МОНГОЛ УЛСЫН СТАНДАРТ Ангилалтын код 01.140.20

Зохион байгуулалт, захирамжлалын баримт бичиг. 3 дугаар хэсэг: Баримт бичгийн хэвлэмэл хуудас, тэдгээрт бүрдлүүдийг байрлуулахад тавих шаардлага

MNS 5140-3 : 2011

Organizational and Ordinance Documents. Part 3: Forms of the managerial records, requirements for locating completions

MNS 5142:2002-ын оронд

Стандартчилал хэмжилзүйн үндэсний зөвлөлийн 2011 оны 01 дүгээр сарын 27-ны өдрийн 02 дугаар тогтоолоор батлав. Энэ стандарт нь улсын бүртгэлд бүртгэсэн өдрөөс эхлэн хүчинтэй. 1. Зорилго Энэ стандартын зорилго нь зохион байгуулалт, захирамжлал, мэдээлэл- лавлагааны баримт бичгийг зохион бүрдүүлэх, нэг загварт оруулах, түүний хуулийн хүчинтэй байдлыг хангах, баримт бичгийн шийдвэрлэлтэнд тавих хяналтыг сайжруулах, баримт бичиг, мэдээллийн бүртгэл, хайлтыг түргэн шуурхай болгох үйл ажиллагааг журамлан явуулахад оршино. 2. Хамрах хүрээ Энэ стандарт нь удирдлагын үйл ажиллагааг баримтжуулах явцад үүсч хөтлөгдөх зохион байгуулалт, захирамжлал, мэдээлэл-лавлагааны баримт бичигт хамаарна. Энэ стандарт нь төрийн ба төрийн бус байгууллага, аж ахуйн нэгжийн удирдлагын үйл ажиллагааны явцад хөтлөгдөн гарч буй зохион байгуулалт, захирамжлал, мэдээлэл-лавлагааны баримт бичгийн хэвлэмэл хуудас, тэдгээрт бүрдлүүдийг байрлуулахад тавих шаардлагыг тогтооно. Хэвлэмэл хуудасны эх загварыг В1-В6 дугаар хавсралтад үзүүлэв. 3. Норматив ишлэл Энэ стандартад дараах иш татсан стандарт, баримт бичгийг хэрэглэнэ. Он заасан ишлэлийн хувьд зөвхөн иш татсан хэвлэлийг хэрэглэнэ. Он заагаагүй ишлэлийн хувьд тухайн стандартын хамгийн сүүлийн хэвлэл (нэмэлтийн хамт)-ийг хэрэглэнэ.

MNS 5140-1:2011. Зохион байгуулалт, захирамжлалын баримт бичиг. 1-р хэсэг: Баримт бичгийн нэр, төрөл, тодорхойлолт MNS 5140-2:2011. Зохион байгуулалт, захирамжлалын баримт бичиг. 2-р хэсэг: Баримт бичгийн бүрдлүүд, тэдгээрт тавих шаардлага MNS ISO 15489-1:2007, Мэдээлэл ба баримтжуулалт. Албан хэрэг хөтлөлтийн менежмент. MNS 5552:2006, Монгол хэлний компьютерийн орчны тогтолцоо. Кирилл ба монгол үсгийн нэгдсэн код MNS 1103:1989, Бичгийн өргөн хэрэглээний хэвлэлийн бүтээгдэхүүний цаас,

картоны хэмжээ

MNS 5140-3 : 2011

2

4. Хэвлэмэл хуудасны эх загварт тавих нийтлэг шаардлага 4.1. Төрийн сүлд, соѐмбыг хэвлэмэл хуудсанд дүрслэхдээ түүний хэмжээнээс үл хамааран Монгол Улсын Үндсэн хуульд хавсаргасан эх загварт заасан сүлдний тэг харьцаа, соѐмбоны нэгж хэмжээсийг чанд баримтална. 4.2. Захирамжлал, зохион байгуулалт, мэдээлэл-лавлагааны баримт бичгийг А4 /210х297мм/, А4 /297х210 мм/, А5 /148х210мм/ стандартын хэмжээтэй бичгийн цаасан /цаашид “хуудас” гэх/ дээр үйлдэнэ. 4.3. Баримт бичигт цагаан өнгийн, сайн чанарын бичгийн цаас хэрэглэх бөгөөд тухайн үеийн хэвлэлийн технологид гарах өөрчлөлт үүнд хамаарахгүй. 4.4. Төрийн сүлд, соѐмбо, байгууллагын бэлгэдэл тэмдэг дүрсэлсэн хэвлэмэл хуудсыг зөвхөн хэвлэлийн аргаар, хөх өнгөөр хэвлэнэ. 4.5. Бүрдлүүдийг хэвлэмэл хуудсанд төвийн болон хажуугийн гэсэн хоѐр байдлаар байрлуулна. 4.6. Хэвлэмэл хуудсанд бүрдлүүдийг хуудасны дээд захын дагуу баруун, зүүн захаас ижил зайтайгаар голлуулан байрлуулсныг төвийн байрлал /А2 зураг/ гэнэ. 4.7. Хэвлэмэл хуудсанд бүрдлүүдийг хуудасны зүүн дээд хэсэгт байрлуулсныг хажуугийн байрлал /А1 зураг/ гэнэ. 4.8. Захирамжлалын баримт бичгүүдэд хэвлэмэл хуудас хэрэглэнэ. 4.9. Захирамжлалын болон удирдлагын зарим нэр төрлийн баримт бичгийн бүрдлийг хэвлэмэл хуудсанд төвийн байрлалаар хэвлэнэ. 4.10. Албан бичгийн А4 хэвлэмэл хуудсанд бүрдлүүдийг хажуугийн байрлалаар хэвлэнэ. 4.11. Албан бичгийн хэвлэмэл хуудас нь байгууллагын, албан тушаалтны гэсэн нэр төрөлтэй байна. 4.12. Байгууллагын хэвлэмэл хуудсыг байгууллага, түүний зохион байгуулалтын нэгжийн албан бичигт хэрэглэнэ. 4.13. Албан тушаалтны албан бичгийн хэвлэмэл хуудсыг зөвхөн эрх бүхий албан тушаалтны албан бичигт хэрэглэнэ. 4.14. Улсын байцаагчийн акт, дүгнэлт, мэдэгдэх хуудас, шүүх, прокурорын байгууллагын шийдвэр зэрэг баримт бичигт хэвлэмэл хуудас хэрэглэнэ. Шаардлагатай тохиолдолд тухайн байгууллагад байнга хөтлөгдөх хурлын тэмдэглэл, удирдамж, тодорхойлолт зэрэг баримт бичгийг хэвлэмэл хуудсан дээр үйлдэж болно. 4.15. Удирдлагын тодорхой нэр төрлийн баримт бичгийн хэвлэмэл хуудас нь үндсэн 01, 04, 07, 08, 09 дүгээр бүрдэлтэй байна. Төрийн байгууллагын онцлогоос хамаарч, удирдлагын тодорхой нэр төрлийн баримт бичгийн хэвлэмэл хуудас нь зөвхөн 01, 03, 09 дүгээр бүрдэлтэй байж болно.

MNS 5140-3 : 2011

3

4.16. Захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудас нь 01, 02, 03, 04, 07, 08, 09 дүгээр бүрдэлтэй байна. 4.17. Захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд 14 дүгээр бүрдлийн байрлалын хязгаарын тэмдгийг хэвлэлийн аргаар тавина. 4.18. Албан бичгийн хэвлэмэл хуудас нь 01 буюу 02, 03, 05, 06, 07, 08, 09, 10 дугаар бүрдэлтэй байна. 4.19. Албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд 07, 08, 10, 12, 14 дүгээр бүрдлийн байрлалын хязгаарын тэмдгийг хэвлэлийн аргаар тавина. 4.20. Гадаадын байгууллагад илгээх албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд 03 дугаар бүрдлийг англи хэл дээр эсвэл тухайн улсын хэлээр бичих ба 05, 09 дүгээр бүрдлийг латин үсгээр галиглаж бичнэ. 4.21. Баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд 01 дүгээр бүрдлийг 03, 04 дүгээр бүрдлийн дээд талд голлуулан байрлуулна. 4.22. Төрийн бус байгууллага, аж ахуйн нэгж, хуулийн этгээд нь албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд 02 дугаар бүрдлийг 03 дугаар бүрдлийн дээд талд голлуулан байрлуулна. 4.23. Гадаадын хөрөнгө оруулалттай буюу гадаадын байгууллагатай харилцаатай аж ахуйн нэгж, хуулийн этгээд нь хэвлэмэл хуудсанд “байгууллагын нэр” бүрдлийг 2 хэлээр хэвлүүлж болно. 4.24. Хэвлэмэл хуудсанд төрийн болон төрийн бус байгууллага, аж ахуйн нэгж нь өөрийн нэрийн дээд талд харъяалах дээд байгууллагын нэрийг бичих бөгөөд “харъяа” гэсэн үг хэрэглэхгүй. 4.25. Байгууллага нь бүх төрлийн хэвлэмэл хуудсыг нэр төрлөөр нь ангилж, хэвлэмэл хуудасны баруун доод өнцөгт доод захаасаа 10 мм, баруун захаасаа 15 мм-ийн зай авч, хар буюу хөх өнгийн бэх бүхий тусгай дугаарлагчаар дугаарлана. 5. Хэвлэмэл хуудсанд бүрдлүүдийг байрлуулахад тавих нийтлэг шаардлага 5.1.Баримт бичгийн бүрдлийг хуудсанд байрлуулахдаа захын хэмжээг 1 дүгээр хүснэгтэд зааснаар авна. 5.2. Баримт бичгийг зохион бүрдүүлэх, боловсруулах, текст хянах программыг ашиглан “Монгол хэлний компьютерийн орчны тогтолцоо. Кирил ба Монгол үсгийн нэгдсэн код” MNS 5552:2006 стандартыг мөрдөнө. 5.3. Баримт бичгийг зохион бүрдүүлэхдээ Arial, Times new roman зэрэг үсгийн фонтыг ашиглан бичнэ. Бичвэрийн үсгийн хэмжээ нь 11-14, хүснэгтэн мэдээллийнх 10-12 байна. 5.4. Баримт бичгийг А4 цаасан дээр үйлдэхдээ мөр хоорондын зайг 1,0-1,5, А5 цаасан дээр 1,0-ээр авна.

MNS 5140-3 : 2011

4

5.5. Баримт бичгийг зохион бүрдүүлж буй компьютер нь Unicode-ийг дэмждэг үйлдлийн системтэй байна. 5.6. Баримт бичигт бичвэрээс бусад бүрдлүүд хэд хэдэн мөрөөр бичигдэх тохиолдолд мөр хоорондын зайг 1,0-ээр авна. 1 дүгээр хүснэгт

Цаасны захын зай

Бүрдлийг байрлуулах талбайн захын шугам /мм-ээр/

А3 А4 А5

1 2 3 4 5

Хуудасны нүүрэн талд

Дээд захаас 20 мм-ээс доошгүй

20 мм-ээс доошгүй

20 мм-ээс доошгүй

Доод захаас 20 мм-ээс доошгүй

20 мм-ээс доошгүй

20 мм-ээс доошгүй

Зүүн захаас 30 мм 30 мм 30 мм

Баруун захаас 15 мм 15 мм 15 мм

Хуудасны

ар талд

Дээд захаас 20 мм-ээс доошгүй

20 мм-ээс доошгүй

20 мм-ээс доошгүй

Доод захаас 20 мм-ээс доошгүй

20 мм-ээс доошгүй

20 мм-ээс доошгүй

Зүүн захаас 15 мм 15 мм 15 мм

Баруун захаас 30 мм 30 мм 30 мм

5.7. Баримт бичгийн тэргүүг бичвэрээс мөр хоорондын зайг 2,0-оор, Гарын үсгийг бичвэрээс мөр хоорондын зайг 3,0-5,0-аар авч бичнэ. 5.8. Хоѐр ба түүнээс дээш хуудастай баримт бичгийг хоѐрдугаар хуудаснаас эхлэн араб тоогоор дугаарлана. Дугаарыг хуудасны дээд захаас 10мм зайд голлуулан байрлуулна. Шаардлагатай тохиолдолд баримт бичгийн хуудас бүрт байгууллагын тэмдэг дарах буюу эсвэл хариуцан боловсруулсан ажилтан гарын үсгээ зурж баталгаажуулна.

ТӨГСӨВ.

MNS 5140-3 : 2011

5

MNS 5140-3 : 2011

6

MNS 5140-3 : 2011

7

В1.Захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудасны загвар /тогтоол/

MNS 5140-3 : 2011

8

В2.Захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудасны загвар /тушаал/

MNS 5140-3 : 2011

9

В3.Захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудасны загвар /захирамж/

MNS 5140-3 : 2011

10

В4. Удирдлагын тодорхой нэр төрлийн баримт бичгийн хэвлэмэл хуудасны загвар /хуралдааны тэмдэглэл/

MNS 5140-3 : 2011

11

В5.Албан бичгийн А5 хэвлэмэл хуудасны загвар

MNS 5140-3 : 2011

12

В6.Албан бичгийн А4 хэвлэмэл хуудасны загвар