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7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1
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Prof. Alusio Gomes Aulas 1 semestre 2009Organizao de Eventos
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Aulas 1 e 2Organizao de Eventos
Palestra/aula
interativaOrganizao de Eventos
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Aulas 3 e 4Organizao de Eventos
Apresentaodo Plano de Curso.
Sistema de avaliao.Organizao de Eventos
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Sempre se ouviro vozes emdiscordncia, expressando oposio
sem alternativa, descobrindo o errado enunca o certo, encontrando a escuridoem toda parte e procurando exercer
influncia, sem aceitarresponsabilidade.(John F. Kennedy)
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Lista de abreviaturas
ABAV -Associao Brasileira de Agncias deViagens
ABBTUR- Associao Brasileira de Bacharis emTurismo
ABEOC Associao Brasileira das Empresas deEventos
ABRACEFF -Associao Brasileira de centros deConvenes, Exposies e Feiras
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IACVB Internacional Associatino of Convention andVisitors Bureau
ICCAInternacional Congress and ConvetionAssociation
NOWEASociedade Noroeste Alem de Exposies PCMAProfessional Convention Management
Association
AIPC Assciation Iternationale des Palis de Congres
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SPCVB So Paulo Covention and Visitors Bureau
UBRAFE Unio Brasileira dos Promotores deFeiras
UFI Unio de Feiras Internacionais
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Atualmente, o evento, em funo dos objetivosfixados, do grande nmero de pessoas que envolve
e das diversas expectativas e necessidades que estas
pessoas apresentam, tornou-se uma importanteatividade econmica e social, que deve ser tratada deforma profissional. Isto , para o sucesso da atividade
imprescindvel que associao e/ou empresa
promotora do evento contrate os serviosde um organizador de eventos.
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Assim, para maior segurana e eficincia na
prestao dos servios, aconselhvel queseja contratada uma empresa organizadora
de eventos.
Para contratao da empresa organizadorade eventos, recomendvel abertura de umprocesso de licitao e/ou concorrncia em
que estaro previstos os critrios erequisitos necessrios para participao.
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Definida a empresa
organizadora de eventos, esta, emconjunto com a associao e/ou empresa
promotora do evento, ir estabelecer os
procedimentos e tcnicas do planejamentoe organizao do evento. Os termos
acordados entre as partes devero ser
firmados mediante contrato de prestao deservio.
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Aps esses passos iniciais, o evento
realmente comea a ser planejado eorganizado, culminando na sua
realizao.
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Evento um instrumento institucional epromocional, utilizado na comunicao
dirigida, com finalidade de criar conceito eestabelecer a imagem de organizaes,
produtos, servios, idias e pessoas, por
meio de um acontecimento previamenteplanejado, a ocorrer em um nico espao de
tempo com aproximao entre os
participantes, quer seja fsica, quer seja pormeio de recursos da tecnologia.
(G.M. F)
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Anterior ao surgimento da palavraturismo, os homens haviam descoberto
que existia um grande espao no seuentorno e que nele poderiam deslocar-
se pelos mais diversos motivos.
As origens dos primeiros eventos
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Os primeiros registros que
identificaram esses deslocamentos,que podemos considerar como origensdo turismo, mais especificamente do
turismo de ventos, foram os jogosolmpicos da Era Antiga,datados de
776 a.C.
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Outro tipo de acontecimentoidentificado na antiguidade
foram as festas Saturnlias,institudas em 500 a.C. , das
quais derivam o carnaval.
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Aulas 7 e 8
Evoluo dos eventos:
os eventos religiosos e os eventos comerciais
Esse tipo de evento acontecia na Grcia de
quatro em quatro anos e possua carterreligioso. No perodo em que estavam
ocorrendo os jogos, estabelecia-se uma trgua
e nenhum tipo de combate era travado.
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O primeiro evento realizado, denominadocongresso, aconteceu em 377 a.C., em
Corinto, este congresso reuniu todos osdelegados das cidades gregas, que elegeramFelipe o generalssimo da Grcia nas lutas
contra Prsia.
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A civilizao antiga deixou deherana para o turismo e para oturismo de eventos o esprito de
hospitalidade, a infra-estrutura de
acesso e os primeiros espaos deeventos.
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Eventos religiosos
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Os principais concliosO primeiro conclio registrado nessa poca foi oConclio de Elvira. Aconteceu em 300 d.C., foi
convocado por so Gregrio e tinha por missoevangelizar a Armnia. Em 325, o imperadorConstantino convocou os bispos de todas as partes domundo romano para a primeira assemblia de uma
srie de vinte e uma.
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Essa reunio denominou-se Conclio deNicia e visava resolver problemas que
estavam ocorrendo dentro da religio. Oevento aconteceu Na sia Menor, e tinhapor objetivo defender a unidade religiosa
como fator de fora poltica. Em 381 em quese firmou o dogma da santssima trindade.Em 431, o Conclio de feso, que marcou o
inicio da grande ciso da Igreja crist, omonofisismo.
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O VI Conclio de Latro em queInocncio II foi Bispo Universal ereuniu um dos mais importantesconclios ecumnicos que jamais
havia sido congregado, foi oprimeiro evento em queencontramos registros que
identificam o local onde
aconteceu e tambm o nmero departicipantes.
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Representaes teatrais
Com relao a esse tipo de evento,deve ser ressaltada a manifestao
de teatro medieval, que acontecena cidade alma de
Oberammergan, desde 1634, que a encenao da Paixo de Cristo.
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Eventos religiososPara o Turismo de Eventos, a Idade Mdia foi
bastante significativa, pois praticamente plantouas bases para o desenvolvimento desse tipo deturismo. Foi marcada por uma srie de eventos
religiosos e comerciais, que causaram odeslocamento de um grande nmero de pessoas,
como membros do clero, mercadores e outros.
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Aulas 9 e 10
Os eventos comerciais
As feiras comerciais eram uma das formas decomrcio mais importantes da Idade Mdia.
Durante o perodo de realizao das feiras, eramconcedidas liberdades e privilgios especiais, tais
como suspenso de hostilidades e das guerras,liberdade para organizar jogos proibidos e outrasliberdades para garantir as trocas, assegurando,
assim, a subsistncia.
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A revoluo industrial operou grandesmudanas na sociedade
transformando a economia manual emmecanizada.
Todas essas mudanas que seprocessaram refletiram tambm nostipos de eventos realizados, causandoo surgimento dos eventos cientficos e
tcnicos.
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Eventos Cientficos e TcnicosSo aqueles promovidos por entidades ligadas
aos ramos das cincias naturais e biolgicas.Conforme suas caractersticas, podem
denominar-se: mesas-redondas, simpsios,seminrios, conferncias, cursos, painis,congressos e outros. Os eventos tcnicos soaqueles realizados por entidades ligadas s
cincias exatas e sociais.
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O primeiro congresso cientfico
ocorreu em 1681, em Roma. Foium congresso de Medicina Geral,
que deu incio a eventos de cunho
no religioso. Posteriormentesurgem os eventos tcnicos. O
primeiro deles foi o Congresso de
Viena, que aconteceu em 1815,aps a derrota de Napoleo
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O surgimento do Turismo
e do Turismo de Eventos
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O Turismo e o turismo de eventos como
atividade organizadora surgiram no sculo XIX,quando o ingls Thomas Cook organizou a idade um grupo de pessoas para participar de umcongresso.
Turismo, que teve suas origens nas feirascomerciais da Idade Mdia, tornou-se atividadeorganizadora no sculo XIX. Recebeu
contribuio de outros tipos de evento, comoeventos esportivos, feiras de amostras e,principalmente, das exposies universais.
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Compreendendo o que evento...
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Conjunto de atividades
profissionais desenvolvidas com oobjetivo de alcanar o seu pblico-alvo pelo lanamento de produtos,
apresentao de uma pessoa,empresa ou entidade, visandoestabelecer o seu conceito ou
recuperar a sua imagem;
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Realizao de um atocomemorativo, com finalidade
mercadolgica ou no, visandoapresentar, conquistar ourecuperar o seu pblico-alvo;
Soma de aes previamenteplanejadas com o objetivo de
alcanar resultados definidosperante seu pblico-alvo;
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O evento utiliza recursos orais(discursos, debates, explanaes),
escritos (anais, programas, folders),
auxiliares (audiovisuais) eaproximativos com objetivo de atingir
resultados almejados pelas
organizaes.
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Diferenciao entre evento, cerimniae solenidade.
Cerimnia: sinnimo de evento
Solenidade: um evento, no qual apompa a caracterstica; sessosolene.
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O que um evento?Um evento pode ser definido comoacontecimento que tem:
Um momento definido para comearUm tempo de durao estabelecido e
um ou mais objetivos a serematingidos.
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Podemos classificar os eventosQuanto sua natureza
Esportivo Competio,apresentao.
Cultural-Teatro (Apresentao)Concurso, Festival, Mostra).
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Poltico- Apresentao,
comemorao, lanamento. Empresarial - Palestras,
Seminrios, Cursos, Oficinas,Encontros Profissionais,Congressos, Convenes.
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Quanto ao universo de participantes
Fechados(Quando todos osparticipantes devem fazer parte de
um determinado grupo especfico-funcionrios de uma mesmaempresa ou grupo empresarial,
profissionais de um mesmosegmento, scios de umadeterminada entidade...)
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Abertos
(quando os participantes
no precisam preenchernenhum pr-requisitopara participar, a no ser
fazer a inscrio).
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Quanto ao custo de inscrio (para oparticipante)
As pessoas que participam de um eventoo fazem por interesse prprio, por
oportunidade ou por preciso. Seja comofor, haver sempre um custo (de tempo, deenergia ou de dinheiro) envolvido nainscrio para o evento. A participao de
uma pessoa pode, dessa maneira, serclassificada em:
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Participao gratuita e compulsria (quando oparticipante no tem escolha. Ele obrigado
pelas circunstncias, a participar do evento.).
Participao gratuita e livre -neste caso, existe,quase sempre, algum interesse por parte dopromotor ou dos patrocinadores.
Participao paga e livre -quando a inscrio
para o evento tem um custo para o participanteque far desembolso por conta prpria.
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Quanto abrangncia geogrfica
Local (quando os participantes so da mesma cidade)
Regional (quando os participantes so da mesma cidadeou de cidades prximas).
Estadual (quando os participantes so de varias cidades deoutras regies do mesmo estado).
Nacional (quando os participantes so provenientes devarias cidades de outros estados do pas).
Internacional (quando os participantes so provenientes
de vrios outros pases do mundo)Organizao de Eventos
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Quanto ao tamanho
O tamanho de um evento definido
pela quantidade de pessoas
pela sua abrangncia geogrfica e;
pela quantidade de recursos envolvidos.
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Pequeno evento - nmero departicipantes inferiores a 250 pessoas.
abrangncia local ou regional,
recursos envolvidos na ordem de US$10.000.
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Mdio Evento -nmero de participantesentre 250 e 1000 pessoas.
Abrangncia estadual ou nacional.
recursos envolvidos na ordem de US$
100.000.
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Grande eventonmero departicipantes entre 1000 e 10.000
pessoas.
abrangncia estadual ou nacional.
recursos envolvidos na ordem deUS$ 500.000.
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Super Evento - nmero de participantes entre10.000 e 100.000 pessoas.
abrangncia nacional ou internacional.
recursos envolvidos na ordem de US$ 1.000.000.
Mega evento -nmero de participantes acima de100.000 pessoas.
abrangncia internacional.
recursos envolvidos na ordem de milhes dedlares.
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Evento especial quando essas
condies no so presentes ousimultneas, mas o evento reveste-se
de uma importncia reconhecida,
devido aos seus participantes ou asconseqncias decorrentes de seusresultados. Exemplo. Reunio G7.
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Aulas 13 e 14
Oque se pode tirar de um evento?
Devemos extrair de um evento muito
mais coisas do que os benefcioscontidos nos seus objetivosprincipais:
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Alguns exemplos de coisas quepodem ser feitas para extrair um
algo mais dos eventos:
Vendas de livros
Lanamento ou divulgao deoutros produtos
Merchandising de mercadorias ouservios
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Uso do espao fsico para fixao de
material de divulgao (cartazes,banners, faixas).
Utilizao do pblico presente paraexecuo de uma pesquisa de marketing
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O que afinal um evento empresarial?
todo evento que envolve profissionais, comobjetivos de aprimoramento tcnico ougerencial.
Um evento empresarial se caracteriza por seupblico alvo (empresrios ou seus prepostos,profissionais liberais ou autnomos,estudantes de reas profissionalizantes) e
pelos temas centrais (desenvolvimentoprofissional, aquisio de informaes...).
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Alguns objetivos possveis em um eventoempresarial:
Obter resultado financeiro com a venda das inscries,
cotas de patrocnios, produtos direta ou indiretamenteligados ao evento (livros, roupas, alimentao e bebidas
e at mesmo, ingressos para outros eventos). Lanar ou apresentar novos produtos ao mercado;
Divulgar a marca da organizao promotora;
Revelar novos talentos;
Disseminar um conhecimento, estimular a pratica deuma determinada atividade.
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Caractersticas dos eventos
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Caractersticas dos eventosassociativos e corporativos
Eventos Associativos Ligados a reas de interesse,
como: cientfica, tcnica,comercial, profissional eoutras
Participao voluntria Nmero maior de
participantes, porm semnenhuma garantia depresena;
Recursos econmicos iniciaisescassos. Reunies anuais.
Eventos coorporativos Referem-se s reas de alta
gerncia, vendas, acionistas,produo etc
Comparecimento obrigatrio Nmero menor de
participantes, porm compresena garantida;
Evento financiado por recursoseconmicos preestabelecidos
pela empresa
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A estrutura jurdica das organizaes
promotoras de eventos
ASSOCIAO EMPRESA
Estrutura jurdica daassociao
Organograma e estruturaadministrativa
Objetivos fundamentais daassociao
Objeto social e tipo negcio
Nmero de associados daentidade
Polticas e normas da empresa
ASPECTOS DIFERENCIAIS DA ESTRUTURA JURDICA
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Distribuio geogrfica dosassociados
Distribuio geogrfica dassucursais, agentes
representantes, distribuidores e
outrosRecursos econmicos, materiaistcnicos e humanos no estodisponveis para realizao do
evento
Recursos econmicos, tcnicose humanos disponveis para a
realizao do evento
Caractersticas econmicas,culturais, sociais e outras dos
associados
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O que DIREITO DE ARENA?
O dono de um evento o promotor. Ele adquire,mediante contratos especficos, os direitos de
uso e de espao fsico e de utilizao do nome edas imagens dos protagonistas. Qualquer outrapessoa ou organizao que queira fazer uso de
uma dessas coisas precisa negociar com o
promotor.Esse o direito de arena.
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Marketing de Eventos
Chamamos deMix de marketing aoconjunto de elementos ou variveis
que interferem direta ou INDIRETAMENTEna relao de uma organizao com oseu mercado.
Cada evento afetado mais ou menospelos seguintes elementos:
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At ti id d d T
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Atratividade do Tema
Data/ Horrio
Local
Reputao do protagonista (ou dos protagonistas)
Preo final para o participante
Diferena do preo final e preo com desconto
Facilidade/ Dificuldade para inscrio
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Tempo para inscrio antecipada
Reputao do Promotor, do Patrocinadore do Apoiador.
Qualidade e quantidade do material dedivulgao
Mdia escolhida para divulgao
Cronograma de divulgao
Qualidade e quantidade de eventosacessrios
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A l
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Aulas 15 e 16
O profissional de eventosPromover eventos uma arte. Exige
esforo, energia, disciplina, dedicao
e ainda sintonia entre osorganizadores e o pblico para quetudo saia perfeito.
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Muitos falam sobre um promotor deeventos como profissional de
eventos. Mas essa uma atividade eno uma profisso.
Para se tornar um organizador de
eventos necessrio se tornar umespecialista em pblicos, conhecero pblico da organizao. Essa a
base necessria para o organizadorde eventos.
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Quem Quem na promoo de um Evento?
A ficha tcnica de um evento pode serresumida em uma nica linha, quando
uma nica pessoa faz tudo acontecer. Essa
condio, no entanto, no a maiscomum. A organizao de qualquer
evento, mesmo os menores, conta com a
participao e o trabalho de mais de umapessoa. Normalmente, muita gente.
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Algumas funes importantes que
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Algumas funes importantes que
podemos relacionar:
Idealizador
A concepo do evento e o seu planejamento inicialcaracterizam o idealizador. De uma forma simplificada,
podemos dizer que o idealizador aquele que apresenta oPROJETO do evento. No apenas quem tem a idia, mas apessoa ou a entidade que formata a idia, filtrandoabsurdos e descrevendo pblico alvo, objetivos, previso de
custos, previso de resultados, benefcios para ospromotores, para os patrocinadores e para os participantes;
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Promotor
O promotor do evento a pessoa ouentidade que compra a idia do
idealizador. E assume, da para frente,todos os riscos e todos os benefcios. Opromotor pode, e at comum queacontea, dividir esses riscos e benefcios
com outras entidades, mas,intrinsecamente, o risco todo dele.
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O promotor o dono do evento. apessoa ou a entidade que toma as
decises fundamentais. a pessoaou entidade que responde,financeira e juridicamente pelos
resultados ou conseqncias doevento.
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Organizador
Organizar um evento consisteem dar forma aos
acontecimentos. Fazer umadefinio no que diz respeitoao quanto, como e por quem
devem ser feitas.
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Ao Organizador do eventocabe o trabalho de dar
detalhamento ao projeto doevento.
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ProdutorAproduo do evento responsvel pelaexecuo daquilo que ficou definido peloorganizador. o produtor (ou a entidaderesponsvel pela produo)que toma as
providncias, faz compras, contrataservios, enfim, materializa o evento,naquilo que diz respeito estrutura
fsica.
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O produtor , em ltima anlise,o responsvel pela
materializao do evento.
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PatrocinadorO patrocnio se caracteriza pela comprado direito de veiculao de um produto, de
uma marca ou de uma idia, associado realizao de um determinado grupo. Opagamento feito em dinheiro, cujopromotor utiliza da maneira que acharconveniente.
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Apoiador
O apoio freqentemente confundidocom patrocnio. Ambos, Apoiador ePatrocinador contribuem para que oevento seja realizado, mas existe umadiferena importante: o patrocinadorcontribui em dinheiro, que o promotor
usa como bem entender. J o apoiadorcontribui com produtos (mercadorias eservios) que sejam utilizados no evento.
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Por exemplo, uma companhia area podeapoiar um evento fornecendo passagens
para os protagonistas (palestrantes,convidados...) ou patrocinar o mesmoevento, pagando em dinheiro que ser
utilizado onde e como o promotor
considerar mais interessantes.
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O resultado para a pessoa que apia ou
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O resultado, para a pessoa que apia oupatrocina um evento muito semelhante.
Para o Promotor do Evento, no entanto adiferena muito importante: enquanto oapoio viabiliza a realizao daquele eventoem especial, o patrocnio viabiliza arealizao de tudo o que o Promotor faz,inclusive outros projetos, porque umacontribuio mais ampla e pode ser
considerado como um resultado financeirodo evento.
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Aulas 17 e 18
Como atingir sucesso numa
empresa de eventosPalestra/ convidado
Organizao de equipe/ divisode tarefas
Organizao de Eventos
Aulas 19 e 20
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Aulas 19 e 20 Por tipos
Eventos baseados nas reunies dialogais
Brainstorming (sesso de criatividade) -Tcnica de reunio, com objetivo de se
atingir um resultado por meio dediscusses das idias dos participantes,
com liberdade de imaginao e
criatividade. Muito utilizada nasagncias de publicidade.
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Conferncia
Apresentao de um tema informativo,tcnico ou cientfico por uma autoridade em
determinado assunto, para um grandenmero de pessoas, platia. Ela maisformal que a palestra. A durao ideal deno mximo uma hora e meia. E deve-se
dividir o tempo em apresentao e sesso deperguntas e respostas.
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CONFERNCIA
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Organizao de Eventos
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Palestra- apresentao de um tema
pr-determinado a um grupo pequeno,que j possui informao sobre oassunto. menos formal que a
conferncia.
Conclave evento de carter religioso em que sodiscutidos temas de ordem tica e moral.
Organizao de Eventos
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Apresentado por um profissional derenome e tem como objetivo o
esclarecimento de um tema ou atomada de uma deciso. maisutilizado em classes especficas.
Semelhante conferncia.
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PALESTRA
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PALESTRA
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Videoconferncia ou Teleconferncia
Apresentao de um tema a grupos de pessoas,que tem interesse sobre o assunto, estando ele
dispostos em espaos diferentes e distantes. Soutilizados recursos audiovisuais e eletrnicos.
Workshop - uma palestra divida em
partes terica e prtica.
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Seminrio uma discusso de um temaproposto, do qual se estuda todo o seu
aspecto, pesquisados por grupos e
apresentados por representantes, nohavendo tomada de deciso. A durao doseminrio de um dia inteiro; se realizado
em mais de um dia jornada.
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Simpsio Apresentao de um tema geral degrande interesse, que dividido em subtemas, porespecialistas de renome, sendo seu objetivo final o
intercmbio de informaes, com tomada de
deciso. Os trabalhos so resumidos e compiladosem anais, e entregues aos participantes ao final doevento. A durao do simpsio , em mdia, de trs
dias.
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Congresso Reunio formal e peridica de
pessoas, pertencentes a grupos profissionaiscom o mesmo interesse, objetivando estudar,debater e chegar a concluses sobre um temageral, que exposto em subtemas. Asapresentaes, trabalhos e propostas soregidos em um documento nico e entreguesaos congressistas juntamente com as
concluses do evento. Tem durao de cincodias, realizado anual ou bienalmente.
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CONGRESSO
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Organizao de Eventos
E R i d d i
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Encontro-Reunio de pessoas de uma mesma categoriaprofissional para debater temas polmicos,apresentados por representantes dos grupos
participantes. As caractersticas do encontro sosemelhantes s do congresso, porm com menorabrangncia de pblico e menor perodo de durao deum a trs dias.
Conveno Evento interno de uma organizao,empresa, entidade ou partido objetivando otreinamento, reciclagem, avaliao, troca deexperincias entre os participantes. So utilizados
vrios tipos de reunies na conveno. Geralmenteocorre anualmente e dura de trs a cinco dias.
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Semana-Acontecimento realizado com
sete dias de durao nos segmentosacadmico e empresarial.
Debate- Discusso entre duas pessoasdefendendo o seu ponto de vista,geralmente antagnico e polmico. Pode
ser aberto ao pblico ou transmitido porveculos da mdia.
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Mesa-redonda Debate com quatro a oito
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pessoas, sentadas em semicrculo, sobre umassunto polmico, controvertido e de interesse,
tendo cada debatedor dez minutos para suaapresentao inicial. A mesa-redonda pode seraberta ou fechada.
Painel- Evento caracterizado por um quadro deapresentaes, no qual o orador principal e atquatro painelistas explanam sua viso sobre um
tema determinado. Ele dividido em duaspartes distintas:
Organizao de Eventos
Primeira parte: apresentao do tema
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Primeira parte: apresentao do temaindividualmente, obedecendo s regras daconferencia.
Segunda parte: debate entre os painelistasentre si e repostas platia.
Frum- Evento caracterizado pela troca deinformaes e debate de idias, com a
presena de grandes audincias. Objetiva aparticipao da platia, sempre numerosa.
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E i l i i d l
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Entrevista coletiva- evento caracterizado pela presenade um especialista em determinado assunto ourepresentante de uma organizao que ser questionadosobre tema de seu conhecimento. Os questionadores soformados pela imprensa. Se houver somente umquestionador, a entrevista ser exclusiva.
Curso evento educativo onde se apresenta um temaespecfico, objetivando o conhecimento, treinamento oureciclagem dos participantes, que no deve ultrapassar35 pessoas. A durao do curso depende de vrios
fatores, variando entre mnimo de oito horas e mximode doze meses.
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FEIRA
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Aulas 21 e 22
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Aulas 21 e 22Eventos baseados nas reunies
coloquiais sociais
Brunch Um caf da manh-almoo,
servido em estilo buffet, realizado das10 s 14 horas. um tipo de encontromuito indicado para reunies
empresarias no perodo da manh.
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Coffe-break o tradicional lanche que tanto
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Coffe break o tradicional lanche que tantopode ocorrer pela manh como a tarde nointervalo dos eventos. Serve-se me mesadecorada e estrategicamente colocada.
Coquetel- uma reunio de pessoas paraconfraternizao de um acontecimento.
Salgadinhos e bebidas diversas so cardpiodo coquetel party; acrescentando um pratoquente temos o coquetel souper e em estiloamericano, o coquetel buffet. O vin dhonneur
o coquetel servido por diplomatas emcomemorao data nacional de seu pas.
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Happy hour Evento caracterizado por
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ppy pum drinque ao fim da tarde 17:30 s
19:00 - em bares, galerias, restaurantes.
Caf da manh Trata-se do tradicional
caf da manh oferecido em encontrosprofissionais. Deve ser servido embuffet, durando 45 minutos e noatrapalhando a dinmica dos trabalhos.
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Almoo network Almoo reunio onde se
discute a pauta durante o aperitivo e utiliza-sedo restante do tempo para fechamento doassunto.
Jantar O jantar mais formal que o almoo,com planejamento e cerimoniais adequados ocasio. Os tipos de servio mais habituais no
Brasil so o servio francesa, o servio inglesa e o servio americano (buffet).
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Eventos demonstrativos ou expositivos
Excurso Formao de grupos depessoas, com objetivo de viagem para
conhecimento cultural ou de lazer emlugares diferentes. Recomenda-se acontratao de uma agnciaespecializada no setor.
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Show-Apresentao ao pblico-alvo deentretenimento, com fim cultural ou
no, baseado na msica, teatro ououtra modalidade. Os shows incluem-se em qualquer uma das categorias eauxilia na alavancagem das campanhas.
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Festival- Festa de variedades, com
diferentes apresentaes sobre o tema doevento ao pblico-alvo.
Desfile- a apresentao e lanamento
de produtos, geralmente ligados moda,com utilizao de modelos e manequins.A sua durao no deve ultrapassar uma
hora e meia.
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CONCURSO OU DESFILE
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Desfile cvico Os desfiles cvicos tm
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Osua organizao regulamentada por
meio de normas e regulamentosdefinidos pelo cerimonial de cadainstituio.
Manh/ Tarde/ Noite de Autgrafos Lanamento de uma obra literria,
objetivando a venda e divulgao para opblico segmentado e com a presenado autor para autograf-la.
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Inaugurao Apresentao ao pblico-
alvo da organizao de suas novasinstalaes ou unidades, com umcerimonial especfico, com
descerramento de placa ou desenlace defita inaugural.
Pedra fundamental Cerimnia queassinala o incio de uma obra, utilizadacomo estratgia para divulgao eregistro para posteridade.
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Visitas empresariais-Apresentao da
empresa a pblico segmentado, em diaespecfico, atravs de visitao. Existemdois tipos de visitao:
Open day ou poltica de portas abertasVisita de grupos de interesse da
empresa.
Visitas especiais: misses oficiais, visitasestrangeiras, comitivas, autoridades epersonalidades.
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Evento lanado recentemente no
Brasil, como uma alternativa parafeiras.O showcasing insere oShowcasing conceito de vitrine
interativa. Os produtos ou serviosso expostos em vitrines fechadas, eos participantes no tem nenhum
contato direto com os expositores.
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Roadshow consiste na demonstrao
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itinerante, montada sobre um nibus ou
carreta, que se desloca para reasgeoeconmicas de determinado pas ouestado.
Megaevento evento de lazer e turismoem larga escala, como os Jogos olmpicos
ou as feiras mundiais.
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Aulas 23 e 24
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Organizao e planejamento de tcnicas de eventos
Planejamento O planejamento fator fundamental ao
desenvolvimento de qualquer atividade, e de
modo especial, para a organizao de eventos. Levando-se em conta a deciso poltica da
organizao em realizar o evento, trselementos so determinantes ao seu
planejamento:
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1. Objetivos
o que se pretende alcanar com o evento
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o que se pretende alcanar com o evento.Estabelecido o objetivo, sero definidos os
pblicos-alvos e as estratgias.2. Pblicos
So aqueles que se pretendem atingir com a
realizao dos eventos.A identificao dos pblicos, ver grfico 1,mostra o universo de pblicos para qualquerorganizao, que poder variar em nmero de
acordo com a magnitude do eventoprogramado.
Organizao de Eventos
E
DIRETORES
F
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EMPRESA
EVENTO
PBLICOMISTO
PBLICO
INTERNO
PBLICO EXTERNO
FORNECE
DORES
FUNCION
RIOS
FAMILIA
RES
COMUNIDADEFINACEIRA
COMUNIDADE
GERAL
IMPRENSA
GOVERN
O
CONCORRENTES
SINDICATO
S
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3. Estratgias
S d l id t d
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So as aes desenvolvidas e executadas para sealcanar os objetivos propostos e atingir os
resultados desejados, atraindo o pblico deinteresse do evento. Consideram-se estratgias:
Anlise de variveis scios- ambientais os aspectos
scio-culturais, polticos ou legais interferem naconcepo de um evento. Por isso devem ser levadaem considerao a histria, a simbologia, os ritos,as cores, as tradies para no se cometer nenhumagafe. Bem como os fatores climticos, geogrficos eambientais.
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Al d fi i
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Alocao de recursos financeiros
O evento deve ser planejado para a suaotimizao com recursos, humanos,
materiais e financeiros. Assim, aorganizao depois de definida a polticaestratgica ou institucional do evento,
dever dispor dos meios necessrios aoempreendimento.
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O processo de captao de eventos
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A captao de eventos pode serrealizada pelo poder pblico,iniciativa privada e Convention &
Visitors Bureau CVB.Este processo bastante complexo e
divide-se em trs etapas distintas:
preparao da captao, captao eps-captao.
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Captao de eventos internacionais
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p
Preparao da captaoA equipe da captao do CBV far um levantamento
dos eventos internacionais (congressos, seminrios,simpsios e outros).
Essas informaes so coletadas em varias fontes,tais como: International Congress and ConvetionAssociation ICCA,
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International Association ofconvention & Visitors Bureau
IACVB, associaes de classe ecalendrios do trade turstico(companhias areas, centro de
convenes, hotis), entre outras.
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A principal fonte utilizada a ICCA,uma organizao que possui
membros em quase todos os pases,fornecendo a estes, em carterexclusivo, todas as referncias sobre
os congressos mundiais.
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Para efetuar a seleo de Eventos quesero captados a equipe do CBV
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sero captados, a equipe do CBV
procede da seguinte forma:analisa o histrico do rodzio do
evento em termos de cidade, pas-
sede e datas;verifica as estimativas do nmero
de participantes e acompanhantes,face infra-estrutura da cidade;
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verifica se a associao constituda no pas et b i i
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quantos membros possui; se a associaonacional est filiada entidade internacional e ,ainda, se h brasileiros na diretoria da entidadeinternacional;
contatada a entidade de classe nacional oumembro nacional associado entidadeinternacional;
procura motivar aentidade/associao/presidente/membros doBrasil a liderar o processo de captao.
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Aulas 25 e 26
A captao
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A captao
A captao pode ocorrer durante o evento dacategoria que antecede quele que se objetiva
captar. Nos casos de eventos mundiais, aantecedncia costuma ser de, no mnimo,trs anos(h casos de captaes ocorreremat dez anos antes). Nos eventos pan-americanos e latino-americanos, aantecedncia menor.
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Os veculos de comunicao utilizados
nessa apresentao so:
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nessa apresentao so:
Folders;
Vdeo;
Revista especializada (showcase);Microcomputador (CD-ROM);
Outros.
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Captao de Eventos Nacionais
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Captao de Eventos Nacionais
A captao de eventos nacionaisacontece nos mesmos moldes
que a dos eventosinternacionais, apresentandodiferenas em apenas algumas
de suas etapas.
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P d t
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Preparao da captao
Na preparao da captao, alm dapesquisa nas diversas fontes, comocompanhias areas, ABRACCEF,
calendrios de eventos de rgos oficiaisde turismo do Estado, as associaes e osorganismos oficiais procuram o CVB,
solicitando ajuda e orientaes paraapresentar a candidatura do seu Estado.
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A captao
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A captao dos eventos nacionais ocorreexatamente do mesmo modo que nos eventosinternacionais, como foi apresentadoanteriormente, mas diferencia-se no que serefere aos veculos de comunicao utilizadosdurante a apresentao.
As mdias so as mesmas, s que a utilizao de
outros veculos tambm muito freqente nacaptao de eventos nacionais.
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Ps-captaoA ps-captao desencadeia o
processo de organizao do
evento, que ocorre de formasemelhante ao processo dos
eventos internacionais.
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A contratao da empresa organizadora de eventos
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A grande maioria dos eventos que sorealizados atualmente exige a contrataode uma empresa organizadora de ventos
para agilizar o processo de planejamento.Nenhuma associao e/ou empresapromotora pode prescindir da contratao
de uma empresa para cuidar de todos osprocedimentos referentes organizao doevento.
Organizao de Eventos
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Definio do Local A definio dolocal depende diretamente do tipo doevento a se realizar.
Definio de data e hora A escolha dadata e do horrio deve se adequar ao
tipo de evento e a expectativa depblico.
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Programao visual
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Programao visual
A programao visual objetiva registro eidentificao do evento. Deve captar a
ateno do pblico por meio de umamensagem clara, direta, limpa, bonita
e agradvel.
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Aulas 27 e 28
T j
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TrajeAps a definio do estilo do evento
formal ou informal - estabelece-se otraje que ser sugerido aos convidados.
Os trajes so divididos em:Gala e rigor Usado em ocasies
especiais.
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Homens- casaca, fraque ousmoking.
Mulheres- vestidos longos, sedas etecidos nobres, brilhos, jias,bolsas pequenas e sapatos altos.
Cabelos presos ou semi-presos.
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Social Usado em ocasies especiais mas noto solenes quanto s em que se usam trajes de
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to solenes quanto s em que se usam trajes degala e rigor.
Mulheres- tecidos finos, os brilhos podem sersubstitudos por jias. Os sapatos de salto altose bolsas finas.
Homens- terno escuro azul marinho, cinzachumbo, preto - , liso ou risca de giz. Camisasocial clara, gravata discreta, sapatos de cromo
ou pelica.
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Passeio completo aquele que se usa atoda hora para vrias ocasies
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toda hora, para vrias ocasies.
Mulheres- tailleur, bolsas e sapatos dequalidade.
Homens- ternos de cor clara cinza, begee azul durante o dia; durante a noite,roupas de cor escura. Tambm serecomenda o blazer ou o palet esporte,
sempre usados com gravata.
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Passeio Menos formal que o passeio completo
Mulheres conjuntos de cala comprida saia e
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Mulheres- conjuntos de cala comprida, saia e
blusa, vestidos, menos formais que o tailleur. Homens- Mais informal que o passeio completo,
no se usa gravata.
Esporte Utilizado em ocasies descontradas. Tanto para homens e mulheres o momento de
usar calas jeans, brim, bermudas, tnis.
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Divulgao
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Divulgao
A divulgao tem duas premissasbsicas:
Informar sobre o evento como um todo;
Criar uma expectativa junto a diversospblicos.
Para que isso ocorra o organizadorpoder dispor dos seguintes materiais:
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Estratgia de comunicao e marketing
Meios de comunicao
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Meios de comunicao
Jornais, revistas, rdios e TV
Cartazes
Folhetos
Mala direta
Dilogo
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briefing sobre o evento,programa e regulamento,
material publicitrio,promocional do evento.
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Painis, outdoors e backlightsPress release
InternetBus doors
Mdias alternativasParajet
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As fases do processo de planejamento e organizaoso:
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so:
Concepo incorporao da idia;
Pr-evento planejamento e
organizao;Per ou transevento realizao;
Ps-evento avaliao eencerramento;
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Concepo
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Reconhecimento das necessidades desse
evento;
Elaborao de alternativas para suprir as suasnecessidades;
identificao dos objetivos especficos;
coleta de informaes sobre os participantes,patrocinadores, entidades e outras instituiesem potencial;
Organizao de Eventos
Listagem dos resultados desejados;
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estimativas de exeqibilidade
econmica e tcnica;
estimativas de tempo e recursos
necessrios;estabelecimento de diretrizes;
elaborao dos contornos doprojeto.
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Pr-evento
servios iniciais;
servios de secretaria; detalhamento do projeto;
outras.
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Servios iniciais
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Servios iniciais
So as providncias imediatas aps a deciso derealizar o evento:
Identificao de rgos governamentais, entidades e
empresas com interesses voltados execuo dogoverno para fornecer patrocnio, subvenes, doaese outros;
Levantamento de nomes e confirmao de convidados,
conferencistas, autoridades e outros;
Organizao de Eventos
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Servios de Secretaria
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Servios de SecretariaAs principais atividades desenvolvidas
so:Preparao da correspondncia
preliminar;Expedio da correspondncia preliminar
para as entidades governamentais,empresas e pessoas que possam colaborarde alguma forma com o evento;
Organizao de Eventos
Tomada de preo e confeco dematerial administrativo (papel de
l l
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carta , envelopes, impressos em geral
e outros) necessrios ao evento;Controle e arquivo da
correspondncia recebida e
expedida;Remessa de circulares e cartas
informativas para os participantes
potenciais e outros;
Organizao de Eventos
Recebimento, controle e classificao (sobsuperviso da comisso tcnica) dos trabalhos a
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p )serem apresentados, enviados pelos
participantes e convidados;
Recebimento, controle e confirmao dasinscries e adeses (participantes econvidados);
Obteno dos cadastros de pessoas que
podero se inscrever como participantes(mailing list);
Organizao de Eventos
Criao e execuo do
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fluxograma de informaes;
Identificao, seleo econtratao de prestadores de
servios necessrios para aorganizao do evento. aconselhvel utilizar servios deempresas especializadas.
Organizao de Eventos
Detalhamento do projetodefinio do produto;
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definio do produto;escolha do local;definio da data;
elaborao de temrio ecalendrio;identificao e anlise dos
participantes;
Organizao de Eventos
estratgia de comunicao e marketing;
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estratgia de comunicao e marketing;
infra-estrutura de recursos audiovisuais, materiaise servios;
servio de transportes para participantes econvidados;
programao social, cultural e turstica; agncia de viagem e turismo;
recursos financeiros;
cronograma bsico;
Organizao de Eventos
D fi i d d t
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Definio do produto
Escolha do local
Definio de dataDefinio de tema e
elaborao de calendrio
Organizao de Eventos
A l
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Aulas 31 e 32
Realizao da 1a. Avaliao
Aulas 33 e 34Entrega das avaliaes e
comentrios
Organizao de Eventos
Aulas 35 e 36
Providncias e apoios para um evento de sucesso
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Providncias e apoios para um evento de sucesso
Parte mais complexa do processo depreparao e montagem de um evento,exigindo condies de comando do
profissional responsvel para coordenare controlar todas etapas.
A organizao de um evento depende de:apoio operacional, logstico, de pessoal, eexterno.
Organizao de Eventos
Apoio Operacional
toda infra estrutura fsica
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toda infra-estrutura fsica
necessria para atender direta eindireta a realizao do evento.
Espao fsico do local do eventoA definio do espao fsico de umevento est relacionada sua
formatao e montagem. Divide-seem:
Organizao de Eventos
Eventos de Plenrio
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Auditrio Para eventos informativos esolenidades, que no necessitam de anotaespor parte dos convidados. A mesa diretora deveser central e as cadeiras em fila ou intercaladas.
Escolar Para eventos informativos equestionadores, que necessitam de anotaespor parte do convidados. As cadeiras devem ser
acompanhadas de mesas ou pranchas. O nmerode participantes se restringe a 40% em relao aoauditrio.
Organizao de Eventos
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Sala vip
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Sala vip
Local destinado a recepcionarautoridades, convidados especiais epalestrantes, pelos organizadores do
evento. Ela deve possuir uma decoraodiscreta, servios e pessoal de apoio,material informativo sobre o evento,
sofs e poltronas e proximidade aolocal.
Organizao de Eventos
Sala de imprensa
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Sala de imprensa
Local montado e equipado para atender imprensae fornecer informaes sobre o evento, onde so
feitos as entrevistas e encontros com os jornalistas.
Ela dever estar equipada com mesa de reunio ecadeiras, computadores com impressora,mquinas copiadoras, telefone e fax, material deapoio e informativos sobre o evento e servios de
apoio.
Organizao de Eventos
Sala de segurana
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g
Local para servir de apoio aoselementos e servios de segurana do
evento. Poder ser utilizado comoposto policial destacado para cobriro acontecimento. Deve conter mesas
e cadeiras, armrios para guarda dearmamento, telefone, servios derdio e apoio.
Organizao de Eventos
S l di b l t i
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Sala mdica ou ambulatria
Os eventos com mais de 100 pessoas, deacordo com a Legislao vigente, devempossuir uma sala mdica ou ambulatrio.
Recomenda-se um contato com aSecretaria de Sade e/ou empresa de sade
para sua montagem.
Organizao de Eventos
Cabine de luz som e traduo
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Cabine de luz, som e traduo.
Local para servios de sonorizao, iluminao etraduo do evento. Pela sua generidaderecomenda-se a contratao de empresas
especializadas em cada ramo.Apoio Logstico
formado pelos equipamentos necessrios operacionalizao do evento.
Organizao de Eventos
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MODELO DE ROTEIRO DE EVENTOS
1.Ttulo2.Entidade e/ou empresa promotora3.Entidade e/ou empresa organizadora4.Cidade sede
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5.Local do evento6.Tema do evento7.Objetivos8.Justificativa9.Pblico alvo e nmero previsto de participantes10.Descrio do evento11.Perodo de realizao do evento e horrio12.Inscries e informaes13.Taxa de inscrio e/ou ingresso14.Recursos necessrios
15.1 recursos humanos16.2 recursos materiais (administrativo)17.3 materiais de divulgao18.4 recursos audiovisuais e equipamentos19.5 diversos20.Instalaes21.Servios (transporte, hospedagem, alimentao, sonorizao, decorao e outros)22.Previso oramentria23.1 receitas24.2 despesas25.Cronograma26.Consideraes gerais
Organizao de Eventos
MODELO DE CHECKLIST
Evento: semana de turismoLocal: auditrio da Instituio OrganizadoraData: 22/03 27/09 de 200 Horrio: das 19h30 s 22h30Responsvel; Joo Carlos Azevedo
DISCRIMINAO UNIDADE/SETOR RESPONSVEL SITUAO
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DISCRIMINAO UNIDADE/SETOR RESPONSVEL SITUAO
1 reserva do local Coordenao de curso Carla matos Em andamento
2 reunio para montagem dacomisso organizadora dasemana
Coordenao de curso Carla matos Ok
3 distribuio de atividades
para as diversas comisses detrabalho
Coordenao geral do evento Sandra regina Ok
4 definir tema e programa doevento
Comisso organizadora
5
contratar pessoas e/ouprofissional autnomo p/ criaode material de divulgao
Comisso financeira, dedivulgao e marketing
6 buscar patrocnio e apoiocultural
Comisso financeira, dedivulgao e marketing
Organizao de Eventos
7 definio do material de
divulgao
Comisso organizadora
8 contratao de grfica p/impresso do material de divulgaoe administrativo
Comisso organizadora
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9
fazer listagem de convidados epalestrantes Secretaria do evento
10 enviar carta convite p/autoridades, palestrantes,diretoriada instituio e demais funcionrios
Secretaria do evento
11 fazer reserva de equipamentosde audiovisual no departamentoresponsvel
Secretaria do evento
12
fazer solicitao de servio decopa (caf,gua, ch) Secretaria do evento
14 fazer folow up dos convidados,autoridades e outros
Secretaria do evento
Organizao de Eventos
15 fazer a divulgao na mdia Comisso financeira,de
divulgao e marketing
16 fazer a divulgao do Comisso financeira, divulgao
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evento na instituio e marketing
17 mostrar as pastas dosparticipantes e convidados
Comisso de recepo
18 definio de recepcionistase escala de trabalho
Comisso de recepo
19 verificao e liberao deestacionamento
Secretaria do evento
Organizao de Eventos
20 elaborar carta de
agradecimento p/ os palestrantes
Secretaria do evento
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21 providenciar os certificadosdos participantes
Secretaria do evento
22- definir mestre de cerimnia Comisso organizadora
23 treinar as recepcionistas Coordenao geral do evento
25 convocar reunio deavaliao do evento
Coordenao geral do evento
26 elaborar relatrio deavaliao
Coordenao geral
Organizao de Eventos
Implantao
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a fase final e executiva do evento, na qual a organizao e osprofissionais envolvidos tm a responsabilidade de ter ou nosucesso no evento.
Para a correta implantao, preciso conhecer todas as leis deprotocolo e regras de cerimonial como:
Uso de smbolos Tratamento de precedncia LugaresAtrasosAusncias Representaes de autoridades
Organizao de Eventos
Aulas 37 e 38
Apoio de pessoal
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Apoio de pessoalTrata-se do pessoal necessrio ao evento, quer
seja da organizao quer de uma empresacontratada, ficando de incumbncia da
coordenadoria setorial e pessoal. Tanto os profissionais autnomos como os da
prpria organizao precisam de: coordenao treinamento responsabilidade uniformes
Organizao de Eventos
Relao de pessoal necessrio ao evento
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digitador eletricista encanador
fotgrafo garom intrpretejornalista matre manobrista
Organizao de Eventos
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Em todos os casos, observar a LegislaoTributria de cada atividade, empresa,profissional e tipo de servio.
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p p
Profissionais de destaque em eventos
Recepcionistas
Profissionais encarregadas de recepcionar osparticipantes de um evento e atender organizao, mesa-diretora, palestrante emestre de cerimnias. Deve atuar de forma
sincronizada com o mestre de cerimnias.
Organizao de Eventos
Requisitos bsicos para
recepcionistas:
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Aparncia pessoal:Uniformizadas
Maquiagem sbria
Cabelos presos
Postura:
Educao, cordialidade, simpatiaPostura corporal adequada e correta
Organizao de Eventos
profissionalismo:competncia no trabalho
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p
treinamentoconhecimento do programa do
eventoconhecimento da pauta do diaconhecimento do local e suas
facilidades.
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Mestre de cerimnia
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Mestre de cerimnia O mestre de cerimnias deve preencher certos
requisitos para falar melhor e se apresentar bem.Ele deve possuir:
boa memria
habilidade e agilidade com as palavras
criatividade
entusiasmo
observao sntese
Organizao de Eventos
ritmoboa vozvocabulrio
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vocabulrioexpresso corporalnaturalidadeconhecimento sobre o assunto traje adequadojogo de cinturaum bom roteiro script
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Manobrista
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O servio de manobrista recomendado paraoferecer aos participantes mais comodidade.Recomenda-se a contratao de uma empresaespecializada nesse servio.
Matres, garons e comins
Matres- coordena todo o servio de mesa.Possui a responsabilidade de recepcionar os
convidados, oferecer o cardpio e anotarpedidos.
Organizao de Eventos
Garon atende o cliente, servindo, retirando ost f d b
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pratos e oferecendo a sobremesa. Comin- auxiliar do garom, encarregado das
bebidas e de limpeza da mesa. Segurana O sistema de segurana essencial a qualquer tipo
de evento. A sua implantao divide-se em:segurana fornecida pela Polcia Civil(investigativa), pela Polcia Militar(ostensiva) e pormeio de empresa especializada (prprio evento).
Organizao de Eventos
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Hotel
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Hotel
Os profissionais destacados para recepcionar osconvidados em hotis devem:
alojar os visitantes de acordo com as reservas;
resolver algum imprevisto; fazer a ligao com os setores do aeroporto,
social e transporte;
coordenar o deslocamento dos participantes.
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Social
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A programao social um complemento do evento.Recomenda-se um programa de acordo com o nvel e portedo evento, por meio de uma empresa especializada. Podeou no ser oferecida aos participantes.
TransporteOs servios de transporte devem ser executados porempresas especializadas, com superviso e presena de umrepresentante da organizao.A identificao dos transportes dever ser feita por meio
de nmero, ou mesmo da prpria placa, fornecida aosparticipantes.
Organizao de Eventos
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Aulas 39 e 40
Planejamento para programa de visitas
Aulas 41 e 42
Distribuio de tarefas para programa de visitasAulas 43 e 44
Realizao de programa de visitas
Organizao de Eventos
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Aulas 45 e 46Avaliao do programa de visitas/ atividade em
sala.Aulas 47 e 48
Participao na Feira da Pequena EmpresaAulas 49 e 50Avaliao da feira da Pequena Empresa/ entrega de
relatrio
Organizao de Eventos
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Aulas 51 e 52Planejamento para um evento empresarial
Aulas 53 e 54
Apresentao de projeto para realizao doevento empresarial.
Aulas 55 e 56
Execuo de tarefas para o evento empresarial
Organizao de Eventos
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Aulas 57 e 58Execuo de tarefas para o evento empresarial
Aulas 59 e 60
Realizao do evento empresarial
Aulas 61 e 62
Avaliao do evento empresarial/ entrega derelatrio
Organizao de Eventos
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2 Avaliao
3 Avaliao