Oplæg om KLs emnesystematik

Oplæg om KLs emnesystematik

Ole Cohen KL

[email protected] / 3370 3381

Udfordringen for kommuner er……

…et stadig skift i

- myndighedsstrukturer

- teknologi

- administrationskultur

….med stigendeatomisering og automatisering af opgaveløsningen

Der skal svares på mange ting

• Har der været en klage om hjælpemidler den 23/11-01?

• Hvad har Kulturforvaltningen givet af dispensationer de sidste 2 måneder?

• Hvor er sagen om Peter Jensen (cpr. 271048-1993)?

• Hvilke medarbejdere har hjemmearbejdspladser?

• Hvor er referaterne fra byggemødet med Entreprenør Hasholt?

• Hvor er det sidste indsigelserne til Lokalplan nr. 23?

Så der er behov for ”navigation”

at planlægge

at styre

at kontrollere og korrigere

Fokus er på redskaber til styring - Management

Kært barn har mange navne

• Asset Management

• Content Management

• Knowledge Management

• Human Ressource Management

• WorkFlow Management

• Total Quality Management

• ”Anger Management”

• nn-Management

Udsagn!

Det offentlige har brug for at kunne mikse værdier med indhold for at opnå viden - ved hjælp af kompetencer/ressourcer, arbejdsprocesser og teknologi

Brug af Digital Asset Management kombineret med Content Management Systems giver virksomheder mulighed for Knowledge Management – ved hjælp af Human Ressource Management, WorkFlow Management og Informationsteknologi

Offentlig Asset og Content (værdi og indhold)

Kræver registrering af:• Administrativ værdi = forvaltningshandlingen

– økonomi som værdi kører allerede på skinner

• Administrativt indhold = Opgaven (retlighed)– både myndigheds og serviceopgaver

Sammen med registrering af: • Tid, sted, part(er) samt tekniske metadata

….skabes grundlaget for videnforvaltning (..styring)

”Ambitionstrappen”

Simpel oversigt

Emne

Handling

”Alt”

Genfinding

Almindelig statistik

Ledelsesinformation

Informationsstyring

Vidensforvaltning

= de store kulturspring

Omfang

Logik

Hvad skal registreres - ABCD modellen

A

B C

D

Afgørelser1:1

Beslutninger1:n

Styringsdata(ledelsesinfo)

Baggrundsviden(valideret)

Der er forskel på forvaltningsdokumentation og historisk dokumentation

Lad os vende tilbage til spørgsmålene fra før







Der er mange tilgange til spørgsmålene

• Tid (den 23/11-01 og de sidste 2 måneder)

• Parter (Peter Jensen og Entreprenør Hasholt)

• Emner (hjælpemidler og lokalplan)

• Handlingsaspekter (klage, dispensationer og indsigelser)

• Instans (Kulturel Forvaltning)

…og for at kunne svare på spørgsmålene…..

…kræver det mange forskellige registringer (opmærkninger)







KLE er et hjælpemiddel til registrering (opmærkning) af:

• Hvad sagen handler om = Emnet– De kommunale opgaver

• Hvad kommunen gør ved sagen = Funktionsfacetten– Den administrative handling

• Retskilden = Relevante §§ og lovenes populærbetegnelse ud for hvert emne

KLE består af:

• Emneplanen (ca 2000 kommunale emner)– med funktionsfacetter– med lovhenvisning

• Servicesiderne– med råd om brug af emnenumre og facetter og – vejledning om administrationen af de enkelte emner

• Stikordene (ca 14.000 søgeord)– med synonymer

• Vejledninger– Introduktion og brugsvejledning– Specialvejledning til funktionsfacetter

KLE´s nummeropdeling: Hovedgrupperne

Hovedgruppe 00 er til sager om kommunens overordnede sager, eller til sagstyper, der vedrører hele kommunens virksomhed eller omfatter flere af emneplanens hovedgrupper

Fx sager om borgerrepræsentationen, forvaltningsstruktur, forvaltningsregler, kommunens samlede budget eller kommunens åbningstider.

I I hovedgrupperne 01-25 og 50 - 60 registreres sager om kommunens virksomhed - det, som kommunen laver i forhold til borgere/brugere.

Fx børnepasning, vejbelysning, planlægning, undervisning eller sygehusvæsen

Hovedgruppe 30 dækker opgaver vedrørende stat og statsamt. Fx ændring af politikreds, postdistrikt etc.

Hovedgruppe 80-87 dækker sager, der vedrører kommunens egne ressourcer.

Fx sager om personale, kommunale ejendomme og indkøb

Opbygning af KLE 1

Opbygning af KLE 2

Opbygning af KLE 3

Særlige numre til København, BRK og amter

Opbygning af KLE 4

Opbygning af KLE 5

Opbygning af KLE 6

Opbygning af KLE 7

Opbygning af KLE 8

• A-facet

– Måden, som kommunen/ institutionen er bygget op på. Beskrivelse af, hvordan kommunen vil fungere.

• P-facet

– De planer, regler, dispensationer, som kommunen/institutionen vil administrere/besvare sager efter (»lovgrundlaget«).

• S-facet

– Overordnet økonomi til bevaring.

• Ø-facet– Rutinepræget Økonomi til kassation.

• G-facet– Ja/nej-sager ud fra bl.a. P, S og Ø.

• K-facet– Kommunens tilsyn med forskellige

ting samt tilsyn med kommunen. Klager over kommunens/institutionens arbejdsområder.

• I-facet– Informativt materiale, hvor

kommunen/institutionen ikke direkte er sagsbehandlende..

Funktionsfacetterne

KLE-NEM

• Browserversion til PC og Intranet

• Muligheder for opslag og krydsning af oplysninger

• Muligheder for at skræddersy til fx institutioner/målgrupper

• Mulighed for redigering/styring af opmærkning

• Mulighed for opslag i 14.500 ajourførte stikord for borgere (Vissenbjerg, Næstved mv.)

• Bidrag til validering af data i systemer

Hvad er det så KL har fat i?

• En kontrolleret emneordsliste– med hierarki– branchebestemt– med referencetaksonomier (lov/§, handlingsfacetter, blanketter ,

bevaring/kassation mv)– Offentlige værdikæder

• Et redskab til styring af data og forandring – mapning ift andre systematikker (kontoplan ARF-plan,

Socialministeriet, OIO´s emnesystem mv.)– opgave-overblik der løbende ajourføres (både myndigheds,

service- og driftsopgaver)

KLEs hovedprincipper

1. Opgavetilgang (emne)2. Retskildetilgang (§§ pr. emne)3. Handlingstilgang (Funktionsfacetter)4. Tesaurustilgang (kontrollerede søgeord)5. Mapning til andre off. Systematikker (ARF, OIO,

Statsamt, Kontoplan, std. blanketter)6. Hierarkisk 100-tals systematik7. Løbende ajourføring (pt. ½ årlig)8. Redaktionel styring (KL og lokalt)

KLE-XML som produkter

• KLJ – KLs journalplan

• BRK –Bornholm Regionkommunes emneplan

• KKe – København Kommunes emneplan

• KLE-NEM – Browser søgemodul

• Delplaner – Renosam, ASB (sårbare børn)

• Specialprodukter – Kompetenceplaner og opgaveoversigter (Nykomst, TF)

Documents

Oplæg om KLs emnesystematik