Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

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    Prof. Alusio Gomes Aulas 1 semestre 2009Organizao de Eventos

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    Aulas 1 e 2Organizao de Eventos

    Palestra/aula

    interativaOrganizao de Eventos

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    Aulas 3 e 4Organizao de Eventos

    Apresentaodo Plano de Curso.

    Sistema de avaliao.Organizao de Eventos

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    Sempre se ouviro vozes emdiscordncia, expressando oposio

    sem alternativa, descobrindo o errado enunca o certo, encontrando a escuridoem toda parte e procurando exercer

    influncia, sem aceitarresponsabilidade.(John F. Kennedy)

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    Lista de abreviaturas

    ABAV -Associao Brasileira de Agncias deViagens

    ABBTUR- Associao Brasileira de Bacharis emTurismo

    ABEOC Associao Brasileira das Empresas deEventos

    ABRACEFF -Associao Brasileira de centros deConvenes, Exposies e Feiras

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    IACVB Internacional Associatino of Convention andVisitors Bureau

    ICCAInternacional Congress and ConvetionAssociation

    NOWEASociedade Noroeste Alem de Exposies PCMAProfessional Convention Management

    Association

    AIPC Assciation Iternationale des Palis de Congres

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    SPCVB So Paulo Covention and Visitors Bureau

    UBRAFE Unio Brasileira dos Promotores deFeiras

    UFI Unio de Feiras Internacionais

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    Atualmente, o evento, em funo dos objetivosfixados, do grande nmero de pessoas que envolve

    e das diversas expectativas e necessidades que estas

    pessoas apresentam, tornou-se uma importanteatividade econmica e social, que deve ser tratada deforma profissional. Isto , para o sucesso da atividade

    imprescindvel que associao e/ou empresa

    promotora do evento contrate os serviosde um organizador de eventos.

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    Assim, para maior segurana e eficincia na

    prestao dos servios, aconselhvel queseja contratada uma empresa organizadora

    de eventos.

    Para contratao da empresa organizadorade eventos, recomendvel abertura de umprocesso de licitao e/ou concorrncia em

    que estaro previstos os critrios erequisitos necessrios para participao.

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    Definida a empresa

    organizadora de eventos, esta, emconjunto com a associao e/ou empresa

    promotora do evento, ir estabelecer os

    procedimentos e tcnicas do planejamentoe organizao do evento. Os termos

    acordados entre as partes devero ser

    firmados mediante contrato de prestao deservio.

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    Aps esses passos iniciais, o evento

    realmente comea a ser planejado eorganizado, culminando na sua

    realizao.

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    Evento um instrumento institucional epromocional, utilizado na comunicao

    dirigida, com finalidade de criar conceito eestabelecer a imagem de organizaes,

    produtos, servios, idias e pessoas, por

    meio de um acontecimento previamenteplanejado, a ocorrer em um nico espao de

    tempo com aproximao entre os

    participantes, quer seja fsica, quer seja pormeio de recursos da tecnologia.

    (G.M. F)

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    Anterior ao surgimento da palavraturismo, os homens haviam descoberto

    que existia um grande espao no seuentorno e que nele poderiam deslocar-

    se pelos mais diversos motivos.

    As origens dos primeiros eventos

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    Os primeiros registros que

    identificaram esses deslocamentos,que podemos considerar como origensdo turismo, mais especificamente do

    turismo de ventos, foram os jogosolmpicos da Era Antiga,datados de

    776 a.C.

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    Outro tipo de acontecimentoidentificado na antiguidade

    foram as festas Saturnlias,institudas em 500 a.C. , das

    quais derivam o carnaval.

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    Aulas 7 e 8

    Evoluo dos eventos:

    os eventos religiosos e os eventos comerciais

    Esse tipo de evento acontecia na Grcia de

    quatro em quatro anos e possua carterreligioso. No perodo em que estavam

    ocorrendo os jogos, estabelecia-se uma trgua

    e nenhum tipo de combate era travado.

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    O primeiro evento realizado, denominadocongresso, aconteceu em 377 a.C., em

    Corinto, este congresso reuniu todos osdelegados das cidades gregas, que elegeramFelipe o generalssimo da Grcia nas lutas

    contra Prsia.

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    A civilizao antiga deixou deherana para o turismo e para oturismo de eventos o esprito de

    hospitalidade, a infra-estrutura de

    acesso e os primeiros espaos deeventos.

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    Eventos religiosos

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    Os principais concliosO primeiro conclio registrado nessa poca foi oConclio de Elvira. Aconteceu em 300 d.C., foi

    convocado por so Gregrio e tinha por missoevangelizar a Armnia. Em 325, o imperadorConstantino convocou os bispos de todas as partes domundo romano para a primeira assemblia de uma

    srie de vinte e uma.

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    Essa reunio denominou-se Conclio deNicia e visava resolver problemas que

    estavam ocorrendo dentro da religio. Oevento aconteceu Na sia Menor, e tinhapor objetivo defender a unidade religiosa

    como fator de fora poltica. Em 381 em quese firmou o dogma da santssima trindade.Em 431, o Conclio de feso, que marcou o

    inicio da grande ciso da Igreja crist, omonofisismo.

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    O VI Conclio de Latro em queInocncio II foi Bispo Universal ereuniu um dos mais importantesconclios ecumnicos que jamais

    havia sido congregado, foi oprimeiro evento em queencontramos registros que

    identificam o local onde

    aconteceu e tambm o nmero departicipantes.

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    Representaes teatrais

    Com relao a esse tipo de evento,deve ser ressaltada a manifestao

    de teatro medieval, que acontecena cidade alma de

    Oberammergan, desde 1634, que a encenao da Paixo de Cristo.

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    Eventos religiososPara o Turismo de Eventos, a Idade Mdia foi

    bastante significativa, pois praticamente plantouas bases para o desenvolvimento desse tipo deturismo. Foi marcada por uma srie de eventos

    religiosos e comerciais, que causaram odeslocamento de um grande nmero de pessoas,

    como membros do clero, mercadores e outros.

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    Aulas 9 e 10

    Os eventos comerciais

    As feiras comerciais eram uma das formas decomrcio mais importantes da Idade Mdia.

    Durante o perodo de realizao das feiras, eramconcedidas liberdades e privilgios especiais, tais

    como suspenso de hostilidades e das guerras,liberdade para organizar jogos proibidos e outrasliberdades para garantir as trocas, assegurando,

    assim, a subsistncia.

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    A revoluo industrial operou grandesmudanas na sociedade

    transformando a economia manual emmecanizada.

    Todas essas mudanas que seprocessaram refletiram tambm nostipos de eventos realizados, causandoo surgimento dos eventos cientficos e

    tcnicos.

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    Eventos Cientficos e TcnicosSo aqueles promovidos por entidades ligadas

    aos ramos das cincias naturais e biolgicas.Conforme suas caractersticas, podem

    denominar-se: mesas-redondas, simpsios,seminrios, conferncias, cursos, painis,congressos e outros. Os eventos tcnicos soaqueles realizados por entidades ligadas s

    cincias exatas e sociais.

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    O primeiro congresso cientfico

    ocorreu em 1681, em Roma. Foium congresso de Medicina Geral,

    que deu incio a eventos de cunho

    no religioso. Posteriormentesurgem os eventos tcnicos. O

    primeiro deles foi o Congresso de

    Viena, que aconteceu em 1815,aps a derrota de Napoleo

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    O surgimento do Turismo

    e do Turismo de Eventos

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    O Turismo e o turismo de eventos como

    atividade organizadora surgiram no sculo XIX,quando o ingls Thomas Cook organizou a idade um grupo de pessoas para participar de umcongresso.

    Turismo, que teve suas origens nas feirascomerciais da Idade Mdia, tornou-se atividadeorganizadora no sculo XIX. Recebeu

    contribuio de outros tipos de evento, comoeventos esportivos, feiras de amostras e,principalmente, das exposies universais.

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    Compreendendo o que evento...

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    Conjunto de atividades

    profissionais desenvolvidas com oobjetivo de alcanar o seu pblico-alvo pelo lanamento de produtos,

    apresentao de uma pessoa,empresa ou entidade, visandoestabelecer o seu conceito ou

    recuperar a sua imagem;

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    Realizao de um atocomemorativo, com finalidade

    mercadolgica ou no, visandoapresentar, conquistar ourecuperar o seu pblico-alvo;

    Soma de aes previamenteplanejadas com o objetivo de

    alcanar resultados definidosperante seu pblico-alvo;

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    O evento utiliza recursos orais(discursos, debates, explanaes),

    escritos (anais, programas, folders),

    auxiliares (audiovisuais) eaproximativos com objetivo de atingir

    resultados almejados pelas

    organizaes.

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    Diferenciao entre evento, cerimniae solenidade.

    Cerimnia: sinnimo de evento

    Solenidade: um evento, no qual apompa a caracterstica; sessosolene.

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    O que um evento?Um evento pode ser definido comoacontecimento que tem:

    Um momento definido para comearUm tempo de durao estabelecido e

    um ou mais objetivos a serematingidos.

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    Podemos classificar os eventosQuanto sua natureza

    Esportivo Competio,apresentao.

    Cultural-Teatro (Apresentao)Concurso, Festival, Mostra).

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    Poltico- Apresentao,

    comemorao, lanamento. Empresarial - Palestras,

    Seminrios, Cursos, Oficinas,Encontros Profissionais,Congressos, Convenes.

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    Quanto ao universo de participantes

    Fechados(Quando todos osparticipantes devem fazer parte de

    um determinado grupo especfico-funcionrios de uma mesmaempresa ou grupo empresarial,

    profissionais de um mesmosegmento, scios de umadeterminada entidade...)

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    Abertos

    (quando os participantes

    no precisam preenchernenhum pr-requisitopara participar, a no ser

    fazer a inscrio).

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    Quanto ao custo de inscrio (para oparticipante)

    As pessoas que participam de um eventoo fazem por interesse prprio, por

    oportunidade ou por preciso. Seja comofor, haver sempre um custo (de tempo, deenergia ou de dinheiro) envolvido nainscrio para o evento. A participao de

    uma pessoa pode, dessa maneira, serclassificada em:

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    Participao gratuita e compulsria (quando oparticipante no tem escolha. Ele obrigado

    pelas circunstncias, a participar do evento.).

    Participao gratuita e livre -neste caso, existe,quase sempre, algum interesse por parte dopromotor ou dos patrocinadores.

    Participao paga e livre -quando a inscrio

    para o evento tem um custo para o participanteque far desembolso por conta prpria.

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    Quanto abrangncia geogrfica

    Local (quando os participantes so da mesma cidade)

    Regional (quando os participantes so da mesma cidadeou de cidades prximas).

    Estadual (quando os participantes so de varias cidades deoutras regies do mesmo estado).

    Nacional (quando os participantes so provenientes devarias cidades de outros estados do pas).

    Internacional (quando os participantes so provenientes

    de vrios outros pases do mundo)Organizao de Eventos

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    Quanto ao tamanho

    O tamanho de um evento definido

    pela quantidade de pessoas

    pela sua abrangncia geogrfica e;

    pela quantidade de recursos envolvidos.

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    Pequeno evento - nmero departicipantes inferiores a 250 pessoas.

    abrangncia local ou regional,

    recursos envolvidos na ordem de US$10.000.

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    Mdio Evento -nmero de participantesentre 250 e 1000 pessoas.

    Abrangncia estadual ou nacional.

    recursos envolvidos na ordem de US$

    100.000.

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    Grande eventonmero departicipantes entre 1000 e 10.000

    pessoas.

    abrangncia estadual ou nacional.

    recursos envolvidos na ordem deUS$ 500.000.

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    Super Evento - nmero de participantes entre10.000 e 100.000 pessoas.

    abrangncia nacional ou internacional.

    recursos envolvidos na ordem de US$ 1.000.000.

    Mega evento -nmero de participantes acima de100.000 pessoas.

    abrangncia internacional.

    recursos envolvidos na ordem de milhes dedlares.

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    Evento especial quando essas

    condies no so presentes ousimultneas, mas o evento reveste-se

    de uma importncia reconhecida,

    devido aos seus participantes ou asconseqncias decorrentes de seusresultados. Exemplo. Reunio G7.

    Organizao de Eventos

    l

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    Aulas 13 e 14

    Oque se pode tirar de um evento?

    Devemos extrair de um evento muito

    mais coisas do que os benefcioscontidos nos seus objetivosprincipais:

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    Alguns exemplos de coisas quepodem ser feitas para extrair um

    algo mais dos eventos:

    Vendas de livros

    Lanamento ou divulgao deoutros produtos

    Merchandising de mercadorias ouservios

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    Uso do espao fsico para fixao de

    material de divulgao (cartazes,banners, faixas).

    Utilizao do pblico presente paraexecuo de uma pesquisa de marketing

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    O que afinal um evento empresarial?

    todo evento que envolve profissionais, comobjetivos de aprimoramento tcnico ougerencial.

    Um evento empresarial se caracteriza por seupblico alvo (empresrios ou seus prepostos,profissionais liberais ou autnomos,estudantes de reas profissionalizantes) e

    pelos temas centrais (desenvolvimentoprofissional, aquisio de informaes...).

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    Alguns objetivos possveis em um eventoempresarial:

    Obter resultado financeiro com a venda das inscries,

    cotas de patrocnios, produtos direta ou indiretamenteligados ao evento (livros, roupas, alimentao e bebidas

    e at mesmo, ingressos para outros eventos). Lanar ou apresentar novos produtos ao mercado;

    Divulgar a marca da organizao promotora;

    Revelar novos talentos;

    Disseminar um conhecimento, estimular a pratica deuma determinada atividade.

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    Caractersticas dos eventos

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    Caractersticas dos eventosassociativos e corporativos

    Eventos Associativos Ligados a reas de interesse,

    como: cientfica, tcnica,comercial, profissional eoutras

    Participao voluntria Nmero maior de

    participantes, porm semnenhuma garantia depresena;

    Recursos econmicos iniciaisescassos. Reunies anuais.

    Eventos coorporativos Referem-se s reas de alta

    gerncia, vendas, acionistas,produo etc

    Comparecimento obrigatrio Nmero menor de

    participantes, porm compresena garantida;

    Evento financiado por recursoseconmicos preestabelecidos

    pela empresa

    Organizao de Eventos

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    A estrutura jurdica das organizaes

    promotoras de eventos

    ASSOCIAO EMPRESA

    Estrutura jurdica daassociao

    Organograma e estruturaadministrativa

    Objetivos fundamentais daassociao

    Objeto social e tipo negcio

    Nmero de associados daentidade

    Polticas e normas da empresa

    ASPECTOS DIFERENCIAIS DA ESTRUTURA JURDICA

    Organizao de Eventos

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    Distribuio geogrfica dosassociados

    Distribuio geogrfica dassucursais, agentes

    representantes, distribuidores e

    outrosRecursos econmicos, materiaistcnicos e humanos no estodisponveis para realizao do

    evento

    Recursos econmicos, tcnicose humanos disponveis para a

    realizao do evento

    Caractersticas econmicas,culturais, sociais e outras dos

    associados

    Organizao de Eventos

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    O que DIREITO DE ARENA?

    O dono de um evento o promotor. Ele adquire,mediante contratos especficos, os direitos de

    uso e de espao fsico e de utilizao do nome edas imagens dos protagonistas. Qualquer outrapessoa ou organizao que queira fazer uso de

    uma dessas coisas precisa negociar com o

    promotor.Esse o direito de arena.

    Organizao de Eventos

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    Marketing de Eventos

    Chamamos deMix de marketing aoconjunto de elementos ou variveis

    que interferem direta ou INDIRETAMENTEna relao de uma organizao com oseu mercado.

    Cada evento afetado mais ou menospelos seguintes elementos:

    Organizao de Eventos

    At ti id d d T

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    Atratividade do Tema

    Data/ Horrio

    Local

    Reputao do protagonista (ou dos protagonistas)

    Preo final para o participante

    Diferena do preo final e preo com desconto

    Facilidade/ Dificuldade para inscrio

    Organizao de Eventos

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    Tempo para inscrio antecipada

    Reputao do Promotor, do Patrocinadore do Apoiador.

    Qualidade e quantidade do material dedivulgao

    Mdia escolhida para divulgao

    Cronograma de divulgao

    Qualidade e quantidade de eventosacessrios

    Organizao de Eventos

    A l

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    Aulas 15 e 16

    O profissional de eventosPromover eventos uma arte. Exige

    esforo, energia, disciplina, dedicao

    e ainda sintonia entre osorganizadores e o pblico para quetudo saia perfeito.

    Organizao de Eventos

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    Muitos falam sobre um promotor deeventos como profissional de

    eventos. Mas essa uma atividade eno uma profisso.

    Para se tornar um organizador de

    eventos necessrio se tornar umespecialista em pblicos, conhecero pblico da organizao. Essa a

    base necessria para o organizadorde eventos.

    Organizao de Eventos

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    Quem Quem na promoo de um Evento?

    A ficha tcnica de um evento pode serresumida em uma nica linha, quando

    uma nica pessoa faz tudo acontecer. Essa

    condio, no entanto, no a maiscomum. A organizao de qualquer

    evento, mesmo os menores, conta com a

    participao e o trabalho de mais de umapessoa. Normalmente, muita gente.

    Organizao de Eventos

    Algumas funes importantes que

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    Algumas funes importantes que

    podemos relacionar:

    Idealizador

    A concepo do evento e o seu planejamento inicialcaracterizam o idealizador. De uma forma simplificada,

    podemos dizer que o idealizador aquele que apresenta oPROJETO do evento. No apenas quem tem a idia, mas apessoa ou a entidade que formata a idia, filtrandoabsurdos e descrevendo pblico alvo, objetivos, previso de

    custos, previso de resultados, benefcios para ospromotores, para os patrocinadores e para os participantes;

    Organizao de Eventos

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    Promotor

    O promotor do evento a pessoa ouentidade que compra a idia do

    idealizador. E assume, da para frente,todos os riscos e todos os benefcios. Opromotor pode, e at comum queacontea, dividir esses riscos e benefcios

    com outras entidades, mas,intrinsecamente, o risco todo dele.

    Organizao de Eventos

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    O promotor o dono do evento. apessoa ou a entidade que toma as

    decises fundamentais. a pessoaou entidade que responde,financeira e juridicamente pelos

    resultados ou conseqncias doevento.

    Organizao de Eventos

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    Organizador

    Organizar um evento consisteem dar forma aos

    acontecimentos. Fazer umadefinio no que diz respeitoao quanto, como e por quem

    devem ser feitas.

    Organizao de Eventos

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    Ao Organizador do eventocabe o trabalho de dar

    detalhamento ao projeto doevento.

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    ProdutorAproduo do evento responsvel pelaexecuo daquilo que ficou definido peloorganizador. o produtor (ou a entidaderesponsvel pela produo)que toma as

    providncias, faz compras, contrataservios, enfim, materializa o evento,naquilo que diz respeito estrutura

    fsica.

    Organizao de Eventos

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    O produtor , em ltima anlise,o responsvel pela

    materializao do evento.

    Organizao de Eventos

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    PatrocinadorO patrocnio se caracteriza pela comprado direito de veiculao de um produto, de

    uma marca ou de uma idia, associado realizao de um determinado grupo. Opagamento feito em dinheiro, cujopromotor utiliza da maneira que acharconveniente.

    Organizao de Eventos

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    Apoiador

    O apoio freqentemente confundidocom patrocnio. Ambos, Apoiador ePatrocinador contribuem para que oevento seja realizado, mas existe umadiferena importante: o patrocinadorcontribui em dinheiro, que o promotor

    usa como bem entender. J o apoiadorcontribui com produtos (mercadorias eservios) que sejam utilizados no evento.

    Organizao de Eventos

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    Por exemplo, uma companhia area podeapoiar um evento fornecendo passagens

    para os protagonistas (palestrantes,convidados...) ou patrocinar o mesmoevento, pagando em dinheiro que ser

    utilizado onde e como o promotor

    considerar mais interessantes.

    Organizao de Eventos

    O resultado para a pessoa que apia ou

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    O resultado, para a pessoa que apia oupatrocina um evento muito semelhante.

    Para o Promotor do Evento, no entanto adiferena muito importante: enquanto oapoio viabiliza a realizao daquele eventoem especial, o patrocnio viabiliza arealizao de tudo o que o Promotor faz,inclusive outros projetos, porque umacontribuio mais ampla e pode ser

    considerado como um resultado financeirodo evento.

    Organizao de Eventos

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    Aulas 17 e 18

    Como atingir sucesso numa

    empresa de eventosPalestra/ convidado

    Organizao de equipe/ divisode tarefas

    Organizao de Eventos

    Aulas 19 e 20

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    Aulas 19 e 20 Por tipos

    Eventos baseados nas reunies dialogais

    Brainstorming (sesso de criatividade) -Tcnica de reunio, com objetivo de se

    atingir um resultado por meio dediscusses das idias dos participantes,

    com liberdade de imaginao e

    criatividade. Muito utilizada nasagncias de publicidade.

    Organizao de Eventos

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    Conferncia

    Apresentao de um tema informativo,tcnico ou cientfico por uma autoridade em

    determinado assunto, para um grandenmero de pessoas, platia. Ela maisformal que a palestra. A durao ideal deno mximo uma hora e meia. E deve-se

    dividir o tempo em apresentao e sesso deperguntas e respostas.

    Organizao de Eventos

    CONFERNCIA

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    Organizao de Eventos

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    Palestra- apresentao de um tema

    pr-determinado a um grupo pequeno,que j possui informao sobre oassunto. menos formal que a

    conferncia.

    Conclave evento de carter religioso em que sodiscutidos temas de ordem tica e moral.

    Organizao de Eventos

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    Apresentado por um profissional derenome e tem como objetivo o

    esclarecimento de um tema ou atomada de uma deciso. maisutilizado em classes especficas.

    Semelhante conferncia.

    Organizao de Eventos

    PALESTRA

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    PALESTRA

    Organizao de Eventos

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    Videoconferncia ou Teleconferncia

    Apresentao de um tema a grupos de pessoas,que tem interesse sobre o assunto, estando ele

    dispostos em espaos diferentes e distantes. Soutilizados recursos audiovisuais e eletrnicos.

    Workshop - uma palestra divida em

    partes terica e prtica.

    Organizao de Eventos

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    Seminrio uma discusso de um temaproposto, do qual se estuda todo o seu

    aspecto, pesquisados por grupos e

    apresentados por representantes, nohavendo tomada de deciso. A durao doseminrio de um dia inteiro; se realizado

    em mais de um dia jornada.

    Organizao de Eventos

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    Simpsio Apresentao de um tema geral degrande interesse, que dividido em subtemas, porespecialistas de renome, sendo seu objetivo final o

    intercmbio de informaes, com tomada de

    deciso. Os trabalhos so resumidos e compiladosem anais, e entregues aos participantes ao final doevento. A durao do simpsio , em mdia, de trs

    dias.

    Organizao de Eventos

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    Congresso Reunio formal e peridica de

    pessoas, pertencentes a grupos profissionaiscom o mesmo interesse, objetivando estudar,debater e chegar a concluses sobre um temageral, que exposto em subtemas. Asapresentaes, trabalhos e propostas soregidos em um documento nico e entreguesaos congressistas juntamente com as

    concluses do evento. Tem durao de cincodias, realizado anual ou bienalmente.

    Organizao de Eventos

    CONGRESSO

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    Organizao de Eventos

    E R i d d i

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    Encontro-Reunio de pessoas de uma mesma categoriaprofissional para debater temas polmicos,apresentados por representantes dos grupos

    participantes. As caractersticas do encontro sosemelhantes s do congresso, porm com menorabrangncia de pblico e menor perodo de durao deum a trs dias.

    Conveno Evento interno de uma organizao,empresa, entidade ou partido objetivando otreinamento, reciclagem, avaliao, troca deexperincias entre os participantes. So utilizados

    vrios tipos de reunies na conveno. Geralmenteocorre anualmente e dura de trs a cinco dias.

    Organizao de Eventos

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    Semana-Acontecimento realizado com

    sete dias de durao nos segmentosacadmico e empresarial.

    Debate- Discusso entre duas pessoasdefendendo o seu ponto de vista,geralmente antagnico e polmico. Pode

    ser aberto ao pblico ou transmitido porveculos da mdia.

    Organizao de Eventos

    Mesa-redonda Debate com quatro a oito

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    pessoas, sentadas em semicrculo, sobre umassunto polmico, controvertido e de interesse,

    tendo cada debatedor dez minutos para suaapresentao inicial. A mesa-redonda pode seraberta ou fechada.

    Painel- Evento caracterizado por um quadro deapresentaes, no qual o orador principal e atquatro painelistas explanam sua viso sobre um

    tema determinado. Ele dividido em duaspartes distintas:

    Organizao de Eventos

    Primeira parte: apresentao do tema

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    Primeira parte: apresentao do temaindividualmente, obedecendo s regras daconferencia.

    Segunda parte: debate entre os painelistasentre si e repostas platia.

    Frum- Evento caracterizado pela troca deinformaes e debate de idias, com a

    presena de grandes audincias. Objetiva aparticipao da platia, sempre numerosa.

    Organizao de Eventos

    E i l i i d l

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    Entrevista coletiva- evento caracterizado pela presenade um especialista em determinado assunto ourepresentante de uma organizao que ser questionadosobre tema de seu conhecimento. Os questionadores soformados pela imprensa. Se houver somente umquestionador, a entrevista ser exclusiva.

    Curso evento educativo onde se apresenta um temaespecfico, objetivando o conhecimento, treinamento oureciclagem dos participantes, que no deve ultrapassar35 pessoas. A durao do curso depende de vrios

    fatores, variando entre mnimo de oito horas e mximode doze meses.

    Organizao de Eventos

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    FEIRA

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    Organizao de Eventos

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    Organizao de Eventos

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    Organizao de Eventos

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    Organizao de Eventos

    Aulas 21 e 22

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    Aulas 21 e 22Eventos baseados nas reunies

    coloquiais sociais

    Brunch Um caf da manh-almoo,

    servido em estilo buffet, realizado das10 s 14 horas. um tipo de encontromuito indicado para reunies

    empresarias no perodo da manh.

    Organizao de Eventos

    Coffe-break o tradicional lanche que tanto

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    Coffe break o tradicional lanche que tantopode ocorrer pela manh como a tarde nointervalo dos eventos. Serve-se me mesadecorada e estrategicamente colocada.

    Coquetel- uma reunio de pessoas paraconfraternizao de um acontecimento.

    Salgadinhos e bebidas diversas so cardpiodo coquetel party; acrescentando um pratoquente temos o coquetel souper e em estiloamericano, o coquetel buffet. O vin dhonneur

    o coquetel servido por diplomatas emcomemorao data nacional de seu pas.

    Organizao de Eventos

    Happy hour Evento caracterizado por

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    ppy pum drinque ao fim da tarde 17:30 s

    19:00 - em bares, galerias, restaurantes.

    Caf da manh Trata-se do tradicional

    caf da manh oferecido em encontrosprofissionais. Deve ser servido embuffet, durando 45 minutos e noatrapalhando a dinmica dos trabalhos.

    Organizao de Eventos

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    Almoo network Almoo reunio onde se

    discute a pauta durante o aperitivo e utiliza-sedo restante do tempo para fechamento doassunto.

    Jantar O jantar mais formal que o almoo,com planejamento e cerimoniais adequados ocasio. Os tipos de servio mais habituais no

    Brasil so o servio francesa, o servio inglesa e o servio americano (buffet).

    Organizao de Eventos

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    Organizao de Eventos

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    Organizao de Eventos

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    Eventos demonstrativos ou expositivos

    Excurso Formao de grupos depessoas, com objetivo de viagem para

    conhecimento cultural ou de lazer emlugares diferentes. Recomenda-se acontratao de uma agnciaespecializada no setor.

    Organizao de Eventos

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    Show-Apresentao ao pblico-alvo deentretenimento, com fim cultural ou

    no, baseado na msica, teatro ououtra modalidade. Os shows incluem-se em qualquer uma das categorias eauxilia na alavancagem das campanhas.

    Organizao de Eventos

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    Festival- Festa de variedades, com

    diferentes apresentaes sobre o tema doevento ao pblico-alvo.

    Desfile- a apresentao e lanamento

    de produtos, geralmente ligados moda,com utilizao de modelos e manequins.A sua durao no deve ultrapassar uma

    hora e meia.

    Organizao de Eventos

    CONCURSO OU DESFILE

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    Organizao de Eventos

    Desfile cvico Os desfiles cvicos tm

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    Osua organizao regulamentada por

    meio de normas e regulamentosdefinidos pelo cerimonial de cadainstituio.

    Manh/ Tarde/ Noite de Autgrafos Lanamento de uma obra literria,

    objetivando a venda e divulgao para opblico segmentado e com a presenado autor para autograf-la.

    Organizao de Eventos

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    Inaugurao Apresentao ao pblico-

    alvo da organizao de suas novasinstalaes ou unidades, com umcerimonial especfico, com

    descerramento de placa ou desenlace defita inaugural.

    Pedra fundamental Cerimnia queassinala o incio de uma obra, utilizadacomo estratgia para divulgao eregistro para posteridade.

    Organizao de Eventos

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    Visitas empresariais-Apresentao da

    empresa a pblico segmentado, em diaespecfico, atravs de visitao. Existemdois tipos de visitao:

    Open day ou poltica de portas abertasVisita de grupos de interesse da

    empresa.

    Visitas especiais: misses oficiais, visitasestrangeiras, comitivas, autoridades epersonalidades.

    Organizao de Eventos

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    Evento lanado recentemente no

    Brasil, como uma alternativa parafeiras.O showcasing insere oShowcasing conceito de vitrine

    interativa. Os produtos ou serviosso expostos em vitrines fechadas, eos participantes no tem nenhum

    contato direto com os expositores.

    Organizao de Eventos

    Roadshow consiste na demonstrao

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    itinerante, montada sobre um nibus ou

    carreta, que se desloca para reasgeoeconmicas de determinado pas ouestado.

    Megaevento evento de lazer e turismoem larga escala, como os Jogos olmpicos

    ou as feiras mundiais.

    Organizao de Eventos

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    Organizao de Eventos

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    Organizao de Eventos

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    Organizao de Eventos

    Aulas 23 e 24

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    Organizao e planejamento de tcnicas de eventos

    Planejamento O planejamento fator fundamental ao

    desenvolvimento de qualquer atividade, e de

    modo especial, para a organizao de eventos. Levando-se em conta a deciso poltica da

    organizao em realizar o evento, trselementos so determinantes ao seu

    planejamento:

    Organizao de Eventos

    1. Objetivos

    o que se pretende alcanar com o evento

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    o que se pretende alcanar com o evento.Estabelecido o objetivo, sero definidos os

    pblicos-alvos e as estratgias.2. Pblicos

    So aqueles que se pretendem atingir com a

    realizao dos eventos.A identificao dos pblicos, ver grfico 1,mostra o universo de pblicos para qualquerorganizao, que poder variar em nmero de

    acordo com a magnitude do eventoprogramado.

    Organizao de Eventos

    E

    DIRETORES

    F

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    EMPRESA

    EVENTO

    PBLICOMISTO

    PBLICO

    INTERNO

    PBLICO EXTERNO

    FORNECE

    DORES

    FUNCION

    RIOS

    FAMILIA

    RES

    COMUNIDADEFINACEIRA

    COMUNIDADE

    GERAL

    IMPRENSA

    GOVERN

    O

    CONCORRENTES

    SINDICATO

    S

    Organizao de Eventos

    3. Estratgias

    S d l id t d

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    So as aes desenvolvidas e executadas para sealcanar os objetivos propostos e atingir os

    resultados desejados, atraindo o pblico deinteresse do evento. Consideram-se estratgias:

    Anlise de variveis scios- ambientais os aspectos

    scio-culturais, polticos ou legais interferem naconcepo de um evento. Por isso devem ser levadaem considerao a histria, a simbologia, os ritos,as cores, as tradies para no se cometer nenhumagafe. Bem como os fatores climticos, geogrficos eambientais.

    Organizao de Eventos

    Al d fi i

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    Alocao de recursos financeiros

    O evento deve ser planejado para a suaotimizao com recursos, humanos,

    materiais e financeiros. Assim, aorganizao depois de definida a polticaestratgica ou institucional do evento,

    dever dispor dos meios necessrios aoempreendimento.

    Organizao de Eventos

    O processo de captao de eventos

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    A captao de eventos pode serrealizada pelo poder pblico,iniciativa privada e Convention &

    Visitors Bureau CVB.Este processo bastante complexo e

    divide-se em trs etapas distintas:

    preparao da captao, captao eps-captao.

    Organizao de Eventos

    Captao de eventos internacionais

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    p

    Preparao da captaoA equipe da captao do CBV far um levantamento

    dos eventos internacionais (congressos, seminrios,simpsios e outros).

    Essas informaes so coletadas em varias fontes,tais como: International Congress and ConvetionAssociation ICCA,

    Organizao de Eventos

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    International Association ofconvention & Visitors Bureau

    IACVB, associaes de classe ecalendrios do trade turstico(companhias areas, centro de

    convenes, hotis), entre outras.

    Organizao de Eventos

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    A principal fonte utilizada a ICCA,uma organizao que possui

    membros em quase todos os pases,fornecendo a estes, em carterexclusivo, todas as referncias sobre

    os congressos mundiais.

    Organizao de Eventos

    Para efetuar a seleo de Eventos quesero captados a equipe do CBV

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

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    sero captados, a equipe do CBV

    procede da seguinte forma:analisa o histrico do rodzio do

    evento em termos de cidade, pas-

    sede e datas;verifica as estimativas do nmero

    de participantes e acompanhantes,face infra-estrutura da cidade;

    Organizao de Eventos

    verifica se a associao constituda no pas et b i i

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    quantos membros possui; se a associaonacional est filiada entidade internacional e ,ainda, se h brasileiros na diretoria da entidadeinternacional;

    contatada a entidade de classe nacional oumembro nacional associado entidadeinternacional;

    procura motivar aentidade/associao/presidente/membros doBrasil a liderar o processo de captao.

    Organizao de Eventos

    Aulas 25 e 26

    A captao

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    130/198

    A captao

    A captao pode ocorrer durante o evento dacategoria que antecede quele que se objetiva

    captar. Nos casos de eventos mundiais, aantecedncia costuma ser de, no mnimo,trs anos(h casos de captaes ocorreremat dez anos antes). Nos eventos pan-americanos e latino-americanos, aantecedncia menor.

    Organizao de Eventos

    Os veculos de comunicao utilizados

    nessa apresentao so:

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    nessa apresentao so:

    Folders;

    Vdeo;

    Revista especializada (showcase);Microcomputador (CD-ROM);

    Outros.

    Organizao de Eventos

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    Captao de Eventos Nacionais

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    Captao de Eventos Nacionais

    A captao de eventos nacionaisacontece nos mesmos moldes

    que a dos eventosinternacionais, apresentandodiferenas em apenas algumas

    de suas etapas.

    Organizao de Eventos

    P d t

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    Preparao da captao

    Na preparao da captao, alm dapesquisa nas diversas fontes, comocompanhias areas, ABRACCEF,

    calendrios de eventos de rgos oficiaisde turismo do Estado, as associaes e osorganismos oficiais procuram o CVB,

    solicitando ajuda e orientaes paraapresentar a candidatura do seu Estado.

    Organizao de Eventos

    A captao

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    A captao dos eventos nacionais ocorreexatamente do mesmo modo que nos eventosinternacionais, como foi apresentadoanteriormente, mas diferencia-se no que serefere aos veculos de comunicao utilizadosdurante a apresentao.

    As mdias so as mesmas, s que a utilizao de

    outros veculos tambm muito freqente nacaptao de eventos nacionais.

    Organizao de Eventos

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    Ps-captaoA ps-captao desencadeia o

    processo de organizao do

    evento, que ocorre de formasemelhante ao processo dos

    eventos internacionais.

    Organizao de Eventos

    A contratao da empresa organizadora de eventos

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

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    A grande maioria dos eventos que sorealizados atualmente exige a contrataode uma empresa organizadora de ventos

    para agilizar o processo de planejamento.Nenhuma associao e/ou empresapromotora pode prescindir da contratao

    de uma empresa para cuidar de todos osprocedimentos referentes organizao doevento.

    Organizao de Eventos

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

    138/198

    Definio do Local A definio dolocal depende diretamente do tipo doevento a se realizar.

    Definio de data e hora A escolha dadata e do horrio deve se adequar ao

    tipo de evento e a expectativa depblico.

    Organizao de Eventos

    Programao visual

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

    139/198

    Programao visual

    A programao visual objetiva registro eidentificao do evento. Deve captar a

    ateno do pblico por meio de umamensagem clara, direta, limpa, bonita

    e agradvel.

    Organizao de Eventos

    Aulas 27 e 28

    T j

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

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    TrajeAps a definio do estilo do evento

    formal ou informal - estabelece-se otraje que ser sugerido aos convidados.

    Os trajes so divididos em:Gala e rigor Usado em ocasies

    especiais.

    Organizao de Eventos

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    Homens- casaca, fraque ousmoking.

    Mulheres- vestidos longos, sedas etecidos nobres, brilhos, jias,bolsas pequenas e sapatos altos.

    Cabelos presos ou semi-presos.

    Organizao de Eventos

    Social Usado em ocasies especiais mas noto solenes quanto s em que se usam trajes de

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    to solenes quanto s em que se usam trajes degala e rigor.

    Mulheres- tecidos finos, os brilhos podem sersubstitudos por jias. Os sapatos de salto altose bolsas finas.

    Homens- terno escuro azul marinho, cinzachumbo, preto - , liso ou risca de giz. Camisasocial clara, gravata discreta, sapatos de cromo

    ou pelica.

    Organizao de Eventos

    Passeio completo aquele que se usa atoda hora para vrias ocasies

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

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    toda hora, para vrias ocasies.

    Mulheres- tailleur, bolsas e sapatos dequalidade.

    Homens- ternos de cor clara cinza, begee azul durante o dia; durante a noite,roupas de cor escura. Tambm serecomenda o blazer ou o palet esporte,

    sempre usados com gravata.

    Organizao de Eventos

    Passeio Menos formal que o passeio completo

    Mulheres conjuntos de cala comprida saia e

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    Mulheres- conjuntos de cala comprida, saia e

    blusa, vestidos, menos formais que o tailleur. Homens- Mais informal que o passeio completo,

    no se usa gravata.

    Esporte Utilizado em ocasies descontradas. Tanto para homens e mulheres o momento de

    usar calas jeans, brim, bermudas, tnis.

    Organizao de Eventos

    Divulgao

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    Divulgao

    A divulgao tem duas premissasbsicas:

    Informar sobre o evento como um todo;

    Criar uma expectativa junto a diversospblicos.

    Para que isso ocorra o organizadorpoder dispor dos seguintes materiais:

    Organizao de Eventos

    Estratgia de comunicao e marketing

    Meios de comunicao

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    Meios de comunicao

    Jornais, revistas, rdios e TV

    Cartazes

    Folhetos

    Mala direta

    Dilogo

    Organizao de Eventos

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    briefing sobre o evento,programa e regulamento,

    material publicitrio,promocional do evento.

    Organizao de Eventos

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    Painis, outdoors e backlightsPress release

    InternetBus doors

    Mdias alternativasParajet

    Organizao de Eventos

    As fases do processo de planejamento e organizaoso:

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

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    so:

    Concepo incorporao da idia;

    Pr-evento planejamento e

    organizao;Per ou transevento realizao;

    Ps-evento avaliao eencerramento;

    Organizao de Eventos

    Concepo

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    Reconhecimento das necessidades desse

    evento;

    Elaborao de alternativas para suprir as suasnecessidades;

    identificao dos objetivos especficos;

    coleta de informaes sobre os participantes,patrocinadores, entidades e outras instituiesem potencial;

    Organizao de Eventos

    Listagem dos resultados desejados;

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    estimativas de exeqibilidade

    econmica e tcnica;

    estimativas de tempo e recursos

    necessrios;estabelecimento de diretrizes;

    elaborao dos contornos doprojeto.

    Organizao de Eventos

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    Pr-evento

    servios iniciais;

    servios de secretaria; detalhamento do projeto;

    outras.

    Organizao de Eventos

    Servios iniciais

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    Servios iniciais

    So as providncias imediatas aps a deciso derealizar o evento:

    Identificao de rgos governamentais, entidades e

    empresas com interesses voltados execuo dogoverno para fornecer patrocnio, subvenes, doaese outros;

    Levantamento de nomes e confirmao de convidados,

    conferencistas, autoridades e outros;

    Organizao de Eventos

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    Servios de Secretaria

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    Servios de SecretariaAs principais atividades desenvolvidas

    so:Preparao da correspondncia

    preliminar;Expedio da correspondncia preliminar

    para as entidades governamentais,empresas e pessoas que possam colaborarde alguma forma com o evento;

    Organizao de Eventos

    Tomada de preo e confeco dematerial administrativo (papel de

    l l

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

    156/198

    carta , envelopes, impressos em geral

    e outros) necessrios ao evento;Controle e arquivo da

    correspondncia recebida e

    expedida;Remessa de circulares e cartas

    informativas para os participantes

    potenciais e outros;

    Organizao de Eventos

    Recebimento, controle e classificao (sobsuperviso da comisso tcnica) dos trabalhos a

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

    157/198

    p )serem apresentados, enviados pelos

    participantes e convidados;

    Recebimento, controle e confirmao dasinscries e adeses (participantes econvidados);

    Obteno dos cadastros de pessoas que

    podero se inscrever como participantes(mailing list);

    Organizao de Eventos

    Criao e execuo do

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

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    fluxograma de informaes;

    Identificao, seleo econtratao de prestadores de

    servios necessrios para aorganizao do evento. aconselhvel utilizar servios deempresas especializadas.

    Organizao de Eventos

    Detalhamento do projetodefinio do produto;

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

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    definio do produto;escolha do local;definio da data;

    elaborao de temrio ecalendrio;identificao e anlise dos

    participantes;

    Organizao de Eventos

    estratgia de comunicao e marketing;

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

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    estratgia de comunicao e marketing;

    infra-estrutura de recursos audiovisuais, materiaise servios;

    servio de transportes para participantes econvidados;

    programao social, cultural e turstica; agncia de viagem e turismo;

    recursos financeiros;

    cronograma bsico;

    Organizao de Eventos

    D fi i d d t

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    Definio do produto

    Escolha do local

    Definio de dataDefinio de tema e

    elaborao de calendrio

    Organizao de Eventos

    A l

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    Aulas 31 e 32

    Realizao da 1a. Avaliao

    Aulas 33 e 34Entrega das avaliaes e

    comentrios

    Organizao de Eventos

    Aulas 35 e 36

    Providncias e apoios para um evento de sucesso

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

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    Providncias e apoios para um evento de sucesso

    Parte mais complexa do processo depreparao e montagem de um evento,exigindo condies de comando do

    profissional responsvel para coordenare controlar todas etapas.

    A organizao de um evento depende de:apoio operacional, logstico, de pessoal, eexterno.

    Organizao de Eventos

    Apoio Operacional

    toda infra estrutura fsica

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    toda infra-estrutura fsica

    necessria para atender direta eindireta a realizao do evento.

    Espao fsico do local do eventoA definio do espao fsico de umevento est relacionada sua

    formatao e montagem. Divide-seem:

    Organizao de Eventos

    Eventos de Plenrio

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    Auditrio Para eventos informativos esolenidades, que no necessitam de anotaespor parte dos convidados. A mesa diretora deveser central e as cadeiras em fila ou intercaladas.

    Escolar Para eventos informativos equestionadores, que necessitam de anotaespor parte do convidados. As cadeiras devem ser

    acompanhadas de mesas ou pranchas. O nmerode participantes se restringe a 40% em relao aoauditrio.

    Organizao de Eventos

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    Sala vip

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    Sala vip

    Local destinado a recepcionarautoridades, convidados especiais epalestrantes, pelos organizadores do

    evento. Ela deve possuir uma decoraodiscreta, servios e pessoal de apoio,material informativo sobre o evento,

    sofs e poltronas e proximidade aolocal.

    Organizao de Eventos

    Sala de imprensa

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    169/198

    Sala de imprensa

    Local montado e equipado para atender imprensae fornecer informaes sobre o evento, onde so

    feitos as entrevistas e encontros com os jornalistas.

    Ela dever estar equipada com mesa de reunio ecadeiras, computadores com impressora,mquinas copiadoras, telefone e fax, material deapoio e informativos sobre o evento e servios de

    apoio.

    Organizao de Eventos

    Sala de segurana

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

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    g

    Local para servir de apoio aoselementos e servios de segurana do

    evento. Poder ser utilizado comoposto policial destacado para cobriro acontecimento. Deve conter mesas

    e cadeiras, armrios para guarda dearmamento, telefone, servios derdio e apoio.

    Organizao de Eventos

    S l di b l t i

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    Sala mdica ou ambulatria

    Os eventos com mais de 100 pessoas, deacordo com a Legislao vigente, devempossuir uma sala mdica ou ambulatrio.

    Recomenda-se um contato com aSecretaria de Sade e/ou empresa de sade

    para sua montagem.

    Organizao de Eventos

    Cabine de luz som e traduo

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

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    Cabine de luz, som e traduo.

    Local para servios de sonorizao, iluminao etraduo do evento. Pela sua generidaderecomenda-se a contratao de empresas

    especializadas em cada ramo.Apoio Logstico

    formado pelos equipamentos necessrios operacionalizao do evento.

    Organizao de Eventos

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

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    MODELO DE ROTEIRO DE EVENTOS

    1.Ttulo2.Entidade e/ou empresa promotora3.Entidade e/ou empresa organizadora4.Cidade sede

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

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    5.Local do evento6.Tema do evento7.Objetivos8.Justificativa9.Pblico alvo e nmero previsto de participantes10.Descrio do evento11.Perodo de realizao do evento e horrio12.Inscries e informaes13.Taxa de inscrio e/ou ingresso14.Recursos necessrios

    15.1 recursos humanos16.2 recursos materiais (administrativo)17.3 materiais de divulgao18.4 recursos audiovisuais e equipamentos19.5 diversos20.Instalaes21.Servios (transporte, hospedagem, alimentao, sonorizao, decorao e outros)22.Previso oramentria23.1 receitas24.2 despesas25.Cronograma26.Consideraes gerais

    Organizao de Eventos

    MODELO DE CHECKLIST

    Evento: semana de turismoLocal: auditrio da Instituio OrganizadoraData: 22/03 27/09 de 200 Horrio: das 19h30 s 22h30Responsvel; Joo Carlos Azevedo

    DISCRIMINAO UNIDADE/SETOR RESPONSVEL SITUAO

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

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    DISCRIMINAO UNIDADE/SETOR RESPONSVEL SITUAO

    1 reserva do local Coordenao de curso Carla matos Em andamento

    2 reunio para montagem dacomisso organizadora dasemana

    Coordenao de curso Carla matos Ok

    3 distribuio de atividades

    para as diversas comisses detrabalho

    Coordenao geral do evento Sandra regina Ok

    4 definir tema e programa doevento

    Comisso organizadora

    5

    contratar pessoas e/ouprofissional autnomo p/ criaode material de divulgao

    Comisso financeira, dedivulgao e marketing

    6 buscar patrocnio e apoiocultural

    Comisso financeira, dedivulgao e marketing

    Organizao de Eventos

    7 definio do material de

    divulgao

    Comisso organizadora

    8 contratao de grfica p/impresso do material de divulgaoe administrativo

    Comisso organizadora

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

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    9

    fazer listagem de convidados epalestrantes Secretaria do evento

    10 enviar carta convite p/autoridades, palestrantes,diretoriada instituio e demais funcionrios

    Secretaria do evento

    11 fazer reserva de equipamentosde audiovisual no departamentoresponsvel

    Secretaria do evento

    12

    fazer solicitao de servio decopa (caf,gua, ch) Secretaria do evento

    14 fazer folow up dos convidados,autoridades e outros

    Secretaria do evento

    Organizao de Eventos

    15 fazer a divulgao na mdia Comisso financeira,de

    divulgao e marketing

    16 fazer a divulgao do Comisso financeira, divulgao

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

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    evento na instituio e marketing

    17 mostrar as pastas dosparticipantes e convidados

    Comisso de recepo

    18 definio de recepcionistase escala de trabalho

    Comisso de recepo

    19 verificao e liberao deestacionamento

    Secretaria do evento

    Organizao de Eventos

    20 elaborar carta de

    agradecimento p/ os palestrantes

    Secretaria do evento

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

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    21 providenciar os certificadosdos participantes

    Secretaria do evento

    22- definir mestre de cerimnia Comisso organizadora

    23 treinar as recepcionistas Coordenao geral do evento

    25 convocar reunio deavaliao do evento

    Coordenao geral do evento

    26 elaborar relatrio deavaliao

    Coordenao geral

    Organizao de Eventos

    Implantao

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

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    a fase final e executiva do evento, na qual a organizao e osprofissionais envolvidos tm a responsabilidade de ter ou nosucesso no evento.

    Para a correta implantao, preciso conhecer todas as leis deprotocolo e regras de cerimonial como:

    Uso de smbolos Tratamento de precedncia LugaresAtrasosAusncias Representaes de autoridades

    Organizao de Eventos

    Aulas 37 e 38

    Apoio de pessoal

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

    180/198

    Apoio de pessoalTrata-se do pessoal necessrio ao evento, quer

    seja da organizao quer de uma empresacontratada, ficando de incumbncia da

    coordenadoria setorial e pessoal. Tanto os profissionais autnomos como os da

    prpria organizao precisam de: coordenao treinamento responsabilidade uniformes

    Organizao de Eventos

    Relao de pessoal necessrio ao evento

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

    181/198

    digitador eletricista encanador

    fotgrafo garom intrpretejornalista matre manobrista

    Organizao de Eventos

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  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

    183/198

    Em todos os casos, observar a LegislaoTributria de cada atividade, empresa,profissional e tipo de servio.

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

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    p p

    Profissionais de destaque em eventos

    Recepcionistas

    Profissionais encarregadas de recepcionar osparticipantes de um evento e atender organizao, mesa-diretora, palestrante emestre de cerimnias. Deve atuar de forma

    sincronizada com o mestre de cerimnias.

    Organizao de Eventos

    Requisitos bsicos para

    recepcionistas:

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

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    Aparncia pessoal:Uniformizadas

    Maquiagem sbria

    Cabelos presos

    Postura:

    Educao, cordialidade, simpatiaPostura corporal adequada e correta

    Organizao de Eventos

    profissionalismo:competncia no trabalho

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

    186/198

    p

    treinamentoconhecimento do programa do

    eventoconhecimento da pauta do diaconhecimento do local e suas

    facilidades.

    Organizao de Eventos

    Mestre de cerimnia

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

    187/198

    Mestre de cerimnia O mestre de cerimnias deve preencher certos

    requisitos para falar melhor e se apresentar bem.Ele deve possuir:

    boa memria

    habilidade e agilidade com as palavras

    criatividade

    entusiasmo

    observao sntese

    Organizao de Eventos

    ritmoboa vozvocabulrio

  • 7/31/2019 Organizacao_de_eventos_-_aulas_2009-1

    188/198

    vocabulrioexpresso corporalnaturalidadeconhecimento sobre o assunto traje adequadojogo de cinturaum bom roteiro script

    Organizao de Eventos

    Manobrista

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    O servio de manobrista recomendado paraoferecer aos participantes mais comodidade.Recomenda-se a contratao de uma empresaespecializada nesse servio.

    Matres, garons e comins

    Matres- coordena todo o servio de mesa.Possui a responsabilidade de recepcionar os

    convidados, oferecer o cardpio e anotarpedidos.

    Organizao de Eventos

    Garon atende o cliente, servindo, retirando ost f d b

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    pratos e oferecendo a sobremesa. Comin- auxiliar do garom, encarregado das

    bebidas e de limpeza da mesa. Segurana O sistema de segurana essencial a qualquer tipo

    de evento. A sua implantao divide-se em:segurana fornecida pela Polcia Civil(investigativa), pela Polcia Militar(ostensiva) e pormeio de empresa especializada (prprio evento).

    Organizao de Eventos

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    Hotel

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    Hotel

    Os profissionais destacados para recepcionar osconvidados em hotis devem:

    alojar os visitantes de acordo com as reservas;

    resolver algum imprevisto; fazer a ligao com os setores do aeroporto,

    social e transporte;

    coordenar o deslocamento dos participantes.

    Organizao de Eventos

    Social

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    A programao social um complemento do evento.Recomenda-se um programa de acordo com o nvel e portedo evento, por meio de uma empresa especializada. Podeou no ser oferecida aos participantes.

    TransporteOs servios de transporte devem ser executados porempresas especializadas, com superviso e presena de umrepresentante da organizao.A identificao dos transportes dever ser feita por meio

    de nmero, ou mesmo da prpria placa, fornecida aosparticipantes.

    Organizao de Eventos

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    Aulas 39 e 40

    Planejamento para programa de visitas

    Aulas 41 e 42

    Distribuio de tarefas para programa de visitasAulas 43 e 44

    Realizao de programa de visitas

    Organizao de Eventos

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    Aulas 45 e 46Avaliao do programa de visitas/ atividade em

    sala.Aulas 47 e 48

    Participao na Feira da Pequena EmpresaAulas 49 e 50Avaliao da feira da Pequena Empresa/ entrega de

    relatrio

    Organizao de Eventos

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    Aulas 51 e 52Planejamento para um evento empresarial

    Aulas 53 e 54

    Apresentao de projeto para realizao doevento empresarial.

    Aulas 55 e 56

    Execuo de tarefas para o evento empresarial

    Organizao de Eventos

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    Aulas 57 e 58Execuo de tarefas para o evento empresarial

    Aulas 59 e 60

    Realizao do evento empresarial

    Aulas 61 e 62

    Avaliao do evento empresarial/ entrega derelatrio

    Organizao de Eventos

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    2 Avaliao

    3 Avaliao