ТЕМИ ПО ТЕКСТООБРАБОТКА – УЧЕБНАpgikj.com/wp-content/uploads/2012/10/...Безименният пръст на дясната ръка напуска буквения

ТЕМИ ПО ТЕКСТООБРАБОТКА – УЧЕБНА

ПРАКТИКА – IX Ж

КЛАС – ЗАДОЧНО ОБУЧЕНИЕ

І. РАБОТА С КЛАВИАТУРА

КЛАВИАТУРА НА ПЕРСОНАЛЕН КОМПЮТЪР

І. Персонален компютър Персоналният компютър /РС/ е универсално средство за обработка на

информация.Съвкупността от всички устройства на персоналния компютър

определя следната конфигурация:

Централен процесор – представлява множество платки, върху които са

разположени

чипове, канали и други елементи и се състои от:

1. Процесор, който извършва основната обработка на информацията и

се състои от:

- управляващо устройство – координира работата на всички останали

устройства;

- аритметично-логическо устройство – извършва всички

аритметични действия и логически операции;

- регистри – междинно запомнят информацията по време на обработка

2. Главна или работна памет:

- бавна или постоянна памет /ROM/ - в нея се намират всички

програми, които са инсталирани в съответния компютър. Тя не се изтрива при

изключване на компютъра. Затова тя се нарича главна и работна памет.

- бърза памет /RАМ/ - в нея се намират всички програми и данни, с

които се работи в момента.

Периферни устройства за вход, съхранение на данните и изход:

1. Клавиатура;

2. Принтер;

3. Видео-монитор;

4. Външни запаметяващи устройства.

Цялото техническо обзавеждане на компютъра се нарича хардуер. То

включва всички съставни елементи, които могат да се видят и докоснат.

Хардуерът сам по себе си не е компютърна система, тъй като не може да

функционира без програмно осигуряване-софтуер.Програмното осигуряване

съдържа всичко онова, което управлява работата на компютърната система

ІІ. Клавиатура

Клавиатурата служи за въвеждане на данни и команди от потребителя в

компютъра.Тя е свързана към общата шина на системата чрез контролер

/управляващо устройство/, който предоставя постъпилата информация за по-

нататъшна обработка.

Най-разпространени са клавиатурите със 101 клавиша, които са и по-

удобни. Клавиатурата се състои от лява и дясна част. Клавиатурата може да се

раздели на 4 зони:

І зона – Голяма пишеща /буквено-цифрова/ клавиатура

Клавишите на клавиатурата имат най-малко 4 значения – букви на

кирилица /малки и главни/ и букви на латиница /малки и главни/.

За превключване действието на клавишите се използват управляващите

клавиши Ctrl/Control/ и Alt /Altemate/. Тези клавиши се използват, така както

клавишът за превключване на първи /долен/ и втори /горен/ регистър Shift.

Действие на някои от по-важните клавиши от пишещата клавиатура:

Esc /Escape/ - анулира текущия команден ред, бележи го с (\) и прехвърля

маркера на нов ред.

Tab /Tabulator/ - има две функции, показани с противоположни стрелки –

използва се за придвижване на маркера вдясно през определен брой позиции и

вляво /съвместно с Shift.

Shift – означава смяна, изменение.Активирането на клавиша променя от

писане в първи регистър /малки букви/ във втори регистър /главни букви/. С

него могат да се изписват още и специални символи, които се намират над

цифрите /! @ # $ % & и други/.

Caps Lock /Capitals Lock/ - фиксатор за главни букви.

Ctrl /Control/ - използва се в комбинация с други клавиши за управление.

Alt /Altemate/ - промени. Използва се в комбинация с други клавиши за

управление. Освен това левият клавиш Alt в комбинация с цифровите клавиши

позволява да се въвеждат всички 256 символа, които използва компютъра.

Enter; Return – това е най-големият клавиш от буквените клавиши и се

нарича още връщане за нов ред и е предназначен за завършване на командния

ред. Обикновено с него се съобщава на компютъра, че е въведена пълна

команда и той може да започне изпълнението й

Backspace – означава връщане назад. С него може да се изтрие един

символ вляво от курсора.

Print – означава отпечатване на екран. С този клавиш може де се копира

графика, изображение и целия текущ екран.

ІІ зона – Клавиши за управление движението на маркера и редактиране на

текста;

Scroll Lock – при преглеждане на текст е много полезно същият да се

движи по екрана.

Това става с лентите за движение по файла, с вертикалния и хоризонталния

Scroll Bar.

Pause – след задействането му се спира временно движението на

редовете по екрана.

Insert – чрез този клавиш се включва/изключва режим „вмъкване”.

Delete – изтрива дясностоящия на маркера символ, който се намира зад

мигащия маркер и придвижва текста един символ вляво.

Home – в повечето случаи позиционира курсора в началото на реда или в

горния ляв ъгъл на екрана.

End – премества маркера в края на реда или в долния ляв ъгъл на екрана.

Pag Up – предвижва екран нагоре, напред, към началото на файла.

Pag Down – предвижва екрана надолу, назад, към края на файла.

ІІІ зона – Малка цифрова клавиатура - Num Lock, Num Pad, Num

Numerical Lfck – е фиксация на цифровата клавиатура. При активиран

клавиш Num Lock на клавиатурния дисплей светва индикаторната лампичка със

същото име и клавиатурата може да се използва за въвеждане на цифри.

ІV зона – Функционални клавиши от F1 до F10 или F1 до F12

Подредени са в ред в горния край на клавиатурата. На тях могат де бъдат

присвоени до четири значения. В повечето програми чрез F1 се извиква

„Помощ”. Клавиш F4 служи за повторение при текстообработката, клавиш

F5 е за отиване до определена страница, ред и др. F12 записва файлове и т.н.

Пишещата клавиатура работи в два регистъра:

- в първи/долен/ регистър се обслужват малките букви и цифрите;

- във втори /горен/ регистър се пишат главните букви с активиране на

Shift / за еднократни/ и Caps Lock /за постоянни главни букви/, математически,

препинателни и специални знаци.

Когато се пишат знаци от втори регистър, се ползва функционалният

клавиш Shift. Той е дублиран – разположен е от двете страни на клавиатурата,

което дава възможност да се използва и от лява и от дясна ръка. Активира се с

малките пръсти на ръцете. Правилата са:

- когато се пише в лява зона на клавиатурата, се активира десният Shift;

- когато се пише в дясна зона се активира левият Shift

Ръката, която обслужва клавиша Shift , трябва да е свободна от писане.

Клавишите Shift и Caps Lock взаимно се изключват.

При работа с малката цифрова клавиатура активно се включва палецът на

дясната ръка при обслужването на клавишите за движение наляво, надясно,

нагоре и надолу (клавишите -стрелки). Малкият десен пръст не е натоварен –

той обслужва единствено клавиша Enter Безименният десен пръст, освен своята

вертикална зона /цифрите 3, 6, 9/, поемат обслужването на знаците плюс /+/,

минус /-/ и умножение /*/. Показалецът и средният пръст обслужват по една

вертикална цифрова зона.

Палците обслужват само интервалния клавиш:

- когато се работи с клавишите от лява зона на клавиатурата, десният

дава интервал.

- когато се работи с клавиши от дясна зона на клавиатурата – левият

палец дава интервал;

- при работа с цифровия блок палецът на дясна ръка обслужва

клавишите за движение /клавишите-стрелки/, а палецът на лява ръка –

интервалния клавиш на пишещата клавиатура.

Функционалните клавиши, разположени вляво или вдясно от

клавиатурата, някои от които са дублирани, се активират с малките пръсти на

лявата или дясната ръка. Това са клавишите:

- в лява зона на клавиатурата – Esc, Tab, Caps Lock, Shift, Control

- в дясна зона – Backspace, Enter, Shift, Control

ІІІ. Кодови таблици БДС е клавиатурата, с която работят българските професионалисти. Тя

има значими предимства като:

- клавишите са подредени според честотата на срещанията на знаците,

като най-често срещаните се обслужват от силните пръсти (показалец, среден)

- буквените клавиши са разположени компактно на 3 реда, пръстите

не се отдалечават от основното си положение при обслужване на цялата

клавиатура; почти изцяло на четвъртия ред са цифрите, препинателните,

математическите и специалните знаци;

- с БДС клавиатурата може да се пише и на руски език;

- с БДС клавиатурата може да се пишат и римски цифри;

- в БДС клавиатурата единствено се съдържа знакът за номер (№)

- БДС клавиатурата не е еднозначна с подреждането на клавиатурата на

латиница.

Наличието на клавиатура с фонетична кодова таблица е предимство за

хора, работещии на латиница, и на кирилица, защото с усвояването на едно и

също разположение на буквените клавиши, само с превключване на кодовата

таблица, може да се пише и на кирилица, и на латиница. Двете кодови таблици в

голяма степен се припокриват.

Недостатъците на фонетичното подреждане са, че буквените клавиши вече

се разполагат не на три, а на четири реда.Особено затруднение при фонетичното

подреждане представлява обслужването на знаците ч, щ и ю, защото са

отдалечени от основното положение на пръстите.

Пишещите на Рhonetic трябва да запомнят местата на ч, ъ, и ь, на ш, щ и на

ж, ю, защото тези букви нямат еднозначен аналог в латиницата и не са изписани

върху клавиатурата, а често и местата им в различните клавиатури не са

еднакви.

Усвояването на клавиатурата само на кирилица не е достатъчно.

Практиката налага да познаваме както клавиатурата на кирилица, така и на

латиница. Изучавайки английското подреждане, бързо може да се усвои

клавиатурата на немски, френски, испански език, където разликите не са

особено големи.

ОВЛАДЯВАНЕ НА КЛАВИАТУРАТА НА КИРИЛИЦА

КЛАВИШИ ОТ ОСНОВЕН РЕД

І. Клавиатура на кирилица

Клавиатурата на персоналния компютър е онази част, която осъществява

връзката между човека и компютъра. Дели се на лява и дясна част, обслужвани

съответно от двете ръце. В лявата част на клавиатурата са разположени гласните

букви, а в дясната – съгласните. Всеки клавиш има букви на кирилица и на

латиница. Всяка част се дели на зони, които се обслужват от конкретни пръсти,

като палците остават леко отпуснати върху интервала. Главните букви се

изписват посредством един от клавишите Shift, като са разположени от двете

страни на първия ред (най-долния). Най-често употребяваните гласни и съгласни

букви са разположени на втория ред на клавиатурата, който се нарича основен.

Методиката на усвояване на писането е продиктувана от максимално удобните

за пръстите места. И така за всеки клавиш отговаря пръст. Основното правило е

разположението на пръстите върху основния ред да бъде такова, че буквите Ж и

Г (в средата) и Ч в края да бъдат свободни.

Стойката на работещия с клавиатурата е изправена, лактите са прибрани.

ІІ. Овладяване на клавишите от втория основен ред

Буквените клавиши от втория основен ред са ЬЯАО-ТНВМ, на същия

ред се намират и буквените клавиши Ж, Г и Ч

Буквеният клавиш Т се обслужва от показалеца на дясната ръка, а буквен

клавиш О – от показалеца на лявата ръка.

Буквен клавиш Н се обслужва от средния пръст на дясната ръка, а буквен

клавиш А – със средния пръст на лявата ръка.

Буквеният клавиш Я от зоната на лявата ръка се обслужва от безименния

пръст, а буквения клавиш В – съответно с безименния пръст на дясната ръка.

Малките пръсти на лявата и дясната ръка обслужват съответно буквените

клавиши Ь и М от основният ред на клавиатурата.

За буквените клавиши Ж и Г от основния ред се използва показалецът

съответно на лявата ръка, който напуска буквен клавиш О и се премества на

клавиш Ж, съответно показалецът на дясната ръка напуска клавиш Т и се

премества на буквен клавиш Г.

Малкият пръст на дясната ръка напуска буквения клавиш М и се

премества на клавиш Ч.


КЛАВИШИ ОТ ТРЕТИЯ РЕД

Показалецът на дясната ръка напуска основния клавиш Т и се качва на

третия ред, за да обслужи буквен клавиш К. Показалецът на лявата ръка също

напуска основания клавиш О, качва се на горния ред, за да обслужи буквен

клавиш И.

Показалецът на дясната ръка напуска основно си положение – буквения

клавиш Т и се качва на третия ред на буквения клавиш Щ. Съответно

показалецът на лявата ръка напуска основния буквен клавиш О и се качва на

третия ред на клавиша Ш.

Средният пръст на дясната ръка се качва на горния ред, за да обслужи

буквен клавиш С. Средният пръст на лявата ръка се качва на горния ред, за да

обслужи буквен клавиш Е.

Безименният пръст на дясната ръка напуска буквения клавиш В се качва за

буквен клавиш Д. Съответно безименния пръст на лявата ръка напуска клавиша

Я се качва на горния ред, за да обслужи клавиш У.

Малкият пръст на дясната ръка напуска основното си положение буквения

клавиш М и се качва на горния ред на буквения клавиш З. Съответно малкият

пръст на лявата ръка напуска основно положение – буквения клавиш Ь и се

качва, за да обслужи клавиша ,.


КЛАВИШИ ОТ ПЪРВИЯ РЕД

Показалецът на дясната ръка напуска основния клавиш Т и слиза на

първия ред, за да обслужи буквен клавиш П. Показалецът на лявата ръка също

напуска основания клавиш О, слиза на първия ред, за да обслужи буквен

клавиш Э.

Показалецът на дясната ръка напуска основно си положение – буквения

клавиш Т и слиза на първия ред на буквения клавиш Х. Съответно показалецът

на лявата ръка напуска основния буквен клавиш О и слиза на първия ред на

клавиша Ф.

Средният пръст на дясната ръка слиза на първия ред, за да обслужи буквен

клавиш Р. Средният пръст на лявата ръка слиза на първия ред, за да обслужи

буквен клавиш Ъ.

Безименният пръст на дясната ръка напуска буквения клавиш В слиза на

първия ред за буквен клавиш Л. Съответно безименния пръст на лявата ръка

напуска клавиша Я, слиза на първия ред, за да обслужи клавиш Й.

Малкият пръст на дясната ръка напуска основното си положение буквения

клавиш М и слиза на първия ред на буквения клавиш Б. Съответно малкият

пръст на лявата ръка напуска основно положение – буквения клавиш Ь и слиза,

за да обслужи буквения клавиш Ю.


КЛАВИШИ ОТ ЧЕТВЪРТИЯ РЕД

Пръстите на дясната ръка обслужват цифровите, математическите,

препинателните и други клавиши от 6 до 0 и от = до ), като се започне с

показалеца съответно 6 и 7, = и : , средния пръст - 8 и /, безименния - 9 и _ и се

завърши с малкия пръст на 0 и №, -, І, . , V, (, ). Интервалът след тях се

обслужва от левия палец.

Пръстите на лявата ръка обслужват цифровите, математическите,

препинателните и други клавиши от 5 до 1 и от % до `, ~, като се започна с

показалеца от 5 и 4 и от % до „”, средния пръст - 3 и +, безименния – 2 и ? и се

завърши с малкия пръст на 1 и `, ~.Интервалът след тях се обслужва от десния

палец.

ІІ. БИЗНЕС КОРЕСПОНДЕНЦИЯ

СЪСТАВЯНЕ И ОФОРМЯНЕ НА ОСНОВНИ ТИПОВЕ ФИРМЕНА

ДОКУМЕНТАЦИЯ

ЗАЯВЛЕНИЕ (МОЛБА)

І. Съставяне и оформяне на основни типове фирмена документация

Деловата кореспонденция е част от процеса на установяване и

утвърждаване на бизнес отношенията. Тя отразява личността на пишещия и

неговия бизнес.

Документът трябва да е старателно подреден – с точно разполагане на

реквизитите и грамотно написан – с използване на чист, правилен и прецизен

език, с поддържане на естествен, положителен и приятелски тон. Документът

създава първото впечатление за работата на вашата институция, а то е от

особено значение и за самите Вас.

Подреждането (стилът) на документа е според БДС – с табулации и

определени места за реквизитите (задължителни съставни части с определено

местоположение за вписване на данни). Техният брой е строго определен от

държавните стандарти. Реквизити са: АДРЕСАНТ (адрес на изпращача),

АДРЕСАТ (адрес на получателя), ОТНОСНО, ОБРЪЩЕНИЕ, СЪДЪРЖАНИЕ,

ПРИЛОЖЕНИЕ(Я), НАИМЕНОВАНИЕ НА СЕЛИЩЕТО И ДАТАТА,

ПОДПИС(И), СЪСТАВИТЕЛ(И), РЕГИСТРАЦИОНЕН ИНДЕКС, КОПИЕ

Правилата за добро писане са:

- бъдете учтиви и сърдечни;.

- бъдете изчерпателни и ясни;

- бъдете прецизни, следвайте последователност в смисъла;

- прецизен машинопис и добра текстообработка;

- стандартни полета, табулации и установени междуредия;

- без видими изтривания или зачертавания;

- без деформации и петна при отпечатването;

- с ясен и четлив подпис.

Документът се отпечатва на фирмена бланка или на лист със стандартен

формат А4 или А5. Обозначението А4/А5 с „Н” означава вертикално

(портретно) разположение на листа, а с „L” – хоризонтално (пейзажно)

разположение.

Писмените материали и документи се разполагат на лицевата страна на

бланката в границите на печатното поле – рамка, оформена от написания текст.

Стандартната страница при формат А4 и междуредие 1,5 има следните

параметри:

- горно поле – 2,54 см;

- ляво поле – 3,17 см;

- дясно поле – 3,17 см;

- долно поле – 2,54 см.

Печатно поле – до 65/66 символа на ред. Брой на редовете на една

страница 38-40, а при положение 2 на междуредови интервал – 30 реда.

Съобразеният с правописните правила текст се възприема леко и гладко.В

практиката са се утвърдили следните принципни положения:

1. Препинателни знаци (точка, запетая, двоеточие, точка и запетая,

удивителен, въпросителен, както и препинателните значи в група) се пишат

непосредствено след предшестващите ги думи, след тях задължително се дава

интервал.

2. Точка не се пише в края на заглавия и след съкращенията от метричната

система – м (метър), км (километър) и т.н.

3. Знакът „тире” се употребява като разделителен и съединителен знак. В

тези случаи не се дава интервал (научно-технически), когато тирето се пише

на мястото на пропуснати думи, при пряка реч, преди и след него се дава

интервал: -Добър ден! – поздрави детето.

3. Между скобите (кавичките) и оградения от тях текст не се поставя

интервал

Осъществете обратна връзка (проверете дали правилно е разбрано

Вашето съобщение); Употребата на частици като „бе” или „ма” според

българския речеви етикет се възприема като проява на арогантност.

5. Числата, съдържащи пет и повече цифри, се отделят с интервал пред

всяка група от три цифри, с изключение на случаите, когато означават

съответен номер. Запетаята се употребява за отделяне на дробната част от

цялото, без да се дава интервал между тях

30 000, 200 000, 32,3

5. Знаците за процент, промил и параграф се отделят от числото с

интервал

89 %, § 8

7. В парични и други документи сумите се пишат с цифри и в скоби – с

думи

Сумата от 89 000 (осемдесет и девет хиляди) лева внесете по банков

път.

8. В текст числата от едно до девет, ако не означават някаква мярка се

пишат с думи

Пет пъти мери – един път режи!

9. Датите може да се пишат по няколко начина:

Денят винаги се пише с арабски числа, пред числата от едно до девет

се поставят нули. Месецът с пише с римски, арабски числа и ли с думи.

Столетието - с арабски числа.

30.06.2012 г., 30.VІ.2012 г., 30 юни 2012 г.

10. При изброяв ане след всяка позиция се поставя точка и запетая,

след последната – точка , за да се знае, че изброяването е привършило.

10. Адреси и улици се пишат по два начина:

гр. Кърджали, ул. „Дичо Петров” № 12; гр. Кърджали, ул. Дичо Петров, 12

„Мечта” – ЕООД

6600 – Кърджали, Чан, 6

6600, Кърджали, ул. „Чан” № 6

ІІ. Заявление (молба)

Заявлението (молбата) представляват желание, искане да се задоволи

някаква потребност на този, който я съставя, те се оформят по установен начин

до учреждение, фирма, предприятие и др.

Най-често тези документи се изготвят при назначаване, преназначаване,

напускане от длъжност; за ползване на отпуск; за допускане и явяване на изпити

и други поводи; за членство в някаква организация и други.

Реквизити: Адресат, Име на документа, Адресант, Относно, Обръщение,

Съдържание, Местоиздаване и дата, Подпис.

Според новата инструкция от Министерството на държавната

администрация, тези документи се изготвят ляво подравнено.

Заявлението (молбата) се изготвя във формат на бланка А4.

Спазват се изискванията за стандартна страница (горно, долно, ляво, дясно

поле; междуредие, печатно поле, нова мисъл). Пише само на една страна на

листа, при определени изисквания, спазвайки стандартите за заявление (молба).

Адресат – записва се име и фамилия на лицето, както титла, име и адрес

на институцията, до която се отправя заявлението, молбата, като всяка от тези

части се попълва на нов ред с главни букви. Населеното място се пише след

един свободен ред, с интервал между буквите:

ДО

МАРИЯ ИВАНОВА

УПРАВИТЕЛ

НА КЪЩА ЗА ГОСТИ

К Ъ Р Д Ж А Л И

Име на документа – с постоянно главни букви, центрирано или ляво

подредено.В първия случай заявяваме някаква воля за изпълнение на наше

предложение, а във втори молим за някаква услуга, желание – да бъде

удовлетворено. Реквизитът се пише след два свободни реда от адресата:

З А Я В Л Е Н И Е


Адресант – това е подателя, изпращачът.Съдържа данни за лицето – трите

имена, адрес, телефон. Когато се изпраща документа към адресат, който не ви

познава, е редно да се напишат всички тези данни. Но когато пишете заявление

до работодател, който ви познава, е достатъчно да запишете само трите си имена

и длъжността, която заемате. Всяка от тези части се пише на самостоятелен ред.

Името се пише с постоянно главни букви, а останалите данни с малки.

Реквизитът се пише след два свободни реда.:

от ИВАНКА НИКОЛОВА ГЕОРГИЕВА,

Кърджали, ул. „Шипка”, № 23, тел. 6 26 62

Относно – кратко с едно изречение се записва същността на документа.

Този реквизит се пише ляво подравнено след два свободни реда от адресанта:

Относно: Назначаване на работа

Обръщение – завършва със запетая, с постоянно главни букви, то трябва

да бъде съобразено с това какво се пише в адресата, Пише се след един свободен

ред от относно, вляво подравнено:

УВАЖАЕМА ГОСПОЖО УПРАВИТЕЛ,

Съдържание – то се оформя до два-три абзаца. В първия се посочва

вашето искане, желание. Във втория се пише информация, която би

подпомогнала работодателя, за да удовлетвори желанието ви. А в третия – може

да се изкаже надежда или да бъдат заключителни изречения. Абзаците започват

по-навътре – с отстъп 1,5. Реквизитът се пише след един свободен ред от

обръщението.

Моля да бъда назначена на сезонна работа във Вашата къща за гости на

длъжност „Готвач”.

Завършила съм специализирано училище със специалност „Готварство” и

имат стаж по специалността 5 години.

Приложение – пише се с отстъп 1,5 след един свободен ред от реквизита

съдържание. Когато приложението е упоменато в съдържанието в продължение

на реда след двоеточието се пише „Съгласно текста”. Когато приложението е

само едно, в продължението на реда след двоеточието се изписва

приложението. Когато приложенията са повече от едно се изреждат с поредна

номерация, оформена в блок: Когато липсват приложения, реквизитът не се

пише.

Приложение: Съгласно текста.

Приложение: Диплома за специализирано образование.

Приложение:

1. Диплома за завършено специализирано образование;

2. Медицинско свидетелство;

3. Автобиография;

4. Мотивационно писмо;

5. Визитна картичка.

Местоиздаване и дата – реквизитът се пише след един свободен ред от

приложението,вляво подравнено. Първо се пише населеното място, поставя се

запетая, датата се пише с цифри, месеца с думи, годината с цифри.

Кърджали, 30 юни 2012 г.

Подпис – пише се след един свободен ред от реквизита местоиздаване и

дата, вляво подравнено, с малки букви. Завършващото „С уважение, с почит и

т.н.” ще покаже вашето отношение към адресата. На следващия ред се пише

името и фамилията на адресанта.

С уважение,

Иванка Георгиева

Вярно написаният документ, оформен съобразно съвременните

информационни технологии, ще допринесе за доброто ви представяне като

изрядна и прецизна в работата си личност

ДО

МАРИЯ ИВАНОВА

УПРАВИТЕЛ

НА КЪЩА ЗА ГОСТИ



от ИВАНКА НИКОЛОВА ГЕОРГИЕВА,

Кърджали, ул. „Шипка”, № 23, тел. 6 26 62

Относно: Назначаване на работа

УВАЖАЕМА ГОСПОЖО УПРАВИТЕЛ,

Моля да бъде назначена на сезонна работа във Вашата къща за гости на

длъжност „Готвач”.

Завършила съм специализирано училище със специалност „Готварство” и

имам стаж по специалността 5 години.


1. Диплома за завършено специализирано образование;

2. Медицинско свидетелство;

3. Автобиография;

4. Мотивационно писмо;

5. Визитна картичка.



Иванка Георгиева



ПИСМО

При сключване на сделки за покупко-продажба на стоки и във връзка с

ежедневната си трудова дейност, при установяване на контакти институциите си

разменят писма.

Деловото писмо се съставя по определен стандарт. За него е характерен

официално-деловият стил с неговите особености: стегнатост на изложението,

използването на специфична лексика, наситеност със стандартни думи и изрази.

Обикновено изложението е в първо лице, множествено число (ние) и сегашно

глаголно време.

Стопанските писма са най-често употребяваните документи от справочно-

информационен характер. Съдържат съобщение от различно естество,

удостоверяват сведения и факти, свързани с юридическо-правни

взаимоотношения, адресирани от една фирма към друга, институция или

отделно лице.

Пишат се по повод различни дейности на фирмата. Различаваме: писмо-

предложение, писмо-съобщение, писмо във връзка с доставка на стоки, писмо-

оферта, писмо във връзка с рекламации, писма за връзки с обществеността.

В зависимост от обема и съдържанието, служебното писмо се изготвя във

формат на бланка А4 или А5, на която може да има или не предварително

написани данните на адресата (наименование, местонахождение, телефон и др.).

Някои от фирмите използват бланковия си лист за визитна картичка.

Спазват се изискванията за стандартна страница (горно, долно, ляво, дясно

поле; междуредие, печатно поле, нова мисъл). Пише само на една страна на

листа, при определени изисквания, спазвайки стандартите за служебно писмо.

Реквизити: Адресант,Входящ или изходящ номер и дата, Адресат, Копие,

Относно, Обръщение, Съдържание, Приложение, Подпис (и), Съставител(и),

Изготвил, Печат.

Според новата инструкция от Министерството на държавната

администрация, тези документи се изготвят ляво подравнено.

Адресант – след задължителното горно поле данните на адресанта се

оформят вляво, ако бланката не ги съдържа, или центрирано.Наименованието на

адресанта и населеното място се пишат с главни букви. На следващия ред с

малки букви се пише адреса, телефона.

ФИРМА „МЕЧТА” – КЪРДЖАЛИ

ул. „Кокиче” № 34, тел./факс: 0361/8 55 55


ул. „Кокиче” № 34, тел./факс: 0361/8 55 55

Номер (входящ или изходящ) и дата – след един свободен ред,

подравнено вляво

Изх. № 333/10.06.2012 г.

Адресат - след два свободни реда, предшестван от думичката До, по

следния начин: Наименование с главни букви (ако трябва да се посочи и

структурното подразделение, то се написва на следващия ред, с малки букви),

местонахождение – улица, № - с малки букви; населеното място – с главни

букви, с интервал между тях, след един свободен ред.Реквизитът се пише вляво.

ДО

УПРАВИТЕЛЯ

НА ТУРИСТИЧЕСКИ КОМПЛЕКС „ЛОТОС”

ул. „Чан” № 4


Копие – когато писмото е адресирано до повече от един получател –

адресите се предшестват от думата КОПИЕ ДО – с главни букви

КОПИЕ ДО

Относно – предмета на писмото – формулира се след реквизита Относно:

(не постоянно с главни букви, след два свободни реда от адресата или

копието).Предметът съдържа кратко, в едно изречение, поводът за написване на

писмото или само с една дума. Пише се с малки букви без точка и се използва

курсив. Когато изречението продължава и на следващия ред, то се оформя в

блок, с изравнени страни. Реквизитът се пише в ляво, след два свободни реда.

Относно: Резервация

Относно: Резервация на 19 стаи за американски преподаватели, участници в

конференция

Обръщение - завършва със запетая, с постоянно главни букви, то трябва



ГОСПОДИН УПРАВИТЕЛ,

УВАЖАЕМИ ГОСПОДИН УПРАВИТЕЛ,

УВАЖАЕМИ ГОСПОДИН ИВАНОВ,

Съдържание – след един свободен ред от обръщението с три части: увод,

изложение и заключение. Съдържанието трябва да засяга един проблем. Оформя

се с два до три абзаца. Всеки абзац се оформя на нов ред, с отстъп една

стандартна стъпка на табулатора – 1,5. Съдържанието остава вляво или

двустранно подравнено.По възможност съдържанието на писмото трябва да

бъде на една страница. Текстът на документа трябва да бъде кратък и ясен.

В първия абзац, ако вие отправяте първичен документ, може да

представите вашата фирма, но ако отговаряте, в него трябва да благодарите на

вашия контрагент за това, че е избрал вас. Вторият абзац – планирайте най-

важното, за да се уверени, че ще бъдете разбрани. Обикновено в деловата сфера,

в кореспонденцията на писмата е прието да се оформят само два абзаца. В

първия се посочва всичко, което интересува вас или това, което е нужно, а във

втория информация, която би интересувала вашия партньор. Но когато

отговаряте на писмо – в обратен ред. В третия абзац на писмото посочете

заключителни думи, изразете надежда за последваща среща или разговор по

телефона.

Бихме искали да резервираме 19 стаи във Вашия хотел „Лотос” за 16

американски преподаватели и трима придружители – българи, участници в

международна конференция, за времето от 26 до 30 юни тази година

включително.

Молим да ни изпратите писмено потвърждение, придружено с оферта за

цените.

Приложение – когато писмото е съпроводително, реквизитът се пише с

един отстъп 1,5, след един свободен ред след съдържанието.

Когато приложението е упоменато в съдържанието в продължение на реда

след двоеточието се пише „Съгласно текста”. Когато приложението е само едно,

в продължението на реда след двоеточието се изписва приложението. Когато

приложенията са повече от едно се изреждат с поредна номерация, оформена в

блок: Когато липсват приложения, реквизитът не се пише.

Приложение: Съгласно текста.

Приложение: Каталог за 2012 г.


1. Каталог за 2012 г.

2. Оферта.

3. Проект за сключване на договор.

Подпис(и) – длъжностни наименования (подписи) – започва с думичката

„С уважение”,

завършва със запетая, оставя се един свободен ред и с постоянно главни букви

се пише името – собствено и фамилно на лицето, подписало документа. На

следващия ред се пише неговата длъжност – с малки букви.Подписите могат да

бъдат и два – разполагат се както следва: първо на висшестоящия в йерархията,

след това на по-низше стоящия


ГЕОРГИ ИВАНОВ

Президент на фирма „Мечта”

Съгласувал:

Величка Тодорова

Началник отдел „Маркетинг”

Съгласували:



Мария Петрова

Главен счетоводител

Изготвил – пише се думичката изготвил, две точки и на следващия ред

име и фамилия на този, които е написал документа, на следващия ред неговата

длъжност

Изготвил:

Ана Янкова

Завеждащ „Административна служба”

Печат -След като писмото бъде подписано от съответните длъжностни

лица, то се подпечатва с кръгъл печат, поставен върху част от длъжността на по-

висшестоящия, а не върху неговия подпис. Печатът потвърждава

оригиналността и достоверността на документа, а също така предпазва и от

фалшифициране, без него той е невалиден.


Ул. „Кокиче”, 34, тел./факс: 0361/8 55 55

Изх. № 333/10.06.2012 г.

ДО




Относно: Резервация


Бихме искали да резервираме 19 стаи Във вашия туристически комплекс

„Лотос” за 16 американски преподаватели и трима придружители-българи,

участници в международна конференция за времето от 26 до 30 юни т.г.

включително.

Молим да ни изпратите писмено потвърждение, придружено с оферта за

цените.


1. Каталог за 2012 г.

2. Оферта.

3. Проект за сключване на договор.


Георги Иванов

Президент на фирма „Мечта”

Съгласувал:



Изготвил:

Ана Янкова

Завеждащ „Административна служба”



АВТОБИОГРАФИЯ

Автобиографията е документ, с който едно лице дава сведение за себе си

пред съответна инстанция. Изготвя се от лице при кандидатстване за работа. В

практиката се утвърди като СV – от латинското наименование за описание на

живота.

Автобиографията може да бъде съставяна и оформяна в няколко варианта,

в зависимост от предпочитанията на лицата, които кандидатстват за работа.

Преди да я изготвите, трябва да сте сигурни какво точно желаете да постигнете.

В практиката съществуват няколко форми: в разказна (хронологична),

функционална , в колони със статии, с дати, изведени отляво, а вдясно

попълнени данни, две колони, със снимка и табличен вид. Кой от вариантите да

изберете, зависи до голяма степен от работното място, за което кандидатствате,

от това дали институцията е традиционна, в такъв случай е препоръчително да

бъде в хронологична, традиционна форма. Но ако фирмата е нова, с по-голяма

динамичност – то е по-добре да бъде функционална, разчупена автобиография.

Хронологичната представя професионалния опит и постиженията от най-

старите до най-актуалните. Слабата й страна е, че тя акцентира върху честотата

на смените във фирмите.

Функционалната представя най-актуалните професионални опити и

постижения в обратен хронологичен ред. Предимството е в по-голямата

оригиналност, подсказва за творчески способности, ясно подчертава

постиженията и в по-голяма степен говори за Вас като за обещаваш служител.

Добре съставената автобиография е:

- добре планиран и лесен за четене документ;

- с разбираемо предадена информация;

- позволява на четящият бързо да „преминава” през текста;

- събужда интерес, заинтригува, без да дава отговор на всички въпроси;

- подканва към разговор или дискусия за постиженията;

- максимално е насочена към работното място, което искате да

получите;

- помества най-важните акценти (най-силните Ви страни)

- има добър външен вид;

- отразява облика Ви такъв, какъвто искате да го представите;

- не съдържа излишна и/или невярна информация;

- да бъде написана на една или максимум на 1,5-2 страници.

Европейският стандарт е само препоръчителен. Целта е да се уеднаквят

критериите за нейното оформяне, лесно да се свалят от електронните страници

нейното оформяне, лесно да се свалят от електронните страници.

Реквизити на документа автобиография са: Име на документа, Лична

информация, Образование и квалификация, Трудова дейност (опит), Друга

информация.Наименованията на реквизитите се пишат вляво, а информацията,

която се дава вдясно – с отстъп 8,5.

Име на документа – пише се с главни букви и интервал между тях,

центрирано.

А В Т О Б И О Г Р А Ф И Я

Лична информация – пише се след два свободни реда от реквизита име

на документа, съдържа трите имена (пишат се с главни букви), адрес, телефон, е-

mail

Образование и квалификация – тази част трябва да бъде колкото е

възможно по-кратка – с по един ред за всяка поредна постигната степен. Най-

високата степен трябва да бъде посочена най-напред. Съдържа информация за

учебното заведение и специалността, която сте завършили, датата на

дипломирането, квалификационни курсове, езици, умения.

Трудова дейност (опит) – документира трудовия Ви стаж и

професионалния Ви опит. Записват се отляво годините, а отдясно времето, което

сте били в институцията, длъжността. Наблягане на постижения способности,

минали успехи. Най-големите и най-съществени постижения поставете на първо

място.Опишете постиженията, които показват изключителни умения и

възможности, които документират критични моменти в работата ви, които са

потенциално най-важни за бъдещата ви работа. Впишете данни, които правят

най-голямо впечатление – числа, проценти, суми. Пишете в телеграфен стил –

кратко и ясно.

Друга информация (включете я в автобиографията по Ваша

преценка) – съдържа информация за семейно положение, гражданско състояние

(неосъждан, съден), владеене на чужди езици (писмено, говоримо, с оценка),

технически умения и др.


приложението,

вляво подравнено. Първо се пише населеното място, поставя се запетая, датата

се пише с цифри, месеца с думи, годината с цифри.


Подпис – пише се след един свободен ред, с главни букви и отстъп 8,5

А В Т О Б И О Г Р А Ф И Я

ЛИЧНА ИНФОРМАЦИЯ:

Име, презиме, фамилия ИВАН ДИМИТРОВ ПЕЕВ

Адрес: 6600, Кърджали, ул. „Перелик” № 1

Телефон: 0361/8 55 55

ОБРАЗОВАНИЕ И КВАЛИФИКАЦИЯ

2009 г. Икономически университет, Варна,

Магистър, специалност

„Международни икономически

отношения”

2004 г. Професионална гимназия по

икономика „Алеко Константинов” -

Кърджали, специалност „Оперативно

Счетоводство”

Квалификационни курсове: Компютри

Компютърно счетоводство

Чужди езици: Английски език – писмено и говоримо,

Френски и руски език – писмено и

говоримо

ТРУДОВА ДЕЙНОСТ (ОПИТ)

2009-2012 г. „Тропик-транс” ЕООД, Външно-

търговска фирма, Търговски директор

Осъществявах контакти с потенциални

клиенти, поддържах бизнес контакти с

чуждестранни контрагенти, както и с

всички категории персонал, оформях

счетоводни и банкови документи,

подготвях презентации, разработвах

договори с клиенти, съставях всички

нормативни документи във връзка с

покупко-продажбата на офис

оборудване.

ДРУГА ИНФОРМАЦИЯ

Семейно положение: Женен

Гражданско състояние: Неосъждан

Технически умения: Работа с компютър

Работа с офис-апаратура


ПОДПИС:



МОТИВАЦИОННО ПИСМО/МОТИВАЦИЯ

Чрез мотивационното писмо работодателят придобива по-ясна представа

за личността на кандидата. Задължително напишете мотивационното писмо

така, че да се разбира, че желаете да започнете работа в конкретната фирма.

Най-добре е да прочетете много добре обявата и да съобрезите своя текст с

изискванията. Докато описвате подходящите си умения и качества, обясвявайте,

че сте ги усвоили, докато сте работили някои от предните си работи или

квалификации. Целта е да подплатите твърдениятас факти или, иначе казано, да

не изглежда, че просто се самоизтъквате:

„Вярвам, че ще се справя с организацията на персонала, тъй като

професионалният ми опит във фирма „Лукс” ми помогна да усъвършенствам

управленските си умения.”

Мотивационното писмо трябва да съдържа лична информация за Вас –

професионалните Ви умения, трудов стаж, умерено описани персонални

качества, които имат отношение към работата. Трябва да обясните мотивите си

да кандидатствате на тази работна позиция, какво Ви харесва в съответната

професия и кат бихте били полезни на фирмата.

За да владеете ситуацията, мотивирано и убедено покажете:

- основни познания за институцията, в която кандидатствате за работа;

- увереност в компетентността си, когато я имате;

- отлични познания в областта на Вашата професия;

- реализъм в очакванията.

В мотивацията посочете: предизвикателствата, работата в екип, отговорно

стта и амбицията, постиженията и рутинността, удовлетворението от работата,

приятната работна обстановка, служебното място, парите и сигурността.

Обемът е добре да е около страница. Премерена доза оригиналност и

нестандартно оформление са приемливи, но е много важно да са адекватно

свързани с длъжността.

Грешки, които не трябва да допускате при писане на мотивационно писмо

– запомнете, че мотивационното писмо не е есе. Много хора правят грешката да

го напишат в литературен стил, изтъквайки надълго и нашироко ентусиазма и

уникалността си. Подобни текстове звучат несериозно и утопично и не правят

никак добро впечатление на работодателя. Твърде много суперлативи не се

нравят. Убедете се, че текстът Ви е четлив, като стил (ясен от първи прочит) и че

няма грешки. Ръкописите не са никак за предпочитане, нито пък прекалено

дългите (2-3 страници) или твърде кратки текстове (4-5 реда). Други съществени

грешки са:

- липса на информация за какво се кандидатства;

- липса на мотивация;

- разминаване между фактите в мотивационното писмо и тези в

автобиографията;

- лош външен вид и небрежно написан текст;

- изготвяне на чужд език, когато това не се изисква;

- изпращане на ксерокопие от мотивационното писмо.

Най-важното от всичко е да подготвите мотивационно писмо, което Ви

представя в най-близка до истинската Ви същност светлина. Така канейки Ви на

интервю, работодателят ще има по-ясна представа за Вас и ще очаква да

докажете на практика това, което е харесал в документите Ви.

Реквизити на мотивационното писмо са: адресат; относно; обръщение;

съдържание – повод за написване, защо искате да работите в тази компания,

защо считате, че сте подходящ;

приложение; местоиздаване и дата, подпис.

Адресат - предшестван от думичката До, по следния начин: Наименование

с главни букви (ако трябва да се посочи и структурното подразделение, то се

написва на следващия ред, с малки букви), местонахождение – улица, № - с

малки букви; населеното място – с главни букви, с интервал между тях, след

един свободен ред.Реквизитът се пише вляво.

ДО



ул. „Чан” № 4


Относно – кратко с едно изречение се записва същността на документа.

Този реквизит

се пише ляво подравнено след два свободни реда от адресата:

Относно: Мотиви за заемане на длъжността „Изпълнителен директор”

Обръщение - завършва със запетая, с постоянно главни букви, то трябва



УВАЖЕМИ ГОСПОДИН УПРАВИТЕЛ,

Съдържание – то се оформя до два-три абзаца. В първия се посочва

повода за написване. Във втория се пише защо искате да работите в тази фирма.

А в третия – защо считате, че сте подходящ. В абзац посочете заключителни

думи, изразете надежда за последваща среща или интервю. Абзаците започват

по-навътре – с отстъп 1,5. Реквизитът се пише след един свободен ред от

обръщението.

Приложение – когато писмото е съпроводително, реквизитът се пише с

един отстъп 1,5, след един свободен ред след съдържанието. Когато

приложенията са повече от едно се изреждат с поредна номерация, оформена в

блок: Когато липсват приложения, реквизитът не се пише.


приложението, вляво подравнено. Първо се пише населеното място, поставя се

запетая, датата се пише с цифри, месеца с думи, годината с цифри.


Подпис – пише се след един свободен ред, с главни букви и отстъп 8,5

ДО



ул. „Чан” № 4


Относно: Мотиви за заемане на длъжността „Изпълнителен директор”


Кандидатствайки за длъжността „Изпълнителен директор” във връзка с

обявата във вестник „Нов живот” от 25 юни 2012 г. бих посочил мотивите си за

заемане на конкурсната длъжност.

Желанието ми да работя за изграждането и просперитета на Комплекса са

породени от високите изисквания, които се поставят пред кадрите и

възможностите за кариера в млад и новосформиран екип, който предлага равен

старт.

Считам, че като изпълнителен директор ще съумея да създам добра

работеща пазарна среда и механизъм за финансово стимулиране, развита

конкурентна среда и принципни бизнес отношения с колеги и партньори.

Като имат предвид личните си качества и изграден професионализъм,

считам, че бих се реализирал успешно в отговорната, динамична и развиваща се

институция, каквато е Вашата. Тази работа би ми донесла и дълбоко вътрешно

удовлетворение – резултат от вложените в нея знания и възможност за

прилагане на досегашния ми опит в сродна компания в чужбина и в същото

време – утвърждаване на нови професионални умения и навици.

Очаквам Вашия положителен отговор.


ПОДПИС:

ІІІ. ШАБЛОНИ, СЕРИЙНИ ПИСМА С ТЕКСТОВ РЕДАКТОР

ПАРАГРАФНИ И СИМВОЛНИ СТИЛОВЕ

В зависимост от предназначението си стиловете биват параграфни и

символни.

Параграфните включват формати за параграф и се прилагат към параграфа

като цяло – форматиране на различни елементи в документа като заглавия,

изброяващи и номериращи списъци, забележки и т.н. За един и същ елемент

могат да бъдат създадени няколко различни стила. Параграфните стилове се

отбелязват със знака / пред тяхното име.

Символните стилове включват формати за символи и се прилагат за

форматиране на документа и неговите елементи, третирани като съвкупност от

символи. Символните стилове се отбелязват с `а пред името си.

Форматирането със стил може да стене по няколко начина:

1. Чрез командата Format/Style. От списъчното поле Styles в прозореца на

командата се избира желания тип (описанието му се извежда в полето

Description) и с бутон Apply се прилага към съответната част в текста.

2. Чрез иконата Style от инструменталната ивица Formating.

3. Чрез клавишна комбинация. На всеки стил независимо дали е системен

или потребителски е желателно да се присвои клавишна комбинация за по-

удобно форматиране в процеса на въвеждане на текста.

4. От полето за стилове чрез двукратно щракване на бутона на мишката в

полето се отваря диалогов прозорец Style. Полето е видимо само в режим

Normale при условие, че в настройката Tools/Options/View ширината му (Style

Area Width) е по-голяма от нула.

Създаването на стилове се обслужва от командата Format/Style.

Създаването на стил – това е най-нагледният начин за създаване на стил.

За целта трябва да се форматира абзацът, да се щракне в полето Style и да се

въведе името на новия стил. От този момент списъкът Style ще съдържа и името

на новия стил.

ГАЛЕРИЯ ОТ СТИЛОВЕ. СЪЗДАВАНЕ И МОДИФИЦИРАНЕ НА СТИЛОВЕ

Стилът е набор от характеристики за форматиране, които можете да

прилагате върху текст, таблици, списъци от вашия документ, за да промените

бързо техния външен вид.

Може да създавате и прилагате стилове от следните типове:

1. Стил за абзаци, които управлява всички аспекти на външния вид на

абзаца – подравняване на текста, позиции на табулаторите, редова разредка и

граници, форматиране на знаци.

2.Стил за знаци, които засяга избрания текст в един абзац – шрифта и

размера на текста и получерното или курсивното форматиране.

3. Стил за таблици, които осигурява съгласуван вид на рамките,

оцветяването, подравняването и шрифтовете в таблици.

4. Стил за списъци, които прилага върху списъците еднотипно

подравняване, номериране или отбелязване с водещи символи и шрифтове.

Стиловете могат да се създават, показват и прилагат от прозореца на

задачите. Форматирането също се съхранява в този прозорец.

За да промените бързо всички текстове, форматирани с определен стил,

можете да предефинирате стила. Ако вашите основни заглавия са 14 пкт, Areal,

подравнени вляво и получерни и след това решите, че искате да бъдат 16 пкт,

Areal Narrow и центрирани, няма нужда да форматирате отново всяко основно

заглавие. Достатъчно е само да промените свойствата на този стил. Когато

промените елементите от форматирането на базов стил в документ всички

стилове, които произлизат от него ще отразят промяната.

Може също да накарате Microsoft Word да променя един стил

автоматично, т.е. да открие, кога променяте форматирането на текст, съдържащ

определен стил и автоматично да актуализира стила. Когато ъ актуализира

автоматично стила всички текстове, форматирани с този стил се актуализират, за

да се съгласуват с форматирането на текста, който сте променили.

ШАБЛОНИ И СЕРИЙНИ ПИСМА

Шаблоните и програмите съветници на Word се активират с File/New и от

отвореното меню се избира папка с нужните документи в предпочитания стилов

формат.

В практиката на институциите, при организиране на общи събрания,

конференции, семинари и др. се налага да се изпрати писмо с едно и също

съдържание на много адреси. Такива писма се наричат серийни, циркулярни.

Технологията на съставянето им включва:

- създаване на база данни с адресите;

- създаване на базов документ с информацията;

- обединяване на двата документа.

Базата данни е списък с титли, имена, адреси, телефони и други данни на

лицата, на които ще бъдат изпратени писмата. Те се въвеждат с променливите

First Name, Last Name, Title, Address и други.

Базовият документ съдържа информацията, която ще се изпраща до

получателите.

При обединяването на двата документа променливите се заместват с

действителните данни.

Работата с шаблони и програми-съветници рационализира

кореспондентския труд – писмата и документите са стандартно форматирани.

Шаблоните могат да се използват и при създаване на циркулярни писма, при

което след написване на документа и вмъкване на променливите от реда Mail

Merge няма да се налага да форматирате писмата.

Използването на шаблоните на Word за циркулярни писма намира

приложение в практиката по следния начин:

1. Отворете прозореца на File New.

2. От страницата Letters & Faxes активирайте Peofessional Letter. OK.

3. Отваря се шаблон, форматиран във Full Block Style. Пълният шаблон

ще отворите,

като активирате графичния знак на плика 1.

4. Създайте документа, като:

- въведете фирмения знак, името и адреса на фирмата на посоченото

място.

- Активирайте Tools/ Mail Merge и изпълнете стъпките от позиция 1 на

ToolsOptions/ Mail Merge Helper/Main document – Create Letter и позиция 2 на

прозореца Mail Merge Helper – Data source/Get Data/Open data source и Edit data

source, като ползвате създадената вече база данни

- от реда с инструменти Mail Merge/Insert Merge Field вмъкнете променливите в

писмото.

- активирайте бутона Merge от лентата с инструменти или от позиция 3

на Tools/Mail Merge/ Mail Merge Helper – Merge the data with document на

менюто. От отворения диалогов прозорец посочете Merge.

- серийните писма са готови. Документ има толкова страници, колкото

адресата са посочени в базата данни. Името на документа е Form Letters #. Не се

налага допълнително форматиране.

5. Добавете нови данни или изтрийте записи в Edit Data Sour –

активирането на иконата ще изведе Data Form.

- в прозореца Data Form можете да добавяте нови записи с бутона Add

New. За да видите всички въведени данни, активирайте бутона View Source на

Data Form.

- данните, представени във View Source ще заместят променливите в

серийните писма и при създаването на етикети и пликове.

ІV. ТАБЛИЦИ В ТЕКСТООБРАБОТВАЩА ПРОГРАМА

СЪЗДАВАНЕ НА ТАБЛИЦИ. ФОРМАТИРАНЕ НА ДАННИ И КЛЕТКИ В

ТАБЛИЦИ

В текстовите документи освен графични обекти могат да се вмъкват и

таблици. Те са необходими, когато дадената част от текстовата информация

трябва да се представи в табличен вид. Това са предимно данни с информативен

характер и с които се извършват сравнения. При нужда от подредена

информация, когато възможностите за форматиране на текст не постигат

желаният резултат е най-практично и елегантно да се използват таблици.

Информацията се представя в редове (1, 2, 3 и т.н) и колони (А, В, С и т.н).

Пресичането на редовете и колоните формира клетки с адреси А3, А4 и др.

Линиите, които ги дефинират се наричат мрежови линии. Клетките могат да

съдържат константи (символни, числови и др. и формули, включително с

използване на вградени функции – математически, статистически, логически).

Потребителят определя броя на колоните и редовете, техният размер и начин на

оформление. След като се въведат данните могат да се форматират. За да се

създаде таблица се използва менюто Table или като се кликва върху Insert/Table:

1. На страница Tables се избира бутона New или от менюто Insert се избира

командата Table. Отваря се диалоговият прозорец New Table. Опциите в

прозореца са следните:

- Data sheet View – създава се таблица с 20 полета в стандартен формат,

които са номерирани и 30 реда. Данните може да се въвеждат веднага.

- Design View – на първо място се описват полетата, които ще съдържа

таблицата – имената на полетата, типа на данните за всяко поле и

съответстващите на типа характеристики и описание на полето.

- Table Wizard – съветник за създаване на таблица. Полетата се избират от

различни примерни таблици, предлагани от съветника.

- Import Table – получава данните от вече съществуващия файл. Според

вида на данните, дефинициите на полетата може да се приемат или да се

обработят след това

- Link Table – получава данните от външен файл, но така че те не могат да

се съхраняват в текущата база данни.

2. Опциите на диалоговия прозорец Insert/Table са:

- Number of Columns (брой колони). Въведете броя на колоните в

таблицата.

- Number of Rows (брой редове). Въведете броя на редовете в таблицата.

- Column Width (ширина на колоните). Определете точната ширина на

колоните или оставете опцията със стойност Auto. Автоматичното регулиране на

ширината на колоните разделя разстоянието между лявото и дясното поле по

равно между отделните колони. Ширината може да бъде настроена

допълнително по всяко време.

- Table Format (формат на таблицата). Ако таблицата е форматирана с

функцията Auto Format, това поле показва името на приложения формат.

- Auto Format (автоматично форматиране). Отваря диалоговия прозорец

Table AutoFormat, в който могат да се избират стилове, рамки, шрифтове и други

настройки от списъка с предварително установени таблични формати.

3. Бутонът Insert Table

За да вмъкнете таблица в документ, можете да използвате и бутона Insert

Table от лентата с инструменти Standard. Щракнете върху него с левия бутон на

мишката и в падащия списък маркирайте толкова клетки, колкото желаете да

има в таблицата. След като отпуснете бутона на мишката, в документа ще се

появи празна таблица със съответния брой редове и колони.

4. Създаване на таблица чрез лентата с инструменти Tables and Borders

Ако желаете да създадете таблицата по-свободно, можете да я начертаете

сами, като за целта използвате бутона Tables and Borders от лентата с

инструменти Standard. Натиснете бутона, за да покажете на екрана лентата с

инструменти Tables and Borders. След това използвайте инструмента за

очертаване на таблици .чрез натискане на бутона Draw Table или от

контекстното меню) и начертайте контурите й. Показалецът на мишката е с

формата на моливче.

След като очертаете външния контур на таблицата, използвайте същия

инструмент за изчертаването на колоните и редовете. При добавяне на

допълнителни редове Word автоматично настройва височината и големината на

таблицата. За да изключите инструмента за рисуване на таблици Draw Table,

натиснете отново неговия бутон или бутона Esc от клавиатурата, или щракнете в

текста.

ИЗЧИСЛЕНИЯ В ТАБЛИЦИ. СОРТИРАНЕ

1. Изчисления

Изчисленията в таблицата се извършват чрез въвеждане в клетките на

формули. Клетките съхраняват както формулите, така и резултатите от

изчисленията в тях. Всяка формула започва със знака за равенство и съдържа

операнди (числови, константи, адреси на клетки и вградени функции) и знаци за

операции (+, -, * , /).

- въвеждане на формула – с команда Table/Formula. Ако се използва

вградена функция тя се избира в поле Paste Funetion и се въвеждат съответните

аргументи. Форматирането на резултата се задава в поле Number Format –

избира се от готовите формати или се дефинира нов с използване на

форматиращи символи (0, #, %).

- Преизчисляване на формула – в Word след промяна на числовите

стойности в клетките формули те не се преизчисляват автоматично.

Актуализацията става с избор на клетка и клавиш F 9.

2. Сортиране

С команда Table/Sort е възможно подреждането на редовете в таблица

максимум по 3 признака, съподчинени помежду си. Начинът на сортиране може

да бъде във възходящ (Asccnding) или низходящ ред (Descending). В диалоговия

прозорец първо се посочва признакът с най-висок приоритет в поле Sort by, след

това с по-нисък – поле Then by и накрая с най-нисък приоритет. Word сортира

само вертикално, т.е. по колони.

ВМЪКВАНЕ И ИЗТРИВАНЕ НА РЕДОВЕ И КОЛОНИ

І. Колони

1. Избор на колона.

За да се извърши определено действие с колона, тя трябва да бъде избрана

(маркирана, селектирана). Същото се отнася и за работа с няколко колони.

Изборът на колона може да бъде направен с мишка или чрез команда от менюто

Table.

- показалецът на мишката се позиционира над първата клетка на

колоната без да влиза в нея. При извършване на това действие той приема

формата на черна стрелка насочена надолу. Еднократно се натиска левият бутон

на мишката.

- текстовият маркер се позиционира в произволна клетка на колоната.

От менюто Table.се избира командата Select , а от неговото подменю – Column.

3. Вмъкване на колона в таблица

От менюто Table се избира команда Insert, а от неговото подменю Column.

to the Left за вмъкване отляво на текуща колона или Column. to the Right за

вмъкване отдясно. При вмъкването на новата колона автоматично се променя

размерът на всички колони, така че те да се съберат в наборното поле на листа.

4. Изтриване на колона

Маркира се колоната, която ще се изтрива. От менюто Table се избира

команда Delete, а от неговото подменю – Columns.

След извършване на това действие, всички колони се изместват вляво с

една, като не променят размера си.

ІІ. Редове

1. Избор на ред

За да се извърши определено действие с ред, той трябва да бъде избран

(маркиран, селектиран). Това важи и за работа с няколко реда едновременно.

Изборът на ред може да бъде направен с мишка или чрез команда от менюто

Table.

- показалецът на мишката се позиционира пред самият ред, без да влиза

в него и еднократно се натиска левият бутон.

- Текстовият маркер се позиционира в произволна клетка на реда. От

менюто Table се избира команда Select, а от неговото подменю – Row.

2. Вмъкване на ред в таблицата

От менюто Table се избира командата Insert, а от неговото подменю –

Rows Above за вмъкване на текущия ред или Rows Below за вмъкване под него.

Редът, който се вмъква, ще бъде със същата височина на реда, в който е

бил текстовият маркер, преди вмъкването. Всички редове ще се изместят

надолу с един.

3. Изтриване на ред

Маркира се редът, който ще се изтрива.

От менюто Table се избира команда Delete, а от неговото подменю – Rows.

След извършването на това действие, всички редове, под изтрития се

изместват нагоре, като не променят размера си.

AUTOFORMAT, AUTOFIT

Грижливо извършеното форматиране може да помогне за по-бързото и по-

лесното ориентиране в информацията представена в работната страница. Чрез

открояване на заглавния текст, добавяне на разделителни черти, оцветяване на

клетки, подравняване на данните, промяна на формата на числата може да се

организира информацията не само структурно, но и визуално.

Форматирането на клетка не променя начина, по който Ехсеl съхранява

данните вътрешно. Всъщност то променя само външния вид на информацията,

както на екрана така и на печатната страница.

1. Автоматично форматиране

Една работна страница се форматира бързо и лесно с командата

Format/AutoFormat. Auto Format променя външния вид на областта, на шрифта,

на формата на числата, подравнява текста, изчертава разделителни линии и др.

Ехсеl предлага цяла колекция от автоматични формати, всеки от които се

различава от останалите.

За да се приложи Auto Format трябва да се маркира областта с данни, да се

задейства командата и в диалоговия прозорец да се избере подходящият формат.

Приложеният формат се отменя чрез опция None от списъка на форматите.

2. Оразмеряване на таблица

Оразмеряването на таблицата е установяване ширината на колоните и

височината на редовете чрез командите:

- Table/AutoFit – (AutoFit to Contents - автоматично, в зависимост от

съдържанието на клетките: Fixed Column Width – с постоянна ширина).

- Table/ Table Properties – в диалоговия прозорец на командата има полета

за промяна на размера, подравняването, стила за автоматично разполагане на

редовете, ширината на колоните и др.).

- Чрез скалите – използват се маркерите за граница на ред или колона,

разположени върху хоризонталната и вертикалната скала.

V. ДОКУМЕНТИ ОТ ОБЩ ХАРАКТЕР НА ЛАТИНИЦА

АВТОБИОГРАФИЯ

Изискванията за съставяне на автобиография на чужд език не се отличава

съществено от практиката, наложила се у нас. Съставят се два вида

автобиографии – краткото и лаконично Resume и по-обширното СV.

Основните правила за писане на автобиография са:

- правилно структуриране;

- стандартно оформление;

- когато информацията е обемна, предвидете по-широка дясна колона и

спазвайте изискванията за писане на две страници;

- посочете квалификациите и образованието в обратен хронологичен

ред, започнете от последната работа и последните квалификации;

- пишете така, че вниманието на четящия да бъде ангажирано;

- използвайте телеграфния стил на писане;

- избягвайте употребата на личното местоимение „аз”.

Обърнете внимание на:

- външния вид на документа;

- на големината на полетата;

- на отделните статии (реквизити) в документа.

Класическата автобиография след личните данни (име, презиме, фамилия,

месторождение и др.) извежда на преден план професионалния опит или

образованието на кандидата (в обратен хронологичен ред) и след това

останалите статии на биографията, които се включват по преценка на автора.

При описване на професионалния опит се представят най-значимите изяви,

които биха разкрили кандидата като динамична и способна личност.

Класическата автобиография често започва (или завършва) с цел на

автобиографията, където авторът вписва длъжността, за която кандидатства, или

сферата, в която търси работа

След посочване на целта, автобиографията продължава със статиите:

професионална дейност и/или образование; следдипломни и професионални

квалификации, ниво на владеене на чужди езици, любими занимания, посочва се

възможността за препоръки при поискване и др.

Често институциите с добра фирмена култура и успешен мениджмънт

съставят свои образци за автобиографии на кандидатите. Така те получават

точната информация, която е нужна.

В моделите на Simple Resume Format са популярни Accommplishment

Format, Academic Format, Functional Format, в който след като впишете личните

си данни, посочвате целта (Objective) за длъжността, за която кандидатствате,

следва кратко изложение на дейностите, които сте реализирали до този момент

(Bdckground Summdry) и постиженията (Records, Honors).

Едва след това построявате документа по познатия начин, в две колони,

като вляво вписвате статиите на автобиографията, а вдясно – същинската

информация. Този род Resume включва към статиите Availability,където

посочвате времето, когато можете да сте на разположение.

Автобиографията си напишете на качествена бяла хартия, с черни букви.

БИЗНЕС ПИСМО-ПЪЛЕН БЛОКОВ ФОРМАТ

Пълният блоков формат на писмата е познат в целия бизнес свят. Неговата

популярност се дължи на лесното му, бързо и непретенциозно съставяне.

Всички части на писмото се подравняват вляво, всичко се пише с

нормални за обикновеното писмо букви (малки и големи).

Свободните редове между отделните части (реквизити) на писмото са

обикновено по един ред, за да се разграничи визуално един от друг, с

изключение на два свободни реда след датата и три свободни реда след

заключителното изречение, които се оставят за саморъчен подпис на автора на

писмото.

Обикновено писмата се оформят на междуредие Single (12 pt) и се

подравняват двустранно – Align Justify. В съдържанието на писмото можете да

поставяте допълнително разстояние преди или след абзаците, за да има

документ по-добра четимост и естетичност (Format/Paragraph/Space Before или

After – 6 pt).

ИЗГОТВИЛ: Валентина Коларова

Documents

ТЕМИ ПО ТЕКСТООБРАБОТКА – УЧЕБНАpgikj.com/wp-content/uploads/2012/10/...Безименният пръст на дясната ръка напуска буквения