faktury wprowadzone „na brudno”, czyli znajdujące się w tzw. buforze. Po weryfikacji dokumentów han-

dlowych i zapisaniu ich „na czysto” można je automatycznie przenieść do odpowiednich kolumn KPiR. Co oznacza słowo automatycznie? System CDN OPT!MA sam rozpozna, w których kolumnach należy zapisać odpowiednie pozycje widniejące na dokumentach.

Prowadząc działalność gospodar-czą, prócz faktur VAT ewidencjonuje się również inne dokumenty, które nie są nośnikami podatku VAT, ale sta-nowią przychody lub koszty firmy. Dodatkowo generują one należności bądź zobowiązania do zapłaty. Aby zachowana została przejrzystość Systemu, przeznaczono dla nich Ewidencję dodatkową. Podobnie jak z poziomu Rejestru VAT dokumenty takie można przenieść do odpowied-nich kolumn KPiR.

A co, jeśli firma zatrudnia niewielką liczbę pracowników? Z pomocą przy-chodzi uproszczona ewidencja wynagrodzeń, dzięki której można również drukować listy płac, karty przychodów pracowników, czy obli-czać zaliczki na PIT-4R oraz samą deklarację PIT-4R, posiadając tylko i wyłącznie moduł Księga Podatkowa.

Często małe firmy wykorzystują samochody prywatne do celów służbowych. W omawianym module księgowym mogą ewidencjonować samochody, rejestrować trasy, koszty oraz rozliczenie kosztów.

Dla ugruntowania w przekonaniu, iż prowadzenie uproszonej księ-gowości nie jest tak trudne, jak się mawia, należy podkreślić prostotę wyliczania podatku dochodo‑wego, a dokładniej zaliczki na PIT-36/PIT-36L (lub podatek ryczałtowy). Zaliczki te System oblicza auto-matycznie na podstawie zapisów Księgi Przychodów i Rozchodów (lub Ewidencji Ryczałtowej) oraz

odliczeń i udziałów wprowadzonych dla danego wspólnika.

CDN OPT!MA moduł Księga Podatkowa zawiera szereg funkcji, które ułatwiają codzienną pracę z Systemem, pozwalając zautomatyzo-wać operacje oraz korygować błędnie wprowadzone dokumenty: 1. Kategorie ułatwiają opisywanie

dokumentów oraz pozwalają na przypisanie np. odpowiedniej kolumny księgi dla danego rodzaju przychodu lub kosztu, albo odpowiedniego rodzaju zakupu dla potrzeb obliczania deklaracji VAT-7.

Kategorie mogą być również podstawą do tworzenia bardziej szczegółowych zestawień i rapor-tów dotyczących przychodów i kosztów firmy niż wynika to z samych zapisów księgowych.

2. Dokumenty wprowadzone w ewidencjach pomocniczych (np. do Rejestru VAT) można modyfikować, a nawet usuwać do momentu, gdy nie zostaną one przeniesione do zapisów księgi.

3. Zapisy księgi są wyposażone w bufor księgowań. Zapisy w bufo-rze można dowolnie modyfikować lub usuwać.

4. Zaliczki na deklaracje dochodowe można obliczać z uwzględnieniem bufora księgowań.

5. Zamknięcie miesiąca umożliwia zablokowanie dokumentów do edycji, dzięki czemu po spo-rządzeniu deklaracji i zamknięciu miesiąca można mieć pewność, że dane nie zostaną już zmienione, nawet przypadkowo.

6. W każdej chwili na podstawie wpro-wadzonych dokumentów można wykonywać analizy np. Bilansu firmy.

Jak widać, z diabłem (KPiR) można się zaprzyjaźnić.


iNterN

et

W miarę jedzenia apetyt rośnie. Jak zawsze są pewne ogranic-zenia. W końcu ilu może być klientów kupujących żarówki na jednym osiedlu? Żeby interes się kręcił, musi o nim wiedzieć więcej ludzi, np. z całego miasta. Co tam z miasta, z całej Polski! Najlepiej będzie zaistnieć w sieci interntowej. Przecież sklep internetowy to podstawa.

Rys. 1 Panel administracyjny, dzięki któremu można łatwo zmienić wygląd CDN e-Sklepu

Jak dotrzeć do klientów z całej Polski i nie tylko?Sklep internetowy to jeden z naj-młodszych modułów dostępnych w systemach CDN. Jest odpowiedzią na potrzeby rynkowe, jakie pojawiły się wraz ze wzrostem liczby osób już nie tylko korzystających z sieci Internet, ale przede wszystkim doko-nujących zakupów w wirtualnych skle-pach. Z najnowszych badań wynika, iż 24.5 proc. z 11 mln użytkowników Internetu w Polsce regularnie doko-nuje zakupów w sieci, a 19,7 proc. bie-rze udział w aukcjach internetowych. Te dane pokazują wyraźnie, jak mocnym wsparciem dla prowadzonego biznesu może być internetowy kanał sprzedaży towarów.

Oczywiście sukces sprzedaży inter-netowej zależy nie tylko od szacowa-nej liczby potencjalnych klientów lub też atrakcyjności naszej oferty. Klienci dokonujący zakupów poprzez Internet zdecydowanie częściej zwracają uwagę na interesujący sposób prezentacji naszej oferty handlowej, należy zatem zapewnić im bardzo przyjazne rozwią-zania, pozwalające w prosty i szybki sposób dokonać zakupu oraz rozliczyć płatności. Dlatego CDN e-Sklep jest systemem przyjaznym zarówno dla administratora, właściciela sklepu, jak i dla jego potencjalnych klientów.

Dzięki wbudowanemu panelowi administracyjnemu użytkownik może w dowolny sposób definiować zewnętrzny wygląd swojej sklepowej witryny. Oczywiście dla wygody użyt-kowników zostały przygotowane zde-

Rys. 2 Podgląd złożonych zamówień w sklepie

Rys. 3 Witryna sklepu internetowego

�Nr 2/2007 Nowoczesne zarządzanie

iNterN

et

e-Możliwości, czyli CDN OPT!MA i InternetSzacuje się, iż przeszło 42 proc. Polaków w wieku od 15 do 75 lat to internauci (badania NetTrack SMG/KRC). Do tej grupy zaliczają się również użytkownicy CDN OPT!MA. Poczynając od wsparcia sprzedaży, poprzez księgowość, w Systemie cały czas spotykamy się z wykorzystaniem możliwości, jakie daje Internet.

Każdy handlowiec stawia na szybką wymianę danych między swoją firmą a kontrahentem. Gdyby można było przez Internet przyjmować zamówienia od klienta, a po ich zrealizowaniu wysłać tą samą drogą faktury sprzedaży… Innymi słowy – potrzebna nam elek‑troniczna wymiana dokumentów między użytkownikami CDN OPT!MA.

Nic prostszego! Dzięki funkcji eks-portu i importu dokumentów w for-macie ECOD/EDI (Electronic Data Interchange) oraz oprogramowaniu ECOD możemy wprost z CDN OPT!MA przesyłać zamówienia i faktury sprze-daży poprzez platformę Comarch Elektronicznego Centrum Obsługi Dokumentów. Co więcej, funkcja ta może być dla naszej firmy wręcz klu-czowa, jeśli zdecydujemy się na współ-pracę z popularnymi sieciami han-dlowymi, wśród których rozwiązanie to cieszy się dużą popularnością. Drogą elektroniczną można zatem przesyłać:

faktury VAT, korekty do faktur, importu zamówień oraz eksportu Cennika.

A co, jeśli potrzebujemy szybko skontaktować się z kontrahentem? Wszystkie informacje zapisane są w kartotece kontrahenta, dlatego możemy sprawnie wejść na stronę internetową jego firmy, wysłać mail (załączając za pomocą jednego klik-nięcia myszką dowolny dokument PDF) lub nawet zadzwonić przez Skype’a.

Mówiąc o kontaktach z klientami, warto wspomnieć o udogodnieniach dla biur rachunkowych i ich klientów, którzy mogą swobodnie przesyłać zaszyfrowane oraz podpisane doku-menty wprost z CDN OPT!MA do swo-jego biura. Taka uwierzytelniona wymiana danych między biurem rachunkowym a jego klientami pozwala zaoszczędzić sporo czasu.

A co dla księgowych? Kto handluje z kontrahentami zagranicznymi, tego dotyczą kursy walut. Sprawdzanie kursu walut każdego dnia? Rzecz try-wialna, aczkolwiek nużąca, dlatego też z Systemu można zaczytać kurs walut na dany dzień bezpośrednio z Internetu. CDN OPT!MA zapamięta ich historyczność. Jednak kursy walut to nie wszystkie dane, jakie są nam potrzebne do zarządzania firmą i pro-

wadzenia księgowości. Jakie jeszcze wskaźniki można zaczytać z Internetu? Od wersji CDN OPT!MA v. 13.0 – wszel-kie wskaźniki możliwe do odnalezie-nia w konfiguracji: progi podatkowe, procentowe stawki na ubezpieczenia społeczne, na ubezpieczenia zdro-wotne, minimalne stawki dla uczniów poszczególnych klas itp.

Tym, którzy idą z duchem czasu i korzystają z dobrodziejstw ban‑kowości internetowej, umożli-wiono import wyciągów bankowych z systemu homebankingowego oraz eksport poleceń przelewów.

A tych, którzy przystąpili do ogło-szonego przez Ministerstwo Finansów programu pilotażowego przesyłu deklaracji podatkowych w formie elektronicznej, z pewnością zain-teresuje fakt, iż mogą bezpośred-nio z CDN OPT!MA wygenerować deklarację VAT-7 oraz PIT-4, podpisać bezpiecznym podpisem elektronicz-nym i wysłać do Urzędu Skarbowego przy pomocy systemu e-POLTAX.

Jeśli zaś masz jakieś pytania, zaj-rzyj na zakładkę OnL!ne w Systemie CDN OPT!MA. Tam sprawdzisz, czy System jest na gwarancji, kto jest opiekunem i jak najszybciej skon-taktować się z producentem lub przejść do ciekawych stron internetowych.

finiowane wzorce, które znacznie uła-twiają proces tworzenia strony e-sklepu.

Przekaz marketingowy może być wzmocniony poprzez dowolnie wpro-wadzane banery ogłoszeniowe, rekla-mowe, a także swobodnie umiesz-czaną inną grafikę.

Do bardzo elastycznych należą również narzędzia pozwalające defi-niować sposób prezentacji towarów. Użytkownik ma możliwość wstawienia dowolnych zdjęć i opisów oferowa-nych towarów, a także wprowadze-nia podziału na grupy i podgrupy asortymentowe. Dzięki wbudowanej przeglądarce znacznie ułatwione jest również wyszukiwanie towarów speł-

niających założone wymagania klienta. Użytkownik CDN e-Sklepu może też pro-wadzić skuteczną politykę promocyjną poprzez określenie i specjalną wizualiza-cję towarów objętych indywidualnymi warunkami cenowymi lub określanych jako nowości czy bestsellery.

Kolejne funkcje zdecydowanie podnoszące komfort pracy i zakupów poprzez CDN e-Sklep to możliwości rea-lizowania płatności za pośrednictwem najpopularniejszych serwisów płatni-czych, takich jak: eCard, Płatności.pl, Przelewy24, Allpay. Podczas dokony-wania transakcji może być również określony preferowany sposób dostawy

towarów, zarówno przez sprzedającego, jak też przez kupującego.

Transakcje handlowe mogą być dodatkowo wspierane poprzez inte-grację z systemami aukcji interneto-wych, takich jak Allegro.pl. Użytkownik uzyskuje wtedy możliwość generowa-nia aukcji dla oferowanych przez siebie towarów, a także jest na bieżąco drogą mailową informowany o fakcie rejestra-cji zamówienia na prowadzonej aukcji.

Zalogowany internauta, klient e-Sklepu, otrzymuje możliwość prze-glądania, śledzenia swoich transakcji handlowych, zawartości „koszyka” oraz historii zamówionych przez siebie towarów.

1 0 Nowoczesne zarządzanie Nr 2/2007

Jestem właśnie po pierwszej kontroli z Urzędu Skarbowego. Kosztowało mnie to sporo nerwów . Tato mówi, że powi-nienem zacząć zlecać te sprawy specjalistom z biura rachun-kowego. Chyba tak zrobię… Po co tyle się denerwować? Oni zajmą się buchalterią, a ja tym, co naprawdę lubię – światłem.

księg

ow

ość

CDN OPT!MA wspiera prowadzenie księgowości każdego rodzaju, pozwa-lając na łatwe przejście z uproszczonej księgowości do księgowości kontowej, gdzie również obowiązuje zasada jed-nokrotnego wprowadzania dokumen-tów. Możliwość swobodnego opisy-wania dokumentów np. kategoriami, swobodnej organizacji Rejestrów VAT, Ewidencji dodatkowej czy innych ewidencji pomocniczych wygląda podobnie dla każdego z rodzajów księgowości. Są jednak pewne niu-anse. Jakie?

W przypadku modułu Księga Handlowa jest to możliwość założe-nia dowolnego planu kont lub opar-cia się na jednym ze zdefiniowanych już wzorców. Mając plan kont, można przejść do księgowania. Z pomocą przychodzi automatyzacja procesów. Polecenia księgowania są tworzone za pomocą schematów księgowych, na podstawie wprowadzonych wcześ-niej w ewidencjach pomocniczych dokumentów. Innymi słowy możemy przy księgowaniu wskazać na zdefi-niowany już schemat księgowy, np. „Sprzedaż z Rejestrów VAT”, który sam zaproponuje dekretacje poszczegól-nych pozycji faktury.

Efekt wykorzystania schematów księgowych, czyli zaksięgowane na kontach zapisy, można przeglą-dać na różne sposoby, np. wybierając

Kiedy już „wyrośniemy” z uproszczonej księgowości

Rys. 1 Przykładowy schemat księgowań dla faktur sprzedaży. Kategorie w warunku pozwalają na księgowanie na różne konta zespołu „7” jednej faktury.

zapisy konkretnego konta, zakres kont lub zawężając listę do dekretów znaj-dujących się na kontach spełniających zadaną maskę.

A co, jeśli dokonujemy księgo-wań, które powtarzają się cyklicznie? Również takie przeksięgowania, czyli rozliczenia międzyokresowe, przeksię-gowania z kont zespołu „4” na konta zespołu ”5” itp. można wykonywać automatycznie za pomocą odpowied-nio zdefiniowanych Księgowań okre‑sowych.

Co dalej? Na podstawie danych zapisanych na kontach oraz informa-cji dotyczących odliczeń i udziałów dla poszczególnych wspólników obliczane są zaliczki na PIT‑36 lub PIT‑36L. Osoby prawne mogą obli-czać zaliczki na deklarację CIT‑8.

Niezbędne narzędzie pracy każ-dego księgowego – zestawienie obrotów i sald – również pozwala uzyskiwać obroty i salda dla wybra-nych kont, z dowolnie zawężo-nego zbioru. A skoro już mowa

1 1Nowoczesne zarządzanieNr 2/2007

księg

ow

ość

o zestawieniach i funkcjach kont (czyli np. obrotach oraz saldach kont) – w CDN OPT!MA są zdefiniowane podstawowe zestawienia księgowe typu Bilans czy Rachunek zysków i strat. Można utworzyć własne zesta-wienia dla kierownictwa firmy.

Raporty, analizy, kontrola wykonania zaplanowanych zadań – odpowiednie informacje uzyskuje się, odczytując dane z kont księgowych. Narzędziem pomocniczym pozwalającym kon-trolować np. planowane wpływy z faktyczną sprzedażą lub planowane wydatki z faktycznie poniesionymi jest funkcja Kontroli budżetu. Za jej pomocą można szybko zorientować się, ile jeszcze brakuje do wykona-nia planu w przypadku sprzedaży albo czy budżet przeznaczony np. na podróże służbowe pracowników konkretnego działu nie został już prze-kroczony.

Moduł Księga Handlowa może być rozszerzony do wersji Księga Handlowa Plus. Wersja rozszerzona umożliwia zakładanie kont waluto-wych, księgowanie na konta walutowe oraz przeglądanie obrotów i sald na kontach walutowych w walucie obcej oraz w walucie systemowej.

Każdy moduł, w tym również moduły księgowe, ściśle współpracują z bezpłatnym modułem Kasa/Bank. W tym module gromadzone są infor-macje o płatnościach, rozliczeniach itp. Tu też można wygenerować pona‑glenia zapłaty, noty odsetkowe czy potwierdzenia salda.

Firmy, które chcą ułatwić sobie prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz ewidencji wyposażenia, znajdą wszystkie niezbędne do tego funkcje w module Środki trwałe. Moduł umożliwia, niezależnie od rodzaju księgowości, na ewidencję środków trwałych, naliczanie amor-tyzacji metodą jednorazową, liniową, degresywną oraz sezonowo. Danemu środkowi trwałemu można przypisać dowolną ilość atrybutów związanych np. z miejscem jego użytkowania, cen-trum powstawania kosztów itp.

Utworzone dokumenty amortyzacji można zaksięgować – w przypadku pełnej księgowości – schematem księgowym. Dla środków trwałych tworzone są też inne dokumenty:

otrzymanie środka trwałego - OT, dokument ulepszenia, przeszacowa-nia, likwidacji – LT.

System CDN OPT!MA wspiera pro-wadzenie pełnej księgowości poprzez udostępnienie elastycznych narzędzi niezbędnych w pracy każdego księgo-wego, jak również narzędzi ułatwiają-cych analizowanie danych kierowni-ctwu, szefowi, osobom decyzyjnym:1. Dowolnie definiowalny, wielopozio-

mowy plan kont.2. Możliwość automatycznego two-

rzenia kont w oparciu o słowniki, np. kontrahentów, pracowników czy środków trwałych.

3. Dowolna liczba dzienników cząstkowych grupujących wybrane operacje.

4. Dzienniki wyposażone w bufor księ-gowań – możliwość modyfikowania

wprowadzanych dekretów, a nawet ich usuwania do momentu, gdy dekrety nie zostaną przeniesione na trwałe do księgi głównej.

5. Schematy księgowe – automatyzu-jące proces księgowania i znacznie zmniejszające ryzyko błędnego zaksięgowania dokumentu.

6. Księgowania okresowe, które można wykorzystać do tworzenia szablonów powtarzających się cyklicznie księgowań lub przeksię-gowań pomiędzy kontami.

7. CDN OPT!MA umożliwia organizację przeksięgowań z kont zespołu „4” na konta zespołu „5” na wiele sposobów: uwzględniając je w schematach księgowych za po-mocą odpowiednich warunków, wykorzystując Kwoty dodatkowe na dokumentach do przypisania

Rys. 3 Karta środka trwałego

Rys. 2 Lista dekretów zawężona do kont zespołu „4”, których pierwsza analityka to 1.


księg

ow

ość

Kiedy nie dajemy sobie rady z pro-wadzeniem księgowości, dobrze pomyśleć o współpracy z biurem rachunkowym, które przejmie odpo-wiedzialność za nas. Warto zauwa-żyć, iż istnieje wiele udogodnień w działalności biura i firmy, które pra-cują na tym samym Systemie CDN.

Zacznijmy jednak od początku. Wszystkie dokumenty, jakie zostaną wystawione w firmie klienta, czyli dokumenty handlowe, magazynowe, raporty kasowe, wyciągi bankowe, będą automatycznie przesyłane do biura rachunkowego przez jakąś magiczną „pracę rozproszoną”. Oszczędza to mnóstwo czasu, ponie-waż pracownicy biura rachunkowego nie wklepują dokumentów kolejny raz do systemu, lecz mogą skupić się na ich sprawdzeniu i weryfikacji popraw-ności, na czym przecież najbardziej mi zależy. Jeśli jednak okaże się, że ist-nieje potrzeba wprowadzenia jakichś dokumentów bezpośrednio przez biuro rachunkowe, z tym również nie będzie problemów, ponieważ system jest bardzo intuicyjny, a jego praca ergonomiczna. Dodatkowo będzie on pilnował poprawności wprowa-dzania np. dokumentów kosztowych dotyczących specyficznych terminów i sposobów odliczeń podatku.

W systemie CDN OPT!MA wprowa-dzony został również specjalny moduł CDN OPT!MA Biuro Rachunkowe, który ułatwia pracę, organizując całe biuro rachunkowe, a także znacznie upraszcza i automatyzuje kontakty z klientami.

Moduł Biuro Rachunkowe pozwala dokładnie zaplanować pracę biura, kontroluje terminowość wykonania poszczególnych etapów obsługi klienta, przez co wiadomo, np. dla któ-rego klienta zostały już zaksięgowane dokumenty, a dla których klientów dokumenty jeszcze należy zweryfiko-wać lub zatwierdzić. Moduł dokładnie kontroluje również najważniejsze ele-menty obsługi klienta, czyli deklaracje podatkowe. Gdy zastanowimy się, że dla każdego ze swoich klientów biuro wylicza kilka deklaracji, zaliczek –a tych klientów może być 50, 100, 200, a nawet więcej – to sterta doku-mentów na biurku rośnie w strasznym tempie i osiąga pokaźne rozmiary. Te wszystkie deklaracje trzeba wydru-kować, dokładnie podpisać, a potem zanieść lub wysłać do odpowiedniego Urzędu Skarbowego w nieubłagal-nych terminach.

Jako wynik comiesięcznej pracy biura rachunkowego klient będzie otrzymywał dokładne raporty o zobo-wiązaniach podatkowych, sytuacji finansowej firmy i to w terminach najbardziej mu odpowiadających. Raporty takie wykonywane są w mo-dule Biuro Rachunkowe automatycz-nie, dla dowolnej liczby klientów. Wystarczy kliknąć i cała informacja dla klienta zostaje przygotowana, potem tylko szybka wysyłka mailem i już klient otrzymuje całościowy obraz sytuacji swojej firmy – nie musi zatem dzwonić, ani tym bardziej chodzić do biura rachunkowego.

Nasuwa się pytanie, czy taka działalność jest opłacalna. Przecież biuro rachunkowe też „prowadzi firmę”, też płaci podatki i też musi konkurować z innymi doradcami podatkowymi oraz biurami rachunko-wymi. W module CDN OPT!MA Biuro Rachunkowe znajdują się doskonałe narzędzia do kontroli rentowności obsługi klientów oraz do weryfikacji efektywności pracy księgowych. Dają one dokładną informację, ile doku-mentów wprowadzono do dowolnej bazy danych, ile zostało wyliczonych deklaracji, ile stworzonych zapisów księgowych lub wygenerowanych dekretów. Klienci biura niekoniecznie wiedzą, co to są dekrety, ale jeśli od liczby dokumentów będzie zależeć kwota, jaką zapłacą za usługę biura, ucieszy ich z pewnością informacja, że tak dokładne raporty są dostępne w module Biuro Rachunkowe. W moduł wbudowany jest także rejestrator czasu pracy, który śledzi praktyczne każdy ruch pracownika biura. Rejestruje, ile czasu pracownicy poświęcają obsłudze poszczególnych klientów, ile czasu spędzają na wpro-wadzaniu i księgowaniu dokumentów. Mogą też sprawdzić, jak dużo czasu pochłonęły indywidualne konsultacje z klientami lub wizyty w urzędach czy też rozmowy telefoniczne.

Na koniec kilka słów o bezpieczeń-stwie danych klientów. Kopie bezpie-czeństwa wykonywane mogą być bardzo często, ponieważ w module Biuro Rachunkowe dostępne są auto-matyczne operacje administracyjne.

Oddajmy się w ręce biura rachunkowego

im odpowiednich kont zespołu „5” lub korzystając z mechanizmu księgowań okresowych.

8. Sporządzanie zestawień np. obrotów i sald z uwzględnieniem lub bez uwzględniania zapisów w buforze.

9. Łatwe filtrowanie danych na wybranych kontach księgowych.

10. Tworzenie własnych, dostosowa-nych do specyficznych potrzeb firmy, zestawień księgowych.

11. Funkcja Kontroli budżetu pozwalająca każdej firmie kontrolować budżet.

12. Rozliczenia w bezpłatnym module Kasa/Bank pozwalają na szybki dostęp do rozliczonych oraz nierozliczonych dokumentów nie tylko księgowemu, ale również

osobie, która pracuje na stanowisku sprzedażowym.

13. Dodatkowe możliwości daje moduł Analizy pozwalający na analizowa-nie zapisów na kontach w podziale na kategorie oraz dający szansę na szybkie uzyskanie listy największych dłużników lub wierzycieli czy też sporządzenie struktury wiekowej należności i zobowiązań.

1 �Nowoczesne zarządzanieNr 2/2007

Na razie wszystko się udaje. Firma świetnie prosperuje.

Zmieniłem siedzibę sklepu (już nie mała budka, tylko solidny pawilonik), a także zatrudni-

łem kilka osób. No właśnie. Zatrudnienie. Nie sądziłem,

że to taka skomplikowana sprawa. Na szczęście moje

biuro rachunkowe poprowadzi też obsługę kadrowo-płacową.

Pracujący tam ludzie stwierdzili, że dla nich to żaden problem,

ponieważ mają do tego porządny program komputerowy.

Zdziwiłem się, że nazywa się tak samo jak ten u mnie w firmie.

Istotną funkcją CDN OPT!MA jest uła-twienie obsługi kadrowej i płacowej w danej firmie. Ze względu na spe-cyfikę i dużą ilość gromadzonych danych w module tym wyodrębniono poszczególne grupy tematyczne. Wszystkie informacje związane z ewi-dencją danych kadrowych dostępne są z poziomu Kadry.

W Kadrach dopisujemy nowych pracowników, ustalamy/zmieniamy im stawkę zaszeregowania, uzupeł-niamy listę periodycznie wypłacanych dodatków, zawieramy umowy cywil-noprawne, zgłaszamy pracowników do ubezpieczeń społecznych (ZUA, ZCNA, ZCZA, ZZA), odnotowujemy czas pracy i nieobecności, ustalamy limity urlopu wypoczynkowego. W celu zminimalizowania ryzyka popełnienia błędu w programie zastosowano serię ‘podpowiedzi’, np. po wybraniu danego kodu tytułu ubezpieczenia program automatycz-nie uzupełnia rodzaj ubezpieczenia i datę jego obowiązywania.

W kadrach mamy możliwość wyświetlania listy wszystkich osób wpi-sanych do bazy danych, zawężenie tej listy do pracowników etatowych, osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, osób, z którymi nie mamy nawiązanego stosunku pracy (bez zatrudnienia). Dostępna jest rów-nież lista właścicieli. Dodatkowo możemy skorzystać z panelu wyszu-

kiwania, który zwiększa nam kryteria filtrowania listy pracowników.

Wykorzystanie funkcji Aktualizacji zapisu powoduje, że wszelkie modyfika-cje związane np. ze zmianą stanowiska, adresu, stawki zaszeregowania są zapi-sywane w programie. Dzięki temu tworzona jest historia zatrudnienia pracownika. Istotne jest, że dane osoby (pracownika) wpisywane są do systemu tylko raz i są one widoczne w pozosta-łych modułach programu.

Zanim przystąpimy do liczenia wypłat, musimy jeszcze określić, na ilu i jakich listach będziemy je realizo-wać. Definiowanie odpowiednich list odbywa się z poziomu List płac. Jest to miejsce, w którym wyświet-lane są wszystkie utworzone przez użytkownika systemu listy wypłat. Analogicznie jak na innych listach mamy tutaj możliwość filtrowania, czyli zawężania listy wg podanych przez nas

parametrów. Parametrami mogą być: rodzaj listy (etat, umowa, inna, zaliczka, pożyczka, właściciel), stan listy (bufor, zamknięta, zaksięgowana), rok i miesiąc wypłaty. Tworząc nową listę:• określamy okres, za który będziemy

liczyć wypłaty, • wybieramy schemat numeracji,

który determinuje rodzaj listy, • podajemy datę wypłaty, co z kolei

skutkuje ustaleniem miesiąca i roku deklaracji.

Dlaczego na to zwracamy uwagę? W programie tworzymy deklaracje rozliczeniowe ZUS i przeliczamy poda-tek dochodowy. W momencie liczenia tych deklaracji program sprawdza właśnie miesiąc i rok deklaracji z listy płac. Miesiąc i rok deklaracji ma też wpływ na uwzględnianie w wypłacie kosztów uzyskania i ulgi podatkowej. Dla ułatwienia w programie mamy

Kadry i Płace – nierozłączna para

Rys. 1 Wydruk kwitka wypłaty pracownika

Nowoczesne zarządzanie Nr 2/2007

praco

wN

ik

1 �

już zdefiniowanych 7 schematów numeracji (E, I, U, Z, P, W, BO). Kiedy listy płac są już utworzone, zaczyna się najciekawsza cześć, czyli wyliczanie, ile, komu i dlaczego się należy.

Przystępując do liczenia, w Wypłatach pracowników wybie-ramy daną listę. W systemie mamy 2 sposoby liczenia: seryjnie, dla zazna-czonych pracowników, lub dla każ-dego z nich indywidualnie. Ten pierw-szy sposób jest wskazany w sytuacji, gdy wszystkie dane, w szczególności dodatkowe elementy wynagrodze-nia (dodatki) są odnotowane u pra-cownika. W przypadku rozliczania nieobecności (zwolnienie lekarskie, macierzyńskie, urlop) mamy możli-wość przeanalizowania kwot, które zostały uwzględnione do wyliczania danej podstawy. A co zrobić, gdy informacja o nieobecności została dostarczona po naliczeniu wypłaty? Tutaj program też nie pozostawi nas bez pomocy. Istnieje możliwość roz-liczenia tej nieobecności w kolejnej wypłacie. Wystarczy na liście płac zaznaczyć, że ma być ona liczona „mie-sięcy wstecz 1”. Pamiętajmy również o stworzeniu listy płac dla właściciela. W wypłacie dla pana Jana wyliczy się składki ZUS, które następnie zostaną wykazane na odpowiedniej deklaracji przesłanej do ZUS.

Wyliczenie list płac to jeszcze nie koniec działań. W tej chwili możemy przystąpić do wyliczenia Deklaracji. Zaczynamy od podat-ków – tworzymy raport pomocniczy do deklaracji PIT-4R. Jeśli w danym miesiącu wystąpiły wypłaty objęte zryczałtowanym podatkiem docho-dowym, generujemy raport pomoc-niczy do deklaracji PIT-8AR. Później, do końca stycznia następnego roku lub w przypadku zamknięcia firmy (mamy nadzieję, że na razie firmie Jana to nie grozi) będzie tworzona dekla-racja PIT-4R i PIT-8AR. Po podatkach przyszedł czas na składki ZUS. W zależ-ności od tego, jak została dokonana rejestracja w ZUS, mamy możliwość wygenerowania wspólnej deklaracji rozliczeniowej, czyli takiej, na której wykażemy właściciela i pracowników, lub oddzielnych deklaracji. W tym drugim przypadku należy wyliczyć deklarację dla właściciela (wybieramy

go z listy) i kolejną dla pracowników. Gdyby pan Jan zatrudniał osoby nie-pełnosprawne i zgłosił się do PERON, pozostałoby jeszcze naliczenie dekla-racji SOD. Deklaracje ZUS wczytujemy do programu Płatnik, deklaracje PFRON

Rys. 4 Formularz listy płac etatowej za okres 08’2007 z opcją miesięcy wstecz=1

do programu SOD OffLine, skąd zostają przesłane do odpowiednich instytucji.

Uff i to już prawie koniec. Pozostaje wydrukowanie list płac i rozliczenie płatności.

Rys. 2 Lista raportów pomocniczych do PIT-4R

Rys. 3 Lista zapisów historycznych pracownika


praco

wN

ik

Pora na wrzucenie piątego biegu. Zostałem hurtownikiem.

Zaopatruję sklepy i warsztaty, które mają cokolwiek wspól-

nego ze światłem. Przyznam, że trochę zacząłem się w tym

wszystkim gubić. Co, gdzie, ile, jak, na kiedy? Nawet nie

sądziłem, że opanowanie tego wszystkiego będzie takie proste.

Wszystkie informacje i doku-menty mam w jednym i tym

samym systemie informatycz-nym, na którym firma działa

od samego początku. Genialne w swej prostocie.

Czas to pieniądz – zorganizuj pracę swojej firmy

Współczesne firmy funkcjonują w gąszczu olbrzymiej ilości różnorod-nych informacji. Zewnętrzny smog informacyjny przedziera się również w głąb przedsiębiorstwa, dezorga-nizując pracę. Jeśli dodatkowo firma prężnie się rozwija, ustawicznie wzbo-gaca ofertę handlową i zdobywa kolejnych klientów, powstaje potrzeba sprawnego zarządzania procesami zachodzącymi w firmie. Czy jednak tylko procesami wewnętrznymi? Managerowie często porównują firmę do ryby, a otoczenie do wody. Żadne przedsiębiorstwo nie może istnieć bez klientów, dlatego też tak istotne jest utrzymanie jak najlepszych relacji z klientami, na które negatywnie może wpływać harmider panujący w firmie. Jak zatem skutecznie podnosić jakość obsługi klientów i przetwarzać infor-macje zgromadzone na temat oto-czenia?

Z pomocą przychodzi moduł CDN OPT!MA CRM (ang. Customer Relationship Management) wspo-magający zarządzanie relacjami z klientami oraz organizację pracy, np. naszych handlowców. Moduł CRM pozwala sprawnie kontrolować wszelkie zadania wykonywane przez pracowników. Nie ma znaczenia, czy chcemy przeglądać zadania związane z danym klientem, przypisane kon-kretnemu pracownikowi, wykonane

lub nie, czy też zadania związane z konkretnym wątkiem. Dla przykładu – firma może zaplanować działania marketingowe złożone z kolejnych etapów, za które odpowiedzialni będą różni pracownicy. Nie można przy tym wszystkim nie docenić możliwości sprawdzenia w momencie sprzedaży czy też rozmowy telefonicznej z klien-tem historii kontaktów i zaplanowania kolejnych zdarzeń. Wszystkie zdarzenia możemy wygodnie przeglądać w ter-minarzu.

Jan CuDNy jako szef firmy, korzysta-jąc z terminarza, może szybko podej-rzeć zadania przypisane jego pra-cownikom i bezpośrednio z poziomu tegoż terminarza modyfikować je lub dodawać kolejne. Terminarz pozwala znaleźć odpowiedź na pytania: co? gdzie? na kiedy?

Dotarcie do właściwej informacji zapisanej w module CRM daje jeszcze jedną bardzo ważną korzyść: unieza-leżnienie się od wiedzy o klientach posiadanej tylko przez pracowników. Skrzętne zapisywanie wszelakich informacji na temat klientów firmy BULB może być bardzo przydatne. Dodatkowo z zadaniami i kontaktami możemy kojarzyć różne dokumenty, tak aby łatwiej odnaleźć się w gąszczu informacji. Dzięki temu pracownik może do zrealizowanego zadania pod-piąć dokument potwierdzający np.

wydanie z magazynu części zamien-nych do naprawy neonu lub też pro-jekt nowego neonu. Kojarzone mogą być dokumenty, które wprowadzono do CDN OPT!MA oraz dowolne inne pliki.

Mówiąc o dokumentach, widzimy przede wszystkim sterty piętrzących się papierów. Możemy skutecznie zaprowadzić w nich porządek, pose-gregować je, podzielić np. na doku-menty przychodzące i wychodzące oraz zapisać w wirtualnej bibliotece dokumentów. Takie możliwości od wersji trzynastej będzie dawać CDN OPT!MA Sekretariat. Moduł ten ma nas wesprzeć w organizacji pracy biura, elastycznie dostosowując się do schematu działania naszego przedsię-biorstwa. Jeśli więc Jan CuDNy chce przeglądać zarchiwizowane doku-menty według typu dokumentów, koloru neonów lub nawet według poszczególnych realizowanych pro-jektów, może sam zorganizować pracę biura zgodnie z potrzebami. Wystarczy opisać dokument odpowiednimi sło-wami kluczowymi, według których będziemy później je wyszukiwać. Prócz wprowadzania dokumentów zeskanowanych do biblioteki doku-mentów lub dokumentów w formacie PDF czy też innym będzie można koja-rzyć je z dokumentami widocznymi na listach dokumentów CDN OPT!MA


wo

rkflow

1 �

Rys. 1 Zadania widoczne w terminarzu

Rys. 2 Wyszukiwanie w module CRM zadań powiązanych i podglądanie szczegółów zadania

Rys. 3 Okno sprzedaży dedykowanej przedstawiające najważniejsze informacje na temat klienta

oraz z innymi elementami. Dla przy-kładu – do karty nowego klienta będzie można podpiąć podpisaną z nim umowę (dokument zapisany jako plik programu MS Word lub np. skan tej umowy), a do wprowa-dzanego do modułu Handel zamó-wienia będzie można przypisać np. dokument opisujący projekt neonu, którego dane zamówienie dotyczy. Moduł Sekretariat pozostawia tu pełną dowolność. Powiązanie doku-mentów i plików można swobodnie śledzić w obie strony: niezależnie poprzez moduł Handel można spraw-dzić dokumenty powiązane z danym zamówieniem lub z poziomu biblio-teki dokumentów – zbadać, z jakimi dokumentami CDN OPT!MA powią-zany jest dany projekt.

Naturalnie sama ewidencja prze-różnych dokumentów i plików oraz kojarzenie ich i swobodne wyszukiwa-nie to nie wszystko, co pomoże nam w zaprowadzeniu porządku w doku-mentach. W firmie, w której za realiza-cję jednego procesu odpowiedzial-nych jest wiele osób, istotna staje się kontrola obiegu dokumentów, dlatego zadania związane z dokumentem na danym etapie będzie można zapi-sać w module CRM.

A co, jeśli jesteśmy poza firmą, a chcemy sprawdzić, co słychać? Możemy skorzystać z CDN OPT!MA Podgląd i sprawdzić sytuację finan-sową naszej firmy, a w niedalekiej przyszłości będziemy mogli zapro-ponować CuDNemu rozwiązanie, które pozwoli zweryfikować również poprzez Podgląd np. zadania zapi-sane w module CRM. Gdzie jest prze-waga modułu Podgląd? Właściciel firmy ma szansę przeglądać dane finansowe z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu na świecie. Wykorzystując przeglądarkę inter-netową, może czytać różne raporty. A wszystko po to, aby jak najlepiej zarządzać informacją w firmie i mieć do niej łatwy dostęp.


wo

rkflow

Szklana rurka + gaz = neon. To kolejna luka na rynku, jaką zauważyłem. Kilka urządzeń, pracownicy, materiały, jedna maszyna i ruszyłem z prostą

produkcją. Jeśli neon zostanie uszkodzony przez burzę lub

po prostu skończy swój żywot, potrzebny jest sprawny serwis.

Za kolejnym pomysłem idzie szybka realizacja. Nic prost-

szego, jeśli ma się sprawne narzędzie do zarządzania

produkcją i serwisowaniem. Moja firma ma.

Prosta produkcja i usługi serwisowe

Szklana rurka + gaz = neon, to nowy pomysł firmy Janka CuDNego, która notabene rozwija się w błyskawicznym tempie – tylko pozazdrościć. Potrzebuje zatem coraz więcej funkcji, by w łatwy sposób wspierać swoje procesy bizne-sowe. Jest oczywiste, że kolejny etap rozwoju biznesu wymaga optymalizacji i wykorzystania systemu zarządzania, który rośnie z firmą Janka CuDNego. Ten etap w module Handel to działa-nie nazwane kompletacją, czyli prosta produkcja pozwalająca na zarządzanie procesem wykorzystania surowców na etapie produkcji. Towary złożone

to dla firmy BULB – „Z nami zabłyśniesz” te właśnie produkty, które Jan CuDNy będzie kompletował w ramach pracy z wykorzystaniem modułu Handel.

Każdy z towarów złożonych posia-dać może nieskończenie wiele receptur, a towary wchodzące w skład receptury mogą być dostępne w róż‑nych magazynach w Systemie.

Kompletację obsługuje spe-cjalny dokument o nazwie przyjęcie wewnętrzne produkcji (PWP), w któ-rym możemy wybrać recepturę. Z takiej receptury będziemy korzystać w trakcie kompletacji. System umożliwi także

przygotowanie dokumentów korek‑cyjnych do dokumentów produkcji. Dla każdego dokumentu PWP automa‑tycznie stworzy się dokument rozchodu wewnętrznego składników (RWS), co pozwoli na szybsze generowanie dokumentów kompletacji. Dokument RWS będzie zawierać wszystkie towary wchodzące w skład receptury użytej w dokumencie PWP do wyprodukowa-nia danej partii produktu. Innymi słowy jest to rozchód towarów, które zużyli‑śmy w produkcji neonów.

Wiemy także, jaki dokument RWS został wygenerowany do danego dokumentu PWP, więc w łatwy sposób jesteśmy w stanie prześledzić powią‑zanie dokumentów.

Proces kompletacji to tylko jedna z funkcji wykorzystywana w związku z produkcją neonów. Firma BULB udziela gwarancji na sprzedane neony, a to wymaga prowadzenia działu ser-wisu. Moduł Serwis to narzędzie, które pozwoli na przygotowanie dokumen-tów zleceń serwisowych. Co więcej, moduł ten pozwala przyporządko‑wać serwisantów do poszczególnych zleceń, wskazywać, jakie czynno‑ści i części na zlecenie serwisowe są zużyte, czy też rezerwować czas dla serwisanta w terminarzu.

Niewątpliwą zaletą jest pełna integracja CDN OPT!MA, a zatem również modułu Serwis z modułem Handel. Dzięki temu za usługi serwisowe można wystawić fak‑turę sprzedaży czy też paragon.Rys. 1. Przyjęcie zlecenia serwisowego – naprawa neonu

1 � Nowoczesne zarządzanie Nr 2/2007

serewis

Coraz większe wyzwania. Czas na coś więcej niż tylko neony. Oświetlane tablice na przystankach, świecące szyldy hoteli i restauracji, rynek jest naprawdę spory. Jakość produktu i usług posprzedażo-wych to dla mnie spójna oferta handlowa. Kto stoi w miejscu, ten się cofa. Inwestuję w kolejne maszyny, nową halę, zatrud-niam kolejnych pracowników. Najważniejsza rzecz – nowy system, koniecznie klasy ERP, dający większe możliwości, elastyczny. Niby nowy, a jednak dobrze znany. To nie przypadek.

Firma BULB staje przed nowymi wyzwaniami. Rynek dynamicznie się rozwija, a Jan CuDNy bardzo chętnie zagospodaruje nowe, wolne obszary rynku. Tylko jak to zrobić? Najlepszą metodą jest inwestycja w nowe hale produkcyjne, maszyny oraz zwiększe-nie zatrudnienia. Nowe inwestycje powinny też iść w parze ze wzrostem jakości oferowanych produktów. Jak połączyć te wszystkie elementy układanki w jedną spójną całość? Najlepszą odpowiedzią jest wyso-kiej klasy system ERP, który poprawi obsługę klienta oraz obniży koszty produkcji i skróci czas dostawy goto-wych wyrobów do klientów.

Pierwszym krokiem powinno być wprowadzenie maszyn oraz pracow-ników do systemu CDN XL. Są oni obiektami produkcyjnymi, posiada-jącymi własne kalendarze oraz listy funkcji, które pełnią w procesie pro-dukcji. Dzięki takiemu rozwiązaniu można efektywnie planować pro-dukcję, ponieważ wiadomo, czy dany pracownik jest aktualnie dostępny, czy jest na zwolnieniu lekarskim. Informacje o czasie pracy mogą być wprowadzane bezpośrednio do modułu produkcja, a następnie eksportowane do modułu kadrowo-płacowego lub importowane z tegoż modułu.

Jan CuDNy, chcąc obniżyć koszty produkcji, powinien zacząć od moni-

Podnosimy jakość produktu i usług posprzedażowych, sięgając po rozwiązania klasy ERP

Rys. 1. Technologia produkcyjna

torowania ich poziomu. Dla każdego pracownika oraz maszyny można wprowadzić stawkę, która powinna być wliczona w koszt jednostkowy wytworzenia produktu. Stawka ta może być liczona za czas pracy lub za liczbę wykonanych sztuk.

Po wprowadzeniu do systemu CDN XL maszyn i pracowników przy-szedł czas na określenie sposobu wytwarzania oświetlonych tablic na przystankach czy świecących szyl-dów hoteli i restauracji. Z pewnością nie będzie to takie proste jak recep-

tura „szklana rurka + gaz = neon”, ponieważ w tym wypadku elementów jest znacznie więcej.

W pierwszej kolejności należy okre-ślić czynności, jakie są niezbędne do wytworzenia np. świecącego szyldu, oraz ich kolejność. W systemie CDN XL sprowadza się to do zdefi-niowania czynności produkcyjnych. Następnie dla każdej z nich można określić niezbędne obiekty produk-cyjne oraz listę surowców i ich ilość.

Teraz pozostaje jedynie zdefiniować planowany czas trwania każdej czyn-


prod

ukcja

1 �

Rys. 3. Koszt wykorzystania obiektu w procesie produkcji

ności i sposób wytworzenia świecą-cego szyldu jest gotowy!

System CDN XL pozwala również na tym etapie efektywnie monito-rować poziom kosztów produkcji i dzięki temu go optymalizować. Dla każdej czynności można bowiem określić jej planowany koszt, każdy surowiec zaś może być pobierany do produkcji po cenie zakupu lub cenie ewidencyjnej. Dzięki temu koszt, po którym świecący szyld zostanie przyjęty do magazynu, będzie zawie-rał nie tylko koszt surowców, ale rów-nież koszt robocizny czy uzasadnioną część kosztów pośrednich.

Operacje dotychczas opisane miały na celu przygotowanie procesu produkcyjnego. Teraz przyszedł czas na jego zaplanowanie i realizację.

W zaplanowaniu produkcji pomocny może okazać się raport Bilansu Stanu, który sprawdzi, ile pro-duktów należy wyprodukować, aby pokryć zapotrzebowanie od klientów. Na tej podstawie możliwe jest wyge-nerowanie Zlecenia Produkcyjnego.

Podczas procesu planowania zle-cenia produkcyjnego system CDN XL sprawdzi, czy firma BULB dysponuje wystarczającą ilością surowców, a na brakującą część pozwoli wyge-nerować zamówienia do dostawców.

Poza tym CDN XL utworzy harmono-gram realizacji zlecenia, który będzie zawierał ramy czasowe dla poszcze-gólnych czynności oraz przydzieli do nich pracowników i maszyny.

Na podstawie takiego harmono-gramu można utworzyć karty pracy, które będą podstawą do wprowadzania realizacji produkcji. Cały proces plano-wania produkcji pozwoli na optymali-zację wykorzystania maszyn i pracow-ników, a ponadto spowoduje obniżenie kosztów magazynowania surowców.

Jan CuDNy dzięki zastosowaniu systemu CDN XL obniżył koszty pro-dukcji oraz skrócił czas dostawy pro-duktów do klientów. Pozostaje pyta-nie, w jaki sposób można poprawić obsługę klienta? W systemie CDN XL możliwości jest wiele, ale jedną z naj-bardziej oczywistych jest polepsze-nie jakości serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego sprzedawanych produktów poprzez zastosowanie modułu Serwis i Remonty.

Moduł ten pozwala na rejestrację sprzedanych produktów wraz z wie-loma szczegółowymi informacjami, takimi jak numery seryjne czy data gwarancji. Na podstawie zarejestrowa-nych danych można podjąć właściwą decyzję, gdy klient składa reklamację na zakupione produkty.

W przypadku przyjęcia reklamacji istnieje możliwość wygenerowania zlecenia serwisowego, które pozwoli zdefiniować czynności serwisowe oraz przydzielić niezbędne materiały. Cały proces może zakończyć się wygenero-waniem faktury za wykonane czynno-ści oraz zużyte materiały.

Firma BULB może stawić czoła nowym wyzwaniom. Dzięki zastoso-waniu modułu produkcja z systemu CDN XL oferuje nowe, zaawansowane technicznie produkty o wysokiej jakości i po bardzo konkurencyjnych cenach. Dodatkowo może szybko dostosować ofertę do potrzeb rynku, ponieważ proces produkcji jest plano-wany. Zastosowanie modułu Serwis i Remonty umożliwia zwiększenie poziomu satysfakcji klientów z jakości oferowanych usług.

Wszystkie opisane rozwiązania pozwalają skuteczniej konkurować na rynku oraz szybciej dostosować się do zmian.

Rys. 2. Kalendarz pracownika


prod

ukcja

Współpraca z kontrahentami wymaga naprawdę sporo czasu i energii. Jak zjeść ciastko i mieć ciastko? Najwyższy czas zaprzęgnąć do pracy Internet i zautomatyzować współpracę z kontrahentami. Nowoczesny system informatyczny daje przecież takie możliwości od ręki. Szybko rozwiązałem też kwestię braku powierzchni magazynowej. Materiały wędrują na palety i do magazynu wysokiego składo-wania. Dodatkowo, aby gotowe produkty nie zajmowały miejsca na hali, wprowadziłem dostawy just in time. Czuję się jak praw-dziwy strateg.

Zarządzanie łańcuchem dostaw

Zarządzanie łańcuchem dostaw (SCM) w systemie CDN XL optymalizuje spo-soby pozyskiwania towarów, surow-ców i półproduktów potrzebnych firmie do wytworzenia produktów, usprawnia procesy produkcji oraz rozszerza metody dostarczania goto-wych wyrobów klientom. Dzięki opcji rejestrowania ofert i zamówień sprze-daży oraz dostępowi do archiwalnych dokumentów sprzedażowych istnieje możliwość dokładnego planowania popytu. Możliwa staje się produkcja pod konkretne zamówienie (MTO) w zamian za produkcję na magazyn (MTS). Jeśli podczas planowania pro-dukcji okaże się, że brakuje surowców do niej potrzebnych, planowanie odbędzie się z uwzględnieniem terminu dostawy tego surowca. Możliwe jest również wygenerowa-nie zamówień zakupu lub zamó-wień wewnętrznych bezpośrednio ze zlecenia produkcyjnego. Podczas generowania zamówień zakupu, z karty towaru automatycznie pobie-rane są dane o domyślnym dostawcy towaru, wynegocjowanej cenie zakupu oraz terminie dostawy.

Dzięki temu, że system CDN XL jest kompatybilny z platformą Comarch ECOD, czyli rozwiązaniem komunikacyjnym EDI, możliwe staje się usprawnienie współpracy pomię-dzy partnerami procesu handlowego

poprzez wysyłanie i odbieranie elek-tronicznych zamówień, faktur, stanów magazynowych, cenników, katalogów produktów i innych dokumentów handlowych.

System w pełni obsługuje kody kreskowe. Przy pomocy czytników kodów kreskowych można automa-tycznie zidentyfikować towary i pro-dukty.

Poprzez wykorzystanie plat-formy IZAM możliwa jest integracja wewnętrznych i zewnętrznych pro-cesów biznesowych firmy przy uży-ciu Internetu. Klienci poprzez stronę WWW mogą przeglądać stany maga-zynowe, składać zamówienia zakupu, oglądać swoje płatności.

Ponadto system CDN XL umoż-liwia rejestrowanie wysyłek towaru do klientów, tworzenie dokumen-tów transportowych (specyfikacja i list przewozowy) oraz śledzenie historii wysłanego towaru. Podczas generowania dokumentów transpor-towych można posłużyć się listami tras i samochodów zdefiniowanymi w systemie.

System CDN XL wspiera obsługę Magazynów Wysokiego Składu. Funkcjonalność zarządzania położe-niem w magazynie umożliwia ewi-dencjonowanie każdego działania, które powoduje wydanie, przyjęcie lub przemieszczenie towaru w maga-

zynie z zachowaniem mechanizmów kontroli i optymalizacji. Do głównych cech systemu należą:

• obsługa operacji magazynowych,• zarządzanie przestrzenią magazy-

nową,• dostarczanie informacji kierowni-

ctwu. Każdy magazyn podlegający zarzą-

dzaniu w systemie posiada zdefinio-waną strukturę. Polega to na utworze-niu listy dostępnych miejsc, w których towar może być składowany.

Podczas wystawiania dokumentu przyjęcia towaru do magazynu system proponuje rozmieszczenie towaru w odpowiednich lokaliza-cjach (takich, które mają odpowied-nie wymiary, pojemność i nośność), według zdefiniowanego indywidu-alnie dla każdego klienta algorytmu optymalizującego. Podobnie podczas wystawiania dokumentu wydania towarów z magazynu system po wpi-saniu ilości danego towaru propo-nuje pobranie go z odpowiednich lokalizacji wg parametrów optymali-zacji. Dodatkowo istnieje możliwość przemieszczania towaru pomiędzy lokalizacjami wewnątrz magazynu. Obsługa przyjęć, wydań magazy-nowych i inwentaryzacji może być w pełni realizowana przy pomocy radiowych kolektorów danych.


log

istyka

2 1

Rys. 2. Indywidualny wygląd internetowej platformy zamówień

Rys. 1. Okno logowania do internetowej platformy zamówień

Jan CuDNy stawia sobie ambitne cele. Firma BULB dynamicznie się rozwija, czego efektem jest zwiększenie liczby zamówień. W jaki sposób obsłużyć wzrastającą liczbę transakcji i jedno-cześnie nie zwiększać kosztów pracy? Można obniżyć płace i zatrudnić większą liczbę osób, ale nie wpłynie to dobrze na motywację najlepszych pracowni-ków. Znacznie korzystniejszym rozwią-zaniem jest wdrożenie zintegrowanego systemu ERP CDN XL wraz z modułem zamówień internetowych.

W systemie CDN XL zamówienia mogą zostać wprowadzone na kilka sposobów. Pierwszy, tradycyjny sposób polega na wprowadzeniu

dokumentu ręcznie do systemu. Dzięki zastosowaniu wspólnej listy kontrahentów oraz towarów ograni-czona zostaje możliwość popełnie-nia błędu. Ciekawą funkcjonalnoś-cią jest kontrola marży minimalnej dla towaru. Sprawdza ona, czy cena sprzedaży, która została wpisana przez operatora, zapewnia uzyska-nie minimalnej marży zdefiniowa-nej dla towaru. Jeżeli użytkownik wprowadzi za niską cenę, wówczas wyświetli się stosowny komunikat na ekranie. System może ponadto automatycznie zwiększyć cenę do poziomu, który zapewnia uzyska-nie marży minimalnej.

Warto zwrócić szczególną uwagę na pozostałe metody wprowadzania zamówień. W tym celu można wyko-rzystać sieć Internet, elektroniczną wymianę dokumentów EDI lub apli-kację dla mobilnych przedstawicieli handlowych, czyli ECOD Agent.

Przyjrzyjmy się bliżej pierwszej z opcji, a więc sieci Internet. System CDN XL pozwala na rejestrowanie zamówień z wykorzystaniem dwóch rodzajów aplikacji WWW – e-sklepu oraz modułu iZam, który umożliwia współpracę klientom zarejestrowanym w CDN XL. Po autoryzacji klient może sprawdzić stan realizacji złożonych zamówień oraz stan płatności lub dostępny limit zadłużenia. Ponadto operator ma dostęp do listy ofero-wanych towarów wraz z informacją na temat dostępności danego arty-kułu. Jeżeli limit kredytu nie został przekroczony, wówczas klient może utworzyć zamówienie, które automa-tycznie zostanie przesłane do systemu CDN XL. Moduł iZam usprawnia komu-nikację z klientem, ponieważ aktu-alna oferta dostępna jest na bieżąco, a ponadto złożone zamówienie zostaje automatycznie dodane do CDN XL.

Niezależnie od metody wprowa-dzenia, każde zamówienie w CDN XL jest podstawą do generowania innych dokumentów handlowych lub maga-zynowych. Powoduje to zmniejszenie nakładu pracy, ponieważ operator nie musi wypisywać faktury sprzedaży od początku. Mechanizm ten niweluje też liczbę potencjalnych błędów, które operator mógłby popełnić.

Przez zastosowanie systemu CDN XL, a w szczególności modułu zamówień internetowych, firma BULB może spo-kojnie spoglądać w przyszłość. Czas obsługi został skrócony, co zwiększa satysfakcję klientów. Pracownicy firmy BULB nie muszą ręcznie wprowadzać zamówień, co pozwala obsłużyć więk-szą ich liczbę, bez konieczności wzro-stu zatrudnienia w firmie. Jan Cudny, używając CDN XL, zwiększył jakość obsługi klienta i dzięki temu może sta-wiać sobie kolejne ambitne cele.

Zamówienia przez Internet – rozwiązanie dla stałych klientów i sieci partnerskiej


log

istyka

Trwają zaawansowane prace nad rozwojem sieci sprzedaży mojej firmy. Punkty, w których można znaleźć nawet naj-mniejszą diodę, kupić oświet-lenie dla całego domu, a nawet zrealizować pełną iluminację siedziby swojej firmy pojawią się w Szczecinie, Będzinie i Garwolinie. To na początek. Tylko jak mieć nad wszystkim kontrolę, informację o tym, co się dzieje w terenie, jakie neony czy żarówki sprzedają się lepiej lub gorzej? Ciekawe, czy mój obecny system daje takie możliwości. Idę o zakład, że tak.

Sieć sklepów detalicznych może być obsługiwana w dwóch modelach – trybie offline i w trybie online. W try-bie offline, czyli bez bezpośredniego połączenia, każdy ze sklepów deta-licznych posiada własną bazę, aktuali-zowaną z bazą centralną. Sklepy reje-strują operacje, a następnie transakcje przesyłane są do centrali. Operacje sklepu widoczne są w bazie centralnej po ich przesłaniu. Najczęściej stosuje się dobową synchronizację transakcji. Podobnie wygląda przesłanie dostawy do sklepu: najpierw operacja zostaje zarejestrowana w bazie centralnej, a następnie transakcje są przesyłane do odpowiedniej bazy sklepu. Proces przesyłania danych może zostać zau-tomatyzowany. W trybie online, czyli przy wykorzystaniu zdalnego bezpo-średniego połączenia, sklep detaliczny działa na tej samej bazie co centrala. Wszystkie operacje sklepu są od razu widoczne w bazie centralnej.

Oprogramowanie CDN OPT!MA Offline zostało skonfigurowane do współ-pracy z CDN XL. Wszystkie operacje rejestrowane po stronie sklepu wyko-rzystującego CDN OPT!MA Offline

finalnie znajdują się w systemie CDN XL. Centrala decyduje, jakie dane wysyła do sklepu: karty kontrahentów, karty towarów, ceny, dostawy z maga-zynu centrali do sklepu. Sklep przesyła do centrali: kontrahentów, dokumenty sprzedaży, dokumenty wynikowe inwentaryzacji, faktury zakupu, raporty kasowe, zamówienia sklepu z maga-zynu centralnego. Funkcje dostępne w tym programie pozwalają na samo-dzielność sklepu. W ekstremalnym przypadku sklep może działać przez jakiś czas bez synchronizacji z cen-tralą, w której odbywa się zarządzanie dostępem, zakładanie operatorów czy zakładanie towarów. W kwestii cen sprzedaży współpracę centrali ze skle-pem można skonfigurować na kilka sposobów: centrala wysyła wszystkie ceny sprzedaży lub wybrany cennik, bądź też sklep sam zarządza cenami. Funkcjonalność rabatów przydzielo-nych przez centralę na karcie kontra-henta np. stałym klientom i zapisanych promocji jest zachowana również po stronie OPT!MY Offline. Sklep może dokonywać podstawowych operacji na dwa sposoby: z formularzy

CDN OPT!MA Offline lub wykorzystu-jąc uproszczony model wprowadzania danych CDN OPT!MA Detal . Interfejsy różnią się wyglądem i obsługą. CDN OPT!MA Detal powstał z myślą o prostej i szybkiej obsłudze kupują-cego. Każdy przycisk ma informację, jaką operację obsługuje i jaki jest przy-pisany do niego skrót klawiaturowy. Operację sprzedaży można wykonać bez użycia myszy, a z użyciem czytni-ków kodów kreskowych. Uproszczony model wprowadzania danych ma swoje ograniczenia i nie obsługuje wszystkich operacji, ale jego idea jest taka, żeby wygląd był maksymal-nie prosty, zatem i liczbę funkcji ogra-niczono do podstawowych.

Przy wykorzystaniu w sklepie pracy zdalnej z bezpośrednim połą-czeniem z centralną bazą danych rejestracja dokumentów odbywa się wg takich samych zasad jak w centrali. Na potrzeby prostej obsługi klienta w systemie CDN XL został udostęp-niony również uproszczony model wprowadzania danych.

Rozwój i zarządzanie siecią sprzedaży detalicznej


sieć deta

liczNa

W firmie dzieje się teraz naprawdę dużo. Produkcja,

sprzedaż, serwis – to wszystko w wielu miejscach równo-

cześnie. Jeden wielki chaos informacyjny. Jak wyłowić te

najistotniejsze dane? Jak dowie-dzieć się, na której żarówce zarabiam najwięcej, jakiego

koloru neony sprzedają się naj-lepiej? Teoretycznie wszystkie te informacje są w moim systemie,

tylko jak do nich dotrzeć?

W modułach systemu CDN XL rzeczy-wiście zgromadzonych jest bardzo wiele danych na temat różnych aspek-tów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Teoretycznie możliwe jest dotarcie do każdej informacji na temat księ-gowości, płatności czy magazynów firmy, ale niejednokrotnie udzielenie odpowiedzi na pytanie, ile zarobiliśmy na sprzedaży niebieskich neonów w Wielkopolsce w ciągu poprzedniego tygodnia, czy też, jak kształtują się rze-czywiste koszty wytworzenia żarówek w stosunku do wydatków planowa-nych, może zająć kilka dni. Nie możemy tracić na to tyle czasu, bo poszuki-wane informacje mają nam posłużyć do podejmowania różnych decyzji, np. o wysokości cen neonów czy zmia-nie technologii wytwarzania żarówek. Jeśli zareagujemy za późno, możemy stracić wielu obecnych i potencjalnych klientów.

Uzyskiwanie odpowiedzi na temat funkcjonowania firmy byłoby syzy-fową pracą (bo trzeba ją wielokrotnie powtarzać) wykonywaną za pomocą łopaty (bo dotarcie do potrzeb-nych danych nie jest łatwe), gdyby nie moduł Controlling dostępny w systemie CDN XL. Jego rolą jest właś-nie udostępnienie informacji na temat sytuacji przedsiębiorstwa

i wspieranie procesu podejmowa‑nia decyzji biznesowych w firmie.

Księga Raportów – wgląd w dane dla nie‑informatykówOczywiście należy pamiętać, że dostęp do danych powinien być realizowany w taki sposób, aby był łatwy dla osób, które nie posiadają zaawansowanej wie-dzy z zakresu informatyki. Chodzi o to, aby mogły one kilkoma kliknięciami stworzyć potrzebny raport czy ana-lizę. Dlatego też w ramach modułu

Controlling dostępna jest Księga Raportów – narzędzie klasy Business Intelligence, czyli wspierające podej-mowanie decyzji w firmie, które wyko-rzystywane jest do tworzenia i przeglą-dania zestawień analitycznych.

Osoba pracująca z Księgą tworzy raport, korzystając z dostępnej listy pól. Aby zbudować potrzebną analizę, po prostu przeciąga i upuszcza odpo-wiednie elementy z tej listy. Dzięki temu po chwili ogląda zestawienie przed-stawiające liczbę stworzonych towa-

Jak na bieżąco wiedzieć, co tak naprawdę dzieje się w firmie, czyli Business Intelligence

Rys. 1 Kostka sprzedaż – przychód i marża dla średniego kontrahenta


busiN

ess iN

telligeN

ce

2 �

Rys. 3 Praca z Internetową Księgą Raportów

Rys. 2 Układ raportów stworzony w KR

rów czy uzyskaną marżę w podziale na regiony, produkt lub kontrahenta.

Raz stworzony raport nie musi być budowany za każdym razem od początku. Jeśli zostanie zapi-sany, użytkownik może otworzyć dane zestawienie następnego dnia czy za miesiąc. Najważniejsze jest jed-nak to, że jeśli struktura raportu otwar-tego po kilku dniach będzie taka sama, to zostanie ona wypełniona aktu‑alnymi danymi. W efekcie możliwe jest śledzenie na bieżąco informacji na temat stanów magazynowych lub też terminowych i przeterminowa-nych należności przedsiębiorstwa.

Tworzone zestawienia mogą przy-brać formę zarówno tabeli, jak i czy‑telnego wykresu. Księga Raportów stwarza także możliwość wyświet‑lenia kilku raportów jednocześnie, a także zapisania zbudowanego układu i odświeżania go w dowolnej chwili.

Co bardzo istotne, stworzone przez jednego użytkownika zestawienia mogą być udostępnione innym osobom w firmie. Dzięki temu pre-zes nie musi samodzielnie budować raportów, tylko poprzez jeden szybki rzut oka na przygotowane wcześniej tabele czy wykresy uzyska informację, czy wynik finansowy jest zadowa-lający. Przedstawiciel handlowy zaś po uruchomieniu przygotowanego dla niego raportu będzie miał wgląd w efekty swojej pracy. Istotną kwe-stią w firmie są także uprawnienia dostępu do informacji. Dlatego też, jeżeli uznamy, że dyrektorzy oddziałów powinni mieć dostęp jedynie do danych na temat swojej placówki, to korzysta-jąc z Księgi Raportów, szef z Krakowa nie będzie mógł oglądać informacji dotyczących oddziału wrocławskiego.

IKR – dostęp do danych w czasie delegacjiW module Controlling nie zapomniano także o osobach, które potrzebują wglądu do aktualnych danych, ale czę-sto przebywają poza biurem. W dobie internetu najlepszym sposobem na dostęp do raportów jest wykorzysta-nie narzędzia opartego na zwykłej prze-glądarce WWW. Takim rozwiązaniem jest dostępna w module Controlling Internetowa Księga Raportów. Użytkownicy po wpisaniu odpowied-

niego adresu mogą przeglądać ważne dla nich zestawienia. Co bardzo istotne, istnieje możliwość udostępnienia infor-macji nie tylko pracownikom firmy, ale także klientom czy dostawcom.

Kostki analityczne – źródła wiedzy o przedsiębiorstwieW module Controlling informacje o funkcjonowaniu firmy zgromadzone są w tzw. kostkach analitycznych, z których każda jest skarbnicą informa-cji o konkretnym aspekcie funkcjono-wania przedsiębiorstwa, np. w zakresie sprzedaży, produkcji czy zakupów. Swoją nazwę kostki zawdzięczają

wielowymiarowej strukturze, dzięki której możliwa jest analiza danych liczbowych (tzw. miar), np. liczby zło-żonych zamówień sprzedaży w róż-nych podziałach (np. produkt, oddział, czy czas). Co bardzo istotne, wyko-rzystać można równocześnie kilka podziałów, zwanych wymiarami.

Użytkownik, korzystając z wybra-nej kostki, może budować raporty w oparciu o listy pól odpowiadają-cych konkretnemu obszarowi funk-cjonowania firmy. W ramach modułu Controlling dostępnych jest dziesięć kostek analitycznych poświęconych następującym elementom:


busiN

ess iN

telligeN

ce

• Sprzedaż – umożliwia śledzenie danych ilościowych i wartościowych na temat transakcji sprzedaży w roz-biciu np. na produkt, kontrahenta czy formę płatności. Kostka pozwala na uzyskanie wglądu w informację o uzyskanej marży, zarówno rzeczywistej, jak i uwzględniającej jedynie koszty zmienne, czy też na temat należności i zobowiązań wynikających ze sprzedaży.

• Wyniki Operacyjne – pozwala na kompleksowy wgląd w informa-cje na temat wyników finansowych, uwzględniając przychody i koszty w wielu podziałach. Jednocześnie umożliwia prowadzenie specy-ficznych elementów kategorii finansowych tzw. Nie-Kosztów i Nie-Przychodów.

• Płatności – zapewnia analizę informacji na temat należności i zobowiązań przedsiębiorstwa. Dzięki kostce użytkownik bez trudu może uzyskać odpowiedź na pytanie, który z kontrahentów zalega ponad 60 dni z płatnością, jakich wpływów i wydatków należy oczekiwać w najbliższej perspektywie czasowej, czy też, jak przedstawia się rotacja należności i zobowiązań w firmie.

• Wpłaty i Wypłaty – to miejsce zapewniające wgląd w informacje na temat historii zrealizowanych rozliczeń w firmie. Osoba korzysta-jąca z kostki w bardzo krótkim czasie znajdzie odpowiedź na pytanie,

jak kształtuje się średni okres kredytowania wpłat i wypłat lub jakie są opóźnienia z nimi związane.

• Magazyn – kostka umożliwia analizę informacji na temat ilości i wartości towarów zgromadzonych w magazy-nach przedsiębiorstwa. Dzięki temu obszarowi osoby odpowiedzialne za gospodarkę magazynową posia-dają wiedzę nie tylko o tym, na ile dni wystarczą zapasy poszczególnych produktów, ale także m.in. jak przed-stawia się zamawiana ilość towaru w poszczególnych magazynach.

• Zamówienia – pozwala na prowadzenie analiz wszystkich zamówień realizowanych przez przedsiębiorstwo. Są to zarówno zamówienia klienta, zamówienia wewnętrzne, jak i zamówienia zakupu. W efekcie wykorzystania modelu użytkownicy końcowi mają ciągły wgląd w aktualne informacje na temat wszystkich zamówień bez względu na status ich realizacji.

• Produkcja – gromadzi informacje na temat zleceń produkcyjnych, poszczególnych etapów procesu produkcyjnego oraz czasochłon-ności wykonania operacji przy wykorzystaniu odpowiednich zaso-bów w przedsiębiorstwie. Dzięki niemu możliwa jest bardzo szybka analiza m.in. danych na temat ilości zleconych do realizacji, jak i rzeczywiście wytworzonych wyrobów czy półwyrobów lub

kosztów wytworzenia produktów i wykorzystania materiałów.

• Księgowość – Obroty i Salda – umożliwia przeprowadzanie pełnych analiz obrotów i sald na kontach księgowych. Raporty mogą być tworzone na dowolny przedział czasowy, z uwzględnieniem różnych okresów obrachunkowych. Obroty i salda można zanalizować w zależności od typu konta, wybranej klasy kont czy waluty zapisów.

• Księgowość – Zestawienia Księgowe – pozwala na wgląd w zestawienia księgowe tworzone w module Księgowość CDN XL, takie jak bilans czy też rachunek zysków i strat w układzie kalkulacyjnym oraz porównawczym. Analiza zestawień może m.in. uwzględniać lub nie informację zapisywaną w buforze oraz prezentować dane w przekroju wybranego dziennika księgowego.

• Zakupy – zawiera dane dotyczące handlowych dokumentów zakupu. Osoba korzystająca z kostki z łatwością uzyska informację na temat wartości dokonanego zakupu, wynikających z tego zobowiązań i należności, uzyskanych rabatów, ilości, wagi i objętości zakupionego towaru. Model zawiera także dane prezentujące datę doko-nania zakupu, dostarczenia towaru czy informujące o terminie płatności.

Budżetowanie – patrzenie w przódSprawny controlling to nie tylko ana-liza bieżących i historycznych danych, ale także tworzenie planów finan-sowych na przyszłość. Dlatego też moduł controllingu umożliwia budże‑towanie w takim podziale, w jakim prowadzone są analizy w kostkach analitycznych. Dzięki funkcjonalności budżetowania system umożliwia two-rzenie kilku scenariuszy budżetu (optymistyczny, optymalny itp.), a także porównywanie planów budże-towych z rzeczywistą ich realizacją. Wszystkie funkcjonalności dostępne w module XL Controlling powodują, że pozyskiwanie wiedzy o firmie nie musi wyglądać jak syzyfowa praca czy używanie łopaty. Wystarczy kilka kliknięć i już wszystko wiemy.Rys. 4 Kostka produkcja – analiza materiałochłonności na zleceniu

2 � Nowoczesne zarządzanie Nr 2/2007

wo

rkflow

busiN

ess iN

telligeN

ce

Pora nawiązać naprawdę bliską więź z klientami. Warto włożyć trochę energii w to, żeby mieć jaśniej. Sprzedanie nowemu klientowi żarówki to dla mnie połowiczny sukces. Ponowne przyjście tego samego klienta do mojego sklepu – to pełen sukces! Problem w tym, że takowy sukces często jest jak oklaski… ulotny. Podjąłem walkę o zdobycie nie tylko portfela klienta, ale też jego lojalności.

Pozyskać klienta nie jest łatwo, jednak utrzymać go i sprawić, by był zadowo-lony – jeszcze trudniej. Zaproponujmy Panu CuDNemu pełny proces pozy-skania, utrzymania i zwiększania satysfakcji klientów przy wsparciu systemów CDN. W tym wypadku oprzemy się na dwóch modułach CRM i Sprzedaż. Proces, który chcemy uru-chomić, będzie wyglądał następująco:

1. Pozyskanie klienta1. Kampanie medialne:a. jesienna kampania prasowa

żarówek – „Przedłuż zimowy dzień”,

b. wiosenna kampania prasowa neonów – „Las Vegas w Twoim mieście”,

c. pozycjonowanie w Internecie i mailing reklamowy,

d. konkurs TV na najładniej oświet-lony dom na święta Bożego Narodzenia.

2. Konferencje:a. konferencja dla kluczowych

klientów – „Z kilowata do wata, czyli jak zmniejszyć zużycie energii”,

b. konferencje dla potencjalnych klientów

• Road Show w 10 największych miastach Polski – „Magia światła”,

• konferencja dla bardzo dużych przedsiębiorstw –„Czy wiesz, ile jest żarówek w Twojej Firmie?”,

c. konferencja dla jednostek pub-licznych – „Przyjazne światło”.

2. Utrzymanie i zwiększanie satysfakcji klienta1. Karty stałego klienta.2. System mailingu i SMS-ów:a. okazjonalny na imieniny,

urodziny, dzień kobiet itp.,b. podziękowania po wizycie,c. informacje o specjalnych

promocjach,d. informacje o uzyskaniu kolej-

nego statusu klienta (srebrny, złoty i platynowy),

e. informacja o konieczności zakupu zapasu żarówek.

3. Konkursy:a. co 1000 klient nagroda – komplet

żarówek do domu,b. co 100.000 klient meganagroda

– „najjaśniejszy samochód świata”.

Mamy już opisany proces biznesowy; teraz przejdźmy do jego implementa-cji w systemie. Jak widać, Pan CuDNy zaplanował sporo działań marketingo-wych. Do tego wykorzystamy moduł CRM. Po pierwsze zdefiniujmy wszyst-

Rys. 1. Controlling – analiza kosztów kampanii marketingowych

Jak zdobyć lojalność klienta?


klieNt

Rys. 2. Moduł CRM – lista kampanii marketingowych

kie konferencje i kampanie reklamowe jako kampanie CRM. Taka kampania może być jednorazowa lub się powta-rzać. Ma czas rozpoczęcia i zakończe-nia oraz szereg dodatkowych para-metrów przydatnych w zależności od zaplanowanych działań. Pozwala także dołączać dowolne dokumenty przychodowo-kosztowe. Mamy też możliwość podłączania dodatkowych plików, np. promocyjnych katalogów, reklam czy stron WWW. Kampanie CRM znajdują swoje odzwierciedle-nie w Controllingu, dzięki czemu Pan CuDNy będzie mógł analizować ich skuteczność, także w aspekcie ponie-sionych kosztów. W naszym przy-padku powinniśmy zdefiniować cztery kampanie medialne i cztery konferen-cje. Teraz czas na etapy, czyli kolejne kroki, jakie musimy wykonać, a w przy-padku kampanii lejkowych także stopnie propagacji potencjalnych klientów do coraz większego prawdo-podobieństwa ich pozyskania. Każdy etap ma podobne możliwości jak wspomniany nagłówek kampanii oraz dodatkowe możliwości, z których naj-ważniejsza to możliwość definiowania zadań. Zatrzymajmy się na chwilę przy zadaniach. To bardzo ciekawy mecha-nizm, bowiem każdy pracownik ma swoją skrzynkę zadań i swój kalendarz (podobny do tego z MS Outlook). Dodając do tego Procesy (funkcjonal-ność przecinająca moduły i mająca na

celu automatyzację zadań), możemy maksymalnie zautomatyzować dzia-łania tak, by pracownicy robili tylko to, co najważniejsze, czyli utrzymywali relacje z klientami (na razie procesy nie potrafią jeszcze zadzwonić do klienta i porozmawiać z nim). Wróćmy jed-nak do naszych kampanii. W zasadzie mamy już wszystko, czego potrzebu-jemy: zdefiniowane terminy, zakres, potrzebne materiały i zadania do prze-prowadzenia naszych konferencji oraz kampanii marketingowych.

Firma Pana CuDNego ma coraz wię-cej klientów; kampanie i konferencje przynoszą nadzwyczajne rezultaty, jednak żarówki to towar zużywalny, czyli co jakiś czas trzeba kupić nowe i wymienić część zużytych. W takiej sytuacji najlepiej by było, aby klient przyszedł do nas po kolejny zakup. Jednak konkurencja na rynku jest spora, należy się zatem zastanowić, co zrobić, aby to właśnie do nas wró-cił klient. Odpowiedź jest oczywista – trzeba zadbać o jego zadowolenie. Wprowadźmy zatem system lojalnoś-ciowy. Każdemu zaproponujmy kartę stałego klienta, ale nie taką zwykłą, tylko coś, co go zaskoczy i zadziwi, coś innowacyjnego. Zatem przy pierw-szym zakupie oferujemy kartę oraz prosimy o kilka dodatkowych infor-macji (najlepiej zrobić miniformularz z odpowiednim tekstem i podpisem, tak by trzymać się przepisów GIODO).

Pytamy o miesiąc i dzień urodzenia, ale nie rok, bo to nie jest nam ani niepotrzebne, ani dobrze widziane – nikt nie lubi być pytany o wiek. Uzupełnijmy także płeć, możemy też zapytać się o liczbę punktów oświet-leniowych w domu czy firmie. Przyda się nam też imię klienta. Po co nam to wszystko? Otóż w systemie mamy rozbudowany program promocji. Mogą one obejmować różne pro-dukty czy grupy produktów, różnych klientów czy ich grupy, wreszcie różne części struktury organizacyjnej firmy, co w szczególności oznacza możli-wość podziału regionalnego promo-cji (inne zasady dla Polski północnej a inne dla południowej).

Czas zatem na pierwszą promocję „Urodziny”. Na chwilę zamieńmy się miejscami, bądźmy teraz klientem, np. Janem Kowalskim urodzonym 8 sierp-nia. Powiedzmy, że dziś jest 1 sierp-nia 2007 i nagle... dostajemy SMS-a o treści: „Drogi Janie, firma Bulb życzy Ci wszystkiego najlepszego z okazji urodzin 8 sierpnia. Od dziś przez tydzień aż do dnia urodzin masz u nas specjalny rabat 10%”. Cóż na to Jan? Jest mile zaskoczony, kupił kilka żaró-wek, a firma już o nim pamięta. A co by było, gdyby dostał innego SMS-a z treścią: „Drogi Janie, twój zapas żaró-wek jest na wyczerpaniu, a zima za pasem, proponujemy Ci zakup kom-pletu żarówek w specjalnej promo-cyjnej cenie”. Teraz Jan się zastanawia, co za niesamowita firma, skąd oni to wszystko wiedzą? Słuszne pytanie. Wszystko to tak naprawdę oparte jest na Promocjach i Procesach i dzieje się „samo”. Pamiętacie, jak zapisywa-liśmy przy wydaniu karty imię, dzień i miesiąc urodzenia? Otóż utworzyli-śmy promocję „Urodziny”, do której automatycznie dopisywany jest każdy klient, którego dzień i miesiąc urodze-nia przypada za siedem dni, oraz auto-matycznie z niej wypada następnego dnia po urodzinach. Dodatkowo dzięki ustawieniu płci i zapisaniu imienia możemy wysyłać SMS-y personali-zowane, np. „Drogi Janie...”, „Droga Anno...”. Oczywiście na takich samych zasadach wysyłamy też maile.


klieNt

2 �

Ostatnie informacje o boomie światowej gospodarki dały mi do myślenia. Tyle nowych miejsc do oświetlenia. Trzeba ruszyć na zagraniczne rynki. Tylko gdzie znaleźć drugie Las Vegas? Euro 2012… Może Kijów?

Rynki zagraniczne to jednak wielkie wyzwanie – zupełnie inna specy-fika, uwarunkowania lokalne, różne przepisy prawno-księgowe. Pojawia się pytanie, jak sprostać wymogom rynku zagranicznego. Czy konieczny będzie zakup i wdrożenie nowego oprogramowania zarządzania firmą? Czy trzeba będzie tracić czas na wer-towanie przepisów obowiązują-cych w danym kraju? Jak poradzić sobie z obsługą zleceń importowo-eksportowych, nie narażając się na ryzyko naruszenia przepisów celnych?

Jeśli pomyślimy o rozwinięciu działalności zagranicznej na kilka kra-jów, liczba takich pytań i problemów wzrośnie lawinowo.

Idealnym rozwiązaniem byłby wszechstronny system ERP, posiada-jący wiele wersji językowych, z odręb-nymi modułami obsługi księgowości, sprzedaży, importu i eksportu, speł-niającymi wymagania wielu krajów. Systemem takim jest dobrze znany CDN XL, który aktualnie posiada nie-miecką, angielską, słowacką i oczywi-ście ukraińską wersję językową. Prace nad kolejnymi wersjami trwają.

Co warte podkreślenia, możliwe jest działanie innych wersji języko-wych programu na już istniejącym w Polsce systemie. Szczególnie

Rozszerzenie działalności na rynki zagraniczne

na początku, gdy zaczynamy od jed-nego lub kilku punktów sprzedaży w danym kraju i nie chcemy inwesto-wać w osobne rozwiązanie informa-tyczne, może być to idealnym rozwią-zaniem.

Zagraniczne wersje CDN XL posia-dają obsługę księgowości czy sprze-daży dostosowaną do realiów rynku amerykańskiego, słowackiego albo ukraińskiego. Ponadto możliwa jest wymiana danych z zewnętrznymi programami księgowymi czy płaco-wymi, co jest konieczne, jeśli chcemy zlecić obsługę tych procesów firmom zewnętrznym. A gdy działalność zagraniczna naszej firmy rozwinie się od pojedynczych punktów do osob-nego oddziału z własną siecią sprze-daży, można zastanowić się nad uży-ciem osobnych systemów CND XL, które mogą być zintegrowane online bądź offline z centralą w Polsce.

Wraz ze wzrostem skali biznesu z pewnością pojawi się potrzeba łatwego, jasnego i aktualnego rapor-towania stanu sprzedaży w wielu krajach, wyników finansowych całej firmy i poszczególnych oddziałów, którą zaspokoić może XL Controlling …oczywiście po angielsku, niemiecku i ukraińsku.

Zatem ….GO EAST!!!


ryNki

zag

raN

iczNe

Zagraniczne oddziały, dziesiątki dyrektorów, 5 walut rozlicze-

niowych, obrót co najmniej taki jak GDP Madagaskaru.

Można już śmiało powiedzieć, że to korporacja błyszcząca na tle innych. Na sprzedaży

żarówek naprawdę można wiele zarobić. Jednak nawet najlepszy

rzemieślnik mało osiągnie bez dobrych narzędzi, w moim wypadku informatycznych.

Dzięki nim wiem, gdzie jestem i dokąd zmierzam.

Korporacja Pana CuDNego obejmuje już niemal cały świat. To nieprawdopo-dobne, jak z pozoru mały biznes może się tak szybko rozwinąć w megafirmę. Czy jesteśmy w stanie pomóc Panu CuDNemu? Niewątpliwie. Po pierwsze pozwólmy mu odzwierciedlić struk-turę swojej firmy w naszym systemie. Mamy tam trzy główne podziały ze względu na prawa użytkowników, miejsca powstania kosztów i strukturę podległościową. Cała struktura ma hierarchię drzewa, a zatem możemy ją zmapować począwszy od dużych międzynarodowych oddziałów, poprzez podległe im placówki, aż do małych grup roboczych.

Dzięki temu jesteśmy w stanie bar-dzo elastycznie zarządzać korporacją. Pan CuDNy, w oparciu o strukturę organizacyjną może analizować wyniki finansowe swojej firmy zarówno na poziomie lokalnym, jak i globalnym.

Struktura to także podział umożli-wiający łatwe zarządzanie prawami. Korporacja BULB stała się potenta-tem na rynku, więc bezpieczeństwo danych biznesowych jest jeszcze ważniejsze. Przy kilku tysiącach pra-cowników zarządzanie uprawnieniami na poziomie pojedynczych osób oka-zuje się po prostu niewykonalne.

Wiemy także, że w różnych rejonach świata mamy odmienne możliwości techniczne, mimo to prezes CuDNy musi posiadać bieżące dane. W jed-

Informacja na każdym poziomie – struktura firmy

nym miejscu mamy doskonałe łącza internetowe, w innym to tylko GPRS – słabe, wdzwaniane połączenie. Nasze systemy współpracują ze sobą, wykorzystując do połączeń między oddziałami modele CDN XL – CDN XL oraz CDN XL – CDN OPT!MA. Dzięki rozbudowanemu API (interfejsowi dla programistów) możliwe jest także podłączenie do tej struktury dowol-nego innego systemu. Dobrze pamię-tać też o możliwości pracy zarówno online, jak i offline oraz o specjalnym rozwiązaniu ASP, czyli CDN Online.

Podsumowując, prezes CuDNy i jego megakorporacja BULB mają do dyspo-zycji rozwiązania informatyczne CDN w wielu wersjach językowych, możliwe do połączenia ze sobą w wielu warian-tach (online, offline, CDN Online), zarządzane z jednego miejsca poprzez łatwą konfigurację drzewiastej struk-tury praw, a przede wszystkim z dosko-nałym raportowaniem, na dowolnym poziomie szczegółowości każdej części swojej organizacji.

Rys. 1. Struktura firmy BULB


korpo

racja

� 0

CDN ASYSTAZdajemy sobie sprawę, jak ważne jest posługiwanie się oprogramowaniem zawsze zgodnym z obowiązującymi przepisami, dlatego Systemy CDN są na bieżąco aktualizowane. Dodatkowo dzięki Państwa sugestiom sukcesywnie rozwijamy nasze produkty, udostępniając kolejne wersje. Mając na uwadze Państwa wygodę, stworzyliśmy pakiet CDN ASYSTA, który gwa-rantuje dostęp do najnowszych wersji Systemów CDN dających nowe możliwości funkcjonalne oraz dostęp do aktualizacji związanych ze zmianą obowiązujących przepisów prawnych.

Ponadto w ramach CDN ASYSTA otrzymujecie Państwo:- prawo do korzystania z pomocy merytorycznej i technicznej naszych konsultantów,- dostęp do archiwum wiedzy CDN zawierającej użyteczne informacje na temat oprogramowania CDN znajdujące się na

indywidualnych stronach internetowych klientów.

Kupując CDN OPT!MA, otrzymują Państwo przez pierwsze 12 miesięcy użytkowania pakiet CDN ASYSTA gratis, czyli:- 12-miesięczną gwarancję na System CDN,- bezpłatne uaktualnienia wersji Systemu CDN,- wsparcie telefoniczne specjalistów Comarch (hot-line),- dostęp do indywidualnych stron internetowych klienta.

Wszystkim użytkownikom CDN Online przysługuje CDN ASYSTA gratis przez cały okres obowiązywania umowy.

PROMOCJEPromocja dla nowo powstałych firmSkorzystaj z 10-proc. upustu na zakup programu CDN OPT!MA - zwiększ swoją konkurencyjność i zaoszczędź!Nowo powstałe firmy, które w przeciągu pierwszych 6 miesięcy od rejestracji w KRS lub Ewidencji Działalności Gospodarczej po raz pierwszy decydują się na zakup oprogramowania CDN OPT!MA otrzymają 10-proc. rabat.UWAGA: Promocja nie łączy się z innymi promocjami oferowanymi przez Comarch SA

Promocja dla Biur Rachunkowych – Polecaj i Zarabiaj!Zapraszamy do skorzystania z PROMOCJI skierowanej do Biur Rachunkowych, Doradców Podatkowych oraz wszystkich firm prowadzących działalność usługową i doradczą w zakresie prowadzenia księgowości, kadr i płac. Jeżeli posiadacie Państwo oprogramowanie CDN OPT!MA w wersji dla Biur Rachunkowych i polecicie Waszemu kliento-wi oprogramowanie CDN OPT!MA, a następnie klient zakupi to oprogramowanie, otrzymacie Państwo prowizję handlową w wysokości 10-proc. (liczonych od cen detalicznych) wartości zakupu oprogramowania dokonanego przez klienta. Wartości prowizji kumulują się w okresie trwania promocji. Wypłata prowizji (po jej uznaniu) następuje na Państwa żądanie.

Polecamy również pakiety promocyjne w bardzo korzystnych cenach :- START Mała Firma (Kasa/Bank, Faktury, Detal, Księga Podatkowa) – pakiet nie wymaga instalacji Modułu

Zabezpieczającego,- START Firma (Kasa/Bank, Detal, Handel, Analizy, Moduł Zabezpieczający),- Doradca Podatkowy START (Księga Podatkowa BR, Faktury, Kasa/Bank, Biura Rachunkowe, Moduł Zabezpieczający),- Doradca Podatkowy (Księga Handlowa BR, Księga Podatkowa BR, Faktury, Kasa/Bank, Biuro Rachunkowe, Moduł

Zabezpieczający),- Doradca Podatkowy PLUS (Księga Handlowa BR, Księga Podatkowa BR, Płace i Kadry BR, Faktury, Kasa/Bank, Biuro

Rachunkowe, Moduł Zabezpieczający).

www.comarch.pl/cdn

Comarch jest polskim dostawcą światowej klasy oprogramowania oraz usług informatycznych w kraju i za granicą. Na rynku polskim działa jako integrator systemów informatycznych i dostawca własnych pro-duktów dla najważniejszych sektorów gospodarki, w tym rozwiązań wspierających zarządzanie w dużych i średnich przedsiębiorstwach (CDN Egeria, CDN XL) oraz w małych i średnich firmach (CDN OPT!MA, CDN Klasyka).

Za granicą Comarch działa jako producent oprogramowania, a roz-wiązania Spółki wspomagają działanie przedsiębiorstw na czterech kontynentach.

Kapitał firmy to akademicki rodowód, wieloletnie doświadczenie oraz zaufanie i zadowolenie Klientów. Comarch zatrudnia ponad 2500 najwyższej klasy specjalistów na całym świecie. Spółka notowana jest na GPW w Warszawie. Firma zdobyła wiele wyróżnień i nagród, między innymi: Nagrodę Prezydenta RP dla Najlepszego Polskiego Przedsiębiorstwa, tytuł Pioniera Technologii Światowego Forum Ekonomicznego w Davos oraz Godło Promocyjne TERAZ POLSKA.

Unikalną przewagą firmy jest ogólnopolska sieć Partnerów Comarch, którą tworzy ponad 700 firm. Z rozwiązań do zarządzania firmą korzy-sta ponad 50 000 Klientów, a programy Comarch są zainstalowane na ponad 160 000 komputerów w Polsce.

comarch saAl. Jana Pawła II 41d, 31-864 Krakówtel.: 0 12 681 43 00fax: 0 12 681 43 01www.comarch.pl/cdn

Indywidualne strony klientówwww.comarch.pl/cdnklient

Documents

Nowoczesne Zarzadzanie 2/2007